MINISTERE DE LA FONCTION

PUBLIQUE, DU TRAVAIL ET DE
LA PROTECTION SOCIALE
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PRESENTATION DU GUIDE METHODOLOGIQUE

D’ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES

Présentée par:
KAFANDO SEYDOU
Conseiller d’Administration scolaire et universitaire
Chargé de l’évaluation des performances des structures
au SP-MABG
 OBJECTIFS DE LA COMMUNICATION

OBJECTIF GENERAL DE LA COMMUNICATION

Permettre aux acteurs des DDII des ministères et des institutions d’avoir une bonne connaissance du guide

méthodologique d’élaboration du manuel des procédures.

Objectifs spécifiques

❑ identifier les données à collecter auprès des structures ;

❑ traiter et d’analyser les données collectées ;

❑ rédiger un manuel de procédures ;

❑ piloter l’implémentation d’un manuel

PLAN DE PRÉSENTATION

MODULE 1: GÉNÉRALITÉS SUR LE MANUEL DES PROCÉDURES

MODULE 2: MÉTHODOLOGIE D’ÉLABORATION DU MANUEL DES PROCÉDURES

MODULE 3: ADOPTION ET MISE EN ŒUVRE DU MANUEL DES PROCÉDURES

 INTRODUCTION GENERALE

 Un constat: persistance des difficultés d’ordre organisationnel, opérationnel et

comportemental dans notre administration publique.

 Une Solution: implémentation de la démarche qualité dans la délivrance du service

public à l’usager/client de l’administration publique de plus en plus exigent.

 Un outil : le Manuel des Procédures, comme outil d’organisation du travail et

instrument technique permettant d’améliorer la qualité du service public.

 Adoption : Conseil des ministres du mercredi 19 juillet 2023.

 INTRODUCTION GENERALE

Fondements du manuels des procédures:

 décret n°98-373/PRES/PM/MFPDI du 15 septembre 1998 portant généralisation des

manuels de procédures et des tableaux de bord dans les administrations publiques

 décret n°2017-0824/PRES/MFPTPS du 19 septembre 2017 portant charte de qualité

du service public ( art. 14 al.1 : l’obligation de disposer d’un manuel)

circulaire n°2022-015/PM/SG/DGAL du 14 avril 2022 pour rappel.

MODULE 1: GÉNÉRALITÉS SUR LE MANUEL DES
PROCÉDURES

I. Rappel des concepts

II. Le contenu du manuel

III. Les objectifs du manuel

 I. Rappel des concepts

1. Qu’est-ce qu’un MANUEL DES PROCÉDURES ?

❑ C’est un document de référence à usage interne dans lequel sont transcrits

tous les dispositifs mis en place au sein d’une structure pour permettre au
personnel d’offrir des services de qualité aux clients.

❑ Le manuel des procédures décrit de manière exhaustive, ordonnée et

formelle les méthodes utilisées pour exécuter les différentes opérations ou
prestations dans une structure publique.
 I. Rappel des concepts

2. PROCESSUS: Ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui

utilisent des éléments d’entrée pour produire des résultats escomptés.

3. PROCÉDURE: Manière spécifiée d’accomplir une activité ou un

processus
 I. Rappel des concepts

4. ACTIVITÉ : Ensemble cohérent de tâches ou séquences de travail

finalisé

5. TÂCHE: Unité élémentaire de l’activité de travail, elle est aussi une

étape plus détaillée d’une activité.
 II. LE CONTENU DU MANUEL

Tout manuel de procédures doit contenir :

▪ le champ d’application ;

▪ les indications sur les prestations fournies ;

▪ la procédure d’accomplissement des services publics ;

▪ les informations, les pièces et les conditions exigées pour bénéficier des

prestations
 II. LE CONTENU DU MANUEL

Tout manuel des procédures doit permettre aux questions suivantes:

 III. LES OBJECTIFS DU MANUEL
Le manuel des procédures à pour objectifs de :

❑ formaliser les principes, règles et procédures qui

régissent le fonctionnement des services

❑décrire le système d’exécution des activités, à travers la

définition des différentes procédures
 III. LES OBJECTIFS DU MANUEL

Dans l’administration publique, le MP vise à :

❑ fournir un cadre formel harmonisé d’exécution des attributions ou
activités de la structure publique ; ce qui garantit la continuité des
méthodes de travail, malgré les mutations et réorganisations du
personnel
❑ responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement
des tâches à leur poste de travail
 III. LES OBJECTIFS DU MANUEL

Dans l’administration publique, le MP vise à :

❑ faciliter l’apprentissage pour les nouveaux collaborateurs ;

❑ optimiser le système d’information de gestion pour accroître la

productivité du personnel et l’efficacité de la structure publique ;

❑ mettre en œuvre un contrôle efficace.

il s’agit de renforcer l’efficacité des structures par la fourniture aux

usagers/clients des prestations de qualité.
MODULE 2: MÉTHODOLOGIE D’ÉLABORATION DU MANUEL DES
PROCÉDURES

I. La phase préparatoire

II. La phase d’élaboration

 I. LA PHASE PRÉPARATOIRE

La phase préparatoire d’élaboration d’un manuel des procédures comprend les

étapes suivantes : mise en place de l’équipe, cadrage, identification des procédures,
mobilisation des ressources et sensibilisation des parties prenantes,
1. Mise en place de l’équipe projet et la formation des membres
Composition de l’équipe: représentants de la DDII, de la DRH, de l’ITS, des acteurs
des structures intervenant dans les procédures à décrire et éventuellement des
personnes de ressources
2. Cadrage des travaux
Objectifs: permette aux membres de l’équipe
- d’être au même niveau d’information
- d’harmoniser leurs attentes
- d’élaborer une feuille de route d’exécution de l’activité
 I. LA PHASE PRÉPARATOIRE

3. Identification des procédures à décrire

Les procédures sont identifiées sur la base des blocs d’attributions dont
les ministères ou les institutions ont la charge et non sur la base de leur
organisation selon le guide.
A titre illustratif, au MFPTPS, les procédures ne doivent pas être identifiées en
fonction des structures que sont la DGFP-AGRE-DGT-DGPS, mais en fonction des
principaux blocs d’attributions que sont:
GRH: Recrutement, rémunération, gestion des carrières,
TRAVAIL: application de la législation, animation du dialogue social, promotion
de la securité et santé au travail , promotion de la protection sociale
le décret n°2018-0500/PRES/PM/ MFPTPS du 19 juin 2018 portant guide
méthodologique de description des postes de travail des ministères et institutions
 I. LA PHASE PRÉPARATOIRE

4. Mobilisation des ressources financières

- faire le plaidoyer auprès de l’ordonnateur pour la prise en compte de l’activité dans

la programmation. ( Plan d’action)

- les PTF
5. Sensibilisation des parties prenantes
il est indispensable que le projet soit soutenu aussi bien par les premiers
responsables du Ministère/Institution que par l’ensemble du personnel. Une
démarche fondée sur la participation et la coopération de l’ensemble du personnel
peut être adoptée.
II. LA PHASE D’ELABORATION

L’élaboration du manuel des procédures passe par:

1. LA COLLECTE DES DONNÉES

La collecte des données est une phase cruciale du processus d’élaboration

d’un manuel de procédures.

