Le contexte Bijouterie STEMA

Un PGI pour rpondre des besoins de gestion

Proprits
Type de publication Intitul cout Intitul long Formation concerne Matire Prsentation Contexte de SI Contexte de niveau II Bijouterie Stema Gestion d'une bijouterie l'aide d'un PGI Terminale GSI Gestion des systmes d'information Cette tude prsente les besoins de gestion dune bijouterie et leur prise en charge laide dun progiciel de gestion intgr (PGI). A laide de ce contexte, les lves peuvent tre amens travailler sur de nombreuses notions qui sont au programme de cette classe. Ce contexte comporte le ncessaire pour installer et utiliser le PGI OpenERP en classe, un TD de prise en main du logiciel ainsi quun diaporama de prsentation. Ce contexte de SI est une adaptation la terminale GSI du cas Zenta initialement propos pour lenseignement de GEOSI en BTS IG.

Description

Notions

A.1.1. Systme d'information et enjeux pour l'organisation A.1.2. Parties prenantes du systme d'information A.1.3. volution du systme d'information A.2.1. Approche des processus organisationnels A.2.2. Modlisation des processus B.1.1 Dfinition, interrogation et mise jour des donnes (vues) B.1.2 Contrle daccs aux donnes B.2.1. Services et protocoles rseau B.2.2. Formats dchange B.3.1 Environnement de travail de lutilisateur C.1.2. Formalisation des besoins C.2.1. Prise en charge du dialogue homme-machine Le recours un PGI en classe de terminale GSI est recommand dans le programme de cet enseignement : A. 1.3. volution du systme d'information Selon les cas, ladaptation du systme d'information peut utiliser des solutions dveloppes sur mesure ou bases sur l'utilisation de progiciels de gestion notamment dun progiciel de gestion intgr (PGI). Indications complmentaires : L'volution du systme d'information peut tre ralise selon plusieurs modalits. Il s'agit ici, par des exemples concrets, de comparer des solutions utilisant des dveloppements spcifiques ou des progiciels standard. partir d'un exemple limit une organisation de type PME/PMI, les changements importants induits par le dploiement d'un progiciel de gestion intgr (PGI) sont mis en vidence, la logique dintgration d'un progiciel tant diffrente de celle d'un dveloppement informatique spcifique.

Transversalit Outils

Management Le progiciel de gestion intgr libre OpenERP, le SGBD PostgreSQL, le logiciel Microsoft Access. Un kit dinstallation rapide de lensemble des logiciels libres ncessaires est disponible, voir le document <InstallationEtPriseEnMain> situ dans le dossier Application. GSI, PGI, ERP, progiciel de gestion intgr, processus, modle vnement-rsultat, systme dinformation, rseau, protocole, change, IHM, besoins 6 semaines (dure indicative) Karine Creyx et Marie-pascale Delamare avec lquipe SI du rseau CERTA. Novembre 2008 2.0

Mots-cls Dure Auteur(es) Date prvue de premire livraison Version

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Prsentation de lentreprise et des acteurs

La bijouterie STEMA, cre en 1971, est spcialise dans la cration et la vente de bijoux originaux. Depuis quelques annes, la bijouterie connat un dveloppement important de son activit et de son chiffre d'affaires. Ce dveloppement a conduit la grante recourir un progiciel pour grer son entreprise. Les bijoux sont imagins et fabriqus dans l'atelier puis mis en vente au magasin. Selon le succs quils rencontrent auprs de la clientle, de nouveaux exemplaires des modles de bijoux sont nouveau fabriqus ou non. STEMA est une PME comptant aujourdhui une vingtaine de salaris dont : La grante Elle s'occupe de tout l'aspect administratif et comptable de la bijouterie. C'est elle qui calcule le prix de vente des bijoux. Elle gre galement les stocks de matires premires et de composants en tenant compte des demandes de la cratrice et de l'employ. Elle est aide dans son travail par une secrtaire et une aide-comptable. La cratrice des bijoux Elle conoit et cr les nouveaux bijoux en les imaginant puis en les fabriquant. Elle cre les fiches-produits de ces nouveaux bijoux de faon ce quil soit possible de les reproduire. Elle est galement charge de vrifier le travail des ouvriers-joailliers. Les vendeuses ; elles reoivent les clients au magasin, les conseille et assure les ventes. Les ouvriers-joailliers sont chargs de la fabrication et du rapprovisionnement des bijoux sous la responsabilit de la cratrice.

