Rédigez Facilement Des Documents Avec Word

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Sauf mention contraire, le contenu de cet ouvrage est publi sous la licence : Creative Commons BY-NC-SA 2.0 La copie de cet ouvrage est autorise sous rserve du respect des conditions de la licence Texte complet de la licence disponible sur : http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/fr/ Simple IT 2011 - ISBN : 978-2-9535278-7-2
Prface
W
ord est un de ces rares logiciels qui ont plus de 25 ans et un quart de sicle en informatique est une ternit ! La premire version de Word est sortie en 1983. En fait, un nombre important de personnes ont eu leur premier contact avec l'informatique professionnelle grce Word. Que ce soit pour rdiger une simple lettre ou un rapport de stage de n d'tudes, tout le monde peut bncier de ce logiciel qui est devenu, au l des annes, le standard du march. Rendez-vous compte : il est utilis par plus de 1 milliard de personnes dans le monde ! Au l des versions, Word s'est vu dot de fonctionnalits de plus en plus volues. L'une des plus marquantes concerne le changement d'interface en 2007 : les menus ont t remplacs par un ruban. Celui-ci a permis de simplier et de rendre plus intuitif l'usage d'un logiciel dont les fonctionnalits n'ont cess de s'toer. Aujourd'hui, les versions actuelles de Word intgrent un grand nombre de nouveauts intressantes pour l'utilisateur. Je citerai parmi celles-ci des fonctionnalits de traduction multilingue la vole, une nouvelle gnration de correcteur contextuel, des outils simples et puissants de dtourage d'images, la correction de leurs couleurs, les eets spciaux et les ltres sur les images, l'dition plusieurs, etc. Toutes ces nouvelles fonctionnalits permettent de crer des documents riches avec une tonnante facilit. Ce cours s'inscrit dans cette mme logique de rendre l'informatique au sens large accessible tous. Il combine l'expertise de Michel Martin, auteur professionnel et MVP Microsoft 1 , ainsi que celle des crateurs du Site du Zro, rputs pour leurs cours accessibles tous les dbutants. Pari russi pour ce livre qui vous permettra d'apprendre utiliser Word tout en vous amusant ! Jrme Loridan Responsable Oce Microsoft France
1. Most Valuable Professional, expert en technologies Microsoft.
CHAPITRE 0. PRFACE
ii
Avant-propos
I
l y a 22 ans, la version 1.0 de Microsoft Word voyait le jour. l'poque, ce programme fonctionnait sous Windows 3.0 et reprsentait une vraie rvolution. Pouvoir acher, mettre en forme et prvisualiser ce qui allait tre imprim tait en eet une prouesse. Surtout qu' l'poque, les imprimantes matricielles taient encore lgion ! Que de chemin parcouru depuis ! Aujourd'hui, Word ne se contente pas d'acher, mettre en forme et prvisualiser les documents qui vont tre imprims. Il constitue le point central d'une vraie fabrique de documents , qu'ils soient destins tre visualiss sur un cran, imprims, envoys par e-mail ou encore publis sur le Web. Si vous avez ce livre entre les mains, c'est trs certainement parce que vous souhaitez vous sentir l'aise avec Word. Je vous en flicite ! Peu importe que vous soyez de parfaits dbutants ou que vous ayez dj utilis une version prcdente de Word, voire mme un autre traitement de texte. Suivez pas pas les indications donnes au l des pages et vous dcouvrirez ce qui se cache vraiment dans Word. Vous avez besoin d'utiliser Word pour rdiger des rapports mais vous tes perdus dans le logiciel ? Le Ruban vous semble bien dicile matriser et vous regrettez les menus des anciennes versions de Word ? Vous aimeriez automatiser certains traitements que vous appliquez systmatiquement aux documents que vous rdigez ? Rassurez-vous, ce livre est fait pour les dbutants et vous y apprendrez tout ce qu'il est utile de savoir pour tirer parti des nombreuses facettes de votre traitement de texte. Au l des pages, Word vous semblera de plus en plus familier et tout ce qui vous faisait peur ne sera plus qu'un lointain souvenir.
Qu'allez-vous apprendre en lisant ce livre ?

Le plan de ce livre a t conu pour faciliter votre apprentissage de Word. Voici le chemin que nous allons parcourir : Premiers documents et mise en forme : dans cette partie, vous dcouvrirez l'interface de Word (zone de saisie, barre d'outils Accs rapide, Ruban et barre d'tat) et vous apprendrez crer vos premiers documents partir d'une page blanche ou en utilisant un modle prdni. Vous verrez galement comment mettre en forme le texte, les paragraphes, les pages et les sections de votre document, l'aide des icnes iii
CHAPITRE 0. AVANT-PROPOS du Ruban.
tableaux, un tel point qu'une partie du livre y a t consacre. Vous verrez qu'il y a beaucoup dire et que les perspectives oertes sont allchantes. Dans cette partie, vous apprendrez insrer des illustrations (images, graphiques, formes, etc.) et les habiller pour amliorer leur rendu. Vous verrez galement que l'on peut agir sur le contenu d'une illustration sans quitter Word pour, par exemple, modier sa luminosit, son contraste, ses couleurs, ou encore supprimer son arrire-plan. Quant aux tableaux, vous dcouvrirez les diverses techniques permettant d'en crer, de les mettre en forme, voire mme d'y eectuer des calculs comme si vous tiez dans un tableur. Word avanc : cette troisime partie va vous dvoiler les fonctionnalits avances de votre traitement de texte. Souvent craints par les utilisateurs de Word, ces outils sont pourtant la porte de tous pour peu qu'on leur accorde un peu de temps et d'intrt. Vous dcouvrirez tour tour comment naliser un long document en l'agrmentant d'une table des matires, d'un index, d'une table des citations, etc., comment crer un publipostage (lettres, enveloppes, e-mails, etc.), comment travailler plusieurs sur un mme document, comment utiliser des macros et du code VBA pour automatiser les traitements complexes ou rptitifs. N'ayez crainte, tous ces sujets seront abords en douceur et je suis sr que vous vous en sortirez haut la main.
Illustrations et tableaux : Word excelle dans le traitement d'illustrations et de
Comment lire ce livre ?

Suivez l'ordre des chapitres
Lisez ce livre comme on lit un roman. Il a t conu pour cela. Contrairement beaucoup de livres techniques o il est courant de lire en diagonale et de sauter certains chapitres, il est ici trs fortement recommand de suivre l'ordre du cours, moins que vous ne soyez dj un peu expriments.
Pratiquez en mme temps

Pratiquez rgulirement. N'attendez pas d'avoir ni la lecture de ce livre pour allumer votre ordinateur et faire vos propres essais.
Utilisez les codes web !

An de tirer parti du Site du Zro dont ce livre est issu, celui-ci vous propose ce qu'on appelle des codes web . Ce sont des codes six chires saisir sur une page du Site du Zro pour tre automatiquement redirig vers un site web sans avoir en recopier l'adresse. iv
REMERCIEMENTS Pour utiliser les codes web, rendez-vous sur la page suivante 2 :
http://www.siteduzero.com/codeweb.html
Un formulaire vous invite rentrer votre code web. Faites un premier essai avec le code ci-dessous : Tester le code web Code web : 123456 Ces codes web ont deux intrts : ils vous permettent de tlcharger les exemples inclus dans ce livre et, ainsi, de disposer immdiatement d'une base de travail ; ils vous redirigent vers les sites web prsents tout au long du cours. Ce systme de redirection nous permet de tenir jour le livre que vous avez entre les mains sans que vous ayez besoin d'acheter systmatiquement chaque nouvelle dition. Si un site web change d'adresse, nous modierons la redirection mais le code web utiliser restera le mme. Si un site web disparat, nous vous redirigerons vers une page du Site du Zro expliquant ce qui s'est pass et vous proposant une alternative. En clair, c'est un moyen de nous assurer de la prennit de cet ouvrage sans que vous ayez faire quoi que ce soit !
Remerciements
crire un livre demande beaucoup d'nergie, de volont et de persvrance. C'est aussi le travail de toute une quipe et je tiens remercier tous ceux et toutes celles qui m'ont accompagn dans cette entreprise : Mathieu Nebra et Pierre Dubuc qui ont cru en ce projet et qui m'ont donn l'opportunit de le raliser ; Jonathan Baudoin qui a su me guider d'une main d'expert tout au long du processus d'criture ; l'quipe de Simple IT et la communaut du Site du Zro, qui m'ont permis de peauner et parfois de donner une nouvelle orientation ce projet ; et enn mon pouse et mes enfants qui ne m'ont pas beaucoup vu pendant les quelques mois ncessaires la mise au point du tutoriel puis du livre. Et maintenant que mon bb a vu le jour, j'espre que vous aimerez son contenu et que vous y apprendrez quelques celles. Je vous souhaite une bonne lecture et vous dis bientt sur le Site du Zro !
2. Vous pouvez aussi utiliser le formulaire de recherche du Site du Zro, section Code web .
CHAPITRE 0. AVANT-PROPOS
vi
Sommaire
Prface Avant-propos
Qu'allez-vous apprendre en lisant ce livre ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comment lire ce livre ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Remerciements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
i iii
iii iv v
I Premiers documents et mise en forme

1 Dcouverte et lancement de Word
Word, de la version 1 la version 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lancement de Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La fentre de l'application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1
3
4 5 5
2 Crer un nouveau document

Avant de commencer - Comment crire un document Word ? . Crer un document partir d'une feuille blanche . . . . . . . Enregistrer un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ouvrir un document existant . . . . . . . . . . . . . . . . . . Imprimer un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23
24 31 36 41 48
3 Dplacements, recherches et remplacements

vii
51
Se dplacer dans un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
SOMMAIRE Slections dans le document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Recherches et remplacements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4 Mise en forme du texte et des paragraphes

Les niveaux hirarchiques d'un document Mise en forme du texte . . . . . . . . . . . Rgles et tabulations . . . . . . . . . . . . Mise en forme des paragraphes . . . . . . Listes puces et listes numrotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
71
72 72 78 85 96
5 TP : Rdiger une lettre
103
Instructions pour raliser le TP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Correction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
6 Utilisation des styles

Premire approche des styles Modier des styles existants . Crer ses propres styles . . . Porte des styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
109
110 116 118 120
7 Mise en forme du document
123
Utilisation de thmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Mise en forme des sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Mise en forme des pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
8 TP : Rdiger un rapport
153
II Illustrations et tableaux
9 Insrer des illustrations dans un document
L'illustration est sur mon disque dur . . . . . . . . . Utiliser les images mises disposition par Microsoft L'illustration se trouve sur une page web . . . . . . . L'outil Capture de Word 2010 . . . . . . . . . . . . . viii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
163
165
166 174 182 185
SOMMAIRE Habiller une illustration avec du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
10 Insrer d'autres lments graphiques
191
Formes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 quations mathmatiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Graphiques SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 Reprsenter des donnes numriques avec un graphique . . . . . . . . . . . . 206 Eets typographiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 Dnir et utiliser des zones de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
11 Modier les caractristiques d'une image
219
Modication de la taille et de l'orientation d'une image . . . . . . . . . . . . 220 Rogner une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 Luminosit et contraste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 Modication des couleurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 Eets artistiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 Suppression de l'arrire-plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Appliquer un style une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 Compresser l'une ou la totalit des images du document . . . . . . . . . . . . 236
12 Les Tableaux dans Word
241
Un peu de vocabulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 Insrer un tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 Mettre en forme un tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Insrer des formules dans un tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
III Word avanc

13 Apporter la touche nale un document
265
267
Associer des informations un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Correction orthographique et grammaticale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 Le dictionnaire des synonymes, pour viter les rptitions . . . . . . . . . . . 282 Notes de bas de page et notes de n de document . . . . . . . . . . . . . . . . 283 Finaliser un long document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 ix
SOMMAIRE
14 Publipostage
Les direntes tapes pour mettre en place un publipostage . . Premire tape Dnition du chier de donnes . . . . . . . . Deuxime tape Rdaction du document de base . . . . . . . Troisime tape Ajout de donnes dans le document de base . Quatrime tape Fusion et impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
299
300 300 302 304 307
15 TP : Cration d'un e-publipostage
309
16 Travailler plusieurs sur un mme document

Commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . Marques de rvision . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un document aux relecteurs . . . . . Word 2010 sans Word 2010 . . . . . . . . . . Questions usuelles lors d'un travail en groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
317
318 321 327 333 336
17 Techniques avances
Utilisations marginales de Word . . . . . . . . . . . . . . Mise en uvre du mode plan dans les longs documents . Incorporer des polices exotiques dans un document . Des liens hypertextes dans un document . . . . . . . . . Personnaliser Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
347
348 358 362 364 367
18 Macros et VBA
Gagner du temps avec les macros . . . . Excution automatique de macros . . . Quand les macros montrent leurs limites Encore plus loin avec VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
375
376 381 383 385
19 TP : Crer ses propres macros et codes VBA
403
Premire partie
Premiers documents et mise en forme
Chapitre
1
Dicult :
Dcouverte et lancement de Word
ans ce premier chapitre, vous allez faire connaissance avec votre traitement de texte Word. Au l des lignes, vous aurez un bref aperu des direntes versions de ce traitement de texte, depuis sa version 1, apparue en 1989 jusqu' sa version 2010, sortie en. . . 2010 ! Vous dcouvrirez les avantages de Word, vous apprendrez le lancer et vous prendrez connaissance des lments qui composent sa fentre. La lecture de ce chapitre n'est pas obligatoire, mais elle a l'avantage d'introduire les termes qui seront utiliss tout au long de la formation. Je vous conseille fortement de le parcourir, en particulier si votre ancien traitement de texte tait Word 2003 ou une application provenant d'un diteur autre que Microsoft.
CHAPITRE 1. DCOUVERTE ET LANCEMENT DE WORD
Word, de la version 1 la version 2010

moins que vous n'ayez vcu en ermites depuis des annes, vous avez forcment entendu parler de Word, le traitement de texte vedette de Microsoft. Apparu en 1989 sur les ordinateurs PC fonctionnant sous Windows 3.0, Word en est aujourd'hui sa version 2010. Sur la gure 1.1, vous pouvez voir l'volution de l'interface de Word entre la premire version de 1989 et celle de 2010.
Figure 1.1 volution de l'interface de Word

Si la fonction de base de Word, savoir saisir, mettre en forme, imprimer et conserver des documents contenant du texte , n'a pas chang depuis toutes ces annes, les possibilits qu'il ore ont en revanche bien volu. Aujourd'hui, les documents Word sont capables de contenir bien plus que du texte. Il est ainsi possible d'y insrer des illustrations, des photos, des graphiques, des eets typographiques, des liens qui renvoient vers d'autres documents ou encore qui permettent d'envoyer un message lectronique l'auteur du document. En 1993, Microsoft Word a t intgr la famille Microsoft Oce. Cette suite logicielle est compose de plusieurs applications Microsoft, dont les fameux Word et Excel. Depuis, les direntes versions de Word sont en symbiose avec les autres applications de la suite et, en particulier, avec le tableur Microsoft Excel : cela permet d'insrer trs simplement des graphiques de tout type dans un document Word pour illustrer des sries de donnes numriques. Au l des pages, ce livre va passer en revue les immenses possibilits de Word et vous montrer comment raliser des documents de grande qualit. 4
LANCEMENT DE WORD
Lancement de Word
Il existe direntes manires de lancer Word. Je vais vous en prsenter quatre principales, mais gardez l'esprit que cette liste n'est pas exhaustive : La faon la plus conventionnelle de lancer Word consiste utiliser le menu Dmarrer. Cliquez successivement sur Dmarrer > Tous les programmes > Microsoft Office > Microsoft Word (voir gure 1.2). Si vous utilisez Windows 7 ou Vista, vous pouvez galement cliquer sur Dmarrer, taper Word dans la zone de recherche puis cliquer sur Microsoft Word, dans la partie suprieure du menu Dmarrer (voir gure 1.3). Si vous utilisez frquemment Word, son icne est peut-tre directement disponible dans la partie gauche du menu Dmarrer. Dans ce cas, il sut de cliquer dessus pour lancer l'application (voir gure 1.4). Enn, si une icne de Word se trouve sur le Bureau de Windows, vous pouvez faire un double-clic dessus pour ouvrir l'application (voir gure 1.5).
Figure 1.2 Lancement conventionnel de Word
La fentre de l'application
Pour bien utiliser Word, il est important d'apprhender son interface, c'est--dire les divers lments qui constituent la fentre de l'application (voir gure 1.6).
La zone de travail
La zone de saisie du document occupe la partie centrale de la fentre. Une barre verticale clignotante, appele point d'insertion , indique l'endroit o apparatra le 5
Figure 1.3 Lancement de Word via la zone de recherche
Figure 1.4 Lancement de Word via le menu Dmarrer
Figure 1.5 Lancement de Word via son icne

6
LA FENTRE DE L'APPLICATION
Figure 1.6 Les divers lments de la fentre de Word

prochain caractre tap au clavier. Si la zone de saisie n'est pas assez tendue pour acher la totalit du document, vous pouvez utiliser les barres de dlement verticale et horizontale pour vous dplacer dans le document (voir gure 1.7).
Figure 1.7 Les barres de dlement de Word
La barre d'outils Accs rapide

La barre d'outils Accs rapide est situe dans l'angle suprieur gauche de la fentre. Elle permet d'accder en un clic aux fonctionnalits que vous utilisez le plus souvent. Comme le montre la gure 1.8, elle contient par dfaut trois icnes : 7
CHAPITRE 1. DCOUVERTE ET LANCEMENT DE WORD Enregistrer, pour enregistrer le document en cours d'dition ; Annuler pour annuler la ou les dernires actions ; Rpter pour rpter la ou les dernires actions.
Figure 1.8 La barre d'outils Accs
rapide par dfaut
Cette barre d'outils peut tre personnalise. Ainsi, vous pouvez y ajouter de nouvelles icnes ou supprimer les icnes existantes. Cliquez sur la petite che ache droite de la barre d'outils Accs rapide : cela ouvre un menu o, comme le montre la gure 1.9, les entres prcdes d'une coche correspondent aux icnes prsentes dans la barre d'outils.
Figure 1.9 Les trois commandes par dfaut sont prcdes d'une coche
Pour ajouter une nouvelle icne, il vous sut de cliquer sur la commande correspondante. Par exemple, cliquez sur Ouvrir pour ajouter l'icne Ouvrir la barre d'outils Accs rapide (voir gure 1.10).
Figure 1.10 L'icne Ouvrir a t ajoute

Pour supprimer une icne de la barre d'outils Accs rapide, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et, dans le menu, choisissez Supprimer de la barre d'outils Accs rapide (voir gure 1.11). 8
Figure 1.11 L'icne Ouvrir est sur le point d'tre supprime

Les commandes aches en cliquant sur la che de la barre d'outils Accs rapide ne sont pas les seules qui peuvent y tre ajoutes. Nous reviendrons en dtail sur la personnalisation de cette barre d'outils un peu plus loin dans cet ouvrage.
Le Ruban
Le Ruban a fait son apparition dans la suite Oce 2007, o il avait t intgr certaines applications seulement. Aujourd'hui, Microsoft l'a tendu tous les outils de la suite Oce. Conu pour faciliter la vie des utilisateurs, il a marqu une rupture et a rapidement drout tous les habitus du systme de menus disponible depuis les premires versions de Word.
Premire approche et fonctionnement gnral

Le Ruban est constitu d'onglets, de groupes et d'icnes, comme indiqu dans la gure 1.12.
Figure 1.12 Les onglets et les groupes du Ruban

Un seul onglet peut tre actif la fois. Les icnes aches dans le Ruban sont celles de l'onglet actif. Par exemple, dans la gure 1.12, ce sont les icnes de l'onglet Accueil qui sont accessibles l'utilisateur. Les groupes thmatiques sont constitus de plusieurs icnes correspondant des fonctionnalits qui ont un rapport les unes avec les autres. Par exemple, dans l'onglet Accueil, le groupe Police contient des icnes en rapport 9
CHAPITRE 1. DCOUVERTE ET LANCEMENT DE WORD avec la police de caractres du texte slectionn ou du mot dans lequel se trouve le point d'insertion (voir gure 1.13).
Figure 1.13 Le groupe Police de l'onglet Accueil du Ruban

Vous pouvez ainsi choisir la police, la taille et les attributs des caractres : gras, italique, soulign, couleur, indice, exposant, etc. Certaines icnes ont un eet immdiat lorsque vous cliquez dessus. Ainsi, dans le groupe Police, il vous sut de cliquer sur l'icne Gras pour que le texte slectionn apparaisse en gras dans le document. D'autres icnes sont suivies d'une petite che oriente vers le bas : un clic sur l'icne permet d'utiliser la fonction associe, tandis qu'un clic sur la che donne accs des fonctionnalits complmentaires. La gure 1.14 illustre ces deux possibilits sur l'icne Soulign du groupe Police.
Figure 1.14 Accs aux fonctions rattaches une icne du Ruban

Dans la partie infrieure droite de certains groupes, une petite icne donne accs des fonctionnalits complmentaires. Vous cliquerez sur cette icne si la fonctionnalit atteindre n'est pas directement disponible dans le Ruban, comme illustr la gure 1.15.
quoi s'appliquent les contrles du Ruban ?

Eh bien. . . tout dpend des contrles ! Certains contrles concernent le document dans son intgralit. C'est par exemple le cas des contrles de l'onglet Mise en page, qui dnissent la mise en page du 10
Figure 1.15 Accs aux fonctions complmentaires du groupe Police

document. D'autres s'appliquent au point d'insertion. Ainsi, les icnes de l'onglet Insertion permettent d'ajouter un lment l'emplacement du point d'insertion. Enn, d'autres concernent l'lment slectionn, qu'il s'agisse d'un texte, d'une image ou d'un autre lment. C'est par exemple le cas des icnes de l'onglet Accueil. Comme vous le voyez, il n'est pas possible de rpondre d'une faon unique cette question. Nanmoins, les rponses sont la plupart du temps logiques et faciles dduire.
Comment s'y retrouver dans le Ruban ?

Comme je l'ai dit prcdemment, le Ruban est compos d'onglets, de groupes et d'icnes. Tout ce petit monde cohabite de faon hirarchique. L'onglet Accueil contient les groupes et icnes que vous tes susceptibles d'utiliser le plus couramment. Si vous voulez accder une fonctionnalit dont l'icne n'est pas disponible dans l'onglet Accueil, posez-vous la question suivante : Qu'est-ce que je veux faire au juste ? En eet, chaque onglet correspond des actions direntes. Si certains termes de ce tableau ne vous sont pas familiers, ne dsesprez pas : plus votre connaissance de Word s'amliorera, plus vous serez mme de comprendre ces termes et d'en voir toutes les implications. . . 11
Vous voulez
Agir sur la mise en forme (polices, paragraphes, styles) Insrer un lment dans le document Agir sur la mise en page du document Insrer une rfrence (note de bas de page, index, etc.) Raliser un publipostage Travailler en collaboration avec d'autres personnes Agir sur l'achage du document sur l'cran
Allez dans l'onglet

Accueil Insertion Mise en page Rfrences Publipostage Rvision Affichage
Si vous avez connu Word 2003 ou XP, comment ne pas perdre pied avec le Ruban de Word ?
Vous avez dcid de franchir le pas et de dlaisser Word 2003 pour une version plus rcente ? Flicitations ! Cependant, vous vous trouvez compltement perdus devant l'absence du systme de menus et l'apparente complexit du Ruban ? N'ayez crainte, Microsoft a pens vous. Rendez-vous sur la page de correspondance et cliquez sur Ouvrir le guide Word. Page de correspondance Code web : 104692

Je vous rappelle que les codes web permettent d'accder des ressources telles que des pages web ou des chiers tlcharger. Pour plus d'informations quant leur utilisation, je vous renvoie vers la page iv de ce livre.
Aprs quelques instants, vous vous trouvez face une fentre de Word 2003 ache dans votre navigateur. Pour trouver l'icne qui correspond une commande de menu Word 2003, il vous sut d'ouvrir le menu correspondant et de pointer la commande. Comme le montre la gure 1.16, la commande Word 2003 Image > partir du fichier dans le menu Insertion est accessible en basculant sur l'onglet Insertion et en cliquant sur Image dans le groupe Illustrations. Vous pouvez galement connatre l'quivalent des icnes aches dans les barres d'outils de Word 2003. Pour cela, il sut de pointer l'icne de votre choix. Comme le montre la gure 1.17, l'icne Word 2003 Colonnes correspond l'icne Colonnes du groupe Mise en page, dans l'onglet Mise en page du Ruban. Pour assurer la transition entre Word 2003 et une version plus rcente, vous pouvez si ncessaire installer une application sur votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Installer et conformez-vous aux indications donnes par l'assistant d'installation. Quelques instants plus tard, l'application sera accessible avec le menu Dmarrer ou par une icne dpose sur le bureau de Windows. Si l'application dont nous venons de parler ne vous convient pas, vous pouvez galement tlcharger une feuille de calcul Excel qui donne toutes les concordances entre les commandes de menu de Word 2003 et les icnes du Ruban de Word 2010. 12
Figure 1.16 Accs dans Word 2010 une commande Word 2003
Figure 1.17 quivalent Word 2010 d'une commande Word 2003

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Tlcharger la feuille Code web : 104692
Excel doit bien sr tre install sur votre ordinateur pour lire ce chier.
Cliquez successivement sur le lien Obtenir les classeurs de rfrence des correspondances menu-Ruban, puis sur l'icne Word 2010 : classeur Excel 2010, et enn sur l'icne Tlcharger. Le classeur contient autant de feuilles qu'il y a de
menus dans Word 2003. Slectionnez la feuille correspondant au menu dont vous voulez connatre les quivalents et faites dler la fentre de visualisation jusqu' atteindre la commande recherche (voir gure 1.18).
Figure 1.18 Correspondances Word 2003/Word 2010 dans un classeur Excel

Utiliser des raccourcis clavier pour accder au Ruban
Certaines icnes du Ruban sont accessibles par une combinaison de touches du clavier. Pour savoir si un raccourci clavier est associ une icne en particulier, il sut de pointer cette icne avec la souris. S'il existe, l'ventuel raccourci clavier est ach dans une bulle d'aide juste ct du pointeur, comme illustr la gure 1.19. Si vous n'tes pas habitu utiliser des raccourcis clavier, sachez qu'un raccourci est 14
Figure 1.19 Le raccourci Ctrl+U est associ l'icne Soulign

gnralement compos d'une ou plusieurs touches bascule 1 et d'un caractre alphanumrique. Pour utiliser le raccourci Ctrl+U par exemple, appuyez et maintenez enfonce la touche Ctrl appuyez sur la touche U puis relchez les deux touches enfonces. , , Pour utiliser le raccourci Ctrl+Maj+E, qui correspond l'icne Taille de police 2 , appuyez et maintenez enfonces les touches Ctrl et Maj , appuyez sur E et relchez les touches enfonces. Toutes les icnes du Ruban sont accessibles avec le clavier, y compris celles auxquelles aucun raccourci-clavier n'est associ. Pour trouver la squence de touches utiliser, appuyez sur la touche Alt du clavier : de petites lettres apparaissent au niveau de la barre d'outils Accs rapide et des onglets du Ruban, comme illustr la gure 1.20.
Figure
1.20 Des lettres correspondant aux raccourcis apparaissent dans la barre d'outils Accs rapide et dans le Ruban
Supposons par exemple que la commande atteindre se trouve dans l'onglet Insertion du Ruban. Appuyez sur la touche S puis relchez-la. L'onglet Insertion est automatiquement slectionn et de nouvelles lettres apparaissent sous les icnes de cet onglet, comme illustr la gure 1.21. Supposons que vous voulez cliquer sur l'icne Image : appuyez sur la touche 5 du clavier pour simuler ce clic. Je pense que vous avez compris le principe. Pour en tre tout fait sr, ouvrez Word et achez le document en mode Paysage. . . sans utiliser la souris bien entendu !Pour , parvenir au rsultat demand, devez enfoncer puis relcher la touche Alt puis vous appuyer successivement sur G X Bas puis Entre , , .
1. Ctrl Alt Maj , , 2. Situ dans le groupe Police, onglet Accueil.
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Figure 1.21 La lettre S correspond l'icne Image
L'cran Backstage
L'cran Backstage (voir gure 1.22) est une nouveaut de Word 2010. Il correspond l'onglet Fichier du Ruban. Lorsque vous slectionnez cet onglet, cela ache de nombreuses fonctions relatives la gestion du document en cours d'dition.
Figure 1.22 L'cran Backstage

Les fonctions regroupes dans l'cran Backstage sont centres sur le document : ouverture, fermeture, enregistrement, impression et partage par exemple. En fonction de la tche que vous voulez accomplir, slectionnez une entre sous l'onglet Fichier : Enregistrer pour enregistrer le document en cours d'dition ; Enregistrer sous pour enregistrer le document en cours d'dition sous un autre nom ou dans un autre dossier ; Ouvrir pour ouvrir un autre document Word existant ; Fermer pour fermer le document en cours d'dition ; Informations pour obtenir diverses informations sur le document en cours d'dition ; Nouveau pour crer un nouveau document ; 16
LA FENTRE DE L'APPLICATION Imprimer pour acher l'aperu avant impression ou imprimer le document en cours d'dition ; Enregistrer et envoyer pour partager le document par e-mail, SkyDrive, SharePoint ou dans un billet de blog ; Aide pour accder l'aide de l'application ; Options pour accder tous les paramtres relatifs l'application ; Quitter pour fermer Word. Nous reviendrons en dtail sur chacune de ces entres. Pour l'instant, il vous sut de savoir que : Toutes les commandes concernant l'ouverture, la fermeture, l'enregistrement, l'impression et le partage du document sont regroupes dans un mme endroit appel cran BackStage . Cet cran est accessible en slectionnant l'onglet Fichier dans le Ruban.
Les modes d'achage

Lorsque vous lancez Microsoft Word, un document vierge appel Document1 est ach et un curseur clignotant vous invite saisir du texte. Ce document est ach en mode Page. Plusieurs autres modes d'achage sont possibles. Chacun prsente des avantages et des inconvnients. En mode Brouillon, les images ne sont pas aches. Une zone de styles permet ventuellement de reprer les styles des paragraphes. En mode Page, le document apparat tel qu'il sera imprim. En mode Web, le document apparat tel qu'il serait ach dans une page Web. En particulier, le texte occupe toute la largeur de la fentre. En mode Plan, les niveaux de titres du document apparaissent sous une forme hirarchique. Vous pouvez dvelopper un titre pour acher son contenu. En mode Lecture plein ecran, le document utilise toute la surface de l'cran pour tre facilement lisible. Pour vous permettre de juger par vous-mme, la gure 1.23 reprsente l'allure d'un mme document ach dans les dirents modes proposs par Word. vous de trouver le mode qui correspond ce que vous voulez faire. Gnralement : la structure du document est dnie en mode Plan ; le document est saisi en mode Page ou Brouillon ; il est lu en mode Lecture plein cran. Pour choisir un mode d'achage, vous utiliserez les icnes aches dans la partie droite de la Barre d'tat, comme illustr dans la gure 1.24.
La Barre d'tat
La Barre d'tat (voir gure 1.25) se trouve dans la partie infrieure de la fentre de Word. Elle est essentiellement utilise pour : 17
Figure 1.23 Le mme document dans chacun des modes d'achage de Word
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Figure 1.24 Ces icnes permettent de changer facilement le mode d'achage

dplacer rapidement le point d'insertion au dbut d'une page du document ; obtenir des statistiques sur le document ; changer le mode d'achage ; agir sur le zoom pour augmenter ou diminuer la taille des lments achs dans le document.
Figure 1.25 La Barre d'tat de Word

Pour dplacer le point d'insertion, cliquez sur la premire zone de la barre d'tat. Cela ouvre une bote de dialogue intitule Rechercher et remplacer, dans laquelle l'onglet Atteindre est slectionn. Entrez le numro de la page voulue et cliquez sur Atteindre. Dans la gure 1.26, cette bote de dialogue est utilise pour atteindre la page 12.
Figure 1.26 Accs rapide la page 12 du document

Pour avoir des statistiques sur le document en cours d'dition, cliquez sur la deuxime zone de la Barre d'tat. Une bote de dialogue intitule Statistiques indique le nombre de pages, de mots, de caractres, de paragraphes et de lignes : c'est trs pratique si 19
CHAPITRE 1. DCOUVERTE ET LANCEMENT DE WORD vous devez crire un rsum de texte ou un article dont la taille est calibre (voir gure 1.27).
Figure 1.27 Les statistiques du document

Je n'ai aucune icne Statistiques dans la barre d'tat. Comment la faire apparatre ?
Cliquez sur la barre d'tat avec le bouton droit de la souris et slectionnez Statistiques dans le menu contextuel.
Pour avoir des statistiques sur une partie seulement du document, il sut de la slectionner avant de cliquer sur la zone Mots de la Barre d'tat.
Le changement de modes d'achage se fait en cliquant sur une des icnes de mode, dans la partie droite de la Barre d'tat. Si ncessaire, reportez-vous la section intitule Les modes d'achage pour avoir des renseignements complmentaires. Enn, on peut modier le facteur de zoom en agissant sur le curseur ach l'extrme droite de la barre d'tat.
Que de place gche ! On aurait pu mettre plusieurs autres icnes dans la partie centrale de la Barre d'tat !
Rassurez-vous, Microsoft a bien fait les choses. Cliquez du bouton droit sur la Barre d'tat. Un menu semblable celui de la gure 1.28 apparat immdiatement. Les lments prcds d'une coche sont achs dans la Barre d'tat, les autres ne le sont pas. Maintenant, il vous sut de cliquer sur l'lment que vous dsirez ajouter la Barre d'tat dans le menu. Par exemple, pour connatre l'tat de la touche Verr. Maj. , cliquez sur Verr. Maj. L'indication Verr. Maj. est alors ache dans la Barre d'tat quand cette touche est active, comme illustr la gure 1.29. Ou encore, pour faciliter l'accs au correcteur orthographique et grammatical, cliquez sur Vrification de l'orthographe et de 20
Figure 1.28 Le menu contextuel de la Barre d'tat

la grammaire.
Figure 1.29 Cette icne indique l'tat de la touche Verr. Maj.
En rsum
La fentre de l'application est compose de la barre d'outils Accs rapide, du Ruban, de deux rgles, de la zone de saisie et de la barre d'tat. Microsoft propose une page Web ddie pour obtenir les quivalents entre les commandes de Word 2003 et le Ruban de Word 2010. L'cran Backstage donne accs de nombreuses fonctions relatives la gestion du document. On l'ache en slectionnant l'onglet Fichier du Ruban. Word propose cinq modes d'achage pour votre document. Chacun correspond un usage particulier et possde ainsi ses avantages et ses inconvnients.
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22
Chapitre
2
Dicult :
Crer un nouveau document
ous tes maintenant prts crer votre premier document. Word vous invite d'ailleurs le faire ds son ouverture, puisqu'il ache automatiquement une feuille blanche nomme Document1. Mais avant de commencer tapoter sur le clavier, il serait certainement utile de prendre quelques minutes pour apprendre tre ecace dans l'criture d'un document. Vous pourriez aussi tre tents d'utiliser un modle prdni an d'amliorer l'aspect du document. Ce chapitre va vous donner toutes les informations ncessaires pour partir du bon pied. Au l des pages, vous apprendrez galement enregistrer un document, le rouvrir et l'imprimer.
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CHAPITRE 2. CRER UN NOUVEAU DOCUMENT
Avant de commencer - Comment crire un document Word ?

Peut-tre pensez-vous avoir mal lu le titre de cette section. Mais non, vous n'avez pas besoin de nouvelles lunettes ! Nous allons bien parler de la faon d'crire un document Word. J'entends dj certains d'entre vous rtorquer Mais tout le monde sait crire du texte : il sut d'appuyer sur les touches du clavier ! . C'est tout fait exact. Encore faut-il savoir sur quelles touches appuyer. . .
Phase de rexion prliminaire

Assez de mystres, allons droit au but. Comment faites-vous lorsque vous voulez rdiger un document ? Vous vous mettez devant le clavier et vous commencez la saisie ? Je suis sr que la plupart d'entre vous procde ainsi. Pourtant, une phase importante doit prcder l'criture : la rexion. Prenez un peu de temps pour mditer sur ce que vous allez rdiger. Les mots que vous crirez viendront ainsi plus facilement et seront plus justes : comprendre une problmatique, c'est presque l'avoir rsolue. Il en va de mme pour une simple lettre ou un document plus long, un livre par exemple. Lorsque j'cris une nouvelle section dans un livre, je commence toujours par me documenter sur le sujet an d'avoir en tte les direntes facettes du sujet trait puis je laisse passer un peu de temps pour bien digrer tout ce que j'ai lu, vu ou chang. Pendant ce laps de temps, je me fais ma propre ide du sujet et, sans que je ne m'en rende compte, les direntes bribes d'informations se structurent. Une fois devant mon clavier, je me sens l'aise et les mots s'enchanent facilement. Quel que soit le sujet trait, cette technique fonctionne et vous devriez songer l'utiliser. Vous serez certainement surpris du rsultat.
crire au kilomtre
Quand vous crivez un texte, vous le mettez certainement en forme pendant l'criture. Bien que cette faon de procder puisse paratre logique, je vous conseille d'crire votre texte au kilomtre , sans penser sa mise en forme dans un premier temps. En eet, l'criture et la mise en forme d'un texte sont deux choses bien direntes et la deuxime risque fort de vous dtourner de la premire et de vous faire passer ct d'une ide ou d'une tournure de phrase importante. D'autre part, vous serez bien plus ecaces si vous mettez en forme le document d'une seule traite. En particulier, n'utilisez pas de caractres d'espacement pour aligner verticalement des images, tableaux ou autres lments, ou des sauts de ligne conscutifs pour arer le document. Dans la suite de cet ouvrage, vous dcouvrirez des techniques bien plus ecaces, prcises et rapides mettre en uvre. 24
AVANT DE COMMENCER - COMMENT CRIRE UN DOCUMENT WORD ?
Insrer des caractres spciaux

La langue franaise comporte plusieurs caractres accentus qui ne sont pas tous accessibles directement au clavier. Ainsi, les touches , , ou encore n'y gurent pas. Saviez-vous que, dans les codes typographiques franais, on doit en thorie accentuer toutes les capitales ? Ainsi, le mot Epinal doit tre crit pinal . Malheureusement, la lettre n'est pas disponible sur le clavier. Alors, comment faire pour se conformer aux rgles de la langue franaise ? Plusieurs options s'orent vous. Vous pouvez essentiellement utiliser : l'insertion de caractres spciaux de Word ; une combinaison de touches ; un code ASCII ; un remplacement automatique. N'ayez crainte, ces quatre points vont tre expliqus en dtail dans les lignes qui suivent. Poursuivez la lecture et dcouvrez la technique qui vous convient le mieux.
Les caractres spciaux de Word

C'est certainement la faon la plus simple mettre en uvre, du moins tant qu'elle n'est pas utilise trop souvent. Vous verrez en eet qu'elle demande de nombreux clics de souris. 1. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban. 2. Cliquez sur l'icne Symbole dans le groupe Symboles (voir gure 2.1). 3. Si le caractre accentu apparat dans la liste, cliquez dessus. Dans le cas contraire, cliquez sur Autres symboles. La bote de dialogue reprsente la gure 2.2 s'afche. 4. Il ne vous reste plus qu' choisir dans la liste le caractre insrer. Cliquez alors sur Insrer puis sur Fermer 1 .
De trs nombreux caractres sont accessibles dans la bote de dialogue Caractres spciaux. Pour accder un ventail de caractres encore plus large, vous pouvez choisir une autre police dans la liste droulante Police. Essayez en particulier les polices fantaisie Wingdings et Webdings, qui proposent de nombreux caractres peu habituels et souvent intressants, comme illustr la gure 2.3.
Un petit test avant de passer la section suivante. Utilisez la technique qui vient d'tre expose pour insrer les caractres de la gure 2.4 dans un document. Le tlphone est issu de la police Wingdings et le caractre de la police Arial.
1. Le bouton Annuler est renomm Fermer ds que l'on a cliqu sur le bouton Insrer.
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Figure 2.1 Accs aux caractres spciaux
Figure 2.2 Accs tous les caractres spciaux
Figure 2.3 La police Wingdings regorge de caractres dignes d'intrt

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Figure 2.4 Deux caractres spciaux insrer dans votre document

Les combinaisons de touches
La mthode expose dans la section prcdente est certes facile mettre en uvre mais, il faut bien l'avouer, assez lourde . Si l'utilisation de combinaisons de touches du clavier ne vous fait pas peur, cette deuxime technique est faite pour vous. Pour insrer une lettre minuscule avec un accent circonexe, appuyez sur la touche ^ puis sur la lettre concerne. Par exemple, pour crire un , appuyez sur ^ puis sur e . La localisation de ces touches est indique la gure 2.5.
Figure 2.5 Insertion d'un dans le document
Pour acher une lettre minuscule avec un trma, appuyez sur Maj +^ puis sur la lettre concerne. Par exemple, pour crire un , appuyez sur Maj +^ puis sur i , comme illustr la gure 2.6. Comme je vous le disais, mme les majuscules doivent tre accentues. Et devinez quoi ? C'est galement possible avec des combinaisons de touches ! Pour insrer un , appuyez sur Ctrl ' puis sur Maj +E + .
Appuyer sur Ctr ' signie : + 1. Appuyer sur la touche Ctrl et la maintenir enfonce ; 2. Enfoncer puis relcher la touche ' ; . 3. Relcher la touche Ctrl De la mme manire, appuyer sur Maj +E signie :
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1. Appuyer sur la touche Maj et la maintenir enfonce ; 2. Enfoncer puis relcher la touche E ; 3. Relcher la touche Maj .

Cette combinaison de touches est illustre la gure 2.7.

Si vous avez encore du mal a utiliser ces combinaisons, je vous ai concoct une petite vido qui devrait lever tout voile sur le sujet. Accder la vido Code web : 301313 Je suis sr que vous savez maintenant saisir tous les caractres accentus de la langue franaise en utilisant des combinaisons de touches. Mais que diriez-vous d'un tableau rcapitulatif ? C'est vous maintenant. crivez le texte reprsent gure 2.8 dans un document Word en utilisant des combinaisons de touches. 28

Caractre Combinaison de touches

^ puis e Maj + ^ puis i +' Maj + E Ctrl puis + Maj + Alt Gr 7 puis E + Maj + Alt Gr 7 puis A Alt Gr 7 puis Maj +U + Maj + ^ puis A Maj + ^ puis I Maj + ^ puis O ^ puis Maj + U Maj +^ E + Maj + ^ + A Maj + ^ + I Maj + ^ + O Maj + ^ + U + Maj + Ctrl , puis C
Figure 2.8 Saurez-vous insrer ces caractres dans un document ?
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Les codes ASCII

Tous les caractres contenus dans une police sont accessibles en maintenant la touche Alt enfonce et en tapant des chires sur le pav numrique. Ces chires constituent le code ASCII du caractre (voir le tableau ci-dessous).
Pour insrer le caractre
A accent grave majuscule () A accent circonexe majuscule () A trma majuscule () C cdille majuscule () E accent grave majuscule () E accent aigu majuscule () E accent circonexe majuscule () E trma majuscule () I accent circonexe majuscule () I trma majuscule () O accent grave majuscule () O accent circonexe majuscule () O trma majuscule () U accent grave majuscule () U accent circonexe majuscule () U trma majuscule() Si vous n'arrivez rien avec cette solution, vriez :
Taper Alt +
0192 0194 0196 0199 0200 0201 0202 0203 0206 0207 0210 0212 0214 0217 0219 0220
1. Que la touche Verr Num est active. Cela est facile vrier : lorsque vous appuyez sur les touches du pav numrique, les chires correspondants doivent s'acher dans le document. 2. Que vous maintenez la touche Alt enfonce pendant que vous appuyez successivement sur les quatre chires correspondant au caractre.

La touche Verr Num se trouve dans la partie suprieure du pav numrique, droite du clavier. Il s'agit d'une touche bascule qui peut tre active ou inactive ; il sut d'appuyer dessus pour changer son tat. Verr Num est l'abrviation de Verrouillage Numrique . Lorsque cette touche est active, le pav numrique sert saisir des nombres. Lorsqu'elle est inactive, le pav numrique sert dplacer le point d'insertion dans le document.
Un petit exercice pour vous entraner. crivez le texte reprsent gure 2.8 dans un document Word en utilisant des codes ASCII. 30
CRER UN DOCUMENT PARTIR D'UNE FEUILLE BLANCHE
Crer un document partir d'une feuille blanche

Le curseur clignotant n'attend qu'une chose (voir gure 2.9) : que vous tapiez quelques caractres au clavier !
Figure 2.9 vous de jouer !

Si l'angoisse de la feuille blanche vous empche de vous lancer, Microsoft a pens vous en proposant des modles de documents prts l'emploi.
Crer un document partir d'un modle local

Slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban 2 , cliquez sur Nouveau puis sur Exemples de modles, comme illustr la gure 2.10. Plusieurs modles vous sont proposs. Choisissez l'un d'entre eux en vous aidant de la zone d'aperu (voir gure 2.11). Vriez que la case Document, dans la partie infrieure droite de la fentre, est coche puis cliquez sur le bouton Crer pour gnrer le nouveau document. Vous vous retrouvez alors face un document prdni et dj mis en page, comme illustr la gure 2.12. Il ne vous reste plus qu' modier le texte gnrique qui le compose pour obtenir en quelques minutes un document digne d'un professionnel !
2. En d'autres termes, cliquez sur Fichier, dans le coin suprieur gauche de la fentre.
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Figure 2.10 Premire tape dans la cration du document
Figure 2.11 La zone d'aperu donne un avant-got du modle

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Figure 2.12 Le document correspondant au modle a t cr
Crer un document partir d'un modle Oce.com

Les modles proposs par dfaut dans Word couvrent un large ventail de situations, mais vous dsirerez peut-tre accder un plus grand nombre de modles. Dans ce cas, et condition que votre ordinateur soit reli Internet, vous pouvez faire appel au site Oce.com. Slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Nouveau puis choisissez une des catgories sous Modles Office.com (voir gure 2.13). Cliquez par exemple sur la catgorie Calendriers, sur Calendriers 2010, puis choisissez un des modles de calendriers proposs. Ainsi, dans la copie d'cran de la gure 2.14, nous avons choisi Calendrier photo 2010 familial. Cliquez sur Tlcharger, dans la partie infrieure droite de la fentre et patientez jusqu' ce que le modle apparaisse l'cran (voir gure 2.15). Maintenant, il ne vous reste plus qu' personnaliser le calendrier en y insrant des photos et messages personnels. Nous n'en sommes qu'au dbut de cet ouvrage et je suis presque sr que vous ne souponniez pas l'existence de toutes ces possibilits. Poursuivez votre apprentissage : Word est un vrai bonheur pour qui sait s'en servir ! 33
Figure 2.13 Cration d'un document partir d'un modle Oce.com
Figure 2.14 Cration d'un calendrier partir d'un modle Oce.com

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Figure 2.15 Le modle du calendrier a t insr dans le document
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Enregistrer un document
Lorsque vous travaillez dans Word, tout ce que vous faites se trouve dans la mmoire de l'ordinateur. Malheureusement, cette dernire n'est pas permanente. Si vous teignez l'ordinateur, tout votre travail sera perdu. Il est donc ncessaire d'enregistrer rgulirement vos documents sur une mmoire non volatile : le disque dur. Pour enregistrer le document en cours d'dition sur le disque dur, slectionnez l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Enregistrer. Si le document n'a encore jamais t enregistr, une bote de dialogue intitule Enregistrer sous est ache, comme illustr la gure 2.16.
Figure 2.16 La bote de dialogue Enregistrer
sous
Le dossier d'enregistrement propos par dfaut est le dossier Documents mais rien ne vous empche d'en choisir un autre. Le nom du chier propos par dfaut correspond aux premiers mots du document. L encore, rien ne vous empche de choisir un autre nom en modiant le contenu du champ Nom de fichier. Enn, le type du document par dfaut est Document Word (*.docx). Ce type de chiers est apparu avec la suite Oce 2007. Il est intressant plus d'un titre : Le document est compress. Il occupe donc moins d'espace sur le disque, en particulier s'il contient des images, Clip arts 3 et autres lments graphiques. Si le document venait tre dtrior, il serait toujours possible d'en rcuprer certaines parties, par exemple le texte, les tableaux ou encore les images. Ces lments sont en eet automatiquement spars lorsque le chier est stock sur le disque.
3. Les Clip arts sont des dessins et symboles destins illustrer des documents.
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ENREGISTRER UN DOCUMENT Si le document contient une ou plusieurs macros 4 , l'extension du chier 5 devient docm et non docx. Il est donc facile de savoir si un document contient des macros en consultant son extension.
Vous vous demandez peut-tre pourquoi il est important de savoir si le document contient des macros. Eh bien, sachez qu'un tel document est potentiellement dangereux car il peut contenir des instructions qui mettent en danger votre ordinateur. Si vous recevez dans un e-mail un document Word dont l'extension est .docm, assurez-vous, avant de l'ouvrir, que vous connaissez la personne qui vous l'a envoy !
Rendre un document compatible avec les anciennes versions de Word

Il vous arrive peut-tre de partager certains documents avec des personnes qui ne disposent pas de l'application Word 2010 ou 2007 ? Si ces personnes se contentent de visualiser vos documents, il leur sut de tlcharger la visionneuse Word. Tlcharger la visionneuse Code web : 343211 Par contre, si elles doivent modier vos documents, prenez le soin de les enregistrer dans un format plus largement compatible. Cliquez sur Fichier puis sur Enregistrer sous. Dans la bote de dialogue Enregistrer sous, droulez la liste Type et choisissez Document Word 97-2003, comme illustr la gure 2.17. Ainsi vos documents pourront tre ouverts dans Word 97, 2000 ou 2003.

Rendre un document compatible avec un autre traitement de texte

Word 2010 est compatible avec la plupart des traitements de textes actuels. Pour qu'un document Word 2010 soit lisible dans un autre traitement de texte, slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, droulez la liste Type et choisissez le format dsir (voir gure 2.18). Pour information, la plupart des traitement de textes sont compatibles avec les formats .rtf et .doc.
Diuser un document en interdisant toute modication

Vous voulez diuser un document auprs de vos collgues ou sur Internet en interdisant toute modication ? Il existe un format de chier tout fait adapt cette situation : le format PDF. Pour enregistrer le document en cours d'dition au format PDF, slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez
4. Les macros sont de petits programmes qui facilitent les oprations de mise en forme, en particulier dans les documents de grande taille. 5. C'est--dire, la partie qui se trouve aprs le . dans le nom de chier Mon_Document.xxx.
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Figure 2.17 Le document va tre sauvegard au format Word 97-2003
Figure 2.18 De nombreux formats de documents sont proposs par Word

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ENREGISTRER UN DOCUMENT
PDF dans la liste Type et cliquez sur Enregistrer. Le document est immdiatement

enregistr au format PDF. Vos lecteurs pourront le visualiser, au besoin en installant l'application Adobe Reader, librement tlchargeable sur le site d'Adobe. Tlcharger Adobe Reader Code web : 919000
Les personnes possdant l'application Adobe Acrobat Professionnel ou un programme de conversion PDF->DOC seront en mesure de modier vos documents. Le format PDF n'est donc pas inviolable. Il constitue cependant une barrire apprciable qui vous sera peut-tre utile.
Le format PDF n'est pas le seul accessible en lecture seule . Microsoft a galement mis au point un format de chiers du mme ordre : le format XPS. Word 2010 est entirement compatible avec ce format. Pour sauvegarder le document en cours d'dition dans un chier XPS, slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez Document XPS dans la liste Type et cliquez sur Enregistrer. Le document est immdiatement enregistr au format XPS. Pour que vos lecteurs puissent le visualiser, Microsoft .NET Framework 3.0 doit tre install sur leur ordinateur. Si ce n'est pas le cas, ils peuvent se rendre sur la page approprie du centre de tlchargement de Microsoft pour combler cette lacune.

