Service enseignant Version 7.

Guide Enseignant

Avril 2013

Application IMAG'IN service enseignant

2012/2013 V7.2

Sommaire
1. PRSENTATION GNRALE........................................................ 3
1.1. OBJECTIFS .......................................................................................... 3 1.2. PRCONISATIONS ................................................................................ 3 1.3. PRINCIPES GNRAUX ......................................................................... 5

2. PRSENTATION DTAILLE........................................................ 7
2.1. IDENTIFICATION.................................................................................... 7 2.2. ACCUEIL IMAG'IN ............................................................................... 8 2.3. CONSULTATION ................................................................................... 9
2.3.1. Missions affectes ................................................................................. 9 2.3.2. Consultation comptence..................................................................... 10

2.4. SAISIE DES COMPTENCES ................................................................. 11

2.4.1. Onglet liste des tablissements ........................................................... 12 2.4.2. Onglet liste des enseignements ........................................................... 12

2.5. SAISIE DES TATS DE FRAIS ............................................................... 13

2.5.1. Conditions dutilisation ......................................................................... 13 2.5.2. Liste des missions convoques............................................................ 14 2.5.3. Complter les informations de ltat de frais ........................................ 15 2.5.4. Suivre lavancement de la mise en paiement ....................................... 21

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1.

Prsentation gnrale

1.1. Objectifs
Lapplication IMAGIN Systme dInformation Mission Affectation pour la Gestion des INtervenants examens gre les missions des personnes susceptibles de participer aux travaux de jury des examens et concours. IMAGIN est interfac avec dautres systmes dinformation (SI) pour sy alimenter en donnes : - EPP/ EPP Priv : systme dinformation de gestion des ressources humaines pour les donnes concernant les enseignants, les personnels de direction, dducation, dorientation, de surveillance et leurs tablissements dexercice, - STS-WEB : systme dinformation de gestion des enseignements pour les donnes concernant les enseignements, - AGAPE / AGAPE priv : systme dinformation de gestion des ressources humaines de lenseignement du 1er degr du domaine public et des tablissements privs sous contrat, - AGORA : systme dinformation de gestion des ressources humaines des personnels administratifs, ouvriers, de service et de sant, - OCEAN, systme dinformation de gestion des examens et concours pour lensemble des donnes concernant les examens : rglementation, preuves options donnant lieu missions IMAGIN sinterface aussi avec les systmes dinformations du domaine financier pour la liquidation des frais de mission. Lapplication IMAGIN est compose : dun service destin aux gestionnaires rattachs la direction des examens et concours de lacadmie, dun service destination des chefs dtablissements, dun service pour les intervenants extrieurs, c'est--dire les professionnels et les enseignants hors acadmie dun service enseignant destin en premier lieu aux enseignants mais plus largement aux agents de lacadmie en ce qui concerne le suivi des missions.

- . Le service enseignant de l'application IMAG'IN vous permet de : contrler, valider les preuves dexamen sur lesquelles vous tes dclar(e) comptent(e) au regard de vos enseignements, consulter les missions qui vous sont affectes, vrifier et complter vos tats de frais aprs le droulement de la mission, avant constat de service fait par le chef de centre.

1.2. Prconisations
Ce logiciel a t valid pour les navigateurs :
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1.3. Principes gnraux

Une page cran comprend trois parties : l'en-tte : partie haute de l'cran qui affiche vos nom et prnom et les boutons d'accs diverses fonctions.

Quitter lapplication IMAGIN Page d'aide l'cran en cours Accs au guide utilisateur

le menu : partie gauche de l'cran qui permet d'accder aux diffrentes fonctionnalits. Dans IMAGIN les fonctionnalits sont nommes activits .

Les couleurs des activits diffrent : en noir : lactivit est disponible ; en noir sur fond bleu : lactivit est en cours dutilisation.

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la zone contenu : il s'agit du corps de l'cran qui se divise en deux parties la partie haute affiche les informations relatives lactivit en cours, la partie basse permet d'afficher des informations complmentaires concernant un lment de la liste en partie haute, de saisir des donnes, ...

Les boutons servent dcider des actions mener. Leur nombre et leur action dpendent de lactivit en cours.

Une dernire zone, appele Console vous affichera des messages du systme lors de votre connexion (informations et messages derreurs)

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2.

Prsentation dtaille

2.1. Identification
Laccs lapplication IMAGIN seffectue au travers du portail scuris qui est votre disposition.

Vous devez : - saisir votre identifiant, et votre mot de passe, il sagit de vos paramtres de messagerie personnelle acadmique. - puis cliquer sur le bouton Valider . Attention : les majuscules et les minuscules sont prises en compte. Exemple : DENIS est diffrent de Denis. Vous accdez alors lcran daccueil sur lequel se trouve laccs IMAGIN.

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2.2.

Accueil IMAG'IN
Cet cran permet de choisir une activit.

Ceci est un message daccueil paramtr par ladministrateur IMAGIN

Ladministrateur IMAGIN peut paramtrer un message daccueil pour votre information. Celui-ci sera affich dans la zone contenu. Cliquez sur lintitul de lactivit que vous souhaitez utiliser. Lorsquune activit est en cours dutilisation, son intitul est affich sur un fond bleu. Note : Des activits peuvent ne pas apparatre dans le menu qui vous est propos. Il sagit dans ce cas dactivits qui ne sont pas ouvertes par le service de gestion de la division des examens et concours.

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2.3. Consultation
2.3.1. Missions affectes
Cette activit vous permet de visualiser les missions sur lesquelles vous tes affect(e) (Lorsque le service est ouvert par le gestionnaire acadmique). 2.3.1.1. Liste des missions

La liste des missions sur lesquelles vous tes affect(e) saffiche en partie haute de lcran. 2.3.1.2. Consultation dune mission

Pour consulter les dtails dune mission cliquez sur la ligne de la mission pour la slectionner.

les lments de la mission slectionne saffichent : - le numro de la mission ; - le numro de la commission (si existe) ; - le numro de Jury (si existe) ; - Une zone de texte pouvant vous donner renseignements concernant la mission ; - Les dates et dure de mission.

quelques

prcisions

et

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2.3.2. Consultation comptence

Cette activit vous permet de visualiser les preuve-options dexamen pour lesquelles vous tes dclar(e) comptent(e), si le service est ouvert par le gestionnaire acadmique.

Vous visualisez pour chaque ligne : - lexamen - la spcialit - lpreuve-option - lauteur La colonne Auteur affiche les diffrents auteurs qui sont intervenus sur la comptence : Origine de lattribution La comptence a t gnre automatiquement partir dune table de correspondance associant preuves dexamens et enseignements. N tablissement(C) Comptence ajoute ou valide p ar un tablissement dans lequel vous exercez N tablissement(I) Comptence supprime par un ta blissement par un tablissement dans lequel vous exercez. Numen(C) Vous avez ajout ou valid la comptence. Numen(I) Vous avez supprim la comptence Vous avez ajout ou valid la comptence Code gestionnaire (C) Comptence ajoute ou valide par le gestionnaire en charge de lexamen. SYS(C) 2.3.2.1. Onglet liste des tablissements Cet onglet affiche le ou les tablissements dans lequel (lesquels) vous exercez ainsi que la discipline enseigne. 2.3.2.2. Onglet liste des enseignements Cet onglet affiche la liste des enseignements que vous assurez. Si elles existent, ces informations sont importes dans IMAG'IN partir des systmes d'informations de gestion des personnels enseignants (EPP, STS-WEB) en dbut d'anne scolaire. SERIA RENNES Projet IMAGIN
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Auteur

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2.4. Saisie des comptences

Cette activit vous permet de visualiser et de mettre jour les preuve-options dexamen pour lesquelles vous tes dclar(e) comptent(e), si le service est ouvert par le gestionnaire acadmique.

Vous visualisez pour chaque ligne : - lexamen - la spcialit - lpreuve-option - lauteur La colonne Auteur affiche les diffrents auteurs qui sont intervenus sur la comptence : Origine de lattribution La comptence a t gnre automatiquement partir dune table de correspondance associant preuves dexamens et enseignements. N tablissement(C) Comptence ajoute ou valide p ar un tablissement dans lequel vous exercez N tablissement(I) Comptence supprime par un ta blissement par un tablissement dans lequel vous exercez. Numen(C) Vous avez ajout ou valid la comptence. Numen(I) Vous avez supprim la comptence Vous avez ajout ou valid la comptence Code gestionnaire (C) Comptence ajoute ou valide par le gestionnaire en charge de lexamen. SYS(C) Auteur

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Pour ajouter une comptence sur une preuve option, cliquez sur Ajouter . Une nouvelle fentre saffiche pour saisir le dtail de la comptence :

Choisissez dabord lexamen, puis la spcialit et enfin lpreuve option. Les choix possibles pour chacune des listes se mettent jour en fonction du choix de la liste prcdente. Pour valider lajout de comptence, cliquer sur Valider . La comptence ajoute figure alors en dbut de liste.

Bouton de raffichage

Vous pouvez rafficher votre saisie en cliquant sur le bouton sous le numro dordre de la ligne. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour prendre en compte votre ajout dans IMAGIN. Pour supprimer une comptence sur une preuve option, cochez la case situe en dernire colonne , puis cliquez sur Supprimer/Annuler suppression . Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour prendre en compte la suppression dans IMAGIN.

2.4.1. Onglet liste des tablissements

Cet onglet affiche le ou les tablissements dans lequel (lesquels) vous exercez ainsi que la discipline enseigne.

2.4.2. Onglet liste des enseignements

Cet onglet affiche la liste des enseignements que vous assurez. Si elles existent, ces informations sont importes dans IMAG'IN partir des systmes d'informations de gestion des personnels enseignants (EPP, STS-WEB) en dbut d'anne scolaire. SERIA RENNES Projet IMAGIN
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2.5. Saisie des tats de frais

Cette activit vous permet de visualiser et de complter les tats de frais pour les missions pour lesquelles vous avez t convoqu(e). Lorsque vous aurez complt un tat de frais, vous devrez valider votre saisie pour que le gestionnaire puisse la prendre en compte pour sa liquidation. Laccs la saisie des tats de frais nest possible que lorsque la date de mission est passe. Avant cette date la mission est signale comme non effectue .

2.5.1. Conditions dutilisation

Cochez la case

Puis validez

Remarque : Le message concernant les conditions dutilisation est paramtrable par les gestionnaires acadmiques. Le contenu affich sur votre cran peut donc tre diffrent de cet exemple. Vous devrez dans tous les cas accepter les conditions affiches avant de valider.

Lutilisation de lactivit est subordonne lacceptation des conditions dutilisation du service de liquidation des frais de mission. Pour accder lactivit, cochez la case Jai lu et jaccepte les conditions relatives lutilisation du service aprs avoir pris connaissance de ces conditions, puis validez.

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2.5.2. Liste des missions convoques

A louverture de lactivit, vous visualisez en partie haute de lcran la liste des missions pour lesquelles vous avez t convoqu(e)s, avec pour chaque mission : - lexamen, - la spcialit ou srie, - lpreuve-option, - le type de mission, - la date de dbut, - le centre dexamen - le statut Le statut peut prendre lune des valeurs suivantes : Pas de frais Annul Mission non effectue Mission en cours Non valid Valid La mission nouvre pas droit rmunration et il ny a pas de dplacement rembourser. Ltat de frais a t annul par le gestionnaire acadmique La mission est venir, ltat de frais nest pas encore accessible en saisie La mission est en cours de droulement, l'tat de frais peut tre complt. La mission est acheve, ltat de frais est en attente de validation de votre part Les informations ncessaires la liquidation de ltat de frais sont saisies et valides. Votre dossier est transmis au gestionnaire acadmique pour traitement Votre tat de frais a t trait par le gestionnaire. La mission donne lieu remboursement de frais de dplacement mais les informations sont complter sur la premire mission de la journe.

Trait par gestionnaire Non validable

Pour trier les missions suivant le critre dune colonne (lexamen, la spcialit, ...), cliquez sur le libell de la colonne. Un nouveau clic change lordre de tri (croissant ou dcroissant). Pour visualiser ou complter un tat de frais, vous le slectionnez en cliquant sur la ligne mission. Vous serez guid(e) dans la saisie des diffrents lments ncessaires au gestionnaire pour le traiter.

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2.5.3. Complter les informations de ltat de frais

Lorsque vous slectionnez un tat de frais, diffrentes informations saffichent en partie basse de lcran : - Ces informations relatives vos coordonnes bancaires pour le virement des remboursements. Si elles sont connues, ces informations sont issues du systme dinformation des ressources humaines. - Les lments dfinissant la mission concerne. Le bouton permet dafficher le dtail des dates et dure de la mission.

Deux choix vous sont alors proposs : indique au gestionnaire que vous navez pas effectu cette mission. Dans ce cas, ltat de frais ne sera pas trait par le gestionnaire.

pour consulter ou complter ltat de frais. En cliquant sur ce bouton, vous accdez aux crans de saisie des informations relatives votre tat de frais.

Si la mission donne lieu rmunration et/ou remboursement de frais de dplacement, vous allez alors selon les cas accder lcran concernant les rmunrations puis lcran concernant les dplacements relatifs la mission. Les donnes saisies ou modifies ne seront prises en compte dans IMAGIN qu lissue de la phase Enregistrement/Validation (voir 2.5.3.3 Enregistrement / Validation) Remarque : Lorsque vous avez valid votre tat de frais les choix sont modifis (voir 2.5.3.3 Enregistrement / Validation) : pour reprendre en modification votre tat de frais. Cette action est possible tant quil na pas t trait par le gestionnaire : vous dvalidez votre tat de frais afin de le modifier comme lors dune saisie initiale des lments. pour modifications) pour lancer ldition dun document au format Acrobat Pdf. consulter votre tat de frais (sans

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2.5.3.1.

Indemnits de mission

Le bouton est affich si votre mission donne lieu des indemnits et/ou des frais de dplacement. Si la mission donne lieu indemnit, cest le premier cran qui saffiche. Vous pouvez passer sur lcran de saisie des frais de dplacement en cliquant sur le bouton . La saisie des lments de frais de mission reste possible tant que vous navez pas valid votre tat de frais. A noter : Si la mission ne donne pas lieu des indemnits de jury, lcran nest pas propos. Vous accdez directement lcran correspondant aux frais de dplacement sils existent. Le bouton frais. vous permet de revenir sur lcran prcdent de votre tat de

Lcran de saisie des indemnits de mission dpend de la nature de la mission effectue : Missions de type correction de copies :

Vous renseignez le nombre de copies corriges. Mission de type interrogation orale :

Vous compltez le nombre total de candidats interrogs sur la mission.

Missions de type preuve pratique , ou preuve sportive :

Vous indiquez les dates et horaires effectus par demi-journe. Missions de entretien recrutement sans concours :

Vous indiquez le nombre dheures effectues pour cette mission. Mission de type VAE :

Vous compltez le nombre total de candidats interrogs sur la mission.

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Autres types de mission : Pour dautres missions, comme les missions daide au droulement des preuves, le calcul des indemnits est effectu directement par le gestionnaire :

2.5.3.2.

Frais de dplacement

Si la mission donne lieu remboursement de frais de transport et dhbergement, vous devrez renseigner les lments propres votre dplacement.

La ligne de dplacement affiche au dpart reprend les informations connues pour la mission avec, entre autre, les date et heure de dpart gales aux date et heure de dbut de mission. Vous allez remplacer, si ncessaire, ces lments par vos dates et heures de dpart et vous allez renseigner les autres informations lies votre dplacement.

