Pouvoir adjudicateur: Commission europenne Dveloppement social et humain (Instrument de financement de la coopration au dveloppement)

Appui aux instituts de sant publique

Appel d'offres restreint 2013 Lignes directrices pour les demandeurs de subvention Ligne budgtaire 21.05.01.01 Rfrence: EuropeAid/135178/C/ACT/Multi Date limite de soumission des notes succinctes de prsentation: 17 mars 2014

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AVERTISSEMENT
En cas de divergence entre les diffrentes versions linguistiques, la version anglaise prvaudra
Il s'agit d'un appel propositions restreint. Dans un premier temps, seules les notes succinctes de prsentation doivent tre soumises pour valuation. Par la suite, les demandeurs qui auront t prslectionns seront invits soumettre un formulaire complet de demande. Aprs l'valuation des formulaires complets de demande, l'ligibilit des demandeurs provisoirement slectionns sera vrifie sur la base des pices justificatives demandes par l'administration contractante et de la dclaration signe par le demandeur, envoyes en mme temps que la demande.

IMPORTANT
Mme si la vrification de l'ligibilit est prvue pour tre ralise seulement pour les demandeurs provisoirement slectionns l'issue de la procdure, le Comit d'Evaluation peut nanmoins dcider de vrifier ce point toute tape prcdente de la procdure. Par consquent, toute proposition juge non conforme toutes les conditions obligatoires nonces dans ces lignes directrices peuvent tre automatiquement rejetes sur cette seule base, n'importe quel stade de la procdure et sans pravis ni demande de clarification. Les candidats sont donc vivement invits remplir scrupuleusement la "Liste de contrle pour la note succincte" (Annexe A, Partie A section 2), et la "Liste de contrle pour le formulaire complet de demande" (Annexe A, Partie B, section 7) ainsi que les deux premires pages du formulaire de demande o la plupart des conditions pralables ncessaires sont numres. Toute pice justificative manquante ou toute incohrence entre les dclarations et les pices justificatives pourra conduire au rejet de la proposition sur cette seule base. Aucune modification du partenariat entre la note succincte et le formulaire complet de demande ne sera autorise except dans des cas exceptionnels dment justifis par des cas de force majeure et sous rserve d'acceptation par le comit d'valuation. Il est entendu par force majeure toute situation imprvisible et exceptionnelle ou d'un vnement hors du contrle des parties qui empche l'une d'entre elles de remplir une de ses obligations, n'est pas imputable une faute ou d'une ngligence de leur part et est insurmontable en dpit de toute la diligence de leur part. Dans un tel cas, le demandeur doit indiquer clairement la modification demande et justifier sa demande dans la partie B, section 7 du formulaire de demande de subvention. La validit de la justification sera examine au cours de l'valuation de la demande complte. Si la justification n'est pas considre comme valable, par le Comit d'Evaluation, la proposition peut tre rejete sur cette seule base. Une bote e-mail fonctionnelle spcifiquement ddie cet appel a t mise en place: EuropeAid-DCI-HEALTH-2013@ec.europa.eu. Elle doit tre utilise exclusivement pour les cas indiqus au paragraphe 2.2 de ces lignes directrices savoir la soumission des notes succinctes, les demandes de clarification dans le dlai fix, la soumission des formulaire complet de demande ainsi que dans le cas o le demandeur ne reoit pas l'accus de rception la date annonce dans le calendrier indicatif (comme expliqu dans le paragraphe 2.2.3). Aucune autre bote e-mail fonctionnelle ne sera utilise. Le pouvoir adjudicateur se rserve le droit de fermer cette bote fonctionnelle sans pravis une fois cet appel propositions cltur et de ne pas rpondre toute autre demande qui ne relverait pas de l'un des cas mentionns ci-dessus. En particulier, ni les informations concernant le calendrier indicatif ni celles concernant le contenu de la dcision ne seront donnes par l'intermdiaire de cette bote fonctionnelle. cet gard, les candidats sont pris de suivre les instructions donnes aux paragraphes 2.5.1 et 2.5.2 de ces lignes directrices
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Table des matires

1. 1.1 1.2 1.3 2. 2.1

APPUI AUX INSTITUTS DE SANT PUBLIQUE............................................................................. 4 Contexte .................................................................................................................................................. 4 Objectifs du programme et priorits........................................................................................................ 5 Montant de lenveloppe financire mise disposition par l'administration contractante........................ 5 RGLES APPLICABLES AU PRSENT APPEL PROPOSITIONS ........................................... 6 Critres dligibilit ................................................................................................................................ 7
ligibilit des demandeurs [demandeur et codemandeur(s)............................................................................ 7 Entits affilies............................................................................................................................................... 9 Associs et contractants ............................................................................................................................... 10 Actions ligibles: pour quelles actions une demande peut-elle tre prsente? ........................................... 10 ligibilit des cots : quels cots peuvent tre inclus? ................................................................................. 15 Contenu de la note succincte de prsentation................................................................................................ 19 O et comment envoyer la note succincte de prsentation?.......................................................................... 19 Date limite de soumission de la note succincte de prsentation.................................................................... 20 Autres renseignements sur la note succincte de prsentation........................................................................ 20 Formulaires complets de demande................................................................................................................ 21 O et comment envoyer les formulaires complets de demande? ................................................................. 22 Date limite de soumission des formulaires complets de demande ................................................................ 22 Autres renseignements sur les formulaires complets de demande ................................................................ 23

2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5

2.2

Prsentation de la demande et procdures suivre ............................................................................... 18

2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8

2.3 2.4 2.5

valuation et slection des demandes ................................................................................................... 23 Soumission des pices justificatives pour les demandes provisoirement slectionnes ....................... 29 Notification de la dcision de l'administration contractante ................................................................. 31
Contenu de la dcision .................................................................................................................................. 31 Calendrier indicatif ....................................................................................................................................... 31

2.5.1 2.5.2

2.6 2.7 3.

Conditions de la mise en uvre aprs la dcision de l'administration contractante d'attribution d'une subvention ............................................................................................................................................. 32 Systme d'alerte prcoce et base de donnes centrale sur les exclusions.............................................. 32 LISTE DES ANNEXES......................................................................................................................... 33

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1. APPUI AUX INSTITUTS DE SANT PUBLIQUE

1.1
CONTEXTE

Lengagement de lUE pour la sant dans sa politique de dveloppement est dfini dans la communication de 2010 sur le rle de l'UE dans la sant mondiale1. Cette communication numre les domaines appuyer, dont lamlioration de la gouvernance du secteur, la couverture universelle par la fourniture de services de sant de qualit, une meilleure cohrence des politiques intersectorielles ayant un impact sur la sant, et la gnration de connaissances en appui la prise de dcisions claires. La stratgie de lUE pour 2 faire reculer la pauvret est nonce dans le Programme pour le changement (2011). Ce programme reconnat limportance de la sant comme facteur dterminant de la croissance conomique et du dveloppement, car il sagit dun secteur qui, avec lducation et la protection sociale, jette les bases de la croissance et contribue son caractre inclusif. Le prsent appel propositions relve du programme thmatique Dveloppement social et humain qui sinscrit dans une dmarche globale de dveloppement et de rduction de la pauvret, avec en ligne de mire lamlioration du niveau de dveloppement social et humain des pays partenaires, conformment la Dclaration du Millnaire des Nations unies et aux objectifs du Millnaire pour le dveloppement (OMD). Le programme se fonde sur larticle 12 du rglement de l'UE tablissant linstrument de financement de la coopration au dveloppement (ICD)3 ; il constitue un instrument complmentaire laide bilatrale de lUE dispense par lintermdiaire des programmes par pays, et il est abord en dtail dans le Document de stratgie pour le programme thmatique 2007-20134. Le pilier Sant pour tous du programme Dveloppement social et humain porte sur trois principaux enjeux sanitaires: 1) le renforcement des systmes de sant, lamlioration des services sanitaires et le renforcement des capacits des pays partenaires faire face aux dfis en matire de sant, 2) la lutte contre les principales maladies transmissibles et 3) la mise en uvre du programme daction du Caire sur la sant reproductive et sexuelle. La rvision mi-parcours du document de stratgie nonce deux principes fondamentaux suivre dans les annes 2011-2013 au niveau global et/ou rgional: la promotion du dialogue sur la politique sectorielle, de la gnration de connaissances, de linnovation ; et la participation de lUE la conception et la mise en uvre dinitiatives globales qui constitueront un levier pour mobiliser des ressources additionnelles aux programmes bilatraux. Au niveau des pays, la rvision mi-parcours du document de stratgie fixe pour objectif le dveloppement de relations durables avec des institutions cls en charge de dveloppement. de politiques et appartenant la socit civile, ainsi quune plus forte participation des acteurs cls de la socit civile par le biais dinitiatives rgionales et globales bases sur le dveloppement des liens/rseaux Sud-Sud pour l'change de pratiques et expriences, le partage des connaissances, l'innovation et la coordination pour un plaidoyer de politiques sectorielles supranationales. Ce programme adhre ces principes fondamentaux.
5

Communication de la Commission au Conseil, au Parlement europen, au Comit conomique et social europen et au Comit des rgions, COM (2010) 128 final Le rle de lUE dans la sant mondiale. Communication de la Commission COM (2011) 637 final: Accrotre l'impact de la politique de dveloppement de l'UE: un programme pour le changement http://ec.europa.eu/europeaid/what/development-policies/documents/agenda_for_change_fr.pdf Rglement (CE) N 1905/2006 du Parlement europen et du Conseil du 18 dcembre 2006 portant institut dun instrument de financement de la coopration au dveloppement (JO L 378 du 27.12.2006, p. 41). http://ec.europa.eu/development/icenter/repository/how_we_do_strategy_paper_fr.pdf Page 4/33

4 5

http://ec.europa.eu/europeaid/what/health/documents/investing_people_mid-term_review_en.pdf (en anglais) 2013.1.rev 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc

1.2

OBJECTIFS DU PROGRAMME ET PRIORITES

Description des objectifs et des priorits du programme concern par le prsent appel propositions: appui aux instituts de sant publique. Lobjectif global de cet appel propositions est de contribuer la protection et la promotion de la sant de la population par lanalyse et le conseil stratgique en matire de politiques sectorielles. Lobjectif spcifique de cet appel propositions est de renforcer lexpertise, les connaissances et les ressources des coles de sant publique ou des instituts de recherche (ou de formation) en sant publique retenus dans les pays faible revenu, afin de fournir aux autorits sanitaires du pays et aux parties prenantes du secteur des conseils stratgiques bass sur des donnes probantes et adapts la situation locale, des formations et dautres formes dappui la prise de dcision et llaboration de politiques, ainsi quau suivi de leur mise en uvre au niveau national ou infranational. Le partenariat est une composante intrinsque du programme, en vue de partager les comptences, dchanger des expriences et pratiques, de transfrer des connaissances, de renforcer les capacits, daccompagner et deffectuer toute autre tche contribuant atteindre lobjectif spcifique. Un partenariat est compos de trois entits au minimum et de six au maximum. Les instituts de sant publique des pays revenu intermdiaire devraient jouer un rle important dans le partenariat par le biais dune coopration SudSud. (voir section 2.1.1 ligibilit des demandeurs [demandeur et codemandeur(s)p.7). Le prsent appel propositions donnera la priorit aux actions dappui aux instituts de sant publique dans les pays faible revenu (values la section 2.3) qui: comportent une dmarche crdible pour tablir des liens entre dune part la recherche en matire de sant publique, le dialogue politique sectoriel et la formation et dautre part llaboration et la mise en uvre de politiques dans les domaines propices une couverture de sant universelle et une meilleure quit en matire de sant; prsentent un partenariat revtant une dimension transnationale et encouragent la coopration Sud-Sud entre les institutions de sant publique. De plus, les propositions qui prsentent les caractristiques suivantes seront considres favorablement (values la section 2.3.): la proposition rpond un besoin identifi dans le plan national de dveloppement sanitaire du pays, eu gard au renforcement des capacits en matire de sant publique; la proposition inclut une bauche fiable de plan d'activit stratgique pluriannuel (incluant champs d activits, dpenses et recettes, sur 5 ans) pour linstitut bnficiaire, qui reflte les priorits nationales en matire de sant et porte sur le dveloppement et la prennit de linstitut; au moins deux des demandeurs sont tablis dans le pays o lInstitut bnficiaire est tabli, de faon promouvoir son appropriation et un leadership fort dans le pays. Cet appel propositions sadresse des programmes tablis sur une dure maximale de 5 ans. tant donn que les instituts de sant publique des pays en dveloppement doivent tre soutenus sur le long terme, une seconde phase dappui est anticipe pour les interventions les plus prometteuses, ventuellement un niveau rgional ou infrargional. Un seul institut de sant publique par pays sera slectionn, et un seul institut par proposition (demandeur ou codemandeur) sera bnficiaire de la mise en uvre de laction. Il est souvent appel ci-aprs linstitut bnficiaire de laction ou plus brivement linstitut bnficiaire . de la mme faon, le pays o est tabli linstitut bnficiaire de laction est dnomm ci-aprs le pays bnficiaire .