Tlcharger le Framework Code web : 383901
Modier le format d'enregistrement par dfaut

Par dfaut, Word 2010 ou 2007 enregistre vos documents au format .docx s'ils ne contiennent pas de macros, ou au format .docm dans le cas contraire. Si vous le souhaitez, vous pouvez modier le format d'enregistrement par dfaut. Cette possibilit est envisager si vous travaillez essentiellement avec des personnes qui utilisent un traitement de texte non compatible avec les formats .docx/.docm.
Si vous enregistrez un document Word dans un autre format que celui propos par dfaut par Microsoft, il se peut que certaines fonctionnalits avances ne soient plus disponibles. Par exemple, les ligranes, les blocs de construction, le suivi des modications, les macros, les eets sur les images, etc. Si ces lments vous semblent encore abstraits, vous les dcouvrirez dans la suite de cet ouvrage et vous apprcierez les nouvelles perspectives qu'ils orent.
Slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Une bote de dialogue intitule Options Word s'ouvre. Cliquez sur Enregistrement dans le volet gauche puis droulez la liste Enregistrer les fichiers au format suivant : choisissez-y le format qui vous convient (voir gure 2.19). 39
Figure 2.19 Cette bote de dialogue permet de choisir le format d'enregistrement

par dfaut
Enregistrer automatiquement les documents en cours d'dition

Imaginez que vous travailliez sur un document depuis des heures sans avoir pris la prcaution de l'enregistrer sur votre disque dur. Ne riez pas, ce cas est bien plus frquent qu'on pourrait le penser ! Tout coup, une panne de courant ou une micro-coupure provoque l'arrt ou le plantage de l'ordinateur. La perte de donnes engendre peut tre une vraie catastrophe. . . moins que vous n'ayez paramtr Word pour enregistrer automatiquement vos documents ouverts intervalles rguliers. Plus tt vous mettrez en place cette fonctionnalit, plus vite vos documents seront en scurit. Slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Dans le volet gauche de la bote de dialogue Options Word, cliquez sur Enregistrement. Cochez la case Enregistrer les informations de rcupration automatique toutes les et dnissez la priode de l'enregistrement, comme illustr la gure 2.20. Dans le pire des cas, seules les donnes saisies pendant cette priode seront perdues.
Il existe un raccourci-clavier pour enregistrer un document en cours d'dition : + . Ctrl S N'hsitez surtout pas vous en servir, le plus souvent possible (dans la limite du raisonnable, bien sr !).
40
OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT
Figure 2.20 vous de choisir la priode d'enregistrement automatique
Ouvrir un document existant

Les documents crs dans Word doivent tre enregistrs sur le disque dur de l'ordinateur pour rester accessibles lorsque vous en avez besoin. Cette section passe en revue les direntes mthodes qui vous permettront de les rouvrir.
Ouverture avec le menu Dmarrer

Le menu Dmarrer est un emplacement idal pour accder rapidement vos derniers documents Word. Cliquez sur Dmarrer : si l'icne de Word est ache dans la partie gauche du menu, pointez-la pour accder aux derniers documents ouverts, comme illustr la gure 2.21.
Cette technique n'est possible que sous Windows 7. Si vous utilisez Windows Vista ou XP, inutile d'essayer de l'appliquer.
Cette technique est trs ecace si vous ouvrez moins d'une quinzaine de documents par jour. Dans le cas contraire, le document recherch ne gure pas forcment dans la liste par manque de place. Si vous utilisez Windows 7, vous pouvez pingler un document particulirement important vos yeux la liste des documents rcents. Ainsi, il apparatra toujours dans les premires positions de la liste. Pour ce faire, 41
Figure 2.21 Accs aux derniers documents depuis le menu Dmarrer

cliquez sur Dmarrer et pointez l'entre Microsoft Word an d'acher les documents rcents. Faites un clic droit sur l'un d'entre eux et, dans le menu contextuel, slectionnez pingler cette liste (voir gure 2.22).
Figure 2.22 pinglage d'un document

Comme le montre la gure 2.23, les documents pingls apparaissent au-dessus des documents rcents, sous le libell pingl. Si l'icne de Word n'apparat pas dans la partie gauche du menu, cela signie que Word ne fait pas partie des applications utilises le plus frquemment sur votre ordinateur. Qu' cela ne tienne ! Tapez .docx dans la zone de texte Rechercher. Les derniers chiers Word ouverts depuis le dossier Documents apparaissent sous l'intitul Documents. S'ils ont t stocks dans un autre dossier, ils apparaissent sous l'intitul Fichiers, comme illustr la gure 2.24. 42
Figure 2.23 Les documents pingls sont facilement accessibles
Figure 2.24 Accs aux derniers documents

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Si vous avez encore des documents .doc sur votre disque dur, une recherche sur le terme .docx ne permettra pas Windows de les trouver. Par contre, si vous faites une recherche sur le terme .doc, vous obtiendrez les documents d'extension .doc mais aussi ceux d'extension .docx.
Ouverture avec le Ruban

Pour ouvrir un document Word, slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Ouvrir. Une bote de dialogue intitule Ouvrir s'ouvre. Par dfaut, elle donne accs au dossier Documents mais rien ne vous empche de vous dplacer dans un autre dossier. Lorsque le document ouvrir est visible dans la bote de dialogue Ouvrir, faites un double-clic sur son icne pour l'ouvrir dans Word.
Si vos documents Word sont stocks dans un autre dossier que celui propos par dfaut, vous pouvez gagner beaucoup de temps avec la commande Ouvrir en l'tablissant comme dossier par dfaut. Slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Dans la bote de dialogue Options Word, slectionnez l'onglet Enregistrement et dnissez le dossier utiliser par dfaut, comme illustr la gure 2.25.
Figure 2.25 Choix du dossier d'ouverture par dfaut

Validez en cliquant sur OK. Par dfaut, tous les enregistrements 6 et ouvertures 7 de chiers interviendront dans ce dossier. Pour rouvrir un document qui a t cr ou modi rcemment, vous pouvez aussi utiliser le Ruban. Slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Rcent
6. Commande Enregistrer sous de l'onglet Fichier. 7. Commande Ouvrir de l'onglet Fichier.
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OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT dans la partie gauche de la fentre. Comme illustr la gure 2.26, les documents rcents apparaissent dans un ordre chronologique inverse, c'est--dire du plus rcent au plus ancien. Il ne vous reste plus qu' cliquer sur celui que vous voulez ouvrir.
Figure 2.26 La liste des documents rcents par ordre chronologique inverse
Ouverture avec la Barre des tches

Si vous utilisez Windows 7, vous pouvez pingler l'icne de Word dans la Barre des tches pour faciliter son lancement. Cliquez sur Dmarrer, cliquez du bouton droit sur l'icne de Word et cliquez sur pingler la barre des tches dans le menu (voir gure 2.27). Comme le montre la gure 2.28, l'icne de Word est maintenant accessible directement depuis la Barre des tches. En cliquant du bouton droit sur cette icne, vous avez immdiatement accs aux documents ouverts rcemment. Si ncessaire, vous pouvez aussi pingler un document sur l'icne de Word, elle-mme pingle dans la Barre des tches. Pour cela, ouvrez l'Explorateur Windows et dplacez le document concern sur l'icne de Word dans la Barre des tches, comme illustr la gure 2.29. Maintenant, il sut de cliquer du bouton droit sur l'icne de Word pour retrouver le document qui y a t pingl (voir gure 2.30). 45
Figure 2.27 Word est sur le point d'tre pingl la Barre des tches
Figure 2.28 Word est maintenant accessible en un seul clic de souris
Figure 2.29 Un document est sur le point d'tre pingl la Barre des tches
46
Figure 2.30 Le document est accessible dans le menu contextuel de l'icne pingle
Ouverture depuis un e-mail

Si vous recevez un document Word dans un e-mail, vriez que vous connaissez la personne qui vous l'a envoy. Le document pourrait en eet contenir un virus qui menacerait l'intgrit de votre ordinateur. Lorsque vous faites un double-clic sur la pice jointe pour ouvrir le document dans Word, une bande jaune apparat dans la partie suprieure de la fentre : elle vous indique que le chier peut prsenter un risque pour votre ordinateur (voir gure 2.31).
Figure 2.31 Word a dtect une menace potentielle

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CHAPITRE 2. CRER UN NOUVEAU DOCUMENT Dans ce mode d'achage, il est impossible de modier le document et les macros sont dsactives. Si vous tes srs de la provenance et de l'intgrit du chier, cliquez sur Activer la modification. Le bandeau jaune disparat et vous pouvez alors modier le document.
Imprimer un document
Les documents labors dans Word sont souvent faits pour tre imprims. Bien que nous n'ayons pas encore trait la partie mise en forme du document, je vais vous montrer comment imprimer un document an de voir le comportement de Word sur ce point prcis. Si vous tiez habitus une version prcdente de Word, vous avez peut-tre cherch (en vain !) la commande d'aperu avant impression, qui donne un avant-got trs dle de ce que sera la version imprime du document. Eh bien, dans Word 2007 et Word 2010, les commandes d'impression et d'aperu avant impression ont fusionn. Pour accder l'une comme l'autre, slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Imprimer. La fentre de l'application se prsente alors comme la gure 2.32. La partie gauche de la fentre donne accs aux paramtres de l'impression et la partie droite un aperu avant impression encore plus dle que dans les versions prcdentes de Word.
Figure 2.32 L'aperu avant impression de Word 2010

1. Si plusieurs imprimantes sont relies votre ordinateur ou sont accessibles 48
via
IMPRIMER UN DOCUMENT le rseau domestique ou de votre socit, choisissez celle que vous voulez utiliser dans la liste. 2. Indiquez le nombre de copies raliser. 3. Cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression. Bien qu'ils soient plus rarement utiliss que les prcdents, vous disposez aussi des rglages achs sous le libell Paramtres. Comme le montre la gure 2.33, vous pouvez choisir : les pages imprimer, en utilisant la liste droulante Pages : toutes, la page active ou des lments spciques du document 8 ; les pages imprimer en utilisant le champ Pages : tapez par exemple 1; 3; 5-12 pour imprimer les pages 1, 3 et 5 12 ; le mode d'impression : recto ou recto-verso, manuel ou automatique si l'imprimante le permet ; le mode d'assemblage des feuilles, si vous imprimez plusieurs exemplaires du mme document.
Figure 2.33 Rglages complmentaires sous le libell Paramtres

La partie infrieure gauche de la fentre contient des paramtres qui sont gnralement dnis lors de la mise en page du document, en particulier l'orientation, le format et les marges du document. Nous reviendrons en dtail sur ces lments au chapitre 7.
En rsum
Les caractres spciaux sont accessibles en cliquant sur l'icne Symbole, situe sous l'onglet Insertion, dans le groupe Symboles. Les combinaisons de touches sont trs pratiques pour insrer dans un document les caractres accentus (minuscules ou majuscules) de la langue franaise. Les documents Word 2010 et Word 2007 sont par dfaut enregistrs au format .docx. Si ncessaire, vous pouvez choisir un autre format an que le document soit lisible dans un autre traitement de texte. Il est prudent de demander l'enregistrement automatique de vos documents pour viter toute perte de donnes.
8. Les proprits, les marques de rvision ou les styles par exemple.
49
50
Chapitre
3
Dicult :
Dplacements, recherches et remplacements
ant que vous manipulez des documents d'une ou deux pages, les dplacements, recherches et remplacements n'ont que peu d'intrt. Mais imaginez que vous ayez travailler sur un document d'une centaine, voire d'un millier de pages ! Dans ce cas, il est impratif de savoir utiliser les direntes techniques de dplacement et de recherche/remplacement. Vous pouvez par exemple souhaiter atteindre rapidement un passage donn, une page, une gure ou un autre lment, ou encore pour eectuer un remplacement global. Si ces techniques ne vous sont pas familires, ce chapitre est fait pour vous. Toutes les techniques permettant de se dplacer dans un document, d'eectuer des slections, des recherches et des remplacements y sont passes en revue.
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CHAPITRE 3. DPLACEMENTS, RECHERCHES ET REMPLACEMENTS
Se dplacer dans un document

Selon vos prfrences, mais aussi en fonction du type de dplacement eectuer, vous utiliserez le clavier, la souris, le cliquer-taper, la fonction Atteindre ou la fonction Slectionner l'objet parcouru de Word. Avant tout, commencez par tlcharger le chier d'exemple et ouvrez-le dans Word. Tlcharger le chier Code web : 107074

Avec le clavier
La partie droite du clavier comporte plusieurs touches de dplacement qu'il est important de connatre pour bien utiliser Word. Les touches ches, en rouge sur la gure 3.1, dplacent le point d'insertion d'une ligne vers le haut, d'une ligne vers le bas, d'un caractre vers la gauche et d'un caractre vers la droite. Les touches Page Prc 1 et Page Suiv 2 , en mauve sur la gure 3.1, dplacent le point d'insertion d'une page vers le haut et d'une page vers le bas. Enn, les touches Origine et Fin 3 , en orange sur la gure 3.1, dplacent le point d'insertion au dbut et la n de la ligne courante. Comme vous le constatez sur la gure, ces touches sont dupliques. Elles peuvent tre utilises indiremment depuis le pav qui est ddi, ou bien depuis le pav leur numrique condition que la touche Verr Num 4 ne soit pas active.
Figure 3.1 Les touches de dplacement du pav numrique

Les touches de dplacement du clavier sont trs utiles. Cependant, je vous conseille
1. 2. 3. 4. Aussi appele PgUp ou Page Up . Aussi appele PgDn ou Page Down . Aussi appeles, respectivement, Home et End . Parfois aussi appele Num Lock .
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SE DPLACER DANS UN DOCUMENT de complter leur connaissance par quelques raccourcis clavier qui vous feront gagner beaucoup de temps.
Raccourci
Ctrl Ctrl Ctrl Ctrl Ctrl Ctrl Ctrl Ctrl
Dplacement D'un mot vers la gauche + Gauche + Droite D'un mot vers la droite D'un paragraphe vers le haut + Haut + Bas D'un paragraphe vers le bas + Origine Au dbut du document + Fin la n du document + Alt + Page Prc Avant le premier caractre de la page Page Suiv Aprs le dernier caractre de la page + Alt +
Avec la souris
Les dplacements la souris sont lmentaires : il sut de cliquer l'endroit que vous dsirez atteindre, au besoin en utilisant la barre de dlement vertical pour dplacer la zone de visualisation dans le document et, ainsi, acher la zone atteindre (voir gure 3.2).
Figure 3.2 Dplacement la souris

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Avec la fonctionnalit Cliquer-taper

La fonctionnalit cliquer-taper est une petite merveille ! Grce elle, il vous sut de faire un double-clic un endroit inoccup du document pour y positionner le point d'insertion. Comme illustr la gure 3.3, les sauts de lignes et tabulations ncessaires sont gnrs automatiquement. Cette possibilit est en particulier trs pratique pour saisir des lettres.
Figure 3.3 La fonctionnalit Cliquer-taper gnre les sauts et tabulations ncessaires

Dans cette copie d'cran, le mode Acher tout a t activ en cliquant sur l'icne Afficher tout du Ruban, dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban (voir gure 3.4). Ceci an de mettre en vidence les sauts de lignes et la tabulation gnrs par la fonctionnalit cliquer-taper.
Figure 3.4 L'icne Afficher
tout
Avec la fonction Atteindre

Pour atteindre rapidement une page, une ligne, un tableau, un graphisme, une quation, etc., rien de tel quela fonction Atteindre. Pour y accder, appuyez simplement sur la touche de fonction F5 Comme illustr la gure 3.5, cette action ache la bote de . dialogue Rechercher et remplacer, avec l'onglet Atteindre slectionn. 54
SE DPLACER DANS UN DOCUMENT
Figure 3.5 La bote de dialogue Rechercher
et remplacer
Choisissez un lment dans la liste Atteindre, entrez une valeur dans le champ Numro correspondant et cliquez sur Suivant. Voici quelques exemples. Pour atteindre : la page 2, slectionnez Page, tapez 2 et cliquez sur Suivant ; la deuxime image, slectionnez Graphisme, tapez 2 et cliquez sur Suivant.
Avec l'icne Slectionner l'objet parcouru

L'icne Slectionner l'objet parcouru (voir gure 3.6) est une variante intressante de la fonction Atteindre. Cette icne se trouve dans la partie infrieure droite de la fentre de Word.
Figure 3.6 Cette icne est trs pratique

Lorsque vous cliquez sur l'icne Slectionner l'objet parcouru, plusieurs choix vous sont proposs, comme illustr la gure 3.7. Supposons que vous vouliez naviguer de titre en titre dans le document. Cliquez sur l'icne Titre. Le pointeur se positionne sur le prochain titre, c'est--dire sur le prochain paragraphe dont le style est Titre 1, Titre 2, Titre 3, Titre 4, Titre 5 ou Titre 6. Parfait. Mais maintenant, comment atteindre le prochain niveau de titre ? Vous avez une ide ? Regardez d'un peu plus prs les lments autour de l'icne Slectionner l'objet parcouru. Vous verrez deux petites icnes en forme de doubles chevrons. Pointez l'icne infrieure : l'info bulle indique Titre suivant. Il sut donc de cliquer dessus pour atteindre le titre suivant (voir gure 3.8). Vous l'aurez compris, l'icne suprieure permet quant elle d'atteindre le titre prcdent. Bien videmment, la fonction de ces icnes change en fonction de l'lment 55
Figure 3.7 Les icnes accessibles via Slectionner
l'objet parcouru
Figure 3.8 L'accs au titre suivant est immdiat
56
SLECTIONS DANS LE DOCUMENT slectionn suite au clic sur Slectionner l'objet parcouru.
Toutes ces techniques de dplacement sont-elles utiles ?

Eh bien, du moins faut-il savoir qu'elles existent. Chacune excelle dans son domaine d'action. chacun de trouver les techniques qui lui seront le plus utiles.
Slections dans le document

Qu'il s'agisse de caractres, de blocs de texte, d'images, de tableaux ou d'autres objets, pour mettre en forme un lment, il doit en gnral tre pralablement slectionn. Il est donc trs important de savoir slectionner des lments dans un document. Mais pas de panique, nous allons le faire ensemble ! Tlchargez le chier selections.docx et ouvrez-le dans Word. Tlcharger le chier Code web : 356489
Slectionner du texte avec la souris

Pour slectionner du texte, la souris est le priphrique auquel on pense tout de suite, mme s'il n'est pas toujours le plus ecace ni le plus prcis. Voici quelques exemples de slection : Un mot : double-clic sur le mot. Une ligne : clic en face de la ligne, dans la marge gauche du document. Un paragraphe : double-clic en face du paragraphe, dans la marge gauche du document. Tout le document : triple-clic dans la marge gauche du document. La marge gauche du document se trouve gauche du texte, comme illustr la gure 3.9. Pour slectionner un bloc de texte d'un autre type, cliquez au dbut de la slection, maintenez le bouton gauche de la souris enfonc et dplacez la souris vers la n du bloc slectionner (voir gure 3.10).
Slectionner du texte avec le clavier

Le clavier est un autre priphrique de choix pour slectionner du texte. Il se rvlera terriblement ecace si vous prenez le temps d'apprendre quelques raccourcis clavier, que vous trouverez dans le tableau ci-aprs. 57
Figure 3.9 La marge gauche du document
Figure 3.10 Slection d'un bloc de texte quelconque

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SLECTIONS DANS LE DOCUMENT
Raccourci
Maj + Droite Maj + Gauche Maj + Haut Maj + Bas Maj + Origine Maj + Fin Maj + Page Prc Maj + Page Suiv Maj + Ctrl + Droite Maj + Ctrl + Gauche Maj + Ctrl + Haut Maj + Ctrl + Bas Maj + Ctrl + Origine Maj + Ctrl + Fin Ctrl + A
Slection
Le caractre droite du point d'insertion Le caractre gauche du point d'insertion Une ligne vers le haut Une ligne vers le bas Du dbut de la ligne au point d'insertion Du point d'insertion la n de la ligne Du dbut de la page au point d'insertion Du point d'insertion la n de la page Du point d'insertion la n du mot Du dbut du mot au point d'insertion Du dbut du paragraphe au point d'insertion Du point d'insertion la n du paragraphe Du dbut du document au point d'insertion Du point d'insertion la n du document Tout le document
Pourquoi s'embarrasser l'esprit avec des techniques de slection souris ET clavier ?

Ces techniques semblent quivalentes et faire double emploi. Pourtant, il n'en est rien : selon la position du pointeur de la souris et celle du point d'insertion, la slection peut se rvler plus confortable la souris ou au contraire, au clavier. Ici encore, c'est chacun de trouver chaussure son pied et de privilgier une technique ou une autre. Imaginons que vous ayez un document de 30 pages. Pour en slectionner l'intgralit avec la souris, vous allez mettre plusieurs secondes. Avec votre clavier, une fraction de seconde va sure !
Slectionner une bande de texte verticale

Il arrive parfois que l'on doive slectionner une bande de texte verticale sans y inclure les donnes avoisinantes. Que vous utilisiez la souris ou le clavier, les techniques exposes dans les sections prcdentes ne fonctionnent pas. Par exemple, dans la gure 3.11, les donnes sont rparties sur deux colonnes spares par des tabulations. Comment slectionner uniquement les villes comprises entre Nice et Le Havre ? Si l'on essaye les techniques de slection traditionnelles, les donnes numriques sont incluses dans la slection, comme illustr la gure 3.11. Il faut donc envisager une autre approche. Cliquez gauche de Nice, maintenez la touche Alt enfonce, maintenez le bouton gauche de la souris enfonc et dplacez la 59
Figure 3.11 Les techniques traditionnelles de slection sont inecaces

souris droite de Le Havre. Relchez le bouton gauche de la souris et la touche Alt . Comme le montre la gure 3.12, seules les donnes texte comprises entre Nice et Le Havre sont slectionnes.
Figure 3.12 Slection d'une bande de texte verticale

60
SLECTIONS DANS LE DOCUMENT
La slection d'une bande de texte verticale est d'autant plus simple mettre en uvre que les donnes slectionner sont spares horizontalement par des tabulations, ou utilisent une police dans laquelle chaque caractre a la mme largeur : Courier New par exemple.
Slectionner un objet graphique

Pour slectionner une image ou un autre objet graphique 5 , il sut de cliquer dessus. Les taquets de redimensionnement, achs autour de l'objet, indiquent qu'il est slectionn (voir gure 3.13).
Figure 3.13 L'image est slectionne

Les slections dans un tableau sont un peu particulires. Elles reposent sur l'utilisation de zones de slection, invisibles dans le tableau mais reconnaissables l'aspect du pointeur de la souris. Ces zones de slection sont illustres la gure 3.14.
Pour faire apparatre l'icne qui permet de slectionner la totalit du tableau, il sut de placer le pointeur sur le tableau.
Comme illustr la gure 3.15, lorsque le pointeur est plac dans une zone de slection, il prend une autre forme. Cliquez pour slectionner la cellule, la ligne ou la colonne ainsi dsigne.
La gure 3.15 est un montage qui met vidence les trois zones de slection. Cette gure ne correspond bien videmment pas une situation relle.
5. Par exemple une forme, un objet SmartArt, un graphique, un objet WordArt, etc.
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Figure 3.14 Les zones de slection d'un tableau
Figure 3.15 Formes du pointeur dans les zones de slection

62
RECHERCHES ET REMPLACEMENTS
Recherches et remplacements
Les fonctions de recherche et de remplacement de Word sont trs puissantes. Que les lments remplacer n'apparaissent qu'en nombre limit ou plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de fois, Word sera mme d'accomplir dans les plus brefs dlais les recherches/remplacements que vous lui conerez. . . Pour vous entraner tout au long de cette section, tlchargez un extrait de Candide (Voltaire) puis ouvrez-le dans Word. Tlcharger le chier Code web : 908804

Le volet de navigation
Le volet de navigation (voir gure 3.16) est une nouveaut d'Oce 2010. Son but : faciliter la recherche de texte dans les documents en proposant une approche alternative celle qui avait cours jusqu' la version 2007 de Word. Pour accder ce volet, basculez sur l'onglet Affichage dans le Ruban et cochez la case Volet de navigation dans le groupe Afficher.
Figure 3.16 Le volet de navigation

Entrez le texte recherch dans le champ contenant, par dfaut, le texte Rechercher un document. Si une ou plusieurs correspondances sont trouves, elles apparaissent dans le volet de navigation et le texte est surlign en jaune dans le document, comme illustr la gure 3.17. Entranez-vous vous dplacer vers tous les mots baron du document tlcharg en dbut de section. Vous pouvez vous dplacer d'une correspondance l'autre en utilisant les ches du volet de navigation ou directement, en cliquant sur les extraits de texte qui y sont 63
Figure 3.17 Plusieurs correspondances ont t trouves
64
RECHERCHES ET REMPLACEMENTS achs. Je ne sais pas si vous avez remarqu que le volet de navigation contient trois onglets : ceux-ci permettent d'acher les niveaux de titres ou encore les pages concerns par les correspondances trouves, comme illustr la gure 3.18.
Figure 3.18 Les onglets du volet de navigation

Dplacez-vous sur les dirents mots baron en utilisant les trois onglets du Volet de navigation.
Recherche avance
Si vous avez connu les anciennes versions de Word, vous vous demandez peut-tre o sont passes les fonctionnalits de recherche avance. Comme le montre la gure 3.19, ces dernires sont maintenant accessibles travers le menu du champ Rechercher un document du volet de navigation. Slectionnez Options et vous pourrez indiquer si la recherche doit tenir compte de la casse 6 des caractres, ne concerne que les mots entiers, ou si les marques de ponctuation doivent tre ignores (voir gure 3.20). J'imagine la perplexit de certains d'entre vous devant ce que peuvent bien tre les caractres gnriques. Je rpondrai cette question en utilisant un exemple. Imaginez que vous recherchiez les mots rame, rase et rave. Vous pouvez faire une recherche sur le premier mot, puis sur le deuxime, puis sur le troisime, mais il y a mieux faire : en utilisant un caractre gnrique, une seule recherche sut. Tapez ra?e dans le champ Rechercher un document. Les trois mots sont maintenant recherchs dans le
6. C'est--dire des majuscules et des minuscules.
65
Figure 3.19 La recherche avance n'a pas disparu de Word 2010
Figure 3.20 Les options de la recherche avance
66
RECHERCHES ET REMPLACEMENTS document, ainsi que toutes les autres variantes quatre lettres dont les deux premires sont r et a et la dernire est e . Faites vos essais dans le texte tlcharg en dbut de section. Un deuxime caractre gnrique se rvle digne d'intrt : l'astrisque. Il remplace un nombre quelconque de caractres (zro, un ou plusieurs). Ainsi, si vous faites une recherche sur le terme ra*, les mots rame, rase et rave seront slectionns, mais aussi les mots ralentir, ravin, Rastapopoulos et tous les autres qui commencent par les lettres r et a . Le menu du champ Rechercher un document donne galement accs la bote de dialogue Rechercher et remplacer. La bote de dialogue Rechercher et remplacer (voir gure 3.21) n'ore rellement d'intrt que si vous cliquez sur Plus. Cette action agrandit la bote de dialogue et donne accs de nouveaux contrles. Vous devriez en particulier accorder toute votre attention au bouton Format, dans la partie infrieure droite de la bote de dialogue. Comme illustr dans la gure 3.22, ce bouton vous permet de rechercher des textes en fonction de leur police, de leur format de paragraphe, de leur style, etc.
et remplacer
Imaginez par exemple que vous recherchez le mot dans de style Titre 2. Tapez dans dans le champ Rechercher, cliquez sur Format puis sur Style, choisissez le style Titre 2 et cliquez enn sur Suivant : vous atteignez la prochaine occurrence du mot dans de style Titre 2. Je suis bien conscient que j'aborde des sujets un peu trop avancs ce stade du livre. C'est pourquoi nous n'irons pas plus loin. . . pour l'instant ! Cependant, rien ne vous empche de vous entraner sur cet exemple prcis en utilisant le document tlcharg au dbut de cette section.
La recherche par l'intermdiaire de la bote de dialogue Rechercher et remplacer s'eectue depuis la position du point d'insertion jusqu' la n du document.
Recherche au clavier
Les amateurs de raccourcis clavier (et d'ecacit !) apprcieront, j'en suis sr, ces quelques techniques impliquant le clavier. Pour accder au volet Navigation, appuyez 67
Figure 3.22 Le bouton Format donne accs des options trs intressantes
68
RECHERCHES ET REMPLACEMENTS sur Ctrl + F Le champ Rechercher un document est en surbrillance. Il ne vous . reste plus qu' entrer le terme recherch. On accde automatiquement la premire occurrence de ce terme. Appuyez sur la touche Entre ou utilisez le raccourci Maj + F4 pour atteindre la prochaine occurrence.

Remplacements
Pour remplacer un texte par un autre, vous utiliserez le volet Remplacer de la bote de dialogue Rechercher et remplacer. Pour y accder, cliquez sur l'icne Remplacer, dans groupe Modification de l'onglet Accueil du Ruban, ou appuyez sur Ctrl le + H Entrez le mot recherch dans le champ Rechercher et le mot de remplacement . dans le champ Remplacer par puis cliquez sur : Remplacer pour vous positionner sur la premire occurrence du texte recherch. Cliquez nouveau sur Remplacer pour lui substituer le texte de remplacement et vous positionner sur la prochaine occurrence du mot recherch. Remplacer tout pour substituer le texte de remplacement toutes les occurrences du texte recherch. Suivant pour atteindre la prochaine occurrence du texte recherch. Annuler pour fermer la bote de dialogue Rechercher et remplacer. Dans la gure 3.23 par exemple, le mot rehercher sera remplac par le mot rechercher :
Figure 3.23 Toutes les informations requises sont saisies dans la bote de dialogue
Rechercher et remplacer
Si ncessaire, cliquez sur Plus pour agrandir la bote de dialogue Rechercher et remplacer. Vous pouvez maintenant accder : aux options de recherche avance, telles que Respecter la casse, Mot entier, etc. aux options de format, telles que Police, Paragraphe, Tabulations, etc. Par exemple, pour rechercher le mot baron en police Times New Roman et le remplacer par Baron en police Arial, procdez comme suit : 1. Tapez baron dans le champ Rechercher, cliquez successivement sur Plus > Format > Police et choisissez la police Times New Roman. 69
CHAPITRE 3. DPLACEMENTS, RECHERCHES ET REMPLACEMENTS 2. Tapez Baron dans le champ Remplacer par, cliquez successivement sur Format > Police et choisissez la police Arial. 3. Cochez la case Respecter la casse. Si vous avez suivi ces trois tapes, la bote de dialogue Rechercher et remplacer devrait ressembler la gure 3.24.
Figure 3.24 Vous n'tes plus qu' un clic du remplacement

Entranez-vous eectuer ce remplacement sur le document tlcharg en dbut de section.
En rsum
Pour vous dplacer dans un document, vous pouvez utiliser les touches du pav numrique, des raccourcis clavier, la souris, la fonctionnalit cliquer-taper, la fonction Atteindre ou l'icne Slectionner l'objet parcouru. La slection d'une bande de texte verticale se fait en combinant les actions de la touche Alt du clavier et de la souris. Pour slectionner un objet graphique, il sut de cliquer dessus. Les slections dans un tableau sont un peu particulires. Elles reposent sur l'utilisation de zones de slection, reconnaissables l'aspect du pointeur de la souris. Les recherches simples se font dans le volet Navigation. Si elles sont plus complexes, vous utiliserez la bote de dialogue Rechercher et remplacer. Enn, les recherches avec remplacement se font dans la bote de dialogue Rechercher et remplacer, sous l'onglet Remplacer.
70
Chapitre
4
Dicult :
Mise en forme du texte et des paragraphes
rrivs ce point, vous savez rdiger un document, partir d'une feuille vide ou en utilisant un modle, l'enregistrer au format adquat, faire des slections, recherches et remplacements. Nous allons maintenant nous intresser la mise en forme des lments textuels. Dans ce chapitre, vous apprendrez exploiter les diverses techniques de mise en forme du texte et des paragraphes, en utilisant le Ruban ou le clavier. Vous dcouvrirez galement quel point la rgle horizontale peut se rvler prcieuse, en particulier pour raliser des alignements verticaux ou mettre en place des retraits de paragraphes. Enn, vous apprendrez crer des listes puces et des listes numrotes. la n du chapitre, vous saurez mme rednir les puces et les numros, au cas o ceux proposs par dfaut ne sont pas votre got.
71
CHAPITRE 4. MISE EN FORME DU TEXTE ET DES PARAGRAPHES
Les niveaux hirarchiques d'un document

Tous les lments insrs dans un document ne se trouvent pas au mme niveau hirarchique. Eh oui, ici aussi il y a des chefs. Il faudra vous y faire ! Les documents sont organiss suivant quatre niveaux hirarchiques : caractre, paragraphe, page et section. Quel est, d'aprs vous, le niveau hirarchique le plus lev, c'est--dire celui qui impose ses paramtres tous autres niveaux ? Le niveau section, bien entendu ! Pour tous ceux qui n'ont jamais entendu parler des sections, ni des autres niveaux hirarchiques de Word d'ailleurs, voici quelques informations pour vous aider y voir plus clair. Le niveau : Caractre concerne tous les caractres, mots et lignes de texte du document. Il est utilis pour dnir la police, la taille, la couleur et d'autres attributs de texte. Paragraphe s'applique tous les paragraphes du document, c'est--dire aux blocs de texte qui se terminent par un retour la ligne volontaire. Il permet de dnir l'espacement entre les paragraphes et entre les lignes, le style, le retrait, la trame d'arrire-plan, la bordure et d'autres paramtres complmentaires. Page concerne les pages du document. Il sert dnir les marges, l'orientation, les colonnes, les bordures, les thmes, les en-ttes et pieds de pages, ainsi que d'autres paramtres qui agissent sur les pages du document. Section permet de diviser le document en plusieurs parties, chacune pouvant possdier une mise en page qui lui est propre. Dans ce chapitre, nous allons nous intresser aux deux premiers niveaux.
Mise en forme du texte

La mise en forme du texte se fait gnralement dans le Ruban. Cependant, dans un souci d'ecacit, vous pouvez galement choisir de mmoriser quelques raccourcis clavier. Cette alternative est d'autant plus apprciable si les documents mis en forme sont longs ou complexes. vous de trouver un juste milieu entre le Ruban et le clavier. . .
Quelle que soit la technique utilise, la mise en forme au niveau caractre concerne toujours le bloc de texte slectionn.
Mise en forme du texte avec le Ruban

Sous l'onglet Accueil du Ruban, le groupe Police donne accs aux principaux outils de mise en forme au niveau texte (voir gure 4.1). Ce groupe contient direntes icnes rparties sur deux lignes. En haut, de gauche droite : Police, Taille de police, Agrandir la police, Rduire la police, Modifier la casse et Effacer la mise en forme. 72
MISE EN FORME DU TEXTE
Figure 4.1 Le groupe Police de l'onglet Accueil

En bas, de gauche droite : Gras, Italique, Soulign, Barr, Indice, Exposant, Effets de texte, Couleur de surbrillance du texte et Couleur de police. La plupart des icnes ont une fonction sans quivoque. Prcisons tout de mme que : L'icne Supprimer la mise en forme supprime la plupart des attributs de texte tels que police, taille de caractres, gras, italique, soulign et couleur de police. Notez cependant que la couleur de surbrillance est conserve (voir gure 4.2). L'icne Effets de texte applique un eet typographique la slection (voir gure 4.3) :
Figure 4.2 Suppression de la mise en forme

La gure 4.4 reprsente un mme texte avant puis aprs l'application d'un eet typographique 1 . La partie infrieure du menu Effets de texte permet de choisir prcisment la couleur, l'ombrage, la rexion et la lumire appliqus par l'eet. Je vous suggre de passer un peu de temps avec ces options pour avoir une ide plus prcise des possibilits qu'elles vous orent. Pour prvisualiser l'eet d'une option, il sut de la pointer avec la souris. Dans la gure 4.5 par exemple, nous modions la couleur de l'eet en utilisant une des couleurs proposes sous l'entre Plan. titre d'exemple, supposons que vous vouliez crer l'eet reprsent la gure 4.6. Comment vous y prendriez-vous ? 1. crivez Un eet typographique (peu importe la casse des caractres). 2. Slectionnez ce texte et appliquez-lui le dernier eet (colonne 5, ligne 4) du menu Effets de texte.
1. Ici, c'est l'eet situ ligne 3 et colonne 2 qui a t choisi.
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Figure 4.3 Les eets typographiques de l'icne Effets
de texte
Figure 4.4 Les eets typographiques changent radicalement l'allure du texte
Figure 4.5 Modication de la couleur de l'eet

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Figure 4.6 Saurez-vous reproduire cet eet ?

3. Cliquez sur Effets de texte, pointez Plan et cliquez sur la couleur rouge. 4. Cliquez sur Effets de texte, pointez Rflexion et cliquez enn sur Pleine rflexion, dcalage 8 points. 5. Pour nir, cliquez sur Effets de texte, pointez Lumire et choisissez Orange accentuation 6, 11 points. Si vous vous sentez l'me crative, Word va permettre au graphiste qui dort en vous de s'exprimer en dnissant vos propres eets la main . Entrez quelques mots, slectionnez-les, cliquez sur la che droite de l'icne Couleur de police, pointez l'entre Dgrad et cliquez sur Plus de dgrads. Cette commande donne accs la bote de dialogue Effets de mise en forme d'un texte (voir gure 4.7), dans laquelle vous pourrez dnir prcisment tous les eets souhaits : Remplissage du texte : couleur ou dgrad de remplissage du texte ; Contour du texte : trait plein, dgrad ou aucun contour ; Style de mode plan : style de ce texte lors de l'achage en mode Plan ; Ombre : ombrage du texte, prdni ou paramtr manuellement ; Rflexion : rexion du texte, prdnie ou paramtre manuellement ; clat des contours adoucis : paramtrage des contours ; Format 3D : dnition d'un biseau, d'une profondeur et d'un eet de surface sur le texte. La gure 4.8 donne un exemple de ce que vous pourrez raliser avec cette bote de dialogue. Ici, la police utilise est Ravie, en corps 72. Dans la partie infrieure droite du groupe Police, une petite icne donne accs la bote de dialogue Police (voir gure 4.9). Cette bote de dialogue reprend les rglages du groupe Police et les complte en proposant : plusieurs types et couleurs de soulignement ; les attributs barr double, petites majuscules, majuscules et masqu ; une zone d'aperu ; un accs la bote de dialogue Effets de mise en forme d'un texte. La bote de dialogue Effets de mise en forme d'un texte, quant elle, permet d'accder prcisment aux paramtres de mise en forme typographiques (voir gure 4.10).
Vous utiliserez ces deux botes de faon ponctuelle, pour appliquer des rglages qui ne sont pas accessibles directement depuis le Ruban.
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Figure 4.7 Personnalisation de la mise en forme du texte
Figure 4.8 Un exemple de personnalisation de la mise en forme du texte
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Figure 4.9 La bote de dialogue Police
Figure 4.10 Personnalisation des eets de mise en forme

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Mise en forme du texte avec le clavier

Si l'utilisation de raccourcis clavier ne vous rebute pas, je vous conseille de mmoriser quelques-uns des raccourcis prsents dans le tableau suivant. Vous vous rendrez vite compte quel point ils sont rapides et puissants.
Eet
Changer la police Changer la taille de la police Augmenter la taille de la police d'un point Diminuer la taille de la police d'un point Majuscule Gras Soulign Double soulign Italique Petites majuscules Indice Exposant
Raccourci
Maj Ctrl + Maj Ctrl + Maj Ctrl + Ctrl + < Maj Ctrl + Ctrl + G Ctrl + U Alt + Ctrl Ctrl + I Maj Ctrl + Ctrl + = Maj Ctrl +
+ + + A
+ + + U K
P E <
Rgles et tabulations
Bien qu'elles souvent mal utilises ou parfois mme ignores, les rgles et les tabulations reprsentent des outils de choix pour peauner la mise en page d'un document.
Pour suivre les techniques exposes dans cette section, je vous conseille de tlcharger le document regles.docx puis de l'ouvrir dans Word.
Tlcharger le chier Code web : 779683

quoi servent les rgles ?

Les rgles sont aches dans les parties gauche et suprieure du document en mode d'achage Page. Elles permettent de visualiser les lments qui composent le document, tels qu'ils seront imprims (voir gure 4.11). L'importance de cette fonctionnalit devient vite vidente lorsque l'on doit positionner horizontalement ou verticalement certains lments sur une page. Imaginez par exemple que vous cherchiez rdiger une lettre comportant l'adresse de votre contact et destine tre expdie dans une enveloppe fentre, comme illustr la gure 4.12. 78
RGLES ET TABULATIONS
Figure 4.11 Les rgles
Figure 4.12 La position de l'adresse doit correspondre la fentre de l'enveloppe

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CHAPITRE 4. MISE EN FORME DU TEXTE ET DES PARAGRAPHES Imaginez encore que vous deviez raliser un document publicitaire trois volets, aussi appel triptyque . Les lments doivent tre parfaitement positionns dans les trois zones rectangulaires sous peine de se trouver en plein milieu d'une pliure. Eh bien grce aux rgles, rien de plus simple ! Les exemples ne manquent pas et je suis sr que vous comprenez mieux l'importance des rgles. Vous pouvez trs bien vous en passer. . . jusqu'au jour o elles seront indispensables pour un document dont la mise en page doit tre millimtre.
Acher ou cacher les rgles

Si les rgles ne sont pas apparentes, slectionnez l'onglet Affichage dans le Ruban et cochez la case Rgle dans le groupe Afficher. Il sut bien entendu de dcocher cette mme case pour faire disparatre les rgles.
Des tabulations, pour quoi faire ?

Les rgles ne servent pas qu' prvisualiser la position des lments sur les pages : elles sont galement trs utiles pour rgler des tabulations. Je serais curieux de savoir combien d'entre vous, chers lecteurs, pensent qu'il sut d'utiliser des espaces pour aligner verticalement plusieurs donnes textuelles. Une grande majorit certainement. . . Dans l'exemple qui suit, des donnes textuelles sont alignes visuellement en insrant plusieurs espaces. Tout semble bien se passer jusqu' ce que l'on dcide de changer la graisse des caractres en cliquant sur l'icne Gras du Ruban ou que l'on choisisse une autre police (voir gure 4.13) !
Dans cette copie d'cran, les espaces et sauts de la ligne ont t mis en vidence en cliquant sur l'icne Afficher tout (groupe Paragraphe, onglet Accueil du Ruban). Mais alors, est-il possible d'viter ce problme ?
Oui bien sr. . . en utilisant des tabulations. Dans l'exemple prcdent, chaque srie d'espaces a t remplace par une tabulation. Pour cela, nous avons tour tour s lectionn chaque suite d'espaces puis appuy sur la touche Tab du clavier, comme illustr la gure 4.14. La gure 4.15 reprsente le rsultat. Ici encore, nous avons cliqu sur l'icne Afficher tout des ns de dmonstration. Je sens que vous n'tes pas convaincus du rsultat. Eh bien, slectionnez la totalit du texte et cliquez sur la rgle horizontale, aux alentours des 4 centimtres. Comme le montre la gure 4.16, les donnes sont maintenant alignes verticalement. 80
Figure 4.13 L'alignement vertical n'est pas respect
Figure 4.14 La touche Tab du clavier

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Figure 4.15 Les sries d'espaces ont t remplaces par des tabulations
Figure 4.16 L'alignement vertical est parfait

Maintenant, changez la graisse et la police du bloc de texte. Comme le montre la gure 4.17, les donnes sont toujours alignes.
Figure 4.17 La graisse et la police ont t modies

Les plus observateurs d'entre vous auront certainement remarqu qu'aprs le changement de police, le nombre de ventes des cartes graphiques n'est pas align avec les autres donnes numriques. Ceci est d la position de la tabulation. Slectionnez le bloc de texte avant de dcaler la tabulation d'un centimtre vers la droite en utilisant la technique de glisser-dposer de Windows et le problme est rgl (voir gure 4.18). Par dfaut, les tabulations sont alignes gauche. Cela signie que le texte qui suit la tabulation vient s'y caler par son ct gauche. Parfois, il est prfrable d'utiliser d'autres types de tabulations. Dans l'exemple de la gure 4.19, quel type de tabulation vous semble le plus appropri ? 82
Figure 4.18 Maintenant, l'alignement vertical est parfait
Figure 4.19 Plusieurs types de tabulations peuvent tre utiliss
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CHAPITRE 4. MISE EN FORME DU TEXTE ET DES PARAGRAPHES Les tabulations avec alignement dcimal sont certainement les mieux adaptes ce cas prcis car les sommes en euros apparaissent clairement, indpendamment du nombre de dcimales. Dans d'autres situations, les tabulations gauche, droite ou centres pourront davantage mettre en valeur les donnes. vous de vous adapter en fonction du contexte. J'allais oublier quelque chose d'essentiel. . . Pour choisir le type d'une tabulation, vous devez cliquer autant de fois que ncessaire sur l'icne situe gauche de la rgle horizontale puis cliquer sur la rgle l'endroit o vous voulez positionner la tabulation, comme indiqu la gure 4.20.
Figure 4.20 Insertion d'une tabulation dans le document

Avant de clore cette section sur les tabulations, je voudrais vous prsenter un dernier dtail, qui peut parfois se rvler bien utile. Si vous faites un double-clic sur la rgle, une bote de dialogue intitule Tabulations s'ouvre (voir gure4.21). Vous pouvez l'utiliser pour dnir plusieurs tabulations d'une seule traite.
Figure 4.21 La bote de dialogue Tabulations

Entrez la position de la premire tabulation dans le champ Position, slectionnez le type d'alignement souhait puis cliquez sur Dfinir. Recommencez ainsi pour dnir 84
MISE EN FORME DES PARAGRAPHES autant de tabulations que ncessaire. Dans la partie infrieure de la bote de dialogue, remarquez le groupe d'options Points de suite. Vous pouvez l'utiliser pour dnir une liaison entre le texte qui prcde la tabulation et le taquet de tabulation. La gure 4.22 illustre les quatre types de points de suite disponibles : aucun, pointills, tirets et caractres de soulignement.
Figure 4.22 Les quatre types de points de suite de Word

Lorsque vous appuyez sur la touche Tab du clavier, une tabulation est insre droite du point d'insertion. Cette tabulation se cale sur le prochain taquet disponible. Par dfaut, les taquets sont dnis tous les 1,25 cm. Si ncessaire, utilisez la bote de dialogue Tabulations pour choisir un autre espacement.
Une fois que toutes les tabulations ont t dnies, cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Tabulations.

Mise en forme des paragraphes

Pour vous entraner sur les exemples de cette section, je vous suggre de tlcharger le document paragraphes.docx et de l'ouvrir dans Word.
Tlcharger le chier Code web : 551868 Un paragraphe est un bloc de texte termin par un saut de ligne volontaire, en d'autres termes, lorsque l'on appuie sur la touche Entre du clavier. Les paragraphes contiennent des lettres, des mots et des phrases. Tout ce qui a t dit prcdemment quant la mise en forme des caractres reste donc valable. Par contre, de nouvelles rgles de mise en forme apparaissent. Nous allons les passer en revue dans cette section.

Alignement des paragraphes

L'alignement d'un paragraphe dtermine la faon dont le texte se cale sur les marges gauche et droite du document (voir gure 4.23). Word propose quatre alignements : gauche : texte align gauche et ottant droite ; centr : texte centr sur la page, ottant gauche et droite ; 85
CHAPITRE 4. MISE EN FORME DU TEXTE ET DES PARAGRAPHES droite : texte align droite et ottant gauche ; justifi : le texte est align gauche et droite sur les marges du document.
Figure 4.23 Les quatre alignements possibles dans Word

Pour choisir l'alignement des paragraphes slectionns ou du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion, cliquez sur l'une des icnes d'alignement du Ruban 2 , comme indiqu la gure 4.24.
Figure 4.24 Les icnes d'alignement du Ruban

Vous trouverez dans le tableau ci-aprs les raccourcis clavier quivalents 3 .
Raccourci
Ctrl Ctrl Ctrl Ctrl + + +
Maj E Maj + J
+ +
Eet G Aligner gauche Centrer D Aligner droite
Justier
2. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe du Ruban. 3. L'eet est appliqu sur la slection/le paragraphe o se trouve le point d'insertion.
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MISE EN FORME DES PARAGRAPHES
Espacement des lignes et des paragraphes

Il est parfois ncessaire d'espacer ou de resserrer les lignes d'un document entier ou de quelques paragraphes seulement, pour que le texte s'adapte la taille du support. Si, par exemple, vous tes amens crer des ches pour prsenter des produits, le texte devra remplir au mieux la page : il ne devra pas dborder sur la page suivante ni occuper une place ridicule dans la partie suprieure de la page. Slectionnez les paragraphes concerns, cliquez sur l'icne Interligne et espacement de paragraphe (groupe Paragraphe, onglet Accueil du Ruban) et choisissez un des espacements proposs, comme illustr la gure 4.25.
Figure 4.25 Dnition de l'espacement entre les lignes

Si les espacements proposs dans le menu ne correspondent pas votre besoin, cliquez sur Options d'interligne et agissez sur les lments Interligne et De (voir gure 4.26). Quelques explications sur les interlignes prdnis : Simple : l'espace allou correspond la police la plus haute de la slection. Un espace supplmentaire lui est ajout pour que les lignes ne se chevauchent pas ; 1,5 ligne : une fois et demie l'interligne simple ; Double : deux fois l'interligne simple ; Au moins : dnit l'espace ajouter, en tenant compte de la plus grande hauteur des lettres de la slection ; Exactement : interligne dont la taille est spcie de manire absolue, sans tenir compte de la taille des caractres ; Multiple : multiple de l'espacement simple. Par exemple, un interligne multiple x 1,20 est 20% plus grand que l'interligne simple.
Les valeurs entres dans le champ De peuvent tre spcies en points (pt), centimtres (cm), pouces (in) ou picas (pi).
En pratique, c'est l'option exactement que l'on utilisera le plus souvent. Entrez l'es87
Figure 4.26 Dnition personnalise de l'interligne
88
MISE EN FORME DES PARAGRAPHES pacement en points dans le champ De en tenant compte de la taille de la police utilise puis validez en cliquant sur OK.
titre personnel, lorsque j'eectue des travaux de mise en page de livres, j'utilise souvent cette technique pour faire tenir un texte un peu trop long dans une page ou, au contraire, pour donner de l'air aux lignes an d'occuper la totalit de la page lorsque le texte est un peu trop court.
Dans le mme ordre d'ides, vous pouvez agir sur l'espace avant et aprs chaque paragraphe. Slectionnez les paragraphes concerns puis cliquez sur l'icne ache dans la partie infrieure droite du groupe Paragraphe. Les rglages s'eectuent dans les champs Avant et Aprs de la bote de dialogue Paragraphe, comme indiqu la gure 4.27.
Figure 4.27 Dnition de l'espace avant et aprs un paragraphe
Indentation du texte
Arrivs ce point dans le livre, vous tes en mesure de choisir l'espacement des lignes l'intrieur d'un paragraphe et des paragraphes entre eux. Mais savez-vous qu'il est 89
CHAPITRE 4. MISE EN FORME DU TEXTE ET DES PARAGRAPHES galement possible d'indenter 4 les paragraphes ? Par dfaut, les paragraphes s'tendent entre les marges gauche et droite du document. Si vous voulez rduire la largeur par dfaut de certains paragraphes, vous devez agir sur leur retrait gauche ou droite. Le plus simple consiste utiliser la rgle horizontale, comme indiqu la gure 4.28.
Figure 4.28 La rgle permet de modier la largeur des paragrphes

Slectionnez les paragraphes concerns puis dplacez les marques de retrait de la rgle pour obtenir l'eet dsir. Si la largeur du paragraphe doit tre trs prcise, vous prfrerez certainement utiliser la bote de dialogue Paragraphe. Slectionnez les paragraphes concerns, cliquez sur la case situe dans la partie infrieure droite du groupe Paragraphe puis agissez sur les champs Gauche et Droite, comme indiqu la gure 4.29.
Figure 4.29 Dnition prcise des retraits gauche et droite

Pour faciliter le reprage des nouveaux paragraphes et bien les direncier des lignes l'intrieur des paragraphes, vous pouvez dnir un retrait de premire ligne. Slectionnez les paragraphes concerns puis agissez sur le retrait de premire ligne dans la rgle horizontale (voir gure 4.30). Si le retrait de premire ligne doit tre trs prcis, cliquez sur l'icne ache dans la
4. C'est--dire de dcaler horizontalement.
90
Figure 4.30 Utilisation de la rgle pour modier le retrait de premire ligne

partie infrieure droite du groupe Paragraphe. Slectionnez Premire ligne dans la liste droulante De 1re ligne et entrez la valeur du retrait dans le champ De correspondant, comme indiqu la gure 4.31.
Figure 4.31 Dnition prcise du retrait de premire ligne

Il est possible d'inverser le retrait en slectionnant Suspendu dans la liste droulante De 1re ligne. L'eet obtenu est reprsent dans la gure 4.32.
Figure 4.32 Le retrait de premire ligne a t invers
Trame d'arrire-plan
L'icne Couleur de surbrillance du texte du groupe Police permet de surligner une zone de texte quelconque. Mais alors, pourquoi Microsoft a-t-il ajout l'icne Trame de fond dans le groupe Paragraphe ? Si ces deux icnes semblent premire vue avoir le mme eet, la deuxime est essentiellement destine mettre en avant des paragraphes entiers. D'autre part, elle donne accs une palette de couleurs plus tendue. Placez le pointeur dans le paragraphe concern ou slectionnez plusieurs paragraphes, cliquez sur la che droite de l'icne Trame de fond et faites votre choix parmi les couleurs par dfaut (voir gure 4.33). Si ncessaire, cliquez sur Autres couleurs pour accder une palette plus tendue. L'onglet Couleurs sut dans bien des cas. Cependant, vous pourrez utiliser l'onglet 91
Figure 4.33 Choix de la couleur d'arrire-plan

Personnalises pour accder une palette de 16 millions de couleurs ou dnir la
couleur par ses composantes Rouge, Vert et Bleu (voir gure 4.34).
Figure 4.34 La bote de dialogue Couleurs et son large panel de couleurs
Bordures de paragraphes
Pour mettre en avant un paragraphe, vous pouvez l'encadrer en utilisant l'icne Bordures et trames du Ruban 5 . Slectionnez les paragraphes souhaits, cliquez sur la che droite de l'icne Bordure et trame et faites votre choix dans le menu (voir gure 4.35). Le menu Bordures et trames donne accs un nombre rduit de bordures. Pour aller plus loin, cliquez sur Bordure et trame dans le menu. Cette commande ache la bote de dialogue Bordure et trame, reprsente la gure 4.36, dans laquelle vous pouvez choisir les caractristiques de la bordure : style, couleur, paisseur, trame de fond, etc. Ici par exemple, la trame d'arrire-plan et le style de la bordure ont t modis.
5. Dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil du Ruban.
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Figure 4.35 Dnition de la bordure d'un ou de plusieurs paragraphes
Figure 4.36 Dnition plus pousse de la bordure et de la trame des paragraphes
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Lettrines
Les lettrines laissent gnralement une impression positive vos lecteurs. Elles donnent un aspect professionnel vos crits et leur confrent un caractre. . . intemporel. L'insertion de lettrines dans un document Word tant un vrai jeu d'enfant, vous avez tout intrt savoir l'utiliser. Des deux extraits de texte de la gure 4.37, quel est celui que vous remarquez en premier et sur lequel vous revenez plus facilement ? Je suis sr que c'est le second !
Figure 4.37 La lettrine fait ressortir le paragraphe

La lettrine utilise rsulte de trois choix successifs : Une police qui correspond au contenu. Ici, la police Edwardian Script m'a semble bien adapte ce rcit d'heroc fantasy. Une mise en forme irrprochable de la lettrine. Un eet typographique sur la lettrine. Voyons comment mettre en uvre ces trois tapes.
tape 1
Le choix de la police se fait en droulant la liste Police. En eet, vous y trouverez un aperu de chaque police et il est facile de se faire une ide sur l'allure de la lettrine. Slectionnez la premire lettre du paragraphe concern puis appliquez-lui la police de votre choix (voir gure 4.38).
tape 2
Pour insrer une lettrine, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, puis cliquez sur Lettrine dans le groupe Texte et choisissez Dans le texte ou Dans la marge. Si la lettrine a tendance dborder sur le texte, cliquez sur Lettrine puis sur Options de lettrine, et dnissez la hauteur de la lettrine et son loignement du texte dans la 94
Figure 4.38 Choix d'une police de caractres
95
CHAPITRE 4. MISE EN FORME DU TEXTE ET DES PARAGRAPHES bote de dialogue Lettrine (voir gure 4.39). Cette tape est en particulier importante si la lettrine est ache en italique ou si la police est cursive.
Figure 4.39 Insertion d'une lettrine

tape 3
Si ncessaire, slectionnez la lettrine. Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, cliquez sur l'icne Effets de texte et choisissez un des eets proposs. Il est possible de personnaliser les eets appliqus la lettrine en utilisant les commandes de la liste droulante Effets de texte. Au besoin, reportez-vous la section Mise en forme du texte avec le Ruban pour avoir de plus amples informations ce sujet.
Listes puces et listes numrotes

Les listes puces et les listes numrotes sont trs pratiques lorsqu'il s'agit d'numrer plusieurs lments. Vous utiliserez : une liste puces ou numrote lorsque vous avez numrer plus de deux lments ; une liste puces lorsque l'ordre des lments n'a aucune importance ; une liste numrote pour dcrire une procdure ordonne.
Liste puces
Pour dnir une nouvelle liste puces, cliquez sur la che droite de l'icne Puces 6 et choisissez une puce dans le menu, comme la gure 4.40. Lorsque vous appuyez sur la touche Entre pour passer au paragraphe suivant, une puce lui est automatiquement ajoute, comme illustr la gure 4.41. Pour terminer la liste, appuyez une deuxime fois sur la touche Entre .
6. Dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban.
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LISTES PUCES ET LISTES NUMROTES
Figure 4.40 Choix d'une puce prdnie
Figure 4.41 Poursuite et n d'une liste puces
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CHAPITRE 4. MISE EN FORME DU TEXTE ET DES PARAGRAPHES Si les puces proposes par dfaut par Word ne sont pas susantes, cliquez sur la che droite de l'icne Puces et choisissez Dfinir une puce dans le menu. Cette action ache la bote de dialogue Dfinir une nouvelle puce. Vous pouvez cliquer sur Symbole pour utiliser un caractre quelconque d'une des polices installes, comme illustr la gure 4.42.
Figure 4.42 Choix d'un symbole pour la puce

Si vous prfrez utiliser des symboles graphiques, cliquez sur Image dans la bote de dialogue Dfinir une nouvelle puce et faites votre choix dans la bote de dialogue Puce graphique, comme la gure 4.43. Vous pouvez galement cliquer sur Importer pour utiliser une image quelconque stocke sur votre disque dur.
Si le texte pour lequel vous voulez dnir des puces est dj saisi, il vous sut de le slectionner avant d'utiliser l'icne Puces du Ruban. Une puce sera insre devant la premire lettre de chacun des paragraphes slectionns. Si vous utilisez frquemment des listes puces traditionnelles, une autre technique me semble plus intressante : tapez un astrisque puis un espace. L'astrisque se transforme immdiatement en puce.
Listes numrotes
Des techniques similaires permettent d'insrer une liste numrote dans un document. Pour crer une nouvelle liste, cliquez sur la che droite de l'icne Numrotation et 98
LISTES PUCES ET LISTES NUMROTES
Figure 4.43 Choix d'un symbole graphique pour la puce
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CHAPITRE 4. MISE EN FORME DU TEXTE ET DES PARAGRAPHES choisissez un des formats proposs (voir gure 4.44).
Figure 4.44 Choix d'une liste numrote prdnie

Lorsque vous appuyez sur la touche Entre pour passer au paragraphe suivant, un numro lui est automatiquement ajout. Pour terminer la liste numrote, appuyez une deuxime fois sur la touche Entre (voir gure 4.45).