La grante na pas les comptences techniques pour mettre en place le progiciel et lutiliser. Elle a fait appel une SSII pour choisir le progiciel et ladapter aux besoins spcifiques de la bijouterie. La responsable dveloppement de la SSII sest occup personnellement de ce dossier car c'est la premire fois que sa socit met en place un progiciel de gestion intgr (PGI) chez un client. Lenjeu est important car de plus en plus de PME clientes souhaitent faire voluer leur systme dinformation laide dun PGI.

Le rseau informatique de lentreprise :

Aujourdhui lentreprise possde trois ordinateurs. Un serveur est situ dans le bureau de la grante. Elle dispose d'un poste, sa secrtaire galement mais elle n'accde pas pour le moment l'application. Un poste au magasin est utilis par les vendeuses. Un ordinateur portable l'atelier, reli au rseau Wi-Fi, est utilis par la cratrice et les ouvriers-joailliers. La base de donnes est installe sur le serveur du bureau de la grante. Tous les utilisateurs accdent l'application en tant que client. En mode client/serveur, la partie applicative serveur de OpenERP envoie les formulaires au client sous la forme de donnes XML, le client interprte ces donnes et affiche le formulaire ; il sagit donc dun change de donnes entre applications
Poste magasin

Serveur

Poste atelier reli sans fil

Poste grante

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Rles des acteurs Interview de la responsable dveloppement de la SSII

Quel a t votre rle dans la bijouterie STEMA ? J'ai t charge dtudier le fonctionnement de la bijouterie afin de trouver la solution informatique la plus adapte ses besoins. Aucune comptence informatique nest disponible la bijouterie Pour quelles raisons un PGI a-t-il t choisi ? La grante souhaitait informatiser la bijouterie. Lors de nos premiers entretiens, elle nous a parl de grer dans un premier temps la production des bijoux raliss dans l'atelier et les stocks de ces bijoux. Pourquoi ne pas avoir choisi de dvelopper une application de gestion de production ? En discutant avec la grante, j'ai compris qu'elle souhait disposer de nouvelles fonctionnalits. La capacit apporter une aide dans tous les aspects du mtier (la fabrication des bijoux, leur cot de fabrication, leur vente) est justement un atout majeur dun progiciel de gestion intgr. Quels sont les autres atouts d'un PGI ? Un PGI sappuie sur une base de donnes unique. Nous sommes donc srs que les donnes du SI sont cohrentes et homognes. Ceci favorise la communication interne et externe. Pourquoi le PGI OpenERP plutt qu'un autre ? OpenERP est un logiciel libre. Or, les cots lis aux licences dutilisation d'un PGI sont assez levs. Nous avons donc propos OpenERP qui est gratuit et qui permettait de limiter le cot aux frais d'installation, de formation et de maintenance. Il est relativement simple paramtrer et utiliser. En outre la communaut des utilisateurs de OpenERP est trs active et de nombreuses extensions (modules) sont disponibles autour de ce produit. Qu'avez-vous configur dans le PGI ? Un PGI permet de grer l'ensemble des processus d'une entreprise grce des modules qui prennent chacun en charge un processus. Certains modules sont prsents par dfaut l'installation, d'autres sont optionnels et peuvent tre installs plus tard, en fonction des besoins. Au dpart, la grante ne souhaitait pas grer l'ensemble de l'organisation grce au PGI. Elle souhaitait en priorit grer la production, les stocks (de produits finis, mais pas de matires premires dans un premier temps) et les ventes. Concrtement comment avez-vous travaill avec le PGI ? Dans un premier temps, nous avons enregistr les matires premires dans le PGI. Puis nous avons cr les catgories de bijoux (bagues, bracelets), puis les catgories de clients. Enfin, nous avons cr les utilisateurs et les groupes et attribu les autorisations en fonction du rle de chacun. En effet, la grante ne souhaitait pas que tous les employs aient accs toutes les informations enregistres dans la base de donnes. Aussi avons-nous cr des groupes (ce sont les groupes qui ont des droits dans OpenERP). Nous leur avons accord des droits daccs tel ou tel module et enfin nous avons cr des utilisateurs dans ces groupes. Et actuellement, quel est votre rle ? Je m'occupe de la maintenance. Quand les utilisateurs rencontrent un problme dans l'utilisation du PGI, je suis l pour les dpanner. J'attends aussi que la grante soit prte pour la configuration de nouveaux modules ! Il serait trs intressant pour elle de faire la comptabilit grce au PGI. Je sais aussi qu'elle souhaite terme vendre sur internet. Or il est possible d'adjoindre un module afin de dvelopper un site de e-commerce. De multiples volutions sont donc possibles !

