INITIATION OUTILS PROJETS : Outils dorganisation

Rmi Bachelet
Ce cours est disponible http://rb.ec-lille.fr

Cours distribu sous licence Creative Commons,

selon les conditions suivantes :
Source des images indiques au-dessous ou en cliquant sur limage

cole Centrale de Lille Cit Scientifique - BP 48 F-59651 Villeneuve dAscq Cedex

Image : Source

26/02/07

Objectifs de cette partie

Dcrire les outils de base permettant dorganiser un projet

Le compte-rendu, lordre du jour Le budget, la gestion de risques, les indicateursetc..

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

Les outils de base permettant dorganiser un projet

26/02/07

Animer les runions, les rendre efficaces, fixer des objectifs tablir les priorits, planifier Dfinir et grer les moyens Contrler les risques Suivre lavancement et piloter

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Animer les runions, les rendre efficaces

Une runion cote cher salaires horaires X nombre de participants En France, on a souvent la runionite La runion va t-elle se drouler ?
Fixer une date ni trop tt ni trop tard. Idalement proposer par ml 4 crneaux trois
semaines avant la date prvue.

.avec les bons participants ?

Les personnes prsentes sont-elles les bonnes ? Ex assommer le pilote en
transformant une runion davancement en runion technique, faire une runion sans savoir prcisment ce que lon attend des participants, vouloir entriner une dcision sans le dcideur.

Pourquoi investit-on du temps ?

fixer les objectifs de la runion : ordre du jour + tour de table des sujets avant de
commencer

Lanimateur est le garant de lefficacit / temps et de lordre du jour

Quest-ce qui a t dcid ?

Un compte-rendu doit dboucher sur des objectifs daction prcis

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Quest-ce quun bon objectif ?

CAMERA
Cadr (spcifique, prcis, dfini) Approuv, consensuel Pas diminuer labsentisme Mesurable, critre de validation donn mais rduire labsentisme de chance prcise dans le temps, dat 15%. Ne demandez pas Raliste, faisable.. dtre moins ferm mais proposez prendre la .. mais Ambitieux responsabilit de tel travail collectif ou danimer
tel type de runion On nimpose pas un objectif quelquun, on le discute (ou idalement cest la personne ou le groupe qui propose lobjectif quelle souhaite atteindre).

(En anglais SMART

Stretching, Measurable, Agreed-upon, Realistic, Time-Framed)

Trop facile, un objectif nest pas stimulant. Trop difficile, risque de se dcourager.

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Cycle daction : le PDCA

Le systme de management de la Qualit

= cale du PDCA qui permet de prenniser les amliorations Version franaise possible :

Prparer Drouler
Le PDCApeut aussi tre un tableau qui donne en ligne lesrsultats attendus en colonne les actions engager , la preuve qu'elles ont t faites et que les actions ont bien produit l'effet souhait.
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Contrler ( efficacit
des actions)

Ancrer
Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Le compte-rendu

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Le compte-rendu : Les plus

La cohrence : Le modle de CR est standard Le suivi : Commencer le compte-rendu par la validation des objectifs du CR prcdent. Ne jamais laisser filer un objectif non
atteint.

Le dtail des objectifs : le tableau dobjectifs prcise en plus.

Le moyen de validation de chaque objectif Quelles est la personne qui valide (diffrente du responsable de laction)

La rapidit daction : Le compte-rendu est envoy aux participants et aux absents avant 48h.
Lapprobation est demande.. par dfaut (si ncessaire, merci de bien vouloir amender avant XX)

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Reprsenter et planifier un projet cest

1. Dfinir lobjectif atteindre (un produit fabriquer) 2. Le dcomposer en sous-parties
Le diagramme fonctionnel Le diagramme des travaux (WBS) Le PERT Le GANTT Le budget

3. Dfinir les tapes pour le raliser

4. Prciser les moyens 5. Inventorier et grer les risques

toutes ces tapes on peut utiliser les outils des mthodes de rsolutions de problmes, notamment le brainstorming
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Dfinir lobjectif atteindre

Cest lobjet des mthodes de conception On reprsente dabord lobjet en termes fonctionnels ..
Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe

en termes fonctionnels signifie en

solutions techniques.

vitant de parler de

Lanalyse fonctionnelle tudie le besoin, elle permet dobtenir le Cahier des charges fonctionnel (CdCF) qui doit tre valid par le client.

