Organisation de la

journée mondiale de
lutte contre le sida à
l‘UTT

RAPPORT Groupe 3 - Jean-Baptiste Baclet, Julie Delmas,

Monique Cristine Pacheco, Alexis Perrin, Caiyue
Shen

FINAL DE CS03
Semestre d’Automne 2018
Introduction à la gestion de projet

Demande du commanditaire

Objet de la demande Organiser la journée mondiale de lutte contre le sida à l‘UTT.

Contexte de la Aujourd'hui, plus de 36 millions de personnes vivent avec le VIH dans le

demande monde.
Cette journée a pour objectif de sensibiliser un maximum d’étudiants et de
personnels au combat contre le virus du sida, dans un monde où cette
maladie ne cesse de progresser.
Cet événement permettra de montrer qu’il est important de rester mobilisés
pour qu’à terme, nous puissions vaincre cette maladie. Ainsi, chacun peut
aider à améliorer la recherche, les traitements et à combattre les
discriminations.

Résultats attendus Réaliser des actions d’informations, de prévention et de sensibilisation

auprès d’un maximum de personnes de l’UTT sur les enjeux de la lutte
contre le sida.

Référence du Nom : BDE UTT

demandeur Coordonnées : bde@utt.fr

Référence du Groupe CS03 n°3 :

destinataire de la
demande ● Julie Delmas
● Monique Cristine Pacheco
● Caiyue Shen
● Jean-Baptiste Baclet
● Alexis Perrin

Référence des Lettre d’engagement

documents joints

1
 Note d’affectation du chef de projet

Nom du chef de projet Delmas Julie

Références du chef de Etudiante en GM01

projet

Coordonnées Email : julie.delmas@utt.fr

Numéro : 06 77 47 83 51

Dates Date de nomination : 17-09-2018

Date de début de projet : 17-09-2018

Pouvoirs du chef de Pouvoirs de décision et de validation :

projet
● Régler les conflits internes
● Valider les décisions prises par l’équipe projet

Pouvoirs organisationnels :

● Organisation du groupe (réunions, répartition des tâches,

animation du groupe)
● Vérification
● Coordination entre les différents membres
● Manager le projet et son équipe en tenant compte de la
hiérarchie

Pouvoir de référence :

● Agir comme référent auprès du BDE UTT

● Vérifier que le projet suit les objectifs et les engagements
pris envers le commanditaire
● S’assurer que le projet respecte les règles de sécurité
instaurées par le BDE UTT

2
Lettre d’engagement

3
 Phase d’initialisation
Fiche des acteurs

Objectif du contact Les organismes Adresse Contact

Flyer / Goodies / Sidaction 228 rue du Faubourg +33 1 53 26 45 55

Concours vidéo Saint-Martin, 75010
Paris

91 avenue de la
République, 75011 +33 1 70 95 70 95
Paris

Flyer Campus 3 6 Rue de la Petite contact@campus3.fr

Courtine, 10000
Troyes

Conférence / Santé Publique France 12, rue du Val d'Osne 01 41 79 67 00

Informations 94 415 Saint-Maurice
cedex

Intervenant conférence ONU - -

/ Informations

Flyer / Intervenant Prévention Sida Place de la Vieille +32 0 27 33 72 99

conférence / Halle aux Blés, 29
Informations 1000 Bruxelles

Vidéo concours Média UTT 12 rue marie curie Email : media@utt.fr

sidaction 10000 troyes

Intervenant conférence ONUSIDA - Tel : +41 22 791 36 66

/ Informations Email : bids@unaids.org

Information pour la education.gouv 110 rue de Grenelle – 01 55 55 10 10

sensibilisation 75357 Paris SP 07

Flyer / Goodies / Mise Fage 79, Rue Périer 01.40.33.70.70

en place d’un atelier 92120 Montrouge

4
 Fiche de poste du groupe 03

Comité de pilotage Equipe de projet

Responsable
Responsable Activités et Responsable Responsable
Titre Commanditaire Chef de projet
Logistique Relations budget communication
extérieures
Monique Cristine Jean-Baptiste
BDE UTT Julie DELMAS Caiyue SHEN Alexis PERRIN
PACHECO Baclet

monique_cristine. jean_baptiste.b cai_yue.shen@u

Identifi- bde.utt@utt.fr julie.delmas@utt.fr alexis.perrin@utt.fr
pacheco@utt.fr aclet@utt.fr tt.fr
cation
Prise de
Prise de fonction le Prise de fonction Prise de fonction Prise de fonction le
fonction le
17/09/2018 le 17/09/2018 le 17/09/2018 17/09/2018
17/09/2018

Valide les
Valide les Valide les Valide les
Valide les décisions prises
documents décisions prises décisions prises
décisions prises par le groupe en
stratégiques et dans le cadre du dans le cadre
par l'équipe projet analysant les
moments clés projet du projet
risques

Est garant du
projet et a un
Valide les moyens
pouvoir de A un pouvoir de Valide les coûts Est garant du bon
logistiques et
décision en cas de décision dans Valide les nécessaires pour déploiement de la
matériels liés à la
problèmes l'organisation du activités l'avancée du communication
Rôles tenue de
organisationnels groupe projet externe, au public
l'événement
ou en termes
généraux

Établit le lien
Accorde le
entre l'équipe et Conçoit ou réalise
financement et Agit comme
les acteurs des actions ou
appuie le projet référent auprès du
extérieurs outils de
auprès des acteurs BDE UTT
impliqués dans communication
extérieurs
l'événement

Vérifie que le S'assure du respect

S'assure du
projet suit les des engagements
maintien des Recherche de
objectifs et les réciproques entre Gère le budget Gère les moyens de
objectifs et du différentes
engagements pris l'organisateur et du projet communication
respects des activités
envers le les acteurs
engagements
Réfé- commanditaire extérieurs
rences

Fait le lien entre

Dresse l'inventaire
Répartit les tâches, le Gère la
du matériel Négocie avec
anime et fixe les commanditaire communication
nécessaire pour la les acteurs
réunions interne à et l'équipe projet interne au groupe
tenue du projet extérieurs
l'équipe projet en termes de projet
jusqu'à réalisation
informationnels

5
 Participer à des
Manage le projet et Anime les
actions ponctuelles
son équipe en réunions de
(communication
tenant compte de suivi avec le
sociale, gestion de
la hiérarchie BDE
crise…)

Accès aux
documents de toute
Valide les accès l'équipe, à la
Sécurité Accès aux documents de toute l'équipe
aux documents trésorerie et aux
documents utiles
du BDE

Phase de préparation

Cahier des charges du projet

Etape 1 : Expression du besoin

Objet de la demande :

❖ Organisation d’une journée de sensibilisation sur la lutte contre le SIDA ;

❖ Informer et mobiliser le personnel et les étudiants de l’UTT ;
❖ Réaliser des actions de prévention et de sensibilisation ;
❖ Mettre en place des activités pour échanger avec les étudiants et le personnel de
l’UTT.

Contexte de la demande :

Le VIH se banalise dramatiquement, alors que l’on meurt encore aujourd’hui du Sida en
France. Les défis sont immenses pour qu’un jour le nombre des nouvelles contaminations
recule et que toutes les personnes séropositives soient diagnostiquées et soignées.
En France, le nombre de cas d’infection par le VIH diagnostiqués a diminué de 5 % entre
2013 et 2016. Il est passé de 6 325 à environ 6 000. Cette évolution s’inscrit dans une
tendance générale à la baisse observée depuis 2004, où ce nombre culminait à 7 935.
Le nombre de dépistages réalisés en laboratoire a évolué de 4 %, passant d’environ 5,2
millions à 5,4 millions entre 2013 et 2016, sachant que les tests en laboratoire représentent la
grande majorité des diagnostics réalisés.

6
Pour ce qui est du diagnostic, 43 % des découvertes de séropositivité réalisées en 2016
concernaient des personnes qui ont déclaré n’avoir jamais été testées auparavant.

Résultats attendus :

❖ Réaliser l’étude de planification, marketing, communication et logistique nécessaire à

la mise en place du projet ;
❖ Proposer des activités sur toute une journée afin de toucher un maximum notre public
;
❖ Proposer des activités variées afin de rendre la journée dynamique ;
❖ Respecter le budget défini par le BDE UTT ;
❖ Assurer la sécurité et le bon déroulement de la journée.

