Fiches Pratiques PKM C Deschamps

Fiches pratiques
du travailleur du savoir
Elles accompagnent le livre de
Christophe Deschamps
Le nouveau management de linformation

La gestion des connaissances au cur de lentreprise 2.0
www.fypeditions.com
FICHES PRATIQUES
Il n'y a pas de classement de l'univers qui ne soit arbitraire et conjectural. La raison en est trs simple : nous ne savons pas quelle chose est l'univers. Jorge Luis Borges
Si, comme nous lavons vu, les technologies 2.0 sont une voie royale vers laccroissement de lefficacit collective, il est des besoins propres aux travailleurs du savoir quelles nadressent pas directement. En effet, si les wikis permettent par exemple de rdiger un document plusieurs mains, cette manire de travailler est encore rare dans les entreprises, la plupart du temps lemploy se retrouve seul face son ouvrage, contraint davancer cote que cote. Les technologies 2.0 laideront certes localiser le matriau ncessaire sa tche, tout comme elles lui permettront de rester en contact avec des experts de lorganisation. Pourtant toute la phase rdactionnelle et les comptences quelle suppose en termes de gestion du temps, dutilisation des informations rcoltes et dcriture, reste la seule charge du travailleur du savoir, individu finalement isol qui doit savoir sorganiser pour rendre dans les temps le meilleur travail possible. En rsum, les technologies 2.0 permettent de tirer partie du rseau mais ne font pas le travail notre place Avec le pragmatisme que reflte mon blog depuis six ans1 je nenvisageai pas de ne faire que la moiti du chemin en marrtant ce constat. Les fiches pratiques proposes ici ont donc pour objectif de rpondre aux besoins des travailleurs du savoir en prsentant des mthodologies, conseils, outils et rfrences qui, je lespre, leur seront utiles. Ils ont pour objectif de les aider dployer des stratgies de gestion de connaissances personnelles (PKM Personal Knowledge Management). Jai volontairement choisi dans ces fiches de ne pas appliquer la traditionnelle distinction outils/mthodologies car elle nest pas aussi nette quon pourrait le croire. Bien souvent en effet, appliquer une mthode revient se doter dun outil. Si par exemple je dcide dappliquer Getting Things Done (GTD), la mthode de gestion des tches de David Allen ( Fiche 1.1), la simple organisation que je mets en place cet effet est en soi loutil qui me permet datteindre mon objectif : loutil est souvent dans la mthode et inversement. Cela nempche pas lexistence doutils spcifiques prenant en charge une mthode donne partiellement ou intgralement. Il existe par exemple de trs nombreux services en ligne permettant de numriser GTD. Nous indiquerons donc ces logiciels, extensions ou services sans pour autant les dcrire dans le dtail. Dans la mesure o ils sont avant tout destins un usage individuel, nous avons privilgi les services gratuits et les logiciels open source ou freeware.
www.outilsfroids.net
Prsentation du modle TIICC (Temps Identit Informations Connaissances Comptences)

Le modle de PKM que nous prsentons maintenant se veut global et tient compte des volutions rcentes du web. A linstar des incontournables champs daction du KM en entreprise et avec les mmes objectifs dcisionnels, les systmes de PKM doivent permettre daider les travailleurs du savoir grer les lments suivants : PKM Individus 1. Leur Temps 2. Leur Identit numrique 3. Leurs Informations 4. Leur Capital social 5. Leurs Comptences KM Organisations Gestion de projet Gestion de la rputation/image (composante veille) Gestion des connaissances Gestion de la relation-client/usager Gestion des comptences, RH
Mis part la partie Gestion de lInformation , ces fiches ne constituent pas une mthode en tant que telle mais un modle auquel on se rfrera pour valuer ses pratiques personnelles et cerner ses ventuelles lacunes. Les mthodes et outils existent toutefois au niveau infrieur et sont autant de briques fonctionnelles qui permettront de se crer un systme totalement personnalis. De leur ct, les organisations voulant rpondre aux besoins de leurs employs pourront utiliser ce modle pour dterminer les domaines o elles peuvent se montrer proactives.
Le modle TIICC pour le travailleur du savoir 2.0

3
Arnaud Velten*, concepteur des logos du modle TIICC
Gestion du Temps Le chronographe symbolise la mesure du temps. Il tait primordial de reprsenter la notion de planification, dcrire graphiquement sa matrise, ainsi le quart blanc symbolisant le laps de temps son dbut et sa fin prvue. L'aiguille nous situant (ralit objective), dans la progression, comme la boussole le fait pour contrler notre direction.
Gestion de l'Identit numrique Notre signal numrique se caractrise par nos traits de caractres et ce quel que soit le mdium/vecteur numrique. Jai pris le parti de reprsenter le sourire et les yeux (arobase), le sourire, exprimant selon moi le rapport l'autre, le regard indiquant lui l'intrt pour un sujet. Le tout forme un visage compos de deux forme simples : un rond et un hexagone.
Gestion de l'Information L'information stratgique est parcellaire, la combinaison logique de signaux mis par le domaine permet de faire apparatre des tendances, des besoins, des attentes, des signes. J'ai voulu faire un clin d'oeil Tetris qui vulgarisa bien avant son temps l'ide suivante : bien ordonner le chaos prend du sens et fait marquer des points... .
Gestion du Capital relationnel Le capital humain a t, reste et restera le meilleur des investissements. L'ide ft de reprendre l'identit numrique mais de rajouter la combinaison de plusieurs pour leur donner du sens, un capital. Les mentons indiquent le centre d'intrt et le centre optique . Les yeux regardent vers l'extrieur s'ouvrant sur d'autres directions. De l nat lchange, quand chacun partage sa vision et partage son regard sur le sujet trait le capital devient instantanment un investissement rentable.
Gestion des Comptences Les comptences s'associent, pour crer des mta-comptences. Votre kinesthsie combine votre logique, elles-mme associes la culture informatique, vous permettent sans effort conscient d'utiliser Internet pour vous informer . Je ne voulais pas des dents dans ces engrenages qui limiteraient la vision des comptences une version binaire, machinale du sujet. Chaque comptence est unique, c'est la somme des expriences personnelles qui les ont faonnes et qui en font la valeur. La richesse d'une quipe d'experts vient de sa diversit de points de vue, d'o ce systme de poulies s'entre-combinant.
* www.as-map.com, arnauldvelten.wordpress.com, business-commando.com 4
Fiches prsentes : Niveau:
Comment ?
N de fiche
Outils/mthodes
Comment grer ses tches : lments de la mthode de David Allen (Getting things done) Comment mieux grer son temps au travail (1) : les interruptions Comment mieux grer son temps au travail (2) : la procrastination Fixer et grer ses objectifs long terme : lments de la mthode de Stephen Covey Se crer un identifiant unique OpenId avec myOpenID Publier et partager ses coordonnes avec hCard Comment grer sa rputation numrique : nettoyer et surveiller Configurer son systme dinformation personnel (1) : se crer un thsaurus personnel Configurer son systme dinformation personnel (2) : ralisez un schma de ses flux informationnels Configurer son systme dinformation personnel (3) : choisir une solution de gestion de linformation personnelle Identifier ses besoins en information : mthode de Peter Drucker et facteurs critiques de succs Bien rechercher sur le web : les bases Organiser sa veille (1) : sourcing et validation Organiser sa veille (2) : surveillance de pages web et surveillance de flux RSS Capturer ses dcouvertes numriques (1) : enregistrer et conserver ses favoris
Capturer ses dcouvertes numriques (2) :
Dbutant : Avanc : Expert :
Page
1.1 Grer son Temps 1.2 1.3 1.4 Grer son Identit numrique 2.1 2.2 2.3 Grer ses Informations 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11
7 9 11 12 14 16 18 20 23 26 28 30 32 35 38 40 42 45
5
capturer des pages web compltes Mieux grer ses emails : le Trusted Trio Manipuler des fichiers texte : convertir, fusionner, fractionner, comparer, extraire,
3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 Grer son Capital social 4.1 4.2 Grer ses Comptences 5.1 5.2
Exploiter sa base de connaissance personnelle : Desktop search et traitement automatique du langage Structurer et prsenter linformation : les bases de la mthode Information mapping Synchroniser ses donnes : logiciels et services de synchronisation Protger ses donnes : scuriser ses fichiers, ses emails, ses connexions Internet Collaborer sur le web : communication, coordination, production, relation Amliorer sa crativit : cartes heuristiques et boosters de crativit Mettre en place une stratgierseau (bas sur la mthode de Christian Marcon et Nicolas Moinet) Entretenir son capital social : utiliser les services de social networking Identifier ses comptences-cls : mthode de Peter F. Drucker Assurer sa promotion personnelle : mthode du personal branding (marque personnelle)
47 49 51 54 55 57 60 62 64 66
1.1 Comment grer ses tches ?

Elments de la mthode de David Allen (Getting things done ou GTD)
OBSERVATIONS
Avec Getting things done, (mal) traduit en franais par Sorganiser pour russir, David Allen est devenu lauteur traitant defficacit personnelle le plus lu de la plante. Son succs tient au fait que sa mthode est trs pragmatique et vite une surplanification souvent irraliste et frustrante. Elle propose de grer tout ce que lon a faire comme autant de microprojets. Ainsi repeindre la chambre damis est un objectif court-terme qui sera dcompose en plusieurs sous-tches (ex : prendre les mesures de la pice, acheter la peinture et les pinceaux, emprunter un escabeau, etc.). GTD se dmarque galement des autres mthodes en ce quelle conoit la priorit dune tche comme voluant en fonction du contexte (lieu o lon se trouve, temps dont on dispose, tat de fatigue). GTD nous met donc en position dexercer notre jugement de manire immdiate et dynamique. Mais ce qui fait sa force fait aussi sa faiblesse. On lui reproche souvent de ne pas prendre en compte les objectifs de vie plus ambitieux tels que les dfinit par exemple Stephen Covey (Fiche 1-4). Les outils numriques permettent toutefois de mler les deux et dintgrer les tches les plus insignifiantes dans une perspective plus large, ex : acheter de la peinture repeindre la chambre des enfants mon rle de pre de famille. Le but affich de la mthode est de nous permettre de faire ce qui doit ltre avec un minimum de stress, raison pour laquelle ltape essentielle et rcurrente de GTD est celle du mindsweeping qui consiste dresser rgulirement la liste de tout ce qui encombre notre esprit afin de mieux le grer. David Allen explique que ces boucles ouvertes (open loop) absorbent notre nergie sans que nous en soyons conscients et quil faut les stopper en les mettant sur papier pour avoir lesprit tranquille.
METHODOLOGIE/CONSEILS
La mthode GTD se droule en 5 tapes :
ETAPE
1. Collecter
ACTION
Noter tout ce qui encombre votre esprit sur un support papier ou numrique (phase de mindsweeping). Le papier (fiches, carnet, feuille A4 plie en 8) est encore le support le plus adapt parce que facile transporter. Reprenez les items nots un par un et posez-vous la question : ceci ncessite t-il une action de ma part ? Si oui formulez et notez laction qui va entamer la ralisation du projet ou micro-projet dans votre ToDo list ( tape 3) Rgle des deux minutes : si cette action ne dpasse pas 2 minutes alors ralisez-la sur le champ. La ToDo list est compose de plusieurs sous-listes qui permettent de mieux organiser les tches : Liste action suivante : prochaine action/tche concrte raliser pour avancer sur un sujet (ex : pour faire avancer le dossier Untel commencer par tlphoner Dupont). Liste projets : dsigne le travail raliser lorsque le rsultat ne peut tre atteint par une action unique (ex : projet dossier Untel) Liste en attente : tches lintrieur dun projet qui ne dpendent pas de nous et dont on attend le retour. Liste un jour/peut-tre : liste dides ou objectifs non-urgents (ex : apprendre la guitare). Point important n1 : chaque tche sera relie au contexte dans lequel elle peut tre ralise (ex : maison, bureau, tlphone, courses, messagerie,) Point important n2 (ajout de lauteur) : mme si cela parat parfois lointain chaque tche doit tre relie un objectif de vie (ex : pre de famille, responsable marketing, sportif). Cela vous permet dappliquer en partie la mthode Covey (Fiche 1-4) et de raliser des bilans rguliers. Certains logiciels ou services permettent de grer ces 3 entres (par liste/par contexte/par objectif de vie) Cf. Outils Etape qui consiste rexaminer frquemment (au moins une fois par jour) les tches en cours afin de choisir celles que lon va effectuer, den ajouter de nouvelles et de supprimer celles qui sont ralises. Choix et ralisation dune action concrte inscrite sur la liste.
2.
Traiter
3.
Organiser
4. 5.
Faire la revue Action
OUTILS
1 Gestion GTD tout papier : il est possible de mettre en place la mthode GTD uniquement sur papier. On aura alors besoin des supports suivants : Listes des projets actifs Fiche projet Liste contextuelle Agenda Echancier Dossier rfrence Liste qui numre tous les projets que lon a dcid de faire avancer (carnet, fiches). Fiches centralisant les actions suivantes mener par projet (ou micro-projet). Permettent aussi de noter les informations ou ides attenantes. Liste qui recense les actions isoles ou les premires actions mener sur des projets en cours redistribues par contexte. Lagenda nest pas la To-do list. On y indique seulement les rendez-vous, les chances et les tches routinires. Permet de classer les documents et articles ainsi que les imprims relatifs aux projets. Permet de classer des lments dont on na pas forcment besoin tout de suite mais qui pourront servir plus tard de rfrences (factures, rcepiss, bon de commande,).
2 Gestion GTD numrique : on comprend bien que loutil informatique peut tre dune grande aide pour grer cet ensemble de listes et les redistribuer la vole (en fonction du contexte par exemple). Il existe un nombre incalculable de services en ligne et logiciels crs pour GTD. Nous en proposons ici deux qui ont lavantage de permettre la gestion des 3 types dentres voqus plus haut.
NOM
Remember the Milk
PRIX
Service en ligne avec une version gratuite et une payante (25$)
ADRESSE
www.rememberthemilk.com
COMMENTAIRE
Service trs complet proposant des accs multiples (iPhone, smartphones, Blackberry, Gmail, ). Evernote est un logiciel qui se synchronise un service en ligne. Il permet de grer et dindexer un grand nombre ditems : tches, notes, images, Calendrier en ligne permettant de grer plusieurs agendas. Rappels par email ou SMS.
Evernote
Logiciel (Windows) associ un service en ligne. Gratuit.
www.evernote.com
Google Agenda
Service en ligne. Gratuit
calendar.google.com
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Ouvrages Sites ressources/ Articles Fiche 3.10 David Allen, Sorganiser pour russir, Leduc S. Editions, 2008. David Allen, Prt pour laction, Les ditions transcontinentales, 2007. Site web de David Allen : www.davidco.com Comparatif dynamique de services et logiciels pour GTD (plus dune centaine) : www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php Blog de Leo Babauta sur lequel il propose damliorer la mthode GTD en lassouplissant plutt quen la perfectionnant : Zenhabits.net Schma gnral de la mthode GTD en franais : http://gagnermavie.com/aide-memoire-getting-things-done/ Liste de discussion sur GTD (fr) : http://fr.groups.yahoo.com/group/GTDfr/
1.2 Comment mieux grer son temps au travail ?

Grer les interruptions
COMMENTAIRES
Un travailleur du savoir est interrompu en moyenne toutes les 10 minutes. Ces interruptions prennent diverses formes : emails, tlphone, collgues entrant dans votre bureau, runions, Elles sont parfois ncessaires mais peuvent devenir envahissante lorsquil sagit par exemple de produire un document.
TYPE DINTERRUPTION

SOLUTIONS
Supprimer le signal sonore qui indique larrive dun email dans votre bote aux lettres. Prvoyez deux ou trois priodes durant lesquelles vous consulterez vos emails dans la journe. Prvoyez des moments dans votre emploi du temps pour rpondre vos emails Grez vos messages en utilisant les principes de GTD ( Outils)
Email
Ces rgles pourront galement sappliquer aux technologies 2.0, grosses pourvoyeuses dinterruptions si elles ne sont pas gres correctement (micro-blogging, flux rss, social networking). Mettez-vous sur rpondeur aux moments de la journe o vous tes le plus productif. Filtrez les appels Fermez votre porte lorsque vous voulez produire . Demandez-lui ce qui lamne ds quil entre. Levez-vous lorsquil entre dans la pice afin dviter quil ne sassied... Proposez-lui de remettre la discussion plus tard sil ny a pas urgence. Sil ny est pas dispos fixez une limite de temps ( jai dix minutes, je tcoute ). Ne relancez pas la conversation par des questions. Quittez votre bureau pour une raison quelconque afin quil sorte avec vous (cas extrme). Si vous travaillez sur un dossier prcis rappelez-lui les chances (quil vous a fix !) et les consquences dun retard.
Tlphone
Collgue
Votre responsable
Internet
Surfer sur le web peut vite devenir extrmement chronophage. Pour viter cela on peut : Limiter une recherche une dure donne (pas facile). Regrouper ses besoins et programmer des sessions de surf. Sinterdire volontairement laccs son navigateur avec un logiciel bloquant ( Outils) Lorsque vous avez une ide, plutt que de vous encombrez lesprit avec (ou avec la peur de loublier !), notez-l immdiatement sur une liste ( Fiche 1.1) afin dy revenir plus tard.
Ides
OUTILS NOM
Temptation Blocker
PRIX
Gratuit. Windows. (us)
ADRESSE
sourceforge.net/projects/ temptblocker/
COMMENTAIRE
Bloque les logiciels que vous lui indiquez durant une priode donne. PayMo est la fois un service et un logiciel trs complet qui vous permet de suivre le temps que vous passez sur un ou plusieurs projets. Il fournit en sortie de nombreux types de rapports dactivit. ClockingIT est un service de tracking du temps dot de trs nombreuses fonctionnalits. Application lgre et multiplateforme qui permet la fois de grer ses projets et de calculer facilement le temps pass sur chacun.
PayMo
Gratuit. Windows (us)
www.paymo.biz/paymo_ free/
ClockingIT
Gratuit. En ligne.
www.clockingit.com
Klok
Gratuit. Adobe Air
http://klok.mcgraphix.com
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Sites ressources/ Articles Fiche 3.10 www.ceclair.fr : blog sur la productivit avec de nombreux billets consacrs la gestion du temps
10
1.3 Comment mieux grer son temps au travail ? (2)

Ne plus procrastiner
OBSERVATIONS
Le dictionnaire nous explique que la procrastination est lart de repousser les choses au lendemain. Trs utilis par les anglo-saxons ce terme tait tomb en dsutude dans la langue franaise mais nous revient en force via le Qubec. Le procrastinateur nest pas un fainant mais il a toujours quelque chose de plus important faire que ce quil doit faire. Les raisons de ce comportement sont multiples mais la crainte de lchec et du succs, ainsi quun certain got du jeu (contre-la-montre), semblent ici primer, tout comme le perfectionnisme dailleurs. La peur de ne pas tre la hauteur, de nenvisager que le but atteindre sans voir les tapes qui y conduisent, amne le procrastinateur ajourner sans cesse laccomplissement du premier pas . La procrastination pousse les individus qui en souffrent ne travailler que dans lurgence et peut videmment entraner de srieux problmes professionnels. En attendant la dernire minute le procrastinateur se fait croire quil a fait de son mieux compte-tenu des circonstances quon lui impose et quavec un peu plus de temps il aurait pu donner le meilleur de lui-mme. Il est alors en mesure de relativiser lventuel avis ngatif que lon portera sur son travail
Pour ne plus procrastiner se fixer des objectifs est important ( fiche 1.4) mais la mthode GTD (1.1) lest encore plus. Elle permet en effet de les scinder en de multiples tches effectuer et lon sait alors trs concrtement ce que lon doit faire pour avancer. Pour se discipliner il faut ruser avec soi-mme. On peut par exemple se crer un profil utilisateur sous Windows dans lequel napparatront que les programmes ncessaires laccomplissement du travail. On pourra galement utiliser un logiciel permettant de se crer un bureau virtuel dbarrass du superflu ( Outils). Une autre mthode simplissime et complmentaire existe pour se mettre au travail et ... sy tenir. Il sagit de Ten+two. Il suffit pour la pratiquer dun simple chronomtre :
Travaillez 10 minutes Reposez-vous 2 minutes Renouvelez 5 fois pour atteindre une heure de travail Reposez vous 10 minutes puis recommencez La mthode est basique mais efficace car se lancer dans une phase de travail de dix minutes nest effrayant pour personne, dautant quon peut modifier (pas trop quand mme) les dures de travail et de repos. Au bout de quelques temps on finit souvent par ne plus regarder le chronomtre et Ten+two aura alors jou le rle de dclencheur. Cette technique ne remplace pas leffort de volont mais aide le fournir puis le maintenir.
ETAPE 1 2 3 4
ACTION
OUTILS NOM
Workrave Instant Boss Virtuawin
PRIX
Logiciel pour Windows, Linux. Gratuit Logiciel pour Windows. Gratuit Logiciel pour Windows. Gratuit.
ADRESSE
http://www.workrave.org http://appsapps.info/instantboss.p hp http://virtuawin.sourceforge.net/
COMMENTAIRE
Logiciel permettant une gestion fine de ses sessions de travail. Permet dappliquer Ten+two. Petit logiciel permettant dappliquer Ten+two. Permet de crer des bureaux virtuels sur son poste.
EN SAVOIR PLUS
Sites ressources/ Articles Srie de billets sur la procrastination (en anglais) : www.ismckenzie.com (blog Ians messy desk) Article Wikipedia (franais) : fr.wikipedia.org/wiki/Procrastination
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1.4 Comment fixer et grer ses objectifs

long terme ?
Elments de la mthode de Stephen Covey
OBSERVATIONS
Dans son ouvrage culte, Les sept habitudes, Stephen Covey (lun des 25 amricains les plus influents selon le Time Magazine) sattache mettre en pratique les apports de trois sicles de littrature amricaine consacre au succs et laccomplissement personnel. Cette tradition a dvelopp des principes qui fondent lEthique du caractre et sopposent ceux de lthique de la personnalit apparue aprs-guerre. Daprs lui, l o la premire cherche nous faire voluer durablement, la seconde propose des recettes superficielles et souvent phmres de type : Souriez et la vie vous sourira . Dans son ouvrage Stephen Covey propose de suivre 7 habitudes qui vont plus loin que la simple recherche de lefficacit personnelle et doivent nous permettre de nous amliorer tant dans notre vie professionnelle que dans notre vie prive. Il ne sagit pas de dvelopper ici toute sa mthodologie mais den tirer le principal message qui est de prendre sa vie en main en essayant de mieux se connatre. Ce nest qu cette condition que lon pourra se fixer des objectifs atteindre. La lecture de louvrage reste videmment indispensable pour aller plus loin.
ETAPE ACTION
Identifier les rles que vous tes amen jouer dans votre vie : mari, pre, fils, responsable marketing, sportif, bnvole dans une association. Ecrivez pour chacun de ces rles ce que vous aimeriez que lon dise de vous dans votre discours funbre (radical !). Transformez ces compliments potentiels en des objectifs de vie atteindre moyen ou/et long terme. Chaque dbut de semaine prparez votre planning et faites concider vos rendez-vous et engagements des jours venir avec ces objectifs. En retour, utilisez vos objectifs comme supports vous permettant de penser des actions cibles mener dans la semaine. Veillez intgrez chaque nouvelle tche qui se prsente vous durant la semaine, y compris la plus minime, dans vos objectifs long terme. (Fiche 1.1) Revoyez priodiquement vos objectifs afin de les affiner ou les rorienter.
1 2 3 4 5 6 OUTILS
1 Outil Papier : Planning hebdomadaire (adaptation simplifie de celui propos par S. Covey)
Planning hebdomadaire
Rles
Dveloppement
individuel
RV/ Engagements -Sminaire (1) - Fte des mres (2) - Devoir philo milie (3) - RV Michel (4) - Runion de service
Semaine du xx au xx Priorits semaine

8 9 10 11
D
8 9(5) 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
L
8 9
M
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
M
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
J
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
V
8 9
10 (4) 11 12 13 14 15 16 17 18(3) 19 20
10 (1) 11 12 13 14 15 16 (5) 17 18 19 20
Conjoint/ pre
12 (2) 13 14 15 16 17 18
Responsable marketing
Sportif
- Match de poule (5)
19 20
12
2 Outils numriques : Il est des objectifs qui ne satteignent qu condition de sy consacrer rgulirement. Devenir un artiste ou un crivain renomm demande un travail quotidien ( Chaque jour sur le mtier ). Un fichier Excel peut suffire monitorer ces activits mais des services en ligne rcents vous permettent daller plus loin en vous fournissant des statistiques dassiduit ou en vous envoyant des rappels.
NOM
Joes Goals
PRIX
Service en ligne gratuit
ADRESSE
www.joesgoals.com
COMMENTAIRE
Simple utiliser et dot de nombreuses fonctionnalits : cration de rapports, rappels automatiques, Encore plus simple utiliser mais sans fonctionnalits additionnelles. Idem mais permet dinviter des personnes partager ses progrs.
Dont break the chain !
dontbreakthechain.com
Inpowr
Service en ligne gratuit (beta)
www.inpowr.com
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Ouvrages Sites ressources/ Articles Fiche 5.1 Stephen R. Covey, Les 7 habitudes de ceux qui russissent tout ce quils entreprennent, First, 2005. Stephen Covey, La 8me habitude, First, 2006. Site de Stephen R. Covey : www.stephencovey.com Article Wikipedia (anglais) : en.wikipedia.org/wiki/Stephen_Covey
13
2.1 Comment grer son identit numrique ?

Se crer un identifiant unique OpenId avec myOpenID
OBSERVATIONS
OpenID est un standard ouvert propos par lOpenID Foundation. Il sagit dun service numrique qui vous permet : De ne plus avoir stocker les dizaines de noms dutilisateurs et de mots de passe des services auxquels vous vous abonnez en vous procurant un identifiant unique. De ne pas retaper vos coordonnes lorsque vous voulez vous inscrire un nouveau service. Votre OpenID lui fournit automatiquement les informations dont il a besoin pour crer votre compte (nom, adresse, ) et vous vite ainsi une nouvelle saisie. De vous authentifier par un certificat scuris lorsque cest ncessaire (fonctionne avec myOpenID) De grer plusieurs identits (ou persona) : prive, professionnelle, jeux en ligne, (fonctionne avec myOpenID) Avant de crer un profil OpenID sachez quil est possible que vous en ayez dj un sans le savoir. Cest notamment le cas si vous avez ouvert un compte sur Flickr, Orange ou Yahoo!. Lidentifiant utiliser pourra alors ressembler ceci : https://me.yahoo.com/pseudo . Si vous navez pas encore de profil ou souhaitez partir de zro, vous pouvez utiliser les service (gratuits) de prestataires spcialiss tels que ClaimID, myVidoop ou myOpenID. Si vous ne souhaitez pas que leur nom apparaisse dans votre identifiant vous pourrez mettre en place une dlgation. Ce systme permet dutiliser ladresse de votre propre site web ou blog comme profil OpenID (en passant par les mmes prestataires). Notez que vous pouvez hberger votre propre serveur OpenID sans en rfrer qui que ce soit. La limite de lOpen ID ? Bien que le mouvement prenne de lampleur de nombreux sites nacceptent pas encore ce mode didentification, par ailleurs les services didentification propritaires (Google, Facebook, Yahoo !) sont des concurrents de taille.
Se crer une OpenID ETAPE
1 2 3
ACTION Allez sur le service myOpenID : www.myopenid.com Compltez le formulaire dinscription Vous pouvez accrotre votre niveau de scurit dauthentification en vous inscrivant la procdure CallVerifID : ds que vous voudrez utilisez votre OpenID pour accder un site (ou que quelquun dautre voudra le faire votre place) un appel tlphonique vous sera pass. Vous naurez alors quune rponse type (initialement fournie par vous au prestataire) donner pour que votre identifiant soit activ. Testez votre openID avec lun des nombreux sites propos sur lannuaire : www.myopenid.com/directory. Ils sont reconnaissables ce logo : Exemple (www.ziki.com) :
14
OUTILS NOM PRIX ADRESSE COMMENTAIRE

Autre prestataire dopenID qui utilise des identifiants visuels. Propose un plugin Firefox pour grer les mots de passe sur les sites qui nacceptent pas encore le systme. Utilise openID et permet la cration de profils
MyVidoop
www.vidoop.com
Windows Cardspace
Logiciel intgr Windows Vista. Fonctionne avec Internet Explorer 7. Gratuit.
Sinstalle en mme temps que .NET Framework 3.0 tlchargeable sur www.microsoft.com
EN SAVOIR PLUS
Sites ressources/ Articles Chapitre franais de lOpenID Foundation : www.openidfrance.fr/ Article de la Wikipedia : fr.wikipedia.org/wiki/OpenID Article : OpenID : comment grer ses identits sur Internet :
case.oncle-tom.net/2008/02/12/openid-comment-gerer-ses-identites-sur-internet/
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2.2 Comment grer son identit numrique (2) ?

Publier et partager ses coordonnes avec hCard
OBSERVATIONS
hCard est un micro-format (Cf. III-B-2-i) qui structure vos coordonnes en leur ajoutant des mta-donnes. En lutilisant dans la signature de vos emails ou sur votre blog, vous pourrez transmettre et diffuser plus facilement vos coordonnes personnelles. Cest lquivalent des classiques vCards Outlook mais pour le web. Des outils comme Operator se chargent dailleurs deffectuer la conversion des hCards de vos contacts en vCards pour en faciliter lintgration dans votre carnet dadresses. Les hCards peuvent aussi tre utilises par tout type dorganisation (entreprise, association, club,). Construit selon les principes du web smantique le format hCard pourrait permettre, une fois lindexation ralise, damliorer la recherche de coordonnes de personnes ou de lieux. Si une hCard est prsente sur un site vous pouvez lidentifier grce ce logo mais la dtection peut aussi tre automatise ( Outils).
1. Se crer une hCard
ETAPE 1 2 3
ACTION
Rendez vous sur hCard Creator : http://microformats.org/code/hcard/creator Renseignez le formulaire de coordonnes Rcuprez le code gnr automatiquement
4
2.
Collez-le sur votre blog, site web, CV en ligne, signature email afin quil puisse tre rcupr facilement par vos lecteurs.
Rcuprer les hCards et autres microformats avec Operator
ETAPE
ACTION
Tlcharger et installez lextension Operator pour le navigateur Firefox Lorsquune icne devient vert fonc cela signifie quOperator a identifi des microformats sur une page Cliquez sur le(s) bouton(s) vert fonc Choisissez une action. Par exemple pour hCard (bouton Contacts): Exporter le contact (vers Outlook par exemple) Afficher ladresse du contact sur Google Maps Ajouter le contact Yahoo ! Contacts
1 2 3 4
16
OUTILS
NOM
Operator Tails Export
PRIX
Extension pour le navigateur Firefox. Gratuit. Extension pour le navigateur Firefox. Gratuit.
ADRESSE
addons.mozilla.org/fr/firefox/addon/4106
COMMENTAIRE
Extension permettant de dtecter et dagir sur 6 types de microformats Presque identique
addons.mozilla.org/fr/firefox/addon/2240
EN SAVOIR PLUS
Sites web/ Articles Elanceur : site web regroupant de nombreux articles originaux en franais ainsi que dautre traduits de langlais par Christophe Ducamp : www.elanceur.org Wiki en franais consacr aux microformats : microformats.org/wiki/Main_Page-fr
17
2.3 Comment grer sa rputation numrique ?

Nettoyer et surveiller
OBSERVATIONS
Votre rputation numrique vous prcde, elle est constitue des traces que vous laissez et de ce que lon dit de vous sur le web. Il sagit donc la grer au mieux tout en restant conscient que vous nen tes pas totalement matre. En effet, en vous exprimant sur un blog, un forum ou un site davis de consommateurs, vous tes devenu sans (forcment) le vouloir un personnage public Cela peut ne pas vous proccuper tant quil ny a pas denjeux mais les choses vous apparatront sous un autre angle si vous devez chercher un emploi De fait plus vous attendez et plus les traces saccumulent. Le contrle de la rputation numrique a commence donc tout de suite !
ETAPE ACTION
Lancez une session degosurfing en recherchant votre nom (et vos pseudos sils sont connus de tous) sur : 1. les grands moteurs gnralistes : Google, Yahoo!, Live, Exalead. 2. les moteurs de recherche de blogs Google blogs, Technorati, Bloglines, etc. (votre blog, vos commentaires) : 3. les sites de photos et de videos : Flickr, Picasa, Youtube, Dailymotion Nettoyez : Dans la mesure du possible supprimez ou rcrivez tout ce qui doit ltre. La rgle de maman est enseigne aux tudiants amricains lorsquils arrivent en facult et semble (au moins dans lesprit) pouvoir tre utile tous. Elle est simple : Si vous pensez que votre maman ne sera pas fire de ce quelle va dcouvrir de vous sur le web alors ne ly mettez pas . Nhsitez pas demander laide des webmasters pour supprimer les commentaires inopportuns que vous auriez laiss sur leurs blogs ou forums. Faites jouer votre droit la suppression de pages sur certains moteurs de recherche (ex : https://www.google.com/webmasters/tools/removals?hl=fr&pli=1) Utilisez un service spcialis comme Reputation Defender ( Outils) Reprenez le contrle : Sil nest pas trop tard dposez le nom de domaine correspondant votre nom (ex : www.philippe-dupont.net). Cela vous vitera des homonymies gnantes et vous donnera une bonne base de dpart pour lancer des actions de personal branding ( Fiche 5.2) Surveillez votre nom : Les services et outils actuels vous permettent de mettre trs facilement en place une veille gratuite sur votre nom. Vous utiliserez pour cela : des moteurs permettant de crer un flux de rsultats permanents au format RSS un agrgateur (logiciel ou service en ligne) de flux RSS ( Fiche 3.7)
18
OUTILS NOM PRIX ADRESSE COMMENTAIRE

Vous permet dtre alert par emails lorsque votre nom (ou tout autre mot-cl que vous lui aurez indiqu) apparat dans des pages web, lactualit ou des groupes de discussion. Surveille des mots-cls dans les blogs et gnre un flux RSS des rsultats. Cre galement une courbe de tendance. Service qui fait une veille sur votre nom et effectue les dmarches ncessaires pour supprimer les pages indsirables.
Google Alerts
Service gratuit
www.google.com/alerts
Blogpulse
Service gratuit Service payant : 10 $ par mois pour surveiller le web et 30 $ par lment effacer.
www.blogpulse.com
Reputation Defender
www.reputationdefender.com
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Ouvrages Sites ressources/ Articles Fiche 5.2 Olivier Zara, Russir sa carrire grce au personal branding, Eyrolles, 2009. Cultivez votre identit numrique, ouvrage collaboratif (60 pages) : http://issuu.com/geemik/docs/cultivez_votre_identite_numerique_v1.2 eBook propos par la service de gestion de la rputation Naymz (US) : Not just your name, http://www.naymz.com/blog/?p=32 www.reputation.axiopole.info : blog dOlivier Zara consacr la rputation et lidentit numrique (fr). www.doppelganger.name : blog consacr la rputation, lidentit et au recrutement numrique (fr) Lindispensable gestion de la rputation numrique, article de lauteur :
www.zdnet.fr/blogs/2006/02/06/lindispensable-gestion-de-la-reputation-numerique/
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3.1 Comment configurer son systme

dinformation personnel ? (1)
Se crer un thsaurus personnel
OBSERVATIONS
Le thesaurus est un outil bien connu des documentalistes. Il permet de structurer et classer le langage propre un domaine de connaissance : philosophie, mdecine, marketing, etc. Il hirarchise le vocabulaire en indiquant que tel lment dpend de tel autre (ex : vache dpend de la catgorie mammifres qui dpend elle-mme de la catgorie animaux ). Le thesaurus ajoute cela des informations sur des sujets relatifs (ex : vache : voir aussi fromage ). De nombreux lieux de classement cohabitent sur le poste dun travailleur du savoir et ajoutent souvent au chaos informationnel ambiant. En voici un inventaire non exhaustif :
Items classs
Fichiers bureautiques classiques
(.doc, .xls, .ppt)
Lieu du classement
Local/ En ligne Local En ligne Local En ligne Description Classement natif du systme dexploitation Google Docs, Zoho Navigateur internet Logiciel de gestion de bookmarks de type Compass www.delicious.com, www.diigo.com Systme de classement natif (fonction enregistrer sous ), Extensions Firefox comme Scrapbook ou Zotero Logiciel de type MyFavorites
(http://www.offshore-software.ru/ downloads/myfavorites/offers.htm)
Interface daccs
Explorateur Windows ou logiciels alternatifs (XYplorer, FreeCommander,) Navigateur Internet + interface du service Navigateur Internet Interface du logiciel Navigateur Internet + interface du service Explorateur Windows ou logiciels alternatifs Navigateur Internet Interface du logiciel Navigateur Internet + interface du service Interface du logiciel de messagerie Navigateur Internet + interface du service Interface de lagrgateur de flux RSS Navigateur Internet + interface du service
Adresses de pages web (bookmarks, favoris)
Pages web compltes
Local
Emails
En ligne Local En ligne Local
Flux Rss En ligne
Services de type Diigo Outlook, Thunderbird Gmail, Yahoo!Mail RSS Bandit, RSS Owl, Feedreader Bloglines, Google Reader, Crossfeeds
La coexistence de ces multiples rpertoires pose plusieurs problmes : Difficults faire des choix au moment de classer un nouvel item Difficults retrouver un item Possibilits de doublons Nous laborons naturellement un classement qui ressemble un thsaurus ds lors que nous classons nos fichiers dans des dossiers et sous-dossiers. Nous allons voir comment optimiser ce dispositif en crant un thesaurus personnel unique qui nous permettra dunifier nos diffrents rpertoires de classement en leur imposant des titres et une hirarchie identiques.
20
Mise en uvre en 5 tapes :
ETAPE
1. 2. 3.
ACTION
Faites une copie papier de tous vos lieux de classement afin den avoir une vision globale et de pouvoir travailler dessus crayon en main. (voir illustration ci-aprs) Identifiez les titres relatifs aux thmes similaires par un code couleur (voir illustration ci-aprs) Normalisez les titres de vos diffrents rpertoires Ex : vous avez une rubrique Communauts de pratique dans votre base documentaire personnelle (un dossier Windows), une autre intitule Cops dans votre gestionnaire de bookmarks et une troisime baptise Comm. de pratique dans votre systme de capture de pages web. Choisissez lun de ces titres et appliquez-le aux autres rpertoires. Rpliquez la mme hirarchie de thmes et sous-thmes dans chacun de vos rpertoires (messagerie, dossiers, agrgateur de flux RSS,) Conservez et faites voluer ce thsaurus personnel en utilisant par exemple un tableau Excel qui servira de rfrentiel.
4. 5.
Conseils : Chaque rpertoire na pas inclure tous les thmes et sous-thmes existants dans le rfrentiel. Il faut les crer uniquement lorsquon a du contenu y inclure. Le fichier Excel gre lensemble des thmes et sous-thmes existants ainsi que leur hirarchie. Il est le rfrentiel dans lequel vous listez les nouveaux thmes et sous-thmes lorsquils apparaissent. Revoyez priodiquement votre thsaurus afin de le faire voluer en mme temps que vos comptences et connaissances. Rien de pire quun systme fig. Essayez de ne pas multiplier le nombre de niveaux hirarchiques (thmes/sous-thmes) sinon cela peut vite savrer fastidieux grer et vous perdez alors la vision globale du contenu dont vous disposez (problme du sous-sous-sous-dossier dont vous aviez totalement oubli lexistence). Si vous utilisez un service en ligne fonctionnant avec une folksonomie, il vous suffit de transformer vos thmes en tags. Attention toutefois, certains services nacceptent quun seul niveau hirarchique et vous risquez de ne pas pouvoir rellement dupliquer votre thsaurus. Utiliser un logiciel comme Personal Brain ou un logiciel de Mind Mapping ( Outils) vous vite de passer par Excel car la structure de ces supports est en elle-mme le thsaurus et elle renvoie vers les contenus quelle dsigne.
OUTILS NOM
Systme de dossiers natif de Windows (ou dun autre systme dexploitation)
PRIX
ADRESSE
COMMENTAIRE
Le systme de dossiers et sousdossier de Windows peut tre utilis tel quel. Pour grer les fichiers qui Cot dune licence pourraient tre classs dans plusieurs dossiers il suffit de crer des raccourcis*. Personal Brain est un logiciel Une version tonnant qui permet notamment : gratuite de regrouper par thmes et de (nombreuses relier tous types de fichiers fonctionnalits) prsents sur votre poste Personal Brain www.thebrain.com Version Pro : gre vos bookmarks (un clic entrane louverture de la page 149 $ Version Core : dans le navigateur) 249,95 $ permet dattribuer des mots-cls additionnels chaque item. Tous les logiciels de Mind mapping un peu avancs permettent grce Freemind Gratuit freemind.sourceforge.net leur structure hirarchique de grer des thsaurus et les fichiers qui y sont associs. ( Fiche 3.17) * Olivier Duprez (crateur de LiFE-LiNE : life2front.com) ma suggr cette astuce quil utilise dans son systme de gestion dinformation personnel.
21
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Fiche 3.2 Fiche 3.8 Fiche 3.9
Figure 1 : Cration dun thsaurus personnel : tapes 1 et 2
22

