AVIS DE RECRUTEMENT

Aide et Action International Afrique, une ONG internationale de développement par

l’éducation basée au Bénin recherche dans le cadre de la mise en œuvre des activités
du Projet d’Appui à l’Enseignement Secondaire au Bénin (PAESB) des candidatures
aux postes ouverts :

Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD)

Nombre de postes : 02

• Comptable Projet : 01
• Secrétaire : 01

Lieu de travail : Cotonou

A-INFORMATIONS SPECIFIQUES AU POSTE

I- COMPTABLE PROJET
PROFIL
• Diplôme BAC + 2 en comptabilité finances, gestion avec au moins 3 (trois) ans
d’expérience avérée dans un poste similaire
• Bonne connaissance des procédures comptables d’Aide et Action
• Notion de base en gestion de projet
• Bonne connaissance du système comptable et la nomenclature des comptes
appliqués au sein d’AEAI-Afrique
• Maîtrise des Procédures comptables, administratives et financières instituées
par la législation nationale
• Bonne connaissance de la Réglementation des ONG dans le pays
• Maîtrise du rythme des encaissements et décaissements de fonds
• Bonne connaissance des procédures des bailleurs
• Les Notions de base en matière d’administration du Personnel et de traitement
des salaires
• Maîtrise des modes de gestion d’une trésorerie
• Bonne connaissance du logiciel ERP5 mis en place par AEAI-A et les logiciels
courants en comptabilité et finance
• Bonne maîtrise du classement et archivage des pièces comptable
• Capacité de faire un diagnostic de l’état des finances et du dispositif et repérer
les actions à mener
• Capacité de reporting de qualité pour les bailleurs
• Capacité d’élaboration et d’actualisation du budget de Projet
• Gestion et suivi des investissements du Projet
• Capacité de travailler avec une équipe de collaborateurs
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 • Gestion des dossiers du personnel du projet
• Supervision de la gestion de la logistique

PRINCIPALES ACTIVITES
1- Tenue de la comptabilité du Projet
• Réceptionner et contrôler la conformité de toutes les pièces comptables
• Traiter et contrôler les factures avant paiement
• Veiller au respect de la liasse de paiement des factures (Demande d’achat, BC,
BL ou de réception)
• Etablir les bordereaux de saisie comptables
• Saisir les pièces comptables sur ERP5 ou autre logiciel de comptabilité utilisé
par AEAI
• Contrôler les brouillards provisoires et définitifs
• Assurer le transfert mensuel de la paie dans la comptabilité
• Analyser mensuellement les comptes des tiers
• Etablir les états de rapprochement bancaire de tous les comptes du projet
• Effectuer mensuellement les contrôles de rapprochement des soldes (caisse et
banque) en lien avec la comptabilité
• Arrêter la comptabilité en procédant à la clôture mensuelle partielle des
journaux
• Editer les états comptables mensuels (brouillard définitif, balance, journaux ...)
• Sauvegarder hebdomadairement la comptabilité avec archivage obligatoire de
la dernière sauvegarde du mois
• Classer régulièrement toutes les pièces comptables saisies
• Préparer tous les documents et pièces nécessaires aux audits intermédiaires et
finaux des projets
• Préparer et adresser à la coordination nationale mensuellement les pièces
relatives aux refacturations internes
• Gérer les stocks du projet (consommation, inventaires mensuels,
rapprochements...)

2- Gestion du budget du Projet

• Dans le respect des instructions données par le Service Financier de la Région
Afrique, élaborer le budget du Projet en relation avec le Chef du Projet. Prendre
en compte la planification financière du projet
• Mettre en place des outils pour assurer le suivi efficient et rigoureux du budget
du projet
• Assurer un bon contrôle interne du budget par la mise en place d’indicateurs
d’alerte
• Elaborer le réalisé mensuel du projet accompagné de commentaire faisant
ressortir les problèmes notés dans la gestion du budget à soumettre au Chef
de Projet avec copie au Comptable National et le Comptable Région Afrique au
plus tard le 10 de chaque mois
• Elaborer les reportings trimestriels avec commentaire à soumettre au Chef
Projet avec copie au Comptable Nationale et le Comptable Région Afrique dans
le respect des délais définis au niveau global au plus tard le 10 du mois suivant
le trimestre

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 • Réclamer périodiquement (trimestriel) auprès du bailleur un état récapitulatif de
tous les virements effectués sur le compte du projet
• Elaborer trimestriellement les fiches de suivi des projets tant pour les fonds des
bailleurs que pour les fonds liés

