Vers une gestion lectronique

des documents institutionnels

Ds le mois de mars, la Direction des systmes et technologies de linformation et la
Direction des communications, mettront graduellement en place de nouveaux outils et
services technologiques qui bnficieront lensemble des usagers des deux campus.
Ce plan de dploiement, qui schelonnera jusquen juin 2016, a pour objectif principal
de contribuer une meilleure gestion lectronique des documents et des espaces de
stockage institutionnels.
Cette opration sinscrit galement dans la suite des actions visant assurer la
prservation du patrimoine archivistique ddouard-Montpetit, conformment la Loi sur
les archives. Cette opration a dailleurs dbut, il y a dj plus de 10 ans, avec ladoption
dun plan institutionnel de classification et dun calendrier de conservation des documents.

Des avantages pour tous les usagers

En plus de participer une meilleure gestion institutionnelle des documents, lopration
permettra doffrir plusieurs avantages aux usagers :
-

augmentation substantielle de lespace de stockage rserv aux documents de

nature personnelle ou prive (grce un abonnement Microsoft Office 365),
permettant ainsi de librer les espaces de stockage rseau du Cgep qui seront
,ventuellement, rservs exclusivement aux documents institutionnels,
administratifs et corporatifs;

augmentation considrable de lespace de stockage de la bote courriels de

chaque usager : de 1 Go actuellement, elle passera 50 Go;

scurit accrue;

accs Web scuris de partout, lextrieur du Cgep;

service antipourriels;

service illimit de vidoconfrences;

environnement technologique familier pour les usagers (les nouveaux outils font
partie de la suite Office)

etc.

De faon graduelle et par groupes dusagers

Bien que tous les usagers, membres du personnel et tudiants, soient concerns divers
degrs par ces importants changements, le Cgep procdera par tapes et par groupes
dusagers. Lobjectif est double : mieux rpondre aux besoins les plus urgents, notamment
pdagogiques, et se donner collectivement le temps et les moyens de bien renseigner et
former tous les usagers aux nouveaux services et nouvelles faons de faire. Cest pour
cette raison que les professeurs et tudiants, ds cette semaine, seront les premiers
publics bnficier despaces de stockage de 1 To ou 1024 Go, en mode infonuagique
(Cloud), ce qui facilitera grandement le partage de documents des fins pdagogiques.

Un chancier prliminaire
Le Cgep rappelle que ces changements se feront de faon progressive, selon
lchancier prliminaire ci-joint, et qu chaque nouvelle tape, les usagers concerns
seront pralablement informs et bien outills par des formations ou des procduriers, afin
que la transition se fasse dans des conditions optimales. Il est galement possible que le
Cgep dcide de prolonger la dure alloue certaines tapes, si cela savrait
ncessaire en cours de route.
Davance nous vous remercions de votre collaboration, et vous invitons communiquer
avec nous pour tout complment dinformation. Une adresse courriel spcifiquement
ddie la gestion lectronique des documents (GED) vous sera dailleurs bientt
transmise afin de faciliter lenvoi de vos demandes dinformation sur le projet, si tel tait le
cas.
Normand Guilbault, directeur des systmes et technologies de linformation
Alain Legault, directeur des communications, des affaires publiques et des relations
gouvernementales