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Petits conseils d’aide à la rédaction d’un rapport, ingénieur, Master, résumé étendu en anglais et
Petits conseils d’aide à la rédaction d’un rapport, ingénieur, Master, résumé étendu en anglais et
Petits conseils d’aide à la rédaction d’un rapport, ingénieur, Master, résumé étendu en anglais et

Petits conseils d’aide à la rédaction d’un rapport, ingénieur, Master, résumé étendu en anglais et de préparation à la présentation orale

Version actualisée mars 2015

Remarque préliminaire : Prenez le temps de lire ces quelques conseils. Ils vous seront toujours utiles.

Voici quelques conseils pour la préparation de tout document écrit, que ce soit une note de synthèse, un rapport, un résumé comme une présentation orale, conseils utiles pour l’ensemble des élèves de l’INPT mais aussi pour les étudiants de Master. De façon générale, il faut garder à l’esprit que vous écrivez un rapport document, scientifique, de niveau ingénieur ou Master pour des lecteurs qui n’ont pas forcément suivi votre travail et votre démarche. Le lecteur peut avoir des compétences fortes dans le domaine et il est donc indispensable d’énoncer des idées claires, avec un vocabulaire approprié que vous maîtrisez et que vous saurez expliquer si nécessaire. Il est important d’éviter les anecdotes et le jargon utilisé au sein de votre lieu de stage. Je vous invite fortement à lire ce qu’écrit Francis Albarède, professeur des universités à l’ENS Lyon (cf. http://perso.ens- lyon.fr/francis.albarede/conseils.php).

Essayez de sortir du cadre strict de la routine et n’oubliez pas que le lecteur regardera en premier lieu l’introduction, la conclusion (le résumé s’il y en a un), l’iconographie, les références bibliographiques et les remerciements. Il faut donc convaincre le lecteur de poursuivre plus avant sa quête d’informations et donc que ni lui, ni vous n’avez pas perdu ou ne perdrez votre temps. Ne le découragez pas non plus par des fautes d’orthographes et des copier-coller, facilement identifiables avec les logiciels actuels. Ceci est alors considéré comme du plagiat.

Rappel : Suivez avant toute chose les consignes. Pour le préceptorat, vous avez reçu des informations pour cela. Pour les autres documents, le rapport d’ingénieur devra compter au maximum 50 pages et éventuellement des annexes au maximum pouvant aller jusqu’à 20 pages. Pour le Master, le rapport est de 30 pages au maximum dont 5 pages d’annexes (si besoin est l’ensemble pourra être donné sous forme de nombre de caractères, représentant ce nombre de pages. Il faudra préciser ce nombre en début de rapport). Le résumé étendu en anglais aura 5 pages au maximum. Le nombre d’exemplaires de chaque à remettre à la scolarité sera précisé avant les soutenances.

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En premier lieu et avant de commencer, configurez votre logiciel dans la langue utilisée. Vous bénéficierez directement de la majeure partie des règles de typographie comme l’apostrophe à la française, les espaces insécables avant un « ; »… et des propositions de corrections d’orthographe.

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REDACTION DU RAPPORT

1.1.

Plan

Un document, quel qu’il soit, doit être entièrement paginé. Pour un rapport ingénieur ou de Master, le plan pouvant être le suivant :

- Page de garde avec la mention « Rapport d’ingénieur » ou « Rapport de Master H2SE » (attention depuis 2014, la page de garde pour les rapports de Master est imposée), le titre du rapport, votre nom, le nom de l’entreprise ou laboratoire d’accueil, le logo de l’option dans le cas particulier de l’option « Génie de l’Environnement » ou ceux des établissements pour le Master. Un modèle vous sera fourni avant la remise des rapports. Les logos de l’entreprise peuvent être éventuellement utilisés pour le rapport d’ingénieur uniquement, sachant qu’il s’agit d’un rapport académique en premier lieu.

RAPPEL : n’oubliez pas que le diplôme d’ingénieur est délivré par chaque école, le diplôme de Master est délivré par l’INPT ou l’UPS suivant votre lieu d’inscription.

- Les remerciements éventuellement.

