L i v r e bl a n c s u r l a p r o d u c t i v i t é

DES SOLUTIONS PDF

POUR TOUS LES BESOINS
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Sommaire

Les investissements existants en postes de travail mis en réseau, associés à l’omniprésence de la suite logicielle
Microsoft Office, doivent permettrent aux entreprises d’automatiser leurs processus documentaires. Toutefois, en
dépit des récentes avancées technologiques, les coûts inhérents à la création, au partage et au stockage de docu-
ments ne cessent d’augmenter.

La plus grande difficulté, au regard de l’optimisation des processus documentaires au sein des entreprises, provient de
l’incompatibilité des deux formats de documents les plus utilisés au monde : les formats Microsoft® Office et PDF.
Microsoft Office offre à des millions de professionnels travaillant au sein d’entreprises, d’organisations gouvernementales
ou d’universités un environnement de travail complet, dédié à la création de documents et à la rédaction collaborative.
Toutefois, le format de fichier Microsoft Word n’est guère adapté à la publication électronique et au stockage de
documents en ligne. D’un autre côté, le format PDF a connu un énorme succès depuis sa création, évoluant du stade
de simple format spécialisé dédié au design et à l’impression vers celui de format standard incontesté pour le partage
de fichiers numériques. Le format PDF offre ainsi désormais aux utilisateurs professionnels un format de fichier
spécifiquement adapté à la distribution, à l’affichage et à l’archivage de leurs documents.

Microsoft Word s’est imposé comme l’application standard pour la création et l’édition de documents professionnels.
Le format PDF est devenu le format universel pour la distribution et le partage en ligne de documents professionnels.

L’omniprésence de Microsoft Word et d’Adobe® Acrobat® Reader (distribués respectivement à 400 millions et
500 millions d'exemplaires) rend nécessaire la création de solutions de gestion documentaire autorisant un passage
transparent entre ces deux formats de fichiers. À cette fin, les entreprises doivent :

• Résoudre l’incompatibilité existant entre les deux formats de document les plus répandus au monde : Microsoft
Word et PDF. Cette incompatibilité est à l’origine d’opérations de ressaisie d’informations aussi coûteuses qu’inutiles,
et ralentit considérablement les processus de création de documents.
Ce problème a été résolu au terme d’une étroite collaboration entre ScanSoft et Microsoft, de laquelle est né PDF
Converter pour Microsoft Word. Ce logiciel permet de convertir instantanément des fichiers PDF en documents
Microsoft Word éditables et parfaitement formatés.
• Permettre à chaque utilisateur de créer des fichiers PDF à un coût abordable, depuis son poste de travail.
Ce problème a été résolu grâce à ScanSoft PDF Create!, une solution de création de PDF abordable dotée de
fonctionnalités spécifiques répondant aux besoins d’environnements professionnels et bureautiques.
• Présenter des solutions PDF d’utilisation simple, capables d’optimiser la productivité de tous les employés et ne
nécessitant ni formation, ni assistance spécifique.
Cet objectif a été atteint grâce à l’intégration transparente de ScanSoft PDF Converter Professional à Microsoft
Office et à l’environnement des systèmes d’exploitation Microsoft Windows.

Ce livre blanc offre un aperçu des tendances actuelles dans le monde des documents numériques, une analyse du
nouveau rôle que joue le format PDF au sein des entreprises et une présentation des solutions qui permettent aux
entreprises d’échanger, avec une plus grande transparence, des informations entre Microsoft Office et le format PDF.

Le cycle de vie des documents professionnels

Internet est à l’origine de nombreux changements, notamment dans les méthodes de création et de partage des
documents que nous utilisons chaque jour. Le fax et le courrier postal ont été largement supplantés par le courrier
électronique, tandis que les magazines et journaux spécialisés publient désormais autant d’informations sur le Web
que sur papier. Presque tous les employés de bureau disposent aujourd’hui d’un ordinateur, et ces postes de travail
sont en grande partie tous connectés à Internet au travers de réseaux locaux ou globaux.

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« Transformer chaque processus papier en processus numérique »

– « Business @ The Speed of Thought », par Bill Gates

Si seulement cela pouvait être aussi simple... En dépit des formidables avancées réalisées dans les domaines de la
technologie et des réseaux, même les plus performantes des entreprises se heurtent encore aux difficultés associées
à la création, au partage et à l’utilisation de documents. Quelle que soit leur taille, les processus documentaires
manuels constituent le plus important obstacle à l’optimisation de l’efficacité fonctionnelle et à l’amélioration de la
productivité des employés.

