INSTITUT DE LA CONNAISSANCE

COMMENT CRER ET PRSENTER UN R A P P O RT

RAPPORT DE RECHERCHE PRSENT MONSIEUR CHARLES GIROUX PAR THI BICH H NGUYEN TROIS-RIVIRES, LE 15 SEPTEMBRE1998

TABLE DES MATIRES

INTRODUCTION ............................................................................................... 1 CHAPITRE 1 ..................................................................................................... 3 1.1 DLIMITATION PRCISE DU SUJET ................................................................. 3 1.2 LABORATION D'UN PLAN DE TRAVAIL PROVISOIRE ........................................ 4 1.3 CHOIX DES MATRIAUX ................................................................................ 4 1.4 PLAN DTAILL ........................................................................................... 4 CHAPITRE 2 ..................................................................................................... 5 2.1 PAGES PRLIMINAIRES ................................................................................ 5 2.1.1 Page de titre ...................................................................................... 6 2.1.2 Page de remerciement ...................................................................... 6 2.1.3 Sommaire........................................................................................... 7 2.1.4 Table des matires ............................................................................ 7 2.1.5 Liste des tableaux et des figures ....................................................... 8 2.1.6 Liste des abrviations et des sigles................................................... 8 2.2 CORPS DU RAPPORT ................................................................................... 8 2.2.1 Introduction ........................................................................................ 8 2.2.2 Dveloppement.................................................................................. 9 2.2.3 Conclusion ......................................................................................... 9 2.3 PAGES ANNEXES ......................................................................................... 9 2.3.1 Recommandations........................................................................... 10 2.3.2 Annexes ........................................................................................... 10 2.3.3 Glossaire.......................................................................................... 10 2.3.4 Bibliographie .................................................................................... 10 2.3.5 Index ................................................................................................ 11 CHAPITRE 3 ................................................................................................... 12 3.1 SAISIE DU DOCUMENT ............................................................................... 12 3.2 MARGES................................................................................................... 13 3.3 INTERLIGNES ............................................................................................ 14 3.4 PAGINATION ............................................................................................. 14 3.5 CITATIONS ................................................................................................ 15 3.5.1 Citations courtes .............................................................................. 16 3.5.2 Citations longues ............................................................................. 16 CONCLUSION ................................................................................................ 17 BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................ 18

II

INTRODUCTION
Un rapport a pour but de donner la mthodologie suivre pour la rdaction des rapports. Ainsi, toutes les tapes prparatoires seront vues. Il s'agit des points suivants :

Dlimiter le sujet laborer un plan de travail Choisir les matriaux Rdiger un plan dtaill

Chaque lment faisant partie du rapport sera abord et, dans certains cas, un exemple l'illustrera. Ces lments sont les suivants :

Les pages prliminaires L'introduction Le dveloppement La conclusion Les pages annexes

Un chapitre du rapport est consacr aux principales rgles de mise en pages. Les thmes suivants y sont traits :

Saisie Marges Interlignes Pagination Citations

Nous esprons ainsi offrir tous ceux qui ont rdiger des rapports un outil de rfrence dans lequel ils peuvent trouver rponse leurs questions.

412-180/U :Bureautique/r appor t/r apport_nguyen.doc/Thi B ich H Nguyen/2006-11-14

CHAPITRE 1
Le rapport
Le rapport est un crit qui transmet des renseignements une autorit suprieure pour la tenir au courant de la marche de l'entreprise ou pour l'aider prendre une dcision. Il occupe donc une place importante dans l'ensemble des communications crites qui circulent dans une entreprise.

Avant de passer la rdaction du rapport, il est important de procder mthodiquement sa prparation puisque le but premier du rapport est d'informer avec clart et objectivit.

1.1 Dlimitation prcise du sujet

Avant de rdiger, il faut d'abord savoir ce que l'on va dire. Le premier point est de bien comprendre le sujet traiter et de le circonscrire.

1.2 laboration d'un plan de travail provisoire

Cette tape consiste tablir une liste des diffrents aspects considrer, des diffrentes dmarches effectuer afin de cerner les aspects importants du problme.

