Gestion de projet

Dr. Rmi Bachelet

Matre de confrences
Centrale Lille

Outils essentiels dorganisation

Versions rcentes du cours pdf, ppt vido disponibles ici : management de projet
Image Wikimdia Commons cc-by : Source

Avant de commencer
Confort de lecture ?
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Introduction

Objectifs

Plan du cours

1080p/haute dfinition
mode plein cran
mettre en pause, varier la vitesse youtube.com/html5

gestiondeprojet.pm
Originaux des diapositives, vidos HD en
tlchargement
Quiz, modles, exercices, prise de notes
partages
Valider vos comptences : MOOC GdP
Cours distribu sous licence Creative Commons

Maitriser les bases des outils de projet pour :

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Introduction

Objectifs

Plan du cours

tablir des
objectifs :

Mettre en uvre le PDCA, lanalyse forces/faiblesses

Ngocier les livrables avec les acteurs du projet grce au
triangle qualit/cots/dlais

Organiser
les runions :

Ordre du jour, compte-rendu, animation..

Check-list : efficacit dune runion

Dmarrer en
grant une

Todo list

Spcifier et rpartir le
travail
viter leffet tunnel

Plan du cours
Chapitre 1

Fixer les objectifs dun projet

Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences
Centrale Lille

Chapitre 2

Organiser des runions efficaces

Chapitre 3

Le compte-rendu

Introduction

Objectifs

Plan du cours

Chapitre 4

Grer la phase de dmarrage

Chapitre 5

Cycle de vie dun projet

Chapitre 1

Fixer les objectifs dun projet

Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences
Centrale Lille

Chapitre 2

Organiser des runions efficaces

Chapitre 3

Le compte-rendu
Chapitre 4

Grer la phase de dmarrage

Chapitre 5

Cycle de vie dun projet

Outils essentiels dorganisation

Chapitre 1

Dr. Rmi Bachelet

Matre de confrences
Centrale Lille
Chapitre 1

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

Fixer et ngocier les objectifs dun projet

Wikimdia Commons cc-by : Source

Qui ngocie les objectifs :

les acteurs dun projet
Ceux qui..
Dr. Rmi Bachelet
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demandent, payent, utilisent, Client, maitre douvrage,

ou dcident darrter le projet
commanditaire, bailleur
pilotent le projet

Chef de projet, maitre

duvre

ralisent le projet

Equipe-projet : acteurs projet,

prestataires, consultants

sont concerns p.e.

soutiennent ou sopposent au
projet sans y travailler

Parrains, Parties prenantes

Chapitre 1

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

Sont les

(stakeholders)

Qui ngocie les objectifs :

les acteurs dun projet
Ceux qui..
Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences
Centrale Lille

demandent, payent, utilisent, Client, maitre douvrage,

ou dcident darrter le projet
commanditaire, bailleur
pilotent le projet

Chef de projet, maitre

duvre

ralisent le projet

Equipe-projet : acteurs projet,

prestataires, consultants

sont concerns p.e.

soutiennent ou sopposent au
projet sans y travailler

Parrains, Parties prenantes

Chapitre 1

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

Sont les

Voir formation analyse

stratgique des projets

(stakeholders)

Matrice SWOT

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Chapitre 1

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

Wikimdia Commons, auteur Lamiot cc-by : Source

Exemple de matrice

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Chapitre 1

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

Auteur Paul Stainthorp cc-by : Source

10

Cycle daction : le PDCA

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Chapitre 1

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

Version anglaise :

Plan
Do
Check
Act

Voir module Evaluation de

projet et tude dimpact

Michel Weinachter Wikimdia Commons cc-by : Source

11

Le triangle Qualit Cot - Dlai

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Chapitre 1

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

Budget : salaires,
achats, machines,
prototype, prestations
externes

Cost

Dlais : un projet est

limit dans le temps :
pnalits de retard,
date de fin impose

Time

Scope
Qualit: spcifications
techniques : fonctions, fiabilit,
ergonomie
12

En pratique
.
0%

Dlais plus courts

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Time

Cost

Chapitre 1

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

Dlais plus longs

100%
0%

100%

Scope
13

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Chapitre 1

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

14

Mise en uvre
A partir dun projet ou dun vnement que
vous devez organiser (p.e. la fte annuelle dune
lcole)
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Chapitre 1

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

Tableau des acteurs

Prparez une matrice SWOT

pour acclrer ce projet, on propose de

simplifier certains livrables

Quels sont les avantages et inconvnients ?

Avec qui et comment dcider des simplifications
effectuer ?

Slectionnez un des livrables et dfinissez

comment latteindre

Etablissez un PDCA

15

Partagez !
Pour partager les tableaux, SWOT, PDCA que
vous avez conus, envoyez-nous une photo :
gdpcartesconceptuelles@gmail.com

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Chapitre 1

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

Sujet du ml et nom du fichier

[Outil essentiels] tableau acteurs
[Outil essentiels] SWOT
[Outil essentiels] PDCA

Si vous voulez voir les autres ressources

partages => Ici ou sous cette vido

Quiz sous cette vido

Schma grdc : Source

16

Chapitre 1

Fixer les objectifs dun projet

Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences
Centrale Lille

Chapitre 2

Organiser des runions efficaces

Chapitre 3

Le compte-rendu
Chapitre 4

Grer la phase de dmarrage

Chapitre 5

Cycle de vie dun projet

17

Outils essentiels dorganisation

Chapitre 2

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Matre de confrences
Centrale Lille
Chapitre 2

Des runions utiles ?

Efficacit

Types de runion

Organiser des runions efficaces

Image Wikimdia Commons cc-by : Source

18

Des runions utiles ?

Une runion cote cher

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cot = cot salarial horaires X nombre de participants +

1.

Quand la runion va t-elle se drouler ?

Chapitre 2

Des runions utiles ?

Efficacit

Types de runion

Fixer une date ni trop tt ni trop tard

2.

Les personnes convies sont-elles les bonnes ?

Invits inutiles
Experts/dcideurs absents
19

Des runions utiles ?

3.
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Chapitre 2

Des runions utiles ?

Efficacit

Types de runion

Prparer la runion

Une runion ne simprovise pas,

on y prsente 1/un travail 2/de
manire claire et efficace

1h de runion = 4h de prparation

4.

Avant de commencer, balayer les objectifs :

ordre du jour
tour de table
rappel des livrables et dcisions prcdentes
20

Efficacit dune runion

Lanimateur : organisation, efficacit du temps,

ordre de traitement des sujets
Le secrtaire formalise ce qui a t dit, rdige et
envoie le compte-rendu

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Chapitre 2

Des runions utiles ?

Efficacit

Types de runion

Deux rles tenir :

Quest-ce qui a t dcid ? Concrtement ?

Un compte-rendu doit dboucher sur des objectifs
daction prcis
Check-list defficacit dune runion
21

4 types de runion

1. Runion technique
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2. Runion de chantier

Chapitre 2

Des runions utiles ?

Efficacit

Types de runion

3. Runion davancement
4. Stand-up meeting

Image cc-by : Source

22

Runion technique

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Chapitre 2

Des runions utiles ?

Efficacit

Types de runion

Participants :
membre(s) de
lquipe concerns,
spcialistes du
domaine, client
But : approfondir des points prcis, rsoudre un
Voir module Mthodologie
de rsolution de problme

problme
Squence : ordre du jour, traitement point par
point, objectifs pour la prochaine fois
Dure : peut prendre du temps !
Image cc-by : Source

23

Runion de chantier

Dr. Rmi Bachelet

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Chapitre 2

Des runions utiles ?

Efficacit

Types de runion

Participants : le chef de projet, les responsables de

lquipe, le client, les dcideurs, le comit de
pilotage
But : prsenter lessentiel : avancement, rsultats ..
Squence : ordre du jour, prsentation, questions,
(dlibration), dcisions
Dure : jamais plus dune heure
Image cc-by : Source

24

Runion davancement

Dr. Rmi Bachelet

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Chapitre 2

Des runions utiles ?

Efficacit

Types de runion

Participants : interne lquipe-projet

But : suivi du planning, entraide, communication et

motivation, dtection des blocages
Squence : ordre du jour, traitement point par
point, objectifs pour la prochaine fois
Dure : attention !
Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source

25

Stand-up meeting
le lundi et le jeudi,
la pause de 10h,
max 20 min

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Chapitre 2

Des runions utiles ?

Efficacit

Types de runion

Participants : membres
disponibles
But : faire un point rapide
Squence : chacun rpond trois questions
1.
2.
3.

Quai-je fais depuis notre dernire runion ?

Que dois-je faire maintenant ?
Quelles sont les difficults rencontres ?

Dure : trs courte !

Toutes les runions sont suivies d'un compte-rendu plus
ou moins dvelopp
Image SeedRocket cc-by : Source

26

Synthse

Dr. Rmi Bachelet

Efficacit dune runion :

quand, avec qui,
prparation, animation

Rles :
Animateur, Secrtaire

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Chapitre 2

Des runions utiles ?

Efficacit

Types de runion

27

Mise en uvre
(suite du projet que vous avez dfini au chap. 1)

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Chapitre 2

Des runions utiles ?

Efficacit

Types de runion

Prparez la runion de lancement du projet

Quel ordre du jour ?

Qui inviter ?
Quels documents prparer ?

Quelles autres runions organiser ?

Quel type ?
Combien ?

Quiz sous cette vido

28

Chapitre 1

Fixer les objectifs dun projet

Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences
Centrale Lille

Chapitre 2

Organiser des runions efficaces

Chapitre 3

Le compte-rendu
Chapitre 4

Grer la phase de dmarrage

Chapitre 5

Cycle de vie dun projet

29

Outils essentiels dorganisation

Chapitre 3

Dr. Rmi Bachelet

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Chapitre 3

Contenu

Conseils

Le compte-rendu
Image Wikimdia Commons cc-by : Source

30

Dr. Rmi Bachelet

Matre de confrences
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Chapitre 3

Contenu

Conseils

31

Le compte-rendu : Les plus

Dr. Rmi Bachelet

La cohrence : Le modle de CR est standard

Les objectifs sont dtaills : Responsable / Livrable

concret et prcis / Date de fin / charge de travail

Le suivi : Commencer par revenir sur les objectifs

prcdents

La simplicit : enchaner sur le mme document

partag

La rapidit daction : envoy sous 48h, lapprobation

est demande.. par dfaut

Matre de confrences
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Chapitre 3

Contenu

Conseils

32

Modles de compte-rendu
Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de
projet
Dr. Rmi Bachelet

En mind map au format Freeplane.

Matre de confrences
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Chapitre 3

Contenu

Conseils

33

Rflexion et questions
(suite du projet que vous avez dfini au chap. 1)
Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences
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Chapitre 3

Contenu

Conseils

Mettez au point le modle de compterendu de runion utiliser

Quelle structuration?
Un logo, une identit visuelle pour le projet ?
Comment diffuser et faire approuver ce
document ?

Quiz sous cette vido

34

Chapitre 1

Fixer les objectifs dun projet

Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences
Centrale Lille

Chapitre 2

Organiser des runions efficaces

Chapitre 3

Le compte-rendu
Chapitre 4

Grer la phase de dmarrage

Chapitre 5

Cycle de vie dun projet

35

Outils essentiels dorganisation

Chapitre 4

Dr. Rmi Bachelet

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Centrale Lille
Chapitre 4

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list

Grer le dmarrage
Image Stacy Spensley cc-by 2.0 : Source

36

Ne demandez pas
dtre moins ferm mais proposez
prendre la responsabilit de tel travail
collectif ou danimer tel type de runion

Pralable : SWOT, QQOQCP

simple, prcis, clair

Dr. Rmi Bachelet

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Centrale Lille
Chapitre 4

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list

S Spcifique
M Mesurable
A Accept
R Raliste & Ambitieux
T dfini dans le Temps

Pas diminuer
labsentisme
mais rduire
labsentisme
de 15% .

On nimpose pas un
objectif quelquun, on
laide le proposer
comment daprs vous ?

Trop facile pas motivant.

Trop dur chec,
dcouragement

Date, chance Pour le

Que contient la fiche de

dfinition dun projet ?

Dr. Rmi Bachelet

Matre de confrences
Centrale Lille
Chapitre 4

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list

Rsum / executive summary

1. Enjeux du projet
2. Contexte
3. Livrables
4. Risques
5. Budget
6. Acteurs
38

Dfinition dun projet : contenu (1/2)

Enjeux du projet
Dr. Rmi Bachelet
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Centrale Lille
Chapitre 4

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list

Quel besoin ? Quel(s) client(s), quel partenaire(s),

quelle utilit pour chacun deux ?
Adquation la stratgie du demandeur

Contexte
Historique/contexte, projets prcdents, concurrents..
Analyse SWOT initiale
Relations et interfaces avec les autres acteurs et parties
prenantes
Primtre et limites du projet. Contraintes

Rsultats et attendus
Le(s) livrable(s) finaux : produit, service, rapport
dexpertise..
Principaux lments du cahier des charges
Critres et indicateurs mesurables de limpact
39

Dfinition dun projet : contenu (2/2)

Principaux risques
Dr. Rmi Bachelet
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Centrale Lille
Chapitre 4

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list

Conditions et hypothses de dmarrage

Approche succincte : 3-5 risques immdiatement
identifiables ou scnarios dfavorables qui feraient
chouer le projet

Moyens et ressources
Temps, argent, expertise, mise disposition de
matriel

Acteurs

Equipe, chef de Projet

Client
Hirarchie
Signature/engagement
40

Modle de fiche de dfinition

[MOOC GdP parcours par quipe] - Modle de fiche de
dfinition de projet
Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences
Centrale Lille
Chapitre 4

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list

41

Mise en route : se rpartir le travail

Pas encore dorganisation en place
Dr. Rmi Bachelet

travail faire entre les runions ?

Matre de confrences
Centrale Lille
Chapitre 4

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list

La todo list
1. dfinir les tches

2. qui fait quoi

3. suivre lavancement

Image Ex-Smith cc-by-sa : Source

42

Grer une todo list

1.
2.
3.
4.
5.

Dr. Rmi Bachelet

Matre de confrences
Centrale Lille
Chapitre 4

Objectif SMART
Fiche de dfinition

La todo list

Collecte
Clarification
Organisation
Revue
Action

Une personne seule :

Planifier

GTD Getting Things Done : un processus structur

Agenda, post-it, crire sur sa main..

Une quipe :

Tableau partag

1.
pour chaque objectif dcid
2.
sa date de ralisation
3.
son responsable
.. et dautres choses, selon les besoins : charge de travail,
ressources prvoir, priorit/importance, mthode de validation
de chaque tche, retard ou non, % davancement, date de mise
jour
Action
suivante

Image cc-by-sa : Source

43

tape 1 : Se rpartir le travail

Dr. Rmi Bachelet

Matre de confrences
Centrale Lille
Chapitre 4

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list

44

tape 2 : suivre lavancement

Document partag = fonctions utiles

Demander la mise jour par chacun
Suivre les actualisations, commentaires, notifications..
Autres solutions : Trello, Wunderlist..

Dr. Rmi Bachelet

Matre de confrences
Centrale Lille
Chapitre 4

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list

46

Mise en uvre
(suite du projet que vous avez dfini au chap. 1)
Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences
Centrale Lille
Chapitre 4

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list

Rdigez les principaux points de la fiche

de dfinition
Quelles parties importantes/secondaires ?

Rdigez la todo list lissue de la

runion de lancement
Qui fait quoi, pour quand ?

Quiz sous cette vido

47

Chapitre 1

Fixer les objectifs dun projet

Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences
Centrale Lille

Chapitre 2

Organiser des runions efficaces

Chapitre 3

Le compte-rendu
Chapitre 4

Grer la phase de dmarrage

Chapitre 5

Cycle de vie dun projet

48

Outils essentiels dorganisation

Chapitre 5

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Matre de confrences
Centrale Lille
Chapitre 5

Effet tunnel

Cycle de projet

Cycle de vie dun projet

Image Wikimdia Commons cc-by : Source

49

Effet tunnel !
Pas de visibilit : impossible
de connatre ltat
davancement du projet
Dr. Rmi Bachelet

SMART

Dsintrt, oubli..

Matre de confrences
Centrale Lille
Jour
0

Jour
1

Chapitre 5

Effet tunnel

Cycle de projet

Faut-il attendre
que le travail
soit termin ?

Mauvaises surprises
garanties

Que faire ?
50

Poser des jalons !

Objectifs intermdiaires

SMART

Dr. Rmi Bachelet

Matre de confrences
Centrale Lille

Jour
0

Jour
1

Chapitre 5

Effet tunnel

Cycle de projet

Deux types de comportements qui crent leffet tunnel :

le glandeur et le faiseur de miracles.
51

Cycle de vie dun projet

Dr. Rmi Bachelet

Matre de confrences
Centrale Lille

Niveau deffort

Excution
Voir formation planification et
pilotage de projet

Montage
Clture

Dfinition

Chapitre 5

Effet tunnel

Cycle de projet

Dbut

Fin

Dure

Dfinition

Montage

Excution

Clture

1 Objectifs gaux

1 C. des charges

1 Suivi / pilotage

1 Livraison/transfert

2 Fiche de Df.

2 Lots de travail

2 Modifs CdC

2 Formation MOA

3 CR, Todo list

3 Responsabilits

3 Gestion des risques

3 Post Mortem

4 Planning

4 Prototypage, tests

4 Raffectation

5 Budget / Ressources

52

Mise en uvre
(Suite du projet que vous avez dfini au chap. 1)

Jalonner :
Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences
Centrale Lille
Chapitre 5

Effet tunnel

Cycle de projet

Dcouper un objectif final en sousobjectifs, avec pour chacun une date

Outre les jalons, partagez au moins

deux autres manires de sortir de
leffet tunnel
Quiz sous cette vido
53

Pour aller plus loin

Prise de notes partages

Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences
Centrale Lille

Version 1 (08/1999) (lien)

Auteur : Rmi BACHELET

Version 2 (03/2013) (lien)

Auteur/mise en forme : Rmi BACHELET

Mise en forme : Matthieu CISEL

Version 3 (09/2014) (lien)

Auteur/mise en forme : Rmi BACHELET

Aide mise en forme : Bich Van HOANG, Amaury VAN ESPEN, Ghislaine PARA
54

Lanimation de runions :
une carte conceptuelle

Thomas Briand

Gestion de projet

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