SOCIETE DURAND INFORMATIQUE

Organisation d'une tournée de présentation du produit phare SUPPLY EXPRESS

Mèl de Monsieur DUPUY à monsieur DUPONT le 15 Janvier

Tu as été nommé chef du projet rouleau compresseur, j'ai entièrement confiance en toi, vas-y,
fonce. Je te passe l'ensemble du dossier ci-dessous.

DOSSIER REMIS A MONSIEUR DUPONT

Compte rendu de la réunion commerciale du 8 Janvier 2001

Monsieur DURAND (PDG) souhaite que son produit "SUPPLY EXPRESS" soit présenté
rapidement et massivement dans toute le France. Il confirme sa décision d'appuyer le plan de
communication de Monsieur DUPUY (Directeur Commercial). Ce plan est composé :
- d'une campagne de publicité sur l'Usine Nouvelle, Industrie et Technique et
l'Ordinateur Individuel.
- d'une tournée de "présentation –démonstration" dans les principales régions de
France.

Monsieur DUPUY présente les visuels envisagés pour la campagne. Le visuel N° 2 est choisi.
Il présente également le plan média d'annonces publicitaires celui-ci est entériné. Il coûtera
42.686 € (réalisation des visuels comprise).

Tournée de présentation du produit phare SUPPLY EXPRESS

Monsieur DUPUY amorce la discussion sur la tournée de présentation de SUPPLY

EXPRESS. Il s'agit de réaliser très rapidement des journées de "présentation - démonstration"
dans toute la France. Ces manifestations d'une durée d'une petite journée viseront à rassembler
chaque fois une vingtaine de personnes en moyenne dans un cadre agréable. Elles devront
impérativement déboucher sur la production de fiches prospect correctement renseignées.

Monsieur DURAND souhaite que l'on touche ainsi 400 personnes (350 au minimum) avec un
coût global compatible avec le plan d'action 2002, salaires et déplacements compris. Ceci
comprend les coûts de la documentation, les locations de salle, les invitations, le repas, les
coûts de formation des commerciaux….

Le rythme de réalisation de ces "présentations - démonstrations" devra être rapide.

Monsieur DUPONT, chef de secteur Rhône Alpes est nommé chef de projet pour la mise en
place de ces "présentations - démonstrations".
Fin de la réunion.

Extrait d'article paru dans "Décision Informatique"

"La Société DURAND INFORMATIQUE vient de développer un nouvel E.R.P réellement

adapté aux PMI. Ce nouveau produit nous a été présenté en situation dans une PMI
Strasbourgeoise. Ses performances sont d'autant plus étonnantes que le patron de l'entreprise
nous a assuré de la facilité de sa mise en œuvre. En fait, le produit, basé sur des hypothèses
simplificatrices de bon sens évite la lourdeur des E.R.P traditionnels et répond malgré tout à
95 % des besoins d'une PMI classique…"

Cet E.R.P pour PMI, prend en charge tout le système d'information de l'entreprise, à
l'exception de le partie comptable et gestion des fichiers prospects (mais il propose en
standard des liaisons avec les principaux logiciels de comptabilité et un logiciel de suivi de
marketing opérationnel). Il présente donc, entre autre, les fonctions de gestion commerciale,
de gestion de production (GPAO), de suivi des approvisionnements et des livraisons et de
suivi des coûts par atelier.

Mèl de Monsieur DURAND (PDG) à Monsieur DUPUY (Dr Commercial) daté du 12

janvier

J'aime bien le nom que vous avez proposé pour l'opération. Comme nous l'avons vu lundi
dernier, merci de vous assurer que la mise en place de l'opération "Rouleau Compresseur"
pour l'ensemble de la France aura lieu avant le 30 novembre au plus tard.

Mèl de DUPUY à Monsieur DUPONT daté du 12 janvier

Comme convenu, je te joins ci-après le compte rendu de l'évaluation de la formation-action

"Marketing opérationnel" du 4 Janvier.

"…. en résumé, les stagiaires ont trouvé que ce stage s'est déroulé dans un excellent climat et
ont regretté qu'il soit trop court.

Ils ont envisagé un dispositif comprenant pour une région et un groupe d'entreprises :
- l'envoi de messages publicitaires (2 envois par adresse, décalés de 10 jours) :
♦ Présentation de la solution PMI - SUPPLY EXPRESS, avec ses
avantages : souplesse, légèreté, adaptation aux petites séries….
♦ Montrant l'interview de deux chefs de PMI ravis du produit et
insistant sur sa facilité de mise en œuvre dans leur PMI.
♦ Invitant à une journée de présentation regroupant environ 20
responsables d'entreprises sélectionnées pour leur profil.

- la réalisation d'une opération de phoning après les envois de la plaquette et visant à

s'assurer de la présence des participants.
Extrait du plan d'action de l'année 2002

…..