La connectivité et la simplicité de partage d’informations inhérentes à Internet procure aux entreprises de nouvelles
opportunités, et les confronte à de nouveaux défis en termes de cycle de vie des documents professionnels.
Ainsi, nombreuses sont celles qui ont découvert que la capacité de partager des documents de manière numérique
n’implique pas forcément une productivité accrue, puisque subsistent d’importants problèmes propres à l’exploitation
des documents. En dépit des niveaux de sophistication des entreprises modernes, peu d'entre elles pensent avoir
concrétisé l’objectif d’un « bureau sans papier ».

L’obstacle majeur à la mise en place de cycles de vie de

documents est l’absence d’un format unique et universel Il existe deux principaux formats de
autorisant la création, l’édition, le partage et le stockage documents professionnels : Word et PDF
de documents. Au lieu de cela, il existe deux formats de
Coût de reproduction
document numérique concurrents : Microsoft Word et le d’un document : Vitesse moyenne
de saisie < 50
jusqu’à 200 €
format PDF. Chacun de ces formats doit son succès à la mots par min.

valeur qu’il procure au sein des différentes phases du cycle Créez

de vie d’un document. Microsoft Word est un outil Convertissez
performant dédié à la création et au partage de documents,
tandis que le format PDF offre des avantages en termes de
partage et de stockage de documents.
Partagez Coût de
Stockez distribution
manuelle d’un
La quasi-totalité des documents professionnels est créée et document pour
Coût de classement révision et validation :
éditée à l’aide de Microsoft Word, en raison de la richesse des d’un document : 5 € 100 €
fonctions de création et des outils de révision qu’offre ce Coût de récupération
Impression, copie, fax
d’un document
logiciel. Avec Microsoft Office, de nombreux utilisateurs archivé : 15 € Dépenses à court terme
peuvent facilement travailler en équipe à la création de
documents, grâce aux fonctions de suivi automatique des
modifications et des commentaires insérés.

Depuis toujours, les employés d’un même bureau partagent les documents professionnels sous la forme d’un fichier
source, ce qui s’avère pratique si l’application source est installée sur le système du destinataire du document.
Toutefois, le destinataire peut non seulement modifier le document, mais il peut également accéder aux informations
contenues dans le fichier source. Par exemple, la fonction de suivi des modifications de Microsoft Word conserve les
versions préliminaires de textes et de données dans le document Word, et permet ainsi à d’autres personnes d’en
apprendre davantage sur le document que ce que souhaite réellement partager l’auteur. D’autres applications,
telles que Microsoft PowerPoint® (.ppt), offrent également une source d’informations cachées, car les tableaux et
diagrammes intégrés à une diapositive contiennent également les données utilisées pour les créer. Lorsque l’auteur
souhaite représenter les données sous la forme de pourcentages, les données numériques sont facilement accessibles
en cas de partage du fichier original. Le partage de documents au format PDF résout ce problème, car la conversion
de fichiers Word et PowerPoint au format PDF « aplatit » le document en supprimant de celui-ci toutes les
informations cachées et potentiellement sensibles. Cela ne constitue que l’une des raisons pour lesquelles le format
PDF offre désormais une solution très prisée pour le partage et le stockage de documents professionnels.

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L’évolution du format PDF Fidelité & portée

Haute
Le format PDF est le format de choix pour le partage de documents en ligne. Paper
Il est devenu l’équivalent numérique du support papier physique. Avec plus de PDF
500 millions de téléchargements d’Adobe® Reader et plus de 1 200 fournisseurs

Fidelité
Speciality, MS Word
proposant des solutions reposant sur ce format de fichier normalisé, le format PDF
Visio, CAD,
est plus que jamais omniprésent. PPT
HTML
Mais pourquoi le format PDF a-t-il acquis une telle popularité ? Tout simplement
parce qu’il permet d’accomplir des actions difficilement réalisables (voire
Basse Portée Haute
irréalisables) avec le format Microsoft Word (.doc) et d’autres formats source.

Inventé par Adobe® Systems sous la forme d’un standard ouvert, le format PDF est antérieur à la création du Web.
Ce format fut initialement plébiscité par la communauté des professionnels du design et de l’impression couleurs
(qui utilisent aujourd’hui le format PDF encore plus qu'auparavant), car il autorise des flux de travail au format PDF.
Grâce au format PDF, dessinateurs et imprimeurs peuvent partager toutes leurs créations par voie numérique, et
faire l’économie des coûts importants et délais inhérents au processus d’impression et d’envoi postal de films et
d’épreuves couleurs. Au fil du temps, le format PDF s’est enrichi de fonctionnalités répondant aux besoins de cette
communauté, notamment la prise en charge d’outils de prépresse et de création d’épreuves, de séparation des
couleurs, des couches et d’autres fonctionnalités destinées aux dessinateurs, imprimeurs et éditeurs.

Avec l’avènement du langage HTML, le format de document spécifique au Web, de nombreuses personnes pensaient
que l’utilisation du format PDF se limiterait aux professionnels du design et de l’impression. Toutefois, si le langage
HTML et les navigateurs Web présentant les pages au format HTML ont autorisé la distribution à grande échelle de
contenus sur Internet, le langage HTML présentait des lacunes sur un certain nombre de points. Tout d’abord, le
langage HTML ne garantit pas que la présentation du document sera identique sur différents navigateurs ou systèmes
d’exploitation. Vous l’avez certainement déjà constaté : le texte et les graphismes affichés dans un navigateur Web
sont fréquemment déplacés lors de l’impression de la page Web sur support papier. Ensuite, le langage HTML est
difficilement partageable hors ligne, car la présentation des images et textes liés est tributaire d’une connexion
permanente à Internet.

Le format PDF est différent du format HTML. Il a en effet été développé avec l’intention de reproduire en ligne la
fidélité qu’offre le support papier, notamment le parfait respect de la mise en page d’un document et la représentation
exacte de ses couleurs. D’autre part, le PDF étant un format de document « encapsulé », il autorise aisément le
partage de documents complets, avec ou sans connexion Internet active. Et parce qu’Adobe® Reader est disponible
gratuitement pour de très nombreux systèmes différents, le format PDF est devenu un format normalisé qui autorise
le partage en ligne de documents professionnels identiques aux documents papier : sur le Web, par messagerie
électronique et au travers d’environnements réseau connectés.

Le partage de documents numériques au format PDF offre plusieurs avantages significatifs aux professionnels au
sein des entreprises. Les documents PDF sont compacts, simples à diffuser par e-mail, utilisables et imprimables par
tous les utilisateurs, même si ces derniers ne disposent pas de l’application utilisée pour les créer. Les fichiers au
format PDF offrent des fonctions de compression, de protection par mot de passe et de chiffrement 128 bits et
autorisent l’utilisation de filigranes et de cachets, de signets, d’hyperliens, et bien plus encore ! Les fichiers au format
PDF permettent également à d’autres utilisateurs d’afficher et d’imprimer des documents, même s’ils ne disposent
pas de l’application dans laquelle ces documents ont été créés. Ce format s’avère particulièrement utile pour
partager des documents créés à l’aide de logiciels spécialisés, tels que les applications graphiques (JASC Paint Shop®
Pro), de mise en page (Microsoft Publisher®), de CAO (Autodesk® AutoCAD®), de dessin (Microsoft Visio®), de
comptabilité (Intuit® QuickBooks®) et de gestion de contacts professionnels (ACT!™).

En résumé, le format PDF offre un nombre significatif d’avantages nécessaires et exclusifs aux personnes souhaitant
partager en ligne des documents professionnels « identiques à la version papier ».

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• La taille des fichiers PDF peut être inférieure à celle des fichiers originaux
La conversion de fichiers PowerPoint et d’autres applications en documents PDF autorise le partage de documents
qui seraient normalement trop volumineux pour pouvoir transiter par des serveurs de messagerie limitant la taille
des pièces jointes
• Le format PDF est moins vulnérable aux virus que les autres formats de fichiers
Les fichiers Word et d’autres applications peuvent véhiculer des virus dangereux, plus difficilement joignables à un
fichier au format PDF
• Le format PDF « aplatit » les documents
La conversion au format PDF supprime les informations cachées contenues dans le format source et offre un
niveau de protection élevé pour les documents les plus confidentiels
• Le PDF n’est pas un format d’édition
Le format PDF autorise le partage de documents et de formulaires professionnels en empêchant toute modification
du document original
• Les documents au format PDF conservent la même apparence en ligne qu’à l’impression
L’affichage de pages Web diffère en revanche d’un navigateur à l’autre et d’un système à l’autre
• Les documents PDF sont plus faciles à sécuriser que les autres formats de fichiers
Le logiciel Adobe Reader et un nombre croissant de produits PDF tiers permettent d’utiliser des documents PDF
sécurisés
• Le format PDF permet à tous les utilisateurs d’afficher les documents, même s’ils ne disposent pas de l’application
utilisée pour leur création
Si Word, Excel et PowerPoint sont extrêmement répandus, les applications de dessin, de CAO, de comptabilité et
les autres applications spécialisées ne le sont pas. Le partage de fichiers au format PDF élimine la nécessité, pour
l’utilisateur, de posséder et de savoir utiliser des applications spécialisées.

Si le format PDF a initialement été plébiscité par les professionnels des industries du design et de l’impression, ses
avantages sont depuis appréciés par les professionnels de tous les secteurs. ScanSoft, fournisseur leader d’applications
d’optimisation de la productivité, a récemment réalisé une enquête auprès des entreprises qui a montré que 44 %
des professionnels qualifiaient « d’extrêmement importante » la capacité de créer des fichiers au format PDF depuis
Microsoft Office, et que 28 % supplémentaires qualifiaient cette capacité « d’importante. » Au cours de la même
enquête, 33 % des personnes sondées ont estimé que la possibilité de créer des fichiers au format PDF depuis
d’autres applications PC était « extrêmement importante », et 34 % supplémentaires qualifiaient cette capacité
« d’importante ».

Si plus de 60 % des professionnels interrogés estiment être fortement tributaires de la création de fichiers au format
PDF, pourquoi moins de 10 % des postes de travail en entreprise sont-ils dotés des logiciels leur permettant de créer
des fichiers PDF ? Lors de cette enquête, ScanSoft a découvert que les utilisateurs professionnels souhaitaient disposer
d’une solution offrant des caractéristiques complètes et des performances uniques, à un tarif spécifiquement adapté
aux utilisateurs professionnels. Les solutions existantes, telles que Adobe® Acrobat® Standard (369 €) et Adobe
Acrobat Professional (559 €), possèdent de puissantes fonctions requises par les professionnels du design, mais ne
disposent pas de nombreuses fonctionnalités indispensables aux entreprises, telles que la conversion de fichiers PDF
en documents Microsoft Word formatés.

Heureusement, le format de fichier PDF est un standard ouvert. Cela implique que les sociétés souhaitant développer
des solutions prenant en charge le format PDF sont libres de le faire. Cet état de fait est à l’origine de l’apparition
d’un nombre sans cesse croissant de produits PDF sur le marché… Nombre de ces produits sont spécifiquement
destinés aux environnements de bureau et sont proposés à des tarifs permettant au plus grand nombre de créer des
fichiers au format PDF.

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PDF + Word = des entreprises plus performantes !

PDF Converter Professional permet à ses utilisateurs de doper leur productivité en résolvant les incompatibilités entre
les formats Microsoft Word et PDF. Pour la toute première fois, les utilisateurs peuvent créer des fichiers PDF depuis
n’importe quelle application PC, mais aussi reconvertir leurs fichiers PDF en documents Microsoft Word éditables et
parfaitement formatés !

ScanSoft PDF Converter Professional permet de créer non seulement des fichiers PDF depuis n’importe quelle
application PC, mais également de convertir tous les fichiers PDF en documents ou formulaires Microsoft Word
éditables et parfaitement formatés. Tout cela sous la forme d’une même solution abordable et simple d’utilisation !
Il est désormais facile de créer des fichiers PDF professionnels pouvant être envoyés par e-mail, puis affichés et
imprimés sans aucune difficulté par tous les utilisateurs. Les fichiers PDF peuvent être convertis en documents et
formulaires Microsoft Word éditables, dans lesquels formatages et éléments graphiques sont parfaitement restitués !
PDF Converter Professional fera gagner temps et argent aux entreprises, en rendant aussi simples qu’économiques la
diffusion et l’exploitation des fichiers PDF.

Création de fichiers PDF depuis n’importe quelle application PC

PDF Create! offre une solution rapide, fiable et abordable pour convertir les documents PC, dessins et images en
fichiers PDF professionnels. Cette application permet de créer instantanément des documents PDF compacts, simples
à diffuser par e-mail, consultables et imprimables par tous. PDF Create! offre toutes les fonctionnalités avancées dont
les utilisateurs ont besoin : compatibilité avec le format PDF (y compris la version 1.5), compression de fichiers,
protection par mot de passe, chiffrement 128 bits, conversion de fichiers par lots, prise en charge de filigranes, de
signets et d’hyperliens, et bien plus encore ! PDF Create! est compatible avec ScanSoft PaperPort® Pro Office, Adobe®
Acrobat® et Reader, ainsi qu’avec de nombreuses autres applications de visualisation et d’édition de fichiers PDF.

Besoins professionnels – Création de fichiers PDF

• La solution abordable de création de PDF accessible par tous les

collaborateurs d’une entreprise.

• Simplicité de déploiement et d’utilisation. Installation en réseau,

aucune formation nécessaire.

• Qualité PDF professionnelle

Offre une prise en charge des versions 1.3, 1.4 et de la toute dernière version
1.5 du format PDF, ainsi que des balises PDF XML. Permet de créer des fichiers
PDF normalisés, consultables, imprimables et éditables depuis n’importe quel « Nous avons depuis longtemps réalisé
programme PDF, tel que ScanSoft PaperPort® Pro Office ou Adobe® Acrobat® que le format PDF pouvait nous
Reader. apporter un bien meilleur niveau de
sécurité et de confort pour le partage
• PDF haute qualité et la diffusion de nos documents. Mais
Permet de créer des fichiers PDF professionnels depuis la quasi-totalité des le prix des solutions existantes nous
applications Microsoft Windows® et de conserver parfaitement la mise en empêchait d'envisager des déploiements
page et le formatage des documents d’origine. à grande échelle. Avec PDF Create!,
ScanSoft a concentré les meilleures
fonctionnalités de création PDF dans un
• Fichiers compacts et optimisés
produit convivial, adapté à nos besoins
Optimise les tailles des fichiers PDF, produisant ainsi des fichiers nettement
et disponible à un prix abordable,
moins volumineux. L’application offre l’ensemble des options de compression qui nous permet de l'installer sur le PC
standard, y compris les modes de compression sans perte et JPG 2000. Les de chacun de nos employés. »
fichiers PDF générés peuvent être optimisés en vue de leur diffusion sur le Web.
– Dr. Allan Shapiro
Responsable du développement commercial
Alda Pharmaceuticals

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• Mots de passe et sécurité

Les utilisateurs peuvent protéger leurs fichiers PDF à l’aide de mots de passe.
Ces mots de passe devront être entrés pour permettre la consultation et
l’impression de leurs documents. En appliquant un chiffrement 40 bits ou
128 bits à leurs fichiers PDF, les utilisateurs peuvent en limiter la consultation,
l’impression, l’édition, la copie ou l’annotation.

• Génération par lots

L’Assistant PDF Create! simplifie la création de documents PDF par lots depuis
plusieurs fichiers de même format ou de format différent. Les utilisateurs
peuvent ajouter par simple glisser-déposer de nouveaux documents à leur lot
de fichiers à traiter, ou sélectionner manuellement un groupe de fichiers à
convertir au format PDF.

• Fusion de documents
Les utilisateurs peuvent générer, à partir de plusieurs documents, autant de fichiers PDF individuels ou choisir de
fusionner tous les documents au sein d’un seul et même fichier PDF. Les utilisateurs peuvent ainsi combiner
plusieurs fichiers en un seul fichier PDF, page par page, ce qui facilite par exemple l’intégration de textes de lettres
dans un modèle de document ou la consolidation de données de formulaires au sein d’un modèle de formulaire.

• Envoi par e-mail automatique

Les utilisateurs peuvent choisir de joindre automatiquement leurs fichiers PDF convertis à un message électronique,
ce qui leur procure un gain de temps significatif lors du partage de leurs documents via Internet.

• Filigranes et cachets numériques

Les utilisateurs peuvent appliquer des filigranes et des cachets numériques prédéfinis ou personnalisés aux
documents PDF qu’ils génèrent. Les filigranes personnalisés peuvent être importés depuis des fichiers PDF
existants ou créés à l’aide de l’Assistant PDF Create!

• Intégration transparente à d’autres logiciels

PDF Create! permet à ses utilisateurs de générer des fichiers PDF depuis quasiment n’importe quelle application
PC, et ce, par le biais d’une simple interface d’impression. Pour un plus grand confort d’utilisation, ScanSoft a
ajouté des icônes PDF Create! aux barres d’outils de nombreuses applications courantes, y compris Microsoft
Word, PowerPoint et Outlook®. Les utilisateurs peuvent également générer des fichiers PDF depuis l’Explorateur
Windows, en cliquant simplement avec le bouton droit la souris sur pratiquement n’importe quel fichier.

• Gestion des polices et des graphiques incorporés et formats de pages personnalisés

Le logiciel prend en charge l’incorporation de toutes les polices, même non standard, et permet de convertir des
ombrages et des mises en transparence. Les utilisateurs peuvent choisir la résolution des graphiques de leurs
fichiers PDF et contrôler le format et l’orientation des pages converties. Le logiciel permet aussi d’utiliser des
formats de page personnalisés et offre une fonction de redimensionnement automatique, selon des dimensions
exprimées en pouces, en millimètres ou en points.

• Prise en charge multilingue

PDF Create! offre une parfaite compatibilité avec les jeux de caractères à deux octets, et permet de générer des
documents PDF utilisant pratiquement n’importe quel jeu de caractères latins, cyrilliques et asiatiques.

• Ne nécessite pas Adobe® Acrobat®

Les utilisateurs peuvent créer des fichiers PDF sans avoir besoin d’utiliser d’autres logiciels.

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Résoudre les problèmes de productivité grâce au format PDF

À la différence de Microsoft Word et des autres formats d'édition de documents, le format PDF ne contient aucune
information critique relative à la création d’un document. Si vous avez déjà créé un fichier au format PDF, vous savez
que la procédure consiste en réalité à « l’imprimer » vers le format PDF depuis Microsoft Word ou toute autre application.
À l’image d’une sortie papier, le fichier PDF contient le texte, les polices de caractères, les couleurs, visuels et autres
du document original ; mais également à l’image d’une sortie papier, le format PDF ne contient pas les informations
cachées du document concernant sa mise en page, telles les débuts et fins de colonnes, les flux de paragraphes ou
les autres informations intégrées au fichier de l’application de création. Avez-vous déjà imprimé une présentation
PowerPoint au format PDF en vous demandant où étaient passées les animations ? Les animations PowerPoint ne
sont en effet pas conservées lors de l’impression d’un document sur papier, et sont également perdues lorsque vous
créez un fichier au format PDF.

En raison de la perte des informations critiques relatives à la mise en forme du document, le partage de documents
au format PDF peut limiter significativement la productivité des utilisateurs professionnels. Cela s’avère d’autant plus
vrai lorsque l’utilisateur a besoin d’éditer ou de modifier les informations verrouillées dans un document PDF. Le
processus consistant à reproduire manuellement des documents PDF dans Microsoft Word est aussi laborieux que
coûteux. Les résultats de nombreuses études indépendantes indiquent clairement que l’utilisation de supports papier
et de processus manuels de création de documents engendre des coûts significatifs. Une récente enquête menée par
Coopers & Lybrand a montré que le coût de la reproduction d’un seul document coûtait en moyenne 200 €. L’étude
d’IDC, intitulée « The High Cost of Not Finding Information » (Le coût de l’indisponibilité des informations), révélait
quant à elle que le coût de recréation de documents pouvait représenter 4 000 € par employé et par an pour une
entreprise de taille moyenne. (Les coûts de main d’œuvre augmentent en fonction de la taille du document et de la
complexité de sa mise en forme.)
Intéressons-nous à l’analyse suivante : Éditabilité et portée

• Salaire annuel moyen d’un travailleur du savoir = 60 000 € Haute

• 1/3 du temps « productif » est consacré à la recréation de documents MS Word

et d’informations (Coopers & Lybrand)
Éditabilité

• 5 % de ce temps est lié à des problèmes de productivité inhérentes Speciality,

au format PDF (estimation ScanSoft) Visio, CAD,
PPT
• À ce titre, le coût de l’inefficacité liée à l’utilisation du format PDF
s’élève à environ 1 000 € par an et par employé PDF HTMLPaper
• Si les fichiers PDF pouvaient automatiquement être convertis en documents
Microsoft Word (en conservant le texte, les colonnes, les tableaux et les Basse Portée Haute

éléments graphiques), une entreprise

de 500 personnes pourrait récupérer, chaque année, jusqu’à 500 000 €
en travail perdu !

Le format PDF offre une valeur et des fonctionnalités uniques dans le cycle
de vie d’un document. Par ailleurs, les utilisateurs doivent être en mesure de
convertir, de manière transparente, un fichier au format PDF en document
Microsoft Word afin de l’éditer facilement : une capacité que leur procure
ScanSoft PDF Converter.

Conversion de fichiers PDF au format Microsoft Word

« PDF Converter m'a fait gagner des
centaines d'heures en m'évitant de
retaper des documents au format PDF. Il
travaille rapidement, offre une très
bonne précision et constitue un
excellent produit. »
– Chris Mattmann
Ingénieur logiciel, NASA JPL
PDF Converter pour Microsoft Word est la solution n°1 pour convertir
instantanément des fichiers PDF en documents et formulaires Microsoft Word
éditables et parfaitement formatés… Textes, colonnes, tableaux et graphiques :
rien ne lui échappe ! Fruit d’une étroite collaboration menée entre ScanSoft et
Microsoft, PDF Converter s’intègre de manière transparente aux applications
que vous utilisez le plus fréquemment : Microsoft Word, Outlook®, Internet
Explorer et l’Explorateur Windows®. Avec PDF Converter, chaque utilisateur peut

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exploiter en un temps record les informations et les graphiques verrouillés au sein de ses fichiers PDF… L’élimination
des tâches de ressaisie manuelle et de recréation des formatages représentent une économie de plusieurs centaines
d’euros ! PDF Converter offre à chaque service des avantages significatifs en termes de productivité, en éliminant la
nécessité de reproduire manuellement les documents, et offre un accès rapide aux informations et éléments
graphiques verrouillés dans le fichier PDF. Voici quelques exemples de ces avantages :

Tous services – Vous possédez un fichier PDF, mais ne parvenez pas à retrouver le document original ?
PDF Converter permet de récupérer les informations contenues dans les fichiers PDF lorsque le document source n’est
plus disponible.

Commercial – Les appels d’offres sont presque toujours fournis sous

la forme d’un fichier PDF, qui doit être manuellement retapé dans
Microsoft Word avant qu’une réponse ne puisse être transmise,
retardant ainsi l’échéance de traitement du contenu de la proposition.
Une minute suffit à PDF Converter pour convertir un fichier PDF de 30
pages en fichier Microsoft Word !

Juridique – Les documents PDF, tels que les procès verbaux et les
recherches légales sont fréquemment retapés, occasionnant
d’importantes pertes de temps et élevant la probabilité d’une erreur
humaine. PDF Converter évite ces deux problèmes.

Marketing, rédaction technique – Les versions PDF de documents sont fréquemment les seules versions encore
disponibles des fiches descriptives, manuels de l’utilisateur et documentations techniques de produits. Plutôt que
perdre du temps à rechercher le fichier Microsoft Word d’origine, les professionnels peuvent convertir le fichier PDF
publié, puis modifier comme bon leur semble la nouvelle version du fichier dont ils disposent.

Ingénierie – Les informations relatives à la production sont fréquemment publiées sous la forme d’un fichier PDF, et
les documents source sont fréquemment indisponibles lorsque vous en avez le plus besoin. La conversion de fichiers
au format PDF en documents Microsoft Word offre un accès rapide aux informations contenues dans les fichiers.

Besoins professionnels – PDF vers Word

• Conversion haute précision de fichiers PDF au format Microsoft Word

PDF Converter convertit instantanément des fichiers PDF en documents Microsoft Word éditables et parfaitement
formatés… Textes, colonnes, tableaux et graphiques : rien ne lui échappe ! En bénéficiant de la technologie de
conversion leader développée par ScanSoft, les utilisateurs ont le choix entre la duplication des fichiers d’origine
(avec enchaînements de colonnes et habillages de graphiques) ou la création d’une représentation « à l’identique »
combinant zones de texte et zones graphiques.

• Conversion de formulaires PDF

PDF Converter intègre la technologie de conversion de formulaire LFR (Logical Form Recognition™) de ScanSoft,
technologie leader notamment utilisée par le Trésor Public des États-Unis, les services secrets américains et de très
nombreuses autres organisations. Les utilisateurs peuvent à présent convertir leurs formulaires PDF statiques en
formulaires Microsoft Word éditables.

• Assistant PDF Converter

Grâce au nouvel Assistant PDF Converter, l’application est encore plus simple à utiliser. Les utilisateurs peuvent
convertir tous leurs documents PDF en quelques clics, sans même avoir besoin d’exécuter Microsoft Word. Ils
bénéficient d’un processus de conversion plus rapide pour créer des documents éditables dans n’importe quelle
application prenant en charge les formats .doc ou .rtf.

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• Aperçu des fichiers PDF et sélection des pages à convertir

Avec PDF Converter, la conversion de documents PDF volumineux est désormais Documents numériques :
facilitée ! Les utilisateurs peuvent prévisualiser les pages d’un fichier PDF avant de quelques chiffres...
le convertir et sélectionner les pages à traiter, au lieu de perdre du temps à ouvrir • Microsoft Word compte plus de
chaque fichier dans Acrobat. 400 millions d'utilisateurs
(selon Microsoft)*
• PDF protégés par mot de passe et cryptés • 10 millions de copies d'Adobe® Acrobat®
ont été vendues**
PDF Converter ne permet pas de convertir les fichiers PDF protégés par mot de • Adobe Acrobat Reader a été téléchargé
passe ; il prend toutefois en charge l'utilisation de mots de passe, qui devront plus de 500 millions de fois
être saisis pour l'ouverture et la conversion de documents PDF protégés. (selon Forbes.com)
• Google.com répertorie actuellement plus
de 18 millions de fichiers PDF, provenant
• Fichiers image PDF pour la plupart de documents Microsoft
PDF Converter permet de traiter dans Microsoft Word tous les fichiers PDF créés Word et PowerPoint
à partir de scanners ou d’applications d’acquisition d’images. Les utilisateurs • Aux Etats-Unis, le format PDF est le seul
peuvent définir le nombre de pages prenant la forme d’images traitées dans format de fichiers autorisé par la Federal
Drug Agency pour la présentation de
Microsoft Word, ainsi que la résolution des graphiques. nouveaux médicaments
• Plus de 5 millions de fichiers .doc et .rtf
• Intégration de l'application sont actuellement répertoriés par
Fruit d’une étroite collaboration menée entre Microsoft et ScanSoft, PDF Google.com
• On estime à 30 millions le nombre de
Converter est intégré de manière transparente à la commande Ouvrir du menu présentations PowerPoint publiées
Fichier de Microsoft Word. Des boutons de barre d’outils et des raccourcis de chaque jour par les entreprises
menus contextuels permettent d’accéder aux fonctionnalités de PDF Converter (selon Microsoft)
directement depuis Microsoft Word, Outlook, Internet Explorer, l’Explorateur et • 1 million de fichiers .ppt sont indexés par
Google.com
le Bureau Windows.
* "Office Online Debuts, Comprehensive New Web Repository of
Microsoft Office Resources", September 2003, Microsoft.com
• Ne nécessite aucun logiciel complémentaire, ni Adobe® Acrobat®
** "The Trojan Document", Forbes.com, July 2003; Interview with
PDF Converter ne nécessite aucun logiciel Adobe. Bruce Chizen, CEO of Adobe Systems.

En résumé…

La quasi-totalité des environnements professionnels utilise les formats Microsoft Word et PDF à différents stades du cycle
de vie de leurs documents. Les incompatibilités entre ces deux formats sont à l’origine d’une perte de productivité, qu’il
est désormais possible de gommer grâce aux nouvelles solutions PDF de ScanSoft.

Offrant une alternative abordable à Adobe Acrobat, PDF Create! offre aux entreprises toutes les fonctions dont elles ont
besoin pour créer des fichiers PDF à partir d’applications PC, à un tarif autorisant son déploiement sur les postes de tous
ses employés.

PDF Converter transforme les fichiers PDF en documents Microsoft Word parfaitement formatés : une fonction dont
Adobe Acrobat et les autres applications de création de fichiers PDF ne disposent tout simplement pas. En éliminant le
besoin de retaper les documents, PDF Converter permet aux entreprises de toute taille de gagner temps, argent et
productivité.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur Internet à l’adresse www.ScanSoft.fr/PDFConverter

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