Support de cours Excel

Version 2010
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Les modifications par rapport à la version 2007 étant minimes,
nous signalerons les nouveautés par le symbole NEW !
pour les paragraphes concernés.
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I. L’ERGONOMIE DU LOGICIEL ................................................ 5
A. LA BARRE D’OUTILS D’ACCÈS RAPIDE .............................................................. 5
B. LE RUBAN .............................................................................................. 5
II. MENU FICHIER .............................................................. 6
A. NOUVEAU DOCUMENT ................................................................................ 6
B. ENREGISTRER UN DOCUMENT ....................................................................... 6
C. ENREGISTRER UN DOCUMENT AU FORMAT PDF .................................................. 7
D. IMPRIMER .............................................................................................. 7
E. OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT ................................................................. 7
F. CHIFFRER UN DOCUMENT ............................................................................ 8
G. FERMER UN FICHIER.................................................................................. 8
H. MODELES DE CLASSEUR .............................................................................. 9
I. OPTIONS EXCEL ....................................................................................... 9
III. RUBAN ACCUEIL ........................................................... 10
A. GROUPE PRESSE PAPIERS ........................................................................... 10
1. DEPLACER DES CELLULES .......................................................................................................................................................... 10
2. COPIER DES CELLULES .............................................................................................................................................................. 10
3. DEVELOPPER LE BOUTON COLLER ........................................................................................................................................... 11
4. COPIER - COLLAGE SPECIAL ..................................................................................................................................................... 11
5. COPIER - COLLER AVEC LIAISON ........................................................................................................................................... 11
6. REPRODUIRE UNE MISE EN FORME ....................................................................................................................................... 11
B. GROUPE POLICES – ALIGNEMENT - NOMBRE ..................................................... 11
1. MISE EN FORME............................................................................................................................................................................ 11
2. SAISIR SUR DEUX LIGNES DANS UNE MÊME CELLULE ................................................................................................ 12
3. FUSIONNER ET CENTRER ......................................................................................................................................................... 12
C. GROUPE STYLES ...................................................................................... 13
1. MISE EN FORME CONDITIONNELLE .................................................................................................................................... 13
2. METTRE SOUS FORME DE TABLEAU ..................................................................................................................................... 14
3. STYLES DE CELLULES ................................................................................................................................................................ 15
D. GROUPE CELLULES .................................................................................... 15
1. INSERTION DE LIGNES ............................................................................................................................................................ 15
2. SUPPRESSION DE LIGNES ....................................................................................................................................................... 15
3. MASQUER DES LIGNES OU DES COLONNES ..................................................................................................................... 15
4. AFFICHER DES LIGNES OU COLONNES MASQUEES ...................................................................................................... 16
5. AFFICHER TOUS LES ÉLÉMENTS MASQUÉS ..................................................................................................................... 16
6. TAILLE DE LA CELLULE.............................................................................................................................................................. 16
7. ORGANISER LES FEUILLES ..................................................................................................................................................... 16
E. GROUPE EDITION .................................................................................... 18
1. SAISIR DES FORMULES ............................................................................................................................................................ 18
2. RECOPIER DES FORMULES ....................................................................................................................................................... 19
3. OPTIONS DE RECOPIE ............................................................................................................................................................... 19
4. LE BOUTON EFFACER ................................................................................................................................................................. 19
5. TRIER .............................................................................................................................................................................................. 20
6. FILTRER DES LIGNES ................................................................................................................................................................ 21
7. RECHERCHE ET SÉLECTIONNER ............................................................................................................................................. 21


Sommaire
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IV. RUBAN INSERTION ........................................................ 22
A. TABLEAUX CROISES ................................................................................. 22
1. DÉFINIR LES CRITÈRES ANALYSÉS ...................................................................................................................................... 22
2. MISE EN ŒUVRE ......................................................................................................................................................................... 22
3. GESTION GÉNÉRALE .................................................................................................................................................................. 23
4. MISE À JOUR DU TABLEAU CROISÉ .................................................................................................................................... 23
5. DÉFINIR LE STYLE DU TABLEAU ........................................................................................................................................... 24
6. GROUPER DES ÉLÉMENTS......................................................................................................................................................... 24
7. DÉFINIR LES OPTIONS GÉNÉRALES .................................................................................................................................... 25
8. QUELQUES BOUTONS À CONNAITRE ................................................................................................................................. 25
B. GROUPE ILLUSTRATIONS ........................................................................... 26
1. IMAGES ET CLIPART ................................................................................................................................................................... 26
2. FORMES AUTOMATIQUES ...................................................................................................................................................... 30
3. SMARTART .................................................................................................................................................................................... 31
4. GRAPHIQUE .................................................................................................................................................................................. 33
C. GROUPE LIENS ........................................................................................ 40
D. GROUPE TEXTE ....................................................................................... 41
1. LES DIFFÉRENTS OBJETS ........................................................................................................................................................ 41
2. ENTÊTE ET PIED DE PAGE ........................................................................................................................................................ 41
3. INSÉRER UNE ÉQUATION ....................................................................................................................................................... 42
4. SYMBOLE ........................................................................................................................................................................................ 43
V. RUBAN MISE EN PAGE ..................................................... 44
A. GROUPE THEMES ..................................................................................... 44
B. GROUPE MISE EN PAGE .............................................................................. 44
C. GROUPE MISE A L’ECHELLE.......................................................................... 45
D. GROUPE OPTIONS DE LA FEUILLE DE CALCUL ................................................... 45
E. GROUPE ORGANISER ................................................................................. 45
VI. RUBAN FORMULES ......................................................... 46
A. GROUPE BIBLIOTHEQUES DE FONCTIONS ....................................................... 46
B. GROUPE NOMS DEFINIS ............................................................................ 46
C. GROUPE AUDIT DE FORMULES ...................................................................... 47
D. GROUPE CALCUL ...................................................................................... 47
VII. RUBAN AFFICHAGE ....................................................... 48
A. GROUPE AFFICHAGE CLASSEUR .................................................................... 48
B. GROUPE AFFICHER/MASQUER ...................................................................... 48
C. GROUPE ZOOM ........................................................................................ 49
D. GROUPE FENETRE .................................................................................... 49
VIII. RUBAN DONNEES........................................................ 50
A. GROUPE DONNEES EXTERNES ...................................................................... 50
B. GROUPE CONNEXIONS ............................................................................... 50
C. GROUPE FILTRER ET TRIER ......................................................................... 50
1. FILTRES AUTOMATIQUES ....................................................................................................................................................... 50
2. FILTRES ELABORES .................................................................................................................................................................... 50
D. GROUPE OUTILS DE DONNEES ..................................................................... 51
1. CONVERTIR .................................................................................................................................................................................... 51
2. SUPPRIMER LES DOUBLONS .................................................................................................................................................... 52
3. VALIDATION DE DONNÉES..................................................................................................................................................... 52
E. GROUPE PLAN ......................................................................................... 53
1. GROUPER DES LIGNES ET/OU DES COLONNES................................................................................................................. 53
2. LES SOUS-TOTAUX .................................................................................................................................................................... 53

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IX. RUBAN REVISION ......................................................... 55
A. GROUPE VERIFICATION ............................................................................. 55
B. GROUPE COMMENTAIRE ............................................................................. 55
C. GROUPE MODIFICATIONS ........................................................................... 55
1. PROTECTION DES DOCUMENTS ............................................................................................................................................. 55
2. PARTAGE D’UN CLASSEUR ........................................................................................................................................................ 55
X. APPROFONDISSEMENT DE LA FEUILLE DE CALCUL .................... 56
A. VALEURS RELATIVES VALEURS ABSOLUES ....................................................... 56
B. NOMMER DES CELLULES ............................................................................. 56
1. EN VALEUR ABSOLUE ................................................................................................................................................................. 56
2. EN VALEUR RELATIVE ............................................................................................................................................................... 56
3. COLLER UN NOM .......................................................................................................................................................................... 56
C. CALCUL ENTRE ONGLETS ............................................................................ 57
D. SOMME TRI-DIMENSIONNELLE .................................................................... 57
E. LIENS ENTRE FEUILLES ............................................................................. 57
F. FONCTIONS PREDEFINIES D'EXCEL ............................................................... 58
1. PAR L'ASSISTANT ...................................................................................................................................................................... 58
G. FONCTIONS DIVERSES .............................................................................. 59
H. TROUVER LES FONCTIONS DE CALCUL PAR L'AIDE ............................................. 59
I. FONCTIONS AUJOURDHUI ET MAINTENANT .................................................... 60
J. FONCTIONS ANNEE, MOIS, JOUR ................................................................ 60
K. FONCTION DATE ..................................................................................... 60
L. FONCTION FINANCIERE ............................................................................ 60
1. FONCTION VPM POUR LE CALCUL D'UNE MENSUALITÉ ................................................................................................ 60
M. FONCTIONS CONDITIONNELLES .................................................................. 61
1. LA FONCTION SI ......................................................................................................................................................................... 61
2. LES FONCTIONS ET OU ............................................................................................................................................................ 61
3. LES FONCTIONS SOMME.SI ET NB.SI ................................................................................................................................ 63
4. FONCTIONS BDSOMME ET BDNBVAL .................................................................................................................................. 63
N. FONCTION RECHERCHEV ............................................................................ 64
O. CREER UNE SERIE .................................................................................... 65


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I. L’ ERGONOMIE DU LOGICIEL
A. LA BARRE D’OUTILS D’ACCÈS RAPIDE


• Située en haut de l’écran, elle peut être
personnalisée pour insérer les boutons
préférés
• (pour ouvrir, enregistrer, aperçu…)


B. LE RUBAN
• Le ruban est composé de plusieurs onglets thématiques, organisés autour de
tâches spécifiques. Les icônes sont assimilées à des commandes.


Pour masquer le ruban :
Clic droit sur le ruban – Réduire le ruban
Quand vous cliquerez sur le ruban, vous pourrez activer une option.

Clic droit sur le ruban – décocher Réduire le ruban pour le réafficher




Format XML (Microsoft Office Open):
Fichiers compressés, cela réduit l’espace et le temps de transfert par mail avec deux grands
formats présentés.


Type de fichier XML Extension
Document .docx
Document à macros actives .docm
Modèle .dotx
Modèle à macros actives .dotm
Le lanceur de boite de
dialogue permet
d’ouvrir les menus

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II. MENU FICHIER

Le bouton Office de Word 2007 disparait et Microsoft a réintroduit le menu classique.


A. NOUVEAU DOCUMENT
Pour créer un nouveau document, soit par rapport au modèle Normal, soit par rapport à un
autre modèle.
B. ENREGISTRER UN DOCUMENT
La 1
ère
fois :
ou FICHIER - ENREGISTRER SOUS


Le bouton "Outils" permettra de saisir un mot de passe pour l'accès au
classeur.
De se connecter à un lecteur réseau
Par Options générales, on peut définir un mot de passe pour protéger le
document

Le bouton "Affichage" permet de choisir le mode d'affichage des fichiers.

La case à cocher "Compatibilité avec les versions précédentes" si nécessaire

La 2
ème
fois (pour enregistrer les modifications du document):
BOUTON OFFICE - ENREGISTRER

NEW !
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C. ENREGISTRER UN DOCUMENT AU FORMAT PDF
Le menu FICHIER – Enregistrer et envoyer vous permet de choisir le format voulu. Vous
pourrez ainsi l'enregistrer en format PDF.
D. IMPRIMER
Lors du paramétrage de votre impression, vous obtiendrez simultanément un aperçu.
FICHIER – IMPRIMER
E. OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT
FICHIER – OUVRIR
La boite de dialogue ressemble à celle utilisée pour l'enregistrement.

















NEW !
Permet d’ouvrir et de réparer un fichier
endommagé
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F. CHIFFRER UN DOCUMENT
Permet de crypter le document et de lui associer un mot de passe. Important pour des
transferts par mail ou pour stocker sur un portable ou une clé USB.
Menu FICHIER – INFORMATIONS – PROTEGER LE DOCUMENT

G. FERMER UN FICHIER
FICHIER - FERMER ou clic sur le bouton Fermer

A la question : Voulez vous enregistrer les changements dans le fichier ?
OUI : Enregistre les changements ou demande un nom si création de fichier et
ferme le fichier.
NON : Ferme le fichier sans rien enregistrer
ANNULER : Sort du menu sans rien faire. (Correspond à faire Echap) au clavier.

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H. MODELES DE CLASSEUR
Les modèles permettent de mémoriser des masques de documents répétitifs.

Création d'un modèle:
Bâtir le modèle ou ouvrir un fichier déjà créé.
FICHIER – ENREGISTRER SOUS
Donnez un nom au classeur
Dans la liste déroulante "Type de fichiers" choisir l'option Modèle Excel
Le fichier aura pour extension xltx

Les modèles enregistrés dans le répertoire sélectionné par défaut par Excel seront
accessibles par le menu FICHIER – NOUVEAU - MES MODELES

Utiliser un modèle :
du poste de travail : Double clic sur le modèle => cela ouvre une copie

Modifier un modèle:
du poste de travail : Clic droit – ouvrir
I. OPTIONS EXCEL
Pour paramétrer les options d'Excel

FICHIER - OPTIONS



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III. RUBAN ACCUEIL

A. GROUPE PRESSE PAPIERS
1. DEPLACER DES CELLULES
Sélectionnez le bloc de cellules à déplacer

Cliquer-glisser sur le bord de la sélection et faire glisser la souris sur la 1ère
cellule de destination.

Sélectionnez le bloc
Cliquez sur le bouton Couper (Ctrl X)
Cliquez sur la 1ère cellule de destination
Clic sur ACCUEIL – ou Entrée (Ctrl V)

2. COPIER DES CELLULES
Sélectionner la zone à copier
ACCUEIL - ou Ctrl C
Cliquez sur la 1ère cellule de destination
ACCUEIL ou Valider si une seule copie Ou Ctrl V

Sélectionner la zone à copier
Positionner la souris ou bord de la sélection
et tenir CTRL enfoncé lors du déplacement

Le COLLER standard colle : Le contenu (formule ou contenu), la mise en forme (polices,
encadrement...)

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3. DEVELOPPER LE BOUTON COLLER
Permet de choisir le type d’élément à coller

En positionnant la souris sur le bouton, une information vous aidera à choisir.
4. COPIER - COLLAGE SPECIAL
Sélectionner la zone à copier
ACCUEIL - ou Ctrl C
Cliquez sur la 1ère cellule de destination
CLIC DROIT - COLLAGE SPECIAL
On choisit le type d'information désiré
5. COPIER - COLLER AVEC LIAISON
ACCUEIL - ou Ctrl C
Cliquez sur la 1ère cellule de destination
CLIC DROIT - COLLAGE SPECIAL
Coller avec liaison.

Ne colle qu'un lien dynamique entre les cellules de départ et celles d'arrivée. Ne colle pas le
format.
6. REPRODUIRE UNE MISE EN FORME
Permet de copier la mise en forme d’un tableau ou d’une partie sur d’autres zones.
Il faut que la structure soit la même entre le modèle et la zone de destination.

Sélectionnez exactement les cellules « modèles »
Cliquez sur l’outil de reproduction ACCUEIL -
Cliquez sur la 1ère cellule à mettre en forme.

Un simple clic sur l’outil ne permet de faire qu’une reproduction. Un double clic sur
l’outil permet d’appliquer plusieurs fois la reproduction. Pour arrêter cette option,
faire Echap ou cliquez sur l’outil.

B. GROUPE POLICES – ALIGNEMENT - NOMBRE
1. MISE EN FORME


Sélectionner les cellules, choisir ACCUEIL
Trois grands groupes : Polices – Alignement et Nombre

NOMBRE pour choisir le format des nombres, dates et autres

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POLICE pour choisir le type de caractères. Le lanceur ALIGNEMENT pour choisir l’alignement

BORDURE pour effectuer l'encadrement. REMPLISSAGE pour choisir le fond
PROTECTION pour autoriser ou non la saisie
dans cette cellule. L'option masquée consiste à masquer la formule contenue
dans la cellule. Ces deux options seront actives lors de la protection effective
du document obtenue par le Menu Outils – Protection.
Deux étapes :
1/ On choisit les formats des cellules
2/ On active la protection

Par un double clic sur la cellule et une sélection partielle: Nous pouvons effectuer
des mises en forme différentes dans une même cellule. (Gras, police...)

2. SAISIR SUR DEUX LIGNES DANS UNE MÊME CELLULE
Saisir le texte - Choisir la taille des colonnes
ACCUEIL – RENVOYER A LA LIGNE AUTOMATIQUEMENT
La touche ALT ENTREE en cours de saisie permet de passer sur la
ligne suivante.


3. FUSIONNER ET CENTRER
Sélectionner les cellules
Sélectionner dans le bouton
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C. GROUPE STYLES

Permet d’appliquer des mises en forme à un groupe
de cellules

1. MISE EN FORME CONDITIONNELLE
Permet d’appliquer des mises en forme en fonction d’un ou de
plusieurs critères.

ACCUEIL – MISE EN FORME CONDITIONNELLE

On peut définir les règles de mise en surbrillance


On peut appliquer des formats prédéfinis (ou les
personnaliser)


On peut définir ses propres règles, les effacer ou gérer
les règles déjà mises en place


Le bouton nouvelle règle permet d’obtenir une boite de dialogue
Permettant de définir les règles

Le bouton « nouvelle règle » :


Choisir ici le critère de mise en forme



Ici :
Travailler sur un dégradé de couleur entre
la plus petite valeur et la plus grande.



L’option utiliser une formule permet d’appliquer une mise en forme sur une cellule en fonction
du< contenu d’une autre cellule :


La règle peut aussi faire appel à un test logique
simple ou multiple


Dans cet exemple, nous utilisons un double
critère qui doit être rempli simultanément



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On peut cumuler plusieurs règles successives. Elles s’appliqueront dans l’ordre

1
ère
règle : On teste le contenu de
la cellule (1
ère
règle)

2
ème
règle : Test avec double
condition simultanée

A savoir Cadre et de l’agence de
Toulouse



2. METTRE SOUS FORME DE TABLEAU

Ce menu permet d'appliquer à un tableau une mise en forme générale.

1/ Clic sur le tableau ou sélection
2/ Menu ACCUEIL – METTRE SOUS FORME DE TABLEAU
3/ Choisir dans les modèles proposés et activez le bouton Options pour sélectionner les types
de formats automatiques voulus (on peut ainsi exclure du format automatique, un format
réalisé manuellement).

Permet de choisir dans la galerie, un format ou de définir par
le menu « Nouveau Style de tableau », un format personnalisé














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3. STYLES DE CELLULES

Menu ACCUEIL – STYLES DE CELLULES

Permet d’appliquer un format prédéfini aux cellules sélectionnées
















D. GROUPE CELLULES
1. INSERTION DE LIGNES
Sélectionner la ligne ou le nombre total de lignes voulu à partir
du point d’insertion
ACCUEIL – INSERER - LIGNE (ou CTRL + )
Principe identique pour l’insertion de colonnes
Si la sélection comporte des cellules, il faudra préciser dans quel
sens Excel doit décaler les cellules.
2. SUPPRESSION DE LIGNES
Sélectionner la ligne ou le nombre total de lignes à supprimer.
ACCUEIL - SUPPRIMER (ou CTRL - )
Principe identique pour la suppression de colonnes
Pour les cellules : il faudra préciser dans quel sens Excel doit
décaler les cellules.
3. MASQUER DES LIGNES OU DES COLONNES

Une ligne ou une colonne masquée ne sera pas imprimée.

1/ Sélectionnez les lignes ou les colonnes voulues
2/ ACCUEIL

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4. AFFICHER DES LIGNES OU COLONNES MASQUEES
1/ Sélectionnez une ligne avant et après l'élément masqué
2/ ACCUEIL – – MASQUER ET AFFICHER – …

5. AFFICHER TOUS LES ÉLÉMENTS MASQUÉS
1/ CTRL A pour sélectionner toute la feuille
2/ ACCUEIL – – MASQUER ET AFFICHER – …


On peut masquer une feuille entière par clic droit
sur la feuille – MASQUER


6. TAILLE DE LA CELLULE

Cliquez glisser sur les séparateurs de lignes et/ou de colonnes
Double clic pour avoir l’ajustement
ACCUEIL – BOUTON FORMAT – …


Pour obtenir des tailles identiques, il faut au préalable
sélectionner les lignes ou les colonnes par leurs numéros, et
modifier une ligne ou une colonne sélectionnée.

Changement de la largeur standard :
ACCUEIL – BOUTON FORMAT - LARGEUR PAR DEFAUT
Tapez la valeur voulue.

7. ORGANISER LES FEUILLES

Un classeur est un fichier enregistré sur disque, il aura pour extension .XLSx. Il pourra être
constitué de plusieurs feuilles. Le nom de ces feuilles sera inscrit uniquement dans le classeur.









1
ère
feuille
Feuille précédente
Feuille suivante
Dernière feuille
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L’onglet du nom des feuilles apparaît dans la barre de défilement horizontale. Pour activer une
feuille on peut cliquer sur son onglet ou sur un bouton de défilement des noms des feuilles
(Dans l’ordre : 1ère feuille, feuille précédente, feuille suivante, dernière feuille).

La gestion des feuilles peut s’effectuer par la souris ou par le
menu contextuel obtenu par le clic de droite sur un onglet.

Menu contextuel obtenu par un clic droit sur l'onglet concerné.





Pour renommer une feuille :
Double clic sur l’onglet (30 caractères maxi).
Menu ACCUEIL – FORMAT – RENOMMER

Pour déplacer une feuille dans le classeur :
Cliquer-glissé sur l’onglet dans la barre
ACCUEIL – FORMAT – DEPLACER OU COPIER UNE FEUILLE

Pour copier une feuille dans le classeur :
CTRL Cliquer-glissé sur l’onglet dans la barre
ACCUEIL – FORMAT - DEPLACER OU COPIER UNE FEUILLE et
Activer l'option Créer une Copie

Pour copier une feuille vers un autre classeur (ouvert) :
ACCUEIL – FORMAT - DEPLACER OU COPIER UNE FEUILLE
Sélectionnez le classeur de destination
Choisir la position de la feuille (entre 2 feuilles ou en
dernier) et Activer l'option Créer une copie

Pour insérer une feuille vierge :
ACCUEIL - INSERER - FEUILLE DE CALCUL

Pour supprimer une feuille dans un classeur :
Clic droit - Supprimer
ACCUEIL – SUPPRIMER - SUPPRIMER UNE FEUILLE

Pour changer la couleur de l’onglet dans un classeur :
Clic droit – couleur d’onglet

Gestion d'un groupe de feuilles :
La sélection des feuilles (par clic sur le nom des onglets) en continu ou en discontinu
permet de modifier ou d'imprimer ces feuilles de manière simultanée. Le mot Groupe
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de travail apparaît dans la barre de titre en haut de l'écran. Les onglets sélectionnés
sont blancs. On peut changer d'onglet dans le même groupe. L'enregistrement
maintient le groupe.

Dissocier le groupe de travail :
Clic sur un autre onglet non inclus dans le groupe
Ou Clic droit et menu Dissocier les feuilles

E. GROUPE EDITION
1. SAISIR DES FORMULES
Saisie d'une formule standard :
Se positionner dans la cellule "Résultat"
Tapez =
Cliquer dans la 1ère cellule
Tapez l'opérateur
Cliquer dans la 2ème cellule
Tapez l'opérateur ou validez si la fonction est terminée.

Les opérateurs : / (diviser), * (multiplier), - (soustraire), +
(additionner).



Saisir une somme :
Se positionner dans la cellule résultat
Clic sur le bouton Somme
Si nécessaire sélectionner la plage de cellules
Valider au clavier ou par souris

OU
Sélectionnez la plage de cellules à additionner en
incluant la ligne et/ou colonne « Total » et cliquez
sur le bouton Somme.


Si vous laissez deux lignes blanches le total sera mis dans la 2ème ligne. Cela
correspond à poser une somme et à recopier cette somme à droite (en ligne) ou vers
le bas (en colonne).



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2. RECOPIER DES FORMULES
Sélectionner la cellule à recopier

Clic sur le carré (Bas, droit) de recopie
Tenir le clic enfoncé et faire glisser la souris.
OU
Sélectionner la 1ère cellule, plus les cellules vierges
choisir BOUTON REMPLISSAGE – RECOPIER VERS LE BAS…
3. OPTIONS DE RECOPIE
Permet de recopier les formules sans écraser les mises en forme déjà effectuées.


Recopier les cellules et ouvrir le bouton « Options de
recopie » qui s’active en fin de recopie.

Choisir ensuite l’option voulue
Rq : Recopier les valeurs sans la mise en forme ,
recopiera soit les valeurs, soit la formule.


4. LE BOUTON EFFACER
Permet de choisir les élements à effacer

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5. TRIER
On peut positionner le curseur sur une cellule de la colonne
servant de clé de tri ou
Sélectionner le tableau et déplacer la cellule active par la
touche TAB qui sera l’élément de clé de tri
Sélectionner le tableau
ACCUEIL – TRIER ET FILTRER
Choisir Tri personnalisé :
Préciser le champ servant de 1ère clé et l’ordre de tri.
Puis Ajouter un niveau : pour choisir un 2
ème
niveau, voir un 3
ème

Activez l’option Mes données ont des en-têtes si la 1
ère
ligne du tableau sélectionné
correspond aux titres des colonnes.



Attention : Dans la sélection, il ne peut pas y avoir des cellules fusionnées.

Le bouton Options permet de choisir l’ordre de tri (horizontal ou vertical)
Si nous n’avons qu’un niveau de tri (1ère clé uniquement)
Se positionner dans la colonne servant de clé de tri et cliquez sur les boutons
pour trier dans l’ordre croissant ou décroissant.

Utilisez la touche tabulation qui déplace la cellule active (cellule blanche) dans le
tableau sur la colonne servant de clé de tri.

On peut définir plusieurs critères

On peut trier en fonction du contenu de la cellule


mais aussi en fonction de la
couleur de la cellule, de la
police
ou des icônes de cellule

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6. FILTRER DES LIGNES
Une seule liste par feuille de classeur peut avoir
un filtre.
Se positionnez sur une cellule de la liste
DONNEES - FILTRER

Les champs sont présentés sous forme de liste
déroulante, ils permettront de choisir les
critères de visualisation.

On peut cocher ou décocher les élements voulus


Filtres de type numérique Filtres textuels



On peut filter par couleur Ou faire un filtre personnalisé




7. RECHERCHE ET SÉLECTIONNER
Permet de rechercher dans le tableau
Permet aussi de sélectionner les cellules en fonction
de leur nature
Le bouton Sélectionner des objets pour la sélection des formes et images


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IV. RUBAN INSERTION

A. TABLEAUX CROISES

Un tableau croisé permet de générer des statistiques sur une liste. Des champs seront
positionnés en ligne, en colonne avec un champ de sélection général. Le champ valeur sera le
résultat d’une fonction (somme, moyenne, nombre...) pour chaque intersection de ligne et
colonne.
1. DÉFINIR LES CRITÈRES ANALYSÉS
Exemple : Calculer la somme des charges réparties par code service et par nature
En ligne : Les régions et familles
En colonne : Les années et trimestres
En données : Le CA total
En page : Critère de sélection
2. MISE EN ŒUVRE

Sélectionner le tableau à analyser
INSERTION - TABLEAU CROISE DYNAMIQUE
Sélectionner le tableau voulu
Choisir son emplacement


Si vous souhaitez le positionner sur un onglet, pointer
simplement la 1ère cellule de destination en sautant
quelques lignes.