.. Puis, une fois le besoin valid

Analyse fonctionnelle interne AMDEC Analyse de la valeur Plans, CAO
Utilisation ou copie interdites sans citation

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

26/02/07

Objet technique : diagramme fonctionnel

http://www.snc.edu/socsci/chair/333/pictures/Wbs.gif

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Objet technique : diagramme fonctionnel

Diagramme FAST du systme de sparation des tages du nano-lanceur :
Sparer les tages Commander la sparation

Effectuer la sparation

Grer le choc Ecarter les deux morceaux aprs la sparation

Grer l'environnement extrieur

Protger contre la temprature Protger contre la pression

Grer les dbris

Rcuprer les dbris Eviter un trop grand nombre de dbris

temps
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Contrler l'effectuation de la tche

Utilisation ou copie interdites Projet PERSEUS2 sans citation

26/02/07

Objet technique : outils de conception

Pour en savoir plus : Cours sur le processus de conception (pas forcment disponible ici) Guide Comment raliser une analyse fonctionnelle
Guide de base : http://rb.ec-lille.fr/Analyse_fonctionnelle/RemiBacheletGuideDe_l_AF.PDF Guide avec un exemple dapplication + autres documents http://rb.ec-lille.fr

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

Dcomposer les tches : diagramme des travaux (WBS Work Breakdown Structure)

26/02/07

http://distlearn.man.ac.uk/distance/proj_man/sld011.htm

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Diagramme de travaux /WBS

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation http://www.isi.edu/~iko/se/lca/lca_sdp_fig5_1.gif

Organiser les tches, dterminer le chemin critique.. PERT

Sa particularit est la suivante

26/02/07

Max !

Dates au plus tt Dates au plus tard

Le chemin critique est le chemin o date au plus tt = date au plus tard.

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Min !
http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule
Utilisation ou copie interdites sans citation

Organiser les tches, dterminer le chemin critique.. PERT

26/02/07

Sa particularit est la suivante .. un retard sur le chemin critique retarde la livraison finale du projet

Dates au plus tt Dates au plus tard

Le chemin critique est le chemin o date au plus tt = date au plus tard.

http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation http://www.transdata.fr/bois/Cours/PERT/le_pert.gif

26/02/07

tablir les priorits, planifier.. PERT

PERT = Program Evaluation and Review Technique

Quelle est ltape la plus importante du projet ? Quelles sont les priodes les plus critiques ?

Pour en savoir plus : http://www.mckinnonsc.vic.edu.au/la/it/ipmnotes/ganttpert Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

http://www.cs.unc.edu/~stotts/COMP145/OLD99/homes/afms/pic/pert.gif Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Planifier le calendrier dun projet : GANTT

Mode conception vs. Mode suivi Utilit des jalons Ralisme . (heures rellement disponibles ?)
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
Utilisation ou copie interdites sans citation

Les outils de conception/planification de projet senchainent rigoureusement

1. Poser les bases de ce qui est demand :
Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel

26/02/07

2.

Analyse fonctionnelle + oprations ncessaires la ralisation

WBS, diagramme des travaux

3.

Diagramme des travaux + dure et ordre de succession des tches

PERT

4.

PERT + ressources disponibles (heures-hommes, comptences, dates de vacances)

Gantt

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Dfinir et grer les moyens

Le budget 3 natures de ressources
Argent liquide (300) Encadrement : 96h Utilisation de matriel

Sert
valuer la faisabilit Demander des financements .. Rendre des comptes

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

Le budget est aussi un instrument de suivi et de pilotage

26/02/07

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Dfinir / prioriser / suivre les risques

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Cf. cours de gestion des risques

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Suivre lavancement et piloter

Vrifier que les objectifs sont atteints Mettre jour les outils de pilotage
Planning Budget Risques .

Indicateurs collectifs, entretiens de suivi individuel

Tenir les documents jour dans le classeur de projet amen toutes les runions.
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Outil daide la dcision : Matrice de dcision

Critres possibles pour le choix d'un projet : 3. 4. 5. 6. 7. Equilibre entre chance d'atteindre l'objectif / challenge Cohsion de l'quipe propose Cote d'amour de lquipe pour lide de projet Affinits pour les comptences acqurir Existence d'un client impliqu et prt payer..
Attention aux projets sans client ! Attention aux projets non financs !

Ils existe des projets orphelins financs, qui vont tre utiles car ils ont un client pourquoi choisir un projet sans client et sans moyens ?
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Matrice de dcision

Source http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Arbre de dcision
Un arbre est structur comme une suite de questions simples dont les rponses tracent un chemin descendant l'arbre. Le point final dtermine la classe ou l'estimation faite par le modle..

Source XXX

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26/02/07

Exemple darbre de dcision

www.eskimo.com

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation