La réunion pré-AG

Pour les projets importants, il est essentiel de dissocier les temps d’information des
temps de décision. Une assemblée générale est une réunion de décision où le temps
d’information est restreint et celui de la réflexion est quasi inexistant. Une réunion
d’information et d’échange sur les travaux avant l’assemblée générale de vote de
travaux permet de se concerter, de débattre, de répondre aux nombreuses
interrogations et d’apaiser les discussions. L’AG pourra ainsi être pleinement
consacrée à la prise de décision.

Cette réunion est indispensable, et tous les copropriétaires doivent y être invités. Elle
précise techniquement et financièrement le projet aux copropriétaires en amont d’une
prise de décision importante. Il faut donc que cette réunion puisse se tenir avant que
la convocation à l’AG soit finalisée et envoyée, pour permettre des ajustements le cas
échéant. Cela laisse aussi le temps à chacun de murir la réflexion et de prendre sa
décision au calme.
Elle rassure, implique, permet un réel échange entre les différents acteurs et améliore
ainsi la probabilité d’un vote de travaux positif.

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Si d’autres outils d’échanges sont mis en place comme un forum de discussion, un
affichage ou des échanges e-mails…Bravo ! Nous ne pouvons que vous encourager.
Mais la réunion préalable à l’AG reste essentielle.
Le syndic, le conseil syndical, le maître d’œuvre et éventuellement l’accompagnateur
ou l’AMO doivent être présents.
L’aspect financier est souvent le 1 attendu : « Combien vais-je payer ? » La réunion
er

doit éclaircir le plan de financement : « qui demande quelle aide, quand et auprès de
qui », les avances de trésorerie, les échéances de remboursement, le point sur les
éventuels impayés…
Chacun doit quitter la réunion en connaissant sa quote-part, son potentiel d’aide et
donc son reste à charge. Il pourra ainsi contacter sa banque ou sa caisse de retraite
avant l’AG.

Le contenu et le déroulé des travaux sont détaillés. Les questions très pratiques
comme la durée du chantier, l’impact sur le logement et le quotidien, les travaux à
faire en amont sont évoqués

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Si les contraintes techniques et financières sont abordées, l’intérêt de la rénovation
est le cœur du débat. Que ce soit pour des raisons de confort, d’économie de
charges, d’énergie, de valorisation patrimoniale ou autre… chacun doit trouver son
intérêt à se lancer dans une rénovation.

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L’objectif est de profiter d’une réunion sans vote pour échanger, éventuellement
adapter le projet, rassurer et répondre à un maximum de questions [1] avant l’AG
décisionnaire. Cela permettra à chacun de prendre un temps pour se faire son opinion
sereinement sur le projet.
Pour qu’elle soit efficace, il est nécessaire de bien préparer cette réunion, avec un
ordre du jour précis et cadré par un animateur, essentiel pour distribuer et gérer le
temps de parole.
Une bonne préparation des supports des intervenants leur permet d’être concis, clairs
et de garder l'attention du public avec une présentation adaptée à l’auditoire varié des
copropriétaires.

Il est important de diversifier les canaux d’information de la tenue de la réunion :

affiches, tracts, courriers, e-mails, porte à porte…
Le lieu et l’horaire doivent concilier le maximum de copropriétaires.
La fin de cette réunion peut être l’occasion d’un moment convivial pour pacifier les
échanges et mieux se connaître.
Après la réunion, il est très utile de faire un compte-rendu rappelant les principaux
points abordés, les questions restées peut-être sans réponse. Il est envoyé à tous et
affiché.
Apporter de l’information et des connaissances, laisser du temps aux échanges
permet de lever les craintes et modifie les comportements face au projet.
Cette réunion permet à chacun d’arriver en AG avec toutes les cartes en main pour un
vote important. Les débats se font en amont. L’assemblée générale est réservée au
temps de la décision.

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Réno Copro
Île-de-France Énergies - 90-92 avenue du Général Leclerc - 93500 Pantin
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