Figure 4.45 Poursuite et n d'une liste numrote

Si les formats de numrotation prdnis ne sont pas susants, vous pouvez cliquer sur la che droite de l'icne Numrotation et choisir Dfinir un nouveau format de numrotation dans le menu. Cela ouvre une bote de dialogue dans laquelle, comme le montre la gure 4.46, vous pouvez personnaliser le type, la police et l'alignement de 100
LISTES PUCES ET LISTES NUMROTES la numrotation.
Figure 4.46 Personnalisation de la liste numrote

Si le texte pour lequel vous voulez dnir une numrotation est dj saisi, il vous sut de le slectionner avant de cliquer sur l'icne Numrotation du Ruban. Un numro sera insr devant la premire lettre de chacun des paragraphes slectionns. Si vous utilisez frquemment des listes numrotes traditionnelles, vous pouvez gagner du temps en utilisant une technique alternative. Tapez 1., 1) ou 1- suivi d'un espace. La frappe se transforme automatiquement en une liste numrote.
En rsum
Les quatre niveaux d'un document sont Caractre, Paragraphe, Page et Section. La mise en forme du texte se fait avec le groupe Police, sous l'onglet Accueil du Ruban. Mais vous pouvez galement utiliser quelque raccourcis clavier bien pratiques. Les rgles permettent de visualiser les lments qui composent un document tels qu'ils seront imprims. La rgle horizontale permet galement de dnir des tabulations pour eectuer des alignements verticaux. Dans Word, les paragraphes peuvent tre aligns gauche, aligns droite, centrs ou justis. Vous pouvez dnir l'espacement entre les lignes d'un paragraphe et entre les paragraphes. 101
CHAPITRE 4. MISE EN FORME DU TEXTE ET DES PARAGRAPHES Le texte d'un paragraphe peut tre dcal vers la droite ou vers la gauche. Si ncessaire, la premire ligne peut avoir un retrait qui lui est propre. Pour mettre en valeur un paragraphe, vous pouvez modier sa couleur d'arrire-plan ou sa bordure. Vous pouvez aussi utiliser une lettrine pour attirer l'il du lecteur. Les listes puces et numrotes sont dnies avec les icnes Puces et Numrotation du Ruban. Si ncessaire, il est possible de rednir le symbole utilis.
102
Chapitre
5
Dicult :
TP : Rdiger une lettre
ous voici donc arrivs au premier TP ! TP signie Travaux Pratiques . En clair, vous allez pratiquer ce que nous venons de voir. Rgulirement, je vous ferai travailler grce ce genre d'exercice et vous allez vite voir que mine de rien, vous en savez des choses. videmment, je ne vous demanderai jamais rien que vous ne soyez capables de faire. Enn pas vraiment. . . Il se peut que cela arrive mais dans ce cas, je vous donnerai la marche suivre pour achever le TP. Bon, vous tes prts ? Alors allons-y !
103
CHAPITRE 5. TP : RDIGER UNE LETTRE
Instructions pour raliser le TP

Principe du TP
Zozor, la mascotte du Site du Zro, est malade et ne peut plus envoyer de messages. Vous vous tes donc proposs pour le remplacer le temps qu'il se remette. Votre mission d'aujourd'hui, si vous l'acceptez, va consister crire une lettre pour informer un membre que son inscription a bien t prise en compte. Voici quelques points importants de la lettre : Le nom Le Site du Zro qui se trouve dans l'adresse de l'expditeur devra tre crit en police Arial Black en taille 14 et de couleur Bleu Accentuation 1. Le reste de l'adresse de l'expditeur devra tre align gauche. Je vous laisse choisir la police de la signature. Attention cependant : essayez d'en choisir une qui ressemble un texte manuscrit 1 . La taille des caractres sera fonction de la police utilise. Tout le reste de la lettre devra tre rdig en police Times New Roman en taille 12 et justi. la n, vous devriez obtenir quelque chose de comparable la gure 5.1. Pour russir mettre en page correctement cette lettre, voici ce dont vous allez avoir besoin : savoir insrer des majuscules accentues ; utiliser plusieurs polices et tailles de caractres ; mettre en forme du texte en utilisant les groupes Police et Paragraphe du Ruban ; passer en gras certains mots ; modier l'indentation des paragraphes ; modier l'espace vertical avant certains paragraphes ; insrer une image ; crer un pied de page. Normalement, mis part les deux derniers points, cela ne devrait pas vous poser trop de problmes. Dites-vous que, de toute faon, vous pouvez tout moment relire un chapitre que nous avons vu ensemble.
Oui, mais nous on fait comment pour insrer une image et crer un pied de page ? Parce qu'on aura beau relire les chapitres prcdents, la marche suivre ne s'y trouve pas !
Ne vous inquitez pas, je suis l pour vous aider.
Insrer une image

Le logo utilis dans la lettre reprsente Zozor (voir gure 5.2), la mascotte du Site du Zro. Enregistrez l'image sur votre disque dur an de pouvoir l'utiliser.
1. Pour ma part, j'ai choisi Segoe Print .
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INSTRUCTIONS POUR RALISER LE TP
Figure 5.1 Le rsultat nal
Figure 5.2 Zozor, la mascotte du Site du Zro
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CHAPITRE 5. TP : RDIGER UNE LETTRE Tlcharger l'image de Zozor Code web : 492522 Une fois l'image enregistre : 1. 2. 3. 4. Placez le point d'insertion o vous souhaitez voir apparatre l'image. Slectionnez l'onglet Insertion dans le Ruban. Cliquez sur l'icne Image dans le groupe Illustrations. Faites un double-clic sur l'image pour l'insrer dans le document.

Nous reviendrons, dans un autre chapitre, sur la gestion des images.
Crer un pied de page

Pour insrer un pied de page, faites un double-clic sur le pied de page. Une tiquette Pied de page y apparat et le reste du document se grise. crivez alors le texte dans votre pied de page et mettez-le en forme (dans notre cas, il est centr) pour obtenir quelque chose de comparable la gure 5.3.
Figure 5.3 Le pied de page centr

Faites un double-clic dans le corps du document pour quitter l'dition du pied de page. Voil, vous savez tout. Maintenant, c'est vous de jouer. Pendant ce temps, je vais aller me reposer un peu. Je l'ai bien mrit.
N'oubliez pas ce que je vous ai conseill au chapitre 2 : crivez votre texte au kilomtre et mettez-le en forme aprs.
Correction
3. . . 2. . . 1. . . TERMIN ! Il est grand temps de corriger. Vous devriez tous avoir peu prs russi. Quoi qu'il en soit, voici ma correction.
Adresses
Il y a deux adresses faire gurer dans notre lettre : celle du Site du Zro et celle du membre qui on envoie la lettre. 106
CORRECTION Positionner la premire n'est pas dicile : elle est dj en place. Cependant, n'oubliez pas que Le Site du Zro doit tre en Arial Black 14, couleur Bleu Accentuation 1. Il faut donc slectionner ce bloc de texte puis lui appliquer les bons eets en utilisant les icnes du Ruban. La deuxime adresse est lgrement plus complique placer. En utilisant la rgle horizontale, il faut dnir un retrait de 11,5 cm sur les trois lignes correspondantes.
Le corps de la lettre
Il y a trois choses importantes pour la mise en forme du corps de notre lettre : la justication, les tabulations et la liste puces. Pour justier les paragraphes de la lettre, il sut de les slectionner puis de leur appliquer la mise en forme adquate grce l'icne correspondante du Ruban ou d'appuyer . simultanment sur Ctrl + J Pour les indentations au dbut de chaque paragraphe, il faut dnir un retrait de 1cm en utilisant le curseur Retrait de la premire ligne de la rgle horizontale (voir gure 5.4).
Figure 5.4 Dnition d'une indentation de 1 cm au dbut de chaque paragraphe

Pour la liste puces, slectionnez les paragraphes compris entre Cours. . . et Boutique. . . (inclus) puis cliquez sur l'icne Puces. Pour terminer, slectionnez le premier mot de chacun de ces paragraphes et cliquez sur Gras, comme indiqu la gure 5.5.
Figure 5.5 Dnition de la liste puces
La signature
Je vous avais dit de choisir vous-mmes la police de votre signature et donc sa taille. Cependant, vous ne pouviez pas passer ct de l'lment essentiel ici : elle doit tre 107
CHAPITRE 5. TP : RDIGER UNE LETTRE aligne droite. Pour ce faire, rien de plus simple : slectionnez cette signature, puis cliquez sur l'icne Aligner le texte droite du groupe Paragraphe du Ruban. Pour l'image, comme nonc plus haut, slectionnez l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icne Image dans le groupe Illustrations, puis faites un double-clic sur l'image pour l'insrer dans le document.
Le pied de page
Alors, elle n'est pas belle notre lettre ? Mais vous ne trouvez pas qu'il y manque quelque chose ? Mais oui, suis-je bte : le pied de page ! Ce sont les petits dtails qui font toute la dirence. Faites un double-clic dans l'extrmit infrieure de la page, c'est--dire dans le pied de page. Entrez le texte Le Site du Zro - http ://www.siteduzero.com , puis basculez sur l'onglet Accueil du Ruban an de cliquer sur l'icne Centrer dans le groupe Paragraphe. Et voil, vous avez termin vote lettre. Vous tes venus bout de ce premier TP. Vous tes prts passer la suite. En attendant, je vous mets disposition mon chier, pour pouvoir comparer avec le votre. Tlcharger le chier Code web : 973563

108
Chapitre
6
Dicult :
Utilisation des styles
our faciliter la mise en forme de documents, rien de tel que les styles. Facilement accessibles dans le Ruban ou dans un volet ach ct du document, ils permettent d'uniformiser en un tournemain les dirents lments qui constituent le document. Dans ce chapitre, vous allez apprendre exploiter les styles rapides et les styles de titres (Titre 1, Titre 2, etc.) et vous comprendrez pourquoi il est important de les utiliser. Vous saurez galement comment visualiser les styles utiliss dans vos documents. Dans certains cas, les styles fournis par dfaut ne sont pas susants. Vous dcouvrirez alors comment modier les styles existants, voire mme comment crer vos propres styles. Vous verrez enn comment attacher un ensemble de styles un document ou un modle particulier. Dans le deuxime cas, tous les documents qui utilisent ce modle auront accs aux styles qui lui sont attachs.
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CHAPITRE 6. UTILISATION DES STYLES
Premire approche des styles

Cette section va vous montrer pourquoi vous avez tout intrt utiliser des styles dans vos documents. Vous y dcouvrirez galement les diverses faons de les mettre en uvre et les erreurs ne pas commettre.
Avant tout, je vous invite tlcharger le document styles.docx et l'ouvrir dans Word. Vous pourrez utiliser ce document pour vous entraner durant ce chapitre.

Les styles rapides

Mais au fait, c'est quoi un style ?
Pour schmatiser, c'est un paquet qui rassemble diverses caractristiques de mise en forme, comme la police, la taille des caractres, leur couleur, le mode d'alignement et autant d'autres caractristiques que ncessaire. Un style s'applique au texte slectionn ou au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion. Plusieurs styles prdnis sont disponibles dans la palette Styles rapides du Ruban 1 . Le nombre de styles directement accessibles dpend de la largeur de la fentre (voir gure 6.1).
Figure 6.1 Cette largeur de fentre autorise l'accs direct trois styles
Pour accder aux autres styles, il sut de cliquer sur l'icne Autres, comme indiqu la gure 6.2.
Les styles sont importants car ils permettent d'uniformiser un document en appliquant les mmes caractristiques de mise en forme aux lments qui le composent. De cette manire, ils crent une identit visuelle forte et rassurante pour le lecteur. Ainsi, tous les titres auront un aspect similaire et tous les textes utiliseront la mme police et le mme alignement.
1. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style.
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PREMIRE APPROCHE DES STYLES
Figure 6.2 L'icne Autres donne accs aux autres styles
Bien utiliser les styles de titres

Les styles de titres (Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc.) ont un intrt particulier : ils permettent d'organiser le contenu d'un document en utilisant le mode d'achage Plan. titre d'exemple, la gure 6.3 reprsente un extrait du livre que vous tes en train de lire, ach en mode Plan. Seuls les niveaux de titres 2 apparaissent. Le texte qui compose les direntes sections est cach. Si ncessaire, vous pouvez remanier le document en dplaant les dirents niveaux de titre. Vous en saurez plus ce sujet en consultant la section Mise en uvre du mode plan dans les longs documents (page 358).
Les styles incontournables

Comme nous venons de le voir, les styles de titres occupent une place de choix dans les styles rapides. Quelques autres styles sont dignes d'intrt : Normal : style utilis par dfaut dans les nouveaux documents ; Emphase ple et Emphase intense : mise en avant d'un bloc de texte ; Rfrence ple et Rfrence intense : dtache un bloc du reste du texte. La gure 6.4 reprsente un mme paragraphe mis en forme tour tour avec les styles rapides Normal, Citation intense, Titre 3 et Rfrence ple.
2. Ici Titre 1, Titre 2 et Titre 3.
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Figure 6.3 Un exemple d'achage en mode Plan
Figure 6.4 Un mme paragraphe bas sur plusieurs styles

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PREMIRE APPROCHE DES STYLES
Connatre le style utilis dans un paragraphe

Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion apparat dans la palette Styles rapides du Ruban. . . condition que l'icne du style en question soit visible. Pour ce faire, vous devrez peut-tre cliquer une ou plusieurs fois sur les ches de dlement jusqu' ce que le style du paragraphe apparaisse, comme indiqu la gure 6.5.
Figure 6.5 Dlement de la liste pour atteindre le style souhait

Quelle perte de temps ! Est-ce que je vais devoir utiliser cette technique pour connatre le style de chaque paragraphe ?
Heureusement non ! Vous pouvez galement acher la Barre Appliquer les styles, sur le ct droit du document ou le Volet de zone de style, sur le ct gauche du document. Cliquez sur l'icne Autres dans l'onglet infrieur droit de la palette Styles rapides et, dans le menu, slectionnez Appliquer les styles. La barre Appliquer les styles est immdiatement ache dans la partie droite de la fentre. Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion est ach dans la liste droulante Nom de style. Cette mme liste permet d'appliquer le style de votre choix au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion ou au bloc de texte slectionn (voir gure 6.6).
Cette barre est bien pratique mais j'aimerais visualiser tous les styles sans tre oblig de drouler une liste. Est-ce que je dois contacter Microsoft et leur demander d'inclure cette possibilit dans la prochaine version de Word ?
Cette fonctionnalit est dj prsente dans Word. Il vous sut de cliquer sur l'icne Styles, dans l'angle infrieur droit du groupe Style, pour acher la barre Styles (voir gure 6.7). Le nombre de styles achs ne dpend que de la hauteur de la fentre. Si le style 113
Figure 6.6 La Barre Appliquer
les styles
Figure 6.7 La barre Styles

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PREMIRE APPROCHE DES STYLES du paragraphe courant ou de la slection est visible dans la barre Styles, il apparat entour d'un rectangle de couleur bleue. Dans le cas contraire, vous devrez dplacer la zone de visualisation des styles pour le faire apparatre. La barre Styles est certes plus fonctionnelle que la barre Afficher les styles, mais elle reste imparfaite, en particulier sur les crans de petite taille. Il existe une troisime possibilit qui consiste acher un volet complmentaire dans la partie gauche de la fentre. Cliquez sur Fichier puis sur Options. Slectionnez l'onglet Options avances et faites apparatre le paramtre Largeur du volet de zone de style, comme indiqu la gure 6.8. Entrez une valeur non nulle dans la zone de texte correspondante et validez en cliquant sur OK.
Figure 6.8 Dnition de la largeur du volet de zone de style
Comme le montre la gure 6.9, vous pouvez maintenant connatre le style de chaque paragraphe d'un simple coup d'il. Ce volet a deux inconvnients : il n'est ach que dans les modes Brouillon et Plan ; il diminue l'espace rserv l'achage du document. Personnellement, j'utilise un cran de 22 pouces de diagonale, 16/10 pour les connaisseurs. Sa surface est susante pour permettre l'achage simultan du volet de zone de style et de la Barre de styles. En fonction de la taille de votre cran, c'est vous de choisir si vous voulez acher une barre, deux barres, le volet de zone de style. . . 115
Figure 6.9 Les styles de tous les paragraphes sont achs dans le volet de zone de
style
Modier des styles existants

Les styles par dfaut 3 conviennent dans de nombreux cas mais, si cela vous intresse, sachez qu'il est possible de les modier. Cette modication peut concerner un seul document, un groupe de documents ou tous les documents.
Je vous invite tlcharger le document styles2.docx et l'ouvrir dans Word. Vous pourrez ainsi vous entraner aux techniques dcrites dans cette section.

Modier rapidement un style existant dans le document en cours d'dition

Cliquez avec le bouton droit sur le style modier dans la palette Styles rapides et, dans le menu contextuel, choisissez Modifier. Cette action ouvre la bote de dialogue Modifier le style, reprsente la gure 6.10. Modiez un ou plusieurs paramtres dans cette bote de dialogue puis cliquez sur OK. Le style est immdiatement modi en consquence et appliqu, le cas chant, aux
3. C'est--dire ceux proposs dans Word.
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MODIFIER DES STYLES EXISTANTS
Figure 6.10 La bote de dialogue Modifier
le style
paragraphes qui l'utilisaient dans le document. titre d'exemple, modiez les caractristiques du style Normal dans le document styles2.docx, que vous venez de tlcharger. Voici les nouvelles caractristiques du style Normal : police Comic sans MS, couleur rouge. Les deux paragraphes de style Normal doivent tre immdiatement aects, comme dans la copie d'cran de la gure 6.11.
Figure 6.11 Tous les paragraphes de style Normal sont immdiatement aects
Plus loin dans la modication des caractristiques d'un style

La bote de dialogue Modifier le style rassemble les rglages les plus courants. Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez cliquer sur le bouton Format, dans la partie 117
CHAPITRE 6. UTILISATION DES STYLES infrieure gauche de la bote de dialogue et choisir une des entres proposes : Police : paramtres complmentaires relatifs aux polices, tels que le soulignement, l'espacement des caractres, le dcalage vers le haut ou vers le bas, etc. ; Paragraphe : retrait, espacement, alignement ; Tabulations : tabulations prdnies pour le style ; Bordure : bordure et trame de fond du style ; Langue : langue par dfaut du style ; Cadre : mode d'habillage du texte ; Numrotation : numrotation dans le style ; Touche de raccourci : touche de raccourci pour aecter le style la slection ; Effets de texte : eets de mise en forme du texte. Ce que vous avez appris jusqu'ici ne vous permet pas encore d'utiliser certains de ces rglages mais rien ne vous empche de faire quelques essais dans un document Word quelconque. Par exemple, vous pouvez dnir un retrait de premire ligne en cliquant sur Format puis sur Paragraphe, ou encore aecter un raccourci clavier un style en cliquant sur Format puis sur Touche de raccourci.
Crer ses propres styles

Vous savez maintenant modier les styles existants. Que diriez-vous de crer vos propres styles ? Cela n'a rien de sorcier, rassurez-vous ! Quatre tapes susent : 1. Saisissez un paragraphe de texte. 2. Utilisez le Ruban pour mettre en forme ce paragraphe. Par exemple, modiez la police, la taille des caractres, la couleur des caractres et l'alignement en utilisant les groupes Police et Paragraphe de l'onglet Accueil. 3. Placez le point d'insertion dans ce paragraphe. Cliquez sur l'icne Styles 4 pour acher le volet Styles, puis cliquez sur l'icne Nouveau style, dans la partie infrieure du volet Styles (voir gure 6.12). 4. Cette action ouvre la bote de dialogue Crer un style partir de la mise en forme, reprsente gure 6.13. Donnez un nom au nouveau style et validez en cliquant sur OK. Le nouveau style est immdiatement ajout la palette Styles rapides.
Figure 6.12 L'icne Nouveau style

Voyons si vous avez compris. . . Tapez quelques mots dans un nouveau paragraphe et modiez ses caractristiques comme suit : Police : Agency FB 5 ;
4. Dans l'angle infrieur droit du groupe Style, sous l'onglet Accueil. 5. Cette police est standard sous Windows 7 mais rien ne vous empche d'en choisir une autre.
118
CRER SES PROPRES STYLES
Figure 6.13 Cette bote de dialogue permet de crer un nouveau style

Taille de caractres : 36 points ; Couleur de caractres : Rouge. Enregistrez ce style sous le nom Agency Rouge. Vous devriez obtenir un rsultat similaire celui de la gure 6.14 :
Figure 6.14 Le style Agency
Rouge
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Porte des styles

Dans les sections prcdentes, vous avez appris modier des styles existants et crer de nouveaux styles partir de paragraphes mis en forme. Je ne sais pas si vous avez remarqu la partie infrieure des botes de dialogue Modifier le style et Crer un style partir de la mise en forme, reprsente gure 6.15.
Figure 6.15 O dsirez-vous utiliser le nouveau style ?

Vous pouvez choisir d'utiliser le style dans le document uniquement ou dans tous les documents bass sur le modle en cours d'dition.
Modle ? Mais je suis en train de travailler sur un document, pas sur un modle !
La notion de style est intimement lie celle de modle : chaque modle contient, entre autres, un certain nombre de styles qui lui sont propres. Lorsque vous crez un nouveau document bas sur un modle donn, les styles correspondants sont automatiquement chargs et accessibles dans le groupe Styles du Ruban ainsi que dans les barres Style et Appliquer les styles. Lorsque vous crez un nouveau document sans prciser son modle, c'est le modle par dfaut qui est utilis. Ainsi, la porte des styles est celle du modle qui les contient.
Mais alors, comment crer son propre jeu de styles ?

Trois tapes : 1. Crez un nouveau document. 2. Modiez ou crez des styles dans ce document. titre d'exemple, modiez le style Titre 1 en lui aectant les caractristiques suivantes : Police Comic Sans MS, taille 24 points, soulign, couleur rouge. 3. Enregistrez le document en tant que modle. Pour cela : Depuis le menu Fichier, lancez la commande Enregistrer sous ; Dans la liste droulante Type, choisissez Modle Word ; Stockez le document dans le dossier Users\utilisateur \AppData\Roaming\ Microsoft\Templates, o utilisateur est votre nom d'utilisateur sous Windows (voir gure 6.16) ; 120
PORTE DES STYLES Validez en cliquant sur Enregistrer.
Figure 6.16 Enregistrement du modle

Une fois le modle personnel enregistr, vous pouvez crer un ou plusieurs documents bass sur ce modle : Slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban ; Cliquez sur Nouveau, puis sur Mes modles ; Dsignez le modle dans la bote de dialogue Nouveau et validez (voir gure 6.17). Et voil, vous avez un nouveau document bas sur votre propre modle. Magique non ?
En rsum
Un style rassemble diverses caractristiques de mise en forme comme la police, la taille des caractres, leur couleur, le mode d'alignement et autant d'autres caractristiques que ncessaire. Pour appliquer un style un paragraphe, vous utiliserez la Barre des styles ou la palette Styles rapides du Ruban. Le volet de zone de style est ach dans les modes Plan et Brouillon. Il permet de visualiser tous les styles utiliss dans un document. Les styles existants peuvent tre modis et vous pouvez crer vos propres styles. Les styles peuvent tre attachs un document ou un modle.
121
Figure 6.17 Utilisation du nouveau modle
122
Chapitre
7
Dicult :
Mise en forme du document
u chapitre 4, vous avez appris mettre en forme le texte et les paragraphes d'un document. Dans ce chapitre, nous allons nous intresser la mise en forme du document lui-mme grce aux thmes mais aussi en exploitant les possibilits de mise en page manuelle de Word. Au l des pages, vous apprendrez utiliser un thme prdni et, si ncessaire, le modier pour qu'il s'adapte parfaitement au rsultat que vous dsirez obtenir. Vous dcouvrirez galement quoi servent les sections, comment les mettre en place et comment modier leurs caractristiques de mise en forme. Enn, vous verrez comment modier la mise en forme des pages du document en jouant sur leur taille, leur orientation et leurs marges mais aussi en dnissant des pages de garde, des ligranes et bien d'autres embellissements qui rendront vos documents bien plus agrables lire.
123
CHAPITRE 7. MISE EN FORME DU DOCUMENT
Utilisation de thmes
Dans les chapitres prcdents, vous avez, entre autres, appris : crer un nouveau document partir d'un modle ; modier la mise en forme du texte et des paragraphes ; utiliser des styles pour uniformiser la prsentation des lments d'un document. Que diriez-vous de pouvoir modier l'aspect du document en quelques clics, en utilisant des rglages prdnis qui aectent les couleurs, les polices et les eets ? Cette prouesse rside dans l'utilisation de thmes. Commencez par tlcharger le document themes.docx et l'ouvrir dans Word. Vous pourrez ainsi tester l'eet des thmes par vous-mmes. Tlcharger le chier Code web : 136596 La gure 7.1 reprsente un mme document mis en forme avec plusieurs thmes. Comme vous pouvez le voir, le rendu nal est trs dirent d'un thme l'autre.
Figure 7.1 Un mme document, quatre thmes dirents

124
UTILISATION DE THMES
Utiliser un thme prdni

Par dfaut les documents Word utilisent le thme Office. Pour choisir un autre thme, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icne Thmes dans le groupe Thmes et faites votre choix parmi les thmes proposs (voir gure 7.2).
Figure 7.2 Accs aux dirents thmes proposs par Word

Il sut de pointer un des thmes proposs pour prvisualiser son eet sur le document.
Entranez-vous modier le thme appliqu au document themes.docx, tlcharg en dbut de section.
Modication d'un thme

Comme le montre la gure 7.3, les icnes Couleurs, Polices et Effets du groupe Thmes permettent de modier les couleurs, les polices et les eets spciaux du thme actuellement utilis. 125
Figure 7.3 Ces trois icnes permettent de changer l'aspect du thme utilis
Les couleurs et les polices peuvent tre choisies dans le menu ou personnalises en slectionnant Nouvelles couleurs de thme ou Nouvelles polices de thme dans le menu.
Ici encore, testez les eets de ces trois rglages sur le document themes.docx, tlcharg en dbut de section. Choisissez par exemple un jeu de couleurs Cravate noire et des polices Austin. Vous devriez obtenir le rsultat reprsent la gure 7.4.
Figure
modis 126
7.4 Le jeu de couleurs et les polices du document themes.docx ont t
MISE EN FORME DES SECTIONS
Enregistrement d'un thme modi

Aprs avoir modi un thme en utilisant les icnes Couleurs, Polices et Effets, vous voudrez certainement l'enregistrer pour pouvoir le rutiliser dans d'autres documents. Cliquez sur Thmes, sur Enregistrer le thme actif et donnez un nom au nouveau thme. Comme le montre la gure 7.5, le thme enregistr est accessible directement dans la partie suprieure du menu Thmes.
Figure 7.5 Le thme sauvegard est directement accessible

Vous pouvez tout moment supprimer un thme personnel : cliquez sur l'icne Thmes, cliquez du bouton droit sur le thme supprimer, slectionnez Supprimer dans le menu et validez en cliquant sur Oui.
Mise en forme des sections

Comme nous l'avons vu au chapitre 2, les sections occupent le plus haut niveau hirarchique dans la pyramide caractre, paragraphe, page et section . Dans les lignes qui suivent, vous allez dcouvrir dans quel cas les utiliser et quel point elles peuvent se rvler incontournables. 127
Pour vous entraner, je vous suggre de tlcharger le document sections.docx et de l'ouvrir dans Word.

Que sont les sections ? Que peuvent-elles m'apporter ?

Je vous en ai dj brievment parl ; en fait, ce concept n'est utile que dans certains cas bien prcis. Imaginez par exemple que vous ayez raliser le document reprsent la gure 7.6 :
Figure 7.6 Sauriez-vous raliser ce document ?

Le texte des pages 1 et 3 est ach dans une seule colonne, alors que le texte de la page 2 est rparti sur trois colonnes. Pour parvenir ce rsultat, une seule solution : vous devez crer une section limite la page 2 du document.
Dans quels cas dois-je utiliser des sections ?

L'utilisation de sections sera ncessaire dans les cas suivants : numrotation partielle des pages d'un document ; numrotation de certaines lignes dans le document ; plusieurs colonnes dans une partie du document ; utilisation de plusieurs en-ttes et pieds de page ; et dans d'autres domaines du mme type pour lesquels le document doit tre divis en plusieurs blocs ayant chacun des caractristiques de mise en page direntes. 128
Dnir un saut de section

Placez le point d'insertion l'endroit prcis o vous voulez insrer un saut de section. Basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban. Cliquez sur Sauts de page dans le groupe Mise en page et choisissez le type du saut de section utiliser en cliquant sur une des entres aches sous Sauts de section (voir gure 7.7).
Figure 7.7 Les commandes disponibles sous l'icne Sauts
de pages
Le saut de section peut : renvoyer la page suivante (Page suivante) ; se faire dans la mme page, sans occasionner de saut de page (Continu) ; renvoyer la page paire suivante (Page paire) ; renvoyer la page impaire suivante (Page impaire).
Numroter les pages d'un document

La numrotation des pages d'un document est vraiment aise (voir gure 7.8). 1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. 2. Cliquez sur Numro de page. 3. Choisissez la position des numros de page (Haut de page ou Bas de page) et cliquez sur un des numros proposs. 129
Figure 7.8 Numrotation des pages d'un document
130
MISE EN FORME DES SECTIONS titre d'exemple, numrotez les pages du document sections.docx, tlcharg un peu plus tt. Numrotez ses pages en adoptant une numrotation de type Cercle dans le bas de page. Vous devriez obtenir quelque chose de similaire la gure 7.9.
Figure 7.9 Les pages du document sections.docx ont t numrotes

Jusqu'ici, tout va bien ! Alors, corsons un peu les choses. Imaginez que vous deviez numroter les pages d'un document. Facile me direz-vous ! Oui mais pas toutes les pages : seulement celles situes entre les pages 3 et 7. La page 3 devra porter le numro de page 1, la page 4 le numro de page 2, et ainsi de suite jusqu' la page 7 qui devra porter le numro de page 5. Vous utiliserez le document sections.docx, tlcharg un peu plus tt. Une ide de la mthode employer ? tant donn que nous sommes en train de parler des sections, eh bien. . . nous allons en utiliser ! 1. Insrez un saut de section continu au dbut de la page 3 et un autre au dbut de la page 8 ; 2. Placez le point d'insertion entre les pages 3 et 7 ; 3. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban et insrez un numro de page.
Mais que se passe-t-il ? Toutes les pages sont numrotes !

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CHAPITRE 7. MISE EN FORME DU DOCUMENT Par dfaut, toutes les sections du document sont lies. Si vous numrotez une section, les autres le seront galement (voir gure 7.10) ! Vous devez donc dsolidariser les trois sections du document.
Figure 7.10 Toutes les pages ont t numrotes

Faites un double-clic dans le bas de page de la page 3, puis cliquez sur Lier au prcdent 1 . Recommencez la mme manipulation mais, cette fois-ci, avec un doubleclic sur le bas de page d'une des pages de la troisime section. Par exemple la page 8.
Mais que se passe-t-il ? Les sections ne sont plus lies et pourtant les numros de pages sont toujours l ?
Il vous faut encore indiquer Word que les sections 1 et 3 ne doivent pas tre numrotes. Pour ce faire, placez le point d'insertion dans une des pages de la section 1, basculez sur l'onglet Insertion, cliquez sur Numro de page et, dans le menu, slectionnez Supprimer les numros de page. Faites de mme en plaant le point d'insertion dans une des pages de la section 3. Comme le montre la gure 7.11, les sections 1 et 3 ne sont plus numrotes. Pour en terminer avec cet exercice, vous allez demander la numrotation partir du numro 1. Placez le point d'insertion dans une page de la section 2. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Numro de page et, dans le menu, slectionnez Format des numros de page. Choisissez l'option partir de, inscrivez 1 dans le champ correspondant et validez en cliquant sur OK (voir gure 7.12). Les pages 3 7 sont immdiatement numrotes 1 5.
1. Dans le groupe Navigation, sous l'onglet Cration du Ruban.
132
Figure 7.11 Seule la section 2 est numrote
Figure 7.12 Demande de numrotation partir du numro 1
133
Numrotation des lignes dans un document

Si ce n'est pas dj fait, tlchargez le document sections.docx et ouvrez-le dans Word. Tlcharger le chier Code web : 788329 Pour numroter toutes les lignes d'un document, basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban, cliquez sur l'icne Numros de lignes et slectionnez une commande dans le menu (voir gure 7.13).
Figure 7.13 Ce menu permet de numroter les lignes du document

L o les choses se corsent, c'est quand vous ne souhaitez numroter que quelques lignes ! Si vous avez suivi l'exemple dcrit dans la section prcdente, vous avez certainement une vague ide de la technique utiliser. Vous devez : 1. Insrer un saut de section avant la premire ligne numroter et un autre aprs la dernire ligne. 2. Placer le point d'insertion entre les deux sauts de section. 3. Lancer la commande de numrotation de ligne 2 .
Une bonne surprise : il n'est pas ncessaire de dsolidariser les sections, comme dans l'exemple prcdent.
Par exemple, pour numroter les lignes 4 10 de la page 4, vous devrez insrer un saut de section continu au dbut de la ligne 4 et un autre au dbut de la ligne 11, puis lancer la commande de numrotation de ligne. Une fois la commande excute, le document devrait ressembler la gure 7.14.
En-ttes et pieds de pages

Prcdemment dans cette section, nous avons parl des en-ttes et pieds de pages pour montrer comment numroter les pages d'un document. Saviez-vous que ces bandes horizontales, aches dans les parties suprieure et infrieure des pages, peuvent contenir
2. Numros de lignes/Continu, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban.
134
Figure 7.14 Les lignes 4 10 de la page 4 ont t numrotes

bien d'autres informations comme le titre du document, la date et l'heure de l'impression, le logo de la socit, etc. ? Pour insrer un en-tte ou un pied de page, vous pouvez utiliser les icnes En-tte et Pied de page, dans le groupe En-tte et pied de page, sous l'onglet Insertion du Ruban (voir gure 7.15). Une fois l'en-tte ou le pied de page insr, vous pouvez modier les lments qui le constituent en cliquant dessus et en tapant du texte au clavier, comme illustr la gure 7.16.
Les en-tte et pied de page n'apparaissent qu'en mode d'achage Page et Lecture Plein cran. Le texte du document et l'en-tte ou le pied de page ne peuvent pas tre actifs en mme temps. Pour passer de l'un l'autre, faites un double-clic sur l'endroit atteindre. Les lments non actifs apparaissent en gris. Ici, par exemple, c'est l'en-tte qui est actif. Deux indices nous mettent sur la voie : le point d'insertion, gauche du T et le texte du document, qui est ach en gris (voir gure 7.17).
Une fois l'en-tte ou le pied de page choisi via les icnes En-tte ou Pied de page du Ruban, vous pouvez le personnaliser l'aide de l'onglet Cration du Ruban (voir gure 7.18). Vous pouvez par exemple : 135
Figure 7.15 Ces deux icnes permettent de dnir respectivement un en-tte et un

pied de page
Figure 7.16 Personnalisation d'un en-tte

136
Figure 7.17 Ici, l'en-tte est actif
Figure 7.18 Cet onglet permet de personnaliser l'en-tte et le pied de page

insrer la date et l'heure actuelles ; ajouter une image ou une image Clip art ; choisir un autre en-tte ou un autre pied de page ; insrer une tabulation pour positionner horizontalement des lments ; dnir l'espacement du haut de la page avec l'en-tte et celui du bas de la page avec le pied de page.
Si ncessaire, vous pouvez dnir un en-tte et un pied de page dirents sur la premire page du document. Pour cela, cochez la case Premire page diffrente, groupe Options, sous l'onglet Cration du Ruban. Dnissez ensuite l'en-tte et le pied de page de la premire page, puis l'en-tte et le pied de page d'une des pages suivantes.
De la mme manire, les en-ttes et pieds de pages peuvent tre dirents sur les pages paires et impaires du document. Pour cela, cochez la case Pages paires et impaires diffrentes 3 . Dnissez alors l'en-tte et pied de page d'une page paire, puis ceux d'une page impaire. titre d'exemple, nous allons utiliser les contrles du Ruban sous les onglets Insertion et Cration pour dnir l'en-tte de la gure 7.19. Ici, la police utilise est Calibri 22 points et l'illustration est une image Clip art qui rpond au mot document. La dnition de l'en-tte se fait en cinq tapes : 1. On dnit l'en-tte partir d'un modle Vide : slection de l'onglet Insertion dans le Ruban, clic sur l'icne En-tte dans le groupe En-tte et pied de page et slection du modle Vide. 2. On insre l'image en cliquant sur l'icne Images clipart 4 . Le mot utilis pour la trouver est document. Une fois l'image localise puis insre dans l'en-tte, on
3. Dans le groupe Options, sous l'onglet Cration du Ruban. 4. Dans le groupe Navigation, sous l'onglet Cration du Ruban.
137
Figure 7.19 Un en-tte personnalis

la redimensionne pour obtenir la taille dsire. Nous n'avons pas encore abord la manipulation d'images mais sachez simplement qu'une des techniques permettant de redimensionner une image consiste cliquer dessus, positionner le pointeur sur un de ses angles puis dplacer cet angle vers l'intrieur de l'image jusqu' obtenir les dimensions souhaites (voir gure 7.20). 3. crivez le texte TAT D'AVANCEMENT. Appliquez-lui la police Calibri et la taille 22 points. 4. Insrez la date du jour avec l'icne Date et heure 5 . Appliquez-lui la police Calibri et la taille 22 points.
5. Insrez une tabulation d'alignement Centre devant TAT D'AVANCEMENT et une tabulation d'alignement Droite devant la date avec l'icne Insrer une tabulation d'alignement 6 .
Figure 7.20 Redimensionnement de l'image

Tlcharger la solution Code web : 363561
Mise en forme des pages

Nous allons maintenant nous intresser la mise en forme des pages du document. Dans les lignes qui suivent, vous apprendrez dnir une page de garde, modier la taille, le format et les marges du document, insrer des ligranes et bien d'autres choses encore. . .
5. Dans le groupe Insrer, sous l'onglet Cration du Ruban. 6. Dans le groupe Position, sous l'onglet Cration du Ruban.
138
MISE EN FORME DES PAGES
Page de garde
Pour amliorer l'allure d'un long document (mmoire, compte-rendu, e-book, etc.), vous pouvez insrer une page de garde avant chaque chapitre ou au dbut du document. Cette opration est particulirement simple dans Word car elle ne ncessite que trois clics de souris et un peu de saisie au clavier. Positionnez le point d'insertion l'endroit o doit tre insre la page de garde. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur Page de garde et choisissez une des pages de garde proposes par Word (voir gure 7.21).
Figure 7.21 Les pages de garde sont accessibles directement depuis le menu
Une fois la page de garde insre, cliquez tour tour sur chacune des zones de texte et insrez vos propres mentions. Dans la gure 7.22 par exemple, nous avons choisi une page de garde Austin. Elle prsente quatre zones de texte personnaliser. 139
Figure 7.22 Personnalisation de la page de garde choisie
140
Taille, orientation et marges du document

En rgle gnrale, en France, les documents papier sont au format A4 : ils mesurent 21 centimtres de large par 29,7 centimtres de haut. Dans certains cas 7 , il peut tre ncessaire d'utiliser une taille dirente. Pour choisir la taille des feuilles, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur Taille et choisissez une valeur dans la liste (voir gure 7.23).
Figure 7.23 Cette icne permet de choisir la taille du document

J'utilise un papier spcial dont les dimensions n'apparaissent pas dans la liste. Est-ce que Word peut s'adapter ce papier ?
N'ayez crainte : Word peut imprimer sur n'importe quelle taille de papier. . . condition d'avoir l'imprimante qui va avec ! Choisissez Autres tailles de papier dans le menu, dnissez les dimensions du papier et validez en cliquant sur OK, comme indiqu la gure 7.24. L'orientation du papier est choisie en cliquant sur l'icne Orientation, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page (voir gure 7.25). Enn, vous dnissez les marges en cliquant sur l'icne Marges, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page (voir gure 7.26).
7. Impression d'enveloppes ou de cartons d'invitation, ralisation d'e-books de plus petite taille, etc.
141
Figure 7.24 La taille du papier peut tre personnalise
Figure 7.25 Choix de l'orientation du papier
142
Figure 7.26 Dnition des marges du document

Si vous ne personnalisez pas les marges du document, elles seront par dfaut Normales, c'est--dire gales 2,5 cm sur chaque bord. Libre vous de choisir des marges plus troites ou plus larges en fonction des besoins. Les marges En miroir sont rserver aux documents qui doivent tre relis. Ainsi, les pages paires et impaires n'ont pas la mme marge sur le bord correspondant la reliure, comme reprsent la gure 7.27.
Figure 7.27 Les marges de reliure sont utiles pour les documents qui doivent tre
relis Si les direntes marges proposes par dfaut ne rpondent pas vos besoins, cliquez sur 143

Marges personnalises et dnissez les marges dans les champs Haut, Bas, Gauche et Droite de la bote de dialogue Mise en page. Enn, si le document doit tre reli,
dnissez la marge de reliure et la position de la reliure dans les champs correspondants (voir gure 7.28).
Figure 7.28 Personnalisation des marges du document

titre d'exemple, essayez de reproduire le document reprsent gure 7.29. Pour cela, dnissez un nouveau document et modiez ses caractristiques comme suit : taille A5, format Paysage, marges troites. Insrez une page de garde Moderne et personnalisez ses zones de texte pour obtenir le rsultat de la gure 7.29.
Arrire-plan de page
L'arrire-plan d'un document Word est, par dfaut, de couleur blanche. Si vous tes amens raliser des cartons d'invitation, des documents publicitaires ou encore. . . des pages Web, vous voudrez peut-tre donner un aspect moins conventionnel vos crations en utilisant une couleur ou un dgrad d'arrire-plan. Basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icne Couleur de page dans le groupe Arrire-plan de page et choisissez une couleur dans le menu, comme illustr la gure 7.30. Si les couleurs proposes ne rpondent pas vos besoins, cliquez sur Autres couleurs et choisissez une couleur sous l'onglet Standard, ou sous l'onglet Personnalises. 144
Figure 7.29 La mise en page du document a t personnalise
Figure 7.30 Cette icne vous permet de choisir la couleur d'arrire-plan des pages
145
L'onglet Personnalises ore un avantage indniable : il permet de choisir la couleur partir de ses composantes Rouge/Vert/Bleu ou Teinte/Saturation/Luminance.
Filigranes
Les ligranes sont des marques semi-transparentes qui se distinguent dans la trame de certains papiers, dans les billets de banque par exemple. Si Word (ou plutt l'imprimante) n'est pas en mesure de crer de vrais ligranes, on peut cependant les simuler en insrant un texte ou une image en arrire-plan des pages d'un document. Slectionnez l'onglet Mise en page dans le Ruban, cliquez sur l'icne Filigrane dans le groupe Arrire-plan de page et choisissez un ligrane dans le menu, comme illustr la gure 7.31.
Figure 7.31 Choix d'un ligrane prdni

Il faut bien l'avouer, les ligranes proposs dans le menu sont assez limits. Heureusement, quelques clics susent pour en crer d'autres, parfaitement adapts chaque 146
MISE EN FORME DES PAGES situation. Si ce n'est pas dj fait, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icne Filigrane du groupe Arrire-plan de page et, dans le menu, slectionnez Filigrane personnalis. La bote de dialogue ache est reprsente la gure 7.32.
Figure 7.32 Cette bote de dialogue permet de dnir des ligranes personnaliss
Les ligranes peuvent tre constitus de texte ou d'images. Pour utiliser un texte en ligrane : slectionnez l'option Texte en filigrane et compltez les lments demands, savoir, Texte, Police, Taille, Couleur et Disposition. Pour utiliser une image en ligrane : slectionnez l'option Image en filigrane, cliquez sur Slectionner Image et dsignez l'image utiliser.
En choisissant une taille Auto, le ligrane occupe toute la largeur utile du document, c'est--dire la largeur du document, diminue des marges. La case Translucide devrait tre coche pour que le ligrane reste discret. vous de faire quelques essais et de choisir les rglages les plus appropris.
Bordures de page
Il est parfois ncessaire d'encadrer toutes ou certaines pages d'un document, par exemple pour crer un carton d'invitation ou encore pour donner du relief une page importante du document. On ralise cette opration en cliquant sur l'icne Bordures de page 8 . La bote de dialogue ache est reprsente la gure 7.33. Choisissez : 1. Le type, le style, la couleur, la largeur et ventuellement le motif de la bordure ; 2. Les cts sur lesquels doit apparatre la bordure ;
8. Dans le groupe Arrire-plan, sous l'onglet Mise en page du Ruban.
147
CHAPITRE 7. MISE EN FORME DU DOCUMENT 3. La porte de la bordure (tout le document, seulement la section courante, etc.) ; 4. La position de la bordure par rapport aux bords de la feuille. Puis cliquez sur OK pour appliquer la bordure.
Figure 7.33 La bote de dialogue Bordure
et trame
Multicolonnage
Dnir un multicolonnage consiste rpartir du texte sur plusieurs colonnes. Cette technique eraie beaucoup d'utilisateurs de Word et pourtant, elle a t simplie l'extrme dans Word 2010 ! Pour vous entraner tout au long de cette section, je vous suggre de tlcharger le document lipsum.docx en utilisant ce code web et de l'ouvrir dans Word. Tlcharger le document Code web : 660015 Basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban. Cliquez sur l'icne Colonnes et choisissez un type de multicolonnage, comme illustr la gure 7.34. L'intgralit du document est immdiatement rpartie sur deux ou trois colonnes, en fonction de l'lment choisi dans le menu. 148
Figure 7.34 L'icne Colonnes permet de crer un multicolonnage

D'accord ! C'est trs facile mais comment faire si je veux 4 colonnes, un espacement de 0,45 cm ainsi qu'une ligne sparatrice entre les colonnes ?
Qu' cela ne tienne ! Cliquez sur Colonnes et choisissez Autres colonnes dans le menu. La bote de dialogue ache est reprsente la gure 7.35.
Figure 7.35 Personnalisation des colonnes

Indiquez le nombre de colonnes souhait dans le champ Nombre de colonnes, la largeur et l'espacement des colonnes dans le groupe d'options Largeur et espacement, et cochez la case Ligne sparatrice. Un clic sur OK et le texte s'adapte aux nouveaux paramtres, comme le montre la gure 7.36. 149
Figure 7.36 Le multicolonnage a t personnalis
150
Tout a c'est bien joli mais comment faire si je veux que le multicolonnage ne s'applique qu' une partie du document ?
Est-ce que je dois vraiment rpondre cette question ? Rchissez un peu. . . Eurka ! En insrant des sauts de section de part et d'autre du bloc sur lequel doit se faire le multicolonnage bien sr ! Dans l'exemple suivant, deux sauts de section continus ont t insrs avant et aprs le texte rpartir sur plusieurs colonnes. Le point d'insertion a t plac dans la section 2 et l'icne Colonnes 9 a t utilise (voir gure 7.37).
Figure 7.37 Un multicolonnage partiel
9. Dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban.
151
En rsum
Pour mettre en forme rapidement un document, rien de tel que les thmes de Word. Vous pouvez utiliser les thmes prdnis de Word, en cliquant sur l'icne Thmes prsente dans le groupe Thmes, sous l'onglet Mise en page du Ruban. Vous pouvez galement modier les couleurs, les polices et les eets spciaux d'un thme existant en utilisant les icnes du groupe Thmes, sous l'onglet Mise en page du Ruban. Les sections permettent de numroter partiellement les pages ou les lignes d'un document, dnir plusieurs colonnes dans une partie du document ou encore utiliser plusieurs en-ttes et pieds de pages. Pour amliorer l'allure d'un long document, vous pouvez insrer une page de garde avant chaque chapitre ou au dbut du document. La mise en forme au niveau Page permet de dnir une couleur d'arrire-plan, un ligrane, une bordure de page ou encore un multicolonnage.
152
Chapitre
8
Dicult :
TP : Rdiger un rapport
orts de votre exprience de quelques sept chapitres, vous tes dsormais en mesure de raliser de beaux documents. En particulier, le dernier chapitre vous a appris utiliser des thmes, des sections et divers outils de mise en page. Mais je sens que vous manquez encore d'assurance. C'est pourquoi je vous propose un deuxime TP qui va vous montrer que vous savez faire bien plus que vous ne l'imaginez ! Alors, retroussez vos manches (ou plutt, dtendez-vous) et commenons.
153
CHAPITRE 8. TP : RDIGER UN RAPPORT

Principe du TP
Zozor s'est dnitivement remis. Enn presque. . . Il a tellement de travail en retard qu'il vous a demand un service. Il voudrait (allez savoir pourquoi) mettre sa biographie en forme sous Word. Comme vous tes devenus des as et que lui est un zro, vous avez bien sr accept. Votre bont vous perdra. Mais vous avez accept, alors au boulot ! Biographie de Zozor Code web : 527136 Les gures 8.1 et 8.2 reprsentent le rsultat atteindre.

Figure 8.1 Les deux premires pages du document

Une bonne nouvelle : j'ai dj tap le texte pour vous. Votre travail consistera le mettre en forme en utilisant les direntes techniques tudies jusqu'ici. Pour arriver au rsultat demand, vous devrez en particulier : insrer et personnaliser une page de garde : celle utilise pour ce TP est Emplacements de bureau ; choisir un thme : celui utilis pour ce TP est Sillage ; mettre en forme le texte encadr : j'ai utilis des retraits de 1 cm gauche et droite, une bordure ombre ainsi qu'une police dirente ; ajouter un en-tte et un pied de page : j'ai utilis Moderne page paire ; 154
Figure 8.2 Les deux dernires pages du document
dnir des sections pour mettre en place un multicolonnage ; modier l'alignement des paragraphes.
Une bonne nouvelle ? Un cauchemar oui ! Cette mise en page est bien trop labore. Je suis sr que je n'arriverai pas ce rsultat. Est-ce que je dois tout relire depuis le dbut ?
Qu'est-ce que c'est que ce dfaitisme ? Toutes les techniques mettre en uvre sont tout fait votre porte et je suis prt parier que vous atteindrez la n du TP sans encombre ! moins que vous ne vouliez saisir tout le texte, je vous suggre d'utiliser le code Web qui suit. Tlcharger le chier Code web : 864260 Vous avez maintenant tous les lments en mains pour raliser le document demand. C'est vous de jouer. . . 155

Correction
J'espre que vous n'avez pas eu trop de problmes dans ce TP. Voici ma correction, dans laquelle je passe en revue tous les points qui auraient pu coincer .
Page de garde
Vous avez peut-tre rencontr les deux dicults suivantes : 1. Les deux premires lettres du mot uvre sont restes spares dans le titre et dans le sous-titre. Qu' cela ne tienne : placez le point d'insertion aprs le dernier e du mot uvre et appuyez sur la barre d'espacement. Comme par magie, oeuvre se transforme en uvre . En fait, il n'y a rien de magique l-dedans : la barre d'espacement a indiqu Word que le mot tait entirement tap et l'outil de correction automatique en cours de frappe a fait le remplacement. Vous en saurez plus ce sujet en vous reportant la section intitule Correction en cours de frappe au chapitre 1 de la partie 3. 2. Il a t impossible de saisir 2011 dans le dernier champ, en bas de la page de garde. Ce nombre a systmatiquement t remplac par 11 . Ceci est d au comportement du champ Anne. Pour corriger cette attitude par trop perturbante, supprimez le champ en date cliquant dans la zone de texte qui l'englobe, puis appuyez sur la touche Suppr du clavier. Maintenant, il ne vous reste plus qu' taper 2011 au clavier.
Choix d'un thme

Le seul problme que vous ayez pu rencontrer se situe au niveau du titre, qui n'arrive pas tenir dans la largeur dnie pour la zone de texte. Cliquez sur cette zone pour faire apparatre les traits pointills matrialisant ses frontires, pointez le taquet de redimensionnement de droite, maintenez le bouton gauche de la souris enfonc et dplacez la souris vers la droite pour largir la zone de texte, comme illustr la gure 8.3.
Figure 8.3 Modication de la largeur de la zone de texte

156
CORRECTION
Mise en forme du texte encadr

Cette tape ne vous a certainement pas pos de problme. Voici cependant quelques indices pour ceux qui auraient prouv des dicults. 1. La police est dnie dans le groupe Police de l'onglet Accueil du Ruban, comme indiqu la gure 8.4. 2. La suppression de l'espace aprs les paragraphes du texte encadr se fait avec l'icne Interligne et espacement de paragraphes 1 , comme indiqu la gure 8.5. 3. Les retraits gauche et droite du texte encadr se font dans la rgle horizontale, comme indiqu la gure 8.6. 4. La bordure est dnie en cliquant sur l'icne Bordure et trame 2 et en choisissant Ombre dans la bote de dialogue Bordure et trame, comme indiqu la gure 8.7.
Figure 8.4 Modication de la police et de la taille des caractres
Figure 8.5 Cette icne permet de supprimer l'espace aprs un paragraphe
En-tte et pied de page

La dnition de l'en-tte et du pied de page se fait dans le groupe En-tte et pied de page, sous l'onglet Insertion du Ruban. Il sut de cliquer sur l'icne En-tte et
1. Dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban. 2. Toujours dans le groupe Paragraphe.
157
Figure 8.6 Dnition des retraits gauche et droite
Figure 8.7 Dnition de la bordure
158
CORRECTION de slectionner Moderne page paire, puis de cliquer sur l'icne Pied de page et de slectionner Moderne page impaire. Si la numrotation des page commence 1 et non 2 comme demand : 1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. 2. Cliquez sur l'icne Numro de page dans le groupe En-tte et pied de page et slectionnez Format des numros de page dans le menu. 3. Entrez la valeur 2 dans la zone de texte partir de et validez en cliquant sur OK (voir gure 8.8).
Figure 8.8 Choix du dpart de la numrotation
Multicolonnage
Contrairement ce que la logique pourrait laisser croire, l'insertion de sauts de section n'intervient pas sous l'onglet Insertion, mais sous l'onglet Mise en page du Ruban. Cliquez sur l'icne Sauts de page du groupe Mise en page et slectionnez Saut de section > Continu, comme indiqu la gure 8.9. Une fois les deux sauts de section insrs, placez le point d'insertion l'intrieur de la zone qu'ils dlimitent, cliquez sur l'icne Colonnes 3 et, dans le menu, choisissez la valeur Deux, comme indiqu la gure 8.10.
Alignement des paragraphes

Cette tape n'est vraiment pas complique. C'est pourquoi j'en prote pour vous rappeler une astuce bien pratique : pour slectionner la totalit du document, le plus simple . consiste utiliser le raccourci clavier Ctrl + A Puis, an de justier votre texte, cliquez sur l'icne Justifier dans le groupe Paragraphe. Pour aller encore plus vite, vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier correspondant, Ctrl + J .
3. Dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban.
159
Figure 8.9 Insertion d'un saut de section continu
Figure 8.10 La section comportera deux colonnes
160
CORRECTION Ce TP est dj termin. Vous voil prts passer la suite. En attendant, je mets votre disposition le document nal, pour pouvoir comparer avec le vtre. Tlcharger le chier Code web : 246274

161
162
Deuxime partie
Illustrations et tableaux
163
Chapitre
9
Dicult :
Insrer des illustrations dans un document
ans ce chapitre, vous apprendrez insrer dans vos documents toutes sortes d'illustrations provenant de sources diverses : votre disque dur, le site Oce.com de Microsoft ou encore le Web. Si vous utilisez Windows 7, vous verrez comment accder facilement toutes vos illustrations, indpendamment des dossiers dans lesquels elles sont stockes. Vous verrez aussi comment accder l'immense bibliothque d'images de Microsoft sans mme quitter votre traitement de texte ou en vous rendant simplement sur une page web ddie. Si l'illustration se trouve sur le Web, vous verrez comment la rcuprer en utilisant l'outil de capture de Windows. Enn, vous apprendrez habiller vos illustrations avec le texte qui les environne.
165
CHAPITRE 9. INSRER DES ILLUSTRATIONS DANS UN DOCUMENT
L'illustration est sur mon disque dur

O sont stockes mes images ?
Cette section prsuppose que votre systme d'exploitation est Windows 7, version 32 ou 64 bits, toutes ditions confondues. Si vous utilisez Windows Vista ou Windows XP, rendez-vous la n de la section pour savoir comment localiser vos images. La bibliothque Images, accessible directement depuis le menu Dmarrer, est un emplacement de choix pour stocker vos images et photos. Pour l'ouvrir, cliquez sur Dmarrer puis, dans la partie droite du menu, sur Images, comme illustr la gure 9.1.
Figure 9.1 Accs au dossier Images

Si vous avez stock vos images dans un des dossiers de la bibliothque Images, elles doivent apparatre dans cette fentre.
Mais qu'est-ce qu'une bibliothque au juste ?

