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Etude comparative des Systmes dInformation de la HESSO Valais avec la solution industrielle SAP Student Life
Cycle Management
Etudiant
Professeur
:
:
Niklas Maier
Prof. Hans-Peter Roten
www.hevs.ch
Avant-propos
Le prsent travail de Bachelor reprsente le dernier dossier raliser, dans le but dobtenir le
Bachelor dconomiste dentreprise la HES-SO Valais, Sierre. Il est ralis sur une dure totale
de huit semaines, soit du 14 septembre 2009 au 9 novembre 2009. Le temps conseill pour sa
rdaction est de 360 heures, ce qui correspond une planification denviron 45 heures par
semaine.
Il est bas sur une analyse de lexistant au sein de la HES-SO Valais et dune solution fournie par
SAP, Student LifeCycle Management. Cependant, il est important de relever que ce travail ne
sert en aucun cas de guide technique pour limplmentation dun tel programme. Il fournit
seulement des avantages, des inconvnients, des analyses et des propositions quant lutilit de
la solution dans un tablissement scolaire.
Le but final de ce travail est dmettre des hypothses et des conseils quant une future
implmentation la HES-SO Valais en vue dune harmonisation de ses processus. En effet, ces
derniers doivent tre standardiss afin de correspondre aux exigences de la Dclaration
commune des ministres europens de lducation, datant du 19 juin 1999.
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II
Rsum
Afin davoir une vue densemble de ce travail de fin dtudes, le prsent chapitre traite dans les
grandes lignes les points importants qui y sont dvelopps.
Dans un premier temps, ce dossier aborde de manire gnrale les systmes dinformations
ainsi que leur volution afin de donner un cadre au contenu tudi pour ainsi le rendre plus
comprhensible. Par la suite, une analyse des outils utiliss au sein de la HES-SO Valais est
ralise, savoir lIntranet, Cyberlearn, IS-Academia et SageX. Afin davoir le maximum
dinformations possibles, des questionnaires en rapport avec chacun deux ont t conus. Suite
cela, cinq entretiens avec des personnes expertes cites en fin de travail ont t conduits ce
qui a permis de soulever les avantages et les inconvnients des diffrentes solutions utilises
actuellement. Des processus types tels que le rendu des notes ou le changement dadresse sont
alors cartographis, afin de dterminer leur potentiel doptimisation. Ce dernier a notamment
pu tre dcel en dmontrant comment les mmes processus se drouleraient dans un
environnement intgr tel que SAP Student LifeCycle Management. Intgr signifie ici quil y a
change de donnes et dinformations entre diffrents systmes dinformations.
Par la suite, une introduction la philosophie portail SAP englobant des possibilits de "self
services" est ralise afin de bien pouvoir assimiler le chapitre pratique. Celle-ci explique non
seulement les caractristiques techniques de la solution mais prsente aussi des arguments
pratiques pour une haute cole telle que la HES-SO Valais. Cela va de la gestion des propres
donnes au paiement des frais dtudes en ligne, laide dune multitude de moyens de
rglement. Toutes ces possibilits sont gres via dun point daccs unique : le portail. Cette
interface utilisateur personnelle est disponible pour chacun des acteurs dune institution
acadmique. Celle-ci est, par le biais des rles, personnalise puisque tout le monde na pas les
mmes autorisations quand il sagit daccder aux informations.
Puis, ce dossier traite dune solution industrielle de SAP, donc une extension payante du
systme : Student LifeCycle Management (ou encore SAP for Higher Education & Research). Elle
permet la gestion complte du cycle acadmique dun tudiant, depuis sa candidature jusqu la
remise de son diplme de fin dtudes et mme en tant qualumnus, la fin de son cursus. Cette
srie de processus complexe est dtaille de faon thorique laide de schmas et de faon
pratique, sur le systme SLCM de SAP ainsi que sur le portail. La partie pratique relate quelles
sont les possibilits qui soffrent aux administrateurs systme (et certaines personnes habilites)
et quelles sont les fonctionnalits auxquels ont accs les autres utilisateurs : lAdministration, les
professeurs et les tudiants. De plus, un exemple chiffr rel permet de se faire une ide
concrte quant au cot de limplmentation dune telle solution la HES-SO Valais.
En guise de conclusion, trois possibilits soffrent la Haute Ecole Valaisanne : soit elle garde un
environnement propritaire et continue investir de grandes sommes dans son
dveloppement ou ses mises jours ; soit elle se dcide dtre proactive et dveloppe en
parallle de son architecture actuelle la solution intgre SAP Student LifeCycle Management ;
suite cela, elle pourrait, aprs une phase test dun ou de deux semestres, dcider si cette
implmentation est envisageable ou non et quel niveau.
Le prsent support constitue une aide la dcision quant une ventuelle mise en uvre de la
solution industrielle SAP for Higher Education & Research au sein de la HES-SO Valais et donc du
renouvellement de larchitecture logicielle actuelle.
Niklas Maier
III
Introduction .....................................................................................................................1
1.1
1.2
1.3
1.4
2.
3.
Objectifs ............................................................................................................................ 1
Contexte ............................................................................................................................ 1
A propos de la HES-SO Valais ............................................................................................ 2
SAP en bref ........................................................................................................................ 2
Dfinition du systme dinformation ................................................................................ 3
Les diffrents types de systmes dinformation ............................................................... 5
Evolution de lconomie ................................................................................................... 6
Linfluence des systmes dinformation ........................................................................... 7
A propos de SAP Student LifeCycle Management ............................................................ 8
4.
Portail ............................................................................................................................ 38
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
5.
Dmonstration ............................................................................................................... 46
5.1
5.2
5.3
5.4
Les processus intgrs dans SAP Higher Education & Research (HE&R) ........................ 46
Accs au systme SAP et plus ......................................................................................... 54
Prototype intgrant des fonctionnalits ESS .................................................................. 61
Cots lis lintroduction dune solution SAP la HES-SO Valais .................................. 74
6.
Conclusion ..................................................................................................................... 77
7.
8.
Contacts ......................................................................................................................... 79
9.
Remerciements .............................................................................................................. 80
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IV
Niklas Maier
VI
Niklas Maier
VII
Copyright
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without the express permission of" HES-SO Valais. "The information contained herein may be
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VIII
Abrviations
AAI
ABAP
AGE
AGF
AGP
BDD
BI
BW
CO
CRM
ECTS
EHP
ERP
ESS
FI
HCM
HE&E
HR
IS
J2EE
LMS
LO
MDM
PDM
PGI
PLM
PV
ROI
SAP
SAS
SCM
SD
SI
SLCM
SRM
SSO
TB
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IX
1. Introduction
Objectifs
Contexte
A propos de la HES-SO Valais
SAP en bref
Ce travail porte sur la gestion des tudiants et des collaborateurs au sein dune haute cole telle
que la HES-SO Valais. Cette-dernire reprsente le sujet principal de ce dossier. Afin que vous
puissiez vous faire une ide plus prcise du sujet, voici un bref aperu des objectifs servant de fil
rouge conducteur.
1.1 Objectifs
Dans un premier temps, une dfinition gnrale des systmes dinformation est donne. Ensuite,
il sagit danalyser les solutions existantes utilises, savoir Cyberlearn (Moodle), lIntranet, ISAcademia et SageX. Il nest pas question de remettre en cause les infrastructures actuelles, mais
bien plus de voir o est-ce que des progiciels (PGI) tels que SAP pourraient faciliter et raccourcir
certaines tches administratives et ainsi optimiser les processus de la HES-SO Valais. Par la suite,
comme lindique le nom du prsent dossier, une prsentation et un examen de la solution
industrielle fournie par SAP, Student LifeCycle Management (SLCM), sont raliss. Ceci
permettra de faire une comparaison des solutions prsentes avec le progiciel de gestion intgr
afin de pouvoir en dduire les avantages et les inconvnients. Les points importants du travail
sont donc :
-
Depuis la signature des accords de Bologne en 1999, les hautes coles en Suisse connaissent de
nouveaux besoins en matire de gestion, dorganisation et de coordination. Il est ainsi primordial
de mettre jour ou dchanger les systmes informatiques dvelopps en interne. Ceux-ci ont
t conus pour des besoins bien prcis et sont bien souvent inadapts aux nouvelles normes
dictes par les ministres de lducation europens.2
De manire gnrale, quelle que soit lentreprise, il est actuellement impossible dvoluer sans
avoir recours diffrents systmes dinformations. Au fil des annes sont apparues toutes sortes
dapplications pour grer les employs, la logistique, la distribution et bien dautres encore.
Ainsi, au sein de la HES-SO Valais, diverses solutions permettant la gestion des employs, des
professeurs, des tudiants et des donnes existent.
2
3
[2001Bolo], Prof. Peter Strickeisen (2001). Le sens des accords de Bologne. Page 1
Site officiel de la HES-SO : http://www.hevs.ch/Qui_sommes_nous__.1421098.1094X1098.htm, 17.09.2009
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Domaine Sant & Social regroupant les filires Physiothrapie, Soins infirmiers et Travail
social.
Domaine Sciences de lingnieur compos des filires Technologies du vivant et Systmes
industriels.
Domaine Economie & Services regroupant les filires Economie dentreprise,
Informatique de gestion et Tourisme.
A travers ces huit filires, la HES-SO Valais propose aux futurs diplms une riche palette de
formations de niveau HES qui leur permettent de planifier leur avenir et de contribuer au
dveloppement de la socit.3
1.4 SAP en bref
Leader mondial dans la fourniture de solutions logicielles
intgres, le groupe SAP permet aux entreprises de runir tous
leurs dpartements majeurs : finance, ressources humaines,
production, logistique, distribution et service aprs-vente. Sa
solution Business Suite aide les firmes du monde entier mieux
communiquer avec leurs clients et leurs fournisseurs. La majorit
des processus imaginables peuvent tre intgrs et excuts
laide de cet outil puissant.4
Fonde en 1972, SAP AG emploie aujourdhui plus de 48500 personnes dans prs de 50 pays.
Parmi ses clients, on peut citer Airbus, Bayer HealthCare AG, Mercedes-Benz Accessories GmbH,
Siemens et bien dautres encore. Lexpansion se fait aujourdhui aussi dans les petites et
moyennes entreprises, proactives et soucieuses de leur avenir. La socit a ralis un chiffre
daffaires de 11.5 milliards deuros en 2008, soit une croissance de prs de 10% depuis 2007.
Profitant de l'exprience des clients de la socit et en considrant les suggestions tant des
entreprises best practice que des partenaires intgrateurs de l'offre SAP, les dveloppeurs sont
en permanence la pointe de la technologie. Ceci leur permet de proposer constamment des
solutions adaptes aux besoins respectifs et d'assurer la prennit de leurs solutions.5
3
4
5
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2. Systmes dinformation
Dfinition du systme dinformation
Les diffrents types de systmes dinformation
Evolution de lconomie
Linfluence des systmes dinformation
A propos de SAP Student LifeCycle Management (SLCM)
Afin dassurer la bonne comprhension du prsent dossier, il est primordial de connatre le
terme de systme dinformation (SI), comment il est structur et ce quil permet de faire. Cest
pourquoi une dfinition simpose dans un premier temps.
2.1 Dfinition du systme dinformation
Concrtement, cest un "ensemble organis de ressources (matriel, logiciel, personnel, donnes,
procdures) permettant d'acqurir, de stocker, de communiquer des informations sous forme
de donnes, textes, images, sons dans des organisations. Selon leur finalit principale, on
distingue des systmes d'information supports d'oprations (traitement de transaction, contrle
de processus industriels, supports d'oprations de bureau et de communication) et des systmes
d'information supports de gestion (aide la production de rapports, aide la dcision) ".6
Contrairement ce que pensent certaines personnes, un systme dinformation nest donc pas
seulement compos dordinateurs. Il ncessite une comprhension approfondie de
lorganisation, du management ainsi que de laspect technique servant de support aux donnes.
Un SI est articul sur trois axes principaux de travail : les axes organisationnel, fonctionnel
(management) et technique. Ces diffrentes parties agissent en parallle afin de former un
ensemble cohrent. Elles sont donc interdpendantes.
Laxe organisationnel implique une division claire du
travail, par le biais de dpartements (par exemple
lapprovisionnement, la vente, la production, la finance,
les ressources humaines). Ces fonctions sont
coordonnes laide dune hirarchie, typiquement
reprsente sous forme de pyramide (bien quune
multitude de formes existent) abritant des personnes
diffrents niveaux. Son sommet est rserv aux postes
de gestion tandis que le fond reprsente des employs
de loprationnel.
Laxe technologique constitue la fois le support pour les donnes vhiculant au sein dune
entreprise et une aide la dcision pour le management. Il comprend linfrastructure matrielle
(hardware) du systme dinformation. Celle-ci est compose dordinateurs, de systmes de
stockage (disques durs, bandes magntiques, systmes de stockage optique), de priphriques
6
7
http://revuesim.free.fr/index.php?page=glossaire, 18.09.2009
Image : http://www.cap-consulting.fr/UserFiles/Image/3%20axes.jpg, 17.09.2009
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Reste savoir, quel impact a un systme dinformation sur une entreprise. De plus en plus, le SI
est considr par les dcideurs comme un lment majeur dans les organisations, quelles soient
publiques ou prives. En effet, grce au SI, il est possible de connatre tout moment ltat
actuel de celles-ci ce qui aide considrablement lorsquil sagit de prendre des dcisions de haute
importance. Cest un atout qui permet daugmenter le rendement et la productivit (notamment
par le gain de temps gnr par le SI), daugmenter le chiffre daffaires (en agissant de faon
juste, au bon moment) ou encore de se positionner stratgiquement long terme par rapport
aux concurrents. Par consquent, il est possible de dvelopper des ressources ou des
comptences cls pour se dmarquer des comptiteurs.
