Qu’est-ce que la gestion du personnel ?

La gestion du personnel rassemble l’ensemble des tâches administratives essentielles à une bonne
gestion des ressources humaines. Il s’agit de la partie transactionnelle de la fonction RH couvrant
les tâches administratives, légales et obligatoires. Un responsable du personnel est impliqué dans
plusieurs processus métiers et travaille en collaboration avec le service comptable et financier. Dès
le recrutement d’un nouveau collaborateur, il se charge de préparer les documents nécessaires
(contrat de travail, promesse d’embauche, DPAE). Il doit également suivre et piloter l’activité, les
absences et congés, le temps de travail, et des tableaux de bord.

Par ailleurs, la gestion administrative du personnel concerne la partie réglementaire et juridique.

Garantir le respect de la législation et des réglementations sociales est indispensable (gestion des
conflits, rupture conventionnelle, conditions de travail). En parallèle, il est important de maintenir
des relations pérennes avec les organismes extérieurs à l’entreprise. Par exemple l’URSSAF, la
mutuelle, la médecine du travail et bien d’autres. La gestion du personnel couvre donc un périmètre
de responsabilités larges, très administratives, mais critiques à la vie d’un établissement.

La gestion administrative du personnel : les missions

Le service RH est reconnu comme partenaire stratégique du business. Sa mission principale est de
créer de la valeur grâce à des collaborateurs compétents tout en les accompagnant en termes
d’engagement et motivation. Recruter, développer, former et fidéliser les talents font partie du
quotidien. La gestion du personnel consiste à administrer ce quotidien de manière efficace : payer,
administrer, répondre aux obligations légales. Ce travail fait partie intégrante de la gestion des
ressources humaines. Les missions liées à gestion administrative du personnel se divisent en
plusieurs parties clés.

La gestion du personnel

Celle-ci commence dès l’intégration d’un nouveau salarié dans l’entreprise et se termine lors de son
départ. La gestion administrative concerne une grande partie du quotidien du service des ressources
humaines. Tout d’abord, l’administrateur du personnel doit s’occuper de la gestion des contrats de
travail avec la signature de ceux-ci. Ensuite, le service RH doit également faire preuve de
transparence quant au respect des conditions et obligations de travail liées au dixit contrat (période
d’essai, préavis, rupture, évolutions…). En parallèle, le service RH doit préparer l’ensemble des
documents concernant les différentes étapes. En outre, lors de ce processus, l’administrateur du
personnel constituera le dossier personnel du collaborateur en y recensant toutes les informations
essentielles du salarié telles que son nom, son prénom, son âge, ses diplômes, son RIB, son
attestation de sécurité sociale, son permis, etc. Un Core RH permet de digitaliser ces tâches
administratives afin de les automatiser tout en centralisant les données RH.

La gestion des temps

Le contrat qui lie l’entreprise et le salarié exige certaines obligations de chacune des parties. En
effet, le salarié se doit de respecter les heures de travail stipulées dans son contrat et l’entreprise
devra également s’en assurer (vérification des heures de pointage, du taux d’absentéisme…). En
parallèle, l’entreprise doit appliquer des obligations légales telles que le respect des temps de travail
réglementaire, ainsi que les temps de pauses obligatoires.

La gestion de la paie

Avec l’aide de son gestionnaire paie, l’entreprise assure la rémunération de ses équipes
conformément à ses obligations. Effectivement, l’entreprise doit fournir les fiches de paie au salarié,
ses tickets restaurants si la politique la prévoit et bien entendu le versement du salaire.

La gestion des congés

Grâce à son travail, le salarié bénéficie de congés qu’il peut poser (exemple : CP, RTT, JR…). Il
peut également poser des jours de congés exceptionnelles (exemple : évènements familiaux).
L’administrateur du personnel se doit donc de suivre le cumul et le décompte des congés.

Pilotage des tableaux de bord

Pour mesurer la performance de l’entreprise et sa cohérence par rapport à la stratégie, le service RH

créé des tableaux de bord. Il se base sur des données salariées telles que le taux d’absentéisme, la
pyramide des âges, la parité, le suivi des objectifs, etc. En parallèle, l’administrateur du personnel
doit également gérer le suivi des visites médicales, traiter le bilan social, gérer les avenants au contrat
de travail et la gestion de la sortie. Tous ces processus doivent en revanche respecter la législation
et la politique de l’entreprise. Il est indispensable que les ressources humaines maîtrisent ces
obligations légales, qui peuvent influencer le bien-être au travail.

Vous voulez faire le point sur votre gestion du

personnel ?
Un logiciel de gestion du personnel : une ressource digitale

Un logiciel de gestion du personnel simplifie et automatise la gestion de certaines tâches

administratives. Les gestionnaires gagnent ainsi du temps dans le pilotage de leur activité. Il facilite
la gestion administrative du personnel à partir de l’intégration d’un salarié jusqu’à son départ de
l’entreprise. L’outil centralise l’ensemble des données à un seul et même endroit. Cela permet de
rendre les données accessibles de manière simple et fluide quant au traitement de celles-ci. Par
ailleurs, l’intégralité des processus RH sont dématérialisés, ce qui permet une centralisation et une
sécurisation des données salariées. Enfin, l’outil est voué à faciliter les échanges d’informations et
de documents entre les RH et le reste de l’entreprise.

Un logiciel de gestion du personnel permet de répondre aux nombreux enjeux indispensables au bon
fonctionnement d’une entreprise.

Respecter les obligations légales

Le premier est de respecter les obligations légales grâce à la favorisation de la qualité des
opérations qui relèvent de la gestion administrative du personnel (gestion des congés et absences,
remboursement des notes de frais, préparation de la paie, embauche des collaborateurs, etc.).
L’ensemble de ces opérations doivent respecter un cadre légal complexe et régulièrement actualisé,
imposés à l’entreprise en termes de sécurité, d’hygiène, mais également au niveau des contrats de
travail, des charges sociales, des contrôles URSSAF, des emplois de travailleurs handicapés, de la
taxe d’apprentissage, etc.

Ces tâches souvent chronophages, consomment énormément de temps au service des ressources
humaines. Ainsi, celles-ci laissent peu de place aux tâches à plus fortes valeurs ajoutées telle que le
recrutement par exemple. L’avantage d’un logiciel de gestion du personnel est donc de simplifier et
automatiser la gestion administrative de ces obligations. Par exemple, l’établissement
automatiquement des rapports pour préparer le bilan social. Il est également possible de créer l’envoi
d’un email automatique afin de ne pas oublier un délai important. Les données sont centralisées pour
permettre un précieux gain de temps aux équipes en charge de la gestion administrative du personnel.
Les collaborateurs ont aussi accès aux données dans une notion de transparence (consultation en
ligne de la solde de congés par exemple).

Garantir la sécurité des données RH

Dans un second temps, un SIRH permet de garantir la sécurité des données RH. Effectivement,
depuis mai 2018, le RGPD impose à toutes les organisations un cadre de protection pour les données
à caractère personnel. Un logiciel gestion du personnel sécurise donc cette notion de conformité en
protégeant de manière optimale les données collectées. Les données administratives des salariés sont
centralisées et historisées. L’accès et la mise à jour des ces données sont également maîtrisées et
sécurisées.

Améliorer la productivité administrative RH

Dans un troisième temps, un logiciel de gestion du personnel permet d’améliorer la productivité

administrative RH. Effectivement, ils doivent gérer les tâches obligatoires telles que sortir une paie
juste et respecter les obligations légales. Le fait d’automatiser certaines taches permet aux acteurs
RH de gagner en efficacité opérationnelle. Le service RH peut ainsi consacrer plus de temps à la
performance de l’entreprise en termes de développement RH. Ils peuvent également se concentrer
sur des tâches à forte valeur ajoutée telles que gérer les carrières, former les collaborateurs,
accompagner le changement, faciliter la mobilité, réussir le recrutement, etc. Et enfin, ils peuvent
commencer à réfléchir sur les tâches à développer telles que favoriser le travail collaboratif et
améliorer le bien-être au travail. L’amélioration de cette productivité permet à la fois de produire
des données fiables, les gérer et enfin de les exploiter et les communiquer.

Structurer les processus RH

Dans un quatrième temps, un outil digital va structurer les processus RH. En effet, il centralise
l’ensemble des processus RH en un seul et même outil : le recrutement, les entretiens, les
compétences, la formation, la gestion administrative, les congés et absences, les notes de frais, la
rémunération, etc. Cette centralisation des données permet de structurer l’ensemble des processus et
de les rendre accessibles simplement grâce à l’interconnectivité. C’est un enjeu indispensable pour
les DRH qui désirent gagner du temps et rendre les salariés plus autonomes dans la gestion de leur
carrière. Rendre les salariés acteurs de ces démarches est un véritable atout car l’environnement de
travail est nettement amélioré. La partie administrative de l’ensemble de ces processus est également
facilitée grâce à l’interconnectivité. Les gestionnaires du personnel et l’équipe RH ont ainsi une
vision claire sur chaque collaborateur quant à sa situation : dossier collaborateur, fin de contrat,
statut, congés, demandes en cours, etc.

Un outil de pilotage des décisions RH

Pour finir, un logiciel de gestion administrative du personnel est un outil de pilotage des décisions
RH. Les acteurs RH s’appuient sur des données fiables et mises à jour en temps réel, tout en gagnant
du temps. En effet, le temps passé à alimenter l’outil de pilotage est du temps de perdu pour
l’utilisation concrète de celui-ci. Du temps qui pourrait être consacré à la fidélisation des
collaborateurs, le recrutement de talents, la construction d’un plan de formation, une cartographie
des compétences disponibles dans l’entreprise, etc. Ainsi, l’outil RH invite indirectement tous les
collaborateurs à l’alimenter pour le rendre très dynamique. Les données centralisées se transforment
en tableaux de bord exploitables par les ressources humaines.

Le logiciel gestion du personnel accompagne ainsi l’entreprise et les collaborateurs dans un enjeu
de modernisation de la fonction RH. Ceci afin d’améliorer le capital managérial et le capital humain.
L’amélioration de la gestion de l’ensemble de ses processus participe également à améliorer la
marque employeur de l’établissement. Les échanges entre le service RH et les collaborateurs sont
fluidifiés et centralisés. Les données sont partagées et le collaborateur devient acteur dans le pilotage
de ces processus. Il peut trouver beaucoup d’information en ligne sur le portail collaborateur sans
devoir faire de demande à l’équipe RH. L’expérience collaborateur est ainsi largement enrichie et
améliorée.