- Le « sommaire » et non la « table des matières » (avec la pagination) comprenant la liste des annexes. Les parties doivent être numérotées en continu, c’est-à-dire qu’on ne doit pas retrouver plusieurs fois un paragraphe portant le même numéro. Numéroter en chiffres arabes, en continu, sans mélanger entre chiffres romains, arabes et lettres. Paginer votre document.

- Une liste des abréviations et des acronymes utilisés dans le rapport. Ce point est trop souvent négligé alors qu’il permet de s’y référer durant la lecture de votre document. Ne pas confondre avec « glossaire » qui signifie « lexique d’un domaine spécialisé » (définition du Petit Robert).

- Une introduction avec la présentation des objectifs du travail effectué (dans le contexte de l’entreprise qui pourra être mentionnée), et une présentation de l’articulation du rapport.

- Une première partie peut être consacrée à une présentation du sujet d’un point de vue bibliographique.

- Dans les parties « Théorie » et/ou « Matériel et Méthodes », regrouper l’ensemble des théories utilisées ainsi que des méthodes, techniques d’analyses, matériels, réactifs, matériaux, dispositifs expérimentaux utilisés, codes de calculs avec leur description sommaire s’il s’agit d’un code peu usuel (disponibilité, fournisseur, gratuité).

- Une partie « Résultats » qui regroupe l’ensemble des travaux et des tâches effectués. Présenter des figures et des tableaux synthétiques, et ne pas mettre un tableau et une figure avec les mêmes résultats. Ne pas répéter ce qui a déjà été décrit dans les parties précédentes.

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Une partie « Discussion », qui peut faire corps avec la précédente, doit faire la synthèse des résultats avec des propositions d’interprétation, de mécanismes, d’amélioration des systèmes utilisés. Terminer cette partie par des perspectives.

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Une conclusion qui est en quelque sorte un résumé de l’ensemble du rapport. Il faut y faire ressortir les points nouveaux. Se poser la question : « qu’ai-je apporté aux lecteurs d’original ? ». Dans une conclusion, comme dans les perspectives, il ne faut jamais présenter de nouveaux résultats.

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Une liste des références bibliographiques qui suit la conclusion. Cette liste fait partie intégrante du rapport et ne doit pas être mis en annexe.

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Des annexes qui ne doivent servir qu’à améliorer la compréhension du document, présenter des résultats bruts, le rapport devant pouvoir se lire sans s’y référer en permanence. Le lecteur doit pouvoir lire le manuscrit sans s’y référer.

1.2.

Quelques règles pour la présentation

S’il y a des consignes comme dans le cas du préceptorat, tenez-vous-y absolument. Sinon, faire un choix de présentation et vous y tenir.

Ne choisissez qu’une seule police de caractères, de préférence une police conçue pour les documents écrits (par exemple « times new roman »), ce qui en facilite la lecture. Mettez des marges suffisamment larges, spécialement si vous imprimez recto verso (2 cm). Choisissez un interligne un et demi (ou mettre dans format, paragraphe, espacement : exactement 15). N’utilisez les majuscules que pour les noms propres. En français, les noms de mois ne sont pas de noms propres et n’ont donc pas de majuscule contrairement à l’anglais. Idem pour le nom des éléments ou des composés chimiques. Consultez un dictionnaire si nécessaire. Ce n’est pas au lecteur d’aller vérifier !

Pour la présentation des résultats, il est OBLIGATOIRE de mettre un espace entre la valeur numérique et les unités. Pour la valeur numérique, ne mettez pas trop de décimales. Pour cela, réfléchissez à la précision des valeurs que vous reportez. Utilisez les symboles corrects pour les unités. De plus, comme nous sommes en Europe, la virgule doit être utilisée comme seul séparateur décimal (cf. recommandations du système international, http://www.bipm.org/fr/si/si_brochure/).

Avec l’apparition des logiciels de traitement de texte, il ne faut plus souligner. En typographie, souligner est obsolète : cela est équivalent à écrire souligner en italique. Les mots étrangers doivent toujours être mis en italique (mots en latin ou anglais, termes ou expressions n’ayant pas d’équivalent en français…). Faites toujours l’effort de chercher les mots français. N’abusez pas du gras, sinon vous fatiguez le lecteur. Il est aussi capable que vous de se rendre compte de ce qui est important.

