E-mails de service client

1. Modèle d’e-mail de réponse pour une demande de renseignement

Merci beaucoup de nous avoir contacté ! Je vous confirme que nous avons reçu
votre demande d’informations et que nous vous contacterons dans les [XX]
heures avec une réponse plus complète.

Si vous avez besoin d’une assistance immédiate, n’hésitez pas à nous appeler
au [numéro de téléphone] .

Cordialement,

2. Instruction d’essai gratuit

Utilisez-le lorsque : un nouvel utilisateur s’est inscrit pour un essai gratuit
de votre produit ou service.

Bonjour [nom],

Félicitations ! Vous faîtes partie de la famille. Vous disposez de [XX] jours

gratuits pour tester tout ce que [notre produit ou service] a à offrir.

Quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur de votre période d’essai :

 [Conseil n °1]
 [Conseil n °2]
 [Conseil n °3]
Vous avez des questions ? Notre équipe se tient à votre disposition pour vous
aider à être opérationnel.  N”hésitez à nous contacter, nous nous ferons un
plaisir de vous aider.

Cordialement,
3. Message de bienvenue

Utilisez-le lorsque : un nouveau client s’inscrit.

Bonjour [nom],

Merci de votre confiance ! Nous avons hâte de vous montrer ce qui rend [notre
produit ou service] si spécial.

Pour vous aider à configurer [notre produit ou service], nous recommandons à

tous nos nouveaux clients de suivre les trois étapes suivantes :

 [Étape 1]
 [Étape 2]
 [Étape 3]
Je serai votre principal interlocuteur chez [notre entreprise], n’hésitez pas à me
contacter si vous avez des questions.

Cordialement,

4. Introduction du gestionnaire de compte

Utilisez-le lorsque : vous souhaitez attribuez un nouveau gestionnaire de

compte à votre client.

Bonjour [nom],

Toutes nos équipes sont heureuses de vous accueillir au sein de [notre

entreprise]. Pour vous accompagner, j’ai le plaisir de vous présenter votre
nouveau gestionnaire de compte, [nom], qui est en copie de cet e-mail.

[Nom] vous accompagnera et vous aidera à démarrer. Ce fut un plaisir de

travailler avec vous, et si je peux faire quelque chose pour aider à l’avenir,  
n’hésitez pas.
Cordialement,

5. Rappel de renouvellement

Utilisez-le lorsque : la période d’abonnement d’un client touche à sa fin et

que vous ne voulez pas qu’il soit étonné par les frais de renouvellement.

Bonjour [nom],

Pouvez-vous croire que cela fait déjà [une période de temps]?   Je voulais
simplement vous informer que votre abonnement auprès de [notre société] sera
renouvelé le [date].

Vous n’avez rien à faire pour continuer à profiter de [notre produit ou service].
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter en répondant
simplement à ce message.

Cordialement,

6. Demande de référence

Utilisez-le lorsque : vous avez prouvé votre valeur auprès de vos clients et
vous voulez qu’ils vous aident à vous mettre en relation avec d’autres
clients potentiels.

Bonjour [nom],

Ce fut un plaisir de travailler avec vous au cours de la dernière [période], et

j’espère que vous continuez à profiter [des avantages de notre produit ou
service].

Juste une petite faveur à vous demander, connaissez-vous quelqu’un d’autre qui
[rencontre un problème similaire] ? Nous sommes en effet toujours à la
recherche de nouvelles entreprises pour les aider. N’hésitez pas à me mettre en
relation directement avec des personnes potentiellement intéressés.

Merci beaucoup,

[signature]

7. Remercier d’une mise en relation avec un client potentiel

Utilisez-le lorsque : un client existant partage avec vous un contact d’une
personne potentiellement intéressé.

Merci [nom] ! Je vous remercie d’avoir partager les coordonnées de [nom du

client potentiel] et je le contacterai dès que possible pour voir s’il pourrait être
intéressé par [notre entreprise].

Si vous pensez à quelqu’un d’autre, n’hésitez pas à me contacter.

Merci encore,

8. Demande d’avis

Utilisez-le lorsque : vous souhaitez demander à des clients de laisser un

avis sur votre entreprise sur Google, Yelp ou tout autre répertoire d’avis .

Bonjour [nom],

J’espère que vous avez apprécié [notre produit ou service]. Pourriez-vous nous
faire part de votre expérience en nous laissant un avis sur [site d’avis
spécifique] s’il vous plaît ?

Nous savons que les gens lisent beaucoup les avis, nous apprécions donc tous
les commentaires que vous pouvez partager à notre sujet.
Merci beaucoup,

9. Confirmation d’annulation

Utilisez-le lorsque : vous souhaitez prévenir vos clients que leur

annulation a été traitée (en plus de créer une trace pour votre entreprise).

Cher [nom],

Ce message confirme que vous avez annulé votre service avec [notre société], à
compter du [date].

[Incluez une déclaration indiquant que les clients continueront d’avoir accès à
vos services ou produits jusqu’à leur date de fin de contrat.]

Bien que nous soyons tristes de vous voir partir, nous restons là au cas où vous
auriez besoin de [notre service] à l’avenir. Contactez [numéro de téléphone] ou
visitez le [site web] pour réactiver votre compte.

Cordialement,

10. Prendre en compte une plainte même si vous n’avez encore la réponse
complète au problème

Utilisez-le lorsque : vous souhaitez répondre immédiatement à un

problème client pour qu’il se sente considéré, mais vous n’avez pas encore
de réponse concrète sur les solutions que vous pouvez proposer.

Bonjour [nom],

Je suis vraiment désolé d’apprendre que vous n’êtes pas satisfait de [quelle que
soit la plainte]. 
Je suis en train de faire des recherches sur votre problème et je vous
contacterai dans [XX] prochaines heures avec toutes les solutions pour résoudre
votre problème. Si vous souhaitez parler de votre problème de vive-voix, vous
pouvez me joindre au [numéro de téléphone].

Cordialement,

11. Répondre aux réclamations client avec la solution au problèm

Utilisez-le lorsque : vous avez une solution à la réclamation client (ou

modifiez le premier paragraphe pour envoyer ce modèle comme premier
contact suite à une réclamation).

Bonjour [nom],

Je suis encore désolé pour votre expérience avec [quelle que soit la plainte]. Je
comprends la frustration que vous avez dû avoir.

Après avoir examiné le problème, je suis heureux de pouvoir vous proposer les
solutions suivantes:

 [Solution 1]
 [Solution 2]
 [Solution 3]
Je vais vous montrer comment procéder à partir de là, j’espère que l’une de ces
solutions vous aidera à relever les problèmes que vous avez rencontrés.

Cordialement,

[Signature]

12. Traitement des remboursements

Utilisez-le quand : un client  a demandé un remboursement suite à une
réclamation, et vous voulez confirmer qu’il est en cours de traitement.

Cher [nom],

Comme nous en avons discuté, j’ai demandé qu’un remboursement soit effectué
sur votre compte en réponse à [votre réclamation].  Vous devriez voir le
montant crédité sur [votre source de paiement d’origine] dans un délai de
[période].

Encore une fois, je suis désolé que [notre produit ou service] n’ait pas répondu
à vos attentes.  Si nous pouvons vous aider de quelque manière que ce soit à
l’avenir, veuillez nous contacter.

Cordialement,