Access2010 PDF

Guide de formation avec cas pratiques
Yvan Picot est formateur

et dveloppeur depuis 20
ans. Spcialis en bases de
donnes, il a travaill sur de
nombreux projets en Access,
SQL Server, Oracle, C#, VB et
PHP.
La premire partie, Manuel utilisateur, prsente

sous forme de fiches pratiques les fonctionnalits
dAccess 2010: prise en main du logiciel, cration
et exploitation dune base de donnes, requtes,
cration de formulaires et dtats, etc.
La seconde partie, Cas pratiques, vous propose de

mettre en uvre vos connaissances en ralisant
pas pas une application de gestion commerciale
simple travers treize exercices corrigs. Cette
partie vous aidera mettre en pratique la plupart
des fonctions tudies dans la premire partie,
tout en vous prparant concevoir et exploiter vos
propres bases de donnes.
Les fichiers ncessaires la ralisation de ltude de

cas sont disponibles en tlchargement sur le site
Web www.editions-eyrolles.com
Au sommaire
Manuel utilisateur. Environnement de travail Exploiter une base de donnes
existante: utiliser la feuille de donnes Crer une base de donnes Crer
des tables Requtes slection Les formulaires Les tats Relations
entre tables Requtes avances Contrles avancs Importer, exporter,
lier des donnes. Cas pratiques. Prsentation de lapplication (gestion
dun magasin de location vido) Modifier les donnes dune table
Personnaliser la feuille de donnes Trier/rechercher/filtrer Crer
la base de donnes et ses tables Dfinir les proprits Crer des
requtes slection Crer des formulaires Crer des tats et des
tiquettes Relations et requtes Requtes avances Formulaires
avancs Tableaux croiss et graphiques Import/export de donnes.
Access 2010 Utilisateur
Aprs une carrire dingnieur

chez IBM, Philippe Moreau
a t responsable formation.
Aprs avoir fond et dvelopp
un important organisme de formation informatique en France,
il dirige aujourdhui la socit
ddition Tsoft. Il est auteur
depuis 15 ans de nombreux
ouvrages sur Windows et sur
les suites bureautiques.
Vous tes dbutant en bases de donnes ou possdez

dj quelques notions de Microsoft Access: ce manuel
dautoformation vous conduira rapidement vers une
matrise des fonctions du logiciel, que vous mettrez en
uvre travers une tude de cas traite sous forme
dexercices.
Access 2010
Utilisateur
Philippe Moreau et Yvan Picot
PH. MOREAU
Y. PICOT
Chaque ouvrage de la collection

comprend une partie cours,
conue sous forme de fiches
descriptives trs concrtes,
suivie de cas pratiques grce
auxquels vous saurez rapidement crer vos propres
documents et vos propres applications de manire autonome.
barbary-courte.com | Visuel : behindtheleaves.com
Rdigs par des professionnels

de la formation, les Guides de
formation Tsoft ont t adopts
par de nombreuses entreprises
comme supports de cours ou
manuels dautoformation aux
logiciels de bureautique.
pprendre crer et exploiter une

base de donnes avec Access 2010
Code diteur : G12825

ISBN : 978-2-212-12825-3
Les Guides
de formation Tsoft
25
12825_accessutil_220.indd 1
27/10/10 10:46
170 x 240 22,0 mm

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Aprs une carrire dingnieur

chez IBM, Philippe Moreau
a t responsable formation.
Aprs avoir fond et dvelopp
un important organisme de formation informatique en France,
il dirige aujourdhui la socit
ddition Tsoft. Il est auteur
depuis 15 ans de nombreux
ouvrages sur Windows et sur
les suites bureautiques.
Yvan Picot est formateur
et dveloppeur depuis 20
ans. Spcialis en bases de
donnes, il a travaill sur de
nombreux projets en Access,
SQL Server, Oracle, C#, VB et
PHP.
Vous tes dbutant en bases de donnes ou possdez

dj quelques notions de Microsoft Access: ce manuel
dautoformation vous conduira rapidement vers une
matrise des fonctions du logiciel, que vous mettrez en
uvre travers une tude de cas traite sous forme
dexercices.
7
La premire partie, Manuel utilisateur, prsente

sous forme de fiches pratiques les fonctionnalits
dAccess 2010: prise en main du logiciel, cration
et exploitation dune base de donnes, requtes,
cration de formulaires et dtats, etc.
La seconde partie, Cas pratiques, vous propose de

mettre en uvre vos connaissances en ralisant
pas pas une application de gestion commerciale
simple travers treize exercices corrigs. Cette
partie vous aidera mettre en pratique la plupart
des fonctions tudies dans la premire partie,
tout en vous prparant concevoir et exploiter vos
propres bases de donnes.
Les fichiers ncessaires la ralisation de ltude de

cas sont disponibles en tlchargement sur le site
Web www.editions-eyrolles.com
Au sommaire
Manuel utilisateur. Environnement de travail Exploiter une base de donnes
existante: utiliser la feuille de donnes Crer une base de donnes Crer
des tables Requtes slection Les formulaires Les tats Relations
entre tables Requtes avances Contrles avancs Importer, exporter,
lier des donnes. Cas pratiques. Prsentation de lapplication (gestion
dun magasin de location vido) Modifier les donnes dune table
Personnaliser la feuille de donnes Trier/rechercher/filtrer Crer
la base de donnes et ses tables Dfinir les proprits Crer des
requtes slection Crer des formulaires Crer des tats et des
tiquettes Relations et requtes Requtes avances Formulaires
avancs Tableaux croiss et graphiques Import/export de donnes.
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170 x 240 22,0 mm

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Access 2010 Utilisateur
Chaque ouvrage de la collection

comprend une partie cours,
conue sous forme de fiches
descriptives trs concrtes,
suivie de cas pratiques grce
auxquels vous saurez rapidement crer vos propres
documents et vos propres applications de manire autonome.
Access 2010
Utilisateur
PH. MOREAU
Y. PICOT
Rdigs par des professionnels

de la formation, les Guides de
formation Tsoft ont t adopts
par de nombreuses entreprises
comme supports de cours ou
manuels dautoformation aux
logiciels de bureautique.
pprendre crer et exploiter une

base de donnes avec Access 2010
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Les Guides
de formation Tsoft
27/10/10 10:46
Access 2010
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chez le mme diteur
Dans la collection Les guides de formation Tsoft

P. Moreau. Excel 2010 initiation.
N12852, 2010, 232 pages.
P. Moreau. Excel 2010 avanc.
N12853, 2010, 232 pages.
D.-J. David. Excel 2010: programmation VBA.
N12793, 2010, 290 pages.
P. Moreau. Word 2010 initiation.
N12879, paratre fin 2010.
P. Moreau. Word 2010 avanc.
N12880, paratre fin 2010.
S. Lange. Configuration et dpannage de PC.
N12247, 2009, 616 pages.
Autres ouvrages
N. Barbary. Excel 2010 expert.
N12761, 2010, 500 pages.
T. Capron. DExcel Access.
N12066, 2008, 350 pages.
I. Taylor, B. Jelen. Analyse marketing et reporting avec Excel.
N12251, 2008, 250 pages.
J. Rubin. Analyse financire et reporting avec Excel.
N11460, 2004, 278 pages.
S. Gautier, G. Bignebat, C. Hardy, M. Pinquier. OpenOffice.org 3.2 efficace.

N12755, 2010, 412 pages + CD-Rom.
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faus
Access 2010
Utilisateur
faussespages_165.indd 2
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20/10/10 15:20
DITIONS EYROLLES
61, bd Saint-Germain
75240 Paris Cedex 05
www.editions-eyrolles.com
Le code de la proprit intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet expressment la

photocopie usage collectif sans autorisation des ayants droit. Or, cette pratique sest gnralise
notamment dans les tablissements denseignement, provoquant une baisse brutale des achats
de livres, au point que la possibilit mme pour les auteurs de crer des uvres nouvelles et de
les faire diter correctement est aujourdhui menace.
En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intgralement ou partiellement le
prsent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de lditeur ou du Centre Franais
dExploitation du Droit de Copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.
Groupe Eyrolles, 2011, ISBN : 978-2-212-12825-3
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Avant-propos
Conu par des pdagogues expriments, loriginalit de cet ouvrage est dtre la fois un manuel
de formation et un manuel de rfrence. Il vous apporte les outils pour apprendre utiliser
efficacement le logiciel Access 2010.
FICHES PRATIQUES
La premire partie, Manuel utilisateur, prsente sous forme de fiches pratiques lutilisation des
fonctionnalits dAccess 2010 et leur mode demploi. Ces fiches peuvent tre utilises soit dans
une dmarche dapprentissage pas pas, soit au fur et mesure de vos besoins, lors de la
ralisation de vos propres documents. Une fois ces fonctions matrises, vous pourrez galement
continuer vous y rfrer en tant quaide-mmoire. Si vous vous tes dj aguerri sur une version
plus ancienne dAccess ou sur un autre logiciel base de donnes, ces fiches vous aideront vous
approprier rapidement les fonctions dOffice Access 2010.
CAS PRATIQUES
La seconde partie, Cas pratiques, vous propose de mettre vos connaissances en pratique en
ralisant pas pas une application de gestion commerciale simple travers treize cas corrigs.
Vous mettrez en uvre les fonctions dAccess, tout en vous prparant concevoir et exploiter
vos propres bases de donnes.
Ces cas pratiques constituent un parcours de formation ; la ralisation du parcours complet permet
de sinitier seul en autoformation.
Un formateur pourra aussi utiliser cette partie pour animer une formation lutilisation
dAccess 2010. Mis disposition des apprenants, ce parcours permet chaque lve de progresser
sa vitesse et de poser ses questions au formateur sans ralentir la cadence des autres lves.
Les fichiers ncessaires la ralisation de ces cas pratiques peuvent tre tlchargs depuis le site
Web www.editions-eyrolles.com. Pour cela, tapez le code G12825 dans le champ <RECHERCHE>
de la page daccueil du site puis appuyez sur
. Vous accderez ainsi la fiche de louvrage sur
laquelle se trouve un lien vers le fichier tlcharger. Une fois ce fichier tlcharg sur votre poste
de travail, il vous suffit de le dcompresser vers le dossier C:\Exercices Access 2010 ou un
autre dossier de votre choix.
Les cas pratiques sont particulirement adapts en
fin de parcours de formation, lissue dun stage
ou dun cours de formation en ligne sur Internet,
par exemple.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Tlchargez les fichiers

des cas pratiques depuis
www.editions-eyrolles.com
Conventions typographiques
Pour faciliter la comprhension visuelle par le lecteur de lutilisation pratique du logiciel, nous
avons adopt les conventions typographiques suivantes :
Ruban :
noms des onglets, groupes et boutons ou zones qui sont sur le Ruban.
Section :
Italique :
noms des sections dans les menus ou dans les dialogues (*).
noms des commandes dans les menus et nom des dialogues (*).
<Champ>
<proprit>
noms des champs entre chevrons simples.

noms des proprits entre chevrons simples.
Saisie :
noms de dossier, noms de fichier, texte saisir.
[xxxxx] :
Actions :
boutons qui sont dans les botes de dialogue (*).

les actions raliser sont prcdes dune puce.
(*) Dans cet ouvrage, le terme dialogue dsigne une bote de dialogue .
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
TABLE DES MATIRES

PARTIE 1
MANUEL UTILISATEUR ....................................... 5

1. ERGONOMIE ACCESS 2010 ....................................................7
Les objets dune base de donnes .......................................................................8
Dmarrer Access .............................................................................................. 11
Arrter Access ou basculer entre applications ..................................................... 12
Ouvrir et fermer une base de donnes ............................................................... 13
La nouvelle interface dAccess ........................................................................... 14
Le Ruban et les onglets .................................................................................... 15
La barre d'outils Accs rapide ............................................................................ 16
Longlet Fichier et le mode backstage ................................................................ 17
Volet de navigation .......................................................................................... 18
Manipuler les objets de la Base de donnes........................................................ 19
Les options Access ........................................................................................... 22
Obtenir de l'Aide .............................................................................................. 26
2. UTILISER LA FEUILLE DE DONNES....................................29

Saisir et diter des enregistrements ................................................................... 30
Copier/dplacer/supprimer des donnes ............................................................ 33
Mettre en forme la feuille de donnes ................................................................ 34
Rechercher et remplacer des donnes ............................................................... 37
Vrifier lorthographe........................................................................................ 38
Trier dans la feuille de donnes ......................................................................... 40
Filtrer dans la feuille de donnes ....................................................................... 41
Imprimer la feuille de donnes .......................................................................... 43
3. CRER ET GRER LES FICHIERS .........................................45

Crer une base de donnes vide ....................................................................... 46
Crer une base de donnes partir dun modle ................................................ 47
Sauvegarder/restaurer une base de donnes ...................................................... 48
Tsoft Access 2010 Utilisateur

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Compacter/fractionner une base de donnes ...................................................... 49

Conversion de format de fichier .........................................................................50
Proprits de la base de donnes ......................................................................51
Protger une base de donnes ..........................................................................52
4. CRER DES TABLES ............................................................. 53

Crer des tables dans une base de donnes ....................................................... 54
Ajouter et supprimer des champs ......................................................................55
Types de donnes ............................................................................................ 57
La cl primaire et les index ...............................................................................58
Proprits des champs...................................................................................... 60
5. REQUTES SLECTION ........................................................ 67

Crer une requte avec lassistant .....................................................................68
Crer une requte en mode Cration .................................................................70
Gestion des requtes ........................................................................................ 71
Placer les champs dans la grille de requte......................................................... 72
Tris dans les requtes....................................................................................... 73
Critres de slection dans une requte ............................................................... 74
Paramtres dans une requte............................................................................77
Champ calcul dans une requte .......................................................................78
Regroupements et calculs de synthse ............................................................... 82
6. LES FORMULAIRES.............................................................. 85
Crer un formulaire .......................................................................................... 86
Grer les formulaires ........................................................................................ 89
Formulaire en mode Cration ............................................................................90
Formulaire en mode Page ................................................................................. 93
Ajouter des contrles........................................................................................ 94
Disposer les contrles ....................................................................................... 96
Mettre en forme les contrles ............................................................................99
Proprits des contrles.................................................................................. 100
Signalement des erreurs ................................................................................. 101
7. LES TATS ......................................................................... 103

Crer un tat ................................................................................................. 104
Grer les tats ............................................................................................... 108
tat en mode Cration .................................................................................... 109
Trier les donnes dans un tat ........................................................................ 112
Regrouper les donnes dans un tat ................................................................ 113

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Filtrer dans un tat ........................................................................................ 115

Calculs et totaux dans un tat ......................................................................... 116
Mise en page et impression............................................................................. 118
8. RELATIONS ENTRE TABLES .............................................. 121

Crer des relations entre tables ....................................................................... 122
Utiliser des tables lies ................................................................................... 126
Sous-formulaire et sous-tat ........................................................................... 130
9. REQUTES AVANCES ....................................................... 135

Introduction .................................................................................................. 136
Requte Cration de table .............................................................................. 137
Requte Ajout denregistrements ..................................................................... 138
Requte Suppression denregistrements ........................................................... 139
Requte Mise jour denregistrement .............................................................. 140
Requte Trouver les doublons ......................................................................... 141
Requte de Non-correspondance ..................................................................... 142
Requte dAnalyse croise .............................................................................. 143
Graphiques .................................................................................................... 145
10. CONTRLES AVANCS .................................................... 149

Case cocher, case doption, bouton bascule ................................................... 150
Zones de liste ................................................................................................ 153
Bouton de commande .................................................................................... 156
Contrle Onglet ............................................................................................. 157
Liens hypertextes ........................................................................................... 158
Autres contrles ............................................................................................. 160
11. IMPORTER, EXPORTER, LIER DES DONNES ................. 163

Importer ou lier ............................................................................................. 164
Importer ou Lier des objets base de donnes ................................................... 165
Importer ou Lier une feuille de calcul ............................................................... 167
Importer ou Lier un fichier texte ...................................................................... 169
Exporter les donnes dune table ou une requte.............................................. 171
Exporter des donnes vers Excel ou Word ........................................................ 172
Effectuer un publipostage avec Word ............................................................... 174
Exporter un tat ............................................................................................ 175

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
PARTIE 2
CAS PRATIQUES
Prliminaires .................................................................................................. 179
12. SAISIR, TRIER ET FILTRER LES DONNES ..................... 181

Cas 1 : Modifier les donnes dune table .......................................................... 183
Cas 2 : Personnaliser la feuille de donnes ....................................................... 191
Cas 3 : Trier, rechercher et filtrer .................................................................... 197
13. STRUCTURE DE LA BASE DE DONNES .......................... 203

Cas 4 : Crer la base de donnes et ses tables ................................................. 205
Cas 5 : Dfinir les proprits ........................................................................... 217
14. EXPLOITER UNE BASE DE DONNES .............................. 225

Cas 6 : Crer des requtes slection ................................................................ 227
Cas 7 : Crer des formulaires .......................................................................... 241
Cas 8 : Crer des tats et des tiquettes .......................................................... 263
15. BASE DE DONNES MULTITABLE .................................... 279

Cas 9 : Relations et requtes........................................................................... 281
Cas 10 : Requtes avances............................................................................ 291
Cas 11 : Formulaires avancs .......................................................................... 305
16. ANALYSE ET EXPORT DE DONNES ................................ 321

Cas 12 : Tableaux croiss et graphiques ........................................................... 323
Cas 13 : Import export de donnes.................................................................. 339
INDEX ................................................................................................................. 347

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PARTIE 1
MANUEL
UTILISATEUR
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ERGONOMIE
ACCESS 2010
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LES OBJETS DUNE BASE DE DONNES

Microsoft Access est un programme de gestion de base de donnes relationnelle (SGBD). Il offre
un ensemble doutils permettant de saisir, de mettre jour, de manipuler, dinterroger et
dimprimer des donnes.
BASE DE DONNES
Une base de donnes est un ensemble structur dinformations. Les exemples de bases de
donnes ne manquent pas : un carnet dadresses, la liste des clients ou des fournisseurs dune
socit, les informations concernant ses ventes, etc.
Une base de donnes est susceptible de contenir les objets suivants : des tables, des requtes,
des formulaires, des tats, des macros et des modules.
Le volet de navigation, gauche de la fentre de lapplication Access, liste les objets de la base de
donnes par groupes, ici Tables, Requtes, Formulaires, tats. Pour ouvrir ou fermer un groupe,
cliquez sur licne double-flche droite de la barre de groupe. Pour visualiser un objet, doublecliquez sur le nom de lobjet.
Traditionnellement le terme base de donnes dsigne simplement une ou plusieurs tables,

ventuellement relies entre elles. Access tend donc la signification de cette expression.
TABLES
Une table contient des donnes de mme nature. Les tables organisent les donnes en colonnes
(ou champs) et en lignes (ou enregistrements). Par exemple, dans une table de clients, le nom est
un champ, le numro de tlphone en est un autre.
Lenregistrement est un ensemble de valeurs de champ concernant une entit : une personne, un
article, un vnement Par exemple, dans une table de clients, le code, le nom, le prnom,
ladresse, le code postal et la ville dun client constituent un enregistrement.
Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

REQUTES
Une requte est la formulation de critres de slection denregistrements dune ou de plusieurs
tables. On peut par exemple extraire les clients par villes. Une requte porte automatiquement sur
les donnes actuelles dune ou plusieurs tables concernes.
Access extrait de ces tables les enregistrements qui rpondent aux critres et les affiche. Dans
lexemple ci-dessous, les clients parisiens sont filtrs par une requte Ville=PARIS.
Une requte peut galement tre de type action. Celles-ci ont la particularit dexcuter leur action
sur une table (cration dune table, ajout/suppression denregistrements, mise jour des
donnes).
FORMULAIRES
Un formulaire sert saisir, consulter et modifier le contenu dune table ou de plusieurs tables
lies, enregistrement par enregistrement. Le formulaire permet dafficher les donnes des
enregistrements, les champs tant disposs lcran selon vos souhaits, de vrifier les valeurs
saisies, de crer des champs calculs, de rclamer des totaux, dincorporer des graphiques, de
mettre en valeur les donnes avec des polices spciales, des couleurs, etc.
Dans lexemple ci-dessous, un formulaire permet de consulter et de mettre jour une fiche
Produit.
TATS
On utilise un tat pour imprimer une srie denregistrements dans un format et une mise en page
personnalise. Dans un tat, on peut regrouper des enregistrements sur divers critres et
effectuer des calculs de regroupement sur les champs : sous-totaux, moyennes, comptage

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Ici, un tat prsentant

une liste de clients
classs par ville.
PAGES DACCS (FONCTIONNALIT SUPPRIME EN VERSIONS 2007 ET 2010)

Microsoft Office Access 2010 ne prend plus en charge les pages d'accs aux donnes. Si vous
souhaitez dployer un formulaire d'entre de donnes sur le Web et stocker les rsultats dans
Access, vous pouvez dployer votre base de donnes sur un serveur Microsoft Windows
SharePoint Services et utiliser les outils fournis par Windows SharePoint Services.
Si vous ouvrez une base de donnes cre dans une version antrieure d'Access (fichier .mdb) et
qui contient des pages d'accs aux donnes, vous pouvez afficher les pages dans Windows
Internet Explorer. Toutefois, vous ne pouvez effectuer aucune opration sur ces pages.
MACROS
Une macro est une squence dactions qui peut tre excute automatiquement, ou lance par
lutilisateur. Une macro peut tre affecte un objet (formulaire, bouton, ) ainsi qu une
combinaison de touches ou une commande.
MODULES
Les modules contiennent des procdures et des fonctions crites en code VBA (Visual Basic pour
Application). Ils permettent de raliser des applications puissantes.
PROJETS
Un projet est une base de donnes particulire dont le but est de permettre un utilisateur
demployer Access pour travailler et accder des donnes centralises sur un serveur SQL. Dans
ce type de base de donnes, les tables et les requtes sont enregistres sur le serveur SQL, alors
que les formulaires, les pages, les tats, les macros et les modules sont stocks sur le poste de
lutilisateur dans un fichier comportant lextension adp.
Remarques : les macros, les modules et les projets ne sont gnralement indispensables que
pour dvelopper des applications importantes et denvergure. Aussi ces sujets ne sont pas traits
dans cet ouvrage qui sadresse aux utilisateurs dAccess et non aux concepteurs dapplications.
10

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
DMARRER ACCESS
Vous pouvez dmarrer Access 2010 de diverses manires dcrites ci-dessous. Vous pouvez lancer
plusieurs instances (fentres) du programme Access, mais vous pouvez ouvrir une seule base de
donnes dans chaque instance.
AVEC LE MENU DMARRER
Dmarrer gauche de la barre des tches Windows, puis cliquez

Cliquez sur le bouton
sur Tous les programmes, sur Microsoft Office , puis sur Microsoft Access 2010 . Ou,
Avec Windows 7, vous pouvez cliquer directement sur Microsoft Access 2010 dans le menu
Dmarrer de Windows, si le programme a t pingl au menu Dmarrer.
AVEC UN RACCOURCI POS SUR LE BUREAU WINDOWS

Si vous avez cr un raccourci sur le Bureau, double-cliquez simplement sur le raccourci
vers le programme Microsoft Access 2010.
Le raccourci vers Access 2010, nest pas mis en place par linstallation dAccess. Pour ajouter un
raccourci vers un programme sur le Bureau, cliquez droit sur le nom du programme dans le menu
Dmarrer, puis sur Envoyer vers, puis sur Bureau (crer un raccourci) dans le menu contextuel.
EN OUVRANT UN FICHIER PRCDEMMENT OUVERT
Cliquez sur
Dmarrer, puis sur Documents rcents puis, dans la liste propose par
Windows, slectionnez le fichier Access (extension .accdb pour Access 2010 et 2007, ou
extension .mdb en versions 2003 et antrieures) parmi les fichiers rcemment ouverts.
EN OUVRANT UN FICHIER
Une base de donnes Access est enregistre dans un fichier d'extension .mdb (en mode
compatibilit avec les versions Access 2003 et antrieures) ou .accdb (Access 2010 et 2007).
Ouvrez la fentre Documents en cliquant sur licne
La fentre de dossiers est ouverte sur le dossier Documents : slectionnez le dossier qui
contient le fichier Access (extension .mdb ou .accdb), puis double-cliquez sur le fichier.
Dmarrer, puis sur Documents.
La fentre Documents est lquivalent sous Windows 7 et Windows Vista de la fentre Poste de
travail dans les versions antrieures de Windows.
La fentre Access souvre en activant longlet Fichier et la commande Nouveau

pour crer un fichier base de donnes DatabaseN.accdb, ou bien en affichant
les objets de la base de donnes que vous avez ouverte.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
11
ARRTER ACCESS OU BASCULER ENTRE APPLICATIONS

Arrter lapplication Access consiste fermer la base de donnes en cours et enlever le
programme de la mmoire pour y faire de la place. Basculer vers une autre application consiste
atteindre une fentre d'une autre application tout en conservant la fentre Access actuelle en
mmoire. On pourra par la suite rebasculer vers la fentre Access.
ARRTER ACCESS
Cliquez sur l'onglet Fichier

puis au bas du menu sur la commande X Quitter, ou utilisez
le raccourci
+ , ou cliquez sur la case Fermer de la fentre Access.
Si des objets ont t modifis dans la base de donnes en cours, par exemple une requte ou un
formulaire, et nont pas t enregistrs, Access affiche un message dinvite :
Dans ce cas, cliquez sur lun de ces trois boutons : [Oui] pour enregistrer les modifications, [Non]
pour ne pas enregistrer les modifications, [Annuler] pour ne pas arrter Access.
Notez qu'on ne pose jamais la question d'enregistrer les modifications pour les donnes, en effet
les donnes sont enregistres automatiquement ds leur saisie.
Vous pouvez fermer une base de donnes sans arrter Access : cliquez sur l'onglet Fichier
puis sur Fermer la base de donnes ou cliquez sur la case de fermeture de la base de donnes .
BASCULER VERS UNE AUTRE APPLICATION

Plusieurs autres applications (par exemple Excel et Word) peuvent avoir t lances. Il est possible
de basculer instantanment dAccess une autre application, notamment pour copier/coller des
informations. La barre des tches Windows contient un bouton pour chaque application.
Dans la barre des tches Windows, cliquez sur le bouton associ lapplication faire passer au
premier plan.
Ici, des applications actives
Vous pouvez aussi presser la touche

et taper sur la touche
pour faire dfiler dans une
minifentre les noms des applications. Lorsque le nom de lapplication voulue s'affiche relchez
la pression.
Pour revenir la fentre Access : dans la barre des tches, cliquez sur le bouton associ la
lapplication Access ou utilisez
+ .
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
OUVRIR ET FERMER UNE BASE DE DONNES

Vous pouvez dmarrer plusieurs instances de lapplication Access, chacune dans une fentre
spare. Vous pouvez de cette faon ouvrir plusieurs bases de donnes dans des fentres
application Access distinctes.
OUVRIR UNE BASE DE DONNES EXISTANTE
Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Ouvrir, ou utilisez le raccourci (Ctrl+O). Slectionnez le
dossier puis le nom du fichier, cliquez sur [Ouvrir].
Si la base de donnes que vous voulez ouvrir a dj t ouverte, cliquez sur l'onglet Fichier, puis
sur Rcent, et choisissez dans la liste des bases de donnes ouvertes rcemment.
Les N (4 par dfaut) bases de donnes les plus rcemment ouvertes figurent dans la liste dans
le panneau de gauche, vous pouvez cliquer directement dessus. N est modifiable.
Si vous ouvrez une base de donnes alors qu'il y en a dj une ouverte dans la fentre Access, la
base de donnes que vous ouvrez remplace celle qui tait ouverte.
Si des objets ont t modifis sans avoir t enregistrs, Access affiche un message dinvite pour
vous proposer de la faire : cliquez sur [Oui] pour enregistrer les modifications, ou [Non] pour
fermer la base de donnes sans enregistrer les modifications en suspens.
OUVRIR UNE BASE DE DONNES DANS UNE NOUVELLE FENTRE
Dans la fentre de l'Explorateur Windows, double-cliquez sur le nom du fichier base de donnes
ouvrir, ou dmarrez une nouvelle instance d'Access, et procdez comme dcrit prcdemment
dans la nouvelle fentre Access.
FERMER UNE BASE DE DONNES

Vous pouvez fermer la base de donnes en conservant la fentre de lapplication Access.
Cliquez sur l'onglet Fichier puis sur Fermer la base de donnes ou cliquez sur la case de fermeture
de la base de donnes. Si un objet de la base de donnes a t modifi mais pas encore
enregistr, un message dinvite vous propose de le faire.
Vous pouvez fermer la fentre Access, pour fermer la base de donnes ouverte dans cette
fentre : cliquez sur l'onglet Fichier puis sur X Quitter, ou cliquez sur la case de fermeture de la
fentre.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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LA NOUVELLE INTERFACE DACCESS

La nouvelle interface de la version 2010 dOffice Microsoft Access apparat demble lorsque vous
avez dmarr Access et ouvert une base de donnes.
Le Ruban : les commandes sont organises par onglet sur le Ruban. Les principaux onglets
sont Accueil, Crer, Donnes externes et Outils de base de donnes. Chaque onglet contient des
groupes de commandes connexes. Par exemple, sous longlet Accueil se trouvent les groupes
Affichages, Presse-papiers, Trier et filtrer, Enregistrements, Rechercher, Fentre et Mise en forme du
texte.
Il existe aussi des onglets contextuels qui napparaissent quen fonction du contexte, savoir
l'objet que vous utilisez ou la tche que vous effectuez, par exemple les onglets contextuels
Outils de table/Champs et Outils de table/Table.
Le Ruban, avec ses onglets et leurs groupes remplacent les menus et sous-menus des versions
antrieures dAccess, ainsi que la barre doutils Base de donnes.
Le volet de navigation : situ gauche de la fentre Access, il permet de lister et douvrir les
objets de la base de donnes (table, formulaire, requte, tat), il peut tre ouvert en cliquant
sur le bouton
(ou F11 ) ou ferm en cliquant sur le bouton
(ou F11 ).
Le volet de navigation remplace la fentre Base de donnes des versions antrieures d'Access.
Les documents onglet : Les tables, requtes, formulaires, tats, pages et macros que vous
dcidez dafficher peuvent apparatre sous la forme de documents onglets.
Ces documents onglets remplacent les fentres superposes des versions antrieures. Vous
pouvez choisir entre fentres superposes et documents onglet par une option Access 2010.
La barre d'tat : situe en bas de la fentre Access, elle comporte des informations d'tat ainsi
que les boutons de changement de mode d'affichage.
La barre d'outils Accs rapide : gauche de la barre de titre de la fentre, elle permet
d'accder en un seul clic aux commandes frquemment utilises, Enregistrer et Annuler
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
LE RUBAN ET LES ONGLETS

LE RUBAN ET SES ONGLETS
Le Ruban prsente cinq onglets.
Fichier : pour enregistrer, ouvrir, imprimer modifier les mtadonnes et les options Access.
Accueil : manipuler les enregistrements, mettre en forme les caractres
Crer : crer des objets, tables, requte, formulaires
Donnes externes : importer ou exporter des donnes
Outils de base de donnes : crer des relations, des macros, dplacer les donnes
Vous pouvez actionner les commandes du Ruban laide des touches du clavier : appuyez sur la
touche Alt , puis relchez-la. Les touches d'accs rapide saffichent dans des bulles ct des
boutons sur le Ruban. Appuyez sur la ou les touches rapides associes la commande souhaite.
LES ONGLET CONTEXTUELS

Des onglets supplmentaires s'affichent, lorsque c'est ncessaire, selon le contexte. Par exemple,
lorsque vous travaillez sur un formulaire, trois onglets contextuels Cration, Organiser, Format
sajoutent sous un mme intitul Outils de prsentation de formulaire.
TRAVAILLER AVEC UN RUBAN RDUIT

Lorsque le Ruban est rduit on ne voit plus que les noms des onglets, cela laisse plus de place
pour laffichage des informations de la base de donnes dans les des documents onglets.
Pour rduire le Ruban :
+ F1 , ou double-cliquez sur longlet actif du Ruban, ou cliquez droit
sur un onglet puis sur Rduire le ruban, ou cliquez sur la flche de la barre d'outils Accs rapide
puis sur Rduire le ruban.
Pour accder aux boutons lorsque le Ruban est rduit : cliquez sur l'onglet que vous voulez
utiliser, les outils de cet onglet saffichent, aprs excution de la commande le Ruban se rduit
de nouveau.
Pour restaurer le ruban :
+ F1 , ou double-cliquez sur un onglet du Ruban, ou cliquez droit
sur un onglet du Ruban puis sur la commande Rduire le ruban pour dsactiver loption, ou
cliquez sur la flche de la barre d'outils Accs rapide puis sur Rduire le ruban.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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LA BARRE D'OUTILS ACCS RAPIDE

La barre doutils Accs rapide est situe en haut gauche de la fentre juste au-dessus ou audessous du Ruban selon votre choix . Placez-y vos outils afin de les avoir porte de clic.
AFFICHER/MASQUER LES BOUTONS STANDARDS

Trois des boutons standards sont visibles par dfaut dans la barre d'outils Accs rapide :
Enregistrer :
enregistre les modifications.
annule l'action prcdente ou les dernires

Annuler :
actions prcdentes (en cliquant sur la flche de l'outil).
rpte la dernire action effectue,
Rpter ou Rtablir :
ou, s'il s'agissait d'une annulation,
rtablit ce qui a t
annul ; pour restaurer plusieurs annulations cliquez sur la
flche du bouton Rtablir.
Raccourcis clavier :
+Z pour annuler,
+Y pour rpter
Les boutons standards doivent tre activs pour tre visibles :

Cliquez sur la flche droite de la barre Accs rapide, puis
Cliquez sur un des autres boutons standards proposs :
Nouveau, Ouvrir, Courrier lectronique, Impression rapide,
Aperu avant impression, Orthographe, Mode, Actualiser tout.
Pour masquer un bouton standard, effectuez la mme procdure
que pour le rendre visible, ce qui a pour effet de le dsactiver.
AJOUTER/SUPPRIMER D'AUTRES BOUTONS
Pour ajouter un bouton qui figure sous un onglet du Ruban, cliquez droit sur le bouton du
Ruban, puis sur Ajouter la barre doutils Accs rapide.
Pour ajouter un bouton dune commande qui ne figure pas sur le Ruban, cliquez sur la flche
situe droite de la barre Accs rapide, puis sur Autres commandes.
Le dialogue Options Access s'affiche avec la rubrique Barre doutils Accs rapide.
Dans la zone <Choisir les commandes dans les catgories suivantes> : choisissez la catgorie
Toutes les commandes, slectionnez la commande et cliquez sur [Ajouter>>], dans la zone
<Personnaliser la barre d'outils rapide> : choisissez Pour tous les documents (par dfaut) ou
Pour nom_document_ actif, validez par [OK].
Pour supprimer un bouton, cliquez droit sur le bouton dans la barre d'outils Accs rapide, puis
sur la commande Supprimer de la barre doutils Accs rapide.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
LONGLET FICHIER ET LE MODE BACKSTAGE

Longlet Fichier remplace le bouton Microsoft Office de la version 2007 et le menu Fichier des
versions antrieures. Il active le mode dit Backstage , donnant accs aux commandes qui
sappliquent au fichier de base de donnes dans son entier, par opposition aux commandes des
autres onglets qui permettent de travailler sur les objets de la base de donnes.
Cliquez sur longlet Fichier puis cliquez sur une commande dans le panneau de gauche, sil
y a lieu, le panneau de droite affiche les choix associs la commande.
Enregistrer : pour enregistrer les dernires modifications sur les objets de la base de donnes.
Enregistrer lobjet sous : pour crer une copie de lobjet actif, par exemple une table ou une
requte, sous un autre nom dans la base de donnes.
Enregistrer la base de donnes sous : pour enregistrer la base de donnes sous un autre nom, un
autre format ou dans un autre dossier.
Ouvrir : pour ouvrir une autre base de donnes dans la fentre, la place de celle qui est
actuellement ouverte.
Fermer la base de donnes : pour fermer la base de donnes sans arrter Access.
Informations : pour afficher et modifier les proprits de votre base de donnes , compacter et
rparer , chiffrer avec mot de passe la base de donnes .
Rcent : pour afficher la lise des bases de donnes rcemment ouvertes et en choisir une
ouvrir la place de celle qui est actuellement ouverte.
Nouveau : pour crer une base de donnes vierge ou base sur un modle.
Imprimer : pour accder l'impression rapide, l'aperu avant impression ou aux paramtres
d'impression.
Enregistrer et publier : pour enregistrer la base de donnes sous un autre format, un autre nom
ou dans un autre dossier. Pour empaqueter et signer la base. Pour publier la base de donnes
grce Access Services ou SharePoint. Pour crer un fichier excutable.
Aide : pour accder lAide, aux conseils de mise en route, savoir comment contacter Microsoft,
rechercher les dernires mises jour, activer le produit, connatre la version du logiciel.
Options : Pour accder aux options et les modifier.
X Quitter : pour fermer linstance de lapplication Access en cours.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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VOLET DE NAVIGATION
Lorsque vous travaillez sur une base de donnes, les noms des objets
qu'elle comprend s'affichent dans le volet de navigation. Les
principaux objets sont les tables, les formulaires, les tats, les pages,
les macros et les modules. Les objets peuvent tre regroups par
type dobjets, mais aussi selon dautres catgories.
Pour ouvrir le volet de navigation, cliquez sur

le fermer sur
(ou F11 ).
(ou F11 ), pour
Pour ouvrir un objet dans lespace de travail, double cliquez sur le

nom de lobjet dans le volet de navigation.
Pour appliquer une commande l'un des objets, cliquez droit sur
lobjet puis sur la commande contextuelle. Les commandes
contextuelles varient en fonction de l'objet actif. Vous pouvez ainsi
renommer, afficher ou masquer des objets, en modifier certaines proprits
COMMENT LE VOLET DE NAVIGATION REGROUPE LES OBJETS

Le volet de navigation affiche tous les objets regroups.
Cliquez sur licne

puis choisissez la catgorie de groupement sous Atteindre la catgorie.
Les objets dun groupe apparaissent sous une barre de groupe. Pour ouvrir ou fermer un
groupe, cliquez sur les double-flches
situes droite de la barre de groupe.
Choix dune catgorie de groupement :

par Type dobjet, par Tables et
affichages associs, par Date de
cration
Choix de filtrer sur un groupe ou
afficher tous les groupes.
La catgorie de groupement par dfaut sur une base cre dans Office Access 2010 est Tables et
affichages associs. Il groupe les objets par table, les requtes, les tats, les formulaires bass sur
une mme table. Le filtre de groupe par dfaut est alors Toutes les tables.
Pour filtrer sur une seule table de la base, cliquez sur licne
, choisissez le mode de
groupement Tables et affichages associs. Sous la section grise Filtrer par groupe, cliquez sur
le nom de la table plutt que sur Toutes les tables.
Certains objets peuvent apparatre plusieurs fois, dans des groupes diffrents. Par exemple, si un
tat prend ses donnes dans deux tables, il apparatra dans les deux groupes de tables.
Pour les bases de donnes cres dans des versions plus anciennes d'Access, le mode de
groupement par dfaut est Type d'objet et le filtre de groupe par dfaut est Tous les objets
Access. Les groupes sont Tables, Requtes, Formulaires, tats. Vous pouvez filtrer sur lun de ces
groupes, par exemple Requtes, pour ne voir que les requtes.
GROUPES PERSONNALISS
Vous pouvez crer des groupes personnaliss listant seulement les objets que vous voulez utiliser,
vous pourrez masquer les autres groupes. Les groupes personnaliss peuvent servir pour
remplacer les menus gnraux, fonctionnalit des versions antrieures dOffice Access qui nexiste
plus depuis la version 2007. Les groupes personnaliss sont dvelopps page 20.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
MANIPULER LES OBJETS DE LA BASE DE DONNES

Lorsque vous avez ouvert une base de donnes, la fentre Access prsente en haut le Ruban des
commandes avec ses onglets et au-dessous lespace de travail.
Le volet de navigation est ouvert (il peut tre referm) sur la gauche de lespace de travail. Le
volet de navigation liste tous les objets de la base de donnes et permet de les ouvrir par un
double-clic. Pour travailler sur un objet, une table, une requte, un formulaire vous commencez
par ouvrir lobjet.
Dans lespace de travail, les objets ouverts sont prsents sous forme de document onglet ou de
fentres superposes.
CHOISIR LOPTION FENTRES SUPERPOSES OU DOCUMENTS ONGLET
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options. Slectionnez ensuite la rubrique Base de donnes
active, et droite activez loption < Fentres superposes> ou < Documents onglets>.
OUVRIR OU FERMER LE VOLET DE NAVIGATION
Pour fermer ou rouvrir le volet de navigation, utilisez la touche F11 .
Lorsque le volet de navigation est ferm, il reste matrialis par une barre de titre verticale sur la
gauche de lespace de travail portant le nom Volet de navigation. Vous pouvez rouvrir le volet par
un double-clic sur cette barre verticale.
Pour agrandir ou diminuer la largeur du volet de navigation, cliquez sur le bord vertical de
droite du volet de navigation et faites-le glisser.
ORGANISER LES OBJETS PAR GROUPES DANS LE VOLET DE NAVIGATION

Dans le volet de navigation, vous pouvez choisir la catgorie de groupement des objets :
Par type dobjet : regroups par types (requtes, tables, formulaire, tat).
Par table : regroups par tables (requtes, formulaires dune table).
Par date de cration : regroups par date de cration (semaine dernire, mois dernier).
Par date de modification : regroups par date de modification (sem. dernire, mois dernier...)
Personnalis : regroups par groupes personnaliss que vous avez crs.
Pour cela, cliquez sur licne

puis choisissez la catgorie de groupement sous la section
Atteindre la catgorie. Chaque groupe est list sous une barre. Pour ouvrir ou fermer un
groupe, cliquez sur les chevrons
situs droite de la barre du groupe.
Vous pouvez ensuite filtrer les objets sur un seul groupe ou sur un sous-ensemble de groupe
que vous slectionnez : cliquez sur licne
puis, sous Filtrer par groupe, slectionnez un
groupe ou plusieurs groupes (par exemple parmi les tables, Biens ou Contacts). Si vous
voulez afficher tous les groupes, cochez la dernire option (par exemple, Toutes les tables).

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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Les noms des objets sont toujours prcds dune icne qui symbolise le type dobjet :
une table,
une requte,
un formulaire,
un tat,
une macro,
un module.
Pour les noms des objets, nous vous conseillons dadopter un usage rpandu, mettre une lettre en
prfixe du nom : T_ pour table, R_ pour requte, F_ pour formulaire, E_ pour tat.
RENOMMER UN OBJET
Cliquez droit sur le nom de lobjet puis sur la commande Renommer, ou slectionnez le nom de
lobjet puis appuyez sur
. Modifiez ensuite le nom de lobjet et validez par
.
Lorsque vous renommez un objet, Access propage cette modification tous les autres objets de
base de donnes qui en dpendent, sauf dans les modules de code VBA.
SUPPRIMER UN OBJET
Cliquez droit sur le nom de lobjet puis sur la commande Supprimer, ou slectionnez le nom de
lobjet puis appuyez sur
. Un message demande confirmation : cliquez sur [Oui].
La suppression d'un objet risque de perturber le fonctionnement d'une base de donnes. Par
exemple, une requte peut fournir des donnes un formulaire, vous devez donc vous entourer
de prcautions avant de supprimer une requte.
MASQUER UN OBJET OU RAFFICHER UN OBJET MASQU

Les objets masqus peuvent tre totalement invisibles ou semi-transparents
Vous pouvez rendre des groupes ou des objets masqus totalement invisibles ou les laisser visibles
seulement dans le volet de navigation sous la forme d'icnes dsactives (semi-transparentes).
Cliquez droit sur la barre en haut du volet de navigation, puis sur Options de navigation et
cochez ou non loption </Afficher les objets cachs>.
Masquer/rafficher un groupe
Dans le volet de navigation, cliquez droit sur la barre de titre du groupe, puis sur Masquer.
Pour rafficher un groupe masqu, sil apparat semi-transparent, cliquez droit sur le groupe
masqu, puis sur Afficher. Ou, sil est compltement invisible, cliquez droit sur la barre de menu
en haut du volet de navigation, puis sur Options de navigation. Dans le volet <Catgories>,
slectionnez la catgorie o se trouve le groupe masqu puis, dans le volet <Groupes pour
catgorie>, cochez la case du groupe masqu. Validez en cliquant sur [OK].
Masquer/rafficher un ou plusieurs objets dans un mme groupe

Dans le volet de navigation, cliquez droit sur un ou plusieurs objets slectionns dans un
groupe, puis cliquez sur la commande contextuelle Masquer dans ce groupe.
Pour rafficher des objets masqus dans un groupe, cliquez droit sur lobjet ou sur une
slection dobjets masqus dans le groupe, puis cliquez sur Afficher dans ce groupe.
Masquer/rafficher un objet dans toutes les catgories et tous les groupes

Pour masquer lobjet : cliquez droit dessus, cliquez sur Afficher les proprits puis, dans le
dialogue des proprits de l'objet. Cochez loption < Masqu>.
Pour rafficher un objet masqu : procdez de la mme faon et dcochez < Masqu>.
GROUPES PERSONNALISS
Vous pouvez utiliser le volet de navigation pour crer des groupes personnaliss listant seulement
les objets que vous voulez utiliser, vous pourrez masquer les autres groupes. Les groupes
personnaliss pourront servir pour remplacer les menus gnraux, fonctionnalit des versions
dOffice Access 2003 abandonne depuis la version 2007.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Crer une catgorie et ses groupes personnaliss
Exemple, une catgorie Menu principal contiendra des groupes Saisie de donnes, tats et
Requtes.
Cliquez droit sur la barre de menu en haut du volet de navigation, puis sur Options de
navigation
Sous la zone <Catgories>, cliquez sur [Ajouter un lment], puis saisissez un nom pour le
groupe Menu principal, par exemple.
Le nom de catgorie Menu principal tant slectionn, dans la zone <Groupes pour Menu
principal>, cliquez sur [Ajouter un groupe], puis saisissez un nom pour le groupe, Saisie de
donnes. Rptez cette opration pour les autres groupes tats, Requtes.
Laissez la case coche devant Objets non attribus et cliquez sur [OK].
Access referme le dialogue Options de navigation et ajoute le nouveau groupe personnalis dans
le volet de navigation. Vous ne le voyez pas parce que vous ne regardez pas encore dans votre
nouvelle catgorie Menu principal.
Passez la procdure suivante pour afficher le nouveau groupe et y ajouter des objets.
Ajouter des objets aux groupes personnaliss

Cliquez sur la barre situe en haut du volet de navigation,
slectionnez votre nouvelle catgorie Menu principal. Les
groupes crs figurent dans la partie infrieure du menu.
Dans le groupe Objets non attribus, slectionnez les
objets placer dans un groupe personnalis et dplacezles vers le groupe voulu, pour cela :
Glissez-dplacez les lments un par un ou slectionnez
plusieurs lments, en cliquant dessus avec la touche
Ctrl appuye, puis faites glisser la slection vers votre
groupe personnalis. Ou
cliquez droit sur les lments slectionns puis sur
Ajouter un groupe, enfin sur le nom du groupe
personnalis.
Lorsque vous avez termin, vous pouvez laisser le groupe Objets non attribus affich dans le
volet de navigation ou le masquer.
Pour le masquer, cliquez droit sur le menu situ dans la partie suprieure du volet de
navigation, puis cliquez sur Options de navigationpuis dans le volet Groupes pour Menu
principal, dsactivez la case cocher devant Objets non attribus.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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LES OPTIONS ACCESS
Pour modifier les options dAccess, cliquez sur longlet Fichier sur le Ruban, puis cliquez sur
Options, enfin slectionnez la rubrique des options que vous voulez modifier.
Les options de la rubrique Gnral concernent linterface utilisateur, le format par dfaut des
fichiers et le dossier de travail par dfaut, le nom dutilisateur et ses initiales.
Les options de la rubrique Base de donnes active dfinissent des modalits de comportement
de la base de donnes active.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
LES OPTIONS ACCESS
Les options de la rubrique Feuille de donnes modifient lapparence des feuilles de donnes
dans Access.
Les options de la rubrique Concepteurs dobjets modifient les paramtres par dfaut des objets
de la base. Ces paramtres ne concernent pas le mode Feuille de donnes de table ou Page.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
23
LES OPTIONS ACCESS
Les options des rubriques Vrifications et Langue sappliquent tous les programmes Microsoft
Office 2010.
Les options de la rubrique Paramtres du client modifient le comportement du logiciel client
Access, par exemple laction de certaines touches, les marges dimpression, le mode douverture
par dfautmais ces options ne sappliquent pas linterface Web.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
LES OPTIONS ACCESS

La rubrique Personnaliser le Ruban sert ajouter ou supprimer des boutons de commande
dans les onglets du Ruban dAccess.
La rubrique Barre doutils Accs rapide sert ajouter ou supprimer des boutons de commande
dans la barre doutils Accs rapide dAccess.
La rubrique Complments permet dactiver ou dsactiver des complments Access. Un

complment est une fonctionnalit supplmentaire qui ajoute des commandes personnalises et
de nouvelles fonctionnalits aux programmes Microsoft Office 2010. Lorsque vous installez
Microsoft Office 2010, plusieurs complments sont installs et enregistrs sur l'ordinateur.
La rubrique Centre de de gestion de la
confidentialit contient le bouton qui permet
daccder aux paramtres de scurit et de confidentialit des programmes Microsoft
Office 2010. Il est conseill de de consulter ladministrateur systme ou dvaluer
soigneusement les risques avant dapporter des modifications aux paramtres du Centre de
gestion de la confidentialit.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
25
OBTENIR DE L'AIDE
Lorsque vous avez besoin daide, appuyez sur la touche F1 ou cliquez sur licne
(point
dinterrogation) sur le ct droit au-dessus du Ruban. Ou, cliquez sur Fichier, puis sur Aide, puis
sur licne Aide de Microsoft Office.
Cliquez sur le bouton , de la barre

doutils, pour afficher la table des
matires. La table des matires est
organise sous forme arborescente :
- Cliquez sur une rubrique ferme
pour l'ouvrir et afficher les titres des
articles de l'aide et ventuellement des
sous-rubriques. Cliquez sur un titre
d'article, prcd de licne
, pour
en afficher le contenu dans le volet
droit de la fentre.
- Cliquez sur une rubrique ouverte
pour la refermer.
La barre doutils contient neuf boutons :
Prcdent : .......................... article prcdent.

Suivant : .............................. article suivant.
Arrter : ............................... arrte la recherche en cours.
Actualiser : .......................... actualise le rsultat de la recherche.
Accueil : .............................. affiche la page daccueil de laide.
Imprimer : ........................... imprime larticle en cours.
Modifier taille de la police : ... pour choisir entre 5 tailles de police daffichage.
Table des matires : .............. affiche/non la table des matires dans le volet de gauche.
Maintenir sur le dessus : ........ maintient lAide au-dessus de la fentre Access mme active.
Effectuer une recherche dans lAide
Saisissez les mots dans la zone <Recherche>, puis

cliquez sur le bouton Rechercher, le rsultat de la
recherche est la liste des noms darticles trouvs.
Cliquez sur un article pour louvrir.
La flche du bouton Rechercher, permet de spcifier un domaine de recherche soit dans votre
ordinateur (Tout Access, ou seulement Aide, Modles ou Formation) soit en ligne sur Office.com.
Si les rsultats ne sont pas satisfaisants, vous pouvez
changer les mots de recherche ou tendre la recherche
dautres sources grce aux liens en bas de page (si la
recherche se fait online ).
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
OBTENIR DE L'AIDE
INFOBULLE DAIDE SUR UN OUTIL
Amenez le pointeur sur loutil, une infobulle dcrit lusage de
loutil.
Laffichage des infobulles peut tre activ ou dsactiv par les
options Access : cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options,
cliquez sur la rubrique Gnral, puis dans la zone <style d'infobulles> choisissez loption.
AIDE EN LIGNE OU HORS CONNEXION
Cliquez sur le bouton situ au bas droite de la fentre de lAide, vous pouvez choisir entre
Afficher un contenu partir dOffice.com ou Afficher un contenu partir de cet ordinateur
uniquement. Ensuite, chaque fois que vous ouvrirez une fentre d'aide dans un des
programmes Microsoft Office, laide affichera son contenu partir de la source choisie.
Laide en ligne ( partir de Offfice.com) est plus jour et parfois plus complte que celle qui est
installe sur votre ordinateur. Mais si votre connexion Internet est coupe, lindicateur Hors
connexion reste affich.
MAINTENIR LA FENTRE DAIDE AU PREMIER PLAN

La fentre d'Aide est configure par dfaut pour rester en permanence au premier plan, le dernier
bouton de la barre doutils se prsente dans ce cas comme une pingle vue de dessus
. Vous
pouvez travailler dans votre document en conservant la fentre daide sous vos yeux, vous pouvez
la redimensionner et la dplacer pour ne pas gner votre travail.
Si vous cliquez sur ce bouton, vous dsactivez laffichage au premier de la fentre daide, le
bouton se prsente alors comme une pingle vue de ct
.
IMPRIMER UNE RUBRIQUE DAIDE
pour imprimer la rubrique daide affiche.
DEMANDEZ DE LAIDE DAUTRES UTILISATEURS
Vous pouvez accder des communauts srieuses sur les produits Microsoft sur le site
http://www.microsoft.com/france/communautes. Sur ce site, vous pouvez chercher
les communauts qui sintressent Access, par exemple voici un site sur lequel vous trouverez
des forums, des tutoriels, de conseils. www.developpez.com.
LES NOUVEAUTS DACCESS VERSION 2010
Dans lAide, en mode Connect Office.com,

ouvrez la rubrique Mise en route, puis cliquez sur
larticle Nouveauts de Microsoft Office Access.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
UTILISER LA FEUILLE
DE DONNES
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
SAISIR ET DITER DES ENREGISTREMENTS

Le mode Feuille de donnes est conu pour saisir directement des enregistrements dans les tables,
ou pour consulter et modifier les donnes existantes, sans passer par un formulaire.
AJOUTER DES ENREGISTREMENTS DANS UNE TABLE
Pour afficher la table en mode Feuille de donnes, double-cliquez sur le nom de la table dans le
volet de navigation, ou cliquez droit sur le nom de table puis sur la commande Ouvrir.
Cliquez sur licne Nouvel enregistrement situ sur la barre dtat, ou appuyez sur
++.
Saisissez le contenu du premier champ (sauf sil est de type NumroAuto), puis validez en
appuyant sur
ou
pour passer au champ suivant et ainsi de suite...
Une fois le dernier champ renseign, lappui sur la touche

dinsertion au dbut dun nouvel enregistrement.
ou
fait passer le point
Access sauvegarde automatiquement un enregistrement dont un champ a t modifi ds que le

curseur est plac dans un autre enregistrement.
Pour fermer la feuille de donnes, appuyez sur

+W ou sur
longlet de la feuille puis sur la commande Fermer.
, ou cliquez droit sur
NAVIGUER DANS LES ENREGISTREMENTS

Lenregistrement actif est reprable par sa case de slecteur denregistrement colore. Cest
lenregistrement dans lequel vous avez cliqu ou que vous avez trouv par une recherche. La ligne
entire de lenregistrement actif est en fond gris, sauf le champ dans lequel vous avez cliqu.
Atteindre un enregistrement avec les boutons de navigation
Premier enregistrement.
Cration dun nouvel enregistrement.
Enregistrement prcdent.
Indicateur dun filtre actif ou non.
Zone de numro de ligne.
Enregistrement suivant.
Dernier enregistrement.
Zone de recherche.
Curseur de dfilement horizontal, lorsque
la fentre nest pas assez large pour
afficher toutes les colonnes de la table.
Pour atteindre un enregistrement par son numro de ligne dans la feuille de donnes, doublecliquez sur le numro dans la zone , saisissez le numro de ligne et validez par
.
Pour atteindre un enregistrement par une valeur contenue, saisissez la valeur dans la zone
<Rechercher> . Le curseur se place automatiquement dans le premier enregistrement de la
feuille de donnes contenant cette valeur. Pour trouver les enregistrements suivants contenant
cette mme valeur, tapez sur la touche
.
30

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Atteindre un enregistrement avec les touches de direction du clavier
ou
+
+
Champ suivant.
Dernier champ de la ligne.
Champ prcdent.
Premier champ de la ligne.
+
/
Fait dfiler de n enregistrements
vers le haut / vers le bas (n tant le
nombre denregistrements affichs.
MODIFIER LES DONNES DUN ENREGISTREMENT

Trouvez lenregistrement modifier en faisant dfiler les enregistrements, ou en entrant une
valeur de recherche dans la zone recherche sur la barre de navigation dans les enregistrements
(vitez de le trouver par le numro de ligne qui peut changer en fonction des tris et des filtres).
Cliquez dans le champ modifier, slectionnez la donne entire ou la portion de donnes
modifier et saisissez la modification.
Sauvegarde ou annulation des modifications dun enregistrement

Lorsque vous modifiez des donnes dans une table (ou un formulaire), vos modifications sur une
ligne (ou enregistrement) sont automatiquement sauvegardes lorsque vous accdez une autre
ligne ou lorsque vous fermez la table (le formulaire).
En cours de modification dune ligne (ou enregistrement), le symbole en forme de crayon
saffiche dans le slecteur de l'enregistrement actif tant que les modifications nont pas t
enregistres. Lorsque vous passez une autre ligne (ou enregistrement), ce symbole disparat,
indiquant ainsi que vos modifications ont t sauvegarde.
Pour sauvegarder des modifications sur un enregistrement sans passer un autre, sous l'onglet
Accueil>groupe Enregistrements cliquez sur le bouton Enregistrer, ou raccourci Maj +Entre .
Tant que vous tes en mode dition (avec le symbole
), vous pouvez annuler la modification
du champ en cours de modification en tapant une fois sur la touche
et la modification de
tout lenregistrement en tapant une deuxime fois sur la touche
.
Les symboles du slecteur d'enregistrement.
Enregistrement actif ; l'enregistrement a t sauvegard tel qu'il apparat.
Enregistrement en cours de modification ; modifications non encore enregistres.
Enregistrement verrouill par un autre utilisateur ; vous ne pouvez pas le modifier.
Nouvel enregistrement dans lequel vous pouvez saisir des informations.
Spcificits de la saisie selon le type de donnes
Texte : saisissez le texte de manire habituelle. Dans certains cas, un texte saisi en minuscules
sinscrit automatiquement en majuscules : il sagit dune proprit que vous pouvez spcifier.
Nombre : saisissez les nombres sans taper de sparateur de milliers ni de symbole montaire,
ces lments tant inclus dans le format daffichage du champ.
Date : saisissez une date sous la forme 3/5/10 (ce qui donnera 03/05/2010), ou 3/5 (ce qui
donnera galement 03/05/2010 si lanne en cours est 2010), ou 3/5/10 (ce qui donnera
03/05/2010). Vous pouvez aussi taper un tiret ou une virgule la place du symbole /.
Les dates saisies avec un format anne deux chiffres, comprises entre le 01/01/00 et le
31/12/29, sont censes tre des dates comprises entre lan 2000 et 2029. Les dates saisies
comprises entre le 01/01/30 et 31/12/99 sont censes tre comprises entre 1930 et 1999.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
31

Heure : tapez les heures sous la forme 3:5:9 (donne 03:05:09), ou 3:5 (donne 03:05:00). Vous
pouvez galement taper un point la place des deux-points.
Champ Oui/Non : par dfaut ce type de champ apparat sous la forme dune case que vous
pouvez cocher ou pas.
Lien hypertexte : tapez ladresse dun lien (par exemple http://www.tsoft.fr ou
www.tsoft.fr ) ou cliquez droit dans le champ puis sur Lien hypertexte, puis sur Modifier le
lien hypertexte. Dans le dialogue Insrer le lien hypertexte qui saffiche, spcifiez ladresse
dans la zone <Adresse> et le texte du lien dans la zone <Texte afficher>.
Liste de choix : cliquez sur la flche qui apparat lextrmit droite du champ, puis cliquez sur
la valeur de votre choix dans la liste qui se droule.
Objet OLE : copiez/collez un objet dans le champ, ou cliquez droit puis cliquez sur Insrer un
objet. Le dialogue qui saffiche permet de crer lobjet.
Champ NumroAuto : les champs de type NumroAuto tant grs par Access, ils ne peuvent
pas tre modifis.
TYPE DE DONNES ET CONTRLE DE VALIDATION

Dans certains cas (du texte dans un champ numrique, tentative de modification dun champ de
type NumroAuto, etc.), Access refuse la valeur saisie.
INSRER UNE VALEUR PRDFINIE

Vous pouvez insrer ou substituer la valeur saisie dans un champ celle qui lui a t assigne par
dfaut au niveau de ses proprits. Pour cela :
Placez le curseur dans le champ, appuyez sur
+ +
.
Vous pouvez insrer la valeur du mme champ de lenregistrement prcdent, pour cela :
Placez le curseur dans le champ, appuyez sur
+ (lapostrophe, sur la mme touche que
le chiffre 4 sur le clavier principal).
Diverses touches de saisie :
+
insre une ligne suivante dans un champ.
+: (deux-points) insre lheure actuelle.
ZOOM SUR UN CHAMP

ventuellement, on peut zoomer sur un champ pour le visualiser dans son intgralit. Cela est utile
pour les champs de grande taille, tels que les champs de type Mmo.
Cliquez dans le champ de lenregistrement que vous voulez visualiser, appuyez sur
+ .
Tapez ou modifiez le texte si ncessaire, cliquez sur [OK] pour terminer.
32

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
COPIER/DPLACER/SUPPRIMER DES DONNES

Vous pouvez copier ou dplacer des donnes par copier/coller dun champ vers un autre, dune
table vers une autre ou encore vers une autre application Windows, par exemple Excel ou Word.
SLECTIONNER LES ENREGISTREMENTS COPIER

Avec la souris
Pour slectionner un enregistrement : cliquez sur le slecteur gauche de lenregistrement .
Pour slectionner plusieurs enregistrements successifs : cliquez sur le slecteur du premier

enregistrement puis faites glisser le slecteur jusquau dernier slectionner.
Pour slectionner tous les enregistrements : cliquez sur la case grise situe dans le coin
suprieur gauche de la feuille de donnes .
Au clavier
Pour slectionner un enregistrement, rendez-le actif puis slectionnez-le par
+
.
Pour slectionner plusieurs enregistrements successifs, slectionnez le premier enregistrement,
puis tendez la slection par
+
ou + .
Pour slectionner tous les enregistrements appuyez sur
+A.
COPIER OU DPLACER DES ENREGISTREMENTS DUNE TABLE UNE AUTRE

Pour le collage dune table une autre, lordre des champs des enregistrements source doit
respecter lordre des champs de la table cible, les noms des champs pouvant tre diffrents.
Slectionnez les enregistrements copier ou dplacer, puis sous longlet
Accueil>groupe Presse-papiers, cliquez sur le bouton Copier (ou Ctrl+C) ou
Couper (ou Ctrl +X).

Ouvrez une autre table, cliquez dans la table. Puis, sous longlet Accueil>
groupe Presse-papiers, cliquez sur la flche du bouton Coller puis sur Coller par ajout. Les
enregistrements source sont ajouts en fin de la table cible.
Si vous slectionnez des enregistrements successifs dans la table cible, ils seront remplacs par les
enregistrements source si vous cliquez simplement sur le bouton Coller (ou Ctrl +V).
De la mme faon, vous pouvez coller les donnes dans une feuille Excel ou dans un document
Word, les noms des champs seront repris comme titre des colonnes dans le document cible.
Problmes de collage
Les enregistrements quAccess ne peut pas coller sont placs dans une table appele Table des
erreurs. Access ne peut pas coller un enregistrement sil contient une valeur :
Dont le type de donne est incorrect o qui est trop longue pour le champ destination.
Qui ne respecte pas la rgle de validation du champ destination.
Qui existe dj dans un champ cl primaire.
Qui est interdite par une macro de validation ou qui ne respecte pas la rgle de validation.
SUPPRIMER DES ENREGISTREMENTS DUNE TABLE
Slectionnez les enregistrements supprimer, puis sous longlet Accueil>groupe Enregistrements,

cliquez sur le bouton
Supprimer ou appuyez sur
.
Un message demande confirmation. Cliquez sur [Oui] pour valider la suppression.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
33
METTRE EN FORME LA FEUILLE DE DONNES

La prsentation de la table en feuille de donnes peut tre personnalise. Certains changements
de prsentation sappliquent lensemble des tables, dautres ne concernent que la table ouverte
et affiche en premier plan. La mise en forme dune table peut tre enregistre lorsque vous
fermez la table ou tout moment lorsque vous utilisez la commande Enregistrer.
OPTIONS PAR DFAUT POUR TOUTES LES FEUILLES DE DONNES

Les changements apports aux options par dfaut affectent lensemble des feuilles de donnes
associes aux tables de la base de donnes ouverte.
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options et slectionnez la rubrique Feuille de donnes.
Choisissez laffichage du quadrillage, lapparence des cellules, la largeur de colonne par dfaut.
Choisissez la police par dfaut, sa taille et sa mise en forme par dfaut
Cliquez sur [OK].
Les modifications dapparence dcrites dans les paragraphes suivants naffectent que la feuille de
donnes de la table active.
MODIFIER LA LARGEUR DE COLONNE
La largeur de colonne sapplique seulement aux colonnes que vous slectionnez.

Avec un dialogue
Cliquez sur len-tte de la colonne, puis sur Largeur

de colonne saisissez la nouvelle valeur en nombre
de caractres affichables.
Loption < Largeur standard> permet dappliquer la
largeur de colonne par dfaut, celle spcifie dans les
options par dfaut.
34

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Avec la souris
Placez le pointeur sur le bord droit de len-tte de la colonne
redimensionner (rectangle gris affichant le nom du champ) : le
pointeur se transforme en flche deux pointes
Double-cliquez pour redimensionner la colonne en fonction de son contenu, ou cliquez et faites
glisser jusqu obtenir la largeur souhaite.
MODIFIER LA HAUTEUR DES LIGNES

La modification de la hauteur des lignes affecte toutes les lignes de la feuille de donnes, vous ne
pouvez pas modifier la hauteur dune ligne particulire.
Cliquez droit sur le slecteur dun enregistrement quelconque, puis sur Hauteur de ligne
Saisissez la hauteur de ligne, validez par [OK]. Loption <hauteur standard> remet la hauteur
en fonction de la taille de police choisie.
Placez le pointeur entre les slecteurs denregistrement de deux lignes quelconques, il se
transforme en flche deux pointes. Faites glisser vers le haut ou vers le bas.
DPLACER UNE COLONNE

La colonne est dplace dans la feuille de donnes, le champ nest pas dplac dans la table.
Slectionnez la colonne en cliquant sur son en-tte (nom de colonne sur un fond gris). Puis,
cliquez nouveau sur cet en-tte et faites glisser vers la droite ou vers la gauche, relchez la
pression lorsque la position (trait vertical pais) entre deux autres colonnes vous convient.
MASQUER/AFFICHER UNE COLONNE

La colonne est masque dans la feuille, le champ nest pas supprim dans la table. Mais attention
ne pas supprimer la colonne (au lieu de la masquer) car cela supprimerait aussi le champ.
Slectionnez les colonnes masquer, cliquez droit dessus, puis sur Masquer les colonnes.
Pour les rafficher, cliquez droit sur un en-tte de colonne quelconque, puis sur Afficher les
colonnes Dans le dialogue, cochez les noms de colonnes afficher, validez par [Fermer].
FIGER/LIBRER DES COLONNES

La visualisation lcran de toutes les colonnes en mme temps est parfois impossible. Il est alors
utile de figer certaines dentre elles pour quelles restent affiches en permanence sur la gauche de
la feuille de donnes lorsque vous faites dfiler horizontalement la feuille. De la mme faon que
les en-ttes de colonne restent toujours visibles lorsque vous faites dfiler la feuille vers le bas.
Slectionnez les colonnes figer, cliquez droit sur la slection, puis sur Figer les colonnes. Les
colonnes figes sont dplaces gauche de la feuille de donnes.
Pour ne plus figer les colonnes, cliquez sur un en-tte de colonne quelconque, puis sur Librer
les colonnes. Dplacez les colonnes anciennement figes si vous le souhaitez.
RENOMMER UN CHAMP EN RENOMMANT LA COLONNE
Double-cliquez dans len-tte de la colonne, saisissez un nouveau nom pour la colonne et

validez par
.
Attention, lorsque vous remplacez, comme ci-dessus, le nom de colonne dans la feuille de
donnes, le nom du champ de la table est aussi renomm et la proprit <Lgende> du champ
est supprime. Si vous voulez afficher un nom de colonne dans la feuille de donnes diffrent du
nom de champ, passez en mode Cration et modifiez la proprit <Lgende> du champ.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
35

METTRE EN FORME LE TEXTE
La police de caractres que vous choisissez sapplique toutes les cellules de la feuille. Vous ne
pouvez pas modifier la police pour une colonne particulire.
Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte
Slectionnez la police et sa taille . Vous pouvez
modifier lattribut Gras , Italique ou soulign ,

ainsi que la couleur des caractres .
ALIGNEMENT DANS LES CELLULES
Par exception aux autres options qui sappliquent toutes les colonnes, lalignement sapplique aux
colonnes slectionnes et non toutes les colonnes.
Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte, cliquez sur un des boutons dalignement .
APPARENCE DES CELLULES

Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du
texte, choisissez une couleur darrire plan
principal et une autre couleur darrire plan
qui sapplique seulement aux lignes paires
(donc une ligne sur deux). Vous pouvez choisir
aussi le type de quadrillage (horizontal,
vertical, ou les deux ou aucun).
Pour afficher toutes les options, cliquez sur le
Lanceur du groupe Mise en forme du texte.
Le dialogue Mise en forme de la feuille de
donnes (ci-contre) saffiche : vous pouvez
personnaliser en plus la couleur du quadrillage,
lapparence des cellules (2D, 3D enfonc ou
relch). Le style des bordures (tirets,
pointill).
ENREGISTRER LES MODIFICATIONS DE LA MISE EN FORME DE LA TABLE
Les modifications de mise en forme de la table sont enregistres lorsque vous fermez la table,
un message saffiche :
Vous pouvez aussi les enregistrer tout moment en cliquant sur le bouton Enregistrer de la
barre doutils Accs rapide ou en utilisant le raccourci clavier sur Ctrl +S.
36

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
RECHERCHER ET REMPLACER DES DONNES

Vous utilisez le dialogue Rechercher et remplacer lorsque vous souhaitez rechercher (et remplacer)
de petites quantits de donnes dans une table et quune requte ne simpose pas pour cela.
RECHERCHER UNE DONNE DANS UNE TABLE
Placez le curseur dans le premier enregistrement, dans le champ dans lequel vous voulez
chercher, puis sous longlet Accueil>groupe Rechercher, cliquez sur Rechercher (
+F).
Dans la zone <Rechercher> , saisissez la valeur cherche.
Modifiez si ncessaire les options de recherche :

<Regarder dans> : choisissez de limiter la rechercher au champ ou toute la table.
<O> : prcisez si la valeur doit tre cherche nimporte o dans le champ, ou au dbut du
champ ou comme tant la valeur du champ entier.
<Sens> : Seulement vers le bas, vers le haut ou dans les deux sens.
< Respecter la casse> : diffrencie majuscules et minuscules.
<Rechercher les champs mis en forme> : cherche aussi dans les formats.
Cliquez sur [Suivant] pour lancer la recherche et trouver la premire occurrence. Cliquez
ensuite nouveau pour trouver loccurrence suivante, etc. Lorsque vous avez trouv
loccurrence que vous cherchez, cliquez sur [Annuler].
Vous pouvez ventuellement utiliser des caractres gnriques : ? remplace une lettre, * remplace
un groupe de caractres quelconque, # remplace un chiffre.
REMPLACER DES DONNES DANS UNE TABLE

Vous pouvez remplacer une chane de caractres, un mot ou une partie de mot... Vous pouvez
mme utiliser des caractres gnriques pour tendre la recherche.
Placez le curseur dans le premier enregistrement, ventuellement dans le champ de recherche,
puis sous longlet Accueil>groupe Rechercher, cliquez sur Remplacer (
+H).
Le dialogue Rechercher et remplacer souvre sur longlet Remplacer.
Dans la zone <Rechercher> : saisissez le texte chercher (caractres gnriques admis)

Dans la zone <Remplacer par> : saisissez le texte de remplacement.
Modifiez si ncessaire les options de recherche (les mmes que sous longlet Rechercher).
Cliquez sur [Suivant] pour chercher la premire occurrence du texte, puis [Remplacer]
remplace loccurrence trouve ou [Suivant] cherche loccurrence suivante sans remplacer
loccurrence trouve. Pour remplacer toutes les occurrences suivantes, [Remplacer tout].