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Regroupez les mêmes idées en un seul paragraphe pour éviter les paragraphes ne comportant qu’une phrase. Pensez à la mise en page pour éviter de perdre de la place et couper des pages, ceci se faisant à la fin seulement.

1.3. Figures et tableaux

Seuls les termes « figure » et « tableau » sont à utiliser. Les figures et les tableaux doivent être tous numérotés et tous appelés dans le texte. Ils ne doivent pas être trop petits, notamment les figures. Ils doivent être placés dans l’ordre d’appel dans le texte. Un paragraphe ne peut pas se résumer à un tableau ou une figure, c’est-à-dire qu’il faut une phrase l’introduisant et s’y référant, puis un commentaire justifiant de ce tableau ou de cette figure. Un tableau comporte un titre, placé au- dessus de ce tableau avec des notes placées en dessous si nécessaire, une figure possède un titre et une légende située en dessous (avec le maximum d’information permettant une compréhension rapide, sans aller voir dans le texte). Les axes doivent porter un titre et une graduation lisibles ainsi que des unités du système international. Par exemple, « ppm » pour « parties par million » doit être exclu s’il ne s’agit pas de rapport de grandeurs exprimées dans les mêmes unités et se référant à un même système. L’échelle doit être complète et continue, en partant de zéro (ceci est une règle obligatoire). S’il y a des photographies de microscopie optique ou électronique, toujours mentionner l’échelle de façon claire (idem à l’oral). Attention, vérifiez que lors de modification de la taille de la figure, les échelles sont toujours correctes. Les photographies sont indiquées comme des figures avec des numérotations. Pour les tableaux, mettez toujours les unités et limiter les abréviations. Une carte doit toujours comprendre une échelle ainsi que la position du nord géographique.

1.4. Citations et références bibliographiques

Tout document utilisé, les citations, les figures, les tableaux, les valeurs, les photos… provenant d’autres ouvrages ou de sites internet doivent être impérativement indiqués avec la source bibliographique. Pour les citations dans le texte, il faut mettre les noms (sans les initiales) et l’année s’il y a au plus deux auteurs, et le nom du premier auteur suivi de « et al. », abréviations de et alii qui signifie « et les autres », et de l’année dans le cas contraire.

Références bibliographiques : respectez les normes que l’on retrouve dans les publications

internationales (vous pouvez vous aider des instructions aux auteurs sur les sites internet, soit de « ScienceDirect », site http://www.sciencedirect.com/, cf. guide des auteurs pour J. Contaminant Hydrol., soit de l’American Chemical Society, site http://pubs.acs.org/about.html, cf. guide des auteurs pour Environ. Sci. Technol.) en indiquant les auteurs, c’est-à-dire :

- pour les articles dans des revues : Noms et initiales des prénoms de tous les auteurs, année, titre de l’article, revue (en général en italique), volume (en général en gras) et numéros de pages (première et dernière) ;

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- pour les livres : Noms et initiales des prénoms de tous les auteurs, année, titre de l’ouvrage (en général en italique), édition, éditeur et ville, et parfois nombre total de pages ou pages de la partie citée ;

- pour les chapitres de livres : Noms et initiales des prénoms de tous les auteurs, année, titre du chapitre, in titre de l’ouvrage (en général en italique), "editor(s)" au sens anglo-saxon, "publisher" au sens anglo-saxon ou éditeur (en français), ville, volume (dans une série) et numéros de pages du chapitre (première et dernière) ;

- pour les thèses : comme les ouvrages en spécifiant « thèse de l’université X » et numéro de thèse s’il est connu) ;

- pour les communications à des conférences : comme les chapitres de livres en précisant le titre de la conférence et les dates ;

- pour les brevets, mettre le titre avant le numéro et préciser s’il s’agit d’un brevet français, européen ou autre (si possible indiquer le numéro du chemical abstract).

Références relatives à l’internet (n’en abusez pas si les sources ne sont pas vérifiables) :

- si les auteurs sont connus, faites comme un article en indiquant à la fin l’adresse « http » complète où l’on peut trouver le document ;

- si les auteurs ne sont pas mentionnés, indiquez l’adresse « http » complète avec si possible le titre du document. Dans tous les cas, indiquez la date de consultation car les sites évoluent en permanence.

Orthographe : aujourd’hui, il n’est plus acceptable de laisser passer des fautes d’orthographe avec les corrections automatiques. Par ailleurs, vous pouvez toujours utiliser les dictionnaires, lorsque vous avez un doute. Le respect de l’orthographe est une forme de respect du lecteur.

2. RESUME ETENDU EN ANGLAIS (cas des rapports ingénieur)

Pour le résumé étendu en anglais de 5 pages maximum : suivez les instructions du rapport (le sommaire n’est pas indispensable, par contre reprendre les références importantes) et paginez votre document. Le résumé ne doit pas reprendre obligatoirement la structure du rapport. Essayez d’illustrer le texte par des figures synthétiques et/ou des tableaux de synthèse. Par expérience, il s’avère que les meilleurs résumés sont le reflet des présentations orales, souvent les plus faciles à suivre. N’oubliez pas que le jury ne juge que l’oral, c’est-à-dire la présentation orale, le support, la discussion et le résumé. Le coordinateur ou président du jury n’ayant accès qu’à ce dernier, il faut donc qu’il soit compréhensible sans avoir besoin de se référer au rapport.

3. PRESENTATION ORALE

Aujourd’hui, vous utilisez de préférence Powerpoint (à l’exception des soutenances de Master où les présentations sont à fournir à une date précise, pensez, pour des raisons d’infrastructure et de logiciels, à apporter aussi votre ordinateur, le vidéoprojecteur étant prévu). N’oubliez pas que le

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fond scientifique sera jugé en priorité, la forme étant secondaire. N’abusez pas des gadgets et autres animations qui peuvent ralentir votre discours ou diminuer l’attention des auditeurs. D’une part, vous n’êtes pas seul(e) à passer ce jour-là, d’autre part suivant les logiciels et les systèmes d’exploitation, les animations ne fonctionnent pas correctement. Pour le fond de votre diapositive, faites attention à ne pas utiliser des couleurs qui ne permettent pas une parfaite lisibilité du texte ou des images, car il s’avère que le contraste des vidéoprojecteurs n’est pas toujours en adéquation avec vos choix. De plus, l’obscurité n’est pas toujours suffisante. Le but est d’avoir un document le plus lisible. Dans certains cas, les contrastes sont nets sur l’écran de l’ordinateur alors que la projection est déplorable, aucun contraste, couleurs délavées, figures déformées du fait d’une lampe défectueuse par exemple… Soyez donc prévoyant.

Pour le texte, utilisez une police pensée pour la communication orale, par exemple « arial », « calibri », « comic sans MS », avec une taille d’au minimum 16 points. Ne surchargez pas les diapositives et les images. N’écrivez que les mots clés (pas de phrase complète), votre discours s’appuyant sur ceux-ci. Ne mettez pas d’information que vous ne commentez pas. N’utilisez pas d’abréviations sans les avoir définies au préalable (vous ne vous adressez pas qu’à des spécialistes du domaine). La durée de votre présentation étant limitée (par exemple, 20 minutes au maximum pour les élèves ingénieurs, 15 minutes pour les étudiants de Master…), limitez-vous à un transparent (diapositive) par minute (c’est une bonne moyenne).

Précautions : sauvegardez vos fichiers sur différents supports informatiques.

4. NOM ET FORMAT DES FICHIERS

Donnez un nom de fichier qui permette de vous identifier et de savoir à quoi vous faites référence. Par exemple « Rapport » n’apporte aucune information. Si tout le monde envoie un fichier avec ce nom, il sera difficile de savoir qui en est l’auteur. Indiquez donc le nom d’une personne au moins, le sujet, et une date. Exemple de proposition de nom : Rapport_Initiale_Nom_Sujet_Date ». Evitez si possible les accents.

Pour le format, respectez les consignes. Avant d’envoyer le fichier, compressez les images et autres documents. Pour un fichier texte, envoyez le fichier original (.doc, .docx avec de préférence le format .rtf) et si vous avez des doutes le fichier au format « .pdf ». Le format « .rtf » a l’avantage de pouvoir être ouvert par de nombreux logiciels de traitement de texte. Pour les présentations orales, faites attention au logiciel utilisé. Pensez à sauvegarder au format « .pdf » afin que vous puissiez toujours le lire et donc le présenter.

Toulouse, le 30 mars 2015

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Philippe BEHRA