1.3

MONTANT DE LENVELOPPE FINANCIERE MISE A DISPOSITION PAR L'ADMINISTRATION

CONTRACTANTE

Le montant global indicatif mis disposition pour le prsent appel propositions slve 23 000 000 .

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Il est prvu de superviser la mise en uvre du programme de faon globale, afin daccrotre la cohrence, lefficience et la visibilit des programmes individuels dans les diffrents pays et enfin pour guider et planifier une ventuelle seconde phase du programme. Le pouvoir adjudicateur se rserve le droit de ne pas attribuer tous les fonds disponibles. De mme, ce montant pourra tre revu la hausse si davantage de fonds sont rendus disponibles, quils soient imputs sur lexercice fiscal actuel ou sur un exercice futur. Montant des subventions Toute demande de subvention (contribution de lUnion europenne) dans le cadre du prsent appel propositions doit tre comprise entre les montants minimum et maximum suivants : montant minimum: 1 000 000 montant maximum: 4 000 000

Toute proposition pour laquelle la contribution de lUE sollicite ne se situe pas dans cette fourchette sera rejete. Toute demande de subvention (contribution de lUnion europenne) dans le cadre du prsent appel propositions doit respecter le pourcentage maximum suivant du total des cots ligibles de l'action : 80 % du total des cots ligibles de l'action (voir galement la section 2.1.4 Actions pour quelles actions une demande peut-elle tre prsente? des prsentes lignes directrices). ligibles:

Toute proposition pour laquelle le pourcentage du total des cots ligibles sollicit pour un financement excde le pourcentage plafond sera rejete. Dans le seul cas des actions mises en uvre dans un des pays les moins avancs, ou dans un autre pays faible revenu, figurant dans la liste du CAD de lOCDE6, la contribution de l'UE sollicite peut, titre exceptionnel, couvrir lintgralit des cots ligibles de laction si cela se rvle indispensable sa mise en uvre. Dans un tel cas, le demandeur doit motiver sa requte la partie B, section 2.2 du formulaire de demande de subvention. La validit des pices justificatives fournies sera examine lors de la procdure dvaluation. Si le comit dvaluation estime que les motivations du demandeur ne sont pas la mesure de laction, le pourcentage plafond de 80 % sera appliqu. Le solde (c'est--dire la diffrence entre le cot total de l'action et le montant demand l'administration contractante) doit tre financ par des sources autres que le budget de l'Union europenne ou le Fonds 7 europen de dveloppement .

2. RGLES APPLICABLES AU PRSENT APPEL PROPOSITIONS

Les prsentes lignes directrices dfinissent les rgles de soumission, de slection et de mise en uvre des actions finances dans le cadre du prsent appel propositions, en conformit avec le Guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de l'UE, qui s'applique au prsent appel (disponible sur le site Internet d'EuropeAid ladresse suivante : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_fr.htm).

6 7

http://www.oecd.org/fr/cad/stats/DAC%20List%20used%20for%202012%20and%202013%20flows%20fr.pdf

Lorsqu'une subvention est finance par le Fonds europen de dveloppement, toute mention du financement par l'Union europenne doit tre comprise comme se rfrant un financement par le Fonds europen de dveloppement. 2013.1.rev Page 6/33 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc

2.1

CRITERES DELIGIBILITE

Il existe trois sries de critres dligibilit, qui concernent respectivement: (1) Les acteurs: le demandeur, cest--dire l'entit soumettant le formulaire de demande (2.1.1) ses codemandeurs (sauf disposition contraire, le demandeur et les codemandeurs sont ci-aprs dnomms conjointement les demandeurs) (2.1.1), et, le cas chant, le(s) entit(s) affilie(s) au demandeur ou aux codemandeurs (2.1.2);

(2) Les actions: Les actions pouvant bnficier dune subvention (2.1.4); (3) Les cots: Les types de cots pouvant tre inclus dans le calcul du montant de la subvention (2.1.5). 2.1.1 ligibilit des demandeurs [demandeur et codemandeur(s)

Linstitut bnficiaire peut tre soit demandeur, soit codemandeur, en fonction de ses capacits financires (y compris en fonction de lexistence de sources de financement stables et suffisantes) et de ses capacits de mise en uvre, de son expertise technique et du meilleur choix fait par les demandeurs. Demandeur (1) Pour pouvoir prtendre une subvention, le demandeur doit satisfaire aux conditions suivantes: tre une personne morale; et tre sans but lucratif; et appartenir lune des catgories suivantes : organisation non gouvernementale8, institution ou organisation publique, semi-publique ou prive but non lucratif9 du secteur de la sant, ou autorit locale10 ; et

Le terme dorganisation non gouvernementale est quivalent aux termes dorganisation de la socit civile (OSC) et dacteur non tatique (ANE). Il sagit dorganisations reprsentant les populations autochtones ou des minorits nationales et/ou ethniques, dassociations professionnelles locales et des groupes de citoyens, de coopratives, de syndicats, dorganisations reprsentant des intrts conomiques et sociaux, dorganisations de lutte contre la corruption et la fraude et de promotion de la bonne gouvernance, dorganisations de dfense des droits civils et de lutte contre la discrimination, dorganisations locales (y compris des rseaux) participant la coopration et lintgration rgionale dcentralise, dunions de consommateurs, dorganisations de femmes ou de jeunes, dorganisations enseignantes, culturelles, de recherche et scientifiques, duniversits, dglises et dassociations et communauts religieuses, de mdias et de toute association non gouvernementale, ainsi que de fondations indpendantes, y compris politiques.

y compris coles de sant publique, instituts de sant publique, associations de sant publique, laboratoires de sant publique, etc. Lexpression autorits locales dsigne les institutions publiques dotes de la personnalit juridique, faisant partie de la structure de ltat, situes un niveau infrieur celui du pouvoir central, et responsables devant les citoyens. Les autorits locales se composent gnralement d'un organe de dlibration ou d'laboration des politiques (conseil ou assemble) et d'un organe excutif (le maire ou d'autres responsables excutifs), directement ou indirectement lus ou choisis au niveau local. L'expression recouvre diffrents niveaux de pouvoir tels que les villages, les municipalits, les districts, les comts, les provinces, les rgions, 2013.1.rev Page 7/33 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc
10

avoir au moins cinq annes dexprience dans le domaine du prsent appel propositions et avoir acquis une notorit nationale et/ou internationale dmontrable, soit sous la forme dau moins une publication dans une revue nationale, rgionale ou internationale reconnue, soit par un certificat dlivr par au moins deux organismes, institutions ou autorits nationaux, rgionaux ou internationaux pour un travail spcifique en rapport avec llaboration ou la mise en uvre dune politique dans le secteur de la sant et rpondant un problme de sant publique identifi dans le pays; et

tre tabli dans11 : - un tat membre de lUnion europenne ou - un pays en dveloppement inscrit sur la liste du CAD de lOCDE12 ou - un tat membre de lEEE (Islande, Liechtenstein et Norvge) ou - un pays officiellement candidat lentre dans lUE (Islande, Montngro, Serbie, Turquie, ancienne rpublique yougoslave de Macdoine) et tre directement chargs de la prparation et de la gestion de laction avec le(s) codemandeur(s) et l'entit/les entits affilie(s) et non agir en tant quintermdiaire. De plus, pour les actions proposes se droulant exclusivement dans les pays les moins avancs, des demandeurs issus dAustralie, du Canada, du Japon, de Nouvelle-Zlande, de Suisse et des tats-Unis sont galement ligibles.13 (2) Le demandeur potentiel ne peut participer des appels propositions ni tre bnficiaire d'une subvention s'il se trouve dans une des situations mentionnes au point 2.3.3 du Guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de l'UE (disponible sur le site Internet d'EuropeAid l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_fr.htm );

la partie A, section 3 du formulaire de demande de subvention (dclaration du demandeur), le demandeur doit dclarer que ni lui-mme ni le(s) codemandeur(s) ni l'entit/les entits affilie(s) ne se trouvent dans une de ces situations. Le demandeur doit agir avec des codemandeur(s) conformment aux prescriptions ci-aprs. Si la subvention lui est attribue, le demandeur devient le bnficiaire identifi comme le coordinateur dans lannexe E3h1 (les conditions particulires). Le coordinateur est linterlocuteur principal de ladministration contractante. Il reprsente les ventuels autres bnficiaires et agit en leur nom, Il conoit et coordonne la mise en uvre de laction. Partenariat Le partenariat entre acteurs afin de renforcer les capacits et le transfert de connaissances, d'changer les pratiques fondes sur des lments probants et de partager les expriences, de diffuser de linformation et les rsultats et de contribuer lappropriation locale de laction (liste non exhaustive) constitue un volet obligatoire du prsent appel propositions. Le partenariat entre demandeur et codemandeurs doit tre compos de trois (au minimum) six (au maximum) entits, tablies dans au moins deux pays diffrents et au maximum trois.

11

12

etc. [Rfrence: COM(2013) 280 final, 15.5.2013]. http://ec.europa.eu/europeaid/what/civilsociety/documents/com_2013_280_local_authorities_in_partner_countries_fr.pdf dterminer en fonction des statuts de lorganisation. Celle-ci doit faire la preuve quelle a t cre par un instrument rgi par la lgislation nationale du pays concern, et que son sige est tabli dans un pays ligible. Ainsi, toute entit lgale dont les statuts ont t tablis dans un autre pays ne peut pas tre considre comme une organisation locale ligible, mme si ces statuts sont enregistrs localement ou si un protocole daccord a t conclu. Consultable ladresse http://www.oecd.org/fr/cad/stats/DAC%20List%20used%20for%202012%20and%202013%20flows%20fr.pdf Page 8/33

En tant que membres du Comit daide au dveloppement (CAD)/ de lOCDE. 2013.1.rev 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc

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 La coopration Sud-Sud, en particulier initie par des pays revenu intermdiaire via la participation de leurs instituts de sant publique (ventualit la plus probable, mais pas lunique), est fortement encourage; tout partenariat comptant au moins deux demandeurs (ex. groupes professionnels locaux, groupes de rflexion think tank -, universits, organisations scientifiques et de recherche, etc.) tablis dans le pays bnficiaire bnficieront dun avantage comparatif conformment aux priorits nonces. (Ces deux points sont dvelopps la section 1.2.). La CE attachera une importance particulire la composition, la qualit et les organes de gestion du partenariat, son potentiel de dveloppement sur le long terme, et sa valeur ajoute sur le plan du renforcement des capacits institutionnelles, collectives et individuelles ainsi que de la gnration de connaissances dans le pays bnficiaire (voir la section 2.3.). Codemandeur(s) La participation de codemandeurs est obligatoire dans le cadre du prsent appel propositions. Le demandeur doit sassocier avec au moins deux codemandeurs, et au maximum cinq pour la ralisation de laction. (Voir le point prcdent Partenariat.) Linstitut bnficiaire peut tre codemandeur. Le(s) codemandeur(s) participe(nt) la dfinition et la mise en uvre de laction, et les cots quil(s) encour(en)t sont ligibles au mme titre que ceux encourus par le demandeur. Le(s) codemandeur(s) doi(ven)t satisfaire aux critres dligibilit qui s'appliquent au demandeur lui-mme. Outre les catgories mentionnes la section 2.1.1, les entits relevant des catgories suivantes sont galement ligibles en tant que codemandeuses dans laction propose: codemandeurs tablis dans le pays bnficiaire, avec au moins trois annes dexprience dans le domaine pertinent au titre du prsent appel propositions (valu la section 2.3, p. 23); organisations internationales (intergouvernementales) telles que dfinies larticle 43 des rgles dapplication du rglement financier de la CE14; entreprises prives, en particulier si elles sont en mesure dapporter des opportunits et des moyens privilgis, et condition que leur participation laction ne gnre pas de profit leur avantage; entits sans personnalit juridique au regard de la lgislation nationale en vigueur, condition que les reprsentants du demandeur en question puissent prouver leur capacit assumer leurs obligations lgales au nom du demandeur, et que ces entits offrent des garanties financires et de capacits de mise en uvre quivalentes celles de personnes juridiques.

Les codemandeurs doivent signer le mandat la partie B section 4 du formulaire de demande de subvention. Si la subvention leur est attribue, les ventuels codemandeurs deviendront les bnficiaires de l'action, avec le coordinateur. 2.1.2 Entits affilies

Le demandeur et ses codemandeurs peuvent agir avec une ou des entits affilies. Seules les entits suivantes peuvent tre considres comme affilies au demandeur et /ou au(x) codemandeur(s):
14

Il sagit dorganisations internationales du secteur public fondes par des accords intergouvernementaux, ainsi que dagences spcialises cres par ces organisations; le Comit International de la Croix-Rouge (CICR) et la Fdration internationale des Socits de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge sont galement reconnues comme organisations internationales. 2013.1.rev Page 9/33 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc

(i) des personnes morales constituant une entit unique, y compris si elle est tablie spcifiquement pour mettre laction en uvre. Dans ce cas, lentit qui en rsulte peut soumettre sa candidature en qualit de demandeur ou de codemandeur tandis que les personnes morales qui la constituent peuvent se porter candidates en qualit dentits affilies; (ii) des personnes morales ayant un lien avec les demandeurs, notamment un lien juridique ou capitalistique, qui n'est ni limit l'action ni cr aux seules fins de sa mise en uvre, la condition qu'elles satisfassent aux critres d'ligibilit et de non-exclusion d'un demandeur. Si le contrat de subvention est attribu aux demandeurs, leurs entit(s) affilie(s) ne seront ni bnficiaires de laction ni signataires du contrat. Toutefois elles participent la conception et la mise en uvre de laction et les cots quelles encourent (notamment ceux relatifs aux marchs de mise en uvre et au soutien financier aux tiers) peuvent tre ligibles la condition de respecter les rgles pertinentes applicables aux demandeurs en vertu du contrat de subvention. L'/les entit(s) affilie(s) doi(ven)t satisfaire respectivement aux critres dligibilit qui s'appliquent aux demandeurs. Les entits affilies doivent signer la dclaration la partie B section 5 du formulaire de demande de subvention. 2.1.3 Associs et contractants

Les personnes suivantes ne sont ni des codemandeurs ni des entits affilies. Elles nont pas signer la dclaration mandat ou entits affilies: Associs D'autres organisations peuvent tre associes laction. Les associs participent effectivement laction, mais ne peuvent prtendre bnficier de la subvention, lexception des indemnits journalires et des frais de dplacement. Ces associs ne doivent pas rpondre aux critres d'ligibilit mentionns au point 2.1.1. Les associs doivent tre mentionns dans la partie B, section 6, du formulaire de demande de subvention, intitule Associs du demandeur participant laction. Contractants Les bnficiaires de subvention et leurs entits affilies peuvent attribuer des marchs. Les associs ou l'/les entit(s) affilie(s) ne peuvent pas tre en mme temps des contractants du projet. Les contractants sont soumis aux rgles de passation de marchs nonces lannexe IV du modle de contrat de subvention. Soutien financier des tiers Les bnficiaires de subvention peuvent accorder un soutien financier des tiers. Ces tiers ne sont ni des entits affilies, ni des associs, ni des contractants. Toutefois ils sont soumis aux rgles de nationalit et d'origine nonces lannexe IV du modle de contrat de subvention. 2.1.4 Dfinition Une action comprend un ensemble dactivits. Dure La dure de laction doit tre comprise entre 48 mois et 60 mois.
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Actions ligibles: pour quelles actions une demande peut-elle tre prsente?

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Toute proposition pour laquelle la dure de laction ne se situe pas dans cette fourchette sera rejete. La construction institutionnelle et le dveloppement long terme dinstituts de sant publique dans les pays en dveloppement sinscrivent dans la dure. Une seconde phase dappui est anticipe pour les interventions les plus prometteuses, ventuellement un niveau rgional ou infrargional. Secteurs ou thmes et activits indicatives Les activits prvues doivent relever du domaine de la sant publique, et soutenir clairement llaboration et la mise en uvre de politiques de sant publique permettant de progresser vers une couverture de sant universelle et une meilleure quit sur le plan de la sant. Les activits viennent en appui linstitut bnficiaire et aux parties prenantes du secteur de la sant tablis dans le pays bnficiaire. Dans leur proposition, les demandeurs doivent traiter les deux champs dintervention fondamentaux dcrits ci-dessous. Les activits de la liste pour le premier champ dintervention (point 1) constituent le cur de laction (et reprsentent donc le dispositif minimum dactivits) qui doit imprativement faire partie de la proposition; la constitution dun lien fonctionnel avec les autorits nationales en matire de sant est au cur des activits. Les activits numres pour le second champ dinterventions (point 2) sont indicatives et peuvent tre modifies ou largies. La fourniture de services par des laboratoires de sant publique est une option complmentaire qui, si elle est intgre la proposition, doit tre entirement justifie dans le contexte national et rgional, et au regard de la porte des services pour lesquels un soutien est sollicit: cette option doit tre limite aux maladies prioritaires. Les champs dintervention fondamentaux sont les suivants: 1. les instituts de sant publique bnficiant dun appui fournissent aux autorits sanitaires du pays et aux parties prenantes du secteur une expertise, de la documentation, des rapports et des outils pertinents en vue de llaboration, la mise en uvre, le suivi et lvaluation efficace et efficiente de politiques fondes sur des donnes probantes et permettant de progresser vers une couverture 15 universelle et une plus grande quit sanitaire. Activits essentielles (liste non exhaustive): a. fournir des analyses indpendantes fondes sur les faits de la situation du pays et de politique sanitaire, des conseils stratgiques fonds sur les faits, en fonction des besoins des autorits de sant publique; b. contribuer au programme national de recherches et apporter des donnes probantes et des recommandations pour des politiques de sant efficaces, efficientes et, si possible, innovantes; c. en coordination avec les organismes de formation existants et en rponse aux besoins identifis, dvelopper et proposer des modules de formation pour l'laboration de stratgies et politiques de sant, et leurs dispositifs de mise en uvre et au suivi; ces formations peuvent sadresser aux tudiants comme aux responsables politiques et excutifs; d. promouvoir et contribuer un dialogue sectoriel efficace et constructif et qui inclut toutes les parties et partenaires;

Dans des domaines spcialiss pertinents tels que les systmes de veille (ex.: matrise des maladies infectieuses, en particulier pour les maladies prioritaires en terme de charge de morbidit et daccessibilit des interventions, ainsi que matrise des pidmies et de lradication des maladies) et dinformation sanitaire, les statistiques, le financement en matire de sant, la gestion des services de sant, lvaluation des technologies dans le domaine de la sant, ltude des rpercussions sur la sant, lvaluation des modles de partenariat avec le secteur priv, etc. en tenant compte des diffrents niveaux politiques/administratifs, des diffrentes institutions de sant publique (y compris les laboratoires de sant publique pour certaines interventions prioritaires retenues), et les secteurs pertinents autres que celui de la sant (tels que lalimentation, la nutrition, lenvironnement, lnergie, les transports, la scurit, etc.). 2013.1.rev Page 11/33 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc

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e. dvelopper et participer des plateformes de consultation nationale dans le domaine des bonnes pratiques, des orientations stratgiques et de leur laboration, afin dtablir des passerelles relles entre les diffrent niveaux politiques/administratifs, les institutions et associations de sant publique, les secteurs pertinents autres que la sant, les organismes daide internationaux contribuant la sant, les organisations de la socit civile/acteurs non tatiques et les autres parties prenantes concernes. Liste indicative de produits:
laboration dun programme de recherche; laboration dun programme de recherche propre prenant en compte les lacunes en matire de politique; publication des travaux de recherche pertinents; analyses indpendantes de la situation et de la politique sanitaire nationales; valuation et suivi de la sant et des services de sant; notes succinctes de politique, documents de rflexion et dinformations (virtuels, comme une page web par exemple) sur certains thmes prcis (mme si ces dernires ne figurent pas parmi les priorits des pouvoirs publics) fondes sur des informations probantes provenant dautres pays; bauches de modifications de politiques ou de nouvelles politiques; cration ou adaptation de modules ou de programmes de formation aux besoins locaux; organisation de formations et de cours adapts aux besoins; participation des runions stratgiques rgulires avec les parties prenantes concernes; diffusion des rsultats aux niveaux national et rgional; partage de lexpertise et du savoir-faire aux niveaux national et rgional: organisation tour de rle de runions, de confrences, de forums nationaux, de visites dchange et dtudes, etc. entre les rseaux de sant publique; confrences conjointes, consultations dexperts, invitations et participation dimportants vnements ou consultations relatif au dialogue politique sectoriel (examen annuel du secteur de la sant par exemple), etc.

2. Dveloppement institutionnel et renforcement des instituts de sant publique ou des instituts de recherche ou de formation en sant publique court- et long-terme Activits indicatives (liste non exhaustive): a. augmenter les capacits des instituts de sant publique par la mise disposition de ressources complmentaires, suffisantes et adaptes pour ramener au pays la diaspora des professionnels qualifis et expriments originaires de la rgion, pour les rendre oprationnels, et leur permettre de participer au processus de prise de dcisions de politiques sanitaires, grce pour; b. dvelopper, si ncessaire, des capacits institutionnelles dans la gestion de projet, la gestion des ressources humaines et la gestion financire, notamment dans le cadre de financements provenant de diffrentes sources (y compris externes) et de services axs sur les besoins de leurs clients; c. actualiser le niveau dexpertise des formateurs et des chercheurs des instituts grce la formation continue, au partenariat mis en place avec le milieu universitaire de la sant publique et une participation aux confrences et colloques internationaux pertinents; d. dvelopper et mettre en uvre des plans dactivits pluriannuels prenant en compte stratgies et dveloppement de linstitut (incluant typiquement une valuation en profondeur des besoins, le renforcement des capacits et un plan de formation continue du personnel, recettes et dpenses, stratgies en matire de durabilit, de recrutement actif et rtention du personnel, fonds sur une stratgie de financement long terme, etc.); e. crer des liens avec les autres instituts de sant publique de la rgion soutenus par ce programme, et organiser des runions annuelles ou semi-annuelles pour coordonner les activits, changer et faire un suivi de laction un niveau plus global; f. tablir des liens entre les organismes daide internationaux contribuant la sant et les personnes charges de la mise en uvre du programme, afin de faire de cette expertise locale de sant publique le premier recours ou un recours complmentaire en matire de soutien aux politiques de dveloppement lies la sant ;

