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INNOVACCESS
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Guide d’utilisation à l’usage des consultants Saisie : congés, activité, frais.

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GUIDE D’UTILISATION SAISIE V. 2.0.

Ce guide vous explique la démarche à suivre pour :

1. Faire une demande de congés

2. Compléter votre suivi d’activité

3. Demander un remboursement de frais

Si vous avez une remarque, une question, une proposition ou bien si vous rencontrez un problème qui vous empêche de faire les saisies demandées merci de contactez Moutia KHATIRI au 01 41 92 45 08 ou par e-mail : mkhatiri@innovateam.fr.

Lien daccès à INNOVACCESS : https://innovateam.iocean.fr/iovision/go

ou par e-mail : mkhatiri@innovateam.fr . Lien d ’ accès à INNOVACCESS : https://innovateam.iocean.fr/iovision/go 3

1.

DEMANDE DE CONGES :

Attention ! Sous INNOVACCESS, les demandes de congés, les feuilles d’activité et les notes de frais sont étroitement liées.

C’est pourquoi vous devez respecter un ordre pour les remplir :

- Vous devez impérativement effectuer vos demandes de congés d’abord et attendre leur validation par votre manager/ l’équipe administrative

- Puis vous pourrez compléter votre suivi d’activité et enfin vos notes de frais.

Les absences survenues de manière imprévue après la date de saisie du suivi d’activité seront entrées directement par Maud et Nathalie que vous devez prévenir par e-mail dès que vous êtes informé de votre absence.

Page d’accueil / Ressources Humaines / Congés 1 Cliquez sur « faire une demande ».
Page d’accueil / Ressources Humaines / Congés
1
Cliquez sur « faire une demande ».
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Choisissez votre
type de congé.
/ Ressources Humaines / Congés 1 Cliquez sur « faire une demande ». 2 Choisissez votre
3 Indiquez les dates de début et de fin en indiquant le nombre de jours
3
Indiquez les dates
de début et de fin
en indiquant le
nombre de jours
posés.
Puis enregistrez votre demande en cliquant sur le bouton vert en haut à gauche.
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Et quittez la page votre saisie en cliquant sur le bouton rouge en haut à gauche.
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6 Vous pouvez rencontrer différentes alertes lors de la saisie de votre demande de
congés, vous ne pourrez pas enregistrer votre demande de congés si vous ne corrigez pas ces
erreurs :
N° 3001 - La demande de congés chevauche la plage d'une autre demande de congés.
N° 3002
La date de début d'un congé doit être antérieure à la date de fin.
N° 3003 - Le nombre de jours posé : X jour(s) est différent du nombre de jours calculé : X.
N° 3007 La demande de congés est dans l'état « Saisi » alors que le suivi d'activité est validé.
(IMPORTANT : Notez bien que cela signifie que vous ne pourrez pas faire de demande de
congés après avoir validé votre feuille d’activité)
N° 3008 - Le nombre de jour de congés payés posés dépasse le solde de droit à congés payés
acquis jusqu'à ce congé.
Si vous ne parvenez pas à résoudre vous-même le problème lié à l’alerte ou que vous n’en
identifiez pas la cause, contactez Moutia KHATIRI.
Lorsque vous cliquerez sur le bouton vert pour enregistrer votre demande,
l’alerte suivante apparaitra :
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Cette alerte n’empêchera pas l’enregistrement de votre demande. Elle vous précise que cette
demande n’est pas validée et disparaitra dès sa validation par votre manager (ou l’équipe
administrative).
Lorsque votre demande aura été validée par INNOVATEAM, son état passera de « saisi » à
« validé » et vous ne pourrez plus la modifier.
été validée par INNOVATEAM, son état passera de « saisi » à « validé » et

2.

SUIVI D’ACTIVITE :

Attention ! Avant d’entrer votre suivi d’activité, vous devez vous assurer d’avoir bien effectué toutes vos demandes de congés pour le mois concerné et que celles-ci aient bien été validées.

Les absences survenues de manière imprévue après la saisie des FA seront entrées directement par Maud et Nathalie que vous devez prévenir par e-mail dès que vous êtes informé de votre absence.

Activité / suivi

Activité / suivi 1 Choisir le début de la période concernée et la durée de la

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1 Choisir le début de la période concernée et la durée de la période à afficher

Choisir le début de la période concernée et la durée de la période à afficher (un mois).

2 Puis cliquez sur rechercher. Votre mois s’affiche. Les jours d’absence sont

normalement déjà entrés. Vous devez vérifier les dates de vos jours d’absence, puis entrer votre activité. Pour saisir votre activité mensuelle, deux clics vous suffisent :

3 Premier clic - Dépliez ici votre projet pour voir votre prestation apparaître :

deux clics vous suffisent : 3 Premier clic - Dépliez ici votre projet pour voir votre
deux clics vous suffisent : 3 Premier clic - Dépliez ici votre projet pour voir votre
4 Second clic – Cliquez ici pour remplir la période :

4

Second clic Cliquez ici pour remplir la période :

4 Second clic – Cliquez ici pour remplir la période :
4 Second clic – Cliquez ici pour remplir la période :
7 Puis enregistrez votre saisie en cliquant sur le bouton vert en haut à gauche.

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7 Puis enregistrez votre saisie en cliquant sur le bouton vert en haut à gauche.

Puis enregistrez votre saisie en cliquant sur le bouton vert en haut à gauche.

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6 Si vous avez des commentaires à saisir sur votre F euille d’activité (rapport

Si vous avez des commentaires à saisir sur votre Feuille d’activité (rapport

d’avancement, objectifs, détails à apporter etc.) vous pouvez cliquer sur l’icône « bulle » prévue à cet effet puis remplir le champ commentaire qui s’affiche ,et enregistrer.

sur l’icône « bulle » prévue à cet effet puis remplir le champ commentaire qui s’affiche
sur l’icône « bulle » prévue à cet effet puis remplir le champ commentaire qui s’affiche
sur l’icône « bulle » prévue à cet effet puis remplir le champ commentaire qui s’affiche
sur l’icône « bulle » prévue à cet effet puis remplir le champ commentaire qui s’affiche
sur l’icône « bulle » prévue à cet effet puis remplir le champ commentaire qui s’affiche
7 Si vous avez besoin de générer votre suivi d’activité, cliquez sur l’icône « lettre

7 Si vous avez besoin de générer votre suivi d’activité, cliquez sur l’icône « lettre » :

suivi d’activité, cliquez sur l’icône « lettre » : 8 Dans « type de lettre »
suivi d’activité, cliquez sur l’icône « lettre » : 8 Dans « type de lettre »
suivi d’activité, cliquez sur l’icône « lettre » : 8 Dans « type de lettre »
8 Dans « type de lettre » cochez « suivi d’activité mensuel » puis cliquez

8 Dans « type de lettre » cochez « suivi d’activité mensuel » puis cliquez sur « suivant » (choisissez word ou pdf).

« type de lettre » cochez « suivi d’activité mensuel » puis cliquez sur « suivant
9 Cliquez ensuite simplement sur « fusionner » (ne cochez aucune option). 10 Puis récupérez
9
Cliquez ensuite simplement sur « fusionner » (ne cochez aucune option).
10
Puis récupérez votre document dans la liste des documents générés en cliquant
sur cette icône (en haut à gauche) :
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Sélectionnez dans la liste le document que vous venez de générer et cliquez sur
télécharger.
12
Et quittez la page en cliquant sur le bouton rouge en haut à gauche.
de générer et cliquez sur télécharger. 12 Et quittez la page en cliquant sur le bouton

3.

NOTES DE FRAIS

Attention ! Sous INNOVACCESS, les demandes de congés, les feuilles d’activité et les notes de frais sont étroitement liées. C’est pourquoi vous devez respecter un ordre pour les remplir : Vous devez impérativement avoir fait valider votre suivi d’activité avant de saisir vos notes de frais.

Attention ! Si cette saisie semi-automatique des frais va simplifier le processus, vous êtes toujours dans l’obligation de nous faire parvenir vos justificatifs originaux par courrier (pour les repas : 1 par semaine). Aucun remboursement ne sera possible sans les justificatifs.

FRAIS RECURRENTS

Il s’agit des frais journaliers de repas et / ou de transport que vous percevez en indemnité pour chaque journée travaillée sur votre projet.

Activité / Frais 1 Cliquez sur « nouveau » pour saisir une nouvelle note de
Activité / Frais
1
Cliquez sur « nouveau »
pour saisir une nouvelle
note de frais.
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Cliquez ensuite sur « frais récurrents » pour accéder à vos frais journaliers.
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Important : Vous n’accédez à cette page qu’à titre d’information et de vérification.
Le calcul de votre note de frais est indiqué dans la partie haute de la page. Vérifiez que le nombre
de jours indiqué est bien conforme au nombre de jours travaillés et que les montants sont bien
ceux auxquels vous avez droit puis enregistrez la saisie de votre note de frais à l’aide du bouton
vert.
sont bien ceux auxquels vous avez droit puis enregistrez la saisie de votre note de frais

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Le montant de votre éventuelle indemnité de transports en commun est déjà intégré à ce calcul.

Il n’existe que deux cas de figure dans lesquels vous pouvez modifier cette page :

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Cas particulier : vous avez d’autres frais de repas et transport à vous faire rembourser.

Vous devez alors enlever le projet de la liste déroulante sur les journées concernées puis enregistrer la page pour recalculer le montant de vos frais récurrents.

déroulante sur les journées concernées puis enregistrer la page pour recalculer le montant de vos frais
la page pour recalculer le montant de vos frais récurrents. Les autres frais que vous avez

Les autres frais que vous avez engagés, refacturables ou non, devront être entrés dans la fiche « frais de mission » ou « frais kilométriques ».

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Cas particulier : vous travaillez sur un site à l’étranger et bénéficiez d’IGD.