Les bibliothques sont apparues avec Windows 7. Elles facilitent la manipulation de chiers d'un mme type qui se trouvent dirents endroits. Dans cet exemple, la bibliothque Images est constitue des dossiers Mes images et chantillons d'images. Lorsque vous utilisez une application graphique (Microsoft Paint, The Gimp ou Photoshop par exemple), le dossier Mes images est propos comme emplacement par dfaut lorsque vous lancez la commande Enregistrer dans le menu Fichier. Voici par exemple, illustre la gure 9.2, la bote de dialogue ache lorsque l'on fait appel la commande Fichier > Enregistrer dans Microsoft Paint pour enregistrer une nouvelle image. 166
L'ILLUSTRATION EST SUR MON DISQUE DUR
Figure 9.2 Dans Paint, le dossier d'enregistrement par dfaut est Mes
images
Mais o est passe la photo des cabanes de pcheurs ? Et pourquoi la mention Vide apparat-elle dans le dossier chantillons d'image ?
Eh bien tout simplement parce que le format slectionn dans la liste droulante Type est PNG. Seuls les chiers au format PNG sont donc achs dans la bote de dialogue. Si vous slectionnez le type JPEG, les chiers JPEG apparaissent, comme dans la gure 9.3. Zozor disparat, puisqu'il est au format PNG !
Figure 9.3 Seules les images au format JPEG sont aches

167
Sous Windows Vista

Si vous utilisez Windows Vista, la commande Images du menu Dmarrer donne accs l'quivalent du dossier Mes images de Windows 7. Vous avez tout intrt stocker vos images dans ce dossier pour y accder facilement depuis le menu Dmarrer. Dans le cas contraire, vous devrez mmoriser l'emplacement exact de vos images car le concept de bibliothques est tranger Windows Vista.
Sous Windows XP
Si vous utilisez Windows XP, la commande Mes Images du menu Dmarrer donne directement accs au dossier Mes images. Si vous stockez vos images dans ce dossier, elles seront directement accessibles depuis le menu Dmarrer. Dans le cas contraire, pour pouvoir les ouvrir, vous devrez vous dplacer dans le dossier qui les contient.
Faciliter l'accs aux images avec la bibliothque Images

Si vous avez pris la bonne habitude de stocker vos images dans le dossier Mes images, il est trs facile de les retrouver partir du menu Dmarrer. Mais imaginez que vos images soient stockes dans un autre (ou encore pire, plusieurs autres !) dossier(s). Sont-elles perdues tout jamais ?
Je suis sr que la rponse vous brle les lvres ! Il sut d'inclure dans la bibliothque Images les dossiers dans lesquels ces images sont stockes. Encore faut-il savoir comment ajouter un dossier la bibliothque Images. Rassurez-vous, il n'y a rien de sorcier l-dedans. :) Cliquez sur Dmarrer puis sur Images pour ouvrir la bibliothque Images. Juste en dessous du titre Bibliothque Images, vous voyez le mot Inclut, suivi du nombre de dossiers attachs la bibliothque Images. Dans l'exemple de la gure 9.4, on observe deux dossiers.
Figure 9.4 La bibliothque Images contient deux emplacements

Cliquez sur le mot emplacements. Une bote de dialogue intitule Emplacement de bibliothque Images s'ouvre alors (voir gure 9.5). 168
Figure 9.5 Cette bote de dialogue permet de personnaliser la bibliothque

Il ne vous reste plus qu' cliquer sur Ajouter et dsigner le dossier prendre en compte dans la bibliothque Images. Une fois le dossier ajout et la bote de dialogue Emplacement de bibliothque Images ferme, les images du dossier sont visibles dans la bibliothque Images, comme illustr la gure 9.6.
Les formats pris en charge

Word est compatible avec la plupart des formats graphiques conventionnels. Sont en particulier pris en charge les formats JPG (ou JPEG), GIF, PNG, BMP et WMF.
Vous avez dit format de chier ?

Selon les applications utilises, les chiers sont enregistrs dans un format ou dans un autre, identi par son extension. Ainsi, la quasi-totalit des appareils photo numriques utilise le format JPG pour enregistrer des photos. Le Web exploite des chiers graphiques aux formats PNG, JPG et GIF. Les anciennes applications de dessin utilisent le format BMP. Certains formats, jugs trop propritaires (c'est--dire fortement lis une application) ou trop peu rpandus ne sont pas directement utilisables. Par exemple, les chiers propritaires Photoshop PSD, Illustrator AI ou encore Autocad DFX ne sont pas utilisables dans Word. N'ayez crainte : toutes ces applications sont en mesure 169
Figure 9.6 Un dossier a t ajout la bibliothque Images

d'enregistrer les chiers qu'elles manipulent dans un format compatible avec Word.
Insrer une image

Commencez par placer le point d'insertion l'endroit exact o l'image doit tre insre. Dplacez-vous dans l'onglet Insertion du Ruban et cliquez sur l'icne Image, dans le groupe Illustrations. La bote de dialogue Insrer une image s'ouvre l'cran. Par dfaut, elle ache le contenu de la bibliothque Images. Si vous avez suivi les conseils donns dans la section Faciliter l'accs aux images avec la bibliothque Images et si, bien entendu, vous utilisez Windows 7, la bibliothque rassemble tous les dossiers contenant des images, comme illustr la gure 9.7. Faites dler l'ascenseur vertical pour acher la miniature de l'image insrer, puis faites un double-clic dessus pour insrer l'image.
Pour faciliter le reprage visuel de l'image insrer, vous pouvez cliquer sur l'icne Changer l'affichage, dans la partie suprieure de la bote de dialogue Insrer une image, comme illustr la gure 9.8.
Si la Bibliothque Images contient un grand nombre de chiers, il peut tre dicile de trouver rapidement celui que vous voulez insrer dans votre document. Heureusement, Microsoft a prvu cette situation. Vous pouvez : 170
Figure 9.7 Le contenu de la bibliothque Images
Figure 9.8 Choix du mode d'achage
171
CHAPITRE 9. INSRER DES ILLUSTRATIONS DANS UN DOCUMENT 1. Filtrer le type des chiers achs dans la liste droite du champ Nom de fichier ; 2. Entrer le nom (ou une partie du nom) de l'image recherche dans le champ Rechercher, en haut droite de la bote de dialogue Insrer une image. Par exemple, pour acher uniquement les chiers JPG dont le nom contient les lettres tul , slectionnez Format d'change de fichiers JPEG (*.jpg, *.jpeg, *.jfif, *.jpe) dans la liste droulante Format et tapez tul dans le champ Rechercher. La partie centrale de la bote de dialogue est automatiquement ltre en consquence, comme visible la gure 9.9.
Figure 9.9 La bibliothque Images a t ltre

Le champ Rechercher peut galement tre utilis pour ltrer les dossiers. Dans l'exemple prcdent, un certain nombre de photos a t stock dans le dossier Dcembre 2010 Le Grand Veneur sous la neige . Pour limiter l'achage ce dossier dans la bote de dialogue, il sut de taper Dcembre ou Grand Veneur dans le champ Rechercher. Tout cela est trs bien mais mes photos ont des noms assez peu parlants et je n'arrive pas les retrouver. Existe-t-il un moyen pour que je puisse facilement les retrouver ?
Ici encore, Windows 7 va vous apporter son aide : 1. Lancez la commande Images depuis le menu Dmarrer. 2. Dplacez-vous dans le dossier qui contient vos photos. 172
L'ILLUSTRATION EST SUR MON DISQUE DUR 3. Slectionnez les photos en utilisant la mthode de votre choix. Vous pouvez par exemple cliquer sur la premire photo, faire dler l'ascenseur pour atteindre la dernire photo et cliquer sur celle-ci tout en maintenant la touche Maj enfonce. 4. Comme reprsent la gure 9.10, cliquez sur Afficher plus de dtails dans la partie infrieure de la fentre. 5. Cliquez sur Ajouter un mot cl dans la partie infrieure de la fentre et entrez les mots-cls, spars par des points virgules ; , que vous dsirez associer aux photos slectionnes. Dans la gure 9.11 par exemple, nous associons aux images les mots-cls neige, 2010 et fort.
Figure 9.10 Le lien Afficher
plus de dtails
Figure 9.11 Aectation de mots-cls aux images slectionnes

Si le lien Afficher plus de dtails n'apparat pas, cela signie que le Volet des dtails n'est pas ach. Cliquez sur Organiser, pointez Disposition et cliquez sur Volet des dtails.
Comme le montre la gure 9.12, vous pourrez dsormais utiliser un de ces mots-cls 173
CHAPITRE 9. INSRER DES ILLUSTRATIONS DANS UN DOCUMENT dans la bote de dialogue Insrer une image de Word pour retrouver facilement vos photos.
Figure 9.12 Filtrage du dossier l'aide d'un mot-cl
Utiliser les images mises disposition par Microsoft

En tant que membre de la suite Oce, Word donne accs un trs grand nombre d'illustrations et de photographies. Ces dernires peuvent tre librement insres dans un document en quelques clics de souris.
La bibliothque d'images d'Oce

Commencez par placer le point d'insertion l'endroit o vous voulez insrer l'image. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban puis cliquez sur l'icne Images clipart du groupe Illustrations. Cette action provoque l'achage du volet Images clipart sur le ct droit de la fentre, comme illustr la gure 9.13. Assurez-vous que la case Inclure le contenu Office.com est coche. Ainsi, les images seront recherches sur l'ordinateur mais aussi sur Oce.com, le site Microsoft ddi la suite Oce. Droulez la liste Les rsultats devraient tre. Cochez la case Illustrations si vous recherchez des Clip arts. Cochez la case Photographies si vous recherchez des photographies. Bien entendu, vous pouvez cocher ces deux cases pour rechercher des Clip arts et des photographies, comme illustr la gure 9.14. 174
UTILISER LES IMAGES MISES DISPOSITION PAR MICROSOFT
Figure 9.13 Le volet Images
clipart est ach droite du document
Figure 9.14 La recherche portera sur des illustrations et des photographies
175
CHAPITRE 9. INSRER DES ILLUSTRATIONS DANS UN DOCUMENT Entrez un ou plusieurs mots dans le champ Rechercher et cliquez sur OK. Comme illustr la gure 9.15, le rsultat de la recherche est ach dans la partie infrieure du volet Images clipart.
Figure 9.15 Les rsultats apparaissent dans le volet Images
clipart
Cliquez sur un Clip art ou une photographie pour l'insrer dans le document. Si l'image insre n'a pas la taille voulue, vous pouvez la redimensionner en agissant sur ses poignes de redimensionnement ou sur le Ruban. Vous en saurez plus ce sujet un peu plus loin dans ce livre.
La bibliothque d'images d'Oce.com

Si les illustrations proposes dans le volet Images clipart ne couvrent pas vos besoins, cliquez sur le lien Plus d'informations sur Office.com, dans la partie infrieure de ce volet. La page de recherche d'images de Microsoft s'ouvre dans le navigateur par dfaut. Utilisez les catgories (1) et le champ de recherche (2) pour trouver l'image de vos rves (voir gure 9.16).
Si vous utilisez comme navigateur par dfaut Internet Explorer

Lorsque vous avez trouv une image digne d'intrt, pointez-la et cliquez sur Copier dans le Presse-papiers, comme la gure 9.17. 176
Figure 9.16 Recherche d'images sur Oce.com
Figure 9.17 L'image est sur le point d'tre copie dans le presse-papiers
177
CHAPITRE 9. INSRER DES ILLUSTRATIONS DANS UN DOCUMENT Si vous tes confronts un avertissement indiquant les cookies doivent tre activs dans votre navigateur , assurez-vous que c'est bien le cas puis validez en cliquant sur Accepter. Retournez dans Word. Placez le point d'insertion l'endroit o l'image doit tre insre, puis cliquez sur l'icne Coller du Ruban, comme illustr la gure 9.18.
Figure 9.18 L'image est colle dans Word

Mais qu'est-ce que les cookies viennent faire ici ? On ne parle pourtant pas cuisine ! Est-ce que je me serais tromp de livre ?
En informatique, les cookies n'ont rien voir avec ces succulents biscuits aux ppites de chocolat. :( Ils dsignent des chiers de petite taille mis par un site web et stocks sur l'ordinateur qui s'y connecte, ceci des ns d'change de donnes. Le site de recherche d'images de Microsoft utilise cette technique. Vous devez donc vous assurer que les cookies sont activs dans votre navigateur.
Mais je n'y connais rien moi, dans les paramtres du navigateur ! Est-ce que je dois renoncer utiliser le site de recherche d'images de Microsoft ?
178
UTILISER LES IMAGES MISES DISPOSITION PAR MICROSOFT Rassurez-vous, les cookies n'ont rien de sorcier. Si vous utilisez Internet Explorer 8 ou 9, cliquez sur Outils puis sur Options Internet. Dans la bote de dialogue Options Internet, basculez sur l'onglet Confidentialit et assurez-vous que le curseur n'est pas dans la position la plus haute, comme la gure 9.19.
Figure 9.19 Dans cette position, le curseur bloque tous les cookies
Si vous utilisez Mozilla Firefox, Google Chrome ou un autre navigateur par dfaut
Lorsque vous avez trouv une image digne d'intrt, pointez-la et cliquez sur Tlcharger, comme la gure 9.20. En fonction du navigateur utilis, vous pouvez tre invits choisir l'application dans laquelle l'image doit tre ouverte, comme la gure 9.21. Choisissez Windows Live Photo Gallery ou toute autre application graphique installe sur votre ordinateur puis validez en cliquant sur OK. L'image s'ouvre dans l'application dsigne.
Si vous utilisez Google Chrome, vous devez cliquer dans le coin infrieur gauche de la fentre pour ouvrir l'image tlcharge, comme la gure 9.22.
179
Figure 9.20 L'image est sur le point d'tre tlcharge
Figure 9.21 Quelle application allez-vous utiliser pour ouvrir l'image ?
180
Figure 9.22 Une technique particulire doit tre utilise dans Google Chrome
Une fois l'image ouverte dans l'application graphique, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et, dans le menu, slectionnez Copier, comme illustr la gure 9.23.
Figure 9.23 Cette action va copier l'image dans le presse-papiers

Retournez dans Word. Placez le point d'insertion l'endroit o l'image doit tre insre, 181
CHAPITRE 9. INSRER DES ILLUSTRATIONS DANS UN DOCUMENT puis cliquez sur l'icne Coller du Ruban.
L'illustration se trouve sur une page web

Le Web regorge d'images, de dessins et de photographies, et il est bien souvent tentant d'en utiliser certaines dans vos documents. Mais comment trouver les images qui pourraient convenir vos documents ? Vous avez vu que la bibliothque d'images d'Oce.com donnait accs un grand nombre d'illustrations mais il y a encore mieux : vous pouvez utiliser un moteur de recherche d'images, par exemple Bing. Ouvrez votre navigateur web et utilisez le code web suivant : Accder au moteur Bing Code web : 214778 Slectionnez l'onglet Images (1), entrez le mot-cl souhait dans le champ de recherche (2) et cliquez sur Rechercher (3), comme illustr la gure 9.24.
Figure 9.24 Recherche d'une illustration dans Bing

Lorsque vous pointez une des vignettes, elle est agrandie et fait apparatre diverses informations relatives ses dimensions, son type, son poids (c'est--dire le nombre de kilo-octets du chier correspondant) et le site qui l'hberge (voir gure 9.25). Si l'image semble convenir, cliquez sur la vignette pour accder au site qui l'hberge, puis nouveau sur la vignette pour accder l'image, comme la gure 9.26. 182
L'ILLUSTRATION SE TROUVE SUR UNE PAGE WEB
Figure 9.25 L'image est agrandie et ache plusieurs informations
Figure 9.26 L'image est ache dans le navigateur

183
CHAPITRE 9. INSRER DES ILLUSTRATIONS DANS UN DOCUMENT Pour rcuprer l'image, il vous sut maintenant de cliquer du bouton droit sur l'image et de choisir (voir gure 9.27) : Copier pour placer l'image dans le Presse-papiers de Windows ; Enregistrer l'image sous pour l'enregistrer sur votre disque dur.
Figure 9.27 Que voulez-vous faire de l'image ?

Si vous choisissez de placer l'image dans le Presse-papiers de Windows, vous pourrez l'insrer dans votre document Word avec l'icne Coller du Ruban 1 . Si vous choisissez d'enregistrer l'image sur le disque dur, vous l'insrerez dans votre document en cliquant sur l'icne Image du Ruban 2 .
Une question de droits

Les illustrations disponibles sur le Web ne sont pas forcment libres de droit. Avant de se servir d'une image, que ce soit dans un but personnel ou professionnel, il convient de s'informer des modalits d'utilisation qui lui sont associes.
1. Dans le groupe Presse-papiers, sous l'onglet Accueil du Ruban. 2. Groupe Illustrations, onglet Insertion.
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L'OUTIL CAPTURE DE WORD 2010
Les illustrations qui relvent d'une licence creative commons peuvent tre librement utilises dans un cadre personnel ou familial. Par contre, des droits spciques peuvent leur tre associs si elles sont utilises dans un cadre professionnel.
Lorsqu'aucune licence d'utilisation n'est spcie, le plus simple est de passer votre chemin pour viter toute poursuite. Faites bien attention : certaines images incluent un copyright invisible l'il et pourtant bien prsent. Leurs auteurs peuvent trs bien se retourner contre vous pour toute utilisation (juge) abusive !
L'outil Capture de Word 2010

Pour capturer (c'est--dire insrer dans le presse-papiers de Windows) une partie quelconque de l'cran, qu'il s'agisse d'une page web, d'une application ou du Bureau de Windows, vous pouvez utiliser l'outil Capture de Word 2010. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne Capture et, dans le menu, slectionnez Capture d'cran comme illustr la gure 9.28.
Figure 9.28 Accs l'outil Capture

La fentre de Word se replie dans la Barre des tches, l'cran se grise et le pointeur de la souris se transforme en un plus de couleur noire. Pour capturer tout ou partie de ce qui est ach l'cran, il sut de tracer un cadre de slection en maintenant enfonc le bouton gauche de la souris. Lorsque vous relchez ce bouton, l'lment captur est automatiquement coll au point d'insertion. Entranez-vous capturer une icne du Bureau. Pour ce faire, assurez-vous au pralable qu'aucune application ne vient s'interposer entre la fentre de Word et le Bureau. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Capture puis sur Capture d'cran et tracez un cadre de slection autour de l'icne que vous souhaitez capturer. En utilisant une technique similaire, capturez une partie d'une page web. Attention, le navigateur web (2) doit se trouver entre le papier-peint du Bureau (3) et la fentre de Word (1), comme illustr la gure 9.29. 185
Figure 9.29 L'empilage des fentres doit tre pris en considration
Habiller une illustration avec du texte

Word permet d' habiller les images d'un document pour les intgrer parfaitement au texte qui les environne. Pour vous entraner, je vous suggre de tlcharger le chier habillage.docx en utilisant le code web suivant.

Tlcharger le document Code web : 686327
Choisir le positionnement des images

Pour choisir l'image habiller, cliquez dessus. Ensuite, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icne Position dans le groupe Organiser et pointez un des habillages proposs. Le document est automatiquement ajust en consquence. Cliquez lorsque la disposition vous convient, comme illustr la gure 9.30.
Si les dispositions proposes par dfaut sous l'icne Position ne rpondent pas vos besoins, cliquez sur Position et, dans le menu, choisissez Autres options de disposition. Une bote de dialogue intitule Disposition s'ouvre alors. Vous pouvez y choisir trs prcisment la position de l'image concerne. Dans la gure 9.31 par exemple, l'image est aligne sur la marge suprieure et dcale de 0,3 cm par rapport la marge gauche.
186
HABILLER UNE ILLUSTRATION AVEC DU TEXTE
Figure 9.30 Choix d'une disposition pour l'image
Figure 9.31 Dnition prcise de la disposition de l'image

187
CHAPITRE 9. INSRER DES ILLUSTRATIONS DANS UN DOCUMENT Supposons que vous dsiriez habiller les images comme dans l'exemple de la gure 9.32. Comment allez-vous vous y prendre ?
Figure 9.32 Quelle est, selon vous, la technique utilise ?

1. Cliquez sur la premire image pour la slectionner. 2. Basculez si ncessaire sur l'onglet Format du Ruban, droulez l'icne Position du groupe Organiser et slectionnez En haut gauche avec habillage du texte carr. 3. Cliquez sur la deuxime image pour la slectionner. 4. Basculez si ncessaire sur l'onglet Format du Ruban, droulez l'icne Position du groupe Organiser et slectionnez Au milieu droite avec habillage du texte carr.
Choisir la disposition du texte

Par dfaut, le texte habille les images au carr . Cela signie qu'il s'enroule au plus prs des images. Si ncessaire, vous pouvez choisir une autre disposition en agissant sur l'icne Renvoyer la ligne automatiquement 3 , comme illustr la gure 9.33. La gure 9.34 donne quelques exemples d'habillages, pour que vous ayez une ide plus claire des possibilits de l'icne Renvoyer la ligne automatiquement.
3. Dans le groupe Organiser, sous l'onglet Format du Ruban.
188
HABILLER UNE ILLUSTRATION AVEC DU TEXTE
Figure 9.33 Choix d'une autre disposition pour le texte
Figure 9.34 Quelques exemples de disposition pour le texte
189
En rsum
Il est possible d'insrer dans vos documents des illustrations provenant de diverses sources : votre disque dur, Microsoft ou le Web. Pour insrer une image de votre disque dur dans un document, cliquez sur l'icne Image 4 . Pour insrer une image depuis la bibliothque d'images d'Oce, cliquez sur l'icne Images clipart. Vous pouvez galement cliquer sur le lien Plus d'informations sur Office.com, dans la partie infrieure du volet Images clipart, pour accder l'immense bibliothque de Clip arts de Microsoft. Vous pouvez utiliser l'outil Capture de Word pour capturer une zone quelconque de l'cran. Word 2010 permet d' habiller les images d'un document pour les intgrer parfaitement au texte qui les environne.
4. Dans le groupe Illustrations, sous l'onglet Insertion du Ruban.
190
Chapitre
10
Dicult :
Insrer d'autres lments graphiques
u chapitre prcdent, vous avez appris insrer des images (photos, captures d'cran et Clip arts) dans un document. Toutefois, les images ne sont pas les seuls lments graphiques utilisables. Ce chapitre va vous montrer comment insrer des formes, des quations mathmatiques, des graphiques SmartArt, des graphiques reprsentant des donnes numriques et des eets typographiques dans vos documents. Les techniques utiliser sont propres chaque objet. Nous les traiterons donc dans des sections direntes. N'ayez crainte ! Il n'y a rien de bien mchant l-dedans. Et pensez l'eet que vous produirez dans une conversation mondaine en parlant de graphiques SmartArt ! Alors, si vous tes prts franchir une tape supplmentaire, commenons de ce pas !
191
CHAPITRE 10. INSRER D'AUTRES LMENTS GRAPHIQUES
Formes
Les formes sont des lments dessins tels que rectangles, ches, toiles, etc., que vous pouvez insrer directement dans un document Word. Pour ajouter un tel lment dans un document : 1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. 2. Cliquez sur l'icne Formes du groupe Illustrations et choisissez la forme insrer dans le menu, comme illustr la gure 10.1. 3. Le point d'insertion se transforme en signe Plus. Dessinez la forme l'endroit souhait sur le document, en maintenant enfonc le bouton gauche de la souris et en traant un rectangle. 4. Lorsque vous relchez le bouton de la souris, des poignes de redimensionnement et de rotation sont aches. Si ncessaire, utilisez-les pour changer la taille de la forme ou lui appliquer une rotation.
Figure 10.1 De nombreuses formes prdnies sont disponibles

Comme illustr la gure 10.2, utilisez : 192
FORMES les poignes de type 1 pour modier les dimensions de la forme ; les poignes de type 2 pour modier les composantes de la forme, par exemple l'paisseur de la che ou la longueur de la pointe ; la poigne de type 3 pour modier l'orientation de la che.
Figure 10.2 Les poignes aches autour d'une forme slectionne

Lorsque vous tracez les contours de la forme avec la souris, vous pouvez Maj maintenir enfonce la touche pour garder les proportions originales de la forme. Si cette touche n'est pas enfonce, la forme peut tre tire horizontalement ou verticalement.
titre d'exemple, nous allons utiliser l'outil Formes pour raliser le diagramme reprsent dans la gure 10.3.
Figure 10.3 Un exemple de diagramme

L'insertion du losange, des deux rectangles et des ches ne devrait pas vous poser de problme : il sut de slectionner les lments correspondants dans la liste Formes 1 et de les dessiner l'cran.
Tout cela c'est bien joli mais comment insrer du texte dans une forme ?
1. Dans le groupe Illustrations, sous l'onglet Insertion du Ruban.
193
CHAPITRE 10. INSRER D'AUTRES LMENTS GRAPHIQUES Eh bien, il sut de cliquer sur la forme et de taper le texte au clavier. Celui-ci est automatiquement insr l'intrieur de la forme.
Et les textes ottants ? Comment les insrer ?

Ces textes OUI et NON doivent tre placs dans des zones de texte. Cette forme est disponible sous l'intitul Formes de base dans le menu de l'icne Formes, comme illustr la gure 10.4. Les lments de texte peuvent ensuite tre librement dplacs pour tre positionns au niveau des ches.
Figure 10.4 Cette forme permet d'insrer des lments textuels ottants
Personnaliser une forme

Si ncessaire, vous pouvez modier le style en utilisant les icnes du groupe Styles de formes, sous l'onglet Format du Ruban (voir gure 10.5). Vous pouvez ainsi choisir le contour, le remplissage et les eets (ombre, rexion, lumire, etc.) associs la forme.
Figure 10.5 Le groupe Styles
de formes
titre d'exemple, nous allons rednir le diagramme pour obtenir le rsultat de la gure 10.6. Cet organigramme a bien plus re allure que le prcdent. Et pourtant, il n'est pas 194
QUATIONS MATHMATIQUES
Figure 10.6 Le diagramme a t personnalis

bien dicile raliser ! 1. Slectionnez le losange et appliquez-lui un style Effet discret, Vert olive 3 Accentu (voir gure 10.7). 2. Cliquez sur Effets de la forme, pointez Rflexion et, dans le menu, choisissez Pleine rflexion, contact (voir gure 10.8). 3. Dnissez la mme rexion sur les deux rectangles mais utilisez des couleurs direntes (Effet discret - Rouge 2 accentu pour le rectangle de gauche, Effet discret - Violet 4 accentu pour le rectangle de droite). 4. Cliquez tour tour sur chacune des ches et appliquez-leur le style Ligne Intense - 2 accentu pour la che de gauche et Ligne Intense - 4 accentu pour la che de droite. 5. Cliquez tour tour sur les deux zones de texte et aectez-leur le style Effet intense Orange 6 accentu. Le diagramme doit maintenant ressembler trait pour trait ce qui tait demand. Facile, non ?
quations mathmatiques
Que tous les lycens, tudiants, scientiques et autres amateurs d'quations mathmatiques se rjouissent : il est aujourd'hui trs simple d'crire des quations dans Word. Si vous n'avez aucun atome crochu avec les mathmatiques et si vous ne voulez surtout pas en avoir ( !), vous pouvez sauter cette section et consulter directement la suivante, consacre aux graphiques SmartArt. Vous tes encore l ? Tant mieux, continuons ! Une question simple pour commencer. D'aprs vous, dans quel onglet du Ruban faut-il se rendre pour insrer une formule dans un document ? N'ayez pas peur, je suis sr que vous avez la bonne rponse. 195
Figure 10.7 Modication du style du losange
Figure 10.8 Modication de la rexion du losange

196
QUATIONS MATHMATIQUES ... Dans l'onglet Insertion bien entendu ! Le groupe Symboles, et plus particulirement l'icne quation qui s'y trouve, donne accs un ensemble d'quations prdnies. Cliquez sur la partie infrieure de l'icne quation pour accder ces quations (voir gure 10.9).
Figure 10.9 Quelques quations prdnies sont accessibles directement

Il sut de cliquer sur l'une d'entre elles pour l'insrer dans le document. Si, par exemple, nous cliquons sur la premire quation, l'quation reprsente la gure 10.10 est insre dans le document. Le cadre ach autour de l'quation ne sert qu' la matrialiser. Si vous cliquez en dehors de ce cadre, il disparat et l'quation fait partie intgrante du document. 197
Figure 10.10 Une quation prdnie a t insre dans le document

D'autres actions prdnies sont disponibles sur Oce.com. Pour y accder, cliquez sur la partie infrieure de l'icne quation, pointez Autres quations sur Office.com et faites votre choix parmi les lments proposs (voir gure 10.11).
Figure 10.11 D'autres quations prdnies sont disponibles sur Oce.com

198
Tout ceci est parfait mais comment faire pour insrer une autre quation que celles proposes par dfaut ?
Cliquez sur l'icne quation 2 . Une zone de saisie est insre dans le document et un onglet spcique, nomm Conception, est ach dans le Ruban. Pour dnir une quation, vous utiliserez les icnes des groupes Symboles et Structures (voir gure 10.12).
Figure 10.12 Vous tes sur le point de dnir une nouvelle quation
titre d'exemple, nous allons dnir l'quation reprsente la gure 10.13 :
Figure 10.13 Une belle quation pour vous entraner

Voici la suite des actions accomplir : . 1. Appuyez successivement sur A r g t h ( x ) = 2. Cliquez sur l'icne Fraction et slectionnez Fraction sur deux lignes, comme indiqu la gure 10.14. 3. Cliquez dans le numrateur puis appuyez sur 1 . 4. Cliquez dans le dnominateur puis appuyez sur 2 . 5. Cliquez la suite de la fraction puis appuyez sur l n . 6. Cliquez sur l'icne Fraction et slectionnez Fraction sur deux lignes. . 7. Cliquez dans le numrateur puis appuyez sur 1 + x 8. Cliquez dans le numrateur puis appuyez sur 1 - x . 9. Slectionnez la fraction, cliquez sur l'icne Crochet puis sur la premire icne dans le menu, comme la gure 10.15. 10. Cliquez la suite de la fraction puis appuyez sur = .
2. Dans le groupe Symboles, sous l'onglet Insertion du Ruban.
199
CHAPITRE 10. INSRER D'AUTRES LMENTS GRAPHIQUES 11. Cliquez sur l'icne Grand oprateur puis sur la deuxime icne du menu, comme la gure 10.16. 12. Cliquez dans la zone au-dessus du Sigma. Appuyez sur + puis cliquez sur l'icne inni (voir gure 10.17) dans le groupe Symboles. 13. Cliquez dans la zone en dessous du Sigma puis appuyez sur n = 0 . 14. Cliquez sur l'icne Fraction et slectionnez Fraction sur deux lignes dans le menu. 15. Cliquez dans le numrateur. Cliquez ensuite sur l'icne Script et slectionnez Exposant dans le menu, comme la gure 10.18. . 16. Cliquez dans la base du numrateur puis appuyez sur n

. 17. Cliquez dans l'exposant du numrateur puis appuyez sur 2 n + 1 18. Cliquez dans le dnominateur puis appuyez sur 2 n + 1 .
Figure 10.14 Insertion d'une fraction sur deux lignes
Figure 10.15 Insertion de parenthses

200
Figure 10.16 Insertion d'un Sigma
Figure 10.17 L'icne inni
Figure 10.18 Insertion d'un exposant
201
CHAPITRE 10. INSRER D'AUTRES LMENTS GRAPHIQUES L'quation doit maintenant tre en tout point identique ce qui tait demand. L'exercice peut paratre dicile mais, avec un peu d'entranement, la dicult aura tt fait de s'estomper. . .
Graphiques SmartArt
Les graphiques SmartArt sont utiliss pour prsenter des informations et ides sous une forme graphique. Sans ncessiter de comptences graphiques, ils apportent pourtant une touche professionnelle vos documents et facilitent la comprhension et la mmorisation des informations par le lecteur. Pour insrer un graphique SmartArt dans un document, commencez par positionner le point d'insertion l'emplacement voulu. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban et cliquez sur l'icne SmartArt dans le groupe Illustrations. Une bote de dialogue intitule Choisir un graphique SmartArt s'ouvre alors (voir gure 10.19).
Figure 10.19 Cette bote de dialogue donne accs un grand nombre de graphiques
SmartArt Choisissez un graphique dans la liste et cliquez sur OK pour l'insrer dans le document (voir gure 10.20). Pour complter le graphique, il ne vous reste plus qu' insrer du texte dans les zones prvues cet eet. titre d'exemple, nous allons dnir le graphique reprsent gure 10.21. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur l'icne SmartArt dans le groupe Illustrations. Dans la liste de gauche, cliquez sur Cycle, slectionnez le SmartArt Cycle non directionnel et cliquez sur OK pour l'insrer dans le document. Compltez les formes avec le texte demand.
Je suis sr qu'une question vous brle les lvres : comment faire pour insrer un sixime rectangle dans le graphique ?
202
GRAPHIQUES SMARTART
Figure 10.20 Un graphique SmartArt a t insr dans le document
Figure 10.21 Le graphique reproduire
203
CHAPITRE 10. INSRER D'AUTRES LMENTS GRAPHIQUES Eh bien, il vous sut de cliquer sur l'icne Ajouter une forme 3 , comme la gure 10.22.
Figure 10.22 Cette icne ajoute une forme dans le document

Et Zozor ? Comment l'inclure au graphique ?
Pour Zozor, il va falloir trouver une astuce : vous allez le placer dans une zone de texte. Commencez par tlcharger l'image de Zozor, que vous pouvez voir la gure 10.23.

Tlcharger l'image de Zozor Code web : 492522
Figure 10.23 L'image de Zozor

Pour insrer une zone de texte : 1. 2. 3. 4. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban ; Cliquez sur l'icne Formes ; Cliquez sur Zone de texte sous l'intitul Formes de base ; Tracez le contour de la zone de texte en maintenant enfonc la bouton gauche de la souris.
La zone de texte est insre au-dessus du graphique SmartArt et un curseur clignotant vous invite la complter. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne Image dans le groupe Illustrations et dsignez le chier Zozor.png sur votre disque dur. Pour arriver au rsultat nal, il reste rgler un dernier dtail : la zone de texte ne doit pas tre encadre.
3. Dans le groupe Crer un graphique, sous l'onglet Cration du Ruban.
204
GRAPHIQUES SMARTART Cliquez sur la zone de texte (je dis bien la zone de texte et non l'image), basculez sur l'onglet Format dans le Ruban, cliquez sur l'icne Contour de forme dans le groupe Styles de formes et, dans le menu, choisissez Sans contour. Au besoin, rduisez la zone de texte contenant l'image an qu'elle ne morde pas sur le graphique SmartArt.
Si ncessaire, vous pouvez redimensionner un graphique SmartArt. Cliquez dessus pour faire apparatre le cadre qui l'entoure. Dplacez la souris sur un de ses cts (ou un de ses angles). Lorsque le pointeur change de forme, maintenez enfonc le bouton gauche et dplacez la souris pour obtenir la taille dsire. Relchez alors le bouton gauche pour procder au redimensionnement.
Les graphiques SmartArt peuvent tre facilement personnaliss. titre d'exemple, nous allons transformer le graphique prcdent pour qu'il ressemble la gure 10.24 :
Figure 10.24 Le graphique SmartArt a t personnalis

Avouez que ce graphique a de l'allure (mme si Zozor y est pour beaucoup !). Vous pensez peut-tre que vous n'avez pas les comptences graphiques pour arriver ce rsultat. Eh bien dtrompez-vous ! Quelques clics de souris vont sure. Commencez par faire un double-clic sur un emplacement non occup du graphique SmartArt pour faire apparatre l'onglet Cration dans le Ruban. Cliquez sur l'icne Modifier les couleurs dans le groupe Styles SmartArt et choisissez la deuxime icne de la catgorie En couleur, comme la gure 10.25. Pour apporter la touche nale au graphique, nous allons ajouter un peu de relief aux rectangles en cliquant sur l'icne Effet intense dans le groupe Styles SmartArt, 205
Figure 10.25 Choix d'un autre jeu de couleurs pour le graphique SmartArt
comme la gure 10.26.
Figure 10.26 Les formes vont apparatre en relief

a y est : vous voil devenus des graphistes professionnels !
Certains types de graphiques SmartArt peuvent contenir des images. Pour dnir les images acher dans chacune des formes du graphique, il sut de cliquer sur la zone correspondante et de dsigner le chier graphique utiliser, comme illustr la gure 10.27.
Reprsenter des donnes numriques avec un graphique

Word et Excel font partie d'une mme famille : Oce. Word peut donc utiliser une partie du potentiel d'Excel pour reprsenter des donnes numriques par des graphiques de toutes sortes : histogrammes, courbes, secteurs, aires, etc. Et cela, sans tre oblig de lancer Excel ! 206
REPRSENTER DES DONNES NUMRIQUES AVEC UN GRAPHIQUE
Figure 10.27 Des images ont t insres dans les formes

Cette section suppose qu'Excel est install sur l'ordinateur. Dans le cas contraire, le graphique est insr via l'outil Microsoft Graph qui, lui, est intgr Word. Les graphiques sont certes plus sommaires mais les techniques exposes dans les lignes suivantes restent globalement identiques.
Cette possibilit vous intresse ? Alors, poursuivez la lecture ! L'insertion d'un graphique se fait sous l'onglet. . . Insertion du Ruban. Je suis sr que vous aviez devin. ;) Aprs avoir slectionn l'onglet Insertion, cliquez sur l'icne Graphique du groupe Illustrations. Dans la bote de dialogue Insrer un graphique, choisissez un modle (1), un type de graphique (2) et cliquez sur OK (3), comme illustr la gure 10.28. Un graphique et une feuille de calcul Excel contenant des donnes gnriques sont achs, comme dans la gure 10.29. Pour que le graphique reprsente vos donnes, vous devez modier la feuille de calcul en consquence. titre d'exemple, insrez les donnes de la gure 10.30 dans la feuille de calcul. Le graphique est immdiatement mis jour, comme visible la gure 10.31. Si le type, les couleurs ou l'allure gnrale du graphique ne vous conviennent pas, vous pouvez les personnaliser en quelques clics en utilisant les onglets Cration, Disposition et Mise en forme du Ruban. Par exemple, le groupe Styles du graphique de l'onglet Cration permet de choisir un autre jeu de couleurs pour le graphique (voir gure 10.32). Le groupe Disposition permet d'ajouter un titre au graphique, de choisir un quadrillage, d'acher des tiquettes pour les donnes et bien d'autres choses encore. Enn, le groupe Styles de formes permet de choisir la couleur et le contour des lments slectionns. 207
Figure 10.28 Insertion d'un graphique dans le document
Figure 10.29 Deux objets sont insrs dans le document
208
REPRSENTER DES DONNES NUMRIQUES AVEC UN GRAPHIQUE
Figure 10.30 Insrez ces donnes dans la feuille de calcul
Figure 10.31 Le graphique rete les donnes de la feuille de calcul

209
Figure 10.32 Choix d'un jeu de couleurs pour le graphique

Tous ces lments sont extrmement simples utiliser et trs intuitifs. Juste pour le plaisir, nous allons crer le graphique de la gure 10.33 (il n'est pas trs beau mais a le mrite de vous faire raliser des manipulations).
Figure 10.33 Un exemple de graphique

Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur l'icne Graphique dans le groupe Illustrations. Dans la bote de dialogue Insrer un graphique, slectionnez Barres puis Barres groupes et cliquez sur OK. Insrez les donnes de la gure 10.34 dans la feuille Excel. Basculez sur l'onglet Cration du Ruban et slectionnez le style 42 dans le groupe 210
EFFETS TYPOGRAPHIQUES
Figure 10.34 Insrez ces donnes dans la feuille de calcul

Styles du graphique.
Pour connatre le style d'un graphique, pointez-le avec la souris et patientez jusqu' l'achage d'une info-bulle.
Basculez sur l'onglet Disposition. Cliquez sur l'icne Quadrillage du groupe Axes, pointez Quadrillage vertical principal et cliquez sur Aucun. Cliquez sur l'icne tiquettes de donnes dans le groupe tiquettes et slectionnez Bord extrieur. Cliquez sur l'icne Table de donnes dans le groupe tiquettes et slectionnez Afficher la table de donnes avec les symboles de lgendes. Le graphique devrait maintenant correspondre en tout point ce qui a t demand. Il est galement possible de copier-coller un graphique depuis un classeur Excel : 1. 2. 3. 4. 5. Ouvrez le classeur contenant le graphique ; Cliquez sur le graphique ; Cliquez sur l'icne Copier 4 ; Basculez sur le document Word ; Cliquez sur l'icne Coller 5 .
Eets typographiques
Vous pouvez insrer dans votre document des eets typographiques, aussi connus sous le nom d'eets WordArt, partir de l'onglet Accueil 6 , mais galement partir de l'onglet Insertion 7 . Vous avez appris utiliser la premire technique ; nous allons maintenant nous intresser la deuxime, qui ore plus de possibilits. Slectionnez l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne WordArt du groupe Texte et choisissez un des eets proposs, comme illustr la gure 10.35.
4. 5. 6. 7. Dans le groupe Presse-papiers, sous l'onglet Accueil du Ruban. Toujours dans le groupe Presse-papiers. Icne Effets de texte, dans le groupe Police. Icne WordArt, dans le groupe Texte.
211
Figure 10.35 Cette icne permet d'insrer un eet WordArt dans le document
Un texte gnrique, mis en forme avec l'eet choisi, est insr dans le document et un onglet ddi est ajout au Ruban, comme la gure 10.36.
Figure 10.36 L'eet WordArt a t insr dans le document

Il ne vous reste plus qu' entrer le texte souhait et utiliser l'onglet Format pour mettre en forme votre eet. An de vous montrer les possibilits de ce nouvel onglet, nous allons raliser l'eet reprsent la gure 10.37. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur l'icne WordArt dans le groupe Texte et choisissez l'avant-dernier eet. Remplacez Votre texte ici par Un effet typographique. Appliquez la police Algerian 8 l'eet. Retournez dans l'onglet Format. Choisissez Effet discret Violet 4 accentu dans le groupe Styles de formes,
8. Dans le groupe Police, sous l'onglet Accueil du Ruban.
212
DFINIR ET UTILISER DES ZONES DE TEXTE
Figure 10.37 Saurez-vous insrer cet eet dans votre document ?

comme dans la gure 10.38.
Figure 10.38 Choix d'un style de forme

Cliquez sur l'icne Modifier la forme dans le groupe Insrer des formes, pointez Modifier la forme et choisissez la cinquime forme sous Rectangles, comme la gure 10.39. Cliquez sur l'icne Effets sur la forme dans le groupe Styles de formes, pointez Rotation 3D et choisissez la sixime rotation sous Parallle, comme la gure 10.40. Pour terminer, slectionnez le texte de l'eet, cliquez sur l'icne Effets du texte dans le groupe Styles WordArt, pointez Rflexion et choisissez une rexion modre. Votre eet devrait maintenant ressembler en tout point ce qui tait demand.
Dnir et utiliser des zones de texte

Si vous avez suivi ce chapitre depuis le dbut, et en particulier le passage ddi aux graphiques SmartArt, vous savez comment insrer une zone de texte dans un document Word. Dans le cas contraire, je vous invite le consulter en guise d'introduction aux lignes suivantes. 213
Figure 10.39 Modication de la forme
Figure 10.40 Insertion d'un eet 3D

214
DFINIR ET UTILISER DES ZONES DE TEXTE Word est fourni avec un grand nombre de zones de texte prtes l'emploi, d'un trs bel eet et faciles personnaliser. Pour insrer l'une d'entre elles dans un document, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne Zone de texte du groupe Texte et faites votre choix parmi les lments proposs, comme illustr la gure 10.41.
Figure 10.41 Quelques zones de texte prdnies sont accessibles sous l'icne Zone
de texte
N'hsitez pas faire dler l'ascenseur vertical pour accder de nombreux autres eets, voire mme pointer l'entre Autres zones de texte sur Office.com pour accder des zones de texte additionnelles.
Une fois qu'une zone de texte a t insre dans le document, elle apparat entoure de poignes qui permettront (voir gure 10.42) : de la redimensionner ; d'ajuster la forme utilise ; de faire tourner la zone de texte. 215
Figure 10.42 Les poignes de la zone de texte

Remplacez le texte gnrique de la forme par le texte appropri puis jouez avec les direntes poignes pour donner la forme et les dimensions souhaites la zone de texte. Avez-vous remarqu l'onglet Format dans le Ruban ? Cet onglet contient toutes les icnes ncessaires pour personnaliser la zone de texte. Vous utiliserez en particulier les icnes suivantes : Modifier la forme (groupe Insrer des formes), pour changer la forme de la zone de texte ; Remplissage de forme, Contour de forme ainsi que Effets sur la forme (groupe Styles de formes) pour dnir les caractristiques de la forme utilise dans la zone de texte ; Remplissage du texte, Contour du texte et Effets du texte (groupe Styles WordArt) pour appliquer un eet typographique au texte contenu dans la forme ; Position (groupe Organiser) pour dnir la position de la zone de texte sur la page. titre d'exemple, vous allez crer la zone de texte reprsente la gure 10.43. Pas de panique ! Tout sera bien plus simple qu'il n'y parat de prime abord. 1. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur Zone de texte et choisissez une des zones de texte proposes (peu importe laquelle !). 2. Modiez le texte comme indiqu dans le rsultat nal. Slectionnez ce texte et aectez-lui la police Calibri, taille 16 3. Retournez sous l'onglet Format et appliquez le style Remplissage orange Accentuation 6 au texte. 4. Cliquez sur Modifier la forme dans le groupe Insrer des formes, pointez 216
DFINIR ET UTILISER DES ZONES DE TEXTE
Figure 10.43 vous de crer cette zone de texte

Modifier la forme et cliquez sur l'icne tiquette, sous Formes de base. 5. Slectionnez le style Effet discret - Orange 6 accentu dans le groupe Styles de forme. 6. Cliquez sur l'icne Effets du texte dans le groupe Styles WordArt, pointez Transformer et cliquez sur Gonfl.
Vous voyez, il n'y a rien de bien compliqu l-dedans. Un zeste d'inspiration, 10 zestes de pratique et le tour est jou !
En rsum
Vous pouvez facilement personnaliser une forme en utilisant le groupe Styles de formes, sous l'onglet Format du Ruban. Il est assez simple d'insrer des quations dans Word. Vous utiliserez pour cela l'icne Equation 9 . Vous pouvez choisir une des quations prdnies ou crer de toutes pices vos propres quations. Les graphiques SmartArt sont utiliss pour prsenter des informations et ides sous une forme graphique. Vous pouvez personnaliser un graphique en utilisant les onglets Cration et Format du Ruban. Pour reprsenter des donnes numriques par un graphique, vous utiliserez l'icne Graphique 10 . Vous pouvez les personnaliser en quelques clics en utilisant les onglets Cration, Disposition et Mise en forme du Ruban. Pour insrer un eet typographique, slectionnez l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne WordArt du groupe Texte et choisissez un des eets proposs. Si ncessaire, utilisez l'onglet Format pour mettre en forme votre eet.
9. Dans le groupe Symboles, sous l'onglet Insertion du Ruban. 10. Dans le groupe Illustrations, sous l'onglet Insertion du Ruban.
217
CHAPITRE 10. INSRER D'AUTRES LMENTS GRAPHIQUES Word est fourni avec un grand nombre de zones de texte prtes l'emploi, d'un trs bel eet et faciles personnaliser. Pour insrer l'une d'entre elles dans un document, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne Zone de texte du groupe Texte et faites votre choix parmi les lments proposs.
218
Chapitre
11
Dicult :
Modier les caractristiques d'une image
es deux chapitres prcdents vous ont montrs comment insrer des illustrations de tous types dans un document. Vous allez maintenant apprendre modier leurs caractristiques. Au l des lignes, vous verrez comment changer la taille, l'orientation, la luminosit, le contraste et les couleurs des illustrations. Vous dcouvrirez galement comment leur ajouter des eets artistiques, supprimer leur arrire-plan, leur appliquer un style prdni ou encore les compresser en vue de rduire la taille du document qui les hberge. Vous tes intresss ? Lisez vite la suite !
219
CHAPITRE 11. MODIFIER LES CARACTRISTIQUES D'UNE IMAGE Mais avant de commencer, tlchargez le document images.docx en utilisant le code web suivant. Vous pourrez ainsi vous entraner tout en suivant le chapitre.

Tlcharger le document Code web : 736340
Modication de la taille et de l'orientation d'une image

Lorsque vous cliquez sur une image, plusieurs ronds et carrs de petite taille sont achs sur le pourtour de l'image, comme illustr la gure 11.1.
Figure 11.1 Des ronds et carrs sont achs sur le pourtour de l'image slectionne
1. les carrs blancs permettent d'tirer ou de tasser l'image horizontalement ou verticalement ; 2. les ronds blancs permettent de redimensionner l'image horizontalement et verticalement en conservant ses proportions ; 3. le rond vert permet d'appliquer une rotation l'image. Pour utiliser un de ces lments, pointez-le avec la souris : le pointeur change de forme. Maintenez enfonc le bouton gauche de la souris et dplacez celle-ci pour obtenir le redimensionnement ou la rotation souhaite. Relchez alors le bouton gauche de la souris pour rendre dnitives les nouvelles caractristiques de l'image. Il est parfois ncessaire que l'image ait des dimensions bien prcises. Bien sr, vous pouvez vous aider des rgles du mode d'achage Page, mais il existe une mthode bien 220
MODIFICATION DE LA TAILLE ET DE L'ORIENTATION D'UNE IMAGE plus rigoureuse. 1. Cliquez sur l'image ; 2. Basculez sur l'onglet Format du Ruban ; 3. Agissez sur les paramtres Hauteur et Largeur du groupe Taille (voir gure 11.2).
Figure 11.2 Le groupe Taille

D'une faon comparable, si l'outil de rotation est bien pratique et trs intuitif, vous prfrerez peut-tre indiquer l'ampleur de la rotation en degrs. Vous indiquerez un nombre positif pour appliquer l'image une rotation dans le sens des aiguilles d'une montre ou un nombre ngatif pour lui appliquer une rotation dans le sens inverse. 1. Cliquez sur l'image ; 2. Basculez sur l'onglet Format du Ruban ; 3. Cliquez sur l'icne Rotation du groupe Organiser et, dans le menu, choisissez Autres options de rotation ; 4. Dnissez l'ampleur de la rotation dans le champ Rotation, comme illustr la gure 11.3, et validez en cliquant sur OK.
Figure 11.3 Dnition prcise de la rotation

221
CHAPITRE 11. MODIFIER LES CARACTRISTIQUES D'UNE IMAGE
Pour ceux qui dormaient pendant les cours de maths, je rappelle qu'une rotation complte correspond 360 degrs.
Rogner une image

Il arrive parfois qu'une partie d'une image ne serve rien. Pourquoi ne pas la rogner , c'est--dire cacher les parties qui ne prsentent aucun intrt ? Rassurez-vous, cette opration se fait directement dans Word et elle est trs intuitive. titre d'exemple, nous allons transformer la premire image en la seconde. Si vous ne l'avez pas dj fait, tlchargez le document images.docx en utilisant le code web suivant : Tlcharger le document Code web : 736340 Cliquez sur l'image pour la slectionner, basculez sur l'onglet Format du Ruban puis cliquez sur la partie suprieure de l'icne Rogner dans le groupe Taille. Des taquets de rognage apparaissent autour de l'image comme la gure 11.4.

Figure 11.4 Les taquets de rognage

Pointez l'un d'entre eux. Quand le pointeur change de forme, maintenez enfonc le bouton gauche de la souris et dplacez la souris pour obtenir le dcoupage souhait. Pour arriver au rsultat demand, les quatre bords de l'image doivent tre rogns, comme dans la gure 11.5. Les portions rognes de l'image apparaissent en gris. Pour les faire disparatre, cliquez 222
ROGNER UNE IMAGE
Figure 11.5 Les quatre bords de l'image ont t rogns

nouveau sur la partie suprieure de l'icne Rogner 1 ou, plus simplement, dans le document (sauf sur l'image, bien entendu).
Vous pouvez tout moment modier les parties rognes. Pour ce faire, cliquez sur l'image concerne, basculez sur l'onglet Format dans le Ruban et cliquez sur la partie suprieure de l'icne Rogner dans le groupe Taille. Les portions d'images rognes et les taquets de rognage sont nouveau achs. Il ne vous reste plus qu' les ajuster pour dissimuler telle ou telle partie de l'image. Cette opration termine, cliquez sur la partie suprieure de l'icne Rogner pour n'acher que la partie visible de l'image. Vous pouvez trs simplement revenir l'image originale en cliquant sur l'icne Rtablir l'image dans le groupe Ajuster, sous l'onglet Format du Ruban.
Jusqu'ici, j'ai toujours parl de la partie suprieure de l'icne Rogner. La gure 11.6 montre ce qui se cache dans sa partie infrieure. Est-ce que vous comprenez ces commandes ? Je vous laisse quelques instants. . . Rogner est quivalent la partie suprieure de l'icne Rogner. Jusqu'ici, tout va bien ! Rogner la forme dcoupe l'image pour qu'elle s'intgre dans une forme.
1. Dans le groupe Taille, sous l'onglet Format du Ruban.
223
Figure 11.6 Les commandes lies l'icne Rogner

Rogner hauteur-largeur permet de choisir un rapport de rognage, par exemple Portrait 3:4 ou encore Paysage 16:9. Remplir redimensionne l'image rogne de telle sorte qu'elle occupe les dimensions de l'image originale, en conservant ses proportions. Ajuster redimensionne l'image originale de telle sorte qu'elle s'ache dans la zone de rognage, en conservant ses proportions.
3:4 et 16:9 dsignent le rapport entre les dimensions horizontale et verticale de l'image. Ainsi, une image au format 3:4 qui mesure 3 centimtres de large
mesurera 4 centimtres de haut. Si elle mesure 6 centimtres de large, elle mesurera 8 centimtres de haut. Et ainsi de suite. . .
Si ces commandes vous semblent obscures, un petit passage la pratique va lever toute ambigut.
Rognage selon une forme

Dans le document images.docx tlcharg en dbut de chapitre, slectionnez l'image de la rose. Basculez ensuite sur l'onglet Format, cliquez sur la partie infrieure de l'icne Rogner, pointez Rogner la forme et cliquez sur la forme cur. Comme le montre la gure 11.7, l'image est rogne selon la forme slectionne.
Figure 11.7 Une rose dans un cur. Quelle imagination !

