GRANDES LIGNES DIRECTRICES DUNE POLITIQUE DE DEVELOPPEMENT DES COLLECTIONS A PARTIR DU MODELE CONSPECTUS

POURQUOI ELABORER UN DOCUMENT ECRIT ? Introduction Le premier objectif dune bibliothque est de slectionner, de conserver et de donner accs tout type de document pertinent. Compte tenu des dveloppements technologiques, les bibliothques sont passes dun tat de stockage celui daccs immdiat linformation. Ce nouveau rle a boulevers lorganisation des collections. La formulation dune politique se traduit par une structure et tout un ensemble de paramtres dans lesquels le personnel et les usagers sont impliqus. Ces indicateurs, outre la fonction doutil de slection, permettent aux professionnels de revoir les objectifs de lorganisation documentaire, court et long terme, et de reconsidrer les priorits lies chaque activit. Ils sont une aide pour lvaluation budgtaire et sont utiles comme moyen de communication aussi bien en interne quen externe ; ils sont un atout prcieux pour le dveloppement des collections en coopration, empchent la censure et sont dune grande utilit pour toutes les activits lies la gestion des collections y compris les dons, les suppressions et dsabonnements. Quatre grands principes peuvent expliquer la rdaction dune politique de dveloppement des collections : 1. Choix La premire fonction dune politique documentaire rdige est daider les professionnels choisir et liminer les documents (imprims et numriques) de la collection locale. Cest un document qui sert de guide pour chaque tape du processus dacquisition : slection, acquisition, mise en uvre, intgration, dsherbage, conservation, lagage et limination de tous types de documents dans les domaines pertinents, en tenant compte des niveaux de collection spcifiques(extension et profondeur). Ce document limite les choix individuels et identifie les lacunes tout en assurant la cohrence et la continuit dans la slection et la rvision des documents. De plus, il clarifie le champ des collections locales et permet par exemple dvaluer la part des acquisitions faites par rapport ce qui est publi dans un domaine. Un tel guide de rfrence rduit le nombre des acqureurs pour les acquisitions rcurrentes , est un outil daide pour la formation des nouveaux professionnels et se rvle tre une source dinformation prcieuse pour les autres bibliothques impliques dans un plan de dveloppement documentaire. 2. Programmation Une politique documentaire est un document de base pour une future planification, permettant de dfinir des priorits surtout lorsque les subventions budgtaires sont limites, de demander

des moyens financiers adapts et de protger les subventions acquises. Avoir un document formel de rfrence assure la continuit des collections, vite la confusion, permet de mesurer la valeur et profondeur des collections existantes et oblige le personnel se rfrer aux objectifs de la bibliothque. Cet outil permet de mettre en place avec les autres activits lies aux collections (telles que le catalogage, la conservation et la conservation), une stratgie commune et reprsente une aide pour les services aux usagers, par exemple en identifiant les domaines bons pour le dsherbage ou plus appropris pour le prt entre bibliothques, la fourniture de documents, laccs via Internet plutt que les acquisitions. 3. Relations avec le public Ce document formel peut galement est utile pour les relations entre la bibliothque et ses usagers, ses gestionnaires politiques et budgtaires. Les directives de la politique documentaires garantissent les objectifs fixs par lorganisation, dmontrant la responsabilit financire des buts atteints. En effet la rdaction dun tel guide demande une participation active la fois des usagers et des politiques, amliorant ainsi la communication avec ceux-ci. Il sagit dun contrat entre la bibliothque et ses clients qui peuvent savoir tout moment ce que la bibliothque peut leur proposer en terme de services et de collections. Les dcisions individuelles de slection peuvent ainsi tre justifies. Et en se rfrant un tel document officiel, le personnel peut se djouer de la critique ou de la censure ainsi que refuser poliment mais fermement des dons non adapts, des ouvrages sectaires voire dangereux. 4. Contexte plus large Les bibliothques ne pouvant pas fournir tous les services par elles-mmes, sallient avec dautres bibliothques pour crer des coopratives, des alliances et des consortia. Afin de monter de telles entreprises, elles doivent fournir un savoir mutuel et des collections partages. Une politique de dveloppement des collections rdige sert donc souvent de base pour une plus large coopration, pour un partage des ressources aussi bien, localement quau niveau rgional, national voire international. QUELQUES ELEMENTS POUR REALISER UNE POLITIQUE DE DEVELOPPEMENT DES COLLECTIONS

A. Introduction La principale raison de rdiger un tel document est de se protger des vnements particuliers et des priorits individuelles ainsi que des acquisitions ne relevant aucunement des missions de la bibliothque. De plus, les documents numriques de tous types et de toutes tailles augmentent beaucoup et cotent de plus en plus cher. Aussi les choix de slection de ces nouveaux supports doivent-ils tre intgrs dans la politique documentaire. Ils peuvent faire lobjet dun document spar ou bien tre intgrs au document initial. les premiers lments prendre en compte sont les missions de la bibliothque, ainsi que les buts de cette politique de dveloppement des collections et le public quelle vise. Il serait bien dinclure quelques donnes concernant les groupes dusagers, la description des programmes denseignement , la taille des collections (nombre de priodiques, de monographies, part des ressources lectroniques, langues reprsentes) ; une vue dtaille du budget que la

bibliothque dpensera pour les diffrents types de documents et toute convention formelle ou informelle de coopration qui concerne les collections. B. Principes gnraux Peuvent tre listes ici toutes les donnes qui dterminent la mise en uvre dun dveloppement des collections telles que : collections courantes ou rtrospectives, types de documents (monographies, priodiques, thses, littrature grise, cartes), langues, formats (matriel imprim, non-imprim, ou lectronique) ; sources spcifiques de financement (bourses ou donation) ; politique des dons ou politiques particulires dentretien des collections(dsherbage, limination, conservation) ; et taille des collections. Dautres types de documents peuvent concerner la gestion des rclamations. Signaler sil existe lquivalent de la Loi des droits de la bibliothque ou autre document pertinent ; quelles limites la politique documentaire quels sujets ou domaines sont volontairement non couverts, etc. C. Rapports particuliers : Chaque institution est unique car elle dessert un public particulier. Elle aurait donc son propre document de politique documentaire qui serait en adquation avec le public quelle dessert. Le document signalerait les collections traitant de sujets spcifiques ou dans des formats particuliers constituant des documents uniques pour lesquels sappliqueraient des directives spciales ; et les formats exclus seraient signals. Ltendue de la couverture documentaire serait dcrite (langues retenues et exclues ; domaines gographiques couverts et/ou exclus ; priodes chronologiques couvertes en terme de contenu intellectuel et en terme de date de publication et priodes particulires exclues) Les sujets seraient reprsents avec une indexation de bibliothque et des descripteurs sujets Le service ou lacqureur responsable des collections seraient identifis Tout autre type dinformation locale utile tel que des relations interdisciplinaires ; des conventions de consortia ; des politiques daccs linformation, Tout autre information dimportance locale.

D. Profils de sujets Cette partie de la politique documentaire sappuie sur lvaluation des collections et a besoin dune mise jour rgulire pour enregistrer les progrs par rapport aux objectifs et aux changements dobjectifs lis aux circonstances. La meilleure prsentation est un ensemble de rapports du conspectus qui inclut toutes les informations appropries sur les collections. Conspectus signifie une vue densemble ou un rsum de la profondeur des collections ainsi que des forces dorganisation des collections par sujet, grande classification ou combinaison des deux, en intgrant les codes standardiss pour les niveaux de collection et les langues des documents acquis. Un tel conspectus est un synopsis des collections dune bibliothque ou une vue densemble dune politique coordonne de dveloppement des collections dun consortium ou dun rseau. Le premier conspectus a t dvelopp par le Groupe des bibliothques de recherche (RLG) et a t adapt plus tard par dautres groupes tels que le WLN (Western Library Network).

Linformation serait fournie pour chaque division du conspectus (24), chaque catgorie (500) et chaque sujet (4000) , valus par la bibliothque. (voir appendice 1 donnant la liste des 24 divisions du conspectus) Lvaluation intgre pour tre complte plusieurs autres tapes telles que la programmation, la collecte des donnes, les indices de profondeurs et les codes de langage. Cette information est utilise pour grer les ressources de la bibliothque et pour prendre dautres dcisions lies des oprations plus gnrales. E. Mthodes dvaluation des collections Les techniques et procdures utilises pour rassembler les donnes afin dvaluer les collections sont brivement dcrites ci-dessous. Les donnes dcrivent idalement la profondeur et ltendue des collections existantes et fournissent une base pour donner les niveaux de collection. Quelques techniques sont importantes et pourront tre utilises rgulirement alors que dautres ne seront valables que dans des situations particulires, et ne seront pas toujours ncessaires. Cest celui qui est responsable de lvaluation, de choisir les mthodes les plus appropries ses collections. Cette dcision sappuie sur la disponibilit des donnes, le nombre de professionnels impliqus dans la ralisation de lobjectif final (comment ce document sera-t-il utilis dans la bibliothque/institution). Les techniques disponibles pour valuer les collections peuvent tre divises en deux groupes : celles centres sur les collections et celles centres sur les utilisateurs. Les premires analysent le contenu et les caractristiques des ressources afin de dterminer la taille, lge , ltendue et la profondeur de la collection partir dun modle standard externe. Les deuximes dcrivent comment la collection est utilise et indiquent lefficacit de la collection par rapport son utilisation. Lvaluation des collection offre le plus de chances dtre prcise et de produire de meilleurs rsultats si elle combine les deux techniques, incluant la fois des rsultats quantitatifs et qualitatifs dans la collecte des donnes. - mesures quantitatives Elles concernent la taille, lge, lutilisation et dautres donnes numriques. Des exemples de mesures quantitatives intgrent les donnes de linventaire ou les catalogues topographiques pour dterminer les titres rels ou le nombre de volumes, par segment documentaire ou domaine. Le calcul de lge mdian ou dautres mesures similaires donne une ide de lactualit des collections. La somme dpense par anne pour couvrir un segment ou domaine, illustre lengagement permanent pour dvelopper ce secteur. Le pourcentage de titres acquis par une bibliothque compar avec une liste standard montre lampleur et la profondeur de la collection. Les statistiques dutilisation (incluant lusage interne et le prt entre bibliothques) concernent les deus types de techniques dvaluation. - mesures qualitatives Ces mesures passent par une valuation subjective et implique le jugement professionnel des bibliothcaires, lapprciation des acqureurs experts ou lopinion des clients. Ces techniques intgrent des impressions sur ltat , les caractres et la justesse dun segment de collection. Lvaluation dune portion de la collection compare avec celle dune autre bibliothque, voire avec une bibliographie traitant du mme sujet est une autre technique qualitative. F. Indicateurs de profondeur.

Ces indicateurs de profondeur, ou niveaux de dveloppement sont des valeurs numriques utilises pour dcrire les collections et les objectifs dune bibliothque. Trois critres de la gestion des collections sont retenir : niveau de dveloppement actuel des collections, cest dire la situation de dpart, le niveau rel des acquisitions en cours et lobjectif du niveau de dveloppement de la collection. Dfinition des indicateurs de profondeur (voir Appendice 2) 0 = hors collection 1 = niveau minimal dinformation 2 = niveau dinformation lmentaire 3 = support de formation et denseignement 4 = niveau recherche 5 = niveau complet dinformation G. Codes de langues (RLG) E : les documents en langue anglaise prdominent ; peu ou aucun document dans dautres langues. F : choix de documents en langues trangres en plus des documents en langue anglaise W : un vaste choix de documents en toutes langues. Aucune dcision de restreindre lachat de document en fonction de la langue. Y : priorit une langue trangre pour lacquisition des documents. Mise en valeur dun fonds dans une langue locale . H. codes de langue (WLN) P : langue originelle domine. Peu ou pas douvrages dautres langues. S : slection de documents en langues trangres en plus des documents en langue originelle W : grand choix de documents en toutes langues X : collection plutt dans une autre langue que la langue du pays. I Mise en uvre et rvision de cette politique documentaire : Description du processus de mise en uvre, emploi du temps pour la rvision et introduction de la notion de contrle. Contrle : - Pour lavenir Vrifier lapplication rgulire de la politique lgard des collections acqurir - Pour le pass Remise en question des commandes permanentes ainsi que des abonnements. Application rtrospective dune politique de dveloppement et en mme temps lagage des documents hors de la politique documentaire. Rvision : Rexaminer le texte (priodicit prvoir) pour dtecter les inadquations, intgrer de nouveaux besoins , des changements tels que des coupures budgtaires, des changements de programmes universitaires, des thmatiques nouvelles, etc...

