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Version 1.01 du 08.11.2004
Ralis avec : OOo 1.1.3 Plate-forme / Os : Toutes
Sources de donnes
de publipostage
Conversion des tableaux Word vers Calc ou dBase
fr.OpenOffice.org
Sommaire
1 Introduction...................................................................................................................................... 3
2 Conversion rapide...........................................................................................................................3
2.1 Copie du taleau !ord...........................................................................................................3
2.2 Collage dans Calc.................................................................................................................."
2.3 #nregistrement du document final..........................................................................................$
3 Conversion % longue & ....................................................................................................................$
3.1 Ouverture du fic'ier !ord originel.........................................................................................$
3.2 Conversion du taleau en te(te..............................................................................................$
3.3 #nregistrement.......................................................................................................................)
3." Importation du fic'ier C*+ dans Calc....................................................................................,
3.$ #nregistrement du document final..........................................................................................-
" .utres informations.......................................................................................................................1/
".1 Calc ou d0ase 1 ...................................................................................................................1/
".2 Plus d2informations...............................................................................................................1/
$ Crdits ..........................................................................................................................................11
) 3icence..........................................................................................................................................11
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1 Introduction
7ous sommes nomreu( 8ui9 lors du passage de MSOffice :;*O< = OpenOffice.org :OOo<9
rencontrons des difficults = rcuprer les taleau( Word utiliss comme sources de donnes de
pulipostage.
#n effet9 si ;*O propose plusieurs options en mati>re de sources de donnes de pulipostage ?
pour rsumer : taleau( Word ou feuilles Excel ? c2est ien souvent la premi>re option 8ue9 mal
conseills par ;*O9 nous c'oisissons. @ tort A
Ce c'oi( d2utiliser des taleau( Word9 non seulement nous prive des possiilits de calcul
proposes par Excel9 mais galement9 nous met en difficult lors8ue le moment vient d2en
rcuprer les donnes. Il nous pose galement des prol>mes lors de la migration de ;*O vers
OOo.
Ce how-to a pour oBectif de montrer comment convertir sans prol>mes des documents Word
contenant des taleau( de donnes en feuilles Calc :ou en fic'iers dBase< 8ue nous pourrons
utiliser comme sources de donnes pour effectuer du pulipostage dans OOo. 3es mt'odes de
conversion montres ici ne doivent Ctre ralises 8u2une seule fois pour c'acun des documents
Word concerns.
Dans les pages 8ui suivent9 nous allons prsenter9 = titre d2e(emple9 la conversion d2un document
Word contenant un taleau d2adresses. Ce document se nomme Adresses.doc. 7ous voulons
raliser9 le plus simplement et le plus rapidement possile9 une feuille Calc Adresses.sxc ou
ien un fic'ier dBase Adresses.dbf 8ui pourra Ctre ensuite utilis comme source de donnes
de pulipostage dans Writer.
7ous dtaillerons tour = tour deu( mt'odes de conversion : une mt'ode rapide et une mt'ode
% longue &9 cette derni>re nous offrant un meilleur contrEle du processus. #nfin9 nous donnerons
8uel8ues rfrences de documentations complmentaires = consulter = propos du pulipostage.
Sauvegardez !
Si vous suivez les tapes dcrites ici! vous ne courez pas le ris"ue de perdre le
docu#ent initial. $an#oins! nous ne saurions trop vous conseiller de le sauvegarder
avant toute autre action %
2 Conversion rapide
Comme son nom l2indi8ue9 ce mode de conversion est tr>s rapide. #n contrepartie9 nous n2aurons
8ue peu de contrEle sur le processus.
#n fait9 cette % conversion & n2en est pas une : il s2agit d2un simple copier/coller entre outils A
Pour viter toute msaventure9 telle 8u2un taleau partiellement copi9 et ien 8ue l2opration de
copier/coller soit tr>s classi8ue9 nous la dcrivons in extenso dans les deu( paragrap'es suivants.
2.1 Copie du tableau Word
3anFons Writer et ouvrons-G le document Word = rcuprer. 32cran se prsente comme sur la
Higure 19 page ".
*lection du taleau dans sa totalit
Pour viter toute manipulation 'asardeuse de la souris9 nous copions le taleau dans le
presse-papiers par appel du menu dition ! Tout slectionner :dont le raccourci standard est
Ctrl " #< "u&il faut appeler deux fois de suite : le premier appel slectionne la premi>re cellule
uni8uement9 le second slectionne tout le taleau I
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Recopie dans le presse-papiers
Cette opration est classi8uement ralise par dition ! Copier :ou Ctrl " C<.
7ous pouvons refermer Writer.
2.2 Collage dans Calc
Ouvrons maintenant Calc sur une feuille vierge.
.ssurons-nous 8ue la cellule active est #1 et procdons au collage du contenu du presse-papiers
via le menu dition ! Coller :Ctrl " $<.
3a Higure 2 prsente le rsultat du collage.
%emar&ues
'es largeurs de colonnes ne sont pas a(ustes )
'a #ise en for#e est conserve )
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*igure + - 'e tableau Word , convertir
*igure - - 'e rsultat du collage dans Calc
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.e#ar"uez "ue les chiffres de cotisation ont t correcte#ent interprts! "u/ils
aient un sparateur dci#al sous for#e de point 0.1 ou de virgule 0!1.
2.3 Enregistreent du docuent final
Il ne nous reste plus 8u2= enregistrer la nouvelle feuille par 'ic(ier ! )nregistrer sous...9 soit en
conservant le format par dfaut OpenO**ice.org 1.+ Classeur ,.s-c.9 soit en adoptant le format
dBase :liste T/pe positionne sur d0ase ,.db*.).
3 Conversion 1 longue 2
*i ce mode de conversion est plus long 8ue celui prsent au c'apitre prcdent9 il offre
l2avantage d2un meilleur contrEle des oprations. #n particulier9 nous pourrons liminer des
colonnes inutiles et contrEler 8ue l2interprtation des donnes est correcte. #n outre9 les largeurs
de colonnes seront convenalement aBustes.
Ici aussi9 la conversion du fic'ier Word originel dute = partir de Writer dans le8uel nous
fari8uerons un fic'ier intermdiaire 8ui sera ensuite import dans Calc.
3es tapes de la conversion du document originel sont peu nomreuses et simples. 3e
diagramme de la Higure 3 sGnt'tise les oprations9 dtailles dans les paragrap'es 8ui suivent.
3.1 Ou!erture du fic"ier #ord originel
CommenFons par lancer Writer et ouvrons-G le document Word = convertir.
3a Higure 1 :page "< montre l2cran de Writer tel 8u2il se prsente apr>s le c'argement de notre
document.
3.2 Con!ersion du tableau en te$te
Calc n2est pas capale de rcuprer le taleau Word tel 8uel. 7ous allons donc transformer notre
document pour permettre cette opration.
.ppelons le menu Outils ! Te-te34!Tableau. 3a fenCtre prsente Higure " s2ouvre.
C'oisissons Tabulation :slection par dfaut<9 puis validons par O5.
3e taleau originel a disparu9 les colonnes sont maintenant spares par des sGmoles
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*igure 2 - Sch#a de la conversion 3 longue 4
*igure 5 - 6ialogue de conversion du tableau en texte
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% taulation & :< ainsi 8ue nous l2avions demand :Higure $<
1
.
3.3 Enregistreent
3e document affic' peut maintenant Ctre enregistr dans un format de fic'ier intermdiaire9
intelligile par Calc : le format C*+ :Co##a Separated 7alues9 valeurs spares par des
virgules
2
<.
.ppelons le menu 'ic(ier ! )nregistrer sous...
Dans la Jone T/pe9 c'oisissons Te-te ,.t-t.9 assurons-nous 8ue la case )-tension automati&ue du
nom du *ic(ier est dcoche et saisissons le 6om du *ic(ier en n&oubliant pas de spcifier
l&extension .csv9 comme montr dans la Higure ).
Cli8uons )nregistrer.
6ote 1
8l ne faut pas conserver l&extension par dfaut .txt! car Calc n&ouvrirait pas un tel
fichier! laissant ce soin , !riter.
1 7ote : les taulations apparaissent sur la copie d2cran de la Higure $ car on a pris soin de faire #**ic(age
! Caract7res non4imprimables :ou Ctrl " '1+<
2 Oui9 ce sont ien des taulations 8ue nous avons insres9 mais le format sKappelle 8uand mCme C*+...
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*igure 9 - 'e texte apr:s la conversion du tableau
*igure ; - Enregistre#ent au for#at CS7
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6ote 2
$&oublions pas ensuite de re-cocher la case E$tension autoati%ue du no du fic"ier !
7ous disposons maintenant de deu( documents : notre document Adresses.doc originel9
intact9 et le nouveau document Adresses.csv 8ue Calc va pouvoir lire.
7ous pouvons refermer Writer.
3.4 &portation du fic"ier C'V dans Calc
Ouvrons Calc et9 par 'ic(ier ! Ouvrir9 pointons sur le document Adresses.csv nouvellement
cr. Cli8uons Ouvrir.
Calc reconnaLt le format C*+ et sait le transformer pour en faire une nouvelle feuille de calcul.
Cette opration se nomme 8#portation et s2effectue sous notre contrEle9 via le dialogue Import de
te-te9 prsent = la Higure ,.
On conserve gnralement la valeur prconise dans la liste 8eu de caract7res. 7ous ne
c'angerons cette valeur 8ue si le document import :le taleau Word initial< est de provenance
trang>re.
3a ruri8ue 9 partir de la ligne permet de sauter des lignes non dsires en dut de taleau. Par
dfaut9 Calc importe toutes les informations.
Il nous reste = spcifier l2Option de sparation adapte = notre cas : slectionnons Spar9 puis
Tabulation et d-slectionnons toute autre option dans cette catgorie.
32aperFu en as de la fenCtre nous permet de contrEler 8ue nos c'oi( sont ien adapts au fic'ier
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*igure < - 6ialogue d/i#portation de texte dans Calc
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= importer.
Suppression de colonnes
Si nous ne dsirons pas rcuprer certaines colonnes! il suffit de les slectionner dans
l&aper=u! puis de choisir (as%uer dans la liste )*pe 0*igure >1. '&en-t?te des colonnes
#as"ues refl:te ce choix.
Ces colonnes ne figureront pas dans le docu#ent final.
Colonnes de valeurs numri&ues mal interprtes
@u cas oA notre tableau initial co#porte des fautes de frappe pour des no#bres
0e#ploi du point en lieu et place de la virgule1! il n&est pas trop tard pour corriger ces
erreurs.
Slectionnons la colonne 3 fautive 4 dans l&aper=u! puis! dans la liste )*pe! for=ons
l&option +nglais ,' "ui e#p?chera toute #auvaise interprtation ultrieure des
no#bres 0*igure B1.
3ors8ue l2aperFu est satisfaisant9 cli8uons O5.
Calc nous prsente maintenant nos donnes telles 8u2elles rsultent de l2importation :Higure 1/<.
Parcourons la feuille de calcul afin de vrifier 8ue les donnes sont correctement organises.
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*igure B - Correction d/une erreur de for#at des no#bres
*igure > - Mas"uage d/une colonne
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%emar&ues
'es largeurs de colonnes sont a(ustes )
'a #ise en for#e n&est pas conserve.
6ote
Si nous dcelons des erreurs dans l&organisation de la feuille! cela signifie "u&une des
oprations dcrites plus haut ne s&est pas passe correcte#ent C
Enregistre#ent au for#at texte dans !riter 0cf. page ;1 )
Modalits d&i#portation dans Calc 0page <1.
3.- Enregistreent du docuent final
7otre nouvelle feuille est correcte 1 Parfait A 7ous allons pouvoir l2enregistrer dans l2un des
formats re8uis pour l2utiliser comme source de donnes de pulipostage : format Calc
:fic'ier .sxc< ou format dBase :.dbf<.
.ppelons le menu 'ic(ier ! )nregistrer sous... :Higure 11<.
Dans la liste T/pe9 c'oisissons OpenO**ice.org 1.+ Classeur ,.s-c. :c2est la toute premi>re entre de
la liste< ou d0ase ,.db*. suivant le format dsir.
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*igure ++ - Enregistre#ent au for#at Calc
*igure +D - 'es donnes dans Calc apr:s l/i#portation
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+rifions 8ue la case )-tension automati&ue du nom de *ic(ier est coc'e.
+alidons par )nregistrer.
7ous sommes maintenant = la tCte de trois documents :
Adresses.doc
3e document Word originel9 inutile dsormais I
Adresses.csv
3e document intermdiaire9 8ui peut Ctre supprim I
Adresses.sxc :ou Adresses.dbf<.
7otre nouveau document source de donnes.
6:oublions pas d:en *aire une sau!egarde avant de commencer ; travailler !
< #utres in*ormations
4.1 Calc ou d0ase .
Comme suggr ici9 nous pouvons utiliser des feuilles de calcul Calc ou des fic'iers dBase
comme sources de donnes de pulipostage. Il est gnralement conseill d2utiliser un format de
tGpe % ase de donnes & :dBase< si nous voulons disposer de fonctions avances d2dition et de
re8uCtes.
3es 'o6-tos cits au c'apitre suivant dtaillent les fonctionnalits de pulipostage offertes par
OpenOffice.org et permettent de c'oisir en toute connaissance de cause le format le mieu(
adapt = notre situation.
4.2 /lus d0inforations
Pour plus d2informations sur le pulipostage dans OpenOffice.org9 les how-tos suivants seront une
aide prcieuse :
'ttp://fr.openoffice.org/Documentation/5o6-to/6riter/mailing/-fr.pdf
'ttp://fr.openoffice.org/Documentation/5o6-to/6riter/mailing1Mfr.pdf
'ttp://fr.openoffice.org/Documentation/5o6-to/6riter/mailingNdase1,fr.pdf
Ces documents sont lirement disponiles9 parmi eaucoup d2autres9 dans l2espace
documentation du site franFais de OpenOffice.org :
'ttp://fr.openoffice.org/
!ord4oCalc-5o64o/1).s(6 - Retour au *ommaire 1/ / 11
fr.OpenOffice.org
= Crdits
.uteur : 8ean4'ran>ois 6i*enec?er
Remerciement : #u- participants de la liste @doc4*rA &ui ont donn leur avisB relev des
imprcisions ou suggr des amliorations.
Intgr par : Sop(ie Cautier
Contacts : DroEet Focumentation OpenO**ice.org 4 *r.OpenO**ice.org
4raduction :
5istori8ue des modifications G
Version Date Coentaire
1./1 /M/11//" Premi>re version puli8ue
H Iicence
#ppendi-
Dublic Focumentation Iicense 6otice
4'e contents of t'is Documentation are suBect to t'e Pulic Documentation 3icense
+ersion 1./ :t'e O3icenseO<I Gou maG onlG use t'is Documentation if Gou complG 6it' t'e terms of
t'is 3icense. . copG of t'e 3icense is availale at httpCEEwww.openoffice.orgElicensesEF6'.ht#l.
4'e Original Documentation is Conversion des taleau( !ord vers Calc ou d0ase.
4'e Initial !riter of t'e Original Documentation is Pean-HranFois 7ifenecQer CopGrig't R 2//" . .ll
Rig'ts Reserved. :Initial !riter contact:s<: Bean-francois.nifenecQerSlaposte.net<.
Contriutor:s<: NNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN.
Portions created G NNNNNN are CopGrig't RNNNNNNNNNG8nsert Hear0s1I. .ll Rig'ts Reserved.
:Contriutor contact:s<:NNNNNNNNNNNNNNNNG8nsert hHperlinJEaliasI<.
7O4#: 4'e te(t of t'is .ppendi( maG differ slig'tlG from t'e te(t of t'e notices in t'e
files of t'e Original Documentation. Tou s'ould use t'e te(t of t'is .ppendi( rat'er t'an t'e te(t
found in t'e Original Documentation for Tour ;odifications.
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