3- Gestion de la trésorerie du Projet

• Déterminer le budget de trésorerie net de l’année tant pour les fonds propres
que pour les fonds des bailleurs
• Elaborer le plan de trésorerie annuel du projet
• Mettre en place un outil simple pour le suivi des budgets de trésorerie
• Préparer les demandes de virement mensuelles dans le respect des procédures
et des délais
• Contrôler hebdomadairement et mensuellement les caisses en lien avec les
pièces et les brouillards tenu manuellement
• Procéder périodiquement et/ou de façon inopinée aux contrôles de la caisse
• Valider les états de caisse avant tout approvisionnement
• Assurer le suivi des comptes bancaires du projet
• Arrêter mensuellement les brouillards de banque manuels

4- Gestion administrative du personnel du projet

• Elaborer les contrats du personnel projet et faire viser par les autorités
compétentes
• Constituer les dossiers du personnel
• Assurer le suivi des dossiers du personnel
• Gérer les absences, permissions, congés...
• Traiter la paie et faire valider par le chef de Projet
• Etablir les fiches de suivi des prêts et des avances sur salaires
• S’acquitter de toutes les déclarations fiscales et sociales auprès des services
publics dans le respect des délais exigés
• Elaborer les déclarations annuelles
• Sauvegarder la paie
• Evaluer le chauffeur logisticien et participer à l’évaluation du secrétaire caissier
• Assurer le suivi des différents dossiers administratifs du projet (renouvellement
des attestations de destination du patrimoine du projet)
• Gérer et suivre les différents contrats (abonnement, baux, assurances …)

5- Supervision de la logistique du projet

• Gérer le patrimoine du projet (Immobilisations et autres)
• Coordonner les activités du chauffeur logisticien
• Coordonner le processus des achats pour le compte du projet
• Coordonner l’entretien et la réparation du matériel roulant et du parc
informatique du projet
• Superviser la logistique des voyages du projet (réservation de place d’avion,
d’hôtel, visa....)

II- SECRETAIRE PROJET (01)

PROFIL
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• Diplôme niveau Bac + 2 en Secrétariat bureautique et tenue de caisse, avec au
minimum 02 ans d’expérience avérée dans le domaine de gestion de secrétariat et
tenue de caisse
• Capacité de secrétariat de projet
• Capacité de tenue de caisse
• Les règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
• L’outil informatique et les logiciels de bureautique + Internet
• Capacité de prise de note lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Qualité, fiabilité et rigueur dans l’élaboration des dossiers
• Les règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Le vocabulaire professionnel du service
• Les techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, correspondance
administrative, etc.)
• Sens de priorité et des délais
• Capacité d’adaptation de son discours en fonction de l’interlocuteur
• Gestion de d’appels téléphoniques et de courriers informatiques (e-mail)
• Capacité de prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

PRINCIPALES ACTIVITES
• Assurer le secrétariat de la coordination du projet
• Assurer l’accueil et le standard téléphonique du Projet
• Assurer les paiements dans le cadre du projet

CAISSE
1. Enregistrer les entrées et les sorties de caisse à partir des bons d’autorisation
de sortie de caisse
2. Veiller au respect des procédures de gestion des caisses en vigueur

BANQUE
1. Gérer correctement les chéquiers au coffre-fort
2. Remettre les chèques aux fournisseurs à l’exception des chèques relatifs aux
services publics de l’état (électricité, eaux, téléphone, Impôts, Sécurité sociale
etc.) et des chèques relatifs aux paiements des salaires.

A-INFORMATIONS COMMUNES AUX POSTES OUVERTS

PIECES A FOURNIR
Les candidates et candidats intéressés sont priés d’envoyer un dossier de candidature
composé des documents ci-après :
▪ Une lettre de motivation
▪ Un CV détaillé, daté, signé avec photo récente
▪ Copie des diplômes exigés
▪ Copie des certificats de travail
▪ Copie de la carte d’identité nationale ou passeport valide

DATE ET LIEU DE DEPOT DE CANDIDATURE :

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Le dossier de candidature sous pli fermé avec la mention « Recrutement au poste
xxxxx (Indiquer le poste) sur le projet PAESB-BENIN, adressé au Responsable de
Développement de la Mission Territoire/ Bénin-Côte d'Ivoire-Togo de Aide et Action
International, doit être déposé à Aide et Action au BENIN, Boulevard de la
Francophonie, Maison BADET Pierre, Carré 1549-HOUEYIHO, 08 BP 954 Cotonou,
Tél : + 229 21 30 65 11
Email : aea.benin@aide-et-action.org
La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 28 Novembre 2019 à 17 heures
précises

Aide et Action International BENIN se réserve le droit de ne pas donner suite à ce

processus de recrutement.

Seules les candidatures présélectionnées feront l’objet d’une convocation au test écrit
et entretien.

NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées