Interview réalisé dans le cadre du séminaire de Monsieur P.

Demat

Quel est votre fonction au sein de la société Therabel Pharma ?

Mon rôle 1er au départ, c’est Financial Manager. C’est ma formation de base et c’est
vraiment mon rôle de base. À ça, s’est rajouté la gestion du personnel et c’est
principalement la gestion de payroll, donc établissement des contrats d’emploi, établir la
paie ave l’aide du secrétariat social, donc de la gestion journalière. C’est cela que j’appelle la
gestion de payroll. On ne fait pas de description de fonction, ce n’est pas moi qui fait les
évaluations, les recrutements. Un véritable HR a ce type d’activité, moi pas. C’est chaque
département qui le fait. Par exemple, si quelqu’un a besoin d’un délégué, par exemple un
secteur s’est libéré et un district a besoin d’un délégué, il va lui-même rechercher le délégué.
Mais vu la conjoncture actuelle, le bouche à oreille fonctionne tellement bien que le district
ne doit pas chercher, il reçoit des candidatures. Ça se sait sur la route que le délégué de telle
région est parti et avec toutes les restructurations on reçoit des candidatures spontanées.
C’est une première solution. La deuxième solution, il y a des sociétés comme INOVEX qui est
spécialisée dans ce type de recrutement. On passe par un chasseur de tête. On ne passe
jamais d’annonce dans un journal par exemple. C’est vraiment le bouche à oreille qui
fonctionne ou passer par un chasseur de tête. Ça, c’est pour les gros recrutements. Un autre
recrutement qu’on peut avoir c’est au niveau du département Regulatory. Et là également
on passe par une société spécialisée, par un chasseur de tête spécialisé qui fait pour nous
tout le « screaming » de la personne et de ses compétences. Moi, j’interviens lors de la
dernière interview, en général il est reste 2 candidats minimum et j’interview la personne au
niveau de son expérience professionnelle, parcourir le cv avec la personne, pour un peu
discuter, avoir un feeling général de la personne pour voir si au sein de Therabel elle va
pouvoir s’intégrer.

C’est donc chaque département qui reçoit les candidats et juge de leurs compétences ?

Oui tout à fait.

Pouvez-vous nous décrire les différents départements de la société ainsi que leur rôle ?

Le 1er département, c’est le département marketing. Dans ce département là vous allez

retrouver les Product Manager. Ils sont vraiment spécialisés sur les produits. C’est eux qui
font tout le matériel pour les délégués, pour qu’ils aillent sur la route pour présenter le
produit.

A côté de ça, vous avez 4 District Manager qui gèrent chacun une équipe de 8 délégués et 2-
3 Product Specialist. Alors la différence entre un Product Spécialist et un Délégué est qu’un
délégué médical spécialiste va voir les médecins généralistes tandis que les Product
Specialist vont voir les professeurs d’hôpitaux.

Ont-ils tous la même formation ?

Ça dépend. À la base on a des kinés, des commerciaux, des licenciés en biologie et puis
parfois on a des très vieux délégués qui n’ont pas de formation scientifiques mais ils ont
l’expérience, ils ont appris sur le terrain mais à la base quelque chose d’en minimum
scientifique. Mais on n’engage plus jamais des « bleu ». il faut savoir qu’un jeune délégué de
22 ans qui sort de l’école, depuis 2-3 ans ça ne se fait plus. Il y a des gens sur le marché qui
suite à des restructurations, des fusions qui ont énormément d’expérience et on va plutôt
engager ce type de profil parce’que y’a plus qu’une mise à jour au niveau du produit à faire
car la formation est une perte de temps. La partie expérience et contact avec le médecin ne
doit déjà pas être donnée, ce n’est que la formation scientifique sur le produit et pour le
reste, la personne a déjà l’expérience que pour aller se présenter chez un médecin et de
pouvoir présenter les produits. Mais on l’a fait quand le marché pharmaceutique était à son
top, on engageait des bleu, on les formait, on leur faisait faire des training au niveau
commercial etc.

Cela prend-t-il longtemps pour former quelqu’un ?

Au niveau scientifique on compte 6 semaines quand même et au niveau commercial plus ou

moins 7 semaines.

Organigramme :

Le Sales c’est le Marketing Manager. En dessous, on a les 4 District Manager, ensuite on a

les 2 Product manager et le Sales Administrator qui s’occupe de tout ce qui reporting des
ventes puisque les délégués doivent communiquer avec la société, leur chiffre, leur planning
etc pour savoir exactement ce qu’ils ont fait. Le Secretary est une personne qui s’occupe un
peu de tout : du planning, du suivi des contrats, planning des commandes et les contrats de
licence. La responsable des affaires régémentaires de qui dépend la pharmaco vigilance et
tout ce qui est régulatoire. Il s’agit vraiment de l’enregistrement des dossiers au niveau
du Ministère de la Santé : c’est super strict et super suivi pour les modifications de notice, de
boîte, s’il y a eu une plainte d’un patient etc. Donc c’est un département qui devient de plus
en plus lourd avec le temps. Et enfin, il y a moi où on me reprend que comme Financial
Manager et on ne reprend pas mon titre d’RH parce’ que ça c’est complémentaire, mon rôle
est financier. Dans la gestion de mon temps, 20% est pour le RH.

Quels sont les outils informatiques utilisés par les différents départements ?

Ils utilisent TEAMS qui est un outil de communication entre les délégués et la société. Ils
donnent leur planning de visite, qui ils ont été voir, leur présence sur la route, leurs
commentaires etc.

Ensuite on a tout ce qui est statistiques de l’IMS. Il s’agit d’un organisme qui s’occupe de
récolter toutes les prescriptions qui ont été enregistrées auprès des pharmacies pour avoir
une idée si le délégué a bien vendu son produit dans telle région, pour faire de l’analyse de
marché. C’est donc une société qui fait de l’analyse de marché, de produit, pour avoir les
tendances. Ça c’est les produits du marketing.

Au niveau finance, on travaille sur NAVISION qui est un petit ERP : s’occupe de la
comptabilité, de la gestion de stock.

Pour le recrutement, donc payroll, on travaille avec SAM qui est un produit de Partena. C’est
un programme dans lequel chaque personne est reprise avec son ancienneté, son descriptif
salarial et les prestations du mois que je vais compléter. Pour l’instant je le fais
manuellement mais il y aurait moyen si on avait un système de pointeuse mais les gens ne
sont pas en interne, y’a moyen de récupérer le système de pointage et que ça rentre
directement dans SAM. Mais comme on a que 10 personne sur 70 qui sont en interne ça n’a
pas vraiment d’utilité donc j’introduis les prestations. Les 2 secrétaires reçoivent tout ce qui
est certificat médical, tout ce qui demande de bouger etc et elles font un tableau résumé par
département, que j’introduis dans SAM. J’introduis tout dans SAM, s’il y a une modification
salariale, un changement d’adresse, d’état civil etc..et j’envoie ça à Partena. J’ai moyen
d’exporter une mini base de données avec toutes ces informations chez Partena. Partena la
reçoit, l’analyse et me fait une simulation de paie. Je reçois la simulation le lendemain par
mail, je l’imprime et je vérifie département par département et si le montant total brut est
correct, j’estime que c’est bon. Si il y a une différence, je gratte personne par personne pour
voir si y a pas un congé sans solde, un congé de maternité, un tel à est charge de la mutuelle
etc..pour essayer de retrouver les différences. J’accepte la simulation et ma Partena me
renvoie un fichier que j’importe dans SAM. Donc j’ai la paie du mois de décembre par
exemple qui est agrémentée dans mon système.

Ensuite, ils ont un programme qui s’appelle SAM Net Pay duquel on retire les nets à payer. Il
va sortir le listing avec tous les montants nets et je vais en faire un fichier bancaire que je
vais envoyer via ISABEL pour faire le paiement des gens. Le lendemain je vais recevoir tout
ce qui est facture, copie des fiches de paie mises sous enveloppes et journaux de paie pour
pouvoir les encoder dans mon système comptable.

Un autre programme est SAM ticket qui permet de commander les tickets restaurant. Une
fois que j’ai introduit toutes les prestations, il va scanner tous les gens qui ont un code
« avantage ticket restaurant » et va me faire une proposition. Par exemple, pour cette
personne là il y a 17 jours, êtes vous d’accord ? En général il n’y pas de souci. Donc j’envoie
ce fichier à Sodexo qui sait lire de fichier de Partena et les tickets restaurant arrivent 4 jours
plus tard.

À partir de quand avez-vous commencé à utiliser ces outils ?

En 1998. Avant, le payroll était fait en interne, on ne travaillait pas avec un secrétariat social.
Ils avaient un vieux programme et la personne calculait tout elle-même et payait l’ONSS, le
précompte etc..elle était donc en contact direct avec les différents organismes. Puis elle a
pris sa retraite et le Directeur Financier de l’époque à décidé de passer sur ça, de travailler
avec un secrétariat social et on travaille donc depuis fin des années 90 avec Partena. Depuis
ce départ, on a SAM, qui évolue évidemment puisqu’il y a à chaque fois des nouveautés,
nouvelles présentations. Maintenant, on va passer à la nouvelle présentation parce’que pour
l’instant le programme est mis sur notre serveur et là on va passer avec un système internet
comme ça on ne doit plus faire les mises à jour chez nous. Comme ça, toute notre base de
données se trouve chez eux , c’est sécurisée et quand il y a une mise à jour, ils font une mise
à jour pour toute la société. Pour l’instant, quand je change de pc par exemple, je dois faire
venir Partena car il y a tout une procédure au niveau sécurité pour le transfert de données.

Est-il possible d’adapter en particulier SAM aux besoins de la société ?

Non mais il y a moyen de tirer des rapports, d’extraire des données de la base et de faire
des rapports nous-mêmes que ce soit en excell ou en word. Par exemple, si je veux faire une
lettre de bonne année à l’ensemble du personnel, je peux faire une mise en page et aller
rechercher dans SAM toutes les adresses et la mise en page se fait alors automatiquement.
Ce sont donc des extractions qu’on peut faire au niveau de SAM. Mais modifier la
présentation du SAM pour que ce soit adapté à nous, non. La base est la même pour tout le
monde, mais maintenant il y a moyen de faire des extractions personnelles en travaillant sur
la base de données.

Qu’en est-il de la présentation de SAM, clarté, couleurs etc… ?

Il y a des couleurs mais je ne peux pas les modifier. C’est un programme bien fait d’ailleurs
on travaille avec déjà depuis longtemps et c’est un produit qui évolue bien. De toute façon,
c’est la base du travail de Partena. Pour eux c’est aussi une facilité que les gens utilisent ce
programme parce qu’on pourrait très bien imaginer que ça coûterait plus cher car leurs
honoraires seraient plus élevés, de travailler encore sur base de feuille de prestation, de
cocher et que eux doivent réencoder. Ça prendrait plus de temps nous, c’est source d’erreur
et c’est une perte de temps pour eux car ils doivent le réencoder également. Ils ont intérêt
ce que leur outil soit compréhensible pour les utilisateurs et que ce soit agréable pour tout
le monde.

Qui y a accès ?

Pour Therabel Pharma c’est moi et chez Therabel La Meuse c’est la responsable financière.

Lorsque j’ai des cas compliqués au niveau personnel c'est-à-dire des prépensions ou un
préavis qui se passe mal ou un conflit social on fait appel à un cabinet extérieur avec un
avocat spécialisé en droit social. Par exemple, la loi sur la prépension est tellement
compliquée, je connais la base, je sais comment ça fonctionne mais je suis pas capable de
calculer exactement combien ça fait donc on fait appel au cabinet extérieur qui fait ce genre
de calcul.
Après, j’envoie toutes les informations à Partena et c’est eux qui font le calcul. Les
secrétaires me donnent un tableau excell avec les prestations et moi j’encode (voir tableau
en annexe).

Un autre point que je fais moi-même c’est tout ce qui est déclaration d’IMONA.

En dehors de SAM, je me charge aussi de tout ce qui est de la gestion de l’assurance groupe,
je gère tout ce qui est véhicule de société au niveau des avantages en nature et taux de CO2
car c’est devenu très strict à ce niveau là, il y a des contrôles de plus en plus.