Support de cours

FORMATION :

Initiation au logiciel de gestion

bibliographique Zotero.

Avril 2010

Durée de la formation : une journée

Nombre de participants : 12

Intervenants :

• Pascal Garret, ingénieur de recherches, Crévilles, MSH de Tours

• Thomas Lallier, ingénieur d'études, Crévilles, MSH de Tours
 PLAN DE COURS

I- Installation............................................................................................................................1

II- Affichage.............................................................................................................................1

III- Ajouter des références dans votre bibliographie................................................................2

• L'ajout automatique : sites et bases de données compatibles.................................................2

• Modifier les champs d'un élément..........................................................................................4
• Insertion manuelle d'une notice..............................................................................................5
• Ajout d'une référence à partir de l'ISBN / DOI......................................................................6
• Joindre un fichier à une référence bibliographique...............................................................7
• La gestion des collections......................................................................................................8

IV- Les Outils.......................................................................................................................................9

• Importer une liste de références............................................................................................9

• Exporter une bibliographie..................................................................................................10
• Rechercher dans sa bibliographie........................................................................................10
• Ajout de notes et de Tags à une référence............................................................................11

V- Insérer des citations / une bibliographie dans un document texte.................................................12

• Insérer une citation...............................................................................................................13

• Exporter une bibliographie complète depuis Zotero............................................................14
• Ajouter un style bibliographique..........................................................................................15

VI - Serveur Zotero............................................................................................................................17

• Ouvrir un compte sur le serveur...........................................................................................17

• Synchronisation....................................................................................................................17

VII- Pour conclure..............................................................................................................................19

• Aller plus loin avec Zotero...................................................................................................19

• Les évolutions de Zotero.....................................................................................................19
• Mendeley, le "petit frère"....................................................................................................19
• Quelques sites......................................................................................................................19
Zotero est un logiciel libre de gestion bibliographique édité par le Center for History an New Media
avec la George Mason University.

En mars 2011, la dernière version de Zotero est la 2.0.9. Zotero ne fonctionne pour l'instant qu'avec
le navigateur Firefox. Une version « Standalone » compatible avec d'autre navigateurs internet est
en cours d'élaboration mais n'est disponible à l'heure actuelle qu'en version « béta ».

I - INSTALLATION

Zotero est un module de Firefox. Pour l'installer, vous devez avoir Firefox sur votre ordinateur.

Pour installer Zotero, rendez-vous sur la page http://www.zotero.org/ et cliquez sur le bouton :

Verifiez à bien autoriser Zotero à procéder à l'installation :

Ensuite, suivez les instructions afin de compléter l'installation.

II- AFFICHAGE

Pour afficher la fenêtre Zotero, cliquez sur l'icône située en bas à droite de la fenêtre Firefox :

Le logiciel occupe la partie basse de votre fenêtre Firefox. Vous pouvez Le passer en mode plein
écran en cliquant sur le bouton

Pour fermer Zotero, cliquez simplement sur la croix en haut à droite de la fenêtre.

La fenêtre Zotero se divise en trois parties principales :

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La colonne de gauche contient les différentes collections, sous-collections, la bibliothèque ainsi
que les différents groupes auxquels vous appartenez. Vous pouvez ajouter/supprimer autant de
collections et de sous-collections que vous le souhaitez.
Pour ajouter une nouvelle collection, cliquez sur le bouton
Pour ajouter une sous-collection, renommer ou supprimer une collection existante, faites un clic-
droit sur le nom de la collection afin de faire apparaitre le menu suivant :

La colonne centrale contient la liste de vos références bibliographiques.

La colonne de droite contient les notices bibliographiques de chaque référence.

III - AJOUTER DES REFERENCES DANS VOTRE BIBLIOGRAPHIE

• L'ajout automatique : sites et bases de données compatibles.

Il existe plusieurs centaines de sites et de bases de données compatibles avec Zotero, et ce chiffre
augmente régulièrement.
Pour savoir si le site que vous êtes en train de consulter est compatible Zotero, il vous suffit de
vérifier la présence d'une des icônes Zotero dans la barre d'adresse de firefox :

Cette icône peut prendre plusieurs formes en fonction du type de document : ouvrage, article de
revue, vidéo, etc...