Dans la colonne IGD, tout à droite, vous devez choisir votre destination dans la liste déroulante pour chaque jour de présence à l’étranger.

à droite, vous devez choisir votre destination dans la liste déroulante pour chaque jour de présence

Le montant correspondant à votre destination sera ainsi automatiquement porté à votre note de frais.

Enregistrez ensuite vos modifications avec le bouton vert montant.

Enregistrez ensuite vos modifications avec le bouton vert montant. pour calculer votre nouveau

pour calculer votre nouveau

note de frais. Enregistrez ensuite vos modifications avec le bouton vert montant. pour calculer votre nouveau

FRAIS DE MISSION ET FRAIS KILOMETRIQUES

Ces frais sont les frais exceptionnels que vous pourriez engager dans le cadre de votre activité. Attention, vous devez d’abord en parler avec votre manager afin de vous assurer qu’INNOVATEAM peut bien prendre en charge telle ou telle dépense. Pour les frais facturables, l’accord signé du client sur le formulaire dédié est toujours indispensable.

1 Ajouter des frais de mission.

Lorsque vous êtes sur la page « frais récurrents », cliquez sur « frais de mission ».

« frais récurrents », cliquez sur « frais de mission ». 2 Cliquez sur « nouveau

2 Cliquez sur « nouveau ».

sur « frais de mission ». 2 Cliquez sur « nouveau ». 3 Saisissez d’abord la

3 Saisissez d’abord la date à laquelle vous avez engagé la dépense, sélectionnez l’imputation « frais de mission » et précisez le motif de la dépense.

avez engagé la dépense, sélectionnez l’imputation « frais de mission » et précisez le motif de
avez engagé la dépense, sélectionnez l’imputation « frais de mission » et précisez le motif de

Entrez ensuite le montant, mettez le même montant dans les deux cases ( les cas où on récupère la TVA sont rares) et sélectionnez le projet lié aux dépenses.

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rares) et sélectionnez le projet lié aux dépenses. 4 5 Enregistrez ensuite votre saisie en cliquant
rares) et sélectionnez le projet lié aux dépenses. 4 5 Enregistrez ensuite votre saisie en cliquant
5 Enregistrez ensuite votre saisie en cliquant sur le bouton vert.

5

Enregistrez ensuite votre saisie en cliquant sur le bouton vert.

 

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Si vos dépenses exceptionnelles sont liées à un déplacement en voiture, vous devez

entrer ces frais kilométriques sur la page dédiée. Cliquez sur « frais kilométriques ».

 
 
 

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Cliquez sur « nouveau ».

Cliquez sur « nouveau ».
Cliquez sur « nouveau ».
 

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Sélectionnez le projet lié aux dépenses.

Sélectionnez le projet lié aux dépenses.
10 Enregistrez ensuite votre saisie en cliquant sur le bouton vert.

10

Enregistrez ensuite votre saisie en cliquant sur le bouton vert.

le projet lié aux dépenses. 10 Enregistrez ensuite votre saisie en cliquant sur le bouton vert.

11 Vous devez ensuite imprimer et signer la note de frais que vous nous enverrez par la poste avec vos justificatifs.

Pour ceci, cliquez sur le logo lettre une fois votre note de frais enregistrée pour la fusionner:

une fois votre note de frais enregistrée pour la fusionner: Petit rappel sur les justificatifs :

Petit rappel sur les justificatifs :

- Assurez-vous d’avoir signé la feuille et joint l’ensemble des justificatifs originaux

nécessaires à cette note de frais. Pour les repas réguliers : un justificatif par semaine.

- Aucun remboursement ne sera possible sans les justificatifs.

- Cette note de frais (avec les justificatifs) doit nous parvenir par courrier avant le 5 du mois suivant.

12 Cochez la case correspondant à votre fiche de frais et cliquez sur suivant.

à votre fiche de frais et cliquez sur suivant. 13 Cliquez sur le petit document qui
à votre fiche de frais et cliquez sur suivant. 13 Cliquez sur le petit document qui

13 Cliquez sur le petit document qui clignote à côté de l’icône des documents générés, la

génération du document peut prendre quelques secondes.

clignote à côté d e l’icône des documents générés, la génération du document peut prendre quelques
clignote à côté d e l’icône des documents générés, la génération du document peut prendre quelques

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14 Cliquez sur le lien désignant votre document pour le télécharger, l’imprimer, le signer et
14 Cliquez sur le lien désignant votre document pour le télécharger, l’imprimer, le signer
et l’envoyer avec vos justificatifs.
15 Et quittez la page en cliquant sur le bouton rouge en haut à gauche.
16 Une fois la note de frais et les justificatifs envoyés, rendez-vous sur la page « frais
de mission » et cochez la case justificatifs : envoyés.
17 Enregistrez ensuite votre saisie en cliquant sur le bouton vert.
18 Et quittez la page en cliquant sur le bouton rouge en haut à gauche.
votre saisie en cliquant sur le bouton vert. 18 Et quittez la page en cliquant sur

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