Mais il faut faire trs attention : nimporte quel programme permettant de faire des analyses de
donnes et de les restituer ne constitue pas forcment un SI. Il faut comprendre les problmes
que ce dernier doit rsoudre et les rattacher une organisation, une hirarchie et des
processus mtiers. Une simple base de donnes ne reprsente donc pas un SI.
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Tous ces diffrents modules sont intgrs compltement dans la premire possibilit, lERP. Il ny
a donc pas besoin dutiliser des applications intermdiaires (interfaces) permettant aux logiciels
de dialoguer entre eux.
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Niklas Maier
Comme vous avez pu le comprendre, linfluence ainsi que limportance des SI ont beaucoup
augment, spcialement durant les vingt dernires annes. Entre les annes 1960 et 1990, ils
taient principalement utiliss en interne. Initialement, ils servaient doutils de gestion aux
dcideurs et influenaient les activits-cls dune entreprise. Au milieu des annes 1990,
plusieurs facteurs ont amen les SI influencer aussi lextrieur de lentreprise, savoir les
clients, les fournisseurs et parfois mme les concurrents.
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13
[2006Laud], pages 50 56
http://www.ananthtech.com/images/graph_6.jpg, 21.09.2009
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Ce ne sont que quelques exemples des atouts de SAP SLCM, nous en verrons dautres par la
suite. Mais il ressort clairement que cette solution est profitable la totalit des acteurs dune
haute cole : la direction, ladministration, les jurys mis en place pour lexcution et lvaluation
des examens, les professeurs et bien sr les tudiants.15
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[2007Stud], SAP Deutschland AG (2007). Studium und Lehre mit SAP Student LifeCycle Management . Page 4
[2007Stud], pages 4 6
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3. Analyse de lexistant
Solutions existantes
Prise de position
Lanalyse des principaux systmes dinformation utiliss au sein de la HES-SO Valais permettra
de dmontrer quelles sont leurs forces et leurs faiblesses. Il sagira ensuite de faire une
comparaison avec la solution dlivre par SAP. Pour cela, la rencontre dexperts a permis
dassurer la bonne comprhension et laccs linformation lie aux systmes respectifs (cf.
annexes A.5).
3.1 Solutions existantes
3.1.1 Intranet
LIntranet nest accessible quaux tudiants, aux professeurs et aux collaborateurs de la HES-SO
Valais, en allemand et en franais. Chacun a un identifiant personnel lui permettant daccder
aux informations importantes. Lorsquun utilisateur se connecte, son identifiant lui sera indiqu
en haut droite de la page (1). Le systme reconnait immdiatement sil sagit dun tudiant ou
dun collaborateur (2) ; les menus sont par consquent diffrents selon le type de personne. Un
collaborateur a, par exemple, accs loutil de suivi de projet SageX ce qui nest pas le cas de
ltudiant. Le centre du site est compos des dernires nouveauts, dvnements venir ou
encore dinformations dordre gnral (3). Il est possible dafficher les horaires de cours (par
classe, professeur ou salle), de lire les descriptifs de modules, de sinscrire aux modules en
accdant au site dIS-Academia (4) Une multitude de services tels que lannuaire, la bote
ides, la demande dattestation ou encore la signalisation dun changement dadresse sont
proposs (5). Bien entendu, des liens vers la bote email ou Moodle existent. Ce nest quun
chantillon de toute la panoplie de fonctionnalits disponibles.
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Un point qui mrite dtre trait est celui de la bote ides. Elle
permet toute personne de soumettre des propositions
damlioration ou de changement par le biais de lIntranet. Lorsque
celle-ci clique sur le lien dans la liste de menu (1), un cran o elle peut
inscrire ses ides dans une petite case apparat. Lorsquelle clique
ensuite sur "Ok", un mail est envoy Cindy Gurin ainsi quau
Directeur de domaine, Thomas Steiner. Les propositions sont ensuite
analyses et, selon limportance, proposes pour discussion en sance
de direction. Sil sagit de sujets dimportance faible, une rponse est
gnralement donne dans les deux trois jours. Sinon, ce processus
peut durer plus longtemps. Les thmes abords traitent bien souvent
du btiment. Certaines propositions aboutissent (tels que le 3me cran
plasma la caftria ou les multiprises au 3me tage), dautres non car difficilement ou pas
ralisables : un bancomat dans la HES-SO ou louverture de plus de salles dtude.
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Connexion
lIntranet
Dmnagement
Administration
Etudiant / Collaborateur
Remplissage du
formulaire
Changement
dadresse
Rception de la
confirmation de
changement
Rception de
laccus
Adresse modifie
Rception de la
demande par mail
Envoi automatique
par mail dun
accus de rception
la personne
requrante
Connexion ISAcademia
Mise jour et
enregistrement des
donnes
Confirmation de
changement
dadresse
Adresse modifie
Sur cette cartographie, vous pouvez voir le processus relatif la signalisation dun changement dadresse. Lorsquun tudiant
ou un collaborateur dmnage, son adresse est modifie. Afin dviter une circulation de papier physique abondante lie
cela, lIntranet de la HES-SO Valais dispose dun formulaire lectronique. Le lien pour se connecter se situe sur le milieu
gauche de lcran (1). Il suffit ensuite dindiquer ses nouvelles coordonnes et de les valider avec "Ok". Ces informations sont
envoyes, par mail, Marie-Laure Siffert (ou en cas dabsence Anne Niederhauser, sa remplaante). Le requrant reoit
alors immdiatement un mail de confirmation contenant le texte suivant : "Nous vous remercions de votre demande. Celle-ci
sera traite dans les meilleurs dlais. Meilleures salutations. LAdministration". Marie-Laure Siffert, ou Anne Niederhauser, se
charge alors de retranscrire les nouvelles donnes dans le systme IS-Academia, en reprenant les informations du formulaire
lectronique. Aprs cela, elle enregistre et la modification est valide. Un mail de confirmation indique alors au demandeur la
fin du processus avec succs.
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Tous les processus du prsent travail sont disponibles sur le CD de donnes fourni avec (parfois utile pour des raisons de lisibilit) et ont t raliss conformment au cours [2009Bagn] de Prof. Laurent Bagnoud (2009).
Business Process Modelling Notation
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Dmnagement
Connexion au
Portail SLCM
(accs
personnalis)
Accs au service
propres donnes
Changer
dadresse
Modification des
donnes changer
(lies la Base de
Donnes centrale)
Enregistrement
Administration
Etudiant / Collaborateur
Actualisation de la
page et contrle
des informations
Adresse modifie
Adresse modifie
Comme vous le voyez sur le schma ci-dessus, le mme processus (signalisation dun changement dadresse) se ferait un peu diffremment sur SAP
SLCM. En effet, les acteurs et les tapes du processus ne sont pas les mmes. LAdministration nintervient plus rellement, puisque les tches quelle
grait sont maintenant effectuables par le requrant, grce au portail. La personne en question se connecte donc sur ce dernier laide de son
identifiant personnel, via un navigateur web quelconque. Elle a ainsi accs son propre menu de self services, puisque le portail est bas sur les rles.
Ensuite, elle na qu choisir "changer dadresse" et modifier les donnes changer. Aprs avoir tout contrl, elle enregistre et ses informations
personnelles ont t changes. Le fait denregistrer provoque une mise jour dans la base de donnes centralise ; partir de ce moment,
linformation sera disponible partout o elle est susceptible dtre utilise. LAdministration dispose donc de donnes actuelles et correctes tout
moment. Il est envisageable quun contrle de scurit soit fait afin dassurer la bonne qualit des informations.
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Connexion
lIntranet
Besoin dune
attestation
Remplissage du
formulaire
Demande
dattestation
Indication dune
raison et envoi du
formulaire rempli
par mail avec
Ok
Rception de
laccus
Rception de la
demande par mail
Envoi automatique
dun accus de
rception par mail
la personne
requrante
Responsable filire RF
Administration
Etudiant
Rception du mail
pour venir chercher
lattestation
Remplissage de
lattestation puis
transmission au RF
Rception de
lattestation
Rception de
lattestation et envoi
dun mail au
requrant
Rcupration de
lattestation et
paiement de 5.- sil
sagit dun double
Attestation dlivre
Remise de
lattestation
Attestation dlivre
Signature et remise
de lattestion
Attestation dlivre
Sur cette cartographie est reprsent le processus de demande dattestation dtudes. En effet, il se peut quun tudiant lait
gare ou ne lait pas reue. Dans ce cas, il lui suffit de remplir le formulaire lectronique disponible juste en dessous du lien
concernant le changement dadresse (1). Aprs avoir indiqu une raison de demande, il naura plus qu valider en cliquant
sur "Ok". Comme dans le cas du changement dadresse, Marie-Laure Siffert (ou sa remplaante) recevra un mail contenant les
informations relatives la demande. Un courriel automatique de traitement est alors envoy au requrant (cf. processus
changement dadresse). Ensuite, elle remplit lattestation et la remet au Responsable de Filire qui la signe et la restitue au
secrtariat. Pour finir, un mail est envoy ltudiant pour lui signaler quil peut rcuprer la feuille au secrtariat. Dans le cas
de lmission dun double, cette procdure lui cotera 5.- CHF. Dans le cas contraire, elle sera gratuite.
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Connexion au
Portail SLCM
Besoin dune
attestation
Administration
Etudiant
Accs au service
Demander une
attestation de
scolarit
Tlchargement de
lattestation munie
dune signature
digitale
Ouverture de
lattestation
Impression de
lattestation
Information
lAdministration par
mail
Paiement de la
facture, en cas de
double, via E-Biller
direct
Attestation obtenue
Information
lAdministration par
mail
Attestation obtenue
Dans SAP SLCM, ce mme processus serait nouveau bien diffrent : moins dacteurs, par consquent plus dautonomie et de rapidit pour le
requrant. Les tapes sont aussi diffrentes, ce qui est li au portail. Ainsi, lutilisateur na qu se connecter sur le portail laide de son identifiant
pour accder son menu personnalis. Il y choisit loption "Demander une attestation dtudes" o il a la possibilit de la tlcharger pour limprimer.
LAdministration reoit alors une information du tlchargement par mail, ou directement sur son accs personnalis. Lattestation est dj munie
dune signature lectronique et ne doit donc pas passer par lAdministration et par le Responsable de Filire. Une fois tlcharge, elle peut tre
imprime et utilise. Il faut par contre que cette forme de signature soit lgalement reconnue afin de pouvoir tre utilise. Le rapprochement du
montant d en cas de demande de double (5.- CHF) peut tre fait par ltudiant via e-Biller Direct, donc directement par internet.
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SAP SLCM
Inconvnients
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Sur la page daccueil de Moodle, vous avez la possibilit de changer de langue (1), de vous
enregistrer laide de votre identifiant personnel, diffrent de celui de lintranet (2), ou encore
de rechercher des cours susceptibles de vous intresser (3). Il y a bien sr dautres possibilits
telles que la recherche de cours dans le menu principal (4) et la demande dinformations
complmentaires au sujet de la plateforme (5).
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Suite au contact par mail avec Mme Anne-Dominique Salamin, de nombreuses questions
ouvertes ont pu tre rpondues. Elle a t si gentille de les complter directement par courriel,
sans quune rencontre ait t ncessaire.
Pour un professeur, administrateur de son propre cours, il y a diffrents stades dutilisation de
Cyberlearn. En gnral, le premier niveau de travail consiste utiliser Moodle comme repository
pour y publier des documents .pdf, .doc, .ppt Quand le professeur progresse dans l'utilisation
de Moodle, il va intgrer dans son enseignement des ressources collaboratives (forum, wiki etc.).
Ensuite, il pourra intgrer une certaine interactivit en ralisant des quiz ou en autorisant les
tudiants restituer des travaux en ligne dans la plateforme. Enfin, certains professeurs
matrisant les techniques multimdia (ou demandant Cyberlearn de le faire pour eux) peuvent
intgrer dans leurs cours des vidos, des animations flash etc. pour mieux expliquer une notion
complexe et/ou abstraite. De plus, un menu droulant soffre eux dans lequel ils peuvent
accder une multitude de fonctionnalits : sondages, devoirs, exercices, questionnaires,
consultations, glossaire et bien dautres encore. Bref, un grand nombre doutils utiles pour
dispenser un cours.
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Selon le rle, un utilisateur naura donc pas les mmes autorisations quun autre. Un
administrateur aura par exemple accs certaines sections quun professeur naura pas ; ou
alors ce dernier pourra accder, mais seulement visionner et pas modifier. Cest le mme
principe entre un tudiant et un professeur : ltudiant aura accs au cours mais ne pourra rien y
modifier, moins que le professeur lui ait donn lautorisation de le faire. Le statut invit par
contre ne fonctionne seulement si un contenu a t mis en libre service pour tous les visiteurs,
cest--dire quil nest pas li un mot de passe.
Une nouveaut de Moodle est lutilisation du Single Sign-On. En effet, la HES-SO dispose depuis
peu dun annuaire centralis de type AAI (Authentification and Authorization Infrastructure, cf.
point 4.2) permettant un accs la plateforme de-learning avec les mmes identifiants et mots
de passe que ceux du rseau de la HES-SO. Pour linstant, ce type de connexion est cependant
utilis uniquement au niveau des Masters.
Un autre point positif vient du type mme de la plateforme. En effet, celle-ci est open source et
dispose ainsi d'une forte communaut de dveloppeurs et d'utilisateurs. Ceci assure non
seulement la gratuit du programme mais reprsente aussi un atout fort lors de la recherche de
pannes. De plus, cette solution reste entirement paramtrable selon les besoins de lcole et
reprsente ainsi un produit davenir. Finalement, il faut savoir que Moodle est une des 10
plateformes les plus utilises dans le monde, et la plus utilise dans l'enseignement tertiaire en
Europe, une bonne preuve de qualit.
23
Niklas Maier
19
Avantages
-
Moodle
SAP SLCM
Inconvnients
Niklas Maier
20
Ltudiant sauthentifie laide dun identifiant unique qui lui est attribu au dbut de ses
tudes. Celui-ci est diffrent des identifiants utiliss pour lintranet ou Cyberlearn. Les dernires
nouveauts concernant lAGE sont communiques au milieu de lcran.
Une fois connect, il pourra soit changer les prfrences (son mot de passe par exemple) de son
compte dans les options (1) soit naviguer dans le menu affich ci-dessous (2). Cest l quil aura
accs aux fonctions cites prcdemment : sinscrire aux modules, rpondre aux valuations,
afficher un aperu des modules acquis ou ses horaires de classe.
1
2
Figure 19 : Ecran principal dIS-Academia26
24
25
26
[2008Equi], Equinoxe MIS Development (2008). Prsentation dEquinoxe MIS Dveloppement. Page 4
Portail applicatif de la HES-SO : https://age.hes-so.ch/, 25.09.2009
Portail applicatif de la HES-SO : https://age.hes-so.ch/, 25.09.2009
Niklas Maier
21
Niklas Maier
22
Etudiant
Acceptation
des
rsultats
Administration
Rception du
bulletin de notes
Rception des
moyennes pour
une date prcise
(fichier Excel)
Professeur
Responsable module
Discussion des
rsultats avec
les responsables
de modules
Correction des
examens
Contestation
des
rsultats
Saisie des
moyennes sur ISAcademia pour
une date prcise
Impression des
bulletins de
notes et remise
au RF pour
signature
Rcupration,
mise sous pli et
envoi des
bulletins de note
Traitement de la
contestation et
contact du RF
Validation des
rsultats
auprs de
lAdministration
Signature des
bulletins de
notes
Remise des
bulletins de
notes
lAdministration
Traitement de la
contestation et
contact du
professeur en
question
Calcul de la moyenne
du module selon
rgles de pondration
et envoi pour une date
prcise
Calcul et rendu
des notes pour
une date prcise
Notes dfinitives
Rception, saisie et
enregistrement des
note(s) modifie(s)
sur IS-Academia
Impression, mise
sous pli et envoi
du bulletin de
notes modifi
Inscription automatique
aux rattrapages ou aux
mmes modules
lanne suivante si
checs (IS-Academia)
Notes dfinitives
Notes dfinitives
Calcul de la
nouvelle
moyenne du
module et envoi
Notes dfinitives
Modification
et envoi
de(s) note(s)
Discussion des
rsultats
Rception
examens
pour une
date prcise
Aucun
changement
Notes dfinitives
Niklas Maier
23
27
[2009Sta1] et [2009Sta2], HES-SO Valais (2009), Statistiques lies aux domaines Economie & Service, Sciences de lIngnieur et Sant Social
Niklas Maier
24
Niklas Maier
25
Etudiant
Connexion sur le
portail SAP SLCM
partir dune date
communique
Prise de
connaissance des
rsultats sur le
portail
Acceptation
des rsultats
Notes
dfinitives
Correction des
examens
Rception
des examens
Calcul des
moyennes
semestrielles
Saisie des
moyennes sur le
portail SAP SLCM
pour une certaine
date
Modification
des rsultats
sur le portail
Enregistrement des
donnes saisies et
calcul automatique
des moyennes
modulaires
Discussion des
rsultats
Discussion des
rsultats avec les
responsables de
module
Validation des
rsultats pour une
date donne
Administration
Responsable de filire RF
Professeur
Contestation
sur le portail
Aucune
modification
Notes
dfinitives
Notes
dfinitives
Inscription automatique
aux rattrappages ou
aux mmes modules
lanne suivante si
notes insuffisantes
Notes
dfinitives
Niklas Maier
26
Comme vous le voyez sur le schma ci-dessus, IS-Academia regorge de fonctionnalits. Un grand
nombre dentre elles ne sont pas encore utilises, surtout du ct tudiant, mais ce nest quune
question de temps. En effet, toutes proviennent de lexpression de besoins rels, cest pourquoi
cette solution est oriente client. IS-Academia est dans tous les cas un logiciel pour le futur.
28
[2003Gest], Daniel Chuard, Serge Rod, Sven Plug, Equinoxe MIS Development (2003). Application de gestion acadmique (GESTACplus),
couverture fonctionnell. Page 12
Niklas Maier
27
Connexion ISAcademia
Modification des
donnes lies
ltudiant
Enregistrement des
modifications
Dcision dinterruption
dun tudiant
Signalisation
dinterruption
aboutie
Professeurs
Administration
Rception du mail
group
Signalisation
dinterruption
aboutie
Un second processus li IS-Academia et intressant analyser est celui de la signalisation dinterruption de formation dun tudiant. Lorsque ce
dernier dcide darrter son cursus, temporairement ou dfinitivement, il le communique lAdministration soit par mail soit en passant directement
au secrtariat. Celle-ci fait alors les modifications ncessaires sur IS-Academia et dans les fichiers (listes de classe par exemple) avant denregistrer.
Ensuite, un mail group (destinateur du type "all_of") est envoy lensemble des professeurs, mme si ces derniers ne sont pas directement
concerns. Pour certaines personnes, ce courriel est ainsi un spam inutile et pour dautres, une information importante ; celles qui sont touches par ce
changement mettent jour les donnes dans leurs propres documents. Ceci permet par exemple de ne pas continuellement noter les absences dun
tudiant qui ne suit plus les cours.
Niklas Maier
28
Connexion au
portail
Dcision dinterruption
dun tudiant
Professeurs
Administration
Modification des
donnes lies
ltudiant
Enregistrement des
modifications
Envoi automatique
dun mail aux
professeurs
concerns
Rception de lavis
dinterruption
dtudes
Signalisation
dinterruption
aboutie
Accs des
donnes actuelles
tout moment
Signalisation
dinterruption
aboutie
Figure 24 : Processus de signalisation d'interruption d'tudes d'un tudiant sur SAP SLCM
SAP SLCM permettrait doptimiser le dit processus. Lors de la dcision darrt dtudes, un tudiant peut maintenant directement lannoncer via son
interface utilisateur du portail. LAdministration reoit alors cet avis et confirme la modification des donnes de base du requrant. Les personnes
concernes par ce changement sont alors immdiatement averties, toujours sur le portail. Il est aussi possible de faire envoyer, en plus de cela, des
courriels aux professeurs intresss. Grce lutilisation de rles et une base de donnes centralises, seuls ceux pour qui linformation est importante,
la reoivent. Ainsi le processus est non seulement plus rapide avec lutilisation de SLCM mais aussi plus efficace, puisque les "spams" sont limins. Les
professeurs ont donc tout moment accs des informations actuelles.
Niklas Maier
29
Figure 25 : Diffrence de fonctionnement entre la pratique actuelle (g.) et SAP SLCM (dr.)29
Le schma ci-dessus reprsente loptimisation du processus entre ce qui est fait ce jour,
savoir des envois groups dinformations sans se proccuper si les destinataires sont intresss
ou non ; et ce que fournit la solution SAP Student LifeCycle Management, soit une distribution
intelligente de linformation.
Dans limage de droite, les "spams" cits dans le processus "interruption de formation dun
tudiant la HES-SO Valais" nexistent plus ce qui vite que les collaborateurs et les professeurs
se plaignent de courriels qui ne les concernent pas.
29
Propre montage
Niklas Maier
30
Ecole
Domaine
Nombre
dtudiants
(2009)30
Cot
actuel
des Cot des factures
factures mises en mises en ligne en
CHF31
CHF32
Min.
HES-SO
HES-SO
Valais
Max.
15899.40 92'505.60
Min.
Max.
Total HES-SO
14454
7227.- 11'563.20
Economie &
Services
693
762.30
4435.20
346.50
554.40
Sciences de
lIngnieur
281
309.10
1798.40
140.50
224.80
Sant Social
807
887.70
5164.80
403.50
645.60
Total Valais
1781
1959.10 11398.40
890.50
1424.80
30
31
32
[2009Sta3], HES-SO (2009). Statistiques lies au rseau de la HES-SO. Onglet du dossier Excel "Table1"
[2007Heri], Eric Hritier (2007). Etude dopportunit pour la mise en uvre de lE-facturation lEtat du Valais. Page 34
[2007Heri], page 34
Niklas Maier
31
IS-Academia
SAP SLCM
Inconvnients
Logiciel
multilingues
(allemand,
franais et anglais mais peut tre
configur en dautres langues par la
suite)
Sadapte toutes les organisations
hirarchiques, vu les diffrences des
coles qui lutilisent
Permet un degr de paramtrage et
dvolution levs
Est adapt aux besoins lis aux
accords de Bologne, donc au systme
ECTS
Est compatible avec tous types de
formations (plein-temps, en emploi,
formation continue, bachelor, master,
doctorat)
Est orient futur, donc pour une
utilisation long terme
Interface utilisateur de type Web
Niklas Maier
32
33
34
Niklas Maier
33
Niklas Maier
34
SageX
Inconvnients
SAP SLCM
Problmes
dintgration :
pas
dintgration avec les donnes de
temps (timbrage des employs), pas
dintgration avec la base de donnes
des collaborateurs (AGE)
Reporting parfois dangereux et peu
pratique : accs soit la globalit soit
rien
Fort manque dautonomie d aux
autorisations non gres
Manque dergonomie de linterface :
une fois quun projet est en cours,
lutilisateur qui se connecte verra en
premier la dfinition du projet
Menu un peu compliqu (confusion
facile)
Lutilisation de lERP nest pas
toujours intuitive, il faut savoir tre
logique
Beaucoup de formation doit tre faite
afin datteindre le stade dutilisation
actuel, donc auprs de tous les
utilisateurs de SageX
SageX est utilis par tout le rseau de
la HES-SO ; il faut du temps pour que
SAP se gnralise ce niveau
Niklas Maier
35
36
Niklas Maier
37
4. Portail
SAP NetWeaver
Philosophie portail et rles
Introduction et philosophie dune solution industrielle SLCM
Business Intelligence
La notion dEnhancement Package
Les nouveauts de lEnhancement Package 4
4.1 SAP NetWeaver
Afin de comprendre le fonctionnement de SLCM, il est ncessaire de connatre SAP NetWeaver,
qui constitue la base technique de toutes les solutions SAP actuelles. Il repose sur des
technologies standard et assure lentire compatibilit concernant IBM WebSphere,
Microsoft.NET et Java (J2EE). NetWeaver reprsente le fondement de toutes les applications
futures de SAP, il nest ainsi pas ncessaire de sinquiter quant aux prochaines mises jour. De
plus, cette base technique permet lintgration exhaustive de tous les processus, informations et
systmes qui sont dcisifs pour lentreprise. NetWeaver est constitu de quatre composantes
principales qui sont:
People Integration assure que les personnes puissent
accder aux informations et aux fonctions ncessaires
la bonne ralisation de leurs tches (comporte SAP
NetWeaver Portal). 35
Information Integration permet laccs une grande
partie dinformations, structures ou non. Grce au
cur de cette composante, SAP Business Information
Warehouse (SAP BW), il est possible deffectuer une
multitude dvaluations de donnes, sous forme de
graphiques ou de tableaux de bord par exemple.
Process Integration assure que les processus soient
excutables dans un environnement systme
htrogne, au-del des frontires du systme.
Application Platform (SAP Web Application Server) encourage lutilisation de Java (J2EE) et
ABAP (langage de programmation SAP) dans un environnement commun ce qui implique une
indpendance au niveau des bases de donnes, des systmes dexploitation et des plateformes
pour les services utilisant le web (Web-Services).
35
Niklas Maier
38
Anciennement appel SAP Enterprise Portal (jusquen octobre 2005), SAP NetWeaver Portal fait
partie de la composante People Integration, donc de lintgration de personnes. Celle-ci est
constitue en outre de :
-
SAP NetWeaver Portal, par contre, offre un point daccs central des informations, des
applications et des services au sein dune entreprise. Ce point daccs est li des autorisations,
appeles communment "rles" dans SAP. Cela implique que les personnes utilisant le portail
auront des accs scuriss spcifiques leurs besoins, leurs responsabilits et leurs droits. Un
tudiant ne verra ainsi pas les mmes informations quun professeur. De plus, il est possible
dinstaller des Business Packages, englobant du contenu prconfigur pour le portail ce qui
permet de rduire le temps dimplmentation et de paramtrage.
Grce NetWeaver Portal, il est possible de runir des systmes (SAP ou non), des bases de
donnes, des documents, du contenu Web ou encore des services Web sur une seule interface
utilisateur. Cette dernire peut tre appele laide dun navigateur internet quelconque ou
partir de lIntranet. Un tudiant, par exemple, a accs toutes les donnes relatives sa
personne, comme ses modules, ses donnes personnelles, ses rsultats... Il peut aussi, par le
biais dEmployee Self Services (ESS), changer ses propres informations (son adresse par exemple)
ou alors mettre directement des demandes depuis le portail : si une note quil a reue lors dun
rcent examen ne lui convient pas, il a la possibilit de la contester. Il peut videmment sinscrire
aux cours quil souhaite suivre et avoir un rsum des crdits obtenus jusqualors. Toutes ces
diffrentes fonctionnalits du portail, spcialement les ESS, impliquent une optimisation des
processus de lAdministration, comme nous lavons vu aux points 3.1.1 et 3.1.3. Elles permettent
un accs facilit, rapide et en temps rel linformation voulue ce qui diminue considrablement
les charges administratives.37
36
37
Image : [2006Terp], SAP AG (2006). SAP ERP - Integrierte Geschftsprozesse (TERP10 - Teil 1). Page 3-9
[2007Real], RealTech AG (2007). REALTECH Business Solutions Employee Self Service (ESS). Page 2
Niklas Maier
39
Un autre atout du portail est le Single Sign-On (SSO). Celui-ci autorise lauthentification unique,
ce qui implique que lutilisateur na besoin dentrer son mot de passe quune seule fois pour
accder diffrentes applications. Ce procd dauthentification simplifi permet une
communication facilite entre les systmes (SAP ou non). Ceci entrane un gain de temps
important puisquil nest plus ncessaire de se connecter, laide de multiples mots de passe,
sur plusieurs logiciels distincts.