Vous pouvez tre amen ajouter des lignes de dplacement. Un exemple : En cas de mode de transport combin pour un aller ou un retour (exemple : Voiture + train + autre transport en commun), vous renseignez autant de lignes de dplacement que de modes de transport combins pour votre dplacement. A noter : Lorsque vous effectuez plusieurs missions le mme jour donnant lieu des frais de dplacement, tous les dplacements de la journe doivent tre saisis sur la premire mission de la journe. Ajoutez autant de lignes que vous avez effectu de dplacements. - Pour mettre jour le dplacement, cliquez sur le bouton .

Le dtail du frais de dplacement saffiche dans une nouvelle fentre.

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Il vous appartient de complter les lments manquants en suivant les consignes rappeles lcran et de cliquer sur le bouton OK pour prendre en compte les informations saisies pour le dplacement. Notez que si votre mission se droule au mme endroit sur plusieurs jours et que vous faites l'aller-retour tous les jours, vous renseignez une seule ligne de dplacement (en prcisant bien le nombre de trajets dans le cas d'un mode de transport 'Automobile'), et vous ne remplissez pas frais de nuites. Lorsque la mission ne donne pas lieu dplacement, lcran ne sera pas propos et vous accderez directement lcran denregistrement/validation (voir 2.5.3.3 Enregistrement / Validation) Pour ajouter un dplacement, cliquez sur le lien ; Pour supprimer une ligne de dplacement, cochez la case en fin de ligne puis cliquez sur le bouton . La ligne supprime est raye. Elle ne sera supprime que lors de la phase Enregistrement/Validation Vous passez lcran denregistrement/validation en cliquant sur le bouton .

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2.5.3.3.

Enregistrement / Validation

Lcran Enregistrement/Validation vous est propos aprs les crans de saisie de frais de jury et/ou des frais de dplacement.

Deux choix vous y sont proposs :

Vous pouvez enregistrer la saisie dlments de mission dj passes. Cette saisie sera mmorise mais non transmise au gestionnaire de votre acadmie. Vous pouvez revenir en consultation et en modification sur cette mission tout moment. A lissue de lenregistrement, un message dinformation vous indique que la saisie a bien t enregistre.

En cliquant sur le bouton dinformation de la mission.

, vous revenez lcran

Remarque : pensez consulter les messages dinformation dans la console en bas de lcran. Ils vous renseignent sur dventuelles anomalies dans la saisie de vos tats de frais.

Lorsque vous avez complt tous les lments ncessaires sur ltat de frais slectionn, vous devez alors le valider pour quil puisse tre pris en compte par le service gestionnaire. Un rcapitulatif de votre mission saffiche :

Vrifiez attentivement les lments avant den valider le contenu pour transmission au gestionnaire acadmique. En cas derreur, cliquez sur Annuler pour revenir lcran de saisie. p 19 / 21 SERIA RENNES Projet IMAGIN

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Pour valider votre tat de frais, cliquez sur Valider . Lorsquelles sont ncessaires, les pices justificatives produire sont indiques. Elles seront joindre une copie du rcapitulatif imprim (voir 2.5.3.4 Le rcapitulatif de ltat de frais). Votre dossier est maintenant pris en compte. Un numro dordre lui a t attribu. Ce numro est le garant du bon droulement de lopration.

2.5.3.4.

Le rcapitulatif de ltat de frais

En cliquant sur le bouton Imprimer , vous lancez ldition dun document au format Acrobat Pdf.

Conservez ce document. Vous pouvez lenregistrer sur votre disque dur ou limprimer directement. Une copie sera joindre si vous avez des justificatifs envoyer au service gestionnaire. SERIA RENNES Projet IMAGIN
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Vous revenez alors lcran dinformation de la mission. Le statut de ltat de frais est pass Valid . Un tat de frais valid nest plus accessible quen consultation. Il vous reste cependant la possibilit si ncessaire de dvalider votre tat de frais tant quil na pas t trait par le service gestionnaire.

2.5.4. Suivre lavancement de la mise en paiement

Vous pouvez suivre les diffrentes tapes de la mise en paiement de lindemnit de mission ou du frais de dplacement pour ltat de frais slectionn dans la partie haute.

Ds lors que le gestionnaire a trait votre tat de frais, le suivi de lavancement est affich.

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