APPENDICE 1

WLN / OCLC DIVISIONS DU CONSPECTUS

DIVISION

Prfixe LC

Prfixe Dewey

AGRICULTURE ANTHROPOLOGIE ART & ARCHITECTURE ARTS DU SPECTACLE BIBLIOTHECONOMIE BIOLOGIE CHIMIE COMMERCE & ECONOMIE DROIT EDUCATION EDUCATION PHYSIQUE & JEUX GEOGRAPHIE & SCIENCES DE LA TERRE HISTOIRE & SCIENCES ANNEXES INFORMATIQUE INGENIERIE & TECHNOLOGIE LANGAGE, LINGUISTIQUE & LITTERATURE MATHEMATIQUES MEDECINE MUSIQUE PHILOSOPHIE & RELIGION PSYCHOLOGIE SCIENCES PHYSIQUES SCIENCES POLITIQUES SOCIOLOGIE

AGR ANT ART PER LIS BIO CHE ECO LAW EDU PHR GEO HIS COM TEC LLL MAT MED MUS PAR PSY PHY POL SOC

AGD AND ARD PED DLS BID CHD BUD DLA EDD DPH GED HID CSD END LAD MAD DME MUD PHD PSD PUD POD SOD

APPENDICE 2 DEFINITIONS DES INDICATEURS DE PROFONDEUR DES COLLECTIONS DU CONSPECTUS

Dans cette annexe sont prsentes les dfinitions remanies des indicateurs de profondeur qui ont t dveloppes en 1996-1997 par lAssociation des bibliothques de recherche, avec laide de WLN (rseau de bibliothques de lOuest). Plus de 30 utilisateurs du Conspectus aussi bien aux Etats Unis qu ltranger ont travaill ensemble pour mettre jour le langage originel de manire amliorer lutilisation des dfinitions sans rduire la valeur des valuations qui taient celles des dfinitions dorigine. Les dfinitions rvises ont eu pour objectif de permettre leur application tous les sujets. Celles-ci sont donc gnriques. Cependant des lignes directrices ont t dveloppes ou continueraient de ltre pour adapter les dfinitions dans un contexte de thmatiques particulires telles que la fiction, la littrature enfantine, larchitecture Ces dfinitions rvises refltent les besoins dune meilleure adquation avec dautres formes dinformation telles que le non imprim ou la documentation numrique ainsi quavec les questions traitant de laccs et/ou lacquisition. Pour les sujets demandant de la documentation sous forme non-imprime au niveau information lmentaire ou un niveau suprieur, il est admis que des documents visuels, oraux ou autres pourront galement tre collects , par exemple dans les disciplines comme la danse, la musique. Pour dterminer les niveaux appropris dans des thmatiques o les documents non imprims sont prdominants, il faudra sur la ligne du conspectus dtaillant la collection douvrages et de travaux de rfrence, ajouter lexpression media non imprims opportuns . Par exemple, Le niveau Information de base pour une collection musique inclurait : une collection limite de monographies, de travaux de rfrence et de documents non imprims indispensables . Les documents numriques pertinents sont identiques aux documents imprims, nimporte quel niveau aussi longtemps que les politiques et procdures dutilisation permettent au minimum une collecte quivalente dinformation. Les priodiques lectroniques, sils sont conservs localement ou distance sont identiques aux priodiques imprims si : 1. laccs aux donnes lectroniques est au moins gal la production imprime 2. il existe un accs un nombre suffisant de terminaux et 3. il nexiste pour lusager aucun cot supplmentaire daccs information. De mme, les archives intgralement lectroniques de monographies, priodiques, dimages, etcsi elles sont dcharges en local ou accessibles via Internet sont traiter de la mme faon que les formats primaires si leur accs et leur cot sont quivalents ou suprieurs pour les usagers. Les services de fourniture de documents qui ne sont pas des services instantans ne ressemblent pas ceux qui donnent accs immdiatement linformation sur site ou lectroniquement. La mthode du Conspectus mesure les collections appartenant une bibliothque et ses antennes, condition que ces ressources soient accessibles immdiatement. Mais le Conspectus ne mesure pas ce qui avec un certain dlai provient dun autre systme de bibliothque ou dun fournisseur, que le dlai soit de 10 heures ou 10 jours. Toutefois, les utilisateurs du Conspectus seraient libres de fournir des dtails dans le Champ

des notes sur les services supplmentaires de la bibliothque aux usagers, mais qui ne remplaceraient pas les propres ressources de celle-ci. 0 Hors collection

