CoursPPT Id1572

Auto-Entreprise :
Eric SOTY - Siret n 478 683 535 00023

APE : 8559A formation continue d'adultes.
T.V.A. non applicable, article 293 B du CGI.
Site : www.formation-informatique-69.fr.
Tl : 09 53 02 00 32 - Fax : 09 58 02 00 32
Activits :
Formation Bureautique,
identit visuelle, charte
graphique, normalisation
documentaire, formation
continue d'adultes.
Il faut regarder pour comprendre, faire pour apprendre, et refaire pour bien faire.
Formation Bureautique, identit visuelle, charte graphique, dition documentaire. www.formation-informatique-69.fr
Siret 478 683 535 00023 - T.V.A. non applicable, article 293 B du CGI. Contact : eric.soty@formation-informatique-69.fr.
Sommaire
Prsentation de PowerPoint ............................................................................ 7
Dmarrer et bien paramtrer le logiciel PowerPoint ..........................................................................................7
Lorganisation gnrale de la fentre daccueil ................................................................................................12
Les menus (ou rubans), les sections ................................................................................................................14
Bien grer ses fichiers ...................................................................................... 17

Crer des dossiers, sous-dossiers, logique de classement .............................................................................17
Rechercher un document partir de criteres spcifiques ................................................................................20
Ouvrir un document existant.............................................................................................................................23
Crer des raccourcis sur le bureau ..................................................................................................................25
Crer une prsentation .................................................................................. 26

Crer une nouvelle prsentation ......................................................................................................................26
Enregistrer, formats et compatibilits ...............................................................................................................27
Fonction de zoom rapide ..................................................................................................................................29
Manipuler le texte ............................................................................................ 30

Conseils sur la structure de la prsentation .....................................................................................................30
Insrer du texte .................................................................................................................................................31
Aligner le texte ..................................................................................................................................................32
Modifier la police et la taille des caractres......................................................................................................33
Utiliser les attributs (gras, soulign, italiqueet leurs raccourcis utiles) .........................................................34
Dplacements et slections (texte, diapositives) .............................................................................................35
Insrer, supprimer, copier, couper, coller, dupliquer ........................................................................................36
Les dangers du coller simple, intrt du collage spcial ..................................................................................37
Annulation et rptition d'actions ......................................................................................................................39
Rdiger des commentaires...............................................................................................................................40
Mise en forme avance (texte) .................................................................... 42

Reproduire une mise en forme (une fois, plusieurs fois)..................................................................................42
Puces et numrotation de lignes (crer ses propres puces) ............................................................................43
Manipuler les diapositives .............................................................................. 45

Travailler en mode Normal ...............................................................................................................................45
Travailler en mode Trieuse de diapositives ......................................................................................................48
Travailler en mode Page de commentaires......................................................................................................49
Manipuler les objets ........................................................................................ 50

Dessiner des formes de base ...........................................................................................................................50
Dessiner flches pleines...................................................................................................................................55
Dessiner organigrammes, toiles, bannires, bulles et lgendes ....................................................................56

Dessiner lignes et connecteurs ........................................................................................................................60
Crer un objet textuel .................................................................................................................................63
Manipuler les images ...................................................................................... 64

Remarques sur les droits dauteur ...................................................................................................................64
Diffrents types dinsertion : depuis le disque dur local, depuis la galerie Clip Art, depuis le Web, copies
dcran ou de fentres ......................................................................................................................................65
Luminosit, contraste, colorisations .................................................................................................................69
Style dimage et effets spciaux .......................................................................................................................71
Options de format de limage............................................................................................................................73
Rglages (taille, rotation, bordures, rognage, effets,) ......................................................................................74
Automatiser la mise en forme ....................................................................... 75

Masques : notion et conseils ............................................................................................................................75
Crer un masque de diapositives .....................................................................................................................76
Vrification du masque et premires diapositives ............................................................................................82
Masques des pages de commentaires .............................................................................................................83
Utiliser plusieurs masques de diapositives.......................................................................................................84
Masque des pages de commentaires ..............................................................................................................85
Correction et vrification ............................................................................... 86

Corriger l'orthographe et complter le dictionnaire ..........................................................................................86
Rechercher et/ou remplacer une expression ...................................................................................................89
Imprimer le diaporama .................................................................................. 90

Mettre en page le diaporama (orientation, imprimante de destination, format du papier, options
dimpression...) .................................................................................................................................................90
Lancer l'impression ...........................................................................................................................................91
Grer ses impressions, annuler limpression ...................................................................................................95
Prsenter soi-mme un diaporama ............................................................. 96

Rgler les transitions ........................................................................................................................................96
Fonctions utiles pendant la prsentation ..........................................................................................................98
Conseils sur le fond (structure et contenu).......................................................................................................99
Conseils sur la forme ......................................................................................................................................100
Conseils au moment de la prsentation .........................................................................................................102
Trucs et astuces .............................................................................................. 105

Passage dun bloc de texte en majuscule ou inversement ............................................................................105
Effacer un style ou une mise en forme de caractre ......................................................................................105
Taper rapidement les et les .....................................................................................................................105
La touche
................................................................................................................................................105
Annuler, et changer encore davis ..................................................................................................................105
Autres raccourcis ............................................................................................................................................106
Lgendes utilises dans ce support de cours

Conseils de mise en page ou de normalisation
documentaire, pour des documents plus agrables
lire et dun aspect plus professionnel
Conseils sur l'utilisation du logiciel ou lorganisation

et l'optimisation du poste de travail
Erreur frquente viter
Point important
Japprends par cur pour gagner en productivit
Raccourci clavier, bon connatre
Partie thorique
Partie pratique
Votre clavier et ses touches (Franais, AZERTY)
Prsentation de PowerPoint
Pour un premier niveau daide en ligne, tapez
ou cliquez en haut droite de lcran sur
Guide et tutoriaux disponibles galement depuis http://office.microsoft.com/fr / menu Support.
Dmarrer et bien paramtrer le logiciel PowerPoint

Fichier dexercice utilis : Nouveau document
La version 2007 : une nouvelle organisation de tous les menus
Lcran daccueil du logiciel en version 2007 diffre sensiblement de la version 2003, et nombre dutilisateurs
auront du mal sadapter la nouvelle rpartition des fonctions et menus. Il vous faudra un peu de temps
pour vous y faire, si vous venez de la version 2003.
Voici les menus de la version 2007 (faisant partie de la suite Microsoft appel Office 12)
Pour les plus rcalcitrants, il y a des programmes tiers qui permettent de retrouver les menus 2003 dans la
version 2007, mais je vous dconseille.
Exemple de programme tiers (payant) :
Fates une recherche Google pour trouver votre bonheur, si vous le
jugez ncessaire. Cette Addon affiche en plus un menu appel
, que vous verrez dans les copies
dcran de ce support de cours. Ne vous en occupez pas .
Paramtrages pralables au travail

Avant de travailler, utilisez le menu
puis
et Options avances sont par dfaut bien paramtrs.
. Les onglets Standard et Vrification,
Onglet Enregistrement Compatibilit des versions

Enregistrez les informations de rcupration toutes les 10 minutes est un choix pertinent.
Choisissez bien le format par dfaut denregistrement de vos fichiers. Dans lexemple ci-dessous, jai choisi
Document PowerPoint 97-2003 (*.doc). Pourquoi ? Parce que lascendance des versions est trs
importante :
Le format par dfaut dun document PowerPoint 2003 est : *.ppt
Le format par dfaut dun document PowerPoint 2007 est : *.pptx
Si vous enregistrez un document fait sous PowerPoint 2007 au format natif *.pptx, et quun
collgue tente de louvrir avec PowerPoint 2003, il en sera incapable. Linverse est pourtant vrai :
PowerPoint 2007 est capable douvrir un document au format *.ppt. Il souvrira alors au format
*.ppt (mode de compatibilit).
Pensez bien aux problmes de version lorsque vous travaillez en mode collaboratif. Noubliez pas
que vous travaillez avec des collgues proches de vous, mais aussi avec des personnes
extrieures, dans dautres socits, et que tout le monde na pas forcment la mme version du
logiciel que vous. Bref, anticipez afin de prserver la fidlit lors du partage de vos documents.
Onglet Options avances

Vous pouvez augmenter de 50 le nombre dannulations, cela pourrait vous tre utile ultrieurement.
En revanche, Afficher les boutons doptions de collage peut tre lassant, la longue. Cette option nest pas
ncessaire et personnellement je la dcoche.
Onglet Personnaliser
Attardons nous sur cet onglet pour ajouter des icnes tout en haut gauche de notre fentre PowerPoint,
juste droite du menu
. Vous pouvez aussi accder ces paramtrages par le bouton
commandes (info-bulle : Personnaliser la barre doutils Accs rapides).
Slectionnez les commandes courantes dans la colonne de gauche, puis
/ Autres
vers la barre doutils
Accs rapide. Utilisez les boutons

pour changer lordre dapparition des icnes. (en bas = droite)
Insrez un ou deux <sparateurs> pour isoler les fonctions dun mme genre.
Exemple de paramtrages conseills (ci-dessous, cf colonne de droite) :
En particulier, le bouton Enregistrer (fort utile au quotidien), nest pas affich par dfaut.
Profitez-en pour complter votre barre dAccs rapide avec les fonctions de votre choix.
Voici le rsultat en haut gauche de votre fentre PowerPoint :
De gauche droite, les fonctions : Aperu avant impression, Enregistrer, Ouvrir, Polices, Collage spcial,
Orthographe, Dessiner un tableau, Styles, Styles rapides, Personnaliser la barre doutils Accs rapide.
10
Onglet Ressources
Si vous souhaitez vous faire aider par tlphone sur Word, vous devez imprativement connatre la version
du logiciel que vous utilisez. Sous PowerPoint 2003, nous avions le menu
/ A propos de
Dsormais, cette information se trouve dans longlet Ressources, bouton
Vous y trouverez les informations ncessaires pour mieux vous faire aider par votre hotline ou un
spcialiste :
Note : Depuis la version 2007, vous ne pouvez plus dplacer les barres doutil en faisant un cliquer / glisser
sur cette icne :
2003.
Cliquez sur
, qui tait situ gauche de chaque barre. La prsentation a chang depuis PowerPoint
, nous avons termin nos paramtrages (une fois pour toute).
11
Lorganisation gnrale de la fentre daccueil

En haut de lcran
re
ligne : de gauche droite :
Les icnes de raccourci personnaliss, le nom du document, les icnes de gestion de la fentre (rduire,
maximiser, fermer)
me
ligne : les rubans principaux (un peu comme dans Word 2003, mais classement diffrent)
me
ligne : le dtail du ruban slectionn, avec diffrentes sections et contenus et fonctions
me
ligne : en fonction de vos prfrences daffichage, vous auriez du afficher la rgle. De gauche droite :
licne qui permet de choisir le type de tabulation insrer via la rgle

La rgle elle-mme, avec la reprsentation des marges gauche et droite, et indicateur de retrait
A gauche de lcran
Le volet de visualisation des diapositives. Ce volet affiche toutes
les miniatures des diapositives.
Naviguez verticalement avec lascenseur et cliquez sur une
miniature pour lafficher dans lespace central.
De cet endroit, vous pouvez aussi Dplacer, Couper, Copier,
Coller les diapositives en manipulant leurs miniatures.
Au centre de lcran
Nous lappellerons lespace central. Cest ici que
vous affichez et modifiez les lments de votre
diapositive courante.
12
Sous lespace central

Une zone permettant de saisir rapidement vos commentaires pour cette diapositive. Ces commentaires ne
sont pas affichs en mode Diaporama. Vous pouvez rduire cette zone en faisant glisser vers le bas le trait
horizontal de sparation.
Tout en bas de lcran
Vos options daffichage :
: modes Normal, Trieuse de diapositive, Diaporama.
Votre curseur de rglage de facteur de zoom :

(cliquez sur le pourcentage en chiffres
pour accder une fentre de dialogue plus complte, mais
jamais indispensable). Pour zoomer et d-zoomer plus rapidement, il suffit de maintenir la touche
tout en utilisant la molette
de votre souris.
Les informations / statistiques du document :

cette barre indique
la diapositive courante ou se trouve votre pointeur (pas forcment la page que vous visualisez), ainsi que le
total de diapositives.
Tout en bas droite, un bouton trs utile au quotidien :

celle de la fentre :
Avant ajustement :
Il permet dajuster la taille de la diapositive
Aprs ajustement
13
Les menus (ou rubans), les sections

Principe de fonctionnement
Cest la principale diffrence avec PowerPoint 2003. PowerPoint 2007 organise diffremment laccs aux
fonctions et menus. Cliquer sur un menu affiche en dessous le ruban qui correspond et dtaille les fonctions
de ce ruban.
Chaque menu (ou ruban) est divis en plusieurs sections.
Exemple : menu Accueil / section Police :
Certaines sections possdent en bas droite de leur zone propre un bouton

qui permet
dafficher la fentre de dialogue correspondante et indique son raccourci clavier (sil en existe un).
Rcapitulons
On choisit un Menu (ruban) :
Le ruban correspondant saffiche :
Ce ruban comporte plusieurs Sections : ci-dessous, la section Police :
14
Liste des 7 rubans principaux

Le ruban correspondant au menu Accueil :
Sections : presse papier, diapositives, polices, paragraphes, outils de dessin, recherches.

Le ruban correspondant au menu Insertion :
Sections : tableaux, illustrations, liens, texte, clips multimdias

Le ruban correspondant au menu Cration :
Sections : mise en page, thmes, arrire-plan

Le ruban correspondant au menu Animations :
Sections : aperu, animations, accs cette diapositive

Le ruban correspondant au menu Diaporama :
Sections : dmarrage du diaporama, configuration du diaporama, moniteurs

Le ruban correspondant au menu Rvision :
Sections : vrification orthographique, commentaires, protger

Le ruban correspondant au menu Affichage :
Sections : affichage des prsentations, afficher ou masquer, zoom, colorisation, fentre, macros
On noublie pas le menu Office

Il permet de grer les documents, sauvegarder,
imprimer, prparer, convertir, envoyer, etc.
Pour changer de ruban sans cliquer

dessus, vous pouvez, tant que votre souris est
dans une zone de ruban, utiliser :
15
Les autres rubans, contextuels
Ruban contextuel pour les images

Lorsque vous insrez une image et que vous la slectionnez, il apparat un ruban Outils image spcifique :
Ruban contextuel pour laide la cration, Outils de dessin

Ruban spcifique pour ladaptation des formats et les outils de dessin :
Ruban contextuel pour laide la cration, Outils SmartArt

Ruban spcifique pour ladaptation des formats et les objets de type SmartArt :
Ruban contextuel pour laide la cration de Graphiques

Ruban spcifique pour grer la cration des graphiques depuis un fichier de donnes Excel.
Ruban spcifique pour grer la disposition des graphiques depuis un fichier de donnes Excel.
Ruban spcifique pour grer la Mise en forme des graphiques depuis un fichier de donnes Excel.
Ruban contextuel pour laide la cration de Tableaux

Ruban spcifique pour grer la cration des tableaux dans une diapositive PowerPoint.
Ruban spcifique pour grer la Disposition des tableaux dans une diapositive PowerPoint.
Etc.
16
Bien grer ses fichiers

Crer des dossiers, sous-dossiers, logique de classement
Fichier dexercice utilis : Explorateur Windows
Si vous voulez retrouver plus tard vos documents, il convient de respecter quelques rgles simples.
On croit perdre du temps en les appliquant, mais sur la dure cela est parfaitement rentable.
Une arborescence logique et matrise

Avant denregistrer des fichiers ou des documents, il convient de prparer un rceptacle
structur dans lequel on pourra facilement chercher et retrouver ses documents. Ce sont les
dossiers. Votre disque dur est comme une grande armoire, contenant des tiroirs, lesquels
peuvent aussi contenir des sous-tiroirs, etc. Nous les appelons des dossiers, sous-dossiers
Conseil n1 : on ne devrait jamais dpasser un total de 10 tiroirs par

rang, sous peine davoir plus tard perdre du temps pour retrouver ses
donnes ! Ne voir que maximum 10 dossiers permet de gagner du
temps et de mmoriser ses dossiers.
Conseil n2 : si vous souhaitez avoir toujours le mme ordre de tri

laffichage de vos dossiers ou sous-dossiers, il faudra les numroter de 0 9 dans le cas contraire, ils
seront par dfaut tris et affichs par ordre alphabtique. Exemple :
Conseil n3 : si vous souhaitez crer un grand nombre de fichiers similaires dans un dossier
(une bibliothque dimage par exemple), vous pouvez les numroter. Ne commencez pas par
1 ! Car si vous dpassez les 10 fichiers, le fichier 12 sera class avant le fichier 2 ,
car cest le premier caractre qui sert trier (tri alphabtique : 0, 1, 2, 8, 9, A, B, C, etc.).
Pour tre tranquille, commencez par nommer le premier fichier 000 puis 001.. , etc.
Vous serez ainsi tranquille jusqu 999 fichiers diffrents.
Conseil n4 : affichez vos fichiers en

mode dtail : cest le seul mode qui
permette de voir immdiatement les
noms des fichiers, avec leurs extensions,
leur format, leur taille en Ko, leur date de
mise jour. Pour les images, il est
parfois utile dafficher en mode
diapositive afin de disposer dun
aperu.
Pour changer les affichages, clic droit dans une zone vide de
lexplorateur, puis affichage, puis choisissez loption voulue.
Licne
montre quun dossier
contient des sous-dossiers. Cliquer
sur
pour le dvelopper.
17
Conseil n4 : cela parat une vidence, mais les termes choisis pour nommer les dossiers doivent
correspondre aux fichiers qui y rsideront dans le cas contraire, attendez-vous perdre beaucoup de
temps lorsque vous devrez retrouver un document.
Ne mettez jamais un fichier hors dun dossier ( non class) : investissez 20 secondes de plus pour lui trouver
un classement logique, vous conomiserez du temps sur la dure.
Conseil n5 : nommez correctement vos fichiers :

Les caractres spciaux comme ? / ! % $ ) @, etc. sont prohibs, ils ne sont pas compris par
Windows.
Prenez 30 secondes pour trouver un nom qui soit rvlateur du contenu : bannissez les termes isols du
type rapport , divers , compte-rendu , facture , etc. Ils ne vous serviront pas retrouver un
contenu prcis, ultrieurement, car ce sont des termes gnriques .
Conseil n6 : utilisez les dates dans vos noms de fichier pour un classement efficace :
Si vous comptez diter par exemple des news rgulirement et les conserver pour archive dans un dossier
unique, vous devriez faire en sorte quils se classent automatiquement par date.
Ce quil ne faut pas faire :

La news du 15 juillet 2010 sappelle :
La news du 8 septembre 2010 sappelle :
La news du 22 octobre 2010 sappelle :
News_du_15-07-2010_sujet_1
Rsultat du classement par dfaut dans votre explorateur : (incorrect !... septembre, juillet,
octobreles sujets ne sont pas dans lordre chronologique de leur cration)
Ce quil convient de faire : nommer ses documents en inversant anne, mois, et jour,
langlaise :
La news du 15 juillet 2010 sappellera ainsi :
La news du 8 septembre 2010 sappellera ainsi :
La news du 22 octobre 2010 sappellera ainsi :
2010-07-15_News_sujet_1
2010-09-08_News_sujet_2
2010-10-22_News_sujet_3
Rsultat du classement par dfaut dans votre explorateur : (correct !)
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Exemple darborescence fonctionnelle avec 6 rangs de dossiers et sous-dossiers, qui tient

compte des conseils prcdents. Certains dossiers ont mme t crs vides afin de recevoir
plus tard du contenu.
Question : votre avis, pourquoi une numrotation sous forme 1_ , 2_ , etc. ?

(il y a deux bonnes raisons)
Cest vous de choisir une arborescence logique et structure, en correspondance avec votre mtier et la
manire personnelle que vous avez de ranger vos affaires.
4 rgles simples appliquer :
Ne laissez pas Windows vous suggrer un classement (Mes documents, Mes images...)
Pas plus de 10 dossiers la fois par rpertoire = pas plus de 10 tiroirs dans une armoire.
Numrotez si vous ne voulez pas que lordre alphabtique vous dicte les priorits ou la frquence
dutilisation de vos dossiers et fichiers.
Nommez correctement vos fichiers (nom rvlateur du contenu)
19
Rechercher un document partir de criteres spcifiques

Deux mthodes
Il y a deux mthodes pour retrouver un document sur son disque dur : en cherchant une chaine de caractre
dans le nom du fichier, ou bien en cherchant une chaine de caractre dans le fichier lui-mme (par exemple
le texte quil contient)
Depuis votre explorateur de fichier : slectionnez le dossier de votre choix (cela peut-tre votre disque dur
entier, mais la recherche sera plus longue), puis fates
Touche rapide :
/ Rechercher
ou bien encore le bouton
Choisissez loption :
dans la barre dactions rapides.
, voici la fentre dinterface (Windows XP)
Exemple 1 : je souhaite trouver tous les fichiers PowerPoint (version XP, 2002 ou 2003) dans le rpertoire
0_Formation_informatique . Depuis lexplorateur,
Une fentre de recherche souvre sur ma gauche :
/ Rechercher sur ce rpertoire.
Les documents PowerPoint portent une extension de type .ppt .

Je saisie donc *.ppt dans ma zone de recherche, car * veut
dire tous .
La recherche *.ppt va donc mafficher tous les documents dont
lextension est .ppt , c'est--dire les documents PowerPoint.
Cliquer sur
20
Le rsultat de ma recherche saffiche :
On peut faire varier les modes daffichage du rsultat avec le bouton
Question : comment faire pour trouver aussi bien les fichiers PowerPoint 2003 que PowerPoint2007 ?
Exemple 2 : je souhaite retrouver un document mais je ne me souviens plus du nom de fichier et dans quel
dossier il se trouve. Par contre, je sais quil contient dans son texte la chaine de caractre suivante :
vidoprojecteur
21
Le rsultat de ma recherche : jai retrouv mon document, il sappelait organisation des cours .
La recherche dans les corps de texte fonctionne aussi pour des documents Excel, PowerPoint, Bloc note,
Acrobat PDF, etc. Ce type de recherche prend plus de temps que la recherche simple vue
prcdemment.
Recherche avance
Dautres options avances sont disponibles :

Elles permettent dutiliser des critres de recherche comme la dernire date
de modification, la date du fichier, la taille du fichier, certains types e fichiers,
etc.
22
Ouvrir un document existant

Mthode 1 : depuis lexplorateur

Si vos documents ou fichiers sont bien classs dans leurs dossiers, vous saurez les retrouver facilement
depuis lexplorateur
ou depuis votre poste de travail.
Depuis le bureau Windows, lancez lexplorateur : ou bien par un raccourci dj cr sur votre bureau :
Ou bien depuis votre barre de lancement rapide
si activ.
Sinon, crez un raccourci depuis lemplacement suivant : C:\ Windows\
Pour plus de confort et de lisibilit, il est conseill dafficher gauche les dossiers et droite les fichiers.
Si a nest pas le cas, menu Affichage / Volet dexploration / Dossiers, donne ceci :
Rglez laffichage des fichiers droite en faisant Affichage /
, au choix.
Pour les fichiers classiques ou mixtes, prfrez le mode Affichage / Dtails.

Pour les fichiers images ou vidos seulement, prfrez le mode Affichage / Miniature.
23
Reprez votre document dans la liste si besoin :
Laissez votre souris une

seconde immobile sur un
fichier pour connatre la
version, lauteur, la
dernire date de
modification et sa taille
puis fates un double
dessus ou bien
/ Ouvrir,
ou bien encore, un seul
pour le slectionner puis la touche
de votre clavier.
Mthode 2 : depuis PowerPoint

Depuis le logiciel PowerPoint, Fichier / Ouvrir, ou bien le raccourci clavier
fentre :
, affiche une
Elle permet de choisir son fichier dans larborescence de son disque dur, voir de filtrer certains types de
fichiers.
Si vous tes perdu(e), cliquez toujours sur
votre disque dur.
pour repartir depuis lorigine de larborescence de
24
Crer des raccourcis sur le bureau

Vous souhaitez pouvoir lancer PowerPoint depuis votre bureau ? crons un raccourci sur le bureau :
Lapplication PowerPoint (le fichier excutable) sappelle POWERPNT.EXE et se trouve par dfaut dans :
Windows XP :
C: \ program files \ Microsoft Office \ Office XX* \ POWERPNT.EXE (le X dpend de votre version dOffice)
Windows 7 64 bits :
C: \ program files (x86) \ Microsoft Office \ Office XX* \ POWERPNT.EXE (le X dpend de votre version dOffice)
Avec XX qui peut prendre diffrentes valeurs, 10, 11, 12 par exemple, en fonction de la version de Microsoft
Office que vous utilisez :
Office 10 correspond Office 2002
Un fois que vous avez trouv le fichier
, slectionnez le avec
Mthode 1 (lente) : crer un raccourci dans le mme dossier, avec

Dplacer ensuite ce raccourci
ou un Couper / Coller.
, puis plusieurs mthodes :
/ Crer un raccourci.
sur votre Bureau en faisant un Cliquer-Glisser
Mthode 2 (rapide mais plus difficile) : rduisez la fentre de votre explorateur de manire voir le Bureau
en fond. Slectionnez le fichier
, puis, fates un
+ gliss
vers votre bureau, et choisissez enfin :

Enfin, renommez le raccourci si ncessaire (un
dans le nom et retapez ou modifiez).
Vous pouvez aussi le supprimer et le recrer autant de fois que ncessaire, car supprimer un raccourci de
supprime pas le programme en lui-mme.
On reconnat un raccourci la petite flche contenu dans son icne :
On peut crer des raccourcis vers des programmes, des fichiers, des documents et tout ce que vous voulez,
tant quun programme est capable douvrir le fichier en question.
: exemple de raccourci vers une prsentation PowerPoint.
25
Crer une prsentation

Crer une nouvelle prsentation
Fichier dexercice utilis : nouveau document
Passez par le menu Office :
/ Nouveau ou bien
Tout en haut de lcran, il est indiqu :

cest le deuxime document que vous crez, ainsi de suite.
)
, ou bien Prsentation2 si
Nous donnerons bientt un nom personnalis ce document en le sauvegardant.

Dans les faits, il est essentiel de sauvegarder immdiatement notre prsentation, mme si elle est vide pour
le moment.
Pourquoi sauvegarder aussi tt ? parce que le plus souvent, vous crer une prsentation daprs
une prsentation qui existe dj, et qui comporte dj les lments de la charte graphique de
lentreprise (typographies, jeux de couleurs, masque des diapositives, disposition des blocs de
titres, de textes).
Du coup, Si vous ouvrez le document type.ppt et que vous commencez le modifier, vous risquez doublier
de le sauvegarder sous un nom diffrent (pres_01.ppt par exemple). Si vous tardez sauvegarder sous un
nom diffrent de celui du modle (duplication), vous risquez denregistrer type.ppt sur lui-mme et dcraser
votre document type.
Voila pourquoi il faut Enregistrer-sous un nom diffrent (dupliquer) le plus tt possible.
26
Enregistrer, formats et compatibilits

Enregistrer
Si vous sauvegardez pour la premire fois un nouveau document, vous devrez saisir un nom de fichier et
choisir son emplacement sur votre disque dur.
Il faut sauvegarder souvent. Mme si PowerPoint sauvegarde automatiquement votre travail par
dfaut toutes les 10 minutes, vous naimeriez pas recommencer deux fois la mme chose en
cas de coupure de courant ou suite une mauvaise manipulation. Ds que vous avez saisi un
paragraphe important, ayez le rflexe de faire
/ Enregistrer ou dutiliser la touche de
raccourci
+
, cest une scurit indispensable pour viter de perdre du temps.
Attention, cette fonction crase le fichier en sauvegardant, sans dupliquer votre prsentation.
Enregistrer sous
Vous souhaitez utiliser un document_1 comme base de travail et crer un document_2 ? : utilisez le
/ Enregistrer sous / Prsentation PowerPoint, puis nommez votre fichier document_2 . A ce
menu
stade, le 2 est une copie du 1, que vous pourrez ensuite adapter ou modifier. Le 1 restera inchang.
Vous devrez alors saisir un nouveau nom de fichier par-dessus celui dorigine.
27
Compatibilit
Pensez vos amis ou collgues qui ont peut-tre une version suprieure ou antrieure de PowerPoint, et
qui devront ouvrir, lire ou modifier votre travail.
Cas n 1 : vous utilisez PowerPoint 2007, et votre collgue a une version antrieure, PowerPoint 2003. Vous
devez enregistrer votre fichier sous le format PowerPoint 2003.doc , dans Type de fichier .
Cas n 2 : vous utilisez PowerPoint 2003, et votre collgue a une version suprieure, par exemple
PowerPoint 2007. Dans ce cas vous navez rien faire, puisque lascendance des versions permet
PowerPoint 2007 de reconnatre et douvrir un document ralis avec une version plus ancienne.
28
Fonction de zoom rapide

Fichier dexercice utilis : Office 2007 / PowerPoint 2007 / Exercices de cours / Exo_01_Fi-69.pptx
Cette fonction est primordiale dans la vie de tous les jours . Pourquoi ? parce quelle permet de visualiser
instantanment la diapositive (et ses miniatures) dans sa taille la plus adapte au travail que lon souhaite
faire : plusieurs mthodes :
Mthode 1
Accessible depuis le menu Affichage / section Zoom, cliquez sur
Mthode 2
En bas droite de votre cran, utilisez le curseur de rglage de facteur de zoom
Mthode 3
la meilleure si vous possdez une molette centrale sur

votre souris.
Il suffit de maintenir la touche
tout en utilisant la molette
Pour zoomer ou d-zoomer

facilement, il suffit dutiliser :
de votre souris.
+
29
Manipuler le texte
Conseils sur la structure de la prsentation

Avant de commencer la cration dun diaporama, il est judicieux de connatre

lavance sont contenu et son organisation. Je vous conseille de sparer le diaporama
en plusieurs parties distinctes, den extraire les titres principaux, puis les contenus
connexes. Vous devriez alors, sur le papier, avoir une organisation de ce type :
Structure conseille
Diapositive 1 : page daccueil
Diapositive 2 : titre de la section 1
Diapositive 3 : point 1 de la section 1
Diapositive 6 : titre de la section 2
Etc.
Diapositive 10(+) : Page de conclusion / remerciements / rfrences
Ordonner son travail

Il est donc essentiel de commencer crer au minimum les diapositives 1, 2 et 3 avant daller
plus loin. Le contenu de la diapositive 1 peut tre corrig ou complt en fin de travail, puisquil
sagit finalement dune synthse de lensemble du diaporama. Mais les diapositives 2 et 3
doivent tre soignes, surtout en terme de mise en forme (typo, couleurs alignements), car
nous les utiliserons ensuite en les dupliquant pour crer les autres diapositives.
Par exemple, les positions de chaque bloc de texte doivent tre identiques dune diapositive une autre,
sinon vous aurez un dcalage lors de la transition au moment de passer en mode diaporama. Et si ces 2
diapositives modles ne sont pas bien finalises, et que vous les modifiez ultrieurement, vous devrez
appliquer les mmes modifications de mise en forme sur toutes les autres diapositives.
La fonction masque utiliser au plus vite

Enfin, vous devez savoir que mme si nous abordons plus tard la fonction Masque , vous devrez dans les
faits lutiliser trs tt dans la cration de votre diaporama. Idalement, ds que vos diapositives 1, 2 et 3 sont
en place en terme de contenu et de mise en forme, crez votre masque. Si vous crer un masque trop tard,
vous risquez de devoir refaire la mise en page de toutes les diapositives, une par une, afin de caler la mise
en page sur le masque, qui est commun toutes les diapositives.
30
Insrer du texte
Afficher la rgle, la grille

Au pralable, nous allons afficher la rgle. Elle nous servira tout au long de nos travaux, donc faisons le une
fois pour toute en allant dans le menu Affichage / section Afficher/Masquer / cocher Rgle.
Cette rgle est essentielle pour grer les alignements de texte, les retraits, etc. Affichez-la tout le temps.
Elle a un autre intrt : le 0 est plac au centre.
Vous pouvez ventuellement afficher le quadrillage, en cochant cette option. Cela peut aider pour des
prsentations qui comportent des diagrammes ou pour tous objets devant tre parfaitement aligns.
Insrer du texte
On insert du texte dans une zone de texte. Ce bloc ou zone ne pourra contenir que du texte.
Pour les images et autres formes ou objets, nous utiliserons dautres fonctions.
Insrons un bloc de texte pour un titre de notre premire diapositive : depuis le menu Insertion / section
Texte / Zone de texte.
Votre souris change de forme, Cliquez / Glisser pour dimensionner la taille de la zone de texte, lendroit
ou vous souhaitez insrer la zone de texte,
puis tapez votre texte au kilomtre. Ne fates aucun retour
la ligne, PowerPoint grera les alignements en fonction de la taille de la zone de texte. Pour une liste ou
une numration, passez la ligne avec
Nous mettrons en forme plus tard.
Slectionner la zone ou le texte lui-mme ?

