Gestion de la consommation des bons dessences

Gestion de stock

01/07/2010 iPresences Par, NADIR BELBAHRI

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par Mr. HADBI Moussa Benameur (formateur tricoh)

Consommation des bons dessences

Oprations avec les "bons d'essence" Plusieurs tablissements ont pos des questions relatives aux oprations d'achat et de rglement avec des bons d'essence. Prcisons qu'un bon d'essence est un mode de paiement, au mme titre qu'un chque de banque ou des espces, avec une diffrence notable : il ne Pernet de payer que des consommations de carburant. Il en rsulte qu'un bon d'essence est une forme de trsorerie. On peut se poser les questions suivantes: Comment enregistrer dans le systme l'achat de bons d'essence (auprs de Naftal par exemple) ? Comment enregistrer une consommation de carburant si celle-ci doit tre rgle ultrieurement (au moyen de bons d'essence) ? Comment enregistrer le rglement du fournisseur de carburant ?

Ces questions amnent tout naturellement une autre question: Y a-t-il un paramtrage pralable du systme pour prendre en charge les oprations numres ci-dessus ?

Commenons par rpondre la question du paramtrage. Ce dernier consiste 1. 2. crer le compte de trsorerie correspondant aux bons d'essence dfinir les deux journaux (encaissements, dcaissements) associs ce compte

1. Cration du compte de trsorerie

La cration dun compte se fait dans le module COMPTABILITE GENERALE, section PLAN COMPTABLE, option ADDITION Le compte BONS DESSENCE est un compte de quasitrsorerie, nous allons le faire figurer en classe 5 Comptes financiers , dans la section 54 Rgies davance et accrditifs . Nous allons par exemple utiliser le compte 54200 BONS DESSENCE . Important : Il faudra bien faire attention affecter ce compte lattribut collectif : TRESORERIE.

Consommation des bons dessences

2.

Cration du compte de charge

Il faut nous assumer que le compte de charge qui doit enregistrer la consommation de carburant existe. Si cela nest pas le cas, il faut le crer. Dans la base de donnes en notre possession, ce compte nexiste pas; nous allons donc le crer. Nous allons prendre le compte 60615 Consommation de carburant dans la section 606 Achat non stocks de matires et fournitures . Il faut faire attention bien indiquer que ce compte est budgtisable

Consommation des bons dessences

3.

Dfinition des journaux

Un solde dun compte de trsorerie est susceptible dtre augment par une opration dencaissement (au moment de lachat de bons) et dtre diminu par une opration de dcaissement (consommation dun bon). Il nous faut dfinir 2 journaux associs au compte 54200 : Acquisition de bons (encaissements, type 3) et Consommations de bons (dcaissements, type 4). La dfinition des journaux se fait videmment au moyen du module PARAMETRES | JOURNAUX. Nous allons par exemple crer les journaux 360 et 460.

Consommation des bons dessences 4. 4.1. Consommation dessence Cas no 1 : Rglement au moment de la consommation

Cette opration est un dcaissement ne concernant pas un tiers , puisquil ne sagit pas de rgler une dette. Elle figure dans la liste des fonctions du module de TRESORERIE (section DECAISSEMENT). Assurez-vous au pralable que le journal 460 (dfini plus haut) fait partie de votre profil (module DCAISSEMENTS).

Pour enregistrer la consommation, il faut slectionner le journal 460 (Consommation de bons), le compte 60615 (Achats consomms de carburant), indiquer le montant et quilibrer lcriture (bouton ) dans compte dquilibre du journal (54200).

4.2.

Cas no 2 : Consommation avec crdit

Dans le cas o le paiement du fournisseur de carburant intervient aprs la consommation; par exemple la fin du mois. Dans ce cas de figure, il faut - Crer le dossier du fournisseur de carburant (module FOURNISSEURS); - Enregistrer la (ou les) consommations (s) sous la forme dOD fournisseurs (module COMPTABILITE GENERALE) au moment o celles-ci sont constates - Enregistrer le rglement du fournisseur (module TRESORERIE, option rglement fournisseur) au moment du paiement. 5. Acquisition de bons dessence

Il sagit donc dalimenter un compte de trsorerie (BONS DESSENCE) partir dun autre compte de trsorerie (caisse espces -, ou banque chque ou mandat). Cette opration constitue une opration de virement interne, dans laquelle le compte dbiter (encaissement) est le compte 54200 BONS DESSENCE . La fonction VIREMENT INTERNE fait partie des options du module TRESORERIE.

Consommation des bons dessences

Activez la, puis choisissez comme journal dencaissement le journal 360 et le journal de dcaissement appropri, par exemple mandats payer : acquisition pour 12 000.00 de bins dessence.