Ecrits Professionnels

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Les écrits professionnels
Jocelyne Jourdain - Novembre 2009

Différents types d’écrits
Lettre Note
Écrits
Télécopie Mémo
Post-it
Courriel
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I. Caractéristiques - Présentation
1 Mémo – Post-it
2 Mél (ou courrier électronique)
3 Télécopie
4 Note
5 Lettre

Respect d’une charte graphique
Ensemble de documents qui

précise les règles de mise en page
et détermine l’aspect graphique de
tous les documents et site web
d’une entreprise (logo, couleurs,
polices….)

1. Mémo – Post-it
En-tête Aucune présentation

particulière
Contenu Très bref, idées
essentielles
Signataire Formes diverses
(prénom, initiales...)
Style Écriture abrégée
Remarques Souvent utilisé

comme pense-bête
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2. Mél (ou courrier
électronique)
En-tête Émetteur (automatique),

destinataire, objet
Titre civilité Bonjour

FDP Cordialement ou Salutations
(à adapter selon le correspondant :
une formule de politesse complète
est parfois nécessaire)
Contenu Très bref, idées essentielles
Signataire Prénom Nom et fonction

Possibilité de créer une signature
automatique
Style Direct, clair, concis
Remarques Fonctions : Répondre, Transférer

Options : urgent, confirmation de
lecture…
Copies : Cc, Cci, Bci

3. Télécopie
En-tête Émetteur, destinataire, objet,

date, nombre de pages
Titre civilité Pas obligatoire

FDP Sincères salutations
Contenu Bref, idées essentielles
Style Direct, clair, concis
Remarques Utilisation d’un modèle

Cases à cocher : urgent,
réponse…

4. Note
En-tête Émetteur, destinataire, date, objet,

titre et n°
Titre civilité Pas de titre de civilité

FDP Pas de formule de politesse
Contenu Hiérarchisation des informations
Style Neutre, impersonnel, clair, précis

Ton impératif mais courtois
Remarques Note d’information : transmission
d’informations
Note de service : ordre

5. Lettre
En-tête Papier à en-tête, destinataire, ville de départ

et date, objet, éventuellement références
Contenu Plan, organisation des idées dans un ordre

logique
Utilisation de mots de liaison
Style Rédaction soignée, précise

Style clair et concis, ton adapté
Utilisation du “nous”
Remarques Lettres types (fusion avec un fichier de
données)
Présentation : respect de la charte graphique
(la norme Afnor n’est plus utilisée)

Monsieur,
Madame,
Adapté au
Titre de civilité Messieurs (si société)
correspondant
Cher client,
nos sincères/meilleures salutations

Passe-partout
Recevez, (titre de l’expression de nos sentiments distingués
civilité identique au
début de la lettre),
Formule de Nous vous prions l’expression de nos sentiments dévoués

Client
politesse d’agréer,
Veuillez agréer,
Supérieur
nos respectueuses salutations
hiérarchique
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Transmission
Interne Externe
Messagerie
Panneau affichage
électronique
Intranet Poste
Main propre
Télécopieur

Choix du
type d’écrit
Importance du
Rapidité de message - Preuve
transmission (recommandé/acccusé
réception)
Transmission
(interne/externe) Destinataire
(type d’écrit imposé)
Habitudes
(usage fréquent
du mél)

II - Comment aborder la
communication écrite avec les élèves ?
Exemple de répartition des connaissances

sur le cycle Bac Pro
Seconde Première Terminale
Connaissance des différents écrits Rédaction d’une télécopie, d’un Rédaction d’écrits complexes
professionnels courrier, d’une note d’information et amenant des situations d’analyse
de service (ex : documentation juridique,
Caractéristiques et présentation consignes orales)
Choix du support de communication
Repérage et correction des approprié selon l’urgence, le Rédaction d’une note de synthèse
maladresses, erreurs, fautes destinataire…
d’orthographe… (à partir d’un écrit Rédaction d’un compte-rendu
existant) Présentation d’une lettre-type
Rédaction d’un plan
Rédaction d’un mèl, d’un mémo, d’un

post-it

Présentation
Utilisation de
modèles Respect de la
charte graphique
(papier à en-tête,
télécopie…)

Analyse de
documents
L’élève doit Le professeur doit

comprendre la veiller à prévoir
situation et élaborer tous les éléments
un plan de réponse nécesaires à la
réponse

Rédaction
Veiller à
Rédiger un plan
l’orthographe, la
ponctuation
Déterminer
l’objet Utiliser un vocabulaire
professionnel

Déterminer l’objet
Formuler de façon brève (quelques mots)
Préciser de quel document ou de quelle

opération il s’agit (facture, livraison…)
Être précis
Commencer, si possible, par “Notre” ou “Votre”
Préciser un n°, une date…

Rédiger correctement
Vocabulaire précis
Idées clairement exprimées

1 idée = 1 paragraphe
Mots de liaison
Aucune faute d’orthographe

III - Comment évaluer
la communication écrite
Présentation :
Mentions obligatoires
Fond : Idées
Forme : Syntaxe, orthographe

limiter le nombre de points pour cette partie

Applications
Rédaction
. Objet Extraits de
Analyse de . Vocabulaire sujets d’examen
documents professionnel BEP
. Expression BAC PRO
. Phrases types
. Mots de liaison

L’analyse de documents
“Atelier du verre”
Lettre reçue Réponse à rédiger
La table en fête L’atelier du verre

Émetteur
Martine Duchemin M. Depriestre
Signataire (nom et fonction)
Responsable des achats Directeur
La table en fête
Destinataire L’atelier du verre
À l’attention de Mme Duchemin
Objet Appel d’offres n° 521 V/Appel d’offres n° 521
Date 12 juin 2007 15 juin 2007
Plan :
-Introduction Souhait d’offir aux clients un sujet en verre Accuser réception du courrier (date et objet)
(le baiser de Rodin) et remercier
-Développement Demande de renseignements :

. possibilité de fabrication de 200 pièces
. prix, Renseigner le client :
. délai livraison . fabrication possible : gravure en 3 D à
l’intérieur d’un bloc de verre de 120x80x80
cm
. 30 € pièce
. 8 jours
Informer d’une remise de 10 % pour toute

commande supérieure à 200 pièces passée
avant le 15 juillet
Remerciements Rester à disposition

-Conclusion

La rédaction
Nous avons bien reçu votre facture n° 954 du 7/11
Nous avons bien reçu votre demande d’emploi pour un

poste d’assistante
Veuillez trouver ci-joint un dossier d’accident du travail
concernant M. Dubois
Le 6 novembre, nous vous avons commandé par
téléphone…
En réponse à votre demande de documentation relative
à…
Nous vous expédions aujourd’hui même les articles
que nous nous avez commandés le 28/10
Nous vous passons commande des articles suivants…
Sauf erreur de notre part, vous n’avez pas réglé notre

facture n° 487 du 14/10 d’un montant de 209.54 €
Malgré notre rappel du 7/11, nous n’avez toujours pas

réglé notre facture n° 487 du 14/10 d’un montant de
209.54 €

La rédaction
Nous avons bien reçu votre facture n° 954 du 7/11 V/Facture n° 954
Nous avons bien reçu votre demande d’emploi pour V/Demande d’emploi
un poste d’assistante Poste assistante
Veuillez trouver ci-joint un dossier d’accident du
Accident du travail M. Dubois
travail concernant M. Dubois
Le 6 novembre, nous vous avons commandé par
N/Commande téléphonique du 6/11
téléphone…
En réponse à votre demande de documentation
V/Demande de documentation
relative à…
Nous vous expédions aujourd’hui même les articles
Livraison V/Commande du 28/10
que nous nous avez commandés le 28/10
Nous vous passons commande des articles
N/Commande
suivants…
Sauf erreur de notre part, vous n’avez pas réglé
notre facture n° 487 du 14/10 d’un montant de N/Facture n° 487 impayée
209.54 €
Malgré notre rappel du 7/11, nous n’avez toujours

N/Facture n° 487 impayée
pas réglé notre facture n° 487 du 14/10 d’un
Rappel
montant de 209.54 €

La rédaction
Utiliser un vocabulaire professionnel
Nous vous faisons une remise de 5 %
Une erreur a été faite par nos services
La livraison de votre commande aura un retard

de 15 jours
Le montant de votre facture est de 76 € HT
La livraison du 15/11 a été faite
Nous avons vu une erreur
Veuillez nous dire la date à laquelle vous allez

nous payer
Nous vous écrivons pour vous dire que votre

commande vient de partir

La rédaction
Utiliser un vocabulaire professionnel
Nous vous faisons une remise de 5 % consentons, accordons
Une erreur a été faite par nos services commise
La livraison de votre commande aura un retard subira

de 15 jours votre commande vous sera livrée le…
Le montant de votre facture est de 76 € HT s’élève à
La livraison du 15/11 a été faite effectuée
Nous avons vu une erreur relevé
Veuillez nous dire la date à laquelle vous allez Veuillez nous préciser la date à laquelle vous
nous payer comptez envoyer votre règlement
Nous vous informons que nous venons de

Nous vous écrivons pour vous dire que votre
procéder à l’expédition de votre
commande vient de partir
commande n° …

La rédaction
Améliorer l’expression
Nous avons constaté qu’il y avait
une erreur au niveau de la
facturation
Nous vous écrivons pour vous

informer que votre livraison du…
est incomplète
Il faut que vous fassiez le

nécessaire rapidement. J’attends
ma commande avec impatience
Nous nous excusons
En vous remerciant par avance
Nous vous joignons un chèque de

140 euros
En attendant la réponse qui sera

positive…
Nous avons reçu votre commande

et je vous en remercie

La rédaction
Améliorer l’expression
Nous avons constaté qu’il y avait
une erreur au niveau de la Nous avons constaté une erreur de facturation
facturation
Nous vous écrivons pour vous

informer que votre livraison du… Nous vous informons que votre livraison du … est incomplète
est incomplète
Il faut que vous fassiez le

Nous vous remercions de bien vouloir nous livrer les articles
nécessaire rapidement. J’attends
commandés dans les plus brefs délais
ma commande avec impatience
Nous nous excusons Nous vous présentons nos excuses
En vous remerciant par avance Nous vous en remercions par avance
Nous vous joignons un chèque de

Vous trouverez ci-joint un chèque d’un montant de 140 euros
140 euros
En attendant la réponse qui sera

Nous espérons recevoir une réponse favorable
positive…
Nous avons reçu votre commande

Nous vous remercions pour votre commande
et je vous en remercie

La rédaction
Quelques phrases types
préciser que l’on a bien reçu une lettre (date, objet)
préciser que l’on a bien reçu la commande du

client par télécopie
faire référence à une conversation téléphonique
préciser l’envoi du tarif qui est joint à la lettre
demander une réponse rapide
demander au fournisseur de faire le nécessaire

très rapidement
se tenir à la disposition du client
remercier le client pour son intérêt pour notre

entreprise
préciser que nous réglerons leur facture par
chèque dès que nous l’aurons reçue, comme
prévu dans leurs conditions de vente

La rédaction
Quelques phrases types
préciser que l’on a bien reçu une lettre (date, Nous accusons réception de votre lettre du… relative à …….
objet) Nous avons bien reçu votre lettre du…
préciser que l’on a bien reçu la commande du Nous vous remercions de votre commande par télécopie du….
client par télécopie Votre commande par télécopie du… nous est bien parvenue
Lors de votre appel….

Pour faire suite à votre appel téléphonique du…
faire référence à une conversation téléphonique À la suite de votre appel…
Par votre appel du.., vous nous avez signalé…
Après notre entretien téléphonique du.., nous vous confirmons…
préciser l’envoi du tarif qui est joint à la lettre Vous trouverez ci-joint notre tarif.
Nous vous remercions de bien vouloir nous donner votre réponse très
demander une réponse rapide
rapidement
demander au fournisseur de faire le nécessaire Nous vous remercions de bien vouloir faire le nécessaire dans les plus
très rapidement brefs délais
Nous nous tenons à votre disposition pour tout renseignement
se tenir à la disposition du client complémentaire
(tous renseignements complémentaires)
remercier le client pour son intérêt pour notre
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre entreprise.
entreprise
préciser que nous réglerons leur facture par
Conformément à vos conditions de vente, nous réglerons votre facture
chèque dès que nous l’aurons reçue, comme
dès réception, par chèque bancaire.
prévu dans leurs conditions de vente
Utiliser les mots de liaison
apporter des précisions complémentaires
donner une explication
tirer la conséquence
nuancer une affirmation

Utiliser les mots de liaison
apporter des précisions complémentaires de plus
donner une explication en effet
tirer la conséquence en conséquence, par conséquent
nuancer une affirmation cependant, toutefois

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Titre civilité Pas de titre de civilité

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Contenu Plan, organisation des idées dans un ordre

Signataire Prénom Nom et fonction

Style Rédaction soignée, précise

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Rédaction d’un plan

Rédaction d’un mèl, d’un mémo, d’un

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L’élève doit Le professeur doit

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Formuler de façon brève (quelques mots)

Préciser de quel document ou de quelle

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Forme : Syntaxe, orthographe

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La table en fête L’atelier du verre

Objet Appel d’offres n° 521 V/Appel d’offres n° 521

Date 12 juin 2007 15 juin 2007

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