Interview de la cratrice de bijoux

Quel est votre rle dans la bijouterie ? Je suis passionne par la cration de bijoux. Lorsque j'ai une ide de bijou, je commence aussitt sa fabrication en choisissant les matires premires et en assemblant le bijou au gr de mon inspiration. Sur le plan de la gestion, je m'occupe des rapprovisionnements. Donc, lorsque vous avez une nouvelle ide de bijou, vous commencez directement sa fabrication? http://www.reseaucerta.org CERTA - novembre 2008 v2.0 Page 3/15

Non, avant de le fabriquer, je note d'abord toutes les matires premires et les composants que je veux utiliser. Quelle est la diffrence entre les matires premires et les composants ? Nos bijoux sont faits partir d'or et d'autres matires (ambre, pierres, perles,). Les composants sont en or. Ce sont de petites pices dj manufactures qui vont entrer dans la fabrication. Par exemple, un fermoir ou des petits anneaux Les autres matires sont des pierres prcieuses, fines ou ornementales (nous travaillons beaucoup avec l'ambre et les perles). Que notez-vous exactement ? Je note chaque lment qui entre dans la fabrication du bijou. Certains lments sont pris en compte la pice, et d'autres au poids. Par exemple, l'or manufactur (les composants en or) est au poids (en gramme), l'ambre est galement au poids. En gnral, les autres matires premires (pierres et perles) sont l'unit. Ensuite, vous commencez la fabrication ? Non, je pse d'abord l'ensemble des lments que je vais utiliser en dehors de lor et je note ce poids. Alors seulement, je commence fabriquer le bijou. Il m'arrive parfois de retirer des lments (selon mon inspiration !) ou d'en ajouter. Bien entendu, je les pse et je note chaque fois de manire trs rigoureuse, sinon, la grante ne pourrait pas calculer le cot du bijou et surtout nous ne pourrions pas le refaire l'identique une fois vendu ! Et lorsque le bijou est termin, que faites-vous ? Je commence par noter le temps pass afin de pouvoir intgrer la main d'uvre au cot du bijou. Puis je pse le bijou fini. Ainsi, en prenant le poids total et en enlevant le poids de tous les lments utiliss pess au dpart, je trouve le poids de l'or effectivement prsent dans le bijou Votre travail est termin ensuite ? Non, je cre la rfrence du bijou et la fiche-produit grce au formulaire "Produit". Qu'utilisez-vous comme rfrence de bijou ? Les rfrences sont construites de manire prcise en fonction des lments suivants. Les bijoux sont classs en 4 catgories. - Bracelet (B pour braceletti) - Bague (AN pour annelli) - Colliers (G pour girocolli) - Boucles d'oreilles (OR pour orechini) Chaque catgorie de bijou comporte des sous-catgories. Il y a des bijoux avec des pierres, d'autres avec des perles ou de l'ambre, ou des diamants ou simplement de l'or. En fonction des lments du bijou, on attribue un numro (0, 1, 2 ou 3). Vient ensuite un numro d'ordre sur deux chiffres. me Par exemple, un bracelet avec des perles (le 52 ) sera rfrenc B052. Mais cette rfrence ne permet-elle pas de savoir prcisment les lments utiliss dans le bijou ? Non, pour cela, nous utilisons la nomenclature et la gamme. Qu'est-ce que la nomenclature ? La nomenclature d'un bijou est la liste des lments utiliss au cours de sa fabrication, (matire utilis, poids ou quantit). La nomenclature d'un bijou correspond sa rfrence. C'est vous qui crez les nomenclatures ? Oui, aprs avoir not la rfrence du bijou et cr sa fiche produit, je complte sa nomenclature grce au formulaire "Composants de la nomenclature". La nomenclature a la mme rfrence que le bijou concern. J'associe une gamme cette nomenclature, puis je saisis tous les composants et toutes les matires entrants dans la fabrication de ce bijou, avec leur quantit respective (en unit ou en gramme). Vous parlez de gamme. A quoi cela correspond-il ? La gamme correspond en fait au montage du produit. Pour simplifier, cela permet de prendre en compte la main d'uvre ncessaire pour fabriquer le bijou. Le cot horaire de la main d'uvre est de 15 . Pour faciliter le calcul des cots, nous avons cr plusieurs gammes dassemblage en fonction des diffrentes dures possibles : Manufacture100-25 est la gamme dont le temps main duvre est de 100 minutes et qui donne un cot de main duvre de 25 , Manufacture80-20 est la gamme dont le temps main duvre est de 80 minutes et qui donne un cot main duvre de 20 etc. http://www.reseaucerta.org CERTA - novembre 2008 v2.0 Page 4/15