Différentes icônes Zotero possibles dans la barre d'adresse :

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Lorsqu'un site est compatible, pour ajouter une référence à votre bibliographie, il vous suffit de
cliquer sur l'icône dans la barre d'adresse :
• Lorsque vous êtes sur la page dédiée à la notice de la ressource : Zotero importera alors
cette notice dans votre bibliographie
• Lorsque vous êtes sur une page qui affiche une liste de ressources (menu, résultat d'une
recherche, etc.), Zotero vous proposera alors de sélectionner, parmi toutes les ressources listées sur
la page, celle(s) que vous souhaitez importer dans votre bibliographie :

Cas n°1 : Page dédiée à une ressource : import d'une référence unique dans Zotero

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 La notice est désormais enregistrée ans Zotero :

Cas n°2: Page affichant une liste de ressources : import de références multiples dans Zotero :

• Modifier les champs d'un élément

Une fois une référence importée dans votre bibliographie, vous avez la possibilité de la modifier.
Pour cela, il vous suffit de cliquer dans la description du champ que vous voulez modifier :

Vous pouvez également modifier le type de document (article de revue, ouvrage, etc...) en
sélectionnant dans une liste déroulante les différents types supportés par Zotero.

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 Chaque type de document contient ses propres champs, adaptés au document en question.
Changer le type de document modifie les champs de la notice. Par exemple, une référence
ayant le type "Livre" contiendra un champ "éditeur", qui disparaitra si le type est modifié en
"Article de Journal".

• Insertion manuelle d'une notice.

Il est possible que vous souhaitiez importer dans Zotero des références qui ne se trouvent pas sur les
sites compatibles. Pour cela, vous aurez besoin de remplir vous-même les différents champs et de
créer une notice manuellement.

à Première solution : créer une notice vide et remplir les champs.

Pour créer une nouvelle notice, cliquez sur le bouton

Puis sélectionnez le type de document parmi ceux qui sont proposés :

Il ne vous reste plus qu'à remplir les champs :

à Seconde solution : créer un élément à partir de la page courante.

Zotero peut récupérer quelques éléments de la page internet que vous êtes en train de visualiser pour
créer une nouvelle notice. A vous, ensuite, de remplir correctement les différents champs.

Pour créer un élément à partir de la page courante, cliquez sur le bouton

Un nouvel élément se crée dans votre bibliographie, et Zotero a déjà rempli quelques champs (le
titre, l'URL, la date d'ajout, etc.). Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier ces éléments, puis

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remplir les champs restant:

L'élément sélectionné a été crée à partir de la page courante

Cette solution est surtout valable pour les éléments de type "Page Web".

• Ajout d'une référence à partir de l'ISBN / DOI

Il est possible d'ajouter une référence en indiquant uniquement à Zotero le numéro ISBN ou DOI.
Zotero se connectera alors à une base de donnée et importera automatiquement les informations
liées à la ressource.

A l'heure actuelle, le catalogue de la BNF n'est pas totalement compatible avec Zotero. En
effet, si l'icône Zotero apparait bien dans la barre d'adresse lorsque l'on consulte le catalogue
de la BNF, les éléments importés ne sont pas totalement exacts, dans le sens ou tous les
éléments sont importés comme "page web", et ce qu'il s'agisse d'ouvrages, de revues ou autre.
Le catalogue de la BNF indiquant la plupart du temps le n°ISBN des textes qu'il recense, nous
allons pouvoir utiliser l'import par ISBN dans Zotero afin d'avoir des éléments bien renseignés
dans notre bibliographie.

1 - Je récupère le n°ISBN depuis la notice du catalogue de la BNF :

2- Je clique sur le bouton dans Zotero.

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3- Je copie-colle l'ISBN dans la fenêtre qui apparait :

4- La référence est créée dans ma bibliographie :

• Joindre un fichier à une référence bibliographique.

Si la référence bibliographique est disponible sous format électronique (pdf par exemple), il est
possible de lier le document à l'élément dans Zotero.
Tout d'abord, téléchargez le fichier en question sur votre disque dur.
Ensuite cliquez sur le bouton et, dans le menu, sélectionnez Attach Link to File :

Sélectionnez le fichier depuis l'endroit où il se trouve sur votre disque dur.

Le fichier est désormais attaché à votre référence. Une petite flèche apparait à côté du titre de
l'élément dans la colonne centrale. Un clic sur cette flèche et le fichier attaché apparait. Depuis la
colonne de droite, vous pouvez accéder au document en cliquant sur "Afficher le fichier" :

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 à Indexation des fichiers attachés

Il peut être intéressant de vérifier que les fichiers attachés sont bien indexés par Zotero. S'ils le sont,
il vous sera possible notamment d'effectuer des recherches en plein texte au sein de ces documents
depuis l'outil de recherche de Zotero.

Vérifier qu'un fichier attaché est indexé :

L'indexation est représentée par "Oui" ou "Non" dans la colonne de droite lorsque le fichier en
question est sélectionné :

Si le fichier n'est pas indexé, vous pouvez cliquer sur les flèches à côté du "Non" pour tenter
d'indexer le document.

Option d'indexation : par défaut, Zotero limite l'indexation à 500 000 mots et 100 pages par
document. Vous pouvez effectuer les réglages ayant trait à l'indexation dans le menu préférences.
Pour cela, cliquez sur le bouton , sélectionnez "Préférences" et allez sur l'onglet "Recherche".
De là, vous pouvez reconstruite l'index, l'effacer, modifier les valeurs par défauts, etc... :

• La gestion des collections

Une fois vos références importées dans Zotero, vous pouvez choisir les insérer dans une ou
plusieurs collections.

Par défaut, toutes vos références se trouve dans le dossier Ma bibliothèque :

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Si vous aviez sélectionner une collection au moment de l'import d'une notice, cette dernière sera
importée directement dans la collection en question, et sera également ajoutée à Ma Bibliothèque.
Si vous souhaitez ajouter une référence à une collection (depuis Ma Bibliothèque ou depuis une
autre collection), il vous suffit de la glisser-déposer depuis la colonne centrale vers la collection
cible :

Note : Après l'avoir glissée-déposée dans une autre collection, la référence reste dans la
collection d'origine. Si vous souhaitez enlever une notice d'une collection, vous devez la
sélectionner puis par un clic-droit choisir "Retirer le document sélectionné de la collection".
Si vous supprimer un élément de Ma Bibliothèque ou choisissez "Supprimer le document
sélectionné de la bibliothèque", la référence est envoyée à la corbeille est est enlever de toutes les
collections dont elle faisait partie.

IV Les outils

• Importer une liste de références.

Vous pouvez importer dans zotero des bibliographies existantes à partir de fichiers de différents
formats : Zotero RDF, MODS, Bibtex, RIS, Refer / BibIX et Unqualified Dublin Core RDF.

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Si vous possédez déjà une bibliographie dans un autre logiciel, choisissez un de ces formats dans
l'option d'export. Il vous suffira, pour l'importer dans Zotero, de cliquer sur le bouton puis de
sélectionner "Import" et de sélectionner le fichier exporté de votre précédent logiciel.

Zotero créera alors une nouvelle collection qui aura comme nom "Importé le date_de_l'import".

Un des logiciel de bibliographie les plus utilisés à l'heure actuelle est Endnote. Si vous souhaitez
passer votre bibliographie de Endnote à Zotero, vous pouvez consulter le tutoriel de Crévilles
Transférer une bibliographie de Endnote vers Zotero.

• Exporter une bibliographie

Exporter sa bibliographie peut être intéressant pour plusieurs raisons : utiliser un autre logiciel de
gestion bibliographique, sauvegarder sa bibliographie, ou encore transférer sa bibliographie sur un
autre ordinateur.

Vous pouvez choisir soit d'exporter la bibliothèque (intégralité de vos références), soit une seule
collection.

à Exporter la bibliothèque :

Cliquez sur le bouton , choisissez Export. Zotero vous demande de choisir un format :

Si vous souhaitez créer un fichier d'export pour sauvegarder votre bibliographie ou la transférer sur
un autre Zotero, vous pouvez choisir le format "Zotero RDF".
Si vous voulez importer votre bibliographie dans un autre logiciel, vérifiez au préalable quels
formats sont acceptés par le logiciel en question, et choisissez le format en fonction.

à Exporter une collection

Si vous choisissez de n'exporter qu'une collection, il vous suffit de faire un clic-droit sur la
collection et de choisir "Exporter la collection". Le reste de la procédure est exactement comme la
même que pour l'export de la bibliothèque.

• Rechercher dans sa bibliographie

Vous pouvez rechercher un ou plusieurs éléments dans votre bibliographie. Pour cela, il existe deux
outils : la recherche simple, et la recherche avancée.

à Recherche simple.

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Le formulaire de recherche simple se trouve dans la barre d'outils de Zotero :

La recherche s'effectue dans la collection sélectionnée en colonne de droite, ou sur toutes les
références si "Ma Bibliothèque" est sélectionnée.

Par défaut, votre recherche s'effectue dans tous les champs : auteur, titre, résumé, éditeur, etc...
La recherche s'effectue également en plein texte dans les fichiers attachés. (Voir chapitre
"indexation des fichiers attachés").

Le résultat de la recherche s'affiche sous forme de liste dans la colonne centrale de Zotero :

à Recherche avancée

Pour accéder au formulaire de recherche avancée, cliquez sur le bouton

Le formulaire vous permet d'affiner les critères de recherche :

• Ajout de notes et de Tags à une référence

Il est possible d'ajouter des notes ou des marqueurs à une référence.

