[RVLATEUR DE COMPTENCES]

SUPPORT DE COURS
OUTLOOK 2010

CENTRE DE FORMATION
BUREAUTIQUE - INFOGRAPHIE PAO - 3D - WEB - WEBMARKETING
MANAGEMENT - TECHNIQUES DE VENTE - COMMUNICATION - EFFICACIT PERSONNELLE - LANGUES
FORMATION PRSENTIELLE - CLASSES VIRTUELLES - E-LEARNING - FORMATIONS MTIERS

SUPPORT DE COURS - OUTLOOK 2010

AFCI NEWSOFT - Immeuble le Mlis - 261, rue de Paris 93100 MONTREUIL

Tl. : 01 42 87 40 20 - Site web : www.afci.fr - Email : info@afci.fr - Fax : 01.42.87.38.28
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DEMARRER AVEC OUTLOOK 2010

Pour dmarrer Outlook 2010,
Cliquez sur le bouton Dmarrer

puis cliquez sur Tous les Programmes

Le dtail du menu Programmes saffiche.
Cliquez sur Microsoft Office
puis cliquez sur Microsoft Office Outlook 2010

Lapplication est lance.

QUITTER OUTLOOK 2010

Cliquez sur le bouton menu Fichier
Puis sur Quitter
Ou utilisez le raccourci clavier Alt F4

Vous pouvez galement cliquer sur le bouton

PRSENTATION OUTLOOK 2010

La barre des menus
Elle est situe en haut de lcran et est compose de 5 menus et de l'aide symbolise par
Chaque menu permet d'afficher un onglet.

Les rubans
Une des principales nouveauts d'Outlook 2010 concerne son ergonomie. Les menus ont t
remplacs par un ruban.

La barre d'outils rapide

C'est une barre personnalisable contenant une srie de commandes, indpendante des onglets. Par dfaut
cette barre propose les raccourcis des commandes Envoyer/recevoir tous les dossiers et Annuler
Pour ajouter une commande la barre d'outils Accs rapide
Cliquez sur la flche
et activez une des commandes proposes

OU
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur n'importe quelle commande
d'un onglet
et slectionnez Ajouter la barre d'outils Accs rapide.

CONFIGURER OUTLOOK 2010

Options de la messagerie
Cliquez sur le bouton nomm Courrier
pour afficher la bote de dialogue qui permettra de dfinir
la manire dont Outlook devra grer les messages
lectroniques.

Personnalisez les diffrentes options proposes

en cochant ou dcochant les cases.

Option de suivi
Continuez personnaliser Outlook travers les Options de suivi . Parmi
les plus intressantes, cochez les cases suivantes :
Confirmation de lecture : vous recevez un avis de lecture ds que le
destinataire ouvre votre message.
Accus de rception : lors de la rception de votre message, son
destinataire peut, si sa messagerie le lui permet, accuser rception du
message. Vous recevez alors en retour, un avis daccus rception.
Vous pouvez galement paramtrer Outlook pour dcider comment
rpondre aux demandes de confirmation de lecture et daccus de rception.
Choisissez alors lune des trois options suivantes :
Toujours envoyer une confirmation de lecture
Ne jamais envoyer de confirmation de lecture
Demander chaque fois.(meilleure solution)

ENVOYER UN MESSAGE LECTRONIQUE

Crer un message
La cration du message
Pour crer un message, cliquez sur le bouton Courrier qui se
trouve dans le volet. Puis cliquez sur le bouton Nouveau
Message lectronique dans le menu ruban Accueil.
(Raccourci clavier : Ctrl+N).
Vous pouvez galement prfrer la solution suivante :
cliquez sur Fichier | Nouveau | Message,

Les adresses lectroniques

Len-tte du formulaire Message est constitu de plusieurs zones
:
La Zone A dans laquelle vous entrez ladresse lectronique de
votre destinataire.
La Zone Cc (Copie Conforme, ou Copie Carbone) lorsque vous
souhaitez envoyer une copie du message une autre personne
que celle inscrite dans la Zone A .
La Zone Cci (Copie Conforme Invisible) lorsque vous souhaitez
envoyer une copie du message une autre personne linsu des
autres correspondants inscrits dans les zones A et Cc .

Le corps du message
Vous disposez de la grande zone blanche pour
composer et mettre en forme votre message.

Les adresses peuvent tre saisies manuellement

dans les zones Cc et Cci ou bien les adresses
peuvent tre insres partir du carnet dadresses en
cliquant sur le livre qui prcde les diffrentes zones,
comme cest le cas pour la zone A .
Vous remarquerez que le contenu de la zone A est
diffrent de la zone Cc
Lorsquune adresse lectronique provient du carnet
dadresses, Outlook insre automatiquement le nom
et le prnom de la personne.
Vous pouvez saisir ou insrer plusieurs adresses
lectroniques dans une mme zone, spares par un
point virgule.

Lobjet du courrier lectronique

Vu le nombre de messages qui schangent par voie
lectronique, il semble judicieux dinterpeller
brivement le destinataire par un objet clair et concis
sur le contenu de votre envoi.
Dans la plupart des messageries, les courriers reus
ou envoys sont classs en ligne, synthtisant
notamment la date denvoi, le nom de lexpditeur ou
du destinataire, et lobjet du message. Dans le cas
dune recherche particulire portant sur un message
destination dune personne X , il sera plus ais de
retrouver le message en question, sil comporte un
objet mme sommaire.

PRIORIT DUN MESSAGE

Dfinir la priorit dun message
Vous pouvez dfinir des priorits aux messages que vous
expdiez.

Assurer un suivi
Cette fonction vous permet dattirer lattention du destinataire.
Elle est accessible en cliquant sur licne reprsentant un drapeau
rouge dans le ruban.
Vous pouvez slectionner les suivis proposs ou personnaliser le
suivi en cliquant sur Marquer les destinataires.
Vos options sont alors insres dans la barre dinformation du
formulaire Message au dessus de la zone A :

Lorsque le destinataire reoit un message avec un indicateur de

suivi, le courrier est enregistr dans sa bote de rception.
Si le message nest pas dplac vers dautres dossiers, Outlook se
charge de rappeler automatiquement au destinataire et lheure
dite que le message ncessite une rponse ou une action de sa
part.