Département marketing et commercial :

Investissements
- serveur réseau 12.196 €
- serveur internet 9.147 €
- photocopieur 7.623 €

Campagnes publicitaires
- Lancement I- 3M- FX 30.490 € dont coûts internes (10.062 € )
- Lancement Supply Expresse 106.715 € dont coûts internes (24.392 € )
- Publicité magasin 8.385 €
……

Sté Phoning SA à la Sté DURAND INFORMATIQUE

Proposition d'action phoning
……
- 6.1 € par adresse,
- nombre d'opérateurs possibles : 4 (à condition de les réserver au moins 7 semaines
à l'avance)
- Nombre d'appels utiles par opérateur : 6 par heure, durée journalière 7 h
…….

Mèl de Monsieur FINANT (Directeur Administratif et Financier) à Monsieur DUPUY

(Directeur Commercial) daté du 20 décembre 2001

Comme suite à votre demande voici :

- le coût d'une journée ingénieur Technico-Commercial : 1 journée = 382 €
(déplacement, hébergement, tel compris)
- le coût de revient de la dernière plaquette 2 pages quadri réalisée en 2001 : 9.147 €

Compte rendu de la réunion de travail du 16 janvier 2002

Schéma d'une journée de présentation :

- ½ h accueil café
- 2 h présentation (à deux plus le Directeur Commercial) – support Powerpoint
- 2 h Repas (Mr Dupuy le souhaite de bonne tenue, dans un cadre agréable mais qui
peut être standard, trois * NN par exemple)
 - Présentation détaillée du logiciel pour ceux qui le souhaitent (2 postes dont un avec
vidéo projecteur devraient convenir).

Mèl de Monsieur DURAND à Monsieur DUPUY copie à Monsieur DUPONT daté du 11

janvier

Pour poursuivre notre conversation de ce jour, je pense que la présentation commerciale devra
porter principalement sur les outils de gestion des OF, de gestion commerciale et de
préparation de paye plus que sur l'aspect CBN (calcul des besoins nets) et e-commerce que tu
sembles privilégier.

Réponse de Monsieur DUPUY à Monsieur DURAND copie à Monsieur DUPONT daté

du 11 janvier.

OK pour ce point de vue, compte tenu de l'argumentaire choisi pour l'opération Rouleau
Compresseur.

Proposition de l'organisme de formation ORGAFORM

Suite à l'évaluation du stage du 4 janvier 2002 nous sommes en mesure de vous proposer,
pour les cinq responsables régionaux et éventuellement 2 à 3 autres personnes une formation à
la prise de parole en public pour la présentation de votre solution logicielle "supply express".
Durée : 3 jours et ½

Programme :

Première journée
- Un jour de réflexion sur les messages (première journée, un lundi d'après votre
demande)
Deuxième partie (8 jours après)
- ½ journée de construction de l'argumentaire et des documents de présentation
- 2 jours de formation et d'entraînement à la prise de parole (utilisation des supports
Powerpoint, démonstration…)
Date : Nous sommes en mesure d'organiser cette formation 1 mois après réception de votre
accord. Mais en tout cas, comme nous vous l'avions dit, pas avant le 1° Mars.
Nb : les supports .ppt devront être préparés par vos soins entre les deux parties du stage.
(notre expérience nous montre qu'il y aura environ 5 jours de travail pour un technicien ou un
cadre).

Note du Directeur Commercial à Monsieur DUPONT

Le cabinet Markinform SARL, nous a communiqué les résultats de l'étude des clients
potentiels. Compte tenu de la densité des industriels correspondant au portrait robot que nous
lui avons transmis, il nous conseille de répartir nos 20 journées de "présentation-
démonstration" de la manière suivante :

- Paris, Ile de France 8

- Nord 3
- Rhône Alpes 5
- Midi – Pyrénées 1
- PACA 2
- Alsace 1

Par ailleurs, voici les éléments pour l'évaluation des coûts du mailing envisagé :
Compte tenu de notre notoriété, du ciblage et de la campagne de presse accompagnant,
nous envisageons un taux de retour (participants à la journée de présentation) de l'ordre de 5
pour cent. Le coût de chaque envoi est évalué à 1,22 €.

Ci-joint un modèle de carton d'invitation

Historique de la Société DURAND INFORMATIQUE

La Société DURAND INFORMATIQUE a été créée, sous forme de SARL, en 1981 par Papy
DURAND, sa première activité a été le calcul de payes à façon pour deux grandes sociétés
régionales. EN 1985 elle a débuté l'activité développement de logiciels spécifiques sur
système BULL et est passé en SA pour financer sa croissance. Elle édite des progiciels de
gestion de production et d'atelier depuis 1991. Elle a obtenu en 1998 le prix ANVAR de
l'innovation pour son progiciel GESTAT EXPRESS. A ce jour, elle l'a installé dans 95
entreprises. Papy DURAND a laissé la direction de l'entreprise a son fils le 1° janvier 2000.
L'entreprise possède aujourd'hui 47 salariés.
Le tournant pris avec "SUPPLY EXPRESS" est très important. Outre l'investissement de 4
MF, il constitue l'élément futur du passage d'une stratégie nationale à une stratégie
européenne.