Les champs sont positionnés par un cliquer-glisser de la souris, et peuvent être enlevés par un
cliquer-glisser en dehors de la zone de positionnement des champs. Un double-clique sur le
champ permettra d’en modifier les options de présentation ou de calcul.

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3. GESTION GÉNÉRALE

La liste des champs peut être masquée ou
affichée

Ruban Outils de tableaux croisés dynamiques -
Options

Et le bouton Liste des champs






On peut définir le type de formule utile












Ou Clic droit sur un champ ou une valeur dans le
tableau croisé

4. MISE À JOUR DU TABLEAU CROISÉ

Cliquez sur OUTILS DE TABLEAU CROISE DYNAMIQUE
Permet d’utiliser les options complémentaires du tableau croisé






Mise à jour du tableau croisé (si modification de valeurs dans la liste):

Se positionner dans le tableau croisé



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5. DÉFINIR LE STYLE DU TABLEAU



Ruban Outils de tableaux croisés dynamiques – Ruban CREATION

Permet de choisir le niveau de totaux et sous-totaux nécessaires. On pourra appliquer un style
automatique au tableau et activer ou non les options de style (ligne à bandes…)

6. GROUPER DES ÉLÉMENTS
Permet de regrouper des données (date, tranche d’âge…)

Elaborer le tableau croisé
Clic droit – GROUPER ET AFFICHER LE DETAIL -
GROUPER - sur une des valeurs qui sera groupée


Choisir la 1
ère
valeur
Définir le pas

Excel propose des regroupements différents suivant la
nature de la valeur

La valeur de début est importante pour qualifier le
démarrage du pas.






Dans le ruban OPTIONS on peut agir sur le regroupement




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7. DÉFINIR LES OPTIONS GÉNÉRALES

Ruban Outils de tableaux croisés dynamiques - Options

Et le bouton Options





8. QUELQUES BOUTONS À CONNAITRE

Pour effacer le tableau
Déplacer le tableau




Pour afficher ou masquer :
La liste des champs
Les boutons associer aux groupes
Les étiquettes de lignes et de colonnes



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B. GROUPE ILLUSTRATIONS
1. IMAGES ET CLIPART
Images : Pour insérer une image enregistrée sur le poste

Images clipart : Pour insérer une image de la bibliothèque du poste
ou en ligne sur Office online

Lors de la sélection de l’image, vous pouvez cliquer sur le ruban spécialisé Outils Image pour
accéder aux options particulières des images






Pour sélectionner plusieurs objets avec la souris (en mode lasso), Ruban Accueil –
Groupe Modification – Bouton sélectionner


a) Le ruban Outils image – format - groupe Ajuster
Luminosité, Contraste et Recolorier pour modifier les
effets de couleur

Le bouton compresser les images

1/ Cliquer sur Appliquer les images sélectionnées si vous souhaitez modifier uniquement les
images pointées. Word appliquera sinon ce paramètre à toutes les images présentes dans le
document.


2/ Le bouton Option permet de définir le niveau de compression. On peut aussi activer la
suppression des zones de rognage des images.

Le bouton Modifier l’image pour remplacer cette image par une autre.

Le bouton Rétablir pour repartir sur le paramétrage par défaut de l’image.
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b) Le ruban Outils image – format - groupe Styles d’images



Permet de définir la mise en forme automatique à appliquer.

Mais par les boutons Forme – Bord – Effets vous pouvez intégrer cette image dans une forme
de votre choix. La bordure, la taille du trait pourront être personnalisé, ainsi que les effets.

Le clic droit – Format de l’image permet de définir les
propriétés par menu











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c) Le ruban Outils image – format - groupe Organiser


Les boutons Mettre au premier plan ou Mettre à l’arrière plan interviennent si plusieurs
images sont superposées, Cela donne la possibilité d’avancer ou de reculer les images les unes
par rapport aux autres.

1
er
exemple : Le carré est
devant le cercle qui est devant
l’image
Clic droit sur le carré – reculer
le situe derrière le cercle et
devant l’image
Clic droit sur le carré –
Arrière plan positionne celui-ci
derrière tous les objets




Remarque : Il faut de préférence que tous les objets subissent les mêmes règles d’habillage
du texte.

Le bouton Aligner permet si plusieurs objets sont sélectionnés de les aligner les uns par
rapport aux autres.

Il faut les sélectionner avec la touche CTRL


Et choisir ensuite le type
d’alignement
Exemple : Alignement en haut







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d) Le groupe Taille
Permet de Rogner c'est-à-dire de découper par le bord une image pour enlever les parties
inutiles.

Une fois ce bouton activé, vous utilisez les poignées de redimensionnement de l’image qui sont
caractérisées par des traits noirs et vous pouvez définir l’élément à garder. Clic en dehors de
l’image ou sur le bouton permet de quitter ce mode de
découpage.



Vous pouvez ensuite définir la taille de l’image par les poignées, par le ruban ou par le lanceur
de boite de dialogue (si vous désirez désactiver le mode proportionnel).

Le lanceur de boite de dialogue de la commande taille :

Cette boite permet de modifier la taille en valeur
ou en pourcentage.

On peut activer ou désactiver le mode
proportionnel.

On peut même rogner dans cette boite (en cm)

On peut rétablir aussi l’image d’origine


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2. FORMES AUTOMATIQUES
Insérer la forme et vous pouvez ensuite la personnaliser par le ruban spécialisé Outils de
dessin





La touche Shift permet de tracer des formes régulières : Cercle et non ovale, carré
et non rectangle…
La touche CTRL permet de tracer à partir du centre de la forme
On peut déplacer les formes par les flèches de déplacement du clavier


Pour écrire à l'intérieur d'une forme :

Clic droit sur la forme – Ajoutez du texte


Pour paramétrer la forme :

Clic droit – Format de l'objet ou menu FORMAT – FORMAT DE L'OBJET
L'habillage permet de choisir l'habillage du texte par rapport à l'image positionnée
La distance du texte permet de créer un espace entre le texte qui entoure l'image et
celle-ci.

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3. SMARTART
Permet de choisir des formes automatiques imbriquées qui pourront ensuite être
personnalisées.

Vous pouvez utiliser le ruban spécialisée Outils SmartArt

a) Ruban Outils SmartArt – Création



Permet de saisir le contenu des zones du
SmartArt.
La touche Entrée pour insérer une nouvelle
forme
La touche  pour effacer

Le groupe
Créer un
graphique permet :
 d’ajouter une puce dans l’objet du
SmartArt
 d’inverser le sens du SmartArt
 de définir les niveaux des objets

Le groupe disposition permet de modifier la disposition choisie
initialement.

Choisir le type
voulu
Et les options
associées au type
sélectionné
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Le groupe Styles permet de choisir des couleurs et
des styles prédéfinis









b) Ruban Outils SmartArt - Format

Le groupe Forme pour modifier un élément du SmartArt
On peut modifier sa taille mais aussi sa forme



Le groupe Styles de forme pour travailler les couleurs et bordures.

Le groupe Styles WordArt
pour le style du texte contenu
dans les formes.






Le groupe Organiser pour gérer la superposition
des formes quand cela est possible.



Le groupe Taille pour définir la taille du SmartArt



Les lanceurs de boite de dialogue ou clic droit pour accéder au menu.

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4. GRAPHIQUE

a) Création d'un graphique

Sélectionner les données ainsi que les légendes nécessaires au graphique.
INSERTION – CHOISIR LE TYPE DE GRAPHIQUE VOULU


La touche CTRL permet de sélectionner des cellules non contigües
Le nombre de cellules sélectionnées doit être toujours le même entre chaque plage


b) Graphiques sparkline

Graphiques qui seront positionnées dans ces cellules et qui pourront être recopiés comme des
calculs



Ils pourront être personnalisés par le menu OUTILS SPARKLINE – CREATION



NEW !
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c) Personnaliser les autres graphiques

Après avoir créé votre graphique, vous allez pouvoir le personnaliser


Le ruban Outils de graphique CREATION va permettre la personnalisation du style
général

Pour modifier le type de graphique

Pour déplacer le graphique












Clic droit pour personnaliser les
éléments du graphique








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d) Le ruban Outils de graphique – Création




Permet de modifier le type de graphique


Permet d’enregistrer sur le poste un modèle de
graphique. Il faut la laisser sur le dossier prévu par
défaut pour pouvoir l’utiliser ultérieurement.
Pour utiliser ce modèle, il faudra cliquer sur le bouton « Modifier
le type de graphique » et activer le dossier Modèle


Permet d’intervertir l’ordre de lecture du tableau et ainsi de permuter les
éléments positionnés par défaut sur l’axe des abscisses avec les éléments mis sur
l’axe des ordonnées.


Permet de resélectionner les données sur le tableau ou de modifier ces valeurs
dans la boite de dialogue.

On peut ainsi Modifier une série
(Titre + valeurs)





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Permet de choisir dans un panel, le style
de présentation du graphique.
Insertion d’un titre, d’une légende de %,
de valeurs, de la table de données…

On pourra ensuite modifier ou
personnaliser des objets.





Offre un panel de couleurs et de contours
variés.
Une fois appliqué, on pourra la aussi
personnaliser les éléments et les couleurs.



e) Le ruban Outils de graphique - Disposition


Le groupe Sélection active


Permet de gérer les titres et autres éléments du graphique




Ce menu facilite la sélection des objets du graphique.

On peut aussi cliquer directement dessus.

Le bouton « Mise en forme de la sélection » permet
d’ouvrir la boite de dialogue permettant de paramétrer les
éléments de l’objet sélectionné. On peut aussi faire Clic –
Format de la zone « sélectionnée ».

Le bouton « Rétablir le style d’origine » permet de revenir aux valeurs initiales pour l’objet
sélectionné.


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Le groupe Etiquettes


Permet d’insérer les titres nécessaires de
de choisir leur position




Bouton Etiquettes de données : Si aucune série n’est sélectionnée, elles seront mises sur tous
les points.

Sélectionner la série ou le point voulu pour restreindre l’insertion.

La table de données retrace dans un tableau les données utilisées pour le graphique.

Le groupe Axes

Permet d’afficher ou pas les axes et de choisir le type de quadrillage





Le groupe Arrière-plan


Permet de paramétrer des options du graphique




Permet de rendre transparente ou opaque la zone de
traçage.

Remarque : Il faut désactiver cette zone si l’on veut
avoir le même fond que celui attribué à l’objet
graphique.


Même objectif que le bouton précédent
pour des graphiques 3D


Les graphiques 3D peuvent subir des rotations autour
d’un axe vertical et/ou horizontal.

A expérimenter avec des secteurs pour positionner le
premier point du secteur à l’endroit voulu.
On peut obtenir ce menu par le menu contextuel Clic droit
– Rotation 3D.


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Le groupe Analyse







Le bouton Courbe de tendance permet pour un graphique en
mode point d’insérer automatiquement une courbe de
tendance. Il faudra choisir le type de courbe voulue.







Pour les graphiques en aires ou courbes : Permet d’intégrer
des lignes de projection









Pour les graphiques en courbes : Permet d’intégrer des
barres de projection entre les courbes.







Positionne des barres d’erreur, en valeur, en pourcentage ou
avec un écart type.



Support de cours Excel V2010 Copyright Outils-bureautique.com Page 39
f) Le ruban Outils de graphique – Mise en forme

Permet d personnaliser les couleurs et formats des objets du graphique.

Le groupe Sélection active a déjà été présenté dans les pages précédentes dans le chapître
Le ruban Outils de graphique – Disposition


Le groupe Styles de formes






Sélectionner l’objet voulu (titre, légende, série, point, fond…)


Appliquer les formats de votre choix


Vous pourrez choisir

- la couleur de remplissage
- mettre une image à la place de la couleur
- préférer un dégradé
- ou une texture.





Support de cours Excel V2010 Copyright Outils-bureautique.com Page 40


Pour le contour de l’objet sélectionné, on peut choisir

- La couleur du contour
- L’épaisseur du trait
- Le style du trait (plein, tiret…)
- Et le style de flèche quand cela concerne un objet trait.





On peut appliquer un effet 3D à l’objet sélectionné

Soit vous pouvez utiliser un effet prédéfini


Ou choisir individuellement :
- L’ombre
- La lumière
- Le type de bordures
- L’effet biseau (type de bordure)
- Appliquer une rotation 3D




Vous pouvez personnaliser le texte
- Par un format prédéfini
- Par la couleur de remplissage
- Par la couleur du texte
- Par les effets appliqués sur le texte

Le groupe Organiser






Permet de définir l’objet graphique par rapport au texte du document

Cf le menu faisant référence au ruban Outils image – format - groupe Organiser traité dans
les pages précédentes.

C. GROUPE LIENS
Liens hypertexte :

Pour établir un lien vers une autre partie du document, vers une page WEB
vers une adresse de messagerie

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D. GROUPE TEXTE
1. LES DIFFÉRENTS OBJETS
Zone de texte
Entête et pied de page
WorArt
Ligne de signature
Objet
Equation
(menu positionné avant dans INSERTION - OBJET…)
Symbole (caractères spéciaux)
2. ENTÊTE ET PIED DE PAGE
Positionne directement le curseur sur l’entête.

Le mode d’affichage du classeur change, on bascule automatiquement
en mode Mise en page.

Boutons situés en bas de l’écran et permettant de modifier le mode d’affichage et le zoom
écran.


Si votre curseur est sur une cellule, vous pouvez aussi choisir le ruban AFFICHAGE -
NORMAL


Un ruban Outils des en-têtes et pieds de page permet de personnaliser et insérer des
éléments



Pour choisir dans la galerie des en-têtes et des pieds de page une
insertion


Se postionner à
l’endroit voulu

Insérer l’élément


Le groupe navigation pour basculer directement de l’en-tête au pied
de page



NEW !
Support de cours Excel V2010 Copyright Outils-bureautique.com Page 42
1
ère
page différente
Pages paires et impaires
différents
Mettre à l’échelle : lors de
l’activation de l’ajustement sur
une seule page
Aligner sur les marges

Le bouton en bas de l’écran permet de revenir en mode normal



Si votre curseur est sur une cellule, vous pouvez aussi choisir le ruban AFFICHAGE –
NORMAL
3. INSÉRER UNE ÉQUATION

Permet de choisir dans une liste prédéfinie

Ou

D’insérer une nouvelle équation



Une zone de saisie s’active et vous pouvez composer
votre équation.

Un nouveau ruban Outils d’équation s’active

Vous pourrez ainsi intégrer des éléments

 Groupe symboles permet d’insérer individuellement des symboles

 Le groupe Structure permet de faire appel à des combinaisons

Support de cours Excel V2010 Copyright Outils-bureautique.com Page 43


Vous pouvez choisir dans un des deux modes d’affichage des formules



4. SYMBOLE

Certaines polices permettent d’obtenir des symboles à la place de texte.




Le bouton Touche de raccourci permet de pouvoir insérer des symboles par un raccourci
clavier préalablement défini (Exemple CTRL SHIFT K)
Le bouton de correction automatique permet d’associer le symbole à une série de
touche clavier. La correction sera immédiate. Attention à utiliser un mot non utilisé
dans le dictionnaire !
Quelques exemples de polices contenant des symboles :

Marlett, MT Extra, MS référence spécialty,
Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3.
Symbol : Pour les symboles mathématiques


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V. RUBAN MISE EN PAGE

A. GROUPE THEMES

Permet d’appliquer un thème à une forme

Permet d’appliquer un des couleurs à une forme

Permet d’appliquer des effets à une forme

B. GROUPE MISE EN PAGE

Permet de définir pas à pas la mise en page du document








Bouton Zone d’impression :

Permet de figer la zone d'impression à une zone déterminée.
MISE EN PAGE – ZONE D'IMPRESSION - DEFINIR
Pour revenir à la zone d'impression standard : MISE EN PAGE – ZONE D'IMPRESSION -
ANNULER


Bouton Insérer un saut de page :

Sélectionner la ligne ou la colonne à décaler en « page suivante »
Activer le menu MISE EN PAGE - SAUT DE PAGE
Pour supprimer un saut de page : Démarche inverse.

Pour supprimer tous les sauts de page
MISE EN PAGE – RETABLIR TOUS LES SAUTS DE PAGE


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Bouton Imprimer les titres :

Pour permettre l'impression automatique des titres d'une page sur
l'autre.

MISE EN PAGE – IMPRIMER LES TITRES
Cliquer sur l’option Ligne à répéter en haut et cliquez sur les voulues
Cliquer sur l’option Colonne à répéter à droite et cliquez sur les colonnes désirées.



Si plusieurs lignes ou colonnes
sont utiles (en continu), il faut
cliquer-glisser sur les lignes ou
colonnes


Pour supprimer une impression des titres :
Réactiver le menu et effacer les options.


C. GROUPE MISE A L’ECHELLE


Permet d’ajuster le document à une ou plusieurs pages




D. GROUPE OPTIONS DE LA FEUILLE DE CALCUL

Pour définir des options d’affichage
Et d’impression


E. GROUPE ORGANISER

Permet d’organiser les objets insérés
sur la feuille

IMAGE
FORME…



Support de cours Excel V2010 Copyright Outils-bureautique.com Page 46
VI. RUBAN FORMULES

Permet d’insérer et de gérer les formules de calcul

A. GROUPE BIBLIOTHEQUES DE FONCTIONS

Permet de faire appel à
l’assistant fonction

Classement par thème

Cf chapitre sur l’approfondissement des formules de calcul

B. GROUPE NOMS DEFINIS
Un nom permet d’identifier une cellule ou une plage par un
nom et ainsi d’utiliser ce nom en lieu et place de la
référence
Un nom est lu par Excel comme référence absolue ($)

Gestionnaire des noms :
Permet de gérer les noms associés à des cellules ou à des plages


On peut ici ajouter, Modifier ou
supprimer un nom


Définir un nom : Pour rajouter un nom

Utiliser dans la formule : Permet de coller un nom dans
une formule (ou touche F3)





Créer à partir de la sélection :



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Permet de sélectionner des colonnes et de définir un nom pour chacune des colonnes en
utilisant par exemple le contenu de la ligne du haut pour le nom de la colonne


Permet de définir des vecteurs et de pouvoir utiliser ces noms pour
identifier de grandes plages de cellules


C. GROUPE AUDIT DE FORMULES

Permet d’analyser le lien existant entre
les cellules à travers les fonctions






Le bouton Afficher les formules bien pratique pour voir ou imprimer
directement sur le tableau les formules utilisées


D. GROUPE CALCUL

Permet de désactiver la mise à jour automatique des calculs
Lors de l’utilisation de tableaux très volumineux
et nécessitant du temps pour la réactualisation lors de la saisie de
nouvelles données


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VII. RUBAN AFFICHAGE

A. GROUPE AFFICHAGE CLASSEUR

Permet de choisir le mode d’affichage



On peut utiliser les boutons situés en bas de l’écran


APERCU DES SAUTS DE PAGE MISE EN PAGE
Pour mieux gérer les sauts de page pour visualiser les marges et sauts d e
page

Les traits bleus qui encadrent le tableau permettent de définir la zone d’impression.
Les pointillés bleus permettent de déplacer les sauts de page.
Clic droit pour rajouter ou supprimer un saut de page
Clic droit – rétablir les sauts de page, enlèvent les sauts forcés et repositionne ceux
d’Excel.

AFFICHAGE – PLEIN ECRAN
Pour une lecture du tableau, Echap pour revenir en mode normal.

B. GROUPE AFFICHER/MASQUER

Pour afficher ou masquer des éléments

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C. GROUPE ZOOM
Pour choisir le type de zoom


On peut utiliser les boutons situés en bas de l’écran


D. GROUPE FENETRE







Nouvelle fenêtre : Génère une nouvelle fenêtre pour la feuille active
Réorganiser tout : Pour mettre les fenêtres ou les classeurs actifs en mosaïque
(vertical ou horizontal)
Figer les volets : Pour figer les titres du tableau à l'écran dans un volet vertical
et/ou horizontal :

Positionner sa souris sur la 1ère cellule de données variables
AFFICHAGE - FIGER LES VOLETS
(cellule grisée dans l'exemple)

Fractionner : Fractionne la feuille en deux fenêtres et permettre la navigation dans
l’une ou l’autre fenêtre
Masquer ou afficher : Pour masquer complètement la feuille ou la réafficher
Afficher côte à côte : Lors de l’activation d’une nouvelle fenêtre, on peut les afficher
côte à côte
Synchroniser : Permet de comparer deux tableaux en synchronisant les déplacements
Enregistrer l’espace de travail : Pour garder en mémoire les fractionnements utilisés
Changement de fenêtre : Pour basculer d’une fenêtre à l’autre
Macros : Pour afficher ou enregistrer une macro (outil d’automatisation de tâches)

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VIII. RUBAN DONNEES

A. GROUPE DONNEES EXTERNES

Permet d’importer des données provenant
D’applications de nature différente



B. GROUPE CONNEXIONS

Permet d’actualiser les connexions
Permet de gérer ces connexions




C. GROUPE FILTRER ET TRIER

Permet de mettre en place une requête sur un tableau.

1. FILTRES AUTOMATIQUES
Ce chapitre a déjà été expliqué par le ruban ACCUEIL – GROUPE EDITION – FILTRER

2. FILTRES ELABORES

Ce type de filtre permet de filtrer une liste et de poser le résultat du filtre
éventuellement sur un autre emplacement.



Le tableau



Exemple de tableau
à filtrer






Date Mois Code service Charges Montant Créditeurs divers
01/01/2004 1 1001 Achats 5 000 € Haussmann Immobilier
10/01/2004 1 1001 Salaires 5 000 € Monique Combes
08/01/2004 1 1001 Salaires 5 000 € Monique Combes
17/02/2004 2 1001 Frais généraux 5 000 € Haussmann Immobilier
14/02/2004 2 1001 Frais généraux 25 000 € Parel Audit
05/02/2004 2 1001 Salaires 10 000 € Monique Combes
13/02/2004 2 1001 Salaires 10 000 € Claude Perrin
29/02/2004 2 1001 Achats 100 000 € Genachat
05/03/2004 3 1001 Frais généraux 5 000 € Haussmann Immobilier
05/01/2004 1 1002 Frais généraux 2 830 € EDF
Suivi des frais généraux
1er trimestre 2008
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La zone de critères
Créer la zone de critères sur la feuille de
calcul. Elle comprend en 1ère ligne les
noms des champs utiles pour poser les
critères.
En ligne dans chaque cellule, on exprime les critères.

Les critères posés sur la même ligne applique la condition ET entre les critères
Les critères posés sur une ligne au-dessous applique la condition OU.
La zone d’extraction
Zone comprenant
uniquement les titres des colonnes voulues

Se positionner sur la liste
DONNEES - FILTRER - AVANCE

Plages : correspond à la zone recouvrant la liste
Zone de critères : Sélectionnez la zone sur la
feuille
Copier dans : Sélectionner les titres des
colonnes de la zone d’extraction

Extraction sans doublon : Si deux lignes sont
strictement identiques, une seule sera extraite.


D. GROUPE OUTILS DE DONNEES






1. CONVERTIR


Permet lors de l’intégration de données de convertir les
informations




ZONE DE CRITERES 1
Code service Montant
1001 >5000
1002 >5000
2000 >5000
Date Code service Charges Montant Créditeurs divers
14/02/2004 1001 Frais généraux 25 000 € Parel Audit
05/02/2004 1001 Salaires 10 000 € Monique Combes
13/02/2004 1001 Salaires 10 000 € Claude Perrin
29/02/2004 1001 Achats 100 000 € Genachat
04/01/2004 1002 Salaires 6 350 € Jean Greissler
17/01/2004 1002 Salaires 6 350 € Jean Greissler
05/02/2004 1002 Salaires 12 700 € Jean Greissler
09/03/2004 1002 Salaires 12 700 € Jean Greissler
13/01/2004 2000 Achats 80 000 € Genachat
09/01/2004 2000 Salaires 5 800 € Sophie Prémont
10/01/2004 2000 Salaires 5 800 € Sophie Prémont
01/02/2004 2000 Salaires 11 600 € Sophie Prémont
ZONE DE CRITERES 1
Code service Montant
1001 >5000
1002 >5000
2000 >5000
Date Code service Charges Montant Créditeurs divers
14/02/2004 1001 Frais généraux 25 000 € Parel Audit
05/02/2004 1001 Salaires 10 000 € Monique Combes
13/02/2004 1001 Salaires 10 000 € Claude Perrin
29/02/2004 1001 Achats 100 000 € Genachat
04/01/2004 1002 Salaires 6 350 € Jean Greissler
17/01/2004 1002 Salaires 6 350 € Jean Greissler
05/02/2004 1002 Salaires 12 700 € Jean Greissler
09/03/2004 1002 Salaires 12 700 € Jean Greissler
13/01/2004 2000 Achats 80 000 € Genachat
09/01/2004 2000 Salaires 5 800 € Sophie Prémont
10/01/2004 2000 Salaires 5 800 € Sophie Prémont
01/02/2004 2000 Salaires 11 600 € Sophie Prémont
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2. SUPPRIMER LES DOUBLONS
Permet de spécifier les colonnes analysées pour la recherche de doublon
Et de lancer la recherche et la suppression

Remarque : Est considéré en doublon seulement les lignes strictement identiques sur toutes
les colonnes du tableau
3. VALIDATION DE DONNÉES


Permet de définir le type d’éléments autorisés dans
la saisie









On peut ainsi créer des listes déroulantes pour définir les valeurs autorisées

Création d’’une liste simple :

Dans autoriser : Choisir Liste
Dans Source : Taper les éléments séparés par un
point virgule
Message de saisie : Pour créer une info-bulle
associée à la cellule
Alerte d’erreur : Le bouton Arrêt interdira la
validation de la saisie si elle ne correspond pas à un
élément présent dans la liste

Création d’une liste intégrant des données externes au
tableau :

1
ère
étape : Nommer la colonne qui sera intégrée dans la liste


Pour nommer :

Sélectionner les éléments
Dans la zone nom où s’affiche habituellement la
référence de la cellule, tapez un nom sans espace et
valider






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2
ème
étape : Dans le bouton Validation des données :



Autoriser : Liste


Source : Tapez =et le nom donné à la plage
Ou plus pratique la touche F3 qui vous permettra
de coller le nom directement


Le résultat :






E. GROUPE PLAN


1. GROUPER DES LIGNES ET/OU DES COLONNES
Permet de créer des plans
Sélectionner les lignes ou les colonnes à grouper
Bouton Grouper

Dissocier pour annuler un plan créé

2. LES SOUS-TOTAUX
Dans une liste triée, il est possible de demander des sous-totaux (en choisissant la fonction) à
chaque changement de valeur sur un des champs. Cette commande génère un plan qui
permettra de masquer ou d’afficher les lignes de détail.

Sélectionner le tableau avec les titres des colonnes
Ruban DONNEES - SOUS TOTAL

Exemple : somme des montants par mois












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A chaque changement de : Critère de regroupement

Utiliser la fonction :
Choisir le type de calcul

Ajouter un total à : Cocher les colonnes à calculer





Si l’on désire plusieurs calculs successifs, il faut recommencer la même procédure
en prenant soin de désactiver l’option Remplacer les sous-totaux existants.

Pour supprimer un sous-total:
Il faut activer le menu DONNEES - SOUS TOTAL
Bouton SUPPRIMER TOUT


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IX. RUBAN REVISION

A. GROUPE VERIFICATION
Pour lancer une vérification d’orthographe,
Pour activer le volet office de recherche
Pour rechercher un synonyme
Pour demander la traduction d’un mot

B. GROUPE COMMENTAIRE

Pour associer un commentaire à une
cellule
Et gérer ces commentaires

C. GROUPE MODIFICATIONS

Pour la gestion des protections

1. PROTECTION DES DOCUMENTS
Par défaut Excel active les cellules en mode protégé. Si nous activons la
protection effective du document, toutes les cellules seraient verrouillées.
Pour organiser la protection d’un document, nous allons donc, déprotéger les
cellules modifiables et laisser les autres avec leur mode de protection actuel.

Sélectionner les cellules à déprotéger
Choix du format de protection :
ACCUEIL - FORMAT –FORMAT DE CELLULE - PROTECTION
Désactiver Verrouillage



Lancer la protection effective :
REVISION – PROTECTION LA FEUILLE
Protection feuille ou protection classeur.

2. PARTAGE D’UN CLASSEUR


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X. APPROFONDISSEMENT DE LA FEUILLE DE
CALCUL
A. VALEURS RELATIVES VALEURS ABSOLUES
Lors de la recopie d'une formule Excel incrémente les numéros de lignes et de colonnes.
Exemple de recopie d'une formule.
Référence non figée Référence figée
Recopie
vers le bas
Recopie
vers la droite
Recopie
vers le bas
Recopie
vers la droite
=A1 =B1 =$A$1 =$A$1
=A2 =B2 =$A$1 =$A$1

Dans certains cas, une référence de cellule est fixe et par conséquent, la recopie ne doit pas
en modifier la référence. Il est possible d'effectuer des recopies de formules en figeant un
numéro de ligne et/ou de colonne par la méthode suivante :

RELATIF ABSOLU N° COLONNE FIGE N° DE LIGNE FIGE
A1 $A$1 $A1 A$1
En création de formule:
Clic sur la cellule à figer et activer la touche de fonction F4
En modification de formules:
Rajouter un $ devant le numéro de la ligne et/ou de la colonne
ou Clic sur la référence à basculer dans la barre de formule et F4
B. NOMMER DES CELLULES
1. EN VALEUR ABSOLUE
Sélectionner la cellule ou la plage
FORMULES – DEFINIR UN NOM
Tapez le nom sans blanc (tiret de soulignement _ autorisé)
Sélectionner la cellule ou la plage
Cliquer dans la barre d’outil, à l’intérieur de la liste de noms
Tapez le nom sans blanc (tiret de soulignement autorisé) et Valider
2. EN VALEUR RELATIVE
Sélectionner la ligne ou la colonne avec les titres servant de nom
FORMULES – CREER A PARTIR DE LA SELECTION
Spécifier la position des titres servant de nom.
Ces cellules nommées peuvent être utilisées dans les formules à la place de leurs références.
On peut les atteindre en ouvrant la liste des zones nommées et en cliquant sur celle voulue.

3. COLLER UN NOM
Permet de coller un nom dans une formule si l’on ne veut pas taper le nom. Le nom est
accessible dans la liste déroulante des cellules nommées.

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C. CALCUL ENTRE ONGLETS
Des calculs peuvent être mis en place comme dans une feuille, il faudra cliquez sur l'onglet
avant de choisir la référence à inclure.
Excel affichera dans la formule Onglet!Référence pour spécifier le nom de l'onglet, et la
référence utilisée dans l'onglet.
D. SOMME TRI-DIMENSIONNELLE
Une consolidation de plusieurs feuilles identiques peut être mise en place avec la fonction
Somme.
1/ Clic sur la 1
ère
cellule contenant les valeurs consolidées
2/ Clic sur le bouton Somme
3/ Clic sur le 1
er
onglet ciblé et sur la 1
ère
référence
4/ Shift enfoncé et clic sur le dernier onglet
5/ Valider
6/ Recopier la formule
E. LIENS ENTRE FEUILLES
Un même classeur peut contenir plusieurs feuilles de calcul. Ces feuilles peuvent être
indépendantes ou liées entre elles.

Une formule dans Excel peut faire référence à une autre cellule appartenant à la même
feuille, au même classeur ou à une feuille d’un autre classeur.

Se positionnez sur la cellule résultat
Au moment de faire appel à la cellule externe à la feuille activez le menu Fenêtre
(permet de changer de classeur) pour afficher la feuille voulue.
Cliquez sur la cellule voulue....

Les références des cellules varieront en fonction de la nature de la référence externe.

Référence à une feuille du même classeur Référence à une feuille d’un autre classeur

=VENTES!B13
où VENTES représente le nom de la feuille dans
le classeur.


=[LISTE.XLS]LISTE!$B$9
ou [LISTE.XLS] = nom du classeur
LISTE = nom de la feuille
='[TABCROI.XLS]Tableau croisé'!$B$13
Rq : ‘ ‘ quand le nom de la feuille comprend des
espaces.


Une liaison dans le même classeur est formulée par Excel en valeur relative (B13).
Une liaison avec un autre classeur est gérée par défaut en valeur absolue ($B$9).


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F. FONCTIONS PREDEFINIES D'EXCEL
1. PAR L'ASSISTANT

On peut accéder à des fonctions prédéfinies dans Excel.
Celles-ci sont classées par catégorie. Chacune de ces fonctions (Ex: MAX(Nombre1;
Nombre2...) est composée d’un nom (MAX pour la fonction maximum), d’une série d’arguments
séparés par des points virgules (Nombre 1; nombre 2). Certains de ces arguments (cellule ou
plage de cellules sur laquelle se base la fonction) sont obligatoires et d’autres optionnels.

FORMULES - … ou

Catégorie : Choisir la catégorie et la fonction ex: Statistiques, MAX
Bouton Fin => pose la fonction dans la barre de formule et on la complète
Bouton Aide => ouvre une aide sur la fonction sélectionnée
Bouton Suivant => ouvre l’assistant présenté ci-dessous qui vous oriente dans les
informations à saisir pour la fonction

Cliquez dans le 1
er
argument pour pouvoir le renseigner.


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G. FONCTIONS DIVERSES
Fonctions Excel Explication
Valeur maximum =MAX(Plage) Plage : Plage de cellules analysées.
Valeur minimum =MIN(Plage)
Nombre d'éléments =NBVAL(Plage)
Les cellules dans Plage peuvent être de nature
numérique ou alpha. Les vides ne sont pas incluses dans
le dénombrement.
=NB(Plage)
Seules les cellules de nature numérique sont
décomptées.
Moyenne =MOYENNE(plage)
Plage : Plage de cellule pour lesquelles la moyenne est
désirée. Si une cellule est vide, elle n'est pas incluse
dans la moyenne, si elle à 0, elle sera incluse.

=SOMME(plage)/Nombr
e de cellules.
Attention : Si vous rajoutez ou supprimez des lignes,
le nombre doit être modifié.

=SOMME(Plage)/NBVA
L(Plage)
Cette formule autorise l'insertion de lignes.
Ecart en %
= (Cellule N – Cellule N-
1) / Cellule N-1
Entre la référence N par rapport à la référence N-1.
On ne multiplie pas par 100 si on applique le format %
d'Excel.
Voir si la cellule est
vide
=ESTVIDE(Cellule)
Renvoi VRAI si elle est vide. Utiliser souvent dans une
fonction SI.
Convertir un "texte"
en nombre
=CNUM(Cellule)
Permet dans certains cas d'importation, de convertir
un chiffre reconnu par Excel comme du texte.
Arrondir
=ARRONDI(Cellule;
Nombre déc)
Arrondit le chiffre au nombre de décimales voulu
Extraire une partie
de date
=ANNEE(Cellule)
=MOIS(Cellule)
=JOUR(Cellule)
Extrait uniquement l'année sous forme numérique
Extrait le mois
Extrait le jour
Calcul d'un
amortissement
linéaire
=AMORLIN(Coût;valeur
_res;durée)
Consulter le menu d'aide pour d'autres informations
Calcule la valeur de
l'interêt pour une
période choisie
=INTPER(Taux;Pér;npm;
va;vf;type)
Idem

H. TROUVER LES FONCTIONS DE CALCUL PAR L'AIDE
Menu ? – Sommaire et index - Création de formules et audits de classeur
Fonctions de référence de feuille de calcul (là, elles sont classées par thème)
Menu ? – Index - Tapez Fonctions et choisir fonctions de feuille de calcul


On peut imprimer les rubriques d'aide.


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I. FONCTIONS AUJOURDHUI ET MAINTENANT
Elles permettent d'obtenir en automatique les dates et heures systèmes.

 Date système :
Positionner la souris sur la cellule
FORMULES – DATES ET HEURES
AUJOURDHUI( ) et Fin.
 Heure système :
Positionner la souris sur la cellule
FORMULES – DATES ET HEURES
MAINTENANT( ) et Fin.
Raccourcis clavier :
CTRL ; pour insérer la date du jour en fixe
CTRL : pour insérer l'heure en fixe
J. FONCTIONS ANNEE, MOIS, JOUR
Permet d’extraire d’une date l’année, le mois ou le jour
=ANNEE(C5)
=MOIS(C5)
=JOUR(C5)
K. FONCTION DATE
=DATE(Année, Mois, Jour) permet d’effectuer des calculs sur ue date en précisant
quelle partie doit être actualisée.

=DATE(ANNEE(C5);MOIS(C5)+1;JOUR(C5)) permet de rajouter un mois à la date
sélectionnée en C5.

=DATE(ANNEE(C5);MOIS(C5)+3;10) permet de rajouter trois mois et de fixer le jour
à 10.
L. FONCTION FINANCIERE
1. FONCTION VPM POUR LE CALCUL D'UNE MENSUALITÉ
Se positionner sur la cellule résultat
FORMULES - FINANCIERS ou
=VPM( t aux; npm; va; vc; t ype)
Cliquez sur la cellule où vous avez saisi le taux. Il faudra le diviser par 12 pour
le ramener à un taux mensuel.
Cliquer sur le 2ème argument npm
Même principe pour tous les arguments.

Signification des arguments :
taux : taux mensuel (ou taux annuel / 12) npm : nombre de mensualités (ou
nombre d'année * par 12) va : valeur achat
vc : valeur résiduelle (optionnel) type : règlement en début ou fin de
période (optionnel).

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M. FONCTIONS CONDITIONNELLES
1. LA FONCTION SI
Permet de tester le contenu ou le résultat d'une cellule et d'afficher un texte, un nombre,
une date ou une expression en fonction du résultat de la condition.

Si la condition est remplie, Excel exécute le 2
ème
argument, sinon le 3
ème
.

=SI( Test l ogi que; Si vr ai ; Si faux)

Test logique : il faut exprimer le test à effectuer, cela peut être le test sur le
contenu d'une cellule ou sur le résultat d'une formule.
Sivrai : Il faut exprimer l'action à effectuer si la condition est remplie, cela peut être
l'affichage d'un nombre (tapez le nombre), l'affichage d'un texte ((Tapez le texte
entre ""), ou une formule (Exprimez la formule)
Sifaux : Il faut exprimer l'action à effectuer si la condition n'est pas remplie


On peut imbriquer plusieurs SI entre eux. Attention aux parenthèses et tester bien
la fonction ! (surtout les bornes des conditions)
2. LES FONCTIONS ET OU
S'utilisent essentiellement avec la fonction SI
Et renvoie Vrai si tous les arguments sont vrais.

=ET( val eur _l ogi que1; val eur _l ogi que2)
valeur_logique1... : toutes les conditions qui devront être remplies en même temps.
Ou renvoie Vrai si l'un des arguments est vrai

=OU( val eur _l ogi que1; val eur _l ogi que2)
valeur_logique1... : toutes les conditions qui devront être remplies , si l'une d'elle est
remplie la fonction OU renvoie le résultat VRAI.
Remarque : On peut avoir plus de deux arguments (13 maxi).
Ecriture complète d'une fonction SI combinée avec une fonction ET :
=SI( ET( Test1 ; Test2 ) ; SiVrai ; Sifaux) exécute l'argument SiVrai si Test1 et Test2 sont vrais
simultanément.

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Fonction conditionnelle avec du texte
Tirage au sort
SI CONDITION ALORS TEXTE1 SINON TESTE2
=SI(B5<20;"Résultat insuffisant";"Bon résultat")
Remarque : Le texte doit être mis entre guillemet
Fonction conditionnelle sur 1 niveau
Calcul de la commission
CA analysé =>
Commission => CA*3% CA*5%
=SI(B5<150000;B5*3%;B5*5%)
Remarque : Pas de guillemet autour des nombres et des calculs
Fonction conditionnelle sur 2 niveaux
Montant de la prime
Règles pour deux SI imbriqués
En syntaxe logique :
SI Condition ALORS …. SINON SI CONDITION ALORS …. SINON ….
Astuce pour analyser des tranches :
CA analysé =>
Prime => 500 1500
Il faut analyser les paliers les uns derrière les autres
SI Chiffre inférieur à 150000 ALORS 500 SINON SI Chiffre inférieur ou égal à 200000 ALORS 1000 SINON 1500
=SI(………..….;………..….;SI(……..………….;………….….;…………))
=SI(B5<150000;500;SI(B5<200000;1000;1500))
Attention : Ne jamais analyser 2 fois le même palier, car cela est inutile et fausse le SI
A ne pas faire : SI Chiffre inférieur à 150000 alors 500 SINON SI Chiffre supérieur à 150000 ALORS….
Si le chiffre n'est pas inférieur à 150000 alors il est forcément supérieur à 150000
Il est possible d'imbriquer 6 SI au maximum.
150000 200000
1000
150000
Test 1
er
SI Test 2
ème
SI

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3. LES FONCTIONS SOMME.SI ET NB.SI
Additionne des cellules répondant à un certain critère.

= SOMME. SI( pl age; cr i t èr e; somme_pl age)
Plage : représente la plage de cellules sur lesquelles baser la fonction.
Critère : représente le critère, sous forme de nombre, d'expression ou de texte,
définissant les cellules à additionner. Par exemple, l'argument critère peut être
exprimé sous une des formes suivantes : 32, "32", ">32", "pommes".
Somme_plage : représente les cellules à additionner. Les cellules comprises dans
l'argument somme_plage sont additionnées si et seulement si les cellules
correspondantes situées dans l'argument plage répondent au critère. Si l'argument
somme_plage est omis, ce sont les cellules de l'argument plage qui sont additionnées.

=NB. SI( pl age; cr i tèr e)
Compte des cellules répondant à un certain critère.
Plage : représente la plage de cellules sur lesquelles baser la fonction.
Critère : représente le critère, sous forme de nombre, d'expression ou de texte,
définissant les cellules à additionner. Par exemple, l'argument critère peut être
exprimé sous une des formes suivantes : 32, "32", ">32", "pommes".

4. FONCTIONS BDSOMME ET BDNBVAL
Additionne une colonne ou compte des cellules en tenant compte des éléments précisés dans
une zone de critères.
Dans le tableau « Zone de critères », reprendre les titres des colonnes sur lesquels les
critères vont varier.



Critère sur la même ligne (= ET)
Critère sur deux lignes (=OU)




=BDSOMME(Base_de_données, Champ, Critères)

Base_de_données : Tableau contenant la colonne à calculer (en incluant les titres des
colonnes)
Champ : Numéro d’ordre de la colonne concernée par le calcul
Critères : tableau contenant les critères recherchés (en incluant les titres des colonnes)
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N. FONCTION RECHERCHEV
Objectif : Etablir un lien dynamique entre deux tableaux. Le tableau de référence contiendra
les données de base saisies de manière "brute". Le tableau de bord dans lequel suivant la
valeur d'index tapés, une ou plusieurs fonctions de recherche nous permettront d'obtenir les
informations correspondantes.

Logique d'application :
Deux tableaux sont en liaison, ils peuvent ne pas être sur la même feuille.

1/ TABLE DE REFERENCE :

Table contenant une 1
ère
colonne contenant l'index servant de lien entre les deux
tableaux ( CV dans l'exemple)
La table peut contenir plusieurs colonnes. Cette table devra être triée dans l'ordre
croissant sur l'index si la recherche est approximative et non exacte (ex : remise
Quantitative)
Il est recommandé de prévoir une ligne à zéro dans la table pour ne pas avoir de #N/A comme
message d'erreur pour les cellules vides.

2/ TABLEAU DE SAISIE :

Une colonne permettra de saisir l'index de recherche
Une colonne sur laquelle nous poserons la fonction RECHERCHEV

Décomposition de la fonction :
=RECHERCHEV(valeur_cherchée;table_matrice;no_index_col;valeur_proche)
valeur_cherchée : référence de cellule sur la même ligne déclenchant la recherche
dans la table de référence
table_matrice : table de référence contenant les données de base à récupérer
no_index_col : position de la colonne dans la table d'index contenant les
informations à récupérer
valeur_proche : 0 pour une recherche de la valeur exacte, 1 pour une recherche
de la valeur la plus proche.


Si vous utilisez le code 1 dans l'option valeur proche, la table de référence doit être
obligatoirement triée sur la 1ère colonne.

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O. CREER UNE SERIE
Les séries permettent d’effectuer des saisies rapides en fonction d’un pas (1 valeur à rajouter
ou à retrancher).
L’option de
recopie en
fin de
recopie
permet de
choisir la
série.







Nous pouvons créer des séries avec des nombres, des dates et du texte (texte1 texte5
texte10....). Aucune formule n’est générée.
Pour appliquer un pas particulier, taper les deux 1ères valeurs. Le pas sera repéré par Excel en
fonction des deux 1ères valeurs saisies.

Le cliquer glisser créé une série linéaire (une addition ou soustraction du pas).
Taper les deux 1ères valeurs.
Sélectionner les deux cellules
Effectuer une recopie incrémentée vers le bas
Tapez la 1
ère
valeur
Cliquez glisser avec le clic droit de la souris et à l’ouverture du
menu contextuel choisir série
Choisir le type de série (linéaire, géométrique…)