Dans la bote de rception le destinataire

visualise une icne lui indiquant la priorit haute

La bote Options des messages

Il est possible de lancer
la bote Proprits des messages
en cliquant sur le lanceur de la bote du groupe
Indicateurs.
Cette bote de dialogue vous permet dajuster
tous les paramtres dimportance, de suivi, de
rappel de votre message.

ENVOYER UN MESSAGE
Lenvoi du message
Votre message est saisi, mis en forme, vous souhaitez
maintenant lenvoyer.
Pour envoyer un message, il suffit de cliquer sur le bouton
Envoyer
Lenvoi dun message se fait en deux temps : aprs validation
le message est temporairement stock dans le dossier
Bote denvoi avant dtre expdi son destinataire.
Les messages envoys sont ensuite archivs dans le dossier
Elments envoys o ils peuvent tre consults, dits ou
rexpdis au besoin.

IMPRESSION DUN MESSAGE

Limpression dun message
Vous avez expdi votre message et vous souhaitez maintenant
limprimer.
Les messages expdis sont stocks dans le dossier
Elments envoys .
Cliquez sur le bouton Courriers
Placez-vous sur le dossier Elments envoys et recherchez
dans le volet de visualisation le fichier imprimer.
Cliquez droit sur lentte dudit message et slectionnez par le biais
du menu contextuel, la fonction Impression rapide

RECEVOIR UN MESSAGE
Recevoir les messages lectroniques
Slectionnez le bouton Courrier
puis cliquez sur l'onglet Envoyer/recevoir et dans le ruban
cliquez sur le bouton Envoyer/Recevoir tous les dossiers
Outlook vrifie alors si de nouveaux courriers lectroniques
sont en attente sur le serveur distant.
Si tel est le cas, les messages sont instantanment imports
dans la messagerie. Outlook affiche les en-ttes des
messages que vous recevez dans le volet dinformations
nomm Bote de rception .

INTERPRTER LES MESSAGES

Interprter rapidement les messages reus

Nous allons passer en revue les informations synthtises dans la bote de rception.
En-tte des messages
Chaque message reu contient le nom de lexpditeur ou son adresse lectronique dans le champ De
Un champ Objet sil a t renseign par lexpditeur, permet de connatre le thme abord dans le
message.
Do limportance dun champ synthtique et percutant. La date et lheure de rception du courrier sont
indiques au champ Reu .
La taille du courrier lectronique, exprime en Ko, est indique titre informatif dans le champ Taille
Le critre dimportance dun message reu est facultatif, lapparition de licne symbolise par un ! doit
attirer votre attention.
En effet :
- Si le symbole apparat et quil est de couleur rouge, cela signifie que le destinataire a jug ce message de
la plus haute importance. Il ncessite de votre part une raction rapide.
- Si le symbole apparat et quil est de couleur bleu, le message na pas de caractre urgent (priorit dite
faible)
Diffrencier un message lu dun message non lu
Un message non lu est styl en caractre Gras dans la bote de rception ce qui nest plus le cas dun
message lu.
Visuellement :
Licne reprsentant une enveloppe jaune signifie que le message na pas t lu.
Lenveloppe jaune dcachete indique que le message a t ouvert et donc lu.
Lenveloppe ouverte avec une flche rouge, pour les messages auxquels vous avez rpondu.
Il est possible de marquer un message lu comme un message non lu.
Pour cela, vous devez faire un clic droit sur le message en question dans la bote de rception,
puis slectionnez loption Marquer comme non lu(s) .
Le message retrouve alors sa prsentation dorigine : il est de nouveau inscrit en gras dans la bote de
rception et il est prcd de licne correspondante.

CONFIGURER OUTLOOK 2010

Configurer Outlook
Cliquez sur l'onglet Fichier
Puis cliquez sur Options
Cliquez sur Courrier

Enrichir son courrier

Plusieurs options sont votre disposition pour enrichir
automatiquement lenvoi ou la rception des messages.
Le format des messages
Dans la rubrique Composition des messages
Trois choix sont possibles :
HTML qui permet des mises en forme comme le ferait un
traitement de texte (des gras, des souligns, des italiques, etc.)
Texte brut pour envoyer des messages des destinataires
utilisant une application de messagerie lectronique base sur
du texte.
Format RTF qui est un format de texte enrichi.

Le papier lettres
Pour choisir un papier lettres et une police, cliquez sur le
bouton Papier lettres et polices
Puis cliquez sur Thmes et slectionnez le thme qui vous
convient

La police de caractres
Cliquez sur les boutons Police pour choisir la police de
caractres que vous souhaitez pour la composition dun
nouveau message, lors dun transfert,
Choisissez galement sa taille, sa couleur, son style.
Le cartouche Aperu vous permet de visualiser laspect des
caractres.

Ajouter une signature

Outlook permet dajouter une signature automatiquement la
fin de vos courriers.
Dans la bote de dialogue Signature et thmes, cliquez sur
l'onglet Signature lectronique
Cliquez ensuite sur Nouveau pour crer votre premire
signature.
Entrez le nom pour votre signature (par exemple,Signature 1)
A l'aide de l'diteur ralisez la signature souhaite.
Il est possible d'insrer une image.

CONFIGURER OUTLOOK 2010

Options avances de la messagerie
Enregistrer les lments non envoys
Outlook permet denregistrer automatiquement et
intervalles rguliers (ici 3 minutes) les lments non
envoys dans un rpertoire par dfaut : Brouillon .
La liste droulante vous permet de changer le rpertoire
de destination. Si vous rpondez un message enregistr
dans un dossier diffrent de la bote de rception, cochez
la case Dans les dossiers autres que la bote de
rception, enregistrer les rponses avec le message
dorigine .
A la rception de nouveaux lments dans la bote de
rception Outlook peut vous prvenir de diffrentes
faons lorsque vous rceptionnez un message
lectronique.
Pour cela, cochez la case Emettre un signal sonore
pour une indication sonore.
Pour une manifestation visuelle,
cochez
Afficher une alerte Nouveau message sur
le bureau
et cliquez sur la bouton Paramtres dalerte sur le
bureau pour dfinir les modalits dapparition.