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
37
VRIFIER LORTHOGRAPHE
Vous pouvez vrifier lorthographe dans les champs Texte ou Mmo, dans tous les enregistrements
ou dans des enregistrements slectionns et mme des champs slectionns.
EFFECTUER LA VRIFICATION
En mode Feuille de donnes, slectionnez les lignes (enregistrements) ou les colonnes
(champs), ou mme un ensemble de cellules dont vous voulez vrifier lorthographe.
Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Orthographe (ou
).
Lorsquun mot inconnu au dictionnaire est repr, Access affiche le dialogue suivant :
Saisissez lorthographe correcte en ou slectionnez un mot de remplacement dans la zone

<Suggestions> . Puis, cliquez sur lun des boutons suivants :
[Remplacer] : corrige uniquement loccurrence de ce mot et poursuit la vrification.

[Remplacer tout] : corrige toutes les occurrences de ce mot et poursuit la vrification.
[Ignorer] : laisse loccurrence de ce mot inchange et poursuit la vrification.
[Ignorer tout] : laisse toutes les occurrences de ce mot inchanges et poursuit la vrification.
Rle des autres boutons
[Ignorer le champ nom_champ] : cesse de vrifier les donnes dans le champ.

[Ajouter] : ajoute le mot au dictionnaire personnel.
[Annuler dernire action] : revient sur la correction prcdente en lannulant.
[Annuler] : cesse la vrification.
Correction automatique
Aprs avoir corrig un mot dans la zone , vous pouvez utiliser le bouton [Correction
automatique] pour corriger, et en plus stocker la correction dans le dictionnaire des corrections
automatiques (voir page suivante).
OPTIONS DE VRIFICATION
Dans le dialogue du vrificateur dorthographe, cliquez sur le bouton [Options].
38

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
VRIFIER LORTHOGRAPHE
< Ignorer les mots en MAJUSCULES> : ignore les mots dont toutes les lettres sont en
majuscules. Par exemple, la vrification ne signale pas ABC comme une erreur.
< Ignorer les mots qui contiennent des chiffres> : ignore les mots qui contiennent des
chiffres. Par exemple, la vrification ne signale pas a1b2c3 comme une erreur.
< Ignorer les chemins d'accs aux fichiers> : ignore les mots qui reprsentent des adresses
Internet et des chemins d'accs aux fichiers. Par exemple, la vrification ignore les lments
suivants : http://www.tsoft.fr/,\\tsoft\public\, mailto:marc@tsoft.fr.
< Signaler les rptitions au moyen d'un indicateur> : ignore les mots rpts. Par exemple,
la vrification de signale pas toc toc comme une erreur.
< Majuscules accentues en franais> : signale les mots franais contenant une majuscule
non accentue. Lorsque vous utilisez le franais canadien, cette option est active par dfaut.
< Suggrer partir du dictionnaire principal uniquement> : suggre uniquement des mots
du dictionnaire principal intgr au vrificateur d'orthographe. Les mots de vos dictionnaires
personnels ne sont pas inclus dans la liste de suggestions.
<Langue du dictionnaire> : slectionnez la langue dans laquelle le texte a t tap. Access
utilisera le dictionnaire principal de cette langue, sil a t install sur votre poste.
<Modes franais> : choisissez entre vrifier lorthographe rectifie (rforme en 1990 par
lAcadmie franaise), lorthographe traditionnelle ou les deux la fois.
Le bouton [Dictionnaires personnels] vous permet de grer des dictionnaires personnel : crer
des dictionnaires, ajouter/supprimer des mots, choisir les dictionnaires utiliser.
Faites vos choix et cliquez sur [OK].
CORRECTION AUTOMATIQUE ET ABRVIATIONS

Cette fonction permet la correction automatique en cours de frappe et peut servir en particulier
dfinir des abrviations substituer par un symbole ou par un texte long ds la saisie.
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options, slectionnez la rubrique Vrification puis dans le
panneau droit cliquez sur le bouton [Options de corrections automatiques].
Vous pouvez conserver les options coches ou
les dsactiver.
< Correction en cours de frappe> active le
remplacement automatique en cours de
frappe des termes dune liste par des termes
de substitution.
Pour ajouter un terme dans cette liste :
Dans <Remplacer> : saisissez le terme,
dans <Par> : saisissez le symbole ou le
texte de substitution puis cliquez sur le
bouton [Ajouter].
Validez les options en cliquant sur [OK].
En cours de frappe, le terme est remplac
automatiquement. Mais vous pouvez annuler
ce remplacement en cliquant immdiatement
aprs sur loutil Annuler dans la barre doutils Accs rapide.
Vous pouvez aussi annuler ultrieurement la substitution, pour cela : amenez le pointeur sur le
texte de substitution, cliquez sur la balise qui saffiche alors sous le dbut du texte. Un menu vous
propose dannuler le remplacement, de supprimer le terme de la liste de correction en cours de
frappe ou daccder au dialogue de Correction automatique.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
39
TRIER DANS LA FEUILLE DE DONNES

Le tri sapplique la feuille de donnes, les enregistrements restent physiquement dans la table
dans leur ordre de cration. Cest leur affichage dans la feuille de donnes qui se fait dans un
ordre diffrent. Le tri peut se faire selon les donnes dun seul champ ou de plusieurs champs.
Lorsque vous avez appliqu un tri et que vous fermez la feuille de donnes en enregistrant les
modifications, vous enregistrez les paramtres de tri. Et, lorsque vous ouvrez nouveau la table
en mode Feuille de donnes, les enregistrements rapparaissent tris. Mais vous pouvez annuler le
tri et retrouver les enregistrements dans leur ordre de cration dans la table.
TRI SIMPLE SELON LES DONNES DUN CHAMP
En mode Feuille de donnes, placez le curseur dans

la colonne contenant le champ qui doit servir de cl
de tri, puis, sous longlet Accueil>groupe Trier et
filtrer, cliquez sur le bouton de tri Croissant ou
Dcroissant .
Lorsque vous avez effectu un tri sur un champ, une flche saffiche droite de len-tte de
colonne de ce champ, flche vers le haut pour tri croissant, vers le bas pour tri dcroissant.
Vous pouvez trier selon les donnes selon plusieurs champs. Par exemple, si vous souhaitez
obtenir les clients tris par Ville (1re cl) et par nom (2e cl) dans chaque ville, triez en premier lieu
sur le champ <CLI_NOM> (2e cl), en dernier lieu sur le champ <CLI_VILLE> (1re cl).
Si vous avez slectionn plusieurs colonnes adjacentes lorsque vous effectuez le tri, celui-ci
seffectue dabord sur la colonne la plus droite, puis sur les autres de droite gauche.
TRI AVANC
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options avances puis sur
Filtre/tri avanc qui affiche une grille de filtre/tri sous un nouvel onglet.
La grille de filtre/tri est dj constitue en fonction des tris qui ont t dfinis, indique en premire
colonne le champ cl de tri majeur, les colonnes suivantes les champs cls de tri mineurs.
Dans cette grille, vous pouvez dfinir des tris plus sophistiqus, par exemple ajouter un champ
calcul et le dfinir comme cl de tri. Appliquez le tri en cliquant sur le bouton Activer/Dsactiver
le filtre sur le Ruban.
ANNULER LE TRI
Pour annuler tous les tris, cliquez sur le bouton Supprimer un tri .
Pour annuler un seul champ cl de tri la fois, supprimez la colonne dans la grille de Filtre/tri.
40

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
FILTRER DANS LA FEUILLE DE DONNES

Lorsquun filtre a t appliqu la feuille de donnes, celle-ci naffiche plus que la partie des
donnes respectant le(s) critre(s) de slection du filtre. Vous pouvez neutraliser le filtre pour
rafficher tous les enregistrements ou rappliquer le filtre.
CRER UN FILTRE SUR UNE VALEUR DUN CHAMP
Ouvrez la table en mode Feuille de donnes, placez le

curseur dans une cellule contenant la valeur utiliser
comme filtre. Sous longlet Accueil>groupe Trier et
filtrer, cliquez sur le bouton Slection, puis sur lune
des commandes.
Dans la barre de navigation, lindicateur de filtre est actif pour signaler quun filtre est actif.
Si vous crez successivement plusieurs filtres sur des champs diffrents, les critres sont combins
par Et. Vous pouvez visualiser les critres crs dans la grille de filtre (voir page suivante).
NEUTRALISER ET RAPPLIQUER LE FILTRE

Lorsque vous venez de crer un filtre, il sapplique immdiatement, vous pouvez le neutraliser et le
ractiver. Lorsque vous ouvrez une table, son filtre, sil existe, est neutralis louverture.
Lorsque le filtre est neutralis, le bouton Activer/Dsactiver le filtre (sous longlet Accueil>groupe Trier
et filtrer) nest pas en surbrillance et lindicateur de filtre indique Non Filtr. Lorsque le filtre est
appliqu, le bouton Activer/Dsactiver le filtre est en surbrillance et lindicateur de filtre indique Filtr.
Pour neutraliser ou appliquer le filtre dfini dans la feuille de donnes, cliquez sur le bouton
Activer/Dsactiver le filtre ou sur lindicateur de filtre.
CRER UN FILTRE SUR UN CHAMP AVEC GUIDAGE PAR MENU
Cliquez dans une colonne de filtre, ouvrez la table en mode Feuille de donnes, sous longlet
Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Filtrer.
Cochez seulement les valeurs de champs pour

lesquelles vous voulez afficher les
enregistrements.
Vous pouvez cocher/dcocher toutes les valeurs du
champ la fois en cochant ou en dcochant
</Slectionner tout>.
Pour crer un filtre plus labor, cliquez sur

Filtres de texte, puis dans le menu qui souvre
slectionnez la commande de filtre et spcifiez
les valeurs de filtre.
Validez par [OK] pour appliquer le critre.
Notez que le filtre de texte que vous dfinissez se combine avec les valeurs coches par ailleurs
dans le menu par la condition Et.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
41
FILTRER DANS LA FEUILLE DE DONNES

SUPPRIMER LES FILTRES
Pour suprimer les critres de filtre sur le champ slectionn, cliquez sur le bouton Filtre puis sur
la commande Supprimer le filtre dans champ .
Pour supprimer tous les critres de filtre sur tous les champs, cliquez sur
le bouton Options avances, puis sur la commande Effacer tous les filtres.
CRER UN CRITRE AVEC UN FORMULAIRE
Cliquez sur le bouton Options avances, puis sur la commande Filtrer par formulaire.
Cliquez dans un en-tte de colonne, puis sur la flche droulante et slectionnez une valeur.
Si vous souhaitez combiner une autre valeur de critre (du mme champ ou dun autre champ)
par la condition Et, slectionnez lautre valeur de la mme faon, etc.
Si vous souhaitez combiner une autre valeur de critre par la condition Ou, cliquez sur longlet
Ou puis slectionnez lautre valeur de la mme faon.
Cliquez sur le bouton Activer/Dsactiver le filtre.
FILTRE AVANC
Cliquez sur le bouton Options avances, puis sur la commande Filtre/tri avanc... une grille
Filtre/Tri souvre sous un onglet.
Cliquez le curseur dans la ligne <Champ> de la premire colonne, puis sur la flche droulante
et slectionnez le champ qui va servir de critre. Cliquez dans la ligne<Critres> de la mme
colonne, puis saisissez le critre.
Dfinissez les autres critres dans les autres colonnes, sur les lignes <Critres> ou <Ou>.
Les critres entrs dans les cellules dune mme ligne sont combins par Et.
Les critres entrs sur deux lignes diffrentes sont combins par Ou.
Exemples de critres
"Paris"
"Paris" ou "Rouen"
In ("France","Canada")
Pas "Paris"
>="F"
Comme "S*"
Null
Pas Est Null
2007
=#5/10/09#
>=#5/10/09#
Entre #5/10/09# Et #20/10/09#
ENREGISTRER UN FILTRE EN TANT QUE REQUTE

Cette option nest possible que si lon a utilis la mthode Filtre avanc pour dfinir le filtre.
Cliquez sur le bouton Options avances puis sur Enregistrer en tant que requte, saisissez un
nom pour la nouvelle requte, validez par [OK].
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
IMPRIMER LA FEUILLE DE DONNES

APERU AVANT IMPRESSION
Utilisez laperu avant impression pour vrifier lcran que la mise en page convient et donc
viter des impressions inutiles. De plus, vous pourrez faire des ajustements de mise en page et en
voir les effets immdiatement lcran sans avoir besoin dimprimer.
Affichez la table en mode Feuille de donnes de la table, ou slectionnez le nom de la table

dans le volet de navigation. Puis :

Aperu avant impression dans la barre doutils Accs rapide. Ou,
cliquez sur longlet Fichier puis sur Imprimer et ensuite sur licne Aperu avant impression.
La feuille de donnes saffiche telle quelle serait imprime, un onglet contextuel prend place sur le
Ruban.
Groupe Imprimer.
Imprimer : ouvre le dialogue Imprimer (cf. page suivante) qui permet de choisir le pilote
dimprimante, de rgler les paramtres dimpression avant de lancer limpression.
Groupe Taille de la page :
Taille : indiquer le format du papier dans limprimante A4, A5
Marges : choisir entre diffrentes marges prdfinies : Normales, Larges, troites.
Groupe Mise en page :
Portrait ou Paysage : choisir lorientation Portrait ou Paysage.
Mise en page : affiche le dialogue Mise en page complet qui comporte deux onglets.
Lorsque vous fermez la feuille de donnes, les modifications de mise en page ne sont pas
enregistres. la prochaine ouverture, la mise en page reprend les paramtres par dfaut.
Groupe Zoom.
Zoom : permet dajuster le zoom la fentre ou de fixer un pourcentage de zoom.

Une page ou Deux pages : permet de choisir un aperu sur une ou deux pages la fois.
Plus de deux pages : permet de choisir un aperu sur quatre, huit ou douze pages la fois.
Groupe Fermer laperu.
Fermer laperu avant impression : repasse laffichage davant laperu avant impression.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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Ouvrez la table en mode Feuille de donnes ; si vous envisagez de nimprimer que certains
enregistrements, slectionnez-les dabord ou appliquez un filtre.
Cliquez sur longlet Fichier puis sur Imprimer, enfin sur licne Imprimer ou appuyez sur
+P.
Le dialogue Imprimer saffiche.
Sous Imprimante :
Dans la zone <Nom>, slectionnez limprimante utiliser, lorsque vous avez plusieurs
imprimantes installes sous Windows. Le bouton [Proprits] permet de modifier les
paramtres du pilote de limprimante.
Sous Imprimer :
< Tout> pour imprimer toutes les pages.
< Pages> pour imprimer une squence de pages que vous spcifiez droite.
< Enregistrement(s) slectionn(s)> pour nimprimer que les enregistrements qui ont t
slectionns dans la feuille de donnes.
Sous Copies :
Dans <Nombre de copies>, saisissez le nombre de copies.
Loption < Copies assembles> nest modifiable que si vous spcifiez plusieurs copies.
Faites vos choix, puis validez en cliquant sur [OK].
Le bouton [Mise en page] permet douvrir le dialogue Mise en page (cf. page prcdente).
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CRER ET GRER
LES FICHIERS
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CRER UNE BASE DE DONNES VIDE

Vous pouvez crer une base de donnes vide pour y ajouter ensuite vos propres tables, requtes,
formulaires, tats, et autres objets.
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Nouveau, ou

+N, vous pouvez aussi cliquer sur l'outil
Nouveau dans la barre d'outils Accs rapide. Dans le panneau central, cliquez sur licne Base
de donnes vide ou Base de donnes Web vide.
Une base de donnes Web peut tre accde par un navigateur Web aprs installation sur un
serveur excutant les services Access pour SharePoint Server. Elle peut aussi tre accde avec
Access 2010.
Dans le panneau de droite sous Base de donnes vide, tapez un nom de fichier dans la zone
<Nom de fichier> . Lemplacement o sera cr le fichier est indiqu sous cette zone.
Pour modifier lemplacement du fichier, cliquez licne

, lemplacement par dfaut est
propos, slectionnez un autre emplacement et validez par [OK].
Cliquez sur licne [Crer] pour crer le fichier base de donnes Access, sur votre disque,
dans lemplacement choisi.
Access cre le fichier avec le format par dfaut. Pour modifier le format par dfaut, cliquez sur
longlet Fichier, puis sur Options, enfin cliquez sur la rubrique Gnral, modifiez le format dans
loption <Format de fichier par dfaut pour la base de donnes vierge>.
Une table vide est propose avec pour nom Table1, ouverte en mode Feuille de donnes. Le
point dinsertion est plac dans la premire cellule de la colonne <Ajouter un nouveau champ>.
Si vous voulez crer la table, entrez des donnes ou collez-en partir dune source externe
(voir importer des donnes dune source externe). La structure de la table est cre au fur et
mesure que vous entrez des donnes sur la premire ligne, les champs sont ajouts avec les
noms <Champ1>, <Champ2>, etc. Le type de donnes de chaque champ est dfini en fonction
des donnes entres. Pour entrer des donnes dans la ligne suivante, cliquez dans la ligne
suivante. Lorsque vous avez fini la saisie, cliquez sur le bouton Enregistrer dans la barre doutils
Accs rapide, modifiez le nom de la table, validez par [OK].
Si vous ne souhaitez pas crer de table pour linstant, cliquez sur licne x Fermer. Si vous avez
modifi la table, Access vous demande alors si vous souhaitez enregistrer les modifications
apportes. Cliquez sur [Non] pour annuler les modifications.
Si vous fermez la table Table1 sans lavoir enregistre au moins une fois, Access supprime
toute la table, mme si vous y avez entr des donnes.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CRER UNE BASE DE DONNES PARTIR DUN MODLE

Vous pouvez crer une base de donnes partir d'un modle, pour que la base de donnes que
vous crez contienne dj les tables et objets existant dans le modle. Des modles sont fournis
avec Access, pour assurer le suivi de problmes, grer des contacts ou suivre les dpenses. Vous
pouvez aussi utiliser des modles qui sont sur le site Microsoft Office.com.
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Nouveau. Le Panneau central propose de choisir un modle.
Les icnes sous la barre grise du haut servent accder aux modles installs sur votre
ordinateur.
Modle pour crer une base de donnes vierge.
Modle pour crer une base de donnes Web vide.
Dossier contenant des raccourcis pour accder aux modles rcemment utiliss.
Dossier contenant les modles exemples, fournis avec Access.
Dossier contenant les modles que vous avez crs.
Pour parcourir les dossiers la recherche dun modle (fichier dextension accdt).
Les icnes sous la barre grise Modles Office.com permettent daccder aux modles
tlcharger depuis le site Microsoft, classs par catgories.
Slectionnez le modle que vous souhaitez utiliser. Licne du modle saffiche dans le panneau
de droite, au-dessus de la zone <Nom de fichier>.
Un nom de fichier est propos dans la zone <Nom de fichier>, vous pouvez le modifier.
Lemplacement par dfaut est propos sous la zone <Nom de fichier>. Pour le modifier, cliquez
licne , slectionnez un autre emplacement et validez par [OK].
Cliquez sur licne [Crer], ou [Tlcharger] sil sagit
dun modle sur Office.com, pour crer le fichier base de
donnes Access, dans lemplacement choisi.
Un formulaire s'affiche pour vous permettre d'entrer des
donnes. Si le modle contient des exemples de donnes,
vous pouvez supprimer les enregistrements.
Enregistrer une base de donnes en tant que modle

Ouvrez la base de donnes que vous voulez enregistrer
comme modle. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur
enregistrer et publier. Dans le panneau de droite, sous la
barre Type de fichiers de base de donnes, slectionnez
sur Modles(*.accdt).
Saisissez un nom de fichier, une description, spcifiez
une image icne et un aperu, validez par [OK].
Le modle est accessible dans le dossier Mes modles,
C:\users\nom_user\Roaming\Micosoft\Templates\Access.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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SAUVEGARDER/RESTAURER UNE BASE DE DONNES

Les sauvegardes permettent de rcuprer une base de donnes corrompue par une dfaillance du
systme. Effectuez des sauvegardes rgulires, que vous pourrez restaurer le cas chant.
Restaurer une sauvegarde peut servir aussi pour annuler des erreurs commises. Par exemple, les
requtes Action qui modifient ou suppriment des enregistrements ne peuvent pas tre annules.
Effectuez une sauvegarde juste avant d'excuter une telle requte Action.
SAUVEGARDER UNE BASE DE DONNES

Lorsque vous sauvegardez une base de donnes, Access enregistre et ferme tous les objets qui
sont ouverts en Mode Cration, compacte et rpare la base de donnes, puis enregistre une copie
du fichier de base de donnes en utilisant un nom et un emplacement que vous pouvez spcifier.
Access rouvre ensuite tous les objets qui avaient t ferms.
Ouvrez la base de donnes sauvegarder, cliquez sur longlet Fichier puis sur Enregistrer et
publier. Dans le panneau de droite sous Avanc, cliquez sur Sauvegarder la base de donnes.
La bote de dialogue Enregistrer sous saffiche.
Dans la zone <Nom de fichier>, le nom propos comprend le nom du fichier de la base
d'origine suivi de la date de la sauvegarde. Vous pouvez modifier ce nom, mais c'est le nom qui
convient le mieux car il contient la date de sauvegarde.
Slectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la sauvegarde.
Cliquez sur [Enregistrer].
RESTAURER UNE BASE DE DONNES

Pour restaurer une base de donnes, vous devez disposer d'une copie de sauvegarde de cette
base de donnes, dont l'intgrit des donnes et la conception sont fiables. Il est prfrable
d'utiliser une copie ralise avec la commande Sauvegarder la base de donnes.
Par exemple, vous pouvez restaurer une base de donnes partir d'une copie stocke sur une
unit externe USB.
Restaurer la totalit d'une base de donnes
Supprimez le fichier de base de donnes et remplacez-le par la sauvegarde.
Si d'autres bases de donnes ou programmes contiennent des liens vers des objets de la base de
donnes que vous restaurez, il est essentiel de la restaurer au mme emplacement.
Restaurer un objet d'une base de donnes

Pour restaurer un objet de base de donnes, importez l'objet de la sauvegarde dans la base de
donnes. Vous pouvez restaurer plusieurs objets la fois.
Ouvrez la base de donnes dans laquelle vous souhaitez restaurer un objet. Puis supprimez ou
renommez les objets restaurer.
Sous l'onglet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur licne Access.
Dans le dialogue Donnes externes, cliquez sur [Parcourir] pour rechercher la
base de donnes de sauvegarde, et validez par [OK].
Cochez < Importer des tables, des requtes, des formulaires, des tats, des
macros et des modules dans la base de donnes active>, validez par [OK].
Dans le dialogue Importer des objets, cliquez sur
l'onglet du type d'objet restaurer. Cliquez sur l'objet
pour le slectionner. Rptez cette action pour
slectionner d'autres objets restaurer.
Pour ajuster vos options d'importation. Cliquez sur le
[Options>>] avant d'importer vos objets.
Cliquez sur [OK] pour restaurer les objets.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
COMPACTER/FRACTIONNER UNE BASE DE DONNES

COMPACTER UNE BASE DE DONNES
Les fichiers de base de donnes peuvent vite devenir volumineux mesure que vous les utilisez, et
nuire ainsi aux performances. Il peut galement arriver qu'ils soient corrompus.
Le compactage et la rparation exigent un accs exclusif au fichier de base de donnes. Si d'autres
utilisateurs sont en cours de partage de la mme base, prvenez-les au pralable afin qu'ils
puissent prendre leurs dispositions et ne pas utiliser la base de donnes ce moment.
Lorsque vous essayez douvrir un fichier de base de donnes endommag, vous tes invit
laisser Access rparer le fichier automatiquement.
Compacter et rparer automatiquement une base de donnes sa fermeture
Cette option ne concerne que la base de donnes actuellement ouverte. Vous devez la dfinir
sparment pour chaque base de donnes compacter et rparer automatiquement.
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options. Cliquez sur la rubrique Base de donnes Active.
Sous Options de l'application, cochez la case < Compacter lors de la fermeture>.
Compacter et rparer une base de donnes
Si d'autres utilisateurs travaillent galement sur le fichier de base de donnes, vous ne pouvez pas
excuter une opration de compactage et rparation.
Pour compacter une base de donnes ouverte en mode exclusif (mode exclusif : voir page 52),
cliquez sur longlet Fichier, puis sur Informations. Dans le panneau central, cliquez sur licne
Compacter et rparer la base de donnes.
Pour compacter une base de donnes ferme, cliquez sur Informations, puis sur licne
Compacter et rparer une base de donnes. Dans le dialogue Base de donnes compacter
partir de, recherchez et double-cliquez sur la base de donnes compacter et rparer.
Quand Access ne parvient pas rparer tous les objets dune base de donnes endommage, tous
les objets ne pouvant pas tre rcuprs sont nots dans une table MSysCompactErrors, et
Access ouvre cette table en mode Feuille de donnes.
FRACTIONNER UNE BASE DE DONNES

Une base de donnes fractionne est constitue de deux fichiers de base de donnes : une base
de donnes principale qui contient uniquement les tables de donnes, et une base de donnes
frontale qui contient les requtes, les formulaires, les tats et les autres objets ainsi que les liens
vers les tables de la base de donnes principale.
Pour fractionner, ouvrez la base de donnes (ou une copie de celle-ci) sur votre disque local.
Sous l'onglet Outils de base de donnes>groupe Dplacer les donnes, cliquez sur Base de donnes
Access. LAssistant dmarre, cliquez sur [Fractionner la base de donnes]. Dans le dialogue
Crer une base de donnes principale, spcifiez le nom (*), le type de fichier et lemplacement,
ventuellement sur le rseau, dans lequel sera cr le fichier de base de donnes principale.
Cliquez sur [Fractionner].
(*) Le nom suggr par Access est le nom du fichier dorigine avec le suffixe _be, juste avant
lextension du nom de fichier. Il est recommand de le conserver.
Vous donnerez chaque utilisateur une copie individuelle de la base de donnes frontale qui lui
servira accder la base de donnes principale partage entre les utilisateurs.
Vous aurez sauvegarder les bases de donnes principale et frontale sparment l'une de l'autre.
Faites des sauvegardes rgulires de la base de donnes principale, car elle contient les donnes.
Les bases de donnes frontales ont besoin dtre sauvegardes seulement avant une modification
de conception. Pensez demander aux utilisateurs d'effectuer leur propre sauvegarde de la base
de donnes frontale, sils y apportent leurs propres modifications de conception.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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CONVERSION DE FORMAT DE FICHIER

Le format de fichier de Microsoft Office Access 2010 ou 2007 est le mme. Mais il est diffrent du
format de fichier des versions antrieures. Le nouveau moteur de base de donnes Microsoft Jet
permet l'intgration Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 et Microsoft Office Outlook 2010.
LES EXTENSIONS DE FICHIERS

accdb : format de fichier Office Access 2007 et 2010, remplace celui de la version 2003 (mdb).
accde : extension pour les fichiers en mode excution seule . Dans les fichiers ACCDE le code
source Visual Basic pour Applications (VBA) a t retir ainsi que la cration et
modification de formulaire et d'tat. L'utilisateur d'un fichier ACCDE peut excuter le code
VBA mais pas le modifier. ACCDE remplace l'extension MDE.
accdt : extension de fichier des modles de base de donnes Access.
accdr : extension de fichier qui vous permet d'ouvrir une base de donnes en mode d'excution.
En modifiant simplement l'extension .accdb par .accdr, vous pouvez crer une version
verrouille de votre base de donnes. Il suffit de remettre l'extension.accdb pour
restaurer la fonctionnalit complte.
CONVERSION DE FORMAT
Il est toujours possible de travailler avec une base de donnes dune version antrieure MDB.
Toutefois, pour pouvoir bnficier des nouvelles fonctionnalits des versions 2007 et 2010, vous
devez la convertir au format de fichier Access 2007-2010. Une fois convertie ce format, elle ne
peut plus tre ouverte ou lie avec une version prcdente d'Access. Par consquent, si vous
partagez une base de donnes avec d'autres utilisateurs, assurez-vous que ces derniers utilisent
tous Office Access 2007 ou 2010 avant de convertir la base de donnes au format ACCDB.
Inversement, vous pouvez convertir une base de donnes ACCDB dans un format antrieur,
condition quelle nutilise pas les nouvelles fonctionnalits des versions 2007-2010.
Convertir au format ACCBD une base dune version antrieure

Ouvrez la base de donnes avec Access 2010 (en mode compatibilit), ensuite cliquez sur
longlet Fichier, puis sur Enregistrer et publier. Dans le panneau de droite, sous Types de fichiers
de base de donnes, double-cliquez sur le format de fichier Base de donnes Access (*.accbd).
Dans le dialogue Enregistrer sous, dans la zone <Nom de fichier>, tapez un nom de fichier
diffrent pour ne pas le confondre avec le prcdent, cliquez sur [Enregistrer]. Une fois cre,
la copie de la base de donnes s'ouvre et la base de donnes d'origine est ferme.
Crer une copie de la base ACCBD dans un format antrieur

Ouvrez la base de donnes avec
Access 2010, cliquez sur longlet
Fichier, puis sur Enregistrer et publier.
Dans le panneau de droite, sous
Types de fichiers de base de
donnes, double-cliquez sur le format
de fichier antrieur vers lequel vous
souhaitez convertir ( condition que la base nutilise pas les fonctionnalits 2007-2010).
Dans le dialogue Enregistrer sous, dans la zone <Nom de fichier>, tapez le nom de fichier
diffrent pour la copie de la base de donnes, cliquez sur [Enregistrer]. Une fois cre, la copie
de la base de donnes s'ouvre et la base de donnes d'origine est ferme.
Modifier le format de fichier par dfaut
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options. Cliquez sur la rubrique Gnral et, dans le panneau
de droite sous Cration de bases de donnes, dans loption <Format de fichier par dfaut pour
la base de donnes vierge> : slectionnez le format de fichier, validez en cliquant sur [OK].
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
PROPRITS DE LA BASE DE DONNES

Les proprits dune base de donnes permettent de lidentifier avec prcision. On peut afficher ou
modifier les informations du rsum, afficher des statistiques, ou encore visualiser la liste de tous
les objets de la base de donnes.
PROPRITS DE LA BASE DE DONNES
Ouvrez la base de donnes, puis cliquez sur longlet Fichier, puis sur Informations. Dans le
panneau de droite, cliquez sur le lien Afficher et modifier les proprits de la base de donnes.
Cliquez sur lun des onglets pour visualiser ou modifier les proprits sous longlet. Lorsque
toutes les proprits ont t modifies, cliquez sur [OK] pour valider les modifications.
Rle des onglets

Gnral ................ Informations dordre gnral sur le fichier la base de donnes telles que le
nom du fichier, les dates de cration et de modification.
Rsum ............... Informations donnes par le concepteur de la base : titre, sujet, auteur,
socit, commentaires, etc.
Statistiques .......... Statistiques sur les accs la base.
Contenu ............... Liste de tous les objets (tables, requtes, formulaires, tats, pages daccs
aux donnes, macros et modules) de la base de donnes, classs par type.
Personnalisation .. Liste des proprits personnalises. Les proprits possibles sont choisir
parmi celles proposes dans la liste <Nom>, ou bien vous pouvez crer une
nouvelle proprit dont vous prciserez le nom, le type et la valeur.
DOSSIER PAR DFAUT
Pour changer le dossier par dfaut dans lequel sont enregistres les bases de donnes cres,
cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options. Cliquez sur la rubrique Gnral, puis dans la zone
cliquez sur le bouton [Parcourir] et slectionnez le dossier, validez par [OK].

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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PROTGER UNE BASE DE DONNES

OUVRIR LA BASE DE DONNES EN MODE EXCLUSIF
Ouvrir une base de donnes en mode exclusif sert empcher d'autres personnes d'utiliser la base
de donnes tant qu'elle est ouverte par vous.
Fermez la base de donnes, puis rouvrez-la avec la procdure suivante.
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Ouvrir. Dans le dialogue Ouvrir, slectionnez le dossier puis
le fichier base de donnes (accdb ou mdb) puis cliquez sur la flche du bouton [Ouvrir] puis sur
Ouvrir en exclusif.
DFINIR UN MOT DE PASSE DE BASE DE DONNES

Dans Office Access 2010-2007, le chiffrement d'une base de donnes brouille les donnes dans
vos tables et empche les utilisateurs non autoriss lire vos donnes par d'autres outils.
Lutilisateur autoris doit entrer un mot de passe pour utiliser la base de donnes. La fonction de
chiffrement ne s'applique qu'aux bases de donnes au format .accdb.
Ouvrez la base de donnes en mode exclusif. Cliquez sur longlet Fichier puis sur Informations.
Dans le panneau de droite, cliquez sur licne
Chiffrer avec mot de passe.
Dans le dialogue Dfinir le mot de passe de la base
de donnes, saisissez le mot de passe deux fois
dans la zone <Mot de passe> et dans <Confirmation>. Validez par <Entre>.
Il est trs important que vous vous rappeliez de votre mot de passe. Si vous l'oubliez, Microsoft ne
peut pas le rcuprer. Notez donc les mots de passe, mais dans un document scuris.
OUVRIR ET DCHIFFRER UNE BASE DE DONNES
Ouvrez la base de donnes chiffre comme n'importe quelle autre base de donnes. Le
dialogue Mot de passe requis s'affiche. Saisissez le mot de passe dans la zone <Entrez le mot
de passe de la base de donnes>, puis cliquez sur [OK].
ANNULER LE MOT DE PASSE ET LE CHIFFREMENT
Ouvrez la base de donnes en mode exclusif. Puis, cliquez sur longlet Fichier puis sur
Informations. Dans le panneau de droite, cliquez sur licne Supprimer le chiffrement de la base
de donnes.
OFFICE ACCESS 2010-2007 ET LA SCURIT DE NIVEAU UTILISATEUR

Depuis la version 2007 (formats accdb et accde), Access ne fournit plus la scurit de niveau
utilisateur, comme ctait le cas pour le format antrieur mdb. Toutefois, si vous ouvrez une base
de donnes au format mdb avec la scurit de niveau utilisateur, ces paramtres seront actifs.
Mais, si vous convertissez au format de fichier accdd une base de donnes format mdb paramtre
pour la scurit de niveau utilisateur, Access limine automatiquement tous ces paramtres de
scurit. Ce sont les rgles de scurits Access 2010-2007 qui sappliquent.
DSACTIVATION DES CONTENUS EXCUTABLES (MACROS, CODE VBA)

Par dfaut, lorsque vous ouvrez une base de donnes, Access en dsactive tout le contenu
excutable moins que vous nayez plac la base dans un emplacement approuv (emplacements
approuvs dfinis dans les paramtres du Centre de gestion de la confidentialit dans les options
Access). Pour le dfinir, cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options, enfin sur Centre de gestion de la
confidentialit. Cliquez sur [Paramtres du centre de gestion de la confidentialit].
En cas de dsactivation de certains contenus, une barre de message saffiche au-dessus de
lespace de travail qui vous en avertit, vous pouvez cliquer sur le bouton [Activer le contenu] de
cette barre de message pour ractiver des contenus.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CRER DES TABLES
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CRER DES TABLES DANS UNE BASE DE DONNES

Une base de donnes simple peut nutiliser quune seule table, cependant la plupart des bases de
donnes utilisent plusieurs tables, sinon un tableur suffirait souvent couvrir le besoin.
Lorsque vous crez une nouvelle base de donnes, une premire table vide est insre
automatiquement en Mode Cration. Vous pouvez commencer dfinir les champs de cette table,
mais la table ne sera cre que lorsque vous lenregistrerez pour la premire fois.
Vous pouvez ajouter des nouvelles tables dans la base de donnes, importer une table ou lier une
table une autre source de donnes, telle qu'un classeur Excel, un fichier texte ou une autre base
de donnes.
CRER UNE NOUVELLE TABLE EN MODE FEUILLE DE DONNES
Sous l'onglet Crer>groupe Tables, cliquez sur licne Table. Une table
vide, nomme TableN, souvre en mode Feuille de donnes. Entrez des
donnes dans la premire ligne, en validant chaque donne par
. Les
champs de la table sont crs au fur et mesure et nomms <Champ1>,
<Champ2>, etc. Le type de donne dun champ se dfinit en fonction de la premire donne
entre dans la colonne. Lorsque vous avez dfini les champs, enregistrez et nommez la table.
CRER UNE TABLE EN MODE CRATION
Sous l'onglet Crer>groupe Tables, cliquez sur licne Cration de table. Saisissez dans chaque
ligne le nom dun champ, son type de donne (voir page 57) et sa description. Lorsque vous
avez dfini les champs, enregistrez et nommez la table.
IMPORTER UNE TABLE OU CRER UN LIEN VERS UNE TABLE

Vous pouvez crer une table en important des informations stockes ailleurs, par exemple dans
une feuille de calcul Excel, une autre base Access, un dossier Outlook. Vous pouvez aussi crer
une table lie une source de donnes externe. Lorsque vous modifiez les donnes dans la table
lie, elles se modifient galement dans la source, sauf dans certains cas (par exemple, si la source
de donnes est une feuille Excel). Inversement, lorsque les informations sont modifies dans la
source, la table lie affiche la dernire version des donnes.
Sous l'onglet Donnes externes> groupe Importer et lier, cliquez
sur l'une des sources de donnes disponibles. Suivez les
instructions affiches dans les botes de dialogue.
Access cre la nouvelle table et l'affiche dans le volet de
navigation.
ENREGISTRER ET NOMMER LA TABLE

Lorsque vous enregistrez pour la premire fois une table dont vous venez de dfinir les champs,
Access vous demande de nommer la table. Bien que le nom de table puisse contenir des espaces
et des caractres accentus, les dveloppeurs de bases de donnes lvitent, lusage vous le
dconseille donc.
Cliquez sur le bouton Enregistrer sur la barre doutils Accs rapide, ou cliquez sur longlet
Fichier, puis sur Enregistrer. Saisissez le nom, par exemple Date_naissance, validez par [OK].
54

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
AJOUTER ET SUPPRIMER DES CHAMPS

Chaque champ est caractris par un nom qui l'identifie de manire unique dans la table, par un
type de donnes choisi en fonction des informations qu'il contient, et par des proprits qui
dfinissent l'aspect ou le comportement du champ.
TABLE EN MODE FEUILLE DE DONNES

Afficher la table en mode Feuille de donnes
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le nom de la table, ou slectionnez le nom de la

table et tapez sur Entre , ou cliquez droit sur le nom de la table puis sur la commande Ouvrir.
Si la table est ouverte en Mode Cration, basculez en Mode Feuille de

donnes : cliquez sur licne Feuille de donnes situe sur la barre d'tat, ou
sous l'onglet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage.
Utiliser la colonne <Ajouter un champ>
Dans la Feuille de donnes, la dernire colonne est intitule <Ajouter un nouveau champ>.
Saisissez une donne dans cette colonne sur la ligne d'un enregistrement et validez par
.
Access cre le champ de nom <ChampN> et dfinit son type d'aprs le type de la donne
entre. Si Access ne parvient pas dterminer le type de donne, il applique le type Texte.
Lajout dun champ ne sera effectif que lorsque vous aurez enregistr les modifications de table.
Insrer un champ
Cliquez dans la colonne aprs laquelle vous voulez
insrer un champ, puis sous longlet Outils de
table/champ>groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur
le bouton reprsentant le type de champ voulu. Le
champ insr est nomm ChampN, vous devrez le renommer. Linsertion dun champ ne sera
effective que lorsque vous aurez enregistr les modifications de table.
Modifier le type de donnes d'un champ.
Cliquez dans la colonne du champ, puis sous l'onglet Outils
de table/Champ>groupe Mise en forme, cliquez sur la flche de
la zone Type de donnes, puis slectionnez un type de
donnes. Le changement de type de donnes est immdiat
sans que vous ayez enregistrer les modifications de table.
Renommer un champ
Pour les noms de champ, les espaces et caractres accentus sont autoriss mais dconseills, les
caractres ! . [ ] sont interdits.
Pour renommer un champ, cliquez droit sur l'en-tte de colonne, puis cliquez sur Renommer la
colonne. Ou cliquez dans la colonne, puis sous longlet Outils de table/Champ>groupe Proprits,
cliquez sur Nom et lgende, puis dans la zone <Nom>, saisissez le nouveau nom, validez par
[OK]. Le changement de nom dun champ est immdiat, vous navez pas besoin denregistrer
Supprimer un champ
Cliquez droit sur len-tte de la colonne, puis sur la commande Supprimer le champ ou tapez
. Ou cliquez simplement dans la colonne puis sous longlet Outils de table/Champs>groupe
Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
55
AJOUTER ET SUPPRIMER DES CHAMPS

Un message vous prvient que toutes les donnes contenues dans ce champ vont tre
supprimes. Cliquez sur [Oui] pour supprimer le champ et les donnes quil contient, [Non] pour
annuler la suppression.
La suppression dun champ est effective ds que vous avez confirm leffacement des donnes.
TABLE EN MODE CRATION DE TABLE

Lutilisation du Mode Cration est ncessaire pour dfinir certaines proprits que vous ne pouvez
pas dfinir ou modifier dans le Mode Feuille de donnes. Il est aussi ncessaire, si vous voulez
modifier lordre des champs.
Afficher la table en Mode Cration
Si la table nest pas ouverte, ouvrez-la en Mode Cration : dans le volet de navigation, cliquez
droit sur le nom de la table puis sur la commande Mode cration.
Si la table est dj ouverte en mode Feuille de donnes, basculez en Mode
Cration : cliquez sur licne Mode cration situe sur la barre d'tat, ou
sous l'onglet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage.
Ajouter un champ
Cliquez dans la ligne du champ avant lequel vous voulez

insrer un nouveau champ, puis sous l'onglet Outils de
table/Cration>groupe Outils, cliquez sur Insrer des lignes.
Ou cliquez droit dans la ligne du champ, puis sur la
commande contextuelle Insrer des lignes.
Saisissez le nom du champ, slectionnez le type de

donne (voir page 57), la description et les proprits du
champ (voir page 60).
Lajout des champs nest effectif que lorsque vous
enregistrez les modifications de table. Vous pouvez lannuler
en fermant la table sans enregistrer.
Modifier lordre des champs de la table
Cliquez sur le slecteur de la ligne du champ dplacer.

Faites glisser le slecteur de ligne jusqu lendroit o vous
voulez placer le champ. L'emplacement destination est
indiqu par un trait plus pais, pendant le glisser-dplacer.
Le changement de lordre des champs nest effectif que lorsque vous enregistrez les modifications
de table. Vous pouvez lannuler en fermant la table sans enregistrer.
Supprimer un champ
Cliquez sur le slecteur de ligne, puis appuyez sur la touche
. Ou sous l'onglet Outils de
table/Cration>groupe Outils, cliquez sur Supprimer les lignes. Ou cliquez droit dans la ligne du
champ, puis sur la commande contextuelle Supprimer des lignes.
Si le champ contient des donnes, Access affiche un message pour vous prvenir que toutes les
donnes contenues dans ce champ vont tre supprimes. Cliquez sur [Oui] pour confirmer ou
sur [Non] pour annuler la suppression du champ.
La suppression dun champ est effective ds que vous avez confirm leffacement des donnes.
56

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
TYPES DE DONNES
Type
lments stocks
Taille
Texte
Caractres alphanumriques jusqu'

255 caractres.
La taille (255 caractres maxi)

est fixe dans la proprit Taille
du champ.
Mmo
Caractres alphanumriques d'une longueur

qui peut tre suprieure 255 caractres.
Maximum 1 Go de caractres
(2 Go de stockage, 2 octets par
caract.), dont 65 535 caractres
affichables dans un contrle.
Numrique
Valeurs numriques (nombres entiers,

nombres virgule fixe ou flottante), prvues
pour entrer dans des calculs.
1, 2, 4, 8 ou 16 octets (numro
de rplication). La taille du
champ peut tre fixe par la
proprit Taille du champ.
Date/Heure
Valeurs de dates et heures. Chaque valeur

contient un composant de date et un d'heure.
8 octets.
Monnaie
Valeurs montaires (15 chiffres avant la

virgule, et au plus 4 chiffres aprs la virgule).
Peut tre remplace par un Numrique.
8 octets.
NumroAuto
Valeur numrique unique insre par Office

Access 2007 automatiquement lors de l'ajout
d'un enregistrement. Pour gnrer des valeurs
uniques servant de cl primaire. Les champs
NumroAuto peuvent tre incrments en
squentiel ou en alatoire.
4 ou 16 octets (numro de
rplication).
Oui/Non
Valeurs ne pouvant contenir qu'une valeur

parmi deux possibles (Oui/Non ou
Vrai/Faux).
1 bit (8 bits = 1 octet).
Objet OLE
Objets OLE ou autres donnes binaires.

utiliser pour stocker des objets OLE issus
d'autres applications Microsoft Windows.
Maximum 1 Go.
Pice jointe
Images, photos, fichiers binaires, fichiers

Office. Type de donnes privilgi pour stocker
des images numriques et tous les types de
fichier binaire.
Pices jointes compresses

2 Go, ou non
compresses 700 Ko, en
fonction du degr de
compression.
Lien
hypertexte
Liens hypertexte. utiliser pour stocker des

liens hypertexte permettant d'accder d'un
simple clic des pages Web via une adresse
URL ou des fichiers via un nom au format
UNC ou objets Access stocks dans une base
de donnes.
Maximum 1 Go de caractres
ou 2 Go de stockage (2 octets
par caractre), dont vous
pouvez afficher
65 535 caractres dans un
contrle.
Assistant
Liste de
choix
Il ne s'agit pas rellement d'un type de

donnes. Ce type dmarre l'Assistant Liste de
choix qui permet de crer un champ utilisant
une zone de liste droulante en vue de
rechercher une valeur dans une autre table,
requte ou liste de valeurs.
Bas sur une table/requte :

taille de la colonne dpendante.
Bas sur une valeur : taille du
champ texte utilis pour stocker
la valeur.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
57
LA CL PRIMAIRE ET LES INDEX

CL PRIMAIRE DFINITION
Une cl primaire est un champ, ou un ensemble de champs, de la table qui sert d'identificateur
unique de chaque ligne de la table. Dans une base de donnes relationnelle, vous divisez vos
informations en diffrentes tables en fonction d'un
sujet donn. Ensuite, vous utilisez des relations entre
les tables et des cls primaires pour indiquer
comment rassembler nouveau ces informations.
Access fait appel des champs de cl primaire pour
associer rapidement des donnes issues de plusieurs
tables et les combiner de manire significative.
Aprs avoir dfini la cl primaire dans une table, vous
pouvez l'utiliser dans d'autres tables en rfrence la
table qui contient la cl primaire. Par exemple, le champ ID cl primaire de la table Clients peut
apparatre comme cl trangre dans la table Commandes.
Une cl primaire identifie chaque ligne de manire unique et ne peut pas tre vide, ni avoir la
valeur Null. De prfrence elle ne doit jamais changer. Un nom serait une cl primaire inadapte.
Toute table aura une cl primaire. Access cre automatiquement un index pour la cl primaire
pour acclrer les requtes et les autres oprations. Access veille ce que chaque enregistrement
soit associ une valeur dans le champ de cl primaire et ce qu'il soit toujours unique.
Lorsque vous crez une table en Mode Feuille de donnes, Access cre automatiquement une
cl primaire en lui attribuant le nom de champ N et le type de donne NumroAuto.
Si vous enregistrez une table sans avoir dfini de cl primaire, Access vous demande d'en crer
une. Si vous cliquez sur [Oui], un champ <N> associ au type de donne NumroAuto est cr
pour fournir une valeur unique pour chaque enregistrement. Si la table contient dj un champ
NumroAuto, celui-ci est alors utilis comme cl primaire.
DFINIR LA CL PRIMAIRE
Affichez la table en Mode Cration, cliquez sur le slecteur de ligne du champ utiliser comme
cl primaire (avec Ctrl appuye pour slectionner plusieurs lignes).
Sous l'onglet Outils de table/Cration>groupe Outils, cliquez sur le

bouton Cl primaire. Un indicateur de cl s'affiche gauche du champ
ou des champs constituant la cl primaire.
Le mme bouton sert supprimer la cl primaire sur le champ ou le groupe de champs ayant t
dfini comme cl primaire.
INDEX - DFINITION
Un index permet daccder directement lemplacement des enregistrements dans la base de
donnes. Dans une base de donnes volumineuse, un index acclre les recherches ou les
requtes sur les valeurs des champs indexs (par exemple, le nom du client). En revanche,
lindexation ralentit la cration ou modification des donnes, car les index doivent tre mis jour.
Toutefois, les index napportent pas d'acclration sensible si la base contient environ un millier
denregistrements ou moins. Rservez donc les index aux bases de donnes volumineuses.
Un champ index sans doublon signifie que le champ ne pourra pas contenir deux fois la mme
valeur (par exemple, code client ou plaque dimmatriculation). Un champ index avec doublon
peut contenir plusieurs fois la mme valeur, par exemple nom des clients, ou code postal.
La cl primaire est automatiquement indexe par Access (sans doublon). En principe, il est
fortement conseill dindexer les cls trangres (avec doublon).
58

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
LA CL PRIMAIRE ET LES INDEX

CRER UN INDEX SUR UN SEUL CHAMP
Indexez les champs sur lesquels vous faites de
nombreuses recherches et qui possdent des valeurs
varies (nindexez pas une table Clients sur la ville si la
moiti des clients habitent Paris).
Ouvrez la table en Mode Cration. Cliquez sur le Nom
du champ que vous souhaitez indexer, puis sous
Proprits du champ, cliquez sur l'onglet Gnral.
Dans la proprit <Index>, slectionnez Oui - Avec
doublons pour autoriser les doublons ou Oui - Sans
doublons pour crer un index unique.
Enregistrez vos modifications, en cliquant sur le bouton
Enregistrer dans la Barre d'outils Accs rapide ou
appuyez sur Ctrl +S.
CRER UN INDEX MULTICHAMP
Ouvrez la table en Mode Cration, sous l'onglet Outils de table/Cration>groupe Afficher/Masquer,

cliquez sur le bouton Index. La fentre Index s'affiche.
Dans la premire ligne vide de la colonne

<Nom de l'index>, tapez le nom de l'index.
Dans la colonne <Nom du champ>,
slectionnez le premier champ pour l'index.
Dans la ligne suivante, laissez la colonne
<Nom de l'index> vide puis, dans la
colonne <Nom du champ>, slectionnez le
deuxime champ pour l'index. Rptez
cette opration jusqu' ce que tous les
champs que vous souhaitez inclure dans l'index soient slectionns.
Il peut y avoir plusieurs index, toutes les lignes sous un nom dindex sont considres comme
faisant partie du mme index jusqu' la premire ligne contenant le nom de lindex suivant.
Pour modifier l'ordre de tri des valeurs du champ, dans la colonne <Ordre de tri>, cliquez sur
Croissant ou sur Dcroissant.
Pour dfinir les proprits de lindex, cliquez sur la ligne qui contient le nom de l'index, puis
sous Proprits de l'index, dfinissez les proprits de l'index :
Unique : si la valeur est Oui, chaque valeur contenue dans l'index doit tre unique.
Ignorer Nulls : si la valeur est Oui, les enregistrements dont la valeur est Null dans les
champs indexs sont exclus de l'index.
Masquez la fentre Index en cliquant sur le bouton Index du Ruban ou sur la case X Fermer.
Pour enregistrer vos modifications de la table, cliquez sur licne Enregistrer dans la Barre
d'outils Accs rapide, ou utilisez le raccourci clavier Ctrl +S.
SUPPRIMER UN INDEX
Si vous jugez qu'un index est devenu inutile ou qu'il gne les performances, vous pouvez le
supprimer. En supprimant un index, vous supprimez l'index mais pas les champs.
Sous l'onglet Outils de table/Cration>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Index. La
fentre Index s'affiche. Slectionnez la ou les lignes contenant l'index supprimer, puis
appuyez sur Suppr . Enregistrez les modifications de la table.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
59
PROPRITS DES CHAMPS

Chaque champ dispose dun ensemble de proprits qui permettent un contrle de son utilisation.
Par exemple, contrler la saisie et donc avoir des informations plus fiables.
La dfinition dune proprit pour un champ seffectue en gnral en Mode Cration de la table
concerne. Les proprits disponibles varient en fonction du type du champ.
DFINIR LES PROPRITS POUR LES CHAMPS DE LA TABLE
Ouvrez la table en Mode Cration, cliquez sur la cellule contenant le nom du champ dont vous
voulez dfinir les proprits. Dans la partie infrieure, sous Proprits du champ, cliquez dans
la cellule droite du nom de proprit et tapez une valeur, ou slectionnez la valeur de liste si
une flche droulante apparat droite de la cellule.
Les proprits sont ranges sous

l'onglet Gnral.
Sous l'onglet Liste de choix, un

assistant vous guide pour dfinir
la liste des valeurs possibles.
<Taille du champ>
Cette proprit sapplique aux champs Texte, Numrique, et NumroAuto.
Pour le type Texte, elle indique le nombre maximum de caractres pouvant tre saisis, les
valeurs peuvent aller de 1 255.
Pour le type numrique les possibilits sont :
Octet
Valeurs entires de 0 255.
Entier
Valeurs de -32 768 +32 767.
Entier long
Valeurs de -2 147 483 648 +2 147 483 647.
Rel simple
Valeurs de -3,4.1038 3,4.1038, prcision de 7 chiffres significatifs.
Rel double
Valeurs de -1,797.10308 1,797.10308, prcision de 15 chiffres significatifs.
Dcimal
Valeurs de -1028 1028, avec prcision de 28 chiffres significatifs.
N de rplication Identifiant globalement unique (GUID).

<Nouvelles valeurs>
Cette proprit ne sapplique quau champ NumroAuto. Elle permet de prciser si les valeurs sont
incrmentes (1, 2, 3, ...) ou alatoires (254865, -2458965, 8654278, ...).
<Dcimales>
Cette proprit ne concerne que les donnes de type Numrique ou Montaire. Elle permet de
spcifier le nombre de dcimales devant apparatre laffichage : de zro quinze dcimales ou
bien choisissez loption Auto. Dans ce dernier cas, Access affiche deux dcimales par dfaut.
60

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
PROPRITS DES CHAMPS

<Format>
Cette proprit concerne les donnes de type Date/Heure, Oui/Non, Mmo, Texte, Numrique,
NumroAuto, Montaire et Lien hypertexte. Elle permet de choisir diffrents modes daffichage
pour les informations stockes dans la table, elle naffecte que laffichage, pas la valeur elle-mme.
Formats pour les types Numrique, Montaire ou NumroAuto.
Nombre gnral
Les donnes sont affiches comme elles sont saisies.
Montaire
Pour les montants : symbole montaire, sparateur de milliers, et chiffres

ngatifs entre parenthses conformes aux paramtres rgionaux.
Euro
Comme le format Montaire, mais le symbole est alors lEuro ( ).
Fixe
Les donnes sont affiches avec le nombre fixe de dcimales spcifi dans la
proprit Dcimales.
Standard
Les donnes sont affiches avec le nombre de dcimales indiqu dans la

proprit Dcimales et les milliers sont spars par un espace.
Pourcentage
Access affiche la donne en la multipliant par 100 et en ajoutant le symbole %.

Le nombre 0,6 sera affich comme 60,00%.
Scientifique
utiliser pour les trs grandes valeurs. La notation scientifique utilise le

symbole E (pour exponentielle). Le nombre 1 600 sera affich 1,60E+03.
On peut galement crer un format personnalis en utilisant les symboles suivants :

,
Sparateur dcimal.
Sparateur de milliers.
Position pour un nombre ou un zro.
Position pour un nombre.
Symbole montaire.
Symbole pourcentage.
E- ou e-
Symbole de notation scientifique.
E+ ou e+
Symbole de notation scientifique.

Pour entrer des espaces comme caractres daffichage littraux.
"ABC"
Affiche tout lment entre guillemets comme caractre daffichage littral.
Force lalignement gauche au lieu de lalignement droite.
[couleur]
Spcifie une couleur daffichage. Les couleurs possibles sont : noir, bleu, vert,
cyan, rouge, magenta, jaune et blanc.
Exemple : le format # ###,00" $" affichera la valeur 1234567 sous la forme 1 234 567,00 $.
Un format personnalis peut comporter quatre sections se rfrant chacune une fourchette de
nombres particuliers. Chaque section doit tre spare par un point-virgule :
Premire section : pour les nombres positifs.

Deuxime section : pour les nombres ngatifs.
Troisime section : pour les nombres nuls (gaux zro).
Quatrime section : sil ny a pas de donnes (contenu Null).

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
61
PROPRITS DES CHAMPS

Formats pour les types Texte et Mmo
Saisissez un format particulier en utilisant les symboles suivants :
@
Caractre de texte (soit un caractre, soit un espace) requis.
&
Caractre de texte non requis.
<
Force tous les caractres qui suivent tre en minuscules.
>
Force tous les caractres qui suivent tre en majuscules.
Comme pour les donnes numriques, on peut spcifier plusieurs sections dans un format :
Premire section : pour des champs contenant du texte.
Deuxime section : pour des champs contenant des chanes vides et des valeurs Null.
Format pour le type Date/Heure
Format
Donne
Rsultat
Date, gnral
24/07/11 16:33:25
24/7/11 16:33:25
Date, complet
24/07/11
jeudi 24 juillet 201
Date, rduit
24/04/11
24-avr-11
Date, abrg
24/07/11
24/7/11
Heure, complet
16:33:25
16:33:25
Heure, rduit
16:33:25
04:33 PM
Heure, abrg
16:33:25
16:33
Attention : pour les formats comportant les annes sur deux chiffres, les dates saisies comprises
entre le 1/1/00 et le 21/12/29 sont interprts comme celles des annes 2000 2029.
En revanche, les dates saisies comprises entre le 1/1/30 et 21/12/99 sont interprtes comme
celles des annes 1930 1999.
Formats pour le type Oui/Non
Dtermine les valeurs texte qui vont apparatre pour ce champ dans une feuille de donnes ou
dans des formulaires ou tats, si vous choisissez de dfinir le contrle en valeur texte. Slectionnez
l'une des options suivantes : Oui/Non, Actif/Inactif, Vrai/Faux. Vous pouvez aussi spcifier un
format personnalis trois sections : ;"Autoris";"Interdit" (Premire section : inutilise).
Notez que par dfaut un champ Oui/Non apparat en case cocher et non en valeur texte dans les
feuilles, les formulaires et les tats.
<Masque de saisie>
Cette proprit sapplique aux champs Texte, Date/Heure, Numrique et Montaire.
Un masque de saisie contrle ce quil est autoris ou interdit d'entrer dans un champ. Par
exemple, des dates ou des numros de tlphone selon des conventions propres un pays ou
une rgion.
Pour dfinir un masque de saisie, Access propose une srie de caractres utiliser pour construire
le modle. Vous pouvez dfinir le masque directement dans la zone correspondant la proprit
ou faire appel un assistant.
Utiliser lassistant Masque de saisie
Cliquez sur le champ pour lequel vous voulez dfinir un masque de saisie, puis cliquez sur la
proprit <Masque de saisie>. Ensuite cliquez sur le bouton apparu droite de la cellule.
Cliquez sur le bouton, puis slectionnez un des masques proposs par l'assistant.
62

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
PROPRITS DES CHAMPS

Cliquez dans la zone <Essayer :>
pour visualiser ce qui apparatra dans
le champ avant la saisie. Faites des
tests avec plusieurs masques si
besoin.
Cliquez sur [Suivant]. Un dialogue
vous demande dautres informations
selon le masque que vous avez
slectionn.
Cliquez sur [Suivant], puis sur

[Terminer].
Crer votre propre masque de saisie

Saisissez le masque de saisie en utilisant les caractres suivants.
Caractre
Signification
Un chiffre obligatoire, 0 9, + et - non accepts.
Un chiffre facultatif. Naccepte pas le + et le -.
Un chiffre facultatif. Accepte le + et le -.
Une lettre obligatoire (A Z).
Une lettre facultative (A Z).
Une lettre ou un chiffre obligatoire.
Une lettre ou un chiffre facultatif.
&
Un caractre ou un espace obligatoire.
Un caractre ou un espace facultatif.
.,;:-/
Signes sparateurs : dcimale, sparateur de milliers, date et heure (voir les

paramtres rgionaux du Panneau de configuration de Windows).
<
Convertit les lettres qui suivent en minuscules.
>
Convertit les lettres qui suivent en majuscules.
Remplissage du masque de saisie partir de la droite.
Affiche le caractre qui suit sous sa forme ASCII littrale.
Mot de passe
Affiche des toiles lcran lors de la saisie.
Exemples : >LL00000-0000, (000) 000-0000, (999) 000-0000!.

On peut crer un format personnalis plusieurs sections :
Premire section : le masque de saisie lui-mme.

Deuxime section : dtermine si Access doit enregistrer les caractres daffichage littraux (les
caractres non taps). 0=Oui et 1=Non. Un numro de tlphone pourra ainsi tre stock avec
les espaces (01 23 45 67 89) ou sans (0123456789).
Troisime section : caractre qui s'affiche dans l'espace rserv pour la saisie.
La proprit <Format> prvaut sur le masque de saisie pour laffichage.
<Lgende>
Cette proprit sapplique tous les types de champs. Elle permet dintroduire un intitul pour le
champ diffrent du nom du champ. Cet intitul (la lgende) apparatra en lieu et place du nom de
champ dans la feuille de donnes (table ou requte), dans les formulaires et dans les tats.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
63
PROPRITS DES CHAMPS

<Valeur par dfaut>
Cette proprit sapplique tous les types de champs, lexception dObjet OLE de Pice jointe et
de NumroAuto.
Pour acclrer la saisie, on peut affecter une valeur par dfaut un champ. Access affiche cette
valeur dans le champ chaque fois quon ajoute un nouvel enregistrement. On peut accepter la
valeur par dfaut ou lcraser en tapant une autre valeur.
<Valide si> et <Message si erreur>
Ces deux proprits sappliquent tous les types de champs, lexception d objet OLE et de
NumroAuto.
La proprit <Valide si> permet de contrler les donnes saisies dans un champ. Le principe
consiste introduire une condition dans la zone <Valide si>. Toutes les donnes introduites dans
le champ devront vrifier la condition.
Oprateurs relationnels
Oprateurs logiques
<
Infrieur
AND
ET logique
>
Suprieur
OR
OU logique
<=
Infrieur ou gal
XOR
OU exclusif
>=
Suprieur ou gal
NOT
NON logique
<>
Diffrent de
EQV
Equivalence
Egal
IMP
Implication
Exemple : on peut introduire la condition <=Maintenant() pour la proprit <Valide si> du

champ Date de la table. Grce cette proprit, la saisie dune date et dune heure postrieure
la date et lheure actuelle sera refuse.
Il est possible de personnaliser le message derreur affich par Access lorsque la donne introduite
ne satisfait pas la condition dfinie dans la proprit <Valeur si>. Il suffit de taper le texte de
votre choix dans la zone <Message si erreur>.
<Null interdit> et <Chane vide autorise>
La proprit <Null interdit> sapplique tous les champs, alors que <Chane vide autorise>
concerne les types de champs Texte, Mmo et Lien hypertexte. La proprit <Null interdit>
indique labsence de donnes dans un champ. Loption Oui pour la proprit oblige lutilisateur
entrer une valeur dans ce champ pour tous les enregistrements.
La proprit <Chane vide autorise> permet lintroduction des valeurs sans caractre ni espace
lorsque Oui est choisi. Si cest Non, elle empche lutilisateur de saffranchir dun <Null interdit> en
tapant un espace.
<Index>
Cette proprit sapplique tous types de champs sauf Lien hypertexte, Pice jointe et Objet OLE.
Les index servent acclrer les recherches, les requtes et les tris au sein dune table. La
proprit <Index> peut prendre trois valeurs :
Non
Le champ concern nest pas index.
Oui - Avec doublons
Le champ index accepte les doublons dans des enregistrements diffrents.
Oui - Sans doublons
Le contenu du champ index est unique pour chaque enregistrement.
Access attribue automatiquement la proprit Index : Oui - Sans doublons une cl primaire.
64

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
PROPRITS DES CHAMPS

<Compression unicode>
Le codage Unicode pour les caractres permet dutiliser des caractres non latins. Ce systme de
codage utilise un espace de stockage plus important quauparavant et cette proprit offre la
possibilit dactiver la compression automatique des donnes.
LA LISTE DE CHOIX
Sous l'onglet Liste de choix, vous pouvez dfinir une liste de valeurs pour un
champ. La donne sera slectionne dans cette liste plutt que davoir tre
saisie. Les valeurs de la liste peuvent tre saisies manuellement ou provenir
d'une table ou d'une requte.
Dfinir manuellement la liste de choix dans les proprits
La table tant ouverte en Mode Cration, cliquez dans le champ pour lequel vous voulez dfinir ou
modifier la liste de choix, puis dfinissez la liste de choix de la faon suivante.
Cliquez sur l'onglet Liste de choix. Dans la proprit <Afficher le contrle>, slectionnez Zone
de liste droulante ou Zone de liste. Dans la proprit <Origine source>, choisissez Liste
valeurs ou Table/requte. Dans la proprit <Contenu>, si l'origine est Liste valeurs, saisissez
la liste de valeurs (exemple "Or";"Argent";Bronze"); si l'origine est Table/requte,
slectionnez la table/requte.
Dfinir la liste de choix avec lassistant
La table tant ouverte en Mode Cration, sur la ligne du champ cliquez dans la colonne <Type
de donnes>, puis slectionnez le type Assistant Liste de choix.
Si la table est ouverte en Mode Feuille de donnes et que vous voulez insrer un champ avec
Liste de choix, sous l'onglet Outils de table/Champs>groupe Ajouter et supprimer cliquez sur Plus de
champs et slectionnez Liste de choix et relation.
Indiquez votre choix pour la provenance des valeurs, cliquez sur [Suivant].

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
65
PROPRITS DES CHAMPS

Si la premire tape de l'assistant vous choisissez dextraire les valeurs dune table.
Slectionnez le nom de la table ou de la

requte, cliquez sur [Suivant].
Double-cliquez sur le ou les noms des

champs contenant les donnes placer dans
la liste, cliquez sur [Suivant].
Spcifiez lordre de tri de la table source,

cliquez sur [Suivant].
Modifiez accessoirement la largeur de la

colonne en amenant le pointeur sur le bord
droit de son en-tte et en faisant glisser,
Tapez un nom (tiquette) pour le champ liste de choix, cliquez sur [Terminer].
Les paramtres rsultant de la procdure effectue avec l'assistant sont introduits dans les
proprits sous l'onglet Liste de choix. Le rsultat est le mme par les deux procds.
Si la premire tape de l'assistant vous choisissez de taper les valeurs, les tapes sont :
66

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
REQUTES
SLECTION
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CRER UNE REQUTE AVEC LASSISTANT

Lassistant Requte permet de crer une requte qui liste les donnes dune ou de plusieurs tables
lies (voir tables lies au chapitre 8) et les affiche dans une feuille de donnes. Seuls les champs
choisis apparatront. Le rsultat de la requte peut tre dtaill (les enregistrements apparaissent)
ou synthtique (seuls des regroupements et leurs sous-totaux saffichent). Lassistant ne permet
pas de prciser des critres : pour cela, il faut modifier la requte en Mode Cration.
TAPES STANDARDS DE LASSISTANT REQUTE

Pour lexemple, la base de donnes contient une table T_CLIENT.
Vous allez crer une requte affichant les champs <cli_nom>, <cli_prenom>, <cli_ville>,
<cli_chiffre_affaires>.
Sous l'onglet Crer>groupe Macros et
code, cliquez sur Assistant Requte.
Dans le dialogue Nouvelle requte,

cliquez sur Assistant Requte simple
, puis sur [OK].
Dans cette tape de lassistant :
Dans <Tables/Requtes>,
cliquez sur une table qui contient
des donnes inclure dans la
requte.
Dans <Champs disponibles>,

cliquez sur un champ inclure
dans la requte, puis cliquez le
bouton
pour dplacer ce
champ dans <Champs

slectionns>. Procdez de la
mme manire pour chaque
champ inclure dans la requte
(champs voir dans la feuille rponse ou champs utiliser pour appliquer un critre).
Cliquez sur [Suivant].
Les boutons de ce dialogue servent dplacer les champs entre les zones et dans le sens
de la flche bouton :
dplacent tous les champs,
dplacent le champ
slectionn.
Si, parmi les champs, certains sont

de type Numrique ou Date, ltape
ci-contre saffiche : cochez loption
< Dtaille> sauf si vous
voulez que votre requte excute
des fonctions d'agrgation
(Somme, Moy, Min, Max, Total..),
dans ce cas cochez < Synthse>.
Lorsque vous avez choisi, cliquez
sur [Suivant].
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CRER UNE REQUTE AVEC LASSISTANT
Dans la zone <Quel titre souhaitezvous pour votre requte> :

modifiez le nom de la requte.
Puis, cochez lune des options :
pour afficher les rsultats en

Mode Feuille de donnes.
pour afficher la requte en Mode
Cration afin de la modifier.

