Une / un secrétaire occupe un rôle clé au sein d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration.

Jonglant entre l'accueil et les tâches administratives, sa polyvalence et son efficacité sont primordiales
pour le bon fonctionnement de son service.

Missions du métier : Secrétaire

La secrétaire est la première interlocutrice d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration. Elle
assure l'accueil physique ou téléphonique des visiteurs, des clients et des prestataires extérieurs. Sa
mission est également administrative puisqu'elle est très souvent chargée de la rédaction du courrier, de
la saisie de documents et du classement des dossiers.

Rôle de la secrétaire / comment réussir le travail de secrétariat :

La fonction de secrétaire nécessite une grande polyvalence. Rattachée à un chef de service ou à un

responsable de son entreprise, une secrétaire va :

• accueillir et orienter les visiteurs ;

• gérer les appels téléphoniques entre l'extérieur de son entreprise et sa hiérarchie, et inversement ;

• recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails ;

• assurer le classement et l'archivage des dossiers qui lui sont confiés ;

• tenir à jour l'agenda de son service et de sa hiérarchie ;

• préparer les déplacements de sa hiérarchie ;

• organiser des réunions, des colloques et autres meetings ;

• assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes-rendus.

Qualités requises pour devenir Secrétaire

La secrétaire est une employée "multitâches". Pour gérer au mieux son travail, elle doit être ordonnée
et méthodique. Surtout, elle doit pouvoir intervenir sur plusieurs fronts en même temps tout en
hiérarchisant ses priorités. Malgré son emploi du temps surchargé, elle doit être toujours disponible
pour répondre aux urgences imposées par sa hiérarchie.
Pour rédiger courriers et comptes-rendus, une secrétaire doit maîtriser parfaitement le français écrit.
Elle doit savoir écrire rapidement et surtout être capable de prendre des notes synthétiques lors des
réunions auxquelles elle participe.

Une secrétaire est en contact permanent avec les employés et dirigeants de son entreprise ainsi qu'avec
les personnes extérieures. Elle doit posséder d'excellentes qualités humaines pour rester toujours
courtoise et souriante. Bonne communicante, elle doit savoir s'exprimer parfaitement en français. Dans
certaines grandes entreprises ou cabinets d'affaires, la maîtrise de l'anglais parlé est souvent
indispensable. Une troisième langue en rapport avec les activités de l'entreprise peut parfois s'avérer
décisive lors d'une procédure de recrutement.

Le métier de secrétaire est accessible par le biais de plusieurs formations. Le BEP métiers du secrétariat
et le BEPA services spécialité secrétariat accueil permettent une qualification en deux années après la
3e. Toutefois, les recruteurs demandent généralement un diplôme de niveau bac à bac+3.

Les diplômes les plus recherchés par les recruteurs sont les suivants :

• le bac pro gestion-administration ;

• le BTS assistant de manager et le BTS assistant de gestion PME-PMI, qui sont recommandés pour les
bacheliers de la filière STMG ;

• le DUT carrières juridiques, le DUT gestion des entreprises et des administrations (GEA) et le DUT
gestion administrative et commerciale (GACO) ;

• la licence administration et gestion des entreprises.

Les postes de secrétaires à haute responsabilité sont globalement réservés aux titulaires de BTS et de
DUT. Pour certains secteurs tels que le secrétariat juridique ou médical, une formation complémentaire
représente un atout incontestable pour les candidats.