Prsentation BD 2

Requte sous Access

Sandra Michelet Sandra.Michelet@imag.fr

Dpartement Informatique Pdagogique Universit Stendhal, Grenoble III

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Partie 1
Oprations sur les requtes

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I.1. Crer une requte (1/2)

Cliquez sur l'onglet Requtes Double-cliquez sur Crer une requte en mode Cration Une bote de dialogue apparat. Cliquez sur chaque table qui vous intresse, puis sur le bouton Ajouter. Lorsque vous avez slectionn toutes les tables utiles, cliquez sur le bouton Fermer.
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I.1. Crer une requte (2/2)

L'cran de cration de requte devrait apparatre. Les tables slectionnes figurent en haut de la fentre, et une grille quadrille permet de dfinir les tris, les critres de filtre, les calculs... Sur cet cran : 1- Slectionnez les champs qui vous intressent 2- Dfinissez ventuellement des tris 3- Dfinissez ventuellement des critres de filtres 4-Dfinissez si ncessaire des formules de calcul 5- Testez votre requte. 6- Terminez le tout en cliquant sur l'icne puis en donnant un nom votre requte.
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I.2. Modifier une requte existante

1. 2. 3. 4. 5. Cliquez sur l'onglet Requtes Cliquez sur la requte modifier Cliquez sur le bouton Modifier Faites les modifications utiles (tris, critres de filtre, formules de calcul). Enregistrez le tout. ATTENTION : La modification ou la suppression d'un champ peut provoquer des problmes, si des formulaires ou des tats sont bass sur la requte.

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I.3. Renommer une requte

1. 2. 3. 4. 5. Cliquez sur l'onglet Requtes Cliquez sur la requte renommer Appuyez sur la touche [F2] du clavier Tapez le nouveau nom de la requte Validez par la touche [ENTREE] ATTENTION : Le changement de nom d'une requte peut provoquer des problmes, si des formulaires ou des tats sont bass sur cette requte. Donnez plutt un nom dfinitif votre requte, ds que vous la crez.
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I.4. Supprimer une requte

1. 2. 3. 4. Cliquez sur l'onglet Requtes Cliquez sur la requte supprimer Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier. Confirmez en cliquant sur le bouton Oui. ATTENTION : La suppression d'une requte peut provoquer des problmes, si des formulaires ou des tats sont bass sur cette requte.

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Partie 2
Les champs

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II.1. Ajouter un champ dans une requte

1. Appuyez la souris sur le nom du champ, tel qu'il figure dans la table. Tout en maintenant le bouton de la souris enfonc, tranez le champ sur la grille du bas. Relchez la souris. Le champ s'affiche alors dans la grille. Si vous avez relch la souris sur un champ dj existant dans la grille, celui-ci est dcal vers la droite, et le nouveau champ se place avant.
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2.

3.

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II.2. Supprimer un champ dans une requte

1. Placez la souris sur la zone grise au-dessus du champ. La souris doit se transformer en flche noire. Cliquez. La colonne entire s'affiche en noir (elle est slectionne). Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.

2.

3.

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II.3. Dplacer un champ dans une requte

1. Placez la souris sur la zone grise au-dessus du champ. La souris doit se transformer en flche noire. Cliquez. La colonne entire s'affiche en noir (elle est slectionne). Relchez la souris. Rappuyez au mme endroit, cette fois sans relcher, et dplacez la souris vers la droite ou vers la gauche. Relchez quand vous estimez que la nouvelle position du champ est correcte.
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2.

3. 4.

5.

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Partie 3
Tri

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1.

Sous chaque champ figure une case "Tri". Cliquez dans celle qui vous intresse, droulez la liste de choix proposs. 2. Choisissez : 1. "Croissant", pour trier de A Z, de 1 1000, du 01/01/1998 au 31/12/1998, etc. 2. "Dcroissant", pour trier de Z A, de 1000 1, du 31/12/1998 au 01/01/1998, etc. 3. "Non tri" pour annuler un tri dj dfini.