Cliquez sur [Terminer].
La feuille de donnes rsultats ou la
structure de la requte en mode
Cration saffiche selon le choix fait en
dernier lieu. Lobjet requte est ajout, il apparat dans le volet de navigation.
TAPES SPCIFIQUES DE LASSISTANT POUR UNE REQUTE DE SYNTHSE

Cas de champ numrique dans la requte
Si la requte contient les champs <cli_ville> et <cli_chiffre_affaires>, la requte de synthse peut
produire les totaux de chiffre daffaires par ville. Pour cela, choisissez loption < Synthse>,
cliquez sur le bouton [Options de synthse] qui sactive.
Cochez lune des cases pour indiquer le calcul de synthse souhait, et ventuellement la case
< Compter les enregistrements> au sein de chaque regroupement. Validez par [OK].
Cliquez sur [Terminer] pour effectuer la requte de synthse.
Cas dun champ date dans la requte

Si certains champs slectionns dans la requte sont du type Date, un dialogue saffiche et vous
demande de quelle manire regrouper les enregistrements.
Cochez lune des options, puis cliquez sur [Terminer] pour effectuer la requte.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
69
CRER UNE REQUTE EN MODE CRATION

Vous pouvez crer une requte en la dfinissant dans la grille de cration de requte, cest le
Mode Cration. Dans ce mode vous pouvez appliquer des critres, ce que ne permet pas lassistant
requte. De plus, le Mode Cration est le seul mode utilisable pour modifier les requtes.
Sous l'onglet Crer>groupe Macros et code, cliquez sur le
bouton Cration de requte. Le dialogue Afficher la table
saffiche.
Sous longlet Tables ou Requte, slectionnez une ou
plusieurs tables ou requtes puis cliquez sur [Ajouter].
Puis, lorsque vous avez choisi les tables, cliquez sur
[Fermer].
La grille de cration de requte est cre dans le volet de
droite, la requte est automatiquement nomme par
dfaut RequteN (N tant le numro de squence).
Dans cet exemple, une relation existe entre le champ <Rf employ> de la table Commandes et
le champ <id> (cl primaire) de la table Employs. Relation de N 1, car un employ peut
passer plusieurs commandes, alors qu'une commande est passe par un seul employ.
Dans la grille de cration de requte :
Spcifiez les champs inclure dans la requte en double-cliquant sur les noms de ces
champs dans les tables (voir pages suivantes).
Spcifiez les ventuels critres de la requte sur la ligne en regard de Critres et celles qui
sont au-dessous (voir pages suivantes).
Spcifiez les ventuels tris de la requte sur la ligne en regard de tri (voir pages suivantes).
Pour visualiser les donnes rsultats de la requte, cliquez sur licne Feuille de donnes situe
sur la droite de la barre dtat, ou sous longlet Accueil>groupe Affichages cliquez sur la flche
du bouton Affichage, puis sur Feuille de donnes. Pour revenir en Mode Cration procdez de
mme en choisissant licne ou commande Mode Cration.
Pour enregistrer la requte, cliquez sur le bouton

Enregistrer de la barre doutils Accs rapide ou appuyez sur
+S. Le dialogue Enregistrer sous saffiche.
Saisissez un nom pour la requte, cliquez sur [OK].
Lobjet Requte est cr, son nom apparat dans le volet de navigation.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
GESTION DES REQUTES

MODIFIER LES DONNES DE LA TABLE SOURCE VIA LA REQUTE
Gnralement lorsque vous modifiez les donnes dans la feuille des rsultats dune requte, les
donnes sont modifies dans la table source. Cela sera toutefois impossible dans certains cas, dont
les suivants : la requte comporte des oprations (somme, moyenne...) ou des regroupements, la
requte est de type Analyse croise, la requte a la valeur Oui dans sa proprit <Valeurs
distinctes>.
OUVRIR UNE REQUTE EN MODE CRATION

Pour visualiser la grille de modification de la requte affiche.
Dans le volet de navigation, ouvrez le groupe Requtes pour faire apparatre la liste des
requtes, cliquez droit sur le nom de la requte puis sur la commande Mode Cration.
Vous pouvez aussi ouvrir la requte en Mode Feuille de donnes, puis basculer en Mode Cration.
OUVRIR UNE REQUTE EN MODE FEUILLE DE DONNES

Pour visualiser la feuille de rsultats de la requte.
requtes, double-cliquez sur le nom de la requte, ou slectionnez le nom de la requte puis
appuyez sur Entre , ou cliquez droit sur le nom de la requte puis sur la commande Ouvrir.
BASCULER DU MODE FEUILLE DE DONNES AU MODE CRATION

Il est trs pratique, lorsquon est en train de crer ou de modifier une requte en Mode Cration,
de pouvoir passer immdiatement en Mode Feuille de donnes afin de visualiser le rsultat, puis
de revenir aussi vite en Mode Cration pour rviser la requte. Utilisez deux boutons lextrmit
gauche de la barre doutils :
Passer en Mode Feuille de donnes.
Passer en Mode Cration.
FERMER UNE REQUTE
Cliquez sur longlet de la feuille de donnes de la requte ouverte pour la slectionner. Appuyez
sur
+
ou sur
+W, ou cliquez sur la case de fermeture de la feuille de donnes.
Si des modifications ont t effectues, Access propose lenregistrement : cliquez sur [Oui] si vous
dsirez sauvegarder la requte.
RENOMMER UNE REQUTE
Slectionnez le nom de la requte dans le volet de navigation et appuyez sur

le nouveau nom et appuyez sur
pour valider.
. Puis, saisissez
COPIER UNE REQUTE
Slectionnez le nom de la requte dans le volet de navigation, puis sous longlet Accueil>groupe
Presse-papiers, cliquez sur le bouton Copier (ou
+C), puis cliquez sur le bouton Coller (ou
+V), saisissez un nom pour la nouvelle requte et validez par .
SUPPRIMER UNE REQUTE
requtes, cliquez droit sur le nom de la requte puis sur la commande Supprimer. Ou,
slectionnez le nom de la requte et appuyez sur
.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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PLACER LES CHAMPS DANS LA GRILLE DE REQUTE

AJOUTER DES CHAMPS DANS LA REQUTE
Ouvrez la requte en Mode Cration.
Ajouter/Supprimer une table dans la requte

Pour ajouter une table : sous longlet Outils de requtes/Crer>groupe Paramtrage de requte,
cliquez sur le bouton Afficher la table, puis dans la fentre Afficher la table, double-cliquez sur le
nom de la table.
Pour supprimer une table : cliquez droit sur lobjet table puis sur Supprimer la table.
Ajouter un champ dans la requte
Double-cliquez sur le nom de champ dans lobjet Table : son nom apparat dans la premire
colonne disponible de la grille . Ou cliquez dans une cellule vide de la ligne <Champ>, puis
sur la flche droulante qui apparat et choisissez le nom de champ. Ou faites glisser le nom
du champ de lobjet Table jusque dans une colonne vide de la grille ou dj occupe pour
insrer le nouveau champ devant.
Ajouter plusieurs champs la fois
Slectionnez les noms champs dans lobjet Table en maintenant appuye la touche
et
en cliquant successivement sur chaque champ, puis faites glisser la slection jusque sur une
colonne vide de la grille.
Ajouter tous les champs d'une table la fois
Double-cliquez sur lastrisque en tte de la liste des noms de champs dans lobjet Table.
Lastrisque (*) reprsente tous les champs de la table. Ou double-cliquez sur le nom de table.
MODIFIER LORDRE DES CHAMPS
Cliquez sur le slecteur de colonne du champ que vous dsirez dplacer, le pointeur se
transforme en
et la colonne est slectionne (surligne en noir). Maintenez la pression sur le
bouton de la souris et faites glisser la colonne, de faon la mettre devant une autre.
Slecteur de colonne
SUPPRIMER DES CHAMPS

Cliquez sur le slecteur de colonne du champ (pour en slectionner plusieurs conscutifs,
slectionnez le premier, maintenez appuye la touche
et slectionnez les suivants).
Appuyez sur
, ou sous longlet contextuel Outils de requte/Crer>groupe Paramtrage de
requte, cliquez sur le bouton Supprimer les colonnes.
MASQUER DES CHAMPS
Dans la ligne <Afficher> de la grille, cliquez sur la case cocher afin de supprimer la coche
dans la colonne des champs que vous dsirez masquer.
72

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
TRIS DANS LES REQUTES

Les rsultats dune requte peuvent tre tris selon les valeurs croissantes ou dcroissantes dun
champ alphabtique, numrique ou date. Le tri peut porter sur un seul ou plusieurs champs.
TRIER LES ENREGISTREMENTS SUR UN CHAMP

Ouvrez la requte en Mode Cration, cliquez dans la cellule sur la ligne <Tri> dans la colonne
du champ devant servir de cl de tri, cliquez sur la flche droulante qui apparat droite de la
cellule <Tri>, puis slectionnez un sens pour le tri : Croissant ou Dcroissant.
Pour visualiser les donnes tries dans la feuille des rsultats, cliquez sur licne Feuille de
donnes situ sur la barre dtat.
Pour rafficher la grille de la requte, basculez en Mode Cration.
Lordre des enregistrements dans la (les) table(s) de donnes nest pas modifi, le tri ne seffectue
que dans la feuille rsultat de la requte.
TRIER LES ENREGISTREMENTS SUR PLUSIEURS CHAMPS

Lordre de placement dans la grille de requte des champs qui servent de cl de tri est important
lorsque lon dfinit plusieurs champs cl de tri. Access trie dabord selon le champ cl de tri situ le
plus gauche, puis selon le champ cl de tri suivant situ sa droite, et ainsi de suite.
Par exemple, pour trier dabord le champ <Date>, puis le champ <Socit>, le champ <Date> doit se
trouver gauche du champ <Socit> dans la grille.
Pour modifier les niveaux de tri, il peut tre ncessaire de dplacer les colonnes dans la grille.
Une fois les champs de tri dfinis, basculez en Mode Feuille de donnes pour visualiser le rsultat.
SUPPRIMER UN TRI
Basculez en Mode Cration pour afficher la grille de la requte.
Cliquez sur la ligne <Tri> dans la cellule de la colonne du champ cl de tri contenant la valeur
Croissant ou Dcroissant, puis cliquez sur la flche droulante qui apparat droite de la
cette cellule <Tri> et slectionnez (Non tri) dans la liste.
Basculez en Mode Feuille de donnes pour visualiser le rsultat.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
73
CRITRES DE SLECTION DANS UNE REQUTE

Une requte peut nafficher que certains rsultats correspondant certains critres, pour cela on
dfinit les critres de slection dans la grille de la requte.
SAISIR UN CRITRE
Crez la requte et ouvrez-la en Mode Cration.
Ajoutez les champs afficher dans la feuille de rsultats ainsi que ceux servant aux critres.
Dfinir un critre
Cliquez dans la ligne <Critres>, dans la colonne du champ sur lequel porte le critre.
Tapez la valeur critre, par exemple, pour obtenir les clients parisiens : saisissez paris, ou
Paris ou PARIS. Access ne fait aucune distinction majuscule/minuscule. Le texte saisi est mis
automatiquement entre guillemets.
Dfinir un critre supplmentaire

Si le critre doit se combiner au prcdent par ET :
Procdez comme pour le premier critre, dans une autre colonne (paris et >120).
Si le critre doit de combiner au prcdent par OU :
Saisissez le critre supplmentaire sur la ligne <Ou> dans la mme colonne (paris ou lyon).
La combinaison ET a priorit sur la combinaison OU.

Afficher le rsultat
Aprs avoir saisi le critre dans la grille de la requte, sous longlet Crer>groupe
Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter pour visualiser le rsultat en mode Feuille de
donnes.
Pour revenir en Mode Cration afin de modifier ou de vrifier le critre, sous longlet
Accueil>groupe Affichage, cliquez sur le bouton Affichage pour revenir en mode
Cration.
SYNTAXE DU CRITRE SUIVANT LE TYPE DU CHAMP

Texte
Tapez le mot. Si le critre se compose de plusieurs mots, placez-les entre

guillemets. Aprs validation. Access ajoutera automatiquement des guillemets
autour du texte.
Nombre
Tapez le chiffre sans symbole montaire ni sparateur de milliers.
Date
Tapez les dates sous la forme jj/mm/aa ou jj/mm/aaaa. Aprs validation,

Access ajoute automatiquement des dises autour de la date.
Oui/Non
Pour une valeur Oui, tapez au choix Oui/Vrai/Actif/-1. Pour une valeur Non,
tapez au choix Non/Faux/Inactif/0.
OPRATEURS
74
>
Plus grand que.
<
Plus petit que.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

>=
Suprieur ou gal.
<=
Infrieur ou gal.
<>
Diffrent de.
Pas
Ngation.
In
Inclusion dans un ensemble.
Entre
Intervalle.
Comme
Prcise un modle utilisant des caractres gnriques *, ? ou #.
Est Null
Ne contient pas de donnes.
Est Pas Null
Contient une donne.
Notez quavec Access une certaine souplesse est autorise lors de la saisie dun critre. Par
exemple, si vous tapez Null, Access le convertit en Est Null. Si vous tapez P*, Access le
convertit en Comme "P*" (si vous voulez chercher la chane P*, il faut saisir ="P*").
EXPRESSIONS
Expression de critres
Affiche les enregistrements o
"France"
La valeur est France.
Pas "France"
La valeur nest pas France.
In ("France";"Allemagne";"Italie")
La valeur est France, Allemagne ou Italie.
"Paris" Ou "Bruxelles"
La valeur est Paris ou Bruxelles.
Comme "S*"
La valeur commence par S.
<"M"
La valeur commence par la lettre A L.
>="M"
La valeur commence par la lettre M Z.
Entre "M" et "P"
La valeur commence par la lettre M, N ou O, ou

est gale P.
100
La valeur est 100.
Entre 50 et 60
La valeur est comprise entre 50 et 60.
<=20
La valeur est infrieure ou gale 20.
Date()
La date est la date actuelle.
>=#01/01/2009#
La date est gale ou postrieure au 01/01/2009.
Entre #01/01/2009# Et #31/12/2009#
La date est dans lanne 2009.
Pas Est Null
La valeur nest pas nulle.
Notez que Null nest pas une valeur. On ne peut pas faire =Null ou <>Null, mais Est Null
ou Pas Est Null.
CARACTRES GNRIQUES
Lors de la saisie dune expression de critre, on peut utiliser des caractres gnriques : pour
remplacer une squence quelconque de caractres lastrisque (*), le point dinterrogation (?)
pour remplacer un caractre alphabtique quelconque, le signe dise (#) pour un chiffre.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
75

Un point dinterrogation (?) remplace un caractre alphabtique quelconque.
Un astrisque (*) remplace un groupe de caractres de taille quelconque.
Un dise (#) remplace un chiffre.
Des crochets [] entourent les caractres recherchs sil existe des variantes.
Un point dexclamation (!) aprs le premier crochet indique des caractres exclure. Exemples :
Cette recherche
Trouve
Mais ne trouve pas
Gr?s
Gris, Gras, Gros.
Grands.
Blanc, Bl, Bleu.
Abri.
Gris, Grands, Grappins.
Grand, Galopins.
103, 113, 123.
1c3.
Balle, Belle.
Bulle.
Bar, Bbr, Bcr.
Bdr, Ber.
Bdr, Ber.
Bar, Bbr.
Bl*
Gr*s
1#3
B[ae]lle
B[a-c]r
B[!a-c]r
Ds que vous utilisez un caractre gnrique, Access ajoute Comme devant.
Par exemple, si vous saisissez Gr?s, Access convertit le critre en Comme "Gr?s".
VARIANTES DANS LCRITURE DES CRITRES
Il existe souvent plusieurs manires dcrire un mme critre.

Les trois requtes suivantes sont quivalentes :
De mme que les trois requtes :
Notez que dans la grille de requte, vous pouvez ajouter plusieurs fois le mme champ pour
spcifier plusieurs critres sur ce champ, lis par ET.
76

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
PARAMTRES DANS UNE REQUTE

Une requte slection peut contenir un ou plusieurs paramtres dans ses critres. Quand la
requte sexcute, un dialogue saffiche pour chaque paramtre et vous demande de saisir la
valeur du paramtre. Vous pouvez dfinir plusieurs paramtres dans une requte.
CRER UNE REQUTE PARAMTRE

Exemple de dialogue de saisie dune valeur de paramtre lexcution dune requte paramtre :
Pour insrer un paramtre dans un critre, ouvrez la requte en Mode Cration. Puis sur la ligne
<Critres> dans la colonne du champ servant au critre, saisissez entre crochets [] le nom du
paramtre. La valeur sera demande lexcution de la requte paramtre.
Un critre pouvant tre une expression calcule, le paramtre entre crochets [] peut tre saisi
comme un des oprandes de lexpression.
CONTRLER LE TYPE DE VALEUR SAISIE POUR LE PARAMTRE

Vous pouvez en plus faire un contrle du type de donne saisie (afin dtre sr de ne pas saisir
texte alors quon attend une date, par exemple), pour certains ou tous les paramtres.
En Mode Cration, aprs avoir saisi les noms des paramtres dans les critres, sous longlet
Outils de requte/Crer>groupe Afficher/masquer, cliquez sur le bouton Paramtres.
Saisissez en (avec ou sans crochets) le nom du paramtre que vous avez saisi pralablement
dans un critre (le copier-coller est possible) puis slectionnez en le type de donne du
paramtre. En principe, il sagit du mme type que celui affect au champ. Ajoutez
ventuellement dautres noms de paramtres avec leur type de donne, si vous avez saisi
plusieurs paramtres dans la ligne <Critre> de la grille de requte. Cliquez sur [OK].

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
77
CHAMP CALCUL DANS UNE REQUTE

Un champ de la requte peut tre une expression calcule avec les valeurs dun ou de plusieurs
autres champs de la table. On peut par exemple afficher un montant TTC dans la feuille rsultats
de la requte alors que cest le montant HT qui est enregistr dans la table.
CRER UN CHAMP CALCUL
En Mode Cration, dans la ligne <Champ> de la grille de requte, cliquez dans une colonne
vide et saisissez lexpression de calcul dans la colonne. Vous pouvez utiliser les oprateurs
usuels (+, -, * et /). Access met automatiquement les noms des champs entre crochets.
Appuyez sur
pour valider.
Access fait automatiquement prcder lexpression par le terme ExprN qui sert de nom initial au
champ calcul, suivi de deux-points (:). Dans ce nom, N correspond un nombre entier augment
dune unit pour chaque nouveau champ calcul (Expr1, puis Expr2, Expr3, ...). Vous pouvez
changer ce nom.
RENOMMER UN CHAMP CALCUL

On peut remplacer le nom initial (Expr1, Expr2...) par un nom plus significatif.
Saisissez ce nom suivi de : (deux points) avant lexpression, la place de Expr1.
FORMATER UN CHAMP CALCUL

Par exemple, vous voulez appliquer un format montaire un champ calcul.
Cliquez droit dans la colonne du champ formater, puis cliquez sur Proprits.
Cliquez dans la proprit <Format>, cliquez ensuite sur la flche lextrmit droite de cette
zone et slectionnez un format prdfini (disponible uniquement pour les types de donnes
numrique et montaire) ou saisissez votre propre format.
Cliquez sur la case de fermeture de la Feuille de proprits.
AFFICHER LE RSULTAT
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter
pour visualiser le rsultat en Mode Feuille de donnes.
Pour revenir en Mode Cration afin de vrifier le critre, sous longlet
Accueil>groupe Affichage, cliquez sur le bouton Affichage.
78

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

UTILISER LE GNRATEUR DEXPRESSION
Le gnrateur dexpression facilite lcriture de formules en proposant les fonctions et lments
disponibles.
Ouvrez la requte en Mode Cration. Dans la ligne <Champ> de la grille de requte, cliquez
dans la cellule de la premire colonne vide.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Paramtrage de la requte, cliquez sur le bouton
Gnrateur
. Choisissez en les termes utiliser et en les oprateurs. Le rsultat
apparat en .
Une fois lexpression termine, cliquez sur [OK].
Exemple : combinaison du nom et de linitiale du prnom

Ouvrez la requte en Mode Cration. Cette requte doit utiliser une table possdant un champ
<NOM> et un champ <PRENOM> (dans notre exemple, il sagit de la table T_CLIENT).
Dans la ligne <Champ> de la grille de requte, cliquez sur la cellule de la premire colonne
vide. Puis, sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Paramtrage de la requte, cliquez sur le
bouton Gnrateur.
Dans le dialogue Gnrateur dexpression, double-cliquez sur Tables puis sur T_CLIENT en
, puis sur le champ <CLI_NOM> en et enfin sur <Valeur> en .
Dans la liste des oprateurs, cliquez sur le bouton & (loprateur de concatnation) qui permet
concatner un texte un autre. Saisissez " " (guillemet - espace - guillemet) pour insrer un
espace entre le nom et le prnom (tous les textes doivent tre taps entre guillemets).
Dans la liste des oprateurs, cliquez nouveau sur le bouton &.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
79
Double-cliquez sur Fonctions puis sur Fonctions intgres en , puis cliquez sur Texte en
(utilisez la barre de dfilement vertical), enfin double-cliquez sur Gauche en (utilisez la barre
de dfilement vertical).
Dans la zone suprieure , cliquez sur le terme stringexpr pour le slectionner, puis
saisissez le nom du champ contenant le prnom du client [CLI_PRENOM] pour remplacer la
slection. Vous auriez dailleurs pu slectionner le prnom comme vu prcdemment.
Dans la zone suprieure du dialogue , cliquez sur le terme n pour le slectionner, puis
saisissez 1 pour remplacer la slection.
Cliquez sur [OK].
La formule est copie dans la colonne slectionne. Notez que [T_CLIENT].[CLI_PRENOM] ou

simplement [CLI_PRENOM] revient au mme pour la requte pour dsigner le champ.
SAISIR UNE EXPRESSION LAIDE DES FONCTIONS

Fonctions usuelles
Les exemples sont donns avec des valeurs fixes. Vous pouvez remplacer ces valeurs par des
noms de champs : Gauche("Alain", 2) peut tre remplac par Gauche([Prnom], 2).
Fonction
Gauche(T, N)
Retourne
Les N
caractres les
plus gauche
du texte T
ExtractChane(T;N1;N2) Les N2
caractres du
texte T partir
du N2ime
80
Exemple
Rsultat
Gauche("Alain";2)
"Al"
ExtractChane("Durant";3;2)
"ra"

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

DansChane(Pos;T1;T2)
Donne la
position du
texte T2 dans
le texte T1,
partir de la
position Pos
DansChane(1;"tralala";"la") 4
DansChane(5;"tralala";"la") 6
NbCar(T)
Nombre de
caractres
NbCar("Monsieur")
SupprEspace(T)
Le texte T,
moins les
caractres
espace droite
et gauche
SupprEspace("
Ent(N)
La partie
entire de N
Ent(123,85)
123
Date()
La date
systme
Date()
03/12/2009
Anne(D)
Lanne de la
date D
Anne(#03/12/2009#)
2009
Mois(D)
Le mois de la
date D
Mois(#03/12/2009#)
12
Jour(D)
Le jour de la
date D
Jour(#03/12/2009#)
JourSem(D)
Le numro du
jour de la
semaine de la
date D
JourSem(#03/12/2009#)
5 (jeudi)
SrieDate(A;M;J)
Convertit
lanne A, le
mois M, le jour
J en date
SrieDate(2009;12;3)
03/12/2009
Jean Pierre ") "Jean Pierre"
Fonctions avances
EstNull() retourne VRAI si largument a la valeur Null. Souvent utilis avec VraiFaux.
VraiFaux() permet de faire un choix entre deux valeurs.

Choisir() permet de choisir parmi une liste.
Exemples :
VraiFaux([Sexe]="M"; "Masculin"; "Fminin")

renvoie le texte Masculin si le champ <Sexe> est gal la valeur M, et retourne le texte
Fminin dans les autres cas.
VraiFaux(EstNull([Ville]);"(inconnu)";[Ville])
renvoie le texte (inconnu) si le champ <Ville> est null et retourne le contenu du champ
<Ville> dans le cas contraire.
Choisir([Civilite];"Monsieur";"Madame";"Mademoiselle")
renvoie la valeur texte Monsieur si le champ <Civilite> est gal 1, Madame si <Civilite> est
gal 2, et Mademoiselle si <Civilite> est gal 3.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
81
REGROUPEMENTS ET CALCULS DE SYNTHSE

Les requtes Slection permettent de raliser des regroupements denregistrements et des calculs
de synthse sur les enregistrements regroups. Au lieu davoir tous les enregistrements affichs,
on obtient une synthse sur le(s) champ(s) de regroupement.
OPRATION DE SYNTHSE SUR LES ENREGISTREMENTS

Crez une requte avec le bouton Cration de requte (onglet Crer>groupe Macros et code) et
ajoutez les champs sur lesquels porteront les oprations dans la grille de cration. La majorit
des requtes de regroupement utilisent seulement un ou deux champs de regroupement.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton
Totaux. Access ajoute la ligne <Opration> dans la grille de requte et sur cette
ligne, dans chaque champ de la requte, apparat le terme Regroupement.
Vous devez ensuite indiquer le ou les champs pour lesquels vous voulez faire un calcul de
synthse. Les champs qui ne servent pas pour un calcul de synthse peuvent servir pour un
regroupement.
Pour chaque champ sur lequel vous voulez un calcul de synthse : cliquez dans la cellule sur la
ligne <Opration> puis sur la flche situe lextrmit droite de la cellule, et slectionnez une
opration de synthse.
Oprations de synthse disponibles
82
Somme
La somme des valeurs

dun champ.
Numrique, Date/Heure, Montaire, NumroAuto,

Oui/Non.
Moyenne
La moyenne des valeurs

dun champ.

Oui/Non.
Min
La valeur minimale dun

champ.
Texte, Numrique, Date/Heure, Montaire,

NumroAuto, Oui/Non.
Max
La valeur maximale dun

champ.
Texte, Numrique, Date/Heure, Montaire,

NumroAuto, Oui/Non.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
REGROUPEMENTS ET CALCULS DE SYNTHSE

Compte
Le nombre de valeurs non

vides dans un champ.
Texte, Mmo, Numrique, Date/Heure, Montaire,

NumroAuto, Oui/Non, Objet OLE.
Premier
La premire valeur dun

champ.

Dernier
La dernire valeur dun

champ.

cartype
Lcart type des valeurs

dun champ.

Oui/Non.
Var
La variance des valeurs

dun champ.

Oui/Non.
OPRATION DE SYNTHSE CUMULE AVEC UN CRITRE

Pour que le calcul de synthse ne se fasse que sur une partie des enregistrements de la table.
Si le champ sur lequel porte le critre est un champ de regroupement
Saisissez le critre dans la cellule de la ligne <Critres> de la colonne de ce champ dans la
grille de requte.
Si le champ sur lequel porte le critre nest pas un champ de regroupement

Ajoutez le champ dans la grille. Dans la ligne <Opration> de ce champ, slectionnez <O>. La
case de la ligne <Afficher> est automatiquement dcoche.
Saisissez le critre dans la ligne <Critres> de la colonne du champ.
AFFICHER LE RSULTAT
Sous longlet Outils de requtes/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter pour
visualiser le rsultat en Mode Feuille de donnes.
Pour revenir en Mode Cration afin de vrifier le critre, sous longlet

Accueil>groupe Affichage, cliquez sur le bouton Affichage.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
LES FORMULAIRES
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CRER UN FORMULAIRE
Un formulaire sert disposer les donnes lcran comme vous le souhaitez. Il permet d'entrer,
de modifier ou d'afficher les donnes d'une table ou d'une requte plus efficacement quavec la
prsentation en feuille de donnes.
En effet, un formulaire permet de vrifier les valeurs saisies, dafficher des champs calculs,
dincorporer des graphiques, de mettre en valeur les donnes avec des polices spciales, des
couleurs, des effets dombre. Dans un formulaire, tous les objets susceptibles dy apparatre (zones
de saisie, tiquettes, ...) sont appels contrles .
Plusieurs mthodes de cration dun formulaire sont disponibles : crer un formulaire instantan,
utiliser lassistant Formulaire, ou crer un formulaire de toutes pices en Mode Cration avec
loutil Formulaire vierge ou Cration de formulaire.
CRER UN FORMULAIRE INSTANTAN
Dans le volet de navigation, ouvrez le groupe Tables ou Requtes. Slectionnez la table ou la

requte dont vous voulez voir les
donnes dans le formulaire. Sous
longlet Crer>groupe Formulaires,
cliquez sur le bouton Formulaire.
Access cre le formulaire et l'affiche en Mode Page. Ce mode permet d'apporter des modifications
la conception du formulaire tout en ayant les donnes affiches.
Les champs du formulaire instantan sont disposs en colonne. En Mode Page de formulaire, une
barre de navigation dans les enregistrements apparat au bas du volet daffichage du formulaire.
Elle comporte des outils permettant de changer lenregistrement affich :
Numro enreg. courant sur nbre denreg.
Crer un nouvel enregistrement.

Nombre total denregistrements.
Recherche textuelle.
Pour enregistrer lobjet formulaire, cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre doutils Accs
rapide, ou cliquez sur longlet Fichier, puis sur Enregistrer, ou Ctrl +S. Saisissez un nom pour ce
formulaire, validez par [OK].

Pour fermer le formulaire, cliquez droit sur le fond du formulaire ou cliquez sur longlet Fichier
puis sur Fermer, ou utilisez Ctrl +W ou Ctrl + F4 .
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CRER UN FORMULAIRE
CRER UN FORMULAIRE L'AIDE DE L'ASSISTANT FORMULAIRE
Pour tre plus slectif quant aux champs faire figurer sur votre formulaire, vous pouvez utiliser
l'Assistant Formulaire. Avec lAssistant Formulaire, vous pouvez galement dfinir la faon dont les
donnes sont regroupes et tries, vous pouvez utiliser les champs de plusieurs tables ou requtes
si vous avez pralablement spcifi les relations entre les tables et les requtes. Voir le chapitre
Relation entre tables.
Sous l'onglet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur Assistant formulaire puis suivez les instructions
fournies dans les tapes de l'Assistant Formulaire.
Slectionnez une table, puis choisissez les
champs placer dans le formulaire. Cliquez
sur [Suivant>] pour passer ltape
suivante.
Choisissez une disposition des champs

dans le formulaire. Cliquez sur [Suivant>]
pour passer ltape suivante.
Choisissez un style de prsentation du

formulaire. Cliquez sur [Suivant>] pour
passer ltape suivante.
Spcifiez un nom pour le formulaire.

Cliquez sur [Terminer] pour crer le
formulaire.
tout moment, vous pouvez revenir une tape prcdente en cliquant sur [<Prcdent].
Lorsque vous cliquez sur [Terminer], Access cre le formulaire et l'affiche en Mode Page.
Si vous souhaitez inclure des champs de plusieurs tables ou requtes dans votre formulaire, ne
cliquez pas sur [Suivant] ou sur [Terminer] avant davoir rpt les tapes pour slectionner
toutes les tables voulues et ajouter les champs inclure dans le formulaire.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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CRER UN FORMULAIRE
Voici les exemples de disposition de formulaire : Colonne simple, Tabulaire, Feuille de
donnes, Justifi.
CRER UN FORMULAIRE L'AIDE DE L'OUTIL FORMULAIRE VIERGE

Vous pouvez utiliser l'outil Formulaire vierge pour crer un formulaire en peu de temps, surtout si
vous prvoyez de placer un nombre limit de champs.
Sous l'onglet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire vierge

Access ouvre un formulaire vide en Mode Page et affiche le volet Liste de champs qui liste
toutes les tables de la base de donnes et les champs de ces tables.
Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+)

en regard de la ou des tables contenant les champs que
vous souhaitez faire figurer sur le formulaire.
Pour ajouter un champ au formulaire, double-cliquez dessus

ou faites-le glisser vers le formulaire. Pour ajouter plusieurs
champs la fois, maintenez la touche Ctrl enfonce, cliquez
sur plusieurs champs, puis faites-les glisser simultanment
vers le formulaire.
Pour ajouter un logo, un titre, des numros de page ou la date et l'heure au

formulaire, utilisez les outils figurant sous l'onglet Outils de prsentation de
formulaire/Cration>groupe En-tte et pied de page.
Si vous souhaitez ajouter une plus grande varit de contrles au formulaire, passez en Mode
Cration en cliquant droit sur le formulaire, puis en cliquant sur Mode Cration. Vous pourrez
ds lors utiliser les outils figurant
sous l'onglet Outils de prsentation
de formulaire/ Cration> groupe
Contrles.
CONTRLE DPENDANT, INDPENDANT ET CALCUL

Les contrles sont des objets du formulaire qui affichent des donnes, des tiquettes ou des
images, ou qui excutent des actions. Les contrles dun formulaire peuvent tre dpendants,
indpendants ou calculs :
Un contrle dont la source de donnes est un champ de table ou requte est dit dpendant .
Un contrle qui n'a pas de source de donnes est dit contrle indpendant .
Un contrle dont la source de donnes est une expression est dit contrle calcul .
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GRER LES FORMULAIRES

ENREGISTRER LOBJET FORMULAIRE APRS MODIFICATION
Lorsque vous avez modifi un formulaire, vous devez enregistrer les modifications que vous avez
apportes, si vous voulez les conserver pour la suite.
Pour enregistrer lobjet formulaire, cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre doutils Accs
rapide, ou cliquez sur longlet Fichier puis sur Enregistrer, ou Ctrl +S.
Si le formulaire vient dtre cr et na encore jamais t enregistr, Access demande de lui
donner un nom : Saisissez un nom pour ce formulaire, validez par [OK].
Si le formulaire a dj t enregistr, il est dj nomm. Si vous lui avez apport des

changements, lenregistrement seffectue sous le mme nom.
CHANGER LE NOM DUN FORMULAIRE
Cliquez droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation puis sur la commande
Renommer
SUPPRIMER UN FORMULAIRE
Cliquez droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation puis la commande
Supprimer ou tapez sur la touche Suppr pour supprimer le formulaire slectionn.
FERMER UN FORMULAIRE
Cliquez droit sur le fond du formulaire puis sur la commande Fermer, ou sur longlet Fichier puis
sur Fermer, ou utilisez Ctrl +W ou Ctrl + F4 , ou cliquez sur la case de fermeture
Si le formulaire a t modifi, Access affiche un message :
[Oui] : enregistre le formulaire et le ferme.

[Non] : abandonne les dernires modifications et ferme le formulaire.
[Annuler] : retourne au formulaire sans rien faire.
OUVRIR UN FORMULAIRE EN MODE FORMULAIRE, MODE CRATION OU MODE PAGE

Le Mode Formulaire sert afficher et modifier les donnes des tables source. Le Mode Page sert
modifier les contrles dpendants (les champs) tout en conservant laffichage des donnes des
tables source. Le Mode Cration permet toutes les modifications du formulaire, notamment
dajouter tous les types de contrles, mais il ne permet pas de conserver laffichage des donnes.
Pour ouvrir le formulaire dans lun de ces modes : cliquez droit sur le nom
du formulaire dans le volet de navigation puis sur le mode choisi :
Formulaire, Page ou Cration.
Pour basculer entre les modes daffichage, le formulaire tant dj ouvert

et actif, sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur la flche du
bouton Affichage puis sur Mode Formulaire, Mode Page ou Mode Cration.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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FORMULAIRE EN MODE CRATION

Ce mode sert dfinir et modifier les caractristiques dun formulaire. Il permet de spcifier la
table ou la requte source, dinsrer ou supprimer des contrles (champs, tiquettes, etc.), de
choisir les polices, les couleurs et des effets spciaux, de prciser une image ou une texture
comme fond. Il est orient structure du formulaire, alors que le Mode Page est orient
prsentation du formulaire.
LES RGLES ET LES SECTIONS EN MODE CRATION DE FORMULAIRE
Les rgles : elles aident au positionnement des contrles avec prcision et au dimensionnement
des sections du formulaire.
Section En-tte de formulaire : elle contient des informations telles que le titre, la date ou les
en-ttes de colonne, qui apparatront seulement en haut de la premire page du formulaire.
Section En-tte de page : elle contient les informations telles que les en-ttes de colonne qui
apparatront en haut de chaque page du formulaire.
Section Dtail : partie principale du formulaire, qui contient les champs, les tiquettes et les
autres contrles. Cette section ne peut tre supprime.
Section Pied de page : elle contient les informations telles que les numros de pages, qui
apparatront en bas de chaque page du formulaire.
Section Pied de formulaire : elle contient les informations qui apparatront seulement dans le
bas de la dernire page du formulaire.
AFFICHER OU MASQUER LES RGLES, LA GRILLE OU LES SECTIONS
Affichez/masquez les rgles de positionnement : cliquez droit sur le formulaire puis sur Rgle.
Affichez/masquez la grille de positionnement : cliquez droit sur le formulaire puis sur Grille.
Affichez/masquez la section En-tte/pied de page ou la section

En-tte/pied de formulaire : cliquez droit sur le formulaire puis
sur la commande approprie. Attention : lorsque que vous
masquez les en-ttes/pieds de page ou les en-ttes/pieds de formulaire, vous supprimez tous
les contrles quils contiennent.
Ces commandes sont aussi accessibles sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Rorganiser>
groupe Taille/Espace.
REDIMENSIONNER UNE SECTION

On peut accrotre ou rduire la hauteur de chacune des sections dun formulaire de faon
indpendante. En revanche, la largeur est la mme pour tout le formulaire : si on modifie la
largeur dune section, on affecte la largeur de lensemble du formulaire.
Placez le pointeur sur la limite infrieure ou la limite droite de la section. Il se transforme en
une double flche. Vous pouvez aussi faire glisser le coin infrieur droit de la section pour
changer simultanment la hauteur et la largeur.
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APPLIQUER UN THME AU FORMULAIRE
Pour appliquer au formulaire une mise en forme prdfinie incluant une image de fond et une mise
en forme particulire des contrles (police, taille des caractres, couleur, attributs, etc.).
Cliquez sur le slecteur de formulaire (zone situe l o les
rgles se rejoignent) pour slectionner le formulaire, ou
cliquez dans la section.
Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/ Rorganiser>
groupe Thmes, cliquez sur le bouton Thmes puis slectionnez la vignette
dans la galerie.
Vous pouvez ensuite ajuster les couleurs ou les polices : cliquez sur le
bouton Couleurs ou le bouton Polices.
PROPRITS DUNE SECTION OU DU FORMULAIRE

Affichez la Feuille de proprits : sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration>groupe
Outils, cliquez sur le bouton Feuille des proprits, ou appuyez sur
+ , ou cliquez droit dans
une section puis sur Proprits. La Feuille de Proprits saffiche sur la droite de la fentre.
Cliquez ensuite dans la section ou sur le slecteur de formulaire dont vous voulez voir et
modifier les proprits. Redfinissez les proprits dans la Feuille de proprits.
Proprit <Image> en arrire-plan du formulaire
Dans la Feuille de proprits, sous longlet Format, cliquez dans la proprit <Image>, puis sur
le bouton lextrmit droite de cette zone, puis slectionnez un format de fichier graphique.
Cliquez dans la proprit <Type image>, puis sur la flche droulante et spcifiez si limage doit
tre intgre dans le formulaire ou attache.
Pour supprimer limage, effacez le contenu de la proprit <Image>.

Proprit <Couleur fond> dune section de formulaire
Double cliquez sur le slecteur de la section, la barre du haut de la section, pour afficher les
Proprits de la section. Dans la Feuille de proprits, sous longlet Format, cliquez dans la
proprit <Couleur fond>, slectionnez une couleur et validez par [OK].
ORDRE DE TABULATION SUR LES CONTRLES

Pour modifier lordre dans lequel le curseur se dplacera de contrle en contrle (les champs de
saisie essentiellement) dans chaque section, lorsque vous utiliserez la touche Tab ou lorsque vous
entrerez une valeur.
Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Rorganiser>groupe Outils, cliquez sur le bouton
Ordre de tabulation ou cliquez droit dans la section puis sur Ordre de tabulation Le dialogue
Ordre personnalis saffiche.
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Faites glisser la case grise prcdant le nom dun contrle afin de le dplacer vers le haut ou
vers le bas. Lorsque vous tes satisfait de lordre que vous avez mis en place. Cliquez sur [OK].
Le bouton [Ordre automatique] ordonne les contrles de la gauche vers la droite et du haut vers le
bas.
LES OUTILS DU RUBAN

Ci-dessous, les onglets contextuels en Mode Cration de formulaire.
Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration, les outils servent principalement crer des
contrles, dfinir les proprits des contrles, des sections, du formulaire, et appliquer des
thmes, des couleurs et des polices de thme.
Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Organiser, les outils servent principalement disposer
les contrles, les grouper et les aligner.
Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Format, les outils servent principalement mettre en
forme des contrles et dfinir une image darrire-plan.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
FORMULAIRE EN MODE PAGE

En Mode Page, vous pouvez voir vos donnes telles qu'elles apparatront dans le formulaire et, en
mme temps, vous pouvez apporter des modifications la conception du formulaire pour en
visualiser leffet immdiatement. Cest le mode conseill pour ajuster la taille des contrles ou pour
effectuer les tches qui ont une petite incidence sur l'aspect du formulaire.
Les rgles gradues ne sont pas prsentes, les sections en-ttes/pied de formulaire et de page
sont affiches comme en Mode Formulaire, ainsi que la barre de navigation au bas du formulaire,
qui permet de naviguer entre les enregistrements.
La mise en forme, la modification des proprits des sections et du formulaire, se font comme en
Mode Cration (voir page 91).
Les outils sur le Ruban sont disposs sous les trois mme onglets contextuels Outils de prsentation
de formulaire/Cration, /Organiser et /Format quen Mode Cration, quelques restrictions prs.
/Cration : dans le groupe Outils : ne figurent pas les outils Ordre de tabulation, Sous-formulaire,
Visualiser le code, Convertir les macros. Dans le groupe Contrles, ne figurent pas Groupe doptions,
Insrer un saut de page, Insrer un graphique.
/Organiser : ne figure pas le groupe Redimensionnement et classement : avec les outils taille et
espacement, alignement sur la grille, regroupement ou dissociation, avant-plan ou arrire-plan.
/Format :

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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AJOUTER DES CONTRLES

Les contrles sont des objets du formulaire qui affichent des donnes, des tiquettes ou des
images, ou qui peuvent excuter des actions. Les contrles dun formulaire peuvent tre
dpendants, indpendants ou calculs :
Un contrle dpendant affiche des donnes dun champ de table ou requte.
Un contrle indpendant naffiche que des informations contenues dans le formulaire.
Un contrle calcul affiche le rsultat dune expression de calcul.
Chaque fois que vous ajoutez un contrle, Access cre aussi une tiquette associe ce contrle.
L'tiquette constitue une lgende associe au contrle, inscrite dans le formulaire.
AJOUTER UN CHAMP (CONTRLE DPENDANT)
Affichez la liste des champs si elle ne lest pas dj. Sous longlet
Outils de prsentation de formulaire/Cration>groupe Outils, cliquez sur
le bouton Ajouter des champs existants.
Dans cette liste, slectionnez le(s) champ(s) placer dans le

formulaire (pour en slectionner plusieurs, maintenez la touche
appuye et cliquez sur les noms des champs).
Faites glisser lendroit du formulaire o placer le/les champs.
Access insre le champ prcd automatiquement dune tiquette qui lui est associe. Si la
proprit <Lgende> du champ a t spcifie dans la table, ltiquette prend la valeur de cette
lgende sinon le nom du champ. Un champ de type Oui/Non peut apparat sous la forme dune
case cocher, un champ avec liste de choix apparat sous la forme de zone liste droulante.
AJOUTER UNE ZONE DE TEXTE (CONTRLE INDPENDANT)

Les zones de texte sont des contrles indpendants qui servent afficher des informations
textuelles, par exemple des titres, des lgendes ou des instructions.
En Mode Cration, sous longlet Outils de prsentation de

formulaire/ Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton
Zone de texte
.
Cliquez et faites glisser le pointeur pour tracer la zone de

texte la dimension voulue. Une tiquette associe est cre en plus, mme
si elle n'a pas vraiment d'intrt. Vous pourrez la supprimer ensuite. Tapez le
texte et terminez par
. Vous pouvez appuyer sur
+
pour insrer
un retour la ligne dans le texte.
Vous pouvez ensuite dplacer la zone de texte, la redimensionner ou l'ajuster au contenu.
AJOUTER UN CONTRLE CALCUL (CONTRLE INDPENDANT)

La valeur affiche par un contrle calcul est le rsultat dune formule que lon tape dans une zone
de texte. En commenant la saisie par le signe gal (=), Access sait alors quil sagit dune formule
(en page 79, vous trouverez des informations sur la saisie des formules). Rappelons que les noms
de champs doivent tre placs entre crochets, par exemple : =[Quantite]*[PrixHT]*1,196.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
AJOUTER DES CONTRLES
En Mode Cration, sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Format> groupe Contrles,

cliquez sur le bouton
Zone de texte .
Cliquez dans le formulaire lendroit o vous voulez placer le contrle. Access insre le contrle
indpendant prcd dune tiquette.
Cliquez dans le contrle indpendant et tapez la formule en
commenant par le signe gal (=), en fin de saisie validez par
.
Si vous voulez utiliser le gnrateur dexpression, cliquez sur la proprit <Source contrle> dans
la Feuille de proprits du contrle, que vous pouvez faire apparatre ou disparatre en double
cliquant sur le bord du contrle. Puis, cliquez sur les trois points qui apparaissent lextrmit
droite de la proprit pour lancer le gnrateur dexpression (voir page 79).
Une erreur classique consiste utiliser le nom dun contrle la place dun nom de champ. Si, en
mode formulaire, un contrle affiche le message derreur #Nom, vrifiez le nom des champs utiliss
dans sa formule et le nom des contrles utiliss dans le formulaire.
AJOUTER LA DATE OU LHEURE (CONTRLE CALCUL)
Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration> groupe

En-tte/pied de page, cliquez sur le bouton Date et heure .
Un dialogue souvre, choisissez d'inclure ou d'exclure la date et

d'inclure ou d'exclure l'heure, et pour chacune d'elles le format
voulu. Validez par [OK].
Access ajoute, en haut du formulaire, un contrle

calcul pour la date et un autre pour lheure.
Vous pouvez les redimensionner et les
positionner comme tout contrle.
AJOUTER UNE CASE COCHER (CONTRLE DPENDANT)

En Mode Cration, vous pouvez ajouter une case cocher dpendant dun champ. Le champ doit
tre de type Oui/Non ou Numrique (0 correspond la valeur dcoche, et toute autre valeur
correspond coche).
Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton

Case cocher
. Affichez le volet Liste de champs, sil nest pas dj ouvert, puis cliquez sur
le champ associer cette case cocher et faites-le glisser dans le formulaire.
Access cre une case cocher dpendante de ce champ. Il cre aussi une tiquette portant le
nom du champ associ (sauf si le paramtrage par dfaut est diffrent).

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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DISPOSER LES CONTRLES

SLECTIONNER DES CONTRLES
Pour disposer sur des contrles placs dans un formulaire (dplacement, dimensionnement,
alignement, espacement, etc.), il faut dabord les slectionner.
Pour slectionner un contrle, cliquez sur le contrle. Si le point dinsertion est dj dans le
contrle, cliquez en dehors du contrle puis sur le contrle.
L'tiquette associe au contrle est automatiquement
slectionne avec le contrle.
Pour slectionner plusieurs contrles adjacents, cliquez et faites glisser le pointeur afin de
dessiner un primtre rectangulaire qui chevauche les contrles (en Mode Cration seulement).
Pour slectionner plusieurs contrles non adjacents, maintenez la touche

sur chaque contrle slectionner.
Pour slectionner tous les contrles, tapez sur Ctrl +A.
appuye et cliquez
DPLACER DES CONTRLES

Dplacer un ou plusieurs contrles
Slectionnez les contrles. Placez le pointeur sur la bordure dun contrle slectionn : il prend
la forme
. Faites glisser la slection jusquau nouvel emplacement. L'tiquette associe un
contrle se dplace en gardant sa position relative au contrle (pas en Mode Page).
Dplacer un contrle et son tiquette sparment
Slectionnez le contrle. Placez le pointeur sur la poigne de dplacement (grand carr plein,
situ dans langle suprieur gauche dun contrle slectionn). Le pointeur prend la forme
Faites glisser le contrle jusqu sa nouvelle position.
REDIMENSIONNER DES CONTRLES

Ajuster la taille dun contrle par ses poignes
Slectionnez le contrle. Cliquez et faites glisser lune des poignes de dimensionnement (petits
carrs situs sur les bords dun contrle slectionn) jusqu la taille voulue.
Poigne de redimensionnement
Ajuster la taille des contrles leur contenu
En Mode Cration, slectionnez le ou les contrles. Sous l'onglet Outils de prsentation de

formulaire/ Organiser>groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton Taille/Espace
puis sous Taille cliquez sur Au contenu. Ou cliquez droit sur la slection, puis sur Taille, enfin
sur Au contenu.
Ajuster la taille des contrles les uns par rapport aux autres
En Mode Cration, slectionnez les contrles. Sous Outils de prsentation

de formulaire/Organiser>groupe Redimensionnement et classement, cliquez
sur le bouton Taille/Espace puis sous Taille choisissez Au plus grand, ou
Au plus petit, ou Au plus large, ou Au plus troit. Ou, cliquez droit sur la
slection puis sur la commande Taille, enfin sur Au plus grand, ou Au
plus petit, ou Au plus large, ou Au plus troit.
Ajuster la taille des contrles sur la grille
En Mode Cration, slectionnez les contrles, sous l'onglet Outils de prsentation de

formulaire/Organiser>groupe Taille/Espace, sous Taille cliquez sur
. Ou, cliquez droit
sur la slection puis sur la commande Taille, enfin sur Sur la grille.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

ALIGNER LES CONTRLES SUR LA GRILLE
En Mode Cration, vous pouvez aligner les contrles sur des positions dune grille.
Pour dfinir les positions dalignement sur la grille, modifiez les proprits du formulaire <Grille
X> =n et <Grille Y>=n (o n dfinit le nombre de subdivisions par cm).
La grille, visible lcran en Mode Cration, indique seulement les espacements de 1 cm
verticalement/ horizontalement, elle naffiche pas toutes les subdivisions dalignement. Pour
afficher ou masquer cette grille, cliquez droit sur le formulaire puis sur
.
Pour activer lalignement sur la grille lorsque vous faites glisser les contrles, sous Outils de
prsentation de formulaire/ Organiser>groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton
Taille/Espace puis sur
.
Pour aligner le coin suprieur gauche sur la grille (Mode Cration), slectionnez le(s) contrle(s)
aligner, puis sous l'onglet Outils de cration de formulaire/Organiser> groupe Redimensionnement et
classement, cliquez sur le bouton Aligner puis choisissez Sur la grille.
ALIGNER DES CONTRLES LES UNS PAR RAPPORT AUX AUTRES
En Mode Cration, slectionnez les contrles aligner, puis sous l'onglet Outils
de cration de formulaire/Organiser> groupe Redimensionnement et classement, cliquez
sur le bouton Aligner, puis choisissez : Gauche, Droite, Haut, ou Bas.
Lalignement se fait sur le bord extrieur du contrle le plus excentr.
AUGMENTER OU DIMINUER LESPACE ENTRE DES CONTRLES
En Mode Cration, slectionnez les contrles espacer, puis sous

l'onglet Outils de prsentation de formulaire/ Organiser>groupe
Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton Taille/Espace puis
sous Espacement slectionnez la variation despacement appliquer.
GROUPER/DISSOCIER DES CONTRLES
En Mode Cration, slectionnez les contrles grouper, puis sous l'onglet Outils
de prsentation de formulaire/Organiser> groupe Redimensionnement et classement,
cliquez sur le bouton Taille/Espace puis sous Regroupement slectionnez sur le
bouton Grouper .
Pour dissocier des contrles groups, slectionnez le groupe de contrles, puis

cliquez sur le bouton Dissocier.
GRER LA SUPERPOSITION DE CONTRLES
Slectionnez le contrle, puis sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/Organiser>groupe

Redimensionnement et classement, cliquez sur Mettre au premier plan ou Mettre larrire-plan.
SUPPRIMER UNE TIQUETTE OU ASSOCIER UNE TIQUETTE UN CONTRLE

Pour supprimer ltiquette dun contrle, slectionnez ltiquette et appuyez sur
.
Pour crer une tiquette et lassocier un contrle (Mode Cration seulement), crez ltiquette
en cliquant sur le bouton Etiquette

(sous longlet Outils de prsentation de formulaire/
Cration>groupe Contrles), puis cliquez dans le formulaire et saisissez le texte de ltiquette,
terminez par
. Ensuite, slectionnez ltiquette et coupez ( Ctrl +X), puis slectionnez le
contrle auquel vous voulez associer ltiquette et collez ( Ctrl +V).
SUPPRIMER UN CONTRLE (AVEC SON TIQUETTE)
Slectionnez le contrle et appuyez sur

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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UTILISER LES DISPOSITIONS
Les dispositions servent aligner horizontalement et verticalement tout ou partie des contrles
dans votre formulaire. Elles sont de deux types : tabulaire et empil .
Vous pouvez avoir plusieurs dispositions sur un formulaire, par exemple une disposition tabulaire
pour afficher plusieurs enregistrements et une ou plusieurs dispositions empiles au-dessous, pour
afficher davantage d'informations dun mme enregistrement.
Cration automatique dune disposition la cration du formulaire
Access cre automatiquement une disposition empile lorsque vous crez un nouveau formulaire
soit par le bouton Formulaire, soit par le bouton Formulaire vierge et en faisant glisser les champs du
volet Liste de champs vers le formulaire (sous longlet Crer>groupe Formulaires).
Intgrer des contrles dans une nouvelle disposition sur un formulaire existant
Slectionnez les contrles ajouter la disposition. Puis, sous l'onglet Outils de prsentation de
formulaire/Organiser>groupe Table, cliquez sur Tabulaire
ou Empil
. Ou cliquez droit sur les
contrles slectionns, puis sur Disposition et enfin sur Tabulaire ou Empil.
Basculer d'une disposition tabulaire empile et inversement

Slectionnez la disposition en cliquant sur le slecteur de disposition dans le coin suprieur
gauche de la disposition. Toutes les cellules de la disposition sont slectionnes.
Sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/Organiser>groupe Table, cliquez sur le bouton
Tabulaire
ou Empil
. Ou cliquez droit sur la disposition, puis sur Disposition et enfin sur
enfin sur Tabulaire ou Empil.
Diviser une disposition en deux

Slectionnez les contrles que vous souhaitez dplacer vers la nouvelle disposition.
Sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/Organiser>groupe Table, cliquez sur le bouton du
type de la nouvelle disposition Tabulaire
ou Empil
. Ou cliquez droit sur les contrles
slectionns, puis sur Disposition, enfin sur enfin sur Tabulaire ou Empil.
Rorganiser les contrles d'une disposition

Pour dplacer un contrle au sein dune disposition faites le glisser jusqu' l'emplacement
souhait. une barre horizontale ou verticale indique o il sera plac.
Vous pouvez dplacer un contrle vers une autre disposition du mme type, et aussi fusionner
toute une disposition dans une autre de mme type.
Pour ajouter des contrles une disposition, en Mode Cration faites glisser les contrles vers
la disposition, une barre horizontale ou verticale indique o le contrle sera plac.
Supprimer des contrles dune disposition
Slectionnez les contrles, cliquez droit sur la slection puis sur Disposition, enfin sur
Supprimer la disposition. Vous pouvez supprimer la disposition de contrle elle-mme en
slectionnant tous les contrles et en procdant comme cela vient dtre dcrit.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
METTRE EN FORME LES CONTRLES

METTRE FORME LES CARACTRES AFFICHS DANS LES CONTRLES
Slectionnez les contrles mettre en forme. Puis utilisez les boutons du Ruban sous longlet
Outils de prsentation de formulaire/Format>groupe Police. Ces mises en forme sappliquent tout le
contenu des contrles et non des caractres isols.
Police et Taille des caractres.
Attributs des caractres : Gras, Italique et Soulign.

Alignement des caractres : Gauche, au Centre et
Droite. Lalignement par dfaut est gauche.

Couleur et Arrire-plan des caractres.
MODIFIER LAPPARENCE DES CONTRLES
Slectionnez les contrles modifier, puis

sous longlet Outils de prsentation de
formulaire/Format>groupe Contrler la mise en
forme, utilisez les outils de mise en forme :
Remplissage de forme du contour, Contour de
forme et Effets sur la forme.
REPRODUIRE LE FORMAT DUN CONTRLE SUR UN AUTRE
Slectionnez le contrle mis en forme. Sous longlet Accueil>groupe Presse-papiers, doublecliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme. Cliquez ensuite successivement sur les contrles
sur lesquels vous voulez mettre en forme. Appuyez sur
pour terminer.
MISE EN FORME CONDITIONNELLE (CONTRLE DPENDANT SEULEMENT)

Slectionnez le contrle, puis sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Format>groupe
Contrler la mise en forme, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle.
Le dialogue Gestionnaire de rgles de mise en forme conditionnelle affiche les rgles de mise en
forme dj dfinies. Une rgle dfinit une mise en forme appliquer si une condition est vraie.
Vous pouvez modifier ou supprimer une rgle. Pour crer une nouvelle rgle, cliquez sur le
bouton [Nouvelle rgle], dfinissez la rgle, puis [OK].
Une rgle peut porter soit sur la Valeur du champ (compris entre ..., non compris entre ..., gal
..., diffrent de... exemple : le crdit passe en rouge sil est ngatif), soit sur une expression
(exemple : le client passe en rouge si le crdit est ngatif), soit sur Champ activ (exemple : le
crdit passe en gros caractres quand le curseur arrive dessus).

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
99
PROPRITS DES CONTRLES

Chaque contrle possde des proprits que lon peut modifier afin den changer lapparence ou le
comportement. Un contrle dpendant, qui affiche le contenu dun champ, possde par dfaut les
mmes proprits que celui-ci. On rappelle ci-dessous les principales proprits, dont la
signification est exprime par leur nom :
<Nom>
<Format >
<Dcimales>
<Masque de saisie>
<Valeur par dfaut>
<Texte barre dtat>
<Message si erreur>
<Valide si>
MODIFIER LES PROPRITS DUN CONTRLE

Affichez le formulaire en Mode Cration ou en Mode Page.
Slectionnez le contrle, affichez la Feuille de proprits si elle ne lest pas dj.
Pour afficher ou masquer la Feuille de proprits, tapez sur
+
ou cliquez sur le bouton
Feuille de proprits sur le Ruban sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration.
Slectionnez un onglet (chaque onglet regroupe des proprits apparentes), cliquez sur la
proprit dfinir, puis effectuez lune des deux actions :
Tapez la valeur ou lexpression approprie.
Si une flche
apparat droite de la zone de proprits, cliquez dessus et choisissez une
valeur ou crez une expression laide du Gnrateur dexpression en cliquant sur licne
.
Pour obtenir de laide sur la proprit dans laquelle se trouve le curseur, appuyez sur
MODIFIER LES PROPRITS PAR DFAUT POUR UN TYPE DE CONTRLE

Les proprits par dfaut dun type de contrle servent affecter la mme apparence tous les
contrles du mme type dans un formulaire. La modification des proprits par dfaut pour un
type de contrle ne peut tre faite quen Mode Cration, de plus elle nest pas rtroactive pour les
contrles prcdemment ajouts.
Cliquez sur un contrle du type dont vous voulez modifier les proprits par dfaut. Modifiez les
proprits, puis sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration>
groupe Contrles, cliquez sur la flche droulante de la galerie des
contrles, puis cliquez sur Dfinir les paramtres par dfaut du contrle.
partir de ce moment, lorsque vous crerez un contrle de ce type, les nouvelles proprits par
dfaut dun type de contrle sappliqueront. Les nouvelles proprits par dfaut pour un type de
contrle ne sont dfinies que dans le formulaire en cours de modification.
100

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
SIGNALEMENT DES ERREURS

Cette fonction signale les erreurs possibles contenues dans un formulaire en affichant un petit
triangle vert et fournit des options pour les corriger. Les erreurs signales automatiquement sont
principalement :
La prsence ou lajout dune tiquette nayant pas de contrle associ.
Un mme raccourci clavier a t assign deux contrles diffrents, ou le raccourci est invalide.
Un contrle possde une proprit non valide.
L'illustration suivante prsente le contrle d'tiquette en Mode Cration. Si la vrification des
erreurs lies est active, si vous apercevez un indicateur d'erreur (triangle vert) dans le coin
suprieur gauche du contrle, cest en gnral quaucun contrle nest associ cette tiquette.
ACTIVER/DSACTIVER LA VRIFICATION DES ERREURS
Cliquez sur longlet Fichier puis sur Options. Dans la fentre Options Access slectionnez la
rubrique Concepteurs dobjets dans le panneau de gauche.
Cochez ou non < Activer la vrification des erreurs>. Et, si la case est coche, vous pouvez
aussi cocher ou non les cases associes aux types derreurs signaler.
Cliquez sur [OK] pour valider.
CORRIGER OU IGNORER UNE ERREUR

Quand vous slectionnez un contrle signal par un indicateur derreur, une balise
saffiche proximit :
Cliquez sur cette balise pour afficher un menu.
Cliquez sur la solution propose, ou cliquez sur Ignorer lerreur.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
101
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
LES TATS
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CRER UN TAT
Un tat est un document que vous pouvez afficher et imprimer, qui liste le contenu dune ou de
plusieurs tables lies ou le rsultat dune requte. On peut regrouper les enregistrements (par
libells, par priodes ou par fourchettes de valeurs) et des calculs de synthse sont possibles
(totaux et sous-totaux). On peut crer rapidement des tats instantans, utiliser un assistant ou
encore crer un tat vierge et y placer les contrles un un.
CRER UN TAT INSTANTAN

L'tat instantan affiche tous les champs provenant dune table ou dune requte, il est trs
pratique pour donner un aperu rapide des donnes source. Vous pouvez ensuite modifier l'tat en
Mode Page ou en Mode Cration, en fonction de vos besoins.
Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requte source, puis sous l'onglet
Crer>groupe tats, cliquez sur le bouton tat
.
Access cre et affiche un tat avec une disposition tabulaire, nomm initialement comme la table
ou requte source, avec un numro de squence ventuel. Il laffiche initialement en Mode Page,
ce qui vous permet de modifier les contrles, par exemple la largeur des contrles de colonne.
Enregistrez ltat. la prochaine ouverture de l'tat, en Mode tat ou Mode Page, Access
affichera les donnes les plus rcentes de la source des tables source de ltat.
UTILISER LASSISTANT TAT POUR CRER UN TAT

Vous pouvez utiliser l'Assistant tat pour affiner la slection des champs constitutifs de votre tat.
Avec lassistant, vous pouvez spcifier un regroupement et un tri des donnes. Vous pouvez aussi
utiliser des champs provenant de plusieurs tables ou requtes, condition d'avoir dfini au
pralable les relations entre les tables et les requtes.
Sous l'onglet Crer>groupe tats, cliquez sur Assistant tat. Suivez les instructions de l'Assistant
tat. chaque tape, cliquez sur [Suivant>] pour passer ltape suivante, ou sur
[<Prcdent] pour revenir ltape prcdente. Cliquez sur [Terminer] lorsque toutes les
tapes ont t dfinies.
Si vous souhaitez inclure des champs provenant de plusieurs tables ou requtes dans votre
formulaire, ne cliquez pas sur [>Suivant] ou sur [Terminer] avant davoir slectionn, dans la
premire tape, tous les champs dans toutes les tables voulues.
104

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CRER UN TAT
Double-cliquez sur un champ de regroupement. Si le champ de regroupement est de type Date ou

Numrique, ou Texte, vous pouvez dfinir des intervalles de regroupement : cliquez sur [Options
de regroupement]. Les intervalles de regroupement sont diffrents selon le type de champ (pour
un champ date, ce peut tre par jour, par semaine, par mois, par trimestre, par anne. Pour un
champ texte selon des premires lettes).
Slectionnez le(s) champ(s)

utiliser pour trier les
enregistrements dans chaque
groupe. Puis slectionnez lordre
de tri (croissant ou dcroissant).
Si parmi les champs ajouts dans ltat, il

existe un champ de type Numrique ou
Montaire, le bouton [Options de
synthse] est actif pour dfinir des
calculs (Somme, Moy) pour chaque
groupe. Choisissez un calcul pour chaque
champ de type Numrique ou Montaire.
Prcisez si vous voulez le dtail de
chaque enregistrement ou uniquement
les calculs de synthse. Cliquez sur [OK].

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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CRER UN TAT
Lorsque vous cliquez sur [Terminer], Access cre, enregistre et affiche ltat en Mode Aperu de
ltat ou en Mode Cration selon votre choix la dernire tape. Le nom de ltat peut tre
modifi lors de la dernire tape de lassistant.
Ci-dessous ltat est affich dans le Mode Aperu. Si la largeur dune colonne doit tre ajuste,
passez en Mode Page, cliquez sur la colonne puis faites glisser la limite droite de la colonne.
Pour fermer ltat, appuyez sur
+W ou sur
CRER UN TAT L'AIDE DE L'OUTIL TAT VIDE

Vous pouvez utiliser l'outil tat vide pour crer un tat, si vous prvoyez de placer un nombre
limit de champs, ventuellement de plusieurs tables si elles sont lies.
Sous l'onglet Crer>dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton tat vide
. Access ouvre
un tat vide en Mode Page et affiche le volet Liste de champs qui liste les tables de la base de
donnes et les champs de ces tables.
Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard de la ou des tables
contenant les champs que vous souhaitez faire figurer sur le formulaire.
106

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CRER UN TAT
Faites glisser les champs dans ltat. Les contrles champs sont placs dans une mme
disposition tabulaire (voir page 98).
Pour ajouter un logo, un titre, des numros de page ou la date et l'heure
au formulaire, utilisez les outils sous l'onglet Outils de cration
dtat/Cration>groupe En-tte/pied de page.
Pour ajouter une plus grande varit de contrles,

passez en Mode Cration : cliquez droit sur le
formulaire, puis sur Mode Cration
. Vous pourrez
ds lors utiliser les outils figurant sous l'onglet Outils de
cration dtat/Cration>groupe Contrles.
Terminez la cration de ltat en lenregistrant, un

message vous propose de spcifier le nom de ltat
pour remplacer le nom automatique tatN.
CRER UN TAT L'AIDE DE L'OUTIL CRATION DTAT

Vous pouvez crer un tat directement en Mode Cration, si vous navez pas besoin dtre assist
pour ajouter et positionner les contrles dans ltat.
Sous longlet Crer>groupe tat, cliquez sur le bouton Cration dtat.
Access cre un tat vide en Mode Cration et affiche le volet Liste de champs. Ltat est
initialement nomm tatN, o N est un numro de squence (ici tat1).
Sections En-tte de page et Pied de page : len-tte de page contient les contrles tels que les
tiquettes de colonne ou les numros de page qui doivent afficher leurs informations dans la
partie suprieure de chaque page. Le pied de page contient les contrles qui doivent afficher
leurs informations dans la partie infrieure de chaque page de ltat, par exemple la date. Ces
sections peuvent tre supprimes ou affiches en cliquant droit sur le formulaire, ensuite
cliquez sur la commande En-tte et pied de page.
Section Dtail : elle contient les contrles qui listent les donnes des enregistrements de la
table ou de la requte sous-jacente. Cette section ne peut tre supprime mais peut rester
vierge ou ventuellement tre masque laide de la proprit <Visible>.
Il est possible dajouter/supprimer deux sections En-tte dtat et Pied dtat, en cliquant droit sur
le formulaire. Cliquez ensuite sur la commande En-tte/pied de rapport.
Utilisez les outils du Ruban sous longlet Outils de cration dtat/Cration>groupe Contrles pour
ajouter les contrles de diffrents types (page 88) : dpendant (champ) ou indpendant (zone
de texte, calcul), ou calcul, dans les diffrentes sections de ltat.
Lajout et la disposition des contrles dans un tat en Mode Cration comme en Mode Page se font
de la mme faon que dans un formulaire (reportez-vous aux sections Ajouter des contrles, page
94, et Disposer les contrles, page 96).
Terminez la cration de ltat en lenregistrant, un message vous propose de spcifier le nom de

ltat pour remplacer le nom automatique par dfaut tatN.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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GRER LES TATS

ENREGISTRER LOBJET TAT APRS MODIFICATION
Lorsque vous avez modifi un tat, vous devez enregistrer les modifications que vous avez
apportes, si vous voulez les conserver pour la suite.
Pour enregistrer lobjet tat, cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre doutils Accs rapide,
ou sur le bouton Office puis sur Enregistrer, ou Ctrl +S.
Si ltat vient dtre cr et na encore jamais t enregistr,
Access demande de lui donner un nom : saisissez un nom
pour cet tat, validez par [OK].
Si ltat a dj t enregistr, il est dj nomm. Si vous lui
avez apport des changements, lenregistrement seffectue sous le mme nom.
CHANGER LE NOM DUN TAT
Le nom dun tat est dfini la cration de ltat. Pour modifier ce nom, cliquez droit sur le nom
de ltat dans le volet de navigation puis sur la commande Renommer
SUPPRIMER UN TAT
Cliquez droit sur le nom de ltat dans le volet de navigation puis sur la commande Supprimer
ou tapez sur la touche Suppr pour supprimer ltat slectionn.
FERMER UN TAT
Cliquez droit sur le fond de ltat ou sur longlet Fichier puis sur Fermer, ou utilisez Ctrl +W ou
Ctrl + F4 . Vous pouvez aussi cliquer sur la case de fermeture
Si ltat a t modifi, Access affiche un message :
[Oui] : enregistre ltat et le ferme.