Il y a deux manires de slectionner du texte. Ou bien vous dsirez modifier ou ajouter du texte
dans une zone, et dans ce cas vous cliquez dans la zone de texte.
Lautre manipulation consiste slectionner la zone en elle-mme, afin de la dplacer ou de la
redimensionner par exemple, ou encore pour interagir avec la totalit du texte qui sy trouve. Dans ce cas, 2
mthodes : ou bien vous cliquez dans le texte puis sur la bordure grise de la zone (entre 2 poignes), ou
bien plus rapide :
dans la zone.
31
Aligner le texte
Grer lalignement
Pour aligner un texte dans sa zone, utilisez le menu Accueil / section Paragraphe, avec la barre de
raccourcis suivante :
: aligner gauche (le plus courant).
Raccourci clavier :
: aligner droite.
Raccourci clavier :
: centrer.
Raccourci clavier :
: justifier
(Attention,
sert dupliquer.)
Ajustement du texte la zone

Slectionnez votre zone de texte et toujours dans la section Paragraphe, cet icne :
permet de caler le texte en hauteur sur un des trois formats proposs :
Le choix Autres options permet deffectuer dautres rglages depuis cette fentre :
essayez, exprimentez.
Vous pouvez choisir dajuster automatiquement le texte la zone, ou non.
Pour des raisons pratiques, je vous conseille vivement la premire option (par
dfaut).
On voit aussi le bouton Colonnes, qui permet un affichage en mode colonnes. Tapez le nombre de colonnes
et validez. Votre zone de texte est dsormais en format multi-colonnes. Autre possibilit : utiliser le bouton
et rgler le nombre de colonnes.
32
Modifier la police et la taille des caractres

Slectionnez une ou plusieurs zones de texte, ou bien une seule portion de texte dans une seule zone de
texte, puis plusieurs mthodes (une zone de texte peut contenir des formats diffrents) :
La plus rapide : depuis le menu Accueil / section Police, utilisez la barre de mise en forme :
: ajustez en fonction de vos besoins (mise jour en temps rel)
Noubliez pas que pour augmenter ou diminuer la taille dun rang, vous avez avantage passer par les
raccourcis de la mme barre :
. Utilisez le bouton
pour effacer toute mise en forme.
Le plus complet : slection de la zone de texte ou de texte, puis

ou bien par le menu contextuel,
+
Police : cest le plus riche et le plus complet. On y trouve tous les attributs. Testez les options de format et
dattributs pour vous familiariser.
33

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Formation Bureautique, identit visuelle, charte graphique, dition documentaire. www.formation-informatique-69.fr

Bien grer ses fichiers ...................................................................................... 17

Crer une prsentation .................................................................................. 26

Manipuler le texte ............................................................................................ 30

Mise en forme avance (texte) .................................................................... 42

Manipuler les diapositives .............................................................................. 45

Manipuler les objets ........................................................................................ 50

Dessiner organigrammes, toiles, bannires, bulles et lgendes ....................................................................56

Manipuler les images ...................................................................................... 64

Automatiser la mise en forme ....................................................................... 75

Correction et vrification ............................................................................... 86

Imprimer le diaporama .................................................................................. 90

Prsenter soi-mme un diaporama ............................................................. 96

Trucs et astuces .............................................................................................. 105

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Lgendes utilises dans ce support de cours

Conseils sur l'utilisation du logiciel ou lorganisation

Erreur frquente viter

Japprends par cur pour gagner en productivit

Raccourci clavier, bon connatre

Votre clavier et ses touches (Franais, AZERTY)

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Dmarrer et bien paramtrer le logiciel PowerPoint

La version 2007 : une nouvelle organisation de tous les menus

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Paramtrages pralables au travail

. Les onglets Standard et Vrification,

Onglet Enregistrement Compatibilit des versions

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Onglet Options avances

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vers la barre doutils

Accs rapide. Utilisez les boutons

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Dsormais, cette information se trouve dans longlet Ressources, bouton

, nous avons termin nos paramtrages (une fois pour toute).

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Lorganisation gnrale de la fentre daccueil

ligne : de gauche droite :

ligne : le dtail du ruban slectionn, avec diffrentes sections et contenus et fonctions

licne qui permet de choisir le type de tabulation insrer via la rgle

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Sous lespace central

Tout en bas de lcran

Vos options daffichage :

: modes Normal, Trieuse de diapositive, Diaporama.

Votre curseur de rglage de facteur de zoom :

Les informations / statistiques du document :

Tout en bas droite, un bouton trs utile au quotidien :

Il permet dajuster la taille de la diapositive

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Les menus (ou rubans), les sections

Exemple : menu Accueil / section Police :

Certaines sections possdent en bas droite de leur zone propre un bouton

Le ruban correspondant saffiche :

Ce ruban comporte plusieurs Sections : ci-dessous, la section Police :

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Liste des 7 rubans principaux

Sections : presse papier, diapositives, polices, paragraphes, outils de dessin, recherches.

Sections : tableaux, illustrations, liens, texte, clips multimdias