Ralisez un schma de ses flux informationnels
OBSERVATIONS
Si un thsaurus personnel permet de classer ses donnes pour mieux les retrouver il ne prcise en revanche pas quel traitement appliquer aux donnes entrantes (input). Or lun des principaux problmes est dappliquer le mme traitement des donnes similaires sur le long terme. En effet, la mmoire humaine est souvent le principal adversaire dun systme de classement efficace. Pour remdier cela il faut prendre le temps de concevoir un schma de gestion de vos flux informationnels entrants qui assurera une qualit de traitement constante dans le temps. Concrtement 4 types ditems transitent par notre systme dinformation personnel :
ITEM
Elments nativement numriques : Fichiers bureautiques (.doc, .pdf, .xls, .ppt,) Adresses de pages web Pages web compltes Emails Fils RSS Ides* Tches* Contacts*
DESCRIPTION
Il sagit de tous les lments qui nous sont adresss au format numrique ou que nous crons, enregistrons, capturons tels quels.
*Ides
Ce qui nous vient lesprit et nous servira crer quelque chose de nouveau ou amliorer lexistant ( Fiche 3.17). Pour ne pas oublier nos ides nous devons les transformer en des lments numriques intgrables dans notre systme. Travail limit et dfini qui nous est impos par autrui, nous-mme ou dcoule dlments dj prsents dans notre systme ( Fiche 1.1). Si lorganisation des tches relve de la gestion du Temps, leur transposition au format numrique (items, listes, post-it) fait delles des lments qui doivent aussi tre grs ici. A linstar des tches, la gestion des Contacts est un lment part entire du modle et gnre son pendant numrique ( Fiche 4.1).
*Tches
*Contacts
Chacun de ces lments sera trait selon un mode spcifique car aucun na la mme vocation : une ide doit tre enregistre de manire pouvoir tre utilise puis limine ou archive un livre blanc tlcharg sur le web doit tre lu, qualifi puis stock pour un usage ultrieur (ou limin) une nouvelle tche doit tre enregistre dans une to-do list ladresse email dun nouveau contact doit tre enregistre dans un logiciel de gestion des contacts (Outlook par exemple) Le schma des flux informationnels permettra de modliser le trajet idal de chaque lment entrant dans votre systme dinformation personnel et dterminera finalement son cycle de vie.
23
Mise en uvre en 4 tapes :
ETAPE
1.
ACTION
Listez les types de flux informationnels entrants dans votre systme : voir tableau et schmas cidessous. Listez les espaces de stockage momentans ou durables par lesquels ces flux transitent. Ex : Base de connaissances personnelle Client de messagerie Logiciel de capture de pages web Dossier A lire de votre PDA Listez lensemble des actions possibles pour chaque lment entrant. Ex : Enregistrer Lire Imprimer Conserver Envoyer vers Publier Synchroniser Supprimer Dterminez le trajet idal de chacun des flux informationnels recenss en fonction des espaces par lesquels il transitera et des actions que vous souhaitez lui appliquer. Pour cela deux types de support sont utilisables : Une feuille de papier et des crayons de diffrentes couleurs Un logiciel de concept mapping comme Cmap (voir schma)
2.
3.
4.
Une fois votre schma cr il suffit de grer chaque item entrant en fonction des trajets que vous aurez dfinis. Conseils : Ne crez pas un schma trop conceptuel. Pour tre utile il doit tre concret et prendre en compte les spcificits de votre espace de travail (quel systme dexploitation, quelle messagerie, quelles fonctionnalits de votre agrgateur, de votre navigateur,). On ne peut donc pas parler ici de modlisation. Le but est que ce schma fasse sens pour vous et cest la raison pour laquelle il est impossible dutiliser le schma de quelquun dautre pour grer son propre systme dinformation. Lenvie peut tre forte de crer un schma parfaitement intgr et logique mais on se trouve alors devant lobligation de simplifier ce qui est complexe et loutil ne rend alors plus le service pour lequel on lavait conu. Votre contexte de travail se modifie avec le temps, pensez faire voluer votre schma en parallle. Exemple : sur le schma prsent ci-aprs il existe une entre intitule Bouquin pro qui aura disparu lorsque vous lirez ces lignes, moins que
OUTILS
NOM Cmap
Voir aussi : Conzilla (www.conzilla.org) Belvedere (belvedere.sourceforge.net/)
PRIX
ADRESSE
COMMENTAIRE Cmap est un logiciel de concept mapping. Il permet de reprsenter graphiquement des systmes, raisonnements, fonctionnements.
Gratuit. Windows
http://cmap.ihmc.us/
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Fiche 3.1 Fiche 3.14
24
Figure 2 : Schma des flux informationnels de lauteur
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Choisir une solution de gestion de linformation personnelle
OBSERVATIONS
Les logiciels permettant de mettre en place son systme dinformation personnel sont nombreux. On les trouve habituellement regroups sous le nom de personal information manager et plus rarement sous celui de personal knowledge manager. Les possibilits quils offrent sont nombreuses, la plus simple consistant stocker des fichiers dans les dossiers et sous-dossiers thmatiques crs sous Windows et de saider dun moteur de recherche desktop pour les retrouver ( fiche 3.12). Des solutions plus labores proposent toutefois des fonctionnalits avances quon ne peut ignorer : Partage de documents Systme de classement avanc (tags, facettes) Gestion des tches, Par ailleurs de nouvelles solutions apparaissent qui permettent la synchronisation avec un compte en ligne et rendent de plus en plus floue la distinction entre service et logiciel (serviciels). Faire le choix dune solution ncessite donc de se poser quelques questions pralables.
10 questions se poser
ETAPE
1. 2. 3.
QUESTION
Le logiciel prend t-il en compte les items dj prsents sur le poste de lutilisateur ? Le logiciel gnre t-il un contenu spcifique, originale ? Quels sont les modes de classement proposs par le logiciel ? Quelles sont les fonctionnalits qui permettent de retrouver les donnes entres dans le logiciel ? Le logiciel propose t-il des fonctionnalits aidant grer son temps (calendrier, reminder, to-do list) Le logiciel est-il ais prendre en main, utiliser ? Permet-il dimporter ou dexporter facilement des donnes vers dautres applications ? Le logiciel propose t-il des fonctionnalits permettant de partager des fichiers ? De travailler dessus plusieurs ? Permet-il darchiver des donnes (ex : cration de fichiers .Zip) ? De les scuriser ? Le logiciel peut-il se synchroniser avec un service en ligne ? Un terminal de type PDA ou smartphone.
EXEMPLE
SmartOutline peut reconnatre et intgrer des dizaines de formats diffrents. Mindraider gnre une cartographie smantique dynamique des items que vous lui confiez. Taggtool permet dadjoindre des tags (mots-cls) de trs nombreux types de fichiers afin den faire un nuage. Personal Brain permet de rechercher dans les documents vers lesquels il pointe. Il permet par ailleurs de classer un mme document dans plusieurs catgories afin den simplifier la recherche. MindManager propose des fonctionnalits avances de gestion des tches. Il se synchronise avec Outlook. La structuration hirarchique des donnes propose par les outliners ( Outils) ne nous change pas des modes de classement auxquels nous sommes habitus. Leur prise en main est donc trs rapide. MindManager permet dexporter ses cartes sous vers une dizaine dautres formats (dont PDF, Outlook, PowerPoint). Il permet aussi de gnrer des mini sites web en un clic. Evernote permet de crer des items qui seront partageables en ligne. EssentialPIM crypte les bases de connaissance quil permet de crer. Evernote permet une synchronisation avec un compte en ligne ainsi quune autre sur Windows Mobile (tlphone, PDA).
4.
5.
6.
7.
8. 9. 10.
Conseils : Lorsque vous avez mis en place un dispositif qui fonctionne nen changez plus, sauf si vous tes sr daller vers le mieux. Il est facile de se laisser tenter par le nouveau logiciel X mais le temps dapprentissage ncessaire sa bonne utilisation et le temps dintgration avec lexistant est souvent disproportionn par rapport au gain qualitatif permis.
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OUTILS
Une fois que lon sest pos les bonnes questions on peut commencer chercher la perle rare. Il est alors impossible dchapper une revue de dtail des fonctionnalits de chaque solution. Il faut savoir quil en existe diffrentes familles ainsi que quelques inclassables dont Personal Brain ( fiche 3.1)
FAMILLE
Outliners
DESCRIPTION
Les outliners permettent de hirarchiser les items entre eux la manire de Word lorsquon lutilise en mode plan. Les outils de mind mapping prsentent une vue de vos items sous forme de carte. Ils permettent de reconfigurer trs simplement vos donnes. Les PIM smantiques se proposent de grer tous types ditems comme des objets et de prendre en compte les relations existant entre eux. Ils se basent sur le langage de description RDF.
+/+ Structure hirarchique facile lire
OUTILS
Mind mapping
Smantiques
Tagging
Les tags peuvent tre intgrs par tout type doutils mais certains logiciels sont btis sur ce systme
Wiki personnels
Il sagit de mini-wikis qui sinstallent directement sur votre poste mais peuvent aussi tre mis en ligne Un blog classique peut tre utilis comme une base de connaissance ( Fiche 3.9)
Blogs
TreePad : freeware ou avanc (30$ 90$).www.treepad.com SmartOutline 2010 : 70 150$. www.smartoutline.com - Un item ne peut appartenir Essential PIM : 30 qu une seule catgorie www.essentialpim.com/fr/ + Gnrent de la crativit. Aident la mmorisation. iMindMap : partir de 90. Ludiques. www.imindmap.com Freemind : Fiche 3.17 MindManager : Fiche 3.17 - Ncessitent de sapproprier la mthode. + Intgrent les MindRaider : gratuit. microformats : si des mindraider.sourceforge.net relations existent dj entre Chandler : gratuit. deux contacts elles seront chandlerproject.org matrialises. Compendium : gratuit. - Peuvent tre complexes compendium.open.ac.uk/ utiliser car il faut en saisir la logique interne + Classement multithmatique dun mme Tag2find : gratuit. item. www.tag2find.com - Souvent pas de Taggtool : 20$, taggtool.com hirarchisation possible peut entraner rapidement de la confusion. + Accs local partir du Tiddlywiki : gratuit. navigateur Internet. www.tiddlywiki.com wikidPad : gratuit. wikidpad.sourceforge.net/ - Logique dutilisation pas toujours facile saisir. + Permet de rendre visible Blogger : gratuit. son expertise www.blogger.com Viabloga : 50 150 /an - Ncessite une connexion www.viabloga.com Internet pour y accder
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Fiche 3.9 Christophe Deschamps, Benchmarking de 4 gestionnaires dinformation personnelle : www.outilsfroids.net/news/benchmarking-de-quatre-gestionnairesd-informations-personnelles Christophe Deschamps, Classer, trier, tagger ses documents : le choix et lembarras, www.outilsfroids.net/news/classer-trier-tagger-ses-documents-lechoix-et-l-embarras
Sites ressources/ Articles
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3.4 Comment identifier ses besoins

en information ?
Mthode de Peter Drucker et facteurs critiques de succs
OBSERVATIONS
Il est des besoins en information qui nous sont imposs par notre activit mme et dont lutilit est immdiate : chiffre des ventes, pourcentage de retours-clients, taux de conversion des visiteurs dun site web, Toutefois il est indispensable, notamment lorsquon dbute un nouveau poste, de ne pas se satisfaire de lexistant et de mener laudit de ses propres besoins informationnels. Ceci est vrai dans le domaine professionnel mais peut aisment se dcliner dans le cadre priv. De manire gnrale, on saperoit dailleurs que les gens qui ont une passion nont pas de mal se poser les bonnes questions pour avancer : Comment trouver la personne-ressource qui me permettra de perfectionner ma technique de guitare ? , Comment contacter lexpert darts martiaux qui menseignera telle forme de travail, . Ils ont lnergie ncessaire pour mettre la machine en marche. De fait la passion est un excellent moteur et les gens passionns par leur mtier se posent plus facilement les bonnes questions que les autres. Pour nous aider faire de mme deux guides : lomniprsent (scient ?) Peter Drucker et John F. Rockart, crateur de la clbre mthode des facteurs critiques de succs (FCS) dont nous nous inspirerons.
Les 2 questions que doivent se poser les cadres daprs Peter F. Drucker
QUESTIONS
1. Quelle est l'information que je dois apporter aux personnes avec lesquelles je travaille et dont je dpends ? Sous quelle forme ? Et dans quels dlais ? 2. Quelle est l'information dont j'ai personnellement besoin ? Qui peut me la donner ? Sous quelle forme ? Et dans quels dlais ?
DESCRIPTION
Pour Peter Drucker la premire question se poser nest pas Quest-ce que je veux ? mais Quest-ce que les autres attendent de moi ou Qui sont les autres ? (ce qui est trs cohrent avec sa mthode didentification des comptences personnelles Fiche 5.1). Cette question est essentielle car elle oriente ds le dpart vers le travail collaboratif. La premire chose que doit faire le cadre pour obtenir linformation dont il a besoin dans le cadre de ses fonctions est donc d'aller voir les autres, cest dire tous ceux avec qui il va tre amen travailler ou dont il dpend, pour les interroger. En retour ; il doit se prparer rpondre lui-mme la question Et vous, quelle information attendez-vous de moi ? .
Conseils : Peter Drucker conseille de se poser ces questions tous les 18 mois environ. Les facteurs-critiques de succs de John F. Rockart On pourra complter la mthode de Peter Drucker en sinspirant de celle des facteurs critiques de succs. Elle a t dveloppe pour permettre aux organisations de dcliner leurs objectifs stratgiques un niveau oprationnel, c'est--dire pour les rduire quelque chose de plus actionnable : plan tactique, plan daction, Elle permet dans un premier temps de cerner les facteurs qui affectent la ralisation des objectifs stratgiques, les fameux facteurs critiques de succs (FCS). On peut adapter cette mthode nos besoins spcifiques en information en tant que travailleur du savoir et/ou manager.
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ETAPE
ACTIONS
Dterminez vos facteurs critiques de succs en fonction de vos objectifs stratgiques (ou de ceux de votre service). Pour cela posez-vous les questions suivantes : 1. O dtesteriez-vous le plus que quelque chose aille mal dans votre activit ? 2. Citez 2 ou 3 secteurs de votre activit ou des difficults vous empcheraient de fonctionner normalement. 3. Supposons que vous soyez isol pendant 3 mois. Que souhaiteriez-vous savoir en premier au sujet de votre travail en revenant ? A partir des rponses obtenues ci-dessus slectionner celles qui se recoupent et vous semblent essentielles (entre 3 et 6) Rflchissez aux informations dont vous avez continuellement besoin pour mieux grer ces FCS. Il peut sagir dinformations internes ou externes. Mettez en place une veille personnelle sur ces thmes ( Fiches 3.5, 3.6, 3.7)
1.
2. 3. 4.
EN SAVOIR PLUS
Sites ressources/ Articles Peter F. Drucker, Quelle information pour les cadres ?, Les Echos, 2002. http://www.lesechos.fr/formations/manag_info/articles/article_12_1.htm John F. Rockart, Chief executive define their own data needs, Harvard Business Review, mars-avril 1979.
29
3.5 Comment bien rechercher sur le web (1)

Les bases
OBSERVATIONS
On a souvent tendance confondre la recherche dinformation et la mise en place dune veille sur Internet. Alors que la premire est ponctuelle et cherche trouver la bonne rponse une question prcise et limite dans le temps, la seconde est rcurrente et veut identifier les sources qui produiront de bonnes informations pour les mois ou annes venir. Les mthodes utilises pour la recherche dinformation constituent toutefois la base dun bon sourcing (recherche des sources que lon mettra sous surveillance). Raison pour laquelle nous en rappelons ici les principes.
Moteurs, mtamoteurs, annuaires Il existe 3 grands types doutils permettant de mener des recherches sur Internet : les moteurs, les mtamoteurs et les annuaires. Le tableau ci-dessous rcapitule les principales caractristiques de chacun :
MOTEURS
Objectif Rechercher de linformation sur les pages web Le moteur XY envoie des robots (des mini logiciels) parcourir les pages web afin den indexer les mots-cls. Lutilisateur final qui interroge le moteur XY avec un de ces mots-cls obtient comme rsultat les pages dans lesquelles ils apparaissent. Fonctionnalits de recherche avances qui permettent de crer des requtes puissantes sur des sujets pointus.
METAMOTEURS
Rechercher de linformation sur les pages web
ANNUAIRES
Proposer un classement par rubrique des sites web afin den faciliter la recherche. Des documentalistes ou des bnvoles experts dun domaine examinent les sites web puis les valident lorsquils sont de qualit et les classent au bon endroit dans le thsaurus de lannuaire.
Moyens
Le mtamoteur AZ interroge plusieurs moteurs de recherche puis ddoublonne et agrge leurs rsultats (uniquement les 50 ou 100 premiers).
Avantages
Inconvnients
Chaque moteur dispose de sa propre syntaxe avance dinterrogation. Temps dapprentissage ncessaire.
Interrogent en parallle plusieurs moteurs, calculent la moyenne des rsultats pour une mme page et laffichent en fonction de cette moyenne. Permettent de trouver facilement les informations provenant des sites connus. Syntaxe dinterrogation peu volue car il faut utiliser le plus petit dnominateur commun entre tous les moteurs interrogs.
Proposent une information valide par des experts.
Nombre de sites indexs bien plus faible que les moteurs de recherche
Les annuaires taient moribonds depuis lexplosion de Google mais les pratiques sociales lies au web 2.0 leur ont donn un coup de fouet et ont entran la naissance dannuaires la mode 2.0 comme Mahalo.com. Les fonctionnalits de recherche avance des principaux moteurs En connaissant le langage dinterrogation des moteurs de recherche il est possible dobtenir des rsultats trs pointus. Pour cela il est ncessaire dinclure dans le champ de recherche des lments tels que les oprateurs boolens ou les oprateurs de ciblage.
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Exalead
Oprateurs boolens Rechercher une expression Lemmatisation
(recherche un mot, son pluriel, son fminin, etc.)
Google
www.google.com AND = mot mot NOT = -mot OR = mot OR mot mot mot mot Un peu
MSN Live
www.live.com AND = mot mot NOT = -mot OR = mot OR mot mot mot mot
Yahoo !
www.yahoo.com AND = mot mot NOT = -mot OR = mot OR mot mot mot mot Un peu
www.exalead.com AND = mot mot NOT = -mot OR = mot OR mot mot mot mot Automatique si slectionne dans les options
Troncature
(permet de remplacer une lettre dans un mot pour trouver des variantes)
Oui
Non
Non
Non
Rechercher dans le titre dune page web Recherche dans ladresse dune page web Rechercher dans un seul site web Rechercher un type de fichier particulier (.pdf,
.ppt, .doc, etc.)
intitle : mot
intitle : mot allintitle : mot1 mot2
inurl : mot
inurl : mot
inurl : mot
inurl : mot
site: www.abcd.net mot filetype:ppt mot
site: www.abcd.net mot Aller sur la page de recherche avance
Il ne faut pas laisser despace entre un oprateur de ciblage, les deux points et le mot ou le type de fichier recherch. Exemple : filetype:pdf automobile (permet de trouver des fichiers pdf incluant le mot-cl automobile ). Ces fonctionnalits voluent en permanence, certaines apparaissent et dautres disparaissent. On les retrouve gnralement listes sur la page Recherche avance ou Aide que leur consacre chaque moteur.
OUTILS NOM
Google
www.google.com
TYPE
Moteur Moteur Mtamoteur Mtamoteur Annuaire Annuaire
COMMENTAIRE
Incontournable. Google est le moteur qui indexe le plus de pages web et est donc susceptible dapporter le plus de rsultats. Nombreuses fonctionnalits innovantes dont des possibilits de filtrage des rsultats. Offre des possibilits de recherche avance. Permet la recherche en 18 langues. Classe automatiquement les rsultats par catgories et sous-catgories thmatiques Annuaire du web mis en place en 1998. Plus 4 millions de sites classs dans 600 000 catgories. Une version en franais. Annuaire rcent. Moins professionnel que lOpen Directory mais trs complet. Pages de rsultats bien structures.
Exalead
www.exalead.com
Ixquick
ixquick.com
Clusty
clusty.com
Open Directory
www.dmoz.org
Mahalo
www.mahalo.com
EN SAVOIR PLUS
Ouvrages Sites ressources/ Articles Armelle Thomas & Vronique Mesguich, Net Recherche : le guide pratique pour mieux trouver linformation utile, ADBS, 2009. www.abondance.com www.altsearchengine.com (US)
31
3.6 Comment organiser sa veille (1)

Sourcing et validation
OBSERVATIONS
Le sourcing est une phase essentielle de tout processus de veille, y compris lorsquelle a pour cible nos FCS personnels. Il sagit dune part de trouver des sources dont on est sr quelles produiront rgulirement de linformation sur les sujets qui nous intressent. Il faut sassurer dautre part que linformation publie est de bonne qualit. Cela signifie quil faut mettre en place un protocole de validation des sources.
3 stratgies de sourcing 1. Trouver des sites portails cest--dire des sites consacrs un secteur dactivit et qui regrouperont, par exemple, de lactualit, des offres demploi, un annuaire dentreprises mais surtout des liens vers dautres portails similaires que nous pourrons alors visiter dans un but dvaluation puis de veille.
OUTILS
1. Wikipedia 2. Annuaires gnralistes 3. Annuaires dannuaires ou de moteurs 4. Moteurs gnralistes 5. Pages de dmarrage 6. Forums et listes de discussion
COMMENT ?
Trs souvent les liens proposs en fin darticle permettent daccder rapidement des portails thmatiques. Cherchez par catgorie ou par mot-cl le secteur dactivit qui vous intresse puis slectionnez les sites portails (souvent rubriques Actualit ou Organisation professionnelle ).
SITES
www.wikipedia.org Open Directory : www.dmoz.org About (US) : www.about.com Annuaire Yahoo! : fr.dir.yahoo.com Mahalo: www.mahalo.com Les annuaires (fr) : www.lesannuaires.com Indexa (fr): www.indexa.fr (orient pro) ISEdb Directory (us) : www.isedb.com/html/Web_Directories/ Google Exalead, Refdesk (us) : www.refdesk.com Infoplease (us) : www.infoplease.com Yahoo!Groups (fr): fr.groups.yahoo.com Google Groups : groups.google.fr Twing.com : recherche de forums
Sites qui recensent dautres annuaires ou sites portails sectoriels. Recherche par catgories ou mots- cls. Dans un moteur gnraliste tapez : portail automobile ou encore portail pharmaceutique Utilisez les services spcialiss dans les pages de dmarrage thmatiques. Trouvez une liste de discussion consacre au thme qui vous intresse et demandez aux membres de vous indiquer les sites de rfrence.
2. Trouver des sites similaires une source dj connue Il se peut que vous disposiez dj de ladresse dun site portail intressant mais que vous souhaitiez ltoffer par dautres sites thmatiquement proches. Il existe plusieurs techniques pour cela.
OUTILS
1. Annuaire
COMMENT ?
Utiliser le nom du site dont vous disposez dj comme mot-cl dans le moteur de lannuaire (Open Directory, Mahalo,) puis remontez au niveau de la catgorie dans laquelle il se trouve afin dexploiter les autres sites qui y sont classs. Google dispose dune fonctionnalit permettant de trouver des pages quil a identifi comme thmatiquement proches de la vtre. Il sagit de related . Ex : related:www.lemonde.fr vous amne vers dautres sites dactualit. Il existe plusieurs services qui permettent de trouver des pages thmatiquement proches de la vtre.
SITES
Open Directory : www.dmoz.org About (us) : www.about.com Annuaire Yahoo! : fr.dir.yahoo.com Mahalo: www.mahalo.com
2. Google
Google : www.google.com
3. Services spcialiss
Similicio.us : similicio.us inSuggest : web.insuggest.com
3. Trouver des listes de liens dj constitues Lun des principes de la veille est de ne pas perdre son temps faire ce qui la dj t par dautres. Avec un peu de chance on peut facilement trouver des listes de favoris dj compiles et mises en ligne par ceux qui se seront interess un sujet avant vous.
32
Pour cela il suffit dinterroger un moteur gnraliste en utilisant un mot-cl trs significatif pour votre sujet et dy ajouter le mot-cl favoris ou bookmarks ou liens utiles . Exemple : vous cherchez une liste de liens sur la sant animale. Allez sur un moteur gnraliste et tapez : sant animale bookmark ou sant animale intitle:favoris car le titre de la page a des chances de contenir le mot favoris . Vous pouvez aussi multiplier vos chances en ajoutant les synonymes de favoris votre requte : sante animale favoris OR bookmark OR liens utiles Bien sr vous pouvez aussi interroger par mots-cls les services de bookmarking social comme Delicious ou Diigo. Ils sont faits pour a ! Valider les sources dcouvertes Une fois que vous avez visit quelques sites portails vous disposez dune liste de sites potentiellement utiles. Toutefois, vous allez devoir slectionner les plus fiables dentre eux afin de ne pas vous lancer dans une veille trop chronophage. Cest la phase de validation des sources. Pour cela il faut viter tout prix les fiches de validation 50 critres disponibles sur Internet. Le nombre de site web est en telle augmentation que personne ne peut perdre une heure par site utiliser ces modles conus autour de lan 2000 (une ternit !). Il faut aller beaucoup plus vite quitte intgrer un degr de risque accept. Nous empruntons Christophe Asselin sa dmarche en 4 questions que nous compltons dune fiche exemple qui y intgre cette notion de prise de risque.
QUESTION
1. La source offre telle un contenu susceptible de gnrer des alertes ?
COMMENT FAIRE ?
Exemple : Ce portail ddi lautomobile a-t-il dj voqu les marchs asiatiques, thme spcifique de ma veille? . Pour sen assurer : Possibilit de rentrer les mots-cls relatifs lAsie dans le moteur interne du site Possibilit dutiliser les fonctions avances de certains moteurs pour effectuer cette recherche. Ex : sur Google : asie site:topautomobile.com Il est ncessaire de vrifier si un site a priori intressant est mis jour de manire rgulire. Pour les blogs pas de problme puisque les billets sont dats automatiquement. Pour les autres sites on peut : Vrifier la date de publication des derniers messages du forum de discussion si le site en possde un. Aller dans les proprits de la page et vrifier la dernire date de modification de celle-ci. Attention cela ne donne pas la date de rdaction de larticle, simplement sa date de publication ! Il faut garder lesprit que la datation sur le web reste un exercice difficile aux rsultats alatoires. Question : Ce portail particulirement intressant sur le march de lautomobile en Asie nest-il pas luvre de mon principal concurrent et donc susceptible de diffuser un message orient? Pour le savoir on pourra essayer de vrifier lidentit du site grce des services comme www.domaintools.com ou www.allwhois.com. Attention, cette dernire question ne sert pas directement valider les sources mais en est plutt une consquence. En effet, un site web est rarement intressant surveiller dans sa totalit. Pour viter le bruit il faut donc slectionner les pages les plus : riches en information susceptibles de changer souvent de contenu De manire gnral il sagit souvent de: la page daccueil la page infos , news la page communiqus de presse On pourra utiliser le plan du site pour les reprer plus facilement.
2. La source offre t-elle un contenu rgulirement mis jour ?
3. Par qui est dite la source ?
4. O sont les bonnes pages ?
OUTILS
Voir fiche type dvaluation des sources ci-aprs.
EN SAVOIR PLUS
Sites ressources/ Articles Christophe Asselin, Recherche dinformation versus Veille, 2005.
www.digimind.fr/publications/articles-outils/258-recherche-dinformations-versus-veille.htm
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Fiche dvaluation de sources dinformations (exemple)

Nom de la source : Top Automobile Adresse du site : www.topautomobile.com Date de lvaluation : 01/03/2008 Date de la prochaine valuation : 01/09/2008 Thme : Automobile Sous-thmes : Asie
Q1 Contenu susceptible de gnrer des alertes

Commentai res : voque assez souvent du march asiatique. Barme : Oui = 2 Non = -2 Note :
Q2 Rgularit de la mise jour du contenu

Mise jour une deux fois par semaine. Barme : Trs souvent = 4 Souvent = 3 Pas souvent = 2 Jamais = -2 TOTAL = 8/10 Note :
Q3 Fiabilit de lditeur de la source

Socit indpendante inscrite au registre du commerce. Barme : Trs fiable = 4 Fiable = 3 Peu fiable = 2 Pas fiable = -2 Note :
Q4 O sont les bonnes pages

www.topautomobile. com/accueil.html www.topautomobile. com/infos/asie.htm
Evaluations : Sous-totaux
Niveau de risque accept : -6 3 : source non retenue 3 5 : discuter / reprciser - 6 10 : source retenue Conseils : On peut abaisser ou remonter le niveau de risque accept selon laspect plus ou moins stratgique du sujet traiter. Exemple : si lon valide des sites sur la sant on peut dcider de ne valider que ceux qui atteignent 9 ou 10 points. Dans cet exemple les barmes laissent une place importante linterprtation. On peut amliorer le systme en dfinissant avec prcision ce qui fait quun site est Trs fiable , Fiable , Il faut simplement tre conscient que cela allongera le processus de validation.
34
3.7 Comment organiser sa veille (2)

Surveillance de pages web et surveillance de flux RSS
OBSERVATIONS
Il y a quelques annes la veille tait presquentirement dvolue des solutions qui surveillaient les modifications dune page web et vous alertaient par email. Elles sont dailleurs loin davoir disparu et de nombreuses socits continuent prosprer en les commercialisant. De fait elles seront encore longtemps utiles car elles permettent de surveiller des parties de pages qui nentrent pas dans le spectre de la solution plus rcente et plus lgante que constitue le RSS. Ce dernier systme permet de publier parfaitement ce que lauteur veut publier et lui assure ainsi une bonne matrise de sa communication externe. Pour quelquun qui veut mener une veille avance le RSS est toutefois insuffisant car il ne prend pas en compte tout ce qui peut changer sur un site web (graphisme, plan du site, ajout de vidos, dimages,). Autant de signaux faibles susceptibles de nous mettre la puce loreille sur les volutions de la stratgie dun concurrent. Il faut donc se rsoudre utiliser en parallle deux solutions.
1. Les outils de surveillance classiques du web Les pages que lon a slectionns ltape prcdente ( fiche 3.6) doivent maintenant tre mises sous surveillance. Si elles ne disposent pas de flux RSS ou si lon veut surveiller plus que ce flux il faut utiliser des outils spcifiques qui permettront par exemple de surveiller : Des pages web classiques Des rsultats de moteur de recherche Des discussions sur des forums et des listes de discussions Pour cela il existe des solutions de deux types qui fournissent sensiblement le mme rsultat : Des logiciels installer sur un ordinateur personnel. Des services en ligne Il existe aussi des solutions pour entreprises forcment plus coteuses (ex : Digimind, KB Crawl) que je ne dtaillerai pas dans le cadre des outils personnels. Tableau comparatif des avantages et inconvnients de ces solutions
LOGICIELS A INSTALLER
Avantages : Possibilit de stocker les pages modifies afin danalyser leurs changements sur la longue dure. Visualisation des changements par surlignage Cration de rapports de veille. Inconvnients : Peuvent rapidement gnrer beaucoup de volume. Ncessitent une connexion permanente et un ordinateur toujours allum pour le lancement automatique des surveillances.
SERVICES EN LIGNE
Avantages : Pas de problmes despace-disque. Accs partir de nimporte quelle connexion Internet Surveillance automatise ne dpendant plus de votre connexion. Inconvnients : Peu de fonctionnalits avances dans ces services (sauf Trackengine). Envoi dune notification de modification de page mais pas dune copie de page surligne (sauf Trackengine).
Mode demploi gnrique pour la mise sous surveillance dune page web
ETAPE
1. 2.
ACTION
Copier lurl dune page surveiller dans votre presse-papier (CTRL+C) Collez-la dans la fentre de votre logiciel ou service de surveillance en ligne rserve cet effet (CTRL+C) Rglez les options de surveillance : a. Priodicit b. Prsence conditionnelle de certains mots-cls c. Gestion des logins et mots de passe d. Gestion des images Choisissez les options denvoi des alertes a. Notification par email b. Priodicit des envois dalertes
3.
4.
2. Les agrgateurs de flux RSS De plus en plus de sites web proposent des flux RSS:
35
Blogs (les premiers les avoir utilis) Sites dinformations en ligne (GoogleNews, Yahoo News!) Forums de discussion (Yahoo!Groups (fr): fr.groups.yahoo.com, Google Groups : groups.google.fr) Sites des socits ( corporate ) Sites de relations presse Moteurs de recherche qui proposent de sinscrire ainsi leurs rsultats afin den suivre lvolution. Linformation comprise dans les balises des flux RSS est facilement rcuprable par des logiciels baptiss agrgateurs qui peuvent, tout comme les outils de surveillance ci-dessus, fonctionner partir du poste utilisateur ou dun serveur distant. Mode demploi gnrique pour la mise sous surveillance dun flux RSS
ETAPE
1. 2. 3. 4. 5. 6.
ACTION
Recherchez le logo ( ou ) du flux RSS de la page qui vous intresse. Copiez ladresse du lien correspondant (commande accessible dun clic droit sur le logo). Intgrez-la dans votre agrgateur (Collez). Rglez les options de surveillance des flux qui vous sont proposes par loutil que vous utilisez : a. Priodicit b. Gestion des logins et mots de passe, Grez la prsentation de vos fils RSS. Linformation tant dj structure dans des balises, vous pouvez jouer trs facilement sur sa mise en page dans votre agrgateur afin den faciliter la lecture. Vous serez dsormais inform de chaque nouvel item (article, billet) entrant dans le flux RSS
OUTILS FAMILLE
Logiciels de surveillance classique
NOM
Website Watcher Update Scanner
PRIX
A partir de 29,95
ADRESSE
www.aignes.com updatescanner.mozdev.or g/fr/index.html
COMMENTAIRE
Une rfrence depuis des annes. Pour des besoins de veille avancs. Extension gratuite pour Firefox. Fonctionnalits limites mais outil pratique. Trs nombreuses fonctionnalits. Plus puissant que de nombreux logiciels. Envoie les pages modifies avec surlignage des changements. Facile utiliser et disposant de quelques options intressantes. Permet notamment un filtrage des flux entrants par mots-cls. Aussi puissant que le prcdent. Service trs simple utiliser qui permet de se crer un portail dactualit (et bien plus). Trs nombreuses fonctionnalits dont partage et consultation en mode deconnect
Gratuit
Services en ligne de suveillance classique
Trackengine
De 20 60$/an
www.trackengine.com
Watchthatpage RSSbandit FeedReader 3
Gratuit Gratuit Gratuit
www.watchthatpage.com www.rssbandit.org www.feedreader.com
Logiciels dagrgation de flux RSS
Netvibes Services dagrgation de flux RSS Google Reader
Gratuit
www.netvibes.com
Gratuit
www.google.com/reader
EN SAVOIR PLUS
Ouvrages Serge Courrier, Utiliser les fils RSS et Atom, ADBS, 2007.
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Figure 3 : Quel mode de surveillance de page web choisir ?
37
3.8 Comment capturer ses dcouvertes

numriques (1)
Enregistrer et conserver ses favoris
OBSERVATIONS
Une fois que les solutions de surveillance de pages vous ont permis datteindre les articles ou extraits de pages web pertinents au regard de vos problmatiques il vous faut les capturer des fins de lecture, de transmission, de rutilisation ou denregistrement dans une base de donne documentaire ( Fiche 3.3), Cest donc de solutions de capture dont nous avons maintenant besoin, et elles ne manquent pas ! Ltude Keeping found things found (littralement garder trouvables les choses trouves ) en a ainsi rpertorie une bonne dizaine dont : senvoyer un email incluant ladresse de la page web imprimer la page enregistrer la page web en tant que fichier dans un dossier copier lurl dans un document copier lurl dans un site web personnel enregistrer lurl dans son bookmark enregistrer lurl ou la page dans un logiciel de gestion de linformation personnel (PIM) Cette tude parue en 2001 ne distinguait pas lenregistrement dun favori de celle dune page complte. Depuis, les cots toujours dclinants de la mmoire numrique ont modifi nos comportements et nous avons tendance stocker de plus en plus de pages web compltes. Cela permet, dune part, de travailler hors-connexion et, dautre part, de se constituer aisment une base de connaissance personnelle indexable et manipulable par des logiciels de traitement automatique du langage ( Fiche 3.3). Pour autant lenregistrement de simples adresses web est loin dtre obsolte puisquil est la base de services qui font le web 2.0, comme Delicious.
1. Comment savoir si lon doit enregistrer une page en favori ou intgralement ? La principale question se poser est videmment celle de lusage que vous voulez en faire. Tableau comparatif des usages
OUTILS DE BOOKMARKING
Utilisation : rpertoire de bonnes adresses, de sites-ressources doit rpondre la question : je ne connais pas la rponse mais je sais o la trouver outil de travail essentiel pour la veille. Il est une mmoire additionnelle. Pour le veilleur professionnel il est lquivalent du carnet dadresse des commerciaux. Dure de conservation : indtermine 2. Critres de choix dune solution de gestion de favoris
OUTILS DE CAPTURE DE PAGES WEB