Tout est ralis latelier ou faites-vous appel des sous-traitants ? Il existe des produits (surtout ceux qui sont composs de diamants) qui font appel des oprations de sous-traitance. Pour l'instant, nous ne grons pas encore dans le progiciel les oprations de soustraitance. Donc, pour chacun de ces bijoux l, nous avons cre une gamme spcifique qui contient en gnral deux oprations : une opration qui reprsente le travail effectu latelier (manufacture) et une opration qui reprsente la sous-traitance (la fixation du diamant sur la monture en or essentiellement) et qui portera simplement comme nom, le nom du produit. Et ensuite, que faites-vous ? Mon travail sur le bijou est termin Je ne m'occupe pas des cots des produits, c'est la grante qui le fait. Je lui donne le bijou et la laisse poursuivre le travail. Vous avez parl tout l'heure de rapprovisionnement. Pouvez-vous nous en dire plus ? Concrtement, en fin de journe, quand les vendeuses confirment les ventes, une demande de rapprovisionnement est aussitt gnre pour chaque bijou vendu. Ainsi, tous les matins, je consulte le formulaire "Approvisionnements-brouillons" dans le module GPAO pour connatre les bijoux quil faut rapprovisionner. Une nouvelle fabrication dun bijou est dcide selon quil se vend plus ou moins bien, que les matires premires sont disponibles ou non. Une fois la dcision prise de fabriquer un nouvel exemplaire dun bijou, je lance l'ordre de rapprovisionnement. Un ordre de fabrication est alors automatiquement gnr. Je consulte alors le formulaire "ordre de fabrication dmarrer" et commence prparer la fabrication du bijou. Qui s'occupe alors de fabriquer le bijou ? En fait, je ne m'occupe pas directement de la fabrication, ce sont les ouvriers-joailliers qui s'en occupent. Mais je suis dassez prs cette production. Je reprends la fiche-produit et la structure de la nomenclature. Je slectionne les diffrents composants et les diffrentes matires premires. Comme pour une premire production, je note chaque lment en prcisant son poids ou sa quantit. Je pse ensuite le total pour pouvoir retrouver le poids de l'or effectivement utilis. Mais puisque nous sommes dans le cas d'une seconde production, les poids ne sont-ils pas identiques ? Attention, ici tout est fabriqu la main ! Le poids de l'or utilis n'est donc jamais tout fait le mme. Nous devons en tenir compte pour le calcul du cot du bijou. Et l vous dlguez le travail ? Oui, c'est exactement cela. Je donne aux ouvriers-joailliers une photographie du bijou crer, les lments du bijou et sa nomenclature et ce sont eux qui ralisent le bijou. Ils donnent ensuite le bijou la grante ? Non. Une fois le bijou ralis, ils notent le temps pass le fabriquer (nous devons vrifier qu'il y a concordance avec le temps indiqu sur la gamme). Ensuite, ils me donnent le bijou afin que je le vrifie. Je contrle sa qualit et parfois, je leur redonne afin qu'ils rectifient quelques imperfections. Ensuite, je pse le bijou afin de trouver le poids de l'or utilis. Je modifie ventuellement la nomenclature et la gamme. Je redonne alors le tout la grante.

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Annexe 1 : Fiche produit du bijou B001

Annexe 2 : Nomenclature du bijou B001

Interview de la grante
Quel est votre rle au sein de la bijouterie ? Je suis charge de tout l'aspect administratif et comptable de la bijouterie. C'est moi qui calcule les prix des bijoux, qui suis charge de les rentrer en stock dans le magasin La cratrice nous a dit qu'aprs avoir cr la fiche-produit et la nomenclature d'un nouveau bijou, elle vous transmettait celui-ci. Que faites-vous alors ? Je reprends la fiche produit. Maintenant que la nomenclature et la gamme sont cres, je peux calculer le cot du produit. Pour cela, dans la fiche produit, jutilise le bouton "Prix standard calcul . Le cot de production direct et le prix de vente sont alors calculs et enregistrs par le systme. Si ce http://www.reseaucerta.org CERTA - novembre 2008 v2.0 Page 6/15

cot de production direct ou ce prix de vente me paraissent trop levs, je peux utiliser le bouton Imprimer la structure de cot du produit". Jobtiens alors un tat qui me prcise avec quelles donnes sont calculs ces deux prix. Comment est calcul ce prix de vente ? Le prix de vente hors taxe est gal deux fois le cot de revient du bijou (c'est--dire ici, deux fois le cot de production direct) Ensuite, que faites-vous ? Je prends le bijou en photo et je l'attache la fiche produit (en anglais attachment ). J'tiquette ensuite le produit et je le rentre en magasin en utilisant le formulaire "Rception des marchandises" dans le module "Gestion des stocks". Ensuite, le bijou est prt tre plac sur nos prsentoirs en magasin. Le processus de production est alors termin ! Et lors d'un rapprovisionnement, que faites-vous ? En fait, mon travail est le mme. Quand la cratrice me donne le bijou, je commence par calculer le cot du produit, le prend en photo, l'tiquette et le place sur les prsentoirs. Je peux alors dclarer la fabrication termine dans le formulaire "Ordre de fabrication produire ". A ce moment, le produit est automatiquement sorti du stock de production et entr en stock magasin.

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Annexe 3 : Structure de cot du produit du bijou B001

Annexe 4 : Photographie attache au produit B001

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Interview d'une vendeuse

Comment se passent les ventes dans la bijouterie ? Le matin, nous dmarrons le progiciel sur notre ordinateur. Nous ouvrons alors trois formulaires de ventes (elles sont assimiles des formulaires de commandes client). Un formulaire pour les clients rguliers, un pour les clients occasionnels et un autre pour les touristes. Vous faites donc un formulaire pour chaque vente ? Non, toutes les ventes concernant chaque type de client se font sur le mme formulaire. Pour chaque vente, je me positionne sur le formulaire correspondant et j'ajoute une ligne de commande. A la fin de la journe, nous confirmons les commandes clients. En faisant cela, le stock magasin est aussitt modifi et les demandes de rapprovisionnement pour les bijoux vendus sont aussitt gnres. C'est alors la cratrice qui prend le relai pour dcider de rapprovisionner les bijoux vendus.

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Annexe 5 : Formulaire de ventes (commandes client)

Annexe 6 : Dtail lignes de commande

Annexe 7 : Slection du bijou vendu

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Interview d'un ouvrier joaillier

Pouvez-vous nous en dire plus sur votre rle dans la bijouterie ? Nous sommes chargs de fabriquer les bijoux rapprovisionner. C'est la cratrice qui vous dit quel bijou fabriquer ? Oui. Elle connat les bijoux rapprovisionner et lance l'ordre de fabrication. Aprs avoir slectionn tous les lments du bijou, elle nous transmet tous ces lments. Nous pouvons donc consulter la nomenclature et la gamme du bijou fabriquer et commencer alors la fabrication. Pourquoi ne slectionnez-vous pas les lments vous-mmes ? C'est un travail dartiste, de plus cela a une incidence sur le prix du bijou. Le choix des pierres ou des perles est trs dlicat car ce ne sont pas des lments industrialiss. Elles sont donc toutes diffrentes et la cratrice qui est l'origine de chaque bijou prfre choisir les lments elle-mme. Est-ce vous qui modifiez la nomenclature ou la gamme en cas d'erreur ? Non, nous pouvons seulement consulter. Nous ne pouvons pas crer ou modifier les fiches-produits, ni les nomenclatures. Nos droits sur lapplication sont limits.

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Reprsentation des processus Gestion de la production

Conception dun nouveau bijou
Priode Cratrice Grante Magasin Type

Nouvelle fabrication dcide

Fabrication Slection des lments Pese et comptage de chaque lment Pese globale des lments Fabrication Relev du temps pass Pese du bijou Toujours

Manuel

Bijou disponible

Cration fiche-produit Cration rfrence Cration fiche-produit Cration ventuelle mat.prem. Cration ventuelle gamme Cration nomenclature Saisie gamme Toujours

Manuel

Donnes saisies

Calcul du cot du bijou Calcul cot production direct Photo bijou et MAJ fiche-produit Etiquettage Cration mouvement stock Toujours Manuel

Stock magasin MAJ

Stock production PF MAJ

Bijou expos en magasin

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Gestion des ventes

Priode

Magasin

Type

Bijou vendu

MAJ formulaire vente Slection formulaire Saisie vente Toujours Manuel

Chaque soir

Vente saisie

ET Validation des ventes Confirmation commandes client Toujours Manuel

Stocks magasins MAJ

Stocks clients MAJ

Rappro dclenches

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Gestion de la production
Rapprovisionnements
Priode Magasin Cratrice Ouvrier-joaillier Grante Type

Tous les matins Besoins de rappro enregistrs

ET Lancement des ordres d'approvisionnement Consultation des rappros lancer Choix des rappro lancer Aucune rappro Rappros choisies Manuel

Rappro abandonn e

Ordre d' approvisionne ment mis

Prparation fabrication Lancer l'ordre de production Slection des composants et obtention photo Pese et comptage de chaque composant Pese globale Toujours Manuel

Elments prprars

Fabrication Fabrication bijou Relev temps pass Toujours Bijou fabriqu ou rectifi Manuel

Contrle qualit Contrle assemblage Qualit OK Qualit revoir Bijou refus

Manuel

Bijou disponible

Rectification bijou Rectification bijou Relev temps pass(2) MAJ caratristiques produit Pese bijou pour trouver poids or Modif ventuelle nomenclature Vrifi gamme Toujours Toujours Manuel Manuel

caractristiqu es produit MAJ

Calcul cot Calcul ventuel Modif ventuelleET standard prix Photo bijou Etiquettage Fin ordre fabrication Toujours Manuel

Bijou expos en magasin Stock magasin MAJ Sortie stock production

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