Les deux schmas ci-dessus illustrent bien les diffrences entre un systme muni du Single SignOn et celui qui ne lest pas. Sur celui de gauche, une authentification est ncessaire pour chaque
application, cela implique un nombre didentifiants gal celui des ressources (pour une seule
personne). De plus, des procds dauthentification diffrents selon les applications et lexigence
dune multitude de mots de passe compliquent la vie de lutilisateur. Sur le schma de droite, un
annuaire centralis de type AAI (cf.point 3.1.2) permet lauthentification unique laide du
Single Sign-On. Lenregistrement se fait laide dun identifiant et dun mot de passe uniques sur
une interface intgre; un login auprs des diffrentes applications nest donc plus ncessaire.
38
39
Niklas Maier
40
La possibilit dexcuter, dinclure tous types dapplications quelles soient bases sur
des technologies SAP ou non SAP (Java par exemple).
Le portail comporte un accs bas sur les rles, ainsi les utilisateurs disposent toujours
des informations dont ils ont rellement besoin.
Le Single Sign-On, soit lauthentification unique permet aux utilisateurs de ne
senregistrer quune seule fois pour accder toutes les applications quils utilisent. Son
but est de simplifier la connexion aux diffrents systmes dinformation.
Ce sont donc principalement des avantages pour lutilisateur, nanmoins il y en a dautres qui
mritent dtre traits. Dans les universits utilisant SAP SLCM de faon productive (les
universits de Ble ou de Zrich p.ex.), les rsultats se sont avrs trs positifs dans les domaines
suivants : lAdministration, le secteur informatique, la comptitivit et la flexibilit de lcole.
Par lutilisation dEmployee Self Services (ESS), lAdministration se voit dcharge de certaines
tches rptitives et gourmandes en temps ; elle peut donc se vouer entirement dautres
activits plus importantes. Lexemple parfait est la remise des rsultats modulaires en fin de
semestre cite auparavant (cf. point 3.1.3). Cette "perte" de temps peut tre diminue par
lautomatisation de processus. Dans SAP SLCM, ltudiant naura qu se connecter sur le portail
pour entrevoir ses notes afin de savoir sil a acquis ou non les modules quil a suivis. Dans le
mme cran, il pourra ensuite, sil le dsire, contester ses rsultats. Une autre consquence
positive serait la diminution de feuilles imprimer, soit entre 7'000 et 8'000 par anne. Avec
lintgration de processus relevant des finances et des ressources humaines, il est possible de
payer les frais de scolarit lectroniquement, sans avoir recours un transfert physique de
facture. Ceci conomiserait une nouvelle fois beaucoup de papier, dargent et du temps prcieux
lAdministration (cf. point 3.1.3).
Grce la base technique de SAP, les diffrentes applications utiles lutilisateur sont intgres
entre elles. Il sen suit une rduction de temps ncessaire pour les mises jour et linterfaage.
De plus, par la consolidation des diffrents systmes, les formations continues spcifiques
linformatique sont nettement moins coteuses en argent et en temps ; en effet, il ne faudrait
plus quapprendre utiliser une seule interface, au lieu dune multitude auparavant.
Au niveau de la comptitivit, il est difficile de faire mieux. Les meilleurs services sont mis
disposition de tous les acteurs dune haute cole, que ce soient des employs, des professeurs,
des tudiants ou des candidats aux tudes. Pour tous, cette solution intgre est synonyme de
confort, de facilit daccs linformation et de gain de temps.
De plus, il est facile dintgrer de nouveaux modules au programme scolaire afin de sadapter
aux exigences internationales plus rapidement. Lcole a donc la possibilit, grce cette
flexibilit, de proposer tout moment un catalogue de cours actuel. De par ce fait, celle-ci gagne
rapidement en popularit auprs des tudiants nationaux et internationaux, ce qui implique des
recettes accrues. Il est ncessaire de soulever ce point que lintroduction dun systme SLCM
est un investissement qui amnera inluctablement un retour sur investissement. Ce nest en
aucun cas un cot, qui par dfinition ne peut pas tre rapproch du concept de rentabilit. 40
40
[2007Stud], pages 13 14
Niklas Maier
41
[2006Bint], SAP Deutschland AG (2006). Business Intelligence umfassend nutzen Mit SAP NetWeaver. Page 18
Niklas Maier
42
SAP NetWeaver BI permet, grce des rsultats pas toujours vidents dmanteler, de diriger
une entreprise de faon intelligente, en tenant compte de sa stratgie. Les dcideurs peroivent
ainsi o se situent les points forts et o des efforts doptimisation sont ncessaires. En
consquence, ils sauront tirer davantage profit des investissements ce qui se traduira par une
meilleure qualit de service et une augmentation defficience. Lentreprise dispose ainsi tout
moment de chiffres et de statistiques dtaills, traitant du prsent ou du pass, afin dinfluencer
positivement le futur.43
42
[2007Gisa], GISA GmbH (2007). SAP NetWeaver Business Intelligence (BI). Strategische Informationsbndel fr leistungsstarke Unternehmen .
Page 1
43
[2006Bint], pages 4 7
Niklas Maier
43
Le mot retenir ce stade est clairement flexibilit. Jamais il na t aussi simple dimplmenter
des nouveauts quavec lEnhancement Package. Lorsquil sagit, par exemple, dintroduire de
nouveaux processus dans une structure telle que la HES-SO Valais, il est ncessaire de
dvelopper des solutions qui soient compatibles avec les diffrents systmes dinformation en
vigueur. Cette tape prend normment de temps ce qui est souvent synonyme de cots
exorbitants. De plus, les solutions dlivres dans les diffrents Enhancement Package ne
viennent pas de l"-peu-prs". Elles reposent sur des besoins rels exprims par des universits
qui utilisent dj SAP Student LifeCycle Management, comme les universits de Zrich et de
Ble en Suisse par exemple. De ce fait, cest une sorte de garantie de la qualit des contenus
proposs.
44
[2008Ehp4], Christian Oehler (2008). Transform Your Business Using SAP Enhancement Packages For SAP ERP. Page 5
Niklas Maier
44
[2009Over], SAP AG (2009). Delta Overview Student LifeCycle Management EHP4 (Business Suite 7). Page 4
[2009Over], page 8
[2009Docu], SAP AG (2009). Documentation of SAP Student LifeCycle Management (IS-HER-CM) BS 7 (EHP4). Pages 73 76
Niklas Maier
45
5. Dmonstration
Les processus intgrs dans SAP Higher Education & Research
Accs au systme SAP et plus
Prototype intgrant des fonctionnalits ESS
Cots lis lintroduction dune solution SAP la HES-SO Valais
Il sagit maintenant de passer la seconde partie de ce travail de Bachelor, savoir le ct
pratique. Celle-ci est compose dune prsentation des diffrentes fonctionnalits disponibles
dans le portail SLCM, associes plusieurs rles : celui du professeur, celui de lAdministration et
encore celui de ltudiant. De plus, elle traite de certains aspects du systme SAP lis Student
LifeCycle Management.
5.1 Les processus intgrs dans SAP Higher Education & Research (HE&R)
Quelques informations au sujet de SAP SLCM avaient dj t traites aux points 2.5 et 4.3, il
serait maintenant judicieux de sy intresser plus en dtail. Avant de rellement dmontrer
comment se prsentent le systme et le portail, il serait bien davoir un aperu des diffrents
processus soutenus par la solution industrielle SAP for HE&E. Ceux-ci reprsentent ce qui est
techniquement ralis et/ou ralisable sur SAP et sont reproduits, de manire trs gnrale, sur
le schma ci-dessous :
Une telle gestion permet luniversit de mettre en uvre de faon optimale sa stratgie. Son
efficience se voit augmente, de par lutilisation de processus mtiers clairement dfinis. De
plus, linnovation dont elle fait preuve augmente sa renomme et fait delle une cole plus
convoite.
48
[2009Slcm], Marlene Schlfli, SAP Schweiz AG (2009). Consulting & Education of Student LifeCycle Management for SQLI, Renens in the
European Respiratory Society Project. Page 4
49
Image : [2009Slcm], page 7
Niklas Maier
46
Il sagit dans un premier temps dtablir le contenu des diffrents programmes dtude, en se
basant sur les buts stratgiques de lcole et la population dtudiants que lon aimerait
atteindre (1). Ces programmes sont ensuite catgoriss, cest--dire quun type de formation
(continue par exemple) leur est assign (2). Puis, il faut attribuer des cours aux diffrents
programmes dtudes tout en prtant attention la demande actuelle (3). En dernier, il suffira
dindiquer une priode de temps durant laquelle les diffrentes tudes sont valides (4).
Quant aux exigences, il est ncessaire dans un premier temps de dfinir quel travail acadmique
doit tre fourni afin dobtenir une spcialisation ou un diplme. Ceci englobe les cours, le
nombre dheures de prsence, le nombre de crdits ECTS (1) Les exigences ntant pas les
mmes selon les annes ou les semestres, plusieurs versions doivent tre paramtres (2). Elles
sont ensuite mises jour rgulirement afin de correspondre au mieux aux exigences actuelles
(3). Pour finir, les donnes relatives aux exigences sont stockes dans le systme afin de
permettre leur audit, par exemple lors de certifications de programmes dtude (4).
Dans cette partie, il est important dtablir des rgles qui sappliquent ladmission, linscription,
aux cours et aux examens afin de pouvoir les lier aux diffrents programmes dtude (1). A ces
rgles sont ensuite attribues des priorits, importantes pour la suite (2). Lors de la dfinition de
troncs communs pour les programmes dtude, lon regarde quels cours pourraient sy prter. Si
certains cours sont inadapts, on se fie leur priorit pour les intgrer ou non (3). Enfin, il sagit
dtablir des exceptions aux rgles, p.ex. lorsque certains cours sont substituables (4).
Afin dassurer un accs des informations actuelles, il est ncessaire de rgulirement mettre
jour les programmes dtude (1). Ainsi, il est possible dextraire des fichiers XML (visible sur le
web) afin de gnrer des rapports qui permettent dvaluer la demande et de faire des
pronostics quant au nombre dtudiants futurs, dans quelles filires, pour quels cours (2) Suite
ces analyses, loffre est adapte la demande ce qui garantit lattractivit de lcole (3).
Finalement, la direction a accs des indicateurs appropris afin de dterminer si loprationnel
correspond la stratgie (4).
50
Niklas Maier
47
Lors de ce sous-processus, les responsables planifient le nombre dtudiants, par filire, pour la
prochaine priode acadmique (1) ainsi que le budget qui sera allou pour les campagnes de
recrutement (2). Par la suite sont dtermins les groupes dtudiants cibles que lon aimerait
attirer afin datteindre les objectifs que lon sest fixs (3). Finalement, les canaux de
communication sont dfinis, savoir par mail, par magazines spcialiss, lors de
manifestations (4)
Il sagit maintenant de planifier les dtails des campagnes de recrutement (1) et de les optimiser
de faon prsenter une segmentation optimale, au niveau des filires notamment. En effet,
celles-ci ne ncessitent pas forcment les mmes moyens afin dattirer le nombre optimal
dtudiants et ainsi augmenter le Return On Investment (2). Lexcution des diffrentes
campagnes planifies se fait laide dune multitude de possibilits : internet, email, fax, lettres,
salons, face face Ceci permet de toucher un large ventail de personnes (3). Une fois
dployes, les campagnes sont analyses afin de dterminer leurs forces et faiblesses, ce qui
permettra de les adapter pour le futur (4).
51
52
Niklas Maier
48
Lors des demandes dadmission, les informations personnelles des tudiants collectes pendant
les campagnes de recrutement peuvent tre directement rutilises afin de gagner du temps
administratif (1). Ces demandes peuvent se faire via le web, ce qui permet un service "24h/24".
De plus, le postulant dispose dun suivi quant lvolution de sa requte, nouveau par le bais
dinternet (2). Le contrle des postulations permet de faire une comparaison entre ce qui est
requis par lcole et ce que le requrant prsente. En cas de manque (de diplme par exemple),
le systme le lui indique automatiquement (3). Lorsque ladmission est valide et ltudiant est
inscrit, il ne lui reste plus qu payer les frais scolaires, ce qui peut tre fait par virement ou par
internet via e-Biller Direct (4).
Lors de la dtermination des quivalences, lcole dfinit quoi correspondent ses cours, ses
modules et ses titres au niveau national et international, ce qui est important lorsque les
tudiants font des changes. Ces valuations assurent une certaine transparence entre les
diverses hautes coles (1). De plus, lorsque des tudiants externes sinscrivent, leurs rsultats
sont analyss afin de dterminer les quivalences internes. Ceci permet de les inscrire aux
modules et aux semestres adquats, selon les connaissances quils ont acquises jusqu
maintenant (2). Les requrants ont aussi la possibilit de simuler sur internet le nombre de
crdits ECTS quils obtiendront lorsquils ralisent des cours spcifiques lors dun change auprs
dune autre universit (3). Finalement, lorsquun tudiant a fait son semestre lextrieur, les
cours suivis sont convertis en quivalences internes puis enregistres sous forme de crdits ECTS
dans les donnes de base de ltudiant (4).
53
Niklas Maier
49
Que ce soit lAdministration, la Direction ou les professeurs, tous accdent une base de
donnes centralise ; cela implique que chacun deux exploitera les mmes dossiers, ce qui
permet dviter les redondances. Les vues sur la base de donnes, par contre, sont gres par
des autorisations, par le biais de rles. Chaque utilisateur accde ainsi seulement aux
informations qui le concernent (1). Certains processus peuvent alors tre automatiss : lorsquun
tudiant sest inscrit pour un cours particulier, un enregistrement est fait dans ses donnes de
base. Si un changement affecte ce cours (p.ex. il na pas lieu cause dun manque deffectifs),
ltudiant en question est automatiquement avis et des propositions de rechange lui sont faites
(2). En outre, il est possible de regrouper les tudiants selon des critres propres lcole afin de
procder des traitements en masse, dans le cas de certaines tches administratives comme
linvitation un vnement ou dautres correspondances (3). Les donnes stockes sont
finalement extraites afin de les analyser et den tirer des statistiques. Ces dernires aident
notamment lors des prvisions dinscription pour le prochain cycle acadmique (4).
Lors dun cycle acadmique, un tudiant a la possibilit de faire des semestres dchange,
ltranger par exemple. Par la dfinition antrieure de rgles et dquivalences, ce travail
acadmique lui est reconnu sous forme de crdits ECTS (1). Il peut aussi sinscrire des cours
quil souhaite suivre par le biais dinternet. Les interfaces utilises pour cela sont entirement
paramtrables selon les besoins de lcole. Lorsquun cours a dj atteint son nombre maximum
de participants, ltudiant a la possibilit de sinscrire sur une liste dattente afin dtre pris en
compte lors du prochain semestre (2). De plus, il accde son interface personnelle lui
permettant de rapidement changer son adresse, son programme dtudes, faire une demande
dattestation, signaler son absence Et tout cela sans passer par lAdministration (3). Durant
toutes ses tudes, il a disposition tout moment les informations importantes : nombre des
crdits obtenus, modules acquis, modules restants (4)
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Figure 50 : Finances56
Les frais dtude sont calculs en fonction des rgles fixes par ltablissement ; ils peuvent tre
facturs traditionnellement, cest--dire imprims et envoys par la poste, ou lectroniquement
via e-Biller Direct. Dans les deux cas, le compte de ltudiant est mis jour automatiquement
lors du rapprochement du montant. Diffrents types de paiements chelonns sont
programmables (1). Ltudiant a la possibilit, tout moment, de contrler ltat de son compte
sur son interface personnelle (2). De plus, il est envisageable dattribuer des bourses dtudes
aux tudiants, dans leurs donnes de base. Ceci se fait aprs avoir analys de prs leurs
demandes (3) comme nous lavions dj vu au point 4.6. Finalement, il existe des interfaces
permettant de lier aisment des programmes daide financire externes lcole, notamment
lorsque celle-ci introduit SAP alors quelle utilise dj un tel logiciel (4).
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Dans une universit de taille importante, il existe des responsables de conseil auprs des
tudiants ; ils leur fournissent des informations quant aux modules suivre ou aux cours qui
savreraient utiles. Ils peuvent donc leur faire des propositions dinscription tout au long de
leurs tudes. Pour ce faire, ils disposent dun point daccs unique, le portail, permettant de
grer la globalit de ces situations pour lensemble des tudiants ; ces derniers peuvent tre
traits individuellement ou en groupe (1). Comme les donnes des tudiants sont
continuellement mises jour, les conseillers disposent tout moment dinformations actuelles ;
ils connaissent donc immdiatement leur statut et leurs rsultats acadmiques (2). A partir de
ces derniers, ils proposent aux tudiants des inscriptions aux cours qui permettent de complter
le programme dtude quils suivent, afin datteindre rapidement le nombre de crdits ECTS
requis (3). Pour finir, si les fonctionnalits offertes ne suffisent pas aux conseillers, il est possible
den rajouter puisque linterface est flexible (4).
Linterface base sur le web permet lAdministration de rechercher des salles de classe selon
des critres de capacit, de disponibilit, dquipement ou encore de lieu pour ensuite les
rserver. Les listes de classe, tout comme les horaires de cours, y sont bien sr aussi disponibles
(1). Les notes obtenues lors dexamens peuvent tre saisies en ligne par les professeurs ou
lAdministration via le portail. Les moyennes des diffrents modules sont ensuite calcules
automatiquement partir de rgles de pondration pralablement enregistres (2). Un nouvel
outil pratique est le suivi des absences : les tudiants ou les professeurs entrent directement sur
internet leur absence; les personnes concernes en sont immdiatement informes par mail. Les
absences sont enregistres dans les donnes de base de lutilisateur et peuvent, au besoin, tre
rutilises la fin du semestre, par exemple lorsquun nombre trop important dheures
manques est rpertori (3). Une rcupration des donnes concernant le corps enseignant
permet de gnrer des rapports afin de faire des analyses de la charge de travail et des cots
engendrs, toujours sur le web (4).
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Comme nous lavions vu auparavant, les conseillers proposent aux tudiants des cours utiles
leur formation (1). Mais les tudiants ont aussi la possibilit de le faire mme en utilisant une
simulation sur internet ; cest le mme outil qui est utilis par lAdministration (2). Les rsultats
et cours proposs lors de cette simulation peuvent tre directement repris en vue dune
inscription. Il ny a ainsi pas besoin de les rinscrire lors dun enregistrement (3). Les choix des
tudiants sont finalement rutiliss afin de les comparer aux exigences dune filire, par exemple
(4).
Dune fois que ltudiant a suffisamment de crdits (par exemple les 180 ncessaires au
Bachelor), il peut mettre une demande de diplme (1). Un processus de contrle automatis
est alors lanc ; si toutes les exigences sont remplies, le certificat lui est immdiatement reconnu
(2). Ses donnes de base sont alors modifies et le nouveau statut dancien tudiant ou alumnus
lui est attribu (3). En dernier lieu, il tlcharge son diplme depuis internet ; le format de ce
dernier est compatible SCRIP-SAFE International, donc scuris (4).
Il faut savoir que tous ces processus ne seraient pas utiliss au sein dune cole telle que la HESSO Valais. En effet, dans des universits de plus grand envergure, il est possible de choisir tout
moment les cours que lon souhaite suivre, ce qui nest pas le cas partout. Ainsi, des
fonctionnalits telles que le conseil de modules ou encore les demandes de diplme seraient
inutiles au sein de la HES-SO Valais. Cependant, les self services, par exemple, reprsenteraient
une optimisation nette de lorganisation puisquils contribuent une amlioration du service
tout en conomisant du temps et de largent lAdministration.
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En pratique, les professeurs et les tudiants ne vont donc pas sauthentifier sur le systme mais
seulement sur le portail li au systme. Lorsquun tudiant modifie des donnes sur son compte
personnel par lintermdiaire du portail, celles-ci seront automatiquement changes dans les
donnes de base enregistres dans SAP. Cependant, il est ncessaire de dmontrer quoi
ressemble larborescence de SAP SLCM afin de comprendre le fonctionnement du portail.
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Par la suite, des postes peuvent y tre crs afin dy affecter des personnes (des professeurs par
exemple). Une fois ces tapes ralises, la hirarchie est visible laide de PPOSE. Un exemple
dorganisation serait celui-ci :
1
2
3
4
Figure 61 : Vue dune organisation structurelle sur SAP SLCM
Afin de mieux comprendre le schma ci-dessus, il suffit de simaginer que la racine reprsente la
structure de la HES-SO (1). En dessous se trouvent les diffrentes coles affilies, par exemple
Valais, Vaud, Fribourg, (2) avec leurs postes respectifs (3), cest--dire les professeurs, les
secrtaires, les assistants, les responsables de filire, le Directeur... ainsi que les personnes
occupant ces postes (4). Ces dernires existent puisquelles ont t cres auparavant dans le
module ressources humaines, par le biais de la transaction PA30. Cest donc un parfait exemple
dintgration au sein de SAP. Sachant que lEtat du Valais utilise dj le module SAP HR et que les
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56
La gestion des plans dtude est trs importante, puisquelle touche tout ce qui est au cur
dune haute cole, savoir la formation. Plus cette partie est flexible et dveloppe, meilleure
sera la qualit des prestations de service fournies. Comme dj mentionn auparavant, ce sont
les possibilits que lcole offre aux tudiants qui la rendent attrayante et renomme.
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3
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4
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Figure 63 : Exemple du centre de formation FEUSI
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Dans la transaction PIQSTC, il suffit de naviguer travers les diffrents onglets (1) et de remplir
les champs importants pour lcole. Ceux qui sont obligatoires (doivent ncessairement tre
remplis) sont munis dun "vu" (2). Une fois que tout a t correctement saisi, le fait denregistrer
provoque la cration dun nouvel tudiant. Dans le cas dun affichage des donnes de base, ce
serait la transaction PIQSTD et dans le cas dune modification de donnes existantes, le code
PIQSTM.
2
1
Une autre transaction utile est PIQST00, permettant daccder aux dossiers des tudiants. Une
multitude de fonctions y sont accessibles : contacter ltudiant par mail, avoir un aperu de son
emploi du temps ou de ltat de son compte un moment donn, appeler les dtails
administratifs lis la personne, ses absences, ses comptences, son cursus universitaire, etc. ;
donc toutes les informations susceptibles dtre enregistres dans le cycle acadmique dun
tudiant. De plus, il y est possible dinscrire ltudiant aux modules quil souhaiterait suivre.
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59
En ce qui concerne les valuations, SAP for HE&R fournit une multitude de fonctions qui
permettent de grer de faon optimale tous les processus qui y sont lis : larticulation des
quivalences, les notes et valuations, la gestion des examens ainsi que les processus lis
lattribution de diplmes. Ceci est fait depuis lentre "Enseignement et examens".
60
http://mshsap17.hevs.ch:8012/irj/portal
http://sapcm2.hevs.ch:8002/irj/portal
Ces points daccs sont identiques tous les utilisateurs, cest--dire que le secrtariat, les
professeurs et les tudiants se rendent tous cette mme adresse, selon la version du portail
utilise. Le premier rle que vous allez dcouvrir est celui de lAdministration.
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De plus, Mme Jacquod a accs au menu "Grer les documents" (1), qui permet une gestion des
diffrents documents dune haute cole tels que des plans dtudes, des formulaires, des
descriptifs de modules et bien dautres encore. Il y a aussi la possibilit dadministrer des fichiers
dordre personnel, donc internes (2). Ce mme onglet autorise un traitement des demandes
dattestation dtudes provenant des tudiants.
1
2
Figure 71 : Gestion des documents
Un point administratif trs important est reprsent par la gestion des modules. Celui-ci permet
dune part linscription des tudiants dans les modules quils souhaitent suivre et dautre part le
contrle de leurs dossiers, cest--dire leurs filires, leurs rsultats acadmiques, les modules
quils doivent encore suivre pour lobtention du diplme
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62
2
Figure 72 : Gestion des modules
Dans la copie dcran ci-dessus, vous voyez ltape de choix des modules pour ltudiant Hans
Muster. Une fois slectionns, ils sont mis dans le "panier" pour vrification puis confirmation
(1). Il est aussi possible dentrevoir les aperus des modules ainsi que les pr-requis ncessaires
pour les suivre (2).
La gestion des tudiants constitue un point central dans une haute cole. Il y est non seulement
possible de crer de nouveaux tudiants (1), mais aussi dafficher ou de modifier leurs donnes
de base ainsi que les donnes relatives leurs tudes, comme les modules par exemple (2).
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63
Le dernier onglet important est celui de la comptabilit. Diffrentes options soffrent alors la
secrtaire : crer et imprimer des factures, afficher la totalit des postes ouverts ainsi
queffectuer un calcul de frais dtudes. Ces fonctions se font directement sur le systme CM2 de
SAP, via le portail.
Figure 75 : Comptabilit
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1
2
Figure 77 : Accs aux documents
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Ci-dessous un extrait des rsultats de Hans Muster vu depuis linterface du professeur Bruno
Montani. Il indique les crdits ECTS obtenus jusqu aujourdhui ainsi que les modules que
ltudiant doit encore suivre afin dobtenir son diplme (1).
Les onglets "concept des modules", "grer les salles", et "liens utiles" sont semblables ceux que
nous avons dj vus lors de la description du rle de la secrtaire.
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Dans longlet "mes donnes", ltudiant peut lire son plan horaire mais aussi accder ses
propres donnes, son adresse, son numro tlphone ou encore son adresse email (1). Il a
ensuite la possibilit de modifier et denregistrer ces informations, actualises immdiatement
dans la base de donnes centralise (2).
Un service trs pratique est celui du paiement en ligne des factures ouvertes par ltudiant. En
effet, une fonction e-Biller Direct est intgre dans le portail. Diverses possibilits soffrent alors
aux utilisateurs : contrler et payer les factures ouvertes, vrifier lexistence de notes de crdit
et examiner les factures payes ou en cours pour une priode donne. Le rglement de factures
peut seffectuer de diverses manires : par virement bancaire, par chque ou par carte de crdit.
Les donnes bancaires lies au dtenteur du compte peuvent tout moment tre modifies par
lui-mme. Un tel service est synonyme de rapidit, de confort, de simplicit dutilisation et
surtout ne ncessite plus de transfert physique de factures ; ceci implique non seulement une
conomie importante de papier mais aussi une dcharge de lAdministration qui ne doit plus
imprimer et mettre sous pli des milliers de factures.
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Figure 82 : Donnes personnelles - paiement de factures ouvertes en ligne via e-Biller Direct
Dans une optique de self service, ltudiant a accs aux donnes relatives ses tudes, cest-dire ses rsultats scolaires, les modules suivis et suivre ainsi quaux descriptifs (1). Des liens
vers le calendrier acadmique et le plan dtude en question sont galement accessibles (2).
Dans cette mme philosophie, lutilisateur peut, dans longlet "mes documents", entrevoir les
documents lis ses cours, ses examens ou encore sa personne (1). De plus, il a la possibilit
dmettre une demande dattestation dtudes puis de la tlcharger afin de limprimer (2).