224
ROGNER UNE IMAGE
Rognage selon un rapport hauteur-largeur

Toujours dans le document images.docx, slectionnez la photo du Taj Mahal. Basculez sur l'onglet Format, cliquez sur la partie infrieure de l'icne Rogner, pointez Rapport hauteur-largeur et cliquez sur Portrait 3:5. L'image est rogne selon le rapport 3:5, comme illustr la gure 11.8.
Figure 11.8 Rognage selon un rapport

Slectionnez l'image du Taj Mahal recadre en Portrait 3:5, cliquez sur la partie infrieure de l'icne Rogner et slectionnez Ajuster. L'image originale (avant le rognage) est recadre pour tenir dans la slection, comme dans la gure 11.9.
Figure 11.9 L'image est recadre pour tenir dans la slection

Supposons maintenant que l'image ait t recadre pour faire un zoom avant sur le Taj Mahal. La commande Rogner > Remplir utilise la zone recadre pour faire apparatre l'intgralit de l'image, comme la gure 11.10. 225
Figure 11.10 Recadrage de l'image pour qu'elle apparaisse en totalit

Ouhlala ! J'ai fait tellement de modications sur une image que je ne sais pas comment retrouver l'image originale. Existe-t-il une solution simple mon problme ?
Pas de panique ! Je vous ai dj donn la solution. Il vous sut de basculer sur l'onglet Format du Ruban puis de cliquer sur l'icne Rtablir l'image du groupe Ajuster. Pf ! Vous l'avez chapp belle (voir gure 11.11).
Figure 11.11 Vous avez droit l'erreur

Je suis sr qu' partir de maintenant, vous passerez un peu plus de temps recadrer vos photos pour n'en garder que l'essentiel. Et vous n'avez encore rien vu. Dans quelques minutes, vous serez persuads que Word s'est transform en un outil sophistiqu de retouche d'images !
Luminosit et contraste
La luminosit et le contraste sont deux paramtres qui inuent grandement sur la qualit d'une photographie. Mais parfois, il est dicile d'adopter les bons rglages lors de la prise de vue. Qu' cela ne tienne : Word est l pour vous prter main forte ! Dans le document images.docx tlcharg au dbut du chapitre, la luminosit du clocher est manifestement trop faible. Cliquez sur cette photo, basculez sur l'onglet Format et corrigez la luminosit avec l'icne Corrections du groupe Ajuster. Pour faire ressortir les dtails du clocher, les meilleurs rglages que j'aie trouvs sont Luminosit : +40% et Contraste : 0% (voir gure 11.12). 226
LUMINOSIT ET CONTRASTE
Figure 11.12 Amlioration des dtails du clocher

Magique, n'est-ce pas ? Si vous trouvez que le nombre de rglages proposs sous l'icne Corrections est trop faible, cliquez sur Corrections puis sur Options de correction des images et agissez sur les curseurs Attnuer, Luminosit et Contraste. Des rglages complmentaires seront accessibles travers la bote de dialogue Format de l'image (voir gure 11.13).
Figure 11.13 Aller un peu plus loin dans les rglages appliqus l'image
227
Modication des couleurs

Ceux d'entre vous qui ont dj utilis un appareil photo reex ont peut-tre dj eu entre les mains des ltres de couleur jaune, orange ou verte pour modier les dominantes d'une photo lors de la prise de vue. Sans aller jusqu' dire que ces temps sont rvolus, sachez que Word peut appliquer de tels ltres en quelques clics souris. titre d'exemple, slectionnez la photo des moulins dans le document images.docx. Basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur Couleur et testez l'eet des direntes nuances et teintes proposes (voir gure 11.14).
Figure 11.14 De nombreux eets de couleurs vous attendent sous l'icne Couleur
Si les rglages proposs ne sont pas susants, slectionnez Autres variations ou Options de couleur de l'image pour assouvir votre soif de rglages.
Eets artistiques
Si vous n'tes pas encore des artistes, Word va vous aider le devenir ! Les eets artistiques sont une nouvelle fonctionnalit de Word 2010. En quelques clics de souris, ils transforment une photo de telle sorte qu'elle ressemble un croquis, un dessin ou une peinture. Pour vous entraner sur cette fonctionnalit, ouvrez le document images.docx tlcharg en dbut de chapitre. Cliquez sur la photo du visage fminin, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icne Effets artistiques et faites votre choix parmi les eets proposs (voir gure 11.15). 228
SUPPRESSION DE L'ARRIRE-PLAN
Figure 11.15 Accs aux eets artistiques

La gure 11.16 donne quelques exemples de ce que vous pourrez obtenir. . . en trois clics de souris.
Les eets artistiques prdnis sont trs intressants mais j'aimerais pouvoir en crer de nouveaux. Faut-il attendre la prochaine version de Word pour cela ?
Rassurez-vous, tous les eets sont personnalisables : cliquez sur une image, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icne Effets artistiques et choisissez Options Effets artistiques dans le menu. Cette action ache la bote de dialogue Format de la forme, onglet Effets artistiques slectionn. Si aucun eet artistique n'a t appliqu l'image, vous pouvez en choisir un dans la liste droulante Effet artistique. Et, merveille, les paramtres lis l'eet sont accessibles directement sous la forme de curseurs, comme la gure 11.17.
Suppression de l'arrire-plan
Vous voulez isoler les lments qui se trouvent en avant-plan d'une photo ? Pas de problme, Word est l ! Pour vous entraner, slectionnez la photo des pingouins dans le document images.docx (le lien pour tlcharger ce document se trouve au dbut du chapitre, je vous le rappelle). Basculez sur l'onglet Format du Ruban et cliquez sur l'icne Supprimer l'arrire-plan du groupe Ajuster. Dans l'image, toutes les portions que Word sup229
Figure 11.16 Quelques exemples d'eets artistiques
Figure 11.17 Personnalisation des eets artistiques

230
SUPPRESSION DE L'ARRIRE-PLAN pose appartenir l'arrire-plan apparaissent alors en mauve. Si ncessaire, utilisez les poignes de redimensionnement (entoures d'une ligne rouge dans la gure 11.18) pour tracer un rectangle autour de la portion d'image conserver.
Figure 11.18 Les poignes de redimensionnement de l'image

Avez-vous remarqu que l'onglet Format du Ruban s'est transform en Suppression de l'arrire-plan, comme dans la gure 11.19 ?
Figure 11.19 L'onglet Suppression
de l'arrire-plan
Vous utiliserez ce nouvel onglet pour prter main forte Word lorsqu'il a confondu l'avant-plan et l'arrire-plan. Dans l'exemple prcdent, Word a pens que la partie gauche du cou du pingouin de gauche appartenait l'arrire-plan. Cliquez sur l'icne Marquer les zones conserver puis sur la partie incrimine pour obtenir le rsultat de la gure 11.20. Il se peut que vous deviez cliquer plusieurs reprises pour ajouter une zone l'avantplan, en particulier si les couleurs utilises dans cette zone sont proches de celles de l'arrire-plan. C'est par exemple le cas en ce qui concerne la partie infrieure gauche du pingouin de gauche. N'hsitez pas utiliser le zoom (dans la partie infrieure droite de la fentre de Word) pour tre srs de ne laisser passer aucun dtail, comme dans la gure 11.21. Inversement, vous pouvez cliquer sur l'icne Marquer les zones supprimer pour 231
Figure 11.20 La slection automatique de l'avant-plan a t corrige
Figure 11.21 Plusieurs retouches ont t ncessaires

enlever une portion d'arrire-plan que Word a considr comme faisant partie de l'avantplan. Dans notre exemple, cette tape n'est pas ncessaire. Lorsque l'arrire-plan est entirement dlimit, cliquez sur l'icne Conserver les modifications du groupe Fermer pour supprimer l'arrire-plan. Le rsultat apparat la gure 11.22.
Figure 11.22 L'arrire-plan a disparu

tout moment, vous pouvez revenir l'image originale en cliquant sur l'icne Rtablir l'image, dans le groupe Ajuster, sous l'onglet Format du Ruban.
232
APPLIQUER UN STYLE UNE IMAGE
Appliquer un style une image

Que diriez-vous de mettre en valeur une image en l'encadrant ou en lui appliquant un eet visuel ? Si cette perspective ne vous laisse pas indirents, poursuivez vite la lecture. Je vous suggre de vous entraner avec une des illustrations du document images.docx. Si vous n'avez toujours pas tlcharg ce document, reportez-vous au dbut du chapitre. Slectionnez une image en cliquant dessus puis basculez sur l'onglet Format du Ruban. Droulez l'icne Styles rapides du groupe Styles d'images et choisissez l'un des eets proposs (voir gure 11.23).
Figure
rapides
11.23 Plusieurs styles prdnis sont disponibles sous l'icne Styles
Il n'est pas ncessaire de cliquer sur un eet pour le prvisualiser. Pointez-le avec la souris et patientez une fraction de seconde : il sera automatiquement appliqu l'image.
La gure 11.24 reprsente quelques exemples d'eets appliqus la photo des moulins. Si vous vous sentez l'me cratrice, vous pouvez dnir vos propres eets en utilisant les autres icnes du groupe Styles d'images (voir gure 11.25). Comme son nom l'indique, l'icne Bords de l'image dnit le cadre ach autour de l'image. Les rglages proposs sont simples et intuitifs. L'icne Effets des images ore un grand nombre de possibilits. Cliquez dessus, pointez une catgorie d'eets puis un eet pour prvisualiser ce dernier appliqu au document. Lorsqu'un eet vous semble convenir, cliquez pour l'appliquer l'image (voir gure 11.26). 233
Figure 11.24 Les eets prdnis sont de trs bonne facture
Figure 11.25 Cration d'un eet personnalis
Figure 11.26 Les eets de rexion

234
APPLIQUER UN STYLE UNE IMAGE Enn, l'icne Disposition d'image insre l'image dans un graphique SmartArt (voir gure 11.27). Si ncessaire, reportez-vous la section intitule Graphiques SmartArt du chapitre prcdent pour avoir plus d'informations sur les graphiques SmartArt.
Figure 11.27 Insertion de l'image dans un graphique SmartArt

La gure 11.28 illustre quelques-unes des possibilits de l'icne Disposition d'image.
Figure 11.28 L'icne Disposition
d'image donne accs des eets trs intressants
Tous les eets obtenus avec l'icne Disposition d'image sont personnalisables via les onglets Cration et Format du Ruban.
235
Compresser l'une ou la totalit des images du document

Le format docx, apparu avec Word 2007 et conserv dans Word 2010, a donn de mauvaises habitudes aux utilisateurs. Il s'agit en eet d'un format de chier compress. Protant de cette aubaine, les utilisateurs se sont empresss d'ajouter de nombreuses illustrations leurs documents. Si cette pratique est louable, elle alourdit considrablement le document, en particulier si les illustrations sont des photos numriques ou des images scannes. Vous avez tout intrt compresser les images incluses dans les documents destins tre achs sur un cran (et non imprims). Voici comment procder (voir gure 11.29) : 1. Cliquez sur une image. 2. Basculez sur l'onglet Format du Ruban. 3. Cliquez sur l'icne Compresser les images du groupe Ajuster. Cette action ouvre la bote de dialogue Compresser les images. 4. Sous Sortie cible, slectionnez la rsolution souhaite. titre d'information, une rsolution de 96 points par pouces (ppp) est bien susante pour les documents destins tre achs sur un cran. 5. Sous Options de compression, dcochez la case Appliquer l'image slectionne uniquement. 6. Validez en cliquant sur OK.
Figure 11.29 Compression des images incluses dans un document

titre d'exemple, le poids d'un document contenant 16 images de 5 mgapixels prise l'aide d'un appareil photo numrique est de : 37,6 Mo au format .doc sans compression ; 9,18 Mo au format .docx sans compression ; 8,71 Mo au format .docx avec une compression des images en 150 points par pouce ; 8,65 Mo au format .docx avec une compression des images en 96 points par pouce ; 2,36 Mo au format .docx aprs avoir pass les images de 5 mgapixels au format 800x600 pixels ; 236
COMPRESSER L'UNE OU LA TOTALIT DES IMAGES DU DOCUMENT 2,22 Mo au format .docx aprs avoir pass les images de 5 mgapixels au format 800x600 pixels et compress les images en 96 points par pouce.
Les deux dernires tailles de chiers sont nettement plus faibles que les prcdentes. Est-ce que cet exploit a t ralis dans Word ?
Eh bien non ! Pour une fois, nous avons fait appel une application tierce utilisable gratuitement. J'ai nomm VSO Image Resizer. Cette petite merveille peut tre tlcharge en utilisant le code Web suivant : Tlcharger l'application Code web : 679976 Une fois l'application installe sur votre ordinateur, cliquez sur Dmarrer, tapez resizer dans le champ de recherche du menu Dmarrer et cliquez sur Image Resizer 4, dans la partie suprieure du menu Dmarrer. Dposez les images redimensionner dans la fentre de VSO Image Resizer. Elles apparaissent dans la partie centrale de la fentre, comme dans la gure 11.30.

Figure 11.30 Plusieurs images ont t dposes sur la fentre de VSO Image Resizer
Basculez sur l'onglet Options et dnissez les dimensions atteindre. Dans la gure 11.31, les images auront une taille de 800x600 pixels aprs redimensionnement. Cliquez enn sur OK et patientez jusqu' ce que toutes les images aient t traites. Le gain d'espace est souvent considrable. Comme le montre la gure 11.32, les images de 5 mgapixels sont 93% plus lgres aprs avoir t converties en 800x600 points.
En rsum
Lorsque vous cliquez sur une image, plusieurs ronds et carrs de petite taille sont achs sur le pourtour de l'image. Vous pouvez les utiliser pour redimensionner et 237
Figure 11.31 Choix des dimensions des images
Figure 11.32 La lgret a du bon !
238
COMPRESSER L'UNE OU LA TOTALIT DES IMAGES DU DOCUMENT faire tourner l'image. Vous pouvez galement utiliser le groupe Taille sous l'onglet Format du Ruban pour ajuster de faon prcise la taille de l'image et l'icne Rotation dans le groupe Organiser pour choisir de faon prcise la rotation appliquer l'image. Pour rogner une image slectionne, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur la partie suprieure de l'icne Rogner, dans le groupe Taille, puis agissez sur les poignes de rognage. Si ncessaire, le dcoupage peut se faire selon une forme ou selon un rapport hauteur/largeur. L'icne Corrections 2 permet de modier la luminosit et le contraste de l'image slectionne. Dans le mme ordre d'ides, l'icne Couleur permet d'appliquer un ltre color l'image. Vous pouvez galement appliquer des eets artistiques l'image slectionne en cliquant sur l'icne Effets artistiques. Lorsqu'une image comporte un avant-plan et un arrire-plan, il est possible de supprimer ce dernier en utilisant l'icne Supprimer l'arrire-plan du Ruban. Pour mettre en valeur une image, vous pouvez lui appliquer un eet visuel. Vous utiliserez pour cela le groupe Styles d'images, sous l'onglet Format du Ruban.

2. Dans le groupe Ajuster, sous l'onglet Format du Ruban.
239
240
Chapitre
12
Dicult :
Les Tableaux dans Word
ans ce chapitre, vous apprendrez insrer et mettre en forme des tableaux dans Word. Si cela vous semble bien trop dicile, je vous suggre de poursuivre la lecture. Vous verrez qu'il n'y a rien d'insurmontable et que les possibilits de mise en forme oertes par Word 2010 sont bien plus tendues que celles des versions prcdentes. Que vous prfriez utiliser le Ruban, mettre prot vos talents artistiques, transformer en tableau des lments dj saisis ou utiliser une feuille de calcul Excel, ce chapitre vous montrera comment utiliser au mieux votre traitement de texte. Une fois insr dans un document, le tableau peut tre facilement mis en forme avec les styles prdnis de Word. Mais, si vous prfrez, vous pouvez choisir de mettre en forme manuellement chacune des cellules qui le composent.
241
CHAPITRE 12. LES TABLEAUX DANS WORD Avant de commencer, tlchargez le document tableaux.docx en utilisant le code web suivant. Vous pourrez ainsi vous entraner tout en suivant le chapitre. Tlcharger le document Code web : 263051

Un peu de vocabulaire
Avant de commencer, nous allons passer quelques instants prsenter le vocabulaire spcialis des tableaux. Commenons par le commencement : un tableau est compos de lignes et de colonnes. La zone rectangulaire situe l'intersection d'une ligne et d'une colonne est appele cellule (voir gure 12.1).
Figure 12.1 Lignes, colonnes et cellules

Pour appliquer une mise en forme aux cellules, aux lignes, aux colonnes et au tableau dans sa totalit, vous serez amens les slectionner. Pour cela, vous cliquerez des emplacements prcis, comme illustr la gure 12.2.
Figure 12.2 Les zones de slection d'un tableau

Les trois pointeurs de slection de cette gure ne peuvent pas tre achs en mme temps. Ils ne sont prsents qu' des ns de dmonstration, pour vous montrer leur allure. Lorsque le pointeur de la souris ressemble l'un d'entre eux, vous pouvez cliquer pour slectionner l'lment correspondant.
242
INSRER UN TABLEAU
Insrer un tableau
Plusieurs techniques peuvent tre utilises pour insrer un tableau dans un document Word. Nous allons les passer en revue dans cette section.
Insrer un tableau avec le Ruban

Placez le point d'insertion l'endroit o le tableau doit tre insr. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne Tableau du groupe Tableaux et choisissez le nombre de lignes et de colonnes du tableau dans le menu (voir gure 12.3).
Figure 12.3 Insertion d'un tableau dans le document

Le tableau est dessin pendant que vous dplacez le pointeur dans le menu. Cliquez pour insrer le tableau correspondant dans le document et fermer le menu Tableau. Si vous n'tes pas l'aise avec la souris, vous prfrerez peut-tre dnir le nombre de lignes et de colonnes en utilisant une bote de dialogue. Cliquez sur l'icne Tableau du groupe Tableaux puis sur Insrer un tableau. Dnissez le nombre de lignes et de colonnes dans la bote de dialogue Insrer un tableau et validez en cliquant sur OK, comme illustr la gure 12.4.
Si ncessaire, vous pouvez tirer parti de cette bote de dialogue pour dnir la largeur des colonnes du tableau. Entrez par exemple 3cm dans le champ Largeur de colonne fixe pour que chacune des colonnes ait une largeur gale 3 centimtres.
Vous pouvez galement choisir d'ajuster la largeur des colonnes en fonction du contenu des cellules ou de la largeur de la page. Dans la gure 12.5 par exemple, le premier tableau a t dni en slectionnant l'option Largeur de colonne fixe : Auto et le 243
CHAPITRE 12. LES TABLEAUX DANS WORD
un tableau
Figure 12.4 Un tableau peut galement tre dni avec la bote de dialogue Insrer
deuxime en slectionnant Ajuster au contenu.
Figure 12.5 Deux types d'ajustements de la largeur des cellules
Insrer un tableau en le dessinant

La plupart des tableaux prsente une forme rectangulaire et toutes leurs cellules ont la mme dimension. Cependant, il est parfois ncessaire de crer des tableaux en marge de ces normes. Pourquoi ne pas les dessiner ? Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icne Tableau du groupe Tableaux et slectionnez Dessiner un tableau. Le pointeur de la souris se transforme en crayon. C'est une invitation dvoiler vos talents de dessinateur. Commencez par tracer le contour du tableau en maintenant enfonc le bouton gauche de la souris (voir gure 12.6). Lorsque vous relchez le bouton gauche de la souris, le contour est dessin en trait plein. Il ne vous reste plus qu' dlimiter les direntes cellules en traant des traits droits. Rassurez-vous : Word vous guide dans cette tape et vos traits seront parfaitement 244
INSRER UN TABLEAU
Figure 12.6 Le contour du tableau a t dni

verticaux ou horizontaux. La gure 12.7 donne un exemple de tableau trac main leve.
Figure 12.7 Ce type de tableau ne peut tre dni qu' main leve
Avez-vous remarqu l'allure inhabituelle du Ruban ? Un onglet spcique aux tableaux a t insr et automatiquement slectionn. Si ncessaire, vous pouvez eacer une ou plusieurs des bordures du tableau. Cliquez sur l'icne Gomme du groupe Traage des bordures et cliquez sur les bordures eacer. Nous n'allons pas nous arrter plus longtemps sur l'onglet Cration du Ruban. Nous y reviendrons en dtail dans la section Mettre en forme un tableau . 245
Insrer un tableau partir de donnes existantes

Si vous avez saisi des donnes dans un document, il est possible de les convertir en tableau, condition qu'elles aient t convenablement mises en forme. titre d'exemple, la gure 12.8 reprsente des donnes issues du document tableaux.docx.
Figure 12.8 Comment convertir les donnes textuelles en tableau ?

Avez-vous une ide de la technique utiliser pour convertir ces donnes en tableau ? Comme l'illustre la gure 12.9, le passage d'une cellule la suivante sur la mme ligne se fait chaque tabulation et le passage la dnition d'une nouvelle ligne dans le tableau se fait chaque saut de ligne.
Figure 12.9 Les deux sparateurs utiliss sont la tabulation et la n de paragraphe

Pour que les marques des tabulations et des paragraphes soient visibles, il sut de cliquer sur l'icne Afficher tout, sous l'onglet Accueil du Ruban. Un autre clic sur cette icne dissimule ces marques.
Aprs cet apart, revenons nos moutons ! Pour passer des donnes textuelles au tableau, vous procderez comme suit : 1. Slectionnez tous les paragraphes convertir. 246
INSRER UN TABLEAU 2. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban. 3. Cliquez sur l'icne Tableau dans le groupe Tableaux et slectionnez Convertir le texte en tableau dans le menu. Cette action ouvre une bote de dialogue du mme nom (voir gure 12.10). 4. Comme vous pouvez le voir, Word a dtect que les donnes d'une mme ligne taient spares entre elles par des tabulations et les champs Nombre de colonnes et Nombre de lignes ont t automatiquement remplis. Pour convertir les donnes, cliquez sur OK et le tour est jou !
Figure 12.10 La bote de dialogue Convertir
le texte en tableau
D'accord, c'est trs facile. Mais comment faire si un mme sparateur est utilis au niveau des cellules et des lignes ?
Pour rpondre cette question, nous allons transformer le deuxime jeu de donnes du document tableaux.docx comme indiqu la gure 12.11. Ici, les changements de cellules ainsi que les changements de lignes sont indiqus par un seul et mme sparateur : le passage la ligne. Vous croyez que cela va poser un problme Word ? 1. Slectionnez les donnes convertir en tableau. 2. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban. 3. Cliquez sur l'icne Tableau dans le groupe Tableaux et, dans le menu qui s'ouvre, slectionnez Convertir le texte en tableau. La bote de dialogue ache (voir gure 12.12) laisse comprendre que Word est perplexe. 4. Si vous cliquez sur OK, un tableau de 1 colonne et 24 lignes sera cr, ce qui n'est absolument pas l'eet recherch. Rchissez un peu : quelle est l'information qui manque Word ? Le nombre de colonnes du tableau. Indiquez que le tableau comporte quatre colonnes en tapant 4 dans le champ Nombre de colonnes et cliquez sur OK : les donnes sont immdiatement converties. 247
Figure 12.11 Le mme sparateur est utilis pour les lignes et les colonnes
Figure 12.12 Word suppose que vous voulez crer un tableau une colonne
248
METTRE EN FORME UN TABLEAU
Insrer un tableau depuis Excel

Si vous utilisez Microsoft Excel 2010 ou 2007, le tableur de la suite Oce, l'insertion d'un tableau depuis une feuille de calcul est vraiment trs simple. Pour vous entraner, vous pouvez tlcharger le classeur tableaux.xlsx. Tlcharger le document Code web : 143161 Dans Excel, slectionnez les donnes qui doivent apparatre dans un tableau dans Word (1) puis cliquez sur l'icne Copier (2) 1 (voir gure 12.13).

Figure 12.13 Slection et copie des donnes dans Excel

Dans Word, cliquez sur l'icne Coller (groupe Presse-papiers, onglet Accueil). Comme le montre la gure 12.14, les donnes sont insres dans le document en conservant la mise en forme d'Excel. Avouez-le, on peut dicilement faire plus simple !
Mettre en forme un tableau

Pour mettre en forme un tableau dans Word, vous utiliserez deux onglets du Ruban : Cration, pour dnir les bordures, le style et les options de style du tableau ; Disposition pour modier les dimensions et l'alignement des cellules.
1. Dans le groupe Presse-papiers, sous l'onglet Accueil du Ruban.
249
Figure 12.14 Le copier-coller conserve la mise en forme
Utiliser un style de tableau

Rien de tel qu'un style pour transformer radicalement l'allure gnrale d'un tableau. Cliquez dans une cellule du tableau. L'onglet Cration est automatiquement slectionn dans le Ruban. Dveloppez la liste Styles de tableau en cliquant sur l'icne Autres et faites votre choix parmi les nombreux styles proposs (voir gure 12.15). Il sut de pointer un style pour en prvisualiser l'eet sur le document et de cliquer pour l'appliquer au tableau.
Figure 12.15 Choix d'un style de tableau

Dans la gure 12.16 par exemple, le style Trame moyenne 2 Accent 6 a t appliqu au tableau. 250
Figure 12.16 Le style a chang radicalement l'allure du tableau

Quatre clics sparent le premier tableau du deuxime. Avouez qu'il serait dommage de passer ct de cette fonctionnalit ! La liste Styles de tableau permet d'appliquer un style global un tableau mais rien ne vous empche de choisir une trame dirente pour une ou plusieurs cellules que vous souhaitez mettre en valeur. Vous utiliserez pour cela la liste Trame de fond du groupe Styles de tableau. Cliquez sur la cellule concerne puis sur l'icne Trame de fond et faites votre choix dans la liste, comme la gure 12.17.
Figure 12.17 Modication de la trame de fond
Changer les bordures du tableau

Si vous tes un tantinet observateurs, vous avez certainement remarqu l'icne Bordures dans le groupe Styles de tableau. Selon la commande slectionne dans la liste, cette icne peut agir sur la bordure de la (ou des) cellule(s) slectionne(s) (voir gure 12.18). titre d'exemple, entranez-vous encadrer les deux chires d'aaires les plus levs en utilisant l'icne Bordures. La gure 12.19 reprsente le rsultat obtenir. 251
Figure 12.18 L'icne Bordures
Figure 12.19 Les deux chires d'aaires les plus levs ont t encadrs
252
METTRE EN FORME UN TABLEAU Pour arriver ce rsultat : 1. Cliquez sur la cellule qui contient la valeur 229 000 , droulez la liste Bordures et slectionnez Bordures extrieures. Cette action encadre la cellule dans laquelle se trouve le point d'insertion et mmorise la bordure slectionne dans la liste. 2. Cliquez dans la cellule qui contient la valeur 254 000 et cliquez sur l'icne Bordures (le style Bordures extrieure tant dj slectionn, il sut de cliquer sur l'icne Bordures).
Mise en forme des cellules

Comme le montre la gure 12.20, les divers paramtres de mise en forme des cellules sont rassembls sous l'onglet Disposition du Ruban.
Figure 12.20 L'onglet Disposition du Ruban

Pour accder cet onglet, il vous sut de cliquer sur une cellule du tableau puis de le slectionner dans le Ruban.
Dimensions des cellules

La taille des cellules est dnie lors de la cration du tableau mais vous pouvez la modier tout moment en utilisant les icnes du groupe Taille de la cellule (voir gure 12.21).
Figure 12.21 Les dimensions des cellules peuvent tout moment tre rednies
Examinons les direntes icnes de ce groupe : Ajustement automatique permet d'ajuster la largeur des colonnes du tableau leur contenu ou la page, ou encore de choisir une largeur xe (cette icne agit sur la totalit du tableau sans qu'aucune slection ne soit ncessaire) ; Hauteur dnit la hauteur de la ligne dans laquelle se trouve le point d'insertion ou des lignes slectionnes ; Largeur dnit la largeur de la colonne dans laquelle se trouve le point d'insertion ou des colonnes slectionnes ; Distribuer les lignes uniformise la hauteur des lignes slectionnes ; 253
CHAPITRE 12. LES TABLEAUX DANS WORD Distribuer les colonnes uniformise la largeur des colonnes slectionnes. Vous pouvez aussi exploiter une autre technique moins prcise mais plus naturelle (voir gure 12.22) : Dplacez le pointeur sur la partie infrieure d'une cellule. Lorsqu'il change de forme, maintenez enfonc le bouton gauche de la souris et dplacez la souris verticalement pour ajuster vue la hauteur de la ligne. Dplacez le pointeur sur la partie droite d'une cellule. Lorsqu'il change de forme, maintenez enfonc le bouton gauche de la souris enfonc et dplacez la souris horizontalement pour ajuster vue la largeur de la colonne.
Figure 12.22 Redimensionnement vue des lignes et colonnes

Alignement, orientation et marges des cellules
Comme l'illustre la gure 12.23, l'alignement du texte dans les cellules est dni dans le groupe Alignement, sous l'onglet Disposition du Ruban. Avant de cliquer sur une des icnes d'alignement, vous devez slectionner la ou les cellules concernes en cliquant sur les zones de slection correspondantes.
Figure 12.23 Ces icnes dnissent l'alignement dans les cellules slectionnes
Pour changer l'orientation des cellules slectionnes, il sut de cliquer une ou deux fois sur l'icne Orientation du texte. Enn, pour modier les marges l'intrieur des cellules du tableau, cliquez sur l'icne Marges de la cellule. Une bote de dialogue intitule Options du tableau s'ouvre alors (voir gure 12.24). Modiez comme vous l'entendez les valeurs des champs Haut, Bas, Gauche et Droite puis cliquez sur OK pour valider. 254
Figure 12.24 La bote de dialogue Options
du tableau
Si ncessaire, les cellules du tableau peuvent tre espaces entre elles. Pour cela, il sut de cocher la case Autoriser l'espacement entre les cellules et de prciser l'ampleur de l'espacement. Et si vous vous entraniez utiliser les icnes d'alignement et d'orientation ? Pour cela, je vous suggre de transformer le tableau Visiteurs du document tableaux.docx comme indiqu la gure 12.25.
Figure 12.25 Saurez-vous transformer le premier tableau en le second ?

Pour arriver ce rsultat, trois tapes sont ncessaires : Slectionner la colonne 1 et cliquer deux reprises sur l'icne Orientation du texte ; Diminuer la largeur de la colonne 1 en agissant sur le champ Largeur 2 ; Slectionner la totalit du tableau et cliquer sur l'icne Centrer 3 .
2. Dans le groupe Taille de la cellule, sous l'onglet Disposition du Ruban. 3. Dans le groupe Alignement, sous l'onglet Disposition du Ruban.
255
Insertion/suppression de lignes et de colonnes

On insre des lignes et colonnes l'aide des icnes du groupe Lignes et colonnes, sous l'onglet Disposition. Pour insrer : Une ligne : cliquez sur une cellule au-dessus ou en dessous de laquelle doit se faire l'insertion puis cliquez sur l'icne Insrer au-dessus ou Insrer en dessous. Plusieurs lignes : slectionnez autant de lignes que vous voulez en insrer puis cliquez sur l'icne Insrer au-dessus ou Insrer en dessous. Une colonne : cliquez sur une cellule droite ou gauche de laquelle doit se faire l'insertion puis cliquez sur l'icne Insrer gauche ou Insrer droite. Plusieurs colonnes : slectionnez autant de colonnes que vous voulez en insrer puis cliquez sur l'icne Insrer gauche ou Insrer droite. Pour supprimer : Une ou plusieurs cellules : slectionnez-les, cliquez sur Supprimer puis Supprimer les cellules. Une bote de dialogue vous demande de dnir comment doivent tre dcales les cellules environnantes (voir gure 12.26). Choisissez une option puis validez en cliquant sur OK. Une ou plusieurs colonnes : slectionnez-les, cliquez sur Supprimer puis sur Supprimer les colonnes. Une ou plusieurs lignes : slectionnez-les, cliquez sur Supprimer puis sur Supprimer les lignes. Le tableau : cliquez dans une cellule du tableau, cliquez sur Supprimer puis sur Supprimer le tableau. Le contenu d'une cellule, d'une ligne, d'une colonne ou de tout autre bloc de cellules : slectionnez-le puis appuyez sur la touche Suppr du clavier.

Figure 12.26 Choix du dcalage des cellules environnantes
Fusionner et fractionner des cellules

Il est parfois ncessaire de fusionner plusieurs cellules en une seule ou, au contraire de fractionner une cellule en plusieurs. On accomplit ces actions avec les icnes du groupe Fusionner, sous l'onglet Disposition du Ruban. Pour illustrer le fonctionnement de ces icnes, nous allons transformer le tableau Visiteurs du document tableaux.docx comme indiqu la gure 12.27. Voici les tapes qui permettent de passer du premier tableau au deuxime : 256
Figure 12.27 Arrivez-vous voir les dirences entre ces deux tableaux ?
1. Slectionner les quatre cellules de la premire ligne puis cliquer sur l'icne Fusionner (groupe Fusionner) comme la la gure 12.28, avant de cliquer sur OK. 2. Slectionner la cellule contenant les nombres 287, 359 et 372, cliquer sur l'icne Fractionner, paramtrer la bote de dialogue Fractionner des cellules comme la gure 12.29 et cliquer sur OK. 3. Slectionner tout le tableau puis cliquer sur l'icne Centrer dans le groupe Alignement.
Figure 12.28 La cellule va tre fractionne en deux
Figure 12.29 La cellule va tre fractionne en trois

257
Tri des donnes

Vous pouvez utiliser Word 2010 pour trier les donnes d'un tableau par ordre croissant ou dcroissant suivant un, deux ou trois critres. titre d'exemple, nous allons trier les donnes du tableau Socits, reprsent la gure 12.30. Ce tableau fait partie du document tableaux.docx.
Figure 12.30 Le tableau Socits non tri Cliquez sur une cellule du tableau puis sur l'icne Trier 4 . La bote de dialogue repr-
sente gure 12.31 s'ouvre immdiatement. Comme vous pouvez le voir, Word suppose que la premire ligne contient le titre des colonnes (Ligne d'en-tte est, par dfaut, initialis Oui). Pour classer les donnes par ordre alphabtique suivant la colonne Ville, slectionnez Ville comme 1re cl. Le contenu de cette colonne est textuel : la valeur Texte du champ Type est donc convenable. Cliquez sur OK pour procder au tri. La gure 12.32 reprsente le tableau tri. Supposons maintenant que vous vouliez classer les donnes dans l'ordre alphabtique
4. Dans le groupe Donnes, sous l'onglet Disposition du Ruban.
258
Figure 12.31 La bote de dialogue Trier
Figure 12.32 Le tableau a t tri par villes

259
CHAPITRE 12. LES TABLEAUX DANS WORD des valeurs de la colonne Ville puis dans l'ordre alphabtique inverse des valeurs de la colonne Identifiant. Comment devez-vous paramtrer la bote de dialogue Trier ? Je vous laisse rchir pendant que je vais respirer un peu d'air frais l'extrieur. Vous avez trouv ? La bote de dialogue Trier doit ressembler la gure 12.33.
Figure 12.33 Ce paramtrage va lancer un double tri

La gure 12.34 reprsente les donnes tries. Reportez-vous aux lignes dont la colonne Ville vaut London. Vous pouvez constater que les identiants sont classs dans l'ordre alphabtique inverse. Il en va de mme pour toutes les lignes qui possdent la mme valeur pour le champ Ville.
Insrer des formules dans un tableau

Bien que Word ne soit pas un tableur, vous pouvez l'utiliser pour eectuer des calculs lmentaires dans un tableau. Outre les quatre oprations de base (+, -, * et /), plusieurs fonctions peuvent tre utilises dans une formule. Les curieux non rfractaires aux maths peuvent se rendre sur http://support.microsoft.com/kb/105640 cette page pour en savoir plus. En ce qui nous concerne, nous allons raisonner sur un exemple pour que les choses soient plus claires. Ouvrez le chier tableaux.docx tlcharg en dbut de chapitre et reportez-vous au tableau Calculs. Le but du jeu consiste transformer le premier tableau pour qu'il prenne l'apparence du deuxime (voir gure 12.35). Les cellules de la colonne Prix total sont calcules en multipliant les cellules Quantit par le Prix unitaire correspondant. Quant la cellule Super total, elle a t calcule en additionnant toutes les cellules Prix total prcdentes. Une ide sur la faon de procder ? Les plus observateurs d'entre vous auront remarqu l'icne Formule dans le Ruban 5 . Eh bien maintenant, il est temps de l'utiliser ! Cliquez dans la cellule situe
260
INSRER DES FORMULES DANS UN TABLEAU
Figure 12.34 Les donnes ont t tries par ordre alphabtique sur la colonne Ville
et par ordre alphabtique inverse sur la colonne Identifiant
261
Figure 12.35 La colonne Prix
total utilise des formules
sous l'tiquette Prix total. Basculez si ncessaire sur l'onglet Disposition du Ruban et cliquez sur l'icne Formule du groupe Donnes. Une bote de dialogue nomme Formule s'ouvre alors (voir gure 12.36).
Figure 12.36 La bote de dialogue Formule

Dans la case Formule apparat la formule qui sera utilise par dfaut. Ici, il s'agit de la somme des valeurs numriques situes gauche de la cellule courante. Cette formule n'est pas approprie, tant donn que nous voulons eectuer un produit et non une somme. Si vous avez quelques notions d'anglais, vous avez certainement une ide de la formule utiliser. Remplacez SUM par PRODUCT, cliquez sur OK et le produit des cellules Quantit et Prix unitaire apparat comme par magie. 262
INSRER DES FORMULES DANS UN TABLEAU
Ae ! Le rsultat est bien calcul mais le nombre est ach sans les chires aprs la virgule. Est-ce que je me serais tromp quelque part ?
Non, vous ne vous tes pas tromps. C'est juste que le format du rsultat n'a pas t spci. Pour cela, il sut d'utiliser la liste droulante Format de nombre. Droulez cette liste et choisissez la valeur 0,00. Cliquez sur OK. Le rsultat devrait acher deux chires aprs la virgule, comme la gure 12.37.
Figure 12.37 Spcication du format des nombres

Maintenant, c'est vous de travailler. Appliquez cette mme technique sur les sept cellules Prix total suivantes. Pour terminer l'exercice, vous allez dnir la formule pour calculer le super total . Cliquez dans la cellule qui suit le libell Super total, cliquez sur l'icne Formule 6 et dnissez la formule et le format de nombre utiliser, comme la gure 12.38.
Figure 12.38 Cette formule calcule le super total

Le tableau devrait maintenant ressembler trait pour trait ce qui tait demand.
263
Pour tous ceux qui n'ont gure de souvenirs de leurs cours d'anglais au lyce, je veux bien expliquer la formule utilise. SUM signie somme et ABOVE signie au-dessus . La formule =SUM(ABOVE) demande donc Word de faire la somme des valeurs numriques prcdentes de la mme colonne. Vous avez vu que Word peut faire quelques calculs lmentaires dans les tableaux. Cependant, si vous devez eectuer rgulirement ce type de calculs, je vous conseille d'utiliser Excel, le tableur de la suite Oce qui, lui, est vraiment fait pour cela. Libre vous de copier-coller des tableaux depuis Excel dans Word, comme nous l'avons vu dans la section Insrer un tableau depuis Excel .
En rsum
Un tableau est compos de lignes et de colonnes. La zone rectangulaire situe l'intersection d'une ligne et d'une colonne est appele cellule. Pour insrer un tableau dans un document, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne Tableau du groupe Tableaux et choisissez le nombre de lignes et de colonnes du tableau dans le menu. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icne Tableau du groupe Tableaux puis sur Insrer un tableau. Dnissez le nombre de lignes et de colonnes dans la bote de dialogue Insrer un tableau et validez en cliquant sur OK. Si le tableau est complexe, vous pouvez le dessiner. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne Tableau du groupe Tableaux et slectionnez Dessiner un tableau. Si vous disposez de donnes, vous pouvez les convertir en tableau, condition qu'elles aient t convenablement mises en forme. Pour cela, slectionnez les donnes, cliquez sur l'icne Tableau 7 et, dans le menu, slectionnez Convertir le texte en tableau. Un tableau peut tre copi-coll depuis le tableur Excel. Pour mettre en forme un tableau, vous pouvez utiliser un style de tableau, modier les bordures et la mise en forme des cellules, modier les dimensions, l'alignement, l'orientation et les marges des cellules. Si ncessaire, vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes et colonnes, fusionner et fractionner des cellules ou encore trier les donnes selon un ou plusieurs critres. Bien que Word ne soit pas un tableur, il est possible de dnir des formules dans certaines cellules d'un tableau pour eectuer des calculs lmentaires portant sur une ou plusieurs cellules.
7. Dans le groupe Tableaux, sous l'onglet Insertion du Ruban.
264
Troisime partie
Word avanc
265
Chapitre
13
Dicult :
Apporter la touche nale un document
prs avoir rdig puis mis en forme un document, il est bon de lui apporter une touche nale qui fera toute la dirence. Dans ce chapitre, vous apprendrez utiliser le correcteur orthographique et grammatical ainsi que le dictionnaire des synonymes. Vous verrez galement comment insrer des notes de bas de page et de n de document. Si vous devez rdiger de longs documents, vous verrez comment les agrmenter d'une table des matires, d'un index, d'une table des illustrations ou d'une bibliographie. Le but nal est d'avoir un document exempt de fautes, qui utilise un vocabulaire juste et riche, qui est facilement lisible et exploitable par les personnes qui l'auront entre les mains. Tout un programme !
267
CHAPITRE 13. APPORTER LA TOUCHE FINALE UN DOCUMENT
Associer des informations un document

Pourquoi associer des informations aux documents Word ? Suis-je vraiment concern ?
Si les personnes qui auront vos documents entre les mains utilisent Windows 7 ou Vista, il est important de passer quelques instants leur associer des informations. Cela permettra ces lecteurs de les retrouver plus facilement et d'avoir un rsum de leur contenu sans mme les ouvrir. J'espre vous avoir convaincus de l'utilit de cette dmarche. Alors, voyons comment procder. L'onglet Fichier du Ruban est une nouveaut de Word 2010. Lorsque vous le slectionnez, l'cran Backstage (c'est ainsi que s'appelle l'cran associ cet onglet) donne accs diverses informations concernant le document (voir gure 13.1).
tage
Figure 13.1 Les informations attaches au document apparaissent dans l'cran backs-
Certaines de ces informations sont galement accessibles dans le volet des dtails de l'Explorateur Windows (voir gure 13.2).
Si ce volet n'est pas ach, cliquez sur Organiser, pointez Disposition et cliquez sur Volet de visualisation.
Dans les deux gures prcdentes, pratiquement aucune des informations relatives au document n'a t renseigne. Voyons comment combler cette lacune. . . Slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban. Les informations relatives au document apparaissent dans l'cran backstage. Dans la partie suprieure droite de cet cran, cliquez sur Proprits et, dans le menu, choisissez Afficher le panneau de documents (voir gure 13.3). 268
ASSOCIER DES INFORMATIONS UN DOCUMENT
Figure
13.2 Les informations complmentaires sont aches dans l'Explorateur Windows
Figure 13.3 Accs au panneau de documents
269
CHAPITRE 13. APPORTER LA TOUCHE FINALE UN DOCUMENT Le panneau de documents est immdiatement ach en-dessous du Ruban, comme dans la gure 13.4.
Figure 13.4 Le panneau de documents

Ce panneau n'est gnralement pas ach en permanence dans la fentre de Word mais, si vous dcidez de le conserver quelque temps sur un cran de petite taille, je vous conseille de replier le Ruban en cliquant sur l'icne Rduire le Ruban dans sa partie suprieure droite (voir gure 13.5).
Figure 13.5 L'icne Rduire
le Ruban
La taille de la zone ddie l'dition du document est augmente en consquence. Pour accder au Ruban, il vous sut de cliquer sur le nom d'un onglet. Le Ruban se superpose au panneau de documents, comme dans la gure 13.6. Vous pouvez librement utiliser ses icnes mais, ds que vous cliquez dans le document, le Ruban disparat.
Figure 13.6 Le panneau de documents et le Ruban se chevauchent

270
ASSOCIER DES INFORMATIONS UN DOCUMENT Pour redonner au Ruban son aspect statique d'antan, cliquez sur l'icne Dvelopper le Ruban, dans l'angle suprieur droit de la fentre de Word (voir gure 13.7).
Figure 13.7 L'icne Dvelopper
le Ruban
Examinons les champs accessibles dans le panneau de documents. Auteur : nom de la personne qui a crit le document. C'est par dfaut le nom de votre compte d'utilisateur Windows. Titre : titre du document. Cette information peut tre dirente du nom du chier DOCX. Objet : dcrit en quelques mots le contenu du document. Mots-cls : mots ou phrase qui dcrivent le document. Catgorie : catgorie dans laquelle on peut classer le document, par exemple Projet xyz ou encore documents de la direction . tat : tat du document, par exemple brouillon , revu ou nal . Commentaires : bref rsum du contenu du document. Remplissez un ou plusieurs de ces champs puis cliquez sur la case de fermeture du panneau de documents 1 . titre d'exemple, la gure 13.8 reprsente les informations qui ont t associes au document que vous tes en train de lire.
Figure 13.8 Un exemple d'informations associes un document Word

Voyons maintenant l'allure des informations aches dans l'cran backstage et dans le volet des dtails de l'Explorateur Windows. Comme le montre la gure 13.9, ces informations sont trs proches.
Tout ceci est bien beau mais comment utiliser ces informations ?
Pour accder facilement au document, il sut de cliquer sur Dmarrer et de taper une des informations saisies dans le panneau de documents. Windows ache le document correspondant sous le libell Fichiers (voir gure 13.10).
1. En haut et droite de ce panneau.
271
Figure 13.9 Les informations complmentaires, aches dans l'cran backstage et dans l'Explorateur Windows
Figure 13.10 Le document est accessible depuis le menu Dmarrer
272
CORRECTION ORTHOGRAPHIQUE ET GRAMMATICALE
Cette technique ne fonctionne que dans le cas o le document a t stock dans un dossier index. Comment savoir quels dossiers sont indexs sur mon ordinateur ?
Cliquez sur Dmarrer, tapez index dans le champ Rechercher et cliquez sur Options d'indexation dans la partie suprieure du menu Dmarrer. Comme on peut le voir dans la gure 13.11, le dossier Data (et ses sous-dossiers) est bien index.
Figure 13.11 Le dossier Data est index

Si vous souhaitez ajouter un dossier l'index, cliquez sur Modifier et cochez le dossier concern dans la liste Modifier les emplacements slectionns.
Correction orthographique et grammaticale

Word intgre un correcteur orthographique et un correcteur grammatical qui se rvlent plutt performants. Alors pourquoi ne pas les mettre l'preuve pour que vos documents soient exempts de fautes d'orthographe et de grammaire ? Pour vous entraner, je vous suggre de tlcharger le document finalisation.docx en utilisant le code web ci-aprs : Tlcharger le document Code web : 217948

273
Utiliser le correcteur orthographique

Les mots mal orthographis sont souligns d'une ligne ondule de couleur rouge. Les mots qui comportent une erreur de grammaire sont souligns d'une ligne ondule de couleur verte. La gure 13.12 reprsente un exemple issu du document finalisation.docx.
Figure 13.12 Ce texte comporte des erreurs d'orthographe et de grammaire

Les mots fotes et gramaire sont de toute vidence mal orthographis et le mot comportent est mal accord avec son sujet (ce texte) qui est au singulier.
J'ai un problme, les mots mal orthographis ne sont pas souligns. Comment cela se fait-il ?
Si vous tes dans ce cas, pas de panique : c'est juste que le correcteur n'est pas install sur votre ordinateur. Et pour ne pas vous exclure, vous trouverez la n de cette section toutes les explications ncessaires pour l'installer. Si le nombre de fautes n'est pas trop important, vous pouvez faire une correction la main , c'est--dire en vous intressant chacun des mots souligns en rouge ou en vert. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un mot soulign et choisissez un des mots proposs en remplacement par Word, comme dans la gure 13.13. Recommencez jusqu' ce que tous les mots souligns aient disparu du document. Si le document comporte de nombreuses fautes d'orthographe ou de grammaire, vous utiliserez une autre mthode. Placez le point d'insertion au dbut du document, basculez sur l'onglet Rvision du Ruban puis cliquez sur l'icne Grammaire et orthographe dans le groupe Vrification.
Pour lancer plus rapidement le correcteur d'orthographe et de grammaire, vous pouvez aussi appuyer sur la touche de fonction F7 .
Une bote de dialogue intitule Grammaire et orthographe s'ouvre. Lorsqu'un mot est mal orthographi, il apparat en rouge dans la zone Absent du dictionnaire et un ou plusieurs mots de remplacement sont achs dans la zone Suggestions, comme illustr la gure 13.14. Slectionnez l'un d'entre eux et cliquez sur : Modier pour lui substituer le mot de remplacement ; Remplacer tout pour corriger toutes les occurrences de ce mot dans le document ; Ignorer pour ne pas corriger ce mot dans l'immdiat, tout en vous rservant la possibilit d'en corriger d'autres occurrences dans le reste du texte ; 274
Figure 13.13 Correction manuelle dans le document

Ignorer tout pour ne pas corriger ce mot ni aucune de ses autres occurrences dans
le document ;
Ajouter au dictionnaire pour ajouter dans le dictionnaire personnel le mot mis
en doute par Word. Cette option est trs pratique lorsqu'il s'agit de complter le dictionnaire de Word par du vocabulaire technique ou relatif une profession.
Figure 13.14 Un mot mal orthographi a t trouv par Word

Lorsqu'une phrase comporte une erreur de grammaire, le mot mis en doute par Word 275
CHAPITRE 13. APPORTER LA TOUCHE FINALE UN DOCUMENT apparat en vert dans la zone suprieure et un ou plusieurs mots de remplacement sont achs dans la zone Suggestions, comme dans la gure 13.15. Slectionnez l'un d'entre eux et cliquez sur Remplacer pour eectuer la correction ou sur Ignorer pour ne pas tenir compte de la remarque de Word.
Figure 13.15 Une erreur de grammaire a t trouve par Word

Comment faire si mon document utilise plusieurs langues ?
Si votre document comporte plusieurs langues, il y a de grandes chances pour que de nombreux mots soient souligns en rouge ou en vert comme la gure 13.16.
Figure 13.16 De trs nombreuses erreurs sont dtectes par Word

Pour que Word soit en mesure de contrler l'orthographe et la grammaire d'un bloc de texte qui n'est pas crit en franais (voir gure 13.17). 276
CORRECTION ORTHOGRAPHIQUE ET GRAMMATICALE 1. Slectionnez ce bloc de texte ; 2. Cliquez sur l'icne de langue dans la barre d'tat (il s'agit de la barre horizontale ache dans la partie infrieure de la fentre de Word) ; 3. Choisissez la langue correcte dans la bote de dialogue Langue ; 4. Cliquez sur OK pour valider.
Figure 13.17 Aidez Word identier les direntes langues utilises

titre d'exercice, vous pouvez vous entraner dsigner la langue adapte pour chacun des blocs de texte de la page 3 du document finalisation.docx.
Peut-tre avez-vous remarqu la case cocher Dtecter automatiquement la langue dans la bote de dialogue Langue. Vous pouvez tenter de la cocher si vous crivez un document en plusieurs langues mais le rsultat n'est pas toujours convaincant, et il y a fort parier que vous devrez assister Word dans le processus de reconnaissance des langues utilises. L'icne de langue n'est pas ache sur mon ordinateur. Est-ce que je dois rinstaller Word ?
Non, rassurez-vous, vous ne devez pas rinstaller Word ! Cliquez simplement avec le bouton droit sur la barre d'tat de Word et, dans le menu, slectionnez Langue.
Correction en cours de frappe

Word est dot d'un outil de correction pendant la frappe. Pour vous en persuader, tapez par exemple bone ane. . Le mot bone est laiss tel quel. Par contre, le 277
CHAPITRE 13. APPORTER LA TOUCHE FINALE UN DOCUMENT mot ane est automatiquement remplac par anne lorsque vous tapez le . qui le suit. Cet exemple appelle deux remarques : 1. Tous les mots ne sont pas corrigs pendant la frappe (ce serait trop simple). 2. Pour qu'un mot soit corrig, il faut taper un caractre dclencheur . Il peut , , s'agir d'un des caractres suivants : . , ; tab ou espace . ,

Vous vous demandez peut-tre pourquoi le mot bone n'a pas t corrig automatiquement alors que le mot ane l'a t ? Cela vient du fait que le mot bone n'est pas rpertori dans la liste des corrections automatiques. Poursuivez la lecture et vous saurez comment complter cette liste.
Si vous faites toujours une mme erreur de frappe et que celle-ci n'est pas corrige automatiquement par Word, vous pouvez facilement rparer cette lacune. Supposons par exemple que vous tapiez rgulirement ect. la place de l'abrviation etc. . Cette faute n'tant pas corrige de faon automatique par Word, voici la marche suivre : 1. 2. 3. 4. 5. Slectionnez l'onglet Fichier du Ruban et cliquez sur Options ; Slectionnez l'onglet Vrification dans la bote de dialogue Options Word ; Cliquez sur Options de correction automatique ; Tapez ect. dans le champ Remplacer et etc. dans le champ Par ; Validez en cliquant sur Ajouter, OK puis nouveau sur OK.
De retour dans le document, tapez ect.. Ce mot sera immdiatement remplac par etc.. Il est possible de dtourner l'outil de correction automatique pour faciliter la saisie de mots diciles crire ou de formules de politesse. Par exemple, supposons que vous utilisiez souvent le mot anticonstitutionnellement. Quelle drle d'ide me direz-vous ? Je sais, je sais, mais il ne s'agit que d'un exemple qui, de surcrot, correspond au mot le plus long de la langue franaise. Avez-vous dj russi taper ce mot sans aucune faute d'orthographe et sans vous endormir avant d'atteindre la dernire lettre ? Dans l'armative, vous avez droit ma profonde considration ! Mais revenons nos moutons. Je suis sr que vous prfreriez taper anct plutt que anticonstitutionnellement. Eh bien, pourquoi ne pas associer ces deux mots dans l'outil de correction automatique ? 1. 2. 3. 4. Slectionnez l'onglet Fichier du Ruban et cliquez sur Options ; Slectionnez l'onglet Vrification dans la bote de dialogue Options Word ; Cliquez sur Options de correction automatique ; Tapez anct dans le champ Remplacer et anticonstitutionnellement dans le champ Par ; 5. Validez en cliquant sur Ajouter, OK puis nouveau sur OK.
278
CORRECTION ORTHOGRAPHIQUE ET GRAMMATICALE Dsormais, il vous sut de taper anct suivi du caractre espace ou d'une virgule pour que ces quatre caractres se transforment en. . . vous savez ce que je veux dire : le mot le plus long de la langue franaise. Juste pour le plaisir, associez le terme jvp avec Je vous prie d'agrer, Madame, Monsieur, l'expression de mes respectueuses salutations. Ah oui, j'allais oublier. Il est tout fait possible de supprimer une correspondance dans la bote de dialogue Correction automatique : cliquez sur la correspondance supprimer dans le groupe Corrections en cours de frappe (1) puis cliquez sur le bouton Supprimer (2). Dans la gure 13.18 par exemple, nous supprimons l'entre cre l'tape prcdente. Validez en cliquant sur OK puis nouveau sur OK.
Figure 13.18 L'entre jvp est sur le point d'tre supprime
Installer le correcteur orthographique

Si le correcteur est dj install chez vous, vous pouvez passer directement la section suivante. moins que vous ne vouliez connatre la marche suivre, sait-on jamais. . .
Comme il a t dit prcdemment, il se peut que le correcteur orthographique ne soit pas install sur votre ordinateur. Heureusement, vous pouvez remdier ce problme. Encore faut-il savoir o chercher : Cliquez sur Dmarrer puis sur Panneau de configuration. Sous l'icne Programmes, cliquez sur Dsinstaller un programme. 279
CHAPITRE 13. APPORTER LA TOUCHE FINALE UN DOCUMENT Dans la bote de dialogue Programmes et fonctionnalits, reprez l'entre qui correspond votre programme Oce. Cliquez sur cette entre puis sur Modifier, comme la gure 13.19. Conrmez votre intention en cliquant sur Oui dans la bote de dialogue du contrle du compte d'utilisateur. Une nouvelle bote de dialogue s'ouvre. Slectionnez l'option Ajouter ou supprimer des composants et cliquez sur Continuer. La liste des lments qui composent Oce est alors ache. Reprez l'entre Composants partags d'Office. Si elle est prcde d'une icne barre d'une croix rouge, cela signie que les composants partags d'Oce ne sont pas installs. Cliquez sur cette icne et, dans la liste, choisissez Excuter partir du disque dur comme reprsent la gure 13.20. Si l'icne qui prcde l'entre Composants partags d'Office n'est pas barre d'une croix rouge, cela signie que certains composants partags d'Oce (mais pas forcment tous) sont installs. Cliquez successivement sur les petits + qui prcdent les entres Composants partags d'office, Outils de vrification linguistique et Outils de vrification linguistique pour le franais. Cliquez sur l'icne qui prcde l'entre Vrificateurs d'orthographe et de grammaire et, dans le menu, choisissez Excuter partir du disque dur comme la gure 13.21. Cliquez sur Continuer et patientez jusqu' l'installation complte du vricateur d'orthographe et de grammaire.
Figure 13.19 L'installation d'Oce 2010 est sur le point d'tre modie
280
Figure 13.20 Les composants partags d'Oce sont sur le point d'tre installs
Figure 13.21 Les vricateurs d'orthographe et de grammaire sont sur le point d'tre
installs
281
Le dictionnaire des synonymes, pour viter les rptitions

Lorsque l'on rdige un document, il peut arriver que les mots nous manquent et que nous passions un certain temps (sinon un temps certain) viter des rptitions dans une phrase particulirement rebelle. Heureusement, Word propose un alli de marque : le dictionnaire des synonymes. Pour remplacer un mot par un de ses synonymes, procdez comme suit : 1. Slectionnez le mot. 2. Basculez sur l'onglet Rvision du Ruban. 3. Cliquez sur l'icne du dictionnaire des synonymes dans le groupe Vrification. Cette action provoque l'achage du volet Rechercher dans la partie droite de la fentre. 4. Droulez la liste associe un des synonymes et choisissez Insrer, comme la gure 13.22.
Figure 13.22 Le mot rdige va tre remplac par le mot crit

Pour lancer plus rapidement le dictionnaire des synonymes, aussi vous pouvez faire un double-clic sur le mot concern puis appuyer sur F7 Une Maj + . autre technique consiste cliquer sur le mot concern avec le bouton droit de la souris, pointer Synonymes dans le menu contextuel et choisir l'un des synonymes proposs.
282
NOTES DE BAS DE PAGE ET NOTES DE FIN DE DOCUMENT
Il est parfois ncessaire de rechercher les synonymes d'un des synonymes achs dans le volet Rechercher. Pour cela, faites un double-clic sur le mot concern. titre d'exemple, la gure 13.23 reprsente les mots achs lorsque l'on fait un double-clic sur le mot crit .
Figure 13.23 Les synonymes du synonyme crit
Notes de bas de page et notes de n de document

Les notes de bas de page et de n de document sont utilises pour fournir des rfrences ou prciser le sens d'une portion de texte. Comme son nom le laisse supposer, une note de bas de page est ache dans la partie infrieure de la page o se trouve la portion de texte annote. Quant aux notes de n de document, elles sont rassembles aprs la dernire page du document. Libre vous de choisir une de ces deux possibilits ou, pourquoi pas, de les utiliser conjointement. Ainsi, vous pourriez dnir : des notes de bas de page pour donner des complments d'informations sur les mots qui le ncessitent ; des notes de n de document pour rassembler des informations de caractre plus gnral ou qui ne ncessitent pas d'tre immdiatement explicites. Pour insrer une note, slectionnez l'onglet Rfrences du Ruban et cliquez sur l'icne Insrer une note de bas de page ou Insrer une note de fin dans le groupe 283

Notes de bas de page (voir gure 13.24).
Figure 13.24 Le groupe Notes
de bas de page
Dans cet exemple, nous avons insr une note de bas de page et une note de n de document. tant donn que le document ne comporte qu'une seule page, la note de n de document se trouve avant la note de bas de page. Si vous le souhaitez, vous pouvez vous entraner dans le document finalisation.docx tlcharg au dbut de ce chapitre.
Nous avons intentionnellement valid l'achage des marques de paragraphe en cliquant sur l'icne Afficher tout, ainsi que des en-ttes et pieds de pages pour mettre en vidence la position occupe par les notes de bas de page et de n de document (voir gure 13.25).
Figure 13.25 Notes de bas de page et de n de document

Comme vous pouvez le voir : 284
FINALISER UN LONG DOCUMENT La note de bas de page est ache dans la partie infrieure de la page, juste au-dessus du pied de page. La note de n de document est ache aprs le dernier paragraphe du document (ici, aprs le dernier paragraphe de la page). Rien ne vous empche d'insrer un saut de page manuel avant la note de n de document si vous voulez qu'elle commence sur une nouvelle page. Pour ce faire, slectionnez l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icne Sauts de page dans le groupe Mise en page et slectionnez Page, sous Saut de section. Pour faciliter les choses, vous pouvez galement utiliser le . raccourci Ctrl + Entre
tout moment, vous pouvez modier le texte d'une note. Une seule contrainte : le document doit tre ach en mode Page ou Lecture plein cran. De mme, vous pouvez tout moment supprimer une note : slectionnez renvoi de la note, comme dans la gure 13.26, puis appuyez sur la le touche Suppr du clavier.
Figure 13.26 Le renvoi de note est slectionn
Finaliser un long document

Si vous tes amens crire un long document (un mmoire, une thse, un livre ou un e-book par exemple), vous voudrez certainement le complter en y ajoutant une table des matires, un index, une table des citations, une table des illustrations ou une bibliographie. Cette section va s'intresser tour tour ces dirents lments.
Table des matires

Word facilite l'extrme l'insertion d'une table des matires dans un document. Cette opration est entirement automatique pour peu que l'on ait pris le soin de structurer le document en utilisant des styles de titres. Tout au long de cette section, je vous suggre de vous entraner avec le document finalisation.docx que je vous ai fait tlcharger au dbut de ce chapitre. Pour insrer une table des matires dans un document, positionnez le point d'insertion l'endroit souhait (gnralement juste aprs la page de garde), basculez sur l'onglet 285

Rfrences dans le Ruban, cliquez sur l'icne Table des matires et faites votre
choix parmi les dirents modles proposs (voir gure 13.27).
Figure 13.27 L'icne Table

nis
des matires donne accs plusieurs modles prd-
titre d'exemple, la gure 13.28 reprsente le dbut de la table des matires gnre par Word avec le modle Table automatique 2 dans le document constitu des dix premiers chapitres du prsent ouvrage.
Si vous modiez les paragraphes qui utilisent les styles de titres Titre 1 ou si vous ajoutez du texte dans le document, la table des matires n'est pas mise jour automatiquement. Cliquez l'intrieur de la table pour faire apparatre l'icne Mettre jour la table puis cliquez sur cette icne pour lancer la mise jour, comme la gure 13.29.
Titre 6
Dans la bote de dialogue qui s'ache (voir gure 13.30), indiquez si vous voulez mettre jour les numros de pages ou la totalit de la table (c'est--dire les numros de pages et les niveaux de titres) puis validez en cliquant sur OK.
Si vous le souhaitez, vous pouvez mettre jour manuellement la table des matires en ditant les informations (textes et numros de pages) qui la composent. Mais attention, toutes les modications eectues de la sorte seront dtruites si vous cliquez sur l'icne Mettre jour la table.
286
FINALISER UN LONG DOCUMENT
Figure 13.28 Un exemple de table des matires
Figure 13.29 La table des matires va tre mise jour
Figure 13.30 Quel type de mise jour voulez-vous eectuer ?