Lors de lenvoi dun message

Vous pouvez ici dterminer limportance des messages
que vous mettez,
les choix possibles sont : faible, normale ou important.
De mme, vous pouvez choisir un critre de diffusion
parmi ces quatre possibilits : normal, personnel, priv ou
confidentiel.
Comme il est possible dappliquer ces critres
manuellement avant lenvoi dun message, il semble
pertinent de ne pas modifier le paramtrage par dfaut.
En effet, on ne peut pas qualifier de confidentiel ou
dimportant chaque message envoy.
Si vous saisissez plusieurs adresses lectroniques dans
les zones A, Cc et Cci des formulaires Message , cochez
la case
Autoriser la virgule comme sparateur dadresses .
En cochant loption Vrifier les noms automatiquement
Outlook consulte votre carnet dadresses et vrifie que
vos correspondants disposent bien dune adresse
lectronique valide.
Outlook supprime automatiquement la demande de
runion quand vous y rpondez si vous cochez cette
option (fonction utile pour la gestion du calendrier).
Lors de la composition dun message, ds que vous
saisissez les premiers caractres dun correspondant
dans lune des zones A, Cc ou Cci, Outlook suggre une
saisie semi-automatique des adresses lectroniques.
Cette option est cocher puisquelle facilite lutilisation du
programme.

RCEPTION DUN FICHIER

Rception dun fichier
Lorsque vous recevez un message comportant une pice jointe,
celle-ci est reprsente par un trombone dans la colonne
prcdant le nom de lexpditeur.
Nous vous recommandons la plus grande prudence avec
louverture des pices jointes, en effet, cest bien souvent par ce
biais que les virus infectent votre ordinateur.
On ne peut pas contaminer son ordinateur par la simple ouverture
dun courrier lectronique ; en effet, les messages rdigs en
mode texte ou en HTML ne peuvent pas contenir de virus.
Nouvrez donc que les pices jointes attendues et soyez trs
prudent avec les fichiers rdigs en anglais, les fichiers ayant une
extension .Bat, .Exe, notamment.
Prudence galement avec les fichiers Word ou Excel qui peuvent
cacher des macros douteuses.

Marquage pour un suivi

Vous recevez un message et vous souhaitez lui assigner une
marque particulire pour ne pas oublier dy rpondre.
Pour cela, vous devez effectuer un clic droit sur le message en
question dans la bote de rception,
puis slectionner loption Assurer un suivi
La bote de dialogue vous permet deffectuer le marquage de
votre choix parmi plusieurs drapeaux de couleur.
Vous pouvez ajouter une date et une heure dchance pour un
rappel ultrieur, si vous choisissez loption Ajouter un rappel
Cliquez sur OK pour valider votre choix.
Ds que vous avez valid votre choix, Outlook vous repositionne
dans la bote de rception.
Vous apercevez alors que le drapeau choisi est mis en vidence
en fin de ligne.
De mme, si vous regardez la barre dOutlook, sur la gauche de
lcran, vous vous apercevez quOutlook vous signale dans le
dossier Pour le suivi que vous avez un message dont il faut
assurer le suivi.

RPONDRE UN MESSAGE
Rpondre un message

Pour rpondre un message, slectionnez le message puis sous l'onglet Accueil, cliquez sur Rpondre
(Raccourci clavier Ctrl+R)
Un nouveau formulaire message souvre alors avec les champs De , A , et Objet pr renseigns.
A noter que la zone Objet est maintenant prcde des caractres suivants : RE :
- Par cette abrviation, Outlook signale au destinataire quil sagit dune rponse un prcdent message.
Vous retrouvez le texte du message auquel vous avez dcid de rpondre dans le formulaire lgrement au-dessus du
message original pour vous permettre de saisir votre rponse.
Il ne vous reste plus qu composer le vtre, le mettre en forme, puis lexpdier en cliquant sur le bouton Envoyer .
Bien entendu, vous conservez la possibilit dadresser la rponse des personnes supplmentaires en compltant les
champs Cc , Cci avec les adresses des autres correspondants susceptibles dtre intresss par votre rponse.
De mme que votre rponse peut comporter une ou plusieurs pice(s) jointe(s).

RPONDRE TOUS
Rpondre tous
Si vous souhaitez rpondre tous les destinataires du message dorigine
(c'est--dire toutes les personnes prsentes dans les champs A et Cc )
il vous suffit de cliquer sur le bouton
Rpondre tous .
(Raccourci clavier Ctrl+Maj+R)
A noter : Si le message dorigine contient des pices jointes, celles-ci ne sont pas rexpdies lors de la rponse.

TRANSFRER UN MESSAGE
Transfrer un message
Si vous souhaitez transfrer un message reu dautres personnes, il vous suffit de cliquer sur le bouton Transfrer .
(Raccourci clavier : Ctrl+F)
Un nouveau formulaire message souvre alors. Compltez les champs A , Cc et Cci au besoin.
Vous remarquerez que la zone Objet est prcde des caractres TR : suivis de la reprise de lobjet initial du message
sil y en avait un. Labrviation TR : signale au destinataire quil sagit dun transfert de message.
Le texte du message que vous transfrez ainsi que les pices jointes initialement sont reprises dans le nouveau formulaire.
Composez votre message,
et cliquez sur le bouton Envoyer pour transfrer votre rponse.

SUPPRIMER UN MESSAGE
Supprimer un message
Vous avez pris connaissance dun message et vous ne souhaitez pas conserver plus longtemps ledit courrier dans la bote
de rception, rien de plus simple :
Cliquez sur le bouton reprsentant une croix noire ou appuyez sur la touche Suppr de votre clavier
(raccourci clavier Ctrl+D).
Aussitt le message est envoy dans le dossier Elments supprims
Il peut tre rcupr tout moment tant que vous ne videz pas ledit dossier.

CLASSER UN MESSAGE
Classer un message reu en courrier indsirable
Si, malgr le filtrage mis en place par Outlook, vous recevez un message indsirable
et souhaitez le marquer comme tel pour qu lavenir le message en question
natterrisse plus dans votre bote aux lettres mais bel et bien dans le dossier qui lui
est destin, vous disposez de deux possibilits:
1- Vous tes sur la bote de rception et navez pas ouvert le message :
Clic droit sur le message en question et slectionnez courriers indsirables .
Slectionnez ensuite laction que vous souhaitez entreprendre chaque fois quun
message en provenance de cet expditeur vous sera envoy.
2- Vous avez ouvert le message et tes dans le formulaire message :
Slectionnez Actions | Courrier indsirable, dterminez parmi les choix qui
saffichent laction que doit entreprendre Outlook lors de la rception dun message
indsirable.

COURRIERS INDSIRABLES
Grer les courriers indsirables
Les utilisateurs dOutlook peuvent bloquer
automatiquement les courriers non dsirs, en fonction de
plusieurs critres. Sous l'onglet Accueil dans le groupe
Supprimer, cliquez sur Courrier indsirable.
Puis sur Options du courrier indsirable
Quatre onglets Options , Expditeurs approuvs ,
Destinataires approuvs et Expditeurs bloqus
permettent un filtrage efficace.
Loption Eleve garantit un filtrage assez efficace, mais
gardez toujours lesprit quun message dit normal peut
se retrouver dans le dossier courrier indsirable
(cette erreur de destination est cependant trs rare.)
Cest la raison pour laquelle nous vous conseillons de ne
pas cocher loption Supprimer dfinitivement le
courrier souponn dtre indsirable .
Vous pourrez ainsi vrifier quOutlook na pas commis une
erreur dinterprtation lors du filtrage des messages
reus.

Longlet Expditeurs approuvs

Cliquez sur le bouton Ajouter
pour entrer les adresses ou les noms de domaine des
correspondants que vous dsirez approuver.
Les courriers provenant de ces personnes ne seront jamais traits
comme courrier indsirable.
Vous pouvez aussi importer des adresses valider ou exporter les
adresses dj valides en cliquant sur les boutons Importer
depuis un fichier ou exporter vers un fichier .
Le fichier doit tre au format Texte

Longlet Destinataires approuvs

Cliquez sur le bouton Ajouter pour entrer les adresses ou les
noms de domaine approuver.

Longlet Expditeurs bloqus

Cliquez sur le bouton Ajouter pour bloquer le courrier en
provenance dadresses de messagerie ou de noms de domaine
figurant dans votre liste dexpditeurs bloqus.
Le courrier provenant de ces contacts sera automatiquement trait
en tant que courrier indsirable et sera dirig vers le dossier
adquat.

LES CONTACTS
Les contacts
Longlet contacts permet la gestion dun carnet dadresses pratique et trs complet. La gestion des contacts est
simple ; sous la forme de fiche, Outlook permet denregistrer ltat civil dune personne, ou dune socit, de grer
plusieurs numros de tlphone, 3 adresses lectroniques, et bien dautres informations encore. Ces informations sont
utiles pour lutilisation interne dOutlook, mais elles peuvent galement tre exploites par dautres programmes (par
exemple lors de la ralisation dun publipostage).

Ajouter un contact
Pour insrer une adresse dans les contacts
Dans Contacts, sous longlet Accueil, dans le groupe
Nouveau, cliquez sur Nouveau contact
(le raccourci clavier tant Ctrl+Maj+C).
Le formulaire Contacts souvre alors, il vous suffit de
remplir les informations demandes en totalit ou en
partie.
Veuillez donc entrer ltat civil de votre contact en
cliquant sur les diffrents boutons notamment pour
affecter les numros de tlphone (personnel,
professionnel)
En cliquant sur licne reprsentant un portrait, il est
possible dajouter une photo de votre contact. Une
fentre de dialogue souvre et il ne vous reste plus
qu trouver et slectionner la photo que vous dsirez
voir apparatre.
Outlook permet de saisir trois adresses
lectroniques et pas une de plus ! Pour accder aux
diffrentes adresses, il suffit de cliquer sur le menu
droulant reprsent par un petit triangle noir pointant
vers le bas.

Pour entrer ladresse dune page Web, il nest pas ncessaire de taper http:// , Outlook insre ces caractres
automatiquement lorsque vous quittez la zone en validant par la touche Tabulation.
La zone Notes est une zone destine recevoir toute sorte dinformation ; elle peut contenir des remarques, des photos,
des pices jointes, des fichiers, etc. Pour insrer une pice jointe, slectionnez le menu Insertion et choisissez lun des
boutons suivants :

Pour supprimer un Fichier, un Elment ou un Objet il suffit simplement de le slectionner et dappuyer sur la touche Suppr
de votre clavier.
Pour obtenir la possibilit de renseigner des informations complmentaires dans le ruban cliquez sur Dtails

LES CONTACTS
Les contacts
Le bouton Dtails est destin aux informations
secondaires. Compltez les informations que vous
avez en possession sur la personne, son service de
rattachement, sa profession, son suprieur
hirarchique, ou son assistant(e).
Lentre de la date de naissance ou de la date
danniversaire de mariage gnre automatiquement
un vnement priodique dans le dossier
Calendrier lorsque vous validez llment. Outlook
vous rappellera automatiquement ces vnements
lapproche de leur ralisation.

Cliquez maintenant sur le bouton Activits afin

douvrir la fentre ci-contre :
Cette partie journalise les activits que vous avez
avec votre contact.
Ces activits sont de plusieurs natures et peuvent
tre affines en cliquant sur le menu droulant situ
droite de lintitul Afficher .
On peut donc faire apparatre uniquement
lhistorique des messages reus ou envoys, ou bien
les tches venir ou effectuer.

Passons maintenant au bouton Champs . Cette partie permet de

complter les informations que vous navez pas renseignes
prcdemment.
Ouvrez la liste droulante et faites votre slection de champs. Le format
des champs peut aussi tre modifi lorsque le programme le permet,
tout comme il est possible dajouter de nouveaux champs.
Pour lajout de nouveaux champs, vous devez slectionner dans la liste
droulante la fonction Champs dfinis par lutilisateur dans cet
lment et cliquez ensuite sur le bouton Nouveau situ en bas
gauche du formulaire. Il vous suffit ensuite de renseigner le champ et de
choisir vos options de mise en forme, puis Ok.

Vrifiez une dernire fois lentre de vos donnes et cliquez sur le

bouton Enregistrer et fermer pour valider dfinitivement la cration de
votre contact.
Il est conseill de crer sa propre fiche au sein des contacts afin
denvoyer ultrieurement une carte de visite vos diffrents
correspondants lors de lenvoi de courriers lectroniques.

AFFICHER LES CONTACTS

Affichage des contacts
Chaque fois quun contact est cr, il vient safficher
dans un volet dinformations.
Laffichage peut prendre diffrents aspects : il peut
se prsenter sous la forme dun affichage dit Cartes
de visite (dtailles ou non), dune liste
tlphonique, dune liste trie par catgorie, etc.
Laffichage peut galement tre personnalis.
Ce choix se fait partir du bouton
Changer l'affichage.

SLECTIONNER UN CONTACT
Laccs peut se faire de diffrentes faons :
Vous pouvez choisir de cliquer sur lune des lettres de lalphabet situ
droite du volet dinformations, pour ne faire apparatre que les fiches
commenant par ladite lettre.
Vous pouvez utiliser la fonction Rechercher . Entrez directement dans
la zone prvue cet effet le mot clef recherch, afin disoler la ou les
fiches le contenant.
Puis cliquez de nouveau sur Rechercher pour afficher le rsultat.
Cliquer sur Tout Afficher pour retrouver lensemble des
enregistrements. Cette mthode est la plus adquate si vous devez
grer un grand nombre de contacts.
La recherche peut porter sur le nom de famille, le prnom, la ville, ou la
rue, etc.

Une recherche sur le nom Vauthier

ouvre cette fentre

AJOUTER RAPIDEMENT UN CONTACT

Ajouter un contact partir d'un message reu
Vous souhaitez ajouter ladresse mail de Bernard qui vient de
vous crire, slectionnez le message en cliquant sur son
intitul.
Pour ajouter lexpditeur vos contacts, faites un clic droit
sur son nom dans le volet de visualisation du message.

Cliquez sur Ajouter aux contacts Outlook

Vous constatez quOutlook a pr-rempli la fiche de contact

avec les informations contenues dans len-tte du message.
Vous pouvez complter les informations.
Cliquez sur le bouton Enregistrer&Fermer
pour ajouter le nom vos contacts.

RGLE DE MESSAGERIE
Le transfert automatique du courrier
Il est plus judicieux de crer des rgles de message pour distribuer
automatiquement le courrier dans les sous-dossiers que vous aurez
pralablement crs.
Pour crer une rgle, sous l'onglet Accueil, cliquez sur Rgles puis
sur Crer une rgle
La bote de dialogue Crer une rgle :
Outlook prdfinit certains champs partir du message slectionn.
Vous pouvez conserver ou nom les renseignements des diffrents
champs.
Pour personnaliser votre rgle, cliquez sur Options avances.
Premire tape :
Renseignez l'aide de la liste propose quelle condition vous
souhaitez vrifier.
Cliquez sur Suivant pour affiner les conditions que vous voulez
vrifier :
Cliquez sur Suivant pour prciser laction qui doit tre entreprise
sur les messages.
Cliquez sur Suivant pour spcifier les exceptions la rgle que
vous dfinissez.
Cliquez sur Suivant pour terminer la configuration de la rgle.

Attribuez toujours un nom aux diffrentes rgles que vous serez

amen crer.
Noubliez pas de vrifier que les deux options Excuter cette
rgle sur les messages dj dans Bote de rception et
Activer cette rgle sont coches.
Si des messages en provenance de ladresse mail choisie sont
dj prsents dans la bote de rception, ils seront alors redirigs
vers le dossier qui leur est rserv.
Cliquez sur Terminer pour revenir sur la bote de dialogue
Rgles et alertes.

MODIFIER UNE RGLE DE MESSAGERIE

Modifier une rgle de messagerie
Outlook vous permet de modifier une rgle de message aprs sa
cration.
Sous l'onglet Accueil, cliquez sur Rgles puis sur Grer les rgles et
les alertes
Cochez ensuite la rgle devant tre modifie en cliquant sur la case
prcdant son libell.
Cliquez sur Modifier la rgle
Une liste droulante vous offre divers choix.
Modifier les paramtres de la rgle : vous permet de revenir sur
lassistant ou supprimer des filtres la rgle.
Si vous souhaitez renommer la rgle, il vous suffit de cliquer sur le
second choix et dentrer le nom.
Afficher dans la fentre Alerte sur le nouvel lment : cette fonction
vous donne accs une bote de dialogue Message dalerte .
Dans la zone prvue cet effet, entrez le message dalerte que
vous souhaitez afficher sur lcran ds la rception du message et
cliquez sur Ajouter .
Vous allez saisir Message traiter dans les deux jours.
Lors de la rception dun nouveau message, une bote dalerte
saffichera sur lcran pour vous rappeler laction que vous avez
dfinie concernant ce correspondant.

Voici les diffrentes possibilits proposes dans la liste

mettre un signal sonore
Outlook vous offre la possibilit dassocier un signal sonore
particulier en fonction des rgles de messages cres.
Par dfaut, les sons proposs sont ceux de Windows au format son
wave.
Dplacer vers un dossier : Si vous souhaitez rediriger le message
vers un dossier particulier.
Copier dans un dossier : Si vous souhaitez conserver le message
dans son dossier dorigine mais en conserver une copie dans un
autre dossier.
Choisissez le dossier de destination et validez par Ok
Marquer la priorit dune rgle (haute ou basse).
Marquer le message : choisir si les messages reus par cette
rgle ncessitent toujours un suivi, une rponse.
Supprimer le message : supprime dfinitivement le message.

ORGANISER SA MESSAGERIE
Grer le courrier lectronique
Au fil des jours, vous allez recevoir de plus en plus de courriers,
vous allez en crire de plus en plus. Certains seront conservs,
dautres dtruits, il sera de plus en plus dlicat de retrouver les
courriers envoys telle ou telle personne.
En effet, tous les messages reus sont stocks par dfaut dans la
bote de rception, quant aux messages envoys, ils logent tous
par dfaut dans le dossier Elments envoys .
Il faut donc organiser vos diffrents dossiers.
Cration du dossier
Faites un clic droit sur le dossier Bote de rception
Dans le menu contextuel qui saffiche, cliquez sur Nouveau dossier
Saisissez le nom de votre dossier puis cliquez sur OK

Lorsque ce symbole
prcde un dossier, cela sous-entend que
le dossier est constitu dau minimum un sous-dossier.
Il suffira de cliquer sur le signe + pour dvelopper les sous
dossiers existants.
Inversement il suffira de cliquer sur le signe - pour refermer la
liste .
Cliquez sur le signe + pour afficher le dossier xxxx que vous
avez cr.