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g. dans loptique de renforcer les capacits et daccrotre la gnration de connaissances, encourager les 16 partenariats institutionnels formels avec les institutions locales , rechercher des partenariats Sud-Sud ou triangulaires pour l'change de pratiques et expriences, des mcanismes dexamen par des pairs, etc.; h. se connecter aux rseaux globaux ou rgionaux dinstituts de sant publique dj existants pour l'change de pratiques et expriences entre pays; (ou, si ncessaire, dvelopper et entretenir un rseau rgional); i. le cas chant, apporter un soutien dans le domaine de la sant publique aux pays voisins en priode de transition vers la paix ou en situation fragile; j. donner une grande visibilit aux activits et aux rsultats atteints, utiliser les rseaux existants et crer des opportunits pour dissminer rgulirement des rsultats et susciter lintrt et le soutien de partenaires de dveloppement et dautres parties prenantes; k. crer ou renforcer un lien entre les autorits sanitaires du pays et les instituts de sant publique au moyen des activits connexes (voir le point 1. ci-dessus). Couverture gographique Laction doit tre mise en uvre au bnfice du pays o est tabli linstitut bnficiaire. Ce pays doit tre un des pays ligibles conformment au rglement ICD17; lobjectif spcifique (voir section 1.2) met particulirement laccent sur les pays les moins avancs et les autres pays faible revenu, tels que dfinis dans la liste du CAD de lOCDE18. Une partie mineure des activits qui composent laction peuvent avoir lieu dans tout pays ligible conformment aux rgles dorigine du rglement ICD19. Cependant, pour des actions incluant le Soudan du Sud comme lieu d'action (et donc bnficiaire de laction), la signature de tout contrat de subvention qui en rsulterait sera conditionne par l'achvement pralable de la procdure d'adhsion du Soudan du Sud. La procdure d'adhsion du Soudan du Sud sera finalise lorsque les autorits de ce pays dposeront un acte d'adhsion auprs du Secrtariat gnral du Conseil de l'Union europenne. En plus de ce qui prcde et suite la non-ratification de l'Accord de Cotonou rvis par le Soudan et la Guine quatoriale, ces pays ne sont pas ligibles pour financement par le 10e FED. En consquence, ils ne sont pas ligibles pour financement par les programmes thmatiques du DCI et ne peuvent tre inclus comme lieu de laction (et donc bnficiaire de laction). Ds lors, ils ne peuvent tre inclus comme lieu de laction que dans le cadre d'une action ayant une porte rgionale, si leur participation est indispensable pour la mise en uvre de ces actions. Cette question sera examine au cas par cas en tenant compte des justifications fournies par les demandeurs concerns au cours de la procdure d'valuation.
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17

par ex. des associations de sant publique, des instituts nationaux de sant publique, des organisations de la socit civile (OSC), des acteurs non tatiques, notamment des groupes de rflexion, des associations sectorielles ou des institutions menant des actions en lien avec la sant publique ou la rduction de la pauvret. Annexe II du Rglement (CE) N 1905/2006 du Parlement europen et du Conseil du 18 dcembre 2006 portant institut dun instrument de financement de la coopration au dveloppement, JO L378, 27/12/2006, tel que modifi par le Rglement (CE) N960/2009 du 14 octobre 2009, JO L270, 15/10/2009, http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2009:270:0008:0011:fr:PDF http://www.oecd.org/fr/cad/stats/DAC%20List%20used%20for%202012%20and%202013%20flows%20fr.pdf un tat membre de lUnion europenne ou un pays en dveloppement inscrit sur la liste du CAD de lOCDE ou un tat membre de lEEE (Islande, Liechtenstein et Norvge) ou un pays officiellement candidat lentre dans lUE (Islande, Montngro, Serbie, Turquie, ancienne rpublique yougoslave de Macdoine); et de plus, pour les actions proposes se droulant exclusivement dans les pays les moins avancs, lAustralie, du Canada, du Japon, de Nouvelle-Zlande, de Suisse et des tats-Unis sont galement ligibles Page 13/33

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Cependant, conformment larticle 31 (1) du Rglement ICD, la participation aux marchs et subventions financs par un programme thmatique du ICD est ouvert aux entits tablies dans les pays en dveloppements tel que spcifi dans la liste du CAD de lOCDE. Ds lors, des entits du Soudan du Sud, du Soudan et de la Guine quatoriale peuvent participer au prsent appel.

Types daction Les types daction suivants ne sont pas ligibles : les actions portant exclusivement ou essentiellement sur des parrainages individuels en vue de la participation des ateliers, des sminaires, des confrences et des congrs, sauf si ces actions sont dment justifies et quelles sinscrivent dans le plan d'activit de linstitut de sant publique, dans le cadre du renforcement de linstitution et des capacits du personnel; actions consistant uniquement ou principalement financer des bourses individuelles dtudes ou de formation ; les actions de recherche scientifiques isoles, les publications/articles qui ne font pas partie dun programme dactivits global visant amliorer les processus dlaboration de politiques sectorielles de sant nationales; les confrences ponctuelles: les confrences ne peuvent tre subventionnes que si elles s'inscrivent dans un programme dactivits plus large mettre en uvre pendant la dure de laction. Dans cette optique, les activits prparatoires une confrence et la publication des actes d'une confrence ne constituent pas en elles-mmes de telles activits; les actions de soutien des partis politiques; les actions de proslytisme.

Soutien financier des tiers Les demandeurs peuvent proposer de soutenir des tiers financirement pour contribuer raliser les objectifs de laction. Le montant maximum dun tel support financier est de 60 000 par tiers. Dans cet appel propositions, le soutien financier des tiers ne peut pas tre lobjectif principal de laction. Conformment aux conditions tablies par les prsentes lignes directrices, les demandeurs souhaitant redistribuer la subvention, doivent indiquer dans la section 2.1.1 du formulaire de demande de subvention : (i) les objectifs et rsultats atteindre avec ce soutien financier, (ii) une liste exhaustive des types dactivits ligibles au soutien financier, (iii) les types d'entit ou les catgories de personnes ligibles au soutien financier,, (iv) les critres pour les slectionner, (v) les critres pour dterminer le montant exact du support financier pour chaque entit tierce et ; (vi) le montant maximum pouvant tre redistribu. Visibilit Les demandeurs doivent se conformer aux objectifs et priorits et garantir la visibilit du financement de l'UE (se rfrer au manuel de communication et de visibilit pour les actions extrieures de l'UE tel qu'tabli
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et publi par la Commission europenne, qui peut http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm). Nombre de demandes et de subventions par demandeurs

tre

consult

l'adresse

suivante

Un seul institut bnficiaire par pays (demandeur ou codemandeur) peut recevoir une subvention. Le demandeur peut soumettre plus de une demande dans le cadre du prsent appel propositions. Le demandeur ne peut pas se voir attribuer plus de une subvention au titre du prsent appel propositions. Le demandeur peut tre en mme temps un codemandeur ou une entit affilie dans une autre demande. Un codemandeur peut soumettre plus de une demande dans le cadre du prsent appel propositions. Un codemandeur peut se voir attribuer plus de une subvention au titre du prsent appel propositions, sauf sil sagit de linstitut bnficiaire. Un codemandeur peut tre en mme temps un demandeur, ou une entit affilie dans une autre demande. L'/les entit(s) affilie(s) peu(ven)t participer plus d'une demande.

2.1.5

ligibilit des cots : quels cots peuvent tre inclus?

Seuls les cots ligibles peuvent tre couverts par une subvention. Les types de cots ligibles et inligibles sont indiqus ci-dessous. Le budget constitue la fois une estimation des cots et un plafond des cots ligibles. Le remboursement des cots ligibles peut tre bas sur une des formes suivantes, ou toute combinaison de celles-ci: - les cots effectivement supports par le(s) bnficiaire(s) et l'/les entit(s) affilie(s) - une ou plusieurs options de cots simplifis. Les cots simplifis peuvent prendre les formes suivantes: - cots unitaires: couvrent tout ou partie des catgories de cots ligibles spcifiques qui sont clairement dtermines l'avance par rfrence un montant par unit; - montants forfaitaires: couvrent globalement tout ou partie des catgories spcifiques de cots ligibles qui sont clairement dtermines l'avance; - financements taux forfaitaire: couvrent des catgories spcifiques de cots ligibles qui sont clairement dtermines l'avance par l'application d'un pourcentage fix l'avance. Les montants ou taux doivent tre estims en utilisant des informations objectives telles que des donnes statistiques ou tout autre moyen objectif ou en se rfrant aux donnes historiques certifies ou vrifiables des demandeurs ou de l'/les entit(s) affilie(s). Les mthodes utilises pour dterminer les montants ou les taux des cots unitaires, les montants forfaitaires ou les taux forfaitaires doivent satisfaire aux critres fixs l'annexe K et faire en sorte, en particulier, que les cots soient relativement proches de ceux effectivement encourus par le(s) bnficiaire(s) de la subvention et l'/les entit(s) affilie(s), qu'ils soient conformes leurs pratiques comptables, qu'aucun bnfice ne soit ralis et quils ne soient pas dj couverts par d'autres
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sources de financement (pas de double financement). Veuillez-vous rfrer aux instructions et la liste de vrification incluses l'annexe K pour valuer si les cots proposs peuvent tre raisonnablement accepts. Le demandeur proposant cette forme de remboursement doit clairement indiquer, dans la feuille de calcul n 1 de l'annexe B, chaque rubrique/poste de cots ligibles concerns par ce type de financement, c.--d. ajouter, en lettres capitales, la mention COUT UNITAIRE (par mois/vol etc.), MONTANT FORFAITAIRE ou TAUX FORFAITAIRE dans la colonne Unit (voir lexemple l'annexe K). En outre, l'annexe B, dans la deuxime colonne de la feuille de calcul n 2 Justification des cots estims, le demandeur doit, pour chaque poste budgtaire correspondant: - dcrire les informations et mthodes utilises pour dterminer les montants des cots unitaires, les montants forfaitaires et/ou les taux forfaitaires, indiquer quels cots elles se rfrent, etc.; - expliquer clairement les formules de calcul du montant ligible final20; - identifier le bnficiaire qui utilisera l'option de cots simplifis (dans le cas d'une entit affilie, prciser d'abord le bnficiaire, afin de vrifier le montant maximum par bnficiaire (qui inclut, le cas chant, les options de cots simplifis de son/ses entit(s) affilie(s)). Lors de la phase d'attribution de la subvention, l'administration contractante accepte ou non les montants ou taux proposs sur la base du budget prvisionnel soumis par le demandeur, en analysant les donnes factuelles des subventions utilises par le demandeur ou d'actions similaires et en procdant aux contrles dcrits l'annexe K. Le montant total du financement sur la base d'options de cots simplifis qui peut tre autoris par l'administration contractante pour un des demandeurs pris individuellement (y compris les options de cots simplifis proposes par leurs propres entits affilies) ne peut excder 60 000 (les cots indirects ne sont pas pris en compte). Les recommandations dattribuer une subvention sont toujours subordonnes la condition que les vrifications prcdant la signature du contrat de subvention ne rvlent pas de problmes ncessitant des modifications du budget (par exemple, les erreurs arithmtiques, les inexactitudes, les cots irralistes et les cots non ligibles). Cette procdure de vrification peut donner lieu des demandes de clarification et conduire l'administration contractante imposer des modifications ou des rductions afin de corriger ces erreurs ou inexactitudes. Ces corrections ne peuvent entraner une augmentation de la subvention ou du pourcentage du cofinancement de l'UE. En consquence, il est dans lintrt du demandeur de fournir un budget raliste et dun rapport cotefficacit convenable. Cots directs ligibles Pour tre ligibles aux fins de lappel propositions, les cots doivent respecter les conditions prvues l'article 14 des conditions gnrales du modle de contrat de subvention (voir annexe G des prsentes lignes directrices). La subvention est destine financer les cots rcurrents des instituts de sant publique ainsi que leur dveloppement, mais pas leurs investissements. Tous les cots ligibles seront justifis, dcrits et inclus dans le budget de laction.

Exemples: - frais de personnel: le nombre d'heures ou de journes de travail * cout horaire ou journalier prdtermin en fonction de la catgorie de personnel concerne; - frais de dplacement: distance en km * frais de transport prdtermins par km; nombre de jours * indemnit journalire prdtermine en fonction du pays; - cots spcifiques dcoulant de l'organisation d'un vnement: nombre de participants l'vnement * cot total prdtermin par participant, etc. 2013.1.rev Page 16/33 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc

20

La construction institutionnelle et le dveloppement long terme des instituts de sant publique constituent lune des priorits du prsent appel propositions. Tout revenu gnr par une activit commande et produite par linstitut bnficiaire lui revient intgralement. Toutefois, le partage des revenus avec le personnel (dans un objectif de rtention et de de motivation par exemple) peut tre envisag et cette option doit tre clairement justifie et dveloppe dans la proposition. Sont ligibles les cots suivants: les cotisations aux rseaux de sant publique, aux niveaux (infra)rgional ou global; les cots des runions semi-annuelles ou annuelles dans la rgion avec les autres instituts de sant publique rgionaux soutenus par ce Programme, en vue de coordonner les activits, dchanger et dassurer le suivi de laction un niveau plus global; les frais de personnel et les salaires qui ne sont pas en conflit avec la lgislation et les dispositions relatives au statut de fonctionnaire dans le pays de linstitut bnficiaire, le cas chant; les frais de voyage pour assister des confrences internationales pertinentes au regard du programme et en lien avec le renforcement des capacits, dans la limite de deux vnements par an pour deux membres du personnel hautement qualifis, et dun vnement pour le reste du personnel; marchs publics et services: conformment aux rgles en matire de passation de marchs publics applicables dans les actions extrieures de la CE (annexe IV) - matriel bureautique en vue de dvelopper ou de mettre en uvre le projet (quipement et mobilier de bureau, y compris TI si besoin) ou - travaux de rafrachissement uniquement en vue dune rnovation limite des btiments, ou - rafrachissement des btiments et achat du matriel ncessaire indiqu en vue de remettre niveau un laboratoire de sant publique dans le mme pays, afin qu'il puisse rpondre des normes acceptables pour la surveillance, la recherche, le contrle des pidmies, lradication pour une slection de maladies prioritaires., un rapport de vrification des dpenses (annexe VII du contrat de subvention) devra tre fourni avec chaque demande de paiement.

Rserve pour imprvus Le budget peut inclure une rserve pour imprvus correspondant au maximum 5 % des cots directs ligibles estims. Elle ne peut tre utilise quavec l'autorisation crite pralable de l'administration contractante. Cots indirects ligibles Les couts indirects supports pendant la mise en uvre de l'action peuvent tre ligibles pour un financement forfaitaire, mais le montant total ne peut excder 7 % du total estim des cots directs ligibles. Les cots indirects sont ligibles pour autant qu'ils n'incluent pas de cots ports en compte sur une autre rubrique du budget dans le modle de contrat de subvention. Le demandeur peut tre invit justifier le pourcentage demand avant la signature du contrat. Cependant, une fois le taux forfaitaire fix dans les conditions particulires du modle de contrat de subvention, aucune pice justificative ne devra tre fournie par le bnficiaire. Si l'un des demandeurs ou l'une des entits affilies bnficie d'une subvention de fonctionnement finance par l'UE, il/elle ne peut inscrire des cots indirects sur les cots qu'il/elle supporte au budget propos pour l'action. Apports en nature

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Par apports en nature, il faut entendre les biens ou services fournis gracieusement par une tierce partie un/des bnficiaire(s) ou une/des entit(s) affilie(s). Les apports en nature n'impliquant aucune dpense pour un/des bnficiaire(s) ou une/des entit(s) affilie(s), ils ne constituent pas des cots ligibles. Les apports en nature ne peuvent tre considrs comme un cofinancement. Toutefois, si la description de l'action propose contient des apports en nature, ces apports doivent tre fournis. Cots inligibles Les cots suivants ne sont pas ligibles : les dettes et la charge de la dette (intrts); les provisions pour pertes ou dettes futures ventuelles; les cots dclars par le bnficiaire(s) et financs par une autre action ou un autre programme de travail bnficiant d'une subvention de l'Union (y compris par le FED); les achats de terrains ou dimmeubles, sauf si ces achats sont indispensables la mise en uvre directe de laction, auquel cas leur proprit doit tre transfre aux bnficiaires finaux et/ou au(x) bnficiaire(s) local/locaux au plus tard lissue de laction; les pertes de change; les crdits des tiers.

2.2

PRESENTATION DE LA DEMANDE ET PROCEDURES A SUIVRE

L'enregistrement pralable dans PADOR pour le prsent appel propositions est obligatoire. - Phase 1, la note succincte de prsentation : L'enregistrement dans PADOR est obligatoire pour les demandeurs. L'enregistrement est affilie(s). facultatif mais fortement recommande pour leurs codemandeurs et entit(s)

- Phase 2, la demande complte : L'enregistrement dans PADOR est obligatoire pour tous les demandeurs prslectionns, les codemandeurs et toutes leurs entits affilies. PADOR est une base de donnes en ligne dans laquelle les organisations enregistrent et mettent rgulirement jour leurs donnes, via le site web d'EuropeAid: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_fr.htm Avant de commencer l'enregistrement de votre organisation dans PADOR, veuillez prendre connaissance du manuel utilisateur succinct disponible sur ce site. Il explique le processus d'enregistrement. Il est vivement recommand de s'enregistrer dans PADOR lorsque vous commencez laborer votre proposition et de ne pas attendre la date limite de soumission. Les organisations doivent indiquer sur leur proposition leur numro d'identification EuropeAid. Pour obtenir ce numro, les organisations doivent enregistrer, sauver et "signer" (ce qui engage leur responsabilit) dans PADOR les informations obligatoires (pour chaque cran, dans les champs crits en lettres orange) et les documents justificatifs (voir section 2.4). Toutefois, s'il impossible l'organisation de s'enregistrer dans PADOR, elle doit fournir une justification qui prouve que cette impossibilit est de nature gnrale et est indpendante de la volont des demandeurs et/ou
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de son/ses entit(s) affilie(s). Dans de tels cas, les demandeurs et/ou l'/les entit(s) affilie(s) concerns doivent remplir le formulaire PADOR hors-ligne21 annex aux prsentes lignes directrices et l'envoyer au plus tard la date limite de soumission avec la demande, l'adresse indique aux points 2.2.2 et 2.2.6. L'enregistrement dans PADOR sera alors effectu par les services de la Commission europenne chargs de l'exercice d'valuation. Si, un stade ultrieur, l'organisation souhaite mettre jour ses donnes, elle devra adresser une demande d'accs au helpdesk PADOR. Toutes les questions relatives l'enregistrement dans PADOR doivent tre adresses au helpdesk PADOR: Europeaid-pador@ec.europa.eu.

2.2.1

Contenu de la note succincte de prsentation

Les demandes doivent tre soumises conformment aux instructions relatives la note succincte de prsentation figurant dans le formulaire de demande de subvention annex aux prsentes lignes directrices (partie A, annexe A). Les notes succinctes de prsentation devront tre soumises dans l'une des langues de l'UE suivantes: anglais, franais, espagnol ou portugais, savoir dans celle qui est la plus couramment utilise par les populations vises dans le/les pays o laction aura lieu. Dans la note succincte de prsentation, les demandeurs ne doivent fournir qu'une estimation du montant de la contribution demande l'administration contractante et un pourcentage indicatif de cette contribution par rapport au montant total de l'action. Seul le demandeur invit soumettre une demande complte dans la seconde phase devra prsenter un budget dtaill. Les lments exposs dans la note succincte de prsentation ne peuvent pas tre modifis par le demandeur dans le formulaire complet de demande. La contribution de l'UE ne pourra pas varier de plus de 20% par rapport lestimation initiale. Les demandeurs sont libres d'adapter le pourcentage de cofinancement requis pour autant que les montants minimaux et maximaux ainsi que les pourcentages de cofinancement, tels qu'indiqus au point 1.3 de ces lignes directrices, soient respects. Les contributions propres des demandeurs peuvent tre remplaces tout moment par des contributions d'autres donateurs. Toute erreur ou incohrence majeure relative aux points mentionns dans les instructions relatives la note succincte de prsentation peut conduire au rejet de cette dernire. Des claircissements ne seront demands que lorsque les informations fournies ne sont pas claires et empchent donc l'administration contractante de raliser une valuation objective. Les notes succinctes de prsentation manuscrites ne seront pas acceptes. Il est noter que seule la note succincte de prsentation sera value. Il est par consquent trs important que ce document contienne TOUTES les informations pertinentes concernant laction. Aucune annexe supplmentaire ne doit tre envoye. 2.2.2 O et comment envoyer la note succincte de prsentation?

Les notes succinctes de prsentations, la liste de contrle pour les notes succinctes (Partie A section 2 du formulaire de demande de subvention) ainsi que la "Dclaration du demandeur" pour les notes succinctes (Partie A section 3 du formulaire de demande de subvention) y affrentes doivent tre envoyes par email uniquement l'adresse suivante: EuropeAid-DCI-HEALTH-2013@ec.europa.eu

Ce qui correspond aux sections 3 et 4 de la partie B du formulaire de demande. 2013.1.rev 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc

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Le champ objet de l'e-mail doit porter la rfrence de lappel propositions et le nom de l'organisation demandeuse. Lorsque des demandeurs envoient plusieurs notes succinctes de prsentation (voir section 2.4 des lignes directrices), chacune delles doit tre envoye sparment. Le demandeur recevra un accus de rception automatique suite la soumission de sa note succincte de prsentation. Veuillez cependant noter que si plusieurs notes succinctes sont envoyes de la mme adresse email le mme jour, un seul accus de rception sera gnr. Les notes succinctes envoyes par d'autres moyens (courrier recommand, service de messagerie, fax, remise en main propre, etc.) ou d'autres adresses e-mail peuvent tre rejetes. Les demandeurs doivent sassurer que la note succincte de prsentation est complte en utilisant la liste de contrles (Partie A, section 2 du formulaire de demande de subvention). Les notes succinctes de prsentation incompltes peuvent tre rejetes.

2.2.3

Date limite de soumission de la note succincte de prsentation

La date limite pour soumettre la note succincte de prsentation est fixe au 17 mars 2014 16:00 heures (date et heure de Bruxelles). Il est fortement conseill aux demandeurs de ne pas attendre le dernier jour pour envoyer leur note succincte de prsentation, compte tenu du fait qu'un trafic important sur Internet ou un problme de connexion Internet (notamment une coupure d'lectricit, etc.) pourrait conduire certaines difficults lors de la soumission. La Commission europenne ne pourra pas tre tenue responsable des retards dus aux difficults mentionnes ci-dessus. Toute note succincte de prsentation envoye aprs la date limite de soumission sera rejete. Le demandeur est seul responsable pour le suivi de l'arrive effective de sa demande. Outre l'accus de rception automatique mentionn dans la section 2.2.2 ci-dessus, la Commission europenne enverra une confirmation de rception la date annonce dans le calendrier indicatif (voir section 2.5.2) l'adresse email de contact reprise dans le formulaire de demande. Si le demandeur ne reoit aucune confirmation ladite date, il doit immdiatement contacter la Commission europenne via l'adresse e-mail suivant: EuropeAid-DCI-HEALTH-2013@ec.europa.eu La Commission europenne ne peut pas tre tenue responsable en cas de non rception d'une demande. Cependant, pour des raisons d'efficacit administrative, l'administration contractante peut rejeter toute note succincte de prsentation envoye dans les dlais mais reue aprs la date effective d'approbation de l'valuation de la note succincte de prsentation (voir calendrier indicatif au point 2.5.2).