Utilisation : copie des articles devant tre utiliss dans un travail rcurrent de type revue de presse cration dune base de connaissance en vue de travaux plus long terme : o tudes de cas, tudes marketing, monographie sur un concurrent, un produit, o articles, billets o travaux au long cours : livres, thses, Dure de conservation : trs court pour les articles de revue de presse trs long indfini pour les bases de connaissances personnelles.
CRITERES
1. Partage des favoris 2. Importance stratgique de votre bookmark en fonction de votre mtier
CHOIX
Service de bookmarking social de type Delicious. Ncessit dune solution offrant le maximum de garanties pour la sauvegarde de vos adresses si vous tes veilleur ou documentaliste : Choisissez un service en ligne permettant la synchronisation de vos donnes en local ou Effectuez rgulirement des sauvegardes en ligne des fichiers dadresses de vos applications locales
38
3. Importance stratgique de votre bookmark en fonction de vos thmes de veille 4. Qualit de votre connexion
Si la discrtion est de mise vous pouvez aussi choisir dutiliser un service en ligne mais avec pseudo, identifiant et mot de passe. Selon la qualit de votre connexion choisissez un service en ligne ou un logiciel local. Avec la gnralisation du haut dbit ce critre tend avoir de moins en moins dimportance et les solutions en ligne se populariser
OUTILS
Il existe plusieurs familles doutils qui permettent de grer ses favoris :
TYPE DOUTILS
Application native du navigateur (Firefox, IE8, Chrome, ect.)
CARACTERISTIQUES
Simplicit Stockage en local Classement hirarchique Moteur de recherche intgr mais basique Stockage en ligne Classement par tags (folksonomies) et/ou hirarchie Moteur de recherche intgr Possibilit de partage des bookmarks par fils Rss Cration de groupes de partage publics ou privs Possibilit de synchronisation en local Stockage en local Reprage visuel des donnes Moteur de recherche integr Classement : o hirarchique pour le mind-mapping, o non-hirarchique pour Personal Brain Personal Brain permet de crer trs simplement des espaces contextuels en fonction de projets mener. Stockage en local Classement arborescent Incluent souvent des fonctionnalits de verification de liens morts Moteur de recherche intgr
NOM
-
ADRESSE
-
PRIX
-
www.delicious.com (us)
ww.delicious.com
Gratuit
Service de social bookmarking
Diigo (us)
www.diigo.com
Connotea (us)
www.connotea.org
Gratuit. Fonctionnalits avances. Archive automatiquement une copie des pages enregistres. Gratuit. Pour les scientifiques. 79 299
Logiciel avec cartographie
MindManager (fr)
www.mindjet.com
Freemind (fr)
freemind.sourceforge. net/
Gratuit
PersonalBrain
www.thebrain.com
Une version gratuite ou Pro : 149 $ Core : 249,95 $ 25 $
Logiciel
Compass
www.softgauge.com
Un mix intressant : lapplication native du navigateur pour les sites que vous consultez frquemment et un service de social bookmarking pour les autres.
EN SAVOIR PLUS
Sites ressources/ Articles Projet Keeping found things found : kftf.ischool.washington.edu/index.asp
39
3.9 Comment capturer ses dcouvertes

numriques (2)
Capturer des pages web entires
OBSERVATIONS
Cette fiche sera moins dtaille que la prcdente car la plupart des informations donnes plus haut, notamment sur le choix doutils en ligne ou locaux, sont sensiblement les mmes. Il faut toutefois garder lesprit que lintrt des outils de capture de pages web est de se crer une base de connaissance personnelle et/ou partageable. Elle devra donc tre : facile interroger exploitable et ventuellement manipulable par des logiciels de traitement automatique du langage capable daccueillir des documents au format html mais aussi des emails, des fichiers pdf, Word, ppt,
1. Stocker des pages dans un logiciel spcialis ou dans des dossiers classiques ? Une des premires questions se poser avant dadopter un systme de stockage de pages web est de savoir si lon va utiliser un logiciel spcialis comme Scrapbook ou MyFavorites, ou si lon va se contenter dun simple Enregistrez sous vers un dossier local. Le tableau ci-dessous prsente les avantages et inconvnients de chaque systme :
CARACTERISTIQUE
Possibilit de tri et de classement des captures Moteur de recherche plein-texte intgr Compression et sauvegarde des archives Possibilit de partage des donnes Stockage tous formats de documents Exploitation via des logiciels de traitement automatique du langage ( Fiche 3.12) Dpendance un format propritaire Ajout de notes, de repres visuels Facilit de partage
LOGICIEL DE CAPTURE + + + + + +
DOSSIERS LOCAUX + + + -
Tous les choix sont possibles en fonction de vos besoins. On voit dans ce tableau quil y a de nombreuses raisons dutiliser un logiciel de capture plutt que les dossiers natifs de votre systme dexploitation. Il faut toutefois relativiser ce constat pour plusieurs raisons : Si vous rinstallez votre ordinateur la sauvegarde des fichiers dans un logiciel est plus complexe et moins sre que le simple copier-coller de dossiers natifs dun rpertoire vers un autre. On peut toujours utiliser un moteur desktop ( fiche 3.12) pour faire de la recherche plein-texte sur les fichiers prsents dans les dossiers natifs Les logiciels prsents ici ne capturent que des pages web et ventuellement des fichiers PDF. Ils sont donc moins ouverts que les logiciels de type PIM prsents dans la fiche 3.3. La plupart des PIM ne capturent pas vos documents dans une base de donne propritaire mais se contentent de pointer vers eux en se surajoutant au classement par dossiers et sous-dossiers prexistant. Un mix qui fonctionne bien dans le cadre de la mise en place dune veille peut tre le suivant : Logiciel de capture : permet de stocker les pages que vous utilisez court terme : o Articles lire rapidement o Articles transmettre dans la revue de presse ou envoyer quelquun o Pages de rfrences que lon peut consulter sans avoir les chercher
+
Stockage en dossiers locaux : rserver des pages quaprs lecture et valuation vous estimez utiles long terme pour vos travaux. 2. Des services qui enregistrent (toute) votre navigation Il existe depuis peu des services qui se proposent denregistrer non pas les pages que vous leur indiquez mais toutes celles sur lesquelles vous surfez. Vous disposez ensuite dun historique de navigation que vous pouvez partager ou non. Vous pouvez alors rechercher en plein-texte ou par dates dans le contenu des pages visites. Plus besoin donc de choisir ce que vous voulez conserver ou non, puisque toutes vos traces sont enregistres, avec les risques que cela comporte en terme de respect de la vie prive.
40
OUTILS FAMILLE NOM

Local Website Archive
PRIX
Une version gratuite et une payante partir de 29,90 19,90 $ Gratuit. Extension Firefox. Gratuit. Extension Firefox. Gratuit
ADRESSE
www.aignes.com
COMMENTAIRE
Solution solide et prouve qui peut fonctionner avec Website Watcher (mme diteur). Solution simple dote de nombreuses fonctionnalits. Gre aussi les favoris. Solution qui sinstalle et fonctionne (trs bien) lintrieur du navigateur Firefox. Structure les pages ou extraits captures afin quils puissent tre cits par les chercheurs. Sintgre dans Word. Dispose de fonctionnalits de diffusion avances. Twine est un service qui indexe et stocke les pages et fichiers que vous lui indiquez et en extrait automatiquement les concepts-cls. Enregistre et diffuse (si vous le souhaitez) votre navigation. Enregistre toute votre navigation et vous propose des statistiques sur vos habitudes. Enregistre votre navigation sous forme de vignettes et vous permet de rechercher dans votre historique.
myFavorites Logiciels de capture de pages web
www.bookmark-manager.net
Scrapbook
amb.vis.ne.jp/mozilla/scrapbook/
Zotero
www.zotero.org
Diigo Services en ligne de capture de pages web
www.diigo.net
Twine
Gratuit
www.twine.com
Cluztr
Gratuit. Service Gratuit. Service Gratuit. Extension Firefox
www.cluztr.com
Enregistreme nt de la navigation
Hooeey
www.hooeey.com
Thumbstrips
intuitlabs.com/thumbstrips/
Les blogs et les wikis sont bien sr des outils trs intressants pour se crer une base de connaissance personnelle : Les liens que vous incluez dans un billet sont contextualiss par les commentaires que vous ajoutez. Cela permet de mieux sen souvenir. Ils permettent de catgoriser ce que lon crit de manire classique et/ou grce des tags. Ils sont dots dun moteur de recherche intgr qui permet de lancer des requtes en plein-texte sur votre contenu. La limite de ces systmes vient du fait quon ne peut intgrer de documents au format .doc, .pdf, .ppt, etc. Ou plus exactement on peut les intgrer mais pas les indexer et donc les retrouver grce un moteur de recherche. Cest videmment un problme de taille lorsquon veut se crer une base de donnes personnelle. Ce problme est toutefois pris en compte par les solutions orientes vers lentreprise (BlueKiwi, Confluence, etc.). Une raison de plus pour les mettre en uvre !
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Sites ressources/ Articles Fiche 3.3 Christophe Deschamps, Lavenir des favoris lre du web implicite, dcembre 2007. www.outilsfroids.net/news/l-avenir-des-favoris-a-l-ere-du-web-implicite1-5
41
3.10 Comment mieux grer ses emails

Le Trusted Trio
OBSERVATIONS
Nous avons abord dans les 2 fiches prcdentes les mthodes et outils relatifs la capture dadresses ou de pages web. Cette tape prenait place dans le cadre dune session de surf qui serait oriente vers la recherche active dinformations et lie un outil, le navigateur Internet. Or, nombre dinformations que nous souhaitons utiliser et/ou conserver nous arrivent via dautres canaux, dont principalement la messagerie. Celle-ci nous apporte des documents attachs de tous formats qui, bien souvent, nous posent des problmes de classement. Cest ici que le workflow documentaire personnel prend tout son sens et doit tre utilis comme un guide permettant de normaliser le traitement des flux dinformation entrants. Nous ne reviendrons pas sur ce sujet ( Fiche 3.2) mais dtaillerons la partie gestion des emails du schma des flux.
Types demails multiples actions multiples
TYPE DEMAILS
Informatif/descriptif
MESSAGE
La runion sur le bilan du second trimestre aura lieu le 20/06 16h
ACTIONS POSSIBLES

Inscrire la runion dans son planning Mettre en place un rappel automatique Transmettre son quipe Rpondre immdiatement si cest Question rponse Peux-tu me transmettre le dossier possible rapide Eau Claire avant mai prochain ? Programmer un rappel si on na pas le document sous la main Contacter Dupont pour voir o il en est Dans le cadre du projet Smith & Doe Revoir la partie envoye par Durand Question impliquant peux-tu menvoyer avant jeudi la partie Assembler les diffrentes parties plusieurs actions que tu as coordonn ? Envoyer le document avant telle date (programmer des rappels) Lire ce document et/ou Le stocker en attente et/ou Rception dun FYI je tenvoie ce document attach Rpondre la personne qui me la envoy document (.pdf, .doc, .ppt, .xls,) (programmer un rappel) Le dtruire si lu ou pas intressant, Aller sur la page indique par lalerte Envoi par un service de surveillance du Rception dune pour lire la modification ou la nouvelle web (GoogleAlert, Trackengine) dune alerte par email information alerte ( Fiche 3.7) Lintgrer dans le schma des flux Pour compliquer les choses il est entendu quun mme email pourra traiter plusieurs sujets la fois, tre dune part descriptif et ncessiter dautre part une rponse rapide De la mthode ! Pour amliorer notre gestion des emails au quotidien on peut sinspirer de la mthode du Trusted Trio de Gina Trapani, elle-mme inspire des principes de GTD ( Fiche 1.1).
ETAPE
1. Crer trois dossiers NOM @Action
ACTION
POUR CLASSER QUOI ? Dplacez ici les messages gnrateurs de tches. Ces messages sont ceux dont vous estimez quils ncessiteront plus de 2 minutes de temps de rponse, les autres doivent tre traits immdiatement. Chacun de ces messages reprsente une ou plusieurs tches dans votre to-do list. Ce dossier vous permet de stocker : Tous les emails pour lesquels vous attendez une rponse (avant de les rinjecter dans le dossier @Action). Les emails auxquels vous devez rpondre une date prcise. Si votre messagerie vous le permet mettez en place un rappel automatique la date donne.
@Attente
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2. Videz votre boite de rception
3. Gardez votre bote vide !
Placez ici tous les emails exploits que vous souhaitez conserver pour un ventuel usage ultrieur : Archives Rponses donnes Elments de rfrence dun projet termin, etc Le signe @ permet de maintenir ces dossiers en haut de la pile de ceux qui existent dj dans votre messagerie. Dmarrez partir de vos messages les plus anciens : Si vous pensez que rpondre un email vous prendra moins de deux minutes alors faites-le puis dplacez le message vers le dossier Archive (si cela prsente un intrt pour vous). Si cela doit prendre plus de deux minutes @Action Si la rponse un email dpend dune information que lon doit vous faire parvenir @Attente Sil sagit dun email qui pourrait tre utilis ultrieurement comme une rfrence Archive Si un email na pas dintrt Corbeille Cest la partie la plus difficile. Il vous faut appliquer ltape n 2 plusieurs fois par jour afin de ne pas vous laisser dborder par les emails qui saccumulent. Vous pouvez par exemple vous accorder 2 ou 3 priodes de 10 minutes dans la journe pour cela ( Fiche 1.3).
Conseils Marquez tous les emails des dossiers @Action et @Attente comme non lus afin de mieux valuer visuellement ce qui vous reste traiter. Vous pouvez filtrer certains emails (ceux provenant de votre suprieur par exemple) afin quils soient automatiquement marqus dun signe distinctif (toile, couleur, etc.) qui vous vitera de les traiter en dernier. Certaines messageries permettent de transformer les messages @Action en tches par un simple glisser-dposer . Idem pour les messages @Attente qui peuvent tre enregistrs dans le calendrier par le mme procd. Triez rgulirement votre dossier Archives afin dliminer les emails trop anciens. Vous pouvez ajouter un dossier @Lecture dans lequel vous dposerez les emails dont vous tes en copie (cc ou cci) et dont le faible degr durgence vous autorise une lecture ultrieure. Vrifiez que vous avez bien sauvegard les fichiers attachs qui vous intressent avant de dtruire des emails Schma de traitement des emails Le schma ci-aprs rsume la mthode que nous venons de dcrire.
OUTILS
Il existe des solutions qui permettent dajouter une messagerie des fonctionnalits additionnelles pour mieux grer ses emails. MESSAGERIE SOLUTION PRIX ADRESSE COMMENTAIRES Ce logiciel sinsre dans Outlook Jello et permet de grer la fois vos tches Gratuit jello-dashboard.net Dashboard et vos emails selon les principes de GTD. Outlook Gre vos contacts de manire pointue en leur associant les messages quils Xobni Gratuit www.xobni.com vous envoient. Recherche plein-texte puissante et ergonomie excellente. Service proposant une extension Remember www.rememberthemilk. Gmail Gratuit Firefox qui ajoute Gmail toutes les The Milk com fonctionnalits pour GTD. Intgre Sunbird (calendrier) www.mozilla.org/project Thunderbird et permet ainsi de mieux Thunderbird Lightning Gratuit s/calendar/lightning/ grer ensemble emails, tches et chances
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Sites ressources/ Articles Fiche 1.1 Gina Trapani, Empty your inbox with the Trusted Trio, 2006.
lifehacker.com/software/email/geek-to-live--empty-your-inbox-with-the-trusted-trio-182318.php
43
Figure 4 : Schma des flux informationnels spcifique la gestion des emails
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3.11 Comment manipuler des fichiers texte ?

Convertir, fusionner, fractionner, comparer, extraire,
OBSERVATIONS
Nous pouvons tre amens raliser de trs nombreuses oprations pour un mme fichier ou ensemble de fichiers. Il sagit en gnral de manipulations faible valeur ajoute mais extrmement chronophages : conversion, fusion, fractionnement, comparaison, modification de noms, Il existe des logiciels et services qui simplifient et acclrent ces diverses oprations. Encore faut-il les connatre
OUTILS 1. CONVERTIR DES FICHIERS

Pourquoi ? Quand ? Solution ABC Amber Text Converter Zamzar PDF Creator Transformer des documents dun format vers une autre (ex : .doc .pdf) Vous avez rcupr un article intressant au format HTML et vous souhaitez le transformer en PDF car cest le format standard adopt par votre entreprise. Prix Adresse Commentaire Logiciel. Peut convertir une trentaine dextensions de fichier les unes vers les autres. 24,95 $ www.processtext.com/abctxt.html Plus dune centaine dapplications allant de la conversion de bases de donnes celle de fichiers clients de messagerie. Service en ligne permettant la conversion Gratuit Zamzar.com dune cinquantaine de formats (y compris videos et audios). Logiciel. Imprimante virtuelle Open Source. Gratuit www.pdfforge.org/ Permet de transformer tout type de document en fichier PDF Recomposer un document constitu de plusieurs sous-documents Crer un document unique partir de fichiers htrognes Vous avez rcupr sur Internet une thse scinde en quatre fichiers destins amoindrir son poids. Vous souhaitez la transformer en un seul document pour quelle soit indexe comme un ensemble cohrent par un outil de traitement automatique du langage (TAL Fiche 3.12). Suite une session de sourcing vous avez rcupr une cinquantaine de documents intressants dans des formats varis (html, .doc, .ppt, .pdf,). Vous souhaitez en faire un document unique que vous pourrez imprimer en une seule fois. Prix Adresse Commentaire 19,95 $ Gratuit www.processtext.com/abcmerge.html amb.vis.ne.jp/mozilla/scrapbook/ Logiciel. Ralise en une seule fois les oprations de conversion et de fusion de fichiers. Extension pour Firefox. Permet de fusionner plusieurs pages html en un seul fichier ( Outils - Combiner)
2. FUSIONNER DES FICHIERS

Pourquoi ?
Quand ?
Solution ABC Amber Text Merger Scrapbook
3. FRACTIONNER DES FICHIERS

Pourquoi ? Quand ? Solution Yoyocut Transformer un fichier trop lourd en sous-fichiers. Vous souhaitez envoyer un document un correspondant mais vous savez que son serveur de courrier naccepte pas les fichiers de plus de 2 Go. Prix Adresse Commentaire Scinde tout type de fichier en plusieurs parties Gratuit siteayoyo.free.fr/YoyoCut/ (taille personnalisable). Permet de recomposer des fichiers en ligne. Appliquer une modification lensemble du texte dun ou plusieurs fichiers. En effet les pages rcupres sur Internet ou arrivant par messagerie prsentent souvent des anomalies typographiques lies des incompatibilits entre diteurs HTML et navigateurs ou entre clients de messagerie.
4. SUPPRIMER/REMPLACER DES CHAINES DE CARACTERES

Pourquoi ?
45
Quand ? Solution Remplace Vite V2.0
messagerie. Vous souhaitez traiter lensemble du contenu dun blog avec un logiciel de cartographie automatique de concepts afin den identifier les principales thmatiques. Pour cela vous devez auparavant retirer certains mots rcurrents ( commentaires , tracback , backlink , liste de liens ,) qui pourraient fausser lanalyse. Prix Adresse Commentaire Permet d'effectuer des remplacements de chanes de caractres dans les noms de fichiers www.codeodis.com/divers/develop Gratuit ou leur contenu. Vous pouvez aussi l'utiliser pement-de-logiciels.asp pour renommer des extensions de fichiers en masse. Rcuprer en une seule fois les adresses web ou email prsentes dans un fichier ou un ensemble de fichiers. Vous souhaitez obtenir toutes les adresses web prsentes sur le site dun concurrent pralablement aspir. Vous voulez obtenir toutes les adresses emails prsentes sur les pages captures lors dune session de sourcing afin dobtenir des noms de contacts. Prix Adresse Commentaire Permet de capturer les urls prsentes dans des Gratuit www.nirsoft.net/utils/addrview.html fichiers html et de les exporter au format CSV Gratuit www.progitek.com/extraireemails.htm Logiciel qui rcupre automatiquement tous les emails dans les pages html ou txt.
5. EXTRAIRE DES ADRESSES WEB OU EMAILS DE FICHIERS

Pourquoi ? Quand ? Solution AddrView Progitek Extraire emails Pourquoi ? Quand ? Solution Alldup WinMerge Free Commander
6. COMPARER DES FICHIERS

Comparer un rpertoire de fichiers avec un autre afin dliminer les doublons Comparer le contenu de deux versions dun mme fichier Vous avez rcupr un ensemble de fichiers sur le web et vous voulez tre certain, avant dentamer tout traitement, de ne pas avoir enregistr deux fois le mme. Prix Adresse Commentaire Utilitaire de comparaison de dossiers Gratuit www.alldup.de/en_index.htm et de fichiers. Localise et met niveau les diffrences. Permet initialement de comparer le contenu Gratuit http://winmerge.sourceforge.net/ de 2 dossiers mais aussi de 2 fichiers Word, Excel ou pdf. Ce logiciel qui remplace avantageusement Gratuit www.freecommander.com/ lExplorateur Windows permet de comparer et de synchroniser des dossiers.
46
3.12 Comment exploiter sa base

de connaissance personnelle
Desktop search et traitement automatique du langage
OBSERVATIONS
Stocker de linformation cest bien mais tre en mesure de la retrouver facilement cest mieux. Si un thsaurus ( Fiche 3.1) est ncessaire pour bien classer linformation que lon a enregistr dans sa base de connaissance personnelle, il savre souvent insuffisant pour la retrouver rapidement. Il est alors intressant dutiliser un moteur de recherche dit desktop, cest dire un logiciel qui recherchera dans les fichiers prsents sur votre disque dur. Il existe par ailleurs des solutions intressantes pour faire parler les textes. Il sagit doutils de traitement automatique du langage (TAL) qui offrent diffrentes possibilits : rsum, extraction de concepts dun texte ou dun ensemble de textes, Nous ne prsenterons pas ici les outils dits de fouille de donnes textuelles (text-mining) car ils sadressent encore trop souvent des experts, tant dans leur mise en uvre que dans linterprtation de leurs rsultats.
Rechercher un fichier sur son poste Vous cherchez un livre blanc que vous tes certain davoir enregistr dans votre base de connaissance mais vous deviez tre press et navez pas pris le temps de le classer correctement. Rsultat : impossible de le retrouver. Heureusement vous vous souvenez de quelques dtails que vous pourrez utiliser comme autant de mots-cls dans votre moteur de recherche desktop : nom de lauteur, nom de la socit qui la publi, sujet trait, Trois solutions de qualit pour parvenir vos fins :
NOM
Copernic desktop search 2
PRIX
Version perso : gratuit (fr). Version pro : de 40 60 $ par licence Gratuit (fr)
ADRESSE
www.copernic.com
COMMENTAIRE
Recherche dans 150 types de fichiers. Fentre de prvisualisation avec surlignage des rsultats. Intgr la barre doutils Windows. Valeur sre. Nombreuses possibilits de filtrage des rsultats. Outils de recherche phontique. Indexation des emails. Recherche dans 400 types de fichiers diffrents. Indexation des emails. Recherche la vole. Nombreuses possibilits de tri des rsultats. Trs puissant.
Exalead desktop
fr.exalead.com/software/pro ducts/desktop-search/
X1
50 $ (us)
www.x1.com
Rsumer automatiquement un document Rsumer un texte peut savrer utile lorsquon est press ou que lon veut isoler lessentiel dun document imposant (comme une tude multi-clients par exemple). Les rsultats proposs doivent cependant tre pris avec des pincettes. En effet, ces outils ne crent pas un texte neuf partir de votre document mais en extraient les parties quils considrent comme les plus pertinentes, cest dire schmatiquement, celles dans lesquelles on retrouve les mots les plus prsents et ceux qui leur sont associs (occurrences et cooccurrences). Si par exemple votre document est consacr lintelligence conomique il y a de fortes chances pour quil parle aussi beaucoup de veille et dinfluence. Lalgorithme comptera chaque mot du texte, reprera les plus prsents puis construira le rsum en fonction. Il risque toutefois de passer ct dlments moins visibles mais tout aussi importants : argumentations, exemples,
NOM
PRIX
ADRESSE
COMMENTAIRE
Nombreux formats pris en compte (pdf, html, .doc). Permet de rsumer partir dune URL. Taille du rsum personnalisable. Extraction des principaux concepts et filtrage par concepts. Export vers dautres formats.
Copernic summarizer
60
www.copernic.com
47
Export vers dautres formats. Une version personnelle et une version serveur. Prix communiqu sur demande. Test gratuit en ligne. Windows, Linux. -
Pertinence summarizer
www.pertinence.net
Prise en charge des formats html, pdf, doc, ppt,). Peut rsumer la vole tous les fichiers prsents dans un dossier. Extraction de concepts.
Word pour Windows
Swesum
Gratuit
swesum.nada.kth.se/indexeng.html
Word propose une fonctionnalit de rsum automatique de documents Outils/Synthse automatique Service de rsum automatique en ligne. Fonctionne partir durls. Possibilit de pondrer la hausse les mots-cls qui vous semblent importants.
Faire ressortir les concepts-cls dun document avec un nuage de tags Une nouvelle famille doutils est apparu rcemment et permet de donner aux concepts-cls dun document une taille proportionnelle au nombre de fois o ils sont cits. Cette reprsentation graphique est plus directement significative quune simple liste de concepts et permet de savoir en un clin dil quels sujets se rapportent le ou les documents traits. Les nuages de tags sont devenus populaires en donnant la possibilit de cartographier la totalit des billets dun mme blog, offrant ainsi une vision immdiate des thmes abords par lauteur (Cf exemple III-C-1).
Nom
Tagcrowd Wordle ToCloud
Prix
Gratuit Gratuit Gratuit
Adresse
Tagcrowd.com www.wordle.com www.tocloud.com
Commentaire
Cre un nuage partir dune url, dun fichier upload ou dun texte copi. Nombreuses options. Nuages cliquables. Cre un nuage de tags partir dun texte, dune adresse web ou dun flux RSS. Graphisme personnalisable. Nuages non cliquables. Cre un nuage de tags partir dune url ou dun texte copi-coll. Nombreuses options. Nuages cliquables.
EN SAVOIR PLUS
Sites ressources/ Articles (pluri)TAL (tal.univ-paris3.fr/blogtal): blog dactualits consacr aux TAL. Par lUniversit de Paris 3 Sorbonne. Trs actif.
48
3.13 Comment structurer et prsenter

linformation
Les bases de la mthode Information mapping
OBSERVATIONS
Formaliser ses connaissances par crit ncessite que lon rflchisse la manire dont on va les prsenter. En effet, la forme donne un document est un lment essentiel pour la comprhension quen auront les lecteurs. Elle agit directement sur le sens du message que lon veut faire passer. Ainsi certaines prsentations sont plus claires, plus lisibles, plus efficaces que dautres. Robert E. Horn sefforce depuis 30 ans de dgager les principes dune communication crite efficace et en a tir une mthode baptise Information mapping. Elle est brevete et nous nen exposerons donc ici que les principes directeurs tels quils sont dcrits dans certains articles, notamment scientifiques, accessibles sur Internet. Ces lments de base seront livrs sans les explications thoriques qui permettent de saisir la globalit de la mthode et je conois que cela puisse tre discutable. Il ma toutefois sembl que lon pouvait tirer avantage de ces premiers lments, les fiches que vous avez sous les yeux en sont, je le souhaite, la meilleure illustration.
La mthode Information Mapping est constitue dun ensemble de principes et de techniques qui doivent permettre lauteur de rduire une information complexe ses lments de base, puis les prsenter de la manire la plus claire et lisible possible. Lide tant de permettre aux lecteurs de scanner plus rapidement une page afin daller directement ce qui les intresse. Cette mthode de rdaction structure intervient en 3 phases : analyse, structuration et prsentation de linformation. Architecture dun document Information Mapping On utilise 3 niveaux de granularit : DOCUMENT : cest le rsultat final. Il est idalement constitu de 7 maps (+ ou 2) maximum Map 1 Elle est idalement constitue de 7 blocs (+ ou 2) Son contenu est identifi par un titre Son contenu porte sur un seul sujet Bloc Le bloc est lunit de base du document. Bloc Il possde un titre Bloc Il prsente une seule ide au lecteur Bloc Il contient un seul type dinformation Bloc Il prsente linformation visuellement Bloc Il est court Bloc Il sinsre dans un ensemble plus large : la map
Map 2 Bloc Bloc Bloc Map 3 Nota : les documents peuvent tre agrgs en sections, chapitres, parties, etc, partir du moment ou ils suivent les principes de cette architecture. Les 7 principes dInformation Mapping
PRINCIPE
Dcoupage Pertinence Titrage Cohrence
Intgration des graphiques
EXPLICATION
Il faut scinder linformation en petites units faciles assimiler. Linformation dune mme unit ne porte que sur un seul sujet. Chaque lment doit avoir un titre qui dcrit le contenu Utiliser les mmes titres, formats, structures pour le mme type dinformations Utiliser les graphiques, schmas, tableaux comme du texte. Doivent tre intgrs. Donner des clarifications et des exemples lorsque cest ncessaire. Ils doivent tre intgrs dans le document global mme sils semblent tenir du dtail. Cela permet de sadresser des publics dont les niveaux de connaissance diffrent.
Accessibilit des dtails
49
Hirarchisation du dcoupage et du titrage
Grouper les units dinformation dans des units plus larges en suivant la rgle de 7 lments + ou 2. Les structurer et les dfinir par un titrage appropri permet au lecteur de mieux se reprer dans le document.
Les 6 types dinformation et leur reprsentation Quel que soit le domaine dactivit concern, les informations peuvent tre classes en 6 types : TYPE DINFORMATION Procdure Fonctionnement Structure Concept Principe Fait EXPLICATION Ensemble de tches ou dtapes qui doivent conduire un rsultat Suite dvnements ou de phases qui forment un systme Description de la structure physique dun objet Description dune ide, dun concept Rgle qui doit tre suivie ou qui fixe une loi universelle Elment qui na pas besoin dargumentation EXEMPLE Comment remplir une demande de prt bancaire? Dispositif dapprobation de votre dossier Fiche qui dtaille chaque partie du formulaire remplir Dfinition de ce quest une demande de prt Conditions lgales dattribution dun prt Dlai lgal de rponse votre demande REPRESENTATION Tableau Etape/Action Tableau Etape/Description Schma descriptif Tableau Elments/Fonction Schma Dfinition Exemple Texte Texte Tableau Liste
OUTILS
Les outils ne sont pas indispensables si lon matrise bien la fonction Tableau de son logiciel de traitement de texte. Ils peuvent toutefois acclrer le travail.
NOM
Formatting Solutions Pro
PRIX
250
ADRESSE
www.informationmapping.fr
COMMENTAIRE
Barre doutils pour Word qui simplifie la mise en page du texte au moment de la rdaction. Complmentaire de la mthode Information Mapping. Permet de poser les ides dans lespace lors de la phase danalyse du projet documentaire. Permet la compilation en un document texte unique en .doc ou .pdf.
MindManager
79 299 . Windows, Mac.
www.mindjet.com
EN SAVOIR PLUS
Sites ressources/ Articles Information Mapping, note de recherche du cabinet Namahn : www.namahn.com/resources/documents/note-IM.pdf The Information Mapping Method, 30 years of research, note de recherche de la socit Information Mapping, 1999. www.infomap.com/documents/IMI%20history%20and%20results.pdf Jean-Yves Prax, Le manuel du Knowledge Management, Dunod, 2003. Takoma : importateur de la mthode Information Mapping en France (www.takoma.fr)
*Merci Jean-Marie Raymon, de la socit Takoma, pour sa relecture attentive de cette fiche.
50
3.14 Comment synchroniser ses donnes

Logiciels et services de synchronisation
OBSERVATIONS
Les terminaux actuels, quil sagisse de smartphones, de PDA, de tablettes graphiques, de livres lectroniques, ou dordinateurs portables, accroissent fortement notre mobilit. Paralllement ils crent une complexit que nous avons du mal grer. Comment en effet retrouver les bonnes donnes au bon endroit et au bon moment lorsquon utilise la fois un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, un smartphone, un ordinateur domestique , Comment synchroniser tel fichier sur tel terminal mais pas sur tel autre, sauvegarder tel contact ici mais pas l, ou tre sr que lon dispose bien de la dernire version de sa to-do list sur son tlphone ?
Si nombre de logiciels et services apportent des lments de rponse ce problme, il faut dabord se poser les questions qui nous permettront de choisir les solutions les plus adaptes notre environnement numrique. Afin de mieux cerner le rsultat auquel on souhaite arriver on pourra suivre cette mthode :
ETAPE
1. 2.
ACTION
Listez les terminaux que vous utilisez ainsi que leur contexte dutilisation (priv, pro,). Listez les applications que vous utilisez et souhaitez synchroniser : Calendrier (Outlook, Google Calendar, Sunbird) Contacts (Outlook, Thunderbird, Gmail) Tches (Outlook, Thunderbird, GTDGmail, RememberTheMilk) Crez votre matrice (voir modle ci-dessous) Utilisez les intersections pour : 1. Signaler les applications synchroniser 2. Indiquer la solution adquate (logiciel, service) Priv
PC 1 Outlook Tl 1 Windows Mobile Contacts Tches Calendrier Windows Mobile (natif) Contacts Tches Calendrier Windows Mobile (natif) Tches Calendrier Schedule World Contacts Tches Calendrier Windows Mobile (natif) Calendrier X Google CalendarSync Emails X X Schedule World X X X X X X Contacts Tches Calendrier Windows Mobile (natif) Emails Schedule World Calendrier Google CalendarSync
4. 5.
Professionnel
PC 2 Outlook Tches Calendrier Schedule World Tl 2 Windows Mobile
Web
Gmail Google Calendar Calendrier X X Google CalendarSync
Outlook
PC 1
Windows Mobile
Priv
Tl 1
Outlook
Professionnel
PC 2
Windows Mobile
Tl 2
Google Calenda r
Calendrier Google CalendarSync
Gmail
Web
51
Notez que lon peut complter cette matrice en saidant dun schma prparatoire (voir ci-aprs) qui vous aidera y voir plus clair. Pour cela du papier et des crayons suffisent mais on peut aussi utiliser des solutions comme Cmap ( Fiche 3.2) ou Gliffy (www.gliffy.com). On pourra ensuite faire concider ce schma avec le schma des flux informationnels ( Fiche 3.2) mais attention ne pas rendre ce dernier illisible. Vous aurez compris que rien nest vraiment simple lorsquil sagit de synchroniser plusieurs terminaux. Il nexiste ce jour aucune solution qui prenne en charge lensemble des besoins et il faut donc bricoler en ajoutant des morceaux de solutions les uns aux autres.
OUTILS
Plusieurs types doutils existent et peuvent nous venir en aide. Mais attention, vouloir optimiser son systme tout prix peut savrer extrmement chronophage.
FAMILLE
DESCRIPTION
Dun terminal / application vers un/une autre
OUTILS
Google CalendarSync : gratuit.
www.google.com/support/ calendar/bin/answer.py? answer=89955
COMMENTAIRE
Logiciel qui permet de synchroniser Google Agenda avec Outlook Logiciel qui tient sur une cl USB et permet de synchroniser des fichiers entre terminaux. Permet la synchronisation de fichiers sur un ou plusieurs ordinateurs ainsi que sur un espace en ligne. Se synchronise aussi avec Google Docs ScheduleWorld est une extension pour Firefox qui permet de synchroniser et de partager de nombreuses applications sur plusieurs types de terminaux. Service qui permet de centraliser et synchroniser vos contacts et carnets dadresse. Plaxo est aussi un service de Social Networking ( Fiche 3.8)
Synchronisati on simple
SyncEXP : gratuit Syncexp.com Syncplicity : gratuit (phase beta) www.syncplicity.com
Synchronisati on complexe
De plusieurs terminaux /applications vers plusieurs autres
ScheduleWorld : payant www.scheduleworld.com Plaxo Pulse : gratuit www.plaxo.com
Lvolution suivre avec le plus dattention nous vient de Microsoft et sappelle LiveMesh (www.mesh.com). Il sagit dun service en ligne gratuit qui permet de synchroniser tout avec tout ou presque. Dans le dtail cest videmment plus subtil que cela puisque vous pourrez choisir avec un niveau de granularit trs fin quelles donnes doivent tre synchronises sur quels terminaux et dans quel sens. Ainsi la modification dun contact dans Outlook sera immdiatement repercute sur lagenda de votre tlphone mobile, sur vos contacts Gmail et sur votre compte LinkedIn.
EN SAVOIR PLUS
Sites ressources/ Articles Ouriel Ohayon, Le cauchemar de la synchronisation des donnes :
fr.techcrunch.com/2008/06/03/fr-le-cauchemar-de-la-synchronisation-des-donnees
52
Figure 5 : Exemple de schma prparatoire ralis avec Gliffy (avec laimable autorisation dEric, de www.internetducttape.com)
53
3.15 Comment protger ses donnes

Scuriser ses fichiers, ses emails, ses connexions Internet
OBSERVATIONS
Les donnes que lon stocke sur son ordinateur ou que lon transfre par email peuvent tre sensibles et ncessitent alors dtre scurises. Dautant que la confusion de plus en plus forte entre vie priv et vie professionnelle peut nous amener faire moins attention aux donnes que lon envoie. Une enqute rcente ralise sur 1600 employs indiquait que 58% dentre eux concdaient avoir transmis des informations sensibles via leur messagerie lectronique en dehors du rseau scuris de lentreprise Pour les veilleurs, le surf rptitif sur des sites de concurrents est aussi un problme. Certains logiciels spcialiss peuvent aisment identifier leur serveur de provenance puis retracer leur parcours sur le site. Une analyse basique aura alors vite fait de rvler les axes de surveillance de leur veille. En somme ils seront reprs! Pour remdier ces problmes il existe des solutions simples, une raison de plus pour les utiliser.
OUTILS NOM
Gmail S/MIME Hushmail
PRIX
Gratuit (us) Gratuit (us)
ADRESSE
https://addons.mozilla.org/enUS/firefox/addon/592 www.hushmail.com
COMMENTAIRE
Il sagit dune extension Firefox qui permet de crypter les emails que vous envoyez avec Gmail. Service de messagerie en ligne avec cryptage. Puissant logiciel Open Source qui permet de crer un rpertoire virtuel accessible par mot de passe. Tout ce que vous y dposez est automatiquement crypt. Il peut tre utilis pour protger une cl USB. On peut aussi installer des programmes entiers dans ce rpertoire qui ne seront ainsi accessibles qu ceux disposant du mot de passe. OpenPGP est un logiciel qui permet de crypter vos fichiers mais aussi vos messages lectroniques. Pour les lire vos destinataires devront possder galement une copie dOpenPGP. Phzilla est une extension pour Firefox qui vous permet en un clic dutiliser des serveurs proxy, c'est-dire des serveurs qui vont anonymiser votre adresse IP. Tor est un systme qui anonymise et chiffre votre navigation sur le web, y compris aux yeux de votre fournisseur daccs. En ajoutant Tor lextension pour Firefox Torbutton vous pourrez lancer un session de surf anonyme en un clic. Eraser permet deffacer de manire dfinitive les fichiers que vous souhaitez liminer.
TrueCrypt
Gratuit. Une version fr.
www.truecrypt.org
OpenPGP
Gratuit (fr)
openpgp.vie-privee.org
Phzilla
Gratuit (fr)
addons.mozilla.org/fr/firefox/addon/ 3239
www.torproject.org Tor Gratuit (fr) https://addons.mozilla.org/fr/firefox/ addon/2275
Eraser
Gratuit (fr)
www.heidi.ie/node/6
EN SAVOIR PLUS
Sites ressources/ Articles Introduction la cryptographie : laurent.flaum.free.fr/pgpintrofr.htm
54
3.16 Comment collaborer sur le web ?

Communication, coordination, production, relation
OBSERVATIONS
Avec le web 2.0 la collaboration est partout. Ses modalits de mise en uvre et les voies technologiques quelle emprunte sont tellement varies quil devient difficile de savoir avec quoi on va collaborer. Un simple projet que lon souhaite grer en mode collaboratif pourra par exemple tre port sur : un blog multi-utilisateurs, un wiki, un service de gestion de projets en ligne un service de groupware classique dploy sur serveur un service de social networking comme Facebook Sans parler des petits outils contextuels du type messageries instantanes ou micro-blogging qui ont un rle essentiel jouer puisquils permettent de crer de la proximit entre les membres gographiquement loigns dun mme projet.
Les outils collaboratifs remplissent selon nous 4 fonctions, mais rares sont ceux qui font tout la fois. De ce fait il faut souvent additionner plusieurs services pour obtenir la configuration idale. Nous avions dfini les trois premires fonctions de la collaboration ds 2001 ( Sites resources/Articles), la dernire sest impose nous plus rcemment et nous semble dsormais essentielle.
FONCTION
1. Communication 2. Coordination 3. Production 4. Relation
DESCRIPTION
Outils qui permettent de sinformer les uns les autres de manire plutt formelle. Outils qui aident les membres du groupe se coordonner. Outils qui permettent de crer du contenu plusieurs en mode synchrone ou asynchrone. Outils qui permettent dentretenir une relation informelle durant les phases de coordination/production et favorisent la proximit des acteurs.
OUTILS
La liste des outils collaboratifs est interminable et nous avons d slectionner ceux qui nous semblaient les plus significatifs. Certaines familles doutils possdent des fonctions principales et des fonctions secondaires. Nous avons reprsent les premires en gras et les secondes en italique. Ce classement reste toutefois assez sommaire car ces services sont tous hautement personnalisables et amliorables coup de plugins, modules et autres extensions. Un service proposant nativement des fonctionnalits de communication et de coordination pourra trs bien offrir des fonctionnalits de production et de coordination une fois customis . Cest exactement le cas de Facebook dont on peut faire un vritable outil de gestion de projet grce lajout de quelques modules additionels.
FAMILLE
Blogs
FONCTIONS
Communication Production
OUTILS
Netcipia (us) : gratuit. www.netcipia.com Viabloga (fr) : de 50 150 /an www.viabloga.com Pbworks (us) : gratuit pbworks.com Wetpaint (us) : gratuit www.wetpaint.com GoogleDocs (fr) : gratuit Docs.google.com
COMMENTAIRE
Netcipia est une solution qui permet de crer des blogs collaboratifs et des wikis en ligne. Trs nombreuses fonctionnalits. Viabloga est une plateforme qui permet la cration de weblogs collaboratifs. Fonctionnalits avances. Service de cration de wiki avanc avec gestion de utilisateurs et Idem GoogleDocs nest pas un wiki au sens classique du terme mais il en a adopt un principe essentiel : la possibilit de travailler plusieurs en mode synchrone sur un mme document.
Wikis
Production Coordination
55
Gestion de projets
Production Coordination Communication Relation
SNS
Communication Relation Coordination Production
ActionThis (us) : gratuit ou 10 $/mois www.actionthis.com Basecamp (us) : 3 options (de 24 149$/mois) www.basecamphq.com Goplan (us) : 5 options (de gratuit 100$/mois) goplanapp.com Facebook (fr) : gratuit. www.facebook.com MyOffice : gratuit apps.facebook.com/ myoffices/ Ning (us) : gratuit. www.ning.com Windows live messenger (fr) : gratuit www.windowslive.fr/me ssenger Meebo (us) : gratuit www.meebo.com Twitter (us) : gratuit. twitter.com
Propose des options de reporting. Sintgre Outlook et Office. Utilisation trs intuitive. Nombreuses fonctionnalits. Pas de Gantt. Facile utiliser. Intgre les microformats. Synchronisation avec Outlook. On peut transformer facilement Facebook en un outil de gestion de projet, notamment en lui ajoutant MyOffice. Ning est une plateforme qui vous permet de crer votre propre rseau social. Vous pouvez la personnaliser en y ajoutant de nombreux modules et extensions. Lun des logiciels de messagerie instantane les plus utilis. Service en ligne qui vous permet dunifier les 4 principales messageries instantanes (AIM, Yahoo!, Google et MSN). Twitter vous permet de rester en contact avec les membres de votre quipe de manire informelle tout au long du projet. Moins intrusif que la messagerie instantane car ne sadresse pas quelquun en particulier (du moins initialement). Mme chose que Twitter. Dispose de plus de fonctionnalits mais moins populaire.
Messagerie instantane
Relation Communication Coordination
Microblogging
Relation Coordination
Identi.ca (us) : gratuit. www.identi.ca
On pourrait ajouter cette liste : les tableaux blancs partags : www.scriblink.com la video-confrence : www.vyew.com la tlphonie IP : www.skype.com la programmation de runions : www.doodle.com le versioning (comparaison de versions de documents) : etherpad.com lannotation de documents : a.nnotate.com le partage de prsentations Powerpoint : www.slideshare.com le co-browsing (naviguer sur les mmes pages plusieurs et en mme temps): www.livelook.net le partage dcran (screen sharing permet de prendre la main sur un ordinateur distant) : www.crossloop.com le mind mapping collaboratif : www.mindomo.com
EN SAVOIR PLUS
Sites ressources/ Articles www.kolabora.com : actualit et test des outils collaboratifs. Eric Delcroix, Alban Martin, Facebook on sy retrouve, Pearson, 2008. Explique notamment comme grer un projet collaboratif avec ce service. Christophe Deschamps, Les outils de groupware en ligne, 2001. www.outilsfroids.net/news/les-outils-de-groupware-en-ligne
56
3.17 Comment amliorer sa crativit ?