DPLACER UN MESSAGE
Le dplacement manuel du courrier
Clic droit sur le message transfrer, puis slectionnez la fonction
Dplacer vers un dossier pour afficher la bote de dialogue.
Ou utilisez le cliquer-glisser, en slectionnant le courrier dans le volet
dinformation de la bote de rception et en le tirant sur le sous-dossier xxxx
.

LE CALENDRIER
Le calendrier dOutlook vous permet de grer
vos diffrentes activits passes, prsentes ou
venir comme des rendez-vous, des runions
ou des vnements.

Paramtrage du calendrier
Slectionnez Fichier puis Outils puis Calendrier
Cochez puis cliquez sur la liste droulante pour
changer le temps de rappel par dfaut
15 minutes :
C'est--dire que 15 minutes avant lvnement un
signal sonore rappellera lutilisateur quun rendezvous ou une runion est programme dans 15 minutes.
Sous la rubrique Options du calendrier
Dfinissez votre semaine de travail en cliquant sur les
coches Lun., mar., mer., jeu, ven,
Choisissez laide de la liste droulante Dbut ,
lheure de dbut de la journe : 08 :00
Pour lheure de fin de journe, slectionnez lheure
laide de la souris et tapez par exemple 18 :15.
Pour le champ Premire semaine de lanne
slectionnez Commence le 1er janvier laide de la
liste droulante.
Deux autres choix sont possibles :
-Premire semaine de 4 jours
-Premire semaine entire
Ces options sont simplement destines laffichage et
limpression du calendrier par Outlook.
Dans la section Options du calendrier, cochez
Afficher le numro des semaines dans le
navigateur de dates
et cochez Permettre aux participants de proposer
de nouvelles dates pour les runions que vous
organisez

Vous pouvez dfinir une couleur darrire-plan lors de laffichage

du calendrier sur votre cran, le bleu est la couleur par dfaut.
Outlook vous permet la gestion de plusieurs calendriers, par dfaut la couleur nest pas
la mme que votre calendrier, dsactivez la coche si loption Utiliser la couleur
darrire-plan slectionne pour tous les calendriers est active.
Outlook gre les jours fris pour tous les pays.
Pour les ajouter au calendrier, cliquez sur le bouton Ajouter les jours fris et
activez les jours fris de la France en cliquant sur la coche qui correspond au pays
puis validez par OK .
En cliquant sur le bouton Options de disponibilit,
vous pouvez permettre aux personnes dsirant envoyer des demandes de runions de
connatre votre disponibilit en publiant sur un serveur (service de disponibilit Internet
de Microsoft Office) votre calendrier pour les xx mois venir avec une actualisation
priodique (au choix) des diffrents vnements contenus dans le calendrier.
Cette option ne trouve son utilit que pour une organisation.

LE CALENDRIER
Les diffrents affichages
Cliquez sur le bouton Calendrier du volet Outlook.
Outlook vous offre plusieurs possibilits daffichage :
- laffichage dun jour,
- laffichage dune semaine de travail (les cinq jours que nous avons dfinis dans les options du calendrier)
- laffichage des 7 jours par semaine
- laffichage mensuel.
Cliquez sur le bouton Semaine pour afficher le calendrier hebdomadaire.
En activant les jours fris lors du paramtrage du calendrier, Outlook a cr un vnement pour chaque jour fri dans
le calendrier.

RENDEZ-VOUS
Cration dun rendez-vous
Sous Calendrier
Slectionnez l'onglet Fichier
cliquez sur Nouveau rendez-vous
(Raccourci clavier Ctrl+Maj+A).
Un nouveau formulaire Rendez-vous souvre
Pour crer votre premier rendez-vous :
Dans la zone Objet saisissez :
Saisissez lEmplacement , c'est--dire le lieu
gographique du rendez-vous ..
Indiquez la date et lheure de dbut du rendez-vous
Faites de mme avec la date et lheure de fin du
rendez-vous
Vous dfinirez un rappel et choisirez laide de la liste
droulante un rappel automatique (vous pouvez lui
associer un son si vous le jugez utile en cliquant sur
licne reprsentant un haut-parleur).
Dans la zone de commentaires, entrez un rsum du
rendez-vous : ..
Cliquez sur le bouton Inviter les participants et
associez les personnes ayant un rapport direct ou
indirect avec laffaire en question. Attention : pour
utiliser efficacement cette fonction, il faut que les
contacts en question soient enregistrs dans le carnet
dadresses.
Cliquez ensuite sur le bouton Catgories et
choisissez une catgorie.
Sauvegardez le rendez-vous en cliquant sur le bouton
Enregistrer et fermer. Ou en slectionnant Fichier |
Enregistrer (Raccourci clavier CtrL+S)

Cration dune runion

Sous Calendrier, slectionnez l'onglet Fichier
cliquez sur Nouvelle runion
(Raccourci clavier Ctrl+F11).
Comme prcdemment il suffit de complter toutes les
informations en votre possession.

Modifier ou Supprimer un vnement

Pour Modifier un vnement, il suffit de se placer sur
celui-ci puis de double cliquer pour ouvrir le formulaire
modifier.
Pour supprimer un vnement il suffit de se placer sur
celui-ci et de cliquer sur licne reprsentant une croix
noire pour supprimer lvnement et le placer dans le
dossier lments supprims.

OUVRIR LE CALENDRIER EXCHANGE D'UN AUTRE UTILISATEUR

COMPTE EXCHANGE OBLIGATOIRE
Cette fonctionnalit ncessite un compte Microsoft
Exchange.
Dans Calendrier, sous longlet Accueil, dans le
groupe Grer les calendriers, cliquez sur Ouvrir le
calendrier, puis sur Ouvrir un calendrier partag

Tapez un nom dans la zone Nom, ou cliquez sur Nom

afin de slectionner un nom dans le carnet dadresses.

Le calendrier partag saffiche en regard dun autre

calendrier dj affich.

