Cas pratique 

: évaluation de la procédure de paiement par chèque

Dans le cadre de la réduction de la fracture numérique entre les pays du Nord et du Sud, l’Etat
du Burkina Faso a, avec l’aide de la Banque Mondiale, mis en place, en janvier 2006, une
entreprise INFORMAD (Informatique de l’Administration) de prestation des services
informatiques pour l’administration publique. Cette entreprise est gérée comme un projet avec
une autonomie de gestion, notamment financière.

Les ressources initiales du projet sont constituées d’une dotation de 2 milliards (1,8 milliards
apportés par la Banque Mondiale et 200 millions apportés par l’Etat). L’accord de crédit
précise que le Projet a pour mission, pour le compte  de l’Etat et de ses démembrements:
- de fournir des conseils en informatique : schémas directeurs informatiques,
propositions de mesures de sécurité ;
- de développer des programmes informatiques de gestion (dossiers des fonctionnaires,
état civil, budget, stocks, comptabilité…) ;
- d’assurer la maintenance préventive et curative des équipements informatiques.

Ces prestations sont facturées aux bénéficiaires à un prix raisonnable les rendant accessibles
aux entités publiques, tout en assurant la pérennité du projet.

Pour la réalisation de sa mission, le projet réalise les achats suivants :

- consommables informatiques entrant dans la réparation des matériels informatiques et
son fonctionnement ;
- petits matériels de maintenance ;
- services de consultants spécialisés en informatique (notamment en développement et
en sécurité informatique) ;
- Logiciels de développement ;
- Matériels informatiques (logiciels, ordinateurs, imprimantes…) pour ses propres
besoins.

Selon les termes de l’accord de crédit :

- le Projet ne peut bénéficier de l’exonération de TVA ;
- l’Etat désignera, parmi ses organes de contrôle, un auditeur chargé de suivre le
fonctionnement et les résultats du Projet, à travers des missions d’audit. C’est dans ce
cadre qu’intervient la présente mission, commanditée par la Banque Mondiale ;

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 - le Projet conçoit, organise et assure le fonctionnement d’une comptabilité selon le plan
comptable SYCOHADA.
- Le Projet fait élaborer, sous sa responsabilité, un manuel de procédures
administratives, financières et comptables.

Objet de la mission :
Partie 1 : auditer l’efficacité du processus.
Partie 2 : élaborer une cartographie des risques et actualiser la procédure.

Durée de la mission :
- Partie 1 : 1 mois
- Partie 2 : 2 mois.

Annexe 1 : Fournisseurs du Projet

Fournisseurs Produits ou services vendus à ABC

Dell Burkina Consommables informatiques, petits
matériels de maintenance, développement de
logiciels, logiciels de développement.
Informatique 2000 Consommables informatiques, petits
matériels de maintenance, logiciels de
développement.
Librairie Savoir Consommables informatiques, petits
matériels de maintenance.
Pro Informatique Développement de logiciels, logiciels de
développement.
Informatrix Développement de logiciels, sécurité
informatique, petits matériels de maintenance
SécurInfo Sécurité informatique.

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Annexe 2 : Extrait du manuel de procédures : Procédure de paiement par chèque des
factures relatives aux achats de biens et de services informatiques.

1) La facture, en deux exemplaires, est reçue du fournisseur par le Service Achats qui la
transmet directement au Comptable trésorier.
2) Le Comptable trésorier reçoit la facture et la classe dans une chemise « factures à
enregistrer » en attendant la fin de la semaine.
3) A la fin de la semaine, le Comptable trésorier enregistre, dans le logiciel comptable, toutes
les factures classées temporairement. Après saisie informatique, le logiciel génère un
numéro d’enregistrement pour chaque facture indiquant qu’elle a effectivement été
enregistrée.
4) Au début de chaque semaine, le Comptable trésorier établit un échéancier des factures à
payer dans le courant de la semaine.
5) A l’échéance de la facture, le comptable trésorier établit une autorisation de paiement puis
le chèque correspondant, transmet les deux documents au Chef Service Financier et
Comptable et classe la facture dans un classeur « Fournisseurs ».
6) Le Chef SFC signe le chèque puis l’autorisation de paiement et adresse le dossier complet
à l’AICG (Audit interne/Contrôle de Gestion) pour visa.
7) L’AICG appose son visa sur l’autorisation de paiement et adresse le dossier entier à
l’Administrateur ;
8) Ce dernier signe le chèque puis l’autorisation de paiement et transmet le dossier à son
Secrétariat particulier qui le transmet à son tour au Comptable trésorier.
9) Le Comptable trésorier procède à la comptabilisation du chèque, classe l’ordre de
paiement dans un classeur « Ordres de paiement » et invite, par téléphone, le fournisseur à
venir récupérer son chèque.
10) Le Comptable trésorier remet le chèque au fournisseur.

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Annexe 3 : Extrait du manuel de procédures : Principes et règles de gestion

1) Les achats de biens et de services dont le montant est supérieur ou égal à 50.000 F doivent
impérativement être payés par chèque.
2) Pour les achats d’un montant inférieur à 50.000 F, le paiement se fera par la Caisse ;
3) Les chèques seront cosignés par le Chef Service Financier et Comptable et
l’Administrateur du Projet ;
4) Les spécimens de signature des signataires habilités sont envoyés aux banques ;
5) Le fournisseur envoie au Projet sa facture en deux exemplaires ;
6) Les paiements sont faits sur la base des factures originales ;
7) Les agents du SFC sont compétents, en nombre suffisants et intègres.

Annexe 4 : Organigramme du projet

Administrateur

Audit Secrétariat
interne/Contrôle particulier
de gestion

Service financier Service Service

et comptable Achats technique

Comptable Conseil, Maintenance

Trésorier Développement & &
Sécurité Installation