Cartes heuristiques et boosters de crativit
OBSERVATIONS
Les capacits cratives de chacun sont un gage dinnovation pour les organisations capables de les reconnatre et de les stimuler. De manire gnrale ces dernires ont pourtant tendance considrer que seuls les individus quelles paient cet effet (R&D, marketing, publicit, cabinets de conseil ) doivent tre cratifs. Cest se priver dun potentiel damliorations permanentes et graduelles sur lequel repose par exemple la mthode du Kaizen. Teresa Amabile, chercheuse la Harvard Business School, a tudi dans le dtail le processus cratif chez les travailleurs du savoir. Elle dnonce six mythes :
MYTHES
1. La crativit est le fait de personnes cratives 2. Largent booste la crativit 3. Travailler dans lurgence amliore la crativit 4. La dpression, la tristesse rendent cratifs 5. La comptition interne rend plus cratif que la collaboration 6. Une organisation rduite est plus crative
FAITS
Nimporte qui dot dune intelligence normale est capable dtre cratif. Les individus les plus motivs par leur travail sont souvent les plus cratifs toutes fonctions confondues. Largent et le fait dtre pay la performance peuvent savrer anti-cratif. Les individus dans cette situation ont tendance s immobiliser pour ne pas mettre en danger leur statut. Mme sils ont besoin dtre rmunrs leur juste valeur, les travailleurs du savoir veulent avant tout simpliquer dans un travail qui les intressera et les fera progresser. Lorsquon travaille sous pression la crativit chute car on a besoin dune priode dincubation pour que germent des ides neuves, des manires originales denvisager un problme. Les travailleurs du savoir sont heureux lorsquils arrivent au travail avec une ide neuve mais ils feront une relle dcouverte le lendemain. Lorsquils sont ainsi excits il y a en effet une chance pour quune association cognitive incube pendant la nuit et amne une ide vraiment crative le jour suivant. Les chiffres montrent que les ides vraiment innovantes proviennent des quipes o la confiance est de mise et entrane le partage et le dbat dides. Les phases de dgraissage sont particulirement anti-cratives. Les individus dans lexpectative ne sinvestissent plus dans leurs activits. Mais ce nest pas tout, la baisse de crativit lie la perte de confiance se fait ressentir jusqu 5 6 mois aprs une phase de licenciements.
Les cartes heuristiques (Mind Mapping) La cartographie heuristique est une mthode qui a t formalise par le psychologue anglais Tony Buzan dans les annes 1970. Son but est de rconcilier les activits de lhmisphre droit de notre cerveau (raisonnement par analogie, traitement des couleurs, de lespace, intuition) et celles de lhmisphre gauche (dduction, logique analytique, gestion du langage). Elle stimule la crativit en nous permettant dordonner les associations dides que produit naturellement notre cerveau. La carte heuristique permet dorganiser et de hirarchiser les bribes dinformation dont nous disposons afin den tirer du sens. Elle est donc particulirement adapte la gestion des informations telles quelles nous arrivent via le web et les services 2.0, ainsi qu une utilisation contextuelle. Les cartes heuristiques amliorent par ailleurs le travail de mmorisation et peuvent aussi tre utilises pour prendre des notes. Dautres usages ont dj t abords dans les fiches prcdentes ( Fiche 3.1 et 3.3). Crer une carte en quatre tapes (voir un exemple de carte ci-aprs) :
ETAPE
1. Commencez par le centre 2. Formulez des Ides-Forces cls (IFC)
ACTION
Placez au centre de la carte le sujet/problme/question qui vous proccupe et propos duquel vous souhaitez mener une rflexion ou une session de brainstorming. Ajoutez-y une image qui le symbolise vos yeux. Commencer rflchir votre sujet et crez une nouvelle branche pour chaque IFC lie votre sujet central. Aidez-vous des questions suivantes pour identifier vos IFC : Sil sagissait dun livre quel serait lintitul des chapitres ? Quels sont mes objectifs ? Mthode de Kipling (QQQOCP) : Qui ? Quoi ? Quand ? O ? Comment ? Pourquoi ? Ne cherchez pas les hirarchiser
57
3. Dployez chaque IFC
4. Reliez, hirarchisez.
Quels sont mes objectifs ? Mthode de Kipling (QQQOCP) : Qui ? Quoi ? Quand ? O ? Comment ? Pourquoi ? Ne cherchez pas les hirarchiser Continuer crer des associations dides pour chacun des IFC et crez des ramifications. Jouez sur : Les tailles de la police de caractres Le style de la police Les couleurs des branches, du texte Majuscules et minuscules Ajoutez des images, symboles, Numrotez les numrations Des parties gographiquement loignes de la carte peuvent avoir un lien que vous matrialiserez par des flches uni ou bidirectionnelles. Cest aussi le moment de hirarchiser les IFC entre elles si ncessaire (en les numrotant par exemple).
Boosters de crativit Les anglo-saxons raffolent de petits outils daide la crativit et la prise de dcision. Certains sont anecdotiques mais dautres sinspirent de mthodes qui ont fait leurs preuves comme TRIZ. Ils peuvent se prsenter sous la forme de jeux de cartes ou de services en ligne. Leur but est souvent de crer le dclic qui vous fera envisager un problme sous un angle nouveau afin dy apporter une rponse indite. Outils
OUTILS FAMILLE
Outils de cartographie heuristique
Voir aussi : iMindmap.com Mindmeister.com
NOM
Freemind
PRIX
Gratuit. Windows, Linux, Mac. 79 299 . Windows, Mac. Gratuit ou Premium : 6$/mois Gratuit (us) 16 $ (us) Gratuit (us)
ADRESSE
freemind.sourceforge.net
COMMENTAIRE
Logiciel simple utiliser et dot de nombreuses fonctionnalits. Rendu graphique un peu pauvre. Leader de la catgorie. Trs nombreuses fonctionnalits dont export vers formats multiples. Puissant service de mind mapping en ligne permettant le travail collaboratif. Importexport avec Mind Manager. Cartes tirer : proposent des pistes pour envisager un problme sous dautres angles. Jeu de cartes et mthode crs par Roger von Oech proposant 60 stratgies innovantes. 20 cartes dcouper pour gnrer de nouvelles ides.
MindManager
www.mindjet.com
Mindomo
www.mindomo.com
Ideachampions Boosters de crativit Whack Pack Harvey Cards
www.ideachampions.com /free_the_genie/index.shtml www.creativewhack.com www.core77.com/resources/ cards.asp
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Ouvrages Sites ressources/ Articles Fiche 3.1 Fiche 3.3 Teresa Amabile, The 6 myths of creativity, Fast Company. http://www.fastcompany.com/magazine/89/creativity.html Tony & Barry Buzan, Dessine-moi lintelligence, Editions dorganisation, 1995. Deladrire, Le Bihan, Mongin & Rebaud : Organisez vos ides avec le Mind Mapping, Dunod, 2006. Mongin & Ryckebusch, Gagnez un jour par semaine avec le Mind Mapping, Territorial Editions, 2007. Brice Challamel, Multipliez vos ides, Dunod, 2005. www.petillant.com (fr): portail consacr la cartographie heuristique www.creax.com/fr : portail consacr la crativit www.innovationtools.com (us): portail sur la crativit et le mind mapping.
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Figure 6 : Exemple de carte heuristique montrant les bnfices du mind mapping pour lorganisation dun dispositif de veille
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4.1 Comment mettre en place

une stratgie-rseau ?
Daprs la mthode de Christian Marcon et Nicolas Moinet OBSERVATIONS
Si les services de social networking ( Fiche 4.2) permettent de se lancer facilement dans des activits de rseautage, ils ont souvent tendance nous faire confondre quantit et qualit. Pour nous aider prendre conscience du capital social dont nous disposons et le faire fructifier il nous faut travailler de manire plus structure. Bien sr il y a les intuitifs du rseau, ceux pour qui cest une seconde nature. Il sagit chez eux dun vritable talent qui les place hors-concours. Les autres devront commencer par mener une analyse de leur existant relationnel partir de laquelle ils pourront btir une stratgie-rseau raisonne. Avec laccord de MM. Christian Marcon et Nicolas Moinet, nous prsentons ici une adaptation simplifie de la mthode quils dveloppent dans leur ouvrage Dveloppez et activez vos rseaux relationnels.
METHODOLOGIE/CONSEILS ETAPE ACTION

1. Rassemblez tous les supports de gestion de contacts que vous utilisez habituellement : carnets dadresse papier, PDA, classeurs de cartes de visites, carnet dadresses de votre messagerie. 2. Supprimer les contacts obsoltes . Pour vous aider dans cette tape posez-vous pour chaque personne deux questions : Rpondrait-elle une requte de ma part ? Est-ce que je rpondrai la mme sollicitation de la sienne ? (on peut amliorer le systme en y ajoutant des degrs dimplication) Si la rponse est non au deux alors liminez le contact de votre rseau. Si les rponses sont contradictoires donnez-vous un peu de temps pour tester nouveau le contact. 1. 2. 3. 2. Cartograp hiez votre rseau 4. 5. 6. Munissez-vous dune feuille au format A3 ou, mieux encore, utilisez un logiciel de mind mapping ( fiche 3.17). Reprsentez-vous dans un petit cercle au centre. Disposez chaque membre de votre rseau autour de vous dans un cercle reli au votre par une ligne/branche (un cercle par membre). On pourra jouer sur lpaisseur, la couleur, la distance ou la structure de la ligne/branche pour qualifier la relation (amis, famille, professionnel,etc.). Indiquez le domaine dactivit de chacun Indiquez la localisation de chaque contact afin de mieux visualiser limplantation gographique de votre rseau. Indiquez pour chacun sil sagit dun contact personnel ou professionnel Vous pouvez maintenant crer une matrice croisant secteur dactivit et secteur gographique dont lobjectif sera de vous aider cerner les faiblesses professionnelles ou territoriales de votre rseau. Exemple :
1. Triez vos contacts
Dp /Pays 37 75 Etats-Unis Secteur activit Automobile 1 1 Immobilier 1 Arts martiaux 2 1 Cette matrice na bien sr dintrt que si vos cibles sont gographiques et/ou sectorielles. 1 Trois ratios peuvent ensuite tre calculs : Ratio Interprtation Nb de contacts Indique votre degr daffinit avec votre rseau. Plus vous tes personnels/Nb total proche de 1 et plus vos contacts sont personnels. Cest une de contacts bonne chose mais cela signifie aussi que vous manquez de relations professionnelles. Indique la varit de votre rseau. Si votre ratio est proche de 1 cest Nb total de que vous couvrez de nombreux champs daction. Sil sen loigne cela contacts/Nb domaines dactivit indique que vous tes bien introduit dans un milieu spcifique. Il ny a pas rellement une situation prfrable lautre car tout dpend de vos objectifs. Toutefois pour tre oprationnel un rseau trs dispers devra tre compos de contacts de qualit. Nb total de Indique votre ancrage territorial. Si vous tes proche de 1 votre contacts/Nb lieux rseau une large couverture gographique. Si vous vous en dimplantation loignez cest que vous tes ancr sur un territoire rduit. L
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Il ny a pas rellement une situation prfrable lautre car tout dpend de vos objectifs. Toutefois pour tre oprationnel un rseau trs dispers devra tre compos de contacts de qualit. 3 Nb total de Indique votre ancrage territorial. Si vous tes proche de 1 votre contacts/Nb lieux rseau une large couverture gographique. Si vous vous en dimplantation loignez cest que vous tes ancr sur un territoire rduit. L encore le mieux se calcule est en fonction de vos objectifs. Pour qualifier votre rseau vous pouvez maintenant croiser les ratios 1 et 2 dans une matrice : Diversit thmatique Assise territoriale TERRITOIRE ETENDU Nb contacts/Nb lieux tend vers 1 TERRITOIRE REDUIT Nb contacts/Nb lieux tend vers nb de contacts ECLECTISME THEMATIQUE Nb contacts/Nb domaines tend vers 1 Aucune concentration des forces Rseau amateur Concentration des forces et libert daction lchelle locale Rseau de type lectoral CONCENTRATION THEMATIQUE Nb contacts/Nb domaines tend vers nb de contacts Concentration des forces et libert daction grande chelle Rseau spcialis conqurant Ancrage local spcialis dans un domaine Rseau dautorit locale
Typologie des rseaux : Rseau amateur : difficile mobiliser dans le cadre dune stratgie-rseau professionnelle. Toutefois le phnomne des pro-ams (Cf I-C-4) li au dveloppement du web tmoigne dune monte en puissance des rseaux amateurs. Rseau lectoral : ancrage local fort typique des politiciens locaux. Vous multipliez le nombre de liens uniques dans de nombreux domaines avec le risque de perdre laccs ceux-ci en perdant un seul contact ncessit de crer des liens redondants. Un nombre total de contacts faible indique un manque de rayonnement. Rseau dautorit locale : vous tes le rfrent thmatique local dans un domaine donn. Vous multipliez les liens redondants avec le risque de limiter votre libert daction dans dautres. Rseau spcialis conqurant : rseau puissant qui allie la fois concentration des forces et possibilit daction grande chelle. On ne mobilise pas tout le monde sur tout, tout le temps et il faut donc tre mme de cibler chaque fois son champ daction. On peut saider pour cela de ce dernier tableau trs simple : Acteurs Rseaux existants incontournables Dcrocher un poste CCI de mon - DRH de la CCI, - Rseau des anciens de responsable de dpartement - Actuel responsable du Mastere IE de lintelligence (part la retraite Poitiers, conomique dans 6 mois), - Association des - Directeur du developpeurs service territoriaux Les acteurs incontournables sont ceux qui pseront dune manire ou dune autre sur la dcision. Cest eux quil faudra essayer datteindre par le biais de votre rseau. Choisissez les contacts que vous pourriez activer dans le cadre de votre projet. Cela peut sembler une vision trs utilitariste mais elle ne fait que matrialiser un processus habituellement inexprim. Reste alors dterminer quel sera le moyen le plus appropri pour les contacter en fonction de votre degr de proximit avec eux : emails, tlphone, service de social networking,... Projet Champ daction
4. Prcisez votre projet
5. Activez vos contacts
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Ouvrages Sites ressources/ Articles Fiche 5.1 Christian Marcon & Nicolas Moinet, Dveloppez et activez vos rseaux relationnels, Dunod, 2007. Lisecardinal.com : site dune spcialiste francophone du rseautage .
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4.2 Comment entretenir son capital social ?

Utiliser les services de social networking
OBSERVATIONS
Les contacts numriques constituent une part de plus en plus importante de notre capital social. Ils ont toutefois ceci de particulier que nous rencontrons rarement In real life (IRL) ceux qui se cachent derrire. Il sagit dun mode de relation indit qui nous fait ctoyer des personnes dont nous ne savons pas si elles deviendraient des amis, ou mme de simples relations, dans la vie quotidienne. Ces relations sont diffrentes de celles que nous pouvons avoir en ligne avec des personnes dj rencontres IRL. Dans un cas les moyens techniques se mettent au service dune relation existante, dans lautre ils fournissent les moyens de crer de nouvelles relations. Mais ont-elles la mme valeur ? Nous manquons encore de recul pour rpondre cette question mais ce qui est sr cest que nos 120 ou 130 amis Facebook ou relations LinkedIn sont moins susceptibles de nous rendre un service impliquant que les 5 ou 10 relations qualifies dans une optique stratgie-rseau ( Fiche 4.1). L o il nous faut quelques minutes IRL pour juger de la confiance que nous accorderons une personne rencontre pour la premire fois, il nous faut des semaines pour rassembler inconsciemment les traces numriques laisses par quelquun et dcider du niveau de confiance lui accorder. En fait lordre des choses est invers. Dans la vraie vie nous tablissons un dbut de relation de confiance (gnralement une brve discussion) avant dchanger des cartes de visite. Sur le web nous changeons nos cartes de visites dans le but dtablir un jour une relation de confiance. Est-ce dire que nous ne devons rien attendre de nos relations numriques ? Bien sr que non, il faut simplement tre conscient de leurs forces et faiblesses et ne pas en attendre plus quelles ne peuvent nous donner. En fait ce type de contacts, que lon qualifie aussi de liens faibles , doit dautant moins tre nglig que ces personnes voluent souvent dans des cercles diffrents de ceux que nous partageons avec nos liens forts. Elles ont donc accs des informations indites et peuvent nous ouvrir des portes dont nous ignorions jusqu lexistence.
1. Utiliser les services de social networking La stratgie-rseau mettre en uvre ici consiste, dans un premier temps, accumuler des contacts plus ou moins cibls (secteur dactivit, gographie) pour, dans un deuxime temps, se concentrer si besoin est sur certains plus que dautres. Le temps ncessaire leur activation est toutefois plus long que dans le monde rel et ce type de rseautage ncessite de mieux anticiper ses objectifs. Concrtement, si vous perdez subitement votre emploi, il vous sera difficile dactiver un tel rseau du jour au lendemain.
ETAPE 1 2 3 4
ACTION
Inscrivez-vous des services de social networking : LinkedIn, Viadeo, Xing Ne ngligez pas les services moins professionnels mais qui donnent de vous une image moins police (pas trop tout de mme) : Facebook, Myspace, Une fois inscrit recherchez les contacts que vous connaissez dj IRL (amis, famille, collgues liens forts) et partagez vos rseaux. Si au fur et mesure de vos sessions de surf vous dcouvrez des personnes intressantes (via un blog, une interview,) cherchez sils sont abonns un service de social networking puis tentez dentrer en contact avec eux afin de les intgrer vos contacts. Utilisez les mcanismes internes de ces services pour augmenter votre rputation et donc la confiance quun tiers est susceptible de vous accorder : Faites-vous introduire auprs dun potentiel contact par les membres de votre rseau qui le connaissent (ou connaissent lami qui) plutt que de le contacter directement. Cest le principe mme de ces services. Demandez des collgues ou anciens collgues dcrire un tmoignage sur vous (cela restant videmment trs subjectif).
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2. Donner des gages sur lesquels pourra stablir la confiance Nous rejoignons ici la question de la rputation numrique ( Fiche 2.3) et du personal branding ( Fiche 5.2). En effet, pour entretenir votre rseau numrique il faut aider vos contacts mieux vous connatre et leur donner envie de vous aider si besoin est. Il faut aussi donner envie des personnes de chercher votre nom sur un service de social networking pour intgrer votre rseau. Ceci passe par une approche multi-outils dont le but premier nest pas lentretien de votre rseau ! De fait, il sagit moins de stratgie concerte que de communication et denthousiasme transmettre autour dun sujet qui vous intresse. Les outils mis en uvre pour cela pourront tre : Les blogs personnels Les forums de discussion Les services de micro-blogging comme Twitter (qui crent une sorte de voisinage numrique dans lequel on apprend se connatre au fil des jours) Ceux qui lancent un blog dans le seul but de se faire des contacts se lassent gnralement vite de linvestissement en temps et en travail que cela ncessite. 3. Les 4 rgles du social networker selon Alain Lefebvre ( Ouvrages) : 1. 2. 3. 4. Ne pas tre press Investir un peu de temps dans les services choisis : pour dcrire son profil, inviter ses relations, Donner pour recevoir : donner du temps pour mettre en contact des membres de son rseau, partager de linformation. Adopter la bonne Netitude : respect de la netiquette, courtoisie, rponses aux messages reus.
OUTILS NOM
LinkedIn
PRIX
Abonnement de base gratuit Business : 200 $/an Business + : 500 $/an Abonnement de base gratuit Fonctions Premium : 80 /an Abonnement Premium : 4,95 /mois Gratuit
ADRESSE
www.linkedin.com
COMMENTAIRE
Le plus international
Viadeo Xing Facebook
www.viadeo.com www.xing.com Fr-fr.facebook.com
Orientation nationale Orientation nationale Orientation internationale. Moins formel mais trs nombreuses fonctionnalits. Moteur permettant de rechercher des profils dans les services de social networking
123People Voir aussi : www.zoominfo.com www.spock.com www.whozat.com
Gratuit
www.123people.com
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Ouvrages Sites ressources/ Articles Fiche 2.3 Fiche 5.2 Alain Lefebvre, Les rseaux sociaux, pivot de lInternet 2.0, MM2 Editions, 2005. Mark Glaser, Your guide to social networking online, PBS, aot 2006. http://www.pbs.org/mediashift/2007/08/digging_deeperyour_guide_to_so_1.html Frdric Canevet, 7 rgles dor pour dvelopper son business grce Facebook, mars 2008.
www.conseilsmarketing.fr/e-marketing/7-regles-dor-pour-developper-son-business-grace-a-facebook
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5.1 Comment identifier ses comptences-cls ?

