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UNIT DE PROMOTION

RSEAU OTIV
MADAGASCAR

MANUEL DES POLITIQUES


ET
PROCDURES ADMINISTRATIVES

TABLE DES MATIRES


SECTION 0000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : TABLE DES MATIRES
Chapitre :
Sujet :

Code de manuel : 0000


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page : 1
Rvision :

TABLE DES MATIRES


INTRODUCTION

1000

STATUTS ET RGLEMENTS

2000

SYSTME COMPTABLE

3000

Gnralits
Description du systme comptable actuel
tats financiers
PLAN COMPTABLE
Gnralits
tablissement du plan comptable
Cadre comptable
Charte des comptes du Grand-Livre
Description des comptes
ORGANISATION
Organisation et fonctionnement
Organigramme
CAISSE
Type de caisse
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle

3010
3020
3030
4000
4010
4020
4030
4040
4050
5000
5010
5020
6000
6010
6020
6030
6040
6050

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : TABLE DES MATIRES Code de manuel : 0000
Page : 2
Chapitre :
Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Sujet :
Approuv par :
TABLE DES MATIRES (Suite)
BANQUE
Description des comptes de banque existants
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle
SYSTME DES ACHATS
Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle
STOCKS
Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle
IMMOBILISATIONS
Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle

7000
7010
7020
7030
7040
7050
8000
8010
8020
8030
8040
8050
9000
9010
9020
9030
9040
9050
10000
10010
10020
10030
10040
10050

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : TABLE DES MATIRES
Chapitre :
Sujet :

Code de manuel : 0000


Rdaction : Janvier
2001
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TABLE DES MATIRES (Suite)


FACTURATION DE BIENS OU SERVICES RENDUS
Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle
PARGNE DES OTIV DPOS LUNIT DE PROMOTION
Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle
CRDIT
Politique de crdit
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle
BONS DU TRSOR
Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle

11000
11010
11020
11030
11040
11050
12000
12010
12020
12030
12040
12050
13000
13010
13030
13040
13050
14000
14010
14020
14030
14040
14050

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : TABLE DES MATIRES
Chapitre :
Sujet :

Code de manuel : 0000


Rdaction : Janvier 2001
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TABLE DES MATIRES (Suite)


MATRIEL ROULANT
Description
Politique
Fonctionnement
Points de contrle
DPLACEMENTS ET MISSIONS
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle
GESTION DU PERSONNEL
Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle
SALAIRES
Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle

15000
15010
15020
15030
15050
16000
16020
16030
16040
16050
17000
17010
17020
17030
17040
17050
18000
18010
18020
18030
18040
18050

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : TABLE DES MATIRES Code de manuel : 0000
Chapitre :
Rdaction : Janvier 2001
Sujet :
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TABLE DES MATIRES (Suite)


REMISE DES DDUCTIONS LA SOURCE
Description
Politique
Fonctionnement
Points de contrle
SERVICES ADMINISTRATIFS
Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle
SUBVENTIONS
Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle
CAPITAL SOCIAL
Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
Points de contrle

19000
19010
19020
19030
19050
20000
20010
20020
20030
20040
20050
21000
21010
21020
21030
21040
21050
22000
22010
22020
22030
22040
22050

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : TABLE DES MATIRES
Chapitre :
Sujet :

Code de manuel : 0000


Rdaction : Janvier 2001
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Rvision :

TABLE DES MATIRES (Suite)


PROCDURE DE FIN DE MOIS
Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation
PROCDURES DE FIN DEXERCICE

23000
23010
23020
23030
23040
24000

Description
Politique
Fonctionnement
Comptabilisation

24010
24020
24030
24040

CODE DE DONTOLOGIE

25000

INTRODUCTION
SECTION 1000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : INTRODUCTION
Chapitre :
Sujet :

Code de manuel : 1000


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page : 1
Rvision :

INTRODUCTION
Lunit de promotion est une institution but non lucratif et qui pour objectifs de
regrouper les caisses de base (OTIV), de consolider les liens qui les unissent, de favoriser
leur croissance et leur dveloppement, de promouvoir la philosophie cooprative et
mutualiste en gnral, dappuyer les activits des OTIV dans leur milieu et enfin de
favoriser la rentabilit et lautonomie financire du rseau.
Le prsent manuel se veut un guide pratique et complet qui couvre lensemble des
oprations administratives de lunit de promotion.
Vous remarquerez que pour chaque section, il y a un chapitre Points de contrle qui
dcrit pour chaque section le systme de contrle interne mis en place.
Afin de faciliter laccs rapide la section souhaite le bloc den-tte de chaque page
identifie la section, le chapitre et le sujet trait. La date de rdaction est indique ainsi que
la date de rvision, le cas chant.
Afin dallger le texte, les annexes sont places la fin du manuel et portent les
codifications du texte auquel elles se rapportent, avec en plus un numro dannexe.
Vous devez garder lesprit que le manuel doit voluer de concert avec lunit de
promotion et des mises jour rgulires devront tre apportes de faon sassurer que
ce manuel soit constamment jour.

STATUTS ET RGLEMENTS
SECTION 2000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : STATUTS ET RGLEMENTS
Chapitre :
Sujet :

Code de manuel : 2000


Rdaction : Janvier 2001
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Rvision :

STATUTS ET RGLEMENTS
Projet des statuts de lUnit de promotion :
Les statuts contenus dans cette section ne sont quun projet et ils devront tre
modifis sous peu avant dtre adopts dfinitivement. Les statuts apparaissent
donc ici temporairement et seront remplacs par les statuts dfinitifs.

PROJET DES STATUTS


DE LORGANE CENTRAL
des OTIV
DANTANANARIVO

Supprim : E

Table des matires

CHAPITRE I. FORMATION DE LORGANE CENTRAL.................................................................................... 17


ARTICLE 1 :
ARTICLE 2 :
ARTICLE 3 :
ARTICLE 4 :
ARTICLE 5 :

CONSTITUTION............................................................................................................................................ 17
DENOMINATION ........................................................................................................................................... 17
SIEGE SOCIAL............................................................................................................................................... 17
LIEN COMMUN ............................................................................................................................................. 17
ZONE DINTERVENTION ............................................................................................................................... 17

CHAPITRE II.MISSION, OBJECTIFS ..................................................................................................................... 17


ARTICLE 6 :
ARTICLE 7 :
ARTICLE 8 :

MISSION ...................................................................................................................................................... 18
OBJECTIFS ................................................................................................................................................... 18
ATTRIBUTIONS ............................................................................................................................................ 18

CHAPITRE III. CAPITAL SOCIAL .......................................................................................................................... 19


ARTICLE 9 :
PARTS SOCIALES ......................................................................................................................................... 19
ARTICLE 10 : CARACTERISTIQUES ..................................................................................................................................... 19
ARTICLE 11 : REGLES DACTION ....................................................................................................................................... 19
ARTICLE 12 : DUREE DE VIE .............................................................................................................................................. 19
CHAPITRE IV. MEMBRES ......................................................................................................................................... 19
ARTICLE 13 :
ARTICLE 14 :
ARTICLE 15 :
ARTICLE 16 :
ARTICLE 17 :
ARTICLE 18 :
ARTICLE 19 :
ARTICLE 20 :
ARTICLE 21 :
ARTICLE 22 :

ADHESION ................................................................................................................................................... 20
AFFILIATION ................................................................................................................................................ 20
DROITS DES MEMBRES ................................................................................................................................. 20
DEVOIRS DES MEMBRES ............................................................................................................................... 20
PERTE DE QUALITE....................................................................................................................................... 21
MOTIFS DEXCLUSION ................................................................................................................................. 21
REQUETE ..................................................................................................................................................... 22
DEMISSION .................................................................................................................................................. 22
APUREMENT DU SOLDE ................................................................................................................................ 22
RESPONSABILITES DES MEMBRES................................................................................................................. 22

CHAPITRE V.ASSEMBLEE GENERALE ................................................................................................................ 22


ARTICLE 23 :
ARTICLE 25 :
ARTICLE 26 :
ARTICLE 27 :
ARTICLE 28 :
ARTICLE 29 :
ARTICLE 30 :
ARTICLE 31 :

COMPOSITION .............................................................................................................................................. 22
LIEU DE LASSEMBLEE ................................................................................................................................. 23
CONVOCATION ............................................................................................................................................ 23
COMPETENCES ............................................................................................................................................. 23
ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE ............................................................................................................. 24
ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE .................................................................................................. 24
DECISIONS ET RESOLUTIONS ........................................................................................................................ 24
VOTE ........................................................................................................................................................... 24

CHAPITRE VI
CENTRAL
ARTICLE 32 :
ARTICLE 33 :
ARTICLE 34 :
ARTICLE 35 :
ARTICLE 36 :
ARTICLE 37 :

DISPOSITIONS COMMUNES AUX ORGANES DE L'ORGANE


26

ORGANES ..................................................................................................................................................... 26
CONDITIONS DELIGIBILITE.......................................................................................................................... 26
REELIGIBILITE ............................................................................................................................................. 26
EXPIRATION DU MANDAT............................................................................................................................. 27
DEMISSION .................................................................................................................................................. 27
SUSPENSION................................................................................................................................................. 27

ARTICLE 38 :
ARTICLE 39 :
ARTICLE 40 :
ARTICLE 41 :
ARTICLE 42 :
ARTICLE 43 :
ARTICLE 44 :
ARTICLE 45 :
ARTICLE 46 :

DESTITUTION ............................................................................................................................................... 28
PERTE DU DROIT DEXERCER ....................................................................................................................... 28
VACANCE AU SEIN DUN ORGANE ................................................................................................................ 28
REMPLACEMENT .......................................................................................................................................... 28
GRATUITE DE LA FONCTION ......................................................................................................................... 29
QUORUM AUX REUNIONS DES ORGANES ...................................................................................................... 29
DECISIONS ET RESOLUTIONS ........................................................................................................................ 29
NOMINATION DU BUREAU DU CONSEIL ....................................................................................................... 29
MANDAT DU BUREAU DU CONSEIL .............................................................................................................. 29

CHAPITRE VII. DISPOSITIONS SPCIFIQUES AU CONSEIL DADMINISTRATION ....................... 30


ARTICLE 47 :
ARTICLE 48 :
ARTICLE 49 :
ARTICLE 50 :
ARTICLE 51 :

COMPOSITION .............................................................................................................................................. 30
ROLE ........................................................................................................................................................... 30
RESPONSABILITE ......................................................................................................................................... 30
REUNIONS .................................................................................................................................................... 31
INCOMPATIBILITE ........................................................................................................................................ 31

CHAPITRE VIII.
ARTICLE 52 :
ARTICLE 53 :
ARTICLE 54 :
ARTICLE 55 :
ARTICLE 56 :

COMPOSITION .............................................................................................................................................. 32
ROLE ........................................................................................................................................................... 32
RESPONSABILITE ......................................................................................................................................... 32
REUNIONS .................................................................................................................................................... 32
QUORUM AUX REUNIONS ET DECISIONS ....................................................................................................... 32

CHAPITRE IX.
ARTICLE 58 :
ARTICLE 59 :
ARTICLE 60 :
ARTICLE 61 :
ARTICLE 62 :

DISPOSITIONS SPCIFIQUES AU COMIT EXCUTIF.......................................... 32

DISPOSITIONS SPCIFIQUES AU COMITE DE CONTROLE ................................... 33

COMPOSITION .............................................................................................................................................. 33
ROLE ........................................................................................................................................................... 33
RESPONSABILITES ........................................................................................................................................ 33
RAPPORT DACTIVITE .................................................................................................................................. 34
INCOMPATIBILITE: ....................................................................................................................................... 34

CHAPITRE X : GRANCE.......................................................................................................................................... 34
ARTICLE 63 : NOMINATION .......................................................................................................................................... 34
CHAPITRE XII. LES DIRIGEANTS .......................................................................................................................... 35
ARTICLE 64 : LES DIRIGEANTS .......................................................................................................................................... 35
ARTICLE 65 : SECRET PROFESSIONNEL .............................................................................................................................. 35
CHAPITRE XIII : DISPOSITIONS FINANCIRES ............................................................................................. 35
ARTICLE 66 :
ARTICLE 67 :
ARTICLE 69 :
ARTICLE 71 :
ARTICLE 72 :

EXERCICE SOCIAL ET FINANCIER.................................................................................................................. 35


RAPPORT ANNUEL........................................................................................................................................ 35
FONDS STATUTAIRES ................................................................................................................................... 36
AVANTAGE ET PRIVILEGE ............................................................................................................................ 36
RESORPTION DU DEFICIT ............................................................................................................................. 36

CHAPITRE XIV. VRIFICATION DES LIVRES................................................................................................... 37


ARTICLE 73 : VERIFICATION ............................................................................................................................................. 37
ARTICLE 74 : INSPECTION ................................................................................................................................................. 37
CHAPITRE XV. DISPOSITIONS DIVERSES........................................................................................................ 38
ARTICLE 75 :
ARTICLE 76 :
ARTICLE 77 :
ARTICLE 78 :

CONFLITS DINTERET ................................................................................................................................... 38


DISSOLUTION ............................................................................................................................................... 38
COMMUNICATION ........................................................................................................................................ 38
DEPOT ET MODIFICATIONS ........................................................................................................................... 38

ARTICLE 79 : AMENDEMENT DES STATUTS PAR UNE CAISSE.............................................................................................. 39


ARTICLE 80 : ENTREE EN VIGUEUR ................................................................................................................................... 39
Supprim :

Chapitre I. FORMATION DE LORGANE CENTRAL


Article 1 :

Constitution

LOrgane Central des mutuelles d'pargne et de crdit portant le nom Ombona Tahiry
Ifampisamborana Vola (OTIV) qui ont sign une dclaration dadhsion, et
conformment aux termes de la convention daffiliation en vigueur, sengagent
respecter les textes constitutifs rgissant les OTIV et qui ont admis subsquemment
comme membre par le Conseil dAdministration de lOrgane Central.
LOrgane Central est capital variable et a pour but non lucratif rgi par la loi n 96
020 du 04 septembre 1996, portant rglementation des Institutions Financires
Mutualistes et par le dcret dapplication n 98 127 du 05 fvrier 1998, de la dite loi.
Article 2 :

Dnomination

LOrgane Central prend le nom de : Organe Central du


dANTANANARIVO
Article 3 :

Rseau OTIV

Sige social

Son sige social est situ 22 Rue Docteur Villette ISORAKA 101 ANTANANRIVO
et peut tre transfr en tout autre lieu de la zone dintervention du rseau OTIV, par
dcision de lAssemble Gnrale.
Article 4 :

Lien commun

Le lien commun regroupant les membres de lOrgane Central sentend de lidentit de


lassociation.
Conformment aux termes de la convention daffiliation en vigueur, les OTIV adhrent
lOrgane Central et sengagent respecter les textes constitutifs.
Article 5 :

Supprim : e la
____________________________
________________

Zone dintervention

Le territoire de lOrgane Central stend sur tout le territoire de la


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

Chapitre II. MISSION, OBJECTIFS

Supprim : La
Supprim : ________________
____________________________
_

Article 6 :

Mission

La mission de lOrgane Central est de favoriser laccessibilit des populations


malgaches aux services dpargne et de crdit au travers des OTIV qui lui sont
affilies.
Article 7 :

Objectifs

LOrgane Central est une institution caractre social et conomique but non lucratif,
et a pour objectifs de :

Regrouper les OTIV ;


Consolider les liens qui les unissent ;
Favoriser leur croissance et leur dveloppement ;
Promouvoir la philosophie cooprative et mutualiste en gnral ;
Appuyer les activits des OTIV dans leur milieu.
Favoriser la rentabilit et lautonomie financire du rseau.

Article 8 :

Attributions

Pour atteindre les objectifs sus cits, lOrgane Central agit en qualit de structure
dappui technique et financier, de contrle, de promotion et de reprsentation des OTIV
qui lui sont affilies. cet effet elle a pour attributions de :
Fournir une assistance technique aux OTIV affilies notamment en matire
dorganisation de fonctionnement, de normes, de procdures, de politiques, de
comptabilit, dinspection, de vrification, dducation et de formation ;
Assurer la protection des membres et des pargnes des OTIV affilies;
Recevoir et grer les excdents de liquidits des OTIV affilies dans le but de les
faire fructifier ;
Effectuer des prts ses membres selon les modalits prvues dans la politique de
crdit ;
Exercer un contrle administratif, technique et financier sur les OTIV affilies ;
Coordonner leurs activits et leurs rapports avec d'autres organisations ;
Susciter la cration de nouvelles OTIV ;
Effectuer linspection de ses OTIV ;
Effectuer la vrification de ses OTIV ;
Appuyer la production des tats financiers de ses OTIV ;
Appuyer les OTIV dans la prparation et la tenue de leur assemble gnrale ;
Promouvoir et renforcer les oprations des OTIV existantes et crer ;
Reprsenter les OTIV auprs des partenaires ;
Agir comme interlocuteur direct avec les autorits administratives, de tutelle et tout
organisme national ou international uvrant dans des domaines similaires.
Assurer la communication des informations auprs des OTIV affilies.

Chapitre III. CAPITAL SOCIAL


Article 9 :

Parts sociales

Le capital social de lOrgane Central est variable et est compos de parts sociales
souscrites et libres par les OTIV. Le montant de la part sociale que doit souscrire un
membre revt deux formes :
Deux parts fixes de 100 000fmg.verses au moment de l'adhsion.
Partie variable fixe 25% du capital social de lOTIV ladhsion et 25% de
la variation du capital social annuellement, sur la base des tats financiers au 31/12;
Article 10 :

Caractristiques

Les parts sociales sont nominatives, individuelles non ngociables et non saisissables
par les tiers. Elles ne sont remboursables aux membres dmissionnaires ou exclus
quaprs puisement du solde des crances et des dettes lgard de lOrgane Central.
Les parts sociales ne sont cessibles quaprs approbation du Conseil dAdministration
de lOrgane Central.
Article 11 :

Rgles daction

LOrgane Central est rgi par les principes mutualistes et ceux de la coopration. Il est
tenu de respecter les rgles daction mutualistes ou coopratives mentionnes par la loi
96 020 du 04 septembre 1996, portant rglementation des institutions mutualistes.
Article 12 :

Dure de vie

La dure de vie de lOrgane Central est fixe quatre vingt dix neuf (99) ans compter
de sa date de cration sauf prorogation ou dissolution anticipe. La dmission,
lexclusion, la faillite, linterdiction, la fusion ou la dissolution dun membre ne peuvent
tre cause de dissolution de lOrgane Central.

Chapitre IV. MEMBRES

Article 13 :

Adhsion

Peut tre membre de lOrgane Central, toute OTIV qui signe une convention
daffiliation approuve par le Conseil dAdministration de lOrgane Central. Pour
devenir membre, il faut souscrire et verser deux parts sociales fixe de 100 000 Fmg
chacune et une part variable telle quindiqu larticle 9 sus mentionn et sengage
respecter les statuts, les rglements, les politiques, normes et procdures du rseau et la
loi qui rgi les mutuelles d'pargne et de crdit ainsi que son dcret dapplication. La
qualit de membre est constate par linscription au registre des membres tenu au sige
social de lOrgane Central
Article 14 :

Affiliation

Peut tre affilie lOrgane Central, toutes les OTIV


d'adhsion telles que stipules l'artic13 ci dessus.
Article 15 :

remplissant les conditions

Droits des membres

Chaque membre de LOrgane Central a le droit de :

Participer aux Assembles Gnrales de lOrgane Central avec droit de vote ;


Proposer un candidat aux divers postes des organes de lOrgane Central ;
tre inform par la direction sur lvolution du rseau ;
Demander la convocation dune Assemble Extraordinaire dans les conditions fixes
par larticle 29 des Statuts de lOrgane Central ;
Inscrire une plainte contre un dirigeant pour tre trait par le comit de discipline ;
Accder aux produits et services fournis par lOrgane Central ses membres.
Article 16 :

Mise en forme : Puces et


numros

Devoirs des membres

En devenant membre de LOrgane Central, la caisse s'engage :


Adopter et respecter les statuts et rglements intrieurs types recommands par
lOrgane Central
Adopter toutes modifications aux statuts et rglements intrieurs types recommands
par lOrgane Central
Se conformer aux Statuts et rglements intrieurs de lOrgane Central ;
Respecter les politiques, normes et procdures de gestion, et le code de dontologie
sur les dirigeants de OTIV affilies ;
Utiliser et observer les normes comptables fixes par lOrgane Central en
conformit avec la loi et la rglementation bancaire Madagascar ;
Payer toutes les charges administratives ou cotisations dcrtes par le Conseil
d'Administration de lOrgane Central ;
Transfrer la gestion de son personnel lOrgane Central ? ? ? ? ?
Signer une convention de transfert de gestion du crdit lOrgane Central lorsque le
taux de dlinquance du portefeuille de crdit de 90 jours et plus dpasse 10% ;

Supprim :
Mise en forme : Puces et
numros

Supprim : <#>Obtenir
l'autorisation pralable et par crit
de lOrgane Central lors dun
engagement de dpenses
ncessaires pour l'acquisition d'un
terrain ou d'un immeuble ou lors
de la construction et/ou de
l'amnagement d'un local dans le
but d'y exercer la totalit ou une
partie de ses activits ;
Supprim :

Accepter la mise sous tutelle de la caisse dans les situations suivantes :


Lorsque la rentabilit de la caisse de plus de deux annes dexistence est
ngative et lorsque la solvabilit est infrieure 5% ;
En cas de fraude, de dtournement ou d'abus de confiance de la part des
dirigeants ou des employs de la caisse ;
Lorsque l'Organe Central juge que les pargnes de ses membres ne sont
pas en scurit;
En cas dinefficacit dagir ou de ragir de la part des dirigeants et/ou des
employs face une situation potentiellement prjudiciable pour la caisse ;
Pour toute autre situation juge critique ou prjudiciable l'image ou la
rputation de la caisse voire mme de lOrgane Central.
Se soumettre aux dcisions de lAssemble Gnrale, du Conseil dAdministration ou
des autres organes de lOrgane Central.
Verser le surplus de ses liquidits selon les normes prescrites par lOrgane Central.
Rembourser les prts contracts lOrgane Central selon les calendriers convenus
Payer sa participation au fonctionnement du rseau conformment la politique de
dsengagement et de prise en charge en vigueur.
Article 17 :

Perte de qualit

La qualit de membre se perd soit par dmission, exclusion, fusion ou de liquidation.


Le Conseil dAdministration de lOrgane Central (sur recommandation de son comit
de discipline) peut exclure tout membre pour manquement grave aux rglements de
lOrgane Central, pour manquement aux devoirs des membres tel que stipul larticle
16 ou si la conduite de la caisse est telle que la rputation des autres OTIV est en
danger. Mais avant que la dcision dexclusion ne soit prononce, le Conseil
dAdministration de lOrgane Central devra tout mettre en uvre pour la rsolution du
ou des diffrends. La dcision dexclusion doit tre motive et notifie par crit la
caisse dfaillante. Lexclusion prend effet compter de la date de la dcision du
Conseil dAdministration de lOrgane Central. Tout membre exclu ou dmissionnaire
ne porte plus le nom de lOTIV.

Article 18 :

Motifs dexclusion

Le Conseil dAdministration peut exclure un membre pour les cas suivants :


Sil ne respecte pas les statuts et les rglements intrieurs ;
Sil ne respecte pas les politiques, normes, et procdures de gestion en vigueur au
sein du rseau ;

Supprim :

Sil nhonore pas ses engagements envers lOrgane Central ou sil ne se conforme
pas aux devoirs des membres tel que stipul larticle 16 ;
Sil est dclar en liquidation ;
Sil ne partage plus le lien commun prvu larticle 4 ;
Sil pose des actes ou adopte des comportements qui portent prjudices lOrgane
Central et autres OTIV affilies.
Article 19 :

Requte

Le membre exclu pourra, dans un dlai de six (6) mois retrouver sa qualit de membre
suite une demande formule cette fin au Conseil dAdministration qui jugera de la
requte sur conseil de la direction de lOrgane Central. Le Conseil dAdministration a
six (6) mois, compter de la date de rception de la demande, pour se prononcer.
Article 20 :

Dmission

Pour dmissionner un membre doit tre en rgle avec lOrgane Central. Il doit en outre
donner par crit lOrgane Central un avis au moins un mois avant la date de
l'Assemble Gnrale de la caisse qui doit statuer sur une telle dmission.
LOrgane Central peut vrifier le bien fond des motifs voqus et se faire reprsenter
cette assemble pour y faire valoir son point de vue. La dmission entre en vigueur lors
de la rception lOrgane Central d'une copie certifie de la rsolution adopte par
l'Assemble Gnrale ayant statu sur le sujet.
Article 21 :

Apurement du solde

Toute dmission ou exclusion dun membre donne lieu lapurement du solde de ses
crances et dettes lgard de lOrgane Central. Aprs cet apurement, le membre
dmissionnaire ou exclu ne dispose daucun droit sur les biens de lOrgane Central et
na pas droit au partage des excdents financiers.
Article 22 :

Responsabilits des membres

Le membre qui dmissionne ou est exclu, demeure responsable pendant trois (3) ans,
envers les membres et envers les tiers, des engagements existants au jour o la
dmission ou lexclusion devient effective. Chaque membre de lOrgane Central est
responsable des obligations de lOrgane Central jusqu concurrence dune (1) fois sa
part sociale.

Chapitre V. Assemble gnrale


Article 23 :

Composition

LAssemble Gnrale est lorgane suprme de lOrgane Central. Elle est constitue de
lensemble des membres convoqus et runis cette fin. L'Assemble Gnrale se
compose dun dirigeant dlgu par lOTIV.
Un dirigeant lu et sigeant sur un organe de lOrgane Central peut tre, sans que cela
ne soit obligatoire, nomm dlgu par OTIV affilie en autant quil y soit un dirigeant
lu ne souffrant pas dune mesure de suspension ou incapacit quelconque.
Article 24 :

Quorum et reprsentation

Le quorum est atteint lorsque 50% des membres sont prsents. LAssemble Gnrale
dlibre valablement lorsque le quorum est atteint. A dfaut de quorum, une deuxime
runion est convoque sur le mme ordre de jour et se tient, quel que soit le nombre de
membres prsents.
Afin de permettre une reprsentativit juste des zones dintervention, une caisse ne peut
prsenter plus quun candidat au sein dun organe dirigeant de lOrgane Central.
Article 25 :

Lieu de lassemble

L'assemble se tient au sige de lOrgane Central ou tout endroit du territoire que peut
fixer le Conseil d'Administration. Elle doit se tenir dans un dlai de six (6) mois qui
suit la fin de l'exercice financier.
Article 26 :

Convocation

Le Conseil d'Administration convoque l'Assemble Gnrale. L'avis de convocation


doit tre adress aux membres par crit au moins quinze (15) jours et au plus tard trente
(30) jours avant la date fixe pour l'Assemble Gnrale. Lavis de convocation doit
comporter le projet d'ordre du jour. Cet avis doit indiquer le lieu, la date et l'heure de
l'assemble.
Article 27 :

Comptences

LAssemble Gnrale :
Adopte le procs verbal de l'Assemble Gnrale annuelle prcdente et de toute
autre Assemble Extraordinaire ventuelle ;
Prend connaissance et approuve les rapports de tout autre comit qu'elle pourrait
avoir cre ;
Prend connaissance et approuve le rapport du Conseil d'Administration sur la gestion
de l'anne financire coule ;
Approuve les comptes ;
Approuve la politique de gestion des liquidits du rseau, la politique de
refinancement aux membres et la politique de gestion administrative en gnral;
Approuve la politique de crdit dans les OTIV au sein du rseau.

Adopte les modifications des statuts et rglements intrieurs que lui propose le
Conseil dAdministration ;
Examine toute motion de crdit porte devant elle et prend une dcision son gard ;
Prend connaissance au besoin et approuve le projet de budget au nouvel exercice ;
Se prononce sur la rmunration des parts sociales ;
Procde l'lection des membres du Conseil d'Administration, du Comit de
Contrle et de tout autre comit qu'elle pourrait avoir cr ;
Dans le cas d'exclusion d'un membre, confirme ou infirme la dcision du Conseil
d'Administration (et/ou du comit de discipline)
Met fin au mandat de tout organe ou de tout dirigeant (destitution).
L'numration de ces prrogatives ci-dessus n'est pas limitative.
Article 28 :

Assemble Gnrale annuelle

L'Assemble Gnrale annuelle se runit au moins une fois par an dans les six (6) mois
qui suivent la clture de l'exercice financier de lOrgane Central. Elle se runit en vue
notamment :

D'adopter le rapport d'activits de l'exercice ;


D'approuver les comptes de l'exercice et dcider de laffectation des rsultats ;
De procder au renouvellement du mandat des membres des organes ;
De donner quitus aux membres des organes de gestion.

Article 29 :

Assemble Gnrale extraordinaire

Une Assemble Gnrale Extraordinaire peut tre convoque par dcision du Conseil
dAdministration ou la requte de 50% des OTIV affilies qui doivent formuler une
demande crite accompagne d'une rsolution de leur Conseil d'Administration
respectif. Le Comit de Contrle peut aussi convoquer une Assemble Gnrale
Extraordinaire. Une Assemble Gnrale Extraordinaire est convoque sur des
questions spciales comme :
La dissolution anticipe de lOrgane Central ;
La modification des statuts et rglements intrieurs de lOrgane Central ;
Toute question entravant la bonne marche de l'administration ou de la gestion de
lOrgane Central.
Approbation dune modification des politiques, des procdures ou des normes.
Article 30 :

Dcisions et rsolutions

Toutes les dcisions et rsolutions prises au cours des diffrentes assembles doivent
tre consignes dans un registre et conserv au sige de lOrgane Central
Article 31 :

Vote

Aux Assembles Gnrales, chaque dirigeant dlgu prsent a droit une voix. Le
vote se droule en exprimant soit sa voix, soit main leve ou par bulletin secret. En
cas de partage des voix, le prsident dlection autorise un deuxime tour. Si lgalit
est toujours maintenue, le choix seffectue par tirage au sort.

Chapitre VI Dispositions communes aux organes


de l'ORGANE CENTRAL
Article 32 :

Organes

Outre l'Assemble Gnrale, les organes de lOrgane Central sont :


Le Conseil d'Administration ;
Le Comit de Contrle ;
La dure maximum du mandat des membres de ces organes est de quatre ans
(disposition lgale : article 12 du dcret n 98 127 portant application de la loi 96 020).
Le rglement dfinit les mcanismes de leur lection et de leur renouvellement. La
rduction de la dure du mandat des dirigeants peut tre dcide en Assemble
Gnrale.
Article 33 :

Conditions dligibilit

Ne peut tre lu membre de l'un des organes de lOrgane Central, qu'un dirigeant d'une
caisse affilie lOrgane Central. Il doit remplir les conditions suivantes :
Avoir la nationalit malgache.
tre domicili dans le ressort territorial de lOrgane Central.
Jouir d'une bonne moralit et nest pas tre frapp par lune des interdictions prvues
larticle 14 de la loi n 95.030.
N'exercer aucune activit rmunre au sein d'une caisse du rseau ou de lOrgane
Central ;
tre dirigeant d'une caisse affilie lOrgane Central et ne souffrir daucune
suspension ou incapacit quelconque ;
Navoir jamais t destitu dune fonction de dirigeant dune caisse affilie
lOrgane Central.
Ne doit pas tre dirigeant ou candidat un poste lectif d'une organisation ou dun
parti politique ;
Ne pas tre redevable darrirs vis--vis dune caisse membre de lOrgane Central
au moment de la candidature ;
Ne pas particip directement ou indirectement une activit concurrente ou connexe
celle de lOrgane Central.
Article 34 :

Rligibilit

Les membres lus ayant termin un premier mandat sont rligibles pour dautres
mandats, mais condition de remplir les critres dligibilit numrs larticle 33
cits prcdemment.

Article 35 :

Expiration du mandat

Mme aprs l'expiration de son mandat, un membre d'organe demeure en fonction


jusqu' ce qu'il soit rlu ou remplac. La rduction du nombre de membre d'un organe
ne met pas fin au mandat de ceux qui demeurent en fonction.
Article 36 :

Dmission

Tout membre d'organe peut dmissionner de ses fonctions.


Conformment lart 13 du dcret portant application de la loi 96 020, la dmission
doit tre notifie par crit l'organe dont il est membre. Le prsident de lorgane en
informe par crit le prsident de lOrgane Central.
Avant que le Conseil dAdministration ne se prononce, le dirigeant dmissionnaire
demeure responsable de ses actes et engagements jusquau jour o la dmission devient
effective. La dmission prend effet compter de sa date dapprobation par les autres
membres de son organe.
Article 37 :

Suspension

Un membre d'un organe peut tre suspendu pour faute grave par le Conseil
dAdministration, notamment pour violation des prescriptions lgales, rglementaires
ou statutaires. La suspension intervient dans les cas suivants :
Sil est responsable de malversation ou de malhonntet ;
Sil est complice ou responsable de loctroi complaisant de crdit dans une caisse
affilie ou au niveau de lOrgane Central ;
Sil nobit pas aux dcisions de son organe, du Conseil dAdministration ou de
lAssemble Gnrale ;
Si son comportement est prjudiciable aux intrts et limage de lOrgane Central ;
Sil ne respecte pas le code de dontologie applicable aux dirigeants ;
Sil fait ou produit de fausses dclarations ou documents lOrgane Central ou au
nom de lOrgane Central ;
Sil sabsente plus de trois (3) fois aux runions statutaires ou extraordinaires de son
organe ;
Sil sabsente plus de trois (3) fois aux sessions de formation ;
Sil est en situation de conflit dintrt avec le rseau.
La perte de la qualit de membre dune caisse de base notamment la suite dune
dmission ou dune dcision dexclusion emporte cessation doffice du mandat en tant
que membre dun organe. (Art 12 du dcret dapplication)

Article 38 :

Destitution

Tout membre dun organe peut tre destitu de ses fonctions par lAssemble Gnrale :
Sil ne remplit plus les conditions dligibilit ;
Sil a t suspendu en vertu des dispositions de larticle 37.
Tout membre destitu peut en appeler dune dcision de destitution en soumettant une
dclaration crite au prsident du conseil dadministration de lOrgane Central. Le
membre peut se prsenter l'assemble gnrale pour expliquer les motifs pour lesquels
il s'oppose la dcision de destitution. Il peut galement prendre la parole en respectant
le bon ordre et le bon droulement de la runion.
Un membre ne peut tre destitu lors d'une assemble extraordinaire que s'il a t
inform par crit, dans le dlai prvu pour la convocation de celle-ci, des motifs
invoqus pour sa destitution ainsi que du lieu, de la date et de l'heure de l'assemble. Le
procs verbal de l'assemble au cours de laquelle un membre d'un organe est destitu,
doit mentionner les faits qui ont motiv cette destitution. Dans les quinze 15 jours qui
suivent la dcision. lOrgane Central notifie par tout moyen d'information jug
appropri, les motifs qui ont prvalu la destitution du membre. Elle transmet
galement dans le mme dlai, une copie de cette dcision aux OTIV affilies.
Article 39 :

Perte du droit dexercer

La destitution d'un membre entrane la perte du droit d'exercer toute fonction au sein de
lOrgane Central et au sein des OTIV affilies pendant une priode de cinq (5) ans.
Cette priode commence courir compter de la date de la destitution.
Article 40 :

Vacance au sein dun organe

En cas de vacance d'un poste au sein d'un organe, sauf pour une vacance survenant suite
une destitution, les membres de l'organe concern peuvent nommer un remplaant
pour la dure non coule du mandat. Cette nomination doit tre entrine par
l'Assemble Gnrale. Toutefois si aucune action n'est entreprise avant l'assemble
gnrale suivante, celle-ci peut dcider de pourvoir le poste vacant.
Article 41 :

Remplacement

Lorsque la vacance d'un poste survient la suite d'une destitution, d'un membre d'un
organe, il peut tre prvu le remplacement de ce membre lors de l'assemble o la
destitution a eu lieu si l'avis de convocation cette assemble mentionne la possibilit
de l'organisation d'une telle lection.
Et ventuellement, dmission et dcs entranent un remplacement.

Article 42 :

Gratuit de la fonction

Les fonctions exerces par les membres au sein des organes ne sont pas rmunres.
Toutefois, les frais engags par les membres du Conseil d'Administration, du Comit de
Contrle ou dautres organes dans l'exercice de leur fonction, peuvent leur tre
rembourss dans les limites des conditions fixes par dcision de l'Assemble Gnrale.
Article 43 :

Quorum aux runions des organes

Le quorum requis pour les runions dun des organes, est la majorit simple de leurs
membres.
Article 44 :

Dcisions et rsolutions

Les dcisions du Conseil d'Administration et du Comit de Contrle sont prises la


majorit simple des voix exprimes par les membres prsents. En cas de partage de
voix, le prsident de la runion a voix prpondrante. Les rsolutions crites et signes
par les 2/3 des membres d'un organe habilit voter ces rsolutions ont la mme valeur
que si celles-ci avaient t adoptes au cours d'une runion. Ces rsolutions sont
conserves avec les procs verbaux des dlibrations.
Article 45 :

Nomination du bureau du conseil

Supprim : des officiers

sa premire runion aprs lAssemble Gnrale constitutive, et par la suite, aprs


lAssemble Gnrale annuelle ou au besoin, le Conseil dAdministration et le Comit
de Contrle, choisissent parmi leurs membres, un prsident, un vice-prsident et un
secrtaire.
Le prsident, le vice-prsident et le secrtaire du Conseil dAdministration sont
respectivement prsident, vice-prsident, et secrtaire de lOrgane Central.
Article 46 :

Mandat du bureau du conseil

Le mandat de titre dofficier est fix pour une dure maximale dun an. La dure du
mandat est dtermine au moment de la nomination de lofficier (article 45) et peut tre
rvoque et/ou diminue au besoin lors dune runion de lorgane.

Supprim : des officiers

Chapitre VII.
DISPOSITIONS SPCIFIQUES AU
Conseil Dadministration
Article 47 :

Composition

Le Conseil d'Administration se compose de (7) sept (11) onze membres lus par
lAssemble Gnrale. Le Conseil d'Administration est sous l'autorit de l'Assemble
Gnrale.
Article 48 :

Rle

Le Conseil d'Administration a pour rle de veiller ce que le rseau serve au mieux les
intrts des OTIV et leurs membres. Il doit veiller ce que lOrgane Central offre ses
membres des services adapts, scuritaires et rentables.
Article 49 :

Responsabilit

Tous les pouvoirs du Conseil dAdministration lui sont confrs par l'Assemble
Gnrale. Le Conseil dAdministration reoit son mandat de lAssemble Gnrale et
lui en est redevable. Le Conseil dAdministration doit rendre compte lAssemble
Gnrale, priodiquement ou au besoin, de sa gestion et son administration.
Les administrateurs n'ont pas le droit d'intervenir individuellement dans la gestion de
lOrgane Central moins d'avoir t mandats spcifiquement par rsolution du Conseil
d'Administration.
Le Conseil d'Administration est charg :
De veiller au respect des prescriptions lgales, rglementaires et statutaires ;
De veiller ce que les taux dintrt applicables se situent dans la limite des plafonds
fixs par la loi sur lusure ;
Dapprouver les politiques administratives, normes et procdures de lOrgane
Central ;
De rendre compte de son mandat lAssemble Gnrale ;
De proposer l'Assemble Gnrale les modifications aux statuts et rglements qu'il
juge utile ;
De respecter les principes coopratifs ou mutualistes ;
Dapprouver le budget de lOrgane Central et du comit de direction ;
De dfinir et fixer les objectifs de performance et de qualit atteindre par lOrgane
Central ;
De proposer lAssemble Gnrale, le projet dutilisation des excdents financiers
ou de rsorption du dficit de lexercice ;
De mettre en application les dcisions de lAssemble Gnrale ;

Supprim : ;

De dlguer, si possible, un reprsentant chacune des Assembles Gnrales


ordinaires ou extraordinaires des OTIV affilies ;
De mandater lagence dexcution assurer le bon fonctionnement du rseau tel
que prvu dans le protocole liant lagence avec le Rseau OTIV.
De nommer un Comit Excutif charg de raliser des taches favorisant le bon
fonctionnement de lOrgane Central et du rseau;
De prsenter un rapport annuel dactivits lors de lAssemble Gnrale annuelle.
Ce rapport doit regrouper la synthse des activits annuelles des autres organes ;
Dinitier dune manire gnrale toute action visant le dveloppement coopratif au
sein du rseau.;
De protger et promouvoir les OTIV affilies, les membres et leurs pargnes;
De prserver, protger et promouvoir les intrts et limage de lOrgane Central.
Ainsi toutes les dcisions prises par le Conseil dAdministration devront ltre dans les
meilleurs intrts de lOrgane Central afin datteindre et prserver la meilleure sant
morale et financire possible.
Article 50 :

Runions

Le Conseil dAdministration se runit une (1) fois par semestre en session ordinaire, et
au besoin en session extraordinaire. Les runions sont convoques par le prsident ou
la majorit simple de ses membres. Les convocations sont adresses par crit au moins
30 jours avant la date fixe pour la tenue de la runion. La convocation doit indiquer le
lieu, la date et lheure, ainsi que les points inscrits lordre du jour
Article 51 :

Incompatibilit

Lexercice de cette fonction est incompatible avec celles des fonctions du Comit de
Contrle.

CHAPITRE VIII. DISPOSITIONS SPCIFIQUES AU


COMIT EXCUTIF
Article 52 :

Composition

Le Conseil d'Administration de lOrgane Central nomme un Comit Excutif compos


de cinq (5) personnes. Les membres du Comit Excutif sont :
Le prsident de lOrgane Central;
Deux (2) administrateurs;
Le Directeur des Oprations
Article 53 :

Rle

Le Comit Excutif reprsente et agit sur mandat au nom du Conseil d'Administration


de lOrgane Central.
Le Comit Excutif a pour principale tche :
- Grer le refinancement de crdit conformment aux politiques, normes et
procdures en la matire.
- Autoriser le refinancement auprs des Units de promotion.
- Effectuer la gestion des liquidits et tout autre tche confie par le Conseil
dAdministration.
Article 54 :

Responsabilit

Le Comit Excutif tient son mandat du Conseil dAdministration. Il excute toutes


tches et responsabilits qui lui auront t spcifiquement confies par rsolution du
Conseil dAdministration. Le Comit Excutif rend compte de lexcution des mandats
reu au Conseil dAdministration.
Article 55 :

Runions

Le Comit Excutif se runit tous les trois (3) mois ou au besoin, sur convocation du
prsident de lOrgane Central.
Article 56 :

Quorum aux runions et dcisions

Le quorum requis pour les runions du Comit Excutif est la majorit simple des
membres. Les dcisions sont prises la majorit des membres prsents.
Article 57 :

Rapport dactivit

A la fin de lexercice, le Comit Excutif transmet son rapport annuel dactivits au


Conseil dAdministration et le prsente lors de lAssemble Gnrale annuelle.

Supprim : Le Coordonnateur
National ou le Chef dAntenne ;
Supprim : Le reprsentant de
lagence dexcution.
Mise en forme : Puces et
numros

Chapitre IX. DISPOSITIONS SPCIFIQUES AU


comite de contrle
Article 58 :

Composition

Le Comit de Contrle se compose de trois (3) membres lus par l'Assemble Gnrale
parmi les dlgus des OTIV.
Article 59 :

Rle

Le Comit de Contrle est charg de la surveillance de la rgularit et de la lgalit des


oprations de lOrgane Central et du contrle de la gestion.
Article 60 :

Responsabilits

Le Comit de Contrle doit s'assurer :


Qu'il soit procd la vrification de l'encaisse et des autres lments de l'actif ;
Que les oprations de lOrgane Central sont effectues conformment aux
dispositions rglementaires;
Que l'administration et la gestion de lOrgane Central et des OTIV affilies fassent
rgulirement l'objet d'une inspection ;
Que lOrgane Central se soumette aux instructions prises en vertu de la loi et de son
dcret d'application dsign l'article 1;
Que les rgles de dontologie et dclarations dintrt et personnes lies soient
respectes;
Quun suivi est effectu aux rapports dinspection et que les lacunes dceles soient
corriges rapidement;
Le conseil a en outre pour fonctions de recevoir les plaintes des membres, de les
soumettre le cas chant, aux autres organes de lOrgane Central et de rpondre au
plaignant.
Le Comit de Contrle est habilit entreprendre toute vrification ou inspection des
comptes, des livres et oprations de lOrgane Central. Il peut demander la constitution
de toutes provisions ncessaire sur les crances. Pour l'exercice de cette mission, il peut
faire appel au Service Inspection et Vrification de lOrgane Central et a accs toutes
pices ou renseignements qu'il juge utile.
Le Comit de Contrle convoque une Assemble Gnrale extraordinaire sil juge
ncessaire. LAssemble Gnrale Extraordinaire est convoque sur des questions
spciales comme :
- La dissolution de lOrgane Central
- La fusion de lorgane avec un autre
- La scission de lorgane

Lexclusion dun ou de plusieurs membres pour faute grave.

Article 61 :

Rapport dactivit

A la fin de l'exercice sociale de lOrgane Central, le Comit de Contrle transmet son


rapport d'activits au Conseil d'Administration et le prsente lors de l'Assemble
Gnrale annuelle.
Article 62 :

Incompatibilit:

Lexercice de cette fonction est incompatible avec celles des fonctions du Conseil
dAdministration ou de Comit Excutif.

Chapitre X : GRANCE
Article 63 :

NOMINATION

Le Conseil d'Administration confie la gestion quotidienne de lOrgane Central et du


rseau un Comit de Direction. Ce dernier est form par le Directeur du projet et le
Directeur des oprations . Le Comit de Direction a notamment pour rles et fonctions
de :

Supprim : par le chef de


mission DID en place
Madagascar et le Coordonnateur
National du rseau ou
Supprim : Chef dAntenne

Dtenir la signature sociale de lOrgane Central ;


Coordonner, grer et contrler l'ensemble des activits de lOrgane Central et du
rseau
Veiller la ralisation des objectifs de lOrgane Central et de l'excution des
dcisions du Conseil d'Administration ;
Analyser les tats financiers de lOrgane Central et les communiquer
trimestriellement au Conseil dAdministration ;
Effectuer la gestion financire de lOrgane Central dans les limites tablies par le
budget et les diffrentes politiques, normes et procdures ;
Grer, engager, suspendre et congdier le personnel salari de lOrgane Central ;
Collaborer avec le prsident de lOrgane Central dans la reprsentation du rseau ;
Participer toutes les runions et assembles ;
Peut se voir confie toute autre responsabilit par le Conseil d'Administration si ce
dernier le juge ncessaire ;
La liste qui prcde ne se veut pas exhaustive et nest donc pas limitative.

Chapitre XII.
Article 64 :

Les dirigeants

Les dirigeants

Les organes dirigeants de lOrgane Central sont :


Le Conseil dAdministration ;
Le Comit de Contrle;
Le Comit Excutif
Le Comit Excutif peut agir au nom du Conseil dAdministration en fonction des
mandats qui lui auront t confis.
Le Comit de Direction gre les activits quotidiennes du rseau et rendent compte au
Conseil d'Administration de l'Organe Central, qui son tour rend compte l'Assemble
Gnrale.
Article 65 :

Secret professionnel

Les dirigeants sont astreints au secret professionnel. Ils ne peuvent communiquer des
renseignements sur lOrgane Central ou ses membres que dans les limites fixes par les
rgles de dontologie, la loi et son dcret dapplication. Ils doivent agir avec soin,
prudence et honntet. cette fin, ils doivent viter de se placer dans une situation de
conflit rel ou apparent, entre leur intrt personnel et celui de lOrgane Central.

Chapitre XIII : DISPOSITIONS FINANCIRES


Article 66 :

Exercice social et financier

L'exercice social et financier de LOrgane Central court du 1er janvier au 31 dcembre


de la mme anne.
Article 67 :

Rapport annuel

Supprim : Chapitre XI
: PARTENAIRE AU
DVELOPPEMENT

Article 64 : Reprsentation

Le partenaire au dveloppement de
lOrgane Central est
Dveloppement International
Desjardins (DID). Le partenaire
au dveloppement est reprsent
par un directeur de projet ou chef
de mission. Le partenaire au
dveloppement conseille les
membres du Conseil
dAdministration de lOrgane
Central et de la direction. Il est
membre du Comit Excutif et
participe aux diffrentes runions
des organes.

Le partenaire au dveloppement a
droit de veto sur les fonds mis la
disposition lOrgane Central, sur
toute acquisition ou achat de biens
par lOrgane Central ainsi que sur
lapprobation des budgets et plan
de travail annuel de lOrgane
Central et de ses membres.

Article 65 : Rles et
responsabilits de DID.

DID est charg de


<#>Transfrer graduellement sur
une priode convenue avec les
bailleurs de fonds et les autorits
malgaches, la gestion du rseau
aux cadres et aux lus;
<#>Former et encadrer les cadres
et les organes de l'organe central
ainsi que ses membres affilis.

Supprim : 6
Supprim : 7
Supprim : 8

Supprim : 9

LOrgane Central au terme de son exercice social, prsente un rapport annuel de ses
activits. Le rapport comprend en sus des informations sur les activits de lOrgane
Central, les tats financiers tablis selon les normes de lOrgane Central. Les tats
financiers doivent tre approuvs par l'Assemble Gnrale.
Article 68 :

Rserves Lgales

Supprim : 70

Conformment aux dispositions rglementaires, une rserve lgale sera constitue


annuellement par lOrgane Central et tout le membre de lOrgane Central
Cette rserve permet de garantir les dpts des membres.
Article 69 :

Fonds statutaires

Supprim : 71

Les membres de lOrgane Central doivent contribuer annuellement : 1% de crdit


moyen annuel encours titre de fonds de scurit. Ce fond de contingent est constitu
pour venir en aide aux OTIV dont les rserves ne permettent pas de faire face aux
vnements dcrits dans la procdure de dcaissement des fonds de scurit.
Article 70 : Norme de capitalisation

Supprim : 72

LOrgane Central et tout membre de lOrgane Central doivent maintenir, sauf


drogation spcifique crite et dment approuve par le Conseil dAdministration de
lOrgane Central par rsolution, des fonds propres en date de fin dexercice financier
reprsentant un minimum de 10 % de lactif. Les fonds propres comprennent les
lments suivants.
-

Le capital social libr


La rserve lgale ou gnrale
Les rserves facultatives
Les autres rserves
Le report nouveau
Les fonds de dotation
Les subventions nettes
Les excdents ou dficit
Les fonds de garantie sil y a lieu

Dduction faite des lments dactif sans valeur : Immobilisation incorporelle (frais
dtablissement), les charges rpartir.
LOrgane Central et tout membre de lOrgane Central dispose dun dlai de 5 ans pour
se conformer la norme de capitalisation.
Article 71 :

Avantage et privilge

Supprim : 3

Il est formellement interdit tous les dirigeants et employs de lOrgane Central ainsi
qu tous les dirigeants ou employs de membre de lOrgane Central de bnficier
davantages ou de privilges financiers par rapport ceux pouvant tre offerts
lensemble des membres de lOrgane Central ou membre des OTIV affilies.
Article 72 :

Rsorption du dficit

La rsorption du dficit se fait dabord par contribution spciale des membres avant
recours la rserve et lappui extrieur.

Supprim : 4

Chapitre XIV.
Article 73 :

VRIFICATION DES LIVRES

Vrification

Supprim : 5

En plus des vrifications prvues par la loi, les oprations de lOrgane Central doivent
tre vrifies au moins une fois par an conformment la loi.
Article 74 :

Inspection

Le Service de Surveillance et de Scurit Financires a accs aux pices justificatives de


lOrgane Central et tout membre de lOrgane Central en tout temps. Il a le droit
d'exiger du Conseil d'Administration et des employs de lOrgane Central et tout
membre de lOrgane Central tout document ou renseignement qu'il juge utile pour
l'exercice de ses fonctions. Linspection permet de procder lvaluation :

Des politiques, normes et procdures financires ;


De la fiabilit de la comptabilit ;
De lefficacit du contrle interne ;
Du respect des diverses politiques, normes et procdures en vigueur lOrgane
Central ;
Du respect des principes et pratiques mutualistes.
Le Service de Surveillance et de Scurit Financires peut convoquer toute runion dun
organe de lOrgane Central ou de membre de lOrgane Central, sparment ou
conjointement, pour expliquer ou prsenter son rapport.

Supprim : 6

Chapitre XV.
Article 75 :

DISPOSITIONS DIVERSES

Conflits dintrt

Supprim : 7

A l'exclusion des diffrends pouvant rsulter du rejet d'une demande de prt tout
diffrend entre un membre et lOrgane Central est soumis au conseil de surveillance
avant son examen par le Conseil d'Administration. Ce dernier doit chercher une
solution l'amiable pralablement l'engagement de toute procdure contentieuse. Le
membre non satisfait de la dcision du Conseil d'Administration peut soumettre le
diffrend l'arbitrage de l'Assemble Gnrale.
Article 76 :

Dissolution

Supprim : 8

La dissolution de lOrgane Central est dcide la majorit qualifie des trois quarts
(3/4) des membres runis en Assemble Gnrale Extraordinaire. Elle peut intervenir
dans les cas suivants :
Si le nombre de membres devient infrieur trois ;
Si lOrgane Central n'a exerc aucune activit rgulire pendant un exercice financier
;
Si lOrgane Central a omis, pendant deux (2) annes conscutives, de tenir
l'assemble annuelle de ses membres et de produire son rapport annuel ;
La dissolution peut galement intervenir :
Lorsqu'en vertu de ses pouvoirs, le ministre de tutelle retire l'agrment.
Article 77 :

Communication

Supprim : 9

Dans tous les cas de dissolution, celle-ci doit tre assortie de la nomination d'un ou
plusieurs liquidateurs par l'Assemble Gnrale en accord avec l'autorit de tutelle.
Article 78 :

Dpt et modifications

Les prsents statuts sont tablis en six (6) exemplaires dont deux (2) dposs au greffe
de la juridiction comptente. Ils sont accompagns de la liste des administrateurs et des
membres du Comit Excutif avec indication de leurs professions et domicile. Toute
modification aux statuts doit tre adopte par l'Assemble Gnrale annuelle ou
extraordinaire, par dcision prise la majorit des voix exprimes par les membres
prsents.

Supprim : 80

Toute modification ultrieure des statuts et de la liste vise doit tre dpose au greffe et
faire l'objet d'une dclaration crite au Ministre de tutelle dans un dlai d'un (1) mois
compter de la date de l'Assemble Gnrale ayant statu sur ces modifications.
Article 79 :

Amendement des statuts par une caisse

Supprim : 81

Une caisse affilie dsirant faire amender les statuts de lOrgane Central, doit
transmettre au Conseil d'Administration, une rsolution de son Conseil d'Administration
cet effet. Cette rsolution doit tre reue par le conseil au moins trois (3) mois avant
la tenue d'une Assemble Gnrale de lOrgane Central.
Article 80 :

Entre en vigueur

Supprim : 2

Les prsents statuts ont t adopts et/ou modifis par lAssemble Gnrale de
lOrgane Central et, entrent en vigueur la date de son adoption par l'Assemble
Gnrale.
Toamasina le_______________________________

Signature:

Pour le Conseil dAdministration.

Le Prsident

________________________
Le Secrtaire

SYSTME COMPTABLE
SECTION 3000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : SYSTME COMPTABLE Code de manuel : 3010
Chapitre : Gnralits
Rdaction : Janvier 2001
Sujet :
Approuv par :

Page : 1
Rvision :

GNRALITS
Objectif :
Lobjectif dun systme comptable est de recueillir et de classifier linformation
financire selon une structure et une mthode qui respectent les principes
comptables gnralement reconnus.
Le regroupement des informations comptables permet de fournir aux
gestionnaires des informations prcises sur la situation financire de lunit de
promotion sous forme dtats financiers.
Mthode :
Comptabilit dexercice :
Le systme comptable de lunit de promotion suit la mthode de comptabilit
dexercice, selon laquelle la tenue de livres seffectue en partie double. Le
principe de base de ce type de comptabilit est la synchronisation des produits et
des charges lintrieur dune priode dtermine afin dvaluer le plus
exactement possible lactif, le passif et les rsultats la fin de cette priode.
Structure :
Plan comptable :
Le plan comptable est la structure de comptes selon laquelle linformation
financire est regroupe et classe de faon permettre aux gestionnaires de
dresser des tats financiers sous la forme prescrite.
Pour ce qui est de lunit de promotion, elle devra suivre le plan malgache des
tablissements dpargne et de crdit illustr la section 4000.
Cycle comptable :
Le cycle comptable consiste en une srie dtapes ralises selon un ordre rgulier
et systmatique au cours dun exercice financier afin de :
Permettre la prsentation des tats financiers se rapportant cet exercice;
Remettre les livres en tat de commencer la nouvelle anne financire.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : SYSTME COMPTABLE
Chapitre : Gnralits
Sujet :

Code de manuel : 3010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page : 2
Rvision :

GNRALITS (Suite)
Priode couverte :
Lexercice financier couvre une priode de douze mois.
tapes du cycle :
On distingue trois tapes dans le cycle comptable :
Quotidiennement :
Rdaction dune pice justificative spcifique pour chacune des
oprations.
Enregistrement des donnes aux comptes.
Rcapitulation des oprations.
Vrification des oprations.
Mensuellement :
valuation des produits et charges courus et enregistrement des critures
de rgularisation.
Production des rapports financiers mensuels.
Annuellement
tablissement de la balance de vrification avant fermeture.
valuation des courus et enregistrement des critures de rgularisation.
Fermeture des comptes de produits et charges.
Production des rapports financiers annuels.
Certains principes de base sont gnralement reconnus par les diffrents ordres ou
organisations en pratique comptable. Les principaux principes de base sont les
suivants :
Entit juridique :
Une unit de promotion a une personnalit distincte de ses administrateurs; elle
doit donc avoir une entit juridique distincte.
Permanence :
Selon le projet de statut (Section 2000) la dure de vie est fixe 99 ans.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : SYSTME COMPTABLE
Chapitre : Gnralits
Sujet :

Code de manuel : 3010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page : 3
Rvision :

GNRALITS (Suite)
Unit montaire :
Lunit montaire utilise est considre stable, cest--dire que les fluctuations
dans le pouvoir dachat ne sont pas prises en compte. Lunit montaire utilise
est le franc malgache.
Prudence :
Face plusieurs possibilits dvaluation dun revenu, le principe du prudence
veut que lon choisisse lvaluation qui aura pour effet de donner le rsultat le
plus prudent dans le calcul du revenu, sans pour autant sous-valuer les actifs ni
survaluer les dettes.
Uniformit et continuit :
Les mthodes comptables et leur application pour une entreprise donne doivent
tre uniformes et continues dun exercice lautre afin que les rsultats demeurent
comparables.
Cot rel :
Le cot rel est la base approprie pour dterminer le montant dune transaction
qui doit tre enregistre aux livres de lunit de promotion.
Enregistrement :
Les produits et les charges sont gnralement enregistrs au moment de leur
ralisation, et au moment o il y a un degr de certitude assez lev que ces
produits seront raliss ou que ces charges seront engages.
Produits et charges courus :
En comptabilit dexercice, la fin dune priode financire, lunit de promotion
doit valuer la partie des produits non raliss ainsi que la partie des charges non
engages et affecter lactif et le passif de ces montants.
Rsultat net :
Le rsultat net est le rsultat des produits raliss moins les charges engages. Les
produits raliss au cours dune priode doivent tre synchroniss avec les cots
engags pour gagner ces produits. Le rsultat net de lunit de promotion
correspond lexcdent de lexercice.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : SYSTME COMPTABLE
Chapitre : Gnralits
Sujet :

Code de manuel : 3010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page : 4
Rvision :

GNRALITS (Suite)
Divulgation :
Les tats financiers doivent tre prsents de faon assurer une divulgation juste
de toutes les donnes financires.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : SYSTME COMPTABLE
Chapitre : Description du systme comptable
Sujet :

Code de manuel : 3020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page : 1
Rvision :

DESCRIPTION DU SYSTME COMPTABLE ACTUEL


Lenvironnement informatique dans lequel volue le systme comptable de lunit
de promotion est le suivant :
La comptabilit du projet est tenu sur le logiciel Akumba. Ce logiciel a t
dvelopp spcialement pour effectuer le suivi des projets de Dveloppement
international Desjardins (DID). La codification comptable de ce logiciel a t faite
pour rpondre aux besoins spcifiques de DID et ne convient donc pas pour la
comptabilit de lunit de promotion.
Un autre logiciel spcifique intitul Systme dinformation de Gestion (SIG) a
t dvelopp pour suivre certaines statistiques des caisses de base ainsi que de
lunit de promotion. Ce logiciel vise tenir les tableaux de bord et na pas t
dvelopp pour tenir la comptabilit gnrale de lunit de promotion.
Lunit de promotion en est donc venu conclusion quelle devrait choisir, pour sa
comptabilit gnrale, un logiciel standard adapt au plan comptable malgache et capable
de rpondre aux exigences lgales, tel que la production des relevs de retenues la
source sur les paies des employs.
Parmi les logiciels les plus utiliss Madagascar, lunit de promotion avait le choix
entre le logiciel Ciel Compta et le logiciel SAARI. Ces deux logiciels sont bien
documents et supports par le fournisseurs et sont largement utiliss Madagascar.
Lunit de promotion a arrt son choix sur Ciel Compta et fonctionne avec ce logiciel
depuis le dbut.
Ciel Compte possde les modules suivants et produit les rapports suivants :
Le Grand-Livre
-

Journaux auxiliaires :
Le journal des nouveaux
Le journal de Banque
Le journal des achats
Le journal des ventes
Le journal des oprations diverses
Le journal des salaires

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : SYSTME COMPTABLE
Chapitre : Description du systme comptable
Sujet :

Code de manuel : 3020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

DESCRIPTION DU SYSTME COMPTABLE ACTUEL (Suite)


Ciel Compte possde les modules suivants et produit les rapports suivants (Suite) :
Auxiliaires :
Comptes dbiteurs
Comptes crditeurs
-

Rapports :
-

Balance de vrification gnrale


Liste des dbiteurs prsente en fonction de lge des comptes
Liste des crditeurs prsente en fonction de lge des comptes
Rapprochement bancaire

tats financiers produits :


Bilan
tats des rsultats

Nous nallons pas dcrire plus en dtail les caractristiques inhrentes du logiciel Ciel
Compta ni illustrer les diffrents journaux produits tant donn que tous ces lments
sont trs bien dcrits et illustrs dans le manuel dutilisation prpar par le fournisseur.
Ce manuel est exhaustif et dutilisation facile et est class dans la bibliothque de lunit
de promotion.
Nous tenons galement souligner que de la formation pratique sur lutilisation de ce
logiciel est dispense Atananarivo.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : SYSTME COMPTABLE
Chapitre : tats financiers
Sujet : Principes

Code de manuel : 3030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

TATS FINANCIERS
PRINCIPES
Intgralit :
Les tats financiers mensuels ou annuels doivent reflter lintgralit des
transactions de la priode.
Priodicit :
Les tats financiers doivent tre prpars sur une base mensuelle.
Disponibilit :
Pour quils soient pertinents, les tats financiers doivent tre disponibles
rapidement.
Comparatifs :
Pour quils soient utiles, les tats financiers doivent tre prsents de faon
comparative. Il est noter que le comparatif doit toujours couvrir la mme priode
un an plus tt, sans quoi a ne serait daucune utilit.
Jeux dtats financiers :
Les tats financiers doivent comprendre au minimum un bilan ainsi quun tat des
rsultats. Pour une plus grande comprhension, les tats financiers doivent tre
complts par des notes complmentaires qui font partie intgrante des tats
financiers.
Signature des tats financiers :
Pour tre officiels, les tats financiers doivent tre signs par le chef comptable et
par le directeur gnral.
Conservation :
Les tats financiers mensuels et annuels doivent tre conservs par ordre
chronologique dans un endroit scuritaire et lpreuve du feu.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : SYSTME COMPTABLE
Chapitre : tats financiers
Sujet : Modle

Code de manuel : 3030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

TATS FINANCIERS (Suite)


Modle :
Un modle de jeu dtats financiers est prsent en annexe (3030 annexe 1). Ce
modle devra tre adapt au fur et mesure selon les besoins et les oprations de
lunit de promotion.
Veuillez noter que ce modle convient tant pour les tats financiers mensuels
quintrimaires ou de fin dexercice.

PLAN COMPTABLE
SECTION 4000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Gnralits
Sujet :

Code de manuel : 4010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

GNRALITS
Il existe Madagascar, deux (2) plans comptables distincts :
Le plan comptable gnral :
Le plan comptable gnral 1987, qui a fait lobjet du dcret no 87/332 du 17
septembre 1987 et qui se substitue au plan comptable gnral 1969, sapplique
toutes les entreprises installes Madagascar compter du premier exercice
ouvert aprs le 31 dcembre 1988.
Le plan comptable des tablissements de crdit :
Le plan comptable des tablissements de crdit (PCEC) procde des adaptations
en reprenant les principes gnraux et la structure du plan de comptes dfini en
1993 et les modifiant en vertu du point no 3 de larticle 41 de la loi no 95 030 du
22 fvrier 1996 relative lactivit et au contrle des tablissements de crdit.
Ainsi, lunit de promotion, en tant quinstitution dpargne et de crdit tel qutabli dans
larticle un des statuts, est donc soumis au plan comptable des tablissements de crdit
(PCEC).

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : tablissement du plan comptable
Sujet :

Code de manuel : 4020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

TABLISSEMENT DU PLAN COMPTABLE


Le plan comptable des tablissements de crdit est expliqu en dtail dans des ouvrages
spcialiss. Nous vous invitons donc vous y rfrer chaque fois que a sera
ncessaire.
Le prsent manuel na pas pour objet dexplorer en dtail le plan comptable des
tablissements de crdit.
Nous vous proposons seulement un plan comptable adapt aux units de promotion en
accord avec le plan comptable des tablissements de crdit. Nous avons voulu harmoniser
en tout point ce plan comptable avec celui des OTIV pour plusieurs raisons.
-

Simplification des procdures;


Standardisation de tout le rseau;
Simplification pour la consolidation des tats financiers de lunit de
promotion avec ceux des OTIV.

Il reprend en gros les comptes du plan comptable des OTIV, en plus davoir des
comptes pour les bons du trsor.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Cadre comptable
Sujet : Comptes du bilan, de gestion et
spciaux

Code de manuel : 4030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

CADRE COMPTABLE
COMPTES DU BILAN
CLASSE 1
Trsorerie et Oprations
avec les tablissements de
crdits
10. Valeurs en caisse

CLASSE 2
Oprations avec la
clientle

20. Crdits la
clientle
11. Caisse dpargne
21. Comptes la
clientle
12. tablissements de crdit : 27. Crdits en
compte ordinaire
souffrance
13. Prts et Placements
emprunts au jour le jour
14. Placements et emprunts 29. Provision pour
terme
crances
douteuses
16. Rseau

CLASSE 3
Oprations diverses
30. Comptes de
liaison
31. Dbiteurs et
crditeurs divers
32. Comptes de
rgularisation

CLASSE 4
Valeurs immobilises

CLASSE 5
Capitaux
permanents

40. Titres de participation

50. Subventions

42. Immobilisations

55. Provisions

43. Immobilisations en
cours

56. Rserves

48. Amortissement des


valeurs immobilises

57. Capital et
dotations

49. Provision pour


58. Report
dprciation des valeurs
nouveau
immobilises
59. Rsultat

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Cadre comptable
Sujet : Comptes du bilan, de gestion et
spciaux

Code de manuel : 4030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

CADRE COMPTABLE
COMPTES DE GESTION
CLASSE 6
CLASSE 7
Charges
Produits
60. Charges sur oprations
70. Produits sur les oprations
de trsorerie
de trsorerie
61. Charges aux oprations
71. Produits des oprations
avec la clientle
avec la clientle
64. Impts et taxes
65. Charges de personnel
73. Autres produits
dexploitation bancaires
66. Charges externes
74. Produits accessoires
67. Charges exceptionnelles 76. Subventions dexploitation
68. Dotations au comptes
77. Produits exceptionnels
amortissements et
provisions
78. Reprises de provision

COMPTES SPCIAUX
CLASSE 9
Comptes hors bilan
91. Engagements donns ou en faveur ou pour le compte
dtablissement de crdit
92. Engagements reus dtablissements de crdit
93. Engagements en faveur ou pour le compte de la clientle
96. Garanties reues de ltat et dorganismes publics

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Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Chartes des comptes G.L.
Sujet : Liste des comptes G.L.

Code de manuel : 4040


Page 1
Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :

LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE

CLASSE 1 :

10

TRESORERIE ET OPERATIONS AVEC


LES ETABLISSEMENTS DE CREDIT

VALEURS EN CAISSE
10 00 01 09 Encaisse (caissettes)
10 01 10 Rserve de billets
10 01 20 Rserve de monnaies
10 10 01 Effets lencaissement

11

CAISSE DEPARGNE
11 10 00 Bons du trsor
11 30 10 Caisse dpargne
11 87 10 Produits recevoir

12

ETABLISSEMENT DE CREDIT : COMPTES ORDINAIRES


12 10 01 09 Banques
12 87 01 09 Produits recevoir

13

PRETS ET PLACEMENTS EMPRUNTS AU JOUR LE JOUR


13 40 00 Prts et emprunts

14

PLACEMENTS ET EMPRUNTS A TERME


14 30 01 09 Placements et emprunts aux banques
14 70 01 09 Fonds externes et ressources affectes
14 86 01 09 Charges payer
14 87 01 09 Produits recevoir

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Chartes des comptes G.L.
Sujet : Liste des comptes G.L.

Code de manuel : 4040


Page 2
Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :

LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite)


16

RESEAU
16 00 10 Fonds de liquidit
16 00 30 Dpt terme
16 00 40 Dpt Fonds de garanti mutualiste (FGM)
16 15 00 Emprunts moins dun an
16 15 10 Emprunts plus dun an
16 86 01 09 Charges payer
16 87 01 09 Produits recevoir

CLASSE 2
20

OPERATIONS AVEC LA CLIENTELE

CREDITS LA CLIENTELE
20 xx xx Crdits sains
20 00 01 19 Crdits court terme
20 10 01 19 Crdits moyen terme
20 20 01 19 Crdits long terme
20 80 01 19 Produits recevoir
27 xx xx Crdits en souffrance
27 00 01 19 Crdits en souffrance court terme
27 10 01 19 Crdits en souffrance moyen terme
27 20 01 19 Crdits en souffrance long terme
29 xx xx Provisions pour crances douteuses
29 00 01 19 Provisions pour crances douteuses (court terme)
29 10 01 19 Provisions pour crances douteuses (moyen terme)
29 20 01 19 Provisions pour crances douteuses (long terme)

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Chartes des comptes G.L.
Sujet : Liste des comptes G.L.

Code de manuel : 4040


Page 3
Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :

LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite)

21

COMPTES DE LA CLIENTELE
21 00 01 19 Dpts vue
21 00 30 Dpts des membres - inactifs
21 10 01 Dpts terme
21 20 01 19 Dpts spcialiss
21 30 10 Dpts bloqus
21 30 20 Dpts de garantie
21 86 10 Charges payer sur dpts vue
21 86 20 Charges payer sur dpts terme
21 86 30 Charges payer sur dpts spcialiss

CLASSE 3
30

OPERATIONS DIVERSES

COMPTES DE LIAISON
30 00 10 Compte de liaison

31

DEBITEURS ET CREDITEURS DIVERS


31 00 01 19 Dbiteurs divers
31 10 01 Capital social souscrit recevoir
31 50 01 19 Crditeurs divers

32

COMPTES DE REGULARISATION
32 10 01 Charges payes ou constates davance
32 20 01 Charges payer
32 40 01 19 Comptes dattente rgulariser ACTF
32 50 01 Produits reus ou constats davance
32 90 01 19 Comptes dattente rgulariser PASSIF

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Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Chartes des comptes G.L.
Sujet : Liste des comptes G.L.

Code de manuel : 4040


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Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
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LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite)

CLASSE 4
40

VALEURS IMMOBILISEES

TITRES DE PARTICIPATION
40 00 01 Capital social fixe
40 00 02 Capital social variable

42

IMMOBILISATIONS
42 10 xx Immobilisations dexploitation
42 10 00 04 Terrains - Fonds propres
42 10 05 09 Terrains - Subventionns
42 10 10 13 Constructions Fonds propres
42 10 14 17 Constructions Subventionns
42 10 18 Amliorations locatives Fonds propres
42 10 19 Amliorations locatives - Subventionnes
42 10 20 24 Matriel et mobilier de bureau Fonds propres
42 10 25 29 Matriel et mobilier de bureau - Subventionns
42 10 30 39 Matriel informatique
42 10 60 61 Voitures Fonds propres
42 10 62 64 Voitures Subventionnes
42 10 65 67 Motos Fonds propres
42 10 68 69 Motos Subventionnes
42 10 70 74 Agencements, amnagements, installations Fonds propres
42 10 75 79 Agencements, amnagements, installations - Subventionns

43

IMMOBILISATIONS EN COURS
43 10 xx Immobilisations corporelles dexploitation - en cours
43 10 00 Terrains
43 10 10 Constructions
43 10 18 Amliorations locatives
43 10 20 Matriel et mobilier de bureau
43 10 30 Matriel informatique
43 10 70 Agencements, amnagements, installations

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Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Chartes des comptes G.L.
Sujet : Liste des comptes G.L.

Code de manuel : 4040


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LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite)


48

AMORTISSEMENT DES VALEURS IMMOBILISEES


48 20 10 14 Amortissement constructions Fonds propres
48 10 15 19 Amortissement constructions Subventionns
48 10 18 Amortissement amliorations locatives Fonds propres
48 10 19 Amortissement amliorations locatives - Subventionnes
48 10 20 24 Amortissement matriel et mobilier de bureau Fonds propres
48 10 25 29 Amortissement matriel et mobilier de bureau - Subventionns
48 10 30 34 Amortissement matriel informatique Fonds propres
48 10 35 39 Amortissement matriel informatique Subventionns
48 10 60 61 Amortissement voitures Fonds propres
48 10 62 64 Amortissement voitures Subventionnes
48 10 65 67 Amortissement motos Fonds propres
48 10 68 69 Amortissement motos Subventionnes
48 10 70 74 Amortissement agencements, amnagements Fonds propres
48 10 75 79 Amortissement agencements, amnagements Subventionns

49

PROVISIONS POUR DEPRICIATION DES VALEURS IMMOBILISEES


49 20 10 Provision pour dprciation des immobilisations

CLASSE 5
50

CAPITAUX PERMANENTS

SUBVENTIONS
50 10 0x Subventions dimmobilisations
50 10 01 Subvention Terrains
50 10 02 Subvention Constructions
50 10 03 Subvention Amliorations locatives
50 10 04 Subvention Matriel et mobilier de bureau
50 10 05 Subvention - Matriel informatique
50 10 06 Subvention Voitures
50 10 07 Subvention Motos
50 10 08 Subvention Agencements, amnagements, installations

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Chapitre : Chartes des comptes G.L.
Sujet : Liste des comptes G.L.

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LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite)


50

SUBVENTIONS (Suite)
50 19 0x Subventions dimmobilisations inscrites au rsultat
50 19 01 Subvention Terrains
50 19 02 Subvention Constructions
50 19 03 Subvention Amliorations locatives
50 19 04 Subvention Matriel et mobilier de bureau
50 19 05 Subvention - Matriel informatique
50 19 06 Subvention Voitures
50 19 07 Subvention Motos
50 19 08 Subvention Agencements, amnagements, installations

55

PROVISIONS
55 xx xx Provisions rglementes
55 10 01 Provisions pour risques gnraux
55 20 01 Provisions pour risques et charges

56

RESERVES
56 10 10 Rserves lgales
56 90 10 19 Autres rserves

57

CAPITAL ET DOTATIONS
57 00 01 Capital souscrit et vers
57 10 01 Capital souscrit et non vers
57 20 01 Dotations, droits dadhsion

58

REPORT A NOUVEAU
58 00 01 Rsultat non affect du dernier exercice clos
58 10 01 Rsultats antrieurs non encore affects

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Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Chartes des comptes G.L.
Sujet : Liste des comptes G.L.

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LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite)


59

RESULTAT NET
59 00 01 Rsultat net de lexercice
59 10 01 Rsultat intermdiaire

CLASSE 6
60

CHARGES

CHARGES SUR OPERATIONS DE TRESORIE


60 61 10 19 Intrts sur emprunts
60 62 10 Intrts sur refinancement de crdit
60 80 10 Commissions et agios bancaires
60 81 10 Commissions au rseau

61

CHARGES AUX OPERATIONS AVEC LA CLIENTELE


61 00 01 Intrts sur dpts vue
61 10 01 Intrts sur dpts terme
61 20 01 19 Intrts sur dpts spcialiss

64

IMPTS ET TAXES
64 00 00 Impts et taxes

65

CHARGES DE PERSONNEL
65 1x xx Rmunration du personnel
65 11 01 Salaire du personnel Administration
65 11 02 Salaire du personnel pargne
65 11 03 Salaire du personnel Crdit
65 12 01 Congs pays Administration
65 12 02 Congs pays pargne

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Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Chartes des comptes G.L.
Sujet : Liste des comptes G.L.

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65

CHARGES DE PERSONNEL (Suite)


65 12 03 Congs pays Crdit
65 13 01 Primes et gratifications Administration
65 13 02 Primes et gratifications pargne
65 13 03 Primes et gratifications Crdit
65 14 01 Indemnits et avantages en espces divers - Administration
65 14 02 Indemnits et avantages en espces divers - pargne
65 14 03 Indemnits et avantages en espces divers Crdit
65 5x xx Charges sociales patronales
65 51 01 Cotisations la CNAPS Administration
65 51 02 Cotisations la CNAPS pargne
65 51 03 Cotisations la CNAPS Crdit
65 53 01 Frais mdicaux Administration
65 53 02 Frais mdicaux pargne
65 53 03 Frais mdicaux Crdit
65 7x xx Autres charges sociales
65 72 01 Formation professionnelle Administration
65 72 02 Formation professionnelle pargne
65 72 03 Formation professionnelle Crdit
65 73 01 Habillement Administration
65 73 02 Habillement pargne
65 73 03 Habillement Crdit

66

CHARGES EXTERNES
66 1x xx Services extrieurs
66 12 01 Charges locatives
66 13 01 Entretien et rparations
66 14 01 Primes dassurance

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66

CHARGES EXTERNES (Suite)


66 2x xx Autres services extrieures
66 20 01 Formation - Dirigeants
66 21 01 Frais dactes et de contentieux
66 22 01 Publicit, publications, relations publiques
66 23 01 Transports et dplacements Dirigeants
66 23 02 Transport et dplacements - Employs
66 24 01 Frais de runion Assemble gnrale
66 24 02 Frais de runion Dirigeants
66 24 03 Frais de mission
66 25 01 Postes et tlcommunications
66 26 01 Eau et lectricit
66 27 01 Carburant et lubrifiant - Motos
66 27 02 Entretien et rparations - Motos
66 28 01 Fournitures administratives
66 28 02 Fournitures de bureau
66 29 01 Autres charges externes
66 50 10 Cotisation lUnit de Promotion
66 50 20 Contribution au Fonds de scurit

67

CHARGES EXCEPTIONNELLES
67 22 10 Crances irrcuprables couvertes par des provisions
67 32 10 Crances irrcuprables non couvertes par des provisions
67 40 10 Charges sur exercices antrieurs
67 60 10 Moins-values sur ralisation dimmobilisations
67 90 10 Autres charges exceptionnelles

68

DOTATIONS AUX COMPTES AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS


68 00 xx Dotations aux amortissements des immobilisations corporelles
68 00 10 Amortissements constructions
68 00 20 Amortissement matriel et mobilier de bureau
68 00 30 Amortissement matriel informatique
68 00 40 Amortissement voitures et motos

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68

DOTATIONS AUX COMPTES AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS


(Suite)
68 1x xx Dotations aux provisions dexploitation
68 11 10 Provisions pour crances douteuses et litigieuses
68 13 10 Provisions pour risques gnraux
68 17 10 Provisions pour risques et charges dexploitation

CLASSE 7
70

PRODUITS

PRODUITS SUR OPERATIONS DE TRESORIE


70 13 10 Intrts sur dpts Caisse dpargne
70 16 10 Intrts sur fonds de liquidit Unit de Promotion
70 23 10 Intrts sur dpts - Banques
70 43 10 Intrts sur placements Banques
70 60 00 Intrts sur refinancement de crdit
70 70 00 Intrts sur bons du trsor
70 80 00 Commissions reues

71

PRODUITS DES OPERATIONS AVEC LA CLIENTELE


71 xx xx Produits sur les crdits avec la clientle
71 00 01 19 Intrts sur crdits court terme
71 10 01 19 Intrts sur crdits moyen terme
71 20 01 19 Intrts sur crdits long terme
71 70 10 Intrts recouvrs sur crances douteuses et litigieuses
71 80 10 Commissions dinstruction de dossier
71 90 00 Frais de dossier

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73

AUTRES PRODUITS DEXPLOITATION BANCAIRE


73 90 10 Intrts sur le capital social souscrit lUnit de promotion

74

PRODUITS ACCESSOIRES
74 90 10 Autres produits accessoires

76

SUBVENTIONS DEXPLOITATION
76 10 10 Subventions affectes
76 20 10 Subventions dquilibre

77

PRODUITS EXCEPTIONNELS
77 10 10 Rcupration des crances apures
77 60 10 Plus-value sur ralisations dimmobilisations
77 70 10 Quote-part de subventions dimmobilisations virs aux rsultats
77 90 10 Autres produits exceptionnels

78

REPRISES DE PROVISIONS
78 13 10 Reprises de provisions pour risques gnraux
78 71 10 Reprises de provisions utilises sur crances

90

COMPTES HORS BILAN


91 xx xx Engagements donns en faveur ou pour le compte dtablissement de
crdit
92 xx xx Engagements reus dtablissements de crdit
93 xx xx Engagements en faveur ou pour le compte de la clientle
96 xx xx Garanties reues de ltat et dorganismes publics

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DESCRIPTION DES COMPTES


10

VALEURS EN CAISSE

10 00 01 09

Encaisse : Ce compte enregistre les mouvements rels despces.


Un numro distinct est attribu pour chaque caisse.

10 01 10

Rserve de billets : Ce compte enregistre les mouvements rels


dencaisse effectus la rserve de billets.

10 01 20

Rserve de monnaies : Ce compte enregistre les mouvements rels


dencaisse effectus la rserve de monnaies.

10 10 01

Effets lencaissement : Ce compte enregistre les divers effets


reus des membres et qui nont pas encore t transmis la banque.

11

CAISSE DEPARGNE

11 10 00

Bons du trsor : Ce compte enregistre les investissements en bons


du trsor.

11 30 10

Caisse dpargne : Ce compte enregistre les avoirs ou dettes


auprs de la Caisse dpargne.

11 87 10

Produits recevoir : Ce compte enregistre les intrts,


commissions et autres produits recevoir.

12

ETABLISSEMENT DE CREDIT : COMPTES ORDINAIRES

12 10 01 09

Banques : Ce compte enregistre les avoirs sous forme de dpts


vue ou en compte courant dans les banques.

12 87 01 09

Produits recevoir : Ce compte enregistre les intrts recevoir


sil y a rmunration du dpt vue par les banques.

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13

PRETS ET PLACEMENTS EMPRUNTS AU JOUR LE


JOUR

13 40 00

Prts et emprunts : Ce compte enregistre les prts et emprunts


auprs des tablissements financiers.

14

PLACEMENTS ET EMPRUNTS A TERME

14 30 01 09

Placements et emprunts aux banques : Ce compte enregistre les


placements et les emprunts effectus dans les banques.

14 70 01 09

Fonds externes et ressources affectes : Ce comptes enregistre les


sommes reues sur des lignes de refinancement obtenues avec
dautres tablissements.

14 86 01 09

Charges payer : Ce compte enregistre les intrts recevoir sur


les placements terme dans les banques.

14 87 01 09

Produits recevoir : Ce compte enregistre les intrts recevoir


sur les placements terme dans les banques.

16

RESEAU

16 00 10

Fonds de liquidit : Ce comptes enregistre les mouvements des


fonds.

16 00 30

Dpt terme : Ce compte enregistre les dpts terme.

16 00 40

Dpt Fonds de garanti mutualiste (FGM) : Ce compte


enregistre les dpts de fonds de garanti.

16 15 00

Emprunts moins dun an : Ce compte enregistre les emprunts


moins dun an.

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16 15 10

Emprunts plus dun an : Ce compte enregistre les emprunts


plus dun an.

16 86 01 09

Charges payer : Ce compte enregistre les intrts payer sur


emprunts de moins ou de plus dun an, lesquels seront verss que
subsquemment la priode en cours.

16 87 01 09

Produits recevoir : Ce compte enregistre les intrts recevoir


sur les diffrents dpts Rseau.

20

CREDITS LA CLIENTELE

20 xx xx

Crdits sains : Sont compris dans cette catgorie les crdits jour
et ceux don le retard dans les remboursement est infrieur 3 mois.

20 00 01 19

Crdits sur refinancement OTIV : Ce compte enregistre les


crdits octroys aux OTIV dont la dure initiale de remboursement
est infrieure 2 ans. Ces crdits sont octroys partir des fonds
propres de lunit de promotion.

20 10 01 19

Crdits encourus sur fonds externes : Ce compte enregistre les


crdits octroys aux OTIV dont la dure initiale de remboursement
est comprise 2 ans et 5 ans.. Ces crdits sont octroys partir des
fonds externes.

20 20 01 19

Crdits long terme : Ce compte enregistre les crdits octroys


aux OTIV dont la dure initiale de remboursement est suprieure
5 ans.. Ces crdits sont octroys partir des fonds propres,
demprunts lunit de promotion, des fonds externes et ressources
affectes.

20 80 01 19

Produits recevoir : Ce compte enregistre les intrts gagns sur


les crdits sains, lesquels ne seront encaisss que subsquemment
la priode en cours.

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27 xx xx

Crdits en souffrance : Ces comptes enregistrent les crdits


octroys aux OTIV dont une chance au moins est impay depuis
plus de 3 mois. Ds lors, la totalit de lencours du crdit chu ou
non, est enregistr dans ce compte.

27 00 01 19

Crdits en souffrance court terme

27 10 01 19

Crdits en souffrance moyen terme

27 20 01 19

Crdits en souffrance long terme

29 xx xx

Provisions pour crances douteuses : Ces comptes enregistrent les


montants provisionns pour des pertes ventuelles de crances.

29 00 01 19

Provisions pour crances douteuses (court terme)

29 10 01 19

Provisions pour crances douteuses (moyen terme)

29 20 01 19

Provisions pour crances douteuses (long terme)

21

COMPTES DE LA CLIENTELE

21 00 01 19

Dpts vue : Ce compte enregistre les montants dposs par les


OTIV sous forme de dpts vue ou comptes courants dont le
solde peut tre retir en tout temps.

21 00 30

Dpts des membres inactifs : Ce compte enregistre les dpts


vue qui nont pas t mouvements depuis plus de 2 ans.

21 10 01

Dpts terme : Ce compte enregistre les montants dposs par


les OTIV sous forme dpargne terme avec un certificat de dpt
terme.

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21 20 01 19

Dpts spcialiss : Ce compte enregistre les montants dposs par


les OTIV sous diverses formes (exemples : pargne scolaire,
pargne retraite, pargne habitat, pargne boni).

21 30 10

Dpts bloqus : Ce compte enregistre les pargnes obligatoires


des OTIV emprunteurs correspondant 25% du crdit octroy.
Lpargne demeure bloqu jusquau remboursement final du prt.

21 30 20

Dpts de garantie : Ce compte enregistre les montants dposs


par les membres sous forme de garantie solidaire pour de crdits.

21 86 10

Charges payer sur dpts vue

21 86 20

Charges payer sur dpts terme

21 86 30

Charges payer sur dpts spcialiss

30

COMPTES DE LIAISON

30 00 10

Compte de liaison : Ce compte enregistre les oprations de dpts


effectus par une unit de promotion dans une autre unit de
promotion.

31

DEBITEURS ET CREDITEURS DIVERS

31 00 01 19

Dbiteurs divers : Ce compte enregistre des sommes avances


des tiers ou au personnel (exemple : avance au personnel)

31 10 01

Capital social souscrit recevoir : Ce compte enregistre le


montant du capital social souscrit par les OTIV non encore pay.

31 50 01 19

Crditeurs divers : Ce compte enregistre les montants retenus sur


le salaire des employs pour payer diverses contributions (CnaPS,
IGR, etc.)

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32

COMPTES DE REGULARISATION

32 10 01

Charges payes ou constates davance : Ce compte enregistre


les charges de toute nature paye ou constate avant larrt des
comptes mais se rapportant la priode subsquente.

32 20 01

Charges payer : Ce compte enregistre les montants des


fournitures ou des services bnficis mais qui ne seront pays que
subsquemment la priode.

32 40 01 19

Comptes dattente rgulariser ACTF : Ce compte enregistre


des critures de dbit en suspens par suite derreurs ou faute des
lments ncessaires leur imputation (exemples : dficit de caisse,
cart entre les fiches GL et membres).

32 90 01 19

Comptes dattente rgulariser PASSIF : Ce compte enregistre


des critures crditrices en suspens par suite derreurs ou faute des
lments ncessaires leur imputation (exemples : surplus de
caisse, cart entre les fiches GL et membres).

40

TITRES DE PARTICIPATION

40 00 01

Capital social fixe : Ce compte enregistre le montant de la part


social fixe de 100 000 FMG souscrite et pay.

40 00 02

Capital social variable : Ce compte enregistre les parts sociales


souscrites et payes lunit de promotion au prorata du capital
social souscrit et vers par les membres de lOTIV.

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42

IMMOBILISATIONS

42 10 xx

Immobilisations dexploitation : Ce compte enregistre tous les


biens meubles et immeubles numrs ci-dessous acquis sur fonds
propres ou subventionns affects lexploitation de lunit de
promotion.

42 10 00 04

Terrains - Fonds propres

42 10 05 09

Terrains Subventionns

42 10 10 13

Constructions Fonds propres

42 10 14 17

Constructions Subventionns

42 10 18

Amliorations locatives Fonds propres

42 10 19

Amliorations locatives Subventionnes

42 10 20 24

Matriel et mobilier de bureau Fonds propres

42 10 25 29

Matriel et mobilier de bureau Subventionns

42 10 30 39

Matriel informatique

42 10 60 61

Voitures Fonds propres

42 10 62 64

Voitures Subventionnes

42 10 65 67

Motos Fonds propres

42 10 68 69

Motos Subventionnes

42 10 70 74

Agencements, amnagements, installations Fonds propres

42 10 75 79

Agencements, amnagements, installations Subventionns

42 10 80

Autres immobilisations

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43

IMMOBILISATIONS EN COURS

43 10 xx

Immobilisations corporelles dexploitation - en cours : Ce


compte enregistre les immobilisations en cours ci-dessous.

43 10 00

Terrains

43 10 10

Constructions

43 10 18

Amliorations locatives

43 10 20

Matriel et mobilier de bureau

43 10 30

Matriel informatique

43 10 70

Agencements, amnagements, installations

48

AMORTISSEMENT DES VALEURS IMMOBILISEES

48 10 xx

Amortissement des immobilisations dexploitation : Ce compte


enregistre les montants accumuls de lamortissement imput
chaque anne aux charges correspondantes des comptes ci-dessous.

48 20 10 14

Amortissement constructions Fonds propres

48 10 15 19

Amortissement constructions Subventionns

48 10 18

Amortissement amliorations locatives Fonds propres

48 10 19

Amortissement amliorations locatives Subventionnes

48 10 20 24

Amortissement matriel et mobilier de bureau Fonds propres

48 10 25 29

Amortissement matriel et mobilier de bureau Subventionns

48 10 30 34

Amortissement matriel informatique Fonds propres

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48 10 35 39

Amortissement matriel informatique Subventionns

48 10 60 61

Amortissement voitures Fonds propres

48 10 62 64

Amortissement voitures Subventionnes

48 10 65 67

Amortissement motos Fonds propres

48 10 68 69

Amortissement motos Subventionnes

48 10 70 74

Amortissement agencements, amnagements Fonds propres

48 10 75 79

Amortissement agencements, amnagements Subventionns

48 10 80

Autres immobilisations

49

PROVISIONS POUR DEPRICIATION DES VALEURS


IMMOBILISEES

49 20 10

Provision pour dprciation des immobilisations : Ce compte


enregistre les moins-value latentes sur immobilisations non
amortissables.

50

SUBVENTIONS

50 10 0x

Subventions dimmobilisations : Ce compte enregistre les


subventions reues sous fourme de dotation de biens ou en espce
pour lacquisition de biens meubles et immeubles.

50 10 01

Subvention Terrains

50 10 02

Subvention Constructions

50 10 03

Subvention Amliorations locatives

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50 10 04

Subvention Matriel et mobilier de bureau

50 10 05

Subvention - Matriel informatique

50 10 06

Subvention Voitures

50 10 07

Subvention Motos

50 10 08

Subvention Agencements, amnagements, installations

50 19 0x

Subventions dimmobilisations inscrites au rsultat : Ce compte


enregistre lamortissement des subventions imputs au prorata des
cots dacquisition des biens pour lesquels ces subventions ont t
utilises.

50 19 01

Subvention Terrains

50 19 02

Subvention Constructions

50 19 03

Subvention Amliorations locatives

50 19 04

Subvention Matriel et mobilier de bureau

50 19 05

Subvention - Matriel informatique

50 19 06

Subvention Voitures

50 19 07

Subvention Motos

50 19 08

Subvention Agencements, amnagements, installations

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55

PROVISIONS

55 xx xx

Provisions rglementes

55 10 01

Provisions pour risques gnraux : Ce compte enregistre les


provisions caractre de rserves constitues titre de prcaution
sur les crdits sains par un dbit au compte 68 13 10 Provisions
pour risques gnraux .

55 20 01

Provisions pour risques et charges : Ce compte enregistre les


provisions pour risques dexcution dengagement par signature
(cautions, avals), pour litiges, amendes et pnalits.

56

RESERVES

56 10 10

Rserves lgales : Ce compte enregistre les montants attribus


ces rserves, selon les modalits stipules dans la loi no 96-020
portant rglementation des activits et organisation des institutions
financires mutuellistes.

56 90 10 19

Autres rserves : Ce compte enregistre tous les montants attribus


des rserves autres que rserves lgales.

57

CAPITAL ET DOTATIONS

57 00 01

Capital souscrit et vers : Ce compte enregistre le montant des


parts sociales souscrites et verses par les membres.

57 10 01

Capital souscrit et non vers : Ce compte enregistre le montant


des parts sociales souscrites et non verses par les membres.

57 20 01

Dotations, droits dadhsion : Ce compte enregistre le montant


des dotations reues et destines rester de manire durable la
disposition de lunit de promotion. Y sont galement enregistres
les droits dadhsions reus des OTIV.

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58

REPORT A NOUVEAU

58 00 01

Rsultat non affect du dernier exercice clos : Ce compte


enregistre les excdents ou les dficits du dernier exercice clos qui
nont pas encore t rpartis ou affects par le conseil
dadministration.

58 10 01

Rsultats antrieurs non encore affects : Ce compte enregistre


les excdents ou les dficits des annes antrieures qui nont pas
encore t rpartis ou affects par le conseil dadministration.

59

RESULTAT NET

59 00 01

Rsultat net de lexercice : Ce compte enregistre le rsultat du


dernier exercice clos aprs les travaux dinventaire et certification
par les commissaires aux comptes.

59 10 01

Rsultat intermdiaire : Ce compte enregistre lexcdent ou le


dficit des produits sur les charges dans les situations comptables
priodiques.

60

CHARGES SUR OPERATIONS DE TRESORIE

60 61 10 19

Intrts sur emprunts : Ce compte enregistre les intrts sur les


emprunts (court, moyen et long terme) effectus par lunit de
promotion.

60 62 10

Intrts sur refinancement de crdit : Ce compte enregistre les


intrts sur les fonds externes et ressources affectes.

60 80 10

Commissions et agios bancaires : Ce compte enregistre les


charges relatives aux services bancaires.

60 81 10

Commissions au rseau : Ce compte enregistre les charges


relatives aux services reus.

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61

CHARGES AUX OPERATIONS AVEC LA CLIENTELE

61 00 01

Intrts sur dpts vue : Ce comptes enregistre le cot des


intrts affrents lpargne vue des OTIV (lorsque rmunr).

61 10 01

Intrts sur dpts terme : Ce compte enregistre le cot des


intrts sur les dpts terme des OTIV.

61 20 01 19

Intrts sur dpts spcialiss : Ce compte enregistre le cot des


intrts affrents lpargne des OTIV sous autres formes de
dpts.

64

IMPTS ET TAXES

64 00 00

Impts et taxes : Ce compte enregistre les impts et taxes pays


par lunit de promotion.

65

CHARGES DE PERSONNEL

65 1x xx

Rmunration du personnel : Ce compte enregistre tous les


salaires de base et autres rmunrations affrents au personnel.

65 11 01

Salaire du personnel Administration

65 11 02

Salaire du personnel pargne

65 11 03

Salaire du personnel Crdit

65 12 01

Congs pays Administration

65 12 02

Congs pays pargne

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Description des comptes
Sujet :

Code de manuel : 4050


Page 14
Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :

DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite)


65 12 03

Congs pays Crdit

65 13 01

Primes et gratifications Administration

65 13 02

Primes et gratifications pargne

65 13 03

Primes et gratifications Crdit

65 14 01

Indemnits et avantages en espces divers Administration

65 14 02

Indemnits et avantages en espces divers pargne

65 14 03

Indemnits et avantages en espces divers Crdit

65 5x xx

Charges sociales patronales : Ce compte enregistre


contributions lgales de lemployeur en faveur des employs.

65 51 01

Cotisations la CNAPS Administration

65 51 02

Cotisations la CNAPS pargne

65 51 03

Cotisations la CNAPS Crdit

65 53 01

Frais mdicaux Administration

65 53 02

Frais mdicaux pargne

65 53 03

Frais mdicaux Crdit

65 7x xx

Autres charges sociales : Ce compte enregistre les frais encourus


pour le bien-tre des employs.

65 72 01

Formation professionnelle Administration

65 72 02

Formation professionnelle pargne

65 72 03

Formation professionnelle Crdit

les

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Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Description des comptes
Sujet :

Code de manuel : 4050


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Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :

DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite)


65 73 01

Habillement Administration

65 73 02

Habillement pargne

65 73 03

Habillement Crdit

66

CHARGES EXTERNES

66 1x xx

Services extrieurs

66 12 01

Charges locatives : Ce compte enregistre le montant du loyer


pay.

66 13 01

Entretien et rparations : Ce compte enregistre les frais


occasionnes par lentretien du local, du matriel et mobilier de
bureau ainsi que le matriel informatique.

66 14 01

Primes dassurance : Ce montant enregistre les


dassurance diverses souscrites au cours de lexercice.

66 2x xx

Autres services extrieures

66 20 01

Formation Dirigeants : Ce compte enregistre les frais encourus


pour la tenue de cours de formation destins aux dirigeants.

66 21 01

Frais dactes et de contentieux : Ce compte enregistre les


honoraires et autres frais encourus pour reprsenter lunit de
promotion lors de procdures lgales autres que la perception des
prts.

66 22 01

Publicit, publications, relations publiques : Ce compte


enregistre les cots encourus pour faire paratre des annonces
publicitaires dans les mdias ainsi que les frais occasionns lors de
campagnes promotionnelles.

primes

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Description des comptes
Sujet :

Code de manuel : 4050


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Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :

DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite)


66 23 01

Transports et dplacements Dirigeants : Ce compte enregistre


les cots encourus par les dirigeants lors des dplacements exigs
dans le cadre de leurs fonctions (transport, perdiem, logement,
etc.).

66 23 02

Transport et dplacements Employs : Ce compte enregistre


les cots encourus par les employs lors des dplacements exigs
dans le cadre de leurs fonctions (transport, perdiem, logement,
etc.).

66 24 01

Frais de runion Assemble gnrale : Ce compte enregistre


tous les cots occasionns par la tenue dassemble gnrale
ordinaire ou dassemble extraordinaire.

66 24 02

Frais de runion Dirigeants : Ce compte enregistre tous les


cots occasionns par la tenue de runion des diffrents
comits(dplacement, perdiem, logement, matriel, repas).

66 24 03

Frais de mission : Ce compte enregistre les frais de mission

66 25 01

Postes et tlcommunications : Ce compte enregistre tous les frais


postaux, les services tlphoniques et les autres services de
tlcommunication utiliss.

66 26 01

Eau et lectricit : Ce compte enregistre le cot du service deau


utilis et le cot dutilisation de llectricit.

66 27 01

Carburant et lubrifiant Motos : Ce compte enregistre les cots


encourus pour le carburant et le lubrifiant.

66 27 02

Entretien et rparations Motos : Ce compte enregistre tous les


frais occasionns pour lentretien de la moto.

66 28 01

Fournitures administratives : Ce compte enregistre les achats de


fournitures administratives.

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Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Description des comptes
Sujet :

Code de manuel : 4050


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Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :

DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite)


66 28 02

Fournitures de bureau : Ce comptes enregistre les achats de


matriel et articles de bureau.

66 29 01

Autres charges externes

67

CHARGES EXCEPTIONNELLES

67 22 10

Crances irrcuprables couvertes par des provisions : Ce


compte enregistre le montant des crances douteuses couvertes par
des provisions que lunit de promotion dcide de passer en pertes
(radiation) aprs puisement de tous les moyens de recouvrement.

67 32 10

Crances irrcuprables non couvertes par des provisions : Ce


compte enregistre le montant des crances douteuses non couvertes
par des provisions que lunit de promotion dcide de passer en
pertes (radiation) aprs puisement de tous les moyens de
recouvrement.

67 40 10

Charges sur exercices antrieurs : Ce compte enregistre les


charges qui se rapportent lexploitation des exercices prcdents
(rappel dimpts et pnalits).

67 60 10

Moins-values sur ralisation dimmobilisations : Ce compte


enregistre les moins-values enregistres loccasion de la cession
des immobilisations.

67 90 10

Autres charges exceptionnelles : Ce compte enregistre les autres


charges qui ne relvent pas de lexploitation normale de lunit de
promotion.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Description des comptes
Sujet :

Code de manuel : 4050


Page 18
Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :

DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite)


68

DOTATIONS AUX COMPTES AMORTISSEMENTS ET


PROVISIONS

68 00 xx

Dotations aux amortissements des immobilisations corporelles : Ce


compte enregistre les montants des amortissements annuels des
immobilisations.

68 00 10

Amortissements constructions

68 00 20

Amortissement matriel et mobilier de bureau

68 00 30

Amortissement matriel informatique

68 00 40

Amortissement voitures et motos

68 1x xx

Dotations aux provisions dexploitation : Ce compte enregistre le


montant annuel des provisions constitues pour risques de pertes
sur les crdits sains et sur autres risques tel que litiges, amendes
pnalits.

68 11 10

Provisions pour crances douteuses et litigieuses

68 13 10

Provisions pour risques gnraux

68 17 10

Provisions pour risques et charges dexploitation

70

PRODUITS SUR OPERATIONS DE TRESORIE

70 13 10

Intrts sur dpts Caisse dpargne : Ce compte enregistre


les intrts gagns sur les dpts la Caisse dpargne.

70 16 10

Intrts sur fonds de liquidit : Ce compte enregistre les intrts


gagns sur les dpts des fonds de liquidit.

70 23 10

Intrts sur dpts - Banques : Ce compte enregistre les intrts


gagns sur les dpts de banque.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Description des comptes
Sujet :

Code de manuel : 4050


Page 19
Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :

DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite)


70 43 10

Intrts sur placements Banques : Ce compte enregistre les


intrts gagns sur les placements la banque.

70 60 00

Intrts sur refinancement de crdit : Ce compte enregistre les


intrts perus sur refinancement de crdit.

70 70 00

Intrts sur bons du trsor : Ce compte enregistre les revenus


dintrts sur les bons du trsor.

70 80 00

Commissions reues : Ce compte enregistre les commissions


reues.

71

PRODUITS DES OPERATIONS AVEC LA CLIENTELE

71 xx xx

Produits sur les crdits avec la clientle : Ces comptes


enregistrent les intrts gagns sur les crdits aux OTIV, sur les
intrts recouvrs sur crances douteuses et les commissions
perues linstruction des dossier de crdit.

71 00 01 19

Intrts sur crdits court terme

71 10 01 19

Intrts sur crdits moyen terme

71 20 01 19

Intrts sur crdits long terme

71 70 10

Intrts recouvrs sur crances douteuses et litigieuses

71 80 10

Commissions dinstruction de dossier

71 90 00

Frais de dossier

72

REVENUS DE COTISATIONS DES CAISSE DE BASE

72 00 00

Revenus de cotisation des caisses de base

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Description des comptes
Sujet :

Code de manuel : 4050


Page 20
Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :

DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite)


73

AUTRES PRODUITS DEXPLOITATION BANCAIRE

73 90 10

Autres intrts : Ce compte enregistre les intrts gagns autres.

74

PRODUITS ACCESSOIRES

74 90 10

Autres produits accessoires : Ce compte enregistre les autres


produits ne se rapportant pas lactivit principale de lunit de
promotion.

76

SUBVENTIONS DEXPLOITATION

76 10 10

Subventions affectes : Ce compte enregistre les subventions


reues couvrant certaines catgories de charges engages par
lunit de promotion dans le cadre