Cette collecte peut combiner plusieurs techniques que sont:

❑ la revue documentaire

❑ L’entretien/ interview

❑ L’ observation sur site

❑ Etc.
II. LA PHASE D’ELABORATION

2. TRAITEMENT ET ANALYSE DES DONNÉES

Le traitement des données collectées permet d’apprécier
l’importance de chaque tâche effectuée et la responsabilité
de chaque titulaire de poste dans la procédure.
Il doit aussi se focaliser sur l’identification des forces et des
faiblesses des procédures ainsi que les risques y afférents.
Outils : Le diagramme de circuit ou le flow-chart, le test de
conformité, le test de permanence, la grille de séparation des
tâches, la matrice des risques, etc.
II. LA PHASE D’ELABORATION

3. LA RÉDACTION DU PROJET
l’équipe projet doit procéder à la réorganisation des données en
examinant les procédures en fonction de :
➢ leur pertinence et leur actualité ;
➢ leur exhaustivité par rapport aux processus ;
➢ leur adéquation avec les objectifs poursuivis et la vision définie pour la
structure.
L’équipe projet identifie par la suite, les procédures qui seront formalisées
par type de processus (Emploi-type) ou blocs d’attributions et procède à
la rédaction du manuel en prenant en compte les fiches de poste de travail
et le plan type du manuel.
PLAN TYPE D’UN MANUEL DES PROCÉDURES
Sigles et abréviations

Avant-propos du Ministre/Président d’institution

Tableau de présentation synthétique du manuel (Cf. canevas joint en annexe 1)

Introduction

Il s’agit de présenter le Ministère/ Institution en mettant l’accent sur sa mission, ses

attributions, son organisation et son fonctionnement en lien avec le ou les emploi-types
/bloc d’attributions dont les procédures seront décrites

Module 1 : Procédures de l’emploi-type/bloc d’attributions 1

Module 2 : Procédures de l’emploi-type/bloc d’attributions 2

Module 3 : Procédures de l’emploi-type/bloc d’attributions 3

Module N : Procédures de l’emploi-type/bloc d’attributions N

Il s’agit de présenter les fiches procédures par emploi-type. La fiche procédure se

présentera conformément au canevas joint en annexe 2 au présent guide.

Conclusion

Annexe : liste des membres de l’équipe projet (Nom, prénoms, titre, fonctions, etc.)

Table des matières

 FICHE PROCÉDURE

Procédure : Fiche N° :

Dernière mise à jour :

Objet :

Elément déclencheur :

Règles de gestion :

Références juridiques : Dossier requis : (lister les pièces

requises)
Lieux de mise en œuvre :
• …………..

• ……………

Intervenants Délais/
Activités/Tâches Supports
(Postes de travail) Périodicité
MODULE 3: ADOPTION ET MISE EN ŒUVRE DU MANUEL
DES PROCÉDURES

I. Validation du manuel

II. Mise en œuvre du manuel

 I. VALIDATION DU MANUEL

Après la phase d’élaboration, le projet de manuel doit faire l’objet

d’une validation (2). Avant cette étape intervient la pré-validation du
document (1).
1. Pré-validation du manuel des procédures
Le manuel de procédures doit faire l’objet d’une pré-validation entre
les membres de l’équipe projet et les acteurs concernés par son
utilisation. Cette étape permet aux acteurs concernés de faire des
observations et des amendements.
 I. VALIDATION DU MANUEL

2. Validation du manuel de procédures

Le manuel de procédures est validé par une réunion de cabinet

ministériel/institution élargie, aux membres de l’équipe projet. Il est
ensuite adopté par arrêté du Ministre/Président d’institution.
II. MISE EN ŒUVRE DU MANUEL

Une fois validé, le manuel de procédures doit être mis en œuvre.

A cet effet, le manuel doit faire l’objet de vulgarisation par les

membres de l’équipe projet.

Cet travail peut se faire à travers des communications, échanges ou

tout autre moyen.

Assurer le suivi-évaluation de l’application des procédures en vue

des éventuelles mises à jour.
 RESUME DE LA DÉMARCHE D’ÉLABORATION ET D’ADOPTION

Phase préparatoire Elaboration Adoption

Mise en place de l’équipe

Collecte de données
projet Pré-validation

Cadrage des travaux Traitement et analyse

des données Validation

Identification des
processus à décrire Rédaction de projet de
Manuel de procédures
Mobilisation des
ressources

Sensibilisation
Je vous remercie !