287
CHAPITRE 13. APPORTER LA TOUCHE FINALE UN DOCUMENT Si les modles de tables des matires proposs par Word ne vous susent pas, vous pouvez dnir votre propre modle. Cliquez sur l'icne Table des matires 2 et, dans le menu, slectionnez Insrer une table des matires. Utilisez la bote de dialogue Table des matires pour dnir les caractristiques de la table. Dans la gure 13.31 par exemple, nous utilisons la mise en forme Recherch (Formats) sur 4 niveaux de titres, nous achons les numros de page et nous les alignons droite en les sparant des titres par des pointills.
Figure 13.31 Un exemple de table des matires

Par dfaut, la table des matires se base sur les niveaux de titres Titre 1, Titre 2 et Titre 3. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser d'autres styles en prcisant leurs relations hirarchiques. Cliquez sur Options dans la bote de dialogue Table des matires. Une nouvelle bote de dialogue intitule Options de la table des matires s'ouvre. Vriez que la case Styles est bien coche puis saisissez le niveau des styles utiliser. Dans la gure 13.32 par exemple, nous utilisons les styles Titre 1 Titre 4 en conservant leur hirarchie naturelle. Rien ne vous empche d'utiliser d'autres styles, du moment que vous prcisez leurs relations hirarchiques.
Index
L'index est un outil apprciable dans un long document. C'est un ensemble de mots-cls classs par ordre alphabtique, dont chacun renvoie directement le lecteur la page
2. Dans le groupe Table des matires, sous l'onglet Rfrences du Ruban.
288
Figure 13.32 Les styles Titre
1 Titre 4 seront utiliss dans la table des matires
(ou aux pages) qui lui correspondent. Ici encore, je vous suggre de vous entraner sur le document finalisation.docx. L'index est gnralement plac la n du document. Mais, avant de penser l'insrer, vous devez l'alimenter en dnissant des entres d'index, c'est--dire en balisant les mots qui devront y gurer. titre d'exemple, nous allons insrer dans l'index les termes suivants :
Page Mots
2 2 3 3 3 3 3 3 4 4
correcteur orthographique correcteur grammatical langues latin anglais franais correcteur orthographique correcteur grammatical notes de bas de page notes de n de document
Pour insrer une entre d'index (voir gure 13.33) : 1. Slectionnez le texte indexer (correcteur orthographique, dans la page 2 du document finalisation.docx) ; 2. Basculez sur l'onglet Rfrences du Ruban puis cliquez sur l'icne Entre dans le groupe Index ; 3. Cliquez sur Marquer dans la bote de dialogue Marquer les entres d'index. Le clic sur le bouton Marquer n'a eu, en apparence, aucun eet. Et pourtant. . . Basculez sur l'onglet Accueil et cliquez sur l'icne Afficher tout dans le groupe Paragraphe. 289
Figure 13.33 Insertion d'une entre dans l'index

Comme le montre la gure 13.34, un champ XE (indeX d'index) atteste que l'entre d'index a bien t marque.
Entry, c'est--dire
entre
Figure 13.34 L'icne Afficher
tout rvle l'entre d'index
Pour faciliter la manipulation des entres d'index, je vous suggre de laisser active l'icne Afficher tout. Si vous cliquez sur Marquer tout, tous les mots ou expressions de mme orthographe et de mme casse (c'est--dire comportant les mmes majuscules et minuscules) seront inclus dans l'index.
290
J'ai essay de dnir la deuxime entre d'index mais le terme correcteur grammatical n'apparat pas dans la page 2. Y aurait-il eu une erreur dans le tableau ?
Eh bien non. Ce terme a t choisi intentionnellement pour vous montrer qu'on peut dnir une entre d'index sur un terme qui n'apparat pas de faon exacte dans un document. Slectionnez une lettre, un mot ou un groupe de mots en rapport avec l'entre d'index marquer. Ici par exemple, slectionnez le mot correcteur dans le titre de niveau 2. Si la bote de dialogue Marquer les entres d'index n'est plus ache, basculez sur l'onglet Rfrences du Ruban puis cliquez sur l'icne Entre dans le groupe Index. Si la bote de dialogue Marquer les entres d'index est toujours ouverte, cliquez dessus. Le mot correcteur est ach dans le champ Entre. Compltez ce champ en ajoutant le mot grammatical, comme dans la gure 13.35, puis cliquez sur Marquer.
Figure 13.35 L'entre d'index par dfaut a t modie

Aprs avoir dni toutes les entres d'index listes dans le tableau, dplacez-vous la n du document puis cliquez sur l'icne Insrer l'index 3 . La bote de dialogue Index s'ouvre alors, comme la gure 13.36. Dans cette bote de dialogue, vous pouvez : cocher la case Aligner les numros de pages droite ; slectionner des caractres pour relier les entres d'index et les numros de pages (dans le cas o la case Aligner les numros de pages droite est coche) ;
3. Dans le groupe Index, sous l'onglet Rfrences du Ruban.
291
Figure 13.36 La bote de dialogue Index

choisir le modle de l'index dans la liste droulante Formats. titre d'exemple, dans l'index reprsent la gure 13.37, la case Aligner les numros de pages droite tait coche et l'entre Depuis modle tait slectionne dans la liste Formats.
Figure 13.37 Un exemple d'index

Quelques remarques : Les entres correcteur grammatical et correcteur orthographique font chacun rfrence deux pages. Les numros des pages sont spars entre eux par une virgule. Quelques entres d'index commencent par une capitale, d'autres non. Il serait intressant d'uniformiser l'ensemble des notes. Quatre entres d'index (correcteur grammatical, correcteur orthographique, Notes de bas de page et Notes de fin de document) pourraient tre rparties sur deux niveaux. Pour corriger les entres d'index, vous devez modier les champs XE qui le ncessitent. Dans la gure 13.38 par exemple, nous modions correcteur grammatical en Correcteur grammatical et correcteur orthographique en Correcteur orthogra292
FINALISER UN LONG DOCUMENT phique .
Figure 13.38 Les entres d'index peuvent tre modies

Si les champs XE ne sont pas visibles, cela signie que l'icne Afficher n'est pas active. Cliquez dessus pour les visualiser (voir Figure 13.39).
tout
d'index
Figure 13.39 Selon son tat, l'icne Afficher
tout ache ou dissimule les entres

Pour rpartir les entres d'index sur deux niveaux, vous utiliserez le caractre : an de marquer le changement de niveau, comme dans la gure 13.40.
Figure
d'index
13.40 Le caractre : permet de dnir deux niveaux dans les entres
Une fois ces modications eectues, l'index comporte deux niveaux comme la gure 13.41. 293
Figure 13.41 Les entres d'index sont rparties selon deux niveaux
Citations et bibliographie
Lorsque l'on rdige un document, on fait parfois appel des sources d'informations (un livre, un article de journal ou tout autre type de publication) qu'il faut citer dans les rgles de l'art. C'est en particulier le cas lorsque l'on rdige un mmoire de n d'tudes ou un document universitaire. L'outil de citations de Word permet de dnir une ou plusieurs sources, d'y faire rfrence dans un document et de les rassembler dans une bibliographie la n du document. Si vous tes concerns ou tout simplement curieux, poursuivez la lecture. Dans le cas contraire, je vous invite passer la section suivante, qui s'intresse au rfrencement des illustrations insres dans un document.
Les exemples pris dans cette section reposent sur le document

finalisation.docx
Pour crer une bibliographie, quatre tapes sont ncessaires : 1. 2. 3. 4. Dnition des sources d'informations ; Insertion des sources dans le document ; Choix d'un style de bibliographie ; Cration de la bibliographie.
Examinons tour tour ces quatre tapes. Pour dnir une source d'informations, slectionnez l'onglet Rfrences du Ruban, cliquez sur l'icne Insrer une citation du groupe Citations et bibliographie et choisissez Ajouter une nouvelle source. Cette action ouvre la bote de dialogue Crer une source. Compltez les informations demandes aprs avoir slectionn une entre dans la liste droulante Type de source puis cliquez sur OK pour enregistrer la source d'information. La gure 13.42 donne un exemple de source constitue d'une page web. Une fois les sources dnies, vous pouvez citer chacune d'entre elles une ou plusieurs reprises dans le document. Placez le point d'insertion l'endroit o doit apparatre la citation, basculez sur l'onglet Rfrences du Ruban, cliquez sur l'icne Insrer une citation et choisissez la source dans la liste, comme la gure 13.43. Lorsque toutes les citations ont t insres dans le document, choisissez un style dans la liste droulante Style 4 , comme la gure 13.44.
4. Dans le groupe Citations et bibliographie, sous l'onglet Rfrences du Ruban.
294
Figure 13.42 Cette entre fait rfrence une source web
Figure 13.43 Une citation est sur le point d'tre insre
Figure 13.44 Choix d'un style d'achage pour les citations

295
CHAPITRE 13. APPORTER LA TOUCHE FINALE UN DOCUMENT Il ne vous reste plus qu' insrer la bibliographie dans le document. Placez le point d'insertion l'endroit o doit gurer la bibliographie, cliquez sur l'icne Bibliographie 5 et slectionnez un des modles de bibliographies proposs, comme la gure 13.45.
Figure 13.45 La bibliographie est insre dans le document
Table des illustrations

Lorsqu'un long document contient des illustrations, il peut tre intressant de crer une table des illustrations pour que le lecteur puisse se rendre facilement et directement aux illustrations qui l'intressent. Les exemples prsents reposent sur la page 6 du document finalisation.docx Pour tre en mesure de crer une table des illustrations, vous devez au pralable insrer plusieurs illustrations dans le document puis dnir une lgende pour chacune d'entre elles. Si vous utilisez le document finalisation.docx, vous n'aurez pas eectuer la premire tape. Rendez-vous simplement la page 6 du document. Trois illustrations y ont t insres. Cliquez sur la premire, basculez sur l'onglet Rfrences du Ruban puis cliquez sur l'icne Insrer une lgende dans le groupe Lgendes. Une bote de dialogue intitule Lgende s'ouvre. Compltez le champ Lgende comme la gure 13.46 puis cliquez sur OK.
Figure 13.46 Dnition d'une lgende d'image

5. Dans le groupe Citations et bibliographie, sous l'onglet Rfrences du Ruban.
296
FINALISER UN LONG DOCUMENT Procdez de mme pour dnir la lgende des deux autres illustrations : Figure 2 - Le chien Nonos ; Figure 3 - L'ne Zozor. Il ne reste plus qu' insrer la table des illustrations. Pour ce faire, placez le point d'insertion l'endroit o celle-ci doit gurer puis cliquez sur l'icne Insrer une table des illustrations 6 . Cette action ouvre la bote de dialogue Table des illustrations. Choisissez : dans la liste Formats, le format de la table ; dans la liste Caractres de suite, le type de pointills entre les noms des illustrations et les numros de pages. Cliquez sur OK pour insrer la table des illustrations. Vous devriez obtenir quelque chose de similaire la gure 13.47 :
Figure 13.47 La table des illustrations
En rsum
Il est possible d'associer un document des informations telles que le nom de l'auteur, le titre du document, une description, des commentaires etc. Ces informations sont accessibles dans l'cran Backstage et dans le volet des dtails de l'Explorateur Windows. Dans Word, les mots mal orthographis sont souligns d'une ligne ondule rouge. Les mots qui comportent une erreur de grammaire sont souligns d'une ligne ondule verte. Pour corriger un mot soulign d'une ligne ondule, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit de votre souris et choisir un des mots corrigs proposs par Word. Vous pouvez galement appuyer sur la touche F7 pour lancer le correcteur orthographique et grammatical. Si un document comporte plusieurs langues, vous devez venir en aide Word en lui indiquant la langue de chaque bloc de texte. Pour viter les rptitions dans un document, vous pouvez utiliser le dictionnaire des synonymes : basculez sur l'onglet Rvision du Ruban puis cliquez sur l'icne Dictionnaire des synonymes dans le groupe Vrification. Pour fournir des rfrences ou prciser le sens d'une portion de texte, vous pouvez insrer des notes de bas de page ou de n de document. Pour ce faire, utilisez les icnes du groupe Notes de bas de page, sous l'onglet Rfrences du Ruban. Pour naliser un long document, vous pouvez insrer une table des matires, un index, une table des citations, une bibliographie ou une table des illustrations.
6. Dans le groupe Lgendes, sous l'onglet Rfrences du Ruban.
297
298
Chapitre
14
Dicult :
Publipostage
e publipostage (ou mailing permet de crer des documents personnaliss pour plusieurs destinataires dirents. C'est une solution rapide et pratique lorsqu'un mme document doit tre envoy plusieurs personnes. Considr tort comme une opration de haut vol, le publipostage a longtemps t boud par les utilisateurs. Si cette fonctionnalit vous intresse, mais que vous n'avez jusque l pas trouv le courage de vous y mettre, je vous invite lire la suite. Vous verrez que la technique utilise est simple et peut tre envisage par tous. Le publipostage Word peut tre utilis pour crer des lettres, des enveloppes, des tiquettes ou des messages lectroniques. Ce chapitre va vous montrer comment crer un publipostage d'tiquettes. Mais rassurez-vous, les autres types de publipostages sont quasiment similaires. Haut les curs, il est temps de briser un tabou tout fait injusti ! Tournez vite les pages et dcouvrez quel point il est simple et intuitif de raliser un publipostage dans Word.
299
CHAPITRE 14. PUBLIPOSTAGE
Les direntes tapes pour mettre en place un publipostage

Avant de vous lancer dans votre premier publipostage, je vous propose de prendre quelques minutes pour passer en revue les direntes tapes qui se trouveront sur votre chemin. Vous vous trouverez ainsi en terrain connu et tout vous paratra beaucoup plus simple. Dans Word , le publipostage peut tre utilis pour crer des lettres, des enveloppes, des tiquettes ou des messages lectroniques. Quel que soit le type du document raliser, la technique utilise est assez proche : 1. Dnition du chier qui contient les donnes des destinataires (nom, prnom, adresse, e-mail, etc.). Ce chier peut tre cr dans Word, Excel, Access, voire mme dans le Bloc-Notes de Windows ; 2. Rdaction du document de base qui contient les lments (textes, images, liens, etc.) qui seront envoys tous les destinataires ; 3. Ajout ventuel, dans le document de base, de donnes provenant du chier des destinataires ; 4. Fusion des donnes dans le document de base en vue d'une impression ou d'un envoi lectronique.
Premire tape Dnition du chier de donnes

Les donnes utilises pour le publipostage peuvent provenir de trs nombreuses sources : les contacts de la messagerie Outlook ; une feuille de calcul (ou une plage de cellules) Excel ; une table ou requte Access ; un tableau dans un document Word ; un chier de texte contenant des donnes spares par des caractres spciques, par exemple des ; entre les champs d'un mme enregistrement et des sauts de ligne pour passer l'enregistrement suivant ; l'Assistant publipostage de Word.
Des champs ? Des enregistrements ? Euh. . . je ne suis pas certain de comprendre !

Les champs correspondent aux diverses informations concernant chaque personne. Un enregistrement regroupe les champs relatifs une mme personne. Imaginez par exemple que vous dsiriez rassembler le nom, le prnom, l'adresse et le tlphone de plusieurs personnes en vue d'un futur publipostage. Vous aurez autant d'enregistrements que de personnes rfrences et chaque enregistrement devra renseigner les champs Nom, Prnom, Adresse et Tlphone. Dans la gure 14.1 par exemple, le tableau contient 300
PREMIRE TAPE DFINITION DU FICHIER DE DONNES deux enregistrements remplis avec des donnes fantaisistes. La premire ligne correspond l'intitul des champs. Elle permettra de les identier lors du publipostage.
Figure 14.1 Champs et enregistrements dans un tableau

tant donn que ce livre est ddi Word, nous allons crer notre chier de donnes sous. . . Word ! titre d'exemple, nous allons raliser des tiquettes.
Une dmarche similaire vous permettrait de crer des enveloppes, des courriers papier ou lectroniques. En vous reportant au TP qui suit ce chapitre, vous pourrez vous entraner crer un e-mailing. Vous verrez par vous-mmes : la technique utilise est vraiment proche de celle que nous allons dtailler ici.
Pour dnir des tiquettes, les donnes ncessaires sont les suivantes : nom du destinataire ; prnom du destinataire ; adresse ; code postal ; ville ; pays. Vous allez donc dnir un tableau qui comportera six colonnes (une par champ) et autant d'enregistrements que d'tiquettes raliser. Comme je manquais d'inspiration pour les noms des contacts et les adresses, j'ai pioch des informations dans la base de donnes Microsoft Northwind. Rien ne vous empche de crer vos propres donnes.
Ceux qui seraient intresss peuvent tlcharger la base de donnes en question.

Tlcharger la BDD Code web : 680096 Cependant, pour les moins inspirs d'entre vous, je vous invite tlcharger le document etiquettes.docx, an de vous viter d'crire toutes ces donnes et d'en faire un tableau 1 .
1. toutes ns utiles, je rappelle aux tourdis que la transformation d'un texte en tableau se fait sous l'onglet Insertion du Ruban, en cliquant sur l'icne Tableau puis en choisissant Convertir le texte en tableau.
301
CHAPITRE 14. PUBLIPOSTAGE Tlcharger le document Code web : 135024 Ca y est, la premire tape est termine. Si je vous dis que c'tait la plus dure, j'espre que vous tes impatients de passer la suite.

Deuxime tape Rdaction du document de base

Dans cette deuxime tape, je vais vous montrer comment crer des tiquettes. En utilisant une technique similaire, vous pourriez tout aussi bien crer des lettres, des enveloppes ou des messages lectroniques.
Si le document dans lequel vous avez saisi les donnes est encore ouvert, fermez-le et ouvrez un autre document vierge, par exemple en appuyant simultanment sur les touches Ctrl et N du clavier. Dans le cas d'un publipostage d'tiquettes, le document de base est on ne peut plus simple : il s'agit d'une feuille vide. Indiquez simplement Word quel type d'tiquettes vous voulez utiliser. Pour ce faire, basculez sur l'onglet Publipostage du Ruban, cliquez sur l'icne Dmarrer la fusion et le publipostage et, dans le menu, slectionnez tiquettes. La bote de dialogue Options pour les tiquettes s'ouvre alors, comme la gure 14.2.
Figure 14.2 La bote de dialogue dialogue Options
pour les tiquettes
Choisissez un fournisseur d'tiquettes et un numro de rfrence pour les tiquettes (ce numro devrait se trouver sur l'emballage des tiquettes). Ces deux informations renseignes, vriez que la hauteur et la largeur des tiquettes sont bien conformes aux informations dont vous disposez, comme illustr la gure 14.3. Cliquez sur OK. Les bords des tiquettes apparaissent immdiatement dans le document et un point d'insertion clignotant vous laisse entendre que Word attend des donnes pour complter les tiquettes (voir gure 14.4). 302
DEUXIME TAPE RDACTION DU DOCUMENT DE BASE
Figure 14.3 Vrication des dimensions des tiquettes
Figure 14.4 Les tiquettes sont prtes recevoir vos donnes
303
Gnralement, dans le cas d'un publipostage d'tiquettes ou d'enveloppes, le document de base ne contient aucun lment xe. Il se contente de xer les dimensions des tiquettes ou des enveloppes. Par contre, dans le cas d'un publipostage de lettres ou de messages lectroniques, le document de base contient tous les lments qui doivent tre envoys chacun des correspondants, ventuellement complts d'un ou plusieurs champs de fusion.
Troisime tape Ajout de donnes dans le document de base

Les donnes concernant les destinataires ont t dnies et le modle d'tiquettes utiliser a t spci. Il ne reste plus qu' relier ces deux lments entre eux pour que Word puisse complter les tiquettes. Assurez-vous que l'onglet Publipostage est slectionn dans le Ruban, cliquez sur l'icne Slection des destinataires dans le groupe Dmarrer la fusion et le publipostage et, dans le menu, choisissez Utiliser la liste existante. Dsignez le chier etiquettes.docx cr durant la premire tape. La bote de dialogue Slectionner la source de donnes se ferme et l'inscription Enregistrement suivant apparat dans toutes les tiquettes sauf la premire, comme illustr la gure 14.5.
Figure 14.5 Le chier de donnes a t reli au document de base

Nous allons maintenant indiquer Word quelles informations il doit insrer. Toujours sous l'onglet Publipostage du Ruban, dans le groupe Champs d'criture et d'insertion, cliquez sur l'icne Insrer un champ de fusion. Comme par magie, les noms des six champs dnis dans la premire tape sont accessibles directement (voir gure 14.6). Vous allez donc les insrer dans la premire tiquette. Faites successivement un double-clic sur chacun des champs Prnom, Nom, Adresse, Code_Postal, Ville puis Pays. La premire tiquette doit maintenant ressembler la gure 14.7. Si vous laissez les champs ainsi, les donnes vont apparatre les unes la suite des autres et les tiquettes ressembleront tout sauf des tiquettes ! Heureusement, la zone rserve la premire tiquette peut tre modie comme vous 304
TROISIME TAPE AJOUT DE DONNES DANS LE DOCUMENT DE BASE
Figure 14.6 Les six champs de donnes apparaissent dans la bote de dialogue
Figure 14.7 Toutes les donnes ont t insres dans la premire tiquette
305
CHAPITRE 14. PUBLIPOSTAGE l'entendez. 1. Insrez un espace entre les champs Prnom et Nom puis entre les champs Code_Postal et Pays ; 2. Faites passer les champs Adresse, puis Code_Postal et enn Pays sur la ligne suivante.
Mais comment puis-je faire passer un champ sur la ligne suivante ?

Eh bien, ce n'est pas trs compliqu. Par exemple, pour dporter le champ Adresse sur la ligne suivante, placez le point d'insertion juste avant les chevrons que se trouvent devant la lettre A du mot Adresse puis appuyez sur la touche Entre du clavier. Si vous avez suivi mes indications, la premire tiquette devrait maintenant ressembler la gure 14.8.
Figure 14.8 Les champs ont t rpartis sur plusieurs lignes

J'ai dlibrment cliqu sur l'icne Afficher sauts de paragraphes soient visibles.
tout
pour que les espaces et
Ne trouvez-vous pas qu'il manque quelque chose pour que l'adresse soit parfaite ? Vous allez centrer les direntes lignes sur la largeur de l'tiquette. Slectionnez les quatre lignes de l'adresse dans la premire tiquette, basculez sur l'onglet Accueil du Ruban puis cliquez sur l'icne Centrer du groupe Paragraphe. Comme le montre la gure 14.9, la premire tiquette a maintenant son aspect dnitif (cette fois-ci, l'icne Afficher tout est dsactive).
Figure 14.9 La premire tiquette est dnie et mise en forme

306
QUATRIME TAPE FUSION ET IMPRESSION
Il est galement possible d'insrer tous les champs de l'adresse en une seule fois en cliquant sur l'icne Bloc d'adresse du groupe Champs d'criture et d'insertion, sous l'onglet Publipostage du Ruban.
Quatrime tape Fusion et impression

Cette tape est la plus simple. Basculez si ncessaire sur l'onglet Publipostage du Ruban, cliquez sur l'icne Aperu des rsultats dans le groupe de mme nom. Les champs sont automatiquement remplacs par les donnes de la table.
Est-ce que j'aurais fait tout ce travail pour rien ? Seule la premire tiquette contient des donnes. Les autres sont dsesprment vides !
N'ayez crainte, vous n'tes qu' un clic de la solution : cliquez sur Mettre jour les tiquettes dans le groupe Champs d'criture et d'insertion. Comme le montre la gure 14.10, tous les enregistrements du tableau sont utiliss pour remplir les tiquettes.
Figure 14.10 Les donnes apparaissent dans les tiquettes

Si le rsultat vous convient, cliquez sur l'icne Terminer et fusionner du groupe Terminer et choisissez Imprimer les documents dans le menu. 307
Dans la mesure du possible, faites en sorte que toutes les tiquettes d'une page soient remplies avant de lancer une impression. Vous viterez ainsi de gcher du papier et la plante ne s'en portera que mieux. ;-) Il est parfois ncessaire d'apporter des modications manuelles pour l'une ou l'autre des adresses. Cliquez sur l'icne Terminer et fusionner dans le groupe Terminer et, dans le menu, choisissez Modifier des documents individuels. Une bote de dialogue intitule Fusion avec un nouveau document s'ouvre alors. Slectionnez l'option Tous et cliquez sur OK. Un nouveau document contenant toutes les tiquettes est gnr. Vous pouvez modier son contenu comme vous l'entendez avant de lancer l'impression. Mon chier de donnes contient un grand nombre d'enregistrements. Je ne veux pas imprimer toutes les tiquettes d'une seule traite. Est-il possible de ne fusionner qu'une partie du chier de donnes ?
Il est possible de n'imprimer que certains enregistrements en prcisant les bornes infrieure et suprieure. Cliquez sur l'icne Terminer et fusionner 2 et, dans le menu, choisissez Imprimer les documents. Dans la bote de dialogue ache, cochez l'option De... et remplissez les deux champs. titre d'exemple, pour imprimer les enregistrements 50 100, la bote de dialogue Fusionner vers l'imprimante doit tre paramtre comme dans la gure 14.11.
Figure 14.11 Seuls les enregistrements 50 100 seront utiliss
En rsum
Le publipostage (ou mailing) permet de crer des documents personnaliss pour plusieurs destinataires dirents. Il peut tre utilis pour crer des lettres, des enveloppes, des tiquettes ou encore des messages lectroniques. La premire tape consiste dnir le chier de donnes dans lequel se trouvent les coordonnes des correspondants. La deuxime tape consiste rdiger le document de base. Ce document peut tre rduit sa plus simple expression dans le cas d'un publipostage d'tiquettes ou
2. Dans le groupe Terminer, sous l'onglet Publipostage du Ruban.
308
QUATRIME TAPE FUSION ET IMPRESSION d'enveloppes. Il peut tre plus consquent lorsque l'on gnre des lettres ou des emails. La troisime tape consiste relier le chier de donnes et le document de base. Enn, la quatrime tape consiste fusionner le document de base et le chier de donnes pour obtenir les tiquettes, les enveloppes, les lettres ou les e-mails.
309
310
Chapitre
15
Dicult :
TP : Cration d'un e-publipostage
prs avoir lu le chapitre prcdent, vous tes en mesure de dnir toutes les tiquettes de publipostage dont vous pourriez avoir besoin. Eh bien, dans ce TP, nous allons prouver la solidit de vos connaissances en traitant d'un tout autre sujet : la cration d'un e-mailing, entendez par l l'envoi d'un document personnalis une liste de destinataires via leur adresse e-mail. vous de trouver les liens entre tiquettes et e-mails ! Je vous sens perplexes ? ! Rassurezvous : le but de ce TP est de montrer que tous les publipostages reposent sur une mme logique. Peu importe que vous ayez raliser des tiquettes, des enveloppes, des courriers papier ou lectroniques, ce que vous avez appris au chapitre prcdent est applicable et je sais que vous vous en sortirez haut la main !
311
CHAPITRE 15. TP : CRATION D'UN E-PUBLIPOSTAGE Allez, commenons ! Vous vous souvenez des quatre tapes qui ont permis de crer des tiquettes dans le chapitre prcdent ? Elles sont toujours d'actualit dans ce TP mais galement dans tous les autres travaux de publipostage que vous seriez amens faire.
Ce TP suppose qu'une suite Oce rcente est installe sur votre ordinateur. Pour le mener bien, vous devez disposer des applications Word et Outlook, et un compte de messagerie doit avoir t congur dans Outlook. Si vous utilisez une autre messagerie, vous raliserez un publipostage simple et non un e-publipostage. En d'autres termes, le mailing sera envoy par la Poste et non par e-mail.

Dans le premier TP (partie 1, chapitre 5), vous vous tiez proposs pour remplacer Zozor pendant son arrt maladie. Vous aviez alors cr une lettre an d'informer un membre que son inscription avait bien t prise en compte. Aujourd'hui, Zozor va beaucoup mieux mais, voyant que vous avez si bien russi ce premier travail, il vous propose de continuer sur votre lance en utilisant ce mme texte pour contacter par voie lectronique les nombreux membres qui s'inscrivent tous les jours sur le Site du Zro. La lettre est trs proche de celle du premier TP. Notez cependant que l'adresse postale a t supprime et que le nom du membre a t remplac par un champ de publipostage, comme illustr la gure 15.1. Dans un premier temps, je vous propose de tlcharger la lettre que nous avions cre dans le premier TP en utilisant le code web suivant. videmment, si vous avez gard cette lettre sur votre ordinateur, vous pouvez l'utiliser. Tlcharger la lettre Code web : 752347 Dans un second temps, il va falloir crer une liste de diusion. Pour cela, rien de plus simple. Crez un nouveau document Word (par exemple avec le raccourci clavier Ctrl + N puis saisissez les donnes reprsentes la gure 15.2. ) La premire ligne correspond aux en-ttes des donnes. Les lignes suivantes dcrivent les quatre membres concerns par l'e-mailing. Comme vous le voyez, les adresses e-mail sont purement fantaisistes, ceci an que vos e-mails ne parviennent aucun correspondant rel. L'icne Afficher tout 1 a t intentionnellement active an de mettre en vidence les tabulations et sauts de lignes utiliss. Vous voyez ainsi que les champs sont spars entre eux par une marque de tabulation. Ce simple caractre est susant pour que Word identie les champs l'intrieur d'un enregistrement. Il n'est donc pas ncessaire de convertir ces donnes en un tableau.
1. Dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban.
312
Figure 15.1 Le rsultat nal
Figure 15.2 Les donnes saisir

313
CHAPITRE 15. TP : CRATION D'UN E-PUBLIPOSTAGE Enregistrez ce document sous le nom donnes.docx. Voila, je pense que vous tes prts pour commencer ce TP !
Une minute ! Comment faire pour envoyer des e-mails depuis Word ? On n'a jamais vu a !
Non en eet, nous n'avons pas vu cette tape. Mais ne vous inquitez pas, je vais vous expliquer dans les grandes lignes comment faire. Lorsque vous tes prts envoyer les e-mails (ou les courriers, si vous n'avez pas install et congur Outlook), basculez sur l'onglet Publipostage et cliquez sur l'icne Terminer et fusionner dans le groupe Terminer. Dans la liste droulante, choisissez l'option qui vous correspond (Envoyer des messages lectroniques ou Imprimer les documents). Maintenant, vous tes vraiment prts raliser ce TP. Alors vous de jouer !
Correction
Il est temps de passer la correction. . . si vous jugez cette tape ncessaire ou si vous avez but sur un point particulier. Si aucune correction n'est ncessaire, je vous tire mon chapeau. Vous tes vraiment prts raliser tous les types de publipostages. Dans le cas contraire, je suis prt parier que les problmes rencontrs sont mineurs. Quelques conseils devraient donc sure pour dbloquer la situation.
Premire tape Dnition du chier de donnes

Cette tape est vraiment lmentaire. Assurez-vous simplement que les deux champs (Nom et Adresse e-mail) de chaque enregistrement sont bien spars par une (et une seule) tabulation.
Rappelons toutes ns utiles que l'insertion d'une tabulation se fait en ap puyant sur la touche Tab du clavier. Si vous avez des doutes, consultez le chapitre 2 de la partie 1 qui vous dira tout ce que vous devez savoir sur les touches du clavier. Il est parfois dicile de visualiser deux tabulations conscutives. Si vous souponnez quelque perdie, un seul remde : slectionnez l'ensemble des paragraphes du document et dnissez une tabulation un peu plus droite que la n du premier champ le plus long, par exemple 5 centimtres, comme la gure 15.3.
314
CORRECTION
Figure 15.3 Une tabulation gauche a t dnie 5 centimtres
Deuxime tape Ajout de donnes dans le document de base

Dans un premier temps, basculez sur l'onglet Publipostage dans le Ruban, cliquez sur l'onglet Slection des destinataires dans le groupe Dmarrer la fusion et le publipostage et slectionnez Utiliser la liste existante dans le menu. Dsignez le chier donnes.docx dni l'tape 1. Dans un deuxime temps, slectionnez le texte Mr. Smithers et appuyez sur la touche Suppr du clavier pour le supprimer. Cliquez sur l'icne Insrer un champ de fusion 2 , choisissez le champ Nom, cliquez sur Insrer puis sur Fermer.
Troisime tape Fusion et envoi de l'e-mailing

Nous distinguerons deux cas, en fonction de l'utilisation ou non d'Outlook.
Premier cas : Outlook est install et congur

Si Outlook est install et qu'une adresse e-mail y a t congure, vous allez pouvoir lancer l'e-publipostage. 1. Basculez sur l'onglet Publipostage. 2. Cliquez sur l'icne Terminer et fusionner dans le groupe Terminer et, dans le menu, choisissez Envoyer des messages lectroniques. 3. Une bote de dialogue s'ouvre. Dans la liste droulante , choisissez Adresse_email et indiquez l'objet du message dans le champ Ligne Objet. Assurez-vous que la valeur HTML est slectionne dans la liste droulante Format des messages, que l'option Tous est slectionne et cliquez sur OK (voir gure 15.4).
2. Dans le groupe Champs d'criture et d'insertion, sous l'onglet Publipostage du Ruban.
315
CHAPITRE 15. TP : CRATION D'UN E-PUBLIPOSTAGE
Figure 15.4 La bote de dialogue de fusion est entirement paramtre

Les messages ne sont pas envoys. Est-ce que j'aurais rat quelque chose ?
J'avais oubli de prciser : pour que l'e-publipostage commence, l'application Outlook doit tre ouverte. Mais rassurez-vous, il n'est pas trop tard. Lancez Outlook et patientez quelques instants. Vous ne tarderez pas recevoir quatre messages qui vous indiquent que les quatre correspondants imaginaires n'ont pas pu tre joints. Mais si les choses se passent ainsi, cela veut dire que les e-mails ont bien t envoys. Juste pour vous montrer quoi ressemble le message envoy, j'ai ajout ma propre adresse e-mail dans le chier donnes.docx. La gure 15.5 donne un aperu du message reu.
Second cas : Outlook n'est pas install ou n'est pas congur

Si Outlook n'est pas install ou si aucune adresse e-mail n'y a t congure, vous allez raliser un publipostage l'ancienne , c'est--dire imprim sur du papier ( condition que vous possdiez une imprimante). 1. Basculez sur l'onglet Publipostage. 2. Cliquez sur l'icne Terminer et fusionner dans le groupe Terminer et, dans le menu, choisissez Imprimer les documents. 3. La bote de dialogue reprsente gure 15.6 s'ouvre alors. Assurez-vous que l'imprimante est sous tension et que l'option Tous est slectionne, puis cliquez sur OK.
316
CORRECTION
Figure 15.5 Un exemple de message reu
Figure 15.6 La fusion vers l'imprimante est sur le point d'tre dclenche
317
CHAPITRE 15. TP : CRATION D'UN E-PUBLIPOSTAGE
318
Chapitre
16
Dicult :
Travailler plusieurs sur un mme document
armi les nombreux domaines dans lesquels Word innove, il faut souligner celui du travail collaboratif. Certaines fonctionnalits traditionnelles , telles que l'insertion de commentaires et de marques de rvision, sont maintenues. D'autres, telles que l'envoi, le partage et l'dition simultane d'un document, font leur apparition. Dans ce chapitre, vous allez dcouvrir les diverses techniques qui feront de Word un alli de choix si vous devez mettre au point des documents au sein d'une quipe.
319
CHAPITRE 16. TRAVAILLER PLUSIEURS SUR UN MME DOCUMENT
Commentaires
Lorsque l'on crit un document, il est souvent dicile d'avoir un il critique sur son contenu. Pourquoi ne pas le coner une ou plusieurs autres personnes qui pourront donner leur avis ? C'est d'autant plus facile que Word facilite grandement cette tche via l'insertion de commentaires.
Insrer un commentaire
1. Assurez-vous que le mode d'achage Page est slectionn. Si ncessaire, cliquez sur l'icne Page dans l'angle infrieur droit de la fentre de Word, comme indiqu la gure 16.1. 2. Slectionnez le texte, l'image, la forme ou tout autre lment pour lequel vous dsirez insrer un commentaire. 3. Basculez sur l'onglet Rvision du Ruban, reprez le groupe Commentaires et cliquez sur l'icne Nouveau commentaire. 4. Entrez votre commentaire dans la bulle ache droite de la page. 5. Poursuivez la lecture du document et insrez un ou plusieurs autres commentaires si cela est ncessaire, comme illustr la gure 16.2.
Figure 16.1 Activation du mode Page
Figure 16.2 Ce commentaire porte sur une illustration
Modier un commentaire
Selon les gots de chacun, la modication d'un commentaire peut se faire dans la bulle du commentaire ou dans le volet Vrifications. Si le document est ach en mode 320
COMMENTAIRES
Page, il sut de cliquer dans la bulle du commentaire modier. Un point d'insertion
apparat (voir gure 16.3). Dplacez-le l'endroit souhait et faites la modication.
Figure 16.3 Ce commentaire est actif

Si le document comporte de nombreuses pages ou si les commentaires sont peu nombreux, vous pouvez utiliser le volet Vrifications pour modier l'un d'entre eux. Basculez sur l'onglet Rvision du Ruban puis cliquez sur l'icne Volet Vrifications du groupe Suivi.
L'icne Volet Vrifications est comparable un bouton poussoir. Cliquez dessus pour faire apparatre le volet Vrifications. Cliquez nouveau pour le faire disparatre.
Le volet Vrifications est ach gauche du document (voir gure 16.4). Cliquez sur le commentaire modier et faites vos modications.
Supprimer un commentaire
La suppression d'un commentaire se fait en trois tapes : 1. Cliquez sur le commentaire supprimer, dans la bulle de commentaire ou dans le volet Vrifications, comme illustr la gure 16.5 ; 2. Basculez dans l'onglet Rvision du Ruban ; 3. Cliquez sur la partie suprieure de l'icne Supprimer dans le groupe Commentaires.
Supprimer tous les commentaires

Il est possible de supprimer en une seule fois tous les commentaires insrs dans le document. Basculez sur l'onglet Rvision du Ruban, cliquez sur la partie infrieure de l'icne Supprimer et, dans le menu, choisissez Supprimer tous les commentaires du document comme illustr la gure 16.6.
Relecture du document de commentaire en commentaire

Le plus simple consiste utiliser le volet Vrifications. Cliquez tour tour sur chaque commentaire. Vous pouvez alors : 321
Figure 16.4 Le volet Vrifications
Figure 16.5 Slection du commentaire supprimer
322
MARQUES DE RVISION
Figure 16.6 Tous les commentaires sont sur le point d'tre supprims
faire les modications qui s'imposent dans le document puis supprimer le commentaire ; supprimer purement et simplement le commentaire ; ajouter un commentaire. . . en rponse au commentaire !
Marques de rvision
Lorsque plusieurs personnes insrent des commentaires dans un document, ce dernier devient vite illisible. Heureusement, il existe une alternative qui consiste insrer des marques de rvision. Plus compltes, moins invasives et facilement dissimulables, les marques de rvision deviennent vite incontournables ds que deux correcteurs ou plus sont impliqus dans la mise au point d'un document.
Activation du suivi des modications

Pour pouvoir utiliser des marques de rvision dans un document, il faut au pralable activer le suivi des modications. Basculez sur l'onglet Rvision du Ruban puis cliquez sur la partie suprieure de l'icne Suivi des modifications, dans le groupe Suivi, comme illustr la gure 16.7.
Figure 16.7 Activation du suivi des modications

L'icne Suivi des modifications est comparable un bouton poussoir. Cliquez dessus pour activer le suivi des modications. Cliquez nouveau pour le dsactiver.
323
Modication du document
Une fois le suivi des modications activ, vous allez pouvoir apporter des corrections au document. Dans la gure 16.8, une lettre a t supprime, une autre ajoute, et un mot a t remplac par un autre.
Figure 16.8 Quelques exemples de modications

Comme vous pouvez le voir : les lments supprims apparaissent en caractres rouges barrs ; les lments ajouts apparaissent en caractres rouges souligns.
Tout ceci est trs intressant mais comment faire mes modications dans le document ?
Procdez comme vous le faites habituellement. Les caractres barrs et souligns seront automatiquement ajouts en fonction de vos actions.
Si plusieurs correcteurs eectuent des modications dans un document, est-il possible de les direncier ?
Oui, plusieurs niveaux. Les dirences apparaissent dans : la couleur des rvisions (voir gure 16.10) ; les infos-bulles associes aux rvisions (voir gure 16.9) ; le volet Vrifications (voir gure 16.11).
Figure 16.9 Le nom du correcteur apparat dans l'info-bulle

324
MARQUES DE RVISION
Figure 16.10 Chaque correcteur a sa propre couleur
Vrifications
Figure
16.11 Le nom des correcteurs apparat dans la partie droite du volet
325
Est-ce qu'un correcteur peut modier autre chose que du texte ?

Oui bien sr. Les lments modis sont reprs par un trait vertical dans la marge gauche du document et par une entre dans le volet Vrifications. Dans la gure 16.12 par exemple, une image a t insre.
Figure 16.12 Deux indices montrent que l'image a t insre

Et ici, les dimensions de la page ont t modies. En pointant l'info-bulle correspondante, des renseignements complmentaires sont achs (voir gure 16.13).
Figure 16.13 Le nom du correcteur ainsi que la date et l'heure de la modication

sont achs
Suivi des modications

Un de vos collgues vient de vous transmettre un document dans lequel gurent des marques de rvision. Vous allez devoir les passer en revue, les accepter ou les refuser. Voyons comment procder. Ouvrez le document comme vous le faites habituellement. Si vous voulez accepter ou refuser les rvisions sans en apporter de nouvelles, assurez-vous que l'icne Suivi des modifications 1 n'est pas active. Par contre, si vous pensez apporter des modica1. Dans le groupe Suivi, sous l'onglet Rvision du Ruban.
326
MARQUES DE RVISION tions aux rvisions, l'icne Suivi des modifications doit tre active (voir gure 16.14).
Figure 16.14 Les deux tats de l'icne Suivi
des modifications
Pour vous dplacer d'une marque de rvision la suivante, vous pouvez : vous dplacer manuellement dans le document, en utilisant l'ascenseur vertical ; automatiser le processus en utilisant le volet Vrifications. La premire technique est envisageable dans les documents de quelques pages. Mais, ds que le document corriger prend de l'embonpoint, la dernire technique devient vite indispensable ! Pour vous dplacer manuellement dans le document, vous pouvez utiliser l'ascenseur vertical de Word ou les touches PageSuivante et PagePrcdente . Pour vous dplacer facilement de rvision en rvision, le plus simple consiste acher le volet Vrifications en cliquant sur l'icne Volet Vrifications 2 . Faites ensuite un double-clic sur l'intitul de chaque rvision. L'lment rvis est automatiquement ach dans la partie suprieure du document et le point d'insertion vous laisse le modier comme vous l'entendez (voir gure 16.15). Pour accepter ou refuser une rvision, pointez-la dans le document ou dans le volet Vrifications, cliquez avec le bouton droit et, dans le menu, choisissez (respectivement) Accepter la modification ou Refuser la modification comme la gure 16.16. Si vous trouvez cette technique peu pratique, vous prfrerez peut-tre utiliser les icnes du groupe Modifications, sous l'onglet Rvision du Ruban. Cliquez sur : Suivant ou Prcdent pour vous dplacer de marque de rvision en marque de rvision. Accepter ou Refuser pour accepter ou refuser la rvision. La che situe sous les icnes Accepter et Refuser pour accder des options complmentaires. Vous pouvez en particulier accepter ou refuser la rvision courante et passer la suivante, ou encore accepter ou refuser d'un bloc l'ensemble des rvisions du document (voir gure 16.17).