Référence du demandeur :

- Nom : BDE UTT.

- Coordonnées : bde@utt.fr

7
Etape 2 : Bête à cornes

Etape 3 : Analyse fonctionnelle - Diagramme pieuvre du projet

8
Etape 4 : Validation des fonctions

Qu'est-ce qui peut

Fonctions Quelles sont les causes
Nom Quel est le but ? faire évoluer la Validation
(P, C...) ?
fonction ?

FONCTIONS PRINCIPALES

Les étudiants et le
personnel de l’UTT sont
généralement mal Mauvaise
informés sur les causes communication sur
Informer et sensibiliser
Réaliser des actions de et les actions de les activités, manque
FP1 les étudiants et le Oui
prévention protection vis à vis de d'audience aux
personnel de l’UTT.
cette maladie : il sera activités, activités
donc nécessaire de les non adaptées.
sensibiliser à cette
cause.

FONCTIONS DE CONTRAINTE

La journée doit respecter La journée porte l'image

Pouvoir renouveler
les directives de l'UTT de l'UTT et dépend de
FC1 l'événement en accord / Oui
(lieu, communication, l'école, l'UTT pose donc
avec l'UTT
etc.) des contraintes.
La journée de
La journée doit respecter
prévention est organisée Pouvoir renouveler
les directives du BDE Détachement du
FC2 via le BDE. Celui-ci l'évènement avec le Oui
UTT (lieu, date, BDE UTT
pose donc des soutien du BDE
organisation...)
contraintes.
Obtenir suffisamment
Le BDE n'a pas des de sponsors,
ressources illimitées et subventions et de Nombre de
Le projet doit respecter
peut annuler recettes pour couvrir sponsors, nombre de
FC3 le budget mis à Oui
l'événement si celui-ci a les dépenses subventions,
disposition
un bilan financier logistiques, dépenses réduites.
négatif. prestations,
communication, etc.
Donner envie à des
étudiants de venir
Le groupe de projet doit assister aux
Besoin de faire Réduire l’événement
assurer une conférences, attirer
FC4 connaître le projet pour aux étudiants et au Oui
communication efficace l'attention sur les
attirer les étudiants personnel de l’UTT.
au sein de l'UTT. intervenants,
sensibiliser la
population.

9
Etape 5 : Cahier des charges fonctionnel
(K coefficient d’importance croissant de 1 à 5)

Fonctions Flexibilit
Nom K Critère Valeur
(P, C...) é

FONCTIONS PRINCIPALES

Nombre de
FP1 Réaliser des actions de prévention 5 personnes >4 1
touchés

FONCTIONS DE CONTRAINTE

La journée doit respecter les directives de l'UTT (lieu, Respect ou non-

FC1 5 Oui/Non 0
communication, etc.) respect

La journée doit respecter les directives du BDE UTT (lieu, Respect ou non-
FC2 5 Oui/Non 0
date, organisation...) respect

Respect ou non-
FC3 Le projet doit respecter le budget mis à disposition 4 Oui/Non 1
respect

Nombre de
Le groupe de projet doit assurer une communication efficace
FC4 5 personnes >5 1
au sein de l'UTT.
touchés

Réponse au cahier des charges

Fonctions
Nom K Solutions proposées
(P, C...)

FONCTION PRINCIPALE

● Conférence de sensibilisation (Débat Femme / homme /

Culture étrangère) avec QCM interactif, interventions de
sensibilisation et débat culturel.

● Stand dans la rue : fournir des goodies, distribuer les

flyers de prévention (aperçus ci-joints), réaliser un Post-
it Wall (pour que chacun partage ses idées sur le Sida vu
Réaliser des actions de
FP1 5 de l’étranger, sur les préjugés et puisse poser ses
prévention
questions).

● Participation au Concours Vidéo VIH Pocket Film

organisé par Sidaction. Réaliser la vidéo avec un
maximum d’étudiants avec l’aide de l’association Média
UTT.

10
 FONCTIONS DE CONTRAINTE
La journée doit respecter les
FC1 directives de l'UTT (lieu,
communication, etc.)
La journée doit respecter les
FC2 directives du BDE UTT (lieu,
date, organisation...)
Le projet doit respecter le budget
FC3
mis à disposition
Le groupe de projet doit assurer
FC4 une communication efficace au
sein de l'UTT.
Voici nos différents flyers :
● Validation de l'événement par l’administration de l’UTT
(Sécurité, intervenant extérieur, matériels et amphi mis à
5 disposition etc.).
Date retenue pour l’événement : 29 novembre 2018.
Emplacement du stand : dans la rue de 12h à 18h.
● Validation des affiches de communication et du budget
par le BDE UTT.
5
Emplacement des conférences : amphi N101 réservé par le BDE
UTT de 18h à 20h.
● Coût des impressions des flyers.
● Coût éventuel concernant les interventions :
4 remboursement des frais kilométriques, de l’intervention
et d’un éventuel budget suite à la conférence.
● Validation d’affiche par l’UTT et par le BDE UTT
● Utilisation des réseaux de communication : Facebook
(création d’un événement Facebook), daymail, panneaux
5
d’affichage du BDE et de l’UTT.
● Réaliser une communication dans différents langages
(français, anglais, chinois, portugais)
11
 Phase de préparation (1)

Plan de communication

Etape 1 : Contexte du projet

Objet du projet : Organiser une journée de lutte contre le sida afin de sensibiliser les
étudiants et le personnel de l’UTT.

Commanditaire : L’association BDE UTT.

Situation de départ : Ce projet n’a jamais été réalisé auparavant au sein de l’UTT alors que
cette maladie touche de plus en plus de personnes et que nous sommes généralement mal
informés par les causes pouvant mener à la séropositivité.

12
Situation souhaitée : Nous souhaiterions organiser une journée de prévention durant laquelle
nous pourrions réaliser diverses interventions auprès d’un maximum d’étudiants et de
personnels. Nous souhaitions également que les élèves participent à un concours vidéo
organisé par Sidaction afin qu’ils se sentent davantage concernés par la situation.
Cette journée se veut ouverte à tous les étudiants et personnels de l’UTT afin d’avoir un
impact le plus important possible sur la population de l’école. Nous aimerions que cette
journée se réitère tous les ans à la même période.

Les parties prenantes internes :

❖ Le BDE UTT et son club Média UTT ;
❖ L’ensemble des membres du groupe 03 ;
❖ Infirmerie de l’UTT.

Les parties prenantes externes :

❖ Les étudiants et le personnel de l’UTT ;
❖ Les intervenants pour les conférences ;
❖ Sidaction ;
❖ L’hôpital de Troyes.

Les canaux disponibles :

Interne Externe

Réunions Réunions

Mails Mails

Téléphone Téléphone

Réseaux sociaux Réseaux sociaux

Drive Affiches et flyers

Trello Média (Vidéo)

Moyens disponibles : Le budget pour la communication sera essentiellement réparti sur

l’impression des flyers et des affiches. En voici une première estimation :

13
 Prix unitaire Montant
Objet Quantité
(en €) (en €)

Impression des flyers 0,07 300 21,00

Impression des
0,14 15 2,10
affiches

0,00
(Préservatifs
Goodies commandés par 100 0,00
l'infirmière et payés
par l'UTT )

0,00
Remboursement des
(Frais kilométriques
frais kilométriques et 10 0,00
pris en charge par les
de l’intervention
organismes)

Total / / 23,1

Limitation : Le projet a lieu le 29 Novembre, il reste donc un mois pour faire les visuels et
ensuite communiquer sur l’événement

Etape 2 : Analyser les cibles

Groupe cible : La journée de prévention vise tous les étudiants et le personnel de l’UTT. Le
tenue de l’événement est également conditionnée par l’infirmerie, les intervenants et les
acteurs extérieurs tels que Sidaction.

Attentes : La journée a pour but de sensibiliser le groupe cible. Nous attendons une
participation très importante de leur part ainsi qu’un feedback (tests en conférence, questions
sur les post-it, et.).
Pour la tenue de l'événement, le soutien de Sidaction, de l’hôpital, de l’UTT et du BDE est
également requis.

14
Frein : Plusieurs facteurs peuvent entraîner un résultat au-dessous des attentes tels que :
❖ Un manque d’intérêt du groupe cible pour l’événement, qui peut être dû au lieu, à la
qualité de la communication, à la date choisie ;
❖ D’autres événements qui auraient lieu en même temps, le groupe cible serait alors
susceptible de ne pas se rendre aux conférences pour assister à ces autres événements
;
❖ Un manque de temps du groupe cible, par exemple en cas d'examen ;
❖ La non-participation des connaissances du groupe cible : les étudiants préfèrent venir
en groupe plutôt que seul, s’ils n’ont pas de connaissances participant à l’événement,
ils seraient susceptibles de ne pas s’y rendre non plus ;

Le manque de confiance des parties organisatrices dans le budget de l’événement.

❖ Le manque de budget pourrait se répercuter directement sur la qualité de la
communication (moins de budget = moins de flyers, affiches, goodies etc.)

Messages qui rassurent : Pour palier à ces freins, plusieurs solutions seront explorées :

❖ Présence de nombreux étudiants à l’UTT la journée du jeudi. De plus certains d’entre

eux n’ont pas cours l’après-midi dans le cadre de l’aménagement pour les sports.
❖ Variété des activités proposées.
❖ Soutien du pôle santé de l’UTT.
❖ La date de l'événement n’est pas dans une période d’examens. Elle se situe entre les
médians et les partiels 2.
❖ La présence de goodies qui peut permettre d’attirer du monde.
❖ Le partage des tâches pour éviter la surcharge de travail

Etape 3 : Objectif de la communication

Initialisation :

Objectif du projet : Le groupe de travail a démarré l’organisation de l’événement, défini les

grandes lignes du projet et rédigé la fiche projet.

Objectif de la communication : Le chargé de communication doit veiller à ce que toutes les

personnes concernées aient pris connaissance du projet et de ses objectifs.

Indicateur :
Le communicateur est intégré dans le groupe projet, le plan de communication existe (cf.
étape 5). Tous les publics-cibles ont été atteints par le biais de plusieurs actions de
communications. Les actions d’initialisation ont été réalisées.

Actions :
L’ensemble du groupe-cible a été informé de la tenue de la journée contre le Sida et sont
susceptibles de s’y rendre. Le service de communication s’est impliqué dès le démarrage et a

15
rédigé le plan de communication transmis à toutes les parties organisatrices via une
plateforme de partage en ligne et des mails.

Etape 4 : Définir quels messages pour quelles cibles

Il nous faut adapter la communication à chaque partie prenante de la journée mondiale contre
le Sida, que ce soit interne (ex: BDE) ou externe (ex: étudiant).

Groupes cibles et messages appropriés.

● BDE : s’assurer du soutien du BDE en lui présentant le projet sous tous ses
aspects (logistique, budget, réglementation).
● Membres du groupe 03 : s’assurer de la bonne communication au sein des
membres afin d’avoir une bonne répartition des tâches.
● Étudiants : assurer une communication efficace auprès des étudiants et en
particulier des groupes étrangers qui sont une cible privilégiée de notre action,
ceci permettra d’assurer une sensibilisation efficace.
● Personnels : s’assurer que la communication ne touche pas uniquement les
étudiants mais aussi le personnel de l’UTT.
● L’UTT : s’assurer le respect des règles de sécurité d’utilisation des locaux
durant les interventions et les stands dans la rue
● Les intervenants : assurer une communication efficace avec les intervenants
qui sont un élément clef de la réussite de notre journée de sensibilisation.
● Pôle santé UTT : s’assurer de la bonne communication avec le pôle santé de
l’UTT directement concerné par l'événement.

Etape 5 : Etablir le plan d’action

Groupe cible BDE CS03_03 Public

Objectif Communiquer le progrès Certifier une bonne Faire connaître la lutte

du projet gestion d’équipe contre le sida et sensibiliser
le public

Action Communication régulière Messages Publicité sur réseaux

avec le BDE d’information sociaux, affiches, médias,
flyers

16
 Message Le groupe progresse avec Un responsable de Venez vous informer et
l’organisation de la journée projet a avancé sur participer à la lutte contre le
de lutte contre le sida son travail sida, un sujet qui vous
concerne tous.

Canal Mail Réunion, Réseaux sociaux, affiches,

messenger, drive, flyers
tello

Emetteur Chef de projet Responsable Responsable communication

concerné

Fréquence Mensuel, voire Chaque semaine Chaque semaine

hebdomadaire à l’approche
de l’évènement

Matériel PPT, salle de réunion salle de réunion, Affiches, flyers, réseaux

ordinateur sociaux.

Responsable Responsable relations Responsable Responsable communication

BDE concerné

Phase de préparation (2)

Analyse des risques - AMDEC :

Mode de
Thèmes Composant Cause Effet Criticité Note Proposition
défaillance
Indice
Réserver un
Refus de prêt d'occurrence 1/5
amphithéâtre de
Législation, d'un Pas de lieu :
Utilisation par manière anticipée,
lieu, UTT amphithéâtre pour la
un tiers réserver un autre
structure pour la conférence
Indice de lieu si aucun n'est
conférence 4/5
gravité disponible

17
 Indice de
1/5
détectabilité

Indice
Nuisance à 1/5
d'occurrence Veiller à la
l'image de
prévention
Opposition l'UTT à Troyes
concernant les
sur la tenue et auprès des Annulation de Indice de
UTT 5/5 risques liés au
de autres écoles, l’événement gravité mauvais
l'événement risques au
déroulement des
niveau de la
Indice de interventions
sécurité 3/5
détectabilité

Indice Trouver une autre

1/5
d'occurrence structure pour
Frais trop réaliser
importants, ne l'événement
Refus pas décevoir Indice de (Junior Conseil
Annulation de 5/5
BDE UTT d'organiser les partenaires UTT, Elan
l’événement gravité
l'évènement de BDE UTT Solidaire
en cas d'échec Troyens, etc.) et
de l'évènement veiller à
Indice de l'équilibre du
4/5
détectabilité budget

Indice
d'occurrence 1/5
Qualité des
:
activités
Ne pas proposées et
trouver de Manque de moyens de Indice de Compenser avec
UTT 4/5
subventions fonds communicatio gravité d'autres sponsors
suffisantes n (affiches,
flyers)
dégradée Indice de
2/5
détectabilité

Indice
Budget : d'occurrence 1/5
entrées :
Nombre
Mauvaise
d’étudiants Sensibilisation Rythme de
communication Indice de
Étudiants intéressés par des étudiants 4/5 communication
, activités peu gravité
l’événement très limitée soutenu
attractives
trop faible

Indice de
3/5
détectabilité

Les sponsors Sensibilisation Indice

Manque de Recherche
Sponsors ne financent des étudiants d'occurrence 1/5
fond d’autres sponsors
pas les limitée :

18
 goodies
Indice de
2/5
gravité

Indice de
2/5
détectabilité

Indice
d'occurrence 1/5
Ne pas :
imprimer
Imprimer les
Les affiches assez d'affiche
Prix au-dessus Indice de affiches depuis le
Communication et les flyers : 4/5
de notre budget gravité BDE au lieu de
externe coûtent trop communicatio
prévisionnel les commander
chers n insuffisante
sur internet
sur
l'événement Indice de
2/5
détectabilité
Budget :
sorties
Indice
d'occurrence X/5
:

Le coût des Prix au-dessus Refus de Les intervenants

Indice de
Transport transports est de notre budget certains 3/5 financent leurs
gravité
trop élevée prévisionnel intervenants propres trajets

Indice de
3/5
détectabilité

Indice
d'occurrence 1/5
Prévenir les
:
intervenants
suffisamment tôt ;
Ne pas
Manque de Impossibilité demander l'aide
Intervenants trouver Indice de
personne de réaliser les 4/5 d'intervenants
extérieurs d'intervenant gravité
disponible interventions internes
s extérieur
(infirmières,
personnel de
Indice de l'UTT, etc.)
Logistique 4/5
détectabilité
humaine
Ne pas Indice
trouver d'occurrence 1/5 Faire une
d'étudiants : communication
pour nous efficace pour
Pas de
aider à Indice de recruter des
UTTiens disponibilité Equipe réduite 2/5
organiser les gravité étudiants ou
des étudiants
conférences s'organiser pour
et à réaliser pouvoir assumer
la vidéo pour Indice de toutes les tâches
3/5
détectabilité
Sidaction

19
Management des délais de projet

Vue globale du projet

Diagramme de Gantt

20
Management du suivi du projet

Coût global prévisionnel du projet

Prix unitaire Montant

Objet Quantité
(en €) (en €)

Impression des
0,07 25 1,75
affiches

0,00
( Préservatifs
Goodies commandés par 200 0,00
l'infirmière et payés
par l'UTT )

Bolduc rouge pour des

3,00 1 3,00
bracelets

Lot gagnant 1,60 1 1,60

0,00
Remboursement des
(Frais kilométriques
frais kilométriques et 10 0,00
pris en charge par les
de l’intervention
organismes)

Total / / 6,35

21
Courbe en S
Voici la Courbe en S du projet, le 0 correspondant au jour de l'événement et chaque
graduation représentant une semaine :

Tableau récapitulatif des réunions

Date Type Absence Objet de la réunion

24/09/2018 Suivi de projet aucune Définition des fiches de postes

05/10/2018 Suivi de projet aucune Définition du cahier des charges

fonctionnel

12/10/2018 Suivi de projet aucune Réponse au cahier des charges fonctionnel

13/10/2018 Suivi de projet aucune Validation du cahier des charges par le

commanditaire

14/10/2018 Suivi de projet aucune Recherche d’intervenants à contacter pour

la conférence

15/10/2018 Suivi de projet aucune Mise en place du plan de communication

25/10/2018 Suivi de projet aucune Réaliser les premiers achats de goodies

29/10/2018 Suivi de projet aucune Réaliser une analyse de risque

05/11/2018 Suivi de projet aucune Réaliser le rapport intermédiaire et préparer

le diaporama de soutenance

12/11/2018 Suivi de projet aucune Planifier le projet

22
 12/11/2018 Suivi de projet aucune Etablir le budget prévisionnel

14/11/2018 Suivi de projet aucune Réserver une salle pour la conférence

19/11/2018 Suivi de projet aucune Réaliser un planning récapitulatif des

tâches

05/12/2018 Suivi de projet aucune Réunion de briefing J-1

07/12/2018 Suivi de projet aucune Réunion de débriefing et feedback aux

étudiants

08/12/2018 Suivi de projet aucune Réaliser un bilan du projet

Gestion de la modification

Au cours de la planification, nous avons dû faire face à plusieurs modifications dans

l’organisation de notre projet.
Nous nous sommes rendu compte que la salle que nous projetions de réserver n’était
malheureusement pas disponible à la date choisie. Nous avons par conséquent réservé un
autre amphithéâtre et modifié les quelques affiches de communication que nous avions
précédemment imprimés.

La date de l'événement a également été reportée d’une semaine car la communication sur
l'événement n’était pas encore terminée. C’est pourquoi nous avons préféré décaler
l'événement pour pouvoir sensibiliser plus de personnes.

Nous n’avons pas eu la chance d’accueillir un intervenant extérieur car la période ne

correspondait pas aux différents intervenants que nous avons contactés ; ils étaient tous en
période de formation. Nous avons par conséquent réalisé une activité/quizz en ligne/débat et
sollicité l'infirmière de l’UTT et ses précieuses connaissances.

23
Clôture et bilan du projet

Management des coûts du projet

Recettes Dépenses

Subvention et partenariat Communication

Subvention BDE UTT 6,35 € Lot gagnant 1,60 €

Subvention UTT (préservatifs et 100 € Ruban - bracelets 3,00 €

documentations)

Préservatifs 88,00 €

Flyers de documentation 12,00 €

Affiches 1,75 €

Sous-total des subventions 106,35 € Sous-total communication 106,35 €

TOTAL RECETTES 106,35 € TOTAL DEPENSES 106,35 €

TOTAL 0,00 €

Ce tableau récapitule les dépenses et recettes du projet.

Vendre le projet

Titre Journée mondiale de lutte contre le SIDA

Définition Organiser une journée de prévention et de sensibilisation sur la lutte contre le Sida
à l’UTT :
₋ permanences dans la rue : sensibilisation, prévention et distribution de
bracelets, flyers et préservatifs ;
₋ post-it wall pour poser des questions ;
₋ questionnaire de sensibilisation en amphi ;
₋ conférence - débat sur les actions à mettre en place au sein de l’UTT.