1
2
Figure 84 : Accs aux documents d'tudes
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Les fonctionnalits de la version volue du portail sont semblables, comme par exemple le
menu self service de ltudiant. Celui-ci lui permet notamment de changer ses donnes
personnelles.
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La copie dcran ci-dessus illustre bien un exemple complet dEmployee Self Services. Grce SAP NetWeaver Portal, lemploy a la possibilit, via le
Web, de grer la plupart des informations lies son poste de travail : saisir les temps de travail, planifier des vacances, modifier le propre
environnement de travail, grer les donnes personnelles, mettre des demandes dachat de matriel, souscrire des demandes de dplacement
professionnel ou encore rechercher les coordonnes dautres collaborateurs.
Lavantage rside dans le fait que tous les services importants sont accessibles depuis la mme interface utilisateur.
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Limage ci-dessus illustre un Manager Self Service, donc des donnes qui ne sont accessibles que pour un dcideur. Ce dernier peut facilement gnrer
des rapports quant aux donnes qui lintressent, comme par exemple le nombre dtudiants par filire. Les graphiques ainsi que les donnes afficher
sont aisment modifiables par le biais de listes droulantes et de filtres.
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Vous voyez ci-dessus lillustration dun tableau de bord, toujours sur internet. Les donnes qui le composent sont modifiables, ce qui provoque un
changement en temps rels de laspect des graphiques. Ceux-ci permettent de voir ltat actuel et pass tout en offrant des prvisions pour le futur, ce
qui est intressant lorsquon veut planifier le nombre dtudiants par filire pour les annes venir, par exemple. Ce type de graphique est gnr
laide de Business Objects.
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But
Module Paie
11'625.-
Module HR
24'800.-
Total
36'425.-
Rabais 20%
Total licence
Maintenance
-7285.29'140.6411.-
A noter quil ne faut pas oublier les cots lis au matriel (serveurs), lintroduction (installation
et paramtrage) ainsi qu la formation des utilisateurs. Cependant, ces cots demeurent avec
nimporte quel systme dinformation ; la ncessit de former existe toujours. Mais ces
diffrents points peuvent tre excuts en interne, avec le Centre de Comptences Acadmique
de la HES-SO Valais. En effet, ce-dernier connat bien les spcificits du systme et prsente une
importante exprience au niveau de la formation puisquil forme actuellement le personnel de
lEtat du Valais et, partir de janvier 2010, celui du Canton de Genve lutilisation avance de
SAP.
Les prix cits sont valables uniquement pour la premire anne. Comme lindique le tableau cidessus, partir de la deuxime anne les cots sont nettement infrieurs. Ils ne slvent plus
qu 6411.- CHF HT, montant qui reprsente les frais de maintenance de 22%. Ces derniers
englobent par exemple les mises jour et limplmentation de nouvelles fonctionnalits. Par
consquent, le total li lacquisition des licences reprsente des frais uniques.
Lintroduction du module HR permettrait, par exemple, des synergies avec le Canton du Valais,
qui lutilise dj pour la gestion de ses employs.
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60
[2009Vert], SAP Schweiz AG (2009). SAP-Software- und Pfegevertrag (SAP Enterprise Support). Page 6
Niklas Maier
75
Cette offre est compose dun paquet ERP pour cinq utilisateurs (administrateurs systme), deux
dveloppeurs, vingt-cinq utilisateurs employs (par exemples les secrtaires) ainsi que vingt-cinq
utilisateurs dEmployee Self Services (certains professeurs slectionns).
Les cent tudiants soulevs dans ce rsum feraient, par exemple, partie dun chantillon test en
vue dune implmentation globale au niveau de la HES-SO Valais. Ainsi, il serait tout fait
envisageable de choisir la solution complte et de lancer productivement lutilisation de SAP for
HE&R en 1re anne filire conomie dentreprise. LAdministration, les professeurs et les
tudiants auraient la possibilit de bnficier de tous les avantages cits au point 5.3 lors dune
"phase dessai". Suite cela, une enqute dtaille auprs des personnes ayant collabor lors de
ce test permettra de faire une analyse des avantages et inconvnients afin de dterminer la
faisabilit dun tel projet au niveau global de lcole.
Grce au rabais bien plus important de la seconde possibilit, le montant payer en sus reste
dans le domaine de labordable. En effet, lintroduction des modules HR et de paie reviendraient
29'140.- francs suisse hors taxe tandis que la solution complte se monterait un peu plus de
52'000.- francs suisse hors taxe. Le supplment pour avoir un systme entirement intgr et
fonctionnel reprsente ainsi un peu plus de 20'000.- CHF HT ce qui est ngligeable en
comparaison aux bnfices obtenus grce aux fonctionnalits supplmentaires.
Il convient de citer que les 52'000.- CHF sont nouveau un montant unique payer. En effet, ds
la deuxime anne, seuls les frais de maintenance sont facturs. Ceux-ci reprsentent le 22% du
prix dachat, ratio qui naugmentera pas avant le 31 dcembre 2015. , soit 11'449.- CHF hors
taxe. Les dpenses lies aux mises jour sont ainsi environ 5'000.- CHF plus leves que dans la
premire proposition.
61
[2009Vert], page 7
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76
6. Conclusion
La socit actuelle volue de nos jours de plus en plus rapidement. Face aux changements
continus, la HES-SO Valais doit se montrer proactive afin de demeurer comptitive long terme.
Avec les accords de Bologne, elle se voit oblige dharmoniser sa faon de fonctionner ; ainsi ses
processus doivent tre optimiss pour concorder avec les exigences internationales. Bien que
prsentant de bonnes bases actuellement, beaucoup de ressources utiles sont inutilises pour
des raisons de manque de temps et de personnel ncessaires afin de les implmenter. En outre,
des processus de moyenne voire forte importance sont trop lents, chers et gourmands en temps.
Plusieurs possibilits soffrent alors elle.
La premire serait de garder toutes ses solutions actuelles sans rien changer. Elle devra donc
continuer faire appel des dveloppements externes ou perfectionner ses propres logiciels.
Dans les deux cas, ce sont des processus demandant beaucoup dnergie, de temps et surtout
normment dargent long terme ; lcole devra chaque fois payer des sommes importantes
pour correspondre au standard du moment, dans le meilleur des cas. Elle ne sera donc jamais
vraiment en avance sur dautres tablissements de cette envergure, un des critres de russite
dune institution acadmique. Ce manque de pro-activit pourrait un jour lui tre fatal.
La seconde serait de maintenir toute larchitecture systmes actuelle et dimplmenter
paralllement SAP for Higher Education & Research. Ceci aurait lavantage de garder un
environnement qui fonctionne parfaitement tout en paramtrant la solution industrielle ce qui
prend en rgle gnrale environ neuf douze mois avant dtre rellement oprationnelle (en
comptant les phases dinstallation, de paramtrage et de test). Cette priode est cependant
dpendante des modules qui seront implments et utiliss. De plus, la plateforme technique de
SAP, NetWeaver, permet lintgration dapplications htrognes comme cest le cas la HES-SO
Valais. Il est ensuite possible de faire des tests rels sur le systme productif SAP, tout en
gardant en parallle les anciennes solutions dont on connat parfaitement le fonctionnement. De
plus, certains processus utilisent ce jour dj SAP (systme de lEtat du Valais) au sein de la
HES-SO Valais, notamment le timbrage des collaborateurs. Cest donc la fois une preuve de
faisabilit et un atout pour lintgration de nouveaux lments. Une fois que le progiciel aurait
fait ses preuves, il sagirait de tirer un bilan et de prendre une dcision importante : soit SAP est
utilis uniquement pour certains modules comme la gestion acadmique et les ressources
humaines par exemple ; soit il est utilis de manire gnralise pour tous les processus au sein
de la HES-SO Valais, la troisime solution envisageable.
Dun point de vue purement pratique, le meilleur choix est de ne pas brler les tapes, en
suivant la devise "think big, start small". La Haute Ecole Sierre dispose dun Centre de
Comptences SAP qui connat bien les particularits du systme et tout spcialement la solution
industrielle, un grand atout lors de la mise en place. Dans un premier temps, il faudrait estimer
les cots dune telle implmentation laide dune analyse approfondie afin de les prvoir dans
un budget. Le plus judicieux serait ensuite denvisager la deuxime solution et de passer
ventuellement, suite divers examens et tests, la troisime. Cette dernire possibilit
constitue le meilleur moyen de parfaitement correspondre aux exigences actuelles et venir
tout en offrant un service ingal au niveau des Hautes Ecoles.
De plus, il convient de soulever que les acteurs dune universit veulent avoir accs toujours plus
rapidement et partout des informations dont le nombre ne cesse daugmenter. Le prototype
de SAP NetWeaver Portal a montr que cest non seulement possible mais aussi dune manire
extrmement flexible : une grande quantit de services proposs sont mis disposition, sous
forme de business packages, par SAP et de nouvelles fonctionnalits peuvent tre dveloppes
et facilement intgres en cas de besoin.
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7. Avis personnel
Pour commencer, jaimerais dire que jai eu beaucoup de plaisir raliser mon Travail de
Bachelor puisquil touche un thme concret. Malgr les petites problmes rencontrs durant la
recherche de documentation (cf. annexe A.4), jai pu beaucoup apprendre durant les dernires
huit semaines sur le fonctionnement des systmes dinformation de la HES-SO Valais. Bien que
jy aie pass trois ans en tant qutudiant et quelques mois en tant que stagiaire, bon nombre de
processus mtaient compltement inconnus.
En ce qui concerne les objectifs fixs au dbut du TB (cf. point 1.1), ils ont, pour ma part, tous t
atteints. Je pense avoir fourni un mlange adquat de thorie et de pratique tout en fournissant
des rflexions quant une ventuelle implmentation de la solution SAP SLCM. Les propositions
doptimisation pour certains processus-cls ainsi que les exemples chiffrs (cot du programme
et conomies ralises aprs introduction) illustrent le bien-fond de la solution. En effet, rien
que les conomies ralises sur la diminution considrable dimpression de feuilles et denvoi de
lettres pourraient rembourser une partie du projet.
Tout au long de mon travail, je me suis rendu compte de lnorme potentiel de certaines
applications utilises au sein de la HES-SO Valais mais aussi de plusieurs dfauts auxquels il
faudrait remdier prochainement afin de correspondre au mieux aux exigences internationales.
Effectivement, certains processus mritent dtre optimiss, sans quoi ils coteront beaucoup
dargent long terme.
Je pense quune solution telle que SAP for Higher Education & Research permettrait en
relativement peu de temps de devenir encore plus comptitive que ce quelle est maintenant,
mais long terme ; notamment par une Administration pouvant se concentrer davantage sur
des activits essentielles telles que le marketing et le recrutement. De plus, ce logiciel
permettrait lcole dtre extrmement flexible au niveau de la formation tout en
correspondant toujours aux standards europens.
Je voudrais aussi souligner que lintroduction de SAP au sein de la HES-SO Valais constitue un
investissement pour le futur, donc un moyen pour se dmarquer dornavant des autres
institutions acadmiques. Et bien qu court terme les cots dun projet dune telle envergure
sont levs, cest le retour sur investissement moyen voire long terme quil faut prendre en
compte, savoir : un service de qualit suprieure induisant une augmentation de demandes
dadmission ce qui implique directement une meilleure rentabilit.
Lintroduction de SAP SLCM est un projet important, une analyse approfondie des cots devrait
ainsi tre faite pour donner des dtails financiers plus prcis, puisque ceux-ci sont constitus par
les cots de licence, de mise en place, de paramtrage, de matriel informatique, de consulting
(interne ou externe) et de formation. Comme huit semaines passent trs vite, jai prfr me
concentrer sur des informations de base pour prsenter un avis objectif, savoir lexistant et ce
qui est ralisable.
Finalement, jaimerais soulever le fait que limplmentation serait non seulement
techniquement faisable au sein de la HES-SO Valais mais aussi judicieuse. Faisable moindre
cots parce que lcole dispose dun Centre de Comptences SAP en interne et dun parc
informatique sophistiqu. Judicieux en raison des nombreux avantages cits tout au long du
travail, permettant la Haute Ecole Valaisanne doccuper moyen voire long terme une place de
leader dans le secteur de la formation tertiaire.
Niklas Maier
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8. Contacts
Voici les personnes que jai contactes et interroges durant mon travail de Bachelor.
Directeur de travail
Ressources Humaines
Hpeter.roten@hevs.ch
Cindy.guerin@hevs.ch
Service Informatique
Services Centraux
M. Emmanuel Carroz
Emmanuel.carroz@hevs.ch
Ariane.praz@hevs.ch
Services Centraux
Services Centraux
Charlotte.metrailler@hevs.ch
Cornelia.metrailler@hevs.ch
Monique.zufferey@hevs.ch
Mpaule.loye@hevs.ch
Professeur
Prof. Anne-Dominique
Salamin
M. Guillaume Fort
Guillaume.fort@hevs.ch
Adominique.salamin@hevs.ch
Centre de Comptences SAP
M. Rainer Fux
M. Maxime Nowak
Rainer.fux@hevs.ch
Maxime.nowak@hevs.ch
Professeur
M. Frdric Morand
Frederic.morand@hevs.ch
Werner.maier@hevs.ch
Collgue
Collgue
M. Alexis Barrire
sandliza@hotmail.com
Alexis.barriere@gmail.com
Niklas Maier
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9. Remerciements
Je souhaite tout dabord prononcer un grand merci au Professeur Hans-Peter Roten qui a t
prsent tout au long de mon travail de Bachelor. Il a su me guider tout en me donnant de
prcieux conseils quant au contenu, au rendu et la prsentation de ce dossier. Lors de mes
demandes par courriel, les rponses ne se firent jamais attendre. De plus, jaimerai le remercier
de mavoir permis de traiter ce thme non seulement dactualit mais aussi concret mes yeux
puisquil touche lcole dans laquelle jai fait mes tudes suprieures.