1.3 Choix des matriaux

Cette recherche a pour but de runir le maximum de renseignements sur le sujet traiter. Pour vous aider, posez-vous la question: Si j'tais la place du destinataire, quels sont les renseignements que j'aimerais trouver dans ce rapport? .

1.4 Plan dtaill

Ce travail consiste mettre en ordre les matriaux rassembls et les incorporer dans un plan logique. L'tablissement d'un plan est absolument ncessaire pour ordonner les ides et pour rendre le rapport intressant et concluant.

412-180/U:Bur eaut ique/rapport/rapport_nguyent.doc/Thi Bich H Nguyen/2006-11-14

CHAPITRE 2
Les parties du rapport
Le corps du rapport se compose de trois parties : l'introduction, le dveloppement, la conclusion. Les pages prliminaires et les pages annexes compltent ce document.

2.1 Pages prliminaires

Les pages prliminaires' se prsentent au dbut du rapport, avant l'introduction. Elles sont disposes selon l'ordre suivant

la page de titre; la page de remerciement; le sommaire; la table des matires; la liste des tableaux;

2.1.1 Page de titre La page de titre est la premire page du rapport. Pour permettre au lecteur de prendre connaissance du sujet trait et de l'origine du document, on doit retrouver les informations suivantes

le nom de l'tablissement; le titre du rapport; le nom de la personne qui est destin le rapport; le nom de la personne qui a produit le rapport; le lieu et la date de prsentation.

2.1.2 Page de remerciement Les remerciements doivent tre inclus uniquement dans les projets d'envergure. La page de remerciement suit immdiatement la page de titre. Voici un exemple de formule de remerciement

Nous tenons remercier sincrement toutes les personnes qui ont offert leur support technique et scientifique l'quipe de recherche.

412-180/U:Bur eaut ique/rapport/rapport_nguyent.doc/Thi Bich H N guyen/2006-11-14

2.1.3 Sommaire Le sommaire est un court rsum d'un rapport technique. Celuici doit tre rdig la toute fin de la rdaction du rapport puisqu'il prsente les rsultats et les conclusions de l'tude. Le sommaire doit comporter les lments suivants

les buts et les objectifs du rapport; une petite introduction sur le sujet trait; la problmatique; la faon dont les rsultats finaux ont t obtenus; les rsultats importants; la conclusion; les recommandations.

2.1.4 Table des matires La table des matires prsente un plan dtaill du rapport en indiquant les chapitres, les titres, les sous-titres suivis du numro de page o ils se retrouvent.

La rfrence des pages de l'introduction, des annexes, de la bibliographie et de l'index font galement partie de la table des

412-180/U:Bur eaut ique/rapport/rapport_nguyent.doc/Thi Bich H N guyen/2006-11-14

matires. Les pages prliminaires ne font pas partie de la table des matires.

2.1.5 Liste des tableaux et des figures Lorsqu'un rapport compte plus de trois tableaux ou plus de trois figures, une liste doit tre cre pour chacun d'eux. Sinon, le titre de ceux-ci doit apparatre dans la table des matires sous les annexes.

2.1.6 Liste des abrviations et des sigles Si des abrviations et des sigles qui ne sont pas connus sont employs dans un rapport, une liste descriptive doit tre cre pour ceux-ci.

2.2 Corps du rapport

2.2.1 Introduction L'introduction doit mentionner le sujet trait dans le rapport et les motifs du rapport. Son texte doit tre bref et prcis. Les trois points suivants doivent tre abords : l'entre en contact avec le lecteur, la prsentation du sujet, l'explication de la structure du rapport.

412-180/U:Bur eaut ique/rapport/rapport_nguyent.doc/Thi Bich H N guyen/2006-11-14

2.2.2 Dveloppement Le dveloppement reprsente le corps du travail. Il est divis en chapitres. Cette partie du rapport expose et analyse les faits.

2.2.3 Conclusion La conclusion est la partie finale du rapport, la synthse des grands thmes ainsi que les solutions proposes. La conclusion a un lien direct avec l'introduction.

Les solutions juges appropries sont prsentes par ordre d'importance et d'urgence. Les moyens d'action prendre doivent tre clairement dfinis.

la fin de la conclusion, il est important de mentionner si l'tude a couvert tous les aspects du problme soulev. Dans le cas contraire, on doit noncer une hypothse quant au suivi de l'tude effectue. La conclusion ne doit pas dpasser une page et demie.

2.3 Pages annexes

Les pages annexes sont celles qui suivent les pages prsentant le corps du rapport. Les recommandations, les annexes, le glossaire, la bibliographie et l'index font partie des pages annexes.

412-180/U:Bur eaut ique/rapport/rapport_nguyent.doc/Thi Bich H N guyen/2006-11-14

2.3.1 Recommandations Les recommandations peuvent tre exposes sur une page seule. Elles noncent les actions qui doivent tre entreprises la suite de l'tude effectue.

2.3.2 Annexes Un rapport peut comprendre plusieurs annexes. Celles-ci sont essentielles la comprhension du rapport. Il peut s'agir d'extraits d'ouvrages, de tmoignages, de plans, de devis, etc.

2.3.3 Glossaire Le glossaire ou lexique est une liste alphabtique des termes techniques ou peu connus utiliss dans le rapport suivis d'une dfinition simplifie.

2.3.4 Bibliographie La bibliographie dcrit les sources d'informations qui ont t consultes au cours de la prparation du travail. Les sources peuvent provenir de livres, d'ouvrages, d'tudes, d'articles de revues ou de journaux. Celles-ci peuvent tre regroupes par catgories.

412-180/U:Bur eaut ique/rapport/rapport_nguyent.doc/Thi Bich H N guyen/2006-11-14

10

2.3.5 Index Un index est une liste alphabtique sur les sujets traits, des mots cits dans le texte du rapport suivis des numros de page o ils se trouvent. Lindex est plac la fin du document.

412-180/U:Bur eaut ique/rapport/rapport_nguyent.doc/Thi Bich H N guyen/2006-11-14

11

CHAPITRE 3
La rdaction du rapport
l'tape de la rdaction du rapport, vous devez respecter certaines rgles de mise en pages se rapportant la saisie, aux marges, l'interligne ou encore la pagination.

3.1 Saisie du document

Avant tout, un rapport est rdig en suivant le plan dj dfini. Pour faciliter la lecture et structurer l'information, le rapport doit comporter des titres, des sous-titres et des intertitres.

Chaque page qui introduit un lment porte un titre. Si le rapport doit tre imprim recto verso, les pages comportant un titre doivent dbuter sur une page impaire.

Le rapport doit tre saisi dans une police de caractres facilement lisible. Les titres et sous-titres doivent se dtacher du texte courant en utilisant, par exemple, une police de caractres diffrente du texte. Les intertitres et les subdivisions apparaissent dans la mme

police de caractres que le texte courant. Ceux-ci sont gnralement mis en valeur par des attributs de caractres.

Chaque niveau du plan de travail doit tre imprim dans une taille de caractres diffrente. Un ordre de grandeur doit tre respect selon le niveau. Par exemple, la taille des caractres pourrait tre dfinie comme suit

Titre principal : 22 points Sous-titre : 18 points Intertitre : 14 points Subdivision : 12 points Texte courant : 12 points

3.2 Marges
Toutes les marges du rapport sont de 2,54 cm. Lorsque le rapport est broch ou reli, la marge gauche doit tre de 3,81 cm.

La marge suprieure des pages qui prsentent un titre est gnralement de 6,35 cm.

412-180/U:Bur eaut ique/rapport/rapport_nguyent.doc/Thi Bich H N guyen/2006-11-14

13

3.3 Interlignes
Le rapport est saisi interligne double partir de la page de l'introduction jusqu' la dernire page de la conclusion. Les pages prliminaires et les pages annexes (annexes, bibliographie, index, etc.) sont saisies interligne simple.

Le titre doit tre spar du sous-titre par une seule ligne blanche et le sous-titre doit tre spar du texte par deux lignes blanches.

Pour crer un espacement plus grand avant l'intertitre qu'aprs, deux retours doivent prcder chaque intertitre et un retour doit le suivre.

3.4 Pagination
La pagination du rapport doit apparatre dans la mme police de caractres que celle du texte. La pagination doit tre place de faon ce que le lecteur puisse la reprer facilement. Toutes les pages du rapport sont comptes, y compris les pages blanches.

Lorsque les pages prliminaires sont pagines, on utilise les chiffres romains minuscules (i, ii, iii,...) ou majuscules (I, II, III,...) l'exception de la page de titre qui est cependant compte.

412-180/U:Bur eaut ique/rapport/rapport_nguyent.doc/Thi Bich H N guyen/2006-11-14

14

La pagination dbute en chiffres arabes (1, 2, 3,...) sur la page de l'introduction et se poursuit sur toutes les pages du rapport y compris les annexes, le glossaire, la bibliographie et l'index.

On omet la pagination sur toutes les pages qui prsentent un titre important. Par exemple, la premire page

de la table des matires; de l'introduction; de chaque chapitre; de la conclusion; de la bibliographie; etc.

On omet galement la pagination sur les pages comportant un tableau, un graphique ou une illustration couvrant la page entire.

3.5 Citations
La citation est un texte emprunt d'autres ouvrages et rapport fidlement dans les mots de l'auteur. Les citations doivent tre prsentes diffremment du texte principal.

412-180/U:Bur eaut ique/rapport/rapport_nguyent.doc/Thi Bich H N guyen/2006-11-14

15

La partie omise d'une citation doit tre remplace par des points de suspension entre crochets [...]. Une erreur contenue dans une citation ne doit pas tre corrige mais signale par le mot sic crit en italique et entre crochets [sic].

3.5.1 Citations courtes Une citation de trois lignes ou moins demeure dans le paragraphe et peut tre mise en italique. Un guillemet franais ouvrant () est insr au dbut de la citation et un guillemet franais fermant () est insr la fin de la citation. Les guillemets anglais (") sont utiliss l'intrieur de la citation seulement.

3.5.2 Citations longues Une citation de plus de trois lignes doit tre dtache du texte et saisie simple interligne avec des retraits gauche et droit.

Elle peut tre mise en italique ou entre guillemets. ce moment, si la citation comporte plusieurs paragraphes, vous devez faire prcder chaque paragraphe d'un guillemet ouvrant. Seul le dernier paragraphe de la citation devra tre ferm d'un guillemet.

412-180/U:Bur eaut ique/rapport/rapport_nguyent.doc/Thi Bich H N guyen/2006-11-14

16

CONCLUSION
Nous avons tent de couvrir les principales rgles concernant la prparation et la rdaction d'un rapport quel que soit le type.

Certains types de rapport ne contiennent pas ncessairement tous les lments que nous avons abords. Par contre, d'autres types de rapport peuvent contenir des lments que nous n'avons pas traits. Ces derniers ont fait l'objet d'une autre recherche.

3. Jean BONNEAU, Tout sur les rapports, Rapportville, ditions La Recherche, 1999.

BIBLIOGRAPHIE
B A S S E L L I E R , Jean-Paul. Micro-dition : lments de mise en page, Montral, Les ditions de la Chenelire inc., 1996, 233 p. C A J O L E T - L A G A N I R E , Hlne, et autres. Rdaction technique et administrative, 2e d. rev. et augm., Sherbrooke, ditions Laganire, 1986, 331 p. C L A S , Andr et Paul A. H O R G U E L I N . Le franais, langue des affaires, 2e d., Montral, McGraw-Hill, 1979, 391 p. G U I L L O T O N , Nolle et Hlne C A J O L E T - L A G A N I R E . Le franais au bureau guides de l'Office de la langue franaise, 4e d., Qubec, Les Publications du Qubec, 1996, 400 p. V A C H O N , Nicole. Typographie et micro-dition, Montral, Gurin, 1993, 128 p.