Lorsque vous accdez un calendrier partag pour la

premire fois, celui-ci est ajout au volet de
navigation (volet de navigation : colonne proposant un
accs aux dossiers utiliss pour organiser vos
informations. Cliquez sur un dossier pour afficher les
lments quil contient. Ce volet comprend galement
la section Dossiers favoris, ainsi que des boutons
permettant de basculer entre Messagerie, Calendrier,
Tches et autres vues.). La prochaine fois que vous
souhaiterez afficher le calendrier partag, vous pourrez
cliquer sur ce dernier dans le volet de navigation.
Si la personne dont vous voulez ouvrir le calendrier ne
vous a pas autoris le consulter, Outlook vous invite
lui en demander lautorisation. Si vous cliquez sur
Oui, un message lectronique de demande de partage
souvre automatiquement. Ce message demande la
personne de partager son calendrier avec vous et
propose que vous partagiez votre calendrier par dfaut
avec elle.

PLANIFIER UNE RUNION

Planifier une runion avec d'autres personnes
Une runion est un rendez-vous qui comprend dautres personnes et peut
inclure des ressources telles que des salles de confrence. Les rponses
vos demandes de runion apparaissent dans votre bote de rception.
Dans Calendrier, sous longlet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez
sur Nouvelle runion. Raccourci clavier : pour crer une nouvelle
demande de runion partir dun dossier Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.
Dans la zone Objet, tapez une description.
Dans la zone Emplacement, tapez une description ou un emplacement. Si
vous utilisez un compte Microsoft Exchange, cliquez sur Salles pour faire
votre choix parmi les salles disponibles.
Dans les zones Heure de dbut et Heure de fin, cliquez sur lheure de
dbut et de fin de la runion. Si vous activez la case cocher Journe
entire, lvnement est affich sous la forme dun vnement dune dure
de 24 heures (de minuit minuit).
REMARQUE
Si vous souhaitez planifier des runions sur la base dun autre fuseau
horaire, sous longlet Runion, dans le groupe Options, cliquez sur
Fuseaux horaires.
Dans le corps de la demande de runion, tapez les informations que vous
souhaitez partager avec les destinataires. Vous pouvez galement joindre
des fichiers.
Sous longlet Runion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Assistant
Planification
LAssistant Planification vous aide trouver le meilleur horaire pour
organiser votre runion.
Cliquez sur Ajouter dautres personnes, puis sur partir du carnet
dadresses.
Dans la bote de dialogue
Slectionnez les participants et les ressources, dans la zone
Rechercher, indiquez le nom dune personne ou dune ressource
inclure dans la runion. Si vous effectuez une recherche
avec loption Autres colonnes, cliquez sur Atteindre.
Cliquez sur le nom dans la liste de rsultats, cliquez sur Obligatoire,
Facultatif ou Ressources, puis cliquez sur OK.
Les participants Obligatoire et Facultatif saffichent dans la zone de
longlet Runion et les Ressources dans la zone Emplacement.
La grille de disponibilit affiche la disponibilit des participants. Une ligne
verticale verte reprsente le dbut de la runion. Une ligne verticale rouge
reprsente la fin de la runion.
Le volet Suggestions de runion indique le meilleur horaire pour votre
runion (lorsque la plupart des participants sont libres). Pour slectionner un
horaire de runion, cliquez sur une suggestion dhoraire dans le volet
Suggestions de runion ou choisissez un horaire dans la grille de
disponibilit.
Pour dfinir une runion priodique, sous longlet Runion, dans le groupe
Options, cliquez sur Priodicit. Choisissez les options de priodicit
souhaites, puis cliquez sur OK. Lorsque vous ajoutez une priodicit une
demande de runion, longlet Runion se transforme en onglet Runion
priodique.

RPONDRE UNE DEMANDE DE RUNION

Rpondre un message lectronique avec une demande de runion
Si vous recevez un message lectronique au sujet duquel vous souhaitez organiser une runion, Microsoft Outlook 2010
vous permet de rpondre au message avec une demande de runion, sans ouvrir votre calendrier.
Lorsque vous rpondez un message avec Rponse une demande de runion, une demande de runion est cre
et toutes les personnes qui figuraient sur la ligne dans le message dorigine sont invites en tant que participants
obligatoires, tandis que celles qui se trouvaient dans la ligne Cc sont invites en tant que participants facultatifs.
La fonctionnalit Rponse une demande de runion permet galement de rpondre une tche affecte. tant
donn que la fonctionnalit sapparente par de nombreux gards la fonctionnalit Rpondre tous, elle peut
galement tre applique aux messages envoys.
Effectuez lune des oprations suivantes :
Dans le volet de lecture, cliquez sur llment de votre choix, puis, sous longlet Accueil, dans le groupe Rpondre,
cliquez sur Runion.
Dans le volet de lecture, cliquez sur llment de votre choix et faites-le glisser vers longlet Calendrier dans le volet de
navigation ou, dans le calendrier, vers la barre des tches.
Dans un message ouvert, sous longlet Message, dans le groupe Rpondre, cliquez sur Runion.
Entrez le lieu et les heures de dbut et de fin comme dans nimporte quelle demande de runion. Vous pouvez
galement ajouter ou supprimer des participants, utiliser lAssistant Planification pour rechercher le meilleur horaire
pour la runion ou ajouter des pices jointes.

ACCEPTER UNE DEMANDE DE RUNION

Accepter une demande de runion
Lorsque vous recevez une demande de runion,
en haut du message plusieurs possibilits vous sont offertes :
Accepter / provisoire / Refuser / Proposer un nouvel horaire

Si vous cliquez sur Accepter, une confirmation sera envoye automatiquement et cette date sera inscrite
automatiquement dans votre Agenda.

LES NOTES
Les notes peuvent tre facilement compares aux
post-it que nous disposons un peu partout dans la
maison ou au bureau. Elles servent noter
rapidement les ides du moment, les actions
prvoir ou entreprendre.
Crer une note
Cliquez sur l'icne Notes en bas du volet
La fentre Notes s'affiche.
Cliquez sur Nouvelle note
Un petit carr de couleur jaune s'affiche sur le bureau
de Windows
Entrez le texte de votre choix
Cliquez sur la petite croix situe en haut droite de la
note pour la sauvegarder.