[Non] : abandonne les dernires modifications et ferme ltat.
[Annuler] : retourne ltat sans rien faire.
BASCULER UN TAT EN MODE TAT, MODE PAGE, MODE CRATION OU MODE APERU
Le Mode tat sert visualiser les donnes, il permet aussi dappliquer un filtre sur les donnes
avant dimprimer et de copier des donnes dans le Presse-papiers.
Le Mode Page sert principalement modifier la mise en forme et la taille des contrles de champ
tout en conservant laffichage des donnes source.
Le Mode Cration permet toutes les modifications de ltat, mais sans conserver laffichage des
donnes.
Le mode Aperu avant impression affiche le document tel quil sera limpression.
Pour ouvrir ltat dans lun de ces modes : cliquez droit sur le nom de
ltat dans le volet de navigation, puis cliquez sur le mode choisi.
Pour basculer entre les modes daffichage, ltat tant dj ouvert et actif,
sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur la flche du bouton
Affichage puis sur lun des modes tat, Page ou Cration ou Aperu. Ou
cliquez droit sur ltat puis choisissez le mode daffichage.
108

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
TAT EN MODE CRATION

Le Mode Cration sert affiner la structure et la prsentation de ltat. Ltat en Mode Cration est
divis en plusieurs sections que lon ajoute, supprime et redimensionne. Ce mode est similaire
celui dun formulaire, il est possible en plus de crer des regroupements sur certains champs et
deffectuer des calculs de types sous-totaux et totaux.
RGLES ET GRILLE
Les rgles verticale et horizontale ainsi que la grille aident au positionnement des contrles.
Cliquez droit sur le formulaire, puis cliquez sur pour masquer et

rafficher les rgles, la grille de positionnement.
LES SECTIONS DE LA STRUCTURE DUN TAT
Sections En-tte dtat : placez-y les contrles pour des informations telles que le titre, la date
ou un rsum de ltat qui doivent figurer au dbut de ltat. Len-tte dtat saffiche sur la
premire page de ltat avant len-tte de page. Dans la section Pied dtat, placez les contrles
pour les informations qui doivent figurer la fin de ltat. Le pied dtat saffiche sur la dernire
page de ltat avant le pied de page.
Sections En-tte de page : placez-y les contrles pour les informations telles que les tiquettes
de colonne qui doivent simprimer dans le haut de chaque page de ltat. Dans la section Pied
de page, placez les contrles pour les informations que vous voulez imprimer dans le bas de
chaque page, par exemple le numro de page ou la date.
Section En-tte de groupe : placez-y les contrles pour les informations telles que le nom ou les
totaux de groupe afficher au dbut de chaque groupe denregistrements. Dans la section Pied
de groupe, placez les contrles pour les informations afficher la fin de chaque groupe
denregistrements. Access ajoute automatiquement ces deux sections avec des contrles
appropris lorsque vous dfinissez un tri ou un regroupement.
Section Dtails : placez dans cette section les contrles qui ont pour source de donnes des
champs dune table ou dune requte. Cette section ne peut tre supprime mais peut
ventuellement rester vierge ou tre masque laide de la proprit <Visible>.
Pour afficher ou masquer les sections En-tte/pied de page ou

dtat : cliquez droit sur le formulaire, puis cliquez sur pour les
sections En-tte de page et Pied de page, pour les sections Entte dtat et Pied dtat.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
109
TAT EN MODE CRATION

CONTRLE DPENDANT, INDPENDANT ET CALCUL
Un contrle dans dun tat en Mode Cration est un objet qui produit une information dans ltat.
Vous pouvez ajouter des contrles de trois types : dpendant, indpendant ou calcul.
Contrle indpendant : un texte pour le titre imprimer Clients par ville, plac dans la
section En-tte dtat, des tiquettes de colonnes Noms, Prnom, Chiffre daffaire,
Date Cration, places dans la section En-tte de page. On pourrait ajouter un trait, un
rectangle, une image, un texte informatif.
Contrle dpendant : un contrle dpendant prend sa source dinformation dans un champ de
dune table ou dune la requte de la base de donnes. Par exemple, les champs <cli_ville> plac
dans la section En-tte de groupe, les champs <cli-nom>, <cli-prenom> de la table
T-CLIENT, placs dans la section Dtails.
Contrle calcul : un contrle de ce type contient une expression qui peut combiner un champ
et des constantes. Par exemple la formule =Somme([CLI-CHIFFRE-AFFAIRE]), place dans
la section Pied dtat. Ou la formule =Maintenant() qui donne la date du jour, place dans la
section Pied de page.
DISPOSER ET METTRE EN FORME LES CONTRLES

Lajout, la disposition et la mise en forme dun contrle se font exactement comme dans un
formulaire en Mode Cration (voir page 94 et page 96).
AJOUTER LE NUMRO DE PAGE (CONTRLE CALCUL)

On insre le numro dans len-tte ou le pied de page.
Sous longlet Outils de cration dtat/Cration>groupe Contrles, cliquez
sur le bouton Numros de pages
.
Un dialogue souvre, choisissez le format, la position et

lalignement, puis validez sur [OK].
Access ajoute un contrle calcul dans len-tte ou le pied de

page. La formule est la concatnation (oprateur &) dun texte
"Page " et du mot cl [Page] qui renvoie le numro de
page.
110

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
TAT EN MODE CRATION

Vous pouvez ajouter des contrles pour un champ de donne, une tiquette associe, une
formule de calcul, le n de page, la date ou lheure.
Vous pouvez slectionner des contrles, les supprimer, les dplacer, les placer dans une
disposition de contrle, les redimensionner, les aligner.
Vous pouvez modifier, la police, la taille et les attributs de caractres des contrles, leur
alignement, leur bordure, leur couleur darrire-plan
SIGNALEMENT DES ERREURS

Tout comme dans les formulaires, en Mode Cration Access signale certains types derreurs par un
petit triangle vert dans le coin suprieur gauche du contrle. Erreurs signales par dfaut :
prsence ou ajout dune tiquette nayant pas de contrle associ, un contrle possde une
proprit non valide, ltat est trop large, erreur dans une dfinition de tri ou de regroupement.
Pour en savoir plus sur lerreur et agir en consquence, cliquez sur la balise qui apparat ct
lorsque vous avez slectionn le contrle signal par un triangle vert.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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TRIER LES DONNES DANS UN TAT

Vous pouvez dfinir un tri de faon que votre tat liste les donnes des enregistrements dans
lordre croissant ou dcroissant des valeurs dun champ.
Soit un tat qui liste les clients sans tri, nous souhaitons trier sur les noms de clients.
Commencez par ouvrir ltat en Mode Page ou en Mode Cration. Puis, sous longlet Outils de
cration dtat/Cration> groupe Regroupement et totaux, cliquez sur le bouton Regrouper et trier.
Un volet Regrouper, trier et total souvre dans le bas de la fentre, avec deux boutons [Ajouter
un tri] et [Ajouter un groupe].
Pour ajouter un niveau de tri, cliquez sur le bouton [Ajouter un tri] .

Une ligne sajoute dans le volet, et la liste des champs saffiche . Slectionnez le nom du
champ de tri, ici le champ <CLI_NOM>. Pour dfinir lordre de tri, cliquez sur la flche puis
choisissez lordre : Avec Z en haut (dcroissant), Avec A en haut (croissant).
Pour visualiser les donnes tries dans ltat, vous devez passer en Mode Page, ou en Mode
tat, ou en mode Aperu avant impression.
En revenant en Mode Cration ou en Mode Page, vous pouvez rpter laction pour ajouter un
nouveau niveau de tri (dix niveaux maximum).
Pour supprimer un niveau de tri, cliquez sur la case de fermeture du niveau de tri dans le
volet Regrouper, trier et total.
Enregistrez ltat pour conserver les tris qui ont t dfinis, pour une prochaine utilisation de
ltat.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
REGROUPER LES DONNES DANS UN TAT

CRER LES NIVEAUX DE REGROUPEMENT
Dans un tat, vous pouvez regrouper des enregistrements et afficher des donnes de synthse et
de prsentation pour chaque groupe. Chaque groupe correspond une valeur ou une plage de
valeurs dun champ. Les commandes peuvent tre groupes par client, sur une priode donn.
Soit un tat qui liste les enregistrements sans regroupement. Dans lexemple qui suit, nous
voulons regrouper les clients par ville et date de cration du client.
En Mode Cration ou en Mode Page, sous longlet Outils de cration dtat/Cration> groupe
Regroupement et totaux, cliquez sur le bouton Regrouper et trier. Un volet Regrouper, trier et total
souvre dans le bas de la fentre.
Pour ajouter un niveau de regroupement, cliquez sur le bouton [Ajouter un groupe] du volet
Regrouper, trier et total. Une ligne sajoute dans le volet, et la liste des champs saffiche .
Slectionnez le nom du champ de regroupement, dans lexemple <CLI-VILLE>.
Deux sections En-tte de groupe CLI_VILLE et Pied de groupe CLI_VILLE sajoutent automatiquement dans ltat. Ajoutez un contrle de champ <CLI_VILLE> dans len-tte de groupe.
Pour dfinir lordre de tri de champ de regroupement, cliquez sur le bouton puis choisissez
lordre : Avec Z en haut (dcroissant), ou Avec A en haut (croissant).
Notez que chaque niveau de regroupement est implicitement aussi un niveau de tri, car on doit
trier sur le champ de regroupement avant de pouvoir regrouper les enregistrements.
Pour visualiser les donnes tries dans ltat, vous devez passer en Mode Page, en Mode tat
ou en mode Aperu avant impression.
En Mode Cration, vous pouvez rpter laction pour ajouter un nouveau niveau de groupe (dix
niveaux maximum) ou de tri. Dans lexemple, on groupe sur le champ date <CLI_DATE>.
Vous avez accs dautres options en cliquant sur le bouton Plus du regroupement.
- Supprimer ou recrer la section den-tte de groupe ou celle du pied de groupe .
- Passer ou non la page suivante si le groupe ne tient pas sur une page .
- Regrouper sur le premier caractre (ou les deux premiers) au lieu de la valeur entire .
- Faire figurer des totaux pour les champs numriques , (ici, CLI_CHIFFRE_AFFAIRE).
Chaque niveau de regroupement peut avoir son en-tte et son pied de groupe. Lorsque vous
supprimez un en-tte ou un pied de groupe, tous les contrles contenus sont supprims. Lorsque
vous le recrez, il est vide.
Pour supprimer un niveau de regroupement, cliquez sur la case de fermeture situe droite sur
la ligne de dfinition du regroupement. Len-tte et le pied de page du groupe sont supprims.
Enregistrez ltat si vous voulez conserver les regroupements qui ont t dfinis, pour une
prochaine utilisation de ltat.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
113
REGROUPER LES DONNES DANS UN TAT

PLAGE DE VALEURS POUR UN REGROUPEMENT
Le regroupement peut se faire sur une valeur entire du champ ou sur un intervalle de valeurs,
par exemple, sur le premier caractre d'un champ de texte pour regrouper tout ce qui commence
par A, tout ce qui commence par B et ainsi de suite. Dans le cas d'un champ de date, vous pouvez
regrouper en fonction de diffrents intervalles (jour, semaine, mois, trimestre ou un intervalle
personnalis).
Sur la ligne de dfinition du regroupement, affichez toutes les options en cliquant sur le bouton
Plus si ce nest pas dj fait.
Cliquez sur le troisime bouton pour dfinir un intervalle de regroupement.
Regroupement sur un champ de type Texte :

Les valeurs dun champ de type Texte ayant les mmes n premiers caractres peuvent tre
groupes ensemble. Vous pouvez choisir le nombre n de ces premiers caractres.
Regroupement sur un champ de type Date/Heure :
Les valeurs dun champ de type Date/heure peuvent tre groupes par jour, semaine, mois,
trimestre, anne. Vous pouvez personnaliser lintervalle en nombre de minutes, dheures ou de
jours.
Regroupement sur un champ de type Numrique :
Lors dun regroupement sur un champ de type NumroAuto, Montaire ou Numrique, il est
propos de regrouper par intervalle de valeurs dune tendue de 5, 10, 100 ou 1000, ou bien
dont vous personnalisez ltendue.
FAIRE TENIR UN GROUPE SUR UNE PAGE
Cliquez sur le huitime bouton de la dfinition du regroupement, puis :
Pour commencer un groupe sur une nouvelle page, sil ne tient pas en entier sur la page qui
termine le groupe prcdent, slectionnez faire tenir le groupe sur une page.
Pour commencer un groupe sur la page suivante, si la premire ligne de dtail du groupe ne
tient pas sur la mme page que len-tte de groupe, slectionnez faire tenir len-tte et le
premier enregistrement sur une page.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
FILTRER DANS UN TAT

Vous pouvez filtrer les donnes dans un tat sans modifier la disposition de ltat. Lorsque vous
appliquez le filtre, seuls les enregistrements contenant les valeurs souhaites restent visibles.
CRER UN FILTRE SUR UNE VALEUR DE CHAMP
Affichez ltat en Mode tat. Cliquez sur une valeur du champ,

puis sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le
bouton Slection, puis sur lune des commandes.
Dans la barre de navigation, lindicateur de filtre est actif pour signaler quun filtre est appliqu.
Si vous crez successivement plusieurs filtres sur le mme champ ou des champs diffrents, les
critres sont combins par ET. Vous pouvez visualiser les critres crs dans la grille de filtre.
NEUTRALISER/RAPPLIQUER LES FILTRES OU SUPPRIMER LES FILTRES
Pour neutraliser ou rappliquer les filtres dfinis, cliquez sur le bouton Activer/Dsactiver le filtre.
Pour supprimer les filtres, cliquez sur Options avances puis sur Effacer tous les filtres.
CRER UN FILTRE PLUS LABOR
Ltat tant affich en Mode tat, cliquez sur un champ puis sous longlet Accueil>
groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Filtre.
Cochez seulement les valeurs de champs

pour lesquelles vous voulez afficher les
enregistrements. Pour cocher/dcocher
toutes les valeurs </Slectionner tout>.
Ou :
Pour crer un filtre plus labor, cliquez sur
Filtres de texte, puis dans le menu qui
souvre, slectionnez la commande de filtre
et spcifiez les valeurs de filtre.
Validez par [OK] pour appliquer le critre.
UTILISER LA GRILLE DES FILTRES

La grille de filtre permet de visualiser tous les filtres dfinis, de les modifier si ncessaire et de les
complter en saisissant directement dautres critres.
Sous longlet Accueil> groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options avances, puis sur la
commande Filtre/tri avanc...
Dans la ligne <Champ> slectionnez les noms de champs, puis dans chaque colonne saisissez
les critres combins par OU pour le champ : sur la ligne <Critres> et les lignes au-dessous.
Les critres entrs dans des colonnes diffrentes (portant sur des champs diffrents ou un
mme champ) sont combins par ET. Les
critres entrs sur des lignes diffrentes sous
un mme champ sont combins pas OU.
Exemples de critres
Champ texte
"Paris"
"Paris" ou "Rouen"
In ("France","Canada")
Pas "Paris"
Champ texte
>="F"
Comme "S*"
Null
Pas Est Null
Champ date
2007
=#5/10/09#
>=#5/10/09#
Entre #5/10/09# Et #20/10/09#

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
115
CALCULS ET TOTAUX DANS UN TAT

Les tats peuvent totaliser, compter ou comparer des valeurs provenant des enregistrements et
imprimer le rsultat. Les totaux et les moyennes sont particulirement efficaces lorsquils sont
placs dans des en-ttes ou des pieds de groupe qui regroupent des enregistrements.
AJOUTER UN AGRGAT (SOMME, MOYENNE)

Ouvrez ltat en Mode Cration ou en Mode Page, cliquez sur le champ
sur lequel vous voulez faire un calcul de synthse. Puis, sous l'onglet
Outils de cration dtat/Cration>groupe Regroupement et totaux cliquez sur
sur le bouton Totaux
. Cliquez sur le calcul de synthse que vous
souhaitez effectuer pour le champ.
Access ajoute une zone de texte la section Pied dtat et attribue sa
proprit <Source contrle> la formule de calcul souhait.
Si votre tat contient des niveaux de regroupement, Access ajoute galement une zone de texte
qui effectue le mme calcul chaque section Pied de groupe de chaque regroupement.
Voici les formules d'agrgation qui peuvent tre ajoutes un tat.

Somme de toutes les valeurs numriques d'une colonne donne
Somme()
Valeur moyenne de toutes les valeurs numriques de la colonne
Moy()
Nombre d'lments contenus dans la colonne
Compte()
Valeur numrique ou alphabtique la plus leve de la colonne
Max()
Valeur numrique ou alphabtique la plus basse de la colonne
Min()
Estimation de l'cart-type pour le jeu de valeurs de la colonne
cartType()
Estimation de la variance pour le jeu de valeurs de la colonne
Var()
Dans lexemple, on a cliqu initialement sur contrle dpendant du champ

<CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> dans la section Dtail. Un contrle calcul avec la formule
=Somme(CLI_CHIFFRE_AFFAIRES) est ajout dans la section Pied de groupe CLI_VILLLE et
un autre avec la mme formule dans la section Pied dtat.
Ainsi ltat produira le total du chiffre daffaires par ville (dans chaque pied de groupe) et le total
gnral (dans le pied dtat). Pour mettre en forme le rsultat, modifiez la proprit <Format> de
la zone de texte.
116

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CALCULS ET TOTAUX DANS UN TAT

AJOUTER DES CALCULS SUR LES CONTRLES
Ajouter le pourcentage dun total
Par exemple, nous voulons faire figurer dans chaque pied de groupe le pourcentage du total
chiffre du groupe par rapport au total gnral du chiffre.
Passez en Mode Cration.
Ajoutez un contrle texte dans la section Pied de groupe du champ et dans ce contrle saisissez
la formule = [Nom1]/[Nom2]. O Nom1 est le nom du contrle du sous-total dans le pied de
groupe et Nom2 le nom du contrle de total gnral dans le pied dtat.
Les noms automatiquement attribus aux contrles ajouts par Access lors de lajout des totaux
sur le champ <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> sont AccessTotalsCLI_CHIFFRE_AFFAIRE dans le pied de
groupe, et AccessTotalsCLI_CHIFFRE_AFFAIRE1 dans le pied dtat.
Pour connatre le nom dun contrle, slectionnez le contrle. Le nom du contrle slectionn
saffiche en haut de la Feuille de proprits. Pour modifier le nom du contrle, modifiez sa
proprit <Nom> sous longlet Autres. Si vous modifiez un nom de contrle, pensez modifier les
formules qui utilisent ce nom, ce nest pas automatique.
Pour mettre le contrle au format pourcentage, slectionnez le contrle modifiez sa proprit

<Format> en y slectionnant Pourcentage .
Ajouter un cumul ou une numrotation

Vous pouvez dfinir la proprit <Cumul> dun contrle dpendant ou dun contrle calcul, de
faon ce que ltat produise pour chaque enregistrement le cumul des valeurs du contrle des
enregistrements prcdent.
Si vous voulez que le chiffre daffaires se cumule chaque client list, ajoutez le contrle du
champ <CLI-CHIFFRE-AFFAIRES> dans la section Dtail, et dfinissez la proprit <Cumul> (qui
est par dfaut Non) En continu ou Par groupe. Pour que cela ait un sens, il vaut mieux trier
sur le champ <CLI-CHIFFRE-AFFAIRES> par ordre Dcroissant.
La proprit <Cumul> se trouve sous longlet Donnes dans la Feuille de proprits du contrle.
Si vous voulez numroter les enregistrements dans ltat, ajoutez un contrle calcul avec la
formule =1, puis dfinissez la proprit <Cumul> de ce contrle En continu ou Par groupe.
Vous pouvez cumuler nimporte quel contrle calcul, que vous avez ajout dans la section
Dtail, mais aussi dans une section En-tte de groupe ou Pied de groupe, dans ce cas les
cumuls se font dun groupe lautre.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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MISE EN PAGE ET IMPRESSION

GRER LES SAUTS DE PAGE
Saut de page manuel
Il est possible dinsrer un saut de page manuel dans un tat, mais cela est rarement utile. Cela ne
servira que si vous voulez disposer les contrles de la section Dtail sur deux pages, dans le cas
dun trs grand nombre de champs y faire figurer.
En Mode Cration, sous longlet Outils de cration
dtat/Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton

Insrer un saut de page , puis cliquez dans ltat en
mode Cration lendroit o vous voulez insrer le saut de page.
Un symbole point de suspension marque le saut de page :
Commencer un groupe sur une nouvelle page
Affichez la Feuille des proprits, puis cliquez soit une des
barres de section du groupe, soit celle dEn-tte de groupe,
soit celle de Pied de groupe.
Si vous voulez commencer tous les groupes sur une nouvelle
page, dfinissez la proprit <Saut de page> de la
section du groupe : Avant section, Aprs section ou Avant &
aprs section (par dfaut cette proprit est Non).
Si vous voulez commencer sur une nouvelle page les
groupes qui ne tiennent pas en entier sur la mme page
aprs la fin du groupe prcdent, dfinissez la proprit
<Section Inscable> de la section du groupe :
slectionnez Oui (par dfaut cette proprit est Non).
RGLER LA MISE EN PAGE
En mode Page : cliquez sur longlet Outils de prsentation dtat/Mise en page,

en mode Cration : cliquez sur longlet Outils de cration dtat/Mise en page, ou
en mode Aperu avant impression : longlet Aperu avant impression est seul sur le Ruban.
Utilisez les boutons des groupes Taille de la page ou Mise en page.
Taille : pour dfinir le format de papier A4, A5

Marges : pour appliquer rapidement des marges
prdfinies Normales, Larges ou troites.
Afficher les marges : pour matrialiser les marges
lcran en Mode Page.
Donnes seulement : pour imprimer seulement les
donnes, pas les contrles indpendants.
Portrait ou Paysage : pour dfinir lorientation de limpression sur la page.
Colonnes : pour dfinir les colonnes dun tat multicolonne.
Mise en page : pour ouvrir le dialogue Mise en page.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Pour personnaliser les marges et accder toutes les options de mise en page, cliquez sur le
bouton Mise en Page situ sur le Ruban.
Sous longlet Options dimpression, prcisez la taille des marges en cm.

Sous longlet Page, indiquez lorientation de limpression et la taille du papier.
Sous longlet Colonnes, indiquez si vous voulez que ltat soit imprim sur plusieurs colonnes,
par exemple pour une liste de noms avec tlphone (prvoir alors que la largeur de ltat soit
suffisamment troite pour quil puisse tenir plusieurs fois sur la largeur de la page).
Cliquez sur [OK].
APERU AVANT IMPRESSION

LAperu avant impression affiche les pages telles quelles seront imprimes, il est recommand de
vrifier lcran laperu avant impression avant de lancer limpression.
Pour afficher laperu avant impression, cliquez sur le bouton Aperu avant impression situ
dans la barre dtat en bas droite de la fentre Access. Ou cliquez sur loutil Aperu avant
impression dans la barre doutils Accs rapide. Ou cliquez droit sur longlet de ltat (ou la
barre titre) puis sur la commande contextuelle Aperu avant impression.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
119

Utiliser les outils du Ruban
Les outils du groupe Taille de la page, pour modifier le format de page et les marges.
Les outils du groupe Zoom, pour afficher plusieurs pages la fois et rgler le zoom.
Les outils du groupe Mise en page sont les mmes quen mode Cration ou en mode Page.
Les outils du groupe Donnes pour exporter ltat dans un autre format, Word, fichier texte, ou
dautres formats (XML, HTML).
Naviguer dans les pages, faire dfiler une page et zoomer

Utilisez les boutons de navigation, situ sur la barre de navigation au bas de la fentre, pour
vous dplacer entre les diffrentes pages de laperu.

Premire page.
Page suivante.
Page prcdente.
Dernire page.
Numro de la page affiche.
Utilisez le curseur de dfilement vertical pour faire dfiler verticalement la page dans la
fentre, et la barre de dfilement horizontal sil faut faire dfiler la page horizontalement
dans la fentre.
Utilisez les outils de zoom, en bas de la fentre, droite de la barre dtat pour agrandir ou
diminuer lchelle de laffichage de la page : faites glisser le curseur de zoom ou cliquez sur lun
des boutons aux extrmits de la rgle de zoom.
LANCER LIMPRESSION
Aprs avoir affich et vrifi laperu avant impression. Lancez limpression de ltat
par raccourci Ctrl +P ou sous longlet Aperu avant impression>groupe Imprimer,
cliquez sur le bouton Imprimer.
Spcifiez les pages

imprimer (toutes ou un
intervalle de numros de
pages).
Nombre de copies
imprimer, et dans le cas de
plusieurs copies spcifiez si
les copies doivent tre
rassembles ou non (elles
le sont par dfaut).
Validez par [OK] pour lancer limpression.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
RELATIONS
ENTRE TABLES
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CRER DES RELATIONS ENTRE TABLES

OBJECTIF
On cre des relations entre des tables deux deux afin de pouvoir visualiser dans une mme
requte, dans un mme formulaire ou dans un mme tat, des donnes provenant dune table
source ainsi que des donnes provenant dautres tables qui lui sont lies.
Pour tre relies, deux tables doivent disposer dun champ ayant des donnes communes. Les
noms des champs de liaison peuvent tre diffrents dans les deux tables, mais leurs
caractristiques et leurs contenus doivent tre identiques.
Par exemple, si lon dispose dune table enregistrant les coordonnes des fournisseurs et dune
table stockant les articles, il sera judicieux de relier ces deux tables par lintermdiaire dun champ
correspondant au code fournisseur, ncessairement prsent dans ces deux tables. Ainsi, dans une
requte ou dans un tat listant les articles de la table PRODUITS, on pourra afficher le numro de
tlphone du fournisseur provenant de la table FOURNISSEURS.
Dans la table PRODUITS, le champ de liaison est dit cl trangre, il contient pour chaque
article la valeur du code de son fournisseur qui est dans une autre table (trangre). Dans la table
FOURNISSEURS, le champ de liaison est une cl primaire de la table FOURNISSEURS, il identifie
le fournisseur.
Cl primaire de la table FOURNISSEURS
Cl trangre, contient des valeurs identifiant le fournisseur
Cl primaire de la table ARTICLES, contient des valeurs identifiant les articles
REMARQUE SUR LES NOMS

Les noms que nous utiliserons dsormais seront prfixs. Ainsi, T_ sera linitiale de tous les noms
de tables, R_ pour les requtes, F_ pour les formulaires et E_ pour les tats. Ceci nous permettra
du premier coup dil de savoir exactement quel objet nous avons affaire.
De mme, tous les noms des champs seront prfixs par un groupe de lettres rappelant le nom de
leur table dappartenance PR _ou PROD_ pour produit, FO_ ou FOUR_ pour fournisseur, etc.
Ainsi, nous pourrons dterminer vite quelle table appartient un champ. Pa exemple, nous
pourrons voir que le champ <FOUR_ID> est de la table FOURNISSEURS, et que <PROD_ID_FOUR>
est de la table PRODUITS (cl trangre, car identifie le fournisseur tranger la table).
Nous utiliserons par ailleurs les rgles habituellement suivies dans les bases de donnes : tous les
noms sont en majuscules, et surtout nutilisent ni espaces ni caractres accentus. Vous pouvez
choisir une autre norme (utiliser des minuscules, par exemple), mais lauteur vous dconseille
dutiliser des espaces ou des caractres accentus.
LES RELATIONS
Un--plusieurs
Cest la relation la plus courante. Un lment de table fille (contenant la cl trangre) est en
relation avec un lment de la table primaire (contenant la cl primaire), et un lment de la table
primaire est en relation avec zro, un ou plusieurs lments de la table fille. Autrement dit, un
lment de la table primaire peut tre en relation avec plusieurs lments de la table fille.
Un--un
Cette relation est assez rare. un lment dune table correspond un seul lment de lautre
table. Cette structure peut tre utilise si, par exemple, vous avez besoin de plus de 256 champs
dans une table, ou si vous voulez dcouper une table en plusieurs.
122

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Plusieurs--plusieurs
Cette relation nexiste pas ! Si vous avez besoin dune relation de ce type, cest quil vous manque
une table intermdiaire, appele table de jonction. Cette table de jonction aura une relation un-plusieurs avec chacune des autres tables.
Lintgrit rfrentielle
Lintgrit rfrentielle vous garantit quune cl trangre a toujours une cl primaire qui lui
correspond. En prsence dune intgrit rfrentielle, on doit dabord ajouter un enregistrement
dans la table primaire (contenant la cl primaire) avant de pouvoir entrer la nouvelle valeur dans le
champ cl trangre de lautre table. Par ailleurs, on ne peut pas effacer un enregistrement de la
table primaire si lautre table contient un enregistrement dont le champ cl trangre reli contient
la valeur effacer.
Attention : pour pouvoir appliquer lintgrit rfrentielle, vous devez avoir deux champs du mme
type et de mme taille des deux cts de la relation. Seule exception : si la cl primaire est de
type NumroAuto, la cl trangre doit tre de type Numrique - entier long.
Mettre jour en cascade les champs correspondants
Avec cette option, si vous modifiez une cl primaire, toutes les cls trangres qui lui
correspondent sont automatiquement modifies.
Effacer en cascade les enregistrements correspondants
Avec cette option, si vous supprimez un enregistrement dans la table primaire, tous les
enregistrements qui lui sont lis dans la table fille sont automatiquement supprims.
CRER UNE RELATION ENTRE DEUX TABLES

Sous longlet Outils de base de donnes>groupe Relations, cliquez sur le bouton Relations. Access
affiche la fentre Relations . Cette fentre est vide, si aucune relation na encore t dfinie
dans la base de donnes.
Sous longlet Outils de relations/Crer>groupe Relation, cliquez sur le bouton Afficher la table ce qui
ouvre le dialogue Afficher la table . Pour chaque table devant tre en relation avec une autre,
slectionnez le nom de la table, cliquez sur [Ajouter] ou double-cliquez sur le nom de la table.
Dans lillustration, on ajoute les tables T_FOURNISSEUR et T_PRODUIT . Cliquez sur [Fermer].
Dfinissez ensuite les relations entre les tables : pour chaque relation, faites glisser la cl
primaire dune table vers la cl trangre de lautre table (ou le contraire). Access affiche alors
le dialogue Modifier des relations . Vrifiez que les champs mettre en relation et sont
les bons. Puis cliquez sur [Crer].

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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Une relation est cre entre les deux tables, elle est reprsente par un trait entre les deux
champs de dfinition de la liaison.
Si vous avez coch la case < Appliquer lintgrit rfrentielle>, un 1 saffiche du ct la cl
primaire et un
du ct de la cl trangre. Dans ce cas seulement vous pouvez dfinir les
deux autres options de mise jour en cascade ou de suppression en cascade .
Fermez la fentre Relations. Un message demande confirmation, cliquez sur [Oui].
LES OPTIONS DE JOINTURE

Il existe trois types de jointure, que lon peut dfinir pour une relation.
Dans la fentre Relations, cliquez droit sur le trait matrialisant la relation, puis sur Modifier une
relation dans le dialogue Modifier des relations, cliquez sur le bouton [Type jointure].
Le sens de la jointure est matrialis par

une tte de flche lextrmit du trait
reprsentant la liaison.
Activez loption de jointure dsire (options exclusives les unes des autres). Validez par [OK].
Voici une illustration des enregistrements de deux tables exemples, T_FOURNISSEUR et
T_PRODUIT, et des liens qui les relient :
Suivant le type de jointure, voici le rsultat des requtes :

1 : < Inclure seulement les lignes des deux tables pour lesquelles les champs joints sont gaux>
2 : < Inclure TOUS les enregistrements de T_FOURNISSEUR et seulement ceux de T_PRODUIT

pour lesquels les champs joints sont gaux>
3 :< Inclure TOUS les enregistrements de T_PRODUIT et seulement ceux de la table

T_FOURNISSEUR pour lesquels les champs joints sont gaux
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

MODIFIER/SUPPRIMER UNE RELATION EXISTANTE
Ouvrez la fentre Relations (onglet Outils de base de donnes>groupe Relations, bouton Relations).
Modifier une relation
Double-cliquez sur le trait qui relie les deux tables, modifiez les proprits ou le type de
jointure, validez en cliquant sur [OK].
Supprimer une relation
Double-cliquez sur le trait qui relie les deux tables, appuyez sur
Cliquez sur [Oui].
Si vous slectionnez une table puis appuyez sur

, vous enlevez la table et les liens de cette
table de la fentre Relations, mais ne supprimez pas la table ni les liens de cette table avec
dautres. Si vous raffichez la table les liens rapparaissent.
JOINTURE DANS UNE REQUTE

Lorsque vous ajoutez deux tables jointes par une relation dans une requte, la relation apparat
automatiquement dans la fentre de la requte en Mode Cration.
Mais si les tables ne sont pas lies elles apparaissent initialement sans liaison dans la requte.
Vous pouvez dfinir une relation de jointure sur ces deux tables dans une requte. La relation de
jointure nexistera alors que pour la requte.
Voici par exemple une requte avec deux tables non lies intrinsquement.
Dans la fentre de la requte en Mode Cration, tracez la relation entre deux champs, dune
table et de lautre, <CLI_ID> vers <LOC_ID_CLIENT>.
Access ne propose pas de dfinir une intgrit rfrentielle, en effet la relation nexiste que
dans la requte et ne peut donner lieu une gestion dintgrit automatique par Access.
Comme pour une relation entre tables, vous
devez ensuite dfinir les proprits de la
jointure dans la requte.
Enregistrez la requte.
chaque excution de la requte, la jointure
des deux tables sera effectue. Vous pourrez
afficher les donnes de la requte dans une
feuille de donnes, dans un formulaire ou dans
un tat.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
125
UTILISER DES TABLES LIES

Pour faire apparatre toutes les relations dans la fentre Relations, y compris celles entre les tables
qui ont t masques avec leur relations : sous longlet contextuel Outils de relation/Crer>groupe
Relations, cliquez sur le bouton Afficher toutes les relations.
La manipulation des enregistrements sur les tables lies apporte quelques complments celle
que vous avez dj vue avec les tables simples, que ce soit directement ou travers des requtes.
VISUALISER LES ENREGISTREMENTS LIS DANS LA TABLE PRIMAIRE

Dans le volet de navigation, cliquez sur la barre de groupe Tables pour voir la liste des tables.
Puis, double-cliquez sur le nom de la table contenant la cl primaire de la relation.
La table saffiche en Mode Feuille de donnes. Du fait de la relation vers une table fille, un symbole
+ est plac devant chaque ligne de la feuille de donnes.
Lorsque vous cliquez sur un

enregistrement de la fentre principale, la
barre de navigation est oprante sur les
enregistrements de la fentre principale,
ici les fournisseurs.
Cliquez sur le symbole + dun enregistrement pour faire apparatre, dans une sous-fentre, les
enregistrements qui lui sont lis, appartenant la table fille.
Lorsque vous cliquez sur un

enregistrement de sous-fentre, la barre
de navigation devient oprante sur les
enregistrements de la sous-fentre, ici les
produits du fournisseur slectionn
Vous pouvez mettre jour les donnes de la table primaire (dans la fentre principale) ou de la
table fille (dans la sous-fentre) en procdant comme pour une table simple.
SLECTIONNER LES VALEURS DE LA CL TRANGRE DANS UNE LISTE DROULANTE

Vous pouvez saisir ou modifier, dans la table fille, des valeurs de la cl trangre. Et comme vous
voulez que ces valeurs correspondent des valeurs de cl primaire, vous pouvez en faciliter la
saisie en utilisant une liste droulante.
Pour cela, il faut dfinir les proprits du champ de la cl trangre, de sorte quil faille en
slectionner la valeur dans une liste droulante prsentant des valeurs de cl primaire et dautres
valeurs de champs plus explicites.
Ouvrez la table fille en Mode Cration.
Cliquez sur la ligne du champ dfini comme cl trangre dans la relation.
Dans le volet des proprits du champ, cliquez sur longlet Liste de choix.
126

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Dans la proprit <Afficher le contrle> slectionnez Zone de liste ou Zone de liste droulante.
Dans la proprit <Origine source>, slectionnez Table/Requte.
Dans la proprit <Contenu>, cliquez sur licne de lancement du Gnrateur de requte,

apparu droite de la proprit. Dans le dialogue Afficher la table, slectionnez la table primaire
et cliquez sur [Ajouter], puis sur [Fermer]
Slectionnez les champs qui doivent apparatre dans la liste. La cl primaire (de la relation), doit
imprativement figurer en premire position.
Fermez la fentre requte, un message vous demande de confirmer la mise jour de la

proprit. Confirmez par [Oui].
La requte sinscrit sous forme de code SQL dans la proprit. Cest un code interne la
proprit, cette requte napparat pas dans le volet de navigation de la base de donnes.
Si ncessaire, cliquez sur ce bouton qui apparat quand vous changez de proprit pour
propager les modifications. Tous les formulaires, requtes et tats utilisant le champ
modifi seront modifis leur tour.
Modifiez ventuellement les autres proprits sous Liste de choix, et notamment :
Vrifiez que la colonne contenant la cl primaire est bien la premire colonne.

Sil y a plus dune colonne dans la requte, rappelez le nombre dans <Nbre colonnes>.
La prsence des en-ttes de colonnes se fait dans la proprit <En-ttes colonnes>.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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Pour masquer la colonne cl (ce qui est conseill si ce nest pas la seule colonne), indiquez que
sa largeur est de 0 cm dans la proprit <Largeurs colonnes>.
Fermez la requte en enregistrant les modifications.
Dornavant, en Mode Feuille de donnes, une liste droulante apparat dans la colonne de la cl
trangre quand vous vous positionnez dans le champ concern :
Lorsque vous slectionnez un fournisseur par son nom (2 e colonne de la requte), cest le code du
fournisseur (1re colonne de la requte) qui sinscrit dans la table. Et dans la feuille de donnes,
cest aussi le nom du fournisseur qui saffiche alors que cest son code qui est inscrit dans la table.
CRER UNE REQUTE MULTITABLE AVEC LASSISTANT
Sous longlet Crer>groupe Requte, cliquez sur le bouton Assistant requte.
Slectionnez le nom de la premire table T_PRODUIT, puis transfrez les champs vers la zone
<Champs slectionns>. Slectionnez ensuite le nom de la deuxime table T_FOURNISSEUR et
transfrez les champs vers la zone <champs slectionns>.
Cliquez sur [Suivant] et poursuivez la cration de la requte de faon habituelle.
Rle des boutons

Transfre le champ slectionn vers la zone <Champs slectionns>.
Transfre tous les champs vers la zone <Champs slectionns>.
Retire le champ slectionn de la liste <Champs slectionns>.
Vide le contenu de la liste <Champs slectionns>.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

CRER UNE REQUTE MULTITABLE EN MODE CRATION
Sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Cration de requte.
Dans le dialogue Afficher la table, ajoutez les deux tables, primaire et fille. Puisquelles sont en
relation, la relation sinscrit automatiquement dans la requte. Cliquez sur [Fermer].
Vous pouvez ajouter plusieurs autres tables, et tablir entre elles des jointures mme si ces tables
ne sont pas relies. Dans ce cas, ces jointures ne seront actives que lors de lexcution de la
requte.
La slection des champs, les critres, les formules, seffectue exactement comme pour une
requte monotable.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
129
SOUS-FORMULAIRE ET SOUS-TAT
Lutilisation des sous-formulaires et celle des sous-tats tant semblables, seules les manipulations
concernant les sous-formulaires seront dcrites.
Un sous-formulaire est un formulaire inclus dans un autre. Il permet dafficher dans un mme
formulaire des donnes issues de plusieurs tables lies. Le formulaire permet de modifier les
donnes, dajouter ou de supprimer des enregistrements dans les deux tables.
On peut trier les donnes affiches dans un sous-formulaire en cliquant dans lune de ses
colonnes, puis en utilisant un bouton de tri de la barre doutils.
Exemple : ci-dessous un formulaire qui affiche les coordonnes dun fournisseur doutillage
(donnes issues dune table T_FOURNISSEUR), mais galement la liste des produits proposs par
ce fournisseur (donnes issues dune table T_PRODUIT, lie la prcdente).
UTILISER LASSISTANT POUR CRER UN FORMULAIRE AVEC SOUS-FORMULAIRE

Vous allez dfinir un formulaire avec des champs provenant de deux tables lies par une relation,
table primaire et table fille. En dfinissant la table primaire comme table principale du formulaire,
lassistant gnrera un sous formulaire pour afficher les donnes de la table fille.
Sous longlet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Assistant formulaire.
Slectionnez le nom de la premire table . Puis transfrez les champs disponibles de la

table slectionne vers la zone <Champs slectionns> : pour cela, double-cliquez sur chacun
des champs transfrer, ou slectionnez les champs et cliquez sur
.
Recommencez en choisissant la deuxime table.

130

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Il est impratif que la cl primaire de la table principale et la cl trangre de la table fille soient
parmi les champs slectionns, pour quAccess puisse faire le lien entre les deux tables.
Choisissez la table principale : le formulaire reconnat le type de relation entre la table principale
et lautre (par exemple relation
vers 1, ou 1 vers ).
Avec T_PRODUIT (relation
vers 1 : le produit est affich avec son fournisseur) comme table
principale : les informations de la table trangre seront affiches au sein du mme formulaire,
et vous travaillez de la mme manire quavec un formulaire monotable ou monorequte.
Avec T_FOURNISSEUR (relation 1 vers
: le fournisseur est affich avec ses produits) comme
table principale : les informations de la table fille seront affiches dans un sous-formulaire ou
un formulaire attach.
Dans cet exemple, la table principale du formulaire est la table primaire de la relation (ct 1 de
la relation 1 vers ); activez < Formulaire avec sous-formulaire(s)> et cliquez sur [Suivant].
Choisissez un mode daffichage pour le sous-formulaire : dans cet exemple < Feuille de
donnes> (voir Modes daffichage dun sous-formulaire). Cliquez sur [Suivant].
Choisissez le style qui vous convient. Cliquez sur [Suivant].

Access vous demande deux noms (un pour le formulaire,
un pour le sous-formulaire).
Conseil de nommage : commencez le nom du sous-formulaire par celui du formulaire principal (par
exemple : F_FOURNISSEUR pour le formulaire principal et F_FOURNISSEUR_SF_PRODUIT pour
le sous-formulaire), il vous sera beaucoup plus facile de retrouver dans la liste des formulaires un
formulaire et les sous-formulaires quil contient.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
131
INSRER UN SOUS-FORMULAIRE DANS UN FORMULAIRE PRINCIPAL EXISTANT
Ouvrez le formulaire principal en Mode Cration. Puis, sous longlet Outils de cration de formulaire/
Cration>groupe Contrles, cliquez sur loutil Sous-formulaire/sous tat.
Dans le formulaire, cliquez et faites glisser le pointeur pour dlimiter lemplacement initial du
contrle Sous-formulaire.
Un premier dialogue demande si vous voulez crer un sous-formulaire ou insrer un formulaire

existant pour en faire un sous-formulaire.
Pour crer un sous-formulaire
Activez < Utiliser les tables et les requtes existantes>. Cliquez sur [Suivant].
Slectionnez la table ou la requte contenant les donnes afficher dans le sous-formulaire.

Double-cliquez sur chaque champ inclure dans le sous-formulaire. Cliquez sur [Suivant].
Si une relation existe entre la table du sous-formulaire et celle du formulaire principal, vous pouvez
choisir la relation dans une liste. Vous pouvez dfinir vous-mme le lien utiliser.
Cliquez sur [Suivant], puis saisissez le nom du sous-formulaire, cliquez sur [Terminer].
132

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Le sous-formulaire est enregistr de manire indpendante et accessible dans le volet de
navigation dans le groupe Formulaires. Access insre le contrle Sous-formulaire li au formulaire
principal. Vous pouvez le dplacer et le redimensionner.
Formulaire principal
Contrle Sous-formulaire
Pour insrer un sous-formulaire existant
Activez < Utiliser un formulaire existant>. En-dessous, slectionnez le nom du formulaire

insrer et cliquez sur [Suivant]. Procdez ensuite comme prcdemment pour dfinir le lien des
donnes du sous-formulaire avec celles du formulaire principal.
MODIFIER UN SOUS-FORMULAIRE
Vous pouvez ouvrir le sous-formulaire en Mode Cration indpendamment du formulaire principal,
partir du groupe Formulaires du volet de navigation de la fentre Access. Mais vous pouvez aussi
louvrir partir du formulaire principal, lui-mme en Mode Cration.
Un sous-formulaire peut tre de type daffichage Feuille de donnes ou Formulaires continus.
Type Feuille de donnes
Type Formulaires continus.
Le choix se fait dans les proprits du sous-formulaire :

Slectionnez le sous-formulaire en cliquant sur la case .
Affichez le volet Feuille des proprits, si ce nest pas dj fait.

Sous longlet Format, modifiez la proprit <Affichage par dfaut> : slectionnez Feuille de
donnes ou Formulaires continus.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
133
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
REQUTES
AVANCES
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
INTRODUCTION
Les requtes Slection ont pour but deffectuer une slection dans les tables et dafficher dans une
feuille de rsultat les donnes dune ou de plusieurs tables relies. Il existe aussi dautres types de
requtes que vous devez connatre pour exploiter pleinement les possibilits dAccess.
REQUTES ACTION
Ces requtes nont pas pour objectif dafficher des donnes, mais deffectuer diverses actions
(cration, suppression, ajout denregistrements, mise jour, etc.) sur les tables de la base de
donnes ouverte.
Requte Cration de table
Ce type de requte permet de crer de nouvelles tables en se basant sur le contenu ou une partie
du contenu de tables existantes.
Requte Suppression
Une requte Suppression efface une partie des enregistrements dune table. Utilisez-la pour
effacer en une seule fois tous les enregistrements dune table remplissant la mme condition.
Requte Ajout
Une requte Ajout sert ajouter une partie des enregistrements dune table dans une autre table
de la base de donnes en cours ou dune base de donnes externe. Le nombre de champs dans
les tables sources et dans la table de destination ne doit pas forcment tre le mme. La requte
Ajout ignore les champs qui ne sont pas mis en correspondance dans la table destination.
Requte Mise jour
Une requte Mise jour sert modifier de manire automatique et en une seule opration une
partie des donnes dans des tables existantes.
REQUTES COMPLEXES
Requte Trouver les doublons

Ce type de requte permet de rechercher les doublons (enregistrements en double) dans une table
ou une requte.
Requte Non-correspondance
Ce type de requte permet de trouver les enregistrements dune table, qui ne sont pas relis un
enregistrement dune autre table.
REQUTE DANALYSE CROISE

Une requte danalyse croise est une requte qui prsente une synthse des donnes dans un
format de type feuille de calcul en utilisant les champs que lon spcifie comme en-ttes de ligne
et de colonne. Elle peut galement prsenter des donnes de synthse.
REQUTES SQL
Pour ces requtes, il faut matriser SQL car on sera amen taper des instructions dans ce
langage. Ce type de requte nest pas trait dans cet ouvrage.
Requtes Union
Elles permettent de combiner les enregistrements de tables ayant des champs en commun.
Les requtes Dfinition de donnes
Elles permettent de crer ou de modifier des tables.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
REQUTE CRATION DE TABLE

Ce type de requte permet de crer une nouvelle table partir du contenu dautres tables. Le
point de dpart dune requte Cration de table est une requte Slection sur une ou plusieurs
table(s) existante(s) que lon convertit en une nouvelle table. La structure de la table cre tient
compte seulement du type des donnes et de la taille des champs des tables source de la requte
slection. Ni la cl primaire, ni aucune autre proprit des tables source ne sont copies.
Crez une requte Slection affichant seulement les
champs devant tre placs dans la nouvelle table,
affichez-la en Mode Cration. Appliquez les filtres et les
tris pour ne conserver que les enregistrements mettre
dans la table crer.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Cration de table.
Cochez < Base de donnes actuelle> pour crer la table dans la base de donnes actuelle,
ou cochez < Autre base de donnes> pour crer la table dans une autre base de donnes,
puis saisissez le chemin daccs la base de donnes (C:\Comptes\Clients.accdb par
exemple, si vous omettez lextension, Access la rajoute) ou cliquez sur [Parcourir] pour
slectionner le fichier base de donnes.
Saisissez le nom de la table crer ou slectionnez un nom dans la liste droulante si vous
voulez remplacer une table existante.
Cliquez sur [OK].
La requte devient une requte de cration de table, le bouton Cration de table passe en
surbrillance sur le Ruban dans le groupe Type de requte.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur Excuter.
Cliquez sur [Oui].

Le nom de la nouvelle table cre apparat dans le volet de navigation. La requte cration de
table est toujours ouverte.
Fermez la requte : cliquez sur la case Fermeture, ou appuyez sur
+
ou sur
+W.
Un message propose denregistrer la requte.
En gnral, vous cliquez [Non], car une requte Cration de table est gnralement utilise une
seule fois et na pas besoin dtre conserve. Pour visualiser le rsultat, ouvrez la table cre.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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REQUTE AJOUT DENREGISTREMENTS

Une requte Ajout sert ajouter des enregistrements dune table source dans une table cible de la
mme base de donnes ou dune autre. Les tables source et cible n'ont pas forcment le mme
nombre de champs, ni les mmes noms des champs. Les champs sont mis en correspondance, et
la requte Ajout ignore les champs non mis en correspondance. Le point de dpart dune requte
Ajout est une requte Slection sur la table source.
Crez la requte Slection sur la table source des enregistrements ajouter. Aprs l'avoir
vrifie visuellement, affichez-la en Mode Cration : dans la grille de requte, ne faites figurer
que les champs ayant une correspondance dans la table cible, y compris le champ
correspondant la cl primaire de la table cible (sauf sil est de type NumroAuto). Spcifiez
ventuellement des critres de filtre/tri des enregistrements ajouter.
En Mode Cration, sous longlet Outils de requte/Crer>
groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Ajout.
Pour ajouter une table de la base de donnes actuelle, cochez < Base de donnes
actuelle>. Pour ajouter une table dune autre base de donnes, cochez < Autre base de
donnes> puis saisissez le chemin daccs\nom de la base de donnes (par exemple
C:\Clients\Archive, si vous omettez lextension Access la rajoute) ou cliquez sur
[Parcourir] pour slectionner le fichier base de donnes.
Saisissez le nom de la table cible ou slectionnez-la dans la liste droulante.
Cliquez sur [OK]. La requte devient une requte de type Ajout, le bouton Ajout passe en
surbrillance sur le Ruban dans le groupe Type de requte.
Access ajoute une ligne <Ajouter > dans la grille de requte et y place les champs de la table
cible de mme nom que ceux de la table source (mme nom et type). Dans cette ligne, vous
spcifiez aussi les champs cible qui correspondent un champ source de nom diffrent.
Les types de donnes des champs en correspondance dans les tables source et cible doivent tre
compatibles. Attention, il est impossible d'annuler les rsultats d'une requte Ajout, soyez vigilant.
Champs de noms diffrents

mis en correspondance.
Critre
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter.
Access affiche un message vous indiquant le nombre denregistrements qui vont tre
ajouts, cliquez sur [Oui] pour confirmer lajout.
Enregistrez la requte si vous voulez la conserver, puis fermez la requte.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
REQUTE SUPPRESSION DENREGISTREMENTS

Une requte Suppression permet de supprimer en une seule manipulation des enregistrements
satisfaisant un mme critre (attention : elle ne peut pas tre annule). Le point de dpart dune
requte Suppression est une requte Slection que lon convertit.
Crez une requte Slection affichant seulement les enregistrements supprimer. Si tous les
enregistrements sont supprimer, mettez dans la grille de requte nimporte quel champ ou
tous les champs (*) et ne dfinissez aucun critre. La prsence dun champ suffit supprimer
tout lenregistrement.
En Mode Cration, sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le
bouton Affichage pour visualiser les enregistrements qui seront supprims.
Cliquez nouveau sur le bouton Affichage pour revenir en Mode Cration.
Sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Type

de requte, cliquez sur le bouton Suppression.
Type
On supprime ici les clients dont la date de

cration est antrieure au 01/01/2004
La requte devient une requte Suppression, le bouton Suppression passe en surbrillance sur le
Ruban. Une ligne <Supprimer> est ajoute dans la grille de requte.
Si la requte contient plusieurs tables lies, dans la ligne <Supprimer>, vous devez dsigner la
table dont vous voulez supprimer les enregistrements, lorsque ce nest pas celle qui contient les
critres. Pour cela, double-cliquez sur lastrique (*) en haut de la liste des champs de la table, la
colonne qui est alors cre dans la grille de requte contient partir de sur la ligne <Supprimer>.
On supprime les produits des

fournisseurs parisiens

supprims, cliquez [Oui] pour confirmer la suppression.
Enregistrez la requte seulement si vous dsirez la conserver, puis fermez la requte.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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REQUTE MISE JOUR DENREGISTREMENT

Une requte Mise jour sert modifier de manire automatique et en une seule opration une
partie des donnes dans des tables existantes. Par exemple, dans une table PRODUITS vous
voulez augmenter de 10% le prix de tous les produits dun fournisseur prcis. Le point de dpart
dune requte Mise jour est une requte Slection que lon convertit.
Il est recommand de sauvegarder votre base de donnes avant d'excuter une requte Mise
jour. Vous serez ainsi certain de pouvoir annuler vos modifications.
Crez une requte Slection affichant seulement les enregistrements mettre jour.
En Mode Cration, sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Rsultats, cliquez
sur le bouton Affichage pour visualiser les enregistrements qui seront mis jour.
Puis, cliquez sur le bouton Affichage pour revenir en Mode Cration.
Sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Type de requte,

cliquez sur le bouton Mise jour.
Si la formule de mise jour est dlicate crire, il peut
tre prudent de la tester avant en lcrivant dans un champ
calcul dans la requte.
La requte devient une requte de Mise jour, le bouton Mise jour passe en surbrillance sur le
Ruban dans le groupe Type de requte. Une ligne <Mise jour> est ajoute dans la grille de
requte, cest cette ligne qui contiendra la formule ou lexpression de mise jour.
Cette requte remplace JOINVILLE par JOINVILLE LE PONT.
Dans la ligne <Mise jour> de la colonne du champ que lon veut mettre jour, saisissez une
expression ou une valeur pour modifier les donnes.
Cette requte augmente de 10% le

chiffre daffaires des clients ayant un
abonnement OR.
Une expression de mise jour peut utiliser un autre champ, voire lui-mme. Dans ce cas,
mettez le nom du champ servant au calcul entre crochets. Si lautre champ fait partie dune
autre table, dsignez-le selon la syntaxe suivante : [Table].[Champ].
mis jour, cliquez [Oui] pour confirmer la mise jour.
Enregistrez la requte seulement si vous dsirez la conserver, puis fermez la requte.
Il nest pas possible de mettre jour des enregistrements verrouills. En outre, vous ne pouvez
pas excuter de requte de mise jour sur des champs issus de calculs, des champs utilisant des
requtes de totaux, ou des champs de type NumroAuto.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
REQUTE TROUVER LES DOUBLONS

Ce type de requte permet de rechercher les valeurs de champs qui se trouvent identiques dans
plusieurs enregistrements : des personnes diffrentes qui ont le mme nom, des personnes saisies
plusieurs fois. Votre objectif peut tre de masquer ou dliminer des donnes en double.
RECHERCHER DES DONNES EN DOUBLE
Sous l'onglet Crer>groupe Macros et code, cliquez sur Assistant Requte, puis dans le dialogue
Nouvelle requte, cliquez sur Assistant Requte trouver les doublons , puis sur [OK].
Dans la liste des tables ou requtes, slectionnez celle dont vous voulez analyser les valeurs de
champs identiques dans plusieurs enregistrements. Cliquez sur [Suivant].
Transfrez, dans la zone <Rechercher les doublons dans>, le ou les champs qui contiennent les
valeurs identiques dans plusieurs enregistrements qui dfinissent les doublons que vous
cherchez. Cliquez sur [Suivant].
Transfrez, dans la zone <Champs slectionns>, le ou les champs contenant les autres
donnes que vous voulez inspecter et ventuellement modifier, susceptibles de distinguer les
enregistrements qui ne sont pas en double. Cliquez sur [Suivant].
Spcifiez le nom de la requte, puis cliquez sur [Terminer].
Le rsultat de la requte saffiche :
Enregistrez la requte si vous dsirez la conserver, puis fermez la requte.
EXPLOITER LES DONNES EN DOUBLE

Vous pouvez modifier les donnes directement dans la requte dont les rsultats sont vos
doublons recenss, vous pouvez supprimer les enregistrements doublons inutiles.
Dans le rsultat dune requte, des enregistrements sont considrs comme des doublons si
tous les champs renvoys par la requte contiennent les mmes valeurs. En attribuant la
requte la proprit <Valeurs distincte> = Oui, seul le premier enregistrement de chaque
groupe de doublons est affich, les autres sont masqus.
Pour que lenregistrement affich des groupes de doublons ne soit pas le premier, vous devez
utiliser des requtes Totaux avec une fonction dagrgation qui peut tre Premier, Dernier,
Max, Min. Vous pouvez aussi utiliser une fonction dagrgation : Compte, Somme, Moyenne
dun champ de donnes spcifique qui donne une statistique pour chaque groupe de doublons.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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REQUTE DE NON-CORRESPONDANCE
Ce type de requte permet de trouver les enregistrements dune table, qui ne sont pas relis un
enregistrement dune autre table. Par exemple, si vous avez les tables T_PRODUIT et
T_FOURNISSEUR, ce type de requte peut servir obtenir la liste des produits qui nont pas de
fournisseur.
Nouvelle requte, cliquez sur Assistant Requte de non correspondance , puis sur [OK].
Slectionnez la table vrifier (ici, T_PRODUIT) . Cliquez sur [Suivant].
Slectionnez la table lie dans laquelle vous cherchez les non-correspondances (dans notre
exemple : T_FOURNISSEUR) . Cliquez sur [Suivant].
Pour chacune des tables, slectionnez le champ qui fait le lien avec lautre table, puis cliquez
sur le bouton
, cliquez sur [Suivant].
Dans la zone <Champs slectionns>, placez les champs afficher dans le rsultat de la
requte . Cliquez sur [Suivant].
Saisissez un nom pour la requte, puis

cliquez sur [Terminer]. Le rsultat de la
requte saffiche.
Vous pouvez passer en Mode Cration pour
vrifier comment a t gnre la requte :
Une requte de non-correspondance
est une requte possdant une liaison
de type Tous les enregistrements
de la table primaire (ici T_PRODUIT)
et les enregistrements de la table

trangre (ici T_FOURNISSEUR) qui
correspondent qui affiche les
enregistrements de la table primaire
nayant pas de correspondance (Est
Null) dans la table trangre.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Une requte dAnalyse croise est une requte qui produit une synthse statistique, dispose la
faon dune feuille de calcul, utilisant des champs comme en-ttes de ligne et de colonne. Vous
pouvez crer une requte dAnalyse croise laide dun assistant ou en Mode Cration.
Par exemple, un vido-club par correspondance souhaite connatre le nombre de chacun des types
dabonnement (Argent, Or, Platine) par ville.
Si les donnes appartiennent plusieurs tables, il faut crer une requte multitable qui servira de
source de donnes la requte dAnalyse croise.
AVEC LASSISTANT
Nouvelle requte, cliquez sur Assistant Requte analyse croise , puis sur [OK].
Slectionnez la table ou la requte contenant les donnes. Cliquez sur [Suivant].

Double-cliquez sur le ou les champs de synthse en ligne (par ordre de globalit, par exemple
le pays avant le dpartement, lui-mme avant la ville) . Cliquez sur [Suivant].
Slectionnez le champ de synthse en colonne . Cliquez sur [Suivant].
Slectionnez le champ sur lequel effectuer le calcul , slectionnez une fonction statistique .

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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Saisissez un nom pour la requte, activez <Afficher la requte >. Cliquez sur [Terminer].
EN MODE CRATION
Crez une requte vierge en Mode Cration, puis ajoutez la ou les tables. Faites glisser,
sur la ligne <Champ>, les champs servant au regroupement et aux calculs statistiques.
Sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Type de requte, cliquez sur le bouton
Analyse croise. Deux lignes apparaissent : <Opration> et <Analyse>.
Pour le champ des valeurs de regroupement en ligne (ici <CLI_VILLE>), sur la ligne <Analyse>,
slectionnez En-tte de ligne. Conservez Regroupement sur la ligne <Opration>.
Pour le champ des valeurs de regroupement en colonne (ici <CLI_ABONNEMENT>), sur la ligne
<Analyse>, slectionnez En-tte de colonne. Conservez Regroupement sur la ligne
<Opration>.
Pour le champ dont les valeurs servent au calcul, sur la ligne <Analyse>, slectionnez Valeur
dans la liste droulante et sur la ligne <Opration>, slectionnez la fonction statistique.
Vous pouvez ajouter des champs calculs dans la grille de requte, pour faire une statistique
sur des valeurs calcules partir des champs de la table.
Cliquez sur licne Feuille de donnes dans la barre dtat ou sur le bouton Excuter
(sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats).
Enregistrez la requte si vous dsirez la conserver.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
GRAPHIQUES
Vous pouvez construire un graphique crois dynamique sur les donnes dune table ou dune
requte. Il affiche des formes graphiques plutt que des valeurs numriques de synthse. Par
exemple, le nombre de clients par localisation peut apparatre sous forme dhistogramme.
Vous pouvez aussi insrer un graphique dans un formulaire, il peut tre alors recalcul chaque fois
que vous affichez un autre enregistrement dans le formulaire, ce sera, par exemple, un
histogramme des chiffres daffaires mensuels du client qui est affich dans le formulaire.
CRER UN GRAPHIQUE CROIS DYNAMIQUE
Dans le volet de navigation, slectionnez la table ou la requte contenant les donnes

reprsenter. Sous longlet Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Plus de formulaires, puis
cliquez sur Graphique crois dynamique.
Une fentre se cre pour dfinir le graphique crois dynamique.

Dposez par cliquer-glisser les noms de champ (de la table ou de la requte) dans les zones adhoc : champ de catgorie , champ de srie , champ de donnes et champ de filtre
(ventuel).
Les donnes dune mme valeur de catgorie et dune mme valeur de srie seront consolides
par une opration (comptage, somme) et reprsentes par une forme graphique. Dans
lexemple, nous voulons reprsenter le comptage des clients par type dabonnement et par
dpartement.
Dfinissez lopration de consolidation, qui est par dfaut la somme. Pour cela, cliquez droit sur
la zone des champs de donnes , puis sur Calcul automatique, slectionnez ensuite
lopration que vous voulez utiliser.
Vous pouvez regrouper et filtrer les catgories ainsi que les sries, par exemple sil sagit de
date (par jour, par semaine, par mois), sil sagit de valeur numriques (par intervalles de
valeurs) Pour cela, cliquez droit sur la zone de la catgorie ou de la srie et dfinissez le
regroupement et le filtre en cochant les cases.
Pour filtrer sur le champ de donnes, cliquez droit sur la flche droulante de la zone de champ
de donnes , puis cochez les cases de regroupement ou de filtrage.
Pour modifier le type du graphique, cliquez sur le fond du graphique puis sous longlet Outils de
graphique/Crer>groupe Type, cliquez sur Modifier le type de graphique, ou cliquez droit sur le fond
du graphique puis sur Modifier le type de graphique. Dans le dialogue, slectionnez ensuite le
type de graphique et la variante dans le type choisi.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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GRAPHIQUES
CREZ UN GRAPHIQUE LI LENREGISTREMENT AFFICH DANS UN FORMULAIRE

Dans lexemple suivant dune vidothque, le graphique reprsente le nombre de locations
mensuelles faites pendant les jours du mois prcdent par le client slectionn dans le formulaire.
Lorsque vous changez le client, le graphique est recalcul.
Pour crer un graphique dans un formulaire existant :

Vrifiez que loption Utiliser les assistants contrle est active :
sous longlet Outils de cration de formulaire/Cration> groupe

Contrles, cliquez sur le flche droulante , puis cliquez sur la
commande Utiliser les Assistants contrle pour rendre licne
active (en couleur orange) .

Ouvrez un formulaire existant et passez en Mode Cration. Cliquez sur le bouton
Insrer un graphique dans la galerie des contrles. Puis, cliquez dans le formulaire
lemplacement o voulez insrer le contrle graphique.
Cliquez et faites glisser le pointeur pour crer un cadre lendroit o vous voulez placer le
graphique. Lassistant graphique dmarre.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
GRAPHIQUES
Slectionnez la table ou la requte source du graphique, cliquez sur [Suivant].
Double-cliquez sur le nom de chaque champ dont le contenu est ncessaire la cration du
futur graphique. Cliquez sur [Suivant].
Slectionnez un type de graphique. Cliquez sur [Suivant].

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
147
GRAPHIQUES
Faites glisser les boutons de champ vers les zones de dfinition du graphique : laxe
horizontal , laxe vertical et les donnes consolider (comptage, somme).
Pour modifier lopration de consolidation (somme, compte, ...) sur les donnes, double-cliquez
sur la zone de donnes .
Si le champ de laxe horizontal est de type Date, double-cliquez sur la zone pour modifier le
regroupement (Anne, Trimestre, Mois, Semaine, Jour).
Si vous souhaitez que le graphique se recalcule pour chaque enregistrement, slectionnez le

champ du formulaire lier au champ du graphique. Sinon laissez les zones de champ vides.
Dans le dialogue, tapez un titre pour le graphique, cochez loption dafficher ou non une
lgende sur le graphique. Cliquez sur [Terminer].
Passez en Mode Formulaire.
Lorsque vous changez denregistrement film, le graphique est recalcul pour le nouvel
enregistrement.
MODIFIER LE GRAPHIQUE
Passez en Mode Formulaire, puis double-cliquez sur lobjet graphique.
Access ouvre le graphique en Mode Cration. Le menu de lapplication graphique se substitue au
Ruban des commandes Access.
Double-cliquez sur llment modifier dans le graphique, et modifiez ses proprits dans le
dialogue qui saffiche.
Lorsque les modifications sont termines, cliquez en dehors de lobjet graphique.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CONTRLES AVANCS
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CASE COCHER, CASE DOPTION, BOUTON BASCULE

Une case cocher, une case doption ou un bouton bascule sont des contrles, dans un formulaire
ou dans un tat, qui reprsentent une valeur Oui/Non provenant dun champ dune table ou cr
indpendamment.
CHOISIR LE CONTRLE UTILISER

Dans la plupart des cas, la case cocher est le meilleur contrle pour
reprsenter une valeur Oui/Non. C'est le type de contrle cr par
dfaut lorsque vous ajoutez un champ de type Oui/Non un formulaire
ou un tat. En revanche, les cases d'option et les boutons bascule sont
le plus frquemment utiliss dans un groupe d'options.
L'illustration montre comment ces trois contrles apparaissent en cas dactivation (valeur Oui) ou
en cas de dsactivation (valeur Non).
CRER UNE CASE COCHER, UNE CASE D'OPTION OU UN BOUTON BASCULE DPENDANTS
Ouvrez le formulaire ou l'tat en Mode Page ou Cration. Appuyez sur Alt + F8 pour afficher le
volet Liste des champs, s'il ne l'est pas dj. Dveloppez, le cas chant, les tables en cliquant
sur les signes plus (+) devant des noms de table.
Faites glisser le champ Oui/Non depuis le volet Liste des champs vers le formulaire ou l'tat.
Le paramtrage par dfaut de la proprit <Contrle de l'affichage> du champ dans la table est
Case cocher ; vous pouvez le modifier. De plus, vous pouvez transformer dans le formulaire la
case cocher en case d'option ou en bouton bascule : cliquez droit sur la case cocher, pointez
sur Remplacer par dans le menu contextuel, puis cliquez sur Bouton bascule ou Case d'option.
CRER UNE CASE COCHER, UNE CASE D'OPTION OU UN BOUTON BASCULE INDPENDANTS
Vous pouvez utiliser une case cocher, une case d'option ou un bouton bascule indpendants
dans une bote de dialogue personnalise pour accepter la saisie d'un utilisateur et excuter
l'action associe.
Ouvrez le formulaire ou l'tat en Mode Cration.
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur l'outil du contrle souhait (Case cocher
, Case d'option
ou Bouton bascule
).
Cliquez sur l'emplacement souhait dans le formulaire ou l'tat pour y placer le contrle.
Le contrle tant slectionn, appuyez sur F4 pour l'afficher puis saisissez un nouveau nom dans la
proprit <Nom> du contrle.
CRER UN GROUPE DOPTIONS

Un groupe doptions se compose dun cadre lintrieur duquel se trouvent
plusieurs boutons doptions. Un seul de ces boutons peut tre actif la fois.
Suivant le choix effectu par lutilisateur, le contrle associ se voit affecter
une valeur.
Ouvrez le formulaire en Mode Cration. Sous l'onglet Crer> groupe Contrles, vrifiez que
loption
Utiliser les Assistants contrle est active (icne surligne en couleur orange), en
cliquant sur la flche droulante de la galerie des contrles, activez-la si ncessaire.