Acteurs ₋ Commanditaire, BDE UTT ;

₋ Infirmière de l’UTT ;
₋ Equipe projet.

Finalités Etre suivis par BDE UTT et l’infirmière dans ce projet, sensibiliser les étudiants de

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 l’école et trouver des idées pour une prévention continue sur la maladie.

Conseils ₋ Organiser et prévoir l'événement à l’avance pour obtenir des réponses de la

part des intervenants contactés et du matériel de communication
subventionné (préservatifs et dépliants) ;
₋ Réserver une salle avec plusieurs semaines d’avance pour ne pas être
bloqué lors de l’impression des affiches de communication ;
₋ Communiquer suffisamment à l’avance pour s’assurer de la participation
d’un maximum de personnes.

Mettre un terme à l’engagement contractuel

Le projet étant terminé depuis le 6 décembre, une fois les quelques tâches de fin de projet
effectuées (retour vers les étudiants et vers l’infirmière), les membres du groupe projet peuvent être
libérés de leurs tâches respectives. Nous continuons toutefois à nous voir pour pouvoir poursuivre
collectivement le travail demandé par l’UV CS03.
Nous avons par ailleurs remercié BDE UTT et l’infirmière en les invitant à notre débriefing
de projet et en leur mentionnant que notre engagement envers eux se terminait.

Organiser une réunion de débriefing

Cette réunion nous a permis de revenir sur le résultat de notre travail du semestre. Lors de
celle-ci, l’infirmière nous a remercié pour notre investissement et nous a félicité pour le projet. Cette
réunion a été l’occasion de faire un point sur ce qui c’était bien passé et sur les difficultés rencontrées.
Cela nous permettra de mieux gérer nos projets à l’avenir.

Archiver les dossiers du projet

Pour ranger l’ensemble des dossiers du projet, nous avons décidé lors de la phase d'initiation
du projet de créer un Google Drive. Il comprend à la fois l’ensemble des livrables nécessités par la
matière mais aussi les fichiers concernant l’organisation de l'événement : nos supports de
communication, notre questionnaire de connaissance et nos différentes notes suite à nos réunions
d’organisation. Nous espérons que ces documents permettront de faciliter le travail des organisateurs
d’éventuelles prochaines éditions car nous avons pour but de renouveler cette journée tous les ans afin
de faire évoluer les connaissances des étudiants sur cette cause.

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Conclusion
Nous avons réalisé notre projet le 6 décembre 2018. Cette première édition de la journée mondiale de
lutte contre le SIDA à l’UTT fut une réussite aux vues de nos objectifs.

Notre conférence a sensibilisé 12 personnes et l’infirmière nous a aidé à la mise en place et est
intervenue pour faire de la prévention. Le questionnaire interactif nous a permis d’estimer le niveau de
sensibilisation des étudiants présents et de les informer sur l’essentiel à savoir sur cette maladie. Le
débat a mis en lumière des idées que nous pourrions mettre en place à l’UTT pour favoriser la
prévention au sein de l’établissement, notamment via l’organisation d’une campagne de dépistage.
Nous sommes restés en contact avec l’infirmière de l’UTT pour nous assurer de la faisabilité de ces
événements et les organiser avec elle.
Le stand dans la rue nous a permis de pouvoir discuter avec plus de 200 personnes au cours de la
journée. Nous avons pu y distribuer des flyers, des préservatifs et ce moment privilégié avec les
étudiants a été utile pour entamer de vrais débats, pour discuter et faire de la prévention. Les étudiants
semblaient particulièrement intéressés pour en apprendre davantage, ce qui nous a conforté dans l’idée
qu’ils n’étaient initialement pas assez renseignés sur cette maladie et que notre action était vraiment
utile.

A travers notre projet CS03 nous avons appris à mieux structurer nos axes de travail et mieux répartir
les tâches. Chacun avait une mission à accomplir et une mise en commun était effectuée de manière
hebdomadaire pour aider ceux en difficultés et réaliser un suivi de l’avancé de chaque tâche.

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