Visualiser les notes cres

Pour visualiser toutes les notes enregistres par
Outlook cliquez sur l'icne Note).
Plusieurs affichages sont possibles en fonction des
critres dfinir par vos soins.
Cest ainsi que les notes peuvent tre affiches sous
forme dicnes (option que vous slectionnerez en
cochant la case correspondante), sous forme de liste,
etc.

Supprimer une note

Slectionnez la note en question, puis, cliquez sur le
bouton reprsentant une croix noire sur la barre doutils

Changer lapparence des notes

Vous pouvez changer la couleur, la police de caractre,
la taille de la police des notes.
Pour cela slectionnez Fichier| Options, cliquez sur
Notes et journal pour afficher la bote de dialogue
suivante :
Choisissez vos options pour la couleur des notes
(Jaune, vert, bleu, ), leur taille (Petite, Moyenne,
Grande), la police de caractres,
puis validez par le bouton OK .

GRER LES TCHES

Outlook permet de grer des alertes sous forme de tches qui devront tre excutes dans les jours venir, ou prendre
encore la forme dun rappel.
Elles peuvent tre priodiques (par exemple un anniversaire), ou occasionnelles (amener la voiture en rvision avant le
1er janvier 2012.
Vous pouvez crer une tche pour vous-mme, pour une tierce personne, ou en recevoir une de lun de vos contacts.

Crer une tche

Cliquez sur le bouton Tches dans le volet Outlook,
puis sur le bouton Nouvelle tche
(raccourci clavier Ctrl+Maj+K)
pour afficher le formulaire Tche .

Dans le champ Objet

entrez le nom de la tche :
Cliquez sur la liste droulante du champ Echance
slectionnez la date.
Dans le champ Etat , slectionnez un tat
(la liste droulante propose 5 choix possibles).
Dfinissez la priorit de la tche
Pour assigner un rappel automatique pour alerter ds le
xx/xx/2011 que la tche arrive bientt chance et quelle
nest toujours pas termine la date du rappel.
Cochez la case Rappel et slectionnez la date,
puis lheure de rappel.
A noter quil est possible de modifier le son qui sera mis lors
du rappel, pour cela cliquez sur licne reprsentant un haut
parleur, et choisissez le son mettre (son au format Wave).
Dans le corps de la tche, saisissez le commentaire
xxxxxxxxxxx .
A noter que vous pouvez ajouter un document ou un lment
Outlook en cliquant sur licne reprsentant un trombone sur
la barre doutils.

Associer un contact une tche

Cliquez sur le bouton Contacts pour afficher la bote de dialogue et slectionnez le contact en question (cela suppose
davoir une fiche contact son nom).
De mme, cliquez sur Catgories pour classer la tche dans la catgorie Professionnel .
Longlet Dtails permet des indications supplmentaires sur la tche, notamment : La rubrique Termine le pour y
indiquer la date laquelle la tche a t ralise en totalit.
Un champ Travail total qui permet destimer le temps allou lexcution de la tche.
Le champ Travail rel qui permettra de connatre la dure de travail ncessaire pour traiter la tche.
La zone Kilomtrage sera utile pour indiquer le nombre de kilomtres parcourus pour mener bien la tche.
Une zone Informations facturation est mise la disposition pour stocker les informations relatives la facturation
(frais, taux horaire, etc.)
Le dernier champ Socits peut tre utilis pour spcifier le nom du client pour lequel la tche doit tre excute.
Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer et Fermer pour valider la tche.
Outlook vous replace automatiquement dans le dossier Tches , la visionneuse (ct droit de lcran) affiche la tche
que vous avez cre.

GRER LES TCHES

Modifier une tche
Cliquez sur le bouton Tches de la barre Outlook pour faire apparatre toutes les tches cres dans la visionneuse.
Puis, double-cliquez sur la tche modifier pour louvrir.
Procdez aux modifications et validez ensuite par Enregistrer et Fermer .

Affecter une tche une personne

Outlook vous permet dassigner une tche une autre personne
qui a alors la libert daccepter ou de refuser ladite tche.
Pour cela lorsque vous vous trouvez dans le formulaire Tche, il
vous suffit de cliquer sur le bouton Affecter une tche.
Un nouveau champ A sinsre au-dessus du champ Objet
Recherchez alors le contact assigner ou saisissez directement
son adresse lectronique dans la zone prvue cet effet,
puis cliquez sur Envoyer pour expdier la notification au
correspondant.

Cration dun tche priodique

Slectionnez Fichier | Nouvelle tche pour afficher le
formulaire Tche
Composez votre tche et cliquez sur le bouton Priodicit
de la barre doutils.
Une nouvelle fentre vous permet de prciser la priodicit
(journalire, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle).
Dfinissez les critres que vous souhaitez appliquer puis
cliquez sur le bouton OK .

Rpondre une assignation

Lorsque vous ouvrez un message contenant une assignation.
Vous pouvez alors soit laccepter, soit la refuser ;
vous conservez aussi la possibilit de lassigner une autre personne.
En cliquant sur le bouton Accepter ou le bouton
Refuser situ sur la barre outils, une nouvelle fentre de dialogue
apparat.
Deux solutions soffrent vous :
Soit modifier la rponse avant lenvoi (toutes les zones sont
modifiables et lajout dun commentaire, dune pice jointe est alors
possible).
Soit envoyer la rponse maintenant (la rponse est
immdiatement envoye lexpditeur sans possibilit dy ajouter un
commentaire).
Quelle que soit loption choisie, votre correspondant reoit la rponse
lassignation quil vous a faite.

Le paramtrage des tches

Dfinir une heure de rappel par dfaut.
Slectionnez Fichier| Options, puis dans longlet Prfrences ,
choisissez la section Tches . A laide de la liste droulante,
choisissez lheure de rappel ; par dfaut, elle agit 8 heures du matin.
Choisir la couleur des tches
Slectionnez Fichier | Options, puis dans la zone Options des tches
choisissez laide des listes droulantes, les couleurs qui devront tre
appliques aux tches arrives chance, aux tches acheves.
Cliquez ensuite sur OK pour valider les modifications.

[RVLATEUR DE COMPTENCES]

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