Mthode de Peter F. Drucker
COMMENTAIRES
Malgr le nombre important douvrages du type Effectuez vous-mme votre bilan de comptences , nous avons choisi de prsenter une mthode simple developpe par Peter Drucker. Ce qui est intressant chez lui cest quil sest autant intress au problme des organisations qu celui des individus qui les composent. Il ne met pas la performance des entreprises dun ct et celle des travailleurs du savoir de lautre car il envisage les deux comme irrmdiablement lies. Comment pourrait-il en aller autrement ? Ses conseils sont donc prcieux pour cette premire raison mais aussi parce quil les a appliqu tout au long de sa vie et que cela lui a bien russi
METHODOLOGIE/CONSEILS ETAPE ACTION

Pratiquez lanalyse en feedback : chaque fois que vous prenez une dcision-cl ou effectuez une action importante crivez les rsultats que vous en attendez. Quelques mois plus tard (9 12) comparez-les avec les rsultats effectifs. Au bout de quelques temps et en fonction des rsultats obtenus, vous serez en mesure de savoir o vous tes comptent et o vous ltes moins. A partir de l : 1. Essayez de vous mettre dans des situations o vos points forts produiront des rsultats. 2. Travaillez vos points forts. Lanalyse vous montrera o les comptences que vous avez dj peuvent tre encore amliores. 3. Identifiez, afin de les contrer, les mauvaises habitudes qui limitent vos qualits (ex : vous avez de bonnes ides, des objectifs ambitieux mais narrivez pas formaliser les tapes qui conduiront leur achvement). 4. Nallez pas vers ce pour quoi vous ntes pas fait. Vous perdez le temps et lnergie que vous pourriez consacrer passer du niveau comptent au niveau expert . Personne ne travaille tout fait de la mme manire. En cherchant comprendre comment vous fonctionnez vous pourrez crer et optimiser lenvironnement propice votre efficacit. Questions vous poser : 1. Suis-je plutt quelquun qui lit ou quelquun qui coute ? Il faut savoir que lon est rarement les deux. Un lecteur accordera peu dattention ce quon lui dit et inversement. Il est intressant pour vous de savoir o vous vous placez mais aussi de comprendre o se placent vos collgues. 2. Comment japprends ? On peut apprendre en lisant, en coutant, en crivant, en faisant ou mme en scoutant parler. Lorsquon connat son profil dapprenant on doit faire en sorte de toujours se mettre dans les meilleures conditions dapprentissage possible. 3. Est-ce que je travaille mieux en groupe ou en solo ? Si je travaille mieux en groupe quelles sont les relations qui me conviennent ? Subordonn, dirigeant ? 4. Est-ce que je produis de bons rsultats comme dcideur ou comme conseiller ? On connat limportance des minences grises dans lombre des hommes de pouvoir. On peut tre trs laise dans la rflexion thorique et beaucoup moins lorsquil sagit de la concrtiser par des dcisions. A linverse on peut savoir faire des choix mais avoir besoin dclairages aviss. 5. Est-ce que je suis bon lorsquil faut agir en situation de stress ou est-ce que jai besoin dun environnement trs structur et relativement prvisible ? 6. Corollaire la question 5 : Est-ce que je travaille mieux dans les petites structures ou dans les grandes ? 1. Test du miroir : formalisez la rponse la question suivante : quel type de personne est-ce que je veux voir le matin dans le miroir ? ( rapprocher du discours funbre de Stephen Covey Fiche 1.4) 2. Confrontez les rsultats de ce test au type dactivits que vous menez ou aux valeurs de lorganisation pour laquelle vous travaillez. 3. Les valeurs ne sont pas quthiques : est-ce que vous voulez travailler dans une organisation qui vous aide faire au mieux ce que vous savez faire, ou dans une organisation qui recherche linnovation de rupture ? Votre vie professionnelle sera radicalement diffrente selon que vous choisissez lune ou lautre. Les risques en cas de valeurs trop loignes sont que non seulement lindividu sera frustr mais quen plus il ne produira pas de rsultats .
1. Identifier ses comptencescls avec lanalyse en feedback
2. Identifier son mode de fonctionnement
3. Identifier ses valeurs
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Les risques en cas de valeurs trop loignes sont que non seulement lindividu sera frustr mais quen plus il ne produira pas de rsultats . Il sagit ici de synthtiser ce que lon a appris de soi dans les 3 premires tapes et de lintgrer afin dtre en mesure de faire des choix pertinents en terme de carrire. Si vous savez que vous ntes pas un dcideur peut-tre devez-vous refuser un poste de ce type. Le risque tant de mal le vivre et dhypothquer la suite de votre carrire. Cette tape doit aussi vous permettre de pouvoir dire oui certaines demandes sur lesquelles vous tes mal laise en posant des conditions dxecution : je veux bien le faire mais voici comment et voici le type de rsultats que vous pouvez attendre de moi . Trois questions se poser : 1. Que demande la situation ? 2. Etant donn mes comptences-cls, mon mode de fonctionnement et mes valeurs comment puis-je apporter la meilleure contribution ce qui doit tre fait ? 3. A quels rsultats doit-on arriver pour faire la diffrence ? 5. Quel doit tre mon apport ? Pour atteindre ses objectifs Peter Drucker propose : de ne pas projeter de rsultats plus de 18 mois, les imprvus tant trop nombreux. de se fixer des rsultats raisonnables, c'est--dire atteignables a priori. de se fixer des rsultats qui ont du sens, c'est--dire qui feront la diffrence. les rsultats doivent tre visibles et si possible mesurables. de mettre en place un plan daction : Que dois-je faire ? O et comment dmarrer ? Avec quels objectifs ? Avec quels dlais ? Se grer soi-mme exige de prendre la responsabilit de ses relations 1. Acceptez le fait que les autres sont diffrents de vous, ils ont leurs propres comptencescls, leur propre manire de faire les choses, leurs propres valeurs. Pour tre efficace vous devez chercher comprendre ce que recouvrent ces trois lments chez vos collaborateurs afin den tirer le meilleur parti. Cest encore plus vrai pour votre responsable. Il faut savoir sadapter ce qui le rend plus efficace car cest () le secret pour manager son patron . 2. Communiquez sur vos comptences. Beaucoup dincomprhensions viennent du fait que lon ne sait pas vraiment, y compris dans un mme service, que Dupont est trs bon pour ceci et Durand pour cela. Lorsque vous arrivez dans un nouveau poste expliquez vos collgues quelles sont vos forces, comment vous fonctionnez et ce que vous vous proposez dapporter. Puis demandez-leur de se dfinir de la mme manire. Mme si parler de soi ainsi peut sembler premire vue prsomptueux, au final, cela gnre de la confiance.
4. Savoir quoi on appartient
6. Prendre la responsabilit de ses relations (ou lintelligence motionnelle avant lheure)
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Ouvrages Sites ressources/ Articles Fiche 1.4 Fiche 4.1 Peter F. Drucker, Managing oneself, Harvard Business School Press, 2008. (64 p.) Peter F. Drucker, Managing oneself, Harvard Business Review, janvier 2005. (article de 10 pages). Clifton StrengthsFinder de Gallup Organization : test en ligne permettant de dterminer ses forces. Pour y accder il faut acheter les ouvrages de Gallup contenant les codes daccs. Environ 20. http://sf1.strengthsfinder.com/frfr/homepage.aspx Skillseval.com de lInstitut Demos : service permettant deffectuer divers tests dvaluation de comptences MonBilan.com : une dizaine de tests (10 15 par test) proposs par le cabinet Alize Consultants. Site proposant un test qui permet de dterminer son profil dapprenant (fr): www.apprendreaapprendre.com/reussite_scolaire/test.php Voir aussi le site de Mick Cope : www.wizoz.co.uk/wizoz_toolkit.html
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5.2 Comment assurer sa promotion personnelle ?

Mthode du personal branding (marque personnelle)
OBSERVATIONS
Nous avons vu comment protger notre identit numrique, surveiller notre rputation numrique et projeter vers le web des lments gnrateurs de confiance. Reste maintenant mettre en valeur nos comptences de manire explicite dans le but de nous dmarquer de la concurrence et daccrotre ainsi notre employabilit. Nous utiliserons pour cela la mthode du personal branding dveloppe par Tom Peters et perfectionne par Peter Montoya et William Arruda. Olivier Zara rsume toute la dmarche autour du personal branding et de la gestion des comptences personnelle en une maxime simple : mieux vous connatre pour mieux vous faire connatre.
Les 8 lois du personal branding daprs Peter Montoya 1. Loi de la spcialisation 2. Loi du leadership 3. Loi de la personnalit 4. Loi de la diffrenciation 5. Loi de la visibilit 6. Loi de la lunit 7. Loi de la persvrance 8. Loi de la bonne volont Votre marque se doit d'tre prcise, concentre sur une force, un talent. Plusieurs types de spcialisations s'offrent vous : vos capacits, votre comportement, votre style de vie ou encore votre produit. En plus d'tre connu, il faut galement tre reconnu. C'est la dimension de rputation dans votre sphre d'influence qui entre alors en compte. Votre marque doit tre btie sur la base de votre relle personnalit. Mme si la loi du leadership parle d'excellence, vous vous devez d'tre bon dans votre domaine, vous n'avez pas besoin d'tre parfait. Pour tre efficace, vous devez vous dmarquer de la concurrence, afficher votre diffrence, gage de votre qualit. Pour tre russie, votre marque doit tre vue, elle doit s'imprimer dans l'esprit des gens. Crant ainsi une sorte de prsomption de qualit, le fait de vous voir rgulirement augmente votre crdibilit. L'efficacit de votre marque passe par sa cohrence avec votre personnalit. Votre conduite en prive doit tre le miroir de votre marque publique. C'est un processus qui prend du temps, votre marque se construit avec le temps. Soyez patient. Pour tre mieux peru et marquer plus longtemps les esprits, votre marque doit tre associe une valeur ou une ide universellement reconnue comme positive.
(Traduction : www.identite-numerique.fr/particuliers)
Comment mieux vous faire connatre ? Sur Internet les marques ont deux impratifs respecter : surveiller ce que lon dit delles et surveiller leur classement dans les moteurs de recherche. Il en va de mme pour votre marque personnelle. Si nous avons dj abord le premier point ( Fiche 2.3) il nous reste voir comment rpondre au second.
ETAPE
1. Connatre et suivre le rfrencement de votre nom
ACTION
Le suivi de votre nom dans les principaux moteurs de recherche est une tape indispensable. En plus des flux RSS et des alertes dj voqus, vous pourrez utiliser pour cela les services gratuits proposs par les rfrenceurs ( Outils). Ils vous permettront par exemple de : Voir le nombre de fois ou votre nom apparat sur les principaux moteurs de recherche (possibilit deffectuer cette mesure tous les mois et den tirer un graphique sous Excel). Croiser votre nom et ladresse dun site web (le vtre) afin de voir o il se place dans les moteurs de recherche pour cette expression donne. Maintenant que vous savez o vous en tes il vous faut promouvoir votre marque personnelle c'est--dire amliorer son rfrencement sur les moteurs de recherche. Deux stratgies : STRATEGIES ACTION 1. Crez vous un profil personnel sur un service spcialis comme Ziki, Naymz ou Wink et ajoutez ladresse web de ce profil sur vos emails, blog(s), papiers en-tte. 2. Si vous pensez avoir des choses dire crez un blog. Si ce format vous fait peur essayez le micro-blogging avec Twitter. (ne remplace pas le point n1 mais le complte) 3. Utilisez les sites de partage de documents (ex : Scribd) pour prsenter un CV original ou mettre en ligne des micro-interventions sur vos thmes dexpertise. ( Outils). 4. Continuez intervenir sur les services plus anciens comme les
1. Autorfrencement 2. Rfrencez votre profil en
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3. 4.
2. Liens sponsoriss
vous fait peur essayez le micro-blogging avec Twitter. (ne remplace pas le point n1 mais le complte) Utilisez les sites de partage de documents (ex : Scribd) pour prsenter un CV original ou mettre en ligne des micro-interventions sur vos thmes dexpertise. ( Outils). Continuez intervenir sur les services plus anciens comme les forums de discussion professionnels. Un media ne chasse pas lautre ! Beaucoup de services proposant des profils ou des CV en ligne (LinkedIn ou Viadeo) vous proposent de rfrencer automatiquement votre profil dans les moteurs de recherche mais Ziki ou Ziggs vont plus loin en proposant, contre paiement, de faire apparatre votre profil dans les liens publicitaires des moteurs. Vous pouvez faire vous-mme ce travail de rfrencement en vous affiliant des programmes comme Google AdWords. Enfin lachat dun nom de domaine votre nom reste un point de dpart important ( moins que vous ne disposiez dj dun site populaire que tout le monde associe votre nom). Noubliez pas de sparer votre prnom et votre nom par un tiret si vous ne voulez pas que les moteurs de recherche les considrent comme un seul mot.
Conseil Pensez aussi utiliser un service de mise en ligne dimages ou de videos (Flickr, Picasa) pour prsenter des expriences positives non-professionnelles : voyages dtudes, trekking, sorties culturelles,
OUTILS NOM
Outiref
Voir aussi : webrankinfo.com/outils
PRIX
Gratuit
ADRESSE
www.outiref.com
COMMENTAIRE
Ensemble doutils daide au rfrencement proposs par la socit Abondance Ziki est un service qui propose de centraliser trs simplement ce que vous donnez voir de vous sur le web. Il vous permet de crer une page CV et la met en valeur dans les moteurs de recherche.
Ziki
Voir aussi : www.naymz.com www.claimid.com www.ziggs.com
Gratuit sauf pour le rfrencement dans les liens sponsoriss Google (2 3/mois)
www.ziki.com
EN SAVOIR PLUS
Corrlats Sites ressources/ Articles Fiche 2.3 Olivier Zara, Comment crer et grer votre marque personnelle sur Internet, http://reputation.axiopole.info/2008/01/10/creer-votre-marque-personnellepersonal-branding/ (voir aussi lensemble de ce site) www.blogpersonalbranding.com : le blog du personal branding, par Fadhila Brahimi, coach, experte en personal branding. Olivier Zara, Russir sa carrire grce au personal branding, Eyrolles, 2009. Peter Montoya, What is personal branding, www.petermontoya.com/mt_what_is_personal_branding/index.asp www.thepersonalbrandingblog.com : blog de William Arruda
67

Fiches Pratiques PKM C Deschamps

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Fiches pratiques

Elles accompagnent le livre de

Le nouveau management de linformation

Prsentation du modle TIICC (Temps Identit Informations Connaissances Comptences)

Le modle TIICC pour le travailleur du savoir 2.0

Arnaud Velten*, concepteur des logos du modle TIICC

* www.as-map.com, arnauldvelten.wordpress.com, business-commando.com 4

Fiches prsentes : Niveau:

Dbutant : Avanc : Expert :

1.1 Comment grer ses tches ?

Faire la revue Action

Logiciel (Windows) associ un service en ligne. Gratuit.

Service en ligne. Gratuit

1.2 Comment mieux grer son temps au travail ?

Gratuit. Windows (us)

Gratuit. Adobe Air

1.3 Comment mieux grer son temps au travail ? (2)

1.4 Comment fixer et grer ses objectifs

Semaine du xx au xx Priorits semaine

- Match de poule (5)

Dont break the chain !

Service en ligne gratuit

Service en ligne gratuit (beta)

2.1 Comment grer son identit numrique ?

OUTILS NOM PRIX ADRESSE COMMENTAIRE

Service en ligne gratuit

Logiciel intgr Windows Vista. Fonctionne avec Internet Explorer 7. Gratuit.

2.2 Comment grer son identit numrique (2) ?

Rcuprer les hCards et autres microformats avec Operator

2.3 Comment grer sa rputation numrique ?

OUTILS NOM PRIX ADRESSE COMMENTAIRE

3.1 Comment configurer son systme

Adresses de pages web (bookmarks, favoris)

Pages web compltes

En ligne Local En ligne Local

Flux Rss En ligne

Figure 1 : Cration dun thsaurus personnel : tapes 1 et 2

3.2 Comment configurer son systme

Figure 2 : Schma des flux informationnels de lauteur

3.3 Comment configurer son systme

+/+ Structure hirarchique facile lire

Sites ressources/ Articles

3.4 Comment identifier ses besoins

3.5 Comment bien rechercher sur le web (1)

Proposent une information valide par des experts.

intitle : mot allintitle : mot1 mot2

intitle : mot allintitle : mot1 mot2

intitle : mot allintitle : mot1 mot2

site: www.abcd.net mot filetype:ppt mot

site: www.abcd.net mot filetype:ppt mot

site: www.abcd.net mot filetype:ppt mot

site: www.abcd.net mot Aller sur la page de recherche avance

3.6 Comment organiser sa veille (1)

Similicio.us : similicio.us inSuggest : web.insuggest.com

2. La source offre t-elle un contenu rgulirement mis jour ?

3. Par qui est dite la source ?

4. O sont les bonnes pages ?

Fiche dvaluation de sources dinformations (exemple)

Q1 Contenu susceptible de gnrer des alertes

Q2 Rgularit de la mise jour du contenu

Q3 Fiabilit de lditeur de la source

Q4 O sont les bonnes pages

3.7 Comment organiser sa veille (2)

Services en ligne de suveillance classique