III.1. Dfinir un tri dans une requte

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III.2. Combiner les tris

Pour combiner les tris, il suffit de faire un rglage Croissant/Dcroissant sous plusieurs champs de la grille, comme dans l'exemple ci-dessous.

ATTENTION : Si vous dfinissez plusieurs tris, ceux-ci seront traits de gauche droite par Access. Il faut donc placer vos champs dans cet ordre, du gnral au particulier. Dans l'exemple cidessus, on trie les gens d'abord par Nom, puis seulement par Prnom.
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Partie 4
Filtrer : les requtes

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IV.1. Exemple introductif : Rpertoire

On suppose que vous disposez dune BD stockant votre rpertoire. Vous disposez des informations suivantes :
Nom, prnom, ville, dpartement, tlphone, membre de votre famille (champ de type boolen)

Les requtes permettent de filtrer les donnes par critres. Du genre :

Quels sont les gens de votre rpertoire qui habitent Grenoble ? Quels sont les gens de votre rpertoire qui habitent dans le dpartement 38 ? Quels sont les membres de votre famille ?
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IV.2. Dfinir un critre dans une requte

1. 2. Crez une requte, ou ouvrez une requte existante. Slectionnez les champs qui vous intressent, de faon les faire apparatre sur la grille du bas. Sous chaque champ figure une case "Critres". Cliquez dans celle qui vous intresse. Tapez le critre, selon les rgles donnes cidessous. Testez la requte pour voir le rsultat produit. ATTENTION : La dfinition des critres
Sandra peut varier selon le type Michelet,champ de Sandra.Michelet@imag.fr 17

3. 4. 5.

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Partie 5
Critres et types de champ

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V.1. Dfinir des critres sur des champs de type Texte et Mmo (1/3) Exemples :

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V.1. Dfinir des critres sur des champs de type Texte et Mmo (2/3)

Complments : Le caractre "toile" peut se placer diffrents endroits : 29* : les codes postaux dmarrant par 29 *000 : les codes postaux se terminant par 000 *2* : les codes postaux contenant un 2.
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V.1. Dfinir des critres sur des champs de type Texte et Mmo (3/3)
Complments : Le caractre "toile" s'applique uniquement aux champs Texte et Mmo (le code postal, par exemple, est bien un champ Texte, non un champ numrique). Lorsque vous tapez un critre dans un champ Texte/Mmo, Access ne fait pas la distinction majuscules/minuscules. En clair, les critres grenoble, Grenoble et GRENOBLE sont identiques. Attention cependant aux accents : les critres Medecin et Mdecin sont diffrents.
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V.2. Dfinir des critres sur des champs de type Numrique (1/2)
Exemples :

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V.2. Dfinir des critres sur des champs de type Numrique (2/2)
Complments :
Les signes autoriss pour les champs numriques sont :
> : suprieur < : infrieur >= : suprieur ou gal <= : infrieur ou gal <> : diffrent de = : gal (gnralement omis)

Une fourchette de valeurs s'obtient par l'une des 2 techniques suivantes :

>=2 et <=4 Entre 2 et 4

Le mot-clef OU est galement autoris.

Par exemple, pour obtenir les gens dont le retard est suprieur 4 ou infrieur 2 : >4 ou <2
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V.3. Dfinir des critres sur des champs de type Date/Heure (1/2)
Exemple :

Complments :

Les signes autoriss pour les dates sont :

> : suprieur < : infrieur >= : suprieur ou gal <= : infrieur ou gal <> : diffrent de = : gal (gnralement omis)
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V.3. Dfinir des critres sur des champs de type Date/Heure (2/2)
Complments : Une fourchette de valeurs s'obtient par l'une des 2 techniques suivantes : >=01/10/1998 et <=30/10/1998 Entre 01/10/1998 et 30/10/1998 Le mot-clef OU est galement autoris.
Par exemple, pour obtenir les gens ns avant le 1 aot 1976 ou aprs le 30 octobre 1998 : >30/10/1998 ou <=01/08/1976

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V.4. Dfinir des critres sur des champs de type Oui/Non

Exemples :

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V.5. Combiner les critres

Pour combiner les critres, il suffit d'en placer plusieurs dans diffrentes colonnes ou lignes :
Si les critres sont placs sur la mme ligne, ils sont lis par un ET. Si les critres sont placs sur des lignes diffrentes, ils sont lis par un OU.

