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Travail de Bachelor 2009

Filire Economie dentreprise

Etude comparative des Systmes dInformation de la HESSO Valais avec la solution industrielle SAP Student Life
Cycle Management

SAP Industry Solution


Student Life Cycle Management
Figure 1 : Image de page de titre

Etudiant
Professeur

:
:

Niklas Maier
Prof. Hans-Peter Roten

www.hevs.ch

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM

Avant-propos
Le prsent travail de Bachelor reprsente le dernier dossier raliser, dans le but dobtenir le
Bachelor dconomiste dentreprise la HES-SO Valais, Sierre. Il est ralis sur une dure totale
de huit semaines, soit du 14 septembre 2009 au 9 novembre 2009. Le temps conseill pour sa
rdaction est de 360 heures, ce qui correspond une planification denviron 45 heures par
semaine.
Il est bas sur une analyse de lexistant au sein de la HES-SO Valais et dune solution fournie par
SAP, Student LifeCycle Management. Cependant, il est important de relever que ce travail ne
sert en aucun cas de guide technique pour limplmentation dun tel programme. Il fournit
seulement des avantages, des inconvnients, des analyses et des propositions quant lutilit de
la solution dans un tablissement scolaire.
Le but final de ce travail est dmettre des hypothses et des conseils quant une future
implmentation la HES-SO Valais en vue dune harmonisation de ses processus. En effet, ces
derniers doivent tre standardiss afin de correspondre aux exigences de la Dclaration
commune des ministres europens de lducation, datant du 19 juin 1999.

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

II

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM

Rsum
Afin davoir une vue densemble de ce travail de fin dtudes, le prsent chapitre traite dans les
grandes lignes les points importants qui y sont dvelopps.
Dans un premier temps, ce dossier aborde de manire gnrale les systmes dinformations
ainsi que leur volution afin de donner un cadre au contenu tudi pour ainsi le rendre plus
comprhensible. Par la suite, une analyse des outils utiliss au sein de la HES-SO Valais est
ralise, savoir lIntranet, Cyberlearn, IS-Academia et SageX. Afin davoir le maximum
dinformations possibles, des questionnaires en rapport avec chacun deux ont t conus. Suite
cela, cinq entretiens avec des personnes expertes cites en fin de travail ont t conduits ce
qui a permis de soulever les avantages et les inconvnients des diffrentes solutions utilises
actuellement. Des processus types tels que le rendu des notes ou le changement dadresse sont
alors cartographis, afin de dterminer leur potentiel doptimisation. Ce dernier a notamment
pu tre dcel en dmontrant comment les mmes processus se drouleraient dans un
environnement intgr tel que SAP Student LifeCycle Management. Intgr signifie ici quil y a
change de donnes et dinformations entre diffrents systmes dinformations.
Par la suite, une introduction la philosophie portail SAP englobant des possibilits de "self
services" est ralise afin de bien pouvoir assimiler le chapitre pratique. Celle-ci explique non
seulement les caractristiques techniques de la solution mais prsente aussi des arguments
pratiques pour une haute cole telle que la HES-SO Valais. Cela va de la gestion des propres
donnes au paiement des frais dtudes en ligne, laide dune multitude de moyens de
rglement. Toutes ces possibilits sont gres via dun point daccs unique : le portail. Cette
interface utilisateur personnelle est disponible pour chacun des acteurs dune institution
acadmique. Celle-ci est, par le biais des rles, personnalise puisque tout le monde na pas les
mmes autorisations quand il sagit daccder aux informations.
Puis, ce dossier traite dune solution industrielle de SAP, donc une extension payante du
systme : Student LifeCycle Management (ou encore SAP for Higher Education & Research). Elle
permet la gestion complte du cycle acadmique dun tudiant, depuis sa candidature jusqu la
remise de son diplme de fin dtudes et mme en tant qualumnus, la fin de son cursus. Cette
srie de processus complexe est dtaille de faon thorique laide de schmas et de faon
pratique, sur le systme SLCM de SAP ainsi que sur le portail. La partie pratique relate quelles
sont les possibilits qui soffrent aux administrateurs systme (et certaines personnes habilites)
et quelles sont les fonctionnalits auxquels ont accs les autres utilisateurs : lAdministration, les
professeurs et les tudiants. De plus, un exemple chiffr rel permet de se faire une ide
concrte quant au cot de limplmentation dune telle solution la HES-SO Valais.
En guise de conclusion, trois possibilits soffrent la Haute Ecole Valaisanne : soit elle garde un
environnement propritaire et continue investir de grandes sommes dans son
dveloppement ou ses mises jours ; soit elle se dcide dtre proactive et dveloppe en
parallle de son architecture actuelle la solution intgre SAP Student LifeCycle Management ;
suite cela, elle pourrait, aprs une phase test dun ou de deux semestres, dcider si cette
implmentation est envisageable ou non et quel niveau.
Le prsent support constitue une aide la dcision quant une ventuelle mise en uvre de la
solution industrielle SAP for Higher Education & Research au sein de la HES-SO Valais et donc du
renouvellement de larchitecture logicielle actuelle.

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

III

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM

Table des matires


Avant-propos ......................................................................................................................... II
Rsum................................................................................................................................. III
Table des matires ................................................................................................................ IV
Tables des illustrations .......................................................................................................... VI
Copyright ............................................................................................................................ VIII
Abrviations ......................................................................................................................... IX
1.

Introduction .....................................................................................................................1
1.1
1.2
1.3
1.4

2.

Systmes dinformation ...................................................................................................3


2.1
2.2
2.3
2.4
2.5

3.

Objectifs ............................................................................................................................ 1
Contexte ............................................................................................................................ 1
A propos de la HES-SO Valais ............................................................................................ 2
SAP en bref ........................................................................................................................ 2
Dfinition du systme dinformation ................................................................................ 3
Les diffrents types de systmes dinformation ............................................................... 5
Evolution de lconomie ................................................................................................... 6
Linfluence des systmes dinformation ........................................................................... 7
A propos de SAP Student LifeCycle Management ............................................................ 8

Analyse de lexistant ...................................................................................................... 10


3.1 Solutions existantes ........................................................................................................ 10
3.2 Prise de position .............................................................................................................. 36

4.

Portail ............................................................................................................................ 38
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6

5.

SAP NetWeaver ............................................................................................................... 38


Philosophie portail et rles ............................................................................................. 39
Introduction et philosophie dune solution industrielle SLCM ....................................... 41
Business Intelligence ....................................................................................................... 42
La notion dEnhancement Package ................................................................................. 44
Nouveauts de lEnhancement Package 4 ...................................................................... 45

Dmonstration ............................................................................................................... 46
5.1
5.2
5.3
5.4

Les processus intgrs dans SAP Higher Education & Research (HE&R) ........................ 46
Accs au systme SAP et plus ......................................................................................... 54
Prototype intgrant des fonctionnalits ESS .................................................................. 61
Cots lis lintroduction dune solution SAP la HES-SO Valais .................................. 74

6.

Conclusion ..................................................................................................................... 77

7.

Avis personnel ............................................................................................................... 78

8.

Contacts ......................................................................................................................... 79

9.

Remerciements .............................................................................................................. 80

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

IV

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM

10. Auteur ........................................................................................................................... 81


11. Dclaration dhonneur ................................................................................................... 82
12. Bibliographie.................................................................................................................. 83
12.1 Livres ............................................................................................................................... 83
12.2 Documents ...................................................................................................................... 83
12.3 Sites Web principaux ....................................................................................................... 84
12.4 Sites Web secondaires .................................................................................................... 85
12.5 Cours ............................................................................................................................... 85
12.6 Travaux de diplme, de Bachelor.................................................................................... 85
13. Glossaire ........................................................................................................................ 86
14. Index ............................................................................................................................. 88
A. Annexes ......................................................................................................................... 89
A.1
A.2
A.3
A.4
A.5

Niklas Maier

Donnes du Travail de Bachelor ..................................................................................... 89


Planning ........................................................................................................................... 90
Heures ............................................................................................................................. 93
Rapports hebdomadaires ................................................................................................ 98
Procs verbaux .............................................................................................................. 106

HES-SO Valais, Novembre 2009

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM

Tables des illustrations


Figure 1 : Image de page de titre ...................................................................................................... I
Figure 2 : Groupe SAP ....................................................................................................................... 2
Figure 3 : Les 3 axes du systme d'information ............................................................................... 3
Figure 4 : Personnes actives occupes par secteur (Propre montage) ............................................ 6
Figure 5 : L'volution de l'influence des systmes d'information .................................................... 7
Figure 6 : SAP Student LifeCycle Management Cycle acadmique dun tudiant ........................ 8
Figure 7 : Ecran d'accueil de l'Intranet de la HES-SO Valais ........................................................... 10
Figure 8 : Ecran de la boite ides de l'Intranet ............................................................................ 11
Figure 9 : Processus de changement d'adresse la HES-SO Valais................................................ 12
Figure 10 : Processus de changement d'adresse sur SAP SLCM .................................................... 13
Figure 11 : Processus de demande d'attestation dtudes la HES-SO Valais .............................. 14
Figure 12 : Processus de demande d'attestation dtudes sur SAP SLCM ..................................... 15
Figure 13 : Tableau de comparaison Intranet - SAP SLCM ............................................................. 16
Figure 14 : Page d'accueil de Moodle............................................................................................. 17
Figure 15 : Aperu d'un cours sur Moodle ..................................................................................... 18
Figure 16 : Les diffrents rles sur Moodle .................................................................................... 19
Figure 17 : Tableau de comparaison Moodle - SAP SLCM.............................................................. 20
Figure 18 : Portail applicatif AGE de la HES-SO .............................................................................. 21
Figure 19 : Ecran principal dIS-Academia ...................................................................................... 21
Figure 20 : Processus de rendu des notes la HES-SO Valais ........................................................ 23
Figure 21 : Processus du rendu des rsultats modulaires sur SAP SLCM ....................................... 26
Figure 22 : Aperu des fonctionnalits d'IS-Academia ................................................................... 27
Figure 23 : Processus de signalisation d'interruption d'tudes d'un tudiant la HES-SO Valais . 28
Figure 24 : Processus de signalisation d'interruption d'tudes d'un tudiant sur SAP SLCM........ 29
Figure 25 : Diffrence de fonctionnement entre la pratique actuelle (g.) et SAP SLCM (dr.) ........ 30
Figure 26 : Cots lis l'mission d'une facture d'tudes ............................................................. 31
Figure 27 : Tableau de comparaison IS-Academia - SAP SLCM ...................................................... 32
Figure 28 : Page d'accueil de SageX................................................................................................ 33
Figure 29 : Tableau de comparaison SageX - SAP SLCM ................................................................ 35
Figure 30 : SAP NetWeaver ............................................................................................................ 38
Figure 31 : Cration d'un environnement intgr.......................................................................... 39
Figure 32 : SAP NetWeaver Portal ................................................................................................. 40
Figure 33 : Accs sans (gauche) et avec (droite) Single Sign-On .................................................... 40
Figure 34 : Fonctionnement de SAP NetWeaver Business Intelligence ......................................... 43
Figure 35 : Philosophie de SAP Enhancement Package.................................................................. 44
Figure 36 : Processus dans SAP HE&R ............................................................................................ 46
Figure 37 : Processus gestion des programmes d'tude ................................................................ 46
Figure 38 : Etablissement et planning des cours ............................................................................ 47
Figure 39 : Dfinition des exigences quant aux diplmes .............................................................. 47
Figure 40 : Etablissement des rgles .............................................................................................. 47
Figure 41 : Mise jour du programme d'tude ............................................................................. 47
Figure 43 : Planification stratgique et ciblage .............................................................................. 48
Figure 44 : Campagnes de recrutement ......................................................................................... 48
Figure 42 : Processus recrutement et admissions.......................................................................... 48
Figure 45 : Demandes d'admission ................................................................................................ 49
Figure 46 : Dtermination des quivalences .................................................................................. 49
Figure 48 : Dossiers d'tudiants ..................................................................................................... 50
Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

VI

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM

Figure 49 : Cycle acadmique ......................................................................................................... 50


Figure 47 : Processus gestion des informations estudiantines ...................................................... 50
Figure 50 : Finances ........................................................................................................................ 51
Figure 52 : Conseil acadmique ..................................................................................................... 52
Figure 53 : Enseignement et notation ............................................................................................ 52
Figure 51 : Processus conseil, russite et notation ........................................................................ 52
Figure 54 : Chemin vers le diplme ................................................................................................ 53
Figure 55 : Obtention du diplme .................................................................................................. 53
Figure 56 : Accs au systme SLCM depuis le SAP Logon .............................................................. 54
Figure 57 : Ecran d'identification du systme SLCM ...................................................................... 54
Figure 58 : Ecran d'accueil du systme SLCM ................................................................................ 55
Figure 59 : Menu Student LifeCycle Management ......................................................................... 55
Figure 60 : Cration, modification et affichage de lorganisation structurelle .............................. 56
Figure 61 : Vue dune organisation structurelle sur SAP SLCM ...................................................... 56
Figure 62 : Les diffrentes possibilits dans la gestion des plans d'tude ..................................... 57
Figure 63 : Exemple du centre de formation FEUSI ....................................................................... 58
Figure 64 : Gestion des tudiants ................................................................................................... 59
Figure 65 : Cration des donnes de base d'un tudiant............................................................... 59
Figure 66 : Comptabilit des tudiants .......................................................................................... 60
Figure 67 : Enseignement et examens ........................................................................................... 60
Figure 68 : SAP NetWeaver Portal - nouvelle version .................................................................... 61
Figure 69 : SAP NetWeaver Portal - ancienne version ................................................................... 61
Figure 70 : Gestion des messages .................................................................................................. 62
Figure 71 : Gestion des documents ................................................................................................ 62
Figure 72 : Gestion des modules .................................................................................................... 63
Figure 73 : Gestion des tudiants ................................................................................................... 63
Figure 74 : Liens utiles .................................................................................................................... 64
Figure 75 : Comptabilit ................................................................................................................. 64
Figure 76 : Ecran d'accueil .............................................................................................................. 65
Figure 77 : Accs aux documents ................................................................................................... 65
Figure 78 : Fonctions lies aux tudiants ....................................................................................... 66
Figure 79 : Rsultats d'un tudiant ................................................................................................ 66
Figure 80 : Ecran d'accueil .............................................................................................................. 67
Figure 81 : Modification des donnes personnelles par l'tudiant ............................................... 67
Figure 82 : Donnes personnelles - paiement de factures ouvertes en ligne via e-Biller Direct ... 68
Figure 83 : Rsultats de l'tudiant .................................................................................................. 68
Figure 84 : Accs aux documents d'tudes .................................................................................... 68
Figure 85 : Accs la bote email tudiants ................................................................................... 69
Figure 86 : Aperu du nouveau portail vu par un conseiller dtudes ........................................... 70
Figure 87 : Aperu du nouveau portail vu par un tudiant ............................................................ 70
Figure 88 : Exemple d'Employee Self Services ............................................................................... 71
Figure 89 : Exemple de Manager Self Services ............................................................................... 72
Figure 90 : Exemple de tableau de bord utilis par un manager ................................................... 73
Figure 91 : Tableau du cot d'introduction du module HR et Paie ................................................ 74
Figure 92 : Exemple de contrat SAP HE&R ..................................................................................... 75
Figure 93 : Exemple de contrat SAP HE&R (suite) .......................................................................... 76

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

VII

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM

Copyright
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Microsoft, Windows, Excel, Outlook, and PowerPoint are registered trademarks of Microsoft
Corporation.
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System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS,
S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture,
POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes,
BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2,
Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli and Informix are
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Site officiel de SAP http://service.sap.com, 16.09.2009

Niklas Maier

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VIII

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM

Abrviations
AAI
ABAP
AGE
AGF
AGP
BDD
BI
BW
CO
CRM
ECTS
EHP
ERP
ESS
FI
HCM
HE&E
HR
IS
J2EE
LMS
LO
MDM
PDM
PGI
PLM
PV
ROI
SAP
SAS
SCM
SD
SI
SLCM
SRM
SSO
TB

Niklas Maier

Authentification and Authorization Infrastructure


Advanced Business Application Programming
Application de Gestion des Ecoles
Application de Gestion Financire
Application de Gestion de Projet
Base De Donnes
Business Intelligence
Business information Warehouse
Controlling
Customer Relationship Management
European Credit Transfer System
EnHancement Package
Enterprise Ressource Planning (PGI en franais)
Employee Self Services
Finances
Human Capital Management (gestion du personnel)
Higher Education and Research
Human Ressources
Industry Solution (Solution Industrielle)
Java 2 Platform, Enterprise Edition
Learning Management System
Logistique
Master Data Management
Product Data Management
Progiciel de Gestion Intgr (ERP en anglais)
Product LifeCycle Management
Procs Verbal
Return On Investment
Systmes, Applications et Produits
Service dAppui au Suivi des projets
Supply Chain Management
Sales and Distribution
Systme dInformation
Student Life Cycle Management
Supplier Relationship Management
Single Sign-On
Travail de Bachelor

HES-SO Valais, Novembre 2009

IX

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


1. Introduction

1. Introduction
Objectifs
Contexte
A propos de la HES-SO Valais
SAP en bref
Ce travail porte sur la gestion des tudiants et des collaborateurs au sein dune haute cole telle
que la HES-SO Valais. Cette-dernire reprsente le sujet principal de ce dossier. Afin que vous
puissiez vous faire une ide plus prcise du sujet, voici un bref aperu des objectifs servant de fil
rouge conducteur.
1.1 Objectifs
Dans un premier temps, une dfinition gnrale des systmes dinformation est donne. Ensuite,
il sagit danalyser les solutions existantes utilises, savoir Cyberlearn (Moodle), lIntranet, ISAcademia et SageX. Il nest pas question de remettre en cause les infrastructures actuelles, mais
bien plus de voir o est-ce que des progiciels (PGI) tels que SAP pourraient faciliter et raccourcir
certaines tches administratives et ainsi optimiser les processus de la HES-SO Valais. Par la suite,
comme lindique le nom du prsent dossier, une prsentation et un examen de la solution
industrielle fournie par SAP, Student LifeCycle Management (SLCM), sont raliss. Ceci
permettra de faire une comparaison des solutions prsentes avec le progiciel de gestion intgr
afin de pouvoir en dduire les avantages et les inconvnients. Les points importants du travail
sont donc :
-

Une approche thorique visant expliquer les systmes dinformation,


Une analyse des solutions actuelles couple une comparaison avec SAP for Higher
Education & Research,
Une approche de la philosophie portail,
Une dmarche pratique, sur le module SLCM de SAP, qui donne lieu une tude
explicitant ce qui est ralisable, notamment au niveau fonctionnalits,
Un exemple chiffr afin de prsenter une ide concrte du cot de lintroduction dune
telle solution,
Une prise de position quant la faisabilit dun tel projet au sein de la HES-SO Valais ainsi
que des propositions de mise en uvre.
1.2 Contexte

Depuis la signature des accords de Bologne en 1999, les hautes coles en Suisse connaissent de
nouveaux besoins en matire de gestion, dorganisation et de coordination. Il est ainsi primordial
de mettre jour ou dchanger les systmes informatiques dvelopps en interne. Ceux-ci ont
t conus pour des besoins bien prcis et sont bien souvent inadapts aux nouvelles normes
dictes par les ministres de lducation europens.2
De manire gnrale, quelle que soit lentreprise, il est actuellement impossible dvoluer sans
avoir recours diffrents systmes dinformations. Au fil des annes sont apparues toutes sortes
dapplications pour grer les employs, la logistique, la distribution et bien dautres encore.
Ainsi, au sein de la HES-SO Valais, diverses solutions permettant la gestion des employs, des
professeurs, des tudiants et des donnes existent.

2
3

[2001Bolo], Prof. Peter Strickeisen (2001). Le sens des accords de Bologne. Page 1
Site officiel de la HES-SO : http://www.hevs.ch/Qui_sommes_nous__.1421098.1094X1098.htm, 17.09.2009

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


1. Introduction
Aujourdhui, il est primordial de pouvoir utiliser ces dernires de faon intgre, ce qui signifie
que les informations rcoltes et stockes sont disponibles dans dautres systmes, peu importe
leur source. Le logiciel de paie doit, par exemple, avoir recourt au systme de pointage du temps
travaill.
Plus les systmes dinformations sont organiss de faon htrogne, plus il faudra dinterfaces
afin dagrger les donnes. Cest pourquoi des progiciels, tels que SAP, ont vu le jour.
Effectivement, ces derniers traitent de faon centralise les informations ce qui vite, dune part,
les redondances et permet, dautre part, une intgration facilite en temps rel. SAP nest quun
exemple de progiciel parmi dautres donnant la possibilit de rpondre aux diffrents besoins
cits ci-dessus.
1.3 A propos de la HES-SO Valais
La HES-SO Valais fait partie du rseau de la Haute Ecole Spcialise de Suisse Occidentale. Elle
dlivre ses tudiants des diplmes de niveau Bachelor, reconnus dans le monde entier. Parmi
ceux-ci, elle offre le choix entre huit filires d'tudes rparties dans trois domaines qui sont :
-

Domaine Sant & Social regroupant les filires Physiothrapie, Soins infirmiers et Travail
social.
Domaine Sciences de lingnieur compos des filires Technologies du vivant et Systmes
industriels.
Domaine Economie & Services regroupant les filires Economie dentreprise,
Informatique de gestion et Tourisme.

A travers ces huit filires, la HES-SO Valais propose aux futurs diplms une riche palette de
formations de niveau HES qui leur permettent de planifier leur avenir et de contribuer au
dveloppement de la socit.3
1.4 SAP en bref
Leader mondial dans la fourniture de solutions logicielles
intgres, le groupe SAP permet aux entreprises de runir tous
leurs dpartements majeurs : finance, ressources humaines,
production, logistique, distribution et service aprs-vente. Sa
solution Business Suite aide les firmes du monde entier mieux
communiquer avec leurs clients et leurs fournisseurs. La majorit
des processus imaginables peuvent tre intgrs et excuts
laide de cet outil puissant.4

Figure 2 : Groupe SAP

Fonde en 1972, SAP AG emploie aujourdhui plus de 48500 personnes dans prs de 50 pays.
Parmi ses clients, on peut citer Airbus, Bayer HealthCare AG, Mercedes-Benz Accessories GmbH,
Siemens et bien dautres encore. Lexpansion se fait aujourdhui aussi dans les petites et
moyennes entreprises, proactives et soucieuses de leur avenir. La socit a ralis un chiffre
daffaires de 11.5 milliards deuros en 2008, soit une croissance de prs de 10% depuis 2007.
Profitant de l'exprience des clients de la socit et en considrant les suggestions tant des
entreprises best practice que des partenaires intgrateurs de l'offre SAP, les dveloppeurs sont
en permanence la pointe de la technologie. Ceci leur permet de proposer constamment des
solutions adaptes aux besoins respectifs et d'assurer la prennit de leurs solutions.5

3
4
5

Site officiel de la HES-SO : http://www.hevs.ch/Qui_sommes_nous__.1421098.1094X1098.htm, 17.09.2009


Image : http://www.welt.de/multimedia/archive/1219267446000/00622/sap_DW_Wirtschaft_W_622951g.jpg, 17.09.2009
Site officiel de SAP Suisse : http://www.sap.com/suisse/about/index.epx, 17.09.2009

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


2. Systmes dinformation

2. Systmes dinformation
Dfinition du systme dinformation
Les diffrents types de systmes dinformation
Evolution de lconomie
Linfluence des systmes dinformation
A propos de SAP Student LifeCycle Management (SLCM)
Afin dassurer la bonne comprhension du prsent dossier, il est primordial de connatre le
terme de systme dinformation (SI), comment il est structur et ce quil permet de faire. Cest
pourquoi une dfinition simpose dans un premier temps.
2.1 Dfinition du systme dinformation
Concrtement, cest un "ensemble organis de ressources (matriel, logiciel, personnel, donnes,
procdures) permettant d'acqurir, de stocker, de communiquer des informations sous forme
de donnes, textes, images, sons dans des organisations. Selon leur finalit principale, on
distingue des systmes d'information supports d'oprations (traitement de transaction, contrle
de processus industriels, supports d'oprations de bureau et de communication) et des systmes
d'information supports de gestion (aide la production de rapports, aide la dcision) ".6
Contrairement ce que pensent certaines personnes, un systme dinformation nest donc pas
seulement compos dordinateurs. Il ncessite une comprhension approfondie de
lorganisation, du management ainsi que de laspect technique servant de support aux donnes.
Un SI est articul sur trois axes principaux de travail : les axes organisationnel, fonctionnel
(management) et technique. Ces diffrentes parties agissent en parallle afin de former un
ensemble cohrent. Elles sont donc interdpendantes.
Laxe organisationnel implique une division claire du
travail, par le biais de dpartements (par exemple
lapprovisionnement, la vente, la production, la finance,
les ressources humaines). Ces fonctions sont
coordonnes laide dune hirarchie, typiquement
reprsente sous forme de pyramide (bien quune
multitude de formes existent) abritant des personnes
diffrents niveaux. Son sommet est rserv aux postes
de gestion tandis que le fond reprsente des employs
de loprationnel.

Figure 3 : Les 3 axes du systme d'information

Laxe fonctionnel comprend la gestion et le pilotage de


lentreprise par le management. Ce dernier doit, en se
fondant sur des situations auxquelles est confronte la
socit, prendre des dcisions afin de trouver des
solutions aux problmes rencontrs. 7

Laxe technologique constitue la fois le support pour les donnes vhiculant au sein dune
entreprise et une aide la dcision pour le management. Il comprend linfrastructure matrielle
(hardware) du systme dinformation. Celle-ci est compose dordinateurs, de systmes de
stockage (disques durs, bandes magntiques, systmes de stockage optique), de priphriques
6
7

http://revuesim.free.fr/index.php?page=glossaire, 18.09.2009
Image : http://www.cap-consulting.fr/UserFiles/Image/3%20axes.jpg, 17.09.2009

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2. Systmes dinformation
dentre et de sortie ainsi que dun rseau. Ce dernier assure la communication entre les
diffrents lments dun ou de plusieurs SI et permet ainsi une utilisation centralise de certains
lments (informations, imprimantes, ressources...). Cependant, afin de pouvoir fonctionner
correctement, le matriel informatique ncessite lutilisation de programmes (software) qui se
composent de consignes prprogrammes, souvent trs dtailles. Ces dernires servent
piloter et coordonner les diffrentes composantes physiques.
Maintenant que nous savons comment sont chafauds les SI, il est important de comprendre
leur fonctionnement. Ils comportent, de faon itrative, 3 processus majeurs :
-

La collecte, voire lentre de donnes brutes. Elle peut se faire manuellement ou


automatiquement, selon les besoins. Ces donnes ne sont pas encore utiles aux
managers. Elles peuvent provenir des clients, des fournisseurs, des parties prenantes,
des concurrents ou encore des autorits dun pays. On pourrait citer comme exemple le
nombre dinscriptions dtudiants au sein de la HES-SO.
La transformation, lagrgation de ces donnes afin den retirer des informations, plus
comprhensibles. Les donnes semblables sont regroupes afin de former un ensemble
homogne. On vite ainsi la redondance. Les inscriptions de la HES-SO sont par exemple
regroupes par filire, par anne, par option, par sexe
La distribution de linformation aux personnes qui en ont besoin, savoir les cadres
devant prendre des dcisions stratgiques et importantes pour lvolution de
lentreprise. Ces informations font office daide la dcision et permettent de raliser
des prvisions quant au futur. Dans lexemple de la HES-SO, il est possible de prvoir le
nombre dinscriptions dtudiants pour lanne acadmique 2010-2011, et donc le
nombre de professeurs ncessaires, de classes disponibles, dordinateurs accessibles

Reste savoir, quel impact a un systme dinformation sur une entreprise. De plus en plus, le SI
est considr par les dcideurs comme un lment majeur dans les organisations, quelles soient
publiques ou prives. En effet, grce au SI, il est possible de connatre tout moment ltat
actuel de celles-ci ce qui aide considrablement lorsquil sagit de prendre des dcisions de haute
importance. Cest un atout qui permet daugmenter le rendement et la productivit (notamment
par le gain de temps gnr par le SI), daugmenter le chiffre daffaires (en agissant de faon
juste, au bon moment) ou encore de se positionner stratgiquement long terme par rapport
aux concurrents. Par consquent, il est possible de dvelopper des ressources ou des
comptences cls pour se dmarquer des comptiteurs.
Mais il faut faire trs attention : nimporte quel programme permettant de faire des analyses de
donnes et de les restituer ne constitue pas forcment un SI. Il faut comprendre les problmes
que ce dernier doit rsoudre et les rattacher une organisation, une hirarchie et des
processus mtiers. Une simple base de donnes ne reprsente donc pas un SI.

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2. Systmes dinformation
2.2 Les diffrents types de systmes dinformation
Le systme dinformation est un terme global utilis pour dsigner un ensemble matrielpersonnes-logiciels capable de produire, traiter et fournir de linformation dans le but de piloter
une entreprise, par exemple. La composition dun SI peut cependant tre diffrente selon les
organisations. On distingue alors :
2.2.1 LERP
Cette abrviation anglaise signifie Enterprise Ressource Planning, soit progiciel de gestion intgr
(PGI). Celui-ci permet dintgrer tous les systmes informatiss (logistique, vente,
approvisionnement) dans une seule application. Tous les processus dune entreprise sont grs
de manire intgre, cest--dire que la bonne information est disponible par les personnes
autorises au bon moment et au bon endroit.
2.2.2 Les systmes spcifiques
Ceux-ci sont dvelopps sur mesure pour les besoins trs prcis que certaines entreprises
pourraient avoir (exemple : certains logiciels utiliss par les assurances).
2.2.3 Les applications isoles
Elles sont constitues de diffrentes applications couples entre elles laide dinterfaces
spcifiques, ce qui nest pas ncessaire dans un ERP. Parmi elles, on trouve :
-

CRM - Customer Relationship Management ce qui correspond la gestion de la relation


client. Grce lui, les clients sont intgrs au systme dinformation de lentreprise, ce
qui facilite normment la communication entre les deux parties.
SCM Supply Chain Management, gestion de la chane logistique. Celle-ci permet
dintgrer toute la logistique dans le SI de lentreprise (gestion des stocks, transports)
SRM Supplier Relationship Management, gestion de la relation fournisseur.
Lintgration des fournisseurs dans le SI permet de gagner beaucoup de temps lors de
lapprovisionnement notamment.
PLM Product Lifecycle Management (aussi connu sous PDM, Product Data
Management) qui reprsente un systme de gestion des donnes techniques de produits
ou de machines par exemple. Intgrer cela dans le SI peut savrer trs utile notamment
lors de la maintenance au sein dune entreprise.
HCM Human Capital Management, donc la gestion du personnel. Celle-ci permet
dintgrer toutes les donnes relatives ses employs dans le SI de lentreprise, ce qui
est utile pour la paie, la gestion des vacances, les absences maladie
Etc

Tous ces diffrents modules sont intgrs compltement dans la premire possibilit, lERP. Il ny
a donc pas besoin dutiliser des applications intermdiaires (interfaces) permettant aux logiciels
de dialoguer entre eux.

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2. Systmes dinformation
2.3 Evolution de lconomie
Linformation est devenue prpondrante au sein de notre socit. Sans elle, la majorit dentre
nous seraient perdus. Par exemple, un dmnagement, qui ne reprsente quun simple
changement dadresse, a un impact sur une multitude daspects, comme par exemple le calcul
des impts, la destination du courrier, les informations reues par les autorits publiques... Il y a
quatre raisons majeures responsables de ce changement de mentalit :
2.3.1 La globalisation
Lconomie actuelle dpend davantage de lexportation et de limportation quautrefois. La
majorit des entreprises produisent (ou font produire) leurs biens ltranger, o la mainduvre cote bien moins cher. De plus, les clients et les fournisseurs ne sont plus locaux ou
nationaux, ils sont devenus internationaux. Pour piloter une entreprise globale, un important
travail de coordination est donc ncessaire. La gestion et la communication au-del des
frontires sont rendues possibles grce au SI, une aide qui sest transforme petit petit en
ressource cl pour un grand nombre de socits.
2.3.2 Le passage une socit de service
La deuxime raison est celle de lvolution profonde que
lconomie a connue durant les cent dernires annes.
Alors que vers la fin du XIXme sicle les secteurs primaire
et secondaire reprsentaient prs de 90% de la totalit
des secteurs conomiques, cest aujourdhui le secteur
tertiaire qui se trouve en tte de liste. En effet, il comptait
en 2008 plus de 72%, tendance la hausse. Le secteur
primaire, par contre, ne reprsente plus quune infime
partie du gteau : moins de 4%. Notre socit a connu, et
Figure 4 : Personnes actives occupes par secteur
(Propre montage)
connait toujours, un renversement de situation
conomique.8
Il suffit maintenant de prciser que le secteur tertiaire est reprsent par des prestataires de
services pour comprendre que cest ici quon a le plus recours linformation. Des millions, voire
des milliards de donnes et dinformations sont changes tous les jours. Pour matriser un tel
flux, qui va continuer augmenter constamment, des systmes sophistiqus sont ncessaires :
les SI. Sans ces derniers, la gestion de linformation serait impossible.
2.3.3 Le changement de la nature des organisations
Une grande majorit des entreprises est dsigne par ce quon appelle des organisations
structurelles, la forme la plus traditionnelle. Celles-ci comportent des hirarchies clairement
dfinies (gnralement sous forme de pyramide), le but tant davoir un ventail de
subordination aussi complet que possible. Ainsi la structure globale de lentreprise se divise en
dpartements, qui eux, regroupent des postes, constitus leur tour de tches. On est donc en
prsence dun dcoupage vertical et horizontal de la structure hirarchique trs marqu. Ce type
dorganisation est aujourdhui encore largement rpandu mais de nouvelles formes
apparaissent, qui sont notamment beaucoup plus dcentralises, flexibles et plates. Ces
structures organisationnelles se forment par le biais dun business reengineering, soit une remise
plat fondamentale de lentreprise afin didentifier des processus-cls, source davantages
comptitifs. La forme traditionnelle repose sur des planifications formelles, une division des
tches et sur un certain nombre de rgles. Le nouveau style de gestion repose par contre sur une
organisation aplatie et flexible, donc des employs qui sont mobiles, afin de profiter au
8

Site de lOffice Fdral de la Statistique:


http://www.bfs.admin.ch/bfs/portal/fr/index/themen/03/02/blank/key/erwerbstaetige0/nach_sektor_und_region.html, 18.09.2009

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2. Systmes dinformation
maximum de leur savoir-faire et de leurs connaissances. De plus, le management moderne fait
confiance des lments informels (des prvisions par exemple) lors de sa prise de dcision, et
non plus seulement des planifications concrtes.9
Cette rorganisation au sein de certaines entreprises les a amenes devoir repenser leur style
de gestion. Ne se fiant plus forcment des sources relles pour prvoir leur production, elles
sont obliges davoir un systme dinformation qui puisse les soutenir tant au niveau de la prise
de dcisions quau niveau de ses clients, ses fournisseurs, de la documentation
2.3.4 Le dveloppement de lentreprise en rseau
Issue de linternationalisation et de lloignement gographique, ce type dentreprise a fait ses
premires apparitions au dbut des annes 1980 mais a rellement connu lessor au milieu des
annes 1990. Cest la suite de la turbulence croissante de lenvironnement, de la monte en
puissance dinternet et de la recherche de rentabilit accrue que la totalit des fonctions non
vitales sont externalises dans des pays faibles cots. Selon Laudon, Laudon et Schoder, cest
une "organisation dans laquelle tous les processus mtiers, tous les dpartements ainsi que
toutes les relations avec le monde conomique (spcialement les clients et les fournisseurs) sont
soutenus laide de techniques dinformations et de communication"10.
Ainsi, toutes les valeurs telles que proprit intellectuelle, savoir-faire ou ressources financires
sont gres laide dun ou de plusieurs outils informatiques. Ces nouvelles socits dpendent
donc entirement de leurs systmes dinformation. Une panne entranerait immdiatement des
pertes de clients, des retards de livraisons, des contrats non aboutis Donc une perte dargent,
de temps et de rentabilit. Par exemple, si le systme dinformation du gant Dell venait
dysfonctionner, cela se rpercuterait immdiatement par une large baisse de commandes
dordinateurs.
2.4 Linfluence des systmes dinformation

Figure 5 : L'volution de l'influence des systmes d'information11

Comme vous avez pu le comprendre, linfluence ainsi que limportance des SI ont beaucoup
augment, spcialement durant les vingt dernires annes. Entre les annes 1960 et 1990, ils
taient principalement utiliss en interne. Initialement, ils servaient doutils de gestion aux
dcideurs et influenaient les activits-cls dune entreprise. Au milieu des annes 1990,
plusieurs facteurs ont amen les SI influencer aussi lextrieur de lentreprise, savoir les
clients, les fournisseurs et parfois mme les concurrents.

[2007Cret], Prof. Blaise Crettol (2007). Cours d'organisation


[2006Laud], Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, Detlef Schoder (2006). Wirtschaftsinformatik - Eine Einfhrung. Page 30
[2006Laud], page 51

10
11

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2. Systmes dinformation
Certaines raisons de ce changement ont dj t traites auparavant : une hirarchie davantage
aplatie, lapparition des entreprises en rseau, une flexibilit accrue, des nouvelles formes de
partenariats notamment avec les clients et les fournisseurs... Mais il faut savoir que ces
changements ont t rendus possibles principalement pour deux raisons. Dune part, la
standardisation dinternet a contribu un change de donnes et une communication facilits
lchelle mondiale. Dautre part, laugmentation croissante de la puissance des ordinateurs
couple une baisse rapide du cot du matriel informatique a permis aux entreprises de
recourir des bases de donnes normes et de coordonner des activits internationales.12
2.5 A propos de SAP Student LifeCycle Management
En tant quERP, SAP propose dj, avec sa Business Suite, un grand ventail de fonctionnalits
telles que CRM, PLM, SCM et SRM. Mais pour certaines entreprises spcifiques, ces solutions
sont insuffisantes voire inadaptes. Cest pourquoi SAP fournit ses clients diverses solutions
adaptes spcialement au secteur conomique dans lequel ils oprent. En plus du systme SAP
de base, les utilisateurs ont donc la possibilit dy intgrer des fonctions supplmentaires. Ces
solutions sont appeles solutions industrielles, notamment parce quelles sont en rapport avec
une industrie particulire. Il en existe vingt-quatre en tout, dont par exemple : pour les
assurances, les banques, le secteur automobile, le commerce de gros, les agences de voyage Il
existe des solutions pour le secteur priv et pour le secteur public.
SLCM, Student LifeCycle Management, en est une. Elle permet la gestion du cycle acadmique
complet dun tudiant au sein de son tablissement dtudes, do son nom. Comme vous le
voyez sur le schma ci-dessous, le module SLCM permet de grer une multitude de processus
spcifiques la gestion dtudiants.

Figure 6 : SAP Student LifeCycle Management Cycle acadmique dun tudiant13

12
13

[2006Laud], pages 50 56
http://www.ananthtech.com/images/graph_6.jpg, 21.09.2009

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2. Systmes dinformation
SAP SLCM sadapte toute cole puisque la structure universitaire est entirement
paramtrable. Il ny a donc pas de restrictions quant aux spcificits organisationnelles dun
tablissement. Une fois cette tape ralise, il y a la possibilit de grer tout ce qui touche
ltudiant et son environnement : les admissions, les donnes de base (nom, prnom, adresse),
la planification de la formation, lenseignement et les examens, lenregistrement aux modules, la
gestion des crdits ECTS (European Credit Transfer System), la comptabilit Mais ce nest pas
tout. En plus de reprsenter une aide indniable pour la ralisation de processus administratifs
lourds et rptitifs, SLCM fournit aussi des fonctions spcifiques aux pays. Afin que les coles du
monde entier puissent lutiliser, ce module sadapte ainsi aux diffrents modles de formation
en vigueur. 14
Mais quels sont les rels atouts de SAP SLCM ? Les universits sont soumises une comptition
virulente, tout comme le secteur priv. Paralllement, leur budget disponible diminue de plus en
plus chaque anne. Dautre part, les attentes des tudiants sont davantage leves quautrefois,
notamment par lutilisation gnralise dinternet. Afin de rester comptitives, elles se doivent
de fournir un enseignement et un programme dtudes de haute qualit. Cest pourquoi, elles
sont contraintes de revoir la majorit de leurs processus internes afin de les optimiser ce qui
implique, long terme, un gain de temps, defficience et dargent. Voici quelques exemples
illustrant laugmentation de productivit dune haute cole grce lintroduction de SLCM :
-

Le remplacement ou la consolidation de systmes htrognes, va, long terme,


diminuer les cots informatiques lis lentretien, la cration dinterfaces et les mises
jour. De plus, SLCM est une solution oriente web, cest--dire quelle peut tre
intuitivement utilise par toute personne, en passant par un navigateur quelconque
(Internet Explorer, Google Chrome, Firefox). En outre, des applications non SAP
peuvent tre facilement intgres laide de technologies diverses (comme SAP
NetWeaver Exchange Infrastructure).
Une orientation comptitive, tant donn que le systme permet de fournir plus de
services un cot administratif moindre. De plus, il est possible de ragir rapidement et
efficacement des exigences acadmiques voluant vite. Ainsi, cette solution
permettant un ramnagement de cours, voire mme dune filire complte, reprsente
un atout indniable pour luniversit et les tudiants.
Une analyse facilite de toutes les donnes. Depuis trente ans, SAP fournit des solutions
ses clients dans le domaine du reporting, donc lvaluation de donnes. Cette
exprience est maintenant mise profit dans le domaine universitaire : que ce soient des
rsultats financiers ou des statistiques (le nombre dimmatriculations par exemple),
lapplication SLCM permet de piloter le processus entier de planification stratgique de
ltablissement.
Une diminution des charges administratives par lintroduction de processus entirement
automatiss et intgrs. Ceux-ci permettent laccomplissement rapide et efficient des
tches rptitives qui sont non seulement ennuyantes pour les employs mais aussi
souvent trs coteuses en temps et en argent.
Etc

Ce ne sont que quelques exemples des atouts de SAP SLCM, nous en verrons dautres par la
suite. Mais il ressort clairement que cette solution est profitable la totalit des acteurs dune
haute cole : la direction, ladministration, les jurys mis en place pour lexcution et lvaluation
des examens, les professeurs et bien sr les tudiants.15

14
15

[2007Stud], SAP Deutschland AG (2007). Studium und Lehre mit SAP Student LifeCycle Management . Page 4
[2007Stud], pages 4 6

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3. Analyse de lexistant

3. Analyse de lexistant
Solutions existantes
Prise de position
Lanalyse des principaux systmes dinformation utiliss au sein de la HES-SO Valais permettra
de dmontrer quelles sont leurs forces et leurs faiblesses. Il sagira ensuite de faire une
comparaison avec la solution dlivre par SAP. Pour cela, la rencontre dexperts a permis
dassurer la bonne comprhension et laccs linformation lie aux systmes respectifs (cf.
annexes A.5).
3.1 Solutions existantes
3.1.1 Intranet
LIntranet nest accessible quaux tudiants, aux professeurs et aux collaborateurs de la HES-SO
Valais, en allemand et en franais. Chacun a un identifiant personnel lui permettant daccder
aux informations importantes. Lorsquun utilisateur se connecte, son identifiant lui sera indiqu
en haut droite de la page (1). Le systme reconnait immdiatement sil sagit dun tudiant ou
dun collaborateur (2) ; les menus sont par consquent diffrents selon le type de personne. Un
collaborateur a, par exemple, accs loutil de suivi de projet SageX ce qui nest pas le cas de
ltudiant. Le centre du site est compos des dernires nouveauts, dvnements venir ou
encore dinformations dordre gnral (3). Il est possible dafficher les horaires de cours (par
classe, professeur ou salle), de lire les descriptifs de modules, de sinscrire aux modules en
accdant au site dIS-Academia (4) Une multitude de services tels que lannuaire, la bote
ides, la demande dattestation ou encore la signalisation dun changement dadresse sont
proposs (5). Bien entendu, des liens vers la bote email ou Moodle existent. Ce nest quun
chantillon de toute la panoplie de fonctionnalits disponibles.

1
2
4

Figure 7 : Ecran d'accueil de l'Intranet de la HES-SO Valais16

16

Site de lIntranet de la HES-SO Valais : http://intranet.hevs.ch, 23.09.2009

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3. Analyse de lexistant
Dans le cadre des entretiens du 25 septembre avec M. Emmanuel Carroz (Service Informatique)
et Mme Cindy Gurin (Ressources Humaines), un certain nombre de points ont pu tre claircis.
M. Carroz a dvoil les diffrents aspects techniques, Mme Gurin a ensuite pu approfondir les
processus qui y sont lis.
Tout dabord, lIntranet est administr laide du site Intraadmin. Celui-ci permet de grer tous
les contenus, visuels ou applicatifs. Il est utilis principalement par le Service Informatique,
puisque cest ce dernier qui gre la maintenance du site.
LIntranet est en ralit une plateforme informative en lien troit avec dautres applications
importantes au sein de la HES-SO Valais, comme par exemple IS-Academia, SageX ou Moodle.
Depuis celle-ci, les utilisateurs ont aussi accs leur bote email, au service des pannes, aux
petites annonces ou encore un annuaire rpertoriant toutes les personnes voluant au sein de
lcole (collaborateurs et tudiants). Connaissant un peu le site, on y trouve tout ce quon
recherche en quelques clics, un atout trs pratique de lcole. Cependant, il convient de soulever
que les liens avec les autres applications constituent de simples redirections ; il ny a donc pas
dchange rel dinformations entre les diffrents systmes et encore moins dintgration de
donnes. Cet inconvnient se ressent particulirement dans les diffrents processus lis
lIntranet, comme par exemple la demande dattestation dtudes et la signalisation dun
changement dadresse. Ces deux processus sont dvelopps par la suite afin de pouvoir faire un
rapprochement avec SAP SLCM.

Un point qui mrite dtre trait est celui de la bote ides. Elle
permet toute personne de soumettre des propositions
damlioration ou de changement par le biais de lIntranet. Lorsque
celle-ci clique sur le lien dans la liste de menu (1), un cran o elle peut
inscrire ses ides dans une petite case apparat. Lorsquelle clique
ensuite sur "Ok", un mail est envoy Cindy Gurin ainsi quau
Directeur de domaine, Thomas Steiner. Les propositions sont ensuite
analyses et, selon limportance, proposes pour discussion en sance
de direction. Sil sagit de sujets dimportance faible, une rponse est
gnralement donne dans les deux trois jours. Sinon, ce processus
peut durer plus longtemps. Les thmes abords traitent bien souvent
du btiment. Certaines propositions aboutissent (tels que le 3me cran
plasma la caftria ou les multiprises au 3me tage), dautres non car difficilement ou pas
ralisables : un bancomat dans la HES-SO ou louverture de plus de salles dtude.

Figure 8 : Ecran de la boite ides de l'Intranet17

17

Site de lIntranet de la HES-SO Valais : http://intranet.hevs.ch, 23.09.2009

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3. Analyse de lexistant

Connexion
lIntranet
Dmnagement

Administration

Etudiant / Collaborateur

Processus : signalisation dun changement dadresse la HES-SO Valais

Remplissage du
formulaire
Changement
dadresse

Envoi par mail du


formulaire rempli
avec Ok

Rception de la
confirmation de
changement

Rception de
laccus

Adresse modifie

Rception de la
demande par mail

Envoi automatique
par mail dun
accus de rception
la personne
requrante

Connexion ISAcademia

Mise jour et
enregistrement des
donnes

Confirmation de
changement
dadresse
Adresse modifie

Figure 9 : Processus de changement d'adresse la HES-SO Valais18

Sur cette cartographie, vous pouvez voir le processus relatif la signalisation dun changement dadresse. Lorsquun tudiant
ou un collaborateur dmnage, son adresse est modifie. Afin dviter une circulation de papier physique abondante lie
cela, lIntranet de la HES-SO Valais dispose dun formulaire lectronique. Le lien pour se connecter se situe sur le milieu
gauche de lcran (1). Il suffit ensuite dindiquer ses nouvelles coordonnes et de les valider avec "Ok". Ces informations sont
envoyes, par mail, Marie-Laure Siffert (ou en cas dabsence Anne Niederhauser, sa remplaante). Le requrant reoit
alors immdiatement un mail de confirmation contenant le texte suivant : "Nous vous remercions de votre demande. Celle-ci
sera traite dans les meilleurs dlais. Meilleures salutations. LAdministration". Marie-Laure Siffert, ou Anne Niederhauser, se
charge alors de retranscrire les nouvelles donnes dans le systme IS-Academia, en reprenant les informations du formulaire
lectronique. Aprs cela, elle enregistre et la modification est valide. Un mail de confirmation indique alors au demandeur la
fin du processus avec succs.

18

Tous les processus du prsent travail sont disponibles sur le CD de donnes fourni avec (parfois utile pour des raisons de lisibilit) et ont t raliss conformment au cours [2009Bagn] de Prof. Laurent Bagnoud (2009).
Business Process Modelling Notation

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3. Analyse de lexistant

Dmnagement

Connexion au
Portail SLCM
(accs
personnalis)

Accs au service
propres donnes
Changer
dadresse

Modification des
donnes changer
(lies la Base de
Donnes centrale)

Enregistrement

Administration

Etudiant / Collaborateur

Processus : signalisation dun changement dadresse laide de SAP SLCM

Actualisation de la
page et contrle
des informations
Adresse modifie

Accs aux donnes


actuelles et
correctes grce la
BDD centralise

Adresse modifie

Figure 10 : Processus de changement d'adresse sur SAP SLCM

Comme vous le voyez sur le schma ci-dessus, le mme processus (signalisation dun changement dadresse) se ferait un peu diffremment sur SAP
SLCM. En effet, les acteurs et les tapes du processus ne sont pas les mmes. LAdministration nintervient plus rellement, puisque les tches quelle
grait sont maintenant effectuables par le requrant, grce au portail. La personne en question se connecte donc sur ce dernier laide de son
identifiant personnel, via un navigateur web quelconque. Elle a ainsi accs son propre menu de self services, puisque le portail est bas sur les rles.
Ensuite, elle na qu choisir "changer dadresse" et modifier les donnes changer. Aprs avoir tout contrl, elle enregistre et ses informations
personnelles ont t changes. Le fait denregistrer provoque une mise jour dans la base de donnes centralise ; partir de ce moment,
linformation sera disponible partout o elle est susceptible dtre utilise. LAdministration dispose donc de donnes actuelles et correctes tout
moment. Il est envisageable quun contrle de scurit soit fait afin dassurer la bonne qualit des informations.

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3. Analyse de lexistant

Connexion
lIntranet
Besoin dune
attestation

Remplissage du
formulaire
Demande
dattestation

Indication dune
raison et envoi du
formulaire rempli
par mail avec
Ok

Rception de
laccus

Rception de la
demande par mail

Envoi automatique
dun accus de
rception par mail
la personne
requrante

Responsable filire RF

Administration

Etudiant

Processus : demande dune attestation dtudes la HES-SO Valais

Rception du mail
pour venir chercher
lattestation

Remplissage de
lattestation puis
transmission au RF

Rception de
lattestation

Rception de
lattestation et envoi
dun mail au
requrant

Rcupration de
lattestation et
paiement de 5.- sil
sagit dun double

Attestation dlivre

Remise de
lattestation
Attestation dlivre

Signature et remise
de lattestion
Attestation dlivre

Figure 11 : Processus de demande d'attestation dtudes la HES-SO Valais

Sur cette cartographie est reprsent le processus de demande dattestation dtudes. En effet, il se peut quun tudiant lait
gare ou ne lait pas reue. Dans ce cas, il lui suffit de remplir le formulaire lectronique disponible juste en dessous du lien
concernant le changement dadresse (1). Aprs avoir indiqu une raison de demande, il naura plus qu valider en cliquant
sur "Ok". Comme dans le cas du changement dadresse, Marie-Laure Siffert (ou sa remplaante) recevra un mail contenant les
informations relatives la demande. Un courriel automatique de traitement est alors envoy au requrant (cf. processus
changement dadresse). Ensuite, elle remplit lattestation et la remet au Responsable de Filire qui la signe et la restitue au
secrtariat. Pour finir, un mail est envoy ltudiant pour lui signaler quil peut rcuprer la feuille au secrtariat. Dans le cas
de lmission dun double, cette procdure lui cotera 5.- CHF. Dans le cas contraire, elle sera gratuite.

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3. Analyse de lexistant

Connexion au
Portail SLCM
Besoin dune
attestation

Administration

Etudiant

Processus : demande dattestation dtudes laide de SAP SLCM

Accs au service
Demander une
attestation de
scolarit

Tlchargement de
lattestation munie
dune signature
digitale

Ouverture de
lattestation

Impression de
lattestation

Information
lAdministration par
mail

Paiement de la
facture, en cas de
double, via E-Biller
direct

Attestation obtenue

Information
lAdministration par
mail
Attestation obtenue

Figure 12 : Processus de demande d'attestation dtudes sur SAP SLCM

Dans SAP SLCM, ce mme processus serait nouveau bien diffrent : moins dacteurs, par consquent plus dautonomie et de rapidit pour le
requrant. Les tapes sont aussi diffrentes, ce qui est li au portail. Ainsi, lutilisateur na qu se connecter sur le portail laide de son identifiant
pour accder son menu personnalis. Il y choisit loption "Demander une attestation dtudes" o il a la possibilit de la tlcharger pour limprimer.
LAdministration reoit alors une information du tlchargement par mail, ou directement sur son accs personnalis. Lattestation est dj munie
dune signature lectronique et ne doit donc pas passer par lAdministration et par le Responsable de Filire. Une fois tlcharge, elle peut tre
imprime et utilise. Il faut par contre que cette forme de signature soit lgalement reconnue afin de pouvoir tre utilise. Le rapprochement du
montant d en cas de demande de double (5.- CHF) peut tre fait par ltudiant via e-Biller Direct, donc directement par internet.

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15

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Le tableau ci-dessous constitue une comparaison entre lIntranet et le systme de gestion
intgre SAP SLCM afin den apercevoir les avantages et les inconvnients respectifs. Chaque SI
de la HES-SO Valais est trait ainsi dans la suite du travail.
Avantages
-

Intranet HES-SO Valais

SAP SLCM

Inconvnients

Permet laccs rapide et simple une


multitude de fonctionnalits et
dapplications, soit par redirection
soit directement sur le site
Fournit une panoplie dinformations
Intgre diffrents processus tels que
la signalisation dun changement
dadresse, la demande dattestation
dtudes ou bote ides
Constitue un point central daccs aux
informations (informations gnrales,
salles de classe, horaires de cours,
rservation de matriel, gestion des
pannes, service informatique) utiles
toute personne en lien avec lcole
Bas sur les rles, cest--dire que les
collaborateurs nauront pas les
mmes fonctionnalits disposition
que les tudiants et vice-versa
Simplicit dutilisation
Interface utilisateur Web, donc facile
daccs
Disponible en deux langues (allemand
et franais)

Utilisation dEmployee Self Services


permettant un degr dautonomie
lev dans des processus tels que la
demande dattestation par exemple.
Gain de temps du ct du requrant
et dcharge de lAdministration
Intgration complte des donnes et
des processus; alors que des
modifications sont enregistres, elles
sont immdiatement disponibles pour
tous les modules concerns
Simplicit dutilisation du portail
Accs uniquement aux informations
dont on a rellement besoin, puisque
le portail est bas sur les rles
Plateforme multilingues et compatible
Web

Manque dintgration des donnes,


surtout en ce qui concerne les
processus cits auparavant. Dans le
cas du changement dadresse par
exemple, les informations reues par
mail sont retranscrites la main par
la personne responsable. Cela prend
du temps et des erreurs peuvent
apparatre (fautes de frappe lors de la
saisie par exemple)
Certaines tapes pourraient tre
automatises au lieu de passer par
diffrents acteurs , comme par
exemple la saisie des nouvelles
coordonnes dadresse dans ISAcademia afin dconomiser du
temps
Rigidit et dure des processus qui
requirent lintervention de plusieurs
acteurs ce qui augmente forcment
leur dure.
Accs linformation parfois difficile,
spcialement aux services moins
utiliss car cachs dans des sousmenus (par exemple les annonces)
La maintenance doit tre assure de
faon continue pour quun tel
systme tourne efficacement
Il est difficile dintgrer SLCM lorsque
des dcisions ont dj t prises pour
limplmentation future de nouveaux
services autres que SAP
A lintrieur dune organisation aussi
hirarchise que la HES-SO, des rgles
doivent tre suivies. Ainsi, la dcision
dintroduction dun tel programme
doit tre prise dun commun accord,
un processus qui prend vite beaucoup
de temps.

Figure 13 : Tableau de comparaison Intranet - SAP SLCM

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16

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
3.1.2 Cyberlearn
Grce la dclaration de Bologne, "le dveloppement du e-learning est intgr la politique
gnrale des HES." Dans cette optique, "la HES-SO, , a pris la dcision dintgrer lapprentissage
distance dans les cursus dispenss sur ses sites de formation. Les cours sont enrichis par l'usage
du e-learning et non remplacs par celui-ci. La mise disposition des ressources d'enseignement,
les complments multimdias et le soutien au travail personnel de l'tudiant-e, constituent une
approche pdagogique innovante et motivante. Cyberlearn est un projet soutenu Campus Virtuel
Suisse (CVS)"19
Il faut tout d'abord diffrencier Moodle, le Learning Management System (LMS), de Cyberlearn,
le centre e-learning qui gre le LMS et offre des services de dveloppement aux professeurs. Il y
a actuellement six administrateurs qui travaillent au sein de la HES-SO pour Moodle. Ceux-ci
peuvent, selon leur niveau, accder, modifier, supprimer, dplacer tous les lments lis la
plateforme. Le super administrateur a la possibilit supplmentaire dinstaller des patchs ou une
nouvelle version de Moodle.
Le centre est disposition des professeurs et des tudiants. Dans le 1er cas, il est destin au
dveloppement des projets e-learning. Dans le 2me, cest pour offrir des ressources motivantes
et favoriser le travail personnel. Disponible dans les quatre langues principales du pays (et bien
dautres encore), la plateforme est principalement un complment aux cours dispenss
lcole.20

Figure 14 : Page d'accueil de Moodle21

Sur la page daccueil de Moodle, vous avez la possibilit de changer de langue (1), de vous
enregistrer laide de votre identifiant personnel, diffrent de celui de lintranet (2), ou encore
de rechercher des cours susceptibles de vous intresser (3). Il y a bien sr dautres possibilits
telles que la recherche de cours dans le menu principal (4) et la demande dinformations
complmentaires au sujet de la plateforme (5).

19
20
21

Site officiel de la HES-SO : http://www.hesso.ch/CMS/default.asp?ID=1394&Language=FR, 24.09.2009


Site officiel de la HES-SO : http://www.hesso.ch/CMS/default.asp?ID=1394&Language=FR, 24.09.2009
Site officiel de Cyberlearn de la HES-SO : http://cyberlearn.hes-so.ch/, 24.09.2009

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Une fois connecte, la personne en question (professeur ou tudiant) voit
son nom affich en haut droite de lcran ainsi quune liste de cours
auxquels elle sest inscrite. Cela vite quelle doive chaque fois chercher les
contenus qui lintressent. Lorsque ltudiant clique alors sur un lment de
sa liste personnelle, les diffrents documents y relatifs apparaissent
chronologiquement. Il peut alors les visionner ou les tlcharger afin de les
enregistrer sur son poste. De plus, le professeur a la possibilit de crer des
questionnaires choix multiples quil peut soumettre ses tudiants.
Lorsque ceux-ci le remplissent et lenvoient, une vrification immdiate des
rponses permet de connatre le pourcentage de russite. Cela aide lors de
rvisions de la matire vue en cours afin de mieux se prparer aux examens
venir.

Figure 15 : Aperu d'un cours sur Moodle22

Suite au contact par mail avec Mme Anne-Dominique Salamin, de nombreuses questions
ouvertes ont pu tre rpondues. Elle a t si gentille de les complter directement par courriel,
sans quune rencontre ait t ncessaire.
Pour un professeur, administrateur de son propre cours, il y a diffrents stades dutilisation de
Cyberlearn. En gnral, le premier niveau de travail consiste utiliser Moodle comme repository
pour y publier des documents .pdf, .doc, .ppt Quand le professeur progresse dans l'utilisation
de Moodle, il va intgrer dans son enseignement des ressources collaboratives (forum, wiki etc.).
Ensuite, il pourra intgrer une certaine interactivit en ralisant des quiz ou en autorisant les
tudiants restituer des travaux en ligne dans la plateforme. Enfin, certains professeurs
matrisant les techniques multimdia (ou demandant Cyberlearn de le faire pour eux) peuvent
intgrer dans leurs cours des vidos, des animations flash etc. pour mieux expliquer une notion
complexe et/ou abstraite. De plus, un menu droulant soffre eux dans lequel ils peuvent
accder une multitude de fonctionnalits : sondages, devoirs, exercices, questionnaires,
consultations, glossaire et bien dautres encore. Bref, un grand nombre doutils utiles pour
dispenser un cours.
22

Site officiel de Cyberlearn de la HES-SO : http://cyberlearn.hes-so.ch/, 24.09.2009

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Une fois inscrits aux cours, les tudiants ont accs toutes les ressources cres et mises en ligne
par le corps enseignant. Ils peuvent aussi y participer activement en ralisant des wikis, en
crant des sujets dans un forum ou encore en communiquant directement par messages avec les
professeurs ou les autres tudiants.
Toutes les personnes connectes sur le systme sont considres comme des utilisateurs. Il y a
cependant diffrents rles comme nous le montre le schma ci-dessous :

Figure 16 : Les diffrents rles sur Moodle23

Selon le rle, un utilisateur naura donc pas les mmes autorisations quun autre. Un
administrateur aura par exemple accs certaines sections quun professeur naura pas ; ou
alors ce dernier pourra accder, mais seulement visionner et pas modifier. Cest le mme
principe entre un tudiant et un professeur : ltudiant aura accs au cours mais ne pourra rien y
modifier, moins que le professeur lui ait donn lautorisation de le faire. Le statut invit par
contre ne fonctionne seulement si un contenu a t mis en libre service pour tous les visiteurs,
cest--dire quil nest pas li un mot de passe.
Une nouveaut de Moodle est lutilisation du Single Sign-On. En effet, la HES-SO dispose depuis
peu dun annuaire centralis de type AAI (Authentification and Authorization Infrastructure, cf.
point 4.2) permettant un accs la plateforme de-learning avec les mmes identifiants et mots
de passe que ceux du rseau de la HES-SO. Pour linstant, ce type de connexion est cependant
utilis uniquement au niveau des Masters.
Un autre point positif vient du type mme de la plateforme. En effet, celle-ci est open source et
dispose ainsi d'une forte communaut de dveloppeurs et d'utilisateurs. Ceci assure non
seulement la gratuit du programme mais reprsente aussi un atout fort lors de la recherche de
pannes. De plus, cette solution reste entirement paramtrable selon les besoins de lcole et
reprsente ainsi un produit davenir. Finalement, il faut savoir que Moodle est une des 10
plateformes les plus utilises dans le monde, et la plus utilise dans l'enseignement tertiaire en
Europe, une bonne preuve de qualit.

23

Annexe Cyberlearn, cf. A.5.2

Niklas Maier

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant

Avantages
-

Moodle

SAP SLCM

Inconvnients

Plateforme open source ; elle est par


consquent disponible gratuitement
au tlchargement sur internet (pas
de cot de licence, "uniquement" de
la maintenance)
Forte communaut de dveloppeurs
et dutilisateurs
Plateforme multilingues
Interface Web simple utiliser
Autorise le Single Sign-On avec
lIntranet, synonyme de confort
dutilisation (reste limplmenter
pour tout le monde)
Bas sur les rles, donc chacun a
accs ce qui lintresse
Accs des outils orients futur :
forum, wiki, chat, rendu et correction
de travaux et devoirs, questionnaires
lectroniques, enregistrement vido
et audio
Interaction : possibilit de dialoguer
avec les autres utilisateurs

Dispose de la majorit des avantages


de Moodle, notamment grce au
portail, tout en comblant les manques
lis aux inconvnients (Single Sign-on,
manque dintgration)
Forme un tout avec le module
ressources humaines donc pas de
double-saisie
Lintgration des donnes permet la
gestion de donnes cohrentes

Manque dintgration pour certains


points : pas dinteraction avec AGE
(Application de Gestion des Ecoles),
ce qui viterait des double-saisies
Certains outils ne sont pas encore au
point : le corrig des questionnaires
lectroniques et le systme de
notation sont grs de faon illogique
Le Single Sign-On est disponible mais
pas pour lensemble des tudiants
(question de temps et de personnes
disposition, ncessaires la mise en
place productive)

Moodle est disponible gratuitement,


au contraire de SAP SLCM qui
demande un investissement non
ngligeable
Limplmentation de SAP demande
beaucoup defforts, Moodle sinstalle
facilement et est oprationnel plus
rapidement

Figure 17 : Tableau de comparaison Moodle - SAP SLCM

Niklas Maier

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
3.1.3 IS-Academia
Le portail applicatif AGE (Application de Gestion des Ecoles) de la HES-SO est constitu de
diffrentes solutions, dont IS-Academia (aussi appel GESTACplus, pour gestion acadmique)
dvelopp par la socit Equinoxe en collaboration avec lEPFL. Celle-ci permet aux tudiants de
sinscrire aux diffrents modules et de remplir les valuations relatives aux cours et aux
professeurs quils ont eus durant le semestre scolaire. Un grand nombre dcoles en Suisse
utilisent cette solution, savoir : la HES-SO et HES-S2 (soit 28 coles), lUniversit de Neuchtel,
lInstitut de Hautes Etudes Internationales Genve (HEI), la Haute Ecole Pdagogique
Lausanne (HEP) ainsi que lensemble du dpartement de la formation et de la jeunesse du
canton du Tessin (soit 150 coles primaires et secondaires, 40 coles professionnelles et la Haute
Ecole Pdagogique). Cette solution repose donc sur les besoins rels dun grand nombre
dinstitutions diffrentes.24

Figure 18 : Portail applicatif AGE de la HES-SO25

Ltudiant sauthentifie laide dun identifiant unique qui lui est attribu au dbut de ses
tudes. Celui-ci est diffrent des identifiants utiliss pour lintranet ou Cyberlearn. Les dernires
nouveauts concernant lAGE sont communiques au milieu de lcran.
Une fois connect, il pourra soit changer les prfrences (son mot de passe par exemple) de son
compte dans les options (1) soit naviguer dans le menu affich ci-dessous (2). Cest l quil aura
accs aux fonctions cites prcdemment : sinscrire aux modules, rpondre aux valuations,
afficher un aperu des modules acquis ou ses horaires de classe.

1
2
Figure 19 : Ecran principal dIS-Academia26

24
25
26

[2008Equi], Equinoxe MIS Development (2008). Prsentation dEquinoxe MIS Dveloppement. Page 4
Portail applicatif de la HES-SO : https://age.hes-so.ch/, 25.09.2009
Portail applicatif de la HES-SO : https://age.hes-so.ch/, 25.09.2009

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Cependant, les fonctionnalits que les tudiants utilisent ne reprsentent quune infime partie
de ce qui est rellement disponible, ce qui a t dmontr par Charlotte Mtrailler et Ariane
Praz lors de lentretien du 6 octobre 2009. En ralit, IS-Academia est divis en deux grandes
parties : la gestion des donnes concernant les tudiants et celles concernant les collaborateurs.
Pour un tudiant, ces dernires consistent en informations telles que le numro de matricule, le
numro AVS, la photo passeport, la/les adresse(s), les langues, le cursus scolaire, les modules
suivis Pour un collaborateur, cest un peu similaire concernant les donnes personnelles mais il
y a, en plus, les contrats de travail, les plans dengagement ainsi que les feuilles de charge qui
sont enregistrs ; ceci permet de faire une gestion administrative des employs (suivis des
contrats p.ex.). Le systme prsente donc un grand avantage : il permet de grer la fois les
tudiants et les employs, ce qui vite lutilisation de deux logiciels distincts.
Dautres possibilits quoffre IS-Academia sont notamment la gestion des plans dtude (pleintemps, en emploi, filires), autrefois grs laide dExcel, et la gestion des notes. Ces dernires
sont saisies par les secrtaires. Il serait envisageable que les professeurs le fassent, mais pour
linstant seuls des tests ont t effectus. Limpression des bulletins de notes se fait aussi partir
dIS-Academia. Toute la formation pratique du domaine Sant & Social est galement gre dans
IS-Academia avec une indemnisation centralise au niveau HES-SO Delmont. Un point positif
dans le systme de saisie des notes est ce que lon appelle les rgles de gestion dIS-Academia :
grce diverses vrifications pralablement paramtres (caractristiques des modules, crdits,
notes, modules acquis ou non), les inscriptions des tudiants sont faites de faon automatise.
Dans le cas dun chec, un tudiant est inscrit automatiquement un examen de rattrapage ou
au module rpter. Cest pourquoi, en dbut de semestre, les tudiants sont invits se
connecter sur le systme pour contrle. Ceci permet aussi ceux qui ont chou beaucoup
dexamens dventuellement se dsinscrire de certains modules afin de ne pas avoir un planning
trop charg. Ils ont la possibilit de refaire ces examens par la suite, quand leur emploi du temps
est moins charg.
Depuis peu, il y a aussi les descriptifs de modules sur le systme ; auparavant ceux-ci taient
visibles seulement sur lIntranet. De plus, IS-Academia permet la correspondance facilite avec
les tudiants et les collaborateurs puisquil est possible denvoyer des mails ou de faire des
publipostages. Les contacts simplifis, un nouveau dveloppement ralis pour la HES-SO,
permet, grce une base de donnes centralise, de lier facilement des groupes de personnes
des vnements (p.ex.). En outre, IS-Academia est intgr avec le Service Informatique, qui cre
ainsi les groupes dtudiants, utiliss notamment pour les envois groups de courriels (fee, fig,
all_of).
Le systme est volutif puisque chaque deux mois des nouveauts sont prsentes et toutes les
deux semaines des sances de coordination ont lieu pour mettre daccord les diffrentes coles
affilies. Comme IS-Academia ne relve pas dun dveloppement propre de la HES-SO Valais, il
lui arrive de mandater Equinoxe, ses frais, pour combler certains besoins spcifiques apparus
au fil du temps (gestion des vacataires par exemple). Cependant, lquivalent de deux employs
plein-temps est ncessaire pour la maintenance et le paramtrage du systme.
Pour finir, un projet en phase de test aura pour consquence, lors de son implmentation, une
optimisation importante du processus de rendu des notes. Les tudiants pourront se connecter
sur IS-Academia en fin de semestre afin de voir leurs bulletins de notes ce qui aura pour
consquence un gain de temps considrable pour lAdministration et une diminution de
gaspillage de papier comme vous le voyez sur les pages ci-aprs. Il est prvu que cette
fonctionnalit soit productive dici un deux ans.

Niklas Maier

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22

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Processus : rendu des rsultats modulaires la HES-SO Valais

Etudiant

Acceptation
des
rsultats

Administration

Rception du
bulletin de notes

Responsable Filire (RF)

Rception des
moyennes pour
une date prcise
(fichier Excel)

Professeur

Responsable module

Discussion des
rsultats avec
les responsables
de modules

Correction des
examens

Contestation
des
rsultats

Saisie des
moyennes sur ISAcademia pour
une date prcise

Impression des
bulletins de
notes et remise
au RF pour
signature

Rcupration,
mise sous pli et
envoi des
bulletins de note

Traitement de la
contestation et
contact du RF

Validation des
rsultats
auprs de
lAdministration

Signature des
bulletins de
notes

Remise des
bulletins de
notes
lAdministration

Traitement de la
contestation et
contact du
professeur en
question

Rception des notes


de branches pour
une date prcise

Calcul de la moyenne
du module selon
rgles de pondration
et envoi pour une date
prcise

Calcul et rendu
des notes pour
une date prcise

Notes dfinitives

Rception, saisie et
enregistrement des
note(s) modifie(s)
sur IS-Academia

Impression, mise
sous pli et envoi
du bulletin de
notes modifi

Inscription automatique
aux rattrapages ou aux
mmes modules
lanne suivante si
checs (IS-Academia)

Notes dfinitives

Notes dfinitives

Calcul de la
nouvelle
moyenne du
module et envoi

Notes dfinitives

Modification
et envoi
de(s) note(s)
Discussion des
rsultats

Rception
examens
pour une
date prcise

Aucun
changement

Notes dfinitives

Figure 20 : Processus de rendu des notes la HES-SO Valais

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

23

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Le rendu de notes est un processus complexe. Il englobe cinq acteurs : ltudiant, le professeur,
le responsable de module, le responsable de filire et lAdministration.
Une fois que les examens modulaires sont termins, le professeur corrige ceux qui le
concernent. Il fait ensuite la moyenne avec les preuves qui ont eu lieu durant lanne dans le
cadre de ses cours, en tenant compte des ratios respecter. Ces rsultats sont alors remis pour
une date donne au responsable de module. Celui-ci calcule alors la moyenne de module, en
respectant la pondration entre les diffrents cours qui le composent. Suite cela, toujours pour
une date prcise, il envoie ces rsultats lAdministration qui soccupe de les saisir et de les
enregistrer dans IS-Academia. Une sance de discussion des rsultats a alors lieu entre les
responsables de module et le responsable de filire, qui les valident dun commun accord auprs
de lAdministration. Celle-ci, aprs avoir imprim tous les bulletins de notes, les soumet pour
signature au responsable de filire. Composs de lensemble des moyennes de module quun
tudiant a suivi, les bulletins de notes sont ensuite mis sous pli et envoys aux adresses
respectives.
Cette tape du processus est particulirement lente et rptitive. De plus, elle implique un
gaspillage norme de papier. Selon les statistiques officielles du 15 octobre 2009, la HES-SO
Valais compte 1781 tudiants 27; presque autant de bulletins de notes doivent donc tre envoys
chaque fin de semestre. En rgle gnrale, une telle lettre est compose au minimum de deux
feuilles et cote 85 centimes par envoi, sans compter le temps ncessaire limpression et la
mise sous pli. Une analyse prcise de ces dpenses est ralise dans la suite de ce travail.
Ds que ltudiant reoit ses notes, il peut les accepter telles quelles ou alors les contester, dans
le cas de notes insuffisantes (Fx ou F), auprs de lAdministration. Celle-ci prendra contact avec
le responsable de module qui fera de mme avec le professeur concern ; un rendez-vous lui
sera donn, o il aura la possibilit de voir son ou ses examen(s). Sil estime que le professeur est
en tort, sa note peut tre corrige, pour autant que a soit justifi (nombre de points incorrect,
oubli de correction p.ex.). Sinon elle restera la mme et ltudiant devra laccepter. Dans le cas
dun deuxime F dans le mme module, ltudiant a en plus la possibilit de faire recours auprs
du tribunal.
Dans le cas dun changement de note, un nouveau bulletin doit tre imprim, sign par le RF,
mis sous pli puis envoy ltudiant. A partir du moment o les notes sont dfinitives, il sagit de
dterminer les checs et les checs dfinitifs. En effet, lorsquun tudiant natteint pas le
minimum requis pour obtenir les crdits dun module (entre 3.5 et 3.9, soit Fx ; en dessous de
3.5, soit F), il est inscrit aux examens de rattrapage en question (Fx) ou directement au mme
module lanne suivante (F).
Cette partie du processus est traite de manire automatise dans IS-Academia, grce aux rgles
de gestion cites auparavant. Dans le cas dun double-chec (deux fois F dans un module
identique), ltudiant est exclu de la filire quil suit au sein de la HES-SO. Cela implique quil ne
pourra plus continuer cette formation dans une cole affilie la HES-SO. Etant donn que la
base de donnes des tudiants est centrale, nimporte quelle HES dtient ces informations et
peut donc refuser une nouvelle inscription.

27

[2009Sta1] et [2009Sta2], HES-SO Valais (2009), Statistiques lies aux domaines Economie & Service, Sciences de lIngnieur et Sant Social

Niklas Maier

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24

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Comme vous le voyez sur la cartographie, lAdministration est dborde de travail en fin de
semestre. Mme si ce processus na rellement lieu que deux fois par anne, il est pnible,
rptitif et engendre un norme gaspillage de papier et de temps. Cependant, lcole en est bien
consciente et a prvu de grer lectroniquement une partie de ce processus dornavant. En
effet, lAdministration ne devra plus imprimer, mettre sous pli et envoyer les bulletins de notes
car ces derniers seront visibles directement sur IS-Academia.
Le reste du processus se droulera de faon identique mais la partie la plus gourmande en temps
et en papier disparatra. Et bien quil subsistera un potentiel damlioration, notamment au
niveau du calcul et de la saisie des moyennes, cela reprsente dj une nette amlioration en
comparaison la situation actuelle. Sur la page suivante, vous voyez comment ce mme
processus pourrait se drouler de faon plus optimale, laide de SAP SLCM.

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25

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Processus : rendu des rsultats modulaires laide SAP SLCM

Etudiant

Connexion sur le
portail SAP SLCM
partir dune date
communique

Prise de
connaissance des
rsultats sur le
portail

Acceptation
des rsultats

Notes
dfinitives

Correction des
examens
Rception
des examens

Calcul des
moyennes
semestrielles

Saisie des
moyennes sur le
portail SAP SLCM
pour une certaine
date

Modification
des rsultats
sur le portail

Enregistrement des
donnes saisies et
calcul automatique
des moyennes
modulaires

Discussion des
rsultats

Discussion des
rsultats avec les
responsables de
module

Validation des
rsultats pour une
date donne

Administration

Responsable de filire RF

Professeur

Contestation
sur le portail

Aucune
modification

Notes
dfinitives

Notes
dfinitives

Accs aux bulletins


de notes jour

Inscription automatique
aux rattrappages ou
aux mmes modules
lanne suivante si
notes insuffisantes

Notes
dfinitives

Figure 21 : Processus du rendu des rsultats modulaires sur SAP SLCM

Niklas Maier

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26

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Le mme processus sur SAP SLCM implique moins dacteurs tout en dchargeant normment
lAdministration. Le responsable de module na plus besoin de calculer les moyennes modulaires,
puisque cest le systme, dans lequel les rgles de pondration sont enregistres, qui le fait
automatiquement. Le professeur corrige ainsi ses preuves et les saisit pour une date donne
sur le portail li au systme SLCM, qui prend en compte les rsultats des autres branches pour
calculer les diffrentes moyennes de module. Une sance de discussion des rsultats entre les
responsables de module ainsi que le responsable de filire a alors lieu afin de valider les notes.
Ltudiant peut ensuite, partir dune date donne, aller consulter son compte personnel sur le
portail et y prendre connaissance de ses rsultats.
Il a maintenant toujours la possibilit de les contester, mais directement par le biais du portail.
Le professeur concern en est inform et un rendez-vous est fix. Les examens peuvent alors
tre visionns et les notes sont discutes. Ces dernires pourront, selon le cas de figure, tre
changes ou non puis confirmes dans le portail. A partir de ce moment, lAdministration
effectue un dernier contrle, afin dtre sr que toutes les donnes soient correctes et quil ny
ait pas dincohrences. Les tudiants sont alors inscrits automatiquement, selon les rgles cites
auparavant, aux examens de rattrapage ou la rptition du module. Dans le cas du doublechec, ils seront bien sr nouveau exclus de la filire en question.
Avec SLCM, non seulement, il ny a plus la ncessit de transfert physique de papier mais en
plus, lAdministration se voit dcharge de lourdes tches : la saisie des moyennes sur ISAcademia ainsi que limpression, la mise sous pli et lenvoi de milliers de bulletins de notes.

Figure 22 : Aperu des fonctionnalits d'IS-Academia28

Comme vous le voyez sur le schma ci-dessus, IS-Academia regorge de fonctionnalits. Un grand
nombre dentre elles ne sont pas encore utilises, surtout du ct tudiant, mais ce nest quune
question de temps. En effet, toutes proviennent de lexpression de besoins rels, cest pourquoi
cette solution est oriente client. IS-Academia est dans tous les cas un logiciel pour le futur.
28

[2003Gest], Daniel Chuard, Serge Rod, Sven Plug, Equinoxe MIS Development (2003). Application de gestion acadmique (GESTACplus),
couverture fonctionnell. Page 12

Niklas Maier

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27

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant

Connexion ISAcademia

Modification des
donnes lies
ltudiant

Enregistrement des
modifications

Envoi dun mail


group tous les
professeurs

Dcision dinterruption
dun tudiant

Signalisation
dinterruption
aboutie

Professeurs

Administration

Processus : signalisation de linterruption de formation dun tudiant la HES-SO Valais

Rception du mail
group

Mise jour des


informations dans
les propres
documents si
ncessaire

Signalisation
dinterruption
aboutie

Figure 23 : Processus de signalisation d'interruption d'tudes d'un tudiant la HES-SO Valais

Un second processus li IS-Academia et intressant analyser est celui de la signalisation dinterruption de formation dun tudiant. Lorsque ce
dernier dcide darrter son cursus, temporairement ou dfinitivement, il le communique lAdministration soit par mail soit en passant directement
au secrtariat. Celle-ci fait alors les modifications ncessaires sur IS-Academia et dans les fichiers (listes de classe par exemple) avant denregistrer.
Ensuite, un mail group (destinateur du type "all_of") est envoy lensemble des professeurs, mme si ces derniers ne sont pas directement
concerns. Pour certaines personnes, ce courriel est ainsi un spam inutile et pour dautres, une information importante ; celles qui sont touches par ce
changement mettent jour les donnes dans leurs propres documents. Ceci permet par exemple de ne pas continuellement noter les absences dun
tudiant qui ne suit plus les cours.

Niklas Maier

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28

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant

Connexion au
portail
Dcision dinterruption
dun tudiant

Professeurs

Administration

Processus : signalisation de linterruption de formation dun tudiant avec SAP SLCM

Modification des
donnes lies
ltudiant

Enregistrement des
modifications

Envoi automatique
dun mail aux
professeurs
concerns

Rception de lavis
dinterruption
dtudes

Signalisation
dinterruption
aboutie

Mise jour des


informations dans
les propres
documents

Accs des
donnes actuelles
tout moment
Signalisation
dinterruption
aboutie

Figure 24 : Processus de signalisation d'interruption d'tudes d'un tudiant sur SAP SLCM

SAP SLCM permettrait doptimiser le dit processus. Lors de la dcision darrt dtudes, un tudiant peut maintenant directement lannoncer via son
interface utilisateur du portail. LAdministration reoit alors cet avis et confirme la modification des donnes de base du requrant. Les personnes
concernes par ce changement sont alors immdiatement averties, toujours sur le portail. Il est aussi possible de faire envoyer, en plus de cela, des
courriels aux professeurs intresss. Grce lutilisation de rles et une base de donnes centralises, seuls ceux pour qui linformation est importante,
la reoivent. Ainsi le processus est non seulement plus rapide avec lutilisation de SLCM mais aussi plus efficace, puisque les "spams" sont limins. Les
professeurs ont donc tout moment accs des informations actuelles.

Niklas Maier

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29

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant

Figure 25 : Diffrence de fonctionnement entre la pratique actuelle (g.) et SAP SLCM (dr.)29

Le schma ci-dessus reprsente loptimisation du processus entre ce qui est fait ce jour,
savoir des envois groups dinformations sans se proccuper si les destinataires sont intresss
ou non ; et ce que fournit la solution SAP Student LifeCycle Management, soit une distribution
intelligente de linformation.
Dans limage de droite, les "spams" cits dans le processus "interruption de formation dun
tudiant la HES-SO Valais" nexistent plus ce qui vite que les collaborateurs et les professeurs
se plaignent de courriels qui ne les concernent pas.

29

Propre montage

Niklas Maier

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30

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Un autre potentiel doptimisation rside dans lmission des factures de frais dtudes. Celles-ci
sont adresses tous les tudiants de la HES-SO Valais, une fois par semestre et raison de deux
feuilles par lettre. Lors de limplmentation du processus de-facturation, lAdministration
naurait plus besoin dimprimer les factures, de les mettre sous pli et de les envoyer aux adresses
respectives. Il y aurait donc non seulement un gain de temps de ce ct, mais aussi de srieuses
conomies dargent, comme le montre le tableau ci-dessous. De plus, rien que pour la HES-SO
Valais, 7124 feuilles seraient conomises ce niveau durant lanne scolaire 2009/2010 (1781
tudiants, 2 fois par semestre, 2 feuilles par lettre).
Rseau

Ecole

Domaine

Nombre
dtudiants
(2009)30

Cot
actuel
des Cot des factures
factures mises en mises en ligne en
CHF31
CHF32
Min.

HES-SO
HES-SO
Valais

Max.

15899.40 92'505.60

Min.

Max.

Total HES-SO

14454

7227.- 11'563.20

Economie &
Services

693

762.30

4435.20

346.50

554.40

Sciences de
lIngnieur

281

309.10

1798.40

140.50

224.80

Sant Social

807

887.70

5164.80

403.50

645.60

Total Valais

1781

1959.10 11398.40

890.50

1424.80

Figure 26 : Cots lis l'mission d'une facture d'tudes

Les cots ci-dessus dpendent de plusieurs critres : la prparation, lenvoi, le rapprochement,


larchivage ainsi que la gestion des relances et des litiges. Pas toutes ces tapes ne sont toujours
ncessaires, cest pourquoi les prix varient.
Selon PostFinance, le cot dune facture papier mise varie entre 1.10 CHF et 6.40 CHF. Celui
dune facture en ligne par contre oscille entre 0.50 CHF et 0.80 CHF. Les conomies faites au
niveau de la HES-SO Valais varient entre 1068.60 CHF (pour le meilleur des cas) et 9'973.60 CHF
(pour le pire des cas). Et ces sommes ne tiennent pas compte du temps supplmentaire
disponible lAdministration pour dautres activits : le marketing, le recrutement, la gestion des
admissions
Au niveau du rseau de la HES-SO, ces pargnes seraient encore bien plus significatives. En effet,
elles varieraient entre 8'672.40 CHF et 80'942.40 CHF. Ce deuxime chiffre est, du moins que
lon puisse dire, impressionnant.
Bien entendu, ces chiffres peuvent tre rutiliss pour dautres envois, comme par exemple les
lettres contenant les bulletins de notes, adresses aux tudiants en fin de semestre.

30
31
32

[2009Sta3], HES-SO (2009). Statistiques lies au rseau de la HES-SO. Onglet du dossier Excel "Table1"
[2007Heri], Eric Hritier (2007). Etude dopportunit pour la mise en uvre de lE-facturation lEtat du Valais. Page 34
[2007Heri], page 34

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

31

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Avantages
-

IS-Academia

SAP SLCM

Inconvnients

Logiciel
multilingues
(allemand,
franais et anglais mais peut tre
configur en dautres langues par la
suite)
Sadapte toutes les organisations
hirarchiques, vu les diffrences des
coles qui lutilisent
Permet un degr de paramtrage et
dvolution levs
Est adapt aux besoins lis aux
accords de Bologne, donc au systme
ECTS
Est compatible avec tous types de
formations (plein-temps, en emploi,
formation continue, bachelor, master,
doctorat)
Est orient futur, donc pour une
utilisation long terme
Interface utilisateur de type Web

Utilisation dEmployee Self Services


permettant un degr dautonomie
lev dans des processus tels que le
rendu des notes
Gain de temps du ct du requrant
et dcharge de lAdministration
Economie de papier et dargent
Simplicit dutilisation du portail
Interface utilisateur de type Web
Intgration immdiate des donnes
en temps rel, dans tous les domaines
lis
Multitude de fonctionnalits existant
dj, faciles et rapides implmenter
SAP SLCM propose des services
supplmentaires comme la gestion
des absences ou le paiement en ligne
via e-Biller Direct
Linformation ne touche que les
personnes concernes, plus de mails
"all_of" comme dans le processus
dinterruption dtudes dun tudiant
Conforme aux exigences europennes
de la Dclaration de Bologne

Lourdeur, lenteur et possibilits


doptimisation
dans
certains
processus comme le rendu des notes;
ce dernier va cependant voluer
bientt (cf processus rendu des
rsultats modulaires la HES-SO
Valais)
Manque de fonctionnalits ct
tudiant : un portail avec toutes les
informations importantes serait
envisageable (projet en cours de
traitement)
Beaucoup de possibilits existent
mais pas toutes sont exploites (cf.
schma page prcdente) en raison
du manque de temps et de personnes
ncessaires leur implmentation
Gaspillage de temps et de papier
Limplmentation de SAP SLCM
implique la remise en question dun
systme qui fonctionne parfaitement
et propose une panoplie de fonctions
Un grand nombre dcoles en Suisse
utilisent IS-Academia avec succs,
alors pourquoi changer ?
Solution relativement peu utilise en
Suisse ce qui implique un nombre
restreint dinterlocuteurs en cas de
problmes

Figure 27 : Tableau de comparaison IS-Academia - SAP SLCM

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

32

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
3.1.4 SageX version 2.0.27
SageX est une AGP, donc une Application de Gestion de Projet. En fait, cest une base de
donnes qui permet de suivre et de grer de manire administrative, financire et scientifique
les projets de la HES-SO. Il est aussi possible de faire des extractions de donnes dans le but de
faire du reporting grce "la construction dun entrept de donnes (mini data warehouse);
toutes les nuits, ses donnes sont actualises par extraction et consolidation des donnes de
production et mises disposition des utilisateurs sous la forme dune base de donnes MS
Access.
Une petite application Access a t dveloppe en parallle afin de permettre aux utilisateurs de
spcifier de faon simple des filtres de recherche avant de produire des indicateurs, des listings
oprationnels et des tableaux de bords dcisionnels utiles au pilotage stratgique (niveau chef de
projet, responsable dinstitut, dcole ou dtablissement)."33
Dans SageX, un projet est compos de trois grandes phases : la dfinition, le suivi, ainsi que la
clture. Il est aussi possible dy annexer des fichiers, comme par exemple des rapports financiers
intermdiaires ou des demandes de subvention. Dans la dfinition sont indiqus tous les dtails
lis au projet lui-mme : le type de projet, quel institut il touche, le type de financement qui
dfinit les tarifs, les secteurs de projet, le budget, les partenaires de recherche Une fois que
tout a est saisi, on a accs un bilan de charges qui nous permet de voir qui donne combien,
une sorte de rsum financier.
Dans le suivi, il y a diffrentes tapes : la prparation (par le chef de projet), la validation (par la
direction), loffre au client, le projet en cours si loffre est accepte, la fin scientifique (les travaux
ont t faits), la fin administrative et larchivage. Les dates de dbut et de fin du projet peuvent y
tre modifies. Pour le chef de projet, ceci permet surtout davoir un suivi financier du projet
jour, concernant le nombre dheures et le cot en CHF (factures sur projet, qui a not des heures
sur quoi, combien a t encaiss). Ainsi, le plan de facturation consiste en un planning de
charges et de recettes, afin de suivre les factures et de savoir si le rsultat de la soustraction
produits charges couvre les salaires dinstitut.
Dans la clture, le projet est termin et il sagit de faire une synthse de valorisation, cest--dire
dinformer comment la recherche a pu tre valorise : publication scientifique, dpt de projet,
cration dune start-up, etc

Figure 28 : Page d'accueil de SageX34

33
34

Site : http://iig.hevs.ch/wallis/business-information-system-sage-x.html, 26.09.2009


Site officiel de SageX de la HES-SO : https://agp.hes-so.ch/, 26.09.2009

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33

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Lentretien du 6 octobre 2009 avec Marie-Paule Loye a permis dapprofondir SageX, mconnu
voire inconnu de la part des tudiants ; sauf sils ont dj travaill en qualit de stagiaire ou
dapprenti au sein de lcole. Cet outil, utilis par le rseau entier de la HES-SO, est intgr avec
AGF, lapplication de gestion financire de la HES-SO. Toutes les donnes financires lies aux
diffrents projets sont reprises dans des buts de comptabilit interne et externe. Cest peu
prs la seule intgration qui se fait avec SageX, do un certain nombre de problmes. Par
exemple, il serait intressant de rcuprer les donnes dAGE (Application de Gestion des Ecoles)
qui stocke toutes les donnes relatives aux collaborateurs et aux tudiants. Ceci viterait une
double-saisie lors de la cration de projets notamment.
Une autre intgration pratique serait celle avec la dure des temps de travail, donc les donnes
lies au timbrage des employs. En effet, les collaborateurs doivent saisir sur SageX leurs heures
afin de pouvoir les affecter sur diffrents projets. Or, celles-ci ne sont jamais parfaitement justes,
puisquelles sont calcules approximativement en fonction dune heure darrive et dune heure
de dpart ; sans compter que la pause midi doit tre dtimbre. Il serait alors imaginable de
rcuprer les donnes de timbrage (li au systme SAP de lEtat du Valais) pour que les
collaborateurs les attribuent ensuite aux diffrents projets sur lesquels ils ont travaills. Ainsi,
ces informations demeureraient toujours correctes. Par contre, cette procdure est valable
uniquement pour certains collaborateurs astreints au timbrage ; le corps professoral, par
exemple, ne doit pas le faire.
Un autre point faible est loutil de reporting intgr SageX. Dune part parce que les donnes
quil fournit sont incompltes voire dangereuses, car comportant des erreurs ou des
incohrences. Dautre part en raison des autorisations qui y sont lies : soit on les a toutes, soit
on ne les a pas. La gestion des droits est donc inexistante. De ce fait, la plupart des personnes
qui utilisent ce logiciel nont pas accs au reporting puisquils auraient accs toutes les
donnes financires de tous les projets de la HES-SO, qui sont confidentielles. Du coup,
lorsquune personne aimerait un rapport particulier, elle devra contacter le SAS (Service dAppui
au Suivi des projets) pour quil le cre sur Excel. Non seulement cette procdure est lente, mais
en plus le degr dautonomie est quasiment nul.
Par contre, SageX permet davoir quelque chose de concret ailleurs que dans les contrats avec
les clients, que ce soit le suivi du projet ou des factures. Cest un trs bon outil pour savoir o on
est financirement, un moment voulu. On sait ainsi toujours si on se trouve dans une situation
de perte ou de gain. De plus, un autre avantage consiste dans la communication au sein de
projets. SageX permet le contact facilit avec le SAS, via email. Cependant, le grand avantage
rside dans le fait que ces messages sont enregistrs dans lhistorique du projet ; la conversation
en fait donc partie intgrante.
Finalement, il convient de relever que SageX est soumis au contrle de lEtat, qui pointe une fois
par anne certains projets afin de vrifier leur exactitude au niveau comptable. La dfinition, le
suivi et la clture doivent ainsi tre conformes aux rgles dictes par les Autorits, sans quoi
des sanctions pourraient tre prononces.

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

34

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
Avantages
-

SageX

Inconvnients

Permet, en plus des contrats avec les


clients, davoir un lment de
contrle du projet et de tout ce qui y
est li (factures, clients)
Interface de type Web donc aisment
accessible
Logiciel utilis par tout le rseau de la
HES-SO donc par une importante
communaut
Conforme aux rgles dictes par les
Autorits
Traabilit des projets
Communication facilite avec le SAS
(enregistre sur le projet en question)

SAP SLCM

LERP SAP est dot dun module


gestion de projets permettant le suivi
dun projet
Solution intgre avec les autres
modules, par exemple ressources
humaines ce qui vite la double saisie
et ainsi le risque dincohrences
Le reporting fourni par SAP permet de
gnrer des rapports sous de
multiples formes (tableaux de bord,
fichier excel, rapport simple) tout en
tant facilement adaptable aux
besoinx du requrant
Un utilisateur sur SAP peut lui-mme
gnrer les rapports lis aux
informations dont il a besoin, puisque
les droits (autorisations) sont grs
par le biais des rles
Est conforme au cadre lgal

Problmes
dintgration :
pas
dintgration avec les donnes de
temps (timbrage des employs), pas
dintgration avec la base de donnes
des collaborateurs (AGE)
Reporting parfois dangereux et peu
pratique : accs soit la globalit soit
rien
Fort manque dautonomie d aux
autorisations non gres
Manque dergonomie de linterface :
une fois quun projet est en cours,
lutilisateur qui se connecte verra en
premier la dfinition du projet
Menu un peu compliqu (confusion
facile)
Lutilisation de lERP nest pas
toujours intuitive, il faut savoir tre
logique
Beaucoup de formation doit tre faite
afin datteindre le stade dutilisation
actuel, donc auprs de tous les
utilisateurs de SageX
SageX est utilis par tout le rseau de
la HES-SO ; il faut du temps pour que
SAP se gnralise ce niveau

Figure 29 : Tableau de comparaison SageX - SAP SLCM

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

35

Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
3.2 Prise de position
La HES-SO Valais dispose dun nombre important doutils, tous ayant une utilit bien particulire
pour lcole. Les uns servent plutt de plateformes dinformation, les autres sont de relles
applications permettant la gestion de donnes, quelles touchent les ressources humaines, les
tudiants, la formation ou les finances.
De nombreux points positifs concernant les systmes dinformation actuels mais aussi quelques
dsavantages sont apparus au cours de cette analyse. Tout dabord il mrite dtre relev que
lensemble des outils fournissent leurs utilisateurs un contenu trs riche, spcialement
lIntranet et Moodle, voire SageX pour les collaborateurs. Effectivement le nombre de
possibilits est si vaste que certaines personnes ne savent mme pas quelles existent, ce qui est
parfois un dsavantage car la recherche de certains lments peut savrer longue (par exemple
les petites annonces sur lIntranet). De plus, la majorit des SI sont orients vers le futur et sont
dvelopps pour une utilisation long terme : Moodle avec ses fonctionnalits innovatrices et
interactives, IS-Academia avec toutes les nouvelles possibilits inexploites qui seront
implmentes dans les prochaines annes et lIntranet de par lnorme varit dinformations
proposes.
Un autre atout de toutes les solutions utilises la HES-SO Valais : elles sont compatibles Web,
ce qui nest actuellement plus un avantage mais une ncessit. Les personnes sont aujourdhui
davantage mobiles quautrefois ; ils ont ainsi besoin davoir accs tout moment et partout
leurs outils de travail, mme partir de clients lgers tels que lIphone ou le Blackberry, sil le
faut. De plus, il faut soulever que la plupart des logiciels sont utiliss par de grandes
communauts. Elles reposent donc sur des besoins rels exprims par dautres coles ou
entreprises. Dune part, un haut niveau de qualit est ainsi garanti ; dautre part, dventuels
problmes peuvent tre rsolus plus rapidement puisquils ont peut-tre dj t vcus ailleurs.
Le grand problme prsent dans tous les systmes dinformation de la HES-SO Valais est le
manque dintgration. Celui-ci implique des double-saisies inutiles et gourmandes en temps qui
peuvent provoquer des erreurs de frappe. En outre, certains processus se rvlent extrmement
lents, rptitifs et gaspilleurs, notamment le rendu des notes ou la demande dattestation
dtudes sur IS-Academia et lIntranet. Par une optimisation, beaucoup de temps administratif
pourrait tre gagn ce qui aurait pour consquence positive une diminution dutilisation de
papier ainsi quune dcharge de travail pour les secrtaires. Les fins de semestres seraient par
consquent moins pnibles pour ces dernires qui pourraient se concentrer davantage sur
dautres tches importantes, comme le recrutement ou le traitement dadmissions. Pour ce qui
est du rendu des notes, les premiers pas damlioration sont faits avec la lecture des bulletins
sur internet qui sera implmente prochainement. Pour SageX, lIntranet et Moodle, une
intgration avec AGE, lapplication de gestion des coles (base de donnes IS-Academia), ne
serait que bnfique : elle viterait la multiple saisie dinformations et liminerait le risque
dincohrences entre les diffrents systmes.
Un point faible provient de larchitecture systme qui est trs htrogne. En effet, elle est
compose de plusieurs solutions issues de dveloppeurs diffrents. Afin de les intgrer entre
elles, des interfaces sont ncessaires ce qui est coteux et prend du temps. Il nest pas possible
dagir ainsi vie, sans quoi lcole prendra du retard sur les standards industriels puisque
lenvironnement volue trs rapidement.
Le dernier dsavantage provient de SageX. Lide de la solution est bonne mais sa mise en uvre
est bien souvent inadapte. Non seulement le logiciel manque dintgration (au niveau des
saisies demploys et au niveau des temps de travail), mais en plus il comporte des dfauts
dergonomie. La gestion des droits manquante namliore pas la donne, puisque la plupart des
Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


3. Analyse de lexistant
utilisateurs nont pas accs la partie reporting de projet. Une demande par mail doit tre faite
auprs du SAS, qui cre ensuite un rapport sur Excel.
De manire gnrale, il y a donc beaucoup de positif mais tout de mme quelques points
ngatifs. Le plus grand dfaut se situe au niveau de lintgration, un manque combler
rapidement. A laide dune solution telle que lERP SAP avec Student LifeCycle Management, un
grand pas en avant pourrait tre fait.
Non seulement son implmentation permettrait de rsoudre les diffrents problmes
dintgration et dinterfaage, mais en plus cela entranerait une optimisation dune multitude
de processus, comme nous lavons vu prcdemment. Par ailleurs, son introduction offrirait
lcole des services supplmentaires, comme vous pourrez le constater aux points 4.6 et 5.3,
dans la suite de ce travail. Ses multiples avantages sont : une base de donnes centralise pour
toutes les applications, lauthentification unique, laccs bas sur les rles do la disparition de
spams non intentionnels (par exemple les mails "all_of" lorsquun tudiant interrompt la
formation) ou encore lextension facilite du progiciel pour nen citer que quelques-uns.
Bien sr, il ne faut pas seulement voir le bon ct des choses. SAP prsente aussi des
dsavantages. Par exemple son implmentation nest pas ralisable en quelques jours. Depuis
son installation jusqu lutilisation productive de la solution scoulent en gnral quelques
mois puisquil faut la paramtrer, donc ladapter aux besoins spcifiques de ltablissement.
Puis, il faut tester toutes les fonctionnalits. De plus, lintroduction dun tel programme
reprsente un investissement considrable. Comme il sagit chaque fois dune prestation
personnalise, une analyse de cots doit tre faite pour donner une fourchette de prix
relativement exacte. Cependant, il faut souligner quune fois oprationnelle, ses cots sont
largement rduits et le gain en productivit, en efficience et en qualit de service induiront
rapidement un retour sur investissement.

Niklas Maier

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


4. Portail

4. Portail
SAP NetWeaver
Philosophie portail et rles
Introduction et philosophie dune solution industrielle SLCM
Business Intelligence
La notion dEnhancement Package
Les nouveauts de lEnhancement Package 4
4.1 SAP NetWeaver
Afin de comprendre le fonctionnement de SLCM, il est ncessaire de connatre SAP NetWeaver,
qui constitue la base technique de toutes les solutions SAP actuelles. Il repose sur des
technologies standard et assure lentire compatibilit concernant IBM WebSphere,
Microsoft.NET et Java (J2EE). NetWeaver reprsente le fondement de toutes les applications
futures de SAP, il nest ainsi pas ncessaire de sinquiter quant aux prochaines mises jour. De
plus, cette base technique permet lintgration exhaustive de tous les processus, informations et
systmes qui sont dcisifs pour lentreprise. NetWeaver est constitu de quatre composantes
principales qui sont:
People Integration assure que les personnes puissent
accder aux informations et aux fonctions ncessaires
la bonne ralisation de leurs tches (comporte SAP
NetWeaver Portal). 35
Information Integration permet laccs une grande
partie dinformations, structures ou non. Grce au
cur de cette composante, SAP Business Information
Warehouse (SAP BW), il est possible deffectuer une
multitude dvaluations de donnes, sous forme de
graphiques ou de tableaux de bord par exemple.
Process Integration assure que les processus soient
excutables dans un environnement systme
htrogne, au-del des frontires du systme.

Figure 30 : SAP NetWeaver

Application Platform (SAP Web Application Server) encourage lutilisation de Java (J2EE) et
ABAP (langage de programmation SAP) dans un environnement commun ce qui implique une
indpendance au niveau des bases de donnes, des systmes dexploitation et des plateformes
pour les services utilisant le web (Web-Services).

35

Image : http://www.snapconsult.com/fileadmin/template/images/main/u_firma/netweaver.gif, 18.09.2009

Niklas Maier

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


4. Portail
NetWeaver est un paquet de composantes qui
permet la cration dun environnement applicatif
intgr. Les fonctionnalits fournies permettent
dviter la perte de temps et dargent puisquil ny
a besoin que dune seule plateforme pour
lintgration dinformations et de systmes. De
plus, les anciens investitissements informatiques
ne sont pas perdus : ces solutions peuvent tre
intgres au systme SAP par lintermdiaire des
technologies
cites
auparavant
(Process
Integration par exemple).
La composante qui va nous intresser le plus est
People Integration car celle-ci comporte SAP
NetWeaver Portal.36
4.2 Philosophie portail et rles

Figure 31 : Cration d'un environnement intgr

Anciennement appel SAP Enterprise Portal (jusquen octobre 2005), SAP NetWeaver Portal fait
partie de la composante People Integration, donc de lintgration de personnes. Celle-ci est
constitue en outre de :
-

Multi-Channel Access qui permet une connexion aux systmes dentreprise


indpendante du terminal utilis (ordinateur, internet, appareil mobile).
Collaboration qui favorise une communication moindres cots lintrieur dquipes
ou de communauts.

SAP NetWeaver Portal, par contre, offre un point daccs central des informations, des
applications et des services au sein dune entreprise. Ce point daccs est li des autorisations,
appeles communment "rles" dans SAP. Cela implique que les personnes utilisant le portail
auront des accs scuriss spcifiques leurs besoins, leurs responsabilits et leurs droits. Un
tudiant ne verra ainsi pas les mmes informations quun professeur. De plus, il est possible
dinstaller des Business Packages, englobant du contenu prconfigur pour le portail ce qui
permet de rduire le temps dimplmentation et de paramtrage.
Grce NetWeaver Portal, il est possible de runir des systmes (SAP ou non), des bases de
donnes, des documents, du contenu Web ou encore des services Web sur une seule interface
utilisateur. Cette dernire peut tre appele laide dun navigateur internet quelconque ou
partir de lIntranet. Un tudiant, par exemple, a accs toutes les donnes relatives sa
personne, comme ses modules, ses donnes personnelles, ses rsultats... Il peut aussi, par le
biais dEmployee Self Services (ESS), changer ses propres informations (son adresse par exemple)
ou alors mettre directement des demandes depuis le portail : si une note quil a reue lors dun
rcent examen ne lui convient pas, il a la possibilit de la contester. Il peut videmment sinscrire
aux cours quil souhaite suivre et avoir un rsum des crdits obtenus jusqualors. Toutes ces
diffrentes fonctionnalits du portail, spcialement les ESS, impliquent une optimisation des
processus de lAdministration, comme nous lavons vu aux points 3.1.1 et 3.1.3. Elles permettent
un accs facilit, rapide et en temps rel linformation voulue ce qui diminue considrablement
les charges administratives.37

36
37

Image : [2006Terp], SAP AG (2006). SAP ERP - Integrierte Geschftsprozesse (TERP10 - Teil 1). Page 3-9
[2007Real], RealTech AG (2007). REALTECH Business Solutions Employee Self Service (ESS). Page 2

Niklas Maier

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


4. Portail

Figure 32 : SAP NetWeaver Portal 38

Un autre atout du portail est le Single Sign-On (SSO). Celui-ci autorise lauthentification unique,
ce qui implique que lutilisateur na besoin dentrer son mot de passe quune seule fois pour
accder diffrentes applications. Ce procd dauthentification simplifi permet une
communication facilite entre les systmes (SAP ou non). Ceci entrane un gain de temps
important puisquil nest plus ncessaire de se connecter, laide de multiples mots de passe,
sur plusieurs logiciels distincts.

Figure 33 : Accs sans (gauche) et avec (droite) Single Sign-On39

Les deux schmas ci-dessus illustrent bien les diffrences entre un systme muni du Single SignOn et celui qui ne lest pas. Sur celui de gauche, une authentification est ncessaire pour chaque
application, cela implique un nombre didentifiants gal celui des ressources (pour une seule
personne). De plus, des procds dauthentification diffrents selon les applications et lexigence
dune multitude de mots de passe compliquent la vie de lutilisateur. Sur le schma de droite, un
annuaire centralis de type AAI (cf.point 3.1.2) permet lauthentification unique laide du
Single Sign-On. Lenregistrement se fait laide dun identifiant et dun mot de passe uniques sur
une interface intgre; un login auprs des diffrentes applications nest donc plus ncessaire.

38
39

[2006Terp], page 3-15


[2005Swit], Ueli Kienholz, Switch (2005). AAI Die Authentifizierungs- und Autorisierungs-Infrastruktur fr Schweizer Hochschulen. Pages 2 3

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

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4. Portail
4.3 Introduction et philosophie dune solution industrielle SLCM
Bas sur la plateforme technologique SAP NetWeaver, SAP SLCM permet ses utilisateurs
daccder, via le portail, aux applications importantes leur gard. Comme nous lavons vu, SAP
NetWeaver Portal comporte un certain nombre davantages, dont les trois principaux sont :
-

La possibilit dexcuter, dinclure tous types dapplications quelles soient bases sur
des technologies SAP ou non SAP (Java par exemple).
Le portail comporte un accs bas sur les rles, ainsi les utilisateurs disposent toujours
des informations dont ils ont rellement besoin.
Le Single Sign-On, soit lauthentification unique permet aux utilisateurs de ne
senregistrer quune seule fois pour accder toutes les applications quils utilisent. Son
but est de simplifier la connexion aux diffrents systmes dinformation.

Ce sont donc principalement des avantages pour lutilisateur, nanmoins il y en a dautres qui
mritent dtre traits. Dans les universits utilisant SAP SLCM de faon productive (les
universits de Ble ou de Zrich p.ex.), les rsultats se sont avrs trs positifs dans les domaines
suivants : lAdministration, le secteur informatique, la comptitivit et la flexibilit de lcole.
Par lutilisation dEmployee Self Services (ESS), lAdministration se voit dcharge de certaines
tches rptitives et gourmandes en temps ; elle peut donc se vouer entirement dautres
activits plus importantes. Lexemple parfait est la remise des rsultats modulaires en fin de
semestre cite auparavant (cf. point 3.1.3). Cette "perte" de temps peut tre diminue par
lautomatisation de processus. Dans SAP SLCM, ltudiant naura qu se connecter sur le portail
pour entrevoir ses notes afin de savoir sil a acquis ou non les modules quil a suivis. Dans le
mme cran, il pourra ensuite, sil le dsire, contester ses rsultats. Une autre consquence
positive serait la diminution de feuilles imprimer, soit entre 7'000 et 8'000 par anne. Avec
lintgration de processus relevant des finances et des ressources humaines, il est possible de
payer les frais de scolarit lectroniquement, sans avoir recours un transfert physique de
facture. Ceci conomiserait une nouvelle fois beaucoup de papier, dargent et du temps prcieux
lAdministration (cf. point 3.1.3).
Grce la base technique de SAP, les diffrentes applications utiles lutilisateur sont intgres
entre elles. Il sen suit une rduction de temps ncessaire pour les mises jour et linterfaage.
De plus, par la consolidation des diffrents systmes, les formations continues spcifiques
linformatique sont nettement moins coteuses en argent et en temps ; en effet, il ne faudrait
plus quapprendre utiliser une seule interface, au lieu dune multitude auparavant.
Au niveau de la comptitivit, il est difficile de faire mieux. Les meilleurs services sont mis
disposition de tous les acteurs dune haute cole, que ce soient des employs, des professeurs,
des tudiants ou des candidats aux tudes. Pour tous, cette solution intgre est synonyme de
confort, de facilit daccs linformation et de gain de temps.
De plus, il est facile dintgrer de nouveaux modules au programme scolaire afin de sadapter
aux exigences internationales plus rapidement. Lcole a donc la possibilit, grce cette
flexibilit, de proposer tout moment un catalogue de cours actuel. De par ce fait, celle-ci gagne
rapidement en popularit auprs des tudiants nationaux et internationaux, ce qui implique des
recettes accrues. Il est ncessaire de soulever ce point que lintroduction dun systme SLCM
est un investissement qui amnera inluctablement un retour sur investissement. Ce nest en
aucun cas un cot, qui par dfinition ne peut pas tre rapproch du concept de rentabilit. 40

40

[2007Stud], pages 13 14

Niklas Maier

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


4. Portail
4.4 Business Intelligence
Les entreprises ont besoin daperus dtaills les concernant afin de pouvoir faire face toute
ventualit. Des changements de plus en plus rapides et une comptitivit accrue exigent laccs
des informations concernant les clients, les employs, les cots et bien dautres lments
encore. Cette rgle nest plus seulement valable dans le secteur priv, comme nous lavions vu
prcdemment. Cest pourquoi les entreprises ncessitent des solutions de Business Intelligence
(BI), permettant de faire le point sur des situations actuelles et passes afin de prendre des
dcisions stratgiques dans le futur. Ainsi, leur but est de mieux informer les dcideurs pour tre
concurrentiel long terme. En effet, cette aide la dcision permet daligner loprationnel sur
la stratgie, tout en utilisant au mieux les ressources disponibles. Il est donc possible, grce la
BI, doptimiser ses processus en apercevant les failles et les potentiels dvelopper. Ceci va,
long terme, augmenter lefficience, le nombre de clients et les recettes dune entreprise.41
Une composante de SAP NetWeaver, Information Integration, fournit un tel outil. Il est compos
de trois sous-composantes qui sont :
-

Knowledge Management permet aux utilisateurs de grer toutes sortes de documents,


structurs ou non, par exemple des emails ou des documents internes lentreprise.
Knowledge Management assiste le cycle de vie entier dun document, en commenant
par sa cration et son enregistrement jusqu son affichage ou sa destruction. Comme
beaucoup dinformations ne sont pas structures lintrieur dune entreprise, cette
fonction est primordiale.
Master Data Management (MDM) les donnes de base (anglais : Master Data) servent
dfinir des lments spcifiques, comme par exemple des clients. Ces donnes sont
importantes dune part pour un systme productif et dautre part pour la Business
Intelligence, qui sen sert pour faire des analyses. Master Data Management consiste
analyser les donnes de base, les harmoniser (il se peut quil y ait des diffrences entre
certains systmes) et les resynchroniser. Concrtement, il se peut que dans un systme
une femme reprsente la donne de base "2" et dans un autre ce soit le "F". MDM va
alors faire en sorte que toutes ces donnes de base soient uniformises. Dans notre
exemple, une femme sera donc toujours reprsente par un "2". De cette manire, il est
possible dviter des redondances. Ainsi les analyses fournies par SAP NetWeaver
Business Intelligence reposent sur des donnes intgres et cohrentes.
Business Intelligence laide de SAP NetWeaver Business Intelligence, il est possible
dextraire, dintgrer et de transformer des donnes provenant de sources diverses. Ces
dernires peuvent tre lERP mme, des bases de donnes relationnelles, des sources
XML Le cur de SAP BI est reprsent par SAP Business Information Warehouse (SAP
BW), un entrept de donnes qui permet la gestion dune grande quantit
dinformations. BI forme la base pour laccs et la reprsentation de donnes dans
diffrentes dimensions telles que le temps ou le lieu par exemple dans le but de faire une
analyse quant un produit, des personnes ou autre. Ces analyses peuvent reprsenter
de simples rapports statiques, des graphiques dynamiques ou encore des tableaux de
bord, raliss laide doutils puissants comme Business Objects par exemple. Il est, par
consquent, possible dexaminer diffrents niveaux de dtails, selon les besoins des
dcideurs. De plus, SAP BW admet la visualisation et la cration de rsultats sur des
appareils mobiles puisquil est compatible avec le web.

La figure "Fonctionnement de SAP NetWeaver Business Intelligence" ci-aprs illustre


parfaitement ces diffrents lments.
41

[2006Bint], SAP Deutschland AG (2006). Business Intelligence umfassend nutzen Mit SAP NetWeaver. Page 18

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


4. Portail

Figure 34 : Fonctionnement de SAP NetWeaver Business Intelligence42

SAP NetWeaver BI permet, grce des rsultats pas toujours vidents dmanteler, de diriger
une entreprise de faon intelligente, en tenant compte de sa stratgie. Les dcideurs peroivent
ainsi o se situent les points forts et o des efforts doptimisation sont ncessaires. En
consquence, ils sauront tirer davantage profit des investissements ce qui se traduira par une
meilleure qualit de service et une augmentation defficience. Lentreprise dispose ainsi tout
moment de chiffres et de statistiques dtaills, traitant du prsent ou du pass, afin dinfluencer
positivement le futur.43

42

[2007Gisa], GISA GmbH (2007). SAP NetWeaver Business Intelligence (BI). Strategische Informationsbndel fr leistungsstarke Unternehmen .
Page 1
43
[2006Bint], pages 4 7

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4. Portail
4.5 La notion dEnhancement Package
Un Enhancement Package (EHP) est une extension, optionnelle, du systme SAP qui permet de
profiter de fonctionnalits supplmentaires. Celles-ci sont gnralement spcifiques une
branche conomique et destines optimiser lutilisation de SAP ERP par le biais dune
amlioration de linterface utilisateur et des processus. Ces mises niveau se font de faon
modulaire, cest--dire quil est possible dactiver seulement ce dont on a rellement besoin.
Ainsi, il nest pas ncessaire de toutes les faire en mme temps. En rsum, linstallation dun
Enhancement Package consiste en un enrichissement de contenu permettant la conception
facilite de processus mtier. Limplmentation dun tel paquet est assure par le Switch
Framework, permettant la flexibilit cite ci-dessus.
Lavantage de lEHP rside dans le fait quil contient non seulement de nouveaux services mais
aussi de la documentation concernant lextension et la modification des processus mtier. Ces
mises jour sont plus simples quauparavant, puisquil est dsormais possible de choisir ce qui
doit tre actualis. Le systme ne sera donc que modifi l, o il a t dcid dapporter des
changements sans pour autant altrer son bon fonctionnement. Linstallation est ainsi plus aise
et prend moins de temps.

Figure 35 : Philosophie de SAP Enhancement Package44

Le mot retenir ce stade est clairement flexibilit. Jamais il na t aussi simple dimplmenter
des nouveauts quavec lEnhancement Package. Lorsquil sagit, par exemple, dintroduire de
nouveaux processus dans une structure telle que la HES-SO Valais, il est ncessaire de
dvelopper des solutions qui soient compatibles avec les diffrents systmes dinformation en
vigueur. Cette tape prend normment de temps ce qui est souvent synonyme de cots
exorbitants. De plus, les solutions dlivres dans les diffrents Enhancement Package ne
viennent pas de l"-peu-prs". Elles reposent sur des besoins rels exprims par des universits
qui utilisent dj SAP Student LifeCycle Management, comme les universits de Zrich et de
Ble en Suisse par exemple. De ce fait, cest une sorte de garantie de la qualit des contenus
proposs.

44

[2008Ehp4], Christian Oehler (2008). Transform Your Business Using SAP Enhancement Packages For SAP ERP. Page 5

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4. Portail
4.6 Nouveauts de lEnhancement Package 4
LEnhancement Package 4 est apparu en novembre 2008. Il comporte un certain nombre de
changements et de nouveauts dans la majorit des modules de SAP (LO, FI/CO, HCM, SD). On
va cependant sintresser uniquement celles qui touchent SAP for Higher Education &
Research (HE&R), synonyme de SLCM. Comme il existe une multitude de nouveauts, seules
trois sont dtailles ci-dessous.
Grce linstallation du dernier paquet, il est dsormais possible de faire un suivi dabsences des
tudiants. Dun ct, les tudiants peuvent, par le biais du portail, sexcuser pour un cours
auprs du professeur ; pour ce faire, ils indiquent une des raisons dabsence prconfigures.
Celles-ci sont dtermines auparavant par ltablissement scolaire : maladie, visite de mdecin,
imprvu, mort dun proche De lautre ct, les professeurs ont la possibilit dexaminer la liste
des absences annonces ou dinscrire des absences non justifies. Vu que laccs au portail est
bas sur les rles, ils ne verront que les informations qui les concernent rellement. Ces donnes
sont ensuite collectes et peuvent tre prises en considration pour le calcul de notes. En effet,
certaines valuations de module tiennent compte de la prsence de ltudiant aux cours ;
seulement si tous les cours ont t suivis, la note maximale est atteignable. Le nombre dheures
dabsence peut aussi tre important lorsque lcole a prvu un quota de manquements ne pas
dpasser. Cette fonctionnalit du EHP4 est, pour le moment, inexistante au sein de la HES-SO
Valais. Actuellement, les tudiants sexcusent gnralement par mail et le professeur doit alors
se charger de transmettre les absences lAdministration qui, elle, doit ensuite les enregistrer. A
laide du suivi sur SLCM, toutes les informations sont intgres et disponibles pour toutes les
parties intresses partir de leur saisie.45
Il existe, depuis la 4me mise niveau, une nouvelle application self service prte lemploi pour
les tudiants. Base sur le web, celle-ci permet, entre autres, aux tudiants de senregistrer aux
cours quils souhaitent suivre. Ils peuvent accder une multitude dautres fonctions partir de
cette interface unique. Bien que prte lemploi, elle est entirement paramtrable selon les
besoins de lcole. Cette solution est intgre avec le progiciel SAP assurant ainsi une grande
automatisation des processus dinscription aux modules. Une telle application existe dj la
HES-SO Valais : IS-Academia. Elle fonctionne parfaitement mais elle a tout dabord d tre
dveloppe puis interface avec les systmes dinformation prsents au sein de lcole ce qui est
souvent cher et pas toujours facile.46
SAP SLCM permet la gestion des bourses dtudes. Le systme calcule par rapport des critres
bien dfinis quels sont les tudiants susceptibles de toucher des aides financires. Il existe deux
possibilits : la gestion des bourses par SAP SLCM ou alors en intgrant un systme externe. La
seconde solution est utile lorsque luniversit utilise dj un logiciel de calcul et vient
dintroduire SAP SLCM. Le montant de la bourse dtudes est calcul en fonction de ltudiant,
des conditions qui y sont lies et du type de paiement. Il y a deux options de calcul : soit le
systme fournit un document contenant des statistiques et le montant auquel les tudiants
peuvent sattendre. Cette possibilit sert valuer si la demande dune bourse dtude savre
utile ou non. Soit il met une autorisation de paiement ce qui aura pour consquence la cration
dun document financier rel. La nouveaut dans lEnhancement Package 4 rside dans le fait
que lon peut dsormais enregistrer des valeurs par dfaut pour les bourses. Auparavant, il tait
ncessaire dentrer un certain nombre de conditions afin de dterminer si ltudiant est ligible
ou non. Ces conditions sont maintenant reprises automatiquement lorsquon lui assigne une
bourse ce qui implique un gain de temps considrable.47
45
46
47

[2009Over], SAP AG (2009). Delta Overview Student LifeCycle Management EHP4 (Business Suite 7). Page 4
[2009Over], page 8
[2009Docu], SAP AG (2009). Documentation of SAP Student LifeCycle Management (IS-HER-CM) BS 7 (EHP4). Pages 73 76

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5. Dmonstration

5. Dmonstration
Les processus intgrs dans SAP Higher Education & Research
Accs au systme SAP et plus
Prototype intgrant des fonctionnalits ESS
Cots lis lintroduction dune solution SAP la HES-SO Valais
Il sagit maintenant de passer la seconde partie de ce travail de Bachelor, savoir le ct
pratique. Celle-ci est compose dune prsentation des diffrentes fonctionnalits disponibles
dans le portail SLCM, associes plusieurs rles : celui du professeur, celui de lAdministration et
encore celui de ltudiant. De plus, elle traite de certains aspects du systme SAP lis Student
LifeCycle Management.
5.1 Les processus intgrs dans SAP Higher Education & Research (HE&R)
Quelques informations au sujet de SAP SLCM avaient dj t traites aux points 2.5 et 4.3, il
serait maintenant judicieux de sy intresser plus en dtail. Avant de rellement dmontrer
comment se prsentent le systme et le portail, il serait bien davoir un aperu des diffrents
processus soutenus par la solution industrielle SAP for HE&E. Ceux-ci reprsentent ce qui est
techniquement ralis et/ou ralisable sur SAP et sont reproduits, de manire trs gnrale, sur
le schma ci-dessous :

Figure 36 : Processus dans SAP HE&R48

Une telle gestion permet luniversit de mettre en uvre de faon optimale sa stratgie. Son
efficience se voit augmente, de par lutilisation de processus mtiers clairement dfinis. De
plus, linnovation dont elle fait preuve augmente sa renomme et fait delle une cole plus
convoite.

Figure 37 : Processus gestion des programmes


d'tude

Le premier processus important est la gestion des


programmes dtude. Ces derniers doivent tre flexibles
et sadapter facilement aux nouveaux besoins de la
population estudiantine afin de se dmarquer des autres
hautes coles et universits. Le processus est divis en
quatre parties : ltablissement et le planning des
programmes, la dfinition des exigences quant aux
diplmes, ltablissement de rgles ainsi que la mise
jour des programmes dtude.49

48

[2009Slcm], Marlene Schlfli, SAP Schweiz AG (2009). Consulting & Education of Student LifeCycle Management for SQLI, Renens in the
European Respiratory Society Project. Page 4
49
Image : [2009Slcm], page 7

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5. Dmonstration

Figure 38 : Etablissement et planning des cours50

Il sagit dans un premier temps dtablir le contenu des diffrents programmes dtude, en se
basant sur les buts stratgiques de lcole et la population dtudiants que lon aimerait
atteindre (1). Ces programmes sont ensuite catgoriss, cest--dire quun type de formation
(continue par exemple) leur est assign (2). Puis, il faut attribuer des cours aux diffrents
programmes dtudes tout en prtant attention la demande actuelle (3). En dernier, il suffira
dindiquer une priode de temps durant laquelle les diffrentes tudes sont valides (4).

Figure 39 : Dfinition des exigences quant aux diplmes

Quant aux exigences, il est ncessaire dans un premier temps de dfinir quel travail acadmique
doit tre fourni afin dobtenir une spcialisation ou un diplme. Ceci englobe les cours, le
nombre dheures de prsence, le nombre de crdits ECTS (1) Les exigences ntant pas les
mmes selon les annes ou les semestres, plusieurs versions doivent tre paramtres (2). Elles
sont ensuite mises jour rgulirement afin de correspondre au mieux aux exigences actuelles
(3). Pour finir, les donnes relatives aux exigences sont stockes dans le systme afin de
permettre leur audit, par exemple lors de certifications de programmes dtude (4).

Figure 40 : Etablissement des rgles

Dans cette partie, il est important dtablir des rgles qui sappliquent ladmission, linscription,
aux cours et aux examens afin de pouvoir les lier aux diffrents programmes dtude (1). A ces
rgles sont ensuite attribues des priorits, importantes pour la suite (2). Lors de la dfinition de
troncs communs pour les programmes dtude, lon regarde quels cours pourraient sy prter. Si
certains cours sont inadapts, on se fie leur priorit pour les intgrer ou non (3). Enfin, il sagit
dtablir des exceptions aux rgles, p.ex. lorsque certains cours sont substituables (4).

Figure 41 : Mise jour du programme d'tude

Afin dassurer un accs des informations actuelles, il est ncessaire de rgulirement mettre
jour les programmes dtude (1). Ainsi, il est possible dextraire des fichiers XML (visible sur le
web) afin de gnrer des rapports qui permettent dvaluer la demande et de faire des
pronostics quant au nombre dtudiants futurs, dans quelles filires, pour quels cours (2) Suite
ces analyses, loffre est adapte la demande ce qui garantit lattractivit de lcole (3).
Finalement, la direction a accs des indicateurs appropris afin de dterminer si loprationnel
correspond la stratgie (4).
50

Images : [2009Slcm], pages 8 11

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5. Dmonstration

Figure 42 : Processus recrutement et admissions

Le second processus dterminant est celui du


recrutement et des admissions. Sil est dploy de faon
adquate, il va permettre daugmenter le nombre
dtudiants par le biais dun systme dadmission
sophistiqu et automatis. Lefficience de lcole est ainsi
accrue puisque plus de temps est disponible pour les
activits stratgiques. A nouveau, quatre sous-processus
le composent : la planification stratgique et le ciblage,
les campagnes de recrutement, les demandes
dadmission ainsi que la dtermination des
quivalences.51

Figure 43 : Planification stratgique et ciblage52

Lors de ce sous-processus, les responsables planifient le nombre dtudiants, par filire, pour la
prochaine priode acadmique (1) ainsi que le budget qui sera allou pour les campagnes de
recrutement (2). Par la suite sont dtermins les groupes dtudiants cibles que lon aimerait
attirer afin datteindre les objectifs que lon sest fixs (3). Finalement, les canaux de
communication sont dfinis, savoir par mail, par magazines spcialiss, lors de
manifestations (4)

Figure 44 : Campagnes de recrutement

Il sagit maintenant de planifier les dtails des campagnes de recrutement (1) et de les optimiser
de faon prsenter une segmentation optimale, au niveau des filires notamment. En effet,
celles-ci ne ncessitent pas forcment les mmes moyens afin dattirer le nombre optimal
dtudiants et ainsi augmenter le Return On Investment (2). Lexcution des diffrentes
campagnes planifies se fait laide dune multitude de possibilits : internet, email, fax, lettres,
salons, face face Ceci permet de toucher un large ventail de personnes (3). Une fois
dployes, les campagnes sont analyses afin de dterminer leurs forces et faiblesses, ce qui
permettra de les adapter pour le futur (4).

51
52

Image : [2009Slcm], page 15


Images : [2009Slcm], pages 16 17

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5. Dmonstration

Figure 45 : Demandes d'admission53

Lors des demandes dadmission, les informations personnelles des tudiants collectes pendant
les campagnes de recrutement peuvent tre directement rutilises afin de gagner du temps
administratif (1). Ces demandes peuvent se faire via le web, ce qui permet un service "24h/24".
De plus, le postulant dispose dun suivi quant lvolution de sa requte, nouveau par le bais
dinternet (2). Le contrle des postulations permet de faire une comparaison entre ce qui est
requis par lcole et ce que le requrant prsente. En cas de manque (de diplme par exemple),
le systme le lui indique automatiquement (3). Lorsque ladmission est valide et ltudiant est
inscrit, il ne lui reste plus qu payer les frais scolaires, ce qui peut tre fait par virement ou par
internet via e-Biller Direct (4).

Figure 46 : Dtermination des quivalences

Lors de la dtermination des quivalences, lcole dfinit quoi correspondent ses cours, ses
modules et ses titres au niveau national et international, ce qui est important lorsque les
tudiants font des changes. Ces valuations assurent une certaine transparence entre les
diverses hautes coles (1). De plus, lorsque des tudiants externes sinscrivent, leurs rsultats
sont analyss afin de dterminer les quivalences internes. Ceci permet de les inscrire aux
modules et aux semestres adquats, selon les connaissances quils ont acquises jusqu
maintenant (2). Les requrants ont aussi la possibilit de simuler sur internet le nombre de
crdits ECTS quils obtiendront lorsquils ralisent des cours spcifiques lors dun change auprs
dune autre universit (3). Finalement, lorsquun tudiant a fait son semestre lextrieur, les
cours suivis sont convertis en quivalences internes puis enregistres sous forme de crdits ECTS
dans les donnes de base de ltudiant (4).

53

Images : [2009Slcm], pages 18 19

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5. Dmonstration
Le troisime processus primordial est celui de la gestion
des informations lies aux tudiants. Son but est
doptimiser les tches administratives tout en offrant un
systme centralis simple daccs, vitant ainsi la
circulation physique de documents. Il mne ainsi une
plus grande satisfaction des tudiants tout en diminuant
les cots administratifs. Les trois sous-processus
principaux qui le composent sont : les dossiers
Figure 47 : Processus gestion des informations
estudiantines

dtudiants, le cycle acadmique ainsi que les finances.54

Figure 48 : Dossiers d'tudiants55

Que ce soit lAdministration, la Direction ou les professeurs, tous accdent une base de
donnes centralise ; cela implique que chacun deux exploitera les mmes dossiers, ce qui
permet dviter les redondances. Les vues sur la base de donnes, par contre, sont gres par
des autorisations, par le biais de rles. Chaque utilisateur accde ainsi seulement aux
informations qui le concernent (1). Certains processus peuvent alors tre automatiss : lorsquun
tudiant sest inscrit pour un cours particulier, un enregistrement est fait dans ses donnes de
base. Si un changement affecte ce cours (p.ex. il na pas lieu cause dun manque deffectifs),
ltudiant en question est automatiquement avis et des propositions de rechange lui sont faites
(2). En outre, il est possible de regrouper les tudiants selon des critres propres lcole afin de
procder des traitements en masse, dans le cas de certaines tches administratives comme
linvitation un vnement ou dautres correspondances (3). Les donnes stockes sont
finalement extraites afin de les analyser et den tirer des statistiques. Ces dernires aident
notamment lors des prvisions dinscription pour le prochain cycle acadmique (4).

Figure 49 : Cycle acadmique

Lors dun cycle acadmique, un tudiant a la possibilit de faire des semestres dchange,
ltranger par exemple. Par la dfinition antrieure de rgles et dquivalences, ce travail
acadmique lui est reconnu sous forme de crdits ECTS (1). Il peut aussi sinscrire des cours
quil souhaite suivre par le biais dinternet. Les interfaces utilises pour cela sont entirement
paramtrables selon les besoins de lcole. Lorsquun cours a dj atteint son nombre maximum
de participants, ltudiant a la possibilit de sinscrire sur une liste dattente afin dtre pris en
compte lors du prochain semestre (2). De plus, il accde son interface personnelle lui
permettant de rapidement changer son adresse, son programme dtudes, faire une demande
dattestation, signaler son absence Et tout cela sans passer par lAdministration (3). Durant
toutes ses tudes, il a disposition tout moment les informations importantes : nombre des
crdits obtenus, modules acquis, modules restants (4)

54
55

Image : [2009Slcm], page 23


Images : [2009Slcm], pages 24 25

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


5. Dmonstration

Figure 50 : Finances56

Les frais dtude sont calculs en fonction des rgles fixes par ltablissement ; ils peuvent tre
facturs traditionnellement, cest--dire imprims et envoys par la poste, ou lectroniquement
via e-Biller Direct. Dans les deux cas, le compte de ltudiant est mis jour automatiquement
lors du rapprochement du montant. Diffrents types de paiements chelonns sont
programmables (1). Ltudiant a la possibilit, tout moment, de contrler ltat de son compte
sur son interface personnelle (2). De plus, il est envisageable dattribuer des bourses dtudes
aux tudiants, dans leurs donnes de base. Ceci se fait aprs avoir analys de prs leurs
demandes (3) comme nous lavions dj vu au point 4.6. Finalement, il existe des interfaces
permettant de lier aisment des programmes daide financire externes lcole, notamment
lorsque celle-ci introduit SAP alors quelle utilise dj un tel logiciel (4).

56

Image : [2009Slcm], page 26

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


5. Dmonstration

Figure 51 : Processus conseil, russite et notation

Le dernier processus consiste guider et conseiller les


tudiants afin que ceux-ci atteignent au mieux les
objectifs qui leur sont demands, donc russir les
modules dans le but dobtenir un nombre donn de
crdits ECTS. A nouveau, il permet de gagner du temps
prcieux lAdministration en proposant des interfaces
self services pour la saisie et le calcul des notes tout en
favorisant le contact avec les tudiants, comme vous le
verrez par la suite.57

Figure 52 : Conseil acadmique58

Dans une universit de taille importante, il existe des responsables de conseil auprs des
tudiants ; ils leur fournissent des informations quant aux modules suivre ou aux cours qui
savreraient utiles. Ils peuvent donc leur faire des propositions dinscription tout au long de
leurs tudes. Pour ce faire, ils disposent dun point daccs unique, le portail, permettant de
grer la globalit de ces situations pour lensemble des tudiants ; ces derniers peuvent tre
traits individuellement ou en groupe (1). Comme les donnes des tudiants sont
continuellement mises jour, les conseillers disposent tout moment dinformations actuelles ;
ils connaissent donc immdiatement leur statut et leurs rsultats acadmiques (2). A partir de
ces derniers, ils proposent aux tudiants des inscriptions aux cours qui permettent de complter
le programme dtude quils suivent, afin datteindre rapidement le nombre de crdits ECTS
requis (3). Pour finir, si les fonctionnalits offertes ne suffisent pas aux conseillers, il est possible
den rajouter puisque linterface est flexible (4).

Figure 53 : Enseignement et notation

Linterface base sur le web permet lAdministration de rechercher des salles de classe selon
des critres de capacit, de disponibilit, dquipement ou encore de lieu pour ensuite les
rserver. Les listes de classe, tout comme les horaires de cours, y sont bien sr aussi disponibles
(1). Les notes obtenues lors dexamens peuvent tre saisies en ligne par les professeurs ou
lAdministration via le portail. Les moyennes des diffrents modules sont ensuite calcules
automatiquement partir de rgles de pondration pralablement enregistres (2). Un nouvel
outil pratique est le suivi des absences : les tudiants ou les professeurs entrent directement sur
internet leur absence; les personnes concernes en sont immdiatement informes par mail. Les
absences sont enregistres dans les donnes de base de lutilisateur et peuvent, au besoin, tre
rutilises la fin du semestre, par exemple lorsquun nombre trop important dheures
manques est rpertori (3). Une rcupration des donnes concernant le corps enseignant
permet de gnrer des rapports afin de faire des analyses de la charge de travail et des cots
engendrs, toujours sur le web (4).
57
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Image : [2009Slcm], page 30


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5. Dmonstration

Figure 54 : Chemin vers le diplme59

Comme nous lavions vu auparavant, les conseillers proposent aux tudiants des cours utiles
leur formation (1). Mais les tudiants ont aussi la possibilit de le faire mme en utilisant une
simulation sur internet ; cest le mme outil qui est utilis par lAdministration (2). Les rsultats
et cours proposs lors de cette simulation peuvent tre directement repris en vue dune
inscription. Il ny a ainsi pas besoin de les rinscrire lors dun enregistrement (3). Les choix des
tudiants sont finalement rutiliss afin de les comparer aux exigences dune filire, par exemple
(4).

Figure 55 : Obtention du diplme

Dune fois que ltudiant a suffisamment de crdits (par exemple les 180 ncessaires au
Bachelor), il peut mettre une demande de diplme (1). Un processus de contrle automatis
est alors lanc ; si toutes les exigences sont remplies, le certificat lui est immdiatement reconnu
(2). Ses donnes de base sont alors modifies et le nouveau statut dancien tudiant ou alumnus
lui est attribu (3). En dernier lieu, il tlcharge son diplme depuis internet ; le format de ce
dernier est compatible SCRIP-SAFE International, donc scuris (4).
Il faut savoir que tous ces processus ne seraient pas utiliss au sein dune cole telle que la HESSO Valais. En effet, dans des universits de plus grand envergure, il est possible de choisir tout
moment les cours que lon souhaite suivre, ce qui nest pas le cas partout. Ainsi, des
fonctionnalits telles que le conseil de modules ou encore les demandes de diplme seraient
inutiles au sein de la HES-SO Valais. Cependant, les self services, par exemple, reprsenteraient
une optimisation nette de lorganisation puisquils contribuent une amlioration du service
tout en conomisant du temps et de largent lAdministration.

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5. Dmonstration
5.2 Accs au systme SAP et plus
Aprs avoir donn un aperu des diffrents processus dune universit utilisant SAP for HE&R, il
sagit maintenant daborder les points les plus importants sur le systme SAP. Le but nest pas de
traiter en dtail chaque transaction, mais surtout montrer ce qui semble tre le plus intressant
pour une cole telle que la HES-SO Valais.
Afin daccder au systme SAP SLCM, il suffit douvrir le SAP Logon 710 et de se connecter sur le
systme CM1 SLCM Student LifeCycle Management. Ce dernier est li au nouveau portail. Il est
aussi possible de senregistrer sur le systme CM2, li lancien portail. Ces accs sont
gnralement rservs aux administrateurs qui crent et grent les utilisateurs lis au systme
SAP et SAP NetWeaver Portal.

Figure 56 : Accs au systme SLCM depuis le SAP Logon

En pratique, les professeurs et les tudiants ne vont donc pas sauthentifier sur le systme mais
seulement sur le portail li au systme. Lorsquun tudiant modifie des donnes sur son compte
personnel par lintermdiaire du portail, celles-ci seront automatiquement changes dans les
donnes de base enregistres dans SAP. Cependant, il est ncessaire de dmontrer quoi
ressemble larborescence de SAP SLCM afin de comprendre le fonctionnement du portail.

Figure 57 : Ecran d'identification du systme SLCM

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5. Dmonstration
Sur limage prcdente, vous voyez lcran didentification au systme SLCM. On utilise alors le
client 200 ainsi que son identifiant et son mot de passe personnel. La langue de connexion est
par dfaut langlais ; cependant, celle-ci peut tre facilement modifie en inscrivant "fr" pour le
franais. Sur le fond droit, le nom du systme ainsi que celui du serveur utilis sont visibles. Dans
lencadr "Information", toutes les coles sous contrat avec le Centre de Comptence SAP
(TechnoArk, Sierre) ainsi que des adresses de contact sont mentionnes. Une fois connect, un
cran similaire au systme SAP normal soffre vous. Il y a cependant une grande diffrence : le
menu SAP comporte un enregistrement supplmentaire, soit lentre Student LifeCycle
Management.

Figure 58 : Ecran d'accueil du systme SLCM

Cette entre englobe toutes les transactions


ncessaires la gestion des tudiants au sein
de la HES-SO Valais. Avec linstallation de la
solution industrielle Student LifeCycle
Management,
toutes
les
autres
fonctionnalits de SAP subsistent et peuvent
trs bien tre intgres. Ainsi, le module
ressources humaines est utilisable pour la
gestion des collaborateurs (professeurs,
assistants, secrtaires, employs) tout
comme la gestion comptable des fins de
comptabilit interne ou externe.
Figure 59 : Menu Student LifeCycle Management

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5. Dmonstration
Dans une haute cole, certains points relvent dune grande importance : lorganisation
structurelle, le calendrier acadmique, les cours, les dossiers estudiantins, la gestion financire
ou encore la planification de cours.
Lorsquune cole se dcide pour SAP for HE&R, elle doit tout dabord paramtrer dans le
systme son organisation structurelle, cest--dire dfinir comment est construite sa hirarchie.
Pour ce faire, elle a deux possibilits : soit elle utilise des modles dorganisation adaptables
ses besoins, soit elle cre une nouvelle structure, partir des transactions PPOME ou PPOCE. Le
premier choix permet dadapter des propositions prconfigures dans le systme. Le deuxime
demande une dfinition complte de tous les lments structurels et prend donc plus de temps.

Figure 60 : Cration, modification et affichage de lorganisation structurelle

Par la suite, des postes peuvent y tre crs afin dy affecter des personnes (des professeurs par
exemple). Une fois ces tapes ralises, la hirarchie est visible laide de PPOSE. Un exemple
dorganisation serait celui-ci :

1
2
3
4
Figure 61 : Vue dune organisation structurelle sur SAP SLCM

Afin de mieux comprendre le schma ci-dessus, il suffit de simaginer que la racine reprsente la
structure de la HES-SO (1). En dessous se trouvent les diffrentes coles affilies, par exemple
Valais, Vaud, Fribourg, (2) avec leurs postes respectifs (3), cest--dire les professeurs, les
secrtaires, les assistants, les responsables de filire, le Directeur... ainsi que les personnes
occupant ces postes (4). Ces dernires existent puisquelles ont t cres auparavant dans le
module ressources humaines, par le biais de la transaction PA30. Cest donc un parfait exemple
dintgration au sein de SAP. Sachant que lEtat du Valais utilise dj le module SAP HR et que les
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5. Dmonstration
employs de la HES-SO font partie de lAdministration cantonale, les efforts dintgration
pourraient tre rduits ce niveau tout en augmentant la synergie.
Un autre grand point reprsente la gestion des plans dtude. Celle-ci englobe une multitude
daspects tels que le calendrier acadmique, le catalogue de cursus, le catalogue et les groupes
de modules, les types de formation et bien dautres encore. Par consquent, cette partie de SAP
SLCM permet :
-

De grer la dure des diffrentes priodes denseignement (semestre dautomne,


semestre de printemps)
De dfinir les types de formations proposes : formation de base, formation continue,
plein-temps, en emploi, Bachelor, Master, doctorat
Ladministration de plusieurs filires, chacunes ayant des caractristiques dissemblables
La cration et lattribution de cours des modules spcifiques aux filires
De dfinir les conditions requises pour ladmission, la russite dun module ou dune
anne acadmique voir lobtention dun diplme ; celles-ci sont ensuite rattaches aux
diffrentes filires, modules et cours
De grer les rgles pour des semestres suivis dans dautres universits, au niveau des
quivalences ou des conditions de russite notamment

La gestion des plans dtude est trs importante, puisquelle touche tout ce qui est au cur
dune haute cole, savoir la formation. Plus cette partie est flexible et dveloppe, meilleure
sera la qualit des prestations de service fournies. Comme dj mentionn auparavant, ce sont
les possibilits que lcole offre aux tudiants qui la rendent attrayante et renomme.

Figure 62 : Les diffrentes possibilits dans la gestion des plans d'tude

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5. Dmonstration
Dans la prochaine copie dcran, vous voyez lexemple du centre de formation FEUSI (1) et des
diffrents types de formation qui y sont proposs : formation de base, formation continue,
formation professionnelle, haute cole (2) A lintrieur de ceux-ci sont rpertories les
diffrentes filires, comme par exemple le Bachelor in Business Administration (3) auquel sont
assigns des cours spcifiques : financial management, management accounting, informatique,
mathmatiques (4) Ces cours peuvent tre dfinis comme tant des tapes obligatoires lors du
cursus scolaire, cest--dire quils doivent tre suivis afin de pouvoir accder au diplme dans la
formation en question (point dexclamation). Lorsquils sont munis du petit signe de calendrier,
cela signifie que le module en question est actuellement propos ; les tudiants peuvent donc
sy inscrire (5).
Dans cet exemple, le centre de formation FEUSI comprend aussi la possibilit de suivre une
formation externe, auprs de Swisscom (6). Il ny aurait donc aucun problme intgrer des
changes dans un programme dtude ; ni au niveau de la structure organisationnelle, ni au
niveau de la validation des acquis puisque SAP permet de grer les quivalences externes.

2
3
5
4

6
Figure 63 : Exemple du centre de formation FEUSI

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5. Dmonstration
La gestion des tudiants offre la possibilit de grer administrativement les tudiants, cest-dire de crer, dafficher ou encore de modifier leurs donnes de base. Ces dernires englobent
toutes les informations lies aux personnes : identit, adresse(s), donnes dtudes (formations
suivies jusqu maintenant), donnes supplmentaires (confession p.ex.), donnes financires
(bourse dtudes, moyens de paiement, personnes de rfrence...). Il est aussi possible dy grer
tout ce qui touche les admissions ou la validation des acquis. Afin de faciliter certaines tches
administratives, il existe des fonctions de traitement de masse ; celles-ci permettent par
exemple la radiation en masse, le transfert des rservations des tudiants ou encore la gestion
des listes dattentes. Par lappel de la transaction PIQSTC, on atteint lcran "crer fiche
tudiant".

Figure 64 : Gestion des tudiants

Dans la transaction PIQSTC, il suffit de naviguer travers les diffrents onglets (1) et de remplir
les champs importants pour lcole. Ceux qui sont obligatoires (doivent ncessairement tre
remplis) sont munis dun "vu" (2). Une fois que tout a t correctement saisi, le fait denregistrer
provoque la cration dun nouvel tudiant. Dans le cas dun affichage des donnes de base, ce
serait la transaction PIQSTD et dans le cas dune modification de donnes existantes, le code
PIQSTM.

2
1

Figure 65 : Cration des donnes de base d'un tudiant

Une autre transaction utile est PIQST00, permettant daccder aux dossiers des tudiants. Une
multitude de fonctions y sont accessibles : contacter ltudiant par mail, avoir un aperu de son
emploi du temps ou de ltat de son compte un moment donn, appeler les dtails
administratifs lis la personne, ses absences, ses comptences, son cursus universitaire, etc. ;
donc toutes les informations susceptibles dtre enregistres dans le cycle acadmique dun
tudiant. De plus, il y est possible dinscrire ltudiant aux modules quil souhaiterait suivre.
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5. Dmonstration
Lentre "Comptabilit des tudiants" permet une gestion avance des aspects financiers
touchant les tudiants, savoir le calcul et la gestion des droits universitaires et tout ce qui est
en rapport avec les bourses dtudes : valuation des demandes en fonction de critres
prdfinis dans les donnes de base des bourses, attribution et gestion des bourses. Pour de
plus amples informations ce sujet, veuillez vous rfrer au point 4.6.

Figure 66 : Comptabilit des tudiants

En ce qui concerne les valuations, SAP for HE&R fournit une multitude de fonctions qui
permettent de grer de faon optimale tous les processus qui y sont lis : larticulation des
quivalences, les notes et valuations, la gestion des examens ainsi que les processus lis
lattribution de diplmes. Ceci est fait depuis lentre "Enseignement et examens".

Figure 67 : Enseignement et examens


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5. Dmonstration
5.3 Prototype intgrant des fonctionnalits ESS
Suite cette introduction au systme SLCM, des dtails sur le portail et les diffrentes
possibilits qui soffrent aux utilisateurs vont tre prsents. Comme nous lavions vu au point
4.2, laccs au portail est bas sur les rles. Ceux-ci diffrent en termes de fonctionnalits,
dautorisations et daccs aux informations. Cest pourquoi trois utilisateurs diffrents sont
traits distinctement: lAdministration (les secrtaires), les professeurs et les tudiants. Vous
pouvez ainsi vous rendre compte des diffrentes ressources auxquelles ces derniers ont accs.
Il existe deux portails : lancien et le nouveau. Comme ce dernier nest pas encore oprationnel
100%, les dmonstrations sont ralises laide de lancien. Mis part laspect graphique qui a
volu, les fonctionnalits proposes sont semblables.
Les liens pour accder aux portails sont les suivants :
-

http://mshsap17.hevs.ch:8012/irj/portal

Figure 68 : SAP NetWeaver Portal - nouvelle version

http://sapcm2.hevs.ch:8002/irj/portal

Figure 69 : SAP NetWeaver Portal - ancienne version

Ces points daccs sont identiques tous les utilisateurs, cest--dire que le secrtariat, les
professeurs et les tudiants se rendent tous cette mme adresse, selon la version du portail
utilise. Le premier rle que vous allez dcouvrir est celui de lAdministration.

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5. Dmonstration
5.3.1 Le rle de lAdministration
Lorsquune des secrtaires, par exemple Isabelle Jacquod (1), se connecte sur son compte
personnel, une multitude de fonctions soffrent elle. Dans un premier temps, elle a la
possibilit de grer des messages, soit ses propres courriels sur GroupWise et les dernires
nouveauts (2). Celles-ci sont visibles pour tous les autres utilisateurs lorsquils sauthentifient
sur le portail. Elles reprsentent des informations dordre gnral, telles que des invitations
des vnements ou des liens vers des articles intressants. Cela savre trs pratique lorsquil
sagit datteindre rapidement un grand nombre de personnes, puisque le portail est utilis
rgulirement par la majorit des acteurs au sein dune haute cole.

Figure 70 : Gestion des messages

De plus, Mme Jacquod a accs au menu "Grer les documents" (1), qui permet une gestion des
diffrents documents dune haute cole tels que des plans dtudes, des formulaires, des
descriptifs de modules et bien dautres encore. Il y a aussi la possibilit dadministrer des fichiers
dordre personnel, donc internes (2). Ce mme onglet autorise un traitement des demandes
dattestation dtudes provenant des tudiants.

1
2
Figure 71 : Gestion des documents

Un point administratif trs important est reprsent par la gestion des modules. Celui-ci permet
dune part linscription des tudiants dans les modules quils souhaitent suivre et dautre part le
contrle de leurs dossiers, cest--dire leurs filires, leurs rsultats acadmiques, les modules
quils doivent encore suivre pour lobtention du diplme

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5. Dmonstration

2
Figure 72 : Gestion des modules

Dans la copie dcran ci-dessus, vous voyez ltape de choix des modules pour ltudiant Hans
Muster. Une fois slectionns, ils sont mis dans le "panier" pour vrification puis confirmation
(1). Il est aussi possible dentrevoir les aperus des modules ainsi que les pr-requis ncessaires
pour les suivre (2).
La gestion des tudiants constitue un point central dans une haute cole. Il y est non seulement
possible de crer de nouveaux tudiants (1), mais aussi dafficher ou de modifier leurs donnes
de base ainsi que les donnes relatives leurs tudes, comme les modules par exemple (2).

Figure 73 : Gestion des tudiants

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5. Dmonstration
Dans les onglets "grer les salles" et "concept des modules" il est respectivement possible de
planifier loccupation des salles de classe et de grer toute la documentation lie aux descriptifs
des modules. Les "liens utiles" sont galement intressants ; ceux-ci peuvent tre paramtrs
par un administrateur systme en fonction des besoins des utilisateurs. Ils comprennent des
redirections vers des sites externes utiles : des moteurs de recherche (Google, Yahoo,
Wikipdia), des liens internes (Intranet, GW) ou encore les horaires des transports publics
rgionaux.

Figure 74 : Liens utiles

Le dernier onglet important est celui de la comptabilit. Diffrentes options soffrent alors la
secrtaire : crer et imprimer des factures, afficher la totalit des postes ouverts ainsi
queffectuer un calcul de frais dtudes. Ces fonctions se font directement sur le systme CM2 de
SAP, via le portail.

Figure 75 : Comptabilit

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5. Dmonstration
5.3.2 Le rle du professeur
Lorsquun professeur, par exemple M. Bruno Montani, se connecte sur son interface utilisateur,
lcran daccueil lui indiquera les dernires news, ses horaires de cours ou encore laccs la
bote mail GroupWise (1). Il a la possibilit, comme lAdministration, de rdiger des nouveauts
qui seront visibles pour tous les utilisateurs du portail. Comme vous le voyez, les prochaines
copies dcran sont en allemand. Linterface saffiche toujours dans la langue souhaite par
lutilisateur, donc celle qui est enregistre dans ses donnes de base.

Figure 76 : Ecran d'accueil

Un onglet particulirement important est "mes documents". Le professeur y a accs la majorit


des dossiers importants son encontre : les documents personnels, les supports de cours, les
examens, les formulaires de demande et de notes de dplacement (1) Il est facile de rajouter,
supprimer ou modifier des informations. Larborescence est adaptable selon les besoins du
professeur, cest--dire que des dossiers peuvent tre crs afin de regrouper des lments
semblables (2).

1
2
Figure 77 : Accs aux documents

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5. Dmonstration
Le point de menu "mes tudiants" permet au professeur dentrevoir ses listes de classes, de
vrifier leurs rsultats modulaires et surtout denregistrer les notes obtenues lors des
prcdents examens (1). Ces dernires sont ensuite maintenues dans les donnes des tudiants,
dans la base centralise du systme SAP, puis mises en relation avec les autres rsultats afin de
dterminer les bulletins de notes. Cette dernire tape est ralise grce au paramtrage, dans
le systme, des rgles de pondration entre les modules.

Figure 78 : Fonctions lies aux tudiants

Ci-dessous un extrait des rsultats de Hans Muster vu depuis linterface du professeur Bruno
Montani. Il indique les crdits ECTS obtenus jusqu aujourdhui ainsi que les modules que
ltudiant doit encore suivre afin dobtenir son diplme (1).

Figure 79 : Rsultats d'un tudiant

Les onglets "concept des modules", "grer les salles", et "liens utiles" sont semblables ceux que
nous avons dj vus lors de la description du rle de la secrtaire.

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5. Dmonstration
5.3.3 Le rle de ltudiant
Lors de la connexion dun tudiant, ici Patrizia Steinhauser, celui-ci a tout dabord un aperu des
dernires nouveauts rdiges par les professeurs ou lAdministration. Il na cependant pas les
droits pour la composition et la publication darticles.

Figure 80 : Ecran d'accueil

Dans longlet "mes donnes", ltudiant peut lire son plan horaire mais aussi accder ses
propres donnes, son adresse, son numro tlphone ou encore son adresse email (1). Il a
ensuite la possibilit de modifier et denregistrer ces informations, actualises immdiatement
dans la base de donnes centralise (2).

Figure 81 : Modification des donnes personnelles par l'tudiant

Un service trs pratique est celui du paiement en ligne des factures ouvertes par ltudiant. En
effet, une fonction e-Biller Direct est intgre dans le portail. Diverses possibilits soffrent alors
aux utilisateurs : contrler et payer les factures ouvertes, vrifier lexistence de notes de crdit
et examiner les factures payes ou en cours pour une priode donne. Le rglement de factures
peut seffectuer de diverses manires : par virement bancaire, par chque ou par carte de crdit.
Les donnes bancaires lies au dtenteur du compte peuvent tout moment tre modifies par
lui-mme. Un tel service est synonyme de rapidit, de confort, de simplicit dutilisation et
surtout ne ncessite plus de transfert physique de factures ; ceci implique non seulement une
conomie importante de papier mais aussi une dcharge de lAdministration qui ne doit plus
imprimer et mettre sous pli des milliers de factures.
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5. Dmonstration

Figure 82 : Donnes personnelles - paiement de factures ouvertes en ligne via e-Biller Direct

Dans une optique de self service, ltudiant a accs aux donnes relatives ses tudes, cest-dire ses rsultats scolaires, les modules suivis et suivre ainsi quaux descriptifs (1). Des liens
vers le calendrier acadmique et le plan dtude en question sont galement accessibles (2).

Figure 83 : Rsultats de l'tudiant

Dans cette mme philosophie, lutilisateur peut, dans longlet "mes documents", entrevoir les
documents lis ses cours, ses examens ou encore sa personne (1). De plus, il a la possibilit
dmettre une demande dattestation dtudes puis de la tlcharger afin de limprimer (2).

1
2
Figure 84 : Accs aux documents d'tudes

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5. Dmonstration
Comme le professeur et la secrtaire, ltudiant dispose dun certain nombre de "liens utiles" et
peut se connecter sur sa bote email. Longlet "informations" comporte les dernires nouveauts
ainsi que des informations dordre gnral telles que les heures douvertures de la bibliothque
et du secrtariat par exemple.

Figure 85 : Accs la bote email tudiants

Au niveau du portail, un certain nombre de fonctionnalits existent donc dj mais celles-ci ne


reprsentent que le sommet de liceberg. Dune part, parce que celles qui ont t prsentes
sont un chantillon de toutes les possibilits, dautre part, parce que des nouveauts sont
constamment prsentes aux clients. Et ces dernires sont gnralement le rsultat de
lexpression des besoins du march. De plus, le client a la possibilit de dvelopper en interne
des solutions adaptes aux exigences de son environnement. SAP NetWeaver Portal est ainsi une
solution volutive destine tre utilise sur un trs long terme.
Sur les prochaines pages, quelques nouveauts du portail ainsi que quelques possibilits
supplmentaires dEmployee Self Services sont prsentes. Ceci permet de se faire une ide
quant lampleur des fonctionnalits que propose SAP.

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5. Dmonstration
Voici encore deux copies dcran du nouveau portail. Comme vous le constatez, laspect
graphique a volu pour devenir plus moderne. Le nouveau portail est, tout comme lancien,
entirement paramtrable selon les besoins de ltablissement scolaire.

Figure 86 : Aperu du nouveau portail vu par un conseiller dtudes

Les fonctionnalits de la version volue du portail sont semblables, comme par exemple le
menu self service de ltudiant. Celui-ci lui permet notamment de changer ses donnes
personnelles.

Figure 87 : Aperu du nouveau portail vu par un tudiant

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5. Dmonstration

Figure 88 : Exemple d'Employee Self Services

La copie dcran ci-dessus illustre bien un exemple complet dEmployee Self Services. Grce SAP NetWeaver Portal, lemploy a la possibilit, via le
Web, de grer la plupart des informations lies son poste de travail : saisir les temps de travail, planifier des vacances, modifier le propre
environnement de travail, grer les donnes personnelles, mettre des demandes dachat de matriel, souscrire des demandes de dplacement
professionnel ou encore rechercher les coordonnes dautres collaborateurs.
Lavantage rside dans le fait que tous les services importants sont accessibles depuis la mme interface utilisateur.

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5. Dmonstration

Figure 89 : Exemple de Manager Self Services

Limage ci-dessus illustre un Manager Self Service, donc des donnes qui ne sont accessibles que pour un dcideur. Ce dernier peut facilement gnrer
des rapports quant aux donnes qui lintressent, comme par exemple le nombre dtudiants par filire. Les graphiques ainsi que les donnes afficher
sont aisment modifiables par le biais de listes droulantes et de filtres.

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5. Dmonstration

Figure 90 : Exemple de tableau de bord utilis par un manager

Vous voyez ci-dessus lillustration dun tableau de bord, toujours sur internet. Les donnes qui le composent sont modifiables, ce qui provoque un
changement en temps rels de laspect des graphiques. Ceux-ci permettent de voir ltat actuel et pass tout en offrant des prvisions pour le futur, ce
qui est intressant lorsquon veut planifier le nombre dtudiants par filire pour les annes venir, par exemple. Ce type de graphique est gnr
laide de Business Objects.

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5. Dmonstration
5.4 Cots lis lintroduction dune solution SAP la HES-SO Valais
Deux possibilits soffrent la HES-SO Valais : uniquement lintroduction du module Human
Ressources permettant de grer les salaris ou alors limplmentation dune solution complte
englobant la totalit des modules de SAP y compris la solution industrielle Higher Education &
Research. Bien entendu, les prix diffrent comme le montrent les deux points suivants.
5.4.1 Introduction du module HR
Ce module sert ladministration des salaris mais aussi dautres fonctions telles que la gestion
de la formation et des comptences, le recrutement, les vacances, les dplacements
professionnels Comme le module ressources humaines est en troite relation avec la finance, il
est aussi possible dintgrer la partie paie. Cette dernire permet la gestion des salaires
demploys. Ci-dessous une offre concrte de SAP Suisse:
Dsignation

But

Prix (en CHF HT)

Module Paie

Montant valable pour la gestion de la paie jusqu 500


personnes. Les utilisateurs du module sont recenss
dans le module HR ci-dessous.

11'625.-

Module HR

Factur au nombre dutilisateurs, dont le minimum est


de cinq 4'960.-.

24'800.-

Total

Somme module Paie et HR

36'425.-

Rabais 20%

Rabais spcial de 20%

Total licence

Total aprs dduction du rabais de 20%

Maintenance

Maintenance annuelle de 22% du total de licence,


payer ds la 2me anne

-7285.29'140.6411.-

Figure 91 : Tableau du cot d'introduction du module HR et Paie

A noter quil ne faut pas oublier les cots lis au matriel (serveurs), lintroduction (installation
et paramtrage) ainsi qu la formation des utilisateurs. Cependant, ces cots demeurent avec
nimporte quel systme dinformation ; la ncessit de former existe toujours. Mais ces
diffrents points peuvent tre excuts en interne, avec le Centre de Comptences Acadmique
de la HES-SO Valais. En effet, ce-dernier connat bien les spcificits du systme et prsente une
importante exprience au niveau de la formation puisquil forme actuellement le personnel de
lEtat du Valais et, partir de janvier 2010, celui du Canton de Genve lutilisation avance de
SAP.
Les prix cits sont valables uniquement pour la premire anne. Comme lindique le tableau cidessus, partir de la deuxime anne les cots sont nettement infrieurs. Ils ne slvent plus
qu 6411.- CHF HT, montant qui reprsente les frais de maintenance de 22%. Ces derniers
englobent par exemple les mises jour et limplmentation de nouvelles fonctionnalits. Par
consquent, le total li lacquisition des licences reprsente des frais uniques.
Lintroduction du module HR permettrait, par exemple, des synergies avec le Canton du Valais,
qui lutilise dj pour la gestion de ses employs.

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5. Dmonstration
5.4.2 Introduction dune solution complte SD, FI/CO, HR et HE&R
La solution complte serait aussi envisageable. Celle-ci englobe tous les modules de SAP ainsi
que la solution industrielle SLCM. Elle offre donc la possibilit dune intgration complte de
tous les processus mtiers. De plus, les fonctionnalits self services (gestion des propres
donnes, paiement en ligne, gestion des notes, rservation de salles et de matriel) sont dj
disponibles et incluses dans le prix.
Les deux tableaux ci-dessous montrent une offre adapte la HES-SO Valais de la part de SAP
Suisse. Le contrat propos englobe la premire solution (HR et paie) avec dautres modules tels
que SD (Sales and Distribution), FI/CO (Finance and Controlling) et LO (Logistique). Le rabais
spcial est alors suprieur de 20% au point 5.4.1, soit 40%. Ceci parce quil varie en fonction de
la quantit de services commande.

Figure 92 : Exemple de contrat SAP HE&R60

60

[2009Vert], SAP Schweiz AG (2009). SAP-Software- und Pfegevertrag (SAP Enterprise Support). Page 6

Niklas Maier

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


5. Dmonstration

Figure 93 : Exemple de contrat SAP HE&R (suite)61

Cette offre est compose dun paquet ERP pour cinq utilisateurs (administrateurs systme), deux
dveloppeurs, vingt-cinq utilisateurs employs (par exemples les secrtaires) ainsi que vingt-cinq
utilisateurs dEmployee Self Services (certains professeurs slectionns).
Les cent tudiants soulevs dans ce rsum feraient, par exemple, partie dun chantillon test en
vue dune implmentation globale au niveau de la HES-SO Valais. Ainsi, il serait tout fait
envisageable de choisir la solution complte et de lancer productivement lutilisation de SAP for
HE&R en 1re anne filire conomie dentreprise. LAdministration, les professeurs et les
tudiants auraient la possibilit de bnficier de tous les avantages cits au point 5.3 lors dune
"phase dessai". Suite cela, une enqute dtaille auprs des personnes ayant collabor lors de
ce test permettra de faire une analyse des avantages et inconvnients afin de dterminer la
faisabilit dun tel projet au niveau global de lcole.
Grce au rabais bien plus important de la seconde possibilit, le montant payer en sus reste
dans le domaine de labordable. En effet, lintroduction des modules HR et de paie reviendraient
29'140.- francs suisse hors taxe tandis que la solution complte se monterait un peu plus de
52'000.- francs suisse hors taxe. Le supplment pour avoir un systme entirement intgr et
fonctionnel reprsente ainsi un peu plus de 20'000.- CHF HT ce qui est ngligeable en
comparaison aux bnfices obtenus grce aux fonctionnalits supplmentaires.
Il convient de citer que les 52'000.- CHF sont nouveau un montant unique payer. En effet, ds
la deuxime anne, seuls les frais de maintenance sont facturs. Ceux-ci reprsentent le 22% du
prix dachat, ratio qui naugmentera pas avant le 31 dcembre 2015. , soit 11'449.- CHF hors
taxe. Les dpenses lies aux mises jour sont ainsi environ 5'000.- CHF plus leves que dans la
premire proposition.

61

[2009Vert], page 7

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


6. Conclusion

6. Conclusion
La socit actuelle volue de nos jours de plus en plus rapidement. Face aux changements
continus, la HES-SO Valais doit se montrer proactive afin de demeurer comptitive long terme.
Avec les accords de Bologne, elle se voit oblige dharmoniser sa faon de fonctionner ; ainsi ses
processus doivent tre optimiss pour concorder avec les exigences internationales. Bien que
prsentant de bonnes bases actuellement, beaucoup de ressources utiles sont inutilises pour
des raisons de manque de temps et de personnel ncessaires afin de les implmenter. En outre,
des processus de moyenne voire forte importance sont trop lents, chers et gourmands en temps.
Plusieurs possibilits soffrent alors elle.
La premire serait de garder toutes ses solutions actuelles sans rien changer. Elle devra donc
continuer faire appel des dveloppements externes ou perfectionner ses propres logiciels.
Dans les deux cas, ce sont des processus demandant beaucoup dnergie, de temps et surtout
normment dargent long terme ; lcole devra chaque fois payer des sommes importantes
pour correspondre au standard du moment, dans le meilleur des cas. Elle ne sera donc jamais
vraiment en avance sur dautres tablissements de cette envergure, un des critres de russite
dune institution acadmique. Ce manque de pro-activit pourrait un jour lui tre fatal.
La seconde serait de maintenir toute larchitecture systmes actuelle et dimplmenter
paralllement SAP for Higher Education & Research. Ceci aurait lavantage de garder un
environnement qui fonctionne parfaitement tout en paramtrant la solution industrielle ce qui
prend en rgle gnrale environ neuf douze mois avant dtre rellement oprationnelle (en
comptant les phases dinstallation, de paramtrage et de test). Cette priode est cependant
dpendante des modules qui seront implments et utiliss. De plus, la plateforme technique de
SAP, NetWeaver, permet lintgration dapplications htrognes comme cest le cas la HES-SO
Valais. Il est ensuite possible de faire des tests rels sur le systme productif SAP, tout en
gardant en parallle les anciennes solutions dont on connat parfaitement le fonctionnement. De
plus, certains processus utilisent ce jour dj SAP (systme de lEtat du Valais) au sein de la
HES-SO Valais, notamment le timbrage des collaborateurs. Cest donc la fois une preuve de
faisabilit et un atout pour lintgration de nouveaux lments. Une fois que le progiciel aurait
fait ses preuves, il sagirait de tirer un bilan et de prendre une dcision importante : soit SAP est
utilis uniquement pour certains modules comme la gestion acadmique et les ressources
humaines par exemple ; soit il est utilis de manire gnralise pour tous les processus au sein
de la HES-SO Valais, la troisime solution envisageable.
Dun point de vue purement pratique, le meilleur choix est de ne pas brler les tapes, en
suivant la devise "think big, start small". La Haute Ecole Sierre dispose dun Centre de
Comptences SAP qui connat bien les particularits du systme et tout spcialement la solution
industrielle, un grand atout lors de la mise en place. Dans un premier temps, il faudrait estimer
les cots dune telle implmentation laide dune analyse approfondie afin de les prvoir dans
un budget. Le plus judicieux serait ensuite denvisager la deuxime solution et de passer
ventuellement, suite divers examens et tests, la troisime. Cette dernire possibilit
constitue le meilleur moyen de parfaitement correspondre aux exigences actuelles et venir
tout en offrant un service ingal au niveau des Hautes Ecoles.
De plus, il convient de soulever que les acteurs dune universit veulent avoir accs toujours plus
rapidement et partout des informations dont le nombre ne cesse daugmenter. Le prototype
de SAP NetWeaver Portal a montr que cest non seulement possible mais aussi dune manire
extrmement flexible : une grande quantit de services proposs sont mis disposition, sous
forme de business packages, par SAP et de nouvelles fonctionnalits peuvent tre dveloppes
et facilement intgres en cas de besoin.
Niklas Maier

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7. Avis personnel

7. Avis personnel
Pour commencer, jaimerais dire que jai eu beaucoup de plaisir raliser mon Travail de
Bachelor puisquil touche un thme concret. Malgr les petites problmes rencontrs durant la
recherche de documentation (cf. annexe A.4), jai pu beaucoup apprendre durant les dernires
huit semaines sur le fonctionnement des systmes dinformation de la HES-SO Valais. Bien que
jy aie pass trois ans en tant qutudiant et quelques mois en tant que stagiaire, bon nombre de
processus mtaient compltement inconnus.
En ce qui concerne les objectifs fixs au dbut du TB (cf. point 1.1), ils ont, pour ma part, tous t
atteints. Je pense avoir fourni un mlange adquat de thorie et de pratique tout en fournissant
des rflexions quant une ventuelle implmentation de la solution SAP SLCM. Les propositions
doptimisation pour certains processus-cls ainsi que les exemples chiffrs (cot du programme
et conomies ralises aprs introduction) illustrent le bien-fond de la solution. En effet, rien
que les conomies ralises sur la diminution considrable dimpression de feuilles et denvoi de
lettres pourraient rembourser une partie du projet.
Tout au long de mon travail, je me suis rendu compte de lnorme potentiel de certaines
applications utilises au sein de la HES-SO Valais mais aussi de plusieurs dfauts auxquels il
faudrait remdier prochainement afin de correspondre au mieux aux exigences internationales.
Effectivement, certains processus mritent dtre optimiss, sans quoi ils coteront beaucoup
dargent long terme.
Je pense quune solution telle que SAP for Higher Education & Research permettrait en
relativement peu de temps de devenir encore plus comptitive que ce quelle est maintenant,
mais long terme ; notamment par une Administration pouvant se concentrer davantage sur
des activits essentielles telles que le marketing et le recrutement. De plus, ce logiciel
permettrait lcole dtre extrmement flexible au niveau de la formation tout en
correspondant toujours aux standards europens.
Je voudrais aussi souligner que lintroduction de SAP au sein de la HES-SO Valais constitue un
investissement pour le futur, donc un moyen pour se dmarquer dornavant des autres
institutions acadmiques. Et bien qu court terme les cots dun projet dune telle envergure
sont levs, cest le retour sur investissement moyen voire long terme quil faut prendre en
compte, savoir : un service de qualit suprieure induisant une augmentation de demandes
dadmission ce qui implique directement une meilleure rentabilit.
Lintroduction de SAP SLCM est un projet important, une analyse approfondie des cots devrait
ainsi tre faite pour donner des dtails financiers plus prcis, puisque ceux-ci sont constitus par
les cots de licence, de mise en place, de paramtrage, de matriel informatique, de consulting
(interne ou externe) et de formation. Comme huit semaines passent trs vite, jai prfr me
concentrer sur des informations de base pour prsenter un avis objectif, savoir lexistant et ce
qui est ralisable.
Finalement, jaimerais soulever le fait que limplmentation serait non seulement
techniquement faisable au sein de la HES-SO Valais mais aussi judicieuse. Faisable moindre
cots parce que lcole dispose dun Centre de Comptences SAP en interne et dun parc
informatique sophistiqu. Judicieux en raison des nombreux avantages cits tout au long du
travail, permettant la Haute Ecole Valaisanne doccuper moyen voire long terme une place de
leader dans le secteur de la formation tertiaire.

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8. Contacts

8. Contacts
Voici les personnes que jai contactes et interroges durant mon travail de Bachelor.
Directeur de travail

Ressources Humaines

Prof. Hans-Peter Roten

Mme Cindy Gurin

Hpeter.roten@hevs.ch

Cindy.guerin@hevs.ch

Service Informatique

Services Centraux

M. Emmanuel Carroz

Mme Ariane Praz

Emmanuel.carroz@hevs.ch

Ariane.praz@hevs.ch

Services Centraux

Services Centraux

Mme Charlotte Mtrailler

Mme Cornlia Mtrailler

Charlotte.metrailler@hevs.ch

Cornelia.metrailler@hevs.ch

Secrtaire domaine Economie


& Services

Service dAppui au Suivi


projets

Mme Monique Zufferey

Mme Marie-Paule Loye

Monique.zufferey@hevs.ch

Mpaule.loye@hevs.ch

Professeur

Assitant domaine E & S

Prof. Anne-Dominique
Salamin

M. Guillaume Fort
Guillaume.fort@hevs.ch

Adominique.salamin@hevs.ch
Centre de Comptences SAP

Centre de Comptences SAP

M. Rainer Fux

M. Maxime Nowak

Rainer.fux@hevs.ch

Maxime.nowak@hevs.ch

Centre de Comptences SAP

Professeur

M. Frdric Morand

Dr. Werner Maier

Frederic.morand@hevs.ch

Werner.maier@hevs.ch

Collgue

Collgue

Mme Sandrine Salamin

M. Alexis Barrire

sandliza@hotmail.com

Alexis.barriere@gmail.com

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9. Remerciements

9. Remerciements
Je souhaite tout dabord prononcer un grand merci au Professeur Hans-Peter Roten qui a t
prsent tout au long de mon travail de Bachelor. Il a su me guider tout en me donnant de
prcieux conseils quant au contenu, au rendu et la prsentation de ce dossier. Lors de mes
demandes par courriel, les rponses ne se firent jamais attendre. De plus, jaimerai le remercier
de mavoir permis de traiter ce thme non seulement dactualit mais aussi concret mes yeux
puisquil touche lcole dans laquelle jai fait mes tudes suprieures.
Ensuite, je souhaite ensuite remercier tout particulirement toutes les personnes qui ont t
disponibles et ont rpondu mes requtes au sujet de lexistant au sein de la HES-SO Valais : M.
Emmanuel Carroz et Mme Cindy Gurin pour lIntranet, Mme Ariane Praz et Mme Charlotte
Mtrailler pour IS-Academia, Mme Marie-Paule Loye pour SageX et Professeur Anne-Dominique
Salamin pour Cyberlearn. Toutes ces personnes mont t dune aide trs prcieuse, puisquune
grande partie des outils utiliss actuellement dans lcole ne mtaient pas totalement connus.
Remerciements aussi toute lquipe du Centre de Comptences SAP Valais, TechnoArk 3, et
tout particulirement M. Rainer Fux, qui a su toujours rpondre immdiatement toutes mes
questions relatives au systme SAP et NetWeaver Portal. De longues recherches de pannes ont
ainsi pu tre vites.
Jaimerai de plus remercier le Professeur Dr. Werner Maier. Il ma propos ce thme
particulirement intressant et na jamais hsit de rpondre mes questions, mme en dehors
des heures de travail. Ses connaissances du sujet ainsi que son savoir-faire ont largement
contribu llaboration du prsent travail.
Remerciements la HES-SO Valais qui ma permis de faire mes tudes chez elle et pour les
infrastructures quelle a mises disposition les trois dernires annes.
Finalement je souhaite dire un grand merci mes deux collgues, Mme Sandrine Salamin et M.
Alexis Barrire, qui nont pas hsit une seconde pour maider dans la ralisation finale de ce
travail de Bachelor.

Niklas Maier

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10. Auteur

10.

Auteur

Nom, Prnom

Maier, Niklas

Rue

Rte de la Comba 22

NPA, Lieu

3972, Mige

Date de naissance

19.12.1984, 24 ans

Contact

Niklas.maier@gmx.ch

Nationalit

Allemagne

Formation
[En cours]

Bachelor en Economie dentreprise


HES-SO Valais, Sierre

[2006]

Certificat de Capacit Fdral Mcanicien sur Automobiles Lgres


Centre de Formation Professionnelle, Sion

[2004]

Maturit Gymnasiale Scientifique, Mathmatiques fortes


Lyce-Collge de la Planta, Sion

Expriences professionnelles
[04.2009-08.2009]

Stagiaire au Centre de Comptences SAP Valais, TechnoArk Sierre

[07.2007-09.2007]

Mcanicien dentretien chez Vallait SA, Sierre

[07.2004-08.2006]

Mcanicien sur automobiles lgres chez Citron, Garage Cit du Soleil


SA Sierre

Connaissances linguistiques
Allemand

Langue maternelle

Franais

Matrise parfaite de lcrit et de loral (toutes les tudes en franais)

Anglais

Bonne matrise de loral et de lcrit (Certification TOEIC, 950 out of 990


possible points)

Connaissances informatiques
[11.09.2009]

SAP TERP10 Certification


Business Integration Consultant, ERP Integrated Business Processes (ECC
6.0, BW 3.5)

[15.06.2009]

Google Online Marketing Challenge Certification

[12.05.2009]

mySAP User Certification


Utilisation avance de lERP SAP, certification utilisateur officielle
Bureautique Office 2007 (Powerpoint, Excel, Word, Visio, Project)
Connaissances de base Adobe Photoshop et Adobe Flash

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11. Dclaration dhonneur

11.

Dclaration dhonneur

"Je dclare, par ce document, que j'ai effectu le travail de bachelor ci-annex seul, sans autre
aide que celles dment signales dans les rfrences, et que je n'ai utilis que les sources
expressment mentionnes.
Je ne donnerai aucune copie de ce rapport un tiers sans l'autorisation conjointe du RF et du
professeur charg du suivi du travail de bachelor, y compris au partenaire de recherche applique
avec lequel j'ai collabor, l'exception des personnes qui m'ont fourni les principales
informations ncessaires la rdaction de ce travail et que je cite ci-aprs : ....."62
Sierre, le 9 novembre 2009

62

Niklas Maier

[2008Hess], HES-SO Valais (2008). Annexe la directive du travail de Bachelor. DA.2.2.02.01.DF. Page 2

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


12. Bibliographie

12.

Bibliographie
Livres
Documents
Sites Web principaux
Sites Web secondaires
Cours
Travaux de Diplme, de Bachelor
12.1 Livres

2006Laud

Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, Detlef Schoder (2006). Wirtschaftsinformatik Eine Einfhrung. Pearson. ISBN-13 : 978-3-8273-7158-4

2006Terp

SAP AG (2006). SAP ERP - Integrierte Geschftsprozesse (TERP10 - Teil 1)

2006Terx

SAP AG (2006). SAP ERP - Integrierte Geschftsprozesse (TERP10 - Teil 2)

2006Mana Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon (2006). Management des systmes


dinformation. Pearson. ISBN-13 : 978-2-7440-7156-0
2005Syst

Pascal Vidal, Marc Augier. Systmes dinformation organisationnels. Pearson


France. ISBN13 : 9782744071195
12.2 Documents

2007Stud

SAP Deutschland AG (2007). Studium und Lehre mit SAP Student LifeCycle
Management

2007Real

RealTech AG (2007). REALTECH Business Solutions Employee Self Service (ESS)

2001Bolo

Prof. Peter Strickeisen (2001). Le sens des accords de Bologne

2006Bint

SAP Deutschland AG (2006). Business Intelligence umfassend nutzen Mit SAP


NetWeaver

2007Gisa

GISA GmbH (2007). SAP NetWeaver Business Intelligence (BI). Strategische


Informationsbndel fr leistungsstarke Unternehmen

2008Ehp4

Christian Oehler (2008). Transform Your Business Using SAP Enhancement


Packages For SAP ERP

2008Deta

Roland Schmid, Sven Lang, ASM ERP, SAP AG (2008). SAP Enhancement Package 4
for SAP ERP 6.0 Details

2008Unib

Dr. Dirk Pape, Freie Universitt Berlin (2008). Das Projekt Campus Management an
der Freien Universitt Berlin

2009Over

SAP AG (2009). Delta Overview Student LifeCycle Management EHP4 (Business


Suite 7)

2009Docu

SAP AG (2009). Documentation of SAP Student LifeCycle Management (IS-HER-CM)


BS 7 (EHP4)

Niklas Maier

HES-SO Valais, Novembre 2009

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


12. Bibliographie
2009Slcm

Marlene Schlfli, SAP Schweiz AG (2009). Consulting & Education of Student


LifeCycle Management for SQLI, Renens in the European Respiratory Society Project

2009Maw1 Dr. Prof. Werner Maier (2009). Presentation Student LifeCycle Management
2008Hess

HES-SO Valais (2008). Annexe la directive du travail de Bachelor. DA.2.2.02.01.DF

2005Swit

Ueli Kienholz, Switch (2005). AAI Die Authentifizierungs- und AutorisierungsInfrastruktur fr Schweizer Hochschulen

2003Gest

Daniel Chuard, Serge Rod, Sven Plug, Equinoxe MIS Development (2003).
Application de gestion acadmique (GESTACplus), couverture fonctionnelle

2008Equi

Equinoxe MIS Development (2008). Prsentation dEquinoxe MIS Dveloppement

2009Vert

SAP Schweiz AG (2009). SAP-Software- und Pfegevertrag (SAP Enterprise Support)

2009Sta1

HES-SO Valais (2009). Statistiques lies aux domaines Economie & Services et
Sciences de lIngnieur

2009Sta2

HES-SO Valais (2009). Statistiques lies au domaine Sant Social

2009Sta3

HES-SO (2009). Statistiques lies au rseau de la HES-SO


12.3 Sites Web principaux

SAP Suisse

http://www.sap.com/suisse/index.epx

SAP Global

http://www.sap.com/index.epx

SAP Service Marketplace

http://service.sap.com

SAP Help Portal

http://help.sap.com

SAP Glossaire

http://help.sap.com/saphelp_glossary/en/index.htm

SAP Community Network

http://www.sdn.sap.com/irj/sdn

HES-SO Valais

http://www.hevs.ch

HES-SO

http://www.hesso.ch

Intranet HES-SO Valais

http://intranet.hevs.ch

IS Academia

https://age.hes-so.ch/

SageX

https://agp.hes-so.ch/

CyberLearn

http://cyberlearn.hes-so.ch/

ACC SAP Valais

http://ccsap.hevs.ch/ACC/Home.aspx

Moodle ACC SAP Valais

http://ccsapedu.hevs.ch/index.php?lang=de_utf8

FTP ACC SAP Valais

ftp://ccsap.hevs.ch/

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12. Bibliographie
12.4 Sites Web secondaires
Figure page
de titre

http://ndn.newsweek.com/media/69/080102_CollegeApplications_xtrwidehorizontal.jpg

Figure 1

http://www.welt.de/multimedia/archive/1219267446000/00622/sap_DW_Wirts
chaft_W_622951g.jpg,

Figure 2

http://revuesim.free.fr/index.php?page=glossaire

Figure 3

http://www.bfs.admin.ch/bfs/portal/fr/index/themen/03/02/blank/key/erwerbst
aetige0/nach_sektor_und_region.html

Figure 5

http://www.ananthtech.com/images/graph_6.jpg
12.5 Cours

2007Cret

Prof. Blaise Crettol (2007). Cours d'organisation

2008Maw2 Dr. Prof. Werner Maier (2008/2009). Business Process Management 1+2
2009Bagn

Prof. Laurent Bagnoud (2009). Business Process Modelling Notation

2008Bovi

Prof. Aline Bovier (2008/2009). Business Process Management


12.6 Travaux de diplme, de Bachelor

2009Sala

Sandrine Salamin (2009). Human Capital Management

2009Sacj

Ilija Sacjevksi (2009). Human Capital Management

2006Math

Mathieu Ortelli (2006). SAP ERP 2005 : ECC 6.0, Campus Management
NetWeaver Portal

2007Heri

Eric Hritier (2007). Etude dopportunit pour la mise en uvre de lE-facturation


lEtat du Valais

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


13. Glossaire

13.

Glossaire

Abrviation/terme

Description

ABAP

Advanced Business Application Programming. Langage de programmation


utilis dans SAP.

Alumni

Terme provenant du latin, pluriel dAlumnus, dsignant un ancien


tudiant dun tablissement scolaire.

BDD

Base De Donnes. Une base de donnes comporte gnralement une


grande quantit dinformations structures dans le but de pouvoir les
rutiliser simplement, lors de toute sorte de manipulation.

BI

Business Intelligence. Terme utilis pour dsigner linformatique


dcisionnelle soit un ensemble de moyens et doutils permettant de
collecter, dharmoniser et de restituer des donnes dans le but de fournir
une aide la dcision.

ECTS

European Credit Transfer System. Systme de points dvelopp par


lUnion Europenne ayant pour but de pouvoir comparer plus facilement
diffrents programmes dtudes.

Efficacit

Terme utilis pour dsigner le fait datteindre les objectifs qui ont t
fixs un moment donn.

Efficience

Terme utilis pour dsigner le rendement de latteinte dun objectif avec


le moins de ressources possibles.

EHP

EnHancement Package. Extension optionnelle du systme SAP,


permettant de profiter de fonctionnalits supplmentaires. Cf point 0.

ERP

Enterprise Ressource Planning. Logiciel qui permet la gestion de tous les


processus dploys au sein dune entreprise, en intgrant tous les
dpartements (finances, logistique, ventes, approvisionnement,
ressources humaines).

GESTAC

Logiciel de gestion acadmique dvelopp par la socit Equinoxe en


collaboration avec lEPFL. Nomm GESTACplus lors de son introduction
dans les HES, il est aujourdhui appel IS-Academia.

HE&R

Higher Education and Research. Solution industrielle fournie par SAP


(synonyme de Student LifeCycle Management ou Campus Management).

Intgration

Mise en relation de diffrents programmes ou logiciels informatiques


existants afin de garantir un change de donnes entre ceux-ci.

LMS

Learning Management System. Logiciel dvelopp dans le but


daccompagner un professeur dans la restitution de son cours et daider
les tudiants dans leur parcours acadmique.

NetWeaver Portal

Portail bas sur la technologie NetWeaver permettant ses utilisateurs,


via un simple navigateur Web, daccder une multitude de services
entirement paramtrables.

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13. Glossaire
Abrviation/terme

Description

Productivit

Terme utilis pour dsigner le rapport entre le nombre de ressources


utilises pour atteindre un objectif ainsi que le rsultat obtenu.

Rentabilit

Terme utilis pour dsigner le rapport entre un bnfice obtenu ainsi que
les ressources, financires ou non, utilises pour son obtention.

ROI

Return On Investment. Dsigne les bnfices, financiers ou non, effectus


suite un investissement.

Rle

Un rle est utilis dans lenvironnement SAP afin dattribuer des


autorisations aux utilisateurs ; il sert donc la gestion des droits sur le
systme et sur le portail.

SAP

Systmes, Applications et Produits.


commercialisation de solutions ERP.

SI

Systme dInformation. Ensemble organis de ressources (matriel,


logiciel, personnel, donnes, procdures) permettant d'acqurir, de
stocker, de communiquer des informations sous forme de donnes,
textes, images, sons dans des organisations. Cf. point 2.1.

SLCM

Student LifeCycle Management. Solution industrielle propose par SAP, cf


le point 2.5 du prsent travail.

Leader

mondial

dans

la

Solution industrielle Solutions proposes par SAP, spcialement adaptes au secteur


conomique dans lequel certaines entreprises oprent. Elles apportent
des fonctionnalits supplmentaires en comparaison au systme de base
et sont payantes.
SSO

Single Sign-On. Lauthentification unique permet de se connecter


plusieurs applications en nutilisant quun seul mot de passe.

Ces dfinitions constituent un chantillon des termes les plus importants utiliss dans le prsent
travail. Pour de plus amples informations, veuillez vous rfrer au glossaire officiel de SAP
ladresse suivante : http://help.sap.com/saphelp_glossary/de/index.htm.

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Etude comparative HES-SO Valais - SAP SLCM


14. Index

14.

Index

AAI 19, 40
alumni III, 53, 86
axe fonctionnel 3
axe organisationnel 3
axe technologique 3

Learning Management System 17

M
Master Data Management (MDM) 42
Moodle 17
Multi-Channel Access 39

B
Bologne 1, 17
Business Intelligence 42

NetWeaver 38
NetWeaver BI 43
NetWeaver Portal 39, 41

Collaboration 39
Cyberlearn 17

O
E

optimisation III, 22, 32, 36, 37, 39, 43, 53, 111
optimisation du processus 30

e-Biller Direct 15, 32, 49, 51, 67


ECTS 9
Employee Self Services 39, 41, 69, 71, 76
Enhancement Package 44, 45
entreprise en rseau 7
ERP 5

P
People Integration 39
processus 12, 13, 14, 15, 24, 27, 28, 29
Progiciels 1

H
HES-SO 1, 2
HES-SO Valais II, III, VIII, 1, 2, 10, 11, 12, 22, 24, 30, 31,
36, 44, 53, 74, 77, 78

R
rle 13, 16, 19, 39

Intranet 10, 12
IS-Academia 21

SageX 33
SAP 1, 2
SAP NetWeaver Portal 54
SI 7
Single Sign-On 19, 40
SLCM III, 1, 8, 9, 13, 15, 41
Student LifeCycle Management 46, 54
Systmes dinformation 3

K
Knowledge Management 42

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A. Annexes
Donnes du Travail de Bachelor
Planning
Heures
Rapports hebdomadaires
Procs verbaux
A.1 Donnes du Travail de Bachelor

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A.2 Planning
A.2.1 Diffrences entre le temps planifi et le temps ralis (tableaux)

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A.2.2 Diffrences entre le temps planifi et le temps ralis (graphiques)

Total d'heures planifies


15.0 h; 4%

Total dmarrage
86.0 h; 24%

Total analyse
Total Implmentation

195.0 h; 53%

Total Test & Qualit


50.0 h; 14%

Total partie administrative

20.0 h; 5%

Total d'heures ralises


11.0 h; 3%

84.0 h; 23%

Total dmarrage
Total analyse
Total Implmentation

192.0 h; 53%

Total Test & Qualit


59.0 h; 16%

Total partie administrative

18.0 h; 5%

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A.3 Heures
A.3.1 Semaine du 14.09 au 20.09

A.3.2 Semaine du 21.09 au 27.09

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A.3.3 Semaine du 28.09 au 04.10

A.3.4 Semaine du 05.10 au 11.10

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A.3.5 Semaine du 12.10 au 18.10

A.3.6 Semaine du 19.10 au 25.10

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A.3.7 Semaine du 26.10 au 01.11

A.3.8 Semaine du 02.11 au 08.11

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A.3.9 Rsum des huit semaines

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A.4 Rapports hebdomadaires


A.4.1 Semaine du 14 au 20 septembre

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A.4.2 Semaine du 21 au 27 septembre

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A.4.3 Semaine du 28 septembre au 4 octobre

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A.4.4 Semaine du 5 au 11 octobre

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A.4.5 Semaine du 12 au 18 octobre

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A.4.6 Semaine du 19 au 25 octobre

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A.4.7 Semaine du 26 octobre au 1er novembre

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A.4.8 Semaine du 2 au 8 novembre

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A.5 Procs verbaux


A.5.1 Intranet
Le prsent PV est ralis la suite de lentretien ralis avec Monsieur Emmanuel Carroz du
Service Informatique Sierre, le 25 septembre 2009 10h. Il lui a t remis pour vrification et
validation des informations.
Est-ce que le plan des cours est dynamique ? Est-ce quil y a un contrle qui est effectu en arrireplan (disponibilits classes, professeurs, si oui avec quelle application) ?

Il y a bel et bien un contrle qui est effectu, laide dune application dveloppe il y a
quelques annes en interne ( lpoque pour lESIS). Ctait une ncessit puisque lcole
dinformatique rsidait dans plusieurs btiments, disperss gographiquement. Il a fallu environ
un mois de dveloppement (une personne), puis deux semaines de maintenance lors du passage
la HES-SO. Un message dalerte est donn lorsquun professeur est inscrit dans diffrents
cours, la mme heure. Mais cette exception est autorise car il nest pas rare quun prof
doivent donner un cours dans plusieurs salles en mme temps, dans le cas dateliers par
exemple (filire tourisme p.ex.).
Que se passe-t-il (processus et personnes) lorsquun tudiant demande une attestation ?

Lorsque ltudiant remplit sa demande dattestation et la valide, un mail est envoy au


secrtariat, Marie-Laure Siffert ou sa remplaante, Anne Niederhauser. Celle-ci remplit
lattestation et la soumet au responsable de filire pour signature. Ensuite, un mail est envoy
ltudiant lui indiquant quil peut la rcuprer au secrtariat. Sil sagit dune nouvelle
attestation, cette procdure est gratuite. Dans le cas dun double, cela cote 5.- CHF.
Que se passe-t-il (processus et personnes) lorsquune personne signale un changement dadresse ?

Un mail est envoy au secrtariat avec les donnes relatives ltudiant ou au collaborateur. Ces
informations sont ensuite saisies par Marie-Laure Siffert ou sa remplaante dans la base de
donnes IS-Academia (anciennement Gestac) qui est extrmement protge. En effet, quun
seul ordinateur de lHES-SO Sierre y a accs (donnes confidentielles). Des demandes du
service informatique ont t faites pour avoir des vues de la base de donnes, ce qui aurait
cot trs cher. Un projet est actuellement en cours de discussion : un annuaire centralis pour
toute la HES-SO.
Est-ce que les tudiants ont la possibilit daccder et de modifier leurs donnes personnelles (Employee
Self Services) ?

Non, impossible ! Ces donnes sont confidentielles et laccs la base de donnes est restreint
trs peu de personnes.
Que se passe-t-il (processus et personnes) lorsquune personne propose des amliorations par le biais de
la bote ides ? Quelle est la dure du processus minimale et maximale ; quel a t le dernier cas
concret ?

Auparavant, un mail tait envoy Cindy Gurin ainsi qu Thomas Steiner. Les propositions sont
ensuite analyses et, selon limportance, proposes pour discussion en sance de direction. Il
sagit souvent de sujets traitant du btiment. Certaines propositions aboutissent (tels que le 3me
cran plasma la caftria ou les multiprises au 3me tage), dautres pas car difficilement ou pas
ralisables : un bancomat dans la HES-SO ou louverture de plus de salles dtude.
Avec quel(s) autre(s) systme(s) ces diffrentes solutions sont-elles intgres ? Input donnes du
systme ? Output vers quels systmes ? Relve(nt)-il(s) dun dveloppement interne, propre ?

Il y a diffrents systmes : tout dabord IS-Academia, anciennement Gestac (gestion acadmique


du personnel et des tudiants) qui contient toutes les donnes relatives la personne comme
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adresse, photo, informations de paiement. Lchange de donnes se fait comme dcrit au point
0. Ensuite le systme SageX, une solution externe qui sert la gestion de projet. Il y a aussi
Moodle (Cyberlearn) qui au dbut a t dvelopp en interne par Icare mais une solution
externe a t choisie par la suite. Cest la plateforme de-learning de la HES-SO. Il y a ensuite
deux solutions internes qui servent grer le contenu (applicatif et design) de lintranet ainsi
que de la page internet : Intraadmin et Interadmin. Les modifications sur ces solutions
entrainent ainsi des modifications sur les sites y relatifs. Pour finir la HES-SO Valais dispose dun
GLPI, gestionnaire libre de parc informatique, servant faire linventaire de quest-ce quil y a en
stock et surtout o.
Quelles sont les autres possibilits mises disposition des tudiants ?

Il y a les petites annonces (intranet), les annonces immobilires (sur le site internet) et les offres
demploi (sur le site internet). Ces dernires fonctionnent trs bien. Ensuite, tout ce qui touche
le service informatique (en cas de problme avec un poste p.ex.) et un systme de dpannage
sous forme de question-rponse. Il y a aussi une possibilit de rservation de matriel audio et
vido, comme des camras par exemple.
Il y a-t-il une possibilit, selon vous, doptimiser ces processus 1.2 / 1.3 / 1.5?

Oui ce serait possible en intgrant notamment :


-

En intgrant les donnes lies aux changements dadresse dans une base de donnes,
sans devoir les retranscrire. Mais cest difficile parce que la HES-SO dicte des rgles quon
ne peut pas si facilement contourner.
En utilisant des Employee Self Services afin de contourner certaines lourdeurs
administratives, lors de la demande dattestation de scolarit par exemple. Le problme
est que la signature lectronique nest pas reconnue, ce service serait donc pour linstant
inutile.
re

Combien dtudiants compte la HES-SO Valais, respectivement en 1 , 2

me

me

et 3

anne ?

Actuellement, il y a 2600 comptes email la HES-SO Valais. Cependant, le nombre exact


dtudiants la HES-SO Valais est au nombre de 1781 tudiants, selon les dernires statistiques
publies le 15 octobre 2009.

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A.5.2 Cyberlearn
Le prsent PV est ralis la suite de lenvoi des questions Mme Anne-Dominique Salamin le
25 septembre 2009. Elle y a rpondu puis ma renvoy le questionnaire par mail. Par
consquent, le PV ne lui a pas t remis pour vrification et validation des informations.
Les tudiants peuvent sinscrire des cours pour tlcharger de la documentation, peuvent-ils ou
pourront-ils faire plus ? Quen est-il des autres utilisateurs (professeurs, administrateurs) ?

Les professeurs sont administrateurs de leur propre cours. Ils peuvent adapter leur espace de
cours selon leurs besoins. En gnral, le premier niveau de travail consiste utiliser Moodle
comme repository pour y publier des documents .pdf, .doc, .ppt etc. Quand le professeur
progresse dans l'utilisation de Moodle, il va intgrer dans son enseignement des ressources
collaboratives (forum, wiki etc.). Ensuite, il pourra intgrer une certaine interactivit en ralisant
des quiz ou en autorisant les tudiants restituer des travaux en ligne dans la plate-forme. Enfin,
certains professeurs matrisant les techniques multimdia (ou demandant Cyberlearn de le
faire pour eux) peuvent intgrer dans leurs cours des vidos, des animations flash etc. pour
mieux expliquer une notion complexe et/ou abstraite.
Les tudiants accdent toutes les ressources cres par les professeurs et peuvent dans une
mesure limite les complter par exemple en participant la ralisation d'un wiki.
En ce qui concerne les administrateurs, ils sont au nombre de 6 pour la HES-SO et peuvent selon
leur niveau (super admin) accder tout, modifier, supprimer, dplacer, renommer tous les
lments en lien avec la plate-forme. Le superadmin peut lui installer des patchs, une nouvelle
version de Moodle etc.
Cyberlearn est-il bas sur les rles, savoir un tudiant aura-t-il un compte diffrent dun professeur ?
Quels sont les fonctionnalits supplmentaires dun compte professeur par rapport un compte
tudiant ?

Il faut tout d'abord diffrencier Moodle (le LMS) de Cyberlearn (le centre e-learning qui gre le
LMS et offre des services de dveloppement aux professeurs). En ce qui concerne Moodle,
globalement, il n'y a pas de diffrenciation entre les rles professeur et tudiant : tous deux
sont considrs comme des users. Dans l'espace de cours du professeur, les users peuvent
assumer diffrents rles comme nous le montre cette image :

A noter que le statut invit n'est utilisable que si le cours est mis en libre service pour tous les
visiteurs.

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Avec quel(s) systme(s) dinformation Cyberlearn est-il intgr ? Il y a-t-il un change de donnes avec
dautres systmes ? (Synchronisation avec horaires de cours, professeurs, classes par exemple ou autres) ?

Moodle est intgr au SI de la HES-SO, sous l'acronyme AGL (application de gestion e-learning)
comme AGE (application de gestion des tudiants) ou AGP (application de gestion de projets
etc.).
La HES-SO ayant dvelopp depuis peu un annuaire centralis de type Switch AAI, (pour l'instant
utilis seulement au niveau des masters), un compte "local" (accs rseau HES-SO Valais par
exemple) permet(tra) un accs Moodle avec les mmes utilisateurs et les mmes mots de
passe (Single Sign-On).
Est-il possible dvaluer et de noter les tudiants directement sur Cyberlearn ?

Oui, cest possible. Toutefois, le systme offre le choix de noter sur une base de pourcentage
(50%, 100%, avec une progression de 5%) ou de chiffres (1, 2, 3 etc.) La particularit qui consiste
attribuer le 1 de prsence pour une copie vide n'est toutefois pas prise en compte
automatiquement par le systme.
Quelles autres possibilits offre Cyberlearn ?

Voici la liste des activits possibles pour un professeur :

Cyberlearn relve-t-il dun dveloppement propre ? Si oui, quels ont t les cots engendrs, le temps et le
nombre de personnes ncessaires ?

Moodle est une plate-forme opensource, qui dispose d'une forte communaut de dveloppeurs
et d'utilisateurs (www. Moodle.org). Elle est donc mise disposition gratuitement.
Est-ce que Cyberlearn est une application davenir ou risque-t-elle dtre remplace par une autre
solution ?

Pour l'instant Moodle est une des 10 plate-formes les plus utilises dans le monde, et la plus
utilise dans l'enseignement tertiaire en Europe. Le fait qu'elle soit opensource, donc
customisables (personnalisables) et adaptable par nos soins, nous pousse la conserver.

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A.5.3 IS-Academia
Le prsent PV est ralis la suite de lentretien ralis avec Ariane Praz et Charlotte Mtrailler
des services centraux, le 5 octobre 2009 13h30. Il leur a t remis pour vrification et
validation des informations.
Quelles (autres) possibilits offre IS-Academia mis part linscription aux modules et lvaluation des
cours ?

Il y a deux grandes parties dans IS-Academia : la gestion des donnes concernant les tudiants et
les collaborateurs. Pour un tudiant, celles-ci consistent en informations telles que le numro de
matricule, le numro AVS, la photo, la/les adresse(s), les langues, le cursus scolaire, les modules
suivis Pour un collaborateur, cest un peu pareil concernant les donnes personnelles mais il y
a en plus leurs contrats de travail, les plans dengagement ainsi que les feuilles de charge ce qui
permet de faire une gestion administrative des employs (suivis des contrats).
Dautres possibilits quoffre IS-Academia sont notamment la gestion des plans dtude (pleintemps, en emploi, filires) et la gestion des notes. Les plans dtudes taient, auparavant, grs
laide dExcel avec des macros. Les notes, elles, sont saisies par les secrtaires. Il est possible
que ce soient les profs qui le fassent mais cest pour linstant seulement en phase test.
Limpression des notes se fait aussi partir dIS-Academia. Toute la formation pratique du
domaine Sant & Social est galement gre dans IS-Academia avec une indemnisation
centralise au niveau HES-SO Delmont.
Depuis peu, il y a aussi les descriptifs des modules sur le systme. De plus, il permet la
correspondance facilite avec les tudiants et les collaborateurs puisquil est possible denvoyer
des mails ou de faire des publipostages. Les contacts simplifis, un nouveau dveloppement,
permet, grce une base de donnes centralise, de lier facilement des groupes de personnes
des vnements (p.ex.).
Le systme est volutif puisque chaque deux mois des nouveauts sont prsentes (qui sont
toujours testes avant leur implmentation) et chaque deux semaines des sances de
coordination ont lieu pour mettre daccord les diffrentes coles affilies.
IS-Academia relve-t-il dun dveloppement propre ? Si oui, quel a t le nombre de personnes
impliques ? Et aujourdhui, pour la maintenance ?

Ce nest pas un dveloppement interne. Il a t dvelopp par la socit Equinoxe en


collaboration avec lEPFL. Par contre, il arrive que la HES-SO Valais fasse des demandes de
dveloppement, payes par elle (comme par exemple la gestion des vacataires). Celles-ci sont
dveloppes par Equinoxe.
Quel a t son cot dinvestissement ?

Vu que le systme ne relve pas dun dveloppement propre, il ny a pas eu de rel cot
dinvestissement. Cependant il y a tous les cots lis au paramtrage et la maintenance, soit
lquivalent de deux employs plein-temps.
Que se passe-t-il (processus) lorsquun tudiant sinscrit un module ?

Lessentiel du processus a lieu avant. En effet, ltudiant va seulement contrler sil est bien
inscrit dans tous les modules quil aimerait suivre. Suite cela, il est automatiquement inscrit
aux examens y relatifs. Les assistants contrlent aussi ces inscriptions, surtout les cas
exceptionnels (plusieurs checs par exemple). Mais auparavant des rgles de gestion permettent
de faire une grande partie du processus : grce diverses vrifications (caractristiques des
modules, crdits, notes, modules acquis ou non), les inscriptions sont faites de faon
automatise. Dans le cas dun chec, un tudiant est inscrit automatiquement un rattrapage.
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Ltudiant qui se connecte ensuite peut alors se dsinscrire de certains modules, notamment sil
a loup trop de modules ce qui lui ferait un trop grand nombre de cours suivre le semestre
prochain.
Que se passe-t-il (processus) lorsquun tudiant rpond aux valuations ?

Les valuations sont traites de faon anonyme. Personne ne peut savoir qui a crit quel
commentaire. Ces derniers peuvent ensuite tre lus par le professeur concern, et seulement
par lui (un autre prof ny aura pas accs). Il peut aussi encore voir le taux de participation,
changer le type daffichage (diagramme, camembert, barres)
Avec quel(s) systme(s) dinformation(s) ces processus sont-ils intgrs ?

Avec SAP pour toute la partie rpartition des cots, soit la rcupration du journal des salaires
SAP li avec les feuilles de charges dIS-Academia, donc ce qui relve de la comptabilit
analytique (ct collaborateurs). Et sinon encore avec Service Informatique afin de crer les
groupes dtudiants (all of), dtablir les listes de classes ou de modules ; ceci est fait par
extraction depuis Discoverer, qui est un outil de reporting permettant via une interface web
dinterroger la base de donnes IS-Academia.
Il y a-t-il une possibilit, selon vous, doptimiser ces processus ?

Spcialement pour le rendu des notes, un processus demandant beaucoup de temps


administratif, des optimisations seraient bienvenues et possibles. A ce jour, ce sont les
secrtaires qui rentrent les notes transmises par les professeurs sur IS-Academia. La saisie
pourrait tre faite sur le systme par les professeurs directement, vu quun systme de
pondration paramtrable existe. Le grand souci est le manque de temps et de ressources
ncessaires pour mettre en place de tels projets.
Un autre point intressant est celui de la cration dun portail, o chacun aurait accs
uniquement aux informations qui le concernent. Un tudiant pourrait ainsi modifier lui-mme
rapidement son adresse, sans quil y ait un besoin de double-saisie par le secrtariat. Il serait
imaginable quun contrle de scurit soit alors fait afin que seul des informations censes
soient enregistres.
Un tudiant a-t-il la possibilit de voir les modules quil a suivis, a-t-il aussi la possibilit de contester des
rsultats obtenus

Non puisquil nest pour linstant pas encore possible de voir ses notes, une tape en cours de
test et qui se fera srement prochainement.

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A.5.4 SageX
Le prsent PV est ralis la suite de lentretien ralis avec Marie-Paule Loye, responsable du
SAS, le 5 octobre 2009 15h00. Il lui a t remis pour vrification et validation des informations.
Que permet de faire SageX, en quoi consiste-t-il exactement ?

SageX est une AGP, donc une application de gestion de projet. Cest une simple base de donnes
qui regroupe les projets de la HES-SO et permet de suivre, de grer de manire financire un
projet. Il est aussi possible de faire des extractions de donnes dans le but de faire du reporting
mais ces fonctionnalits ne sont pas encore au point. Dans un projet il y a trois grandes phases :
la dfinition, le suivi, ainsi que la clture. Il est aussi possibilit dy annexer des fichiers, comme
par exemple des rapports financiers intermdiaires ou des demandes de subvention. Dans la
dfinition sont indiqus tous les dtails lis au projet lui-mme : le type de projet, quel institut il
touche, le type de financement qui dfinit les tarifs, les secteurs de projet, le budget, les
partenaires de recherche Une fois que tout a est rentr, on a un bilan de charges qui nous
permet de voir qui donne combien, une sorte de rsum financier.
Dans le suivi, il y a diffrentes tapes : la prparation (par le chef de projet), la validation (par la
direction), loffre au client, le projet en cours sil est accept par le client, la fin scientifique (les
travaux ont t faits), la fin administrative et larchivage. La date de dbut et de fin du projet
peut y tre modifie. Pour le chef de projet, ceci permet surtout davoir un suivi financier du
projet jour, concernant le nombre dheures et le cot en CHF (factures sur projet, qui a not
des heures sur quoi, combien a t encaiss). Le plan de facturation consiste en un planning de
charges et de recettes, afin de suivre la facturation et de savoir si le rsultat produits charges
couvre les salaires dinstitut.
Dans la clture, le projet est termin et il sagit de faire une synthse de valorisation cest--dire
dinformer comment la recherche a pu tre valorise (publication scientifique, dpt de projet,
cration dune start-up, etc.).
Le grand manque de SageX se situe au niveau du reporting, qui se fait par Discoverer. Il est
relativement incomplet et dangereux utiliser. De plus, celui-ci est li une gestion des droits
soit tout soit rien , donc la plupart des personnes ny ont mme pas accs.
Des amliorations au niveau de lergonomie pourraient tre faites : lorsquun projet est en
cours, on arrive quand mme toujours dabord sur lcran Dfinition .
Avec quel(s) systme(s) dinformation est-il intgr ? Echange des donnes ?

Avec AGF (application de gestion financire) dans des buts de comptabilit. En effet, les donnes
financires sont reprises par AGF. Ce qui devrait tre fait mais ne lest pas encore : lintgration
avec AGE (Application de Gestion des Ecoles), qui englobe toutes les donnes relatives aux
collaborateurs et aux tudiants. Ceci permettrait dviter la double-saisie lie au manque
dintgration.
Y a-t-il une intgration des modules FI (dbiteurs/fournisseurs) / CO / RH ?

Il y a lintgration avec AGF, sinon il y a quelques reprises mais celles-ci sont insuffisantes.
Y a-t-il une intgration avec les donnes de temps lorsque les employs timbrent ?

Non cette intgration nexiste pas. Mais cest voulu. Il se peut que les collaborateurs doivent
affecter leur temps de travail sur plusieurs projets dans la mme journe. Cest pourquoi ils
rentrent leur temps la main, afin de pouvoir le splitter sur diffrents projets. Cependant il
serait envisageable de rcuprer le temps de timbrage et de le rpartir par la suite, ce qui
viterait des diffrences entre le temps rel travaill et le temps enregistr sur SageX, mais cela
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nest valable que pour certains collaborateurs qui sont astreints au timbrage. Le corps
professoral ne timbre pas.
Y a-t-il un rappel automatique pour les dbiteurs en retard (30j. p.ex.) ?

Ceci est gr entirement par le SAS, afin de dcharger le chef de projet. Un 1 er puis un 2me
rappel sont envoys aux dbiteurs. Si aprs cela le paiement nest toujours pas rapproch, le
chef de projet est contact afin de discuter ce quil en sera pour la suite (contact du client par
exemple).
SageX relve-t-il dun dveloppement propre ? Si oui, quel a t son cot dinvestissement ?

Au dbut, ctait un dveloppement en interne puis a a t repris au niveau de la HES-SO.


Initialement ctait bas sur Sage, uniquement utilis en Valais. Celui-ci a cependant largement
volu depuis et est utilis maintenant dans tout le rseau HES-SO (dnomination SageX).
Lorsquun collaborateur entre des heures sur SageX, que se passe-t-il exactement par la
suite (processus) ?

Le fait dentrer des heures sur SageX influence directement financirement le projet sur lequel il
a entr des heures. Par la suite cela permet de faire des contrles quant au suivi du projet.
Quelles sont les incidences lors de dpassement de budget ?

Il faut distinguer deux sortes de projet : les prestations de service ainsi que la recherche
applique et le dveloppement. La premire est normalement autofinance et ne devrait pas
comporter de pertes. Si cest quand mme le cas, une explication est demande au chef de
projet. Si cela arrive trop souvent, a rsulte souvent dune sous-estimation de budget. Un projet
de RaD est par contre bien souvent dficitaire, puisquil repose sur des estimations de temps
trs alatoires. Il se peut cependant quun tel projet soit lucratif, notamment lorsquune solution
est rapidement trouve au problme.
De plus, SageX est soumis au contrle de lEtat qui pointe une fois par annes certains projets.

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