Pourquoi Et Comment Automatiser La Comptabilite Fournisseurs

1
LIVRE BLANC
POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER

SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS
Ce livre blanc expose les diffrentes problmatiques ainsi que les solutions existantes
dautomatisation de la comptabilit fournisseurs.
Auteur : Roger Stanmore

Copyright 2012 ReadSoft - www.readsoft.fr
Page
POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS
2 (23)
Prambule
2
Introduction lautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

2.1 Problmes lis au traitement de la Comptabilit Fournisseurs
2.2 Evolution de lautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs
2.3 Avantages de lautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs
Les solutions dautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

3.1 Processus Manuel (Saisie partir de facture physique code et approuve)
3.2 Saisie manuelle de la facture avec un systme workflow pour approbation
3.3 Numrisation de limage de la facture avec un systme workflow et archivage de limage
3.4 ICR / OCR et systme de workflow spar avec archivage de limage
3.5 ICR / OCR et systme de workflow intgr avec archivage de limage
3.6 Solutions externalises dautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs
4 Automatisation de la Comptabilit Fournisseurs Procure to Pay complte

4.1 Des solutions compltes et totalement intgres
4.2 Les bonnes pratiques en matire de Services Partags
4.3 Les dfis de la gestion des changements
5 Les bnfices lis lautomatisation de la comptabilit fournisseurs
ReadSoft Livre Blanc 2012
Page
3 (23)
1 Prambule
Imaginons le cas de figure suivant : ces cinq dernires annes, votre socit a enregistr une croissance annuelle de 10 20%. Le nombre de vos clients a
doubl, ainsi que celui de vos fournisseurs. Par prudence, vous avez fait appel des intrimaires pour rpondre vos besoins administratifs, et vous
employez actuellement autant dintrimaires que de personnel fixe. Le turnover de vos employs a galement augment, de sorte que la grande majorit
de votre personnel est inexpriment. Pour faire face aux volumes croissants de factures traiter, vos employs sont contraints de faire des heures
supplmentaires, ce qui augmente les cots salariaux et allonge les cycles de paiement. Le mois dernier, le dlai de paiement moyen des factures a t de
45 jours, et votre personnel charg de la comptabilit fournisseurs a pass plus de la moiti de son temps au tlphone, rpondre aux relances des
fournisseurs. La semaine dernire, vous avez encore d engager deux personnes en intrim pour rattraper le retard. Pour votre organisation, le cot de
traitement dune facture dpasse actuellement 20 euros.
Vous avez appris par ailleurs, lors dun conseil dadministration, lacquisition par votre socit dun concurrent de taille quivalente, qui voit donc sa taille
virtuellement doubler. Votre dfi consiste tirer profit de cette croissance potentielle, tout en rduisant vos cots de fonctionnement.
Le problme, cest que le conseil dadministration sest fix pour objectif de rduire de 30% les besoins en personnel de la nouvelle socit, et souhaite
parvenir ce rsultat en fusionnant les solutions ERP des deux organisations, et en automatisant le plus grand nombre possible de processus. Jusquici, les
solutions dautomatisation de la comptabilit fournisseurs ne vous paraissaient pas assez compltes et abouties; par consquent, vous vous appuyez
encore essentiellement sur des processus manuels.
Comment rduire vos cots de personnel tout en tirant profit de votre infrastructure et de vos ERP existants ?
Comment conserver vos employs expriments et amliorer la culture dentreprise ?
En automatisant le traitement de vos factures fournisseurs, et en choisissant la meilleure solution pour votre organisation et votre ERP.
Pour y parvenir, vous devez analyser vos propres processus, les causes daugmentation des cots et par consquent les processus qui posent problme
votre personnel. Vous devez galement apprhender les diffrentes solutions offertes par le march en terme de dmatrialisation des factures
fournisseurs ; ce quelles peuvent vous apporter, et comment elles peuvent rpondre aux besoins de votre organisation. Une fois suffisamment inform
pour arrter votre choix, vous devrez encore rpondre dimportantes questions lies aux changements oprer. Comment grer au mieux un tel
changement au sein de votre organisation ? Comment minimiser les risques ?
Ce livre blanc aborde lensemble de ces problmatiques, et examine les diffrents types de solutions disponibles actuellement sur le march.
Page
4 (23)
2 Introduction lautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

Les socits doivent relever toujours plus de dfis en termes de communication et de traitement des donnes internes. Un de ces dfis concerne le
transfert, lapprobation et de paiement des factures des processus encore largement manuels au sein des entreprises. En tant quactivits de back office ,
les diffrents processus lis la comptabilit fournisseurs (CF) ne retiennent gure lattention de la direction, et peinent rpondre aux exigences et la
croissance des organisations.
Lautomatisation de la CF (ou P2P, pour Procure to Pay Automation, ou encore STP, pour Straight through Processing) consiste sappuyer sur la technologie pour
simplifier le traitement de la facturation, en minimisant les interventions manuelles et lutilisation de papier.
En France, le cot moyen li au traitement dune facture slve 18. Cela signifie quune organisation qui reoit 50 000 factures par an devra dpenser au
moins 900 000 euros pour les traiter. Ajoutez cela un dlai de paiement de 45 jours en moyenne par facture, et il est ais de constater quun gain de temps
significatif, par la simplification des traitements de la facturation, laisse entrevoir une importante rduction des cots et ce, pour des volumes modrs de
factures galement. De fait, lautomatisation de la CF peut permettre une rduction de lordre de 60 % des cots de traitements.
2.1 Problmes lis au traitement de la Comptabilit Fournisseurs

Dans de nombreuses entreprises, le Service de comptabilit fournisseurs est le parent pauvre, et les procdures qui y sont appliques nont pas volu
avec le reste de lorganisation. Les socits dpensent parfois des millions deuros dans limplmentation dERP, et se focalisent sur les changements de
procdures ncessaires pour s'adapter leurs nouveaux systmes, mais naccordent pas la mme priorit la comptabilit fournisseurs. Dans la mesure
o ceux-ci sont une source de cots et non de revenus, cela nest pas surprenant. Par consquent, les services de comptabilit fournisseurs doivent
compenser en faisant des heures supplmentaires, en engageant du personnel temporaire, en renonant toute visibilit et gouvernance, et tentent
simplement de faire avec . La socit de conseils PayStream Advisors recense, dans le tableau suivant, les principales difficults rencontres dans le
domaine de la comptabilit fournisseurs :
Page
5 (23)
23.8%
Rception de factures
25.0%
Vrification
25.0%
Numrisation / Capture
Processus dapprobation
27.4%
Rsolution derreurs
24.5%
Paiement
7.1%
Gestion/dpenses CF
17.9%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Figure 1.Source : PayStream Advisors, enqute sur lautomatisation des services financiers
Le rapprochement des factures aux demandes dachat (PO Matching), les processus dapprobation, ainsi que la rsolution des erreurs, sont autant de
problmes qui ne sont pas du seul ressort de la comptabilit fournisseurs, mais ncessitent une coopration bien plus tendue entre plusieurs services. Ce
ne sont d'ailleurs pas les seuls problmes auxquels doivent faire face la comptabilit fournisseurs. Outre les difficults voques plus haut, bien dautres
complications peuvent intervenir, chacune ayant un impact significatif sur les cots globaux de traitement de la facturation :
Page
6 (23)
Autres problmatiques
Exactitude des donnes
Pnalits de retard
Problmes de conformit
Duplication des paiements
Remises pour rglements anticips manques
Suivi manuel
Erreurs de fournisseurs
Relances fournisseurs (tlphone, autre)
Reporting fin de mois/trimestre prcis et

ponctuel
Erreurs de paiement
Suspension de crdit et/ou de fourniture
Trop de boucles dans le systme
% de factures gares
Stockage et localisation des factures traites
Cots culturels
Cot total de traitement des factures
Personnel temporaire / turnover du personnel
Paiements dus
Figure 2.
Tenter de gagner du temps se fait souvent au dtriment de lexactitude des donnes saisies. cela sajoute le risque de se voir infliger des pnalits de
retard de paiement, des suspensions de crdit ou de fourniture, ou encore de manquer des remises pour rglement anticip. Le fait de conserver des
factures pour cause de rsolution derreurs rajoute des cots, tout comme le temps pass par le personnel rpondre aux relances des fournisseurs et
attendre les approbations des factures.
Une organisation peut galement avoir un certain nombre de factures reues, invisibles dans son systme financier jusqu 30 jours. Ces factures invisibles
crent des problmes de conformit, de dbits en cours et de reporting, contribuant gnrer des cots associs au traitement de la facturation, la fois
sur le plan financier et culturel.
Les cots culturels ne sont par ailleurs pas anodins. Un indice rvlateur pour les organisations est soit un turnover important du personnel, soit un
nombre toujours plus lev de personnel intrimaire.
2.2 Evolution de lautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

La recherche dune solution technologique complte est freine par les cycles de vie diffrents des produits. Les ERP sont prsent des produits matures,
mais les solutions totalement intgres ne sont apparues que rcemment.
Page
Image Capture
OCR/ICR
Workflow
dapprobation
Archive
7 (23)
Intgration
dans lERP
Figure 3.
Afin que lautomatisation Procure to Pay soit complte, la solution doit intgrer tous les lments ncessaires :
Capture dimage OCR/ICR Workflow & approbation intgration dans lERP - Archive
Figure 4.
Jusquici, le problme rsidait dans le fait que les diffrents lments de la solution se situaient dans des phases de cycle de vie diffrentes, et ntaient
pas tous disponibles pour un dploiement complet. Depuis lclatement de la bulle Internet en 2000, le march reste frileux dans ladoption de nouvelles
technologies. De plus, certains acheteurs pionniers nont pas obtenu les retours esprs, renforant ce conservatisme.
Page
8 (23)
Tous les produits logiciels sont soumis un cycle de vie. Comme le montre le graphique de la figure 5, les solutions de numrisation et de workflow sont
dsormais matures, et les produits dOCR/ICR entrent dans leur phase de croissance.
Croissance
Innovation
Dclin
Maturit
Nombre de socits
EDI
Capture papier
et Workflow
Capture partir
de limage et
Workflow
E-Procurement
Vrification
papier
Web Invoice
OCR/ICR
OCR/ICR
Novateurs
Adopteurs prcoces
Majorit
Retardataires
Figure 5.
Les technologies OCR/ICR ayant dpass le stade de linnovation, des solutions compltes dans le domaine de lautomatisation de la comptabilit fournisseurs sont prsent
disponibles.
Page
9 (23)
2.3 Avantages de lautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

Depuis que des socits se livrent des activits bases sur des transactions, la plupart dentre elles luttent pour matriser leurs comptes fournisseurs et le
traitement des factures. Lobjectif a toujours t de rduire les cots lis la rception et lapprobation de ces factures, sans sacrifier la visibilit et le
contrle ncessaires la gestion des aspects financiers de lactivit.
En supprimant les dlais entre chaque tape dans un processus aussi long, lautomatisation permet de ramener les dlais de plusieurs semaines ou mois
quelques heures ou jours. Non seulement le routage est instantan, mais la facture est toujours envoye la bonne personne, avec le niveau
dapprobation appropri.
Les avantages ne se limitent pas une rduction des cots et un contrle accru. Une solution convenablement intgre permet damliorer les relations
fournisseurs, rduisant le temps pass au tlphone, le papier utilis, le turnover, tout en amliorant le reporting et la gouvernance grce une visibilit
anticipe des factures.
Jusquici, les diffrentes technologies dautomatisation de processus financiers ont surtout promis, plus quapport vraiment. Par consquent, plutt que
de rechercher une solution tout-en-un, les professionnels du secteur ont tent d'automatiser le traitement de leurs factures fournisseurs en associant des
produits et technologies diffrentes.
Ils se sont retrouvs confronts, bien entendu, des limitations et des problmes de compatibilit. Nous allons passer en revue les diffrentes
technologies actuellement disponibles, et retenir celles qui rpondent le mieux aux problmatiques lies la comptabilit fournisseurs, tout en offrant des
solutions unifies, et en sappuyant sur les ERP existants.
Page
10 (23)
3 Les solutions dautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

Ces dernires annes, de nouvelles solutions, dotes de fonctionnalits grandement amliores, ont vu le jour. De fait, les services de CF sont perus
diffremment au sein des organisations, qui considraient jusquici la numrisation surtout comme un moyen de stocker les factures et autres documents
lis aux transactions dans un format lectronique une fois lensemble des traitements achev.
Lobjectif premier tait donc darchiver, afin dtre en mesure de rcuprer ces documents en cas de sinistre, par exemple. Aujourdhui, les organisations
prennent conscience du fait que les solutions de numrisation peuvent tre utilises pour indexer, valider et stocker les factures et raliser ainsi de
substantielles conomies. Grce aux rcents dveloppements en matire dOCR (reconnaissance optique de caractres) pour les caractres imprims, et
dICR (reconnaissance intelligente de caractres) pour les caractres manuscrits, les solutions de numrisation rendent possible la capture de documents
semi-structurs tels que les factures.
La plupart des logiciels d'automatisation de factures intgrent un ensemble de rgles gnriques, et certains sont capables dauto-apprentissage.
Dans bien des cas, ces rgles constituent un ensemble de paramtres spcifiquement dfinis pour les besoins et les processus spcifiques lorganisation,
mais certaines solutions plus volues ont la capacit dapprendre de nouveaux processus bass sur des workflows et des stratgies propres l'entreprise.
Dans ce cas, le logiciel dautomatisation traite une premire fois les factures selon les rgles dfinies, puis autorise les utilisateurs optimiser les
performances en lui apprenant de nouvelles rgles lorsque des exceptions sont rencontres.
En outre, laccs aux informations contenues dans les factures permet de concevoir des outils dautomatisation des flux capables de prendre en charge le
traitement, le partage et lapprobation des factures. Les solutions de workflow sont plus complexes que les logiciels de numrisation en ce sens quelles se
substituent des interactions humaines.
Page
11 (23)
Quoi quil en soit, les solutions disponibles actuellement peuvent tre classes par rapport leur niveau dautomatisation et leurs performances.
Clairement, nous recherchons des solutions correspondant la partie suprieure droite du diagramme (figure 6), offrant le plus niveau dautomatisation
associ aux plus hautes performances.
Elev
Niveau dautomatisation
ERP intgr
OCR/ICR avec
workflow et
Archive
Faible
Figure6.
OCR/ICR
avec
workflow et
Archive
Saisie partir
dune image
avec Workflow
et archive
Saisie partir
dune facture
avec workflow
Process
manuel
Performances
Faibles
Passons prsent en revue les options disponibles par type de traitement.
Page
12 (23)
3.1 Processus Manuel (Saisie partir de facture physique code et approuve)

Le processus manuel implique plusieurs tapes, dont lordre dpend de la faon dont lorganisation a volu. Ces diffrentes tapes peuvent tre vues comme autant
de blocs de construction, ordonns de faons diffrentes selon les organisations.
Les factures sont soit rceptionnes directement par linitiateur, soit expdies vers la comptabilit fournisseurs via le bureau de tri du courrier. Les
factures issues de demandes d'achats doivent tre spares des autres, puis rapproches de leurs commandes d'achats respectives (PO Matching). Cela peut
tre fait avant ou aprs lexpdition de ces factures pour approbation. Cette approbation peut elle-mme tre constitue de plusieurs tapes, selon les
organisations. La saisie manuelle des donnes, source derreurs, constitue une premire problmatique.
De plus, les dtails des factures doivent tre entrs dans le systme comptable, soit en dbut de traitement, soit la fin du processus dapprobation.
Lensemble de la chane dvnements impose que les factures soient physiquement dplaces chaque tape, ce qui prend du temps, entrane des pertes
potentielles, et au final sajoute au cot total de traitement des factures.
Considrons les trois exemples suivants montrant les blocs de construction pour trois organisations diffrentes :
Dans lexemple 1,
lorganisation tente dobtenir
une visibilit prcoce des
factures, avec prenregistrement et contrle
des prix et quantits.
Naturellement, cela se
traduit par des tapes
supplmentaires dans le
processus.
Figure 7.
Page
13 (23)
Figure 8.
Dans lexemple 2, les factures parviennent directement linitiateur, mais lorganisation na aucune visibilit sur le dbit jusqu la saisie des donnes.
Page
14 (23)
Dans lexemple 3, enfin, lapprobation

intervient trs tt.
Figure 9.
Chaque tape du cycle de traitement implique un ensemble de problmatiques distinct pour le service CF, mais selon nos recherches les tapes suivantes
sont particulirement sensibles :
Rception des factures : La Comptabilit fournisseurs reoit les factures sous diverses formes (formats papier ou lectronique), et doit les trier (centre de
cots, provenance, etc.), les rapprocher de leurs commandes dachats et documents de rception respectifs, et les saisir manuellement dans le systme
comptable. Ceci en partant du principe que les factures parviennent lorganisation en un lieu centralis. Bien souvent, elles parviennent en effet directement
linitiateur, ce qui implique quelles ne sont pas disponibles pour la saisie manuelle avant que le processus dapprobation ne soit achev. Cela cre un
manque total de visibilit des dbits, jusqu ce que les factures parviennent enfin la comptabilit fournisseurs impactant lensemble de la chane
comptable.
Processus dapprobation : Les factures, ou leurs photocopies, doivent tre physiquement transmises en interne des fins de codage puis dapprobation,
avant dtre enfin renvoyes vers la comptabilit fournisseurs. Chacune de ces tapes reprsente un risque pour les factures dtre mal diriges, ou perdues,
Page
15 (23)
entranant un allongement des dlais de traitement de plusieurs jours ou semaines voire mme, dans le cas dorganisation de taille importante, de plusieurs
mois. Quant aux photocopies de factures, non seulement elles ont un cot et prennent du temps, mais elles ne sont pas cologiques.
Gestion des erreurs : Les factures reclent bien souvent des erreurs, qui ncessitent du temps de recherche et de prise en charge, et entranent par
consquent des cots supplmentaires. Ces cots additionnels ne sont gnralement pas pris en compte dans le prix de revient rel du traitement de la
facturation.
Outre ces problmatiques spcifiques, il convient dvoquer la communication souvent dfaillante, voire inexistante, entre la comptabilit fournisseurs et les
autres services, qui allonge encore les dlais entre chaque tape du traitement. Ainsi, il nest pas rare que des factures soient oublies sur un bureau
pendant des jours, voire des semaines.
3.2 Saisie manuelle de la facture avec un systme workflow pour approbation

Explorons plus avant les avantages offerts par les diffrents types de solutions, au fur et mesure de leur volution.
La saisie des donnes des factures et le codage des informations partir du support physique, avant l'utilisation de l ERP (ou autre systme workflow) pour
les approbations, permet de gagner un temps prcieux. Il sagit cependant dune solution incomplte, car l'image de la facture n'est pas la disposition de
l'approbateur et les cots associs la saisie des donnes, la gestion papier et au stockage demeurent. Le principal intrt de ce type de solution rside
dans lapprobation via le systme workflow, et la suppression dune partie du processus manuel, toujours plus lent, et source derreurs.
3.3 Numrisation de limage de la facture avec un systme workflow et archivage de limage

La saisie des donnes des factures partir dune image numrise, avant l'utilisation de l ERP (ou autre systme workflow) pour le codage et les
approbations, permet de gagner encore davantage de temps. Cette solution permet en outre dconomiser sur la gestion papier, mais reste faillible en termes
dexactitude des donnes et de temps pass la saisie. Nanmoins, larchivage des images constitue un atout prcieux. Le codage (qui consiste saisir les
codes appropris pour le systme comptable) est prsent dvolu au workflow. Le PO Matching, ainsi que le contrle derreurs, bnficient galement du
workflow, mais sappuient toujours sur un processus manuel, source derreurs de saisie. Mme un taux derreur de seulement 5 % signifie que sur 50 000
factures, au moins 10 dentre elles sajouteront chaque jour la pile de factures devant tre re-vrifies. Le temps ncessaire la rsolution de ces problmes
variera de quelques minutes plusieurs jours, faisant ainsi perdre une partie du temps prcdemment gagn.
Page
16 (23)
3.4 ICR / OCR et systme de workflow spar avec archivage de limage

La numrisation des factures et le recours l'OCR/ICR pour lextraction de donnes permettent de bnficier de tous les avantages prcdents, avec en outre
un gain de temps et une prcision supplmentaire par rapport la saisie des donnes. Pour les socits qui ne disposent pas dun systme workflow au sein
de leur ERP, cette solution constitue une alternative tout fait pertinente.
En rsum, une fois les factures numrises et les donnes extraites, les images sont prtes tre archives. Le systme workflow est ensuite utilis pour trier
les factures correspondant des demandes dachat de celles relevant des frais gnraux. Le systme workflow achemine automatiquement ces dernires vers
les tapes de codage et dapprobation. Les factures issues de commandes dachat sont achemines vers ltape paiement, et les exceptions diriges vers la
personne adquate pour tre prises en charge, toujours automatiquement.
Les faiblesses de ce type de solution rsident dans le PO Matching, et les processus lis la rception des biens ( moins que les informations relatives aux
demandes dachat soient accessibles en-dehors du systme ERP). Lintrt est quune tape importante du traitement peut tre entirement automatise, et
que lorganisation peut utiliser le systme workflow pour le PO Matching. En outre, ces solutions ncessitent lintgration avec le systme ERP une fois le
traitement workflow achev.
3.5 ICR / OCR et systme de workflow intgr avec archivage de limage

Lautomatisation de la comptabilit fournisseur simplifie la rception des factures, les processus dapprobation requis, leur paiement, leur reporting et leur
analyse ventuelle. Ce faisant, lautomatisation permet de rduire significativement les cots lis au traitement des factures De plus, une fonctionnalit de
gestion des erreurs permet gnralement dacclrer les processus dapprobation et dviter ainsi lapplication de pnalits de retard, voire de bnficier de
remises pour rglements anticips.
Les solutions ICR pleinement intgres lERP de lorganisation constituent le meilleur choix, car elles offrent tous les avantages possibles en matire
dautomatisation. Leur principal intrt rside dans le PO Matching et/ou les rceptions des biens, compte tenu de la nature intgre de la solution
permettant l'accs direct aux tables de donnes dans l'ERP. Lillustration du processus permet de visualiser clairement les avantages de ce type de solution.
Suite leur rception, les factures sont numrises, et les images sont archives. partir de l, les copies papier sont diriges soit vers le traitement court
terme , le stockage en local, ou dtruites. Les factures passes en lOCR/ICR arrivent en correction manuelle des exceptions, puis vers le flux dapprobation.
Le processus entier ne prend pas plus dune journe, et les images des factures sont disponibles lanalyse. De plus, les dbits sont connus ds le premier
jour.
Yes
Page
17 (23)
Figure 10.
Puis le workflow se poursuit mesure que les factures sont codes et approuves. Les transitions entre les tapes sont automatiques, de mme que les
notifications et les remontes, comme le montre la figure 10.
Les rgles sont configurables, ce qui permet de sassurer que les niveaux dapprobation ne sont pas dpasss et que les remontes seffectuent de manire
approprie. De plus, lintgration complte lERP simplifie la maintenance.
Le rapprochement est automatis, ce qui permet aux factures valides dtre approuves automatiquement. Autrement dit, vous ne vous occupez plus que des
exceptions.
Page
18 (23)
Un autre avantage de ce type de solution est que les suivis daudit sont disponibles ds le dbut du traitement. Dans la mesure o les factures sont dans le
systme depuis le jour 1, les suivis daudit sont complets, contrairement aux traitements manuels ou partiellement automatiss. Certaines solutions offrent en
outre laccs en temps rel aux informations relatives au statut des factures, via un portail web Fournisseurs, ce qui permet de rduire le volume des requtes
fournisseur.
3.6 Solutions externalises dautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

La maturit de lInternet et des technologies associes ont permis le dveloppement de solutions dautomatisation de traitement des factures rpartis entre
plusieurs organisations. Ces solutions automatisent les transactions, depuis la commande jusquau paiement, en environnement collaboratif. Le partage
dinformations via des portails web et lInfo Mail a autoris lexternalisation des traitements, ou BPO (pour Business Process Outsourcing).
Certaines organisations ne souhaitent pas ncessairement maintenir leur solution dautomatisation de la comptabilit fournisseurs en interne, et prfrent
sappuyer sur lexpertise dun prestataire externer. Dans ce scnario, le processus dans son ensemble est semblable ce quoffre la solution de haut niveau
voque prcdemment, mais avec des diffrences importantes.
Le prestataire BPO prend en charge la numrisation des factures, et met leurs images, ainsi que les donnes extraites, la disposition des utilisateurs finaux.
Ces derniers sont la comptabilit fournisseurs, les approbateurs et les gestionnaires de lorganisation cliente. Les factures leur apparaissent alors sous forme
dimages dans le workflow dapprobation.
Ils y accdent gnralement par lintermdiaire dun portail web et via un simple navigateur. Les images et les donnes sont en effet stockes sur le site BPO
jusqu leur tlchargement final dans lERP de lorganisation cliente. Cette solution permet cette dernire de rduire linfrastructure et le personnel requis
pour le traitement des factures relevant de la comptabilit fournisseurs.
Page
19 (23)
4 Automatisation de la CF Procure to Pay complte

4.1 Des solutions compltes et totalement intgres
Les principales solutions dautomatisation de traitement des factures offrent la numrisation de documents, la capture dinformations, le workflow, le
rapprochement, ainsi que des fonctionnalits dintgration back-office pour lexploitation de la comptabilit fournisseurs. Ces prestations correspondent aux
deux derniers types de solutions prcdemment dcrites.
Comme la plupart des solutions dautomatisation de traitement de documents actuelles, il est essentiel que les solutions de facturation Soient packages, intgrant
les standards de la comptabilit fournisseurs, de faon ce que les spcifications restent minimes . Elles doivent cependant pouvoir tre aisment adaptes
aux exigences propres chaque organisation.
La capture automatique des informations essentielles contenues dans les factures (numro de facture, date dchance, montant d) rduit considrablement
le temps requis par la saisie de ces informations, ainsi que le risque derreurs qui y est associ. Le recours aux logiciels dOCR/ICR autorise des niveaux de
prcision extrmement levs, et la numrisation permet dliminer la plus grande partie des traitements et des saisies manuels.
Page
20 (23)
Les factures sont captures en une varit de formats de fichiers tels que PNG, TIFF, GIF, JPEG et BMP, et peuvent ainsi tre directement intgres dans le
workflow. Une fois les factures entrantes scannes, le workflow offre plusieurs options pour dfinir le processus dapprobation.
Les solutions les plus intgres permettent de configurer des worflows dapprobation directement dans lERP. Par ailleurs, pour acclrer les processus
dapprobation des factures sans erreur, des workflows informatifs sont mis en place et peuvent rediriger les factures sans intervention manuelle. Le statut de
chaque facture peut tre suivi, et des e-mails dalerte envoys aux personnes concernes si une facture nest pas traite dans un dlai donn. Toutes ces
fonctionnalits librent la comptabilit fournisseur des traitements fastidieux, acclrent les approbations et amliorent la visibilit sur lensemble des cycles de
paiement.
4.2 Les bonnes pratiques en matire de Services Partags

Lintgration de la comptabilit gnrale en tant que centre de services partags a permis aux organisations de bnficier dune plus grande visibilit et
dun meilleur contrle sur leurs processus, et damliorer leur gestion de capital. prsent, cela leur permet galement de raliser de substantielles
conomies.
Limplmentation dun centre de services partags, mme sans lintgration de technologies dautomatisation, autorise en moyenne le traitement de 100
1
factures par employ. Avec l'aide d'une solution d'automatisation Procure to Pay , ce chiffre peut tre multipli par 10. Selon ReadSoft , leader mondial dans
lautomatisation de documents, un logiciel de dmatrialisation de factures peut permettre une organisation traitant 20 000 factures par an de rduire ses
cots de traitement denviron 75 000 euros par an.Les solutions dautomatisation de la comptabilit fournisseur ont permis dinnombrables organisations de
tirer profit dun tel traitement standardis.
1 ReadSoft DOCUMENTS for Invoices
4.3 Les dfis de la gestion des changements

Les solutions dautomatisation de la CF ont cependant leurs problmatiques propres, commencer par la gestion du changement. Les technologies mise en
uvre dans ces solutions permettent seulement de simplifier les traitements. Or ces traitements sont essentiellement effectus par des humains. Il est
donc essentiel que le personnel soit pleinement engag dans les changements ncessaires, et qu'ils en comprennent tout l'intrt. Dans cette optique, le
rle de lquipe dirigeante est bien videmment dterminant pour assurer le succs de limplmentation dune telle solution.
Une bonne pratique de gestion des changements commence par la tenue dateliers impliquant les principaux collaborateurs, et se poursuit avec des mthodes de
communication clairement dfinies, tous les niveaux de la hirarchie.
Le tableau suivant illustre lapproche recommande, qui devra tre adapte chaque type dorganisation.
Page
COLLABORATEURS
Approbateurs/Gestionnaires
Directeur financier et direction
OBJECTIONS
NIVEAU
21 (23)
REPONSES
Changement
Modr
Souligner les problmes rsolus
Responsabilit
Elev
Communication claire, rgulire avant et aprs

limplmentation
Temps pass
Modr
Formation sur le terrain
Dpenses vs. Retour
Elev
Approbation du concept, le calcul du ROI

Formation, implication prcoce de lIT, promotion
de leaders
Risque
Elev
Implmentation
Modr
Pertes demploi
Elev
Redploiement
Difficults dapprentissage
Modr
Formation approprie
Formation insuffisante
Modr
Formation, promotion des leaders
Changement
Elev
Encourager ladoption
Dtention du projet
Elev
Implication prcoce de lIT
Matrise technologique
Modr
Formation approprie
Compatibilit avec systmes existants
Modr
Support
Modr
Encourager ladoption anticipe

Personnel Comptabilit fournisseurs
Service IT
Page
22 (23)
Les bonnes pratiques peuvent se rsumer ces quelques tapes simples :
1.
Tenue dateliers avec les principaux acteurs
2.
Communication du directeur financier / promoteur du projet
3.
Dfinir clairement un cadre de travail
4.
Choisir une technologie prouve
5.
Communiquer rgulirement
6.
Implmenter dans un seul domaine, puis tendre dautres
7.
Former, documenter et soutenir
La cl d'une implmentation russie rside dans la comprhension du produit avant l'achat, puis dans la gestion efficace des changements, accompagne dune
formation approprie.
5 Les bnfices lis lautomatisation de la comptabilit

fournisseurs
Les entreprises traitant des volumes importants de factures Fournisseurs, utilisant des systmes manuels ou partiellement automatiss, disposant dun
ERP et souhaitant tirer profit de cet investissement, faisant appel du personnel temporaire ou impactes par un turnover important, peuvent tirer profit
de lautomatisation du traitement des factures fournisseurs.
Si votre organisation a des difficults avec la rception de factures, le rapprochement, la rsolution derreurs, la gestion des fournisseurs et des
dpenses, lexactitude des donnes, les relances des fournisseurs, alors vous devez envisager dacqurir une solution capable dautomatiser
lensemble de votre traitement de la comptabilit fournisseurs. Vous bnficierez damliorations dans tous les domaines dans lesquels vous
rencontrez des difficults, et apprcierez un ROI dans les deux ans.
Page
23 (23)
Vous avez un projet dautomatisation de votre processus comptable?

Contactez- nous !
www.readsoft.fr
info-fr@readsoft.com

Pourquoi Et Comment Automatiser La Comptabilite Fournisseurs

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Pourquoi Et Comment Automatiser La Comptabilite Fournisseurs

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

1

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER

Auteur : Roger Stanmore

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

Introduction lautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

Les solutions dautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

4 Automatisation de la Comptabilit Fournisseurs Procure to Pay complte

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

2 Introduction lautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

2.1 Problmes lis au traitement de la Comptabilit Fournisseurs

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

Duplication des paiements

Remises pour rglements anticips manques

Relances fournisseurs (tlphone, autre)

Reporting fin de mois/trimestre prcis et

Suspension de crdit et/ou de fourniture

Trop de boucles dans le systme

Stockage et localisation des factures traites

Cot total de traitement des factures

Personnel temporaire / turnover du personnel

2.2 Evolution de lautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

2.3 Avantages de lautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

3 Les solutions dautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

Passons prsent en revue les options disponibles par type de traitement.

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

3.1 Processus Manuel (Saisie partir de facture physique code et approuve)

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

Dans lexemple 3, enfin, lapprobation

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

3.2 Saisie manuelle de la facture avec un systme workflow pour approbation

3.3 Numrisation de limage de la facture avec un systme workflow et archivage de limage

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

3.4 ICR / OCR et systme de workflow spar avec archivage de limage

3.5 ICR / OCR et systme de workflow intgr avec archivage de limage

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

3.6 Solutions externalises dautomatisation de la Comptabilit Fournisseurs

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

4 Automatisation de la CF Procure to Pay complte

ReadSoft Livre Blanc 2012

POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER SON PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

4.2 Les bonnes pratiques en matire de Services Partags