2.2.4

Autres renseignements sur la note succincte de prsentation

Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier lectronique, au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de prsentation, l'adresse figurant ci-aprs, en indiquant clairement la rfrence de lappel propositions - il y sera rpondu au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de prsentation. L'administration contractante n'a pas l'obligation de fournir d'autres clarifications aprs cette date. Adresse de courrier lectronique: EuropeAid-DCI-HEALTH-2013@ec.europa.eu
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Aucune rponse individuelle ne sera donne aux questions. Toutes les questions et les rponses, ainsi que toutes autres informations susceptibles d'tre importantes pour les demandeurs au cours de la procdure d'valuation, seront publies sur le site internet d'EuropeAid: 1. https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/index.cfm?ADSSChck=1274193919615&do=publi.welcome&userlanguage=fr 2. "recherche par rfrence" 3. "135178" Il est donc fortement recommand de consulter rgulirement le site Internet prcit, afin d'tre inform des questions et rponses publies. Afin de garantir l'galit de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner davis pralable sur lligibilit des demandeurs ou d'une/d'entit(s) affilie(s), dune action ou d'activits spcifiques. Toutes les questions relatives l'enregistrement PADOR doivent tre adresses au "help desk" PADOR: Europeaid-pador@ec.europa.eu 2.2.5 Formulaires complets de demande

Les demandeurs invits soumettre un formulaire complet de demande suite la prslection des notes succinctes de prsentation, doivent le faire laide de la Partie B du formulaire de demande annex aux prsentes lignes directrices (annexe A). Les demandeurs doivent respecter scrupuleusement le format du formulaire de demande et complter les paragraphes et les pages dans lordre. Les demandes soumises sur des documents correspondant un autre appel propositions pourront tre rejetes. Les lments valus sur base de la note succincte de prsentation ne peuvent pas tre modifis par le demandeur dans le formulaire complet de demande. Aucune modification du partenariat entre la note succincte et le formulaire complet de demande ne sera autorise except dans des cas exceptionnels dment justifis par des cas de force majeure et sous rserve d'acceptation par le comit d'valuation. Il est entendu par force majeure toute situation imprvisible et exceptionnelle ou d'un vnement hors du contrle des parties qui empche l'une d'entre elles de remplir une de ses obligations, n'est pas imputable une faute ou d'une ngligence de leur part et est insurmontable en dpit de toute la diligence de leur part. Dans un tel cas, le demandeur doit indiquer clairement la modification demande et justifier sa demande dans l'annexe A, partie B, section 7 du formulaire de demande de subvention. La validit de la justification sera examine au cours de l'valuation de la demande complte. Si la justification n'est pas considre comme valable, par le Comit d'Evaluation, la proposition peut tre rejete sur cette seule base. Les lments noncs dans la note succincte de prsentation ne peuvent pas tre modifis par le demandeur dans le formulaire complet de demande. La contribution de l'UE ne peut s'carter de plus de 20% par rapport l'estimation initiale, mme si les demandeurs sont libres d'adapter le pourcentage de cofinancement requis pour autant que les montants minimaux et maximaux ainsi que les pourcentages du cofinancement, tels qu'indiqus dans la section 1.3 des prsentes lignes directrices, soient respects. Les demandeurs doivent soumettre leurs demandes dans la mme langue que celle de leur note succincte de prsentation. Veuillez remplir le formulaire complet de demande aussi soigneusement et clairement que possible afin de faciliter son valuation. Toute erreur relative aux points mentionns dans la liste de contrles (Partie B, section 7 du formulaire de demande) ou inconsistance majeure dans le formulaire complet de demande (par exemple les montants
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mentionns dans le budget ne correspondent pas ceux mentionns dans le formulaire complet de demande) peut conduire au rejet immdiat de la demande. Des clarifications ne seront demandes que lorsque linformation fournie nest pas claire et ne permet donc pas ladministration contractante de conduire une valuation objective. Les demandes rdiges la main ne seront pas acceptes. Veuillez noter que seuls le formulaire complet de demande et les annexes publies qui doivent tre remplies (budget, cadre logique) seront transmis aux valuateurs et aux assesseurs. Il est par consquent trs important que ces documents contiennent TOUTES les informations pertinentes concernant laction. Aucune annexe supplmentaire ne devra tre envoye.

2.2.6

O et comment envoyer les formulaires complets de demande?

Les formulaires complets de demande ainsi que le budget et le cadre logique doivent tre envoys par email uniquement l'adresse suivante: EuropeAid-DCI-HEALTH-2013@ec.europa.eu Le champ objet de l'e-mail doit porter la rfrence de lappel propositions, le nom de l'organisation demandeuse et le numro attribu par la Commission europenne lors de l'valuation de la note succincte de prsentation. Lorsque des demandeurs envoient plusieurs formulaires complets de demande (voir section 2.4 des lignes directrices), chacune delles doit tre envoye sparment. Le demandeur recevra un accus de rception automatique suite la soumission de son formulaire complet de demande. Veuillez cependant noter que si plusieurs formulaires complets de demande sont envoys de la mme adresse e-mail le mme jour, un seul accus de rception sera gnr. Les formulaires complets de demande envoys par d'autres moyens (courrier recommand, service de messagerie, fax, remise en main propre, etc.) ou d'autres adresses e-mail peuvent tre rejets. La liste de contrle (section 7 de la partie B du formulaire de demande) et la Dclaration du demandeur (section 8 de la partie B du formulaire de demande) doivent tre incluses dans l'e-mail. Les demandeurs doivent sassurer que leur demande est complte en utilisant la liste de contrles (Parie B, section VI du formulaire de demande de subvention). Les demandes incompltes peuvent tre rejetes. 2.2.7 Date limite de soumission des formulaires complets de demande

La date limite de soumission des formulaires complets de demande sera communique dans la lettre aux demandeurs dont les demandes ont t prslectionnes. Il est fortement conseill aux demandeurs de ne pas attendre le dernier jour pour envoyer leur demande complte, compte tenu du fait qu'un trafic important sur Internet ou un problme de connexion Internet (notamment une coupure d'lectricit, etc.) pourrait conduire certaines difficults lors de la soumission. Ladministration contractante ne pourra pas tre tenue responsable des retards dus aux difficults mentionnes ci-dessus. Tout formulaire complet de demande envoy aprs la date limite de soumission sera rejet.
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Le demandeur est seul responsable pour le suivi de l'arrive effective de sa demande. Outre l'accus de rception automatique mentionn dans la section 2.2.6 ci-dessus, la Commission europenne enverra une confirmation de rception la date annonce dans le calendrier indicatif (voir section 2.5.2) l'adresse email de contact reprise dans le formulaire de demande. Si le demandeur ne reoit aucune confirmation ladite date, il doit immdiatement contacter la Commission europenne via l'adresse e-mail suivant: EuropeAid-DCI-HEALTH-2013@ec.europa.eu Cependant, pour des raisons d'efficacit administrative, l'administration contractante peut rejeter toute demande envoye dans les dlais mais reue aprs la date d'approbation du rapport d'valuation des demandes compltes (voir calendrier indicatif au point 2.5.2).

2.2.8

Autres renseignements sur les formulaires complets de demande

Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier lectronique, au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des demandes, ladresse figurant ci-aprs, en indiquant clairement la rfrence de lappel propositions - il y sera rpondu au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des demandes. L'administration contractante n'a pas l'obligation de fournir d'autres clarifications aprs cette date. Adresse de courrier lectronique: EuropeAid-DCI-HEALTH-2013@ec.europa.eu Aucune rponse individuelle ne sera donne aux questions. Toutes les questions et les rponses, ainsi que toutes autres informations susceptibles d'tre importantes pour les demandeurs au cours de la procdure d'valuation, seront publies sur le site internet d'EuropeAid: 1. https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/index.cfm?ADSSChck=1274193919615&do=publi.welcome&userlanguage=fr 2. "recherche par rfrence" 3. "135178" Il est donc fortement recommand de consulter rgulirement le site Internet prcit, afin d'tre inform des questions et rponses publies. Afin de garantir une galit de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner davis pralable sur lligibilit des demandeurs, d'une/d'entit(s) affilie(s), dune action ou d'activits spcifiques. Toutes les questions relatives l'enregistrement PADOR doivent tre adresses au "help desk" PADOR: Europeaid-pador@ec.europa.eu

2.3

VALUATION ET SELECTION DES DEMANDES

Les demandes seront examines et values par l'administration contractante avec laide, le cas chant, d'assesseurs externes. Toutes les actions soumises par les demandeurs seront values selon les tapes et critres dcrits ci-aprs. Si l'examen de la demande rvle que l'action propose ne remplit pas les critres d'ligibilit dcrits au point 2.1.4, la demande sera rejete sur cette seule base.

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(1)

1re TAPE: OUVERTURE, VRIFICATION ADMINISTRATIVE ET VALUATION DES NOTES SUCCINCTES DE PRSENTATION

Les lments suivants seront examins: Respect de la date limite de soumission. Si la date limite na pas t respecte, la demande sera automatiquement rejete. La note succincte de prsentation rpond tous les critres spcifis aux points 1 5 de la liste de contrle (partie A, section 2 du formulaire de demande de subvention). Si une information fait dfaut ou est incorrecte, la demande peut tre rejete sur cette seule base et elle ne sera pas value.

Les notes succinctes de prsentation satisfaisant aux conditions du premier contrle administratif seront values au regard de la pertinence et de la conception de l'action propose. La note succincte de prsentation se verra attribuer une note globale sur 50 suivant la ventilation figurant dans la grille d'valuation ci-aprs. L'valuation permettra aussi de vrifier la conformit avec les instructions relatives la note succincte de prsentation, qui figurent la partie A du formulaire de demande. Les critres d'valuation sont diviss par rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique se verra attribuer un score compris entre 1 et 5 comme suit : 1 = trs insuffisant, 2 = insuffisant, 3 = moyen, 4 = bon, 5 = trs bon.

GRILLE DEVALUATION

Notes Sous-note 5(x2)** 30

1. Pertinence de l'action 1.1 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux objectifs et priorits de l'appel propositions?* par exemple, tablir le lien entre les principaux problmes de sant et les goulets dtranglement des systmes de sant au niveau national, ltat du dveloppement institutionnel dans le domaine de la sant publique, les processus de prise de dcision et dlaboration de politiques sectorielles, etc. et les objectifs et les priorits du prsent appel propositions. 1.2 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux besoins particuliers et contraintes du/des pays ou de la/des rgion(s) cible(s) (y compris la synergie avec d'autres initiatives de l'UE et l'absence de double emploi) ? par exemple, tablir le lien entre le dispositif institutionnel (antrieur et actuel) de sant publique , le contexte dlaboration des politiques sectorielles dans le domaine de la sant, les performances du systme de sant, les expriences de partenariat (le cas chant), les parties prenantes la sant, les synergies avec les initiatives existantes de laide de lUE et autres dans la sant, etc. et la proposition. 1.3 Dans quelle mesure les parties concernes (bnficiaires finaux, groupes cibles) sontelles clairement dfinies et choisies de manire stratgique? Leurs besoins ont-ils t clairement dfinis et sont-ils convenablement abords dans la proposition? par exemple, fournir davantage dinformations sur le cadre institutionnel et les acteurs de la sant publique, ; les critres de slection pour les membres du partenariat; le leadership, les forces motrices, les consultations et la participation au processus de prparation de la proposition, etc.
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5(x2)*

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GRILLE DEVALUATION 1.4 Dans quelle mesure la proposition traite-t-elle les lments supplmentaires indiqus la section 1.2 des prsentes lignes directrices? par exemple, la composition du partenariat, lidentification des problmes majeurs de sant publique engendrant une forte charge de morbidit mais ne faisant actuellement pas lobjet dune attention particulire, bien quils soient recenss dans des documents de stratgies du secteur de la sant aux niveaux rgional, national ou local, etc. La proposition contient-elle des lments spcifiques apportant une valeur ajoute, tels que des aspects environnementaux, la promotion de l'galit hommes/femmes et de l'galit des chances, les besoins des personnes handicapes, les droits des minorits et les droits des populations indignes, la prise en considration d'autres groupes de la population particulirement vulnrables tels que les personnes dplaces et les rfugis, ou l'innovation et les meilleures pratiques? 2. Conception de l'action (maximum 7 pages) 2.1 Dans quelle mesure la conception gnrale de l'action est-elle cohrente? par exemple, les rles des membres du partenariat et leur valeur ajoute; la cohrence globale et la complmentarit des activits; la cohrence avec lanalyse des besoins et des contraintes dans le pays cible, etc. 2.2 L'action est-elle faisable et logique par rapport aux objectifs et rsultats escompts? par exemple, brve description du portefeuille prvu; adquation entre la rponse stratgique et les besoins et contraintes du pays cible dune part, et les objectifs de laction dautre part; environnement propice, partenaires et institut bnficiaire prsentant de solides rfrences, stabilit et perspectives de dveloppement; dispositions en vue de l'optimisation du transfert des comptences et du renforcement des capacits de l'institut bnficiaire, etc. SCORE TOTAL

Notes 5

Sous-note 5(x2)**

20

5(x2)**

50

* Un score de 5 (trs bon) ne sera attribu que dans la mesure o la proposition aborde plus que le nombre minimum requis de priorits telles que mentionnes dans la section 1.2 (objectifs du programme) des lignes directrices l'intention des demandeurs. ** Ces scores sont multiplis par 2 en raison de leur importance. Une fois toutes les notes succinctes de prsentation values, une liste sera tablie, classant les actions proposes selon leur score total. En premier lieu, seules les notes succinctes de prsentation ayant atteint un score d'au moins 30 points seront prises en compte pour la prslection. En second lieu, le nombre de notes succinctes de prsentation sera rduit en tenant compte de leur rang dans la liste, du nombre de notes succinctes de prsentation dont le montant cumul total des contributions demandes est gal 300 % du budget disponible pour le prsent appel propositions.

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Aprs l'valuation des notes succinctes de prsentation, l'administration contractante enverra une lettre tous les demandeurs, spcifiant si leur demande a t soumise avant la date limite, les informant du numro de rfrence qui leur a t attribu et si leur note succincte de prsentation a t value ainsi que les rsultats de cette valuation. Les demandeurs prslectionns seront ensuite invits soumettre une demande complte. (2) 2e TAPE : VALUATION DES DEMANDES COMPLTES

En premier lieu, il convient d'valuer les points suivants: Le respect de la date limite de soumission. Si la date limite na pas t respecte, la demande sera automatiquement rejete. Le formulaire complet de demande remplit tous les critres spcifis aux points 1 9 de la liste de contrle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Si une des informations demandes est manquante ou incomplte, la demande peut tre rejete sur cette seule base et elle ne sera pas value.

La qualit des demandes, y compris le budget propos et la capacit des demandeurs et de l'/les entit(s) affilie(s), sera value sur la base des critres dvaluation de la grille dvaluation reproduite ci-aprs. Les critres dvaluation se dcomposent en critres de slection et critres dattribution. Les critres de slection aident valuer la capacit oprationnelle des demandeur(s) et des entit(s) affilie(s) et la capacit financire du demandeur et sassurer quils : disposent de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir leur activit tout au long de laction propose et, si ncessaire, pour participer son financement; disposent de la capacit de gestion et des comptences et qualifications professionnelles requises pour mener bien laction propose. Ceci sapplique aussi l'/aux entit(s) affilie(s) ventuelle(s) des demandeurs.

Les critres dattribution aident valuer la qualit des demandes au regard des objectifs et priorits fixs, et doctroyer les subventions aux projets qui maximisent lefficacit globale de lappel propositions. Ils aident slectionner les demandes qui assurent l'administration contractante le respect de ses objectifs et priorits. Ils concernent la pertinence de laction et sa cohrence avec les objectifs de lappel propositions, la qualit, l'effet escompt, la durabilit de laction ainsi que son efficacit par rapport aux cots. Notation: Les critres dvaluation se subdivisent en rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique de la section 1 capacit conomique et financire doit tre renseigne (oui/non). Pour chaque sous-rubrique des rubriques 2 (pertinence de laction), 3 (efficacit et faisabilit de laction) et 4 (durabilit de laction), il est attribu un score compris entre 1 et 5, comme suit: 1 = trs insuffisant, 2 = insuffisant, 3 = moyen, 4 = bon, 5 = trs bon. Grille dvaluation Rubrique 1. Capacit financire et oprationnelle 1.1 Les demandeurs et, le cas chant, l'/les entit(s) affilie(s) possdent-ils une exprience suffisante en gestion de projets?
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Notes Oui/Non

Rubrique 1.2 Les demandeurs et, le cas chant, l'/les entit(s) affilie(s) possdent-ils une expertise technique suffisante? (plus particulirement, une connaissance des questions/points traiter) 1.3 Les demandeurs et, le cas chant, l'/les entit(s) affilie(s) possdent-ils une capacit de gestion suffisante? (notamment au regard du personnel, des quipements et de la capacit grer le budget de laction). 1.4 Le demandeur dispose-t-il de sources de financement stables et suffisantes?

Notes

Score maximum 2. Pertinence de l'action Report du score obtenu lors de l'valuation de la note succincte de prsentation 3. Efficacit et faisabilit de l'action 3.1 Les activits proposes sont-elles appropries, concrtes et cohrentes avec les objectifs et rsultats escompts? par exemple, tablir le lien entre les activits proposes et lamlioration de la prise de dcision et de llaboration de politiques sectorielles, ainsi que le renforcement de linstitut bnficiaire; valeur ajoute du partenariat; le lien entre les activits proposes et les stratgies, priorits et donnes du pays; la qualit des activits bases sur des donnes probantes; activits axes sur le rsultat ou la performance; etc. 3.2 Le plan d'action est-il clair et faisable? par exemple, description dtaille de chaque activit; la rpartition claire des activits pour chaque rsultat attendu et description des responsabilits de chaque acteur; complmentarit et squence logique des activits; etc. 3.3 La proposition contient-elle des indicateurs objectivement vrifiables pour valuer les rsultats de l'action? Une valuation est-elle prvue? par exemple, la description des mcanismes supplmentaires de suivi tels que le contrle interne de la qualit et la production de rapports annuels ou de rapports d'activit, le cas chant; etc. 3.4 Le niveau dimplication et de participation l'action du/des codemandeur(s) et de l'/des entit(s) affilie(s) est-il satisfaisant? par exemple, la description des membres du partenariat (quilibre entre les niveaux national et international, entre acteurs publics privs et non gouvernementaux, entre recherche universitaire et oprationnelle, etc.) et leur rle dans laction; description des dispositifs et des mcanismes appropris de gouvernance et de gestion; description du rle des partenaires en gestion, coordination et suivi de laction et du partenariat au bnfice du pays et de linstitut bnficiaire ; etc. 4. Durabilit de l'action
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30 30 20 5

15
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Rubrique 4.1 Laction est-elle susceptible davoir un impact tangible sur les groupes cibles? par exemple, la description des activits conduisant une plus grande autonomie dici la fin de la priode de financement; description de limpact ventuel sur a fuite des cerveaux au niveau rgional; mise en place dune culture de recherche oprationnelle, de formation, de dialogue stratgique sectoriel, etc. dans les processus de dcision et dlaboration de politiques sectorielles; cible du dveloppement institutionnel; etc. 4.2 La proposition est-elle susceptible davoir des effets multiplicateurs? (notamment probabilit de reproduction, dextension et de partage dinformations). par exemple, inclusion de perspectives ou dactivits en vue d'une interaction avec dautres actions ou rseaux similaires dans le domaine de la sant publique dans la rgion ou dans dautres parties du monde 4.3 Les rsultats attendus de laction propose sont-ils durables? - dun point de vue financier (comment seront finances les activits au terme du financement ? par exemple la perspective dune autonomie financire totale ou partielle) - dun point de vue institutionnel (existera-t-il des structures permettant la poursuite des activits la fin de laction? Y aura-t-il une appropriation locale des rsultats de laction?) - au niveau politique (le cas chant) (quel sera limpact structurel de laction par exemple, va-t-elle dboucher sur de meilleurs lois, codes de conduite, mthodes, etc.?) - d'un point de vue environnemental (le cas chant) (l'action aura-t-elle un impact positif/ngatif sur l'environnement?) 5. Budget et rapport cot-efficacit de l'action 5.1 Les activits sont-elles convenablement refltes dans le budget? par exemple, la part et la justification du budget dpens directement pour des activits dans le pays cible 5.2 Le ratio entre les cots estims et les rsultats escompts est-il satisfaisant? par exemple, le ratio calcul par le lieu do les activits sont menes; un ratio satisfaisant entre la part du budget dpense dans le pays bnficiaire et la part du budget dpense par les partenaires en dehors du pays bnficiaire ; etc. Score total maximum Note sur la rubrique 1. Capacit financire et oprationnelle Si la rponse est ngative pour un ou plusieurs critres, la demande sera rejete.

Notes 5

15 5

5 (x2)

80

Slection provisoire Aprs lvaluation, un tableau sera tabli, reprenant lensemble des demandes classes daprs leur score et dans les limites des fonds disponibles. Une liste de rserve sera en outre tablie suivant les mmes critres utiliser si davantage de fonds deviennent disponibles pendant la priode de validit de cette liste. Un seul institut bnficiaire par pays (demandeur ou codemandeur) peut recevoir une subvention. En cas de rception de plusieurs propositions impliquant des instituts bnficiaires implants dans le mme pays, seule la proposition la mieux classe sera retenue; en cas de scores gaux, la priorit sera
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donne la proposition mettant en vidence les liens les plus troits et les plus solides avec les parties prenantes dans le secteur public de la sant publique (gouvernement). (3) 3e TAPE: VRIFICATION DE L'LIGIBILIT DES DEMANDEURS ET DE L'/DES ENTIT(S) AFFILIE(S)

La vrification de lligibilit, base sur les pices justificatives demandes par l'administration contractante (voir section 2.4) sera ralise uniquement pour les demandes qui ont t provisoirement slectionnes en fonction de leur score et dans les limites de lenveloppe financire disponible. La conformit entre la dclaration du demandeur (partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention) et les pices justificatives fournies par ce dernier sera vrifie. Toute pice justificative manquante ou toute incohrence entre la dclaration du demandeur et les pices justificatives pourra conduire sur cette seule base au rejet de la demande. Lligibilit des demandeurs, des entit(s) affilie(s) et de laction sera vrifie sur la base des critres tablis aux points 2.1.1, 2.1.2 et 2.1.3.

Toute demande rejete sera remplace par la premire demande la mieux place sur la liste de rserve qui se trouve dans les limites de lenveloppe financire disponible.

2.4

SOUMISSION

DES SELECTIONNEES

PIECES

JUSTIFICATIVES

POUR

LES

DEMANDES

PROVISOIREMENT

Un demandeur qui a t provisoirement slectionn ou inscrit sur la liste de rserve sera inform par crit par l'administration contractante. Il lui sera demand de fournir les documents suivants de manire permettre l'administration contractante de vrifier lligibilit des demandeurs et de leur(s) entit(s) affilie(s)22: Toutes les pices justificatives fournir par le demandeur dans le cadre du prsent appel propositions doivent tre charges dans le systme PADOR (voir la section 2.2.). La date limite pour ce faire est la mme que celle fixe pour la soumission de la note succincte de prsentation (voir point 2.2.3). Leurs codemandeurs et entits affilies doivent transfrer dans PADOR toutes les pices justificatives en leur possession avant la soumission de la demande complte. Les demandeurs, codemandeurs et entits affilies dj enregistrs dans PADOR et devant mettre jour leur profil et/ou les pices justificatives peuvent le faire au plus tard la date limite de soumission de la proposition complte. Tout demandeur qui remplit un formulaire PADOR hors-ligne doit envoyer LENSEMBLE des pices justificatives requises pour le prsent appel propositions dans un courriel avec la note succincte de prsentation. Tout demandeur qui remplit un formulaire PADOR hors-ligne pour ses codemandeurs et entits affilies doit envoyer LENSEMBLE des pices justificatives requises pour le prsent appel propositions dans un courriel avec la demande complte. 1. Les statuts ou articles d'association du demandeur, des ventuels codemandeurs et des ventuelles entits affilies 23. Lorsque l'administration contractante a reconnu lligibilit du demandeur, des codemandeurs ou des entits affilies pour un autre appel propositions sur la mme ligne budgtaire au cours des 2 annes prcdant la date limite de rception des demandes, une copie du document prouvant lligibilit sur un appel prcdent (par exemple, copie des conditions spciales dun contrat de subvention attribu pendant la priode de rfrence) devrait tre soumise plutt que les statuts, sauf si le

22 23

Aucune pice justificative ne sera requise pour des demandes de subvention ne dpassant pas 60 000 EUR.

