Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Le plan comptable qui est livré avec le logiciel de comptabilité est le plan comptable IVS officiel. Il est
donc fixe et comporte des comptes obligatoires sur cinq positions.
Tous les comptes qui sont ajoutés par l’institution doivent être des comptes à 6 ou 7 positions. Les 5
premières positions du compte doivent correspondre à un compte officiel du plan comptable
IVS.
Par défaut, la commande de base est la liste de compte valable par numéro.
De plus, il indique si le compte est de type collectif et si de la TVA est possible sur ce compte.
Deux sous-onglets :
Une méthode de paiement non disponible ne sera plus proposée dans les transactions concernées
(DTA, BVR).
Se positionner sur le compte d’origine que l’on souhaite copier et utiliser « Dupliquer »
Dans la fenêtre « copie de compte » il faut indiquer le compte de cible (Les 5 premières positions
doivent être identique au no de compte source) ainsi que la description du nouveau compte. Il faut
aussi cocher la case « Copie des interactions » pour copier les autorisations des divisions.
Il n’est pas possible de supprimer un compte sur lequel vous avez passé des écritures.
Le bilan IVS
Le décompte d’exploitation IVS
La formule IVS
La récapitulation condensée
Le résultat enveloppe de charge
Les manipulations des classifications sont détaillées sous Annexe : Gestion des classifications et
variantes de listes le CIAD intervient sur mandat pour réaliser des classifications spécifiques.
Pour mettre à jour la classification, faire un clic droit sur la classification, puis choisir « Rafraichir »
Ces divisions sont personnalisées au moment où l’application est mise en service dans l’institution et
cela est modifiable en tout temps.
Les divisions ne s’appliquent pas aux comptes de bilan qui utilisent exclusivement la division 000.
Les institutions ayant une seule structure doivent obligatoirement utiliser une division (par exemple
010) pour les comptes charges / produits.
Exemple :
Deux structures
010 Foyer A
020 Foyer B
Définir l’autorisation des divisions 010 et 020 sur les comptes Charges / Produits exclusivement
- Comptabiliser sur un compte de bilan avec une division différente que la 000
- Comptabiliser sur un compte perte et profit ave une division autre que 010 ou 020
Ces autorisations sont aussi contrôlées lors de l’intégration d’écritures venant des salaires ou des
débiteurs. Ceci permet d’éviter des erreurs d’imputation dans ces deux modules.
On utilise la fonction ++ « Dupliquer » pour créer un nouveau budget en utilisant les valeurs de
l’année précédente.
Statut version : Doit être non arrêtée pour pouvoir saisir tout le détail.
Numéro de version : Nous vous recommandons d’indiquer « budget » avec l’année concernée
Pour les institutions qui n’ont pas de division, il faut impérativement indiquer 000 dans le champ
division.
La répartition périodique est disponible soit depuis l’icône figurant à gauche de la grille de saisie ou
avec la combinaison de touches (ALT + R)
Pour les comptes salaires, vous avez la possibilité d’effectuer une répartition différente qui intègre le
13ème salaire sur le mois de décembre.
Pour se faire il faut utiliser la répartition de type « salaire » :
Il est important de savoir que lorsque vous comptabilisez des écritures elles sont de type provisoire.
Vous pouvez donc les modifier ou les supprimer en tout temps. Ceci à l’exception des journaux qui
viennent d’une comptabilité auxiliaire (salaires, débiteurs) et des journaux de type définitif.
Ce programme est le cœur des opérations comptables. Il permet de passer les écritures, imprimer les
différentes listes, visualiser les comptes …
Les journaux peuvent être classés dans un travail de type « A faire », « En cours » et « Terminé ».
Par défaut, un nouveau journal est créé dans « En cours ».
Le type « intégré » est conditionné directement par la nature du journal. Lorsqu’un journal est passé
en définitif il apparait sous « définitif ».
Pour commencer la saisie des écritures, il faut commencer par créer un journal avec un plus dans
« Transactions ».
Dans les nouvelles implémentations nous préfixons les types de travail par domaine d’activité
comme ci-après
CG-
FO- (Fournisseurs)
DE- (Débiteurs)
RH-
Si vous avez des modèles de transactions ils sont disponibles sous «actions »
No Document : le système propose automatiquement un numéro, mais vous pouvez aussi mettre
votre propre numérotation. (Nous recommandons la numération automatique non modifiable des
pièces car c’est la seule méthode garantissant l’unicité du numéro de pièce).
Date du document
Montant : celui-ci se notera directement quand on mettra un chiffre au débit ou crédit dans la 2ème
partie.
En dessous de l’imputation primaire, le libellé du compte et de la division est inscrit en bleu. Le solde
du compte est aussi indiqué.
Pour valider une écriture, il faut évidemment que le débit et le crédit soit équilibré, sinon un message
d’erreur est affiché.
Pour valider et créer une nouvelle écriture vous pouvez utiliser «Ajouter » ou la combinaison de
touches <Ctrl> <Insert>.
La saisie d’une écriture multiple est identique à une écriture simple. La différence est qu’il y aura
plusieurs lignes de contreparties.
Le système proposera pour chaque ligne le solde par rapport au montant de départ. On peut
comptabiliser autant de contreparties que l’on désire.
Dans ce cas aussi, Le système proposera le solde par rapport au montant de départ.
Pour modifier une écriture il faut obligatoirement utiliser la fonction « Modifier » ou la touche <F2 >
Les règles de gestion définies dans la comptabilité générale (par exemple la date de validité d’un
compte) sont vérifiées. Si tout est en ordre, cette opération est transparente vis-à-vis de l’utilisateur.
Dans le cas contraire, le document reste bloqué dans l’interface fiance, ce qui implique qu’il n’est pas
comptabilisé !
Une écriture est passée sur un compte pour lequel une division n’est pas autorisée, le cas le plus
souvent rencontré est une division autre que la « 000 » pour un compte de bilan.
La date de valeur choisie s’inscrit dans un exercice déjà bouclé ou pas encore ouvert.
Pour visualiser l’écriture qui pose le problème et pour la corriger, il faut prendre l’onglet
« Imputations financières ». La ligne contenant l’erreur est indiquée par une coche dans la colonne
« Erreur ».
Pour boucler un exercice comptable, il faut que tous les journaux comptables soient de type
« définitifs ». Pour ce faire, la modification en série est à utiliser
Le bouton « modifier » applique le changement d’état pour l’ensemble des journaux sélectionnés.
Permet de créer des modèles d’écriture et de les réutiliser dans la saisie des écritures (au moyen de
l’insertion avec modèle)
Le type de transaction est soit (1) pour les écritures financières soit (2,6) pour les écritures
concernant les créanciers.
03 Avec Proportion : Il est possible de définir des facteurs de répartition sur l’écriture. Dans ce
dernier cas, les champs suivants sont aussi disponibles.
Exemple
L’écran « Création documents selon modèle » permet selon le type de modèle utilisé de
personnaliser les champs de saisie prédéfinis.
Permet de gérer un catalogue standardisé des libellés. Ces libellés étant utilisables dans les travaux
comptables.
Le détail des cumuls calcul la différence entre le solde effectif et le montant du budget
Cet onglet permet de visualiser le détail de toutes les écritures comme le « Grand-livre ».
Depuis cet onglet, il est possible de filtrer l’affichage au moyen du bouton « Filtre » ou la
combinaison de touches <Alt><R>
Une fois la sélection effectuée et affichée, le total est aussi calculé selon le filtre.
Une fois les mouvements affichés, le bouton filtre est aussi disponible pour affiner si besoin la
recherche (même fonction que dans l’interrogation des comptes)
La visualisation de la saisie est aussi disponible (même fonction que dans l’interrogation des
comptes)
Les listes à disposition de la finance sont disponibles depuis les travaux comptables ou depuis les
interrogations par le bouton « Etats »
Dates : Permet de sélectionner un exercice ou une fourchette de date. Le solde affiché sera influencé
par ce paramètre.
Comptes à imprimer : Permet de sélectionner les comptes. En laissant vide les zones Compte du /
Acompte au, le programme prendra automatiquement tous les comptes.
La classification est aussi utilisable (comme par exemple pour la liste les comptes individuels du SPJ).
Dans les options, l’impression du budget ainsi que l’impression des comptes sans mouvements sont
deux options utiles.
Dans ce type de liste, il est possible d’utiliser les variantes de listes (voir Variantes de liste)
Ces listes permettent d’effectuer des comparaisons entre les colonnes. La première colonne est la
colonne de référence, les comparaisons sont toujours effectuées depuis cette colonne.
Avec ce système vous pouvez comparer les comptes effectifs avec le budget, l’exercice actuel avec
l’année précédente, mais aussi des périodes entre elles.
Le sous-onglet « Division » permet de choisir les divisions qui seront utilisées. Pa défaut toutes les
divisions sont sélectionnées.
Il est possible d’utiliser la zone recherche pour accéder à une division précise.
Les divisions choisies sous « Référence » sont directement reportées dans les 2 comparaisons. A la
fin du rapport les divisions sélectionnées sont affichées
Mais aussi la grande interaction avec Excel ceci grâce à l’exportation. Cette opération permet de
transférer le tableau croisé dans Excel.
Ce programme effectue une vérification entre la CG et les comptabilités auxiliaires. Il est nécessaire
d’effectuer ce contrôle tous les mois.
On ajoute un contrôle de cohérence en indiquant les points à contrôler ainsi que les ensembles
concernés.
Cette marche à suivre vous permet d'ouvrir rapidement un nouvel exercice comptable. Cette
opération est obligatoire pour clôturer la période décembre et respectivement ouvrir la période
janvier des salaires.
Automatiquement le programme propose le prochain exercice ainsi que les dates de début et de fin
d'exercice.
Et faire "OK"
L’exercice doit avoir le statut « Actif », si ce n’est pas le cas il faut rafraichir l’affichage.
Cette opération recalcule les soldes mensuels ainsi que le solde annuel. Ceci évite notamment les
problèmes de différence entre le total des mouvements (grand livre) et les soldes (Bilan, décompte
d’exploitation).
TRES IMPORTANT
Avant d’effectuer cette procédure, aucun module de comptabilité ne doit être ouvert (par vous ou
par une autre personne).
Les différents exercices ouverts sont proposés, il faut tous les traiter.
Pour mettre à jour la classification, il faut faire un clic droit sur la classification, puis choisir
« Rafraichir »
L’interface finance contient les éventuelles journaux / pièces qui sont bloquées à l’entrée de la
comptabilité générale. Ce sont les journaux des salaires ou des factures débiteurs qui ne peuvent
pas être intégrés dans la comptabilité à cause d’erreurs.
Pour vous assurer que vous n’avez pas ce genre de problème, vous pouvez simplement regarder
depuis les travaux comptables si vous avez le bouton « Documents bloqués » actif. Vous pouvez
aussi accéder au module « Interface finance » pour cette opération.
Si c’est le cas, vous devez intervenir, car cela implique que vous avez des documents présents dans
votre comptabilité auxiliaire (comme par exemple un journal des salaires) qui ne sera pas pris en
compte dans votre comptabilité !
Vous pouvez vous assurer du bon report des soldes à nouveau en établissant votre bilan de l’année -
1 avec en comparaison l’année suivante uniquement sur la période 0.
Les chiffres doivent être absolument identique (aucune différence ne doit apparaitre). Si ce n’est pas
le cas, cela signifie que des comptes ont été mal renseignés (type perte et profit à la place de bilan).
Si cette opération n’est pas effectuée régulièrement (comme recommandé), il faut l’effectuer avant
le bouclement. Cette opération consiste à vérifier la cohérence des différents axes de la comptabilité
(Créanciers, débiteurs, TVA).
Le résultat des vérifications est disponible depuis « Aperçu » / « imprimer » et dans les onglets
correspondants
Pour être sûr des chiffres de votre comptabilité, pour vous assurer qu’il n’y a pas, par exemple, de
problème de compte n’apparaissant pas dans les listes, vous pouvez effectuer un contrôle croisé.
Il faut établir la liste au moyen de la classification « récapitulation», en activant la mise à jour de la
classification et en désactivant l’impression des comptes.
Cette liste vous donne de manière regroupée les différents chiffres clés de votre comptabilité.
Que vous pouvez comparer avec vos autres listes (Bilan, Exploitation).
Dans l’exemple ci-dessus, la classification est «Bilan ». Dans ce cas, il ne faut donc pas trouver des
comptes « Actifs »/ « Passifs ». Il est en revanche normal de voir des comptes de charges / produits.
Si votre budget n’apparait pas dans ces différentes listes, il faut vérifier / corriger les points suivants :
1) Dans le programme de gestion du budget, dans « Version », vérifier que la case à cocher
« Version par défaut » est bien indiquée.
2) Dans la saisie du budget, s’assurer que la répartition périodique a bien été effectuée pour
toutes les lignes du budget au moyen du bouton « Contrôle répartition »
Le bouclement technique est la seule opération qui garantit qu’aucune modification n’est apportée
dans votre comptabilité. Cette opération doit donc absolument être effectuée. Une fois les comptes
controlés et présentés, il est évident que vous devez boucler définitivement l’exercice comptable.
Il est encore plus important de boucler un exercice lorsque vous utilisez la comptabilité auxiliaire
débiteur. En effet, une facture ayant une date de facture correspondant à un exercie actif sera
comptabiliée dans cet exercice. A plusieurs reprise, le CIAD a été sollicité pour des problèmes de
bouclement avérés faux. Problèmes qui se sont avérés être liés à une comptabilisation intempestive
de factures sur des exercices précédents.
Le point (1) est vérifiable dans le programme « Excercice comptable » dans la partie « Etat de
l’excercice »
La vérification des conditions requises affiche l’état. Toutes les conditions doivent être remplies pour
pouvoir utiliser le bouton « Bouclement ».
Une fois réalisé, le bouclement affiche la « pièce comptable » de report des soldes.
La classification de type automatique contient des bornes (De …. À …..) qui permettent de prendre en
compte la création de nouveaux comptes.
La classification de type manuel nécessite que l’élément nouvellement créé (le compte) soit ajouté
dans la classification.
Dans les deux cas, pour refléter les changements dans les différentes listes, un rafraichissement de la
classification est nécessaire.
La gestion des classifications est disponible depuis le programme « Gestion Comptes / Comptes
Financiers » et se situe dans la partie de gauche
Dans la partie de droite, l’onglet « Classification » indique pour l’élément sélectionné (le compte) où
il est présent.
Les nœuds contiennent des éléments (les comptes) ou des nœuds (sous total).
Chaque nœud déclenche l’impression d’une ligne d’entête ainsi que d’une ligne de total lorsque
l’option « Impression des comptes » est activée.
Alors que si cette option est désactivée, le nœud « 1 Actif » n’affiche que le total.
Pour choisir une classification, il faut faire un clic droit sur la loupe dans la partie exploration.
Rafraichir
NB Cette opération est indispensable lorsque vous effectuez des modifications dans le plan
comptable ou dans les classifications.
Description
Par défaut le nom de la classification.
Nom de table / clef Limiter utilisation …
Ces éléments ne sont pas à modifier
Multi occurrence des nœuds
Cette option permet / interdit d’avoir plusieurs fois le même compte dans la classification.
Utilisation du code
Permet d’utiliser le champ « Code » dans le nœud.
Commande d’affichage
Ne pas modifier !
Insérer un nœud
Insère un nœud à l’emplacement du curseur. L’opération ci-dessous insère un nœud (sous-total) en
dessous d’exploitation principale
Un nœud ayant été affiché peut être refermé en cliquant sur le « moins ».
24.1. Le code
Les nœuds sont affichés dans l’ordre croissant alphanumérique de la valeur indiqué sous « Code »
dans la propriété du nœud.
Ainsi si l’on désire faire figurer le totalisateur « Passif » avant le totalisateur « Actif » il suffit de
donner une valeur plus petite au code du nœud « Passif »
24.2. Description
Description du sous-total (nœud) 100 caractères maximum.
Dans les paramètres d’impression du Grand-livre, il est possible de choisir cette classification ce qui
aura pour effet de sélectionner exclusivement les comptes figurant dans la classification.
Exemple de la liste
Il est possible de « piloter » l’interrogation des comptes via la classification. De ce fait seuls les
comptes présents dans la classification sont présentés.
Puis, dans la fenêtre « Ajout nouvelle variante » donner les indications nécessaire
Le nom de la variante qui sera proposé dans la liste de choix. Le titre (si souhaité) qui remplacera le
titre de la classification comme en tête de liste.
Un commentaire (si souhaité).
Ensuite, faire « Créer » et Quitter
Dès ce moment la variante de liste est utilisable et elle contient tous vos paramètres. En ce qui
concerne les années, il faut penser en début d’exercice à modifier cette donnée ou créer une
nouvelle variante de liste correspondante.
Pour utiliser la variante de liste, il faut la choisir dans la fenêtre « Paramètres d’impression » du bilan
structuré.
On remarquera que la liste est intitulée « Liste trésorerie » et non pas Test_Classification.
Remarque
Un ou plusieurs paramètres enregistrés par la variante de liste peuvent-être modifiés lors de l’édition
de la liste sans pour autant modifier la variante de liste.