Groupe d'options, puis cliquez sur un emplacement du formulaire pour
y placer le groupe d'options. Puis suivez les instructions de l'Assistant. Dans la dernire page,
cliquez sur [Terminer].
Il est recommand de donner au groupe d'options un nouveau nom significatif. Cliquez dans le
cadre du groupe, puis sur F4 , saisissez un nom dans la proprit <Nom>.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Les tapes de lassistant Groupe doptions.
Dans la premire tape de lassistant, saisissez un libell et appuyez sur

option... Quand la liste est complte, cliquez sur [Suivant].
pour chaque
Dans la deuxime tape, indiquez quelle doit tre la valeur par dfaut. Cliquez sur [Suivant].
la troisime tape, Access affiche la valeur numrique associe chaque option du groupe
qui sera inscrite dans le contrle. ventuellement, modifiez-les pour quelles concident avec les
valeurs que vous aviez prvu de mettre dans le champ (si vous aviez prvu que Monsieur
corresponde 2, par exemple). Cliquez sur [Suivant].
la quatrime tape, activez <Stocker la valeur dans ce champ> et, dans la liste droulante
droite, slectionnez le nom du champ dans lequel sera stocke la valeur correspondant au
choix de lutilisateur. Loption < Conserver la valeur pour un usage ultrieur>est
principalement destine lusage de macros ou de programmes Visual Basic. Cliquez sur
[Suivant].
la cinquime tape, slectionnez un type de contrle et un style. Cliquez sur [Suivant].
Dans un groupe doption, le type

recommand est < Cases doption>, bien
que vous ayez la possibilit de slectionner
un type de contrle < Cases cocher>.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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Saisissez un nom pour le groupe. Cliquez sur [Terminer].
Le groupe apparat dans le formulaire.
AJOUTER UNE NOUVELLE OPTION UN GROUPE D'OPTIONS EXISTANT

Pour ajouter des options un groupe, vous pouvez soit crer un nouveau contrle dans le groupe,
soit couper un contrle existant un autre emplacement pour le coller dans le groupe.
Ouvrez le formulaire en Mode Cration. Cliquez sur le cadre du groupe d'options pour le
slectionner, puis faites glisser les poignes de dimensionnement de ce cadre pour faire de la
place pour une nouvelle option.
Crer un nouveau contrle du groupe
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le type de contrle ajouter (Case cocher,
Case d'option ou Bouton bascule). Cliquez dans le cadre du groupe d'options. La couleur de cadre
change pour indiquer que le nouveau contrle est intgr au groupe d'options.
Dplacer un contrle existant vers le groupe

Il ne suffit pas de faire glisser un contrle vers un groupe d'options pour l'y intgrer. Vous
devez le couper et le coller dans le groupe pour qu'il devienne une option.
Vous devrez probablement dplacer le contrle et son tiquette pour les aligner sur les
contrles existants et leurs tiquettes.
Personnaliser les proprits du contrle
Appuyez sur F4 pour ouvrir le volet des proprits. Slectionnez un des contrles bouton radio
du groupe (pas ltiquette associe) et, sous longlet Donnes, vrifiez la valeur de la proprit
<Valeur contrle> du contrle. Cliquez sur ltiquette associe au bouton radio et vrifiez ou
modifiez le libell qui se trouve sous longlet Format dans la proprit <Lgende>.
AJOUTER UNE IMAGE SUR UN BOUTON
Cliquez sur le bouton pour le slectionner. Affichez la feuille des proprits ; sous longlet
Format, cliquez dans la proprit <Image> puis sur le bouton qui apparat sur son bord droit.
Slectionnez une image ou cliquez sur [Parcourir] pour slectionner un fichier graphique sur
votre disque dur. Limage slectionne saffiche gauche du dialogue. Cliquez sur [OK].
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
ZONES DE LISTE
Un contrle zone de liste sert faciliter la saisie des donnes dans un formulaire et garantir leur
exactitude en proposant lors de la saisie des valeurs rpertories dans une liste.
Les valeurs rpertories dans la liste peuvent soit tre dtermines une fois pour toutes, soit
provenir dune table. Il est conseill de stocker les valeurs dans une table, car la mise jour de ces
valeurs (modification, ajout, suppression) en est simplifie.
Si un champ est associ une zone de liste dans ses proprits de table, le fait de le placer dans
un formulaire cre automatiquement une zone de liste dpendante du champ.
Zone de liste : dans une zone de liste, une valeur est slectionne ; il est
possible den slectionner une autre dans la liste, mais pas de saisir une valeur. Si
la totalit du contenu de la liste ne peut tre affiche, on peut la faire dfiler.
Zone de liste droulante : une zone de liste droulante contient une zone de
saisie et une zone de liste dans un contrle unique. Vous pouvez slectionner
une entre dans la liste, mais aussi saisir une valeur non rpertorie dans la liste.
La liste ne reste pas affiche en permanence et napparat que lorsquon clique
sur la flche droulante.
Avec ces contrles, il est important de se poser deux questions :
Quelles sont les donnes qui alimentent la liste ?
Aprs avoir slectionn une valeur dans la liste, quen fait-on ?
CRER UNE ZONE DE LISTE AVEC LASSISTANT
Ouvrez le formulaire en Mode Cration. Sous l'onglet Crer> groupe Contrles, vrifiez que
loption
Utiliser les Assistants contrle est active (icne surligne en couleur orange), en
cliquant sur la flche droulante de la galerie des contrles, activez-la si ncessaire.

Zone de liste ou
Zone de liste droulante, puis cliquez dans le
formulaire lemplacement souhait de la zone. Puis suivez les instructions de l'Assistant. Dans
la dernire page, cliquez sur [Terminer].
Indiquez si les valeurs de la liste

proviendront dune table ou si vous allez
les saisir. Cliquez sur [Suivant].
Cas 1 : les valeurs affiches de la liste proviennent dune table
Slectionnez le nom de la table.


user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
153
ZONES DE LISTE
Double-cliquez sur le nom du ou des

champs afficher dans la liste.
Access vous propose un tri.

Choisissez-en un ventuellement, et
Ajustez la largeur de la zone liste.

Loption <Mmoriser la valeur pour

un usage ultrieur> est
principalement destine lusage de
macros ou de programmes Visual
Basic.
Activez < Stocker la valeur dans ce

champ>, puis slectionnez le nom du
champ dans lequel Access devra placer
la valeur entre par lutilisateur. Cliquez
sur [Suivant].
Saisissez un nom pour cette liste. Cliquez sur [Terminer].
Cas 2 : les valeurs affiches dans la liste sont saisies

Prcisez le nombre de colonnes dans la
liste et appuyez sur
.
Saisissez la premire valeur de la liste et
appuyez sur
, saisissez la seconde
(a)
valeur de la liste et appuyez sur
. Et
ainsi de suite...
Quand la liste est complte : cliquez sur
(b)
[Suivant].
154

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
ZONES DE LISTE
Activez < Stocker la valeur dans ce

champ>. Puis, slectionnez le nom
du champ dans lequel Access devra
placer la valeur entre par
lutilisateur. Cliquez sur [Suivant].
Saisissez un nom pour ce contrle zone de liste. Cliquez sur [Terminer].
TRANSFORMER UNE LISTE EN LISTE DROULANTE ET INVERSEMENT
En Mode Cration, cliquez droit sur le contrle zone de liste dans le formulaire puis sur la
commande contextuelle Remplacer par et choisissez Zone de liste ou Zone de liste droulante.
PERSONNALISER UNE ZONE DE LISTE SANS LASSISTANT
En Mode Cration, slectionnez la zone de liste modifier. Tapez F4 pour afficher le volet
Feuille des proprits.
Sous longlet Donnes

Source contrle
Origine source
Contenu
Dans quoi est stock le choix de lutilisateur (champ associ au contrle).

Si les donnes de la liste viennent dune requte ou sont saisies.
La liste des valeurs ou la requte de slection des lments de la liste.
Cliquer sur le bouton
lance le gnrateur de requte.
Colonne lie
Le numro de colonne contenant la cl de la liste. Cette colonne

correspond souvent la cl primaire incluse dans la proprit Contenu.
Que lutilisateur doit choisir un lment de la liste (zone droulante).
Limiter liste
Sous longlet Format
Nbre colonnes
En-ttes colonnes
Largeurs colonnes
Nombre de colonnes utilises, y compris les colonnes caches.

Prsence dun en-tte de colonne ou pas.
Largeur des colonnes. Pour en masquer une, mettre sa largeur 0.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
155
BOUTON DE COMMANDE
Un bouton de commande sert excuter une action standard (par exemple, lancer une
impression ou ouvrir un formulaire) ou une srie dactions dfinies dans une macro.
Pour crer un bouton de commande, vous pouvez utiliser un assistant.
Ouvrez le formulaire en Mode Cration. Sous l'onglet Outils de cration de formulaires/ Crer>
Utiliser les Assistants contrle est active (icne
groupe Contrles, vrifiez que loption
surligne en couleur orange), en cliquant sur la flche droulante de la galerie des contrles,
activez-la si ncessaire.
Cliquez sur licne Bouton dans la galerie des formulaires, puis cliquez dans le formulaire lemplacement souhait pour le bouton. Suivez les instructions de l'Assistant.
Slectionnez une catgorie dactions,

puis slectionnez une action dans la
catgorie. Cliquez sur [Suivant].
Les dialogues suivants dpendent de laction que vous avez choisie. Ainsi, Dplacement entre
enreg/Premier enregistrement na besoin daucune information complmentaire.
Opration sur tat/Imprimer un tat

ncessite dindiquer dans un
dialogue ltat imprimer.
Lorsque vous avez apport les prcisions

demandes par lassistant pour laction
choisie, ltape suivante vous demande de
prciser si vous voulez du texte ou une
image sur le bouton.
Saisissez le texte ou choisissez limage

parmi les images suggres ou parmi
lensemble de toutes les images (en
cochant < Afficher toutes les images>),
ou enfin, parmi les images stockes sur
votre ordinateur (en cliquant [Parcourir]),
images au format image (.BMP) ou icne
(.ICO).
Divers/Excuter une requte vous

demande la requte excuter.

Saisissez un nom pour le bouton, puis
cliquez sur [Terminer].
156

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CONTRLE ONGLET
Si un formulaire possde un nombre important de contrles, il est prfrable de les rpartir sur
plusieurs pages. Un contrle Onglet est la manire la plus simple et efficace de crer un formulaire
comportant plusieurs pages : pour passer dun onglet lautre, il suffit de cliquer sur longlet.
Exemple de formulaire avec contrle de type Onglet contenant deux pages :
AJOUTER UN CONTRLE ONGLET POUR CRER UN FORMULAIRE DE PLUSIEURS PAGES

En Mode Cration, sous l'onglet Outils de cration de
formulaires/ Crer> groupe Contrles, dans la galerie des
contrles cliquez sur licne Onglet , puis cliquez
dans le formulaire lemplacement souhait. Access ajoute un
contrle Onglet avec deux pages.
Cliquez sur un des onglets de page, puis ajoutez et disposez les
contrles sur la page de longlet.
MODIFIER LE NOM DUN ONGLET

Affichez le volet Feuille des proprits : sous longlet Outils de cration de formulaire/
Rorganiser>groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille des proprits, ou tapez F4 .
Cliquez sur longlet, les proprits de longlet saffichent dans le volet Feuille des proprits,
cliquez dans la zone <Lgende>, tapez le nom, validez par
.
AJOUTER UN ONGLET
Cliquez droit sur longlet, puis sur Insrer une page.
SUPPRIMER UN ONGLET
Cliquez droit sur longlet, puis sur Supprimer la page.
MODIFIER LORDRE DES ONGLETS

Cliquez droit sur le contrle Onglet, puis sur la commande Ordre des pages.
Slectionnez le nom de la page dplacer, dplacez-la en cliquant sur les boutons [Monter] ou
[Descendre]. Puis validez en cliquant sur [OK].
LES DIFFRENTS LMENTS DU CONTRLE ONGLET

Afin de rgler les proprits dun lment constituant un contrle objet, il faut slectionner
llment et modifier les proprits dans le volet Feuille de proprits :
Le contrle objet dans son ensemble : cliquez droite des onglets dans lalignement horizontal.
Une page dun onglet : cliquez sur longlet lui-mme.
Un contrle dans une page : cliquez sur le contrle lui-mme.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
157
LIENS HYPERTEXTES
On peut placer des liens hypertextes dans les formulaires pour accder :
des objets appartenant la mme base de donnes ou une autre base Access ;
des documents crs avec une autre application, tels que Word ou Excel ;
des pages Web sur Internet ou sur un rseau Intranet ;
votre messagerie.
Un lien hypertexte peut apparatre dans le formulaire sous la forme dun texte de couleur bleue et
soulign : on clique dessus pour afficher llment associ.
UTILISER UN LIEN HYPERTEXTE

Afficher la destination du lien
Amenez le pointeur sur le lien, sans cliquer.

Aprs quelques instants, un encadr jaune affiche ladresse associe au lien :
Accder llment li
Cliquez sur le lien.
Une fois quun lien hypertexte a t utilis, sa couleur change et il devient violet.
CRER UN LIEN VERS UN FICHIER OU UNE PAGE WEB EXISTANTE

En Mode Cration, sous longlet Outils de cration de
formulaire/Cration>groupe Contrles, dans la galerie,
+K.
cliquez sur licne Lien hypertexte, ou
Dans la zone <Lier > sur la gauche du dialogue, cliquez sur licne Fichier ou page Web
existant(e).
Lien vers un fichier : dans la zone <Regarder dans>, slectionnez le dossier puis le nom de
fichier dans le dossier. Vous pouvez utiliser le bouton Dossier parent , ou licne Fichiers
rcents pour slectionner un fichier prcdemment ouvert. Le fichier slectionn sinscrit
dans la zone <Adresse> .
Lien vers une page Web : cliquez sur le bouton Naviguer sur le Web , puis naviguez jusqu la
page Web voulue, ladresse de la page sinscrit dans la zone <Adresse> . Dans la zone
<Texte afficher> : saisissez le texte du lien tel quil sera lu dans le formulaire.
Cliquez sur [OK].
Le lien hypertexte est cr dans le coin suprieur gauche du formulaire. Faites-le glisser pour le
dplacer lemplacement que vous souhaitez.
158

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
LIENS HYPERTEXTES
CRER UN LIEN VERS UN OBJET DE LA BASE DE DONNES EN COURS
En Mode Cration, sous longlet Outils de cration de formulaire/Cration>groupe Contrles, dans la
+K.
galerie, cliquez sur licne Lien hypertexte, ou appuyez sur
Dans la zone <Lier > sur la gauche du dialogue, cliquez sur licne Objet
dans cette
base de donnes.
Slectionnez le nom dun objet de la base : une table, une requte, etc.
Dans la zone <Texte afficher> : saisissez le texte du lien. Cliquez sur [OK].
Le lien hypertexte est cr dans le coin suprieur gauche du formulaire, faites-le glisser
lemplacement que vous souhaitez.
CRER UN LIEN VERS UNE ADRESSE DE MESSAGERIE

En Mode Cration, sous longlet Outils de cration de formulaire/Cration>groupe Contrles, dans la
+K.
galerie, cliquez sur licne Lien hypertexte, ou appuyez sur
Dans la zone <Lier > sur la gauche du dialogue, cliquez sur licne Adresse de
messagerie.
Saisissez le texte du lien . Saisissez lobjet du message . Saisissez ladresse de messagerie

du destinataire du message en , ou slectionnez en une adresse de messagerie que vous
avez utilise rcemment.
Cliquez sur [OK].
MODIFIER OU SUPPRIMER UN LIEN HYPERTEXTE

Pour modifier le lien, cliquez droit dessus, puis sur Lien hypertexte/Modifier le lien hypertexte.
Effectuez les modifications. Validez par [OK].
Pour supprimer un lien, cliquez droit dessus, puis sur Lien hypertexte/Supprimer le lien
hypertexte, tapez simplement sur Suppr .

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
159
AUTRES CONTRLES
En Mode Cration, pour dvelopper la galerie des
contrles : sous longlet Outils de cration de formulaire/
Cration>groupe Contrles, cliquez sur la flche au bas
de la zone droulante des contrles, cliquez sur licne
reprsentant le contrle insrer.
SAUT DE PAGE
Le contrle saut de page sert seulement limpression,
il
marque le dbut dune nouvelle page dans un formulaire ou dans un tat qui simprime, pour
scinder les donnes de la section Dtails.
Insrer un saut de page
Cliquez sur licne Insrer un saut de page, puis cliquez dans le formulaire lendroit o
vous voulez insrer le saut de page.
Access affiche une marque de pointills qui reprsente le saut de page. Cette ligne devient la
premire ligne de la nouvelle page lors de
limpression. Dans un formulaire, le saut de page
nest actif que lors de limpression.
Supprimer un saut de page
Slectionnez son symbole et appuyez sur
TRAIT
Le contrle Trait affiche un trait dans un formulaire. Vous pouvez utiliser les traits pour sparer
des informations ou donner au formulaire ou ltat lapparence dun document existant qui
contient des traits.
Cliquez sur licne Trait. Le pointeur prend la forme dun +. Cliquez et faites glisser
le pointeur pour tracer le trait.
RECTANGLE
Le contrle Rectangle affiche un rectangle dans un formulaire. Vous pouvez utiliser ce contrle
pour regrouper des informations lies, donner un formulaire ou un tat lapparence dun
document existant, mettre en valeur les zones importantes du formulaire.
Cliquez sur licne Rectangle. Le pointeur prend la forme dun +. Cliquez et faites
glisser le pointeur pour tracer le rectangle.
IMAGE
Pour illustrer un formulaire avec une image ou un logo.
Cliquez sur licne Image. Cliquez et faites glisser le pointeur pour dlimiter
lemplacement et la taille de limage. Le dialogue douverture de fichier apparat :
slectionnez le dossier et le nom du fichier image. Validez par [OK].
Cliquez sur limage pour la slectionner, puis tapez sur F4 pour ouvrir la feuille des proprits.
Sous longlet Format, dans la proprit <Mode affichage> : slectionnez chelle pour que
limage tienne dans toute la surface du contrle. Refermez la fentre des proprits en cliquant
sur sa case de fermeture ou en tapant F4 .
OBJET OLE DPENDANT OU INDPENDANT

On peut incorporer dans le formulaire un objet OLE indpendant, cest--dire un objet cr laide
dune autre application Windows. On peut aussi incorporer un contrle dpendant dun champ de
type objet OLE, par exemple pour stocker une image (la photo dun produit par exemple), une
squence sonore ou vido, un document Office, etc.
160

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
AUTRES CONTRLES
Insrer un contrle de type objet OLE indpendant
Cliquez sur licne du contrle Cadre dobjet indpendant, puis cliquez et faites glisser
le pointeur pour dlimiter lemplacement et la taille du cadre.
Le dialogue saffiche.
Pour crer un nouveau document : activez < Crer nouveau >, slectionnez le type dobjet,
validez par [OK]. Access lance lapplication source : crez lobjet et quittez lapplication.
Pour insrer un document existant : activer < partir dun fichier>, cliquez sur [Parcourir],
slectionnez le fichier, validez par [OK]. Validez une deuxime fois, pour insrer le document
dans le formulaire.
Access cre un cadre dobjet indpendant dans lequel il affiche lobjet. Pour le modifier, il faut
double-cliquer sur lobjet.
Insrer et utiliser un contrle dpendant dun champ de type objet OLE

Affichez la liste des champs : sous longlet Outils de cration de formulaire/Cration>groupe Outils
cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants.
Faites glisser le nom de champ du type objet OLE dans le formulaire lendroit souhait. Access
cre un cadre dobjet li ce champ. Vous pouvez le dplacer et le redimensionner.
Vous pouvez ensuite ajuster lapparence de lobjet OLE dans le cadre. Cliquez sur le bouton
Feuille des proprits ou tapez F4 , puis modifiez :
Sous longlet Format de la feuille des proprits, la proprit <Mode daffichage> :
Dcoupage : affiche la portion de lobjet qui tient dans le cadre sans dformer lobjet.
chelle :
agrandit ou rduit la taille de lobjet pour le faire tenir dans le cadre.
Zoom :
agrandit ou rduit la taille du cadre de lobjet, sans entraner de dformations.
Sous longlet Donnes de la feuille des proprits, la proprit <Source contrle> :
indiquez le nom du champ de type objet OLE qui va recevoir linformation.
Enregistrez le formulaire. Cliquez sur la case de fermeture de la Feuille des proprits.
Vous pouvez ensuite utiliser le formulaire pour incorporer un objet OLE dans un enregistrement.
Ouvrez le formulaire en Mode Formulaire.
Positionnez-vous sur lenregistrement
modifier et cliquez doit dans le cadre dobjet,
puis sur la commande Insrer un objet
Le dialogue saffiche comme ci-dessus,

choisissez de crer un objet ou dinsrer un
document existant, par exemple une image.
Vous pouvez aussi copier/coller un objet OLE

depuis un document Word, Excel

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
161
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
IMPORTER, EXPORTER,
LIER DES DONNES
11
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
IMPORTER OU LIER
On peut inclure dans une base de donnes des objets (tables, formulaires, tats, ) issus dautres
bases de donnes Access, ainsi que des donnes issues de tables cres laide dautres logiciels
de base de donnes utilisant un format diffrent. On peut galement inclure des donnes issues
de tableurs et de fichiers texte.
Les assistants convertisseurs existent pour importer les donnes dorigines suivantes :
Tables ou Projets Access
Base de donnes ODBC
dBase
Dossier Outlook
Document XML
Liste SharePoint
Document HTML
Les donnes peuvent tre rcupres dans Access de deux faons : limportation ou la liaison.
Pour certains formats, le XML par exemple, il ne peut sagir que dune importation.
Dautres formats, FoxPro, Paradox peuvent aussi tre imports, il faut ajouter les convertisseurs
dans les bases de donnes ODBC admises.
Importer une table
Importer une table signifie que les donnes sont transfres et converties au format Access. En
important une table, on en cre une copie dans Access. Limportation de tables convient pour des
donnes qui doivent tre gres par la suite sous Access. Une table peut tre importe dans une
table existante (les donnes de la table dorigine sont ajoutes) ou dans une nouvelle table. Les
tables importes peuvent tre adaptes aux besoins personnels ; on peut, par exemple, ajouter
une cl primaire, modifier les noms et les proprits des champs.
Limportation sert notamment alimenter les tables au dbut de la vie dune application.
Lier une table
Lier une table signifie que les donnes ne sont pas converties au format Access, mais quune
connexion permanente est cre entre la base de donnes Access et la table externe.
Contrairement limportation, il ny a pas de copie de la table. Les donnes conservent leur format
natif, on peut modifier lordre des champs, mais il nest pas possible de modifier la structure des
tables partir dAccess.
Dans certains cas, on utilisera Access pour saisir de nouveaux enregistrements et mettre jour le
contenu des tables externes lies, dans dautres cas simplement pour parcourir les donnes. Ces
donnes lies peuvent tre traites et incorpores dans des requtes, et lon peut sen servir pour
crer des formulaires et des tats.
Dans le volet de navigation, les tables lies disposent dicnes particulires, voici des exemples.
Table Access lie

Table dBase lie
Feuille Excel lie
Si lon ouvre partir dAccess (commande Ouvrir) une base de donnes externe, Access cre alors
automatiquement une nouvelle base de donnes de mme nom et insre des tables lies au tables
de la base de donnes externe.
164

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
IMPORTER OU LIER DES OBJETS BASE DE DONNES

IMPORTER OU LIER DES TABLES OU DAUTRES OBJETS ACCESS
On peut importer tout type dobjet (formulaires, tats, etc.), mais on ne peut lier que des tables.
Pour importer dans la base de donnes Access active, sous longlet Donnes externes>groupe
Importer et lier, cliquez sur le bouton Access.
Cliquez sur le bouton [Parcourir] pour slectionner le fichier base de donnes Access dont
vous voulez importer des objets. Lorsque le fichier a t spcifi, activez loption voulue :
pour importer des objets de la base de donnes ;

pour crer une table attache, lie une source de la base de donnes externe.
Validez en cliquant sur [OK].
Dans le cas dune importation, le dialogue donnant la liste des objets de la base de donnes
saffiche (si vous avez choisi une table attache, seules les tables saffichent).
Slectionnez une famille dobjets en cliquant sur lun des onglets, puis slectionnez un objet ou
plusieurs objets. Le bouton [Options>>] sert spcifier les options dimportation.
Pour les tables : import de la dfinition seule ou de la dfinition et des donnes.
Pour les requtes : les transformer en tables ou les conserver comme requte.
Autres : importer ou non les relations, les menus/barres doutils, les groupes.
Cliquez sur [OK].
Chaque objet import apparat dans le volet de navigation, dans le groupe qui lui correspond. En
cas de table lie, licne associe lobjet est prcde dune flche.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
165
IMPORTER OU LIER DES OBJETS BASE DE DONNES

IMPORTER OU LIER DES TABLES DUNE SOURCE NON ACCESS
Sous longlet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur
le bouton Plus. Slectionnez un format de base de donnes,
puis cliquez sur le bouton [Parcourir] et slectionnez un
dossier puis le nom de la base de donnes externe.
Activez lune des options :< Importer les donnes sources>
ou < Lier la source de donnes >.
Validez par [OK].
En cas de liaison, la table aura une icne

prcde dune flche dans le volet de
navigation. Sil sagit dune source non
Access, un sigle indique le format source (dB
signifie dBase, Px signifie Paradox, etc.) et le
nom de la table est celui du fichier externe.
SUPPRIMER UNE TABLE ATTACHE

Si lon na plus besoin dutiliser une table attache une source de donne externe, on peut la
supprimer. Dans ce cas, Access supprime la liaison ainsi que le nom de la table dans le volet de
navigation, sans supprimer la source de donnes elle-mme.
Dans le volet de navigation, slectionnez la table attache, puis appuyez sur
.
Cliquez sur [Oui].
GESTIONNAIRE DE TABLES LIES

En cas de dplacement du fichier source externe, cet outil permet de rtablir la liaison.
Sous longlet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur
le bouton Gestionnaire de tables lies.
Cochez les tables rattacher, cliquez sur [OK]. Slectionnez le fichier dans son nouveau
dossier, cliquez sur [Ouvrir]. Un message de confirmation saffiche, cliquez sur [OK].
Cliquez sur [Fermer].
166

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
IMPORTER OU LIER UNE FEUILLE DE CALCUL

Vous pouvez importer ou lier les donnes contenues dans une feuille de calcul Microsoft Excel.
Pour augmenter les chances de russite, il vaut mieux importer une feuille propre , sans
formule ni donne en dehors des donnes importer. Il est donc conseill de faire une copie par
valeur de vos donnes dans une nouvelle feuille Excel avant de commencer limportation, et de
commencer votre tableau dans la cellule A1.
Sous longlet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur le bouton Excel. Cliquez sur le
bouton [Parcourir] et slectionnez un dossier puis le nom du fichier Excel. Activez ensuite
lune des options : soit <Importer dans une nouvelle table>, soit <Ajouter une copie des
enregistrements une table> et spcifiez la table, soit <Lier la source de donnes en
crant une table attache>. Validez par [OK].
Lassistant Importation de feuille de calcul dmarre.
Slectionnez la feuille de calcul contenant les donnes importer ou lier, Access affiche les
premires lignes de cette feuille de calcul. Cliquez sur [Suivant>].

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
167
IMPORTER OU LIER UNE FEUILLE DE CALCUL
Cochez loption pour que les noms de

champs se calquent sur les en-ttes de
colonnes, [Suivant>].
Sectionnez un champ en cliquant dans

sa colonne, vous pouvez dans la partie
haute du dialogue modifier son nom,
prciser si cest une cl dindex ou
dcider de ne pas importer ce champ.
Cliquez sur [Suivant>].
Pour dfinir le type de donnes du champ, Access se base sur les premires valeurs rencontres.
Supposons que les premires valeurs dun code soient 235, 546, 856, et que plus loin elles soient
36A, 89B : Access considrera le champ comme tant numrique et non pas alphanumrique.
Indiquez si vous voulez une cl primaire

pour cette table, et si oui, laquelle.
Saisissez un nom pour la nouvelle table,

cliquez sur [Terminer]. Un message
confirme limportation ou la liaison de la
table : cliquez sur [OK].
168

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
IMPORTER OU LIER UN FICHIER TEXTE

Access permet dimporter ou de lier des donnes dun fichier texte, soit de format texte dlimit,
soit de format texte de longueur fixe.
IMPORTER UN FICHIER TEXTE DLIMIT

Dans un fichier texte dlimit, les champs sont spars par un caractre (virgule, tabulation, etc.).
Sous longlet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur le bouton Fichier texte. Cliquez
sur le bouton [Parcourir] et slectionnez un dossier puis le nom du fichier texte (*.txt,
*.csv, *.tab; *.asc). Puis activez lune des options :
<Importer les donnes source dans une nouvelle table>.

<Ajouter une copie des enregistrements la table > et spcifiez la table.
<Lier la source de donne en crant une table attache>.
Validez par [OK].
Access lance lassistant Importation de texte.
Activez < Dlimit>, cliquez sur [Suivant>].
Slectionnez le dlimiteur de champs et le dlimiteur de texte. Prcisez si la premire ligne

contient les noms des champs. Cliquez sur [Suivant>].

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
169
IMPORTER OU LIER UN FICHIER TEXTE
Slectionnez un champ en cliquant dans sa colonne, vous pouvez dans la partie haute du
dialogue modifier son nom, prciser si cest une cl dindex, spcifier le type de donne ou
dcider de ne pas importer ce champ. Cliquez sur [Suivant>].
Prcisez quelle est la cl primaire de la table, cliquez sur [Suivant].

Tapez un nom pour la table, cliquez sur [Terminer]. Un message confirme limportation ou la
liaison : cliquez sur [OK].
IMPORTER UN FICHIER TEXTE AVEC DES CHAMPS DE LONGUEUR FIXE
Dans un fichier texte longueur fixe (gnralement issu de gros systmes informatiques), chaque
champ a une position et une longueur dtermines.
Procdez comme prcdemment pour lancer lassistant Importation de texte. Dans le premier
cran de lassistant, activez < Longueur fixe>. Cette option est gnralement active
automatiquement si les lignes de texte sont de longueur fixe.

Les positions fixes des textes sont dtectes
automatiquement et marques par des lignes
flches. Dplacez ces lignes sil le faut. Vous
pouvez en crer de nouvelles ou les
supprimer.
Cliquez sur [Suivant>], terminez lassistant comme prcdemment.
170

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
EXPORTER LES DONNES DUNE TABLE OU UNE REQUTE

Le contenu dune table ou le rsultat dune requte peuvent tre exports vers une autre base
Access ou dans un autre format.
Access
dBase
Base de donnes ODBC
Document HTML
Fichier XML
Fichier Texte
Excel
Word RTF
Liste SharePoint
Dans le volet de navigation, slectionnez

lobjet exporter (table ou requte). Sous
longlet Donnes externes>groupe Exporter,
cliquez sur le bouton de choix de format.
Suivez les instructions de lassistant
Exportation qui varient suivant le format dexportation.
Export vers un fichier dBase
Export vers un fichier Excel
Cliquez sur [Parcourir] pour slectionner le dossier denregistrement du fichier destination,

puis saisissez ou slectionnez, selon le cas, le nom du fichier destination. Validez par [OK].
Spcifiez le <format de fichier> destination, par exemple pour dBASE, vous pouvez choisir
dBase III et dBase IV et dBase V, pour Excel vous pouvez choisir une version dExcel
Export vers une base Access
Export vers un fichier XML
Validez par [OK].

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
171
EXPORTER DES DONNES VERS EXCEL OU WORD

Les donnes contenues dans une table ou issues dune requte peuvent tre exportes vers Word
afin deffectuer un mailing ou pour les insrer dans un document, ou exportes vers Excel dans un
but danalyse ou de reprsentation graphique.
EXPORTER DES DONNES ACCESS DANS UNE FEUILLE EXCEL

Dans le volet de navigation, slectionnez lobjet exporter (table ou requte). Sous longlet
Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur Excel. Cliquez sur [Parcourir] pour slectionner
le dossier dans lequel vous voulez enregistrer le fichier Excel et spcifiez le nom de ce fichier.
Dfinissez les options dexport vers Excel : < Exporter avec la mise en forme>, < Ouvrir le
fichier destination une fois lexportation termine>, < Exporter uniquement les enregistrements slectionns> (option active seulement si des enregistrements ont t slectionns).
Cliquez sur [OK].
EXPORTER DES DONNES ACCESS DANS UN TABLEAU WORD
Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur le bouton Plus, puis sur Word.
Cliquez sur [Parcourir] pour slectionner le dossier dans lequel vous voulez enregistrer le
fichier Word et spcifiez le nom de ce fichier.
172

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
EXPORTER DES DONNES VERS EXCEL OU WORD
Dfinissez les options dexport vers RTF : < Ouvrir le fichier RTF une fois lexportation
termine> et < Exporter seulement les enregistrements slectionns> (option active
seulement si des enregistrements ont t slectionns).
Cliquez sur [OK].

Les donnes sont places dans un tableau dun fichier enregistr au format RTF.
EXPORTER DES DONNES PAR CLIQUER/GLISSER OU COPIER/COLLER

Par Cliquer/Glisser
Affichez les fentres des deux applications. Cliquez sur licne de la table ou de la requte dans
le volet de navigation et faites-la glisser dans la fentre de Word ou dExcel.
Par Copier/Coller
Slectionnez licne de la table ou de la requte dans le volet de navigation. Appuyez sur
+C pour copier les donnes dans le Presse-papiers.
Dans un document Word ou un classeur Excel, cliquez lendroit o les donnes doivent tre
insres. Appuyez sur
+V pour coller les donnes.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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EFFECTUER UN PUBLIPOSTAGE AVEC WORD

Dans le volet de navigation, slectionnez le nom de la table ou de la requte contenant les
donnes (il sagit gnralement dadresses) ou ouvrez-la en Mode Feuille de donnes.
Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur le bouton Fusion avec Word.
Indiquez si vous souhaitez utiliser une lettre type Word existante ou si vous souhaitez crer
un nouveau document . Cliquez sur [OK].
Dans le premier cas, Access affiche le dialogue douverture de fichier, slectionnez le nom de la
lettre type utiliser, validez en cliquant sur [Ouvrir].
Word est lanc, la lettre type existante ou un document type vierge tant affich lcran.
Utilisez le volet Publipostage de Word pour excuter de manire habituelle les six tapes dune
opration de fusion.
La totalit des lignes de la table ou de la requte constitue initialement la liste de publipostage de

Word. Cest dans ltape 3 de lAssistant Publipostage de Word que vous pourrez modifier la liste
de publipostage en la filtrant et en la triant.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
EXPORTER UN TAT
Un tat peut tre export vers Word afin den amliorer la prsentation. Un tat peut galement
tre converti au format PDF ou XPS, ce qui en facilite la distribution puisquil ne sera alors pas
ncessaire de disposer dAccess pour le visualiser.
EXPORTER UN TAT VERS WORD
Ouvrez ltat exporter, appliquez

ventuellement un filtre/tri. Puis, sous longlet
Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur le
bouton Plus, puis sur Word.
Cliquez sur [Parcourir] pour slectionner le dossier dans lequel vous voulez enregistrer le
fichier Word et saisissez le nom de ce fichier. Loption < Ouvrir le fichier destination une fois
lexportation termine> sert ouvrir automatiquement dans Word ltat produit au format RTF.
Cliquez sur [OK].
EXPORTER UN TAT AU FORMAT PDF OU XPS
Ouvrez ltat publier en tant que PDF ou XPS, vous pouvez mme crer et
appliquer un filtre. Puis sous longlet Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur
le bouton PDF ou XPS.

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EXPORTER UN TAT
Dans la zone <Nom du fichier>, entrez ou slectionnez un nom pour le document.

Dans la zone <Type de fichier>, cliquez sur PDF (*.pdf) ou Document XPS (*.xps).
Si la qualit dimpression du document doit tre irrprochable, cliquez sur <Standard
(publication en ligne et impression)>. Si la taille du fichier vous importe plus que la qualit
dimpression, cliquez sur <Taille minimale (publication en ligne)>.
Cliquez sur [Options] pour choisir les pages imprimer. Validez par [OK].
Cliquez sur [Publier].
Si vous affichez les donnes dans une feuille de donnes ou un formulaire. Vous pouvez exporter
le rsultat au format PDF ou XPS comme ci-dessus.
ENVOYER UN TAT PAR MESSAGERIE (DIVERS FORMATS POSSIBLES)
Ouvrez ltat envoyer en pice jointe, appliquez ventuellement un filtre/tri. Puis, sous longlet
Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur Courrier lectronique.
Slectionnez un format de sortie, cliquez sur [OK].

Votre programme de messagerie est automatiquement lanc ou affich au premier plan. Un
nouveau message est cr et ltat y est plac en pice jointe.
Indiquez le/les destinataires, tapez lobjet du message, puis votre texte.

Envoyez le message.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
PARTIE 2
CAS
PRATIQUES
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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PRLIMINAIRES
Le contexte
Dans les premiers chapitres, nous aurons un premier contact avec Access travers la manipulation
des donnes dune table dadresses. Puis, nous nous placerons dans le cas dune boutique de
location de vido. Nous nous intresserons dabord la gestion des clients.
La table principale sera la table T_CLIENTS qui contiendra les informations ncessaires notre
magasin. Cette table utilisera deux tables dites de rfrence. La premire sera la table
T_CIVILITES, contenant la liste des civilits (Monsieur, Madame, Mademoiselle). La deuxime sera
la table T_ABONNEMENTS qui indiquera les diffrents types dabonnement disponibles (Platine, Or,
Argent ou Aucun). Ces abonnements cotent dautant plus cher quils offrent des rductions
importantes.
Cette gestion des clients nous servira de support travers les chapitres suivants, et nous nous
baserons dessus pour crer tables, requtes, formulaires et tats.
Par la suite, nous tendrons notre base avec plusieurs autres tables T_DVD, T_FILMS,
T_FOURNISSEURS et T_LOCATIONS et T_LOCATIONS_DETAIL. Nous obtiendrons ainsi une base de
donnes plus complte et surtout mieux conue.
Ces lments nous permettront daborder les relations entre tables, et nous reviendrons sur les
requtes, formulaires et tats, mais notamment sous langle multitable.
Installation des fichiers exemples
Pour installer les fichiers utiliser dans la ralisation des cas pratiques de cet ouvrage, vous allez
tlcharger un fichier zipp (compress) depuis le site Web www.tsoft.fr. Dcompressez ce
fichier dans le dossier C:\Exercices Access 2010 de votre disque dur.
Vous disposerez dune base de donnes pour chacun des cas proposs. Au dbut de chaque cas,
vous serez invit copier cette base de donnes dorigine sous un autre nom comme base de
donnes de travail. Ainsi vous pourrez toujours recommencer la ralisation du cas en repartant de
la base dorigine fournie.
Par exemple, pour copier la base dorigine Locat_10.accdb, procdez de la faon suivante :
Ouvrez lapplication Poste de travail sous Windows XP ou la fentre Documents sous Windows
Vista ou Windows 7.
Ouvrez le dossier C:\Exercices Access 2010.
Copiez le fichier dans le presse-papiers : cliquez droit sur le fichier Locat_10.accd puis cliquez
sur Copier, ou cliquez sur Locat_10.accdb puis Ctrl +X.
Collez le contenu du pressepapiers : cliquez droit sur le fond du volet de droite puis cliquez sur
Coller, ou Ctrl +V, le nom du fichier coll est Locat_10 - copie.accdb.
Renommez le nom du fichier coll : cliquez droit sur le nom du fichier puis sur Renommer,
modifiez le nom en XLocat_10.accdb et validez par
.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
SAISIR, TRIER ET
FILTRER LES DONNES
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 1 : MODIFIER LES DONNES DUNE TABLE

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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Fonctions utilises
Lancer Access
Saisir des donnes
Ouvrir une table
Imprimer les donnes
Modifier/Supprimer des enregistrements
20mn
Avant de crer une structure de base de donnes, vous allez vous familiariser avec lutilisation des
tables. Une table contient des donnes, structures en ligne (les enregistrements) et en colonnes
(les champs). Pour cela, vous allez utiliser une table simple qui contient des adresses, et manipuler
ces donnes.
Copiez le fichier Adresse_01.accdb qui est enregistr dans le dossier C:\Exercices
Access 2010, sous le nom XAdresse_01.accdb. Ce sera votre base de donnes de travail.
Ouvrez la base de donnes XAdresse_01.accdb.
1OUVREZ LA BASE DE DONNES ADRESSE

Pour ouvrir la base de donnes, vous avez deux possibilits : soit vous double-cliquez sur le nom
de fichier base de donnes XAdresse_01.mdb, soit vous dmarrez Access puis vous ouvrez le
fichier XAdresse_01.mdb. Vous allez utiliser cette deuxime possibilit.
Dmarrez Access
Cliquez sur le bouton Dmarrer de Windows .
Cliquez sur Tous les programmes .
Cliquez sur Microsoft Office.
Cliquez sur Microsoft Access 2010.
Le programme est lanc et la fentre dAccess apparat, avec longlet Fichier slectionn. Vous tes
alors en mode backstage ( coulisses ), qui vous permet de grer les fichiers. La fentre
affiche dans le panneau de gauche les commandes qui taient anciennement dans le menu Fichier.
La commande Nouveau est initialement slectionne. Le volet central affiche les modles
disponibles et le volet de droite donne accs au bouton [Crer] qui sert crer une nouvelle base
de donnes.
La commande Ouvrir dans le volet

de gauche sert accder au dialogue
Ouvrir de Windows pour slectionner
le dossier et le fichier de base de
donnes ouvrir.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Ouvrez la base de donnes
Cliquez sur Ouvrir dans le volet de gauche, le dialogue douverture de fichier saffiche.
Le fichier qui vous intresse se trouve dans le rpertoire C:\Exercices Access 2010.
Cliquez sur la rubrique Ordinateur , puis sur licne OS(C:) , puis ouvrez le rpertoire des
exercices en double-cliquant sur le dossier Exercices Access 2010 .
Si vous avez choisi de mettre les exercices dans un autre rpertoire, ouvrez-le.
Double-cliquez sur le nom de fichier XAdresse_01.accdb.
Le fichier est ouvert en mmoire de lordinateur, et la fentre principale dAccess saffiche.

Il est possible quun bandeau davertissement apparaisse sous le ruban :
Cliquez sur [Activer le contenu] pour ne plus avoir ce message.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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2OUVREZ LA TABLE T_CLIENTS
Assurez-vous que la catgorie Tables est seule ouverte dans le volet de navigation comme
ci-dessous. Si ce nest pas le cas, cliquez sur la petite flche pour ouvrir le panneau de
slection des objets et slectionnez Tables .
Volet de navigation
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table T_CLIENTS, ou cliquez droit sur le nom
de table T_CLIENTS pour faire apparatre le menu contextuel, puis cliquez sur Ouvrir.
Access ouvre la table dans un onglet document (ou une fentre de documents selon loption
choisie dans les options dAccess) :
Le slecteur denregistrement (ligne de la table) et ltiquette de champ (colonne de la table)

actif sont surligns en orange.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Modifiez un enregistrement
Positionnez-vous sur ladresse de la 4e ligne (5, rue de Joinville) en utilisant les touches
de direction ou en cliquant sur la valeur.
Corrigez ladresse : 25, rue de la plaine.
Appuyez sur
pour passer la colonne <Code Postal>.
Tapez le code postal : 75018, puis appuyez sur
Tapez trois fois sur

cration>.
Notez quun symbole de calendrier apparat droite du champ.
Cliquez sur le symbole du calendrier pour ouvrir le calendrier.
Cliquez sur la flche pour passer au mois suivant.
Cliquez sur le jour pour slectionner la date (le 15 septembre 2008).
Appuyez sur
pour amener le curseur sur la colonne <Date
pour passer la ligne suivante.
Les modifications ont t enregistres sur le disque ds que vous changez lenregistrement
courant, c'est--dire ds que vous changez de ligne. Si vous fermiez Access maintenant,
contrairement dautres logiciels (Word, Excel, ...), aucune question ne vous serait pose
concernant lenregistrement des donnes.
Ce mode de fonctionnement peut paratre surprenant pour un utilisateur de tableur, mais il est
normal et ncessaire pour une base de donnes, dans laquelle plusieurs utilisateurs peuvent
partager les mmes informations.
Modifiez un enregistrement : le principe du double chappement
Si vous avez fait la manipulation prcdente, vous devez tre positionn sur la 5e ligne.
Allez au dbut de ligne en pressant la touche
Notez que le slecteur denregistrement est vide.
Appuyez deux fois sur
ou en cliquant dans la premire cellule.
pour passer la colonne <Nom>.
Modifiez le nom de la personne en remplaant DANIELSSON

par MARTIN. Notez que ds la frappe de la premire lettre, le slecteur denregistrement est
devenu
: vous tes pass en mode dition de la ligne.
Appuyez sur
pour passer la colonne <Prnom>.
Modifiez le prnom de la personne en remplaant MARCEL par PASCAL. Le slecteur

denregistrement est toujours
pour passer la colonne <Ville>.
Appuyez trois fois sur
Modifiez la ville en remplaant PUTEAUX par PLAISIR. Nappuyez pas sur
dans la barre doutils Accs rapide ou pressez la touche
La dernire modification est annule, et la ville est redevenue PUTEAUX.
Cliquez nouveau sur le bouton

une deuxime fois.
dans la barre doutils Accs rapide ou pressez la touche
La ligne entire est revenue son tat initial, et lensemble des modifications prcdentes de cette
ligne ont t annules. Cela a t possible car les modifications sur la ligne (enregistrement)
restent temporaires tant que vous navez pas slectionn une autre ligne (enregistrement). Notez
que le slecteur denregistrement est redevenu vide.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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Naviguez dans les enregistrements
Cliquez sur les boutons de navigation en bas de la fentre pour atteindre le premier
enregistrement , le prcdent , le suivant , le dernier ou vers le point dinsertion pour
crer un nouvel enregistrement .

3AJOUTEZ UN NOUVEL ENREGISTREMENT

Notez quon parle dajout, pas dinsertion : on ne peut pas insrer une ligne au milieu dune table
(comme on peut le faire dans une feuille dun tableur).
Cliquez sur le bouton nouvel enregistrement , ou sous longlet Accueil>groupe Enregistrements,
cliquez sur le bouton Nouveau .
Access vous positionne sur la dernire ligne de la table, reprable avec le symbole
dans le
slecteur denregistrement. Notez galement que le numro dorigine avant toute saisie dans la
ligne est (Nouv.).
Vous allez saisir les nouvelles valeurs dans les champs de cette ligne :
Cliquez dans la ligne dajout droite de (Nouv.) .
Access affiche une cellule avec une liste droulante que vous pouvez ouvrir.
Cette liste droulante vous permet de slectionner une valeur parmi plusieurs.
Cliquez sur Madame.
En utilisant la touche
pour passer aux colonnes suivantes, saisissez
Corinne
27, rue Perce
94000
CRETEIL
MARTIN
Vous pouvez laisser les autres champs vides.
Notez que vous ne pouvez pas modifier la valeur du champ <Identifiant> : la valeur 905 est
attribue automatiquement par Access, et vous ne pouvez pas la changer.
Vous pouvez ajouter plusieurs lignes la suite, en vous positionnant sur la ligne dajout, identifie
par le marqueur
dans la colonne du slecteur.
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Familiarisez-vous avec la ligne dajout identifie par (Nouv.)
Faites apparatre, dans la fentre, la ligne dajout contenant (Nouv.) dans le champ
<Identifiant> (ligne qui est marque par le symbole
dans la colonne du slecteur).
Insrez une nouvelle fiche en tapant Jean dans le champ <Nom>. Notez la valeur de
lidentifiant (normalement 906).
Pressez la touche
pour annuler la saisie, la ligne dajout reprend le numro (Nouv.)
Ressaisissez une nouvelle fiche en tapant Alain dans le champ <Nom>. Notez que le numro a
encore augment : toute saisie, mme partielle, mme annule, incrmente la valeur qui sera
attribue par Access au champ <Identifiant>.
Pressez la touche
pour annuler la saisie.
Fermez la table
Cliquez sur la case de fermeture de la table

+
(attention, ne confondez pas avec
, ou appuyez sur
+
ou
+W).
Au cas o Access vous demanderait si vous voulez enregistrer les

modifications, cliquez sur [Non], car les modifications en question ne
concerneraient surement pas les donnes. Vous verrez cela ultrieurement.
4SUPPRIMEZ DES ENREGISTREMENTS
Dans le volet de navigation, ouvrez la table T_CLIENTS en double-cliquant dessus.
Supprimez une adresse

Vous allez supprimer la fiche de Franoise DUMONET.
Positionnez le pointeur de la souris au niveau du slecteur denregistrement de
la 7e ligne . Notez la forme du pointeur (une petite flche).
Cliquez dans le slecteur denregistrement de la 7e ligne . Toute la ligne est slectionne.
Appuyez sur la touche
. Ou bien,
Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Supprimer puis choisissez
Supprimer lenregistrement .
Un message demande confirmation :
Cliquez sur [Oui].

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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Supprimez plusieurs adresses
Vous allez supprimer des lignes adjacentes, dans cet exemple celles de Claire HUGUET (qui
existe en double) et de Chantal HOUEDE.
Dans la colonne du slecteur, slectionnez les enregistrements ayant les numros 11 13, en
faisant un cliquer-glisser dans la colonne du slecteur entre lenregistrement 11 et
lenregistrement 13, ou bien en slectionnant lenregistrement 11 puis en cliquant sur
lenregistrement 13 en maintenant la touche
enfonce.
Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Supprimer.
Un message demande confirmation : cliquez sur [Oui].

La squence des numros nest plus continue, elle saute de 6 8 et de 10 14 : ce ne sont pas
des numros de ligne, mais des numros identifiant de faon unique un enregistrement. Une fois
attribu un enregistrement, ce numro ne peut pas tre modifi.
5FERMEZ LA BASE DE DONNES ET QUITTER ACCESS

sur
+
ou sur
+W.
, ou appuyez
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Fermer la base de donnes.

La simple fermeture de la base de donnes narrte pas
lapplication Access, la fentre Access reste ouverte, mais
vide.
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Quitter ou

Ne confondez pas Ctrl + F4 avec Alt + F4 .
190

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 2 : PERSONNALISER LA FEUILLE DE DONNES

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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Fonctions utilises
Largeur des colonnes
Police et taille des caractres
Hauteur des lignes
Quadrillage
Masquer, figer, dplacer une colonne
20 mn
Vous allez maintenant modifier laffichage des feuilles de donnes associes votre table afin de
les rendre plus lisibles lcran et lors de limpression.
Copiez le fichier Adresse_02.accdb situ dans le dossier C:\Exercices Access 2010
sous un autre nom XAdresse_02.accdb. Cette base de donnes est la rplique de celle qui
rsulte de la ralisation du cas prcdent. Ouvrez la base de donnes XAdresse_02.accdb.
1METTEZ EN FORME LA FEUILLE DE DONNES DE LA TABLE T_CLIENTS

Modifiez la largeur de la colonne <Nom>
Dans le volet de navigation, ouvrez le groupe Tables, puis ouvrez la table T_CLIENTS en
double-cliquant dessus.
Cliquez droit sur len-tte de la colonne <Nom> pour afficher le menu contextuel, puis cliquez
sur Largeur de champ. Ou bien, slectionnez une cellule
quelconque de la colonne <Nom>, puis sous longlet
Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus

choisissez Largeur de champ.
Saisissez 20 , et cliquez sur [OK] ou appuyez sur
Modifiez la largeur de la colonne <Adresse>
Positionnez le pointeur de la souris la frontire entre les enttes de colonne <Adresse> et <Code postal> .
Cliquez-glissez cette frontire pour donner la largeur dsire,

permettant de visualiser les adresses dans leur entier (par
exemple ladresse 50, Hameau des Fontaines, sur la ligne ayant lidentifiant 8).
Modifiez la largeur de la colonne <Ville>
Double-cliquez la frontire entre les en-ttes de colonne <Ville>

et <Tel> . Access ajuste la largeur de la colonne la ville la plus
longue visible dans la fentre : la ville dAulnay sous Bois.
Faites dfiler les lignes de manire

afficher la ligne 40, dont lidentifiant est 44,
sur la ligne du haut de la fentre. Doublecliquez nouveau la frontire entre les
en-ttes de colonne, <Ville> et <Tel> pour ajuster la largeur de la colonne <Ville> la ville la plus
longue visible dans la fentre : cette fois-ci, la ville Champigny sur Marne sur la ligne
didentifiant 50.
Diminuez la fentre Access de faon ne voir que 5 lignes, faites apparatre lenregistrement
didentifiant 1 en premire ligne sous len-tte, double-cliquez nouveau sur la frontire entre
les en-ttes <Ville> et <Tel> Constatez que la largeur de la colonne <Ville> se rduit cette foisci pour se limiter au plus long des 5 noms de ville visibles. R-agrandissez la fentre.
Dune manire ou dune autre, adaptez la largeur des autres colonnes leur contenu.
192

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Dplacez une colonne
Vous allez dplacer la colonne <Nom> aprs la colonne <Prnom>.
Cliquez sur len-tte de la colonne <Nom> pour

slectionner cette colonne .
Cliquez nouveau sur cet en-tte et, en gardant le

bouton de la souris appuy, faites-le glisser vers
la droite, aprs la colonne <Prnom>. Notez
quun trait vertical indique lendroit o sera
dplace la colonne. Relchez le bouton de la
souris.
Notez que cest seulement dans la feuille que le champ <Nom> est maintenant plac aprs le
champ <Prenom>. Dans la table, lordre des champs nest pas chang.
Masquez/affichez une colonne
Vous allez masquer puis afficher la colonne <Adresse>.
Positionnez-vous nimporte o dans la colonne
<Adresse>. Puis, sous longlet Accueil>groupe
Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus et
choisissez Masquer les champs. Ou,
Cliquez droit dans lentte de la colonne <Adresse>

, puis sur la commande contextuelle Masquer les
champs .
Access masque la colonne <Adresse>.

Pour afficher (dmasquer) la colonne :
Dans longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur
le bouton Plus et choisissez Afficher les champs. Ou,
Cliquez droit dans lentte de nimporte quelle colonne, puis

Afficher les champs. Dans le dialogue qui saffiche, cochez
< Adresse> .
Puis cliquez sur [Fermer].
Access affiche la colonne <Adresse>.

Notez que vous auriez pu utiliser cette dernire mthode pour
masquer une colonne, en dcochant la case qui est devant.
Modifiez la hauteur des lignes
Augmentez la hauteur des lignes pour toute la feuille de donnes.
Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus, enfin cliquez sur
Hauteur de ligne. Ou cliquez droit sur le slecteur de ligne, puis sur la commande contextuelle
Hauteur de ligne
Dans le dialogue, tapez 12. Cliquez sur [OK].
Toutes les lignes ont maintenant une hauteur de 12 (points).

Notez que vous modifiez la hauteur pour toutes les lignes de la feuille la fois, il est impossible
que des lignes aient des hauteurs diffrentes les unes des autres.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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Modifiez la taille et la fonte des caractres
Modifiez la fonte des caractres de laffichage de la feuille de donnes.
Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte, cliquez sur la
flche ct de la fonte Calibri pour ouvrir la liste droulante,
et slectionnez Tahoma.
Rduisez la taille des caractres de laffichage de la feuille de donnes.

Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte, cliquez sur la flche ct de la taille 11
pour ouvrir la liste droulante, et slectionnez 9.
Modifiez le quadrillage et la couleur de fond
Supprimez le quadrillage vertical et changez la couleur du
quadrillage horizontal.
flche ct de la couleur de darrire-plan pour ouvrir la
liste. Slectionnez une couleur autre que Automatique.

flche ct de la grille pour ouvrir la liste. Slectionnez Quadrillage vertical.
Access conserve le quadrillage vertical et supprime le quadrillage horizontal. La distinction des

lignes reste visible grce lalternance de couleurs.
Figez une ou plusieurs colonnes

Le nombre de colonnes est parfois lev, il est alors ncessaire dutiliser la barre de dfilement
horizontale. On a dans ce cas souvent besoin de garder en vue la ou les premires colonnes (celles
qui contiennent le nom et le prnom de la personne, par exemple).
Masquez la colonne <Civilit>.
Rduisez la taille de la fentre pour laisser apparatre seulement les 5 premires colonnes.
Slectionnez les colonnes <Prnom> et <Nom> .
Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus, puis sur la commande
contextuelle Figer les champs.
Notez que la colonne <Identifiant> est passe droite de la colonne <Nom>.
Cliquez dans une cellule pour dslectionner les colonnes.
Utilisez la barre de dfilement horizontale pour faire dfiler les colonnes pour observer le
rsultat.
194

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Librez les colonnes : sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus,
puis sur la commande contextuelle Librer tous champs.
Remettez la colonne <Identifiant> gauche de <Prnom>.
Affichez la colonne <Civilit> remettez-la entre <Identifiant> et <Prnom>.
Fermez la table. Un message propose denregistrer les modifications :
En effet, Access demande toujours confirmation pour sauvegarder quand vous avez modifi la
structure dun lment, par exemple la mise en forme de la feuille daffichage.
Cliquez sur [Oui].
2AFFICHEZ DES STATISTIQUES SUR LA TABLE

Vous pouvez afficher une statistique sur chaque champ pour lensemble des enregistrements.
Dans le volet de navigation, ouvrez la table T_CLIENTS en double-cliquant dessus.
Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Totaux.
Access affiche une ligne supplmentaire <Total> sous les lignes de

la feuille de donnes. Dans chaque colonne de la ligne <Total>,
vous pouvez faire afficher une statistique sur la colonne.
Pour les champs texte, les seuls calculs statistiques possibles sont Aucun (aucun calcul), et
Nombre (nombre de lignes dans la table). Pour les champs dates et les
nombres, les possibilits de calcul sont plus nombreuses.
Ouvrez la liste droulante de la ligne <Total> pour la colonne <Date cration>
et slectionnez Maximum : Access affiche la plus rcente date.
Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Totaux

pour le dslectionner. Les statistiques disparaissent.
Fermez la table en enregistrant les modifications

(la ligne <Total> fait partie de la structure de la table).
3IMPRIMEZ LE CONTENU DE LA TABLE T_CLIENTS

Effectuez un aperu avant impression
Dans le volet de navigation, cliquez sur la table T_CLIENTS sans louvrir (vous auriez pu louvrir,
mais ce nest pas le but ici).
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Imprimer puis sur Aperu avant impression.
Le ruban contextuel de laperu avant impression saffiche.

Au bas du volet de laperu se trouvent les boutons de navigation pour passer de page en
page.
Sous longlet Aperu avant impression>groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Paysage.
Notez que les pages impaires contiennent les premires colonnes, les paires les colonnes
suivantes.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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Choisissez des marges troites : sous longlet Aperu avant impression>groupe Taille de la page,
cliquez sur le bouton Marges, puis sur troites.
Pour affiner la mise en page, dans longlet Aperu avant impression>groupe Mise en page, cliquez
sur le bouton Mise en page. Dans le dialogue qui apparat, spcifiez une marge basse de 15 mm,
puis cliquez sur [OK].
Notez que les marges qui vous sont proposes peuvent varier en fonction des paramtres de
votre imprimante.
Dans longlet Aperu avant impression>groupe Zoom,

cliquez sur le bouton Plus de pages, puis sur Quatre
pages.
Access affiche quatre pages simultanment, ce qui vous

permet davoir une vision plus globale.
Il semble que, malgr vos efforts, vous ne puissiez pas
faire tenir toutes les colonnes sur une seule page.
Il est ncessaire pour cela de modifier la largeur de
certaines colonnes, et den masquer dautres.
Dans longlet Aperu avant impression>groupe Fermer
laperu, cliquez sur le bouton Fermer laperu avant impression.
Ouvrez la table T_CLIENTS.
Masquez la colonne <Remarques>.
Dfinissez la largeur de la colonne <Nom> 32.
Dfinissez la largeur de la colonne <Identifiant> 6.
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Imprimer puis Aperu avant impression.
Notez que les options dimpression de la feuille nont pas t conserves, lorientation est Portait et
les marges sont normales, ce sont les options par dfaut qui reviennent chaque fois que vous rouvrez une table aprs lavoir ferme.
Redfinissez comme prcdemment les options dorientation Paysage et Marges troites.
Passez en aperu avant impression. Maintenant, la largeur dune page peut contenir toutes les
colonnes. Si ce nest pas le cas, diminuez encore certaines largeurs de champs.
Dans longlet Aperu avant impression>groupe Fermer laperu, cliquez sur le bouton Fermer laperu
avant impression.
Fermez la table T_CLIENTS sans enregistrer les modifications.
Fermez Access
196

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 3 : TRIER, RECHERCHER ET FILTRER

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
197
CAS 3 : TRIER, RECHERCHER ET FILTRER

Fonctions utilises
Trier les donnes
Rechercher une valeur
Filtrer par slection
Filtrer par formulaire
15 mn
Vous allez maintenant trier les donnes dune table, puis faire une recherche, et enfin les filtrer,
cest--dire demander nafficher que les enregistrements qui correspondent certains critres.
Copiez le fichier Adresse_03.accdb qui est enregistr dans le dossier C:\Exercices
Access 2010 sous un autre nom XAdresse_03.accdb. Cette base de donnes est la
rplique de celle qui rsulte de la ralisation du cas prcdent. Ouvrez cette base de donnes
XAdresse_03.accdb.
1TRIEZ LES DONNES

Vous allez afficher les enregistrements de la table T_CLIENTS, classs par villes croissantes.
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur T_CLIENTS pour louvrir.
Placez le curseur nimporte o dans la colonne Ville. Puis

sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le
bouton Croissant . Ou,
Cliquez sur la petite flche droite de len-tte de

colonne <Ville>, puis sur Trier de A Z .
Access trie les enregistrements.

appuyez sur
+
ou sur
+W.
, ou
Un message propose denregistrer les modifications de structure de la feuille, c'est--dire le tri sur
le champ <Ville>.
Cliquez sur [Non].
2RECHERCHEZ UNE DONNE

Recherchez avec la bote de dialogue
Vous allez rechercher les fiches des clients dont le nom est MARTIN.
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le nom de table T_CLIENTS.
Positionnez-vous sur le premier enregistrement, dans la colonne Nom de la feuille de donnes.

Puis, sous longlet Accueil>groupe Rechercher, cliquez sur le bouton Rechercher ou
+F.
Saisissez martin dans la zone <Rechercher> .
Vrifiez en que vous avez bien Champ actuel dans la zone <Regarder dans> et Champ entier
dans la zone <O> .
198

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 3 : TRIER/RECHERCHER/FILTRER
La fentre de recherche reste affiche, et le curseur de slection vient se positionner sur le

premier martin rencontr, celui dont lidentifiant est 2.
Cliquez sur [Suivant] pour positionner successivement le curseur de slection sur les diffrentes
autres fiches martin. Access vous signale quand il ny a plus de martin trouver.
Cliquez sur [OK] pour fermer la bote de dialogue.
Cliquez sur [Annuler] pour fermer la fentre de recherche.
Vous allez maintenant chercher tous les champs qui contiennent martin, quel que soit le champ
et quelle que soit la position de martin dans le texte.
Revenez en haut de la table en faisant
+ , et positionnez-vous dans nimporte quelle
colonne (pas forcment la colonne <Nom>). Puis, sous longlet Accueil>groupe Rechercher,
cliquez sur le bouton Rechercher ou appuyez sur
+F.
Dans <Rechercher :> , saisissez martin.
Dans <Regarder dans :> , slectionnez Document actif pour chercher dans tous les champs.
dans <O :> , slectionnez Nimporte o dans le champ. Ainsi, la recherche se fera quelle
que soit la position de martin.
Cliquez sur [Suivant] plusieurs fois de suite.
Notez dans quel champ et quelles lignes dans le champ vous trouvez martin. Vous trouvez
martin dans les prnoms (Martine) et dans les adresses (Martins Pecheurs).
Cliquez sur [Annuler] pour fermer la bote de dialogue de recherche.
Recherchez avec loutil intgr
Revenez sur le premier champ de la premire ligne en appuyant sur
Dans la barre de navigation situe au bas de la fentre de la table,

la place de Rechercher, saisissez martin.
Access se positionne dans la premire cellule contenant martin.

Appuyez sur
plusieurs fois. Vous parcourez dans toute la table la liste des cellules contenant
martin nimporte o, dans tous les champs de la table.
3FILTREZ LES DONNES

Les filtres permettent de limiter laffichage aux seuls enregistrements qui rpondent certains
critres. Plusieurs mthodes sont disponibles.
Notez que les requtes permettent galement de faire des filtres, de faon souvent plus efficace.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
199
Filtrez par slection
Vous allez afficher la liste des clients parisiens.
Dans la colonne <Ville>, placez le curseur dans une cellule
contenant le terme Paris.
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton

Slection puis sur gal PARIS .
Le contenu de la feuille de rponse se limite aux seuls clients parisiens.
Notez le nombre denregistrements rsultant du filtre et lindicateur Filtr .

Notez galement le symbole
qui se trouve dans la colonne participant au filtre .
Raffichez tous les enregistrements : sous longlet

Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton
Appliquer le filtre pour dsactiver le filtre (lindicateur
apparat surlign en orange quand un filtre est actif).
Filtrez par formulaire

Vous allez rechercher les MARTIN et les LEROY en utilisant
une autre mthode.
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le
bouton Options de filtre avanc et choisissez Filtrer par
formulaire .
Access ouvre un formulaire de recherche, qui se prsente sous la forme dune une grille de filtre.
Notez que cette grille contient PARIS, le critre prcdent qui na pas t effac.
Pour effacer les critres prcdents, sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le
bouton Options de filtre avanc et choisissez Effacer tous les filtres.
Dans la colonne <Nom> de la grille de filtre, saisissez mar , puis cliquez

sur la flche pour ouvrir la liste droulante.
Access vous propose la liste des noms commenant par mar.
Slectionnez MARTIN .
Notez que vous pouvez saisir le nom en majuscules ou en minuscules, Access

ntant pas sensible la casse des caractres.
200

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Cliquez sur longlet Ou .
Dans la colonne <Nom> de la grille de filtre, saisissez ou slectionnez LEROY. Puis, sous longlet
Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre.
Access affiche le rsultat.
Vous avez maintenant list les Martin et les Leroy.

Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options de filtre avanc et
choisissez Filtrer par formulaire .
Sur la mme ligne que la valeur de filtre MARTIN, saisissez ou slectionnez paris dans la
colonne <Ville> .
Cliquez sur longlet Ou.
Sur la mme ligne que la valeur de filtre LEROY, tapez paris dans la colonne <Ville>. Puis,
sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre.
Vous avez list les Martin ou les Leroy habitant Paris.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
201
Cliquez sur la flche droite de la colonne <Nom>.
Cette colonne participant au filtre, toutes les valeurs

sont proposes, prcde dune case cocher, mais
seule sont coches les case Martin et Leroy.
Cochez un nouveau nom ADDE ajouter au
critre. Cliquez sur [OK] .
Access modifie son filtre en tenant compte de cette
nouvelle valeur.
Cliquez sur la petite flche droite de la colonne
<Code postal>.
Cette colonne ne participant pas au filtre, seules les

valeurs rsultant du filtre actuel sont proposes.
Dcochez 75012 . Cliquez sur [OK].
Access modifie son filtre en tenant compte de cette

nouvelle valeur.
Raffichez tous les enregistrements

Supprimer le filtre pour dsactiver le filtre.
Le bouton Supprimer le filtre est le mme que Appliquer le filtre lorsque le filtre a t appliqu.
Fermez Access
Un message propose denregistrer les modifications apportes la table.

Cliquez sur [Non].
202

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
STRUCTURE DE
LA BASE DE DONNES
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 4 : CRER LA BASE DE DONNES ET SES TABLES

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
205

Fonctions utilises
Crer une base de donnes
Crer une table
- Dfinir des champs
25 mn
Vous allez crer une nouvelle base de donnes et lenregistrer dans le dossier C:\Exercices
Access 2010, sous le nom Clients. Elle portera lextension accdb.
1CREZ LA BASE DE DONNES
Lancez Access.
La fentre Access souvre en mode backstage , qui sert aux actions sur le fichier base de
donnes. La page daccueil est affiche : longlet Fichier est slectionn et, dans le panneau de
gauche, la commande Nouveau est slectionne.
Le panneau central prsente les diffrents modles qui peuvent tre utiliss pour crer une
nouvelle base de donnes. Sur la barre Office.com, une zone vous permet dentrer un mot-cl de
recherche dun modle sur le site Web Microsoft Office.com.
Dans la zone de recherche , saisissez projets, puis cliquez sur la flche droite .
Access affiche les deux modles de base de donnes qui correspondent la recherche.
206

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Hlas, dans limmense majorit des cas, les modles que vous pourrez trouver sur Office.com ne
correspondent que partiellement (voire pas du tout) vos besoins. Ce sont simplement des ides
de cration de base de donnes.
Cest pour cela que vous allez crer une base vide.
Cliquez sur le bouton [Accueil] pour revenir la page daccueil.
Dans le panneau de droite, en bas droite, cliquez sur

licne Parcourir les dossiers .
Elle sert slectionner le dossier dans lequel sera enregistr

le fichier de la base de donnes que vous allez crer.
Slectionnez le dossier. Dans notre exemple, ce sera
C:\Exercice Access 2010 : dans le volet de gauche,
sous Dossiers, slectionnez Ordinateur, puis System
(C:) puis le dossier Exercices Access 2010 .
(
Saisissez clients comme nom de fichier (inutile de

rajouter lextension .accdb, Access la rajoute tout seul).
Cliquez sur [OK].
Access ferme le dialogue.

Dans la zone <Nom de fichier> , Access a inscrit le nom
de fichier que vous avez spcifi et, au-dessous , le
chemin daccs au dossier dans lequel il sera cr.
Cliquez sur licne [Crer] .
Access cre le fichier, et ouvre le volet de navigation sur une

base de donnes contenant un projet de table nomme
initialement Table1, elle-mme contenant un seul champ
<N>.
Cette table de donnes nest pas encore cre, elle est simplement propose la cration.
Fermez la table en cliquant sur la case de fermeture , ou
+
ou sur
+W.
Vous avez cr le fichier de base de donnes qui ne contient encore aucune table. Le volet de
navigation est vide.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
207

Vous allez crer quatre tables dans la base de donnes Clients.accdb que vous venez de crer.
Ce seront les tables T_CLIENTS, T_CIVILITES et T_ABONNEMENTS et T_MAGASINS.
2CREZ LA TABLE T_CLIENTS

Liste des champs dfinir
Cette table contiendra les champs suivants :
Nom
Type
Taille
Description
CLI_ID
NumroAuto
CLI_CIVILITE
Texte
12 car.
Civilit : Monsieur, Madame,

Mademoiselle
CLI_NOM
Texte
30 car.
Nom du client
CLI_PRENOM
Texte
30 car.
Prnom
CLI_ADRESSE
Texte
38 car.
Adresse
CLI_CP
Texte
5 car.
Code postal
CLI_VILLE
Texte
32 car.
Ville
CLI_TELEPHONE
Texte
10 car.
Tlphone
CLI_EMAIL
Texte
50 car
E-mail
CLI_PUBLIPOSTAGE
Oui/Non
CLI_NB_DVD
Numrique
CLI_DATE_CREATION
Date/Heure
Date de cration de la fiche client
CLI_DERNIER_PASSAGE
Date/Heure
Date du dernier passage dans la

boutique
CLI_CHIFFRE_AFFAIRES
Montaire
Chiffre daffaires gnr par ce

client
CLI_MAGASINS
Numrique
Entier
long
Magasins auprs desquels le client

emprunte des DVD
CLI_ABONNEMENT
Texte
10 car.
Type dabonnement : Aucun,

Argent, Or ou Platine
CLI_DATE_ABONNEMENT
Date/Heure
Date de la prise de labonnement
CLI_COURRIERS
Pice jointe
Courriers envoys au client
CLI_REMARQUES
Mmo
Remarques concernant le client
Identifiant du client
Le client veut-il recevoir la lettre

dinformation ?
Entier
Nombre de DVD lous par le client

depuis le dbut
Le champ CLI_REMARQUES nest pas de type texte , limit 255 caractres, mais de type
mmo , qui peut contenir jusqu 63 999 caractres.
Commentaires
Vous noterez que les noms des champs sont crits sans espace ni caractre accentu.
Il est dconseill dutiliser les espaces et les caractres accentus dans les noms des champs, car
cela peut poser problme en cas de liaison avec dautres bases de donnes et cela facilite la
programmation.
Cette rgle ne sapplique quaux noms dobjets (tables, requtes) et aux noms de champs. Vous
pouvez bien sr saisir des espaces et des caractres accentus dans le contenu des champs.
208

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

De plus, ils ont tous un prfixe CLI (comme client), ce nest pas une obligation, il sagit dune rgle
de nommage des champs adopte dans cet ouvrage, et qui facilite lutilisation de bases de
donnes importantes. En effet, cette rgle facilite la lecture : CLI_NOM dsigne le nom du client,
et FOUR_NOM celui du fournisseur.
Vous pouvez adopter une autre rgle de nommage, en acceptant par exemple les minuscules : par
exemple Cli_DateCreation, Cli_Prenom ou Cli_ChiffreAffaires.
Suivant le mme principe, le nom dune table commencera par T_, celui dune requte par R_, un
formulaire par F_, un tat par E_, etc.
Crez la table avec ses champs
Sous longlet Crer>groupe Tables, cliquez sur le bouton Cration de table.
La fentre de cration de table apparat.
Dans la premire cellule de la colonne <Nom du champ>

, tapez le nom du premier champ : CLI_ID. Tapez
sur
pour valider et placer le curseur dans la colonne
suivante.
Dans la colonne <Type de donnes> , par dfaut,

Access propose le type Texte. Ouvrez la liste
droulante en cliquant sur la flche droite de Texte et
choisissez NumroAuto dans cette liste. Tapez sur
pour valider et placer le curseur dans la colonne suivante.
Dans la colonne <Description>, tapez un descriptif pour ce champ : Identifiant du

client. Tapez sur
pour valider et passer dans la ligne suivante.
Le curseur repasse dans la premire colonne <Nom du champ> de la ligne suivante.

Saisissez le nom du champ suivant : CLI_CIVILITE. Tapez sur
pour valider et placer le
curseur dans la colonne suivante.
Dans la colonne <Type de donnes> , Access propose le type Texte (par dfaut) que vous
laissez. Tapez sur
pour placer le curseur dans la colonne suivante.
Dans la colonne <Description> , saisissez un descriptif pour ce champ : Civilit :

Monsieur, Madame, Mademoiselle.
Appuyez sur
ou dans le volet Proprits du champ, sous longlet Gnral , cliquez sur la
proprit <Taille du champ> dans la partie infrieure de la fentre. Saisissez 12.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
209
Cliquez dans la ligne vide suivante, dans la liste des champs dj dfinis, pour dfinir un
nouveau champ.
De manire similaire, saisissez les autres champs dcrits dans le tableau de la page prcdente.
Si vous le dsirez, vous pouvez ventuellement modifier la description.
Pour huit des dix derniers champs, noubliez pas que le type de donnes nest pas Texte.
Vous noterez que le code postal est de type Texte et non de type Numrique :
- cela pose moins de problmes pour les codes postaux commenant par zro (Moulins : 03000) ;
- cela facilite le calcul du dpartement (prendre les deux caractres les plus gauche) ;
- on fait rarement la moyenne des codes postaux.
De faon gnrale, si un code est un code signification , tel que le numro de scurit sociale
(le premier chiffre indique le sexe, les deux suivants lanne de naissance), il est fortement
conseill de le mettre en type texte .
Dfinissez la cl primaire
Vous allez dfinir la cl primaire de cette table. La cl primaire permet didentifier chaque
enregistrement de manire unique. Vous verrez lutilit de la cl primaire ultrieurement.
Slectionnez le premier champ, CLI_ID. Il suffit de cliquer nimporte o dans la ligne.
Sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Cl primaire.
Une petite cl apparat gauche du champ CLI_ID.

Il faut ensuite enregistrer la table :
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Enregistrer ou appuyez sur
+S.
Access vous demande un nom pour la table.
Saisissez T_CLIENTS. Cliquez sur [OK].
En fin de procdure, vous devez obtenir :
210

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Appuyez sur
table .
, ou cliquez sur la case de fermeture de la
Access a ajout la table T_CLIENTS dans le volet de navigation .
Crez un champ calcul

Les champs calculs constituent une nouveaut dAccess 2010.
Vous allez crer un champ calcul permettant de dterminer le code du dpartement. Il suffit pour
cela de prendre les deux premiers caractres gauche du code postal, grce la fonction Gauche.
Ouvrez la table T_CLIENTS en Mode cration. Pour cela, cliquez droit sur table T_CLIENTS
dans le volet de navigation, puis slectionnez Mode cration .
Access ouvre la table en Mode cration.

Slectionnez le champ CLI_TELEPHONE, puis sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le
bouton Insrer des lignes.
Dans la colonne <Nom du champ>, saisissez CLI_DEP.
Dans la colonne <Type de donne>, slectionnez Calcul.
Access affiche la fentre du gnrateur dexpression.
Dans le volet de gauche, double-cliquez sur Fonctions puis sur Fonctions intgres .
Dans le volet central, cliquez sur Texte .
Dans le volet de droite, double-cliquez sur Gauche .
La fonction apparat alors dans le volet suprieur .

Cliquez sur length, puis saisissez 2.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
211
Cliquez sur string.
Dans le volet de gauche, cliquez sur T_CLIENTS .
Dans le volet central, cliquez sur CLI_CP .
Dans le volet de droite, double-cliquez sur <Valeur> .
Dans le volet suprieur, string est remplac par [CLI_CP] Expr .
Cliquez sur Expr, et supprimez-le.

Validez en cliquant sur [OK].
Au final, lexpression est la suivante.
Vous pourrez vrifier que le gnrateur dexpression souvre galement si vous cliquez sur le
bouton situ lextrmit droite de la proprit <Expression> du champ.
Vous pouvez galement saisir directement la formule dans la proprit <Expression>. Dans ce
cas, la saisie est assiste par Access qui vous propose certaines options.
Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage.
Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications.

Cliquez sur [Oui].
Access affiche la table en Mode Feuille de donnes.
Exprimentez la formule que vous venez de saisir : vous ne pouvez rien saisir dans CLI_DEP,
mais ds que vous avez entr un code postal, le code du dpartement est calcul.
Fermez la table.
212

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

3CREZ LA TABLE T_ABONNEMENTS
Cette table contiendra la liste des types dabonnement (Argent, Or, Platine ou Aucun).
Cette table sera utilise dans la table T_CLIENTS. Il sagit dune table dite de rfrence
Elle ne contiendra quun seul champ :
Nom
Type
Taille
Description
ABO_TEXTE
Texte
10 car.
Type de labonnement
Sous longlet Crer>groupe Tables, cliquez sur le bouton Cration de table.
La fentre de cration de table apparat.

Crez le champ dcrit ci-dessus, sans oublier de prciser la taille.
Restez sur la premire ligne et sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Cl
primaire.
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Enregistrer ou appuyez sur
+S.

Saisissez T_ABONNEMENTS, puis validez en cliquant sur [OK].
Vous devez obtenir :
La table T_ABONNEMENTS apparat maintenant dans le volet de

navigation .
Si laffichage du volet de correspond pas lillustration ci-dessus,

cliquez sur
la puce flche en haut droite du volet de
navigation , puis cochez Type dobjet , recommencez et
cochez Tables ou Tous les objets Access .
4SAISISSEZ LES VALEURS DE LA TABLE T_ABONNEMENTS

Vous allez maintenant saisir les diffrents types dabonnement possible.
La table T_ABONNEMENTS est toujours ouverte en Mode Cration.
Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
213
Saisissez les quatre types dabonnement : Or, Platine, Argent,

(Aucun) raison dune valeur par ligne.
Fermez la table T_ABONNEMENTS en cliquant sur la case
Ouvrez la table T_ABONNEMENTS en double-cliquant dessus dans le volet

de navigation.
Les valeurs sont classes par ordre alphabtique croissant dABO_TEXTE.

Cest parce que vous avez dfini ABO_TEXTE comme cl primaire.
Notez que (Aucun) est class avant Argent grce aux parenthses.
Fermez la table T_ABONNEMENTS.
5CREZ LA TABLE T_CIVILITES

Cette table contiendra la liste des civilits (Monsieur, Madame, Mademoiselle). Elle sera utilise
dans la table T_CLIENTS. Elle ne contiendra quun seul champ :
Nom
Type
Taille
Fonction
CIV_TEXTE
Texte
12 car.
Texte de la civilit
Crez la table T_CIVILITES en procdant comme pour la table T_ABONNEMENTS, avec le champ
CIV_TEXTE. Mais, ne dfinissez pas de cl primaire.
Enregistrez la table.

Saisissez : T_CIVILITES, puis cliquez sur [OK].
Access vous signale quaucune cl primaire na t dfinie, et vous demande sil faut en crer une.
Dans le cadre de cet exercice, vous nen crez pas pour cette table.
Cliquez sur [Non].
6SAISISEZ LES VALEURS DE LA TABLE T_CIVILITES

Vous allez maintenant saisir les diffrentes civilits.
La table T_CIVILITES est toujours ouverte en Mode Cration.
Dans longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage.
214

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Saisissez les civilits : Monsieur, Madame, Mademoiselle.

Fermez la table, puis rouvrez-la.
Notez que, comme vous navez pas utilis de cl primaire, lordre daffichage est
lordre de saisie.
Fermez la table.
7CREZ LA TABLE T_MAGASINS

Cette table contiendra la liste des magasins dans lesquels le client vient habituellement. Cette
information est juste indicative, il ny a pas de restriction pour le client : si un client va dans un
magasin qui nest pas son magasin habituel, il ne sera pas pnalis.
Cette table sera utilise dans la table T_CLIENTS.
Elle contiendra trois seuls champs :
Nom
Type
Taille
Fonction
MAG_ID
Numrique Entier long
ID du magasin
MAG_VILLE
Texte
50 car.
Ville du magasin
MAG_DEP
Texte
Numro du dpartement du magasin
Procdez comme pour la table T_ABONNEMENTS, avec les champs indiqus ci-dessus.
Dfinissez MAG_ID comme cl primaire.
Enregistrez la table sous le nom T_MAGASINS.
8SAISISSEZ LES VALEURS DE LA TABLE T_MAGASINS

Vous allez maintenant saisir les noms des diffrents magasins.
La table T_MAGASINS est toujours ouverte en Mode Cration.
Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur
le bouton Affichage.
Laffichage passe en Mode Feuille de donnes.
Saisissez les valeurs pour les magasins comme dans
la figure ci-contre.
Fermez la table.
Fermez Access
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Quitter Access ou
Les tables tant cres, vous allez maintenant les amliorer en modifiant les caractristiques
(Access parle de proprits) des champs, pour pouvoir les utiliser plus facilement.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
215
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 5 : DFINIR LES PROPRITS

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
217

Fonctions utilises
Lgende
Saisie obligatoire
Masque de saisie
Valide si et Message si erreur
Valeur par dfaut
Liste de choix
60 mn
Format
Vous allez modifier les proprits de la table T_CLIENTS.

Copiez le fichier Client_05.accdb, qui est enregistr dans le dossier C:\Exercices
Access 2010, sous un autre nom XClient_05.accdb. Cette base de donnes est la
rplique de celle obtenue en fin du cas prcdent. Ouvrez cette base de donnes.
Pour passer du Mode Cration au Mode Feuille de donnes :
Sous longlet Accueil>groupe Affichages cliquez sur le bouton Affichage .
Pour passer du Mode Feuille de donnes au Mode Cration :

Sous longlet Accueil>groupe Affichages cliquez sur le bouton Affichage .
Il se peut que, par moments, lindicateur de propagation de mise jour apparaisse
Vous pouvez lignorer, ou louvrir et cliquer sur Mise jour de la proprit
1PROPRITS DES CHAMPS DE LA TABLE T_CLIENTS

Ouvrez la table en Mode cration
Dans le volet de navigation, cliquez droit sur le nom de la

table T_CLIENTS puis sur Mode cration .
Dfinissez une lgende
Les en-ttes des colonnes en Mode Feuille de donnes sont

par dfaut les noms de champ. Cela nest pas forcment clair ou simple pour lutilisateur. Vous
allez modifier et rendre plus explicites les libells affichs en en-tte de colonne grce la
proprit <Lgende>.
Slectionnez la ligne du champ <CLI_ID> .
Access affiche la liste des proprits de ce champ dans la partie infrieure de la fentre.
Cliquez sur la proprit <Lgende> . Saisissez Identifiant.
Notez laide succincte sur la proprit dans le cadre de droite .

218

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
De faon similaire, spcifiez les lgendes suivantes pour les autres champs.
Nous avons mis des caractres accentus, car la lgende du champ nest pas le nom du champ.
Nom du champ
CLI_ID
CLI_CIVILITE
CLI_NOM
CLI_PRENOM
CLI_ADRESSE
CLI_CP
CLI_VILLE
CLI_DEP
CLI_TELEPHONE
CLI_PUBLIPOSTAGE
CLI_NB_DVD
CLI_DATE_CREATION
CLI_DERNIER_PASSAGE
CLI_CHIFFRE_AFFAIRES
CLI_MAGASINS
CLI_ABONNEMENT
CLI_DATE_ABONNEMENT
CLI_COURRIERS
CLI_REMARQUES
Lgende
Identifiant
Civilit
Nom
Prnom
Adresse
CP
Ville
Dep
Tlphone
Publipostage
Nb de DVD lous
Date de cration
Date dernier passage
Chiffre daffaires
Magasins frquents
Type dabonnement
Date dabonnement
Courriers envoys
Remarques
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes
Revenez en Mode Cration.
Utilisez un masque de saisie

On peut utiliser la proprit <Masque de saisie> pour
contrler lentre des donnes. Par exemple, vous allez crer
un masque de saisie pour le champ <CLI_TELEPHONE>.
Cliquez dans la ligne de <CLI_TELEPHONE>.
Access affiche les proprits du champ dans la partie

infrieure de la fentre.
Cliquez dans la proprit <Masque de
saisie> . Puis cliquez sur le bouton
lextrmit droite pour lancer
lassistant masque de saisie.
Si Access demande denregistrer les
modifications, cliquez sur [Oui].
Slectionnez Numro de tlphone .
Vous pouvez tester la saisie en tapant

une valeur (contenant des lettres, par
exemple) dans la zone <Essayer> .

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
219
Access vous propose de modifier le masque de saisie.

Access demande si vous voulez ou non que les donnes soient enregistres avec les symboles qui
se trouvent dans le masque.
Activez loption < Avec les symboles dans le masque>.
Cliquez sur [Suivant], puis sur [Terminer].
Access insre automatiquement la dfinition du masque

dans la zone de la proprit :
Les symboles 0 indiquent quon ne peut saisir quun chiffre,
et que cette saisie est obligatoire.
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en saisissant

diffrents numros de tlphone, dans la colonne <Tlphone> dont certains avec des lettres,
puis revenez en Mode cration.
Dfinissez une valeur par dfaut

La plupart de vos clients tant parisiens, vous allez introduire la valeur Paris comme valeur par
dfaut pour le champ <CLI_VILLE>.
Dans la partie suprieure de la fentre, cliquez

dans la ligne du champ <CLI_VILLE>.
Dans la partie infrieure de la fentre, cliquez

dans la zone de la proprit <Valeur par dfaut>.
Saisissez Paris , puis validez par

.
Access ajoute automatiquement des guillemets autour du texte saisi (pour un champ texte).
Enregistrez les modifications, puis vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes, le champ
<Ville> de la ligne dajout (Nouv.) est prdfini avec la valeur Paris.
Dfinissez une valeur par dfaut calcul par une formule

La date de premier achat correspond bien souvent avec la date de cration de la fiche. Vous
pourriez saisir manuellement la date du jour chaque ajout dun client. Mais il est beaucoup plus
simple dutiliser la fonction Date() comme la valeur par dfaut, qui retourne automatiquement la
date du jour.
220

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Cliquez dans la ligne <CLI_DATE_CREATION>, puis dans la

partie infrieure de la fentre, cliquez dans la zone de la
proprit <Valeur par dfaut>.
Saisissez date(), sans oublier les parenthses.

Access met la premire lettre en majuscule, pour signifier quil a reconnu cette fonction.
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes, le champ <Date de
cration> de la ligne dajout (Nouv.) est prdfini avec la date du jour actuelle.
Dfinissez un format daffichage pour un texte

Vous allez indiquer que les villes doivent tre affiches en majuscules.
Cliquez dans la ligne du champ <CLI_VILLE> et dans
la partie infrieure de la fentre, cliquez dans la
zone de la proprit <Format>.
Tapez > , signifiant que tous les caractres seront

affichs en majuscules.
Vous allez visualiser leffet des proprits que vous avez dfinies.
Enregistrez les modifications.
Passez en affichage Mode Feuille de donnes.
Remarquez que la ville PARIS saffiche en majuscules , alors que

vous avez saisi Paris par dfaut.
Cliquez dans la cellule qui contient la valeur de la ville, le texte

devient Paris , tel que vous lavez saisi.
Cliquez dans une autre cellule : Paris redevient PARIS .

Revenez en affichage Mode cration.
Dfinissez un format daffichage pour une date

Vous allez indiquer que les dates doivent tre au format jj/mm/aaaa.
Cliquez dans la ligne du champ <CLI_DATE_CREATION> et dans la partie infrieure de la
fentre, cliquez dans la zone de la proprit <Format>.
Cliquez sur la flche lextrmit droite de la zone

de la proprit <Format> , slectionnez le format
Date, abrg.
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes, la valeur <Date de
cration> est le format choisi dans la ligne dajout.
Dfinissez un nombre de dcimales et un format pour le montant

Indiquez que les montants doivent comporter deux dcimales et doivent tre exprims en euros.
Cliquez dans la ligne du champ <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> et dans la partie infrieure de la
fentre, cliquez dans la zone de la proprit <Format>.
Cliquez sur la flche lextrmit droite de la zone

de la proprit <Format> , slectionnez Euro.
Cliquez dans la zone de la proprit <Dcimales>,

puis cliquez sur la flche lextrmit droite de la
zone, puis slectionnez 2 .
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
221

Demandez ce quune donne soit obligatoirement saisie dans un champ
Vous allez rendre obligatoire la saisie du nom du client lors de lenregistrement de sa fiche.
Cliquez dans la ligne du champ <CLI_NOM> (dans la colonne <Nom du champ>), et cliquez dans
la zone de la proprit <Null interdit> .
Cliquez sur la flche apparue droite de la zone et slectionnez Oui dans la liste qui saffiche. Ou double-cliquez sur
le mot Non. Ou, la place du Non, saisissez Oui.
De la mme manire, mettez la proprit <Chane vide

autorise> Non. Cette proprit interdit lutilisateur de tromper Access en saisissant
une chane vide, c'est--dire constitue uniquement despaces.
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en essayant

dajouter un enregistrement sans valeur dans le champ <Nom>.
2AUTRES PROPRITS DES CHAMPS

Dfinissez la proprit Valide si
Cette proprit fait en sorte que le contenu saisi dans un champ respecte une condition. laide
de la proprit <Message si erreur>, vous pouvez personnaliser le message affich par Access
lorsque la donne saisie ne satisfait pas la condition dfinie dans la proprit <Valide si>.
Vous allez vous assurer que lutilisateur ne peut pas saisir de valeur ngative dans le champ
<CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>, ni entrer une date postrieure la date du jour dans
<CLI_DATE_CREATION>.
Cliquez dans la ligne <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>, puis,

dans la proprit <Valide si>, saisissez >=0.
Cliquez dans la ligne <CLI_DATE_CREATION> puis cliquez

dans la proprit <Valide si> et saisissez <=date().
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode

Feuille de donnes en essayant de saisir une date postrieure la date du jour.
Access affiche un message derreur :
Cliquez sur [OK], annulez la saisie en appuyant sur
, puis revenez en Mode Cration.
Dfinissez la proprit Message si erreur

Vous avez pu constater que si lutilisateur saisit une valeur qui ne satisfait pas la condition de la
proprit <Valide si> le message derreur dAccess est rarement clair.
Vous pouvez rendre ce message plus explicite en utilisant la proprit <Message si erreur>.
Cliquez dans la ligne du champ <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> puis, dans la proprit <Message si

erreur>, saisissez Pas de montant ngatif.
Cliquez dans la ligne du champ <CLI_DATE_CREATION> puis, dans la proprit <Message si

erreur> et saisissez Pas de date dans le futur.
222

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en essayant de

saisir une date postrieure la date du jour.
Crez une liste de choix pour la civilit

Le champ <CLI_CIVILITE> indique la civilit de la personne : Monsieur, Madame, Mademoiselle.
Vous allez associer ce champ une liste droulante qui permettra de slectionner un lment
parmi les trois valeurs possibles.
Revenez en Mode Cration. Cliquez dans la ligne du champ
<CLI_CIVILITE> puis, dans le volet des proprits du champ,
cliquez sur longlet Liste de choix .
Cliquez dans la proprit <Contrle de laffichage> puis

sur la flche apparue droite de cette proprit, et
slectionnez Zone de liste droulante .
Access fait apparatre des proprits supplmentaires.

Vrifiez que la valeur de la proprit <Origine source> est
bien Table/requte .
Cliquez dans la proprit <Contenu>, puis sur la flche

apparue droite de la proprit et slectionnez
T_CIVILITES .
Vrifiez que la proprit <Limiter liste> a bien la

valeur Non. <Limiter liste> Non permet lutilisateur
de saisir ponctuellement une autre valeur, telle que
Matre (pour un avocat).
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en slectionnant

une civilit dans la liste. Essayez de saisir une civilit qui nest pas dans la liste.
Crez une liste de choix pour le type dabonnement
Revenez en Mode Cration. De manire similaire la prcdente, modifiez les proprits de la

liste de choix de <CLI_ABONNEMENT>, mais en mettant la proprit <Limiter liste> Oui.
Maintenant, si vous voulez ajouter dautres types

dabonnements, il faudra les ajouter dans la table
T_ABONNEMENTS. Lutilisateur ne pourra pas saisir une autre
valeur que celles qui se trouvent dans T_ABONNEMENTS.
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode
Feuille de donnes en slectionnant un abonnement dans
la liste. Essayez de saisir un abonnement qui nest pas
dans la liste.
Crez une liste multichoix pour les magasins
Vous allez maintenant utiliser T_MAGASINS pour dfinir une
liste de choix pour le champ <CLI_MAGASINS>.
Revenez en Mode Cration. Dune manire similaire la
prcdente, modifiez les proprits de la liste de choix de
< CLI_MAGASINS>.
Proprit <Contenu> = T_MAGASINS.

Proprit <Nbre colonnes> = 3 .
Proprit <Autoriser plusieurs valeurs> = Oui.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
223

Access vous alerte que cette modification nest pas rversible.
Cliquez sur [Oui].
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en slectionnant

(cochant) un ou deux magasins dans la liste.
Utilisez les proprits de la table

Vous voulez galement vrifier que la date dabonnement nest pas antrieure la date de
cration. Il faut donc comparer entre eux le champ <CLI_DATE_CREATION> et le champ
<CLI_DATE_ABONNEMENT>. Ceci ne peut se faire quau niveau des proprits de la table.
Revenez en Mode Cration. Puis, sous longlet Cration>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le
bouton Feuille de proprits, pour afficher la feuille des proprits.
Dans <Valide si>, saisissez [CLI_DATE_CREATION]<=[CLI_DATE_ABONNEMENT] .

Les crochets sont ncessaires pour indiquer quil sagit de champs, et non de textes.
Dans <Message si erreur>, saisissez : Labonnement se fait APRES la cration de la

fiche .
Fermez la Feuille de proprits de la table (cliquez sur la case x de fermeture).
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en saisissant une
date de cration et une date dabonnement non compatibles. Notez quil faut valider
lenregistrement (c'est--dire changer de ligne) pour que le message derreur apparaisse.
Pour terminer
Pour terminer ce cas, nhsitez pas exprimenter dautres modifications des proprits. Vous
pouvez toujours vrifier leffet dune modification en passant du Mode Cration au Mode Feuille
de donnes et inversement.
Fermez la table puis fermez la base de donnes.
Quittez Access.
224

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
EXPLOITER UNE
BASE DE DONNES

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
225
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 6 : CRER DES REQUTES SLECTION

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
227

Fonctions utilises
Crer une requte
Requte paramtre
Enregistrer une requte
Requte avec champ calcul
Excuter une requte
Requte avec regroupement
40 mn
Avant de vous mettre au travail sur la cration et l'utilisation de requtes, vous allez rviser
brivement le principe et la terminologie des requtes. Le but de ce cas pratique sera de vous
rendre capable de crer rapidement des requtes, notamment des requtes jetables pour
rpondre une question ponctuelle sur les donnes.
But des requtes
La requte Slection est une puissante fonction quAccess met votre disposition pour interroger
une base de donnes. Le principe est identique celui dun filtre sur une table, mais une requte
peut tre enregistre et r-excute volont. On peut ainsi utiliser plusieurs requtes diffrentes
sur la mme table.
De plus, une requte peut utiliser plusieurs tables. On peut ainsi rechercher les clients parisiens
qui ont plus de trois films policiers en cours de locations.
Le rsultat dune requte est une feuille de donnes qui naffiche que les enregistrements qui
correspondent aux critres spcifis.
La feuille de donnes est une vision particulire (ventuellement trie et filtre) dune table ; il ne
sagit pas dune copie de la table. Si on modifie une donne dans la feuille de donnes dune
requte, cette modification est apporte en fait la donne qui se trouve dans la table.
Dans ces tudes de cas, vous nutiliserez pas lassistant requte simple, car il est plus souple et
souvent plus rapide utiliser directement le Mode Cration.
Des requtes jetables
Par ailleurs, dans lutilisation quotidienne dune base Access, la majorit des requtes que vous
allez crer rpondront une question ponctuelle. Ce nest pas une bonne ide de toutes les
enregistrer, car vous allez rapidement avoir une liste de plusieurs dizaines, voire plusieurs
centaines de requtes (lauteur a eu intervenir sur une base qui contenait prs de 500 requtes.
Inutile de prciser que personne y compris celui qui avait cr toutes ces requtes ny
reconnaissait plus rien).
Dans ce cas-l, il vous sera beaucoup plus simple et rapide de recrer compltement la requte
plutt que davoir la rechercher dans une telle liste. Seules les requtes utilises trs
rgulirement ou servant de base un formulaire ou un tat (voir chapitres suivants) devraient
tre enregistres.
Dans les tudes de cas, vous nenregistrerez que rarement les requtes, pour prendre lhabitude
de crer des requtes jetables. Cela pourra vous paratre surprenant, voire frustrant de jeter
ainsi votre travail, mais dans le cas des requtes, cela se justifie pleinement.
Copiez le fichier Client_06.accdb situ dans le dossier C:\Exercices Access 2010 et
collez-le en modifiant son nom XClient_06.accdb. Cette base de donnes contient plus de
800 clients fictifs, ce sera votre base de donnes de travail pour ce cas. Ouvrez cette base
de donnes XClient_06.accdb. Notez que cette base de donnes ne contient pas de
champ CLI_COURRIERS, car les champs de type Pice jointe ont tendance alourdir
considrablement les bases de donnes, et leur utilisation intensive est fortement
dconseille.
228

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

1CREZ UNE PREMIRE REQUTE EN MODE CRATION
Vous allez crer une requte qui va afficher le nom, le prnom, la ville et le numro de tlphone
des clients parisiens.
Dans le ruban, sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton

Cration de requte .
Access vous demande quelle(s) table(s) ou requte(s) vous voulez utiliser :
Vrifiez que longlet Tables est slectionn.
Slectionnez T_CLIENTS puis cliquez sur [Ajouter] .
Access affiche la table T_CLIENTS dans la requte.

Cliquez sur [Fermer] .
Access affiche la requte en Mode Cration.
La requte en Mode Cration se dcompose en deux zones : la zone des tables et la grille de
la requte.
Modifiez la hauteur de la zone des tables, en faisant glisser sa limite suprieure .
Agrandissez la fentre de la table T_CLIENTS en faisant glisser sa limite infrieure pour voir
plus de champs et faire apparatre le champ <CLI_TEL>.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
229

Ajoutez des champs la requte
Vous allez ajouter des champs de trois manires diffrentes. Par la suite, vous pourrez utiliser celle
avec laquelle vous tes le plus laise.
1re mthode : double-cliquez sur le champ <CLI_NOM> . Il vient se positionner dans la

premire colonne de la grille.
2e mthode : cliquez sur le champ <CLI_PRENOM> et glissez-le dans deuxime colonne de la

grille .
3e mthode : cliquez dans la cellule vide sur la ligne <Champ> de la troisime colonne, une
flche de liste droulante apparat. Ouvrez la liste droulante, et slectionnez CLI_VILLE.
En utilisant une des trois mthodes ci-dessus, ajoutez le champ <CLI_TEL>. ventuellement,
utilisez la barre de dfilement verticale de la fentre de table T_CLIENTS, dans la zone des
tables, pour faire apparatre ce champ.
Ajoutez un critre
Vous allez prciser que vous ne voulez voir que les clients habitant Paris.
Sur la ligne <Critres>, cliquez dans la cellule de la colonne <CLI_VILLE> .
Saisissez paris.
Notez que dans les requtes, Access ne fait pas de diffrence entre majuscules et minuscules.
Appuyez sur
pour valider la saisie.
Access vous informe quil a compris que paris tait du texte en lencadrant avec
des guillemets : "paris" ainsi quil apparat dans la ligne <Critres>.
230

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Visualisez le rsultat dune requte
Dans le ruban, sous longlet Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton

Affichage .
Access affiche le rsultat de la requte sous la forme dune feuille de donnes, cest
le Mode Feuille de donnes de la requte. Notez que mme si vous avez tap paris
en minuscules, il trouve les PARIS. Double-cliquez sur la limite droite de len-tte <Tel> pour
ajuster la largeur de la colonne.
Dans le ruban, sous longlet Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Affichage .
La requte bascule en Mode Cration pour le cas o vous voudriez faire des
modifications de requte.
Enregistrez la requte
Dans la barre daccs rapide, cliquez sur loutil Enregistrer .
Access vous demande un nom.
Tapez R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS .
Cliquez sur le bouton [OK] .
Fermez la requte en cliquant sur la case
Dans le volet de navigation, droulez la liste en cliquant sur la

puce flche et slectionnez le type dobjet Requtes .
de fermeture.
Access affiche la liste des requtes dans laquelle figure maintenant

la requte que vous avez enregistre.
R-excutez la requte
Double-cliquez sur la requte : R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS. Ou

cliquez sur la requte R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS puis tapez sur
Access affiche le rsultat de la requte.
Appuyez sur
ou cliquez sur la case
de fermeture de la requte.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
231

2MODIFIEZ LA REQUTE
Laffichage de la ville nest pas utile : il sagit toujours de Paris. Vous allez donc la masquer. Vous
allez galement trier les clients par nom de client.
Slectionnez le nom de la requte : R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS.
Cliquez-droit sur la requte puis sur Mode Cration.
Dans la ligne <Afficher>, dcochez la

case de la colonne <CLI_VILLE> .
Dans la ligne <Tri>, cliquez dans la

cellule de la colonne <CLI_NOM> .
Cliquez sur la flche pour ouvrir la liste
droulante et slectionnez Croissant.
Sous longlet Crer> groupe Rsultats, cliquez sur le

bouton Affichage.
Access affiche le rsultat de la requte.
Fermez la requte.
Access vous demande si vous voulez enregistrer les

modifications de la requte.
Cliquez sur le bouton [Oui].
3CREZ DES REQUTES SIMPLES

Vous allez crer plusieurs requtes qui vont rpondre des questions diverses.
Crez une requte avec un critre OU et un critre date
Vous allez crer une requte qui va afficher les noms, les villes, les types dabonnement et les
dates de cration des clients qui ont un abonnement Platine ou Or, dont la fiche a t cre en
fvrier 2007, et classs par ordre de date.
Slectionnez la table T_CLIENTS, cliquez sur [Ajouter].
laide dune des trois mthodes utilises prcdemment, positionnez les champs <CLI_NOM>,
<CLI_PRENOM>, <CLI_DATE_CREATION> et <CLI_ABONNEMENT> dans la grille de la requte.
Dans la ligne <Critres> de la colonne <CLI_DATE_CREATION>, saisissez entre 1/2/7 et

28/2/7. Validez en tapant sur
.
Access encadre ce quil a reconnu comme tant des dates avec des symboles #.
largissez un peu la taille de la colonne <CLI_DATE_CREATION> en doublecliquant sur le trait de sparation verticale entre les colonnes
<CLI_DATE_CREATION> et <CLI_ABONNEMENT> .
Sur la ligne <Critres>, saisissez platine dans la colonne <CLI_ABONNEMENT>.

Sur la ligne <Ou>, saisissez or dans la colonne <CLI_ABONNEMENT>.
Cliquez dans la ligne <Tri> pour la colonne <CLI_DATE_CREATION>, et choisissez Croissant

dans la liste droulante.
232

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Sous longlet Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Affichage pour basculer en mode
Feuille de donnes et voir le rsultat.

Votre requte, dfinie comme sur la figure cidessus, est-elle correcte ?
En fait, non : les critres sur la premire ligne
de critres sont combins par ET entre eux.
Ensuite, le critre de la deuxime ligne est
combin par OU avec les critres de la premire
ligne. Autrement dit, il suffit que le critre de la
deuxime ligne soit vrai (i.e. quun client ait un
abonnement Or) pour que le client soit retenu par la requte, mme sil ne respecte pas les
critres de la premire ligne (vous voyez que certains clients ne sont pas arrivs en fvrier 2007).
Pour remdier cela, il faut rpter le critre sur la date dans la 2e ligne des critres :
Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage pour basculer en Mode
Cration de la requte.
Dans la ligne <Ou> sous <Critres>, cliquez dans la cellule de la colonne

<CLI_DATE_CREATION> et saisissez entre 1/2/7 et 28/2/7, ou copiez-collez le contenu de
la cellule du dessus.
Affichez le rsultat ; cette fois-ci, le rsultat correspond ce que nous voulons.
Appuyez sur

Cliquez sur [Non].
Crez une requte avec un caractre gnrique
Vous allez crer une requte qui va afficher les noms, prnoms et villes des clients qui reoivent la
lettre dinformation et dont linitiale est M.
Ajoutez la table T_CLIENTS la requte.
laide dune des trois mthodes utilises prcdemment, positionnez les champs <CLI_NOM>,
<CLI_PRENOM>, <CLI_VILLE> et <CLI_PUBLIPOSTAGE> dans la grille de la requte.
Dans la ligne <Critres>, saisissez Oui dans la colonne <CLI_PUBLIPOSTAGE>.
Dans la ligne <Critres>, saisissez m* dans la colonne <CLI_NOM>.
Ds que vous changez de cellule, Access convertit le critre en Comme "m*".
Sous longlet Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Affichage pour voir le rsultat.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
233
Appuyez sur

Cliquez sur [Non].
4CREZ UNE REQUTE AVEC PARAMTRES

Vous allez revenir sur la requte R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS et la modifier pour
avoir le rsultat pour nimporte quelle ville saisie par lutilisateur.
cliquez droit sur la requte R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS puis sur Mode Cration.
Dans la ligne <Afficher>, cochez la case de la colonne <CLI_VILLE>.
Positionnez-vous dans la cellule qui contient "paris".
Remplacez "paris" par [Entrez la ville].
Fermez la requte.

Cliquez sur [Oui].
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requte
R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS.
Access vous demande le nom de la ville.
Saisissez puteaux. Il nest pas ncessaire de mettre une majuscule.
Cliquez sur [OK].
Access affiche la liste des clients habitant Puteaux.

Fermez la requte.
Le nom de la requte peut toutefois induire en erreur. Vous allez le corriger.
Dans le volet de navigation, slectionnez la requte R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS.
, puis modifiez le nom en R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_POUR_UNE_VILLE et
. Fermez la requte.
Appuyez sur
validez par
Excutez la requte pour plusieurs noms de ville : BOULOGNE, CRETEIL en fermant la

requte entre chaque ville.
234

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

5CREZ UNE REQUTE AVEC UNE COLONNE CALCULE
Calculez le chiffre daffaires HT
Pour cette requte, vous allez crer une colonne supplmentaire qui calculera le montant horstaxes du chiffre daffaires. La TVA tant 19,6%, il suffit de diviser par 1,196 pour passer du
montant TTC au montant HT.
Crez une nouvelle requte en Mode Cration.
Positionnez les champs <CLI_NOM>, <CLI_VILLE>, <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> dans la grille de la

requte.
Cliquez dans la quatrime colonne de la grille de la requte, droite de

<CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>, sur la ligne <Champ> .
La colonne risque dtre un peu troite. Vous pourriez largir la colonne, mais dans ce cas la
colonne serait galement largie dans la requte en Mode Feuille de donnes.
Appuyez sur
+ pour zoomer.
Dans la fentre de zoom, tapez CA_HT: [CLI_CHIFFRE_AFFAIRES]/1,196.
La colonne calcule de la requte est nomm ici CA_HT, vous auriez pu la nommer
Chiffre d'affaires hors-taxe. Cest selon l'usage de la requte. Si elle est
destine tre rutilise dans une autre requte, dans un formulaire ou dans un
tat, il vaut mieux la nommer comme un champ, CA_HT.
Si la requte destine l'utilisateur, il vaut mieux la nommer de faon plus
comprhensible Chiffre d'affaires hors-taxe.
Cliquez sur [OK].
Visualisez le rsultat en Mode Feuille de donnes.
largissez la dernire colonne pour voir le rsultat de la colonne calcule.
Note : si au moment de visualiser le rsultat, Access vous

propose une fentre vous demandant un paramtre alors quil ne
sagit pas dune requte paramtre, cest que vous avez fait une
erreur en tapant le nom dun champ dans la fonction.
Dans lexemple ci-contre, un seul F a t mis AFAIRES. Faites
galement trs attention aux espaces en dbut et en fin de nom, qui se reprent difficilement.
Modifiez le format dune colonne dune requte
Vous avez remarqu que les donnes de la colonne <CA_HT> ont des valeurs avec un grand
nombre de dcimales, mais sont assez peu prsentables. Vous allez y remdier.
Revenez en Mode Cration, puis slectionnez la colonne <CA_HT>.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Feuille de

proprits.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
235

La Feuille de proprits apparat, en principe droite de
lcran.
Modifiez sa largeur en faisant glisser sa bordure de
gauche .
Vous pouvez galement modifier la largeur des

colonnes en cliquant-glissant sur la sparation de
colonne .
Cliquez sur la proprit <Format> sous longlet Gnral . Une flche de liste droulante
apparat droite de la cellule.
Cliquez sur cette flche droulante pour ouvrir la liste et slectionnez Euro.
Fermez la Feuille de Proprits en cliquant sur sa case de fermeture
Fermez la requte sans enregistrer les modifications.
Calculez linitiale du prnom plus le nom.

Linitiale du prnom correspond au premier caractre gauche du prnom. La runion de deux
textes est une opration qui sappelle la concatnation, et qui se ralise avec loprateur &.
"bonjour " & "Access" donnera "bonjour Access".
Ajoutez les champs <CLI_NOM>, <CLI_PRENOM> dans la grille de la requte.
Positionnez-vous dans la troisime colonne de la grille de la requte.
Tapez DEP: gauche([CLI_PRENOM] ; 1) & ". " & [CLI_NOM].
Validez en tapant sur
Access met linitiale de la fonction en majuscule

(Gauche...), ce qui signifie quil la reconnue.
Champ calcul dans une table ou dans une requte ?

Vous pouvez calculer un champ dans une table ou dans une requte. Pourquoi choisir lun ou
lautre ?
Choisissez le calcul dans la table quand le calcul est simple (toutes les fonctions ne sont pas
disponibles) et quil est de porte gnrale (on peut sattendre avoir besoin du code du
dpartement tout moment pour faire des statistiques). Choisissez la requte dans les autres cas.
236

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

6CREZ UNE REQUTE AVEC REGROUPEMENT
Les requtes avec regroupement permettent deffectuer des calculs de synthse sur des sousensembles denregistrements regroups ; somme, moyenne
Limmense majorit des requtes de regroupement utilisent un ou deux champs : un champ de
calcul, ou bien un champ de regroupement et un champ de calcul.
Calculez le chiffre daffaires moyen
Vous allez calculer le CA moyen pour lensemble de la table T_CLIENTS.
Crez une nouvelle requte en Mode Cration et ajoutez-y la table T_CLIENTS.
Ajoutez le champ <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> dans la grille de la requte.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux.
Access affiche une ligne supplmentaire <Opration>.

Dans la ligne <Opration>, cliquez sur la cellule contenant Regroupement dans la colonne
<CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>.
Ouvrez la liste droulante en cliquant sur la flche

apparue droite du champ, et slectionnez Moyenne.
Visualisez le rsultat.
Access affiche une seule ligne : la moyenne des chiffres

daffaires.
Calculez la somme des chiffres daffaires par ville
Vous allez calculer la somme des CA pour chacune des villes.
Positionnez les champs <CLI_VILLE> et <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> dans la grille de requte.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe

Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux.
Dans la ligne <Opration>, cliquez sur la

cellule contenant Regroupement dans la
colonne <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>.
Ouvrez la liste droulante en cliquant sur la flche droite du

champ et slectionnez Somme.
Calculez le nombre de clients par type dabonnement

Vous allez crer une requte qui va calculer le nombre de clients par type dabonnement, et
lafficher par ordre dcroissant.
Positionnez les champs <CLI_ABONNEMENT> et <CLI_ID> dans la grille de la requte.
Sous Outils de requte/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux.
Dans la ligne <Opration>, remplacez Regroupement par Compte dans la colonne <CLI_ID>.
Dans la ligne <Tri>, mettez un tri dcroissant dans

la colonne <CLI_ID>.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
237

Calculez le nombre moyen de DVD lous par les clients crs en 2009
Cette requte est un peu plus dlicate, car vous avez affaire un intervalle.
Le premier rflexe serait de mettre un regroupement sur les dates de cration et une somme sur
le nombre de DVD lous.
Ajoutez les champs <CLI_DATE_CREATION> et <CLI_NB_DVD> dans la grille de la requte.
Sous longlet Outils de requte/Crer> groupe

Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux.
Sur la ligne <Opration>, slectionnez

Moyenne dans la colonne <CLI_NB_DVD>.
Sur la ligne <Critres>, dans la colonne

<CLI_DATE_CREATION>, saisissez entre 1/1/2009 et
31/12/2009.
Quelque chose ne va pas : on a pour chaque date de cration de

lanne 2009 la moyenne du nombre de DVD, et non pas un le nombre
moyen sur l'anne 2009 (pour lequel le dtail des jours ne nous
intresse pas). On a fait une regroupement par jour pour chacun des
jours de lanne 2009.
Si nous voulons une moyenne sur lanne, il ne faut pas faire de
regroupement par jour avant d'appliquer le filtre.
Revenez sur la requte en Mode Cration.
Dans la colonne <CLI_DATE_CREATION>,

remplacez Regroupement par O .
Vous constatez que le rsultat est plus conforme ce que lon attend.
Dune manire gnrale, chaque fois quun critre doit regrouper plusieurs valeurs (utilisation de
Entre , > , < , ) dans une requte regroupement, il faut mettre lopration O.
Revenez sur la requte en Mode Cration.
Devant <CLI_NB_DVD>, insrez le texte Nb moyen de DVD lous par nouveau client
2009: (attention, noubliez pas les : en fin de libell).
Calculez le nombre de DVD moyen par client anne par anne

Cette requte est une autre approche de rponse la question prcdente : au lieu dutiliser un
critre sur les dates pour slectionner les jours de lanne 2009, on utilise un champ de calcul de
lanne de cration partir de la date de cration, et on regroupe sur le champ calcul.
Ajoutez les champs <CLI_DATE_CREATION> dans la premire colonne et <CLI_NB_DVD> dans la

deuxime colonne de la grille de la requte.
238

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Dans la premire colonne, remplacez le contenu par :

Anne_de_Cration :Anne([CLI_DATE_CREATION]).
Sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux.
Sur la ligne <Opration>, slectionnez Moyenne dans la colonne <CLI_NB_DVD> et laissez

Regroupement dans la premire colonne.
Pour une meilleure prsentation, modifiez le nom de la colonne calculant la moyenne, nommezla Moyenne annuelle par client.
Fermez la base de donnes et quitter Access

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
239
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 7 : CRER DES FORMULAIRES

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
241

Fonctions utilises
Utiliser lassistant formulaire
Mise en forme conditionnelle
Personnaliser un formulaire
Champ calcul
Insrer une image, un bouton
Utiliser un formulaire
60 mn
Un formulaire simplifie la saisie et la modification des enregistrements dans une table. On peut
gnrer rapidement la structure dun formulaire en crant un formulaire instantan ou laide dun
assistant, puis le personnaliser sa guise.
Copiez le fichier Client_07.accdb situ dans le dossier C:\Exercices Access 2010
sous un autre nom XClient_07.accdb. Cette base de donnes est la rplique de celle qui
rsulte de la ralisation du cas prcdent. Ouvrez cette base de donnes.
1CREZ UN FORMULAIRE INSTANTAN

Vous allez crer un formulaire trs simple qui facilitera la cration dune nouvelle boutique.
Dans le volet de navigation, activez le groupeTables et slectionnez la table T_MAGASINS.
Sous longlet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Formulaire.
Access gnre un formulaire contenant tous les champs de la table T_MAGASINS.
Utilisez les boutons de navigation pour naviguer dans la table.
Fermez le formulaire en cliquant sur sa case de fermeture
Access vous demande si vous voulez enregistrer les

modifications. Cliquez sur [Oui].
Access vous demande un nom pour le formulaire.

Modifiez le nom propos en saisissant F_MAGASINS, puis
cliquez sur [OK].
2PERSONNALISEZ LE FORMULAIRE F_MAGASINS

Ouvrez le formulaire en Mode Cration ou passez en Mode Cration
Dans le volet de navigation, activez le groupe Formulaire, cliquez droit sur le

formulaire F_MAGASINS que vous venez de crer, puis sur Mode Cration. Ou,
Si vous avez dj ouvert le formulaire en Mode Formulaire :

- Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur la flche du bouton
Affichage et choisissez Mode cration. Ou,
- Cliquez droit sur longlet du formulaire puis sur Mode Cration. Ou,
- Cliquez sur licne Mode cration , en bas droite de la fentre Access.
242

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

En Mode Cration, vous pouvez ajouter, supprimer, disposer, modifier et mettre en forme les
contrles du formulaire.
Mode Cration
Mode Formulaire
Entranez-vous basculer entre le Mode Cration et le Mode Formulaire en utilisant les trois
faons de faire : la flche du bouton Affichage sur le Ruban, le menu contextuel de longlet du
formulaire, licne situe en bas droite sur la barre dtat du formulaire.
Lorsque vous ajoutez un contrle destin afficher des donnes dun champ , un contrle
tiquette se cre automatiquement (ltiquette contient initialement le libell de la proprit
lgende du champ, mais vous pouvez modifier le libell). Ltiquette affiche le mme libell en
Mode Cration quen Mode Formulaire, tandis que le contrle de donne affiche la source de
donne (nom du champ) en Mode Cration et la donne (valeur du champ) en Mode Formulaire.
Quest-ce quun contrle
Les contrles sont les objets dun formulaire ou dun tat que vous utilisez pour entrer,
modifier ou afficher des donnes. Le contrle le plus couramment utilis est la zone de texte
(affiche une valeur dun champ ou une valeur calcule) ; les tiquettes, les zones de liste (liste des
magasins) les listes droulantes, les cases cocher (indiquant si un client reoit le publipostage)
comptent parmi les autres contrles. Un simple trait dessin sur un formulaire est aussi un
contrle.
Exercez-vous : redimensionnez des contrles
Les exercices qui suivent sur les contrles ont pour seul but de vous entraner. Ne craignez pas de
faire des erreurs !
Si ncessaire, agrandissez lespace Dtail du formulaire vers le bas en faisant glisser vers le bas
le bord suprieur de la barre Pied de formulaire. Pour agrandir lespace du pied de formulaire,
faites glisser le bord infrieur de la barre Pied de formulaire.
Slectionnez le contrle zone de texte <MAG_VILLE>, destine afficher le champ du mme

nom, en cliquant une fois dedans. Le contour apparat en gras de couleur orange, des poignes
(carrs orange) sont places sur les bords droit et gauche. Si ce nest pas le cas, cliquez sur le
fond du formulaire puis cliquez nouveau dans le contrle.
Pointez, sans cliquer, sur la poigne droite de la zone de texte <MAG_VILLE>, jusqu ce que le
pointeur prenne la forme dune flche double tte .

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
243
Cliquez et glissez la poigne vers la gauche pour rduire la taille du contrle une largeur
denviron 4 centimtres (reprez-vous sur les graduations de la rgle horizontale).
Notez que tous les contrles de la colonne subissent la mme modification de taille.
Pointez sur le milieu du bord suprieur du contrle, jusqu ce que le pointeur

prenne la forme dune flche double tte verticale . La poigne est prsente,
mais elle nest pas visible.
Cliquez et glissez pour augmenter lgrement la hauteur du contrle. Notez que le contrle
situ au-dessus, <MAG_ID>, diminue dautant. Notez aussi que vous pouvez redimensionner par
chacun des coins du contrle, sauf par le coin suprieur gauche.
Appuyez sur
Le contrle zone de texte <MAG_VILLE> tant toujours slectionn, cliquez sur la

poigne de dplacement
situe en haut gauche de ltiquette <MAG_ID>
et glissez pour dplacer lensemble des six contrles (trois zones de texte et trois
tiquettes). Dcalez-les denviron 2 centimtres vers la droite.
+Z plusieurs fois pour annuler les redimensionnements successifs.
Exercez-vous : supprimez ou ajoutez des dispositions

Dans le formulaire gnr, les contrles sont regroups dans une disposition. Ceci est visible en
Mode Cration, car lorsque vous slectionnez un des contrles, un encadrement de pointill
apparat autour de lensemble des contrles. Vous pouvez considrer une disposition comme un
tableau dont chaque cellule est vide ou contient un seul contrle. Grce au regroupement dans
une disposition, les contrles peuvent plus facilement tre aligns, redimensionns et dplacs
simultanment.
Vous allez supprimer la disposition : cliquez sur le fond du formulaire entre deux contrles de la
disposition, puis sous longlet Organiser>groupe Table, cliquez sur Supprimer la disposition .
Slectionnez le contrle zone de texte <MAG_VILLE>

en cliquant dessus. Comme vous lavez fait
prcdemment, augmentez sa largeur de 1
centimtre. Notez que, cette fois, il ny a que ce
contrle dont la largeur se modifie.
En gardant la touche
appuye, cliquez sur le contrle zone de texte <MAG_DEP>. Les deux
contrles sont maintenant slectionns. Sous longlet Organiser>groupe Table, cliquez sur le
bouton Empiler. Notez que les contrles ont pris la mme taille, la plus large de ceux qui taient
slectionns. Les deux contrles sont maintenant dans une mme disposition Empile.
Modifiez la largeur dun des deux contrles : le deuxime est modifi de la mme faon.
Cliquez sur le fond au-dessus de ltiquette <MAG_ID> et

glissez jusquen dessous de la zone de texte <MAG_DEP> .
Access slectionne tous les contrles couverts mme partiellement

par la zone du cliquer-glisser.
Sous longlet Organiser>groupe Table, cliquez sur le bouton
Tabulaire.
Access rorganise les contrles slectionns dans une disposition

tabulaire (prcdemment ils taient dans une disposition empile).
244

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Exercez-vous : supprimez un contrle
Vous allez supprimer le contrle tiquette qui contient le libell T_MAGASINS et qui se trouve dans
len-tte du formulaire.
Slectionnez le contrle tiquette <T_MAGASINS> et appuyez sur la touche
.
Diminuez la hauteur des contrles tiquettes de len-tte.
Exercez-vous : modifiez la taille des sections
Si le bord droit du formulaire nest pas visible, utilisez la barre de

dfilement pour le faire apparatre dans la fentre. Puis, pointez le bord
droit de la zone formulaire, le pointeur prend la forme dune flche double tte
horizontale une barre verticale .
Faites glisser le bord droit pour diminuer la largeur du formulaire.
Attention de ne pas confondre la taille du formulaire avec celle de la fentre qui le contient, dont
la taille se rgle comme celle de toutes les fentres Windows.
Pointez le bord suprieur de la barre dEn-tte du formulaire , et faites le

glisser le plus haut possible. Notez que vous ne pouvez pas masquer les
contrles de type tiquette.
En utilisant le mme principe, diminuez la hauteur de la section Dtail du

formulaire, en faisant glisser vers le haut le bord suprieur de la barre Pied de formulaire.
En utilisant les diffrentes techniques vues prcdement, rorganisez les diffrents contrles du
formulaire comme sur la figure ci-dessous en Mode Cration :
Passez en Mode Formulaire en utilisant la flche du bouton Affichage sur le Ruban

ou licne situe droite sur la barre dtat du formulaire .
Exercez-vous : alignez les contrles

Il est possible que les trois contrles soient parfaitement aligns vers le haut (cest--dire quils
soient tous les trois exactement la mme hauteur), mais cela nest pas forcment le cas.
Passez en Mode Cration en utilisant le menu contextuel de longlet du
formulaire.
Pour cet exercice supprimez la disposition : cliquez sur un des contrles,

puis slectionnez la disposition en cliquant sur la poigne en haut gauche
de la disposition, puis sous longlet Organiser>groupe Table, cliquez sur le
bouton Supprimer la disposition .
Cliquez sur le fond du formulaire pour dslectionner les contrles.

Agrandissez la hauteur de la section Dtail du formulaire, puis faites glisser
les contrles pour les placer diffrente hauteur dans la section.
Slectionnez les trois contrles, puis sous longlet Organiser>groupe Redimensionnement et

classement, cliquez sur Aligner, puis sur Haut. Access aligne les contrles sur le plus haut.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
245

Vous allez maintenant mettre <MAG_ID> et <MAG_DEP> a la mme taille.
Slectionnez <MAG_ID> et <MAG_DEP>, puis sous longlet
Organiser>groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le
bouton Taille/Espace, puis sur Au plus troit.
Access ajuste la largeur de <MAG_DEP> sur celle de <MAG_ID>.
Passez en Mode Formulaire pour visualiser le rsultat : sous longlet
Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage.
Essayez dautres options de redimensionnement et de positionnement

pour vous entraner.
Exercez-vous : modifiez lancrage des contrles

En Mode Formulaire, lorsque vous modifiez la taille de la fentre Access, les contrles restent par
dfaut la mme distance du bord suprieur et au bord gauche du formulaire, leur ancrage est
dfini Suprieur gauche. Mais vous pouvez en dcider autrement et vouloir un ancrage par
rapport aux autres bords du formulaire. Vous pouvez aussi vouloir que le contrle soit tir lorsque
vous agrandissez la fentre Access.
Passez en Mode Cration ou Mode Page en utilisant licne situe sur la barre dtat du
formulaire. Slectionnez lensemble des contrles.
Slectionnez le contrle <MAG_VILLE>, et sous longlet Organiser>groupe Position, cliquez sur le

bouton Ancrage, et vrifiez quil est bien positionn Suprieur gauche.
Slectionnez le contrle <MAG_ID> et sous longlet Organiser>groupe Position, cliquez sur

Ancrage, puis sur tirement latral suprieur.
Slectionnez le contrle <MAG_DEP> et sous longlet Organiser>groupe Position, cliquez sur

Ancrage, puis sur tirer latralement et vers la droite.
Passez en Mode Formulaire en utilisant le menu contextuel de longlet du formulaire, et testez

leffet des diffrents ancrages en modifiant la taille de la fentre Access.
Notez que le contrle tiquette <MAG_DEP> ne suit pas le repositionnement du contrle du

champ <MAG_DEP>. Pour cela, il lui faudrait aussi un Ancrage-tirer latralement et vers la droite.
246

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Fermez le formulaire en cliquant sur sa case de fermeture

Cliquez sur [Non].
3CREZ UN FORMULAIRE SIMPLIFI F_CLIENTS_ADRESSE

Vous allez crer un formulaire F_CLIENTS_ADRESSE simplifi, contenant uniquement les
coordonnes de contact du client (adresse complte, tlphone et e-mail). Cette fois-ci vous
travaillerez en Mode Page.
Sous longlet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Formulaire vierge.
Access cr un formulaire vierge en Mode Page, et ouvre le volet Liste des champs.
Si le volet Liste des champs napparat pas, pour lafficher, sous longlet Cration>groupe Outils,
cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants.
Dans le volet Liste des champs, cliquez sur le symbole + devant T_CLIENTS pour faire
apparatre la liste des champs de cette table.
Cliquez et glissez CLI_ID dans la zone de travail . Notez que le formulaire contient un cadre
pointill rouge, dlimitant la zone de travail du formulaire.
Ds que vous relchez le bouton de la

souris, Access positionne le contrle champ
<CLI_ID> et son tiquette en haut gauche
de la zone de travail (un rappel, si vous
faites une erreur, vous pouvez revenir en
arrire en appuyant sur les touches
+Z).
Cliquez et glissez CLI_CIVILITE sous le contrle tiquette <Identifiant
client>. Relchez la pression sur la souris lorsque la position
dinsertion est indique par un trait orange .
Cliquez et glissez le champ CLI_NOM droite du contrle

<CIVILITE> la civilit. Relchez la pression sur la souris lorsque
la position dinsertion apparat droite du contrle
prcdemment insr . Ajoutez, droite encore, le contrle
<CLI_PRENOM> puis le contrle <CLI_NOM>.
Ajoutez au-dessous du contrle <CIVILITE>, le contrle <CLI_ADRESSE>, puis au-dessous

encore, le contrle <CLI_CP> de manire obtenir la disposition suivante :
Notez que les contrles ont t mis dans une disposition, tableau de
cellules, dont les largeurs de colonne correspondent la largeur du plus
grand contrle insr dans la colonne.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
247
Glissez-dplacez le contrle CLI_VILLE droite du code postal .

La cellule devient orange quand vous pointez dessus.
Ajoutez les contrles champ <CLI_TEL> et <CLI_EMAIL> au-dessous :
Supprimez ltiquette <Civilit> en la slectionnant puis en appuyant sur
Cliquez et glissez ltiquette <Nom> dans la cellule devenue vide qui contenait avant
ltiquette <Civilit> .
De la mme manire, supprimez ltiquette <Prnom>, puis faites glisser les contrles zone de
texte <CLI_NOM> et <CLI_PRENOM> vers la gauche.
Vous allez maintenant modifier les largeurs des contrles, de la deuxime colonne de la
disposition, incluant le contrle <CLI_ADRESSE>.
Slectionnez un des contrles de la deuxime colonne. Modifiez la largeur du
contrle slectionn en glissant et dplaant son ct droit. Le curseur prend
la forme dune double flche horizontale . Vous modifiez ainsi la largeur de
toute la colonne.
De manire similaire, largissez la troisime colonne.
Il y a deux colonnes vides droite dans la disposition, vous allez les supprimer.
Cliquez dans une cellule dans la dernire colonne, puis sous longlet Organiser>groupe Lignes et
colonnes, cliquez sur le bouton Slectionner une colonne, puis appuyez sur la touche
. De la
mme manire, supprimez la cinquime (et maintenant dernire) colonne.
Les contrles tiquettes <Ville> et <EMail> sont un peu larges, alors que les contrles zone champ
<CLI_VILLE> et <CLI_EMAIL> sont au contraire un peu troits. Mais vous ne pouvez pas modifier
leur largeur sans modifier celle de <CLI_NOM>, qui elle est correcte.
Slectionnez le contrle tiquette <Ville>. Sous longlet Organiser>groupe Fusionner/Fractionner,
cliquez sur le bouton Fractionner horizontalement.
Cliquez sur la cellule droite du contrle tiquette <Ville>, puis en maintenant la touche
cliquez sur le contrle zone champ <CLI_VILLE>. Sous longlet Organiser>groupe
Fusionner/Fractionner, cliquez sur le bouton Fusionner.
Appliquez les mmes oprations sur les contrles <EMail> et <CLI_EMAIL>.
De manire similaire, fusionnez le contrle zone champ <CLI_ADRESSE> avec les deux cellules
qui sont sa droite.
248

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Pointez le bord infrieur du contrle zone champ <CLI_ADRESSE>, faites glisser cette bordure
pour augmenter la hauteur du contrle.
Fermez le formulaire en lenregistrant sous le nom F_CLIENTS_ADRESSE.
4CREZ UN FORMULAIRE LAIDE DE LASSISTANT

Vous allez crer un autre formulaire, un peu plus complexe, qui vous servira de base de travail.
Dans le volet de navigation, activez le groupe Tables, et slectionnez la table T_CLIENTS.
Sous longlet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Assistant Formulaire.

Vous allez slectionner tous les champs de la table T_CLIENTS, lexception de
<CLI_ABONNEMENT>, <CLI_DATE_ABONNEMENT> et <CLI_DEP>.
Dfinissez la liste des champs
Dans le dialogue qui apparat, ouvrez la liste droulante de la zone <tables/Requtes> et

slectionnez la table T_CLIENTS .
La liste des champs de la table T_CLIENTS apparat.

Cliquez sur la double flche pour
faire passer tous les champs de la
liste <Champs disponibles> vers la
liste <Champs slectionns>.
Slectionnez le champ
CLI_ABONNEMENT dans la zone ,
et cliquez sur la flche pour
enlever CLI_ABONNEMENT de la
liste des champs slectionns.
Rptez cette action pour les

champs CLI_DATE_ABONNEMENT
et CLI_DEP.
Cliquez sur le bouton [Suivant].
Dfinissez le format et le nom
Dans l'tape suivante de l'assistant, dans la liste des dispositions

proposes, activez < Colonne simple>, puis cliquez sur [Suivant].
Saisissez F_CLIENTS comme titre de formulaire. Ce titre sera aussi le

nom du formulaire.
Access affiche le formulaire gnr, un contrle avec son tiquette a t cr pour chaque champ
choisi dans le formulaire (il est possible que la disposition des champs soit lgrement diffrente
sur votre cran ; cela na pas dinfluence sur la suite).

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
249
Modifiez la taille de la fentre en utilisant un des bords ou un des coins du formulaire pour
adapter le formulaire votre taille dcran. Notez que les libells des contrles correspondent
aux lgendes que vous aviez dfinies.
Notez galement que le champ <CLI_PUBLIPOSTAGE>, de type Oui/non a t cr sous forme

de contrle case cocher, et que le champ <CLI_CIVILITE>, que vous aviez dfini comme Liste
droulante a t cr sous forme de contrle Liste droulante.
Fermez le formulaire.
5PERSONNALISEZ LE FORMULAIRE F_CLIENTS EN MODE PAGE

Vous allez maintenant amliorer la prsentation du formulaire.
Dans le volet de navigation, activez le groupe Formulaires.
Cliquez-droit sur F_CLIENTS puis sur Mode Page.
Access affiche le formulaire en Mode

Page. Il sagit dun mode cration dans
lequel les donnes sont visibles mais non

modifiables. Ce mode est orient
prsentation et mise en page .
250

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
En utilisant les mthodes vues prcdemment (association de contrles, dplacement et

redimensionnement), modifiez le formulaire pour quil ressemble la figure ci-dessous.
De nombreuses modifications peuvent tre ralises de manire simple en Mode Page, mais vous
n'avez pas accs dans ce mode toutes les modifications possibles dans le Mode Cration.
Notez les boutons de navigation (en bas gauche) qui vous permettent de naviguer dans les
enregistrements. Ceci est pratique pour voir si la taille dun contrle est adapte son contenu.
Par la suite (et sauf indication contraire), vous pourrez vous positionner indiffremment en Mode
Page ou en Mode Cration pour modifier le formulaire.
6PLUS DE PERSONNALISATION
Modifiez le contenu dune tiquette
Cliquez sur le contrle tiquette <Code Postal> pour le slectionner. Cliquez nouveau sur le
contrle (attention : il ne faut pas double-cliquer. Si cela se produit, un dialogue nomm
Proprits apparat. Fermez-le simplement).
Vous tes maintenant en Mode dition du contrle.

Effacez le texte Code Postal et tapez CP, Ville. Cliquez hors du contrle tiquette pour
terminer la saisie.
De mme, modifiez le contenu de <Civilit> pour le remplacer par <Nom, Prnom>.
Passez en Mode Formulaire pour contrler le rsultat.
Modifiez len-tte de formulaire

Vous allez modifier le titre dans len-tte du formulaire, y rajouter une tiquette et un logo.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
251

Modifiez le contrle tiquette qui sert de titre
Passez en Mode Cration ou en Mode Page.
Cliquez deux fois de suite (attention il faut cliquer lentement, ce nest pas un double clic) dans
le contenu F_CLIENTS du contrle tiquette qui se trouve dans lentte du formulaire.
Access positionne le point dinsertion de texte dans le texte de ltiquette.
En utilisant le clavier, changez F_CLIENTS en Formulaire Client.
Cliquez hors du contrle tiquette pour terminer la saisie.
Cliquez dans le contrle tiquette pour le slectionner.
Access slectionne le contrle et fait apparatre 8 poignes de redimensionnement (pour rappel,

si vous tes en Mode Page, les poignes sont prsentes mais napparaissent pas).
Faites glisser une poigne du bord droit pour redimensionner le contrle afin que le titre tienne
sur une seule ligne. Faites glisser un poigne du bord infrieur pour diminuer la hauteur.
Dplacez le contrle pour quil soit centr horizontalement dans le formulaire.
Ajoutez un contrle tiquette
Si ncessaire, passez en Mode Cration.
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton tiquette . Son

nom apparat quand vous passez (sans cliquer) le pointeur dessus.
Cliquez dans le formulaire, droite dans la section den-tte.
Access cre un contrle tiquette vide.

Tapez Access 2010 suivi de
, puis positionnez le contrle tiquette droite de len-tte.
Ajoutez un contrle pour un logo
En Mode Cration, sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le

bouton Image, puis cliquez sur Parcourir.
Dans le dialogue, Insrer une image . Slectionnez le fichier contenant le

logo insrer, C:\Exercices Access 2010\logo.png. Cliquez sur [OK].
Cliquez dans len-tte du formulaire du ct gauche. Access insre le logo.
Modifiez la taille du logo et la hauteur de len-tte.
Modifiez lordre de tabulation des contrles
En Mode Formulaire, utilisez la touche de tabulation

pour passer dun champ lautre.
Notez que lordre nest pas toujours celui auquel on sattendait : on passe de <CLI_NB_DVD>
<CLI_DATE_CREATION>, par exemple.
Pour appliquer lordre automatique
Passez en Mode Cration (on ne peut pas modifier lordre de tabulation en Mode Page), sous
longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Ordre de tabulation.
Access affiche la liste des champs ordonner.

Vrifiez que la section Dtail est slectionne.
Dans le dialogue Ordre de tabulation, cliquez sur [Ordre automatique]. Les champs sont
ordonns de haut en bas et de droite gauche. Si cela ne vous semble pas tre le cas
(<CLI_VILLE> avant <CLI_CP>, par exemple), cest que lun des champs est plus haut que
lautre (dans cet exemple, <CLI_VILLE> est plus haut que <CLI_CP>).
Utilisez les options dalignement vues prcdemment (sous longlet Organiser>groupe

Redimensionnement et classement, le bouton Aligner, et les diffrentes options) pour aligner les
diffrents contrles.
252

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Repassez en Mode Formulaire (dans le volet de navigation, cliquez droit sur F_CLIENTS puis
cliquez sur Mode Formulaire).
Utilisez la touche de tabulation
pour vrifier le rsultat.
Pour dfinir lordre manuellement
Dans le volet de navigation, cliquez droit sur

F_CLIENTS puis Mode Cration. Sous longlet
Cration>groupe Outils cliquez sur le bouton
Ordre de tabulation.
Cliquez sur la case grise qui prcde

<CLI_CP>. Cliquez nouveau sur la case
grise qui prcde <CLI_CP> et glissez la ligne
slectionne entre <CLI_ADRESSE> et
<CLI_NB_DVD>. Terminez en relchant le
bouton de la souris.
Cliquez sur [OK] pour fermer la fentre Ordre

de tabulation.

F_CLIENTS puis cliquez sur Ouvrir.
Utilisez la touche de tabulation

vrifier le rsultat.
De manire similaire, modifiez lordre des

autres contrles pour que cet ordre soit naturel.
pour
Ajoutez un champ par la liste des champs
En Mode Cration, dcalez dun centimtre (voire un peu

plus) vers le bas le champ <CLI_REMARQUES> et son
tiquette. cet endroit vous allez ajouter deux champs.
Dans le Ruban, sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez

sur le bouton Ajouter des champs existants.
Cliquez sur CLI_ABONNEMENT dans la liste et glissez-le

lendroit o vous voulez le positionner sur le formulaire, sous
le champ CLI_CHIFFRE_AFFAIRES.
Notez quAccess cre un contrle liste droulante, car cest ainsi

que ce champ est dfini dans la table.
Fermez la fentre de la liste des champs.
Modifiez la position du contrle tiquette et/ou du contrle

<CLI_ABONNEMENT> en les dplaant avec la poigne qui se
trouve en haut gauche.
Ajoutez un champ par loutil Zone de texte
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de texte.
Cliquez sur le formulaire sous le contrle <CLI_ABONNEMENT>.
Access cre un contrle zone de texte vide

indpendant, ainsi que son tiquette (dans la figure
texte 47, pour vous le numro sera diffrent).
F_CLIENTS puis sur Ouvrir pour passer en Mode Formulaire.
Dans la zone de texte que vous venez de crer, tapez Toto (ou nimporte quoi dautre).

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
253
Cliquez plusieurs fois sur la flche dans la barre de navigation, situe en bas
gauche du formulaire, pour afficher les enregistrements suivants.
Vous constatez que les valeurs des contrles changent, mais que Toto reste toujours l. Sa valeur
nest lie aucun champ de la table. En fait, il est indpendant de la table.
Un contrle indpendant nest gnralement utilis que par des macros ou des programmes Visual
Basic.
Dans le volet de navigation, cliquez droit sur F_CLIENTS puis Mode cration.
Dfinissez la source de donnes dun contrle
vous allez dfinir la source du contrle indpendant, pour quil
affiche la date dabonnement du client.
En Mode Cration, slectionnez le contrle indpendant (celui
qui contenait Toto).
Sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton

Feuille des proprits. Dans la Feuille de proprits, slectionnez
longlet Donnes .
Cliquez sur la proprit <Source contrle> . Droulez la liste

en cliquant sur la flche droite du champ , et slectionnez
CLI_DATE_ABONNEMENT vers le bas de la liste.
Le contrle est maintenant un contrle dpendant du champ

<CLI_DATE_ABONNEMENT>.
Cliquez sur le contrle tiquette, ici Texte47 , gauche du

contrle zone de texte <CLI_DATE_ABONNEMENT>.
Vrifiez que la Feuille des proprits affiche tiquette comme

<Type de slection> et que la liste droulante contient le
nom Etiquette48 (le numro peut tre diffrent).
Dans la Feuille de proprits, slectionnez longlet Format .
Cliquez sur <Lgende> , puis tapez Date dabonnement

dans la zone correspondante.
Modifiez la largeur et la position du contrle tiquette pour en voir tout le contenu.
Admirez votre travail.
Modifiez le format
Le chiffre daffaires est en euros. titre dexercice, vous allez supprimer ce symbole Euro.
Repassez en Mode Cration.
Slectionnez le contrle <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>.
Vrifiez que sous le titre Feuille de proprits le <Type de

slection> est Zone de texte et le nom dans la zone au-dessous
est CLI_CHIFFRE_AFFAIRES.
Slectionnez longlet Format de la Feuille de proprits.
Cliquez sur la proprit <Format> et slectionnez Fixe.
Cliquez sur la proprit <Aligner le texte> et slectionnez Droite.
254

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Ajoutez une zone de texte calcule
La valeur du chiffre daffaires est exprime en TTC. Vous allez ajouter un contrle qui affichera le
montant hors-taxe.
Toujours en Mode Cration, dplacez de 1 centimtre vers le bas les contrles
<CLI_ABONNEMENT>, <CLI_DATE_ABONNEMENT>, <CLI_REMARQUES> et leurs tiquettes.
Dans le ruban, sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de texte.
Cliquez sur le formulaire en dessous du contrle

<CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>.
Access cre un contrle zone de texte vide

indpendant.
Si vous avez ferm la Feuille de proprits, ouvrez-la
(sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le
bouton Feuille des proprits).
Dans la Feuille de proprits, slectionnez longlet

Donnes.
Dans la proprit <Source de contrle>, tapez la

formule : =[CLI_CHIFFRE_AFFAIRES]/1,196.
Slectionnez longlet Format.
Dans la proprit <Format>, cliquez sur la flche

droite et slectionnez Fixe.
Dans la proprit <Dcimale>, saisissez 2.
Changez en CA HT le contenu du contrle tiquette associ

ce contrle calcul en utilisant une des mthodes utilises
prcdemment.
Dplacez les contrles et ajustez leur taille.
Passez en Mode Formulaire et vrifiez le rsultat.
Si le contrle contient #Nom ou #Erreur, il y a une erreur dans la formule. Dans ce cas, revenez
en Mode Cration et vrifiez-la.
Une erreur se produit galement si, dans un contrle, vous saisissez une formule contenant le nom
du contrle lui-mme (par exemple, si vous saisissez la formule prcdente dans le contrle
<CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>).
Ajoutez une autre zone de texte calcule
Vous allez maintenant crer un contrle qui signalera si labonnement est prim, autrement dit si
la prise de labonnement date de plus dun an.
Vous allez donc comparer la valeur de <CLI_DATE_ABONNEMENT> + 365 avec la date du jour,
donne par la fonction Date(). Le test sera effectu par la fonction VraiFaux.
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de texte.
Cliquez sur le formulaire gauche du contrle <CLI_DATE_ABONNEMENT>.
Access cre un contrle zone de texte vide indpendant, ainsi que son tiquette.
Slectionnez le contrle tiquette qui se trouve gauche, et appuyez sur
.
Slectionnez le contrle zone de texte que vous venez de crer.
Si vous avez ferm la Feuille de proprits, ouvrez-la (sous longlet Cration>groupe Outils,
cliquez sur le bouton Feuille des proprits).

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
255
Dans la Feuille de proprits, slectionnez longlet Donnes.
Cliquez sur <Source de contrle>.
Ouvrez le zoom en appuyant sur
Tapez la formule suivante :

=VraiFaux([CLI_DATE_ABONNEMENT]+365<Date();"prim";"")
Note : La formule VraiFaux() est lquivalent du SI() en Excel, et sutilise de faon similaire.
Cliquez sur [OK] pour fermer le zoom.
Passez en Mode Formulaire pour vrifier le rsultat.
Vrifiez la formule en saisissant une date dabonnement prime ou non.
Modifiez lordre de tabulation pour quil soit naturel (en Mode cration, sous longlet
Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Ordre de tabulation). Nhsitez pas repasser en
Mode formulaire pour faire des essais.
Notez au passage que CA HT est slectionnable avec la touche de

tabulation, ce qui nest pas ncessaire. Affichez si besoin la Feuille
des proprits. Sous longlet Autres, mettez la proprit
<Arrt tabulation> Non.
Procdez de mme pour le contrle <prim>.
Cliquez sur le bouton [Enregistrer] (de la barre daccs rapide) pour enregistrer les
modifications de structure du formulaire.
256

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

7EMBELLISSEZ LE FORMULAIRE F_CLIENTS
Maintenant que votre formulaire est complet, vous allez le rendre plus esthtique et plus convivial.
Appliquez une mise en forme automatique
Ouvrez le formulaire en Mode Page.
Sur le Ruban, sous longlet Cration>groupe Thmes,

cliquez sur le bouton Thmes .
Access ouvre la galerie des thmes.

Pointez sans cliquer sur une vignette de thme (par
exemple Angle ). Notez que votre formulaire prend
lapparence dfinie par le thme.
Cliquez sur la vignette du thme Angles.
Access applique le thme choisi au formulaire, tous les

lments du formulaire, sauf ceux qui sont mis en forme individuellement.
Vous pouvez dissocier le choix des couleurs et le choix des polices. Ici, vous allez choisir les
couleurs du thme Angles et la police du thme Mdian.
Sur le Ruban, sous longlet Cration>groupe Thmes, cliquez sur le bouton Polices .
Dans la liste qui saffiche, choisissez le thme Mdian.
Nhsitez pas essayer diffrents thmes.

Mettez en forme des contrles
Vous allez modifier individuellement (et non globalement comme au
paragraphe ci-dessus) certaines proprits daffichage dun contrle.
Slectionnez ltiquette qui contient Formulaire Client dans
len-tte du formulaire.
Si vous avez ferm la Feuille de proprits, ouvrez-la (sous longlet

Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille des proprits).
Notez que la proprit <style fond> est Transparent.
Slectionnez la proprit <Couleur fond>, puis cliquez sur le bouton

droite de la ligne. Access affiche une palette de couleurs.
Slectionnez la couleur bleu fonc .
Access ferme la palette de couleurs.

Notez que la proprit <style fond> est maintenant
Standard.
Dans la proprit <Taille de police>, remplacez 20 par 32.
Dans la proprit <paisseur police>, slectionnez Trs gras.
Dans la proprit <Couleur police>, slectionnez Arrire-plan

2, Plus sombre 10%.
Sans fermer la Feuille de proprits, agrandissez le contrle
pour voir le texte en entier.

En utilisant les mthodes ci-dessus, modifiez le formulaire pour obtenir le rsultat suivant :
- Nous voulons les textes de la civilit, du nom et du prnom en bleu et en gras.
- Nous voulons que le fond de la section Dtail soit de mme couleur que celui de la section Entte. Vous pouvez copier la couleur de fond de la proprit <Couleur fond> de la section Entte pour la coller dans la proprit <Couleur fond> de la section Dtail.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
257
Modifiez lancrage des contrles <CLI_MAGASINS> et <CLI_REMARQUES> pour quils stirent

vers le bas quand on change la taille du formulaire (en Mode Cration, sous longlet
Organiser>groupe Position, cliquez sur le bouton Ancrage, puis sur tirer vers le bas).
Passez en Mode Formulaire pour vrifier le rsultat.
Interdisez laccs un contrle

Le contrle affichant le prix hors-taxe ne peut pas tre modifi, car il est le rsultat dune formule.
Vous allez interdire son accs.
En Mode cration ou Mode page, slectionnez le contrle calculant le prix hors-taxe.
Dans la Feuille de proprits, slectionnez longlet Donnes.
Dans la proprit <Activ>, remplacez la valeur Oui par Non.
Dans la proprit <Verrouill>, remplacez la valeur Non par Oui.
Visualisez le rsultat en passant en Mode Formulaire.
Le problme est quun utilisateur ne voit pas de diffrence entre ce champ (inaccessible) et les
autres champs (accessibles).
Revenez en Mode Cration ou Mode Page.
Dans la Feuille de proprits, slectionnez longlet Format.
Mettez sa proprit <Style fond> Transparent.
Visualisez le rsultat en passant en Mode Formulaire.
De manire similaire, interdisez laccs au contrle indiquant lidentifiant client, ainsi que celui
indiquant si labonnement est prim ou non.
Appliquez une mise en forme conditionnelle

Il peut tre utile de modifier le format daffichage de certains contrles en fonction de leur valeur.
Vous allez afficher en rouge le contenu de <CLI_DATE_ABONNEMENT> lorsquon se rapproche de
la date de fin dabonnement.
Passez en Mode Cration ou Mode Page.
Cliquez sur le contrle <CLI_DATE_ABONNEMENT>.
258

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Sous longlet Format>groupe Contrler la mise en forme, cliquez sur le bouton Mise en forme
conditionnelle.
Access affiche le Gestionnaire de rgles de mise en forme conditionnelle.
Vrifiez que le champ slectionn est bien <CLI_DATE_ABONNEMENT> .
Cliquez sur [Nouvelle rgle]
Vrifiez que vous avez bien un critre de comparaison Entre .
Comme critres, saisissez les valeurs de comparaison Date()-335 en et Date()-355 en ,

ce qui correspond respectivement un mois avant la date de premption et dix jours avant la
date de premption.
Cliquez sur la flche associe au bouton de choix de la couleur du texte , puis sur la couleur
rouge.
Cliquez sur [OK].
Access revient sur le Gestionnaire de mise en forme conditionnelle.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
259
Cliquez sur [Nouvelle rgle].
Slectionnez le critre Infrieur .
Saisissez la valeur de comparaison Date()-355.
Prcisez que le texte de ce champ doit tre en rouge, soulign et gras.
Cliquez sur [OK].
Repassez en Mode Formulaire.
Saisissez diffrentes valeurs pour <CLI_DATE_ABONNEMENT> pour vrifier les effets de la mise
en forme conditionnelle.
Fermez le formulaire en enregistrant les modifications.
8UTILISEZ LE FORMULAIRE F_CLIENTS

De nombreuses manipulations avec un formulaire sont identiques celles d'une feuille de donnes.
On retrouve les mmes principes dans les deux cas. Vous ne verrez ici que les dplacements, la
recherche et le tri ascendant. Vous pouvez vous reporter au cas 2 (les feuilles des donnes) pour
les autres manipulations.
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur F_CLIENTS. Access affiche le formulaire.
Faites dfiler les enregistrements

Utilisez les boutons de dplacement qui se trouvent en bas gauche
du formulaire pour naviguer dans les enregistrements ou crer un
nouvel enregistrement.
260

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Triez les enregistrements
Vous allez faire apparatre les informations du formulaire
dans lordre des noms des clients.
Cliquez dans le contrle <CLI_NOM>.
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Croissant.
Parcourez les enregistrements pour vrifier que le tri a bien t effectu.
Fermez le formulaire, puis rouvrez-le. Le tri a t conserv.
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Supprimer un tri.
Recherchez un enregistrement
Vous allez rechercher la fiche du client Yves Martin.
En utilisant un bouton de navigation, affichez le premier enregistrement et placez le curseur
dans le contrle <CLI_NOM> (en principe, <CLI_NOM> doit contenir RAIMUS).
Sous longlet Accueil>groupe Rechercher, cliquez sur le bouton Rechercher ou
+F.
Saisissez martin , puis cliquez sur [Suivant].
Lenregistrement affich nest pas le bon : cliquez sur [Suivant] jusqu trouver le bon.
Lenregistrement recherch est maintenant lcran.
Cliquez sur [Annuler] pour refermer le dialogue de recherche.
Filtrez des enregistrements par slection
Vous allez rechercher tous les clients dont le nom est Martin et qui nhabitent pas Paris.
Si vous avez fait la manipulation prcdente, vous tes sur la fiche dYves Martin.
Slection puis choisissez loption gal Martin .
Access effectue le filtre. Dans la barre dtat du formulaire, vous

pouvez lire le nombre denregistrements trouvs ainsi quun rappel
indiquant que les enregistrements sont filtrs.
laide des flches de navigation, trouvez le Martin habitant

Paris.
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Slection puis choisissez loption
Diffrent de Paris .
Access effectue le filtre. Vous pouvez remarquer quil y a 3 enregistrements qui rpondent nos
critres, et naviguer parmi ces enregistrements.
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Activer/dsactiver le filtre.
Filtrez des enregistrements par formulaire
Vous allez rechercher les habitants de Puteaux ayant lou plus de 50 DVD.
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options avances puis sur Filtrer
par formulaire.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
261

Access affiche le formulaire de recherche. Ce formulaire contient les critres que vous avez
slectionns prcdemment.
Ces critres ntant plus ncessaires, vous allez les effacer.

Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options avances puis sur Effacer
la grille.
Saisissez puteaux dans la ville, et >50 dans le nombre de DVD.
Access affiche les 5 enregistrements correspondant aux critres.
Access dsactive le filtre et affiche tous les enregistrements.
Fermez le formulaire, puis rouvrez-le.

Tous les enregistrements sont affichs, le filtre nest pas actif.
Access affiche les enregistrements correspondant vos derniers critres.
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options avances, puis sur Effacer
tous les filtres.
Tous les filtres sont maintenant dfinitivement effacs (et pas seulement dsactivs).
9FERMEZ LA BASE DE DONNES ET QUITTEZ ACCESS
262

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 8 : CRER DES TATS ET DES TIQUETTES

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
263

Fonctions utilises
Cration dtat
Modifier un tat
tat tabulaire
tiquettes
25 mn
tat avec sous-totaux
Un tat est un document imprim qui liste la totalit ou une partie du contenu dune table ou
dune requte. Les donnes peuvent tre regroupes par catgorie et il est possible deffectuer
divers calculs tels que sous-totaux ou pourcentages.
En fait, un tat est une sorte de formulaire destin uniquement limpression. La manipulation des
contrles dans un tat est donc similaire en tous points celle dun formulaire. Les indications du
chapitre prcdent pourront donc tre utilises avec profit.
Copiez le fichier Client_08.accdb situ dans le dossier C:\Exercices Access 2010
sous un autre nom XClient_08.accdb. Cette base de donnes est la rplique de celle qui
rsulte de la ralisation du cas prcdent.
1CREZ UN TAT DES MAGASINS

Vous allez crer un tat qui permet dimprimer la liste de vos magasins.
Dans le volet de navigation, activez le groupe Tables, et slectionnez la table T_MAGASINS.
Sous longlet Crer>groupe tats, cliquez sur le bouton tat.
Access gnre un nouvel tat, bas sur la table T_MAGASINS, et laffiche en Mode Page.
Ce mode, comme le Mode Page des formulaires, est principalement destin la mise en page.
Vous allez maintenant modifier le titre de ltat.

Cliquez deux fois dans le contrle tiquette gnr automatiquement qui contient le libell
T_MAGASINS et modifiez le texte en Liste des magasins.
Cliquez en dehors du contrle pour terminer la saisie.
264

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Sous longlet Cration>groupe Affichages, cliquez sur la flche du bouton

Affichage puis slectionnez Mode Cration, ou cliquez sur Mode cration en
bas droite de la fentre Access.
Access affiche ltat en Mode Cration. Vous retrouvez tous les contrles et leurs manipulations,
tels quils ont t vus dans le chapitre sur les formulaires.
Slectionnez le contrle zone de texte contenant la formule =Temps() en haut droite.
Supprimez-le en appuyant sur la touche

.
Notez que vous auriez pu raliser cette suppression en Mode Page.
Sauvegardez ltat en appuyant sur

denregistrement .
+S ou en cliquant sur loutil
Access vous demande un nom de fichier.

Saisissez E_MAGASINS, cliquez sur [Ok].
Sous longlet Cration>groupe Affichage, cliquez sur la flche

du bouton Affichage puis slectionnez Mode tat, ou cliquez
sur licne Mode tat en bas droite de la fentre.
Certaines options de filtrage et de recherche sont disponibles en Mode tat, nous allons le voir.
Si vous crez un filtre avant denregistrer ltat pour la premire fois, ce filtre sera enregistr
diffremment. Il sera plus difficile modifier ou supprimer par la suite. Il est donc fortement
conseill de filtrer seulement aprs avoir enregistr ltat pour la premire fois, moins que vous
ne vouliez crer un filtre qui s'applique en permanence.
Cliquez sur un dpartement 75 dans la colonne <MAG_DEP>. Puis, sous longlet Accueil>
groupe Trier et Filtrer, cliquez sur le bouton Slection et choisissez gal 75 . Ou cliquez droit
sur un numro de dpartement dans la colonne <MAG_DEP> puis sur gal 75 .
Access affiche les trois enregistrements correspondant aux magasins parisiens.

Notez que vous auriez galement pu raliser ce filtre en Mode Page.
Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur la flche du bouton Affichage et choisissez
loption Aperu avant impression.
Access affiche ltat tel quil sera imprim, et propose un ruban propre laperu avant impression.
Si vous cliquez sur loutil Imprimer de la barre doutils, limpression dmarre immdiatement.
Sous longlet Aperu avant impression>groupe Fermer laperu, cliquez sur le bouton Fermer laperu
avant impression.
Fermez ltat en appuyant sur
ou en cliquant sur la case de fermeture de ltat
Access ne vous demande pas si vous dsirez enregistrer les modifications, car le filtre que vous
avez utilis ne fait pas partie constitutive de ltat.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
265

2CREZ UN TAT AVEC LASSISTANT
Vous allez crer un tat simple bas sur la table T_CLIENTS.
Sous longlet Crer>groupe tats, cliquez sur le bouton Assistant tat.
Access affiche lassistant.
Dans la zone <Tables/Requtes>, slectionnez T_CLIENTS .
Choisissez le champ CLI_NOM dans la liste des champs disponibles .
Cliquez sur le bouton flche vers la droite .
Access ajoute CLI_NOM dans la liste des champs slectionns .

Procdez de mme avec les noms des champs CLI_PRENOM, CLI_CP, CLI_VILLE,
CLI_DERNIER_PASSAGE et CLI_CHIFFRE_AFFAIRES.
Si vous voulez retirer un champ de la liste , slectionnez-le et cliquez sur le bouton flche vers
la gauche .
Une fois les champs slectionns, cliquez sur [Suivant].
Access propose dajouter un niveau de regroupement.

Ne le faites pas maintenant, cliquez sur [Suivant].
Access propose un tri.
Slectionnez, dans la zone liste droulante , le champ qui va servir de premier critre de tri
CLI_DERNIER_PASSAGE.
Cliquez sur le bouton Croissant pour basculer en tri dcroissant.
266

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Access vous propose plusieurs prsentations.

Slectionnez une disposition < Tabulaire> et une orientation
< Portrait>.
Vrifiez que la case < Ajuster la taille des champs afin quils
tiennent tous sur une page >est coche.
Tapez un titre pour ltat : E_CLIENTS_PAR_PASSAGE_ET_CA. Ce titre sera le nom de ltat

enregistr.
Ltat est gnr puis affich en Mode Aperu avant impression :
Vous pouvez visualiser le reste de la page en utilisant les curseurs de dfilement et visualiser
les autres pages en utilisant les boutons de navigation .
Notez que, comme vous avez demand un tri sur la date de dernier passage, la colonne
correspondante a t mise en premire position.
Fermez lAperu avant impression (sous longlet Aperu avant impression>groupe Fermer laperu,
cliquez sur le bouton Fermer laperu avant impression).
Access affiche ltat en Mode Cration.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
267

3MODIFIEZ LTAT ET AJOUTEZ UN REGROUPEMENT PAR MOIS
Modifiez le contenu du contrle tiquette <Code postal> par CP.
Diminuez la taille du contrle <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> une largeur de 3 cm, diminuez

aussi la largeur du contrle tiquette qui se trouve au-dessus .
Dcalez lensemble des contrles ( lexception de <CLI_DERNIER_PASSAGE> et de ltiquette

qui se trouve au-dessus) de quelques millimtres vers la droite : cliquez au-dessus de ltiquette
<Nom> et glissez le pointeur jusquen dessous du contrle <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> ,
puis dcalez lensemble en utilisant la touche flche vers la droite du clavier.
Augmentez la largeur du contrle tiquette <Date dernier passage>, puis modifiez son contenu
pour le transformer en Dernier passage.
Dans le pied de page, dcalez le numro de page vers la gauche.
Passez en Mode page pour vrifier les diffrentes largeurs.
Vous allez maintenant ajouter un regroupement pour avoir le total des chiffres daffaires.
Sous longlet Cration>groupe Regroupement et totaux, cliquez sur le bouton Regrouper et trier.
Access ouvre un volet Regrouper, trier et total en bas de la fentre.
Comme vous aviez tri par date de dernier passage dans lassistant, ce tri apparait dj dans la
nouvelle fentre.
Cliquez sur le bouton Plus dans le volet qui est ouvert.
Cliquez sur la flche droite de Par valeur entire.
Dans la fentre qui apparat, slectionnez <Par mois>.
Cliquez en dehors de la fentre pour la fermer.
Cliquez sur la flche droite de Sans totaux.
Dans la zone <Total sur> qui apparat, slectionnez

CLI_CHIFFRE_AFFAIRES .
Vrifiez que le type dopration est Somme .
Vrifiez que < Afficher le total gnral> est coch, et

cochez < Afficher le sous-total dans len-tte de groupe> .
Cliquez en dehors de la fentre pour la fermer.
Il est possible quau cours de vos manipulations, la fentre se referme. Il suffit de la rouvrir et de
slectionner sur CLI_CHIFFRE_AFFAIRES pour la retrouver.
Cliquez sur le le lien qui suit <avec titre> Date dernier passage.
Dans la fentre de zoom qui apparat, saisissez

Total des CA pour le mois de. Cliquez sur [OK].
La barre des regroupements et

tris doit contenir les
informations ci-contre.
268

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Le rsultat ressemble ceci :
Modifiez la largeur de la zone de texte du mois pour que

ltiquette <Total des CA pour le mois de> soit
entirement visible.
Passez en Mode Aperu avant impression.
Sous longlet Aperu avant impression>groupe Zoom, cliquez sur le bouton Deux pages.
Parcourez les diffrentes pages de ltat pour en avoir une vue globale avec les totaux.
Le libell du total des CA peut prter confusion. Remplacez-le par

Total des CA pour les clients dont le dernier passage est au mois de.
Fermez ltat en enregistrant les modifications.
4CREZ UN TAT AVEC REGROUPEMENT GRCE LASSISTANT

Vous allez crer un tat avec regroupement sur la table T_CLIENTS, pour connatre le nombre de
DVD lous par ville et par dpartement. Pour compliquer un peu les choses (et voir des aspects
diffrents), vous allez utiliser le champ <CLI_CP> plutt que <CLI_DEP>.
Sous longlet Crer>groupe tats, cliquez sur le bouton Assistant tat.
Access lance lAssistant tat.
Slectionnez la table T_CLIENTS dans la liste droulante.
Dans la liste des champs , utilisez la flche pour slectionner les champs CLI_NOM,
CLI_PRENOM, CLI_CP, CLI_VILLE et CLI_NB_DVD .

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
269
Grce la flche , ajoutez des regroupements pour CLI_CP dabord et CLI_VILLE ensuite.
Cliquez sur le bouton [Options de regroupement]
Pour le champ de regroupement CLI_CP, choisissez 2 lettres initiales.
Cliquez sur [OK] pour fermer la fentre Intervalles de regroupement.
Access propose les ordres de tri.

Choisissez un ordre croissant sur CLI_NB_DVD.
Cliquez sur le bouton [Option de synthse].
Cochez les options < Somme > pour CLI_NB_DVD.

Laissez les autres options par dfaut.
Cliquez sur [OK] pour fermer la fentre Options de synthse.
Access vous propose une disposition.

Vrifiez que < chelonn> et < Portrait> sont bien
slectionns. Vrifiez galement que < Ajuster la taille des
champs afin quils tiennent tous sur une page> est coch.
270

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Donnez comme titre votre tat E_CLIENTS_NB_DVD.
Access affiche ltat en Mode Aperu avant impression.

Le premier dpartement tant le 75, laperu nest pas trs intressant regarder.
Allez la dernire page de laperu en cliquant sur la flche dans la
barre de navigation.
Il est visible que les enregistrements sont regroups par ville , et quon a bien un total par
ville et par dpartement .
Passez en Mode Cration pour apporter des modifications ltat. Cliquez droit sur longlet du
formulaire puis cliquez sur Mode Cration.
On retrouve les En-tte de groupe et les Pied de groupe pour chacun des deux regroupements,
CLI_CP et CLI_VILLE .

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
271

Modifiez le contenu des en-ttes et des pieds de groupe
Vous remarquerez que ltat contient de nombreuses formules utilisant la concatnation (avec le
caractre &), cest dire lajout de texte la suite dun autre texte.
Par exemple, ce concatn avec la donnera cela.
Par exemple, si CLI_VILLE contient Paris, alors :
Bonjour Paris
="Bonjour " & [CLI_VILLE] donnera :
La formule du pied de groupe CLI_CP est complique :
="Synthse pour " & "'CLI_CP' = " & " " & [CLI_CP] &
" (" & Compte(*) & " " & VraiFaux(Compte(*)=1;"enregistrement
dtail";"enregistrements dtail") & ")"
On peut envisager de remplacer cette expression par une expression plus simple et plus juste :
="Total pour le dpartement numro " & Gauche([CLI_CP];2)
De mme, la formule du pied de groupe CLI_VILLE peut tre remplace par :
="Total pour le(s) " & Compte(*) & " client(s) de "& [CLI_VILLE]
Enregistrez les modifications dans ltat.
Modifiez les formules apparaissant dans les sections de Pied de CLI_VILLE et Pied de CLI_CP,
en prenant les formules proposes ci-dessus. Pour cela, cliquez deux fois pas trop rapidement
dans le contrle zone de texte et saisissez la formule.
Vrifiez la validit de la formule en Aperu avant impression sur la dernire page, sans
enregistrer les modifications. Vrifiez que les formules affichent bien le rsultat dsir.
Une fois les modifications vrifies, enregistrez ltat. Sinon, essayez de corriger la formule. Au
pire, fermez sans enregistrer les modifications et recommencez.
Modifiez les tiquettes

Cette partie concernant principalement la prsentation, vous pouvez passer en Mode Page.
En utilisant les mthodes vues prcdemment, modifiez le contenu des tiquettes des titres de
colonne ainsi que ltiquette de titre pour que ltat ressemble ceci :
272

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Insrez un saut de page
Actuellement, les totaux par dpartement sont fondus au milieu des donnes.
Vous allez insrer un saut de page aprs la fin du groupe CLI_CP, pour que chaque dpartement
commence sur une nouvelle page.
Passez en Mode page (vous pourriez faire la mme chose en Mode cration).
Slectionnez len-tte de groupe en cliquant juste

ct du champ <CLI_CP> (pas dans le champ).
Toute la ligne doit tre slectionne.
Affichez la Feuille de proprits si besoin (sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le
bouton Feuille des proprits).
Dans la proprit <Saut de page> choisissez Avant section.
Affichez ltat en Aperu avant impression. Pour cela, par

exemple, cliquez droit sur longlet du formulaire puis cliquez sur Aperu avant impression.
Les sections dpartements de ltat commencent systmatiquement en haut dune page.

Fermez ltat en enregistrant les modifications.
Modifiez le thme de ltat
Rouvrez ltat. Puis, passez en Mode Cration ou en Mode Page, en cliquant sur une icne situe
sur la barre dtat de la fentre Access. Fermez la Feuille de proprits si elle est ouverte.
Sous longlet Cration>groupe Thmes, cliquez sur le bouton Thmes.
Access affiche la galerie des thmes disponibles.
Notez que, quand vous pointez un thme sans cliquer, ltat est temporairement modifi
suivant le thme, pour vous donner une ide de leffet final. Cest un aperu instantan.
Choisissez un thme qui vous convient et cliquez dessus.
Notez quil est inutile de passer beaucoup de temps sur le choix des couleurs si ltat est destin
tre imprim en noir et blanc.
Vous pouvez modifier indpendamment les couleurs et les polices du thme actif en utilisant les
galeries proposes sous longlet Cration>groupe Thmes, via les boutons Couleur et Police.
Notez cependant quavec ces deux boutons, il ny a pas daperu instantan disponible.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
273

5UTILISEZ LASSISTANT TIQUETTES
Lassistant tiquettes permet de crer des planches dtiquettes partir des donnes contenues
dans une table ou une requte. Vous allez lutiliser pour imprimer sur des tiquettes les adresses
de vos clients ayant demand un publipostage.
En vous rfrant ventuellement au cas 6 (requtes slection), crez une requte qui affiche les
coordonnes (civilit, nom, prnom, adresse, code postal et ville) des clients ayant demand un
publipostage.
Enregistrez cette requte sous le nom R_CLIENTS_PUBLIPOSTAGE.
Passez en Mode Feuille de donnes pour visualiser et contrler les donnes.
Fermez la requte.
Assurez-vous que la requte est bien slectionne dans le volet de

navigation. Puis, sous longlet Crer>groupe tats, cliquez sur le
bouton tiquettes.
Access affiche lassistant tiquette.
Slectionnez le fabriquant , le type dtiquette puis choisissez la taille dans la liste . Vous
pouvez galement dfinir un format dtiquette personnalis . Dans ce cas, Access vous
demandera de prciser toutes les dimensions de ltiquette.
Access vous demande de prciser la police et la couleur du texte.

274

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Access vous demande de construire votre tiquette.
Notez que les champs proposs sont ceux de la requte slectionne.
Cliquez sur CLI_CIVILITE puis cliquez sur la flche pour faire passer le champ dans
ltiquette prototype .
Tapez
pour insrer un espace afin que la civilit et le nom de soient pas accols.
Comme prcdemment, ajoutez le champ CLI_NOM, un espace, puis CLI_PRENOM.
Changez de ligne avec
Ajoutez CLI_ADRESSE, passez la ligne puis ajoutez CLI_CP , un espace, puis CLI_VILLE .
Si vous avez ajout un champ en trop, vous pouvez leffacer en cliquant dessus dans ltiquette
prototype et en utilisant la touche de suppression
.
Access vous propose de trier les enregistrements.
Pour faciliter le tri postal, vous allez trier par code postal et par ville.
En utilisant la flche , dplacez les champs CLI_CP puis CLI_VILLE de la liste des champs
disponibles vers la liste des champs de tri .

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
275
Access vous demande un nom pour ltat.

Saisissez E_CLIENTS_PUBLIPOSTAGE_ETIQUETTES.
Access affiche lAperu avant impression.
Fermez lAperu avant impression. Ensuite, fermez ltat.
6MODIFIEZ UNE TIQUETTE

Vous pouvez modifier les tiquettes, par exemple changer la police dune partie de ltiquette :
Procdez comme pour la personnalisation dun tat, vue plus haut dans cet exercice.
Slectionnez ltiquette que vous venez de crer dans le volet de navigation.
La largeur et la hauteur de ltat correspondent la largeur et la hauteur de ltiquette. Il faut

donc viter de les modifier.
Vous noterez quen Mode Cration, une seule tiquette apparat, quen Mode Page et en Mode tat
une seule colonne apparat, alors quen Aperu avant impression, deux tiquettes sont visibles de
front. Dans ce dernier mode, les colonnes sont affiches telles qu'elles apparatront l'imprimante.
Le nombre de colonnes limpression de ltat peut tre dfini en Mode Cration en cliquant sous
longlet Mise en page> groupe Mise en page sur le bouton Mise en page. Dans la fentre qui apparat,
le nombre de colonnes de ltat est indiqu sous longlet Colonnes.
276

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Notez quAccess a construit ltiquette en crant trois contrles disposs en colonne, un contrle
par ligne de ltiquette.
Il utilise loprateur de concatnation & et la fonction SupprEspace, qui supprime les espaces qui
se trouvent avant et aprs le texte, sans toucher ceux qui se trouve lintrieur du texte
(" petit
texte exemple " devient "petit
texte exemple").
Vous allez mettre la premire ligne en gras.

Slectionnez le premier contrle en cliquant dessus.
Sous longlet Format>groupe Police, cliquez sur le bouton Gras.
Imprimez les tiquettes

Procdez de mme que pour nimporte quel tat, comme indiqu plus haut dans cet exercice.
7FERMEZ LA BASE DE DONNES ET QUITTER ACCESS

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
BASE DE DONNES
MULTITABLE

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
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user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 9 : RELATIONS ET REQUTES

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
281

Fonctions utilises
Fentre des relations
Requte multitable
Intgrit rfrentielle
25 mn
Vous allez maintenant utiliser Access dans toute sa puissance, grce des donnes structures en
plusieurs tables lies par des relations.
Copiez le fichier Locat_09.accdb qui est enregistr dans le dossier C:\Exercices
Access 2010 sous un autre nom XLocat_09.accdb. Cette base de donnes sera votre
base de travail pour ce cas. Ouvrez cette base de donnes XLocat_09.accdb.
La table T_FILMS contient les informations sur les films disponibles (titre, dure, anne de sortie,
genre, diteur). Le genre est constitu dune liste de valeurs numriques (lidentifiant du genre) et
de textes (aventure, western, ...) stocks dans la table T_GENRES.
Dans la table T_DVD se trouvent les DVD quon a effectivement achets parmi ceux lists dans
T_FILMS. On y trouve lidentifiant du film ainsi que son tat (neuf, bon, correct, changer). Quand
un DVD est changer , il est retir de la location. La table T_ETATS contient la liste des tats
de DVD.
La location se dcompose en deux tables : T_LOCATIONS qui conserve lidentifiant du client et la
date, et T_LOCATIONS_DETAIL qui stocke celui du DVD lou, ainsi que la date de dbut de la
location et la date de retour effective du DVD. Cette structure trs classique permet de louer
plusieurs DVD la fois.
On peut noter que le contenu de la table T_FILMS va voluer rgulirement, au mme titre que la
table T_CLIENTS ou T_LOCATIONS. On dit quil sagit de tables vivantes ou actives . Au
contraire, le contenu des tables T_GENRES, ou T_CIVILITES va peu (voire pas) voluer. On parle
alors de tables de rfrence ou table statiques .
1CREZ UNE RELATION ENTRE T_FILMS ET T_DVD

Notez quil sagira dune relation un plusieurs : un DVD contient un seul film, mais un mme
film peut se retrouver sur plusieurs DVD.
un film correspond plusieurs DVD
T_FILMS
Ct un
T_DVD
un DVD correspond un seul film
Cot cl primaire
Ct plusieurs (ou )
Cot cl trangre
Ajoutez/supprimez une table
Sous longlet Outils de base de donnes>groupe Relations,

cliquez sur le bouton Relations.
La fentre des relations saffiche. Sous longlet Outils de

relations/Crer>groupe Relations, cliquez sur le bouton
Afficher la table.
Le dialogue Afficher la table souvre. Slectionnez

T_FILMS, puis cliquez sur [Ajouter]. Double-cliquez sur
T_DVD. Double-cliquez sur T_GENRES.
282

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Access affiche les trois tables dans la fentre des relations.

Notez que le champ cl primaire de chaque table, sil existe, est signal par une petite cl.
Dans notre cas, vous navez pas besoin de la table T_GENRES dans limmdiat. Vous allez donc la
supprimer de la fentre des relations. Si vous avez ajout dautres tables par erreur, vous pouvez
les supprimer de la mme manire.
Slectionnez la table T_GENRES en cliquant dessus.
Crez une liaison simple
Dans la fentre des relations, faites glisser le

champ <FILM_ID> de la table T_FILMS jusque
sur le champ <DVD_ID_FILM> de la table
T_DVD.
Access affiche la fentre Modifier des

relations.
Vrifiez que les champs mettre en
relation sont les bons, puis
cliquez sur [Crer] .
Une relation simple est cre entre les

deux tables, elle est reprsente par
une ligne reliant les champs mis en
relation.
Fermez la fentre des relations en
enregistrant les modifications.
Utilisation dune table relie une autre
Ouvrez la table T_FILMS.
Vous avez maintenant des petits signes + en dbut de

chaque ligne. Ces signes permettent de visualiser les
enregistrements lis cette ligne.

Cliquez sur un des symboles + situs au dbut de
ligne (par exemple Romper stomper ).
Le + se transforme en -, et les trois DVD contenant
le film sont affichs.
Cliquez sur le pour refermer laffichage des

enregistrements lis.
Cliquez sur le + situ sur la ligne du film Insects.

Notez quil ny a aucun DVD pour ce film.
Fermez la table T_FILMS.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
283

2REQUTE AVEC DEUX TABLES
Requte utilisant deux tables non relies
Crez une nouvelle requte en Mode Cration (sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur
le bouton Cration de requte). Le dialogue Afficher les tables souvre.
Ajoutez les tables T_EDITEURS et T_FILMS. Aucune relation nexiste encore entre ces tables.
Dans la grille de requte, ajoutez les champs <EDIT_ID>, <EDIT_NOM>, <FILM_TITRE>,

<FILM_DUREE> et <FILM_ID_EDITEUR>.
Passez en Mode Feuille de donnes (sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le
bouton Affichage, ou en bas droite de la fentre Mode feuille de donnes).
Access affiche le rsultat de la requte :
Notez quil y a 3825 lignes, cest--dire le nombre de films (1275) multipli par le nombre
dditeurs (3). chaque ligne de la table T_FILMS, Access associe toutes les lignes de la table
T_EDITEURS, car aucune relation nexiste entre les deux.
Enlever les champs dune des tables ne change rien, car il suffit que la table soit prsente dans la
requte pour quAccess en tienne compte.
Pour viter cela, et faire en sorte que lon nait pour chaque film que les diteurs de ce film, il est
ncessaire de relier les tables. Dans cet exemple, vous allez relier les tables par les champs
<EDIT_ID> et <FILM_ID_EDITEUR>.
Passez en Mode Cration (sous longlet Accueil>groupe Affichage, cliquez sur la flche du bouton
Affichage et choisissez Mode Cration, ou en bas droite de laffichage Mode Cration).
284

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Dans le volet haut de la fentre (volet qui affiche les tables), faites glisser le champ <EDIT_ID>
jusque sur le champ <FILM_ID_EDITEUR>.
Passez en Mode Feuille de donnes.
Le nombre de lignes est beaucoup plus raisonnable : on retrouve nos 1275 films et leur (unique)
diteur.
La leon en tirer est essentielle : si une requte utilise plusieurs tables, il faut (sauf cas
exceptionnel) quelles soient toujours relies entre elles.
Crez et utilisez une requte avec deux tables relies
Vous allez maintenant tester la relation entre T_FILMS et T_DVD grce une requte.
Crez une requte en Mode Cration, et ajoutez les tables T_FILMS et T_DVD cette requte.
Puisque vous avez dfini une relation entre les tables, cette relation est automatiquement ajoute
dans la requte.
Notez quon peut aussi dfinir une relation entre deux tables dans une requte, mme si aucune
relation na t dfinie entre ces tables dans la structure de la base de donnes. Il y a donc deux
niveaux de relation : au niveau de la structure de la base deux tables peuvent tre lies, et au
niveau des requtes une relation peut tre cre uniquement pour une requte.
Agrandissez un peu la fentre de la table T_FILMS pour voir entirement tous les champs.
Dans la grille de requte, ajoutez les champs <FILM_ID>, <FILM_TITRE>, <DVD_ID> et

<DVD_ID_FILM>.
Passez en Mode Feuille de donnes.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
285

Premire constatation : vous avez 1103 lignes, ce qui ne correspond pas du tout au nombre de
films. Le nombre de films est diffrent car certains films figurent sur plusieurs DVD.
Dans cette requte vous affichez les DVD et les films : lordre dans lequel on a ajout les tables ou
bien lordre des champs na aucune importance. Il y a 1103 DVD en tout.
Certains films apparaissent plusieurs fois, car ils figurent sur plusieurs DVD. Cest le cas par
exemple de Romper stomper. Dautres napparaissent pas, car le DVD na pas t achet. Cest le
cas pour le film numro 4, Insects.
Sur la 2e ligne, changez Romper stomper en Romper stomper 2, puis cliquez sur le film
numro 7 (Domino) . Que constatez-vous ?
Le titre du film a t modifi une fois dans la table T_FILMS, mais il apparat modifi trois fois
dans la requte. Cest quil y a trois DVD pour ce mme film. Mme si la modification est visible
sur trois lignes diffrentes, elle nest prsente quune seule fois dans la base.
Rtablissez le titre dorigine Romper stomper, dans nimporte laquelle des 3 lignes de ce film
dans la requte, et cliquez nouveau sur un autre DVD pour valider la saisie.
Remplacez la valeur 7 du champ <DVD_ID_FILM> (celui qui est tout droite) de la septime
ligne de la requte (Domino) en 53, puis cliquez sur la ligne en dessous afin de valider la saisie.
Prenez un moment pour comprendre pourquoi les valeurs de <FILM_ID> et de <FILM_TITRE>
sajustent en consquence.
Si on change le numro du film sur un DVD, on voit aussi le nom du film associ au nouveau
numro changer dans la requte qui affiche le nom des films figurant sur les DVD.
Remettez la valeur dorigine 7 dans la septime ligne de la requte.
Ncessit de la contrainte dintgrit rfrentielle
Supprimez lenregistrement numro 18, Full clip. Cliquez sur [Oui] quand Access vous
demande confirmation.
Fermez la table T_FILMS.
Ouvrez la table T_DVD. Les DVD numro 15 et 16 font toujours rfrence au film 18 , que
vous venez pourtant de supprimer dans la table T_FILMS.
Il nest pas normal quon ait un DVD sans film

correspondant. On dit alors que la base de donnes est
devenue incohrente.
Supprimez manuellement les enregistrements numro
15 et 16 de la table des DVD (ceux qui correspondaient
au film numro 18), pour que la base retrouve sa
cohrence.
Fermez la table T_DVD.
286

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Ajoutez une contrainte dintgrit rfrentielle
Vous allez ajouter une contrainte dintgrit rfrentielle pour quil ne soit pas possible de
supprimer un film sil existe encore un DVD avec ce film.
Sous longlet Outils de base de donnes>groupe Relations, cliquez sur le bouton Relations pour
afficher la fentre des relations.
Double-cliquez sur la relation . Attention de

bien cliquer sur la partie incline du lien, et non
sur les attaches (qui sont horizontales).
Le dialogue Modifier des relations souvre.

Vrifiez que les champs de la liaison
saffichent bien . Si ce nest pas le cas,
cest que vous navez pas cliqu sur la
relation, ou que vous avez cliqu sur
une des attaches de la relation. Dans ce
cas, fermez la fentre de modification de
la relation et recommencez.
Cochez loption < Appliquer

lintgrit rfrentielle>.
Cliquez sur [OK].
La relation apparat maintenant avec un 1 ct cl

primaire et un ct cl trangre.
Si un message derreur apparat, cest que vous avez
un ou plusieurs DVD sans film correspondant. Le
plus simple est alors de repartir de la base dorigine
(Locat_09.accdb) en recommenant le cas pratique.
Fermez la fentre des relations, en enregistrant les modifications.
noter : mme si vous cliquez sur [Non] quand Access vous demande si vous voulez enregistrer
les modifications, la relation aurait t conserve. Si vous voulez le vrifier, allez dans la fentre
des relations, puis sous longlet Outils de relation/Crer>groupe Relations, cliquez sur le bouton
Afficher toutes les relations. Vous pourrez ainsi visualiser lensemble des relations et les tables
correspondantes.
Slectionnez la 2e ligne, celle de Romper stomper (vous avez vu prcdemment quil existait
des DVD lis ce film).
Essayez de la supprimer. Un message apparat alors :
Si vous voulez supprimer cet enregistrement, il est ncessaire de supprimer dabord tous les DVD
qui y font rfrence. On garde ainsi une cohrence dans les donnes : il ne pourra plus y avoir de
DVD avec un code ne correspondant aucun film.
Notez que vous auriez pu modifier la raction dAccess : si vous aviez coch dans la fentre
Modifier des relations la case < Effacer en cascade les enregistrements correspondants>, Access
aurait supprim tous les DVD sur lesquels figurait le film Romper stomper.
Cliquez sur [OK]. Fermez la table T_FILMS.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
287

3RELIEZ LES AUTRES TABLES DE LA BASE
Dans la fentre des relations, o figurent dj T_DVD et T_FILMS, ajoutez les tables
T_EDITEURS, T_LOCATIONS_DETAIL, T_LOCATIONS, T_GENRES et T_CLIENTS.
Reliez ensemble les champs des tables suivantes, en appliquant chaque fois lintgrit
rfrentielle, sauf pour la relation entre T_DVD et T_LOCATIONS_DETAIL :
Reliez le champ
de la table
au champ
de la table
<EDIT_ID>
T_EDITEURS
<FILM_ID_EDITEUR>
T_FILMS
<DVD_ID>
T_DVD
<LOCD_ID_DVD>
T_LOCATIONS_DETAIL
<LOCD_ID_LOCATION>
T_LOCATIONS_DETAIL
<LOC_ID>
T_LOCATIONS
<LOC_ID_CLIENT>
T_LOCATIONS
<CLI_ID>
T_CLIENTS
<FILM_GENRE>
T_FILMS
<GENRE_ID>
T_GENRES
Noubliez pas que vous pouvez dplacer les tables dans la fentre des relations pour rendre le
graphique plus lisible. Il suffit pour cela de cliquer sur le nom de la table et de faire un cliquerglisser.
Fermez la fentre des relations en enregistrant les modifications.
4CREZ DES REQUTES MULTITABLES

Requte affichant les titres et anne de sortie des films policiers
Crez une nouvelle requte en Mode Cration (sous longlet Crer>groupe Requtes cliquez sur
Cration de requte).
Ajoutez les tables T_FILMS et T_GENRES.
Notez que la relation est ajoute automatiquement

dans la requte, car elle tait dfinie entre les deux
tables prcdemment dans la fentre des relations.
Cliquez sur [Fermer] pour fermer la fentre dajout

des tables.
Agrandissez un peu les tables pour voir tous les

champs en entier.
Cliquez et glissez jusque dans la grille de requte les champs <FILM_TITRE>, <FILM_DUREE> et
<GENRE_TEXTE>.
Tapez le critre policier sur la ligne <Critre> dans la colonne de <GENRE_TEXTE>.
288

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Admirez le rsultat, en passant en Mode Feuille de donnes.
Requte affichant le nombre de DVD par genre
Le dialogue Afficher les tables souvre automatiquement. Ajoutez les tables T_GENRES et T_DVD.
Cliquez sur [Fermer] pour fermer le dialogue Afficher
les tables.
Notez que les tables ne sont pas relies. Il manque la

table T_FILMS qui permet de faire le lien entre
T_GENRES et T_DVD.
Sous longlet Outils de requtes/Crer>groupe Paramtrage de requte, cliquez sur le bouton Afficher
la table, le dialogue Afficher les tables souvre. Ajoutez la table T_FILMS. Notez que maintenant
toutes les tables sont relies entre elles. Fermez le dialogue Afficher les tables.
Disposez les tables dans la fentre de requte pour que les liens soient plus faciles suivre.
Sous longlet Outils de requtes/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton

Totaux . Une ligne <Opration> apparat dans la requte.
Double-cliquez dans les tables sur les champs <GENRE_TEXTE> et <DVD_ID> pour les
ajouter la grille de requte. Puis, sous <DVD_ID>, sur la ligne <Opration>, slectionnez
Compte .

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
289
Passez en Mode Feuille de donnes et admirez le rsultat : vous voyez le nombre de DVD dans
chaque genre.
Fermez la requte, sans enregistrer les modifications.
Requtes affichant le nombre de locations par genre pour une semaine

Les champs dont vous avez besoin sont <GENRE_TEXTE>, <LOC_DATE_DEBUT> et nimporte quel
champ de T_LOCATIONS (vous prendrez <LOC_ID>), pour compter le nombre denregistrements.
Vous avez donc besoin des tables T_GENRES et T_LOCATIONS, ainsi que de toutes les tables
permettant de passer de lune lautre dans la fentre des relations.
Crez une nouvelle requte en Mode Cration. Le dialogue Afficher les tables souvre.
Ajoutez les tables T_GENRES, T_FILMS, T_DVD, T_LOCATIONS_DETAIL et T_LOCATIONS. Notez

que maintenant toutes les tables sont relies entre elles.
Fermez le dialogue Afficher les tables.
Agrandissez un peu les tables pour voir tous les champs en entier.
Cliquez et glissez jusque dans la grille de requte les champs <GENRE_TEXTE>,

<LOC_ID_CLIENT> et <LOC_DATE_DEBUT>.
Sous longlet Outils de requtes/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.
Sur la ligne <Opration>, dans la colonne <LOC_ID_CLIENT>, slectionnez Compte.
Sur la ligne <Opration>, dans la colonne <LOC_DATE_DEBUT>, slectionnez O.
Sur la ligne <Critre>, dans la colonne de <LOC_DATE_DEBUT>, tapez

Entre #07/06/2010# et #13/06/2008#.
Passez en Mode Feuille de donnes, et admirez le rsultat : le nombre de locations par genre
entre le 7 et le 13 juin 2010.
Pour avoir des noms de champs plus lisibles,

vous pouvez ajouter des titres aux champs.
Admirez le rsultat en Mode Feuille de donnes.
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Quitter Access ,ou

+ .
290

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 10 : REQUTES AVANCES

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
291

Fonctions utilises
Requte de non-correspondance
Requte danalyse croise
Requte recherche les doublons
Requte mise jour
Requte ajout
Requte cration de table
20 mn
Requte suppression
Aprs les requtes Slection standards, vous allez voir des requtes plus avances que vous
pouvez gnrer par lassistant, et ensuite des requtes dites action .
Copiez le fichier Locat_10.accdb qui est enregistr dans C:\Exercices Access 2010
sous un autre nom XLocat_10.accdb. Ouvrez cette base de donnes, rplique de celle qui
rsulte de la ralisation du cas prcdent.
1CREZ UNE REQUTE DE NON-CORRESPONDANCE

Vous allez chercher les films qui sont au catalogue, mais pour lesquels vous navez pas de DVD. Il
sagit donc de rechercher les enregistrements de T_FILMS qui
nont pas de correspondance dans la table T_DVD.
Sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton
Assistant requte.
Access affiche la liste des assistants.
Cliquez sur Assistant Requte de non-correspondance,
puis sur [OK].
Choisissez la table des donnes source, ici

T_FILMS , puis cliquez sur [Suivant].
Choisissez la table des donnes de non-correspondance T_DVD, puis cliquez sur [Suivant].
Choisissez les champs mettre en

correspondance. La relation ayant dj t
dfinie dans la fentre des relations, la
correspondance est dj tablie, cliquez
sur [Suivant].
Si ce ntait pas le cas, vous les auriez
slectionns et mis en relation en cliquant
sur la double flche .
Slectionnez ensuite les champs <FILM_ID>,

<FILM_TITRE> et <FILM_ANNEE> de la table
T_FILMS en cliquant sur la flche pour basculer
ces champs dans la liste de droite, puis cliquez
sur [Suivant].
Enfin, laissez le nom par dfaut que vous

propose Access, et cliquez sur [Terminer].
Access affiche une liste de 447 films pour lesquels il ny a pas de DVD.
Fermez la requte, et supprimez-la.
292

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

2VRIFIEZ LA COHRENCE DE LA BASE
Vous avez vu au cas prcdent que le lien entre les tables T_DVD et T_LOCATIONS_DETAIL tait
sans intgrit rfrentielle. En effet, il y a des enregistrements dont le champ <LOCD_ID_DVD>
contient des valeurs qui nexistent pas dans T_DVD.
En vous inspirant de lexemple prcdent, crez
une requte de non-correspondance pour
trouver les enregistrements de T_LOCATIONS_
DETAIL dont le DVD nexiste pas. Avant de
cliquer sur [Terminer], activez loption
< Modifier la structure>. La requte
rsultante est assez simple :
Le critre renvoie les lignes dans lesquelles <DVD_ID>

Est Null, les lignes de T_LOCATION_DETAIL dont le DVD
nexiste pas.
Notez la tte de flche sur la relation du ct de

la table T_DVD, elle indique loption choisie pour
la jointure.
Double-cliquez sur la liaison .
Le dialogue Proprit de la jointure souvre. Il
donne des prcisions sur la jointure, loption 2
correspondant la tte de flche ct T_DVD.
Cliquez sur [OK].
Vous pouvez rajouter des tables et des champs
cette requte pour avoir des informations
complmentaires :
Attention cependant ne pas dsirer trop dinformation : si vous ajoutez la table T_FILMS
lexemple ci-dessus, la requte devient trop complexe et Access ne peut pas la traiter.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
293

3CREZ UNE REQUTE POUR TROUVER DES DOUBLONS
Vous allez rechercher les clients doublonns, c'est--dire dont les noms et prnoms apparaissent
plusieurs fois dans la base, et afficher les autres informations (adresse, ville, email) pour savoir
sil sagit dun vrai doublon (un enregistrement saisi en double, volontairement ou non) ou bien
dun homonyme.
Sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Assistant requte.
Cliquez sur Assistant Requte trouver les doublons, puis sur [OK].
Dans la liste des tables, cliquez sur T_CLIENTS, puis sur [Suivant].
Vous allez rechercher les doublons sur les noms et prnoms : basculez CLI_NOM et
CLI_PRENOM dans la liste de droite laide de la flche .
Access vous demande quels autres champs afficher : basculez-les tous dans la liste de droite.
Enfin, laissez le nom de requte par dfaut que vous propose Access, et cliquez sur [Terminer].
Access affiche le rsultat :
Notez que la suppression des doublons (le ddoublonnage) nest ni facile, ni rapide.
Par exemple, un certain nombre de doublons pourraient ne pas apparatre dans la requte (Anne
Sylvie et Anne-Sylvie, par exemple napparatraient pas comme des doublons).
Mme le traitement des vrais doublons nest pas instantan. Il est en effet ncessaire, pour
chaque doublon apparent, de contrler sil sagit dun homonyme ou pas, puis de vrifier les
donnes disparates (si on a plusieurs numros de tlphone, dterminer lequel est le bon).
Surtout, avant de supprimer un enregistrement doublon, il est ncessaire de raccrocher les

enregistrements qui lui sont lis lenregistrement conserv (en modifiant la cl trangre).
Dans lexemple ci-dessus, ALEXANDRE Michel dont lidentifiant est 603 est doublon de
ALEXANDRE Michel didentifiant 624. Si vous dcidez de garder seulement le 624, plus complet, il
faudrait rechercher tous les enregistrements dont le champ <LOC_ID_CLIENT> est 603 dans la
table T_LOCATIONS et les remplacer par 624. Vous pourriez ensuite supprimer le doublon 603
dans T_CLIENTS. Heureusement, ici il ny a que la table T_LOCATIONS, qui soit lie T_CLIENTS.
Fermez la requte, puis supprimez-la.
294

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

4CREZ UNE REQUTE CROISE DYNAMIQUE
Notez que cette requte peut souvent tre remplace par un tableau crois dynamique, qui est vu
dans le cas 12. Le but de cette requte est ici de faire un tableau rcapitulatif du chiffre daffaires
par type dabonnement et par dpartement.
Sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Assistant requte.

Cliquez sur Assistant Requte analyse croise, puis sur [OK].
Vrifiez que loption < Tables> est slectionne, puis slectionnez T_CLIENTS .
Notez que vous avez un petit rsum du tableau crois dans la partie infrieure du dialogue ,
pour le moment il nest pas renseign.
Choisissez le champ dont les valeurs serviront den-tte de ligne du tableau crois : slectionnez
le champ CLI_DEP dans la liste des champs gauche , et basculez-le dans la liste de droite
en cliquant sur licne flche .
Notez que le rsum du tableau crois a t complt dans la partie infrieure du dialogue.
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
295
Choisissez le champ dont les valeurs serviront den-tte de colonne du tableau crois :
slectionnez CLI_ABONNEMENT.
Choisissez le champ dont les valeurs seront agrges dans les intersections de lignes et de
colonnes : slectionnez le champ CLI_CHIFFRE_AFFAIRES et la fonction dagrgation Somme
.
Vrifiez le rsum du tableau crois dans la partie infrieure de la fentre .
Cette requte statistique tant lancer rgulirement, vous allez lui donner un nom
reconnaissable : RS_SOMME_CA_PAR_DEPARTEMENT_PAR_ABONNEMENT. RS signifiant Requte
Statistique, toutes les requtes de mme type seront visuellement regroupes ensemble. Vous
pourriez en plus placer toutes les requtes statistiques dans un mme groupe.
Access affiche le rsultat :
Fermez la requte.
296

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

5LES REQUTES ACTION
Les requtes que vous avez vues jusquici taient des requtes de type slection, dont le but tait
de rechercher, filtrer, trier et prsenter les informations contenues dans les tables. Vous allez
maintenant voir les requtes de type action, dont le but est de modifier les donnes.
Il y a quatre types de requtes action :
requte Mise jour qui permet de mettre jour les donnes dune table ;
requte Cration de table qui permet de crer une table partir dune autre, et dy transfrer
des enregistrements ;
requte Ajout qui permet dajouter des enregistrements dans une table partir dune autre ;
requte Suppression qui permet de supprimer les enregistrements dune table.
Les requtes action que vous allez crer seront toutes faites suivant le mme principe :
Crer une requte slection en Mode Cration ;
Vrifier que le rsultat est conforme vos attentes (en terme de formule, de critre...) ;
Convertir la requte slection en requte action ;
Excuter la requte action.
6CREZ UNE REQUTE DE MISE JOUR

La loi informatique et libert interdit denregistrer de manire centralise les informations se
rapportant la race, la religion, les opinions syndicales, politique ou religieuses . Or, lhistorique
des films lous par une personne peut donner des indications sur ces domaines. Il est donc
ncessaire de rendre anonyme le fichier, en supprimant le lien entre lenregistrement location
et lenregistrement dtail location. On perd ainsi volontairement lhistorique des DVD lous.
Il est noter que cette contrainte ne sapplique pas aux informations non centralises. Ainsi, la
carte dabonnement dun adhrent peut contenir la liste de ses prcdentes locations.
Cependant, vous voudriez savoir avant combien de DVD ont t lous par le client. Vous allez donc
crer deux requtes : une pour calculer le cumul du nombre de DVD, que vous stockerez dans
<CLI_NB_DVD> de T_CLIENTS ; lautre (qui sera lance ensuite) pour mettre NULL le champ
<LOC_ID_CLIENT> (c'est--dire le vider) de T_LOCATIONS. La deuxime tant plus simple, vous
allez commencer par elle.
Crez une requte pour vider un champ
Vous allez prparer la requte permettant de supprimer les liens entre les clients et les DVD lous
dont la location est termine. On sait que la location dun DVD est termine lorsque sa date de fin
est dfinie (Pas Est Null).
Crez une nouvelle requte : sous longlet Crer>groupe Requte, cliquez sur Cration de requte.
Dans cette requte, ajoutez les tables T_LOCATIONS et T_LOCATIONS_DETAIL.
Ajoutez dans la grille les champs <LOC_ID_CLIENT>, <LOC_DATE_DEBUT>,

<LOCD_ID_LOCATION>, <LOCD_ID_DVD> et <LOCD_DATE_FIN>.
Saisissez comme critre pour <LOCD_DATE_FIN> Pas Est Null.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
297
Passez en Mode Feuille de donnes pour vrifier le rsultat.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Mise jour.
Les lignes <Afficher> et <Tri> disparaissent, remplacs par une ligne <Mise jour>.
Sur la ligne <Mise jour>, saisissez NULL dans la colonne <LOC_ID_CLIENT>.
Revenez en Mode Feuille de donnes. Vous constatez que seul le champ <LOC_ID_CLIENT>,
celui qui sera mis jour, est affich. Vous constatez galement que le champ nest pas encore
mis jour.
Surtout, nexcutez pas maintenant la requte action, car vous avez encore besoin des
informations contenues dans la table. Sachez seulement que lexcution de la requte pourrait tre
dclenche par le bouton Excuter, sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats.
Enregistrez la requte sous le nom R_DETACHE_CLIENT_02, puis fermez-la.
En utilisant le menu contextuel (clic-droit), ouvrez

R_DETACHE_CLIENT_02 en affichage Mode Cration.
Notez que seuls les champs utiles la requte
(<LOCD_ID_LOCATION> et <LOCD_DATE_FIN>) ont
t conservs.
Fermez la requte.
Vous allez, ltape suivante, mettre jour, dans la table T_CLIENTS, le nombre de films lous par
le client. Il faut, pour cela, avoir encore la liaison entre les donnes de la table T_CLIENTS et celles
de la table T_LOCATIONS, et cest pour cela que nous gardons en rserve la requte prcdente
sans lexcuter.
7CREZ UNE REQUTE POUR CALCULER LE NOMBRE DE DVD LOUS ET RENDUS

Vous allez maintenant calculer pour chaque client le nombre de films quil a lou et qui ont t
rendu (c'est--dire qui ont une date de fin de location).
Vous allez pour cela passer par une requte intermdiaire, qui va faire le calcul.
Crez une nouvelle requte en Mode Cration (sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur
Cration de requte) avec les tables T_LOCATIONS et T_LOCATIONS_DETAIL.
Ajoutez les champs <LOC_ID_CLIENT>, <LOC_ID> et <LOCD_DATE_FIN> dans la grille de

requte.
Ajoutez la ligne des oprations (Outils de

requtes/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez
sur le bouton Totaux).
Sous le champ <LOC_ID>, slectionnez la

fonction Compte au lieu de Regroupement.
Sous le champ <LOCD_DATE_FIN>, saisissez

Pas Est Null dans la ligne <Critres>.
Passez en affichage Feuille de donnes pour

vrifier le rsultat.
298

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Ce nest pas encore ce quil nous faut. Premier
inconvnient, le mme client (son identifiant) est
rpt sur plusieurs lignes. Cest logique, car le
regroupement se fait sur le jour et un client peut
rendre des DVD plusieurs jours diffrents.
Deuxime inconvnient, le titre de la 2e colonne
nest pas des plus explicites.
Revenez en affichage Mode Cration.
Sous <LOCD_DATE_FIN>, la place de

Regroupement, choisissez O.
Dans la ligne <Champ>, dans la

deuxime colonne, insrez NbDVD:
devant LOC_ID.
Passez en affichage Feuille de donnes. Cette fois-ci, les donnes sont correctes. Pour chaque
identifiant client, vous avez obtenu le total.
Fermez la requte en enregistrant les modifications. Donnez-lui le nom

R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT. Ce nom peut sembler long, mais il permet de
savoir rapidement quoi se rattache la requte. De plus, si les requtes sont classes par ordre
alphabtique, les requtes similaires sont regroupes. Se retrouver dans une liste interminable
de requtes mal nommes et/ou mal classes (cest--dire places dans des groupes
inadquats) est un vrai problme.
Crez une requte pour afficher le nombre de DVD lous par client
Dans le dialogue Afficher la table, ajoutez la table

T_CLIENTS. Puis, slectionnez longlet Requte , et
ajoutez la requte R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_
PAR_CLIENT .
Fermez le dialogue Afficher la table.
Les deux lments (la table et la requte) ne sont pas relis.

Cliquez sur le champ <CLI_ID> et glissez-le jusque sur le champ <LOC_ID_CLIENT>.
Notez que vous ne pouvez pas crer dintgrit rfrentielle. Les contraintes dintgrit
rfrentielles ne peuvent tre dfinies quentre des tables et dans la fentre des relations.
Slectionnez les champs <CLI_ID>, <CLI_NB_DVD> et <NbDVD>.
Passez en affichage Feuille de donnes.
Un signe doit vous alerter : le bouton Nouvel enregistrement qui se trouve en

bas de la fentre nest pas activ. Cela signifie quil nest pas possible de mettre
jour des donnes dans cette requte.
Pour confirmer, essayez de modifier une valeur de <CLI_NB_DVD>.

Cest impossible, et un message vous le confirme dans la barre de
statut : Impossible de mettre jour Recordset.
En effet, R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT est une requte avec regroupement : les
donnes ne peuvent donc tre modifies, et ce verrouillage se propage toutes les tables qui lui
sont lies.
Il va vous falloir procder autrement.Vous allez rcuprer le nombre de DVD rendus en passant
par la fonction RechDom.
Enlevez R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT des sources de la requte en la

slectionnant dans la fentre suprieure de la requte, puis en appuyant sur la touche

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
.
299

Crez une formule de mise jour en utilisant le gnrateur de formule
Vous allez ajouter une colonne dans la grille de requte utilisant la fonction RechDom.
e
Cliquez dans la premire colonne vide de la requte (3 colonne dans notre cas). Sous longlet
Outils de requte/Crer>groupe Paramtrage de requte, cliquez sur le bouton Gnrateur.
Dans le volet gauche, double-cliquez sur Fonctions, puis cliquez sur Fonctions intgres .
Dans le volet central cliquez sur Regroup. domaine .
Dans le volet droit, double-cliquez sur RechDom .
La fonction et ses paramtres apparaissent dans le volet suprieur .
expr dsigne le champ dont la valeur va tre retourne par la fonction, domain la table ou la
requte contenant ce champ et criteria le critre de slection.
Ou
Cliquez sur exp, puis tapez "NbDVD".
Cliquez sur domain, puis tapez "R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT".

Cliquez sur domain, puis double-cliquez sur xlocat_10.accdb puis sur Requtes dans le volet
de gauche, puis slectionnez R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT dans le volet central,
puis double-cliquez sur NbDVD dans le volet de droite. Lassistant remplace domain par
Expr [R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_ CLIENT]![NbDVD] Expr. Il vous faut
ensuite enlever les caractres en trop puis ajouter les double-quotes (") pour obtenir
"R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT".
Cliquez sur criteria, puis tapez "LOC_ID_CLIENT=" & [CLI_ID].
Cliquez sur [OK].
Access recopie la formule du gnrateur dans le champ, et lui donne un nom par dfaut Expr1.
Saisissez devant la formule (et donc juste aprs Expr1:) [CLI_NB_DVD]+.
Zoomez (en appuyant sur
300
) pour voir la formule dans son intgralit et la vrifier.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Cliquez sur [OK] pour fermer la fentre.
Enregistrez la requte sous le nom R_DETACHE_CLIENT_01.
Passez en affichage Feuille de donnes, vrifiez le rsultat.
Pour chaque client, on a dans la colonne <Nb DVD> (champ

<CLI_NB_DVD>) le nombre actuel de DVD lous, et, dans la
colonne <Expr1>, le calcul du nombre futur de DVD lous.
Observez que, dans certaines lignes, le calcul donne un rsultat
vide, cela se produit lorsquun client na encore jamais rendu
un DVD lou (cas possible pour les tout nouveaux clients).
Attention, si vous mettez jour le champ <CLI_NB_DVD> avec cette formule, vous en viderez le
contenu pour les clients nayant jamais rendu un DVD lou. Ce nest pas faire.
Rsolvez le problme de la propagation du Null et effectuez la mise jour
Le Null nest pas une valeur : on ne peut pas comparer le Null une valeur. Il faut utiliser Est
Null (ou Pas Est Null). Si un des lments dune formule est Null, toute la formule est dans
ltat Null : cest ce quon appelle la propagation du Null . Ne confondez pas ltat Null, et la
valeur nulle, qui correspond la valeur zro.
Cest ce qui se passe ici : si un client na encore jamais rendu de film en fin de location, la fonction
RechDom retourne un Null, et ajouter une valeur numrique un Null donne un rsultat Null.
Pour corriger le problme, vous devez ajouter une fonction qui attribue une valeur si le champ est
Null : cest la fonction Nz , qui retourne la valeur du deuxime argument si le premier est Null.
Par exemple, Nz([CLI_NB_DVD];0) retourne la valeur de <CLI_NB_CLIENT> si celui-ci nest pas
Null, et la valeur 0 sil est Null.
Passez en affichage Mode Cration.
Modifiez la formule en entourant RechDom avec Nz :

[CLI_NB_DVD]+
Nz(RechDom(
"NbDVD";
"R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT";
"LOC_ID_CLIENT=" & [CLI_ID]);
0)
Les retours la ligne ont pour but de faciliter la lecture de la formule, qui commence devenir
complexe. Vous ntes pas oblig de les reproduire.
Passez en affichage Feuille de donnes pour vrifier le

rsultat. Cette fois-ci, chaque ligne contient bien le bon
calcul de la future valeur du nombre de DVD.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de

requte, cliquez sur le bouton Mise jour.
Slectionnez la formule que vous venez de

saisir, sans inclure ltiquette Expr1:,
puis copiez-la (vous pouvez utiliser le
zoom en appuyant sur
+
pour plus
de facilit).
Collez la formule dans la ligne <Mise

jour> de la colonne <NbDVD>.
Sous longlet Outils de

requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
301

Access vous demande confirmation pour modifier les enregistrements.
Cliquez sur [Oui]
Fermez la requte en enregistrant les modifications.
Excutez la deuxime requte de mise jour
Dans le volet de navigation, activez le groupe Requtes.
Double-cliquez sur la requte R_DETACHE_CLIENT_02 pour lexcuter.
Access vous demande confirmation pour lexcution de la requte de mise jour.

Cliquez sur [Oui].
Access vous demande confirmation pour la modification des 20324 enregistrements.
Cliquez sur [Oui], puis fermez la requte.
Dans le volet de navigation, activez le groupe Tables et double-cliquez sur

T_LOCATIONS_DETAIL : les enregistrements ont t mis jour.
Vous pouvez construire une requte (que vous

nenregistrerez pas) avec T_LOCATIONS et
T_LOCATION_DETAIL, et noter que les enregistrements
ayant une date de retour nont plus de valeur dans
<LOC_ID_CLIENTS>. Ce sont les clients qui ont rendu
leurs DVD lous.
La mise en place de requtes action pour mettre jour le chiffre daffaires du client ainsi que sa
date de dernier passage se fait de faon similaire.
8CREZ UNE REQUTE CRATION DE TABLE

Vous allez crer une table T_ARCHIVES, qui contiendra les coordonnes des clients qui ne sont pas
venus depuis longtemps, en loccurrence depuis le 1er janvier 2008.
Crez une requte slection utilisant la table T_CLIENTS.
Slectionnez tous les champs de la table en double-cliquant sur le nom de la table T_CLIENTS
, puis faites glisser la slection dans la grille de requte .
Dans la colonne <CLI_DERNIER_PASSAGE>, prcisez le critre <#01/01/2008#.
302

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Supprimez la colonne <CLI_MAGASINS> : les champs valeurs multiples ne sont pas autoriss
dans les requtes de type cration.
Passez en affichage Feuille de donnes.
Vrifiez globalement que les donnes sont correctes : on ne doit avoir que des clients qui ne
sont pas venus depuis la date indique.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Cration de table.
Access demande le nom de la table crer :
Saisissez T_ARCHIVES.
Cliquez sur [OK].
Access vous demande confirmation pour crer une nouvelle table et y coller 10 lignes.
Cliquez sur [Oui].
Fermez la requte sans lenregistrer, car elle nest utile quune seule fois.
Dans le volet de navigation, notez lapparition de la table T_ARCHIVES.

Ouvrez la table T_ARCHIVES et constatez que les enregistrements ont bien t copis.
Notez que les types de donnes ont t conservs, mais que seule la proprit taille des champs a
t reprise, les autres (format, valeur par dfaut, valide si, liste de choix...) ont t ignores.
Fermez la table T_ARCHIVES.
9COPIEZ DES ENREGISTREMENTS AVEC UNE REQUTE AJOUT

Vous allez maintenant transfrer dautres anciens clients dans la table T_ARCHIVES. Comme la
table existe dj, nous ne pouvons pas utiliser une requte cration. Nous allons donc utiliser une
requte Ajout qui va copier des enregistrements de la table T_CLIENTS vers la table T_ARCHIVES.
Ajoutez tous les champs de la table.
Supprimez le champ <CLI_MAGASINS> de la requte.
Dans la colonne <CLI_DERNIER_PASSAGE>, prcisez le critre

entre #1/1/2008# et #30/6/2008#.
Passez en affichage Mode Feuille de donnes pour contrler le rsultat.
Vrifiez globalement que les donnes sont correctes : on ne doit avoir que des dates du premier
semestre 2008.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
303
Sous longlet Outils de

requte/Crer>groupe Type de requte,
cliquez sur le bouton Ajout.
Access vous demande quelle table

ajouter les donnes.
Choisissez T_ARCHIVES dans la liste.
Cliquez sur [OK].
Access enlve la ligne <Afficher> et la remplace par la ligne <Ajouter > . Cette ligne contient
les champs de la table T_ARCHIVES dans lesquels vont tre copies les donnes.
Access propose un nom par dfaut tous les champs. Vous pourriez modifier ce choix en utilisant
la liste droulante , ce qui permettrait de transfrer des donnes dans des champs ne portant
pas le mme nom (<CLI_NOM> vers <ARC_NOM>, si vous aviez renomm les champs de
T_ARCHIVES).
Access vous demande si vous voulez ajouter les lignes.

Cliquez sur [Oui].
Fermez la requte sans enregistrer les modifications, car cette requte sera dusage peu
courant. Il sera plus rapide de la refaire que de la retrouver.
10CREZ UNE REQUTE DE SUPPRESSION

Maintenant que les anciens clients sont archivs, nous allons les supprimer de la table client.
Ajoutez le champ <CLI_DERNIER_PASSAGE>.
Sur la ligne <Critre>, indiquez <=#30/6/2008#.
Passez en affichage Mode Feuille de donnes pour contrler le

rsultat. Vrifiez globalement que les donnes sont correctes : on
ne doit avoir que des dates antrieures la date indique.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Suppression.
Access supprime les lignes <Tri> et <Afficher,> et ajoute la ligne

<Supprimer>.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur
le bouton Excuter.
Access vous demande confirmation pour supprimer 21 lignes.
Cliquez sur [Oui].
Fermez la requte. Nenregistrez pas les modifications, car cette requte sera dusage peu
courant, et il sera plus rapide de la refaire que de la retrouver.
11FERMEZ LA BASE DE DONNES ET QUITTEZ ACCESS
304

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 11 : FORMULAIRES AVANCS

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
305

Fonctions utilises
Formulaire et sous-formulaire
Groupe doptions
Ergonomie des formulaires
Zone de liste droulante
Onglet
Bouton de commande
70 mn
Nous avons vu dans le cas n 7 lutilisation de base des formulaires. Nous allons voir maintenant
des contrles plus avancs, et notamment les sous-formulaires.
Copiez le fichier Locat_11.accdb enregistr dans le dossier C:\Exercices Access 2010
sous un autre nom XLocat_11.accdb. Cette base de donnes est la rplique de celle qui
1AMLIOREZ LE FORMULAIRE F_CLIENTS_ADRESSE

Modifiez le formulaire en formulaire double affichage
Ouvrez le formulaire F_CLIENTS_ADDRESSE en Mode Cration.
Ouvrez la feuille des proprits, sous longlet Cration> groupe Outils, cliquez sur le bouton
Feuille des proprits, ou appuyez sur F4 .
Slectionnez le formulaire en cliquant sur sa case de slection en haut gauche du

formulaire , lintersection des rgles. Les proprits du formulaire saffichent
alors dans la Feuille des proprits.
Sous longlet Format de la Feuille de proprits, dans la

proprit <Affichage par dfaut>, choisissez Formulaire
double affichage .
Passez en affichage Mode Formulaire.
Le formulaire est maintenant spar en deux parties en

haut une feuille de donnes, et en bas un formulaire.
Ces deux affichages sont rattachs la mme source de donnes et sont toujours synchroniss.
Slectionnez un enregistrement dans la feuille de donnes, le formulaire affiche aussi

lenregistrement slectionn. Les boutons de navigation au bas du formulaire servent pour
naviguer dans les enregistrements, ils agissent simultanment sur les deux affichages.
Notez que les champs qui apparaissent dans la partie Feuille de donnes correspondent aux
champs dans le formulaire. De plus, leur ordre daffichage de gauche droite dans la partie Feuille
de donnes correspond lordre de tabulation dfini dans la partie Formulaire.
Par contre, laffichage actuel correspond assez peu aux crans rcents, qui sont majoritairement
au format large (16/9). Ce nest pas un problme avec notre formulaire actuel dont la hauteur est
assez rduite, mais cela va le devenir prochainement.
Revenez en Mode Cration, et slectionnez le formulaire en cliquant sur sa case de slection.
Dans la Feuille de proprits, dans la proprit <Orientation du formulaire double affichage>,

choisissez Feuille de donnes sur la gauche . Cette proprit est la douzime avant la
dernire proprit de longlet Format.
Passez en Mode Formulaire pour admirer le rsultat.
306

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Vous pouvez modifier la largeur de chaque volet en cliquant-glissant sur la barre de

fractionnement .
Insrez un contrle onglet

Actuellement, le formulaire est assez vide, mais il peut rapidement devenir charg. Pour regrouper
de faon logique les informations, vous allez ajouter trois onglets : Coordonnes, Abonnement &
stat, Divers.
Augmentez la hauteur du formulaire, de faon ce que la section Dtail fasse une dizaine de
centimtres.
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Contrle Onglet .

Cliquez-glissez pour positionnez le contrle onglet sous les autres contrles. Ne
vous souciez pas trop de sa taille pour le moment.
Notez que, par dfaut, Access place ce nouveau contrle sans tenir compte des
cellules de positionnement. Si vous aviez t en Mode page, au contraire, le nouveau contrle
aurait t plac lintrieur dune cellule de positionnement.
Slectionnez les contrles <CLI_ADRESSE>, <CLI_CP>, <CLI_VILLE>, <CLI_TEL> et <CLI_EMAIL>
ainsi que leurs tiquettes. Vous pouvez slectionner plusieurs contrles simultanment en
gardant la touche
appuye.
Coupez (
Slectionnez le premier onglet en cliquant deux fois dessus . Cest la zone

intrieure du contrle qui doit tre active.
Collez (
+V). Notez que si longlet nest pas assez grand, il est redimensionn
automatiquement la taille des objets colls.
Si ncessaire, affichez la Feuille de proprits.
Cliquez deux fois de suite sur le premier onglet. Le <Type

de slection> doit tre Page . Sous longlet Format de la
feuille des proprits, saisissez Coordonnes dans la
proprit <Lgende>.
+X) les contrles slectionns.
De manire similaire, dfinissez la proprit <Lgende> du deuxime onglet Divers.
Avec un clic droit sur le contrle onglet, affichez le

menu contextuel et slectionnez Insrer une page .
Dfinissez la lgende de ce nouvel onglet :

Abonnement && stat.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
307

Lordre des pages nest pas logique : il faudrait inverser
Divers et Abonnement & stat.
Avec un clic droit sur le contrle onglet, affichez le menu
contextuel et slectionnez Ordre des pages.
Access affiche la fentre Ordre des pages.
Slectionnez Divers, puis cliquez sur [Descendre].
Cliquez sur [OK].
Access modifie lordre des onglets.

Passez en Mode Formulaire, et cliquez sur les onglets
pour visualiser le rsultat.
Vous allez maintenant ajouter dautres champs dans votre onglet.
Passez en Mode Page. Ce mode va vous permettre de bnficier de faon directe du
positionnement par cellule.
Sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants.
Vous constatez que seuls les champs faisant partie du formulaire initial sont prsents.
Dans la fentre Liste des champs, cliquez sur Afficher tous les tableaux.
Access affiche les diffrentes tables avec, dans la partie suprieure, la zone <Champs disponibles
pour cette vue>, cest--dire ceux de la table T_CLIENTS.
Longlet <Abonnement & stat> tant activ dans le formulaire en Mode Page, glissez
lintrieur le champ <CLI_PUBLIPOSTAGE>.
Le contrle <CLI_PUBLIPOSTAGE> vient se mettre en haut gauche de longlet.

Ajoutez les contrles <CLI_NB_DVD>, <CLI_CHIFFRE_AFFAIRE>, <CLI_DATE_CREATION>,
<CLI_DERNIER PASSAGE>, <CLI_ABONNEMENT> et <CLI_DATE_ABONNEMENT>. En utilisant les
mthodes vues au cas 7, repositionnez-les pour que longlet ressemble limage ci-dessous.
Faites de mme avec les champs <Magasins> et <Remarques> dans longlet Divers.
308

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Passez en Mode Cration, o les manipulations suivantes seront plus faciles.
Remontez le contrle onglet. Pour cela, cliquez en dehors du contrle, puis

cliquez une fois sur longlet. Ensuite, positionnez le curseur sur le coin suprieur
gauche, et cliquez-glissez pour remonter le contrle.
Diminuez la hauteur de la section Dtail.
Passez en Mode Formulaire et admirez votre travail.
Ajoutez un champ de recherche

Lutilisation du formulaire double affichage nest pas forcment du got de tout le monde. Vous
allez remplacer la partie Feuille de donnes par une liste.
Dans la Feuille de proprits, sous longlet Format, dans la proprit <Affichage par dfaut>,
choisissez Formulaire unique.
Dans longlet Donnes, dans la proprit <Source>, choisissez T_CLIENTS.
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Autres .

Dans le menu qui souvre, vrifiez que Utiliser les Assistants
Contrles est bien activ (icne avec fond orang).
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton

Zone de liste droulante .
Cliquez dans le formulaire, au-dessus des contrles zone de texte

<CLI_NOM> et <CLI_PRENOM>.
Access cre le contrle et ouvre la fentre Assistant Zone de liste droulante.

Cochez < Rechercher un enregistrement dans mon formulaire bas sur la valeur que jai
slectionne dans la liste droulante>, puis cliquez sur [Suivant].
Dans la liste des champs, slectionnez CLI_ID, CLI_NOM et CLI_PRENOM, puis cliquez sur
[Suivant].
Access vous propose de modifier les largeurs de colonnes. Cliquez sur [Suivant].

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
309
Saisissez Rechercher client comme tiquette,

puis cliquez sur [Terminer].
Vous pouvez maintenant choisir un client dans la liste droulante. Malheureusement, cette liste
nest pas trie. Vous allez maintenant la trier.
Slectionnez le contrle zone de liste droulante que vous venez

de crer.
Si ncessaire, affichez la Fentre de proprits. Dans longlet

Donnes, dans la proprit <Contenu>, cliquez sur le bouton
situ droite de la proprit.
Access affiche la requte qui permet de gnrer le contenu de la liste droulante.
310

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Dfinissez un tri croissant sur le champ <CLI_NOM>.
Fermez la requte.
Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications. Cliquez sur [Oui].
Notez que cette requte est interne au formulaire, et quelle napparat nulle part dans la liste
des requtes du volet de navigation.
Vous voyez que les clients sont affichs par ordre alphabtique dans la liste droulante.
Vous pouvez galement saisir le dbut dun nom,
les enregistrements correspondants sont affichs
dans la liste droulante.
Fermez le formulaire en enregistrant les
modifications.
Dans le volet de navigation, modifiez le nom du

formulaire pour quil corresponde davantage son contenu : nommez-le F_CLIENTS_ONGLETS
plutt que F_CLIENTS_ADRESSE.
2CREZ UN FORMULAIRE DE LOCATION DE DVD

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
311

Le formulaire de location dun DVD est en fait constitu de deux formulaires :
un formulaire principal qui indique la date, le numro de location et ladresse du client ;
un sous-formulaire qui va contenir la liste des DVD emprunts ainsi qu'un contrle pour leur
date de retour. Pour un client qui a rendu ses DVD, cette liste apparatra vide.
Pour faciliter la saisie, ces deux formulaires contiendront une liste droulante.
Vous allez commencer par crer le sous-formulaire, pour lintgrer dans le formulaire principal.
Crez la requte R_DVD_FILM
Cette requte permettra, partir dun numro de
DVD, de connatre le titre du film.
Crez une nouvelle requte.
Ajoutez les tables T_DVD et T_FILMS.
Dans la grille de requte, ajoutez le champ

<DVD_ID>.
droite de la colonne <DVD_ID>, saisissez la

formule suivante, qui concatne le numro du
DVD et le film correspondant : Expr1 :
[DVD_ID]&" "&[FILM_TITRE].
Fermez la requte et enregistrez les

modifications sous le nom
R_DVD_TITRE_FILM.
Crez le formulaire dtail des locations

Ce formulaire est bas sur la table T_LOCATIONS_DETAIL.
Slectionnez la table T_LOCATIONS_DETAIL dans le volet de navigation.
Sous longlet Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Formulaire vierge.

Access cre un nouveau formulaire et laffiche en Mode Page.
Ajoutez le champ <LOCD_DATE_FIN> de la table

T_LOCATIONS_DETAIL ce formulaire, puis supprimez le
contrle tiquette associ.
Affichez la Feuille de proprits. Dans longlet Donnes,

dans la proprit <Source>, slectionnez
T_LOCATIONS_DETAIL.
Dans longlet Format, dans la proprit <Affichage par dfaut>, slectionnez Formulaires
continus.
Access vous signale quil faut fermer et rouvrir ltat. Cliquez sur [OK].
Fermez le formulaire en lenregistrant sous le nom F_LOCATIONS_SF_DETAIL, puis rouvrez-le
en Mode Page.
Crez un contrle liste droulante pour saisir les DVD
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Autres.
Dans le menu qui souvre, vrifiez que Utiliser les Assistants Contrles est bien coch.
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de liste droulante.
Cliquez dans le formulaire, de manire insrer le contrle zone de texte droulante devant le
contrle zone de texte <LOCD_DATE_FIN>.
Access cre le contrle et ouvre la fentre Assistant Zone de liste droulante.

tape 1 : laissez le choix par dfaut < Je veux que la liste droulante recherche les valeurs
dans une table ou requte>, et cliquez sur [Suivant].
312

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
tape 2 : Activez laffichage des < Requtes> , puis slectionnez R_DVD_TITRE_FILM .

tape 3 : Slectionnez les deux champs, puis cliquez sur

[Suivant].
tape 4 : Choisissez un tri par <DVD_ID>, puis cliquez sur

[Suivant].
tape 5 : Pointez sur le bord droit de la colonne <DVD_ID>
, et faites-le glisser pour la masquer. Ainsi, elle napparatra pas

dans la liste droulante. Cliquez sur [Suivant].
tape 6 : Indiquez le champ de valeur utiliser, ici

choisissez DVD_ID .Cliquez sur [Suivant].
tape 7 : Indiquez dans quel champs de la table la valeur
doit tre stocke, ici choisissez LOCD_ID_DVD .
tape 8 : laissez le nom dtiquette que vous propose

Access, car il ne sera pas utilis. Cliquez sur [Terminer].
Access gnre le contrle de liste droulante que vous avez dfini.
Supprimez ltiquette associe au contrle de la liste droulante.
Remontez les contrles, modifiez leur largeur et diminuez la hauteur du formulaire.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
313
Au final, le formulaire devrait ressembler ceci :
3CREZ LE FORMULAIRE DES LOCATIONS

Vous allez maintenant crer le formulaire principal.
Sous longlet Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Assistant Formulaire.
Dans la zone <Tables/Requtes> , slectionnez T_LOCATIONS.
Basculez tous les champs dans la liste des <Champs slectionns> en cliquant sur le bouton
double chevron .
Sur le mme dialogue, slectionnez T_CLIENTS dans la zone

<Tables/Requtes>.
Basculez les champs CLI_ID, CLI_NOM, CLI_PRENOM, CLI_ADRESSE,

CLI_CP et CLI_VILLE dans les champs slectionns (lordre
importe peu).
Access dtecte deux tables lies : il vous demande donc quelle est la table principale. En dautres
termes, voulez-vous afficher le client et ses locations (sens 1 vers de la relation) ou bien la
location et son client (sens vers 1 de
la relation). Cest le deuxime cas qui
nous intresse ici.
Cliquez sur par T_LOCATIONS.
314

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Access vous demande quelle disposition utiliser.
Choisissez < Colonne simple>, puis cliquez sur [Suivant].
Access vous demande un titre (en fait, un nom) pour votre formulaire.
Saisissez F_LOCATIONS.
Cliquez sur loption < Modifier la structure du formulaire>, puis cliquez sur [Terminer].
Access affiche le formulaire en Mode Cration.
En utilisant les diffrentes techniques vues au cas 7, modifiez le formulaire pour quil ressemble
la figure ci-dessus.
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Sousformulaire/Sous-tat .
Cliquez sous le contrle <LOC_ID> lemplacement o vous allez insrer le

sous-formulaire.
Access lance lassistant sous-formulaire.

Cliquez < Utiliser un formulaire existant> et
slectionnez F_LOCATIONS_SF_DETAIL.
Access vous demande comment vont tre relis les

enregistrements du formulaire. Il vous propose
dutiliser la relation existante.
Laissez ce qui est propos par dfaut et cliquez sur
[Suivant].
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
315

Access vous propose par dfaut le nom du sousformulaire comme nom du contrle sous-formulaire.
Laissez le nom par dfaut et cliquez sur
[Terminer].
Supprimez ltiquette associe au contrle sous-formulaire et positionnez le contrle pour que le

formulaire ressemble ceci :
Vous allez amliorer un peu ce formulaire, en modifiant le titre du formulaire puis en supprimant le
slecteur denregistrement du formulaire et la barre de navigation du sous-formulaire.
Passez en Mode Page, et affichez la Feuille de proprits.
Slectionnez lobjet Formulaire.
Dans longlet Format, dans la proprit <Lgende>, saisissez

LOCATIONS .
Toujours dans longlet Format, dans la proprit <Afficher

slecteur>, choisissez Non.
Sans fermer la Feuille de proprits, cliquez dans le sous-formulaire, en

dehors dun contrle .
Notez que lobjet slectionn dans la Feuille de proprits est encore

Formulaire. Il sagit pourtant bien maintenant du sous-formulaire : vous
constatez par exemple que la proprit <Lgende> est vide.
Dans la proprit <Boutons de dplacement>, choisissez Non.
Dans la proprit <Barre dfilement>, choisissez Verticale.
Verrouillez certains champs du formulaire
Lorsquun client veut louer un ou plusieurs DVD, il

faut crer un nouvel enregistrement location, et dans
cet enregistrement il faut :
saisir le numro du client ;
saisir les DVD daprs leur numro dans le sousformulaire .
316

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Il ne faut surtout pas chercher saisir quoi que ce soit dans les coordonnes du client, car la
modification affecterait directement les donnes de T_CLIENTS. Pour viter cela, vous allez
verrouiller laccs aux champs quil ne faut pas modifier ici. De plus, vous allez faciliter la saisie du
client avec une liste droulante.
Slectionnez les contrles de champs <CLI_ID>, <CLI_NOM>, <CLI_PRENOM>, <CLI_ADRESSE>,

<CLI_CP> et <CLI_VILLE>.
Affichez la Feuille de proprits si elle n'est pas ouverte.
Sous longlet Donnes de la Feuille de proprits, dans la proprit <Activ>, choisissez Non.
Si vous naimez pas la couleur grise du texte, vous pouvez galement mettre la proprit
Donnes / <Verrouill> Oui.
Dans ce cas, il faudra que lutilisateur voie que les champs ne sont pas modifiables.
Pour chaque contrle zone de texte que lutilisateur ne peut pas modifier, dfinissez la proprit
Format / <Style bordure> Transparent.
Ajoutez un contrle liste droulante pour saisir le client
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de liste droulante.
Cliquez sous le contrle zone de texte <LOC_ID_CLIENT> pour positionner le contrle liste
droulante cet endroit dans le formulaire.
Access dmarre lAssistant zone de liste droulante.

tape 1 : Laissez le choix par dfaut < Je veux que la liste droulante recherche les valeurs
dans une table ou requte>, cliquez sur [Suivant].
tape 2 : Dans la liste des tables, slectionnez T_CLIENTS, cliquez sur [Suivant].
tape 3 : Basculez CLI_ID, CLI_NOM et CLI_PRENOM dans la liste des <Champs slectionns>,
tape 4 : Choisissez un tri par CLI_NOM, cliquez sur
[Suivant].
tape 5 : Dcochez la case < Colonne cl cache

(recommand)> , pour faire apparatre la colonne
des identifiants clients. Cliquez sur [Suivant].
tape 6 : Indiquez que la colonne cl est celle de

CLI_ID, cliquez sur [Suivant].
tape 7 : Spcifiez que vous stockez la valeur dans le champ LOC_ID_CLIENT, cliquez sur
[Suivant].
tape 8 : Saisissez Numro du client comme tiquette de la liste droulante, cliquez sur
[Terminer].
Lassistant se termine en gnrant le contrle liste droulante.
Passez en affichage Mode Formulaire. Il est maintenant plus facile de trouver un client.
Comme les contrles zone de texte <LOC_ID_CLIENT> et <CLI_ID> affichent la mme information
que la liste droulante, il y a redondance.
Passez en affichage Mode Page.
Supprimez le contrle zone de texte <LOC_ID_CLIENT>.
Dplacez le contrle liste droulante que vous venez de crer ct du numro du client.
Dans la proprit <Largeur liste>, saisissez 7,5cm.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
317
Sous longlet Format, dans la proprit <Largeur colonnes>, spcifiez 1cm;3,5cm;3cm.

Notez que si vous dsirez masquer la colonne des identifiants, il suffit de mettre sa largeur 0,
cest--dire que la proprit <Largeur colonnes> aura comme valeur 0cm;3,5cm;3cm.
Passez en affichage Mode Formulaire pour vrifier le rsultat.
4CREZ UN FORMULAIRE DE NAVIGATION

Le nombre de formulaires et dtats commence devenir important. Vous allez organiser ces
formulaires au sein dun formulaire de navigation.
Sous longlet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Navigation, puis sur Onglets
verticaux, gauche. Access cre un formulaire quil nomme Formulaire de navigation. Avec un
volet gauche qui affichera des onglets de slection, et un sous-formulaire central qui affichera
le formulaire dont longlet aura t slectionn gauche.
Depuis le volet de navigation, activez le groupe Formulaires, puis cliquez et glissez

F_CLIENTS_ONGLETS dans le volet de gauche du formulaire de navigation .
Access insre un contrle tiquette <F_CLIENTS_ONGLETS> dans le

volet de gauche, ce contrle sert donglet de slection. De la mme
manire, insrez les onglets <F_LOCATIONS>et <F_MAGASINS>.
Slectionnez le contrle tiquette <F_CLIENTS_ONGLETS>, et, dans la Feuille de proprits,

sous longlet Format, dans la proprit <Lgende>, saisissez Clients. De manire similaire,
modifiez la lgende de <F_LOCATIONS> en Locations et <F_MAGASINS> en Magasins.
En Mode Cration, cliquez dans le volet des onglets puis sur la poigne de slection. Diminuez
la hauteur du sous-formulaire central et augmentez sa largeur. Modifiez la hauteur de la section
Dtail en consquence.
318

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
De la mme manire que vous avez ajout un formulaire, passez en Mode Page et ajoutez ltat
E_MAGASINS, dont ltiquette sera Liste magasins.
Notez que vous ne pouvez ajouter ni table, ni requte. Si vous voulez quune requte figure dans
le volet de navigation (par exemple une requte statistique), il faut dabord gnrer un tat qui
contient les donnes de la requte, puis intgrer ltat.
Notez galement que ltat est en Mode tat, et ne peut pas tre imprim.
Fermez le formulaire en le sauvegardant sous le nom F_NAVIGATION.
5FERMEZ LA BASE ET QUITTEZ ACCESS

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
319
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
ANALYSE ET EXPORT
DE DONNES

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
321
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 12 : TABLEAUX CROISS ET GRAPHIQUES

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
323

Fonctions utilises
Assistant graphique
Requte ajout
Requte cration de table
Requte suppression
10 mn
Vous allez maintenant vous intresser lanalyse de donnes sous Access, que ce soit sous forme
de graphiques et de tableaux croiss dynamiques.
Copiez le fichier Locat_12.accdb enregistr dans le dossier C:\Exercices Access 2010
sous un autre nom XLocat_12.accdb. Cette base de donnes est la rplique de celle qui
1CREZ UN TABLEAU CROIS DYNAMIQUE AVEC LASSISTANT

Crez un tableau avec des champs de calcul automatique
Vous allez afficher un tableau crois indiquant la somme des chiffres daffaires par dpartement et
par type dabonnement. Cet exemple ne sera pas conserv, donc nhsitez pas faire des essais.
Dans le volet de navigation, slectionnez la table T_CLIENTS sans louvrir. Puis, sous longlet
Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Plus de formulaires, puis sur Tableau crois
dynamique.
Access cre un nouveau tableau crois dynamique, pour le moment un simple canevas.
Cliquez sur le tableau crois dynamique pour faire apparatre la liste des champs.
Depuis la liste des champs de tableau, cliquez et glissez CLI_DEP dans la zone <Placer les
champs de ligne ici> . Quand le curseur est bien positionn, la zone correspondante est
entoure de bleu . Les dpartements (75, 77) serviront den-tte de ligne, ils saffichent
verticalement dans la zone au bout de quelques secondes.
Cliquez et glissez CLI_ABONNEMENT dans la zone <Placer les champs de colonne ici> . Les
types dabonnement (Or, platine) serviront den-tte de colonne.
Cliquez et glissez CLI_CHIFFRE_AFFAIRES dans la zone <Placer les totaux ou les champs de
dtail ici> . lintersection dun dpartement et dun type dabonnement, les chiffres
daffaires des clients de ce dpartement et de ce type dabonnement seront agrgs.
.
324

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Fermez la liste de champs de tableau crois dynamique en cliquant sur la croix de fermeture .
Vous allez maintenant utiliser diffrentes possibilits du calcul automatique.

Cliquez sur une des valeurs du tableau (nimporte laquelle) pour la slectionner. Puis, sous
longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer>groupe
Outils, cliquez sur le bouton Calcul automatique, puis sur

Somme.
En bas de chaque groupe saffiche la somme des

valeurs , un total gnral sinscrit au bas du tableau,
un total gnral sinscrit droite du tableau.
Pointez sur une cellule (sans cliquer) .

Access vous donne quelques informations
complmentaires.
Vrifiez quune des valeurs du tableau est slectionne. Puis, sous longlet Outils de tableau crois
dynamique/Crer> groupe Outils, cliquez sur le bouton Calcul automatique, puis sur Moyenne.
Access ajoute la moyenne sous chaque groupe au-dessous de la somme et une moyenne
gnrale au bas et droite du tableau.
Slectionnez une des moyennes : sous longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer>groupe
Champ actif, cliquez sur le bouton Supprimer le champ.
Access supprime les moyennes sous les groupes et la moyenne gnrale.
Si Access gnre un message derreur, du type suivant :
Fermez le formulaire en enregistrant les modifications, nommez-le par exemple TCD_CLIENTS, le

nom du formulaire importe peu, car il sera supprim par la suite. Ensuite, activez le groupe
Formulaire dans le volet de navigation, puis ouvrez le formulaire TCD_CLIENTS.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
325

Affichez/masquez les dtails et les valeurs
Les dtails (cest--dire la liste des valeurs) ne vous intressent pas forcment.
Masquez les valeurs de dtail dun dpartement

droite de len-tte dun dpartement . Seul le calcul automatique
(cest--dire la somme) reste visible. Ou,
Cliquez sur len-tte du dpartement , puis, sous longlet Outils de tableau crois dynamique/
Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Masquer les dtails.
Raffichez les valeurs de dtail dun dpartement
droite de len-tte du dpartement . Ou,
Cliquez sur len-tte du dpartement , puis, sous longlet Outils de tableau crois
dynamique/Crer>groupe Afficher/Masque, cliquez sur le bouton Afficher les dtails.
Masquez ou raffichez tous les dpartements
Cliquez sur len-tte <CLI_DEP> , puis, sous longlet Outils de tableau crois
dynamique/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Masquer les dtails ou sur le
bouton Afficher les dtails.
Masquez ou raffichez les dtails des types dabonnement
Symtriquement, exercez-vous masquer puis afficher les dtails des types dabonnement en
cliquant sur les en-ttes des types dabonnement, et en utilisant les mmes boutons sur le
Ruban, ou les boutons
et
.
326

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010

Rordonnez les en-ttes
Le dpartement de lEssonne (91) tant votre dpartement de
prdilection, vous voudriez que sa ligne apparaisse en haut.
Cliquez sur len-tte contenant le 91 et faites-le glisser jusqu
la premire ligne . Notez la barre bleue qui indique la future
position de la ligne.
Access dplace la ligne du dpartement 91 en premire position.

Actualisez les valeurs
Notez la somme des chiffres daffaires pour les clients parisiens ayant un abonnement or
(normalement 4 517,10 ).
Sans fermer le formulaire tableau crois dynamique, ouvrez la table T_CLIENTS en doublecliquant dessus, dans le volet de navigation.
Modifiez le chiffre daffaire de Pascal MARTIN (2e ligne) en le mettant 999 la place de
140 . Changez de ligne pour valider lenregistrement.
Cliquez sur le formulaire de tableau crois dynamique : il ne tient pas compte de la modification.
Sous longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer>groupe Donnes, cliquez sur le bouton
Actualiser le tableau crois dynamique, Access met jour la somme des chiffres daffaires. Pour les
clients parisiens ayant un abonnement or , le montant est maintenant de 5 376,10 .
Remettez Pascal MARTIN son chiffre daffaires dorigine, soit 140 .
Fermez la table T_CLIENTS.
Actualisez nouveau les donnes du tableau crois dynamique.
Rorganisez le tableau crois dynamique
Vous allez mettre tous des champs en ligne. Cliquez et

glissez len-tte <CLI_ABONNEMENT> de la zone de
colonne vers <CLI_DEP>, la zone de lignes. Le positionnement futur de <CLI_ABONNEMENT> est symbolis par un
trait bleu
Positionnez-le droite , puis gauche de <CLI_DEP> .
Cette disposition ne vous convenant toujours pas,

cliquez-glissez <CLI_ABONNEMENT> sur la zone
<Placez les champs de filtre ici> .
Dans cette disposition, cliquez sur la flche de len-tte

<CLI_ABONNEMENT>, vous
pouvez filtrer les types
dabonnement.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
327
Finalement, supprimez len-tte <CLI_ABONNEMENT> en le glissant

en dehors de la fentre du formulaire de tableau crois dynamique
(vers le haut ou vers la gauche).
Il ne reste plus que la somme des chiffres daffaires.

Fermez le formulaire sans enregistrer les modifications. Si vous laviez enregistr, supprimez-le
(dans le volet de navigation, activez le groupe Formulaires, cliquez sur TCD_CLIENTS, puis
appuyez sur la touche
. Enfin, cliquez sur [Oui] quand Access vous demande confirmation.
Attention de bien effacer le formulaire et non la table.).
2CREZ UN TABLEAU CROIS DYNAMIQUE AVEC DES INTERVALLES DE VALEURS

Vous allez analyser les films par genre. Le genre des films tant dans une table spare, il faut
une requte avec relation et crer un tableau crois dynamique sur la requte.
Crez une requte slection (sous longlet Crer>groupe Requte, cliquez sur le bouton Cration
de requte.
Ajoutez les tables T_FILMS et T_GENRES.
Dans la grille de la requte, ajoutez les champs <FILM_TITRE>, <FILM_ANNEE>,

<FILM_DUREE>, et <GENRE_TEXTE>.
Fermez la requte, et enregistrez-l. Comme il sagit dune requte temporaire, nommez-l

_FilmGenre. Si vous ajoutez un soulign (_) devant toutes les requtes temporaires, cest-dire jeter aprs utilisation , elles seront trs faciles reprer puis effacer, notamment si
vous triez les requtes par ordre alphabtique dans le volet de navigation.
Dans le volet de navigation, slectionnez la requte _FilmGenre sans louvrir. Puis, sous longlet
Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Plus de formulaires, puis sur Tableau crois
dynamique.
En utilisant la mthode vue prcdemment,

ajoutez placez <FILM_DUREE> en champ de
ligne, <GENRE_TEXTE> en champ de filtre et
<FILM_TITRE> en champ de dtail.
Les titres des films ne sont pas intressants dans

le cas prsent. Seul leur nombre compte.
Ajoutez un calcul automatique nb (nombre)

aux champs de dtail (sous longlet Outils de
tableau crois dynamique/Crer>groupe Outils
cliquez sur le bouton Calcul automatique, puis sur
NB).
328

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Masquez les dtails.
Access affiche le nombre de films pour chacune des dures, ce

qui nest pas trs intressant. Il serait plus lisible davoir un
rsultat par tranche de dure (entre 60 et 79 minutes, entre 80
et 100 minute).
Cliquez sur len-tte <FILM_DUREE>. Puis, sous longlet Outils
de tableau crois dynamique/Crer>groupe Outils, cliquez sur le
bouton Feuille de proprits.
Access affiche les Proprits pour les en-ttes de ligne <FILM_DUREE>.
Cliquez sur longlet Filtre et groupe.
Dans la liste droulante <Regrouper les lments selon>, choisissez Intervalle numrique .
Dans <Intervalle>, saisissez 20 .
Access met jour le tableau crois dynamique.

Sans fermer le dialogue des Proprits, cliquez maintenant dans le formulaire sur len-tte
<Compte de FILM_TITRE>.
Dans la fentre Proprits, activez longlet Lgende.
Dans la proprit <Lgende>, saisissez Nb de films.
Fermez la fentre Proprits.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
329
Cliquez sur la flche droite de <FILM_DUREE> . Puis, dans la

liste qui souvre, dcochez 60-79 et 240-259. Access
affiche le nombre de films uniquement sur les intervalles de
dure cochs.
Notez que la flche est devenue bleue, pour indiquer quil y a
un filtre sur ce champ. Notez galement que le total gnral (en
bas du tableau) ne tient compte que des valeurs affiches.
Cliquez sur la flche , et slectionnez Tous. Access affiche la

totalit des intervalles de dure.
Cliquez sur la flche droite de <FILM_ANNEE> . Puis, dans la

liste qui souvre, dcochez Tous et cochez 2006.
Access affiche les donnes uniquement pour lanne 2006.

Fermez le formulaire sans enregistrer les modifications.
Supprimez la requte _FilmGenre (dans le volet de navigation, cliquez

. Enfin, cliquez sur
sur _FilmGenre, puis appuyez sur la touche
[Oui] quand Access vous demande confirmation).
3CREZ UN TABLEAU CROIS DYNAMIQUE AVEC DES

REGROUPEMENTS DE DATES PAR MOIS
Vous allez analyser le nombre de DVD lous en fonction du genre des

films et des dates de location. Pour cela, il est ncessaire de crer une requte regroupant
lensemble des tables et champs dont vous avez besoin (y compris les tables intermdiaires).
Crez une requte slection (sous longlet Crer>groupe Requte, cliquez sur le bouton Cration
de requte). Ajoutez les tables T_GENRES, T_FILMS, T_DVD, T_LOCATIONS_DETAIL,
T_LOCATIONS.
Dans la grille, ajoutez les champs <FILM_TITRE>, <FILM_ANNEE>, <FILM_DUREE>,

<GENRE_TEXTE> et <LOC_DATE_DEBUT>. Les relations dfinies sur les tables apparaissent
automatiquement dans la requte.
Fermez la requte, et enregistrez-la. Comme il sagit dune requte temporaire, nommez-l

_StatLocat.
Crez un tableau crois dynamique sur la requte _StatLocat.
En utilisant la mthode vue prcdemment, ajoutez les champs <LOC_DATE_DEBUT par mois>
en champ de ligne, <GENRE_TEXTE> en champ de filtre et <FILM_TITRE> en champ de dtail.
Notez que le champ <LOC_DATE_DEBUT par mois> a t ajout automatiquement par Access dans
la liste des champs de tableau crois dynamique, ainsi quun autre champ <LOC_DATE_DEBUT par
semaine>. De tels champs sont ajouts dans la liste lorsque Access rencontre des champs date.
330

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Ajoutez un calcul automatique NB (nombre) aux champs de

dtail.
Masquez les dtails de tous les titres.
Cliquez sur licne

gauche de 2007 .
Si licne
nest pas visible, sous longlet Outils de tableau
crois dynamique/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le
bouton Bouton dextraction.
Access donne le dtail de 2007, sous forme de trimestre

( quarter en anglais). Si vous cliquez sur licne gauche
dun trimestre, les mois apparaissent.
Cliquez sur <Trimestres> , puis sous longlet Outils de tableau crois

dynamique/Crer>groupe Champ actif, cliquez sur le bouton Dvelopper le
champ. Access ouvre tous les trimestres.
Les trimestres ne vous intressent pas : cliquez sur <Trimestres> ,

et glissez cet en-tte hors du tableau crois dynamique .
En cliquant sur la flche droite de [GENRE_TEXTE], choisissez

de nafficher que les comdies.
Access affiche, par anne et par mois, le nombre de DVD de comdie lous.
Pour modifier le libell de len-tte Compte

de FILM_TITRE en NB films lous,
ouvrez le dialogue des proprits, cliquez sur
len-tte. Puis,dans le dialogue
Proprits ,modifiez le libell dans la zone
<Lgende>, fermez le dialogue.
Fermez le formulaire sans enregistrer les modifications. Ne supprimez pas la requte

_StatLocat, vous allez lutiliser lors du prochain exercice.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
331

4CREZ UN GRAPHIQUE CROIS DYNAMIQUE
Le tableau crois dynamique a son quivalent graphique : le graphique crois dynamique. De
nombreuses manipulations sont les mmes pour les deux objets.
Vous allez crer un graphique mettant en valeur le nombre de locations par genre.
Dans le volet de navigation, slectionnez la requte _StatLocat sans louvrir. Puis, sous longlet
Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Plus de formulaires, puis sur Graphique crois
dynamique.
Access cre un nouveau graphique crois dynamique, un simple canevas au dpart.
Cliquez sur le graphique crois dynamique pour faire apparatre la liste des champs.
Cliquez-glissez <LOC_DATE_DEBUT par mois> dans la zone des catgories .
Cliquez-glissez <GENRE_TEXTE> dans la zone des champs de filtre .
Cliquez-glissez <FILM_TITRE> dans la zone des champs de donnes .
Access transforme <FILM_TITRE> en [Compte de FILM_TITRE] et affiche le graphique.
332

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Dans la fentre Liste des champs du graphique, cliquez sur le signe + devant le champ
<CLI_DATE_DEBUT par mois>. Cliquez et glissez <Mois> droite de <Anne> dans le
graphique. Fermez la fentre Liste des champs du graphique.
Cliquez dans la zone de graphique puis, sous longlet Outils de graphique crois
dynamique/Crer>groupe Type, cliquez sur le bouton Modifier le type de graphique.
Dans le dialogue Proprits du graphique

qui souvre, longlet Type est slectionn
initialement.
Slectionnez Courbes , puis Courbes
avec marques affiches chaque

point .
Access modifie le graphique.

Fermez la fentre Proprits.
Vous pouvez filtrer les enregistrements sur
le genre du film en cliquant sur le bouton
[GENRE_TEXTE] situ dans la zone des
champs de filtre. Vous pouvez ainsi
visualiser les volutions dun genre de film,
par exemple Dessin anim.
Aprs rflexion, plutt que de filtrer le
genre de film, vous voudriez pouvoir comparer les volutions entre quelques-uns des genres.
Cliquez et glissez le bouton [GENRE_TEXTE] vers la zone des champs de srie.
Cliquez sur le bouton [GENRE_TEXTE], et cochez Comdie pour ajouter le genre au

graphique.
Nhsitez pas jouer avec les diffrents types de graphique et avec les diffrentes options.
Admirez votre travail.
Fermez le formulaire sans enregistrer les modifications.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
333

5CREZ UN GRAPHIQUE DPENDANT DANS UN FORMULAIRE
Vous allez maintenant mettre en graphique lhistorique sur un mois du nombre de locations de
chaque film. Pour cela, vous allez crer un formulaire affichant les informations sur un film, dont
un graphique donnant lhistorique de location du film. Chaque fois que vous changez de film dans
le formulaire, le graphique se recalcule pour le nouveau film, le graphique est dit dpendant .
Crez un formulaire F_FILMS
Dans le volet de navigation, slectionnez la table T_FILMS (il nest pas ncessaire de louvrir).
Puis, sous longlet Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Formulaire.
Enregistrez-le sous le nom F_FILMS.
Vous noterez que le contrle du champ < FILM_GENRE> est une liste droulante, alors que celui
du champ <FILM_ID_EDITEUR> est une zone de texte. Cest parce que dans la table T_FILMS le
champ <FILM_ID_EDITEUR> nest pas de type liste droulante.
Remplacez le contrle zone de texte <FILM_ID_EDITEUR> par une liste droulante :
Cliquez sur le contrle et supprimez-le, puis sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur
le bouton Liste droulante, cliquez sur la cellule de la disposition o se trouvait le champ
supprim, lAssistant Liste droulante dmarre.
tape 1 : Laissez coche loption < Je veux que la liste droulante extraie les valeurs dune
autre table>, [Suivant].
tape 2 : Slectionnez T_EDITEURS, cliquez sur [Suivant].

tape 3 : Ajoutez les champs <EDIT_ID> et <EDIT_NOM>, cliquez sur [Suivant].
tape 4 : Slectionnez le champ <EDIT_NOM> pour trier, cliquez sur [Suivant].
tape 5 : Ajustez la largeur de la liste droulante, cliquez sur [Suivant].
tape 6 : Indiquez que la valeur stocker est celle de <EDIT_ID>, cliquez sur [Suivant].
tape 7 : Slectionnez le champ <FILM_ID_EDITEUR> pour stocker la valeur, cliquez [Suivant].
tape 8 : Saisissez Editeur comme la valeur de ltiquette, [Terminer].
En utilisant les techniques vues au cas n7, modifiez le formulaire pour quil ressemble la
figure suivante (vous pouvez bien sr adapter la taille et la position des contrles en fonction de
la taille de votre cran) :
334

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Crez la requte qui sera utilise par le graphique

Pour afficher le graphique des DVD qui ont t rendus durant une priode donne, il est
ncessaire davoir certains champs de la table T_LOCATIONS_DETAIL et dautres de la table
T_DVD. Il vous faut donc construire une requte qui utilise ces deux tables.
Crez une nouvelle requte base sur les tables T_DVD, T_LOCATIONS_DETAIL et
T_LOCATIONS.
Ajoutez les champs <DVD_ID_FILM>, <DVD_ID> et <LOCD_DATE_DEBUT>.
Il nest pas ncessaire dy ajouter la table des films, car le lien se fera par le champ
<DVD_ID_FILM>, qui est reli <FILM_ID> dans la fentre des relations.
Fermez la requte et enregistrez-la sous le nom R_DVD_LOCATIONS.
Insrez le graphique
Ouvrez le formulaire F_FILMS en Mode Cration.
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Graphique .
Cliquez dans le formulaire, sous le contrle <FILM_ID_EDITEUR> et gauche du

contrle sous-formulaire <T_DVD> pour y placer le graphique.
Access lance lassistant graphique.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
335
Cliquez < Requtes> , puis slectionnez R_DVD_LOCATIONS .
Transfrez les trois champs dans la liste des champs pour le graphique.
Slectionnez la vignette Courbes .
336

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Par cliquer-glisser, amenez <DVD_ID> dans la zone des donnes , <DVD_ID_FILM> dans la
zone des sries ; il y est remplac par [CompteDeDVD_ID_FILM], et <LOC_DATE_DEBUT>
dans la zone de laxe .
Double-cliquez dans la zone de laxe (occupe par <LOC_DATE_DEBUT>).
Access ouvre un dialogue Regrouper pour dfinir loption de regroupement.
Choisissez Trimestre. Dcochez loption< Utiliser les donnes entre>, vous aurez ainsi un
graphique sur tout lhistorique. Cliquez sur [OK].
Access vous demande le lien entre le formulaire et les donnes du graphique. Comme la relation a
t dfinie dans la fentre des relations, la liaison par dfaut est correcte.
Saisissez Historique des locations comme titre du graphique.
Cliquez < Non, ne pas afficher de lgende>, puis cliquez sur [Terminer].
Passez en affichage Mode Formulaire pour visualiser le rsultat, et naviguez dans les
enregistrements. Notez que le graphique se recalcule pour chaque film.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
337
Notez que le graphique est un peu petit, et que laxe vertical naffiche pas toujours les mmes
chelles, ce qui peut induire en erreur. Cest parce que vous avez des chelles automatiques.
En restant en Mode Formulaire, double-cliquez sur le

graphique pour le modifier.
Access ouvre le graphique en Mode Cration.

Cliquez dans la zone graphique , puis en utilisant la
poigne de dimensionnement agrandissez la zone.
Double-cliquez sur laxe vertical.
Access ouvre un dialogue permettant de dfinir le format

de laxe.
Slectionnez longlet chelle.
Dans <Maximum>, saisissez 150.
Notez que, sous <Automatique>, la case cocher

correspondante se dcoche.
Cliquez sur [OK] pour fermer la fentre Format de laxe,
puis cliquez dans le formulaire hors du graphique pour
terminer.
Naviguez dans les enregistrements pour visualiser le

rsultat. Notez par exemple que le film Romper
Stomper sort mme du graphique.
338

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
CAS 13 : IMPORT EXPORT DE DONNES

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
339
CAS 13 : IMPORT, EXPORT DE DONNES

Fonctions utilises
Exporter des donnes vers Excel
Importer une table Excel
Lier une table

15 mn
Les informations contenues dans une table, celles rsultant dune requte et celles listes dans un
tat peuvent aisment tre exportes vers Word ou Excel. Inversement, des donnes structures
en lignes/colonnes dune feuille Excel peuvent tre importes dans Access.
On peut galement travailler sur des donnes qui ne sont pas stockes dans la base de donnes
ouverte, mais dans une autre base de donnes en crant un lien entre les deux bases.
Copiez le fichier Locat_13.accdb qui est enregistr dans C:\Exercices Access 2010 en
lui donnant le nom diffrent XLocat_13.accdb. Ouvrez cette base de donnes
XLocat_13.accdb.
1EXPORTEZ DES DONNES VERS EXCEL

Pour transmettre certaines informations des personnes ne disposant pas dAccess, vous allez
exporter des donnes vers Excel.
Pour quune requte puisse tre exporte, il est ncessaire quelle ait t enregistre.
Ouvrez la requte RS_SOMME_CA_PAR_DEPARTEMENT et slectionnez des lignes. Puis, sous

longlet Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur le bouton Excel.
Access vous demande de prciser le nom du fichier et le format dexport.
Modifiez, ventuellement, le nom du fichier crer (vous pouvez vous aider du bouton
[Parcourir] pour slectionner un dossier).
Laissez le format de fichier en Classeur Excel (*.xlsx) .
Cochez < Exporter les donnes avec la mise en forme et la mise en page> . Access
conservera les largeurs de colonne et une partie des formats (le chiffre daffaires sera format
en , mais le gras ou la taille des caractres ne seront pas conservs).
Cochez < Ouvrir le fichier de destination une fois lexportation termine> .
Validez par [OK]. Access cre un fichier Excel et louvre.
Dans le mme temps, Access vous demande si vous voulez enregistrer les paramtres de
lexportation. Cela vous permet de rpter ultrieurement lopration dexportation (sous longlet
Donnes externes>groupe Exporter, bouton Exportations enregistres).
Si vous utilisez Outlook, Vous pouvez crer une tche priodique dans Outlook pour vous rappeler
une exportation faire des dates programmes.
340

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer lassistant.
Fermez Excel.
2IMPORTEZ UN FICHIER EXCEL

Vous allez importer un fichier Excel qui contient les nouveaux films de lditeur Film en bote .
Pour plus de scurit, cette importation se fait en trois temps.
Prparez les donnes
Ouvrez le fichier Excel Liste nouveauts.xlsx du dossier C:\Exercices Access 2010, et

enregistrezle sous le nom XListe nouveauts.
Il est impossible de limporter directement cause de la faon dont les donnes sont disposes
dans la feuille Excel. Il va falloir dabord disposer les donnes sous forme dun tableau sans lignes
vides, et avec toutes les informations ncessaires sur chaque ligne.
Crez une feuille de calcul qui sera nomme Feuil2. Copiez le champ C5:E28 de Feuil1 dans
la cellule A1 de Feuil2. Saisissez Genre dans la cellule D1 et Editeur dans la cellule E1.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
341
Sous Genre, saisissez le genre pour

chaque film, Action dans D2:D4,
Comdie dans D8:D10,
Documentaire dans D13:D15,
Thriller dans D19:D24.
Supprimez les lignes inutiles, la largeur

des colonnes na pas dimportance.
Sous Editeur, remplissez avec la
valeur 3 car cest lID de lditeur de
Film en bote.
Fermez Excel en enregistrant les

modifications.
Importez des donnes Excel
Sous longlet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur Excel.
Access lance lassistant dimportation.

Slectionnez le fichier C:\Exercices Access 2010\XListe nouveauts.xlsx.
Vrifiez que loption < Importer les donnes sources dans une nouvelle table de la base de
donnes active> est bien active. Cliquez sur [Suivant].
Slectionnez la feuille Feuil2. Cliquez sur [Suivant].
Cochez la case < Premire ligne contient les en-ttes de colonnes>, [Suivant].
Access vous demande quel est le type de chacun des champs. Notez que les nombres sont tous
considrs comme rels doubles, mais cela na pas dimportance pour la suite.
Activez loption < Pas de cl primaire>.
Changez le nom par dfaut Feuil2 (nom de longlet do sont importes les donnes) en
T_FEUIL2 (nom souhait de la table dans la base de donnes).
Cliquez sur [Terminer]. Nenregistrez pas les tapes de limportation, cliquez sur [Fermer]
Access cre une nouvelle table et y importe les donnes.

Ouvrez la table Access T_FEUIL2.
Fermez la table Access T_FEUIL2.
Transfrez les donnes de la nouvelle table vers la table des films
Crez une nouvelle requte : sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Cration
de requte, ajoutez les tables T_FEUIL2 et T_GENRES.
Reliez le champ <GENRE> de T_FEUIL2 avec <GENRE_TEXTE> de T_GENRES.
Ajoutez, dans la grille de requte, les champs <Titre>, <Anne>, <Dure>, <Editeur>,
<GENRE_ID>.
342

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Contrlez le rsultat en Mode Feuille de donnes. Vrifiez notamment que vous avez autant
denregistrements que dans T_FEUIL2. Si ce nest pas le cas, cela signifie quil y a une faute de
frappe dans T_FEUIL2, et que le genre dun ou de plusieurs films nest pas crit de la mme
manire que dans T_GENRES.
Transformez la requte slection en requte ajout : sous longlet Outils de requte/Crer>groupe

Type de requte, cliquez sur le bouton Ajout.
Access demande le nom de la table dans laquelle ajouter les enregistrements
Slectionnez la table T_FILMS.
Cliquez sur [OK].
Associez les champs correspondants sur la ligne <Ajouter >.
Excutez la requte : sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton
Excuter.
Access vous demande confirmation pour ajouter 14 lignes.

Cliquez sur [OK].
Supprimez la table T_FEUIL1.
La cl primaire est gnre automatiquement car le champ est de type NumroAuto dans
T_FILMS.
3UTILISEZ UNE TABLE LIE UNE TABLE EXTERNE

Dans ltape prcdente, vous avez copi les informations dans une table. Mais, vous pourriez
accder une table qui se trouve dans une autre base de donnes sans avoir limporter. Ceci est
extrmement utile, par exemple, lors du partage dinformations entre plusieurs bases de donnes.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
343

Dans cet exercice, vous allez accder la liste complte des films (qui ressemble furieusement la
liste que vous venez de complter), cette liste tant une table dans une base de donnes partage
par plusieurs utilisateurs. Cette table est T_FILMS_COMPLETS, dans la base Films.accdb situe
dans C:\Exercices Access 2010.
Dans longlet Donnes externes>groupe Importer, cliquez sur le bouton Access.
Access lance lassistant dimportation.
laide du bouton [Parcourir], slectionnez le dossier
C:\Exercices Access 2010\Films.accdb.
Cochez < Lier la source de donnes en crant une table attache>.
Cliquez sur [OK].
Access vous propose la liste des

tables contenues dans la base de
donnes externe.
Slectionnez la table externe
T_FILMS_COMPLET.
Cliquez sur [OK] sans enregistrer les tapes de limport.
Access attache la table.
La table attache est reconnaissable la flche situe devant licne.
Ouvrez la table en Mode Feuille de donnes. Lintgralit des donnes sy

trouve et est accessible.
Attention : vous pouvez modifier les donnes de cette table lie, mais sachez que vous modifiez en
fait les donnes de la base de donnes externe Films.accdb.
Basculez en Mode Cration.
Access affiche un message davertissement. En effet, seules certaines proprits (telles que la
largeur des colonnes ou laffichage par dfaut) sont modifiables. Les proprits des champs (type,
taille) ne sont pas modifiables.
Cliquez sur [OK].
Fermez la table.
La table T_FILMS_COMPLET tant slectionne, appuyez sur
Access vous demande confirmation pour dtacher la table.
Cliquez sur [Oui].
Vous navez pas effac la table de la base Films.accdb, seulement supprim le lien qui vous
permettait dutiliser la table de Films.accdb dans votre base de donnes.
4COMPACTEZ UNE BASE DE DONNES

Vous allez simuler lutilisation intensive de la base de donnes, afin que les effets du compactage
soient visibles.
Dans le menu Fichier, slectionnez Informations,
puis cliquez sur le lien Afficher et modifier les
proprits de la base de donnes (en haut
droite).
Cliquez sur longlet Gnral, et notez la taille de

la base de donnes.
Fermez le dialogue Proprits de

XLocat_13.accdb.
344

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Dans le volet de navigation, slectionnez T_CLIENTS.
+C pour copier la table T_CLIENTS.
+V pour coller la table.
Access vous demande quel nom donner la table. Vous pouvez laisser le nom par dfaut,
Copie de T_CLIENTS.
Regardez et notez nouveau la taille de la base. Notez quelle a augment, ce qui est logique.
Supprimez la table Copie de T_CLIENTS.
Regardez (et notez) nouveau la taille de la base. Elle na pas diminu.
Refaites un copier-coller de la table T_CLIENTS, puis regardez la taille de la base. Elle a encore
augment.
Access ne rcupre jamais lespace laiss par une suppression, que ce soit dune table, dun
formulaire ou dun enregistrement. Au fur et mesure de lutilisation de la base de donnes, sa
taille va devenir de plus en plus grosse.
Dans longlet Outils de base de donnes>groupe Outils, cliquez sur le bouton Compacter une base de
donnes. Ou,
Dans le menu Fichier, slectionnez litem Informations et cliquez sur le bouton Compacter et rparer
une base de donnes.
Regardez la taille de la base de donnes : elle a diminu.
Fermez Access.
Respirez un grand coup.

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
345
user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
Index
A
Abrviation ........................................................... 39
Aide
au premier plan ................................................ 27
barre d'outils de laide ..................................... 26
hors connexion/online ..................................... 27
imprimer........................................................... 27
infobulle ........................................................... 27
Ajouter
contrle dpendant ......................................... 94
contrle indpendant ...................................... 94
enregistrement................................................. 30
Aligner
des contrles .................................................... 97
Analyse croise ................................................... 143
Aperu avant impression ...................................... 43
dun tat ......................................................... 119
Arrter Access....................................................... 12
Assistant
attache de texte ............................................. 169
cration dtat ................................................ 104
cration de formulaire ..................................... 87
cration de requte ......................................... 68
cration liste de choix ...................................... 65
groupe d'options ............................................ 151
importation de feuille de calcul ..................... 167
importation de texte ...................................... 169
modles de cration......................................... 47
requte analyse croise ................................. 143
Attacher
feuille de calcul............................................... 167
fichier texte .................................................... 169
table ....................................................... 164, 165
Atteindre
un enregistrement ........................................... 30
une fentre application .................................... 12
Barre
dtat.................................................................14
doutils Accs rapide .........................................14
d'outils Accs rapide .........................................16
d'outils de l'Aide ............................................... 26
Basculer vers une application ...............................12
Base de donnes
chiffrage ............................................................ 52
compacter ......................................................... 49
crer ..................................................................46
dfinition............................................................. 8
fermer ...............................................................13
fractionner ........................................................ 49
mode exclusif .................................................... 52
mot de passe ..................................................... 52
proprits ......................................................... 51
rparer .............................................................. 49
restaurer ........................................................... 48
rsum .............................................................. 51
sauvegarder ...................................................... 48
statistiques ........................................................ 51
Bordure
dun contrle .................................................... 99
Bouton de commande.........................................156
Bouton Office ........................................................ 17
C
Calculs
dans un formulaire ........................................... 94
dans une requte .............................................. 78
Case cocher (contrle) .......................................95
Champ
ajouter ........................................................ 55, 56
calcul dans une requte ..................................78

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
347
chane vide autorise (proprit) ..................... 64

compression unicode ....................................... 65
dcimales.......................................................... 60
dplacer ............................................................ 56
format............................................................... 61
index (proprit) ............................................ 64
insrer .............................................................. 56
lgende (proprit) .......................................... 63
masque de saisie (proprit) ............................ 62
message derreur(proprit) ............................ 64
null interdit(proprit) ..................................... 64
proprits ......................................................... 60
supprimer ......................................................... 56
taille .................................................................. 60
type de.............................................................. 57
valeur par dfaut (proprit) ........................... 32
valeur par dfaut(proprit) ............................ 64
Validation (proprit) ....................................... 32
validation(proprit) ........................................ 64
zoom ................................................................. 32
Cl
trangre ........................................................ 122
primaire .................................................... 58, 122
Colonne de feuille de donnes
dplacer ............................................................ 35
figer .................................................................. 35
largeur .............................................................. 34
masquer............................................................ 35
renommer ........................................................ 35
Compression unicode ........................................... 65
Condition .............................................................. 99
Contrle
aligner ............................................................... 97
aligner sur la grille ............................................ 97
attributs ............................................................ 99
bordure............................................................. 99
calcul......................................................... 88, 94
case cocher .................................................... 95
couleur ............................................................. 99
dans un tat.................................................... 110
date et heure .................................................... 95
dpendant .................................................. 88, 94
dplacer ............................................................ 96
grouper/dissocier ............................................. 97
indpendant ............................................... 88, 94
lien hypertexte ............................................... 158
mise en forme .................................................. 99
mise en forme conditionnelle .......................... 99
numro de page ............................................. 110
348
OLE ................................................................. 160

onglet ............................................................. 157
ordre de tabulation .......................................... 91
police ................................................................ 99
proprits....................................................... 100
redimensionner................................................ 96
slectionner ..................................................... 96
taille des caractres ......................................... 99
Copier
enregistrements ............................................... 33
Correction automatique ....................................... 39
Couleur ................................................................. 99
Crer
base de donnes .............................................. 46
tat ......................................................... 106, 107
formulaire ...................................................86, 88
liaison ............................................................. 164
table ............................................................... 137
Critres
caractres gnriques ...................................... 75
dans une requte ............................................. 74
D
Date/Heure
dans un formulaire ........................................... 95
Dcimales ............................................................. 60
Dmarrer Access .................................................. 11
documents rcents .......................................... 11
en ouvrant un fichier ....................................... 11
menu Dmarrer ............................................... 11
raccourci........................................................... 11
Dplacer
champ .............................................................. 56
colonne ............................................................ 35
contrle ............................................................ 96
Disposition de contrles ....................................... 98
Documents onglet ........................................14, 19
Donnes
exporter ......................................................... 171
filtrer ................................................................ 41
importer ......................................................... 164
imprimer .......................................................... 44
lier .................................................................. 164
rechercher ........................................................ 37
remplacer ......................................................... 37
saisie................................................................. 30
trier .............................................................40, 73

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
trier dans un tat ........................................... 105

Dossier
par dfaut ......................................................... 51
E
Enregistrement
ajouter ...................................................... 30, 138
atteindre........................................................... 31
copier ............................................................... 33
dplacer............................................................ 33
filtrer .......................................................... 41, 74
imprimer........................................................... 44
mise jour ...................................................... 140
modifier ............................................................ 31
naviguer............................................................ 30
nouveau............................................................ 30
slecteur ........................................................... 31
slectionner...................................................... 33
supprimer ................................................. 33, 139
trier............................................................. 40, 73
Enregistrer
tat ................................................................. 108
formulaire......................................................... 89
Erreur .................................................................. 101
Erreur dans un tat ............................................. 111
tat
aperu ............................................................ 104
aperu avant impression ........................ 108, 119
avec filtre sur les donnes ............................. 115
avec pourcentage dun total .......................... 117
avec somme, totaux .................................... 116
colonne simple ............................................... 104
contrle calcul .............................................. 110
contrle dpendant ....................................... 110
contrle indpendant .................................... 110
crer ....................................................... 106, 107
cumul .............................................................. 117
dfinition ............................................................ 9
enregistrer ...................................................... 108
fermer ............................................................ 108
imprimer......................................................... 120
instantan ...................................................... 104
mise en page .................................................. 118
mode cration ........................................ 108, 109
mode tat ....................................................... 108
mode page ..................................................... 108
ouvrir .............................................................. 108
renommer ...................................................... 108
saut de page ....................................................118

saut de section ................................................118
sections dans un tat ......................................109
supprimer........................................................108
tri 105
tiquette
dun contrle .................................................... 97
supprimer.......................................................... 97
Excel ............................................................ 167, 174
Exporter
donnes .......................................................... 171
F
Fentre Access ...................................................... 14
Fentres superposes ........................................... 19
Fermer
base de donnes ............................................... 13
tat ..................................................................108
formulaire ......................................................... 89
Feuille de calcul ...................................................167
Feuille de donnes
imprimer ........................................................... 44
mise en forme ................................................... 34
saisie de donnes.............................................. 30
Fichier texte......................................................... 169
Figer les colonnes .................................................. 35
Filtrer les enregistrements ....................................41
Fonctions ...............................................................80
Format
daffichage de champ .......................................61
personnalis ...................................................... 61
Format de fichier
conversion......................................................... 50
Formulaire
contrle calcul................................................. 94
crer ............................................................ 86, 88
date et heure .................................................... 95
dfinition............................................................. 9
enregistrer ........................................................ 89
fermer ...............................................................89
instantan ......................................................... 86
mode cration............................................. 90, 92
mode page ........................................................ 93
numro de page ..............................................110
ouvrir.................................................................89
renommer ......................................................... 89
sections ............................................................. 90
sous-formulaire...............................................130

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
349
supprimer ......................................................... 89
thmes .............................................................. 91
Formules ............................................................... 80
G
Gnrateur d'expression ...................................... 79
Groupe
d'options......................................... 150, 153, 156
H
Hauteur des lignes ................................................ 35
Hypertexte .......................................................... 158
I
Importer
feuille de calcul ............................................... 167
fichier texte .................................................... 169
objets Access .................................................. 165
table........................................................ 164, 165
Imprimer
feuille de donnes ............................................ 44
un tat ............................................................ 120
Index
dfinition .......................................................... 58
multichamp ...................................................... 59
supprimer ......................................................... 59
Index (proprit de champ) ................................ 64
Insrer
champ ............................................................... 56
Intgrit rfrentielle ......................................... 123
fichier texte .................................................... 169

table ....................................................... 164, 165
Lignes
hauteur ............................................................ 35
Liste
droulante ..................................................... 153
Liste de choix ........................................................ 65
M
Macro ................................................................... 10
Mailing Word ...................................................... 174
Masque de saisie .................................................. 62
Masquer une colonne .......................................... 35
Message derreur (proprit de champ) .............. 64
Mise jour.......................................................... 140
Mise en forme
cellules ............................................................. 36
conditionnelle .................................................. 99
contrles .......................................................... 99
Mise enforme
caractres......................................................... 36
Mode
cration de requte ......................................... 70
feuille de donnes............................................ 30
Module ................................................................. 10
Mot de passe de base de donnes ....................... 52
N
Non-correspondance.......................................... 142
Nouveauts Access 2007 .................................10, 27
Null interdit (proprit de champ) ....................... 64
Numro de page
dans un tat ................................................... 111
dans un formulaire ......................................... 110
Jointure ............................................................... 124
L
Largeur de colonne ............................................... 34
Lgende (proprit de champ) ............................. 63
Liaison
crer ............................................................... 164
gestionnaire de tables lies ............................ 166
supprimer ....................................................... 166
Lien hypertexte ................................................... 158
Lier
feuille de calcul ............................................... 167
350
O
Objet
importer ......................................................... 165
OLE ................................................................. 160
Objets base de donnes ....................................... 18
catgorie .......................................................... 21
groupe .........................................................20, 21
groupe personnalis ...................................20, 21
masquer ........................................................... 20
organiser .......................................................... 19
renommer ........................................................ 20

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
supprimer ......................................................... 20
Office .................................................................. 174
OLE ...................................................................... 160
Onglet
contrle .......................................................... 157
Onglets
contextuel ........................................................ 15
du Ruban .......................................................... 14
Options dAccess .................................................. 22
Options daffichage .............................................. 34
Orthographe ......................................................... 38
Ouvrir
tat ................................................................. 108
formulaire......................................................... 89
une requte ...................................................... 71
P
Paramtres dans une requte .............................. 77
Police .................................................................... 99
Projet .................................................................... 10
Proprits
base de donnes .............................................. 51
champs ............................................................. 60
contrles ........................................................ 100
jointure ........................................................... 124
Publipostage Word ............................................. 174
Q
Quitter Access....................................................... 12
R
Rechercher/remplacer des donnes .................... 37
Redimensionner
contrle ............................................................ 96
Regroupement dans une requte ........................ 83
Relation entre tables .......................................... 122
crer ............................................................... 123
modifier .......................................................... 125
supprimer ....................................................... 125
Renommer
colonne ............................................................. 35
formulaire......................................................... 89
Requte
ajout ............................................................... 138
ajouter un champ ............................................. 72
ajouter une table .............................................. 72
analyse croise................................................143
champ calcul ................................................... 78
copier une ......................................................... 71
cration de table .............................................137
crer ............................................................ 68, 70
critres .............................................................. 74
dfinition............................................................. 9
exporter .......................................................... 171
expression ......................................................... 75
fermer ...............................................................71
formule ............................................................. 80
gnrateur d'expression ...................................79
masquer un champ ........................................... 72
mise jour ......................................................140
mode cration............................................. 70, 71
mode feuille de donnes ..................................71
multitable................................................ 128, 129
non-correspondance.......................................142
oprateurs ........................................................ 75
ordre des champs ............................................. 72
paramtre ......................................................... 77
regroupements ................................................. 83
renommer une .................................................. 71
slection ............................................................ 68
sous-totaux ....................................................... 82
suppression .....................................................139
supprimer un champ.........................................72
supprimer une .................................................. 71
trier ...................................................................73
Rsum ..................................................................51
Ruban .............................................................. 14, 15
Accueil ...............................................................15
Crer .................................................................15
Donnes externes ............................................. 15
Fichier ...............................................................15
Outils de base de donnes................................15
rduire .............................................................. 15
restaurer ........................................................... 15
S
Saisie .....................................................................30
Section de formulaire
afficher/masquer .............................................. 90
en-tte de formulaire .......................................90
proprits ......................................................... 91
redimensionner ................................................ 90
Slecteur denregistrement ..................................31
Slectionner

user 177 at Sun Nov 28 04:02:16 +0100 2010
351
contrle ............................................................ 96
Sous-formulaire .................................................. 130
Sous-totaux ........................................................... 82
Statistiques ........................................................... 51
Supprimer
champ ............................................................... 56
enregistrements ....................................... 33, 139
tiquette ........................................................... 97
formulaire ......................................................... 89
liaison ............................................................. 166
relation ........................................................... 125
Validation (proprit de champ) .......................... 64

Vrifier
erreurs dans un tat ...................................... 111
erreurs dans un formulaire ............................ 101
lorthographe ................................................... 38
Volet de navigation .........................................14, 18
organiser objets base de donnes ................... 19
ouvrir ................................................................ 19
Word................................................................... 174
Table
attacher .......................................................... 164
dfinition ............................................................ 8
exporter .......................................................... 171
importer ........................................... 54, 164, 165
imprimer ........................................................... 44
lie .................................................................... 54
lier........................................................... 164, 165
modifier une relation ..................................... 125
relation ........................................................... 122
supprimer une relation .................................. 125
visualiser les enregistrements lis.................. 126
Tableur ................................................................ 167
Taille
champ ............................................................... 60
des caractres .................................................. 99
Trier
dans un tat.................................................... 105
dans une feuille de donnes ............................ 40
dans une requte ............................................. 73
Type de champ ..................................................... 57
date .................................................................. 31
heure ................................................................ 32
lien hypertexte ................................................. 32
liste de choix ..................................................... 32
mmo ......................................................... 57, 62
nombre ............................................................. 31
numroauto ..................................................... 32
objet OLE .......................................................... 32
oui/non ............................................................. 32
texte ........................................................... 31, 62
Types de donnes ..................... Voir Type de champ
352
W
Z
Zone
de liste ............................................................ 153
Zoom sur un champ.............................................. 32

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Le code de la proprit intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet expressment la

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Tlchargez les fichiers

noms des champs entre chevrons simples.

noms de dossier, noms de fichier, texte saisir.

boutons qui sont dans les botes de dialogue (*).

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TABLE DES MATIRES

MANUEL UTILISATEUR ....................................... 5

2. UTILISER LA FEUILLE DE DONNES....................................29

3. CRER ET GRER LES FICHIERS .........................................45

Tsoft Access 2010 Utilisateur

Compacter/fractionner une base de donnes ...................................................... 49

4. CRER DES TABLES ............................................................. 53

5. REQUTES SLECTION ........................................................ 67

7. LES TATS ......................................................................... 103

Tsoft Access 2010 Utilisateur

Filtrer dans un tat ........................................................................................ 115

8. RELATIONS ENTRE TABLES .............................................. 121

9. REQUTES AVANCES ....................................................... 135

10. CONTRLES AVANCS .................................................... 149

11. IMPORTER, EXPORTER, LIER DES DONNES ................. 163

Tsoft Access 2010 Utilisateur