2. Dans le groupe Suivi, sous l'onglet Rvision du Ruban.
327
Figure 16.15 Le volet Vrifications facilite le passage en revue des rvisions
Figure 16.16 Acceptation ou refus d'une modication
Figure 16.17 Acceptation ou refus des modications avec le Ruban

328
ENVOYER UN DOCUMENT AUX RELECTEURS
Envoyer un document aux relecteurs

Vous avez rdig un document et vous voulez le soumettre vos relecteurs ? Vous pouvez : le copier sur une cl USB, un CD-ROM ou un DVD-ROM et leur faire parvenir ce mdia ; le placer dans un dossier partag accessible sur le rseau de votre entreprise ; l'envoyer par e-mail en tant que pice jointe ; le placer dans votre espace SkyDrive et indiquer son emplacement vos relecteurs. Les deux premires possibilits sont vraiment lmentaires et ne demandent aucune explication complmentaire. Il en va de mme en ce qui concerne l'envoi par e-mail, me direz-vous. Pour ce faire, vous pensez certainement que vous allez devoir : 1. Enregistrer le document sur le disque dur ; 2. Lancer la messagerie puis crer un nouveau message ; 3. Ouvrir l'Explorateur Windows et faire glisser le document sur la fentre du nouveau message en utilisant un glisser-dposer. Cette technique est traditionnelle mais combien lourde ! Il y a beaucoup plus simple : basculez dans l'onglet Fichier du Ruban, cliquez sur Enregistrer et envoyer puis sur Envoyer en tant que pice jointe. Cela cre automatiquement un nouveau message contenant votre document en pice jointe, comme la gure 16.18. Il ne vous reste plus qu' indiquer les destinataires et rdiger un petit texte d'accompagnement. Avouez que Word simplie grandement les choses !
Figure 16.18 Envoi d'un document avec la messagerie

329
Cette technique ne fonctionne que si Outlook est install et congur sur votre ordinateur !
Si le document envoyer dpasse les 3 ou 4 mgaoctets, vous aurez peut-tre du mal l'envoyer vos correspondants en passant par votre messagerie. Dans ce cas, pourquoi ne pas le poster dans votre espace SkyDrive ?
Mais je n'ai pas de SkyDrive moi ? Je ne sais mme pas ce que c'est. Pourraisje avoir quelques prcisions ?
Windows Live SkyDrive, ou plus simplement SkyDrive, est un service gratuit de stockage et de partage de chiers propos par Microsoft. Par son intermdiaire, vous pourrez stocker et changer jusqu' 25 gigaoctets ! Si vous n'avez pas encore votre SkyDrive, utilisez le code web suivant puis cliquez sur Inscrivez-vous maintenant : c'est gratuit ! (voir gure 16.19). Crer un SkyDrive Code web : 455640

Figure 16.19 La page d'inscription de SkyDrive

Suivez les indications aches dans le navigateur pour crer votre identiant Windows Live. C'est par son intermdiaire que vous accderez aux dirents services Windows Live, dont SkyDrive. Une fois votre identiant Windows Live cr, il est trs simple de placer un chier dans votre espace SkyDrive : basculez sur l'onglet Fichier du Ruban (1), cliquez sur Enregistrer et envoyer (2) puis sur Enregistrer dans le 330
ENVOYER UN DOCUMENT AUX RELECTEURS

site web (3). La partie droite de l'cran vous propose de vous connecter votre espace SkyDrive. Cliquez enn sur Connexion (4), comme illustr la gure 16.20.
Figure 16.20 Le document est sur le point d'tre sauvegard dans l'espace SkyDrive
Entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe, cochez la case Ouvrir ma session automatiquement si vous voulez viter cette tape lorsque vous enverrez d'autres documents dans votre espace SkyDrive, puis cliquez sur OK. La partie droite de l'cran Backstage (vous savez bien, l'cran Backstage dsigne les informations aches sous l'onglet Fichier du Ruban) donne accs aux dossiers de votre espace SkyDrive, comme illustr la gure 16.21.
Si vous le souhaitez, vous pouvez crer un dossier spcique en cliquant sur Nouveau mais attention, cette opration se fait sur le Web, dans votre espace SkyDrive, et non directement dans Word.
Slectionnez le dossier de destination (le dossier Collaborateurs dans notre exemple) puis cliquez sur Enregistrer sous. Quelques instants plus tard, une bote de dialogue Enregistrer sous est ache. Cliquez sur Enregistrer et patientez jusqu' la n du processus.
Le document est stock sur mon espace SkyDrive mais comment informer mes correcteurs qu'il les attend l-bas ?
Trs bonne question ! Utilisez le code web suivant pour accder votre SkyDrive : Accder SkyDrive Code web : 224133

331
Figure 16.21 Les dirents dossiers de l'espace SkyDrive sont directement accessibles
332
ENVOYER UN DOCUMENT AUX RELECTEURS Connectez-vous en utilisant votre identiant Windows Live, dplacez-vous dans le dossier o a t stock le document, cliquez sur Partager puis sur Envoyer le lien (voir gure 16.22).
Figure
16.22 Cette commande demande l'envoi d'un lien vers le document aux correcteurs Entrez les adresses e-mail des correcteurs (1), tapez un court texte en guise de message (2) puis cliquez sur Envoyer (3) comme illustr la gure 16.23.
Figure 16.23 Le lien vers le document est sur le point d'tre envoy aux correcteurs
333
Si le message est destin plusieurs personnes, sparez leurs adresses e-mail par un caractre ; .
Quand vos correcteurs recevront le message, il leur sura de cliquer sur le bouton Afficher le dossier pour accder au document dans SkyDrive (voir gure 16.24). Ils n'ont mme pas besoin d'avoir un compte SkyDrive.
Figure 16.24 Ce message donne accs au document corriger

Ils pourront alors tlcharger le document en cliquant sur Plus puis sur Tlcharger, comme dans la gure 16.25.
Figure 16.25 Cette commande permet au correcteur de tlcharger le document

334
WORD 2010 SANS WORD 2010
Word 2010 sans Word 2010

Vous pensez certainement que je me suis tromp dans le titre. En eet, comment pourrait-on modier un document Word 2010 si cette application n'est pas installe sur l'ordinateur ? Vous n'avez pas une petite ide ? Cet exploit revient Word Web App. Il s'agit d'une version rduite de Word capable de fonctionner dans un navigateur web ! Une restriction cependant : le document diter doit tre stock dans un dossier SkyDrive. Il peut s'agir d'un dossier de votre propre SkyDrive ou d'un dossier accessible via un e-mail de partage.
Modier un document Word dans SkyDrive

Pour accder un document sauvegard dans votre espace SkyDrive, voici comment faire : 1. 2. 3. 4. Ouvrez votre navigateur et connectez vous SkyDrive ; Entrez vos identiants ; Ouvrez le dossier dans lequel se trouve le document ; Pointez le document modier et cliquez sur Modifier dans le navigateur comme illustr la gure 16.26.
Figure 16.26 Le document est sur le point d'tre modi dans le navigateur
Quelques instants plus tard, le document est ouvert dans le navigateur. Dans la gure 16.27, le document est ouvert dans Internet Explorer 9. Bien que trs minimaliste, l'interface de Word Web App est susamment puissante pour autoriser les modications les plus classiques (polices, paragraphes, styles, insertion d'images, de tableaux et de liens). Lorsque le document a t modi, enregistrez-le en cliquant sur l'icne qui reprsente une disquette, dans la partie suprieure gauche de la fentre. Vous pourrez le rouvrir sur un autre ordinateur tel qu'il a t modi, via Word Web App ou Word. 335
Figure 16.27 Le document peut tre modi dans le navigateur

Les documents qui contiennent des macros ou des marques de rvision ne peuvent pas tre ouverts dans Word Web App.
Travailler plusieurs via SkyDrive

Word 2010 innove en permettant le travail collaboratif simultan sur un mme document. En d'autres termes, en utilisant Word 2010, plusieurs personnes peuvent travailler en mme temps sur un mme document et les modications faites par chacune d'entre elles sont visibles par les autres coditeurs. Pour parvenir ce tour de force, les personnes qui participent l'aventure doivent : 1. Avoir accs au compte SkyDrive dans lequel est stock le document ; 2. Utiliser Word 2010 pour diter le document. Voici les tapes respecter par chacune des personnes qui veulent coditer le document : 1. Les utilisateurs se connectent Skydrive sur le dossier hbergeant le document. 2. Pour ouvrir le document, il faut le pointer et cliquer sur le lien Ouvrir dans Word. 3. Un des coditeursfait des modications puis sauvegarde le document, par exemple avec le raccourci Ctrl + S . 4. Comme indiqu la gure 16.28, les autres coditeurs sont informs qu'une modication a t faite.
336
WORD 2010 SANS WORD 2010 5. Ils cliquent alors sur Mises jour disponibles (dans la barre d'tat) puis sur Enregistrer (dans l'cran Backstage). La modication est alors rpercute sur leur document, comme illustr la gure 16.29.
Figure 16.28 Le document n'est pas jour
Figure 16.29 Le document est maintenant jour

337
Questions usuelles lors d'un travail en groupe

Cette section regroupe plusieurs questions que se posent gnralement les personnes qui travaillent plusieurs sur un mme document Word.
Visualiser un document Word sans Word

Trois outils permettent de visualiser le contenu d'un document Word : l'application Word ; le service en ligne Word Web App ; la visionneuse Word. Si les deux premiers permettent de visualiser et de modier les documents Word, le troisime outil se limite leur achage. La visionneuse Word sera utilise sur un ordinateur ne disposant pas de Word ou pour accder un document qui n'est pas stock dans un espace SkyDrive. Pour tlcharger la visionneuse Word, utilisez le code web suivant : Tlcharger la visionneuse Code web : 327772 Une fois sur la page web, cliquez sur Tlcharger, enregistrez le programme d'installation de la visionneuse puis excutez-le. Une fois la visionneuse installe, il vous sut de faire un double-clic sur un document Word pour l'ouvrir dans la visionneuse (voir gure 16.30).

Vrier la compatibilit d'un document avec les versions antrieures de Word

Word 2010 est un traitement de texte volu. Vous comprendrez sans peine que certaines de ses fonctionnalits ne sont pas accessibles dans les versions prcdentes de l'application. Sinon, quel serait l'intrt de passer Word 2010 ? Vous pouvez vous entraner sur les problmes de compatibilit en tlchargeant le document compatibilite.docx. Pour cela, il vous sut d'utiliser ce code web : Tlcharger le document Code web : 658562 Si vous devez partager un document Word 2010 avec des collgues ou amis qui utilisent une version prcdente (2007, 2003, XP, etc.) de Word, vous pouvez utiliser le vricateur de compatibilit pour savoir s'il existe des points d'achoppement. Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban, cliquez sur Vrifier la prsence de problmes puis sur Vrifier la compatibilit. Si Word dtecte des soucis de compatibilit, ils sont achs dans la bote de dialogue Vrificateur de compatibilit Microsoft Word comme la gure 16.31. Ici par exemple, l'quation et l'eet typographique contenus dans le document seront 338

QUESTIONS USUELLES LORS D'UN TRAVAIL EN GROUPE
Figure 16.30 Le document est ouvert dans la visionneuse Word 2010
Figure 16.31 Des problmes de compatibilit ont t dtects
339
CHAPITRE 16. TRAVAILLER PLUSIEURS SUR UN MME DOCUMENT convertis car incompatibles avec les versions prcdentes de Word. Les deux copies d'cran qui suivent reprsentent un document tel qu'il a t conu dans Word 2010 et aprs conversion au format Word 2003. La gure 16.32 reprsente le document dans lequel le test de compatibilit a t lanc.
Figure 16.32 Le document Word 2010

Ce document contient : une image dans laquelle on a supprim l'arrire-plan et appliqu un eet artistique ; une quation mathmatique insre avec l'outil quation de Word ; un eet typographique appliqu un texte avec l'icne Effets de texte 3 . Pour que ce document soit lisible dans les versions prcdentes de Word, il faut le convertir au format .doc : 1. 2. 3. 4. Slectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban. Cliquez sur Enregistrer sous. Cette action ache la bote de dialogue Enregistrer sous. Dans la liste Type, slectionnez Document Word 97-2003 (.doc) puis cliquez sur Enregistrer.
3. Dans le groupe Police, sous l'onglet Accueil du Ruban.
340
QUESTIONS USUELLES LORS D'UN TRAVAIL EN GROUPE 5. Le vricateur de compatibilit ache les deux incompatibilits dtectes prcdemment. Cliquez sur Continuer. La gure 16.33 reprsente le document tel qu'il est ach aprs conversion.
Figure 16.33 Le document a t converti au format Word 97-2003

L'quation mathmatique a t convertie en image. Il est donc impossible de l'diter. Quant l'eet typographique, il s'agit maintenant d'un simple texte.
Pour assurer la compatibilit d'un nouveau document avec les versions antrieures de Word, le mieux est de le rdiger en mode de compatibilit. Crez un nouveau document, basculez sur l'onglet Fichier du Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez Document Word 97-2003 (*.doc) dans la liste droulante Type, choisissez un nom pour le document et cliquez sur Enregistrer. Le document est maintenant compatible avec les versions de Word comprises entre 97 et 2010. Mais attention : les fonctionnalits avances de Word 2010 ne sont plus accessibles.
341
Comparer deux versions d'un mme document

Vous pouvez vous entraner sur cette fonctionnalit en tlchargeant les deux chiers mis votre disposition. Tlcharger version1.docx Code web : 241083 Tlcharger version2.docx Code web : 489580 Lorsque l'on met au point un document au sein d'une quipe, il arrive souvent que l'on ait en manipuler plusieurs versions au l des diverses corrections. Si vous travaillez avec des marques de rvision ou si le document est dit partir d'un espace SkyDrive, cela ne pose pas de problme. Par contre, comment dtecter facilement les dirences entre deux versions d'un mme document stockes dans des chiers dirents ? Pour cela, vous utiliserez l'outil de comparaison de Word. Basculez sur l'onglet Rvision de Word. Cliquez sur l'icne Comparer du groupe Comparer puis, dans le menu, sur Comparer. Dsignez les deux documents comparer en cliquant sur les icnes qui reprsentent un dossier (voir gure 16.34).

Figure 16.34 Deux versions d'un mme document sont sur le point d'tre compares
Cliquez sur OK pour lancer la comparaison. Aprs un bref dlai, Word prsente cte cte les deux versions du document ainsi qu'un document fusionn qui met en vidence les dirences sous la forme de marques de rvision (voir gure 16.35). Si les documents comparer comportent de nombreuses pages, il peut tre intressant d'acher le volet Vrifications en cliquant sur l'icne Volet Vrifications du groupe Suivi. Vous vous dplacerez de modication en modication grce des doubles-clics sur les en-ttes rouges et verts du volet Vrifications, comme illustr la gure 16.36.
Protger un document
Vous disposez de plusieurs techniques pour protger un document contre toute modication abusive. Vous pouvez : 342
Figure 16.35 Comparaison des deux documents
Figure 16.36 Le volet Vrifications facilite la comparaison de longs documents
343
CHAPITRE 16. TRAVAILLER PLUSIEURS SUR UN MME DOCUMENT 1. L'enregistrer au format PDF ou XPS ; 2. Lui associer un mot de passe pour toute ouverture ou modication ; 3. Restreindre les modications au niveau de la mise en forme, du type des modications ou encore des personnes concernes.
Mots de passe
Si les destinataires du document sont en possession de Word 2010, il n'est pas utile de le convertir au format PDF ou XPS 4 : vous pouvez lui aecter un mot de passe en lecture ou en criture. Seules les personnes en possession du bon mot de passe pourront l'ouvrir ou le modier. Pour dnir un mot de passe, slectionnez l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Enregistrer sous. Dans la partie infrieure de la bote de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Outils puis sur Options gnrales. Dnissez un mot de passe (voir gure 16.37) : dans le champ Mot de passe pour la lecture si vous voulez que vos lecteurs saisissent un mot de passe pour pouvoir ouvrir le document ; dans le champ Mot de passe pour la modification si vous voulez que vos lecteurs saisissent un mot de passe avant de pouvoir enregistrer le document.
Figure 16.37 Un ou deux mots de passe peuvent tre associs au document

Cliquez sur OK puis conrmez le(s) mot(s) de passe. Toute tentative d'ouverture du document ne pourra tre mene bien qu'aprs la saisie du ou des mots de passe associs au document.
4. Souvenez-vous, ces formats rendent les chiers dicilement modiables.
344
Restriction des modications

La technique prcdente vous a montr comment associer un mot de passe l'ouverture et un autre la modication d'un document. Je vous propose maintenant d'aller plus loin en dnissant les actions qui peuvent tre accomplies dans le document. Ces rglages ne sont possibles que si l'onglet Dveloppeur est ach du Ruban. Si ce n'est pas le cas, basculez sur l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Options. Dans la bote de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le Ruban, cochez la case Dveloppeur puis validez en cliquant sur OK comme la gure 16.38.
Figure 16.38 Ajout de l'onglet Dveloppeur dans le Ruban

Basculez sur l'onglet Dveloppeur et cliquez sur l'icne Restreindre la modification dans le groupe Protger. Cette action dclenche l'achage du volet Restreindre la mise en forme et la modification dans la partie droite de la fentre (voir gure 16.39). Vous pouvez cocher la case : Limiter la mise en forme une slection de styles pour dnir les styles accessibles. Ces styles sont dnis en cliquant sur Paramtres, comme illustr la gure 16.40. Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document pour dnir les actions possibles dans le document : aucune modication, marques de rvision, commentaires ou saisie de formulaires. Cliquez sur Activer la protection. Si vous le souhaitez, vous pouvez dnir un mot de passe pour que le lecteur/correcteur puisse dsactiver la restriction. l'ouverture du document, deux volets complmentaires sont achs dans la partie droite de la fentre : Restreindre la mise en forme et la modification permet de dsactiver la restriction avec ou sans un mot de passe (voir gure 16.41) ; Styles donne accs aux seuls styles autoriss dans le document. 345
Figure 16.39 Le volet Restreindre
la mise en forme et la modification
Figure 16.40 Limitation des styles accessibles
346
Figure
16.41 Les deux onglets complmentaires achs sur la partie droite du document
En rsum
Un ou plusieurs correcteurs peuvent laisser des commentaires dans un document. Il est possible de naviguer de commentaire en commentaire et le nom de chaque correcteur est clairement identi. Les correcteurs peuvent galement amender le document. Ces modications apparaissent sous la forme de marques de rvision. Pour naviguer d'une marque de rvision la suivante, rien de tel que le suivi des modications de Word. Il est galement possible d'accepter ou de refuser toutes les modications en bloc. L'envoi d'un document aux relecteurs peut se faire depuis l'cran Backstage, avec une simple commande dans l'onglet Fichier du Ruban. Le document peut galement tre plac dans votre compte SkyDrive qui ore jusqu' 25 Go de stockage en ligne. La modication d'un document stock dans un espace SkyDrive peut se faire en ditant le document dans une version rduite de Word, appele Word Web App. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un accs Internet et d'un navigateur web. Word Web App autorise le travail simultan sur un mme document Word stock dans un espace SkyDrive. L'cran Backstage permet de vrier la compatibilit d'un document Word 2010 avec les versions antrieures du traitement de texte et, si ncessaire, de le dgrader pour assurer sa rtrocompatibilit. Word est dot d'un outil de comparaison qui met en vidence les dirences entre deux versions d'un mme document. Pour protger un document contre toute modication abusive, vous pouvez le sauvegarder au format PDF ou XPS, lui associer un mot de passe ou restreindre les modications au niveau de la mise en forme, du type des modications ou encore des personnes concernes. 347
348
Chapitre
17
Dicult :
Techniques avances
e chapitre regroupe diverses techniques utilises en marge de l'application (comme la cration d'un site web ou l'insertion de polices dans un document) ou rserves des utilisations avances (utilisation du mode plan, personnalisation de Word, utilisation de liens hypertextes). N'hsitez pas vous plonger dans les sections qui le composent. Vous y dcouvrirez des cts souvent inconnus de votre traitement de texte et vous pourrez explorer de nouveaux domaines. Je suis persuad que l'un ou l'autre vous rendra service et qu'ils ajouteront de nouvelles cordes votre arc.
349
CHAPITRE 17. TECHNIQUES AVANCES
Utilisations marginales de Word

Comme tout un chacun, vous utilisez Word pour crer des documents, les imprimer, les envoyer par e-mail vos contacts et, peut-tre, depuis la lecture du chapitre prcdent, pour les partager sur votre espace SkyDrive. Cette section va s'intresser des utilisations plus marginales de votre traitement de texte prfr.
Mettre jour son blog

Si vous faites partie de la communaut grandissante des blogueurs, vous serez heureux d'apprendre que Word peut tre utilis pour publier des articles sur votre blog et ce, que vous utilisiez WordPress, Blogger, votre espace Windows Live, TypePad ou un autre systme de gestion de blog.
Blog ? Article ? De quoi parlons-nous au juste ?

Les blogs sont des pages dans lesquelles l'auteur note, au fur et mesure de sa rexion, des avis et impressions sur un sujet qui lui tient cur. Trs faciles mettre en uvre, ils sont devenus un phnomne de socit. Indpendamment de leur ge, sexe, culture informatique, de nombreuses personnes (les blogueurs) n'hsitent pas publier rgulirement des articles (entendez par l des textes, illustrs par des liens, des images, voire mme des vidos), souvent cibls et qui suscitent un grand intrt dans les communauts concernes.
Je n'y connais rien en ce qui concerne les blogs. Comment me lancer ?

Pour crer un blog, il faut au pralable s'inscrire sur une plate-forme de blogs, comme celui de Windows Live (Blog Space), de Google (Blogger) ou encore de WordPress (WordPress). Ce chapitre n'a pas pour vocation de vous montrer comment crer un blog. Cependant, tapez Windows Live, Blogger ou WordPress dans votre moteur de recherche prfr et vous serez rapidement orients vers des pages web qui vous permettront de crer votre blog en moins de temps qu'il n'en faut pour le dire. Si j'ai su capter votre attention, poursuivez vite la lecture. Ouvrez Word et dnissez le texte de votre article. Si ncessaire, agrmentez-le de liens et d'images. Lorsque son contenu vous semble prt pour la publication, basculez sur l'onglet Fichier du Ruban (1), cliquez sur Enregistrer et envoyer (2) puis sur Publier en tant que billet de blog (3). La partie droite de l'cran Backstage vous informe que Word est capable de publier sur toutes sortes de plates-formes de blogs. Cliquez sur Publier en tant que billet de blog (4), comme la gure 17.1. Vous vous en doutez certainement, Word ne connat rien de votre blog. Lors de la 350
UTILISATIONS MARGINALES DE WORD
Figure 17.1 Publication du document dans un billet de blog

premire connexion, vous devrez donc lui en dire un peu plus. La bote de dialogue reprsente la gure 17.2 vous invite fournir tous les renseignements ncessaires.
Figure 17.2 Vous devez indiquer Word sur quel blog doit se faire la publication
Cliquez sur Enregistrer maintenant et fournissez les renseignements demands, comme illustr la gure 17.3 : le fournisseur de blog ; un ou plusieurs autres renseignements spciques au fournisseur de blog ; votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Cliquez sur OK pour naliser la dnition des informations. Aprs un bref instant, un message vous indique que la liaison a t tablie et que les paramtres du compte ont t enregistrs (voir gure 17.4). Avez-vous remarqu le Ruban de Word ? Il s'est rduit pour ne laisser apparatre que les icnes en relation avec la cration d'articles, comme illustr la gure 17.5. 351
Figure 17.3 Informations de connexion
Figure 17.4 La connexion avec le blog a t tablie
Figure 17.5 Le Ruban a une toute autre allure

352
UTILISATIONS MARGINALES DE WORD Quelques remarques : Le titre de l'article (ici Supprimer une police de caractres ) doit tre remont sur la zone Entrez ici le titre du message . L'onglet Billet de blog est trs proche de l'habituel onglet Accueil. Remarquez cependant le groupe Blog, qui contient des icnes en rapport avec la gestion du blog. Par exemple, sur un blog WordPress : Insrer une catgorie permet de choisir le groupe d'articles auquel sera rattach l'article en cours d'dition ; Ouvrir existant permet d'diter un article existant ; Publier envoie l'article dans le blog et le rend accessible vos visiteurs. Comme le montre la gure 17.6, l'onglet Insertion permet d'insrer divers objets graphiques dans le blog (images, cliparts, formes, SmartArt, etc.).
Figure 17.6 L'onglet Insertion du Ruban

titre d'exemple, la gure 17.7 reprsente le rsultat obtenu aprs la publication de l'article sur le blog Mediaforma, dont je suis le webmaster.
Crer un site web

Comme nous venons de le voir, Word 2010 facilite grandement la cration d'articles sur un blog. Vous voudriez aller encore plus loin en dnissant des pages web part entire, indpendantes de tout systme de blog ? Eh bien ceci est envisageable, mme si je ne vous conseille pas cette pratique. Poursuivez la lecture et vous jugerez s'il est pertinent ou non d'utiliser Word. Nous allons rester sur un exemple simple contenant du texte, un tableau bordures transparentes et une image (voir gure 17.8). Pour transformer ce document en page web : 1. Basculez sur l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Enregistrer sous ; 2. Slectionnez Page web (*.htm; *.html) dans la liste droulante Type ; 3. Donnez un titre la page web, choisissez un dossier pour enregistrer la page web et cliquez sur Enregistrer. Comme le montre la gure 17.9, un chier d'extension .htm et un dossier complmentaire sont crs. Le dossier contient plusieurs chiers complmentaires qui peuvent tre passs sous silence. Ce qui importe, c'est le code HTML gnr. Pour en avoir un rapide aperu, cliquez avec le bouton droit sur l'icne Supprimer une police de caractres.htm, 353
Figure 17.7 L'article a t publi
Figure 17.8 Un exemple d'article

354
UTILISATIONS MARGINALES DE WORD
Figure 17.9 Plusieurs chiers et dossiers ont t crs

pointez Ouvrir avec dans le menu contextuel et cliquez sur Bloc-Notes. Le code gnr est une vraie horreur ! En voici un extrait :
<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml" xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40"> <head> <meta http-equiv=Content-Type content="text/html; charset=windows-1252"> <meta name=ProgId content=Word.Document> <meta name=Generator content="Microsoft Word 14"> <meta name=Originator content="Microsoft Word 14"> <link rel=File-List href="Supprimer%20une%20police%20de%20caractres_fichiers/filelist.xml"> <link rel=Edit-Time-Data href="Supprimer%20une%20police%20de%20caractres_fichiers/editdata.mso">  <td width=418 valign=top style='width:313.45pt;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'> <p class=MsoNormal style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt; line-height:normal'> Si vous ne vous servez jamais d'une police de caractres, elle surcharge inutilement votre disque dur. Alors, pourquoi ne pas la supprimer ? <o:p></o:p></p> <p class=MsoNormal style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt; line-height:normal'><span style='mso-spacerun:yes'> </span> Cliquez sur Dmarrer, tapez polices dans la zone de texte Rechercher et cliquez sur polices, dans la partie suprieure gauche du menu. </p> </td> </tr> </table> <p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p> <p class=MsoNormal>Reprez l'icne de la police supprimer dans la fentre Polices. Cliquez dessus, cliquez sur Supprimer, puis cliquez sur Oui pour confirmer votre intention.<o:p></o:p></p> <p class=MsoNormal><span style='mso-spacerun:yes'> </span>La police est alors supprime du systme et n'est plus disponible dans les applications.</p> </div> </body> </html>
Pour information, il est compos de plus de 1 600 lignes ! Un vrai cauchemar ! Un rendu identique peut tre obtenu en moins de 20 lignes de code HTML. Personnellement, je ne suis pas un grand amateur du code gnr par Word car, la 356
UTILISATIONS MARGINALES DE WORD base, j'ai un penchant certain pour la programmation. Ceci tant dit, une personne totalement rfractaire au code HTML pourra certainement y trouver son avantage. C'est donc chacun de dcider. . . en toute connaissance de cause.
Crer un formulaire
Bien que Word soit avant tout un traitement de texte, il peut tre utilis pour crer des formulaires an de collecter des donnes. titre d'exemple, nous allons raliser le formulaire reprsent la gure 17.10.
Figure 17.10 Un formulaire lmentaire

Vous pouvez vous entraner en tlchargeant le document formulaire.docm. Tlcharger le document Code web : 820000

Je croyais que l'extension des documents Word 2010 et 2007 tait .docx . Est-ce une erreur de l'auteur ?
Pas du tout ! Souvenez-vous, je vous en ai parl au dbut de ce livre. Les documents Word 2010 et 2007 peuvent avoir une extension .docx ou .docm : .docx lorsqu'ils ne contiennent aucune macro (pour rappel, les macros sont de petits programmes qui facilitent les oprations de mise en forme, en particulier dans les documents de grande taille) ; .docm dans le cas contraire.
Mais je n'ai jamais utilis de macro moi ? Est-ce que je dois sauter cette section ?
357
CHAPITRE 17. TECHNIQUES AVANCES Encore une fois, pas du tout ! Dans un formulaire, les macros sont gres de faon transparente par Word. Tout ce que vous avez savoir, c'est qu'un document qui contient un formulaire doit avoir une extension .docm et non .docx. Vous voil donc rassurs. Avant de dnir votre premier formulaire, assurez-vous que l'onglet Dveloppeur est prsent dans le Ruban. Dans le cas contraire, basculez sur l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Options. Dans la bote de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le Ruban, cochez la case Dveloppeur, puis validez en cliquant sur OK. Les contrles relatifs aux formulaires sont rassembls dans le groupe Contrles, comme illustr la gure 17.11.
Figure 17.11 Les contrles de formulaires

Pour insrer l'un d'entre eux dans le document, assurez-vous que l'icne Mode Cration est active (elle apparat alors en jaune, comme dans la gure 17.12), cliquez sur le contrle insrer puis cliquez dans le document l'endroit o le contrle doit tre insr.
Figure 17.12 Selon sa couleur, cette icne indique si le mode cration est activ ou
dsactiv Si vous vous tes essays la cration du formulaire pris en exemple, vous avez certainement plusieurs questions.
Comment saisir des donnes dans le formulaire ?

358
UTILISATIONS MARGINALES DE WORD Tout simplement en dsactivant l'icne Mode Cration 1 , comme illustr la gure 17.13.
Figure 17.13 Les deux modes d'achage du formulaire

Comment dnir plusieurs valeurs pour la liste droulante ?
Cliquez sur le contrle Liste droulante, puis sur l'icne Proprits. Cette action ouvre la bote de dialogue Proprits du contrle de contenu. Cliquez sur Ajouter, compltez les champs Nom complet et Valeur de la bote de dialogue Ajouter un choix puis cliquez sur OK. Recommencez ainsi pour dnir les trois entres de la liste droulante, comme la illustr gure 17.14.
Figure 17.14 Dnition des trois lments de la liste

1. Dans le groupe Contrles, sous l'onglet Dveloppeur du Ruban.
359
Comment insrer l'image de Zozor dans le contrle Image ?

En mode dition (icne Mode Cration dsactive), cliquez sur l'icne au centre du contrle Image, choisissez l'image insrer et validez en cliquant sur Insrer (voir gure 17.15).
Figure 17.15 Insertion de l'image de Zozor dans le contrle Image
Mise en uvre du mode plan dans les longs documents

Le mode Plan est une vraie bndiction si vous devez manipuler de longs documents. On pourrait en parler pendant des pages et des pages. Dans cet ouvrage, je ne vais pas beaucoup m'tendre sur ce sujet. Par contre, aprs la lecture de cette section, vous saurez tout ce qui est ncessaire pour bien utiliser ce mode d'achage et crer des documents, thses, mmoires, e-books, livres, etc. bien plus performants. Mais commenons par le commencement. Le mode Plan s'active en cliquant sur l'icne Plan, dans la partie droite de la barre d'tat, comme illustr la gure 17.16.
Figure 17.16 Activation du mode Plan

Si vous avez pris le soin de structurer votre document en utilisant des styles de titres (Titre 1, Titre 2, etc.), sa structure est clairement reprsente dans ce mode d'achage (voir gure 17.17). 360
MISE EN UVRE DU MODE PLAN DANS LES LONGS DOCUMENTS
Figure 17.17 La structure apparat clairement grce aux niveaux de titres

Dans l'exemple de la gure 17.17, vous voyez que nous avons trois styles de titres qui s'indentent (c'est--dire se dcalent) automatiquement vers la droite. Il est ainsi bien plus simple de savoir dans quelle section se trouve une sous-section et dans quel chapitre se trouve une section. Pour faciliter encore la comprhension de la structure du texte, vous pouvez demander l'achage des styles de titres dans la marge gauche du document : 1. Basculez sur l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options ; 2. Cliquez sur Options avances ; 3. Faites dler l'ascenseur vertical pour atteindre le champ Largeur du volet de zone de style en mode Plan et Brouillon ; 4. Entrez par exemple 2 cm dans ce champ et validez en cliquant sur OK, comme la gure 17.18. La partie gauche du document ache maintenant les styles de titres. La gure 17.19 en reprsente un extrait. Avez-vous remarqu les signes + et achs devant les titres ? Lorsqu'un titre est prcd du signe +, cela signie qu'il contient au moins un paragraphe de texte. Pour voir son contenu, faites un double-clic sur ce signe. Les divers paragraphes contenus sous le titre sont maintenant apparents mais les images ne sont pas aches, comme le montre la gure 17.20. Vous pouvez replier le niveau de titre en faisant nouveau un double-clic sur le 361
Figure 17.18 Dnition de la largeur du volet de zone de style
Figure 17.19 Le style de chaque paragraphe est facile identier
Figure 17.20 Le niveau de titre a t dvelopp

362
MISE EN UVRE DU MODE PLAN DANS LES LONGS DOCUMENTS signe + qui le prcde. Mais attention, les ventuels titres de niveaux infrieurs ne seront plus visibles. Dans la gure 17.21 par exemple, les titres de niveau 3 Rognage selon une forme et Rognage selon un rapport hauteur-largeur ne sont plus achs.
Figure 17.21 Les deux titres de niveau 3 ont disparu

Pour les rendre nouveau visibles, slectionnez Niveau 3 dans la liste droulante Afficher le niveau (onglet Mode Plan, groupe Outils Mode Plan). Notez que vous avez le choix entre dirents niveaux de titres, libre vous de choisir celui qui vous convient dans vos documents en mode plan (voir gure 17.22).
Figure 17.22 Choix des niveaux de titres acher

Quelques bonnes pratiques
La slection d'un niveau de titre entrane la slection de l'intgralit de son contenu. Forts de cette remarque, vous pouvez dplacer des sections de titre 1, 2, 3, etc. pour rorganiser un document. Pour ce faire, vous utiliserez la technique de glisser-dposer de Windows : slectionnez la section dplacer. Pointez la slection, maintenez enfonc le bouton gauche de la souris et dposez la section son nouvel emplacement. Vous pouvez galement utiliser les icnes Monter ou Descendre 2 pour dplacer, vers le haut ou vers le bas, la section dans laquelle se trouve le point d'insertion, comme illustr la gure 17.23. Comme le montre la gure 17.24, cinq icnes permettent de modier le niveau des sections slectionnes. Les amateurs de raccourcis clavier peuvent galement modier l'emplacement ou le niveau d'une section avec les combinaisons de touches suivantes : Tab : niveau infrieur ; Maj+Tab : niveau suprieur ;
2. Dans le groupe Outils Mode Plan, sous l'onglet Mode Plan du Ruban.
363
CHAPITRE 17. TECHNIQUES AVANCES Alt+Maj+Haut : dplacement de la slection vers le haut ; Alt+Maj+Bas : dplacement de la slection vers le bas.
Figure 17.23 Dplacement d'un niveau de titre en mode Plan
Figure 17.24 Plusieurs icnes permettent de modier le niveau des sections
Incorporer des polices exotiques dans un document

Vous utilisez une police qui ne fait pas partie du jeu de polices standard de Windows et votre document doit tre ouvert sur un autre ordinateur ? Si celui-ci ne connat pas votre police exotique , il en utilisera une autre comme illustr la gure 17.25. Pour viter cette situation dsagrable, basculez sur l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Options. Slectionnez l'onglet Enregistrement et cochez la case Incorporer les polices dans le fichier comme la gure 17.26. Il ne vous reste plus qu' valider en cliquant sur OK. Dsormais, le document incorpore toutes les polices non conventionnelles. Il sera donc ach comme il a t cr, quel que soit l'ordinateur et les polices qui y sont installes. 364
INCORPORER DES POLICES EXOTIQUES DANS UN DOCUMENT
Figure 17.25 Il est important d'incorporer les polices non conventionnelles dans les
documents Word
Figure 17.26 Les polices utilises seront incorpores au document
365
Des liens hypertextes dans un document

Pour vous entraner, je vous propose de tlcharger les documents formulaire.docm, polices_exotiques.docx et loremipsum.docx en utilisant les codes web suivants : Tlcharger les documents Code web : 295428 Les liens hypertextes sont gnralement utiliss au sein des pages web pour se dplacer dans des pages lies. Avez-vous remarqu que, lorsque vous insrez une adresse web ou e-mail dans un document, cette dernire change de couleur et apparat en caractres souligns ? Lorsque vous pointez un tel lien, une info-bulle indique que vous pouvez cliquer dessus en maintenant la touche Ctrl enfonce (voir gure 17.27).

Figure 17.27 Les liens sont contrle-cliquables

Si vous cliquez sur une adresse web en maintenant enfonce la touche Ctrl la page , correspondante sera ouverte dans le navigateur par dfaut. Si vous faites de mme sur une adresse e-mail, un nouveau message destin ce correspondant sera cr dans la messagerie par dfaut. Mais les adresses web et e-mail ne sont pas les seuls lments cliquables de cette manire. Vous pouvez galement crer des liens qui pointent vers des documents Word, voire mme vers des emplacements prcis dans ces documents. Supposons que vous vouliez accder aux documents formulaire.docm et polices exotiques.docx depuis un seul et mme document en utilisant des liens hypertextes. Commencez par crer un nouveau document. Vous pourriez saisir quelque chose de similaire la gure 17.28.

Figure 17.28 Le texte utilis pour accder aux deux documents

Slectionnez le deuxime paragraphe (1), basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne Lien hypertexte dans le groupe Liens et dsignez le document formulaire.docm (2). Validez en cliquant sur OK (3), comme la gure 17.29. Le texte du deuxime paragraphe pointe dsormais vers le document formulaire.docm. Pour 366
DES LIENS HYPERTEXTES DANS UN DOCUMENT ouvrir ce document dans une autre fentre de Word, appuyez sur la touche Ctrl et cliquez sur le lien.

Figure 17.29 Dnition d'un lien hypertexte qui pointe vers un document
Supposons maintenant que vous dsiriez vous rendre un emplacement prcis d'un document. Pour ce faire, vous devez dnir un signet et, dans le lien, pointer vers ce signet. N'ayez crainte, cette technique n'a rien d'insurmontable. titre d'exemple, nous allons dnir le signet Vivamus1 sur le mot Vivamus du paragraphe situ sous le premier titre 2 du document loremipsum.docx. Faites un double-clic sur le mot Vivamus pour le slectionner (1), basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne Signet du groupe Liens, tapez Vivamus1 dans le champ Nom du signet (2) et cliquez sur Ajouter (3), comme la gure 17.30. Enregistrez le document Word. Maintenant, vous allez pouvoir accder directement au mot Vivamus de signet Vivamus1 dans le document loremipsum.docx. Allez dans le document qui contient les deux autres liens, crivez un texte pour ce lien, slectionnez-le (1), basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne Lien hypertexte dans le groupe Liens, slectionnez le document loremipsum.docx (2), cliquez sur Signet (3), sur Vivamus1 (4), puis sur OK (5) et nouveau sur OK, comme la gure 17.31. Lorsque vous suivrez ce lien, le document lorem ipsum.docx sera ouvert et le signet Vivamus1 sera slectionn.
Les signets peuvent tre dnis dans le document en cours d'dition ou dans un autre document. La premire alternative est intressante pour se dplacer des endroits importants d'un document qui comporte de nombreuses pages. La deuxime permet d'accder un point particulier dans un document annexe, par exemple l'endroit o vous avez arrt la rdaction la veille.
Il est tout fait envisageable de crer des liens vers d'autres types de chiers, qu'ils aient t crs dans des applications Microsoft ou non. Les chiers ainsi rfrencs seront 367
Figure 17.30 Dnition d'un signet
Figure 17.31 Dnition d'un lien hypertexte qui pointe vers un signet
368
PERSONNALISER WORD ouverts dans l'application correspondant leur extension. Ainsi, les chiers d'extension .txt seront ouverts dans le Bloc-Notes, les chiers d'extension .xlsx dans Excel, ou encore les chiers d'extension .pdf dans votre lecteur PDF par dfaut.
Sur mon ordinateur, deux applications sont capables d'ouvrir un certain type de chier. Malheureusement, Word ne lance pas celle qui me convient. Est-il possible de choisir l'autre application par dfaut ?
Cela est tout fait possible. Imaginez par exemple que vous ayez cr un document Word qui pointe vers des chiers audio .mp3. Supposons galement que les applications Lecteur Windows Media et VLC soient installes sur votre ordinateur. Ces deux applications sont capables de lire des chiers .mp3 et, par dfaut, c'est le Lecteur Windows Media qui est utilis. Si vous voulez que les liens hypertextes dnis dans le document Word lancent par dfaut VLC, procdez comme suit (voir gure 17.32) : 1. Cliquez sur le bouton Dmarrer de Windows, tapez dfaut dans le champ Rechercher et cliquez sur Programmes par dfaut dans la partie suprieure du menu Dmarrer. 2. Dans la fentre ache, cliquez sur le lien Associer un type de fichier ou un protocole un programme (a). Cette action ouvre une nouvelle fentre. 3. Faites dler l'ascenseur vertical pour atteindre l'entre .mp3 et cliquez dessus (b) pour la slectionner. 4. Cliquez sur Changer le programme (c). 5. Slectionnez l'application VLC media player dans la bote de dialogue Ouvrir avec (d). 6. Validez en cliquant sur OK (e) puis fermez toutes les fentres ouvertes. Dsormais, lorsque vous cliquerez sur un lien qui pointe vers un chier .mp3, celui-ci sera ouvert dans l'application VLC media player. Cette possibilit ouvre de nombreuses perspectives. Ainsi, vous pourriez dnir un document Word qui donne accs tous les chiers que vous utilisez le plus souvent, qu'il s'agisse d'autres documents Word, de classeurs Excel, de pages web, de chiers audio ou vido, etc. vous de trouver comment agencer ce document pour qu'il soit le plus pratique possible.
Personnaliser Word
Les lments achs dans l'interface de Word (entendez par l tout ce qui entoure le document) peuvent tre personnaliss. Sans chercher l'exhaustivit, cette section va vous montrer les techniques de personnalisation les plus courantes. 369
Figure 17.32 Dnition d'un lien qui pointe vers une application
370
PERSONNALISER WORD
Personnaliser le fonctionnement de Word

La bote de dialogue Options Word, accessible en basculant sur l'onglet Fichier et en cliquant sur Options, donne accs de nombreux onglets spcialiss qui permettent de personnaliser le fonctionnement du traitement de texte. Vous pouvez par exemple modier le nom et les initiales associs aux documents, modier les couleurs de l'interface, activer ou dsactiver le correcteur orthographique en cours de frappe, ajouter des icnes dans la barre d'outils Accs rapide, etc. La liste est longue, je vous laisse farfouiller.
Personnaliser la barre d'outils Accs rapide

Nous avons dj vu, dans le premier chapitre de ce livre, comment rajouter ou supprimer des icnes dans la barre d'outils Accs rapide (voir gure 17.33). Si vous vous souvenez bien, je vous avais dit qu'on reviendrait plus en dtail dessus. Votre patience vient de payer !
Figure 17.33 La barre d'outils Accs
rapide
Si vous tes observateurs, vous avez certainement remarqu l'entre Autres commandes qui gure dans la partie infrieure du menu lorsque vous cliquez sur la che droite des trois icnes par dfaut. Comme le montre la gure 17.34, cette entre donne accs toutes les fonctionnalits de Word. Ces fonctionnalits sont tellement nombreuses que Microsoft a jug bon d'ajouter un ltre dans la bote de dialogue. Par dfaut, seules les commandes les plus courantes sont aches mais, en choisissant une autre entre dans la liste droulante, vous pouvez accder toutes les icnes des onglets du Ruban. Supposons que vous vouliez insrer l'icne Capture de l'onglet Insertion. Slectionnez Onglet Insertion dans la liste droulante (1), cliquez sur Capture dans la zone de liste (2), sur Ajouter (3), puis sur OK (4) pour fermer la bote de dialogue Options Word, comme illustr la gure 17.35. Pour supprimer une des icnes de la barre d'outils Accs rapide, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et slectionnez Supprimer de la barre d'outils Accs rapide dans le menu contextuel. Aprs avoir insr de nombreuses icnes dans la barre d'outils Accs rapide, vous dsirerez peut-tre retourner sa version initiale. Cliquez sur l'icne Personnaliser la 371
Figure 17.34 Toutes les fonctionnalits de Word peuvent tre ajoutes dans la barre d'outils Accs rapide
Figure 17.35 Insertion de la commande Capture dans la barre d'outils Accs

372
rapide
PERSONNALISER WORD
barre d'outils Accs rapide (vous savez, l'icne en forme de che ache dans la partie droite de la barre d'outils), puis sur Autres commandes. Cette action ouvre la bote de dialogue Options Word avec l'onglet Barre d'outils Accs rapide slectionn. Cliquez sur le bouton Rinitialiser, dans la partie infrieure droite de la bote de dialogue et slectionnez Rinitialiser uniquement la barre d'outils Accs rapide.
Pour en terminer avec la barre d'outils Accs rapide, sachez que vous pouvez modier sa position. Cliquez sur l'icne Personnaliser la barre d'outils Accs rapide et choisissez Afficher en dessous du Ruban ou Afficher au-dessus du Ruban.
Personnaliser le Ruban
Depuis 2007, les fonctionnalits de Word ne sont plus accessibles dans un systme de menus mais dans les dirents onglets d'un Ruban. Source de nombreuses critiques et rsistances de la part des utilisateurs de Word 2007, le Ruban a pourtant t repris dans Word 2010. Il a mme fait des mules puisqu'aujourd'hui, la quasi-totalit des applications Microsoft utilise un Ruban ! Il faudra donc vous y faire. Ceci tant dit, si vous faites l'eort d'oublier le dfunt systme de menus, vous pourrez trouver un certain intrt au Ruban. D'autant plus que Word vous laisse crer des onglets qui contiennent les icnes de votre choix. Voyons comment procder. Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban et slectionnez Options. Cette action ouvre la bote de dialogue Options Word. Slectionnez l'onglet Personnaliser le Ruban. Dans la partie droite de la bote de dialogue, cliquez sur Nouvel onglet. Un nouvel onglet nomm Nouvel onglet (Personnalis) est insr la liste. Cliquez sur cette entre puis sur le bouton Renommer et donnez-lui un nom plus parlant : Mes icnes par exemple. Un seul groupe, nomm Nouveau groupe (personnalis), est disponible dans le nouvel onglet. Je vous suggre de le personnaliser en cliquant sur Renommer et de lui donner un peu de compagnie en cliquant autant de fois que ncessaire sur Nouveau groupe, puis sur Renommer. Notez qu'il est possible de modier la position du nouvel onglet ou des groupes qui le composent en cliquant sur les icnes Monter et Descendre. titre d'exemple, la gure 17.36 reprsente la zone de liste aprs dnition de l'onglet Mes icnes ainsi que des groupes Traitement du texte et Traitement des images, et remonte de l'onglet Mes icnes en premire position. Comme vous le voyez, le nouvel onglet ne contient encore aucune icne. Il est temps de remdier cela. Pour ajouter des icnes un groupe, cliquez dessus dans la deuxime zone de liste (1), choisissez une catgorie dans la liste droulante (2), une icne dans la premire zone de liste (3) et cliquez sur Ajouter, comme illustr la gure 17.37. titre d'exemple, la gure 17.38 reprsente la deuxime zone de liste aprs ajout des icnes Aligner gauche, Aligner droite, Centrer et Justifier dans le groupe Traitement du texte, puis des icnes Styles rapides et Effets des images dans le groupe Traitement des images. Avouez que le rsultat est assez satisfaisant ! 373
Figure 17.36 L'onglet Mes
icnes contient deux groupes
Figure 17.37 Une icne a t ajoute dans le groupe Traitement

374
du texte
PERSONNALISER WORD
Figure 17.38 L'onglet Mes
icnes contient maintenant plusieurs icnes
Maintenant, vous en savez assez pour crer vos propres onglets personnaliss et dnir les groupes d'icnes que vous souhaitez. La balle est dans votre camp.
Aecter un raccourci clavier une icne du Ruban

Il serait bien agrable de pouvoir simuler le clic sur les icnes du Ruban avec des raccourcis clavier (enn, de mon point de vue !). Si vous n'tes pas (trop) rfractaires l'utilisation de raccourcis clavier, voici comment procder. Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban et cliquez sur Options. Slectionnez l'onglet Personnaliser le Ruban dans la bote de dialogue Options Word. Dans la partie infrieure de la bote de dialogue, cliquez sur Personnaliser droite du libell Raccourcis clavier. Une nouvelle bote de dialogue intitule Personnaliser le clavier est ache. Slectionnez une entre dans la zone de liste Catgories et une autre dans la zone de liste Commandes. Les ventuels raccourcis clavier existants apparaissent dans la zone Touches actuelles. Vous pouvez utiliser l'un d'entre eux ou en dnir un autre. Pour ce faire, cliquez dans le champ Nouvelle touche de raccourci et tapez le raccourci utiliser. Assurez-vous que ce raccourci n'a pas dj t aect une autre icne en consultant l'information ache la suite du libell Affectes (voir gure 17.39). Dans la gure 17.39 par exemple, le raccourci Alt + A est aect l'icne Barr de l'onglet Accueil. Ce raccourci est libre car l'information [non attribue] apparat la suite du libell Affectes . Cliquez sur Attribuer puis sur Fermer. Pour terminer, cliquez sur OK pour fermer la botede dialogue Options Word. Dsormais, vous pourrez utiliser le raccourci clavier Alt + A pour barrer le texte slectionn. 375

Figure 17.39 Le raccourci a t choisi
En rsum
Via l'cran Backstage, Word 2010 peut tre utilis pour publier des billets dans un blog Windows Live, Google ou WordPress. Word est en mesure d'enregistrer un document quelconque au format HTML, an de le mettre en ligne sur un serveur web. Le code produit est loin d'tre optimis et cette pratique n'est conseiller que si vous tes trs presss ou vraiment rfractaires au code HTML. Word est en mesure de gnrer des formulaires an de collecter des donnes. Le mode Plan est vraiment pratique si vous devez manipuler de longs documents. Il facilite leur structuration et donne un aperu global de son contenu. D'autre part, il permet de dplacer facilement des sections/chapitres en utilisant la technique de glisser-dposer de Windows, ou encore de modier leur niveau de titres. Il est possible d'incorporer au document les polices non standard qu'il utilise. Ainsi, le document s'achera correctement sur tout ordinateur, mme si les polices du document n'y sont pas installes. Il est possible d'insrer des liens hypertextes dans un document pour accder des pages web, des adresses e-mail, des documents Word ou encore des emplacements prcis dans des documents Word. Word est entirement personnalisable. Vous pouvez modier son comportement par dfaut, adapter la barre d'outils Accs rapide vos exigences, ajouter un ou plusieurs onglets dans le Ruban ou encore aecter des raccourcis clavier aux icnes du Ruban.
376
Chapitre
18
Dicult :
Macros et VBA
ous voici presque arrivs la n de ce livre ; dsormais, vous devriez maitriser Word. Pourtant, il vous reste encore des choses apprendre. Ce que nous allons voir dans ce chapitre, vous n'en aurez pas l'utilit tous les jours mais cela pourra vous faire gagner du temps lors de votre utilisation de Word. Vous eectuez frquemment les mmes tches de mise en forme ou de mise en page ? Vous avez l'impression que certaines mises en forme vous prennent beaucoup de temps et d'nergie ? Les macros et le langage VBA sont faits pour vous. Poursuivez vite la lecture et dcouvrez un univers fascinant qui n'a de limites. . . que votre propre imagination !
377
CHAPITRE 18. MACROS ET VBA
Gagner du temps avec les macros

Arrivs ce stade du livre, je pense pouvoir armer que vous avez une bonne exprience dans la pratique de Word et que vous pouvez raliser peu prs tous les types de documents possibles et imaginables. Cependant, aprs avoir rdig un document, vous passez beaucoup de temps le mettre en forme et vous apprcieriez l'aide d'un assistant spcialis dans ce domaine. Cet assistant a un nom : il s'agit de l'enregistreur de macros. Montrez Word comment raliser une mise en forme, aussi sophistique soitelle, et il sera capable de la reproduire !
Des macros, des macros ! Je ne sais pas exactement ce qu'est une macro, moi ! Est-ce que ce chapitre est vraiment fait pour moi ?
Je vais immdiatement mettre un terme aux bruits de couloirs selon lesquels les macros sont rserver un public averti, qui a une grande exprience de Word et connat dj (au moins !) trois ou quatre langages de programmation. Tout ceci est absolument faux ! Si vous savez utiliser Word, vous saurez sans peine crer et mettre en uvre des macros. Nous allons commencer par un exemple simple, qui n'a d'autre intrt que de vous familiariser avec l'enregistreur de macros. La macro en question va mettre en gras le texte slectionn.
Mais il y a l'icne Gras du Ruban pour cela. Pourquoi crer une macro ?
C'est vrai, c'est vrai ! Alors, corsons un peu les choses. Que diriez-vous de crer une macro qui applique simultanment les attributs Gras, Italique et Soulign au texte slectionn ? Il n'existe aucune icne du Ruban capable de cette prouesse et la macro correspondante est trs simple mettre en place. Alors, au diable l'avarice ! L'enregistreur de macros est disponible dans l'onglet Dveloppeur du Ruban. Si cet onglet n'est pas encore ach, basculez sur l'onglet Fichier et cliquez sur Options. Dans la bote de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le Ruban, cochez la case Dveloppeur puis validez en cliquant sur OK. L'icne de l'enregistreur de macros se trouve dans le groupe Code, comme indiqu la gure 18.1.
Figure 18.1 Accs l'enregistreur de macros

Ds son lancement, l'enregistreur de macros mmorise toutes les actions eectues au clavier et la souris. Si vous voulez appliquer les attributs Gras, Italique et Soulign 378
GAGNER DU TEMPS AVEC LES MACROS du texte, il faut donc le slectionner avant de lancer l'enregistrement de la macro, sans quoi cette action est galement mmorise et reproduite chaque excution de la macro. Avant d'aller plus loin, je vous invite tlcharger le document macros.docx an que vous puissiez manipuler tout en suivant mes explications : Tlcharger le document Code web : 986199 Ouvrez le document macros.docx et slectionnez le premier paragraphe (1). Maintenant, vous pouvez lancer l'enregistreur de macros : cliquez sur l'icne Enregistrer une macro (2). Donnez le nom Gras_Italique_Soulign la macro (3) et validez en cliquant sur OK (4), comme indiqu la gure 18.2.

Figure 18.2 Lancement de l'enregistreur de macros

Ds le clic sur le bouton OK, le pointeur change de forme pour montrer que l'enregistreur est actif : partir de maintenant, tout ce que vous ferez avec la souris et le clavier sera mmoris. Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban puis cliquez successivement sur les icnes Gras, 379

Italique et Soulign du groupe Police. Basculez sur l'onglet Dveloppeur et cliquez sur l'icne Arrter l'enregistrement (en lieu et place de l'icne Enregistrer une macro). a y est, vous venez de crer votre premire macro !
Je suis sr que vous brlez d'impatience de l'utiliser. Slectionnez le deuxime paragraphe qui, lui n'est pas encore en gras, italique et soulign. Si ncessaire, basculez sur l'onglet Dveloppeur du Ruban et cliquez sur l'icne Macros du groupe Code. La bote de dialogue Macros dresse la liste des macros enregistres sur votre ordinateur. Cliquez sur la macro Gras_Italique_Soulign puis sur le bouton Excuter (voir gure 18.3).
Figure 18.3 La macro Gras_Italique_Soulign est sur le point d'tre excute

Hourra ! Le deuxime paragraphe est maintenant en gras, italique et soulign. Vous voyez, ce n'est vraiment pas dicile.
Les espaces et les tirets ne sont pas autoriss dans le nom des macros. Par contre, les caractres accentus de la langue franaise et les caractres de soulignement sont. J'ai choisi d'utiliser le caractre de soulignement, situ le sur la touche 8 des claviers franais, pour que le nom soit plus facile lire. Ceci dit, les noms GrasItaliqueSoulign et grasitaliquesoulign sont tout aussi valables.
Toutes les macros seront bases sur le mme principe et ce, indpendamment de leur complexit. Pour vous en persuader, vous allez maintenant dnir une macro qui agit sur un tableau. La gure 18.4 reprsente l'eet recherch. Je vous sens lgrement nerveux ! N'ayez crainte, tout va bien se passer. . . Les plus observateurs d'entre vous auront identi les transformations appliques au texte. Slectionnez les donnes convertir en tableau. Basculez sur l'onglet Dveloppeur du Ruban puis cliquez sur l'icne Enregistrer une macro dans le groupe Code. Donnez la macro le nom Tableau puis cliquez sur OK. 380
GAGNER DU TEMPS AVEC LES MACROS
Figure 18.4 Transformation d'un tableau avec une macro

La premire tape consiste convertir le texte en tableau. Rien de plus simple ! Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne Tableau dans le groupe Tableaux et choisissez Convertir le texte en tableau. Cette action ouvre la bote de dialogue Convertir le texte en tableau. Cliquez sur OK pour accepter les options par dfaut. La deuxime tape applique un style au tableau. L'onglet Cration est automatiquement slectionn dans le Ruban. Dans le groupe Styles de tableau, cliquez sur l'icne Styles de tableau et choisissez Trame moyenne 1 Accent 4 (ou celui que vous voulez, je vous ai donn ici celui que j'ai utilis dans cet exemple). La troisime et dernire tape centre les donnes dans les cellules. Basculez sur l'onglet Disposition puis cliquez sur l'icne Centrer dans le groupe Alignement. Vous pouvez arrter l'enregistrement de la macro. Basculez sur l'onglet Dveloppeur et cliquez sur l'icne Arrter l'enregistrement dans le groupe Code. La macro est maintenant fonctionnelle. Dsormais, lorsque vous voudrez convertir du texte en tableau, slectionnez le texte, basculez sur l'onglet Dveloppeur dans le Ruban et cliquez sur l'icne Macros du groupe Code. La bote de dialogue Macros dresse la liste des macros enregistres sur votre ordinateur. Cliquez sur la macro Tableau puis sur le bouton Excuter. En peine quelques clics, vous pouvez convertir facilement du texte en tableau et le rsultat aura toujours la mme mise en page !
Les macros ne peuvent pas tre appliques des objets graphiques (images, Clip arts, SmartArt, formes, graphiques, eets typographiques, etc.).
381
Faciliter l'excution des macros

Les macros sont faites pour vous faciliter la vie et pour vous faire gagner du temps sur les actions rptitives. Mais il faut bien avouer que leur excution depuis l'onglet Dveloppeur n'est pas des plus rapides 1 . Que diriez-vous de leur aecter un raccourci clavier ou, pourquoi pas, une icne dans la barre d'outils Accs rapide ?
Un raccourci clavier
Pour aecter un raccourci clavier une macro, basculez sur l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Options. Dans la bote de dialogue Options Word, slectionnez l'onglet Personnaliser le Ruban puis cliquez sur le bouton Personnaliser droite du libell Raccourcis clavier. Une nouvelle bote de dialogue intitule Personnaliser le clavier s'ouvre. Slectionnez Macros dans la zone de liste Catgories (1), cliquez sur la macro laquelle vous voulez aecter un raccourci clavier (2), cliquez dans le champ Nouvelle touche de raccourci et tapez un raccourci en vous assurant que l'information [non attribue] apparat la suite du libell Affectes (3). Cliquez successivement sur Attribuer, Fermer puis OK pour enregistrer le raccourci clavier (voir gure 18.5).
Figure 18.5 Les direntes tapes pour aecter un raccourci clavier une macro
1. Clic sur l'icne Macros dans le groupe Code, slection de la macro dans la bote de dialogue Macros, puis clic sur le bouton Excuter.
382
EXCUTION AUTOMATIQUE DE MACROS Vous pouvez dsormais appuyer sur Alt + Z (c'est le raccourci que j'ai choisi) pour transformer des donnes slectionnes en tableau mis en forme. Avouez que c'est bien plus agrable.

Une icne dans la barre d'outils Accs
rapide
Vous prfrez utiliser la barre d'outils Accs rapide ? Pas de problme ! Il vous sut de cliquer sur l'icne Personnaliser la barre d'outils Accs rapide et de slectionner Autres commandes dans le menu. Cette action ouvre la bote de dialogue Options Word avec l'onglet Barre d'outils Accs rapide slectionn. Choisissez Macros dans la premire liste droulante (1). Les macros qui ont t dnies sur l'ordinateur apparaissent dans la premire zone de liste. Slectionnez l'une d'entre elles et cliquez sur Ajouter (2). Cliquez enn sur OK pour ajouter la macro la barre d'outils Accs rapide, comme indiqu la gure 18.6.
Figure 18.6 Ajouter une macro dans la barre d'outils Accs
rapide
J'ai ajout deux macros dans la barre d'outils Accs rapide et il m'est impossible de les direncier parce qu'elles utilisent toutes les deux la mme icne. Y-a-t-il quelque chose faire ?
Bien sr ! Cliquez sur l'icne Personnaliser la barre d'outils Accs rapide et slectionnez Autres commandes dans le menu. Cliquez sur l'icne modier dans la deuxime zone de liste, puis cliquez sur Modifier. Vous pouvez maintenant choisir une icne parmi celles proposes (voir gure 18.7).
Excution automatique de macros

Il existe des noms rservs pour les macros, qui permettent notamment de les excuter automatiquement. 383
Figure 18.7 Choix de l'icne d'une macro dans la barre d'outils Accs
Nom de la macro Excution automatique
AutoExec AutoNew AutoOpen AutoClose AutoExit Au lancement de Word la cration d'un nouveau document l'ouverture d'un document existant la fermeture d'un document la fermeture de Word
rapide
Supposons par exemple que vous vouliez ouvrir automatiquement le document Tous mes fichiers.docx ds le lancement de Word. Pour cela, vous allez dnir la macro AutoExec. Lancez Word et fermez la page vide ouverte par dfaut. Basculez ensuite sur l'onglet Dveloppeur du Ruban, puis cliquez sur l'icne Enregistrer une macro dans le groupe Code. Baptisez cette macro AutoExec et validez en cliquant sur OK. Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban, cliquez sur Ouvrir, dsignez le document Tous mes fichiers.docx et validez en cliquant sur Ouvrir. Pour terminer, basculez sur l'onglet Dveloppeur du Ruban et cliquez sur Arrter l'enregistrement. Pour vous assurer que la macro fonctionne, fermez Word puis rouvrez-le. Le document Tous mes fichiers.docx doit s'ouvrir automatiquement.
Si le message d'erreur 5941 ( Le membre de la collection requis n'existe pas ) est ach (voir gure 18.8), c'est que vous n'avez pas respect scrupuleusement mes indications, savoir : lancer Word et fermer le document vierge ouvert par dfaut avant de dmarrer l'enregistrement de la macro. J'ai le message d'erreur 5174 ( Fichier introuvable ) de la gure 18.9. J'ai bien dsign le chier ouvrir et le message pointe sur un autre chier. Word aurait-il perdu la tte ?
384
QUAND LES MACROS MONTRENT LEURS LIMITES
Figure 18.8 Une erreur d'excution
Figure 18.9 Le chier spci est introuvable

Ce problme se produit si vous avez dsign un chier dans le dossier propos par dfaut par Word. Si le chier ouvrir se trouve dans le dossier par dfaut, changez de dossier pendant l'enregistrement de la macro puis revenez-y et tout se passera bien.
La macro AutoExec est certes trs pratique, mais il peut tre intressant de ne pas la lancer chaque ouverture de Word. Pour cela, il sut de maintenir la touche Maj enfonce lorsque vous cliquez sur l'icne de Word dans le menu Dmarrer.
Quand les macros montrent leurs limites

Nous allons dnir (ou plutt tenter de dnir) une macro qui remplace tous les styles Titre 2 d'un document par le style Titre 3. Pour vous entraner, vous pouvez tlcharger le document loremipsum.docx mis votre disposition. Tlcharger le document Code web : 511541 Une fois le document ouvert, voici la marche suivre : 1. Basculez sur l'onglet Dveloppeur du Ruban et cliquez sur l'icne Enregistrer une macro. 385

CHAPITRE 18. MACROS ET VBA 2. Donnez la macro le nom Titre2_vers_Titre3 et validez en cliquant sur OK. 3. Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, puis cliquez sur Remplacer dans le groupe Modification. La bote de dialogue Rechercher et remplacer s'ouvre avec l'onglet Remplacer slectionn. 4. Cliquez sur Plus pour la dployer. 5. Cliquez dans le champ Rechercher pour y acher le point d'insertion. Cliquez sur Format puis sur Style. Slectionnez le style Titre 2 et validez en cliquant sur OK. 6. Cliquez dans le champ Remplacer par pour y acher le point d'insertion. Cliquez sur Format puis sur Style. Slectionnez le style Titre 3 et validez en cliquant sur OK. Si vous avez suivi mes consignes la lettre, la bote de dialogue Rechercher et remplacer devrait maintenant ressembler la gure 18.10. 7. Cliquez sur Remplacer tout, sur OK, puis fermez la bote de dialogue Rechercher et remplacer en cliquant sur sa case de fermeture. 8. Basculez sur l'onglet Dveloppeur et cliquez sur l'icne Arrter l'enregistrement.

ramtre
et remplacer est entirement pa-
Pour vrier le bon fonctionnement de la macro, fermez le document sans enregistrer les modications, rouvrez-le et excutez la macro Titre2_vers_Titre3.
Tout fonctionne la perfection. Cet exemple ne montre pas du tout les limites des macros ! Est-ce que j'aurais mal compris ?
Je sais, je sais, tout va bien. . . pour le moment ! Mais nous allons corser les choses. Supposons que vous ne vouliez transformer que les trois premiers styles Titre 2 en Titre 3. Reprenez les huit tapes prcdentes mais, l'tape 7, ne cliquez pas sur 386
ENCORE PLUS LOIN AVEC VBA

Remplacer tout : cliquez quatre reprises sur Remplacer. Je dis bien quatre reprises
et non trois. La premire va permettre Word de trouver le premier paragraphe en Titre 2, les trois autres remplacer les trois premiers Titre 2 en Titre 3. Plutt facile n'est-ce pas ? Mais imaginez maintenant que vous ayez faire un trs long document et que vous vouliez remplacer non pas les trois premiers Titre 2, mais les 325 premiers ! C'est sr, il s'agit d'un trs long document. . . Pensez-vous qu'il soit vraiment raisonnable de cliquer 326 fois sur le bouton Remplacer ? Cet exemple montre les limites des macros. Il est donc temps de passer au VBA pour aller un peu plus loin !
Encore plus loin avec VBA

Je vous sens tressaillir. Et pourtant, il n'y a pas de quoi. En eet, il ne vous faudra que quelques bribes d'anglais pour comprendre la programmation VBA. Mme si vous n'tiez pas trs assidus en cours, je suis l pour vous aider. VBA Signie Visual Basic for Applications. C'est un langage de programmation intgr Word qui nous permet de crer manuellement des macros. C'est un peu plus complexe que l'outil que nous venons de voir mais les possibilits qu'ore VBA sont aussi bien plus tendues !
Premiers pas avec le langage VBA

Sans le savoir, vous avez dj fait du VBA en utilisant l'enregistreur de macros. Pour vous en convaincre, vous allez acher le code VBA qui correspond la macro Titre2_vers_Titre3.
Ce chapitre ne va pas vous apprendre programmer en VBA : un ouvrage entier serait ncessaire ! Par contre, il va vous montrer comment identier les blocs de code qui composent une macro et comment les modier pour aller au-del de ce que peut vous orir l'enregistreur de macros.
Basculez sur l'onglet Dveloppeur du Ruban, cliquez sur l'icne Macros, slectionnez la macro Titre2_vers_Titre3 dans la bote de dialogue Macros et cliquez sur le bouton Modifier. L, sous vos yeux bahis, du code s'ache dans une fentre complmentaire :
Sub Titre2_vers_Titre3() ' ' Titre2_vers_Titre3 Macro ' ' Selection.Find.ClearFormatting Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2") Selection.Find.Replacement.ClearFormatting Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 3")
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With Selection.Find .Text = "" .Replacement.Text = "" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = True .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute With Selection If .Find.Forward = True Then .Collapse Direction:=wdCollapseStart Else .Collapse Direction:=wdCollapseEnd End If .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne If .Find.Forward = True Then .Collapse Direction:=wdCollapseEnd Else .Collapse Direction:=wdCollapseStart End If .Find.Execute End With With Selection If .Find.Forward = True Then .Collapse Direction:=wdCollapseStart Else .Collapse Direction:=wdCollapseEnd End If .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne If .Find.Forward = True Then .Collapse Direction:=wdCollapseEnd Else .Collapse Direction:=wdCollapseStart End If .Find.Execute End With With Selection If .Find.Forward = True Then .Collapse Direction:=wdCollapseStart Else .Collapse Direction:=wdCollapseEnd End If .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne If .Find.Forward = True Then .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
388

Else .Collapse Direction:=wdCollapseStart End If .Find.Execute End With End Sub
Cette macro est celle qui nous a permis de modier les trois premiers Titre 2 en Titre 3.
Chaque ligne correspond une instruction du langage VBA. Ces instructions demandent Word d'eectuer des actions bien prcises sur le document : mettre en exposant, changer le niveau de titre, slectionner une portion de texte, etc. Les mots qui composent une instruction comportent une ou parfois plusieurs majuscules, qui sont l pour faciliter leur comprhension et leur lisibilit. Ainsi, le mot ClearFormatting est compos des mots Clear et Formatting et signie eacer la mise en forme . Vous vous demandez certainement pourquoi les mots Clear et Formatting n'ont pas t spars par un espace, comme dans un texte traditionnel. Eh bien, cela vient du fait que le code VBA n'est pas un texte traditionnel : il s'agit d'un ensemble d'instructions destines tre excutes par l'ordinateur. Cette syntaxe n'est pas rserve au langage VBA : elle reste valable dans la plupart des langages de programmation.
Structure d'un code VBA

Je vous propose de vous expliquer ici quelques notions de VBA pour vous aider survivre dans ce milieu l'apparence hostile. Je ne rentrerai pas dans les dtails mais cela sera susant pour vous permettre de vous reprer.
Les commentaires
En VBA, il est possible d'insrer des commentaires au milieu de son code ; un commentaire n'est pas pris en compte lorsque le code est excut. Vous les reprez facilement, ils commencent par le caractre ', c'est dire une apostrophe droite 2 . quoi servent-ils ? Ce sont des espaces de libre expression (vous pouvez y crire en franais !). Vous pouvez rdiger des commentaires pour expliquer le fonctionnment du code. D'autres personnes pourront ainsi plus rapidement comprendre ce que vous avez voulu faire.
2. On en voit notamment au dbut du code prcdent.
389
Les procdures Sub

Regardons d'un peu plus prs le code qui a t gnr par l'enregistreur de macros. Vous pouvez facilement reprer la macro Titre2_vers_Titre3 ; elle s'tale entre les lignes suivantes :
Sub Titre2_vers_Titre3() ... End Sub
Les mots Sub et End Sub dnissent les limites du code associ la macro et le mot Titre2_vers_Titre3 est le nom de la macro. L'ensemble est appel de la macro.
procdure. C'est un bloc de code qui dlimite le dbut et la n
Et les parenthses aprs Titre2_vers_Titre3, c'est juste pour faire joli ?

Eh bien non ! Elles peuvent contenir d'ventuels paramtres transmis la procdure Titre2_vers_Titre3. Ces paramtres permettent la procdure de modier son comportement. Ici, comme aucun paramtre n'est transmis, les parenthses ne contiennent aucune valeur 3 .
Les conditions If
Pour permettre au programme de prendre des dcisions, on utilise des blocs If comme celui-ci :
If .Find.Forward = True Then .Collapse Direction:=wdCollapseStart Else .Collapse Direction:=wdCollapseEnd End If
Ce code peut se traduire de la faon suivante :

Si la condition est respecte Alors Faire ceci Sinon Faire cela Fin de condition
3. L'utilisation de paramtres est un peu avance pour nous, nous ne nous pencherons donc pas dessus.
390
ENCORE PLUS LOIN AVEC VBA Ici, la condition est Si on eectue une recherche vers l'avant . Ces conditions sont indispensables dans la plupart des programmes. Elles permettent l'ordinateur de prendre des dcisions logiques.
Les blocs With

Dans le code source, vous pouvez reprer des blocs de code comme celui-ci :
With Selection.Find .Text = "" .Replacement.Text = "" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = True .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With
Ils commencent par With et terminent par End With. Tout le texte l'intrieur est indent, c'est--dire dcal vers la droite. Ce dcalage n'a pas d'incidence sur le code mais il le rend plus lisible. Que signie ce bloc de code qui commence par With ? C'est en fait une faon d'viter les rptitions dans le code : cela signie Avec . Cela nous vite d'avoir crire toujours le mme prxe chaque ligne :
Selection.Find.Text = "" Selection.Find.Replacement.Text = "" Selection.Find.Forward = True ...
Les boucles For

Pour rpter plusieurs fois les mmes instructions, on peut videmment copier-coller le mme code, mais il y a plus ecace : les boucles. C'est un systme qui permet de demander l'ordinateur de rpter plusieurs fois les mmes actions. La gure 18.11 illustre ce principe. Voici quoi ressemble une boucle de type For 4 :
For i=1 to 10 ... Next i
4. Il existe d'autres types de boucles que nous verrons plus loin.
391
Figure 18.11 Principe de fonctionnement d'une boucle

L'instruction For excute dix reprises (i=1 to 10) le code qu'elle renferme, c'est-dire le code compris entre For i=1 to 10 et Next i.
Mais que vient faire le i dans cette histoire ?

i est une information stocke dans la mmoire de l'ordinateur. On appelle cela une
variable. Elle permet l'ordinateur de compter et donc de se souvenir du nombre d'excutions de la boucle. Lors de la premire excution du bloc For Next, i vaut 1. Lors de sa deuxime excution, i vaut 2. Ainsi de suite, jusqu' ce que i ait pour valeur 10. La boucle est alors excute une dernire fois, puis elle se termine et le programme continue avec les instructions qui suivent le Next.
Analyse du code VBA

Le code que nous avons vu plus tt se dcompose en quatre groupes identiables par leur indentation (c'est--dire leur dcalage vers la droite). Voici le code du premier groupe :
Selection.Find.ClearFormatting Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2") Selection.Find.Replacement.ClearFormatting Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 3") With Selection.Find .Text = "" .Replacement.Text = "" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = True .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With
392

Selection.Find.Execute
Sans chercher comprendre les instructions, vous pouvez assez facilement dduire que le style Titre 2 (Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2")) doit tre remplac par le style Titre 3 (Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 3")). Le bloc d'instructions qui s'tend entre With Selection.Find et End With dnit les caractristiques de la recherche. Au hasard des lignes, vous captez peut-tre les mots suivants : Text="" et Replacement.Text="" : texte recherch et texte de remplacement ; Forward = True : vers l'avant ; MatchCase = False : insensible la casse (sans faire de dirence entre les majuscules et les minuscules). Si vous ne comprenez rien tout cela, ce n'est pas bien grave. Ce qui compte, c'est de pouvoir identier les blocs d'instructions et de savoir comment les modier. Si vous avez compris que le premier bloc tait l'origine de la transformation des Titre 2 en Titre 3, c'est bien susant. Examinez les trois blocs suivants. Ils sont identiques :
With Selection If .Find.Forward = True Then .Collapse Direction:=wdCollapseStart Else .Collapse Direction:=wdCollapseEnd End If .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne If .Find.Forward = True Then .Collapse Direction:=wdCollapseEnd Else .Collapse Direction:=wdCollapseStart End If .Find.Execute End With
Avez-vous une ide de leur utilit ? Rchissez un peu. L'exercice consistait eectuer trois remplacements. Il parat donc logique que chaque bloc soit l'origine d'un remplacement. Si vous examinez les quelques lignes de ce bloc, vous voyez en particulier l'instruction Execute qui eectue le remplacement :
.Find.Execute Replace:=wdReplaceOne
Ici encore, je vous rassure, il n'est pas ncessaire de comprendre la totalit du code pour pouvoir le modier. Pour conrmer mes dires, je vais vous demander d'intervenir sur ce code pour eectuer non pas trois mais, disons, dix remplacements. Je vous laisse rchir quelques instants. . . La premire ide qui vient l'esprit consiste copier-coller le bloc de code responsable d'un remplacement autant de fois que ncessaire. Sept fois en l'occurrence. Bien qu'un 393
CHAPITRE 18. MACROS ET VBA peu lourde, cette solution fonctionne parfaitement. Mais souvenez-vous, nous avons parl de remplacer les 325 premiers styles Titre 2. Hors de question de faire autant de copiers-collers ! Ici, nous allons utiliser une boucle For du type For Next. Elle imposera l'ordinateur d'excuter ces instructions plusieurs fois. Voici la totalit du code avec la boucle qui ordonne la rptition :
Sub Titre2_vers_Titre3() ' ' Titre2_vers_Titre3 Macro ' ' Selection.Find.ClearFormatting Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2") Selection.Find.Replacement.ClearFormatting Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 3") With Selection.Find .Text = "" .Replacement.Text = "" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = True .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute For i = 1 To 10 With Selection If .Find.Forward = True Then .Collapse Direction:=wdCollapseStart Else .Collapse Direction:=wdCollapseEnd End If .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne If .Find.Forward = True Then .Collapse Direction:=wdCollapseEnd Else .Collapse Direction:=wdCollapseStart End If .Find.Execute End With Next i End Sub
Les boucles sont trs importantes en VBA et souvent utilises pour eectuer des remplacements et mises en forme rptitifs. 394
VBA et l'autocompltion
Nous allons voir travers un exemple que VBA ore de nombreuses possibilits trs puissantes. Pour apprendre les connatre, nous allons utiliser l'autocompltion. Vous savez que Word permet d'envoyer par e-mail le document en cours d'dition un correspondant. Cette technique a dj t mentionne dans ce livre mais que diriez-vous cette fois-ci de le faire avec une macro ? Si j'ai choisi cet exemple, c'est pour montrer la puissance du langage VBA : une simple instruction va en eet sure pour envoyer un e-mail ! Basculez sur l'onglet Dveloppeur puis cliquez sur l'icne Enregistrer une macro. Donnez la macro le nom EnvoiMail et validez en cliquant sur OK. Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban. Cliquez sur Enregistrer et envoyer puis sur Envoyer en tant que pice jointe. Cela cre un nouveau message ayant comme pice jointe le document en cours d'dition. Cliquez sur l'icne Arrter l'enregistrement du groupe Code pour mettre n l'enregistrement. La macro est directement oprationnelle. Examinons le code VBA gnr :
Sub EnvoiMail() ' ' EnvoiMail Macro ' ' ActiveDocument.SendMail End Sub
Je ne pense pas qu'il soit ncessaire de donner des prcisions. L'unique instruction de cette macro envoie le document grce SendMail.
D'accord, VBA est trs puissant. Mais existe-t-il d'autres instructions aussi puissantes que SendMail ? Et comment en avoir la liste ?
C'est justement ce qui est intressant. Il est temps pour nous de parler de la magie de l'autocompltion. Entendez par l la facult qu'a l'diteur VBA de proposer des choix adapts l'criture de code en cours. Si tout cela n'est pas clair, placez le . point d'insertion aprs le l de SendMail et appuyez sur la touche Entre Tapez ActiveDocument et faites suivre ce mot d'un point. Immdiatement, une liste de mots-cls vous est propose, comme la gure 18.12. vous de choisir celui qui correspond vos besoins. Par exemple : Background agit sur l'arrire-plan du document ; Close ferme le document ; GoTo lance la commande Atteindre 5 ; RejectAllRevisions supprime toutes les marques de rvision du document ; Save enregistre le document ;
5. Onglet Accueil, groupe Modification, icne Rechercher.
395
Figure 18.12 L'autocompltion en pleine action

Undo annule la dernire modication. Pour choisir un mot, cliquez dessus puis appuyez sur la touche Tab du clavier. Avezvous remarqu les deux types d'icnes aches dans la liste ? Les icnes de couleur verte correspondent des actions et les icnes de couleur grise des proprits(voir gure 18.13). Vous choisirez les premires pour agir dans le document (excution d'une instruction, modication d'un lment, envoi d'un e-mail, etc.) et les deuximes pour avoir des informations sur le document (nom du thme actif, type d'ombrage, largeur, etc.).
Figure 18.13 Les actions et les proprits sont faciles direncier

Certains mots-cls donnent accs des complments d'instructions. Par exemple, si vous tapez ActiveDocument.Background, ajoutez un point pour accder plusieurs autres mots-cls comme la gure 18.14.
Figure 18.14 Le . dclenche l'achage des mots-cls complmentaires

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Positionnez le curseur du clavier sur un mot-cl du langage que vous ne comprenez pas et appuyez sur la touche F1 Cela achera une page d'aide . qui en dcrit le fonctionnement !
Si vous crivez ActiveDocument.Background.Delete, l'arrire-plan du document sera supprim. Si vous n'avez jamais programm en VBA, tout ceci doit vous sembler assez peu naturel, voire mme barbare ! Je vais vous donner un conseil pour progresser dans l'apprentissage de ce langage : utilisez autant que possible l'enregistreur de macros, achez le code VBA gnr et identiez les dirents blocs d'instructions qui le composent. Vous verrez que, petit petit, les instructions du langage vous deviendront familires. Vous serez rapidement mme de les modier pour accomplir des tches qui dpassent les possibilits de l'enregistreur de macros, ou encore d'optimiser le code gnr.
Remplacer m3 par m3
Pour bien suivre ce qui va tre dit dans cette section, je vous suggre d'utiliser le document vba.docx, en utilisant le code web suivant : Tlcharger le document Code web : 469506 Les macros et le code VBA sont souvent utiliss pour eectuer des remplacements globaux dans un document. La technique tudie dans cette section s'intresse un remplacement complexe qui combine l'enregistreur de macros et le dveloppement VBA. vous de la personnaliser pour qu'elle s'adapte aux cas auxquels vous serez confronts. Dans un premier temps, nous allons construire la base de la recherche avec l'enregistreur de macros. Basculez sur l'onglet Dveloppeur du Ruban et cliquez sur l'icne Enregistrer une macro. Donnez la nouvelle macro le nom m3 la nouvelle macro et validez en cliquant sur OK. Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, puis cliquez sur l'icne Remplacer dans le groupe Modification. La bote de dialogue Rechercher et remplacer s'ouvre. Tapez m3 dans le champ Rechercher puis. . . Mais au fait, comment taper m3 dans le champ Remplacer par ? C'est tout bonnement impossible ! Le remplacement global de m3 par m3 ne pourra donc pas se faire sous l'onglet Remplacer. Basculez sur l'onglet Rechercher et cliquez sur Suivant. La premire occurrence de m3 dans le document est surligne. Fermez la bote de dialogue Rechercher et remplacer en cliquant sur sa case de fermeture. Nous allons maintenant slectionner le caractre 3 . Appuyez sur la touche Gauche Le point d'insertion passe gauche . du m . Appuyez sur la touche Droite Le point d'insertion est maintenant devant . . le 3 . Maintenez enfonce la touche Maj et appuyez sur la touche Droite Le caractre 3 est slectionn. L'icne exposant n'tant pas directement accessible dans le Ruban, vous allez dployer le groupe Police de l'onglet Accueil en cliquant sur la petite icne ache en bas droite de ce groupe, comme la gure 18.15. Cochez la case Exposant et validez en cliquant sur OK. 397

La mthode de slection du chire 3 est importante car traduite en code VBA. Respectez-la bien pour viter les problmes.
Figure 18.15 Accs l'icne Exposant

Vous pouvez maintenant arrter l'enregistrement de la macro en cliquant sur l'icne Arrter l'enregistrement. Avant de poursuivre le dveloppement de la macro, faites-vous plaisir en l'excutant une fois. Cliquez sur l'icne Macros, slectionnez la macro m3 et cliquez sur Excuter. La macro fonctionne. Par contre, dans son tat actuel, vous devrez la lancer plusieurs fois pour que toutes les occurrences de m3 du document soient transforms en m3 . L'enregistreur de macros ne peut plus rien pour nous. Voyons s'il est possible d'intervenir dans le code VBA. Cliquez sur l'icne Macros, slectionnez la macro m3 et cliquez sur Modifier. Voici le code gnr par l'enregistreur de macros :
Sub m3() ' ' m3 Macro ' ' Selection.Find.ClearFormatting With Selection.Find .Text = "m3" .Replacement.Text = "" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = False
398

.MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend With Selection.Font .Name = "+Corps" .Size = 11 .Bold = False .Italic = False .Underline = wdUnderlineNone .UnderlineColor = wdColorAutomatic .StrikeThrough = False .DoubleStrikeThrough = False .Outline = False .Emboss = False .Shadow = False .Hidden = False .SmallCaps = False .AllCaps = False .Color = wdColorAutomatic .Engrave = False .Superscript = True .Subscript = False .Spacing = 0 .Scaling = 100 .Position = 0 .Kerning = 0 .Animation = wdAnimationNone .Ligatures = wdLigaturesNone .NumberSpacing = wdNumberSpacingDefault .NumberForm = wdNumberFormDefault .StylisticSet = wdStylisticSetDefault .ContextualAlternates = 0 End With End Sub
Ne vous laissez pas submerger par l'apparente complexit du code. Ce dernier peut tre clairement divis en trois blocs. Le premier recherche la prochaine occurrence de m3 dans le texte :
Selection.Find.ClearFormatting ... Selection.Find.Execute
399
CHAPITRE 18. MACROS ET VBA Le deuxime slectionne le caractre 3 dans m3 :

Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1 ... Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
Et enn le troisime passe le caractre 3 en exposant :

With Selection.Font ... End With
Vous voyez, ce n'tait pas si dicile. Maintenant, la question est la suivante : comment rpter ces trois blocs d'instructions pour parcourir tout le document ? Une petite ide ? Avec une boucle bien sr ! Nous allons encadrer ce code par les instructions suivantes :
While (a<>1) 'Les trois blocs d'instructions Wend
Mais qu'est-ce que ce a<>1 ? Et pourquoi une boucle While ?

La boucle While est bien adapte au traitement rptitif. Elle prend n lorsqu'une condition n'est plus respecte. Ici, la boucle prend n lorsque a est gal 1 (a<>1). En eet, While (a<>1) signie tant que a est dirent de 1 . Vous vous demandez certainement ce que a vient faire l-dedans. Eh bien considrez qu'il s'agit d'un espace dans lequel on peut stocker des valeurs. Pour parler dans le jargon des programmeurs, a est une variable. tant donn qu'elle n'a pas t dnie au pralable, elle sera forcment dirente de 1 lors de l'excution du While. La boucle pourra donc boucler ! Il reste maintenant pouvoir dtecter que tout le document a t parcouru. Pour cela, nous allons insrer les lignes suivantes la suite du Selection.Find.Execute, c'est--dire la suite de l'instruction qui dclenche la recherche du prochain m3 :
If Not (Selection.Find.Found) Then a = 1 End If
Est-ce que vous comprenez l'intrt de cette instruction ? Si on la traduisait en langage comprhensible, nous obtiendrions ceci : si la slection (If Selection.Find.Found) ne trouve rien (Not), la valeur 1 est enregistre dans la variable a (a = 1). La boucle While prendra donc n sa prochaine excution, puisque a est gal 1. 400
ENCORE PLUS LOIN AVEC VBA Si aucune occurrence de m3 n'est trouv, les lignes suivantes ne doivent pas tre excutes. En eet, dans ce cas, il n'y a aucun 3 slectionner et mettre en exposant. Mais alors, que faire ? L'idal serait d'utiliser un test du type S'il n'y a plus de m3 dans le texte, mettre n au traitement, sinon, poursuivre le traitement . Par chance, ce test existe dans le langage VBA. Vous devez pour cela utiliser l'instruction If condition Then action1 Else action2 End If. La condition est la mme que dans l'tape prcdente : Not (Selection.Find.Found). La premire action consiste enregistrer la valeur 1 dans la variable a. La deuxime action consiste excuter toutes les instructions qui suivent, c'est--dire remplacer le 3 par un 3 . Le code prend donc la forme suivante :
Selection.Find.Execute If Not (Selection.Find.Found) Then a = 1 Else Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1 ... .ContextualAlternates = 0 End With End If Wend
Ainsi, les deuxime et troisime blocs de code ne seront excuts que dans le cas o un m3 est trouv. Votre code devrait maintenant ressembler ceci :
Sub m3() ' ' m3 Macro ' ' While (a <> 1) Selection.Find.ClearFormatting With Selection.Find .Text = "m3" .Replacement.Text = "m3" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = False .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute If Not (Selection.Find.Found) Then a = 1 Else
401

Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend With Selection.Font .Name = "+Corps" .Size = 11 .Bold = False .Italic = False .Underline = wdUnderlineNone .UnderlineColor = wdColorAutomatic .StrikeThrough = False .DoubleStrikeThrough = False .Outline = False .Emboss = False .Shadow = False .Hidden = False .SmallCaps = False .AllCaps = False .Color = wdColorAutomatic .Engrave = False .Superscript = True .Subscript = False .Spacing = 0 .Scaling = 100 .Position = 0 .Kerning = 0 .Animation = wdAnimationNone .Ligatures = wdLigaturesNone .NumberSpacing = wdNumberSpacingDefault .NumberForm = wdNumberFormDefault .StylisticSet = wdStylisticSetDefault .ContextualAlternates = 0 End With End If Wend End Sub
Enregistrez-le avec la commande Enregistrer Normal dans le menu Fichier, fermez la fentre Microsoft Visual Basic pour Applications et excutez la macro dans votre document. Cette vido donne un aperu de ce que vous devriez obtenir : Accder la vido Code web : 603458 Catastrophe ! Le code s'excute indniment. Et ce, malgr la logique mise en place ! Le problme ne vient pas du If, mais d'un paramtre bien cach dans le premier bloc d'instructions. Aviez-vous remarqu la ligne suivante :
.Wrap = wdFindContinue
La valeur wdFindContinue demande Word de poursuivre la recherche une fois qu'il 402
ENCORE PLUS LOIN AVEC VBA est arriv la n du document. Remplacez-la par wdFindAsk, enregistrez le code et excutez-le. Hourra ! Le document est parcouru, puis une bote de dialogue vous demande si la recherche doit recommencer depuis le dbut (voir gure 18.16). Cliquez sur Non pour mettre n au code VBA.
Figure
atteinte
18.16 Une bote de dialogue est ache lorsque la n du document est
Pour ceux d'entre vous qui voudraient aller plus loin et qui comprennent l'anglais, je vous conseille l'excellent site Microsoft Word MVP FAQ Site. Vous y trouverez de nombreux exemples de macros et de code VBA qui vous permettront de progresser dans votre apprentissage. Microsoft Word FAQ Code web : 837823

En rsum
Les macros font gagner beaucoup de temps dans les traitements rptitifs ou complexes. Pour crer une nouvelle macro, vous utiliserez l'enregistreur de macros de Word. Pour faciliter leur excution, il est possible d'aecter des raccourcis clavier aux macros que vous utilisez le plus souvent ou de leur associer des icnes dans la barre d'outils Accs rapide. Il est possible d'excuter automatiquement une macro en lui donnant un nom rserv : AutoExec (au lancement de Word), AutoNew ( la cration d'un nouveau document), AutoOpen ( l'ouverture d'un document existant), AutoClose ( la fermeture d'un document) ou AutoExit ( la fermeture de Word). Lorsque les macros montrent leurs limites, vous pouvez diter le code VBA gnr par l'enregistreur de macros. Les instructions de test If Then Else et les boucles While Wend facilitent l'excution slective et rptitive du code an d'appliquer un traitement des lments qui vrient une ou plusieurs conditions.
403
404
Chapitre
19
Dicult :
TP : Crer ses propres macros et codes VBA
ous allons terminer cet ouvrage en dnissant une macro qui assurera la mise en page complte d'un texte d'une dizaine de pages tir des Fables de Jean de La Fontaine. Outre la dnition de cette macro, et donc la mise en pratique du chapitre prcdent, vous rviserez plusieurs techniques qui vous ont t rvles tout au long du livre. Alors, impatients de tester tout ce que vous avez appris ? Ne tardons pas, commenons !
405
CHAPITRE 19. TP : CRER SES PROPRES MACROS ET CODES VBA

La mise en forme automatique de documents, vous en rviez ? Ce livre vous montre comment y arriver ! L, je crois que j'en fais un peu trop. Quoi que. . . Imaginez qu'il soit possible de mettre en forme la totalit d'un document en cliquant sur une icne. C'est ce que nous allons raliser dans ce chapitre. An de vous montrer de quoi je parle exactement, je vous conseille de comparer la gure 19.1, qui reprsente le document mettre en page, avec la gure 19.2 qui reprsente le document une fois mis en page. Avouez quand mme que la dirence saute aux yeux ! Arrivs ce stade du livre, vous devriez tre capables d'obtenir peu prs le mme rsultat que moi. Je ne vous demande pas un document identique, l'intrt de ce TP n'est pas l. Le but est de modier intgralement l'aspect d'un document en appuyant sur une seule et unique icne. moins que vous ne soyez prts saisir le texte des dix premires fables de La Fontaine, je vous suggre d'utiliser le code web suivant pour passer tout de suite des choses plus intressantes. Tlcharger les fables Code web : 878523 Vous aurez galement besoin d'une image pour ajouter un ligrane au document. Je vous suggre de tlcharger celle du code web ci-dessous mais libre vous d'en choisir une autre. Tlcharger l'image Code web : 194468 Je ne vous en dis pas plus, c'est vous de jouer. Et si vous n'y arrivez pas, n'ayez aucune inquitude : la correction arrive.

Correction
J'espre que tout s'est bien pass pour vous. Si vous avez prouv des dicults sur un point particulier, n'hsitez pas vous reporter la section correspondante. Vous pouvez aussi choisir de lire la correction du dbut la n ou encore de refaire (ou de faire) la macro en suivant toutes les tapes expliques dans la correction. Aprs avoir ouvert le document, slectionnez le premier paragraphe et cliquez sur l'icne Couper 1 . Ce texte vous servira dans la dnition de l'en-tte. Basculez ensuite sur l'onglet Dveloppeur, cliquez sur Enregistrer une macro, donnez lui un nom appropri (pour ma part j'ai choisi Mise_en_page) et validez en cliquant sur OK. Je suis sr que vous avez tous pens le faire, mais un rappel ne fait jamais de mal !
1. Dans le groupe Presse-papiers, sous l'onglet Accueil du Ruban.
406
CORRECTION
Figure 19.1 Extrait du document sans mise en page
407
Figure 19.2 Extrait du document avec mise en page
408
CORRECTION
N'oubliez pas : une fois que vous avez lanc l'enregistrement d'une macro, toutes les actions que vous eectuez l'aide de votre souris ou de votre clavier sont mmorises. C'est pourquoi il nous a fallu mettre le texte dans le presse-papier avant de lancer l'enregistrement de la macro. Sans cela, cette action aurait t enregistre, ce qui n'a aucun sens.
Ajouter un en-tte
Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icne En-tte dans le groupe En-tte et pied de page et choisissez Modifier l'en-tte. Appuyez sur les touches Ctrl + V pour insrer dans l'en-tte le contenu du presse-papiers, c'est--dire le titre du document. Basculez sur l'onglet Accueil et cliquez sur l'icne Centrer dans le groupe Paragraphe pour centrer l'en-tte sur la largeur du document. Cliquez enn sur l'icne Fermer l'en-tte et le pied de page dans le groupe Fermer, sous l'onglet Cration du Ruban. Vous devriez obtenir quelque chose de similaire la gure 19.3.
Figure 19.3 L'en-tte a t dni
Changer les Titre 2

Pour ce TP, j'ai chang les Titre 2 en caractres Arial Black, 16 points, soulign double, centr, mais vous tes libres de choisir une autre mise en forme. Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban. Cliquez sur l'icne Remplacer du groupe Modification. Si la bote de dialogue Rechercher et remplacer n'est pas dploye, cliquez sur Plus. Dans l'angle infrieur gauche de la bote de dialogue, cliquez sur Format, slectionnez Style, choisissez Titre 2 et validez en cliquant sur OK. Cliquez dans le champ Remplacer par. Cliquez sur Format puis sur Police. Choisissez la police Arial Black et la taille 16. Choisissez un soulignement double dans la liste droulante Soulignement puis validez en cliquant sur OK. Cliquez sur Format puis sur Paragraphe. Slectionnez Centr dans la liste droulante Alignement puis validez en cliquant sur OK. Si vous avez suivi nos consignes, la bote de dialogue Rechercher et remplacer
doit maintenant ressembler la gure 19.4. Cliquez sur Remplacer tout. Validez en cliquant sur OK puis refermez la bote de dialogue Rechercher et remplacer. 409

placement des styles Titre 2
et remplacer est prte pour le rem-
Remplacer le style Normal

Pour ce TP, j'ai chang le style Normal par du Arial Corps 13 Espace aprs 0 Cliquez sur l'icne Remplacer dans le groupe Modification, sous l'onglet Accueil du Ruban. Le point d'insertion clignote dans le champ Rechercher. Les rglages eectus l'tape prcdente tant toujours mmoriss, cliquez sur Sans attribut pour les annuler. Cliquez sur Format puis sur Style. Slectionnez le style Normal et validez en cliquant sur OK. Cliquez dans le champ Remplacer par. Cliquez sur Sans attribut pour eacer les rglages de l'tape prcdente. Cliquez sur Format puis sur Police. Choisissez la police Arial, taille 13, puis validez en cliquant sur OK. Cliquez sur Format puis sur Paragraphe. Tapez 0 pt dans le champ Aprs et validez en cliquant sur OK. La bote de dialogue Rechercher et remplacer doit maintenant ressembler la gure 19.5. Cliquez sur Remplacer tout puis sur OK ; refermez alors la bote de dialogue Rechercher et remplacer.
Insrer un ligrane
Il vous faut basculer sur l'onglet Mise en page, cliquez sur l'icne Filigrane 2 et choisissez Filigrane personnalis. Dans la bote de dialogue Filigrane personnalis, slectionnez Image en filigrane et dsignez votre image. Cliquez sur OK pour valider, comme indiqu la gure 19.6.
2. Groupe Arrire-plan de page.
410
CORRECTION

placement des styles Normal
et remplacer est prte pour le rem-
Figure 19.6 Insertion du ligrane image
411
Insrer une lettrine

Pour ce TP, j'ai ajout une lettrine sur la premire lettre qui suit chaque Titre 2. Basculez sur l'onglet Accueil. Dans le groupe Modification, cliquez sur la che droite de l'icne Rechercher puis slectionnez Recherche avance. Cliquez sur Format puis sur Style. Choisissez Titre 2 et validez en cliquant sur OK. Cliquez sur Suivant et refermez la bote de dialogue Rechercher et remplacer. Appuyez sur la che de droite de votre clavier pour passer aprs le saut de paragraphe de style Titre 2. Maintenez enfonce la touche Maj puis appuyez nouveau sur la che de droite de votre clavier pour slectionner le premier caractre. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Dans le groupe Texte, cliquez sur l'icne Lettrine puis choisissez Dans le texte, comme la gure 19.7.
Figure 19.7 Insertion d'une lettrine

Vous pouvez arrter l'enregistrement de la macro. Basculez sur l'onglet Dveloppeur et cliquez sur l'icne Arrter l'enregistrement. Vous vous doutez que le travail n'est pas ni. Il faut maintenant intervenir dans le code VBA gnr par l'enregistreur de macros pour rpter l'insertion d'une lettrine autant de fois que ncessaire. Basculez sur l'onglet Dveloppeur du Ruban, cliquez sur l'icne Macros du groupe Code, slectionnez la macro Mise en page puis cliquez sur Modifier. Identiez le dernier bloc d'instructions (celui qui est responsable de l'insertion de la lettrine) et modiez le code pour obtenir ceci :
While (a <> 1) With Selection.Find .Text = "" .Replacement.Text = "" .Forward = True .Wrap = wdFindAsk .Format = True .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False
412
CORRECTION
.MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute If Not (Selection.Find.Found) Then a = 1 Else Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend With Selection.Paragraphs(1).DropCap .Position = wdDropNormal .FontName = "Arial" .LinesToDrop = 3 .DistanceFromText = CentimetersToPoints(0) End With Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 End If Wend End Sub
Si les modications ne vous sautent pas aux yeux, voici ce qui a chang : 1. Une instruction While vient devant l'instruction With Selection.Find. 2. Le paramtre .Wrap a t initialis wdFindAsk. 3. Trois lignes ont t ajoutes la suite de l'instruction Selection.Find.Execute. 4. Deux lignes ont t ajoutes avant le End Sub. Encore quelques prcisions : le dernier bloc d'instructions est excut tant que la variable a est dirente de 1. tant donn qu'elle n'a pas t dnie, elle n'a aucune valeur et, jusqu' preuve du contraire, rien est toujours dirent de 1. La boucle peut donc s'excuter au moins une fois. la suite de l'instruction Selection.Find.Execute, responsable de la recherche du paragraphe de style Titre 2, l'instruction Selection.Find.Found indique si un tel paragraphe a t trouv. Dans le cas contraire (If Not (Selection.Find.Found)), la variable est initialise 1 (Then a=1) :
If Not (Selection.Find.Found) Then a = 1
Si un paragraphe de style Titre 2 est trouv, la suite du code (Else) peut s'excuter. Les dernires instructions ajoutes ferment les instructions If (End If) et While (Wend). Pour terminer, le paramtre .Wrap de l'instruction With Selection.Find est initialis wdFindAsk pour que le code prenne n lorsque la totalit du document aura t dcrite :
.Wrap = wdFindAsk
413
La touche nale
Pour rendre la macro facilement accessible, vous allez dnir une icne dans la barre d'outils Accs rapide. Cliquez sur l'icne Personnaliser la barre d'outils Accs rapide et, dans le menu, slectionnez Autres commandes. Dans la bote de dialogue Options Word, slectionnez Macros dans la premire liste droulante (1), choisissez la macro Normal.NewMacros.Mise_en_page dans la premire zone de liste (2) puis cliquez sur Ajouter (3). Cliquez sur Modifier et choisissez une des icnes proposes (4). Cliquez enn sur OK pour valider l'insertion de l'icne dans la barre d'outils Accs rapide (5), comme indiqu la gure 19.8.
Figure
rapide
19.8 Dnition d'une icne pour la macro dans la barre d'outils Accs
Si cela vous intresse, je mets votre disposition le code VBA de cette macro, mme si vous ne devriez normalement pas en avoir besoin : il sut de suivre mes indications pour y arriver. ;-) Code VBA de la macro Code web : 863946 414

CORRECTION
Ce code ne fonctionnera certainement pas sur votre ordinateur. En effet, l'image jean-de-la-fontaine.jpg a toutes les chances de se trouver dans un autre dossier que celui indiqu dans l'instruction Selection.HeaderFooter.Shapes.AddPicture. Si vous dcidez d'utiliser ce code VBA, vous devrez donc changer le chemin du dossier pour qu'il s'adapte votre ordinateur.
415
416
Index
accs rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 personnaliser. . . . . . . . . . . . . . . . . .8, 369 activer la modication . . . . . . . . . . . . . . . . 48 acher tout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246 alignement raccourci clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 aperu avant impression . . . . . . . . . . . . . . . 48 appliquer les styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 arrire-plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 article . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348 ASCII . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 atteindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19, 54 autocompltion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393 AutoExec . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
backstage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16, 271 barre d'tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 barre d'outils accs rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 barre de dlement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 bibliothque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166, 168 ltrer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172 mot-cl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Oce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 D personnaliser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 dplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 blog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348 atteindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 bordure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92, 147, 157 clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 boucle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389, 392, 398 cliquer-taper. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54 for next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 slectionner l'objet parcouru . . . . . . 55 while . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398 souris. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53 417
capture d'cran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 caractre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 caractre spcial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 casse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 cellule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 alignement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 dimension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 espacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 marge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 mettre en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 citation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 clipart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 combinaison de touches . . . . . . . . . . . . . . . 27 commentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318 insrer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318 modier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318 supprimer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319 correcteur orthographique . . . . . . . . . . . . 274 installer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 correction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277 en cours de frappe . . . . . . . . . . 277, 278 grammaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 multilingue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
INDEX dictionnaire des synonymes. . . . . . . . . . .282 docm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355 document associer des informations . . . . . . . . 268 comparer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340 compatibilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336 convertir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 crire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 enregistrer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 envoyer aux relecteurs . . . . . . . . . . . 327 envoyer par e-mail . . . . . . . . . . . . . . . 328 pingler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 naliser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 imprimer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 incorporer des polices. . . . . . . . . . . .362 lien hypertexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364 marge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 modle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342 niveau hirarchique . . . . . . . . . . . . . . . 72 orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 ouvrir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 protger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340 restreindre les modications . . . . . 343 se dplacer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 statistiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 taille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 docx . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 dossier index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 par dfaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 e-mailing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .301 e-publipostage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309 eet typographique . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 en-tte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 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355 docx. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36 forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 formulaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .355 graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 SmartArt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202 illustration arrire-plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229 contraste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 couleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 eet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 eet artistique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 habiller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 insrer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166, 170 lgende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 luminosit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 rogner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 rotation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 style. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .233 taille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 image clipart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 insrer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170 imprimer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 indentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288 champ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .292 corriger. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .292 deux niveaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 insrer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .291
G I
INDEX XE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292 P interligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 arrire-plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144 L bordure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276 en-tte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 lgende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 lettrine. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94 numroter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 ligne orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 espacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 page de garde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 numroter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 pied de page . . . . . . . . . . . . . . . . 106, 134 liste puces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96 page de correspondance . . . . . . . . . . . . . . . 12 liste numrote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 panneau de documents . . . . . . . . . . . . . . . 270 paragraphe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72, 85 M alignement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 macro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .355 bordure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 accs rapide . . . . . . . . . . . . . . . . 381, 412 espacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 AutoExec . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381 style. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113 enregistreur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377 PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 excution automatique . . . . . . . . . . 381 pied de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106, 134 raccourci clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . 380 point d'insertion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 SendMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393 dplacer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 point de suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 marge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141 police . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72, 75 marque de rvision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321 exotique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362 dplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325 publipostage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Mes images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 mode d'achage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 R mode plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 raccourci clavier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78 modle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120 local. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31 recherche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 avance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Oce.com . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 multicolonnage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 rechercher et remplacer. . . . . . . . . . . . . . . .67 rgle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 N acher/cacher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 niveau hirarchique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 relecteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327 note de bas de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 remplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 avanc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 de n de document . . . . . . . . . . . . . . 283 retrait . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 numrotation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 rvision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321 accepter/refuser . . . . . . . . . . . . . . . . . 325 O Oce.com . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 rogner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 onglet groupe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 dveloppeur . . . . . . . . . . . . . . . . 343, 356 icne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 chier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 onglet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9, 11 options Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .310 personnaliser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371 419
INDEX raccourci clavier . . . . . . . . . . . . . 14, 373 section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 saut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 utilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 slection graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 texte bande verticale . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 clavier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57 souris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 slectionner l'objet parcouru . . . . . . . . . . 55 SkyDrive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .328 SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 statistiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19 style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 crer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 modier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 porte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 titre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 suivi des modications . . . . . . . . . . . . . . . 321 surbrillance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 synonymes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282 table des illustrations . . . . . . . . . . . . . . . . 296 table des matires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 bordure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251 cellule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 dessiner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 formule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 insrer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243 lignes et colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . 256 mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 slection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .242 style. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250 trier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 tabulation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78 alignement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 point de suite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85 420 type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 texte convertir en tableau . . . . . . . . . . . . . 246 disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 indentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 thme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124 titre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 trame . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 travail collaboratif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317 en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334 VBA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .385 action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394 aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395 autocompltion . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393 boucle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389 for next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 while . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398 indentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390 premiers pas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .385 proprit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394 Verr Num . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 visionneuse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37, 336 volet de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Windows SkyDrive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328 Vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 blog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348 en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333 fentre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 foire aux questions . . . . . . . . . . . . . . 401 formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355 lancer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 mode d'achage . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 personnaliser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367 site web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351 visionneuse . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37, 336 Word Web App . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333 WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
INDEX
XPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 zone
X Z
de saisie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 de style. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113 de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204, 213 personnaliser . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216 de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
421
Notes
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Dpt lgal : juillet 2011 ISBN : 978-2-9535278-7-2 Code diteur : 978-2-9535278 Imprim en France Achev d'imprimer le 4 juillet 2011 sur les presses de Corlet Imprimeur (Cond-sur-Noireau) Numro imprimeur : 138672
Mentions lgales : Crdit photo 4 de couverture : Fan Jiyong Conception couverture : Fan Jiyong Illustrations chapitres : Fan Jiyong Word et Oce sont des marques dposes de Microsoft
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4 Mise en forme du texte et des paragraphes

5 TP : Rdiger une lettre

Instructions pour raliser le TP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Correction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

6 Utilisation des styles

7 Mise en forme du document

Instructions pour raliser le TP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Correction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

SOMMAIRE Habiller une illustration avec du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

10 Insrer d'autres lments graphiques

11 Modier les caractristiques d'une image

12 Les Tableaux dans Word

III Word avanc

15 TP : Cration d'un e-publipostage

Instructions pour raliser le TP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 Correction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

16 Travailler plusieurs sur un mme document

19 TP : Crer ses propres macros et codes VBA

Instructions pour raliser le TP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404 Correction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Dcouverte et lancement de Word

CHAPITRE 1. DCOUVERTE ET LANCEMENT DE WORD

Word, de la version 1 la version 2010

Figure 1.1  volution de l'interface de Word

Figure 1.2  Lancement conventionnel de Word

CHAPITRE 1. DCOUVERTE ET LANCEMENT DE WORD

Figure 1.3  Lancement de Word via la zone de recherche

Figure 1.4  Lancement de Word via le menu Dmarrer

Figure 1.5  Lancement de Word via son icne

Figure 1.6  Les divers lments de la fentre de Word

Figure 1.7  Les barres de dlement de Word

La barre d'outils Accs rapide

Figure 1.8  La barre d'outils Accs

rapide par dfaut

Figure 1.10  L'icne Ouvrir a t ajoute

Figure 1.11  L'icne Ouvrir est sur le point d'tre supprime

Premire approche et fonctionnement gnral

Figure 1.12  Les onglets et les groupes du Ruban

Figure 1.13  Le groupe Police de l'onglet Accueil du Ruban

Figure 1.14  Accs aux fonctions rattaches une icne du Ruban

quoi s'appliquent les contrles du Ruban ?

Figure 1.15  Accs aux fonctions complmentaires du groupe Police

Comment s'y retrouver dans le Ruban ?

CHAPITRE 1. DCOUVERTE ET LANCEMENT DE WORD

Allez dans l'onglet

Figure 1.17  quivalent Word 2010 d'une commande Word 2003

CHAPITRE 1. DCOUVERTE ET LANCEMENT DE WORD

Tlcharger la feuille Code web : 104692 

Figure 1.18  Correspondances Word 2003/Word 2010 dans un classeur Excel

Figure 1.19  Le raccourci Ctrl+U est associ l'icne Soulign

CHAPITRE 1. DCOUVERTE ET LANCEMENT DE WORD

Figure 1.21  La lettre S correspond l'icne Image

Figure 1.22  L'cran Backstage

Les modes d'achage

11 Modier les caractristiques d'une image

Figure 1.1 volution de l'interface de Word

Figure 1.2 Lancement conventionnel de Word

Figure 1.3 Lancement de Word via la zone de recherche

Figure 1.4 Lancement de Word via le menu Dmarrer

Figure 1.5 Lancement de Word via son icne

Figure 1.6 Les divers lments de la fentre de Word

Figure 1.7 Les barres de dlement de Word

Figure 1.8 La barre d'outils Accs

Figure 1.10 L'icne Ouvrir a t ajoute

Figure 1.11 L'icne Ouvrir est sur le point d'tre supprime

Figure 1.12 Les onglets et les groupes du Ruban

Figure 1.13 Le groupe Police de l'onglet Accueil du Ruban

Figure 1.14 Accs aux fonctions rattaches une icne du Ruban

Figure 1.15 Accs aux fonctions complmentaires du groupe Police

Figure 1.17 quivalent Word 2010 d'une commande Word 2003

Tlcharger la feuille Code web : 104692

Figure 1.18 Correspondances Word 2003/Word 2010 dans un classeur Excel

Figure 1.19 Le raccourci Ctrl+U est associ l'icne Soulign

Figure 1.21 La lettre S correspond l'icne Image

Figure 1.22 L'cran Backstage

Les modes d'achage

Figure 1.24 Ces icnes permettent de changer facilement le mode d'achage

Figure 1.25 La Barre d'tat de Word

Figure 1.26 Accs rapide la page 12 du document

Figure 1.27 Les statistiques du document

Figure 1.28 Le menu contextuel de la Barre d'tat

Figure 1.29 Cette icne indique l'tat de la touche Verr. Maj.

Phase de rexion prliminaire

Figure 2.1 Accs aux caractres spciaux

Figure 2.2 Accs tous les caractres spciaux

Figure 2.3 La police Wingdings regorge de caractres dignes d'intrt

Figure 2.4 Deux caractres spciaux insrer dans votre document

Figure 2.5 Insertion d'un dans le document

Figure 2.6 Insertion d'un dans le document

Cette combinaison de touches est illustre la gure 2.7.

Figure 2.7 Insertion d'un dans le document

Figure 2.8 Saurez-vous insrer ces caractres dans un document ?

Figure 2.9 vous de jouer !

Figure 2.10 Premire tape dans la cration du document

Figure 2.11 La zone d'aperu donne un avant-got du modle

Figure 2.12 Le document correspondant au modle a t cr

Crer un document partir d'un modle Oce.com

Figure 2.13 Cration d'un document partir d'un modle Oce.com

Figure 2.14 Cration d'un calendrier partir d'un modle Oce.com

Figure 2.15 Le modle du calendrier a t insr dans le document

Figure 2.16 La bote de dialogue Enregistrer

Diuser un document en interdisant toute modication

Figure 2.17 Le document va tre sauvegard au format Word 97-2003

Figure 2.18 De nombreux formats de documents sont proposs par Word

Tlcharger le Framework Code web : 383901

Modier le format d'enregistrement par dfaut

Figure 2.19 Cette bote de dialogue permet de choisir le format d'enregistrement

Figure 2.20 vous de choisir la priode d'enregistrement automatique

Figure 2.21 Accs aux derniers documents depuis le menu Dmarrer

Figure 2.22 pinglage d'un document

Figure 2.23 Les documents pingls sont facilement accessibles

Figure 2.24 Accs aux derniers documents