Ensuite, je souhaite ensuite remercier tout particulirement toutes les personnes qui ont t
disponibles et ont rpondu mes requtes au sujet de lexistant au sein de la HES-SO Valais : M.
Emmanuel Carroz et Mme Cindy Gurin pour lIntranet, Mme Ariane Praz et Mme Charlotte
Mtrailler pour IS-Academia, Mme Marie-Paule Loye pour SageX et Professeur Anne-Dominique
Salamin pour Cyberlearn. Toutes ces personnes mont t dune aide trs prcieuse, puisquune
grande partie des outils utiliss actuellement dans lcole ne mtaient pas totalement connus.
Remerciements aussi toute lquipe du Centre de Comptences SAP Valais, TechnoArk 3, et
tout particulirement M. Rainer Fux, qui a su toujours rpondre immdiatement toutes mes
questions relatives au systme SAP et NetWeaver Portal. De longues recherches de pannes ont
ainsi pu tre vites.
Jaimerai de plus remercier le Professeur Dr. Werner Maier. Il ma propos ce thme
particulirement intressant et na jamais hsit de rpondre mes questions, mme en dehors
des heures de travail. Ses connaissances du sujet ainsi que son savoir-faire ont largement
contribu llaboration du prsent travail.
Remerciements la HES-SO Valais qui ma permis de faire mes tudes chez elle et pour les
infrastructures quelle a mises disposition les trois dernires annes.
Finalement je souhaite dire un grand merci mes deux collgues, Mme Sandrine Salamin et M.
Alexis Barrire, qui nont pas hsit une seconde pour maider dans la ralisation finale de ce
travail de Bachelor.
Niklas Maier
80
10.
Auteur
Nom, Prnom
Maier, Niklas
Rue
Rte de la Comba 22
NPA, Lieu
3972, Mige
Date de naissance
19.12.1984, 24 ans
Contact
Niklas.maier@gmx.ch
Nationalit
Allemagne
Formation
[En cours]
[2006]
[2004]
Expriences professionnelles
[04.2009-08.2009]
[07.2007-09.2007]
[07.2004-08.2006]
Connaissances linguistiques
Allemand
Langue maternelle
Franais
Anglais
Connaissances informatiques
[11.09.2009]
[15.06.2009]
[12.05.2009]
Niklas Maier
81
11.
Dclaration dhonneur
"Je dclare, par ce document, que j'ai effectu le travail de bachelor ci-annex seul, sans autre
aide que celles dment signales dans les rfrences, et que je n'ai utilis que les sources
expressment mentionnes.
Je ne donnerai aucune copie de ce rapport un tiers sans l'autorisation conjointe du RF et du
professeur charg du suivi du travail de bachelor, y compris au partenaire de recherche applique
avec lequel j'ai collabor, l'exception des personnes qui m'ont fourni les principales
informations ncessaires la rdaction de ce travail et que je cite ci-aprs : ....."62
Sierre, le 9 novembre 2009
62
Niklas Maier
[2008Hess], HES-SO Valais (2008). Annexe la directive du travail de Bachelor. DA.2.2.02.01.DF. Page 2
Niklas Maier
82
12.
Bibliographie
Livres
Documents
Sites Web principaux
Sites Web secondaires
Cours
Travaux de Diplme, de Bachelor
12.1 Livres
2006Laud
Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, Detlef Schoder (2006). Wirtschaftsinformatik Eine Einfhrung. Pearson. ISBN-13 : 978-3-8273-7158-4
2006Terp
2006Terx
2007Stud
SAP Deutschland AG (2007). Studium und Lehre mit SAP Student LifeCycle
Management
2007Real
2001Bolo
2006Bint
2007Gisa
2008Ehp4
2008Deta
Roland Schmid, Sven Lang, ASM ERP, SAP AG (2008). SAP Enhancement Package 4
for SAP ERP 6.0 Details
2008Unib
Dr. Dirk Pape, Freie Universitt Berlin (2008). Das Projekt Campus Management an
der Freien Universitt Berlin
2009Over
2009Docu
Niklas Maier
83
2009Maw1 Dr. Prof. Werner Maier (2009). Presentation Student LifeCycle Management
2008Hess
2005Swit
Ueli Kienholz, Switch (2005). AAI Die Authentifizierungs- und AutorisierungsInfrastruktur fr Schweizer Hochschulen
2003Gest
Daniel Chuard, Serge Rod, Sven Plug, Equinoxe MIS Development (2003).
Application de gestion acadmique (GESTACplus), couverture fonctionnelle
2008Equi
2009Vert
2009Sta1
HES-SO Valais (2009). Statistiques lies aux domaines Economie & Services et
Sciences de lIngnieur
2009Sta2
2009Sta3
SAP Suisse
http://www.sap.com/suisse/index.epx
SAP Global
http://www.sap.com/index.epx
http://service.sap.com
http://help.sap.com
SAP Glossaire
http://help.sap.com/saphelp_glossary/en/index.htm
http://www.sdn.sap.com/irj/sdn
HES-SO Valais
http://www.hevs.ch
HES-SO
http://www.hesso.ch
http://intranet.hevs.ch
IS Academia
https://age.hes-so.ch/
SageX
https://agp.hes-so.ch/
CyberLearn
http://cyberlearn.hes-so.ch/
http://ccsap.hevs.ch/ACC/Home.aspx
http://ccsapedu.hevs.ch/index.php?lang=de_utf8
ftp://ccsap.hevs.ch/
Niklas Maier
84
http://ndn.newsweek.com/media/69/080102_CollegeApplications_xtrwidehorizontal.jpg
Figure 1
http://www.welt.de/multimedia/archive/1219267446000/00622/sap_DW_Wirts
chaft_W_622951g.jpg,
Figure 2
http://revuesim.free.fr/index.php?page=glossaire
Figure 3
http://www.bfs.admin.ch/bfs/portal/fr/index/themen/03/02/blank/key/erwerbst
aetige0/nach_sektor_und_region.html
Figure 5
http://www.ananthtech.com/images/graph_6.jpg
12.5 Cours
2007Cret
2008Maw2 Dr. Prof. Werner Maier (2008/2009). Business Process Management 1+2
2009Bagn
2008Bovi
2009Sala
2009Sacj
2006Math
Mathieu Ortelli (2006). SAP ERP 2005 : ECC 6.0, Campus Management
NetWeaver Portal
2007Heri
Niklas Maier
85
13.
Glossaire
Abrviation/terme
Description
ABAP
Alumni
BDD
BI
ECTS
Efficacit
Terme utilis pour dsigner le fait datteindre les objectifs qui ont t
fixs un moment donn.
Efficience
EHP
ERP
GESTAC
HE&R
Intgration
LMS
NetWeaver Portal
Niklas Maier
86
Description
Productivit
Rentabilit
Terme utilis pour dsigner le rapport entre un bnfice obtenu ainsi que
les ressources, financires ou non, utilises pour son obtention.
ROI
Rle
SAP
SI
SLCM
Leader
mondial
dans
la
Ces dfinitions constituent un chantillon des termes les plus importants utiliss dans le prsent
travail. Pour de plus amples informations, veuillez vous rfrer au glossaire officiel de SAP
ladresse suivante : http://help.sap.com/saphelp_glossary/de/index.htm.
Niklas Maier
87
14.
Index
AAI 19, 40
alumni III, 53, 86
axe fonctionnel 3
axe organisationnel 3
axe technologique 3
M
Master Data Management (MDM) 42
Moodle 17
Multi-Channel Access 39
B
Bologne 1, 17
Business Intelligence 42
NetWeaver 38
NetWeaver BI 43
NetWeaver Portal 39, 41
Collaboration 39
Cyberlearn 17
O
E
optimisation III, 22, 32, 36, 37, 39, 43, 53, 111
optimisation du processus 30
P
People Integration 39
processus 12, 13, 14, 15, 24, 27, 28, 29
Progiciels 1
H
HES-SO 1, 2
HES-SO Valais II, III, VIII, 1, 2, 10, 11, 12, 22, 24, 30, 31,
36, 44, 53, 74, 77, 78
R
rle 13, 16, 19, 39
Intranet 10, 12
IS-Academia 21
SageX 33
SAP 1, 2
SAP NetWeaver Portal 54
SI 7
Single Sign-On 19, 40
SLCM III, 1, 8, 9, 13, 15, 41
Student LifeCycle Management 46, 54
Systmes dinformation 3
K
Knowledge Management 42
Niklas Maier
88
A. Annexes
Donnes du Travail de Bachelor
Planning
Heures
Rapports hebdomadaires
Procs verbaux
A.1 Donnes du Travail de Bachelor
Niklas Maier
89
A.2 Planning
A.2.1 Diffrences entre le temps planifi et le temps ralis (tableaux)
Niklas Maier
90
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91
Total dmarrage
86.0 h; 24%
Total analyse
Total Implmentation
195.0 h; 53%
20.0 h; 5%
84.0 h; 23%
Total dmarrage
Total analyse
Total Implmentation
192.0 h; 53%
18.0 h; 5%
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A.3 Heures
A.3.1 Semaine du 14.09 au 20.09
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93
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95
Niklas Maier
96
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102
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105
Il y a bel et bien un contrle qui est effectu, laide dune application dveloppe il y a
quelques annes en interne ( lpoque pour lESIS). Ctait une ncessit puisque lcole
dinformatique rsidait dans plusieurs btiments, disperss gographiquement. Il a fallu environ
un mois de dveloppement (une personne), puis deux semaines de maintenance lors du passage
la HES-SO. Un message dalerte est donn lorsquun professeur est inscrit dans diffrents
cours, la mme heure. Mais cette exception est autorise car il nest pas rare quun prof
doivent donner un cours dans plusieurs salles en mme temps, dans le cas dateliers par
exemple (filire tourisme p.ex.).
Que se passe-t-il (processus et personnes) lorsquun tudiant demande une attestation ?
Un mail est envoy au secrtariat avec les donnes relatives ltudiant ou au collaborateur. Ces
informations sont ensuite saisies par Marie-Laure Siffert ou sa remplaante dans la base de
donnes IS-Academia (anciennement Gestac) qui est extrmement protge. En effet, quun
seul ordinateur de lHES-SO Sierre y a accs (donnes confidentielles). Des demandes du
service informatique ont t faites pour avoir des vues de la base de donnes, ce qui aurait
cot trs cher. Un projet est actuellement en cours de discussion : un annuaire centralis pour
toute la HES-SO.
Est-ce que les tudiants ont la possibilit daccder et de modifier leurs donnes personnelles (Employee
Self Services) ?
Non, impossible ! Ces donnes sont confidentielles et laccs la base de donnes est restreint
trs peu de personnes.
Que se passe-t-il (processus et personnes) lorsquune personne propose des amliorations par le biais de
la bote ides ? Quelle est la dure du processus minimale et maximale ; quel a t le dernier cas
concret ?
Auparavant, un mail tait envoy Cindy Gurin ainsi qu Thomas Steiner. Les propositions sont
ensuite analyses et, selon limportance, proposes pour discussion en sance de direction. Il
sagit souvent de sujets traitant du btiment. Certaines propositions aboutissent (tels que le 3me
cran plasma la caftria ou les multiprises au 3me tage), dautres pas car difficilement ou pas
ralisables : un bancomat dans la HES-SO ou louverture de plus de salles dtude.
Avec quel(s) autre(s) systme(s) ces diffrentes solutions sont-elles intgres ? Input donnes du
systme ? Output vers quels systmes ? Relve(nt)-il(s) dun dveloppement interne, propre ?
106
adresse, photo, informations de paiement. Lchange de donnes se fait comme dcrit au point
0. Ensuite le systme SageX, une solution externe qui sert la gestion de projet. Il y a aussi
Moodle (Cyberlearn) qui au dbut a t dvelopp en interne par Icare mais une solution
externe a t choisie par la suite. Cest la plateforme de-learning de la HES-SO. Il y a ensuite
deux solutions internes qui servent grer le contenu (applicatif et design) de lintranet ainsi
que de la page internet : Intraadmin et Interadmin. Les modifications sur ces solutions
entrainent ainsi des modifications sur les sites y relatifs. Pour finir la HES-SO Valais dispose dun
GLPI, gestionnaire libre de parc informatique, servant faire linventaire de quest-ce quil y a en
stock et surtout o.
Quelles sont les autres possibilits mises disposition des tudiants ?
Il y a les petites annonces (intranet), les annonces immobilires (sur le site internet) et les offres
demploi (sur le site internet). Ces dernires fonctionnent trs bien. Ensuite, tout ce qui touche
le service informatique (en cas de problme avec un poste p.ex.) et un systme de dpannage
sous forme de question-rponse. Il y a aussi une possibilit de rservation de matriel audio et
vido, comme des camras par exemple.
Il y a-t-il une possibilit, selon vous, doptimiser ces processus 1.2 / 1.3 / 1.5?
En intgrant les donnes lies aux changements dadresse dans une base de donnes,
sans devoir les retranscrire. Mais cest difficile parce que la HES-SO dicte des rgles quon
ne peut pas si facilement contourner.
En utilisant des Employee Self Services afin de contourner certaines lourdeurs
administratives, lors de la demande dattestation de scolarit par exemple. Le problme
est que la signature lectronique nest pas reconnue, ce service serait donc pour linstant
inutile.
re
me
me
et 3
anne ?
Niklas Maier
107
A.5.2 Cyberlearn
Le prsent PV est ralis la suite de lenvoi des questions Mme Anne-Dominique Salamin le
25 septembre 2009. Elle y a rpondu puis ma renvoy le questionnaire par mail. Par
consquent, le PV ne lui a pas t remis pour vrification et validation des informations.