Lorsque le demandeur, les codemandeurs et/ou une/des entit(s) affilie(s) est/sont une/des entit(s) publique(s) cre(s) par une loi, une copie de ladite loi doit tre fournie. 2013.1.rev Page 29/33 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc

statut juridique a chang dans lintervalle24. Cette obligation ne sapplique pas aux organisations internationales qui ont sign un accord-cadre avec la Commission europenne. 2. Un rapport daudit externe produit par un contrleur des comptes agr, certifiant les comptes du demandeur relatifs au dernier exercice financier disponible lorsque le montant total de la subvention est suprieur 750 000 (100 000 pour une subvention de fonctionnement). Le rapport daudit externe nest pas requis des ventuels codemandeurs. Cette obligation ne sapplique pas aux organismes publics et aux organisations internationales, pour autant que l'organisation internationale en question offre les garanties prvues dans le rglement financier applicable, comme dcrit au chapitre 6 du guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de l'UE. Cette obligation ne sapplique pas aux instituts d'enseignement secondaire ou suprieur. 3. Une copie des tats financiers les plus rcents du demandeur (compte de rsultat et bilan du dernier 25 exercice clos) . La copie des tats financiers des ventuels codemandeurs nest pas requise 4. La fiche dentit juridique (voir annexe D des prsentes lignes directrices) dment complte et signe par chacun des demandeurs (cest--dire du demandeur et de ses ventuels codemandeurs), accompagne des documents justificatifs qui y sont demands. Si les demandeurs ont dj sign un contrat avec l'administration contractante, au lieu de la fiche dentit juridique et des documents justificatifs, il peut fournir le numro dentit juridique, moins quun changement dans le statut juridique ne se soit produit dans lintervalle. 5. Une fiche didentification financire du demandeur (pas des codemandeurs) conforme au modle joint en annexe E des prsentes lignes directrices, certifie par la banque laquelle le paiement doit tre fait. Cette banque doit tre situe dans le pays o le demandeur est tabli. Si le demandeur a dj soumis, dans le pass, une fiche d'identification financire pour un contrat lorsque la Commission europenne tait en charge des paiements et a l'intention d'utiliser le mme compte bancaire, une copie de la fiche didentification financire prcdente peut tre fournie en lieu et place de ce document. Les pices justificatives requises doivent tre enregistres dans PADOR, sous la forme de version scanne (i.e. montrant les cachets lgaux, signatures et dates) de ces originaux. Lorsque de tels documents ne sont pas rdigs dans une des langues officielles de lUnion europenne une traduction en anglais, franais, espagnol ou portugais des parties pertinentes du document prouvant lligibilit du/des demandeurs, doit tre jointe et prvaudra pour lanalyse de la demande. Lorsque ces documents sont rdigs dans une langue officielle de lUnion europenne autre que langlais, le franais, lespagnol ou le portugais, il est fortement recommand, de manire faciliter lvaluation, de fournir une traduction en anglais, franais, espagnol ou portugais des parties pertinentes des documents prouvant lligibilit des demandeur(s). Si les pices justificatives mentionnes ci-dessus ne sont pas fournies avant la date limite fixe dans la demande de soumission des pices justificatives envoye par lautorit contractante au demandeur, la demande pourra tre rejete. Aprs vrification des pices justificatives, le comit d'valuation fera une recommandation finale a lautorit contractante, qui dcidera de l'attribution des subventions.

24 25

insrer uniquement lorsque les conditions dligibilit nont pas chang dun appel propositions lautre.

Cette obligation ne sapplique pas aux personnes physiques ayant reu une bourse ou ayant le plus grand besoin d'une aide directe, ni aux entits publiques ni aux organisations internationales. Cela ne sapplique pas non plus lorsque les comptes sont en pratique les mmes documents que le rapport daudit externe dj fourni en vertu du point 2.4.2. 2013.1.rev Page 30/33 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc

2.5

NOTIFICATION DE LA DECISION DE L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE

2.5.1

Contenu de la dcision

Le demandeur sera avis par crit de la dcision prise par l'administration contractante au sujet de sa demande et, en cas de rejet, des raisons de cette dcision ngative. Si un demandeur sestime ls par une erreur ou irrgularit commise dans le cadre de la procdure d'attribution, il peut introduire une plainte (pour plus de dtails, voir le point 2.4.15 du guide pratique).

2.5.2

Calendrier indicatif

Date Runion d'information (si ncessaire) Date limite pour les demandes d'claircissements a l'autorit contractante Dernire date laquelle des claircissements sont donns par l'administration contractante Date limite de soumission des notes succinctes de prsentation Information des demandeurs sur l'ouverture, les vrifications administratives et l'valuation de la note succincte de prsentation (tape 1) Invitations soumettre le formulaire complet de demande Date limite de soumission du formulaire complet de demande Information des demandeurs concernant l'valuation du formulaire complet de demande (tape 2)26 Notification de l'attribution (aprs vrification de l'ligibilit) (tape 3) Signature du contrat27 Sans objet 24/02/2014 06/03/2014 17/03/2014 20/04/2014*

Heure* Sans objet 16:00 -

20/04/2014* 15/06/2014* 31/07/2014*

16:00 -

31/08/2014* 31/12/2014* au plus tard

26

Il est noter que, selon le rglement financier, les notifications au demandeur au sujet du rsultat de l'valuation de sa demande doivent se faire dans les 6 mois suivant la date limite de soumission de la demande complte, sauf exception, en particulier pour les actions complexes lances pour un grand nombre de propositions ou en cas de retard imputable aux demandeurs lorsque cette limite peut tre dpasse. Des appels multibnficiaires peuvent tre considrs comme des appels pour actions complexes et peuvent donc tre exempts de la rgle des 6 mois. Cette rgle des 6 mois ne s'applique qu'en cas de gestion centralise directe.

Il est noter que, selon le rglement financier, la signature d'un contrat de subvention avec le demandeur doit se faire dans les 3 mois suivant la date laquelle il a t inform de la dcision d'octroi de la subvention. Toutefois, dans des circonstances 2013.1.rev Page 31/33 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc

27

* Date provisoire. Toutes les heures sont en heure locale de l'administration contractante. Ce calendrier indicatif peut tre mis jour par l'administration contractante au cours de la procdure. Dans ce cas, le calendrier mis jour sera publi sur le site Internet d'EuropeAid suivant : https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome.

2.6

CONDITIONS DE LA MISE EN UVRE APRES LA DECISION DE L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE D'ATTRIBUTION D'UNE SUBVENTION

la suite de la dcision dattribution dune subvention, le(s) bnficiaire(s) se verront proposer un contrat bas sur le modle de contrat de subvention de l'administration contractante (annexe G des prsentes lignes directrices). Par la signature du formulaire de demande (annexe A des prsentes lignes directrices), les demandeurs acceptent, si la subvention leur est attribue, les conditions contractuelles du modle de contrat de subvention. Contrats de mise en uvre Lorsque la mise en uvre dune action ncessite la passation de marchs par le/les bnficiaire(s) et (le cas chant) son/ses entit(s) affilie(s), le march doit tre attribu loffre conomiquement la plus avantageuse, cest--dire celle qui prsente le meilleur rapport qualit/prix, dans le respect des principes de transparence, dgalit de traitement entre les contractants potentiels et en veillant labsence de conflit dintrts. cet effet, le bnficiaire doit appliquer les procdures nonces lannexe IV du modle de contrat de subvention.

2.7

SYSTEME D'ALERTE PRECOCE ET BASE DE DONNEES CENTRALE SUR LES EXCLUSIONS

Les demandeurs et, s'ils sont des personnes morales, les personnes ayant un pouvoir de reprsentation, de dcision ou de contrle sur eux, sont informs du fait que, s'ils sont dans une des situations mentionnes dans: la dcision de la Commission europenne du 16.12.2008 relative au systme d'alerte prcoce (SAP) l'usage des ordonnateurs de la Commission europenne et des agences excutives (JO L 344 du 20.12.2008, p. 125), ou du rglement de la Commission europenne du 17.12.2008 sur la base de donnes centrale sur les exclusions (BDCE) (JO L 344 du 20.12.2008, p. 12),

leurs coordonnes (nom/dnomination, prnom si personne physique, adresse/sige social, forme juridique et nom et prnom des personnes ayant un pouvoir de reprsentation, de dcision ou de contrle, (si personne morale) peuvent tre enregistres dans le SAP seul, ou la fois dans le SAP et la BDCE, et communiques aux personnes et entits numres dans la dcision et le rglement prcits, en relation avec l'attribution ou l'excution d'une convention ou dcision de subvention.]

exceptionnelles, en particulier pour des actions complexes lances pour un grand nombre de propositions ou en cas de retard imputable aux demandeurs (ou leurs demandes), cette limite peut tre dpasse. La rgle des 3 mois ne s'applique qu'en cas de gestion centralise directe. 2013.1.rev Page 32/33 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc

3.

LISTE DES ANNEXES

DOCUMENTS COMPLTER ANNEXE A : FORMULAIRE DE DEMANDE DE SUBVENTION (FORMAT WORD) ANNEXE B : BUDGET (FORMAT EXCEL) ANNEXE C : CADRE LOGIQUE (FORMAT EXCEL)28 ANNEXE D : FICHE D'ENTIT JURIDIQUE 29 ANNEXE E : FICHE DIDENTIFICATION FINANCIRE ANNEXE F: FORMULAIRE PADOR HORS-LIGNE30 DOCUMENTS POUR INFORMATION ANNEXE G : MODLE DE CONTRAT DE SUBVENTION

- ANNEXE II : - ANNEXE IV : - ANNEXE V : - ANNEXE VI : - ANNEXE VII : - ANNEXE VIII : - ANNEXE IX :

ANNEXE H

CONDITIONS GNRALES APPLICABLES AUX CONTRATS DE SUBVENTION CONCLUS DANS LE CADRE DES ACTIONS EXTRIEURES DE L'UE PROCDURES DE PASSATION DES MARCHS MODLE DE DEMANDE DE PAIEMENT MODLE DE RAPPORT NARRATIF ET FINANCIER MODLE DE RAPPORT DE CONSTATATIONS FACTUELLES ET DE SPCIFICATIONS TECHNIQUES POUR UNE VRIFICATION DES DPENSES DUN CONTRAT DE SUBVENTION CONCLU DANS LE CADRE DES ACTIONS EXTRIEURES DE L'UE MODLE DE GARANTIE FINANCIRE MODLE DE TRANSFERT DE PROPRIT DES ACTIFS

: TAUX DINDEMNITS JOURNALIRES (PER DIEM), disponible ladresse suivante : http://ec.europa.eu/europeaid/work/implementation/procedures/index_fr.htm

ANNEXE K: LIGNES DIRECTRICES ET LISTE DE CONTRLE POUR L'VALUATION DU BUDGET ET LES OPTIONS SIMPLIFIES EN MATIRE DE COTS

ANNEXE J: INFORMATIONS RELATIVES AU RGIME FISCAL APPLICABLE AU CONTRAT DE SUBVENTION SIGN DANS LE CADRE DE L'APPEL PROPOSITIONS LIGNES DIRECTRICES GESTION DU CYCLE DE PROJET http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_fr.htm

28

Facultatif lorsque le montant total des subventions accorder dans le cadre de lappel propositions est de 100 000 EUR ou moins. Valable uniquement lorsque la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur ou effectuera les paiements pour les contrats qui seront signs.

29

http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/dispensation_fr.htm Uniquement d'application pour les procdures centralises en cas de recours PADOR. 2013.1.rev Page 33/33 131219_final Guidelines FR_13122013 (2).doc

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