Exemples :

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Partie 6
Dfinir un calcul dans une requte

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VI.1. Principe
Une table ne doit pas comporter de champ calcul. Par exemple, une table Produit contiendra le prix HT du produit, le taux de TVA (par exemple), mais pas le prix TTC. C'est grce aux requtes que vous recrez ces champs calculs.

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VI.2. Dfinir un calcul dans une requte

1. Crez une requte, ou ouvrez une requte existante. 2. Slectionnez les champs qui vous intressent, de faon les faire apparatre sur la grille du bas. 3. Dans une colonne supplmentaire, tapez le nom du champ calcul, et la formule de calcul 4. Testez la requte pour voir le rsultat produit.
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VI.3. Les calculs en dtail (1/2)

Les exemples ci-dessous montrent le calcul du montant de TVA, et du prix TTC :

Rappel : TVA: [Prix HT]*[Taux de TVA] et Prix TTC:[Prix HT]+[TVA]

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VI.3. Les calculs en dtail (2/2)

Un champ calcul se compose de 2 parties : le nom que vous souhaitez donner au calcul, suivi du signe "deux-points". Ce nom sera celui de la colonne, dans le rsultat final (voir ci-contre). le calcul proprement dit. Un calcul est compos de signes ( +, -, *, / ) et de noms de champs, crits entre crochets. Signes autoriss dans un calcul :

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Partie 7
Requte paramtre

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VII.1. Principe et exemple introductif de donnes Renseignements, vous Dans votre base
avez voulez la liste des gens ns entre le 01/01/1968 et le 01/01/2007. Une 1re solution consiste faire la requte suivante

Par contre, il est peu intressant d'crire une nouvelle requte pour une autre priode. D'o la notion de requte paramtre, qui permettra de rendre les dates variables. En clair, chaque fois que la requte sera lance, Access demandera la date de dbut de priode, puis la date de fin, et affichera les rsultats sur la priode concerne.
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VII.2. Dfinir un paramtre dans un critre

1. Crez une requte, ou ouvrez une requte existante. 2. Slectionnez les champs qui vous intressent, de faon les faire apparatre sur la grille du bas. 3. Dans la zone Critres de la requte, remplacez les valeurs fixes par des paramtres entre crochets (voir plus bas pour plus de dtails). 4. Testez la requte pour voir le rsultat produit.

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VII.3. Les paramtres en dtail (1/2)

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons remplac les dates relles par 2 paramtres, crits entre crochets :

Lorsque vous lancerez la requte pour la tester, 2 botes de dialogue apparatront, dans lesquelles vous devrez taper vos dates : (On remarquera que c'est
le texte entre crochets qui sert de message dans la bote de dialogue)

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VII.3. Les paramtres en dtail (2/2)

Le paramtre doit respecter les rgles suivantes : il doit tre crit entre crochets (qui s'obtiennent respectivement par les touches [AltGr] 5 et [AltGr] ) il ne doit pas correspondre un nom de champ dj existant. il peut comporter des espaces

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Partie 8
Tester une requte

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VIII. Tester une requte

Cliquez sur l'icne "Feuille de donnes", situe en haut gauche de l'cran Le rsultat s'affiche alors, sous forme de tableau appel, feuille de rponse :

Pour repasser en mode "Cration de requte", cliquez sur l'icne Conseil : Quand vous construisez une requte, ajoutez progressivement les champs, puis les tris, puis les critres et enfin les calculs, et testez la requte aprs chaque tape, de faon vrifier si elle volue correctement.
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