Les tudiants peuvent sinscrire des cours pour tlcharger de la documentation, peuvent-ils ou
pourront-ils faire plus ? Quen est-il des autres utilisateurs (professeurs, administrateurs) ?
Les professeurs sont administrateurs de leur propre cours. Ils peuvent adapter leur espace de
cours selon leurs besoins. En gnral, le premier niveau de travail consiste utiliser Moodle
comme repository pour y publier des documents .pdf, .doc, .ppt etc. Quand le professeur
progresse dans l'utilisation de Moodle, il va intgrer dans son enseignement des ressources
collaboratives (forum, wiki etc.). Ensuite, il pourra intgrer une certaine interactivit en ralisant
des quiz ou en autorisant les tudiants restituer des travaux en ligne dans la plate-forme. Enfin,
certains professeurs matrisant les techniques multimdia (ou demandant Cyberlearn de le
faire pour eux) peuvent intgrer dans leurs cours des vidos, des animations flash etc. pour
mieux expliquer une notion complexe et/ou abstraite.
Les tudiants accdent toutes les ressources cres par les professeurs et peuvent dans une
mesure limite les complter par exemple en participant la ralisation d'un wiki.
En ce qui concerne les administrateurs, ils sont au nombre de 6 pour la HES-SO et peuvent selon
leur niveau (super admin) accder tout, modifier, supprimer, dplacer, renommer tous les
lments en lien avec la plate-forme. Le superadmin peut lui installer des patchs, une nouvelle
version de Moodle etc.
Cyberlearn est-il bas sur les rles, savoir un tudiant aura-t-il un compte diffrent dun professeur ?
Quels sont les fonctionnalits supplmentaires dun compte professeur par rapport un compte
tudiant ?
Il faut tout d'abord diffrencier Moodle (le LMS) de Cyberlearn (le centre e-learning qui gre le
LMS et offre des services de dveloppement aux professeurs). En ce qui concerne Moodle,
globalement, il n'y a pas de diffrenciation entre les rles professeur et tudiant : tous deux
sont considrs comme des users. Dans l'espace de cours du professeur, les users peuvent
assumer diffrents rles comme nous le montre cette image :
A noter que le statut invit n'est utilisable que si le cours est mis en libre service pour tous les
visiteurs.
Niklas Maier
108
Avec quel(s) systme(s) dinformation Cyberlearn est-il intgr ? Il y a-t-il un change de donnes avec
dautres systmes ? (Synchronisation avec horaires de cours, professeurs, classes par exemple ou autres) ?
Moodle est intgr au SI de la HES-SO, sous l'acronyme AGL (application de gestion e-learning)
comme AGE (application de gestion des tudiants) ou AGP (application de gestion de projets
etc.).
La HES-SO ayant dvelopp depuis peu un annuaire centralis de type Switch AAI, (pour l'instant
utilis seulement au niveau des masters), un compte "local" (accs rseau HES-SO Valais par
exemple) permet(tra) un accs Moodle avec les mmes utilisateurs et les mmes mots de
passe (Single Sign-On).
Est-il possible dvaluer et de noter les tudiants directement sur Cyberlearn ?
Oui, cest possible. Toutefois, le systme offre le choix de noter sur une base de pourcentage
(50%, 100%, avec une progression de 5%) ou de chiffres (1, 2, 3 etc.) La particularit qui consiste
attribuer le 1 de prsence pour une copie vide n'est toutefois pas prise en compte
automatiquement par le systme.
Quelles autres possibilits offre Cyberlearn ?
Cyberlearn relve-t-il dun dveloppement propre ? Si oui, quels ont t les cots engendrs, le temps et le
nombre de personnes ncessaires ?
Moodle est une plate-forme opensource, qui dispose d'une forte communaut de dveloppeurs
et d'utilisateurs (www. Moodle.org). Elle est donc mise disposition gratuitement.
Est-ce que Cyberlearn est une application davenir ou risque-t-elle dtre remplace par une autre
solution ?
Pour l'instant Moodle est une des 10 plate-formes les plus utilises dans le monde, et la plus
utilise dans l'enseignement tertiaire en Europe. Le fait qu'elle soit opensource, donc
customisables (personnalisables) et adaptable par nos soins, nous pousse la conserver.
Niklas Maier
109
A.5.3 IS-Academia
Le prsent PV est ralis la suite de lentretien ralis avec Ariane Praz et Charlotte Mtrailler
des services centraux, le 5 octobre 2009 13h30. Il leur a t remis pour vrification et
validation des informations.
Quelles (autres) possibilits offre IS-Academia mis part linscription aux modules et lvaluation des
cours ?
Il y a deux grandes parties dans IS-Academia : la gestion des donnes concernant les tudiants et
les collaborateurs. Pour un tudiant, celles-ci consistent en informations telles que le numro de
matricule, le numro AVS, la photo, la/les adresse(s), les langues, le cursus scolaire, les modules
suivis Pour un collaborateur, cest un peu pareil concernant les donnes personnelles mais il y
a en plus leurs contrats de travail, les plans dengagement ainsi que les feuilles de charge ce qui
permet de faire une gestion administrative des employs (suivis des contrats).
Dautres possibilits quoffre IS-Academia sont notamment la gestion des plans dtude (pleintemps, en emploi, filires) et la gestion des notes. Les plans dtudes taient, auparavant, grs
laide dExcel avec des macros. Les notes, elles, sont saisies par les secrtaires. Il est possible
que ce soient les profs qui le fassent mais cest pour linstant seulement en phase test.
Limpression des notes se fait aussi partir dIS-Academia. Toute la formation pratique du
domaine Sant & Social est galement gre dans IS-Academia avec une indemnisation
centralise au niveau HES-SO Delmont.
Depuis peu, il y a aussi les descriptifs des modules sur le systme. De plus, il permet la
correspondance facilite avec les tudiants et les collaborateurs puisquil est possible denvoyer
des mails ou de faire des publipostages. Les contacts simplifis, un nouveau dveloppement,
permet, grce une base de donnes centralise, de lier facilement des groupes de personnes
des vnements (p.ex.).
Le systme est volutif puisque chaque deux mois des nouveauts sont prsentes (qui sont
toujours testes avant leur implmentation) et chaque deux semaines des sances de
coordination ont lieu pour mettre daccord les diffrentes coles affilies.
IS-Academia relve-t-il dun dveloppement propre ? Si oui, quel a t le nombre de personnes
impliques ? Et aujourdhui, pour la maintenance ?
Vu que le systme ne relve pas dun dveloppement propre, il ny a pas eu de rel cot
dinvestissement. Cependant il y a tous les cots lis au paramtrage et la maintenance, soit
lquivalent de deux employs plein-temps.
Que se passe-t-il (processus) lorsquun tudiant sinscrit un module ?
Lessentiel du processus a lieu avant. En effet, ltudiant va seulement contrler sil est bien
inscrit dans tous les modules quil aimerait suivre. Suite cela, il est automatiquement inscrit
aux examens y relatifs. Les assistants contrlent aussi ces inscriptions, surtout les cas
exceptionnels (plusieurs checs par exemple). Mais auparavant des rgles de gestion permettent
de faire une grande partie du processus : grce diverses vrifications (caractristiques des
modules, crdits, notes, modules acquis ou non), les inscriptions sont faites de faon
automatise. Dans le cas dun chec, un tudiant est inscrit automatiquement un rattrapage.
Niklas Maier
110
Ltudiant qui se connecte ensuite peut alors se dsinscrire de certains modules, notamment sil
a loup trop de modules ce qui lui ferait un trop grand nombre de cours suivre le semestre
prochain.
Que se passe-t-il (processus) lorsquun tudiant rpond aux valuations ?
Les valuations sont traites de faon anonyme. Personne ne peut savoir qui a crit quel
commentaire. Ces derniers peuvent ensuite tre lus par le professeur concern, et seulement
par lui (un autre prof ny aura pas accs). Il peut aussi encore voir le taux de participation,
changer le type daffichage (diagramme, camembert, barres)
Avec quel(s) systme(s) dinformation(s) ces processus sont-ils intgrs ?
Avec SAP pour toute la partie rpartition des cots, soit la rcupration du journal des salaires
SAP li avec les feuilles de charges dIS-Academia, donc ce qui relve de la comptabilit
analytique (ct collaborateurs). Et sinon encore avec Service Informatique afin de crer les
groupes dtudiants (all of), dtablir les listes de classes ou de modules ; ceci est fait par
extraction depuis Discoverer, qui est un outil de reporting permettant via une interface web
dinterroger la base de donnes IS-Academia.
Il y a-t-il une possibilit, selon vous, doptimiser ces processus ?
Non puisquil nest pour linstant pas encore possible de voir ses notes, une tape en cours de
test et qui se fera srement prochainement.
Niklas Maier
111
A.5.4 SageX
Le prsent PV est ralis la suite de lentretien ralis avec Marie-Paule Loye, responsable du
SAS, le 5 octobre 2009 15h00. Il lui a t remis pour vrification et validation des informations.
Que permet de faire SageX, en quoi consiste-t-il exactement ?
SageX est une AGP, donc une application de gestion de projet. Cest une simple base de donnes
qui regroupe les projets de la HES-SO et permet de suivre, de grer de manire financire un
projet. Il est aussi possible de faire des extractions de donnes dans le but de faire du reporting
mais ces fonctionnalits ne sont pas encore au point. Dans un projet il y a trois grandes phases :
la dfinition, le suivi, ainsi que la clture. Il est aussi possibilit dy annexer des fichiers, comme
par exemple des rapports financiers intermdiaires ou des demandes de subvention. Dans la
dfinition sont indiqus tous les dtails lis au projet lui-mme : le type de projet, quel institut il
touche, le type de financement qui dfinit les tarifs, les secteurs de projet, le budget, les
partenaires de recherche Une fois que tout a est rentr, on a un bilan de charges qui nous
permet de voir qui donne combien, une sorte de rsum financier.
Dans le suivi, il y a diffrentes tapes : la prparation (par le chef de projet), la validation (par la
direction), loffre au client, le projet en cours sil est accept par le client, la fin scientifique (les
travaux ont t faits), la fin administrative et larchivage. La date de dbut et de fin du projet
peut y tre modifie. Pour le chef de projet, ceci permet surtout davoir un suivi financier du
projet jour, concernant le nombre dheures et le cot en CHF (factures sur projet, qui a not
des heures sur quoi, combien a t encaiss). Le plan de facturation consiste en un planning de
charges et de recettes, afin de suivre la facturation et de savoir si le rsultat produits charges
couvre les salaires dinstitut.
Dans la clture, le projet est termin et il sagit de faire une synthse de valorisation cest--dire
dinformer comment la recherche a pu tre valorise (publication scientifique, dpt de projet,
cration dune start-up, etc.).
Le grand manque de SageX se situe au niveau du reporting, qui se fait par Discoverer. Il est
relativement incomplet et dangereux utiliser. De plus, celui-ci est li une gestion des droits
soit tout soit rien , donc la plupart des personnes ny ont mme pas accs.
Des amliorations au niveau de lergonomie pourraient tre faites : lorsquun projet est en
cours, on arrive quand mme toujours dabord sur lcran Dfinition .
Avec quel(s) systme(s) dinformation est-il intgr ? Echange des donnes ?
Avec AGF (application de gestion financire) dans des buts de comptabilit. En effet, les donnes
financires sont reprises par AGF. Ce qui devrait tre fait mais ne lest pas encore : lintgration
avec AGE (Application de Gestion des Ecoles), qui englobe toutes les donnes relatives aux
collaborateurs et aux tudiants. Ceci permettrait dviter la double-saisie lie au manque
dintgration.
Y a-t-il une intgration des modules FI (dbiteurs/fournisseurs) / CO / RH ?
Il y a lintgration avec AGF, sinon il y a quelques reprises mais celles-ci sont insuffisantes.
Y a-t-il une intgration avec les donnes de temps lorsque les employs timbrent ?
Non cette intgration nexiste pas. Mais cest voulu. Il se peut que les collaborateurs doivent
affecter leur temps de travail sur plusieurs projets dans la mme journe. Cest pourquoi ils
rentrent leur temps la main, afin de pouvoir le splitter sur diffrents projets. Cependant il
serait envisageable de rcuprer le temps de timbrage et de le rpartir par la suite, ce qui
viterait des diffrences entre le temps rel travaill et le temps enregistr sur SageX, mais cela
Niklas Maier
112
nest valable que pour certains collaborateurs qui sont astreints au timbrage. Le corps
professoral ne timbre pas.
Y a-t-il un rappel automatique pour les dbiteurs en retard (30j. p.ex.) ?
Ceci est gr entirement par le SAS, afin de dcharger le chef de projet. Un 1 er puis un 2me
rappel sont envoys aux dbiteurs. Si aprs cela le paiement nest toujours pas rapproch, le
chef de projet est contact afin de discuter ce quil en sera pour la suite (contact du client par
exemple).
SageX relve-t-il dun dveloppement propre ? Si oui, quel a t son cot dinvestissement ?
Le fait dentrer des heures sur SageX influence directement financirement le projet sur lequel il
a entr des heures. Par la suite cela permet de faire des contrles quant au suivi du projet.
Quelles sont les incidences lors de dpassement de budget ?
Il faut distinguer deux sortes de projet : les prestations de service ainsi que la recherche
applique et le dveloppement. La premire est normalement autofinance et ne devrait pas
comporter de pertes. Si cest quand mme le cas, une explication est demande au chef de
projet. Si cela arrive trop souvent, a rsulte souvent dune sous-estimation de budget. Un projet
de RaD est par contre bien souvent dficitaire, puisquil repose sur des estimations de temps
trs alatoires. Il se peut cependant quun tel projet soit lucratif, notamment lorsquune solution
est rapidement trouve au problme.
De plus, SageX est soumis au contrle de lEtat qui pointe une fois par annes certains projets.
Niklas Maier
113