La bibliothque , de manire intentionnelle, ne recueille aucun document dans quelque format que ce soit sur ce sujet. 1 Niveau minimal dinformation

Ce niveau de dveloppement supporte les cours dintroduction (1er cycle) sur ce sujet et comprend : - une collection trs limite douvrages gnraux, intgrant des monographies et des travaux de rfrence - les priodiques directement lis au sujet ainsi que linformation spcialise en ligne ne sont pas recueillis. 2 Niveau dinformation de base

Ressources appropries pour introduire, et dfinir un sujet, pour indiquer les diffrents types dinformation disponibles ailleurs et pour couvrir les besoins des utilisateurs des deux premires annes du collge (1er cycle universitaire) : une collection limite de monographies et de travaux de rfrence une collection restreinte de priodiques gnraux reprsentatifs un accs dfini une collection limite de ressources lectroniques, locales ou distance, portant sur des outils bibliographiques, des textes, des bases de donnes, des priodiques, etc.

Les collections seraient souvent et rgulirement revues pour rpondre aux besoins dinformation courante. Les anciennes ditions et les titres contenant des donnes primes seraient retirs. Les documents standard ou classiques rtrospectifs seraient maintenus. 3 Niveau enseignement

Ressources appropries pour mettre jour les connaissances sur tous les aspects dun sujet mais un niveau moindre que celui exig par le niveau dtude approfondi de la recherche. (deuxime cycle universitaire) : - une collection tendue de monographies et douvrages de rfrence gnraux et spcialiss - une collection tendue de priodiques gnraux et spcialiss - une slection de ressources documentaires en langues trangres - une collection importante douvrages dauteurs trs connus et un choix douvrages dauteurs de notorit moindre - des accs un large ventail de ressources lectroniques, locales ou distance, incluant des outils bibliographiques, des textes, bases de donnes, des priodiques etc.

Les collections devraient tre rexamines systmatiquement pour sassurer de la validit et du suivi de linformation essentielle, avec conservation dun certain nombre de documents anciens classiques. 4 Niveau recherche

Collection comprenant lessentiel des publications ncessaires aux tudes de doctorat et la recherche. Elle comprend : une trs large collection de monographies et douvrages de rfrence gnraux et spcialiss. - une trs large collection de priodiques gnraux et spcialiss - une trs grande collection de documents appropris en langues trangres - une collection tendue dauteurs trs connus ou de notorit moindre - des accs dfinis une trs large collection dinformations en ligne localement ou distance, comprenant des outils bibliographiques, des textes, des bases de donnes, des priodiques etc. Les documents plus vieux sont systmatiquement conservs pour servir les besoins de la recherche historiques 5 Niveau complet dinformation

Collection qui, qui dans un domaine de connaissance dfini, sefforce dtre exhaustive autant que raisonnablement possible (par exemple pour des collections spcialises , dans toutes les langues appropries au domaine dapplication. Elle comprend : - une collection exhaustive de documents imprims - une collection trs tendue de manuscrits - une collection trs tendue de documents sous toutes les formes pertinentes - une collection de ce niveau pourrait constituer un fonds de rfrence au niveau national, voire international BIBLIOGRAPHIE
Anderson, Joanne S..(ed.). Guide for written collection policy statements, 2nd ed., Chicago IL.: American Library Association, 1996. (Collection Management and Development Guide, 7) Atkinson, Ross. The language of the levels: reflections on the communication of collection development policy. College and Research Libraries, 47 (1986) 2, pp. 140-149.

Bakker, Trix. Collectieprofielen in bibliotheken. In: Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief, onder red. van G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins, Alphen aan den Rijn: Samsom, 1996-....Oktober 1998b. IV D 200, pp. 1-21. Biblarz, Dora. The Conspectus as a blueprint for creating collection development policy statements. In: Collection Assessment: A Look at the RLG Conspectus. New York: Haworth Press, 1992, pp. 169-176.
Billings, H. Library collections and distance information: new models of collection development for the 21st century. Journal of Library Administration, 24 (1996) , pp. 317. Bushing, M., B. Davis and N. Powell. Using the Conspectus method. A Collection Assessment handbook. Lacey, WA: WLN, 1997.

Calenge, Bertrand. Les politiques dacquisitions. Paris : Editions du Cercle de la librairie, 1994. (Collections bibliothques ; ISSN 0184-0886) Calenge, Bertrand. Conduire une politique documentaire. Paris : Editions du cercle de la librairie, 1999. (Collections bibliothques ; ISSN 0184-0886) Cassell, K. Ann and Elisabeth Futas. Collection development policies. Collection Building, 11 (1991) 2, pp. 26-29. Dowd, Sheila T. Formulation of a collection development policy statement. In: Collection Development in Libraries: a Treatise. Greenwich, Conn.: JAI, 1980, pp. 67-81 (Foundations of Librarianship, vol.10A). Evans, Robert W. Collection development policy statements: the documentation process. Collection Management, 7 (1985) 1, pp. 63-73. Farrell, David. Policy and planning. In: Collection Management: A New Treatise. Greenwich, Conn.: JAI, 1991, pp. 51-65.

Frank, D.G. et al. The relevance of collection development policies: definition, necessity, and applications. RQ, 33 (1993) 1, pp. 65-74. Futas, E. Collection Development Policies and Procedures , 3rd ed. Phoenix, Ariz.: Oryx, 1995.
Gaudet, Franoise et Lieber Catherine. Dsherber en bibliothque: un manuel pratique de rvision des collections. Paris : Editions du Cercle de la librairie, 1996 Gestion, la, des collections : dossier. Bulletin dinformations de lAssociation des bibliothcaires franais, n166, 1995.

Hazen, D.C. Collection development policies in the information age. College & Research Libraries, 56 (1995) 1, pp. 29-31. Intner, Sheila S. The ostrich syndrome: why written collection development policies are important. Technicalities, 16 (July/August 1996), pp.1-3. Johnson, R. Collections development policies: a cunning plan. Technicalities, 14 (1994) 6, pp. 3-6. Kachel, Debra E. The written collection development policy. In: Collection Assessment and Management for School Libraries. Preparing for Cooperative Collection Development. Westport, Conn.: Greenwood, 1997, pp. 53-76.
Snow, R. Wasted words: the written collection development policy and the academic library.Journal of Academic Librarianship, 22 (May 1996), pp.191-194. Vogel, K.D. Integrating electronic resources into collection development policies. Collection Management, 21 (1996) 2, p. 65-66. White, Gary W. and Gregory A. Crawford. Developing an electronic information resources collection development policy. Collection Building, 16 (1997) 2, pp. 53-57. Wood, Richard J. and Frank Hoffmann. Library Collection Development Policies: A Reference and Writers Handbook . Lanham, MD: Scarecrow,1996.

Documents numriques
Information Resources Policy / University Library, University of Hertfordshire, UK. http://www.herts.ac.uk/lis/services/inf_resources/inf_res_policy.html Collection Development Policy for Internet Resources / University of Oregon Libraries, US.. http://darkwing.uoregon.edu/~chadwelf/intesele.htm Collection Development Policy for Offline Electronic Resources / University of Oregon Libraries, US. http://darkwing.uoregon.edu/~chadwelf/offlelec.htm Collection Development Policy for Electronic Journals / University of Oregon Libraries, US http://darkwing.uoregon.edu/~chadwelf/ejoupoli.htm

10

Collection Development Policies - Digital Libraries / Columbia University Libraries, US. http://www.columbia.edu/cu/libraries/about/colldev/digital-library.htm Acqwebs Directory of Collection Development Policies on the Web. http://acqweb.library.vanderbilt.edu/acqweb/cd_policy.html Politiques de dveloppement des collections Bibliothques franaises sur le Web.
http://www.enssib.fr/autres-sites/poldoc/index.html

11