Organisation de la direction commerciale :

Liste des responsables commerciaux :

Directeur marketing et commercial : Mr DUPUY
Directions régionales :
- Secteur Nord : Mr PIERRE
 - Paris Ile de France : Mr DUPONT
- Rhône Alpes : Mr PAUL
- Secteur Sud : Mr JACQUES
- Secteur Est : Mr ANDRE

Note de Mr DUPUY à Mr DUPONT datée du 15 janvier

Voici en vrac quelques éléments, issus de nos dernières réunions, pour amorcer le travail sur
l'opération Rouleau compresseur :

Former les présentateurs, puis leur faire répéter au moins deux fois chacun cette présentation.
Il faudra mettre à profit cette formation pour réaliser les scénarios de présentation et les
supports. Ces scénarios et supports devront être validés par Mr DURAND peut-être à
l'occasion de la formation à la prise de parole.

Prévoir une réunion de débriefing après la première des 20 journées de "présentation-

démonstration" et la possibilité de modifier le dispositif des journées suivantes si nécessaire
(se laisser 15 jours minimum avant la seconde présentation).

Parallèlement (ou pas) il faudra établir la liste des adresses pour effectuer le mailing (à partir
du COMPASS et de notre fichier prospect), j'estime ce travail à 1 semaine par journée de
présentation. L'envoi des mailing.

Tâches à prévoir par "journée de présentation" (liste non exhaustive) :

- recueil des adresses pour mailing
- envoi des courriers
- relances téléphoniques
- trouver un lieu (salle et restaurant)
- réserver
- assurer disponibilité du matériel (dont 2 postes de démo). Nb : achats et/ou location ?
- s'assurer de la possibilité de trouver du matériel de secours en location si
nécessaire
- réalisation de la journée
- compte rendu et fiches de contact (délai de remise 1 semaine)

Autres tâches :
- stage de formation avec :
. 1 - réalisation de l'argumentaire,
. 2 - première présentation (avec supports .ppt, produit en une semaine) en
début de 2° partie de stage à monsieur DURAND,
- prévoir dans la semaine qui suit la fin de la formation un entraînement des
commerciaux à la présentation avec les supports définitifs (prévoir environ 1 jour
de travail pour la correction éventuelle des supports).
- prévoir dispositif de transmission des informations aux responsables commerciaux
concernés
- construction de la check-list de préparation d'une journée (à réaliser par le chef de
projet et son assistante)
 - ….

Equipe type pour une présentation : deux responsables commerciaux + Directeur commercial
(si nécessaire, monsieur DURAND pourra participer à quelques réunions en remplacement du
Directeur commercial).

Délais : prévoir de 5 à 7 semaines entre mailing et présentation

Phoning environ une à deux semaine après le mailing. Attention, le phoning devra être
terminé au plus tard 6 semaines avant la présentation.

Journées de présentation environ 4 à 6 semaines après le phoning.

ATTENTION : les envois des mailings ne peuvent être faits entre le 15 juin et le 31 Aout.

Fin de l'opération (y compris réunion commerciale de synthèse) 30 Novembre

Contraintes :
- dans la mesure du possible, ne prévoir qu'une journée par semaine et par équipe de
commerciaux (sauf en région parisienne où l'on peut, si nécessaire en organiser 2
consécutives dans chaque semaine).
- neutraliser les mois de Juillet et d'Août semaines 27 à 35).
- éviter si possible d'organiser une journée pendant la semaine de la Toussaint
(semaine 44).

Eléments de coût : location d'une salle de bon niveau : 336 € par jour, Repas + pauses café +
rafraîchissements… environ 34 € par personnes.

Mèl de Monsieur DURAND (PDG) à Monsieur DUPUY (Dr commercial) daté du 13

janvier

Je tiens absolument à ce que l'on ait mis en place des procédures de sécurité en matière de
matériel de démonstration, en particulier au niveau des vidéo-projecteurs. Assurez vous de
pouvoir vous dépanner en toute région si nécessaire ; peut-être auprès de nos partenaires
habituels ? faites une évaluation des risques dans ce domaine et mettez en place des
procédures dégradées si nécessaire.

Mèl de DUPUY à Monsieur DUPONT daté du 14 janvier

En réponse à ta dernière question : tu as parfaitement raison, il ne faut lancer le premier

mailing qu'après les parutions de nos pub dans la presse nationale. Je viens d'envoyer les
ordres d'insertion. L'ensemble des publicités sera paru avant fin Mars (avant fin semaine 13).