à Tags (ou marqueurs).

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Les tags sont intéressants notamment dans le cadre de recherche. Vous pouvez marquer une
référence avec un ou plusieurs mots-clés, qui seront moissonnés dans le cadre de vos recherches.
L'accès aux marqueurs se fait par le bouton "marqueurs" de la colonne de gauche lorsqu'un élément
est sélectionné :

A noter : certains sites compatibles Zotero incluent directement les mots-clés de leurs notices dans
les marqueurs.

à Les notes

Il vous est possible d'attacher des notes aux différents éléments de la bibliographie. Pour cela,
cliquez sur l'onglet "notes" dans la colonne de gauche :

Vous pouvez ensuite ajouter des notes en utilisant l'éditeur disponible dans la colonne de gauche ou,
si vous préférez, choisir 'ouvrir l'éditeur dans une nouvelle fenêtre.

Vous pourrez par la suite modifier ou supprimer les notes.

V- Insérer des citations / une bibliographie dans un document texte.

Il existe des plugins permettant de connecter Zotero avec votre traitement de texte Microsoft Word
ou Open Office Writer.

Les exemples sont ici uniquement réalisés avec Open Office Writer. Le principe est le même avec
Microsoft Word.
Vous pouvez télécharger gratuitement la suite OpenOffice sur leur site internet.

Télécharger le plugin Word / OpenOffice sur le site de Zotero ou en cliquant sur ce lien.

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Une fois le plugin installé, un nouveau menu apparait alors dans la barre d'outils de votre traitement
de texte :

Pour insérer une citation dans un texte, cliquez sur le bouton "insert citation" :

Choisissez ensuite le style bibliographique que vous désirez utiliser dans la liste qui s'affiche :

Si le style bibliographique que vous désirez utiliser n'est pas dans la liste par défaut, vous
pouvez en ajouter de nombreux autres, voir le chapitre "ajouter un style bibliographique" ci-
après.

Le style bibliographique est gardé en mémoire et automatiquement sélectionné pour vos citations
suivantes. Si vous désirez le changez, cliquez sur "Set document preference" ( ) afin d'afficher la
fenêtre de choix du style.

Sélectionnez ensuite la référence à partir de laquelle Zotero doit insérer une citation dans la fenêtre
qui s'ouvre :

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Votre citation est désormais insérée dans votre texte, selon le style bibliographique que vous avez
choisi :

Vous pouvez choisir d'insérer la référence complète en lieu et place de la citation. Pour cela, placer
le curseur de la souris dans la citation insérer, puis cliquez sur "Insert bibliographie :
Zotero va alors remplacer la citation par la référence complète :

• Exporter une bibliographie complète depuis Zotero

Vous pouvez très facilement créer une bibliographie complète à partir d'une collection ou de
références sélectionnées

à A partir d'une collection.

Pour générer une bibliographie à partir d'une collection, cliquez-droit sur la collection dans la
colonne de gauche et sélectionnez "Créer une bibliographie à partir de la collection".

Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le style bibliographique

et choisissez "Copier ans le presse-papier" :

Il ne vous reste plus qu'à effectuer un "coller" dans votre traitement de texte :

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 à A partir de références sélectionnées

Vous pouvez vouloir créer une bibliographie qui ne soit pas exactement celle d'une collection de
Zotero. Pour cela, sélectionnez dans la colonne centrale les éléments à faire apparaitre en
bibliographie (la sélection multiple s'effectue en laissant la touche ctrl (cmd sous Mac) enfoncée et
en cliquant sur les différents éléments).
Vous pouvez sélectionner des éléments au sein de Ma Bibliothèque, au sein d'une collection, au sein
d'un résultat de recherche, etc...

Une fois les éléments sélectionnés, il ne vous reste plus qu'à les glisser-déposer vers votre
traitement de texte.

Exemple ici : Je fais une recherche avec le mot-clé "Lyon", je sélectionne les éléments qui
m'intéressent, et je fais un glissé-déposé de ces références vers une page Open Office :

Le glissé-déposé fonctionne avec votre traitement de texte, mais également dans de nombreux
logiciels tels que les messageries internet, les documents partagés Google Document, etc...

• Ajouter un style bibliographique

Il est possible que, parmi les styles bibliographiques proposés par défaut par Zotero, vous ne

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trouviez pas le style qui vous intéresse (par exemple, il n'y a pas de style français par défaut dans la
liste).

Pour ajouter un style bibliographique, rendez-vous sur www.zotero.org/styles, vous arrivez alors sur
cette page :

Un passage de la souris au dessus d'un titre de style vous donne un aperçu du style en question :

Vous avez alors la possibilité d'installer plusieurs milliers de styles bibliographiques différents.
Recherchez celui qui vous intéresse, et cliquez sur "install" à côté de son titre :

Une fenêtre apparait, choisissez "Install", et le style apparaitra dans la liste de Zotero.

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 VI - Serveur Zotero

Vous pouvez créer un compte sur le serveur Zotero afin de synchroniser votre bibliographie et la
mettre en ligne. Cette solution vous permet de sauvegarder votre bibliographie, de la partager, d'y
avoir accès depuis n'importe quel ordinateur, etc.

• Ouvrir un compte sur le serveur

Connectez-vous sur https://www.zotero.org/user/register/, et renseignez les champs afin d'ouvrir un

compte sur le serveur Zotero :

Une fois que vous disposez d'un compte dans Zotero, vous pouvez vous connecter en cliquant sur
"Login" en haut à droite de la page d'accueil zotero.org :

• Synchronisation

Une fois votre compte créé, vous pouvez synchroniser votre Zotero avec le serveur. Pour cela,
plusieurs solutions :

à Synchronisation manuelle

Il vous suffit de cliquer sur le bouton et lancer ainsi la synchronisation

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 à Synchronisation automatique

Dans le menu Préférences des actions , allez sur l'onglet "synchronisation". Depuis ce menu,
vous pouvez, entre autre choisir de cocher la case "synchroniser automatiquement" :

Votre bibliothèque Zotero sera régulièrement synchronisée, automatiquement, avec le serveur. Votre
bibliographie est désormais en ligne, vous pouvez y accéder depuis n'importe quel poste, l'ouvrir à
des tiers, la partager, suivre les mises à jours de bibliographies qui vous intéressent, etc...

Vous retrouvez votre bibliographie en ligne, une fois identifié sur le site Zotero, en allant sur
l'onglet My Library :

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 VII- Pour conclure

• Aller plus loin avec Zotero

Ce cours a été conçu de manière à ce que les utilisateurs puissent immédiatement profiter des
fonctions principales de Zotero. Cependant, il ne se veut pas exhaustif quant aux possibilités
offertes par l'outils.

Afin de rester le plus clair possible lors d'une entrée en matière, plusieurs point n'ont pas été
abordés. L'utilisateur curieux pourra se rendre sur les sites cités plus bas afin d'en savoir plus.
Parmi les possibilités non évoquées ici, on peut par exemple citer la création de groupes sur le
serveur Zotero (permettant à un groupé défini de collaborer ensemble à une bibliographie partagée),
l'option "connexe" qui permet d'établir des connexions entre des éléments de la bibliothèque,
l'import par balayage de fichier rtf, etc...

• Les évolutions de Zotero

Le projet Zotero n'est pas du tout figé et plusieurs améliorations sont d'ores et déjà prévues. Parmi
ces dernières, on peut citer par exemple une version Standalone de Zotero (utilisable avec d'autres
navigateurs de Firefox), un système de gestion des doublons (une des faiblesses de la version
actuelle), ou encore une gestion de références multilingues.

L'utilisateurs consciencieux suivra les évolutions du logiciel régulièrement.

• Mendeley, le "petit frère"

Un autre logiciel de gestion bibliographique, très proche de Zotero et totalement compatible avec
celui-ci existe : il s'agit du logiciel Mendeley. A la différence de Zotero, ce dernier s'installe sur un
poste, n'est pas un module de Firefox mais un logiciel "autonome". Les possibilités de partage et de
transfert entre Zotero et Mendeley sont nombreuses et intégrées. Ce logiciel est, dans son
fonctionnement et ses principales options, très proche de Zotero : import automatique de références
depuis le web, insertion de citations et/ou bibliographies dans un traitement de texte, etc...

Pour vous faire un avis, vous pouvez télécharger Mendeley à cette adresse :
http://www.mendeley.com/

• Quelques sites

Pour vous aider, quelques adresses :

• La documentation francophone officielle : http://www.zotero.org/support/fr/start

• Le carnet de recherche Zotero francophone : http://zotero.hypotheses.org
• "Zotero 2.0 en profondeur", un pdf par l'Urfist de Lyon :
http://urfist.univ-lyon1.fr/1228138857009/0/fiche___document/&RH=1228138239015
• Pour les plus téméraires, un tutoriel pour modifier une feuille de style :
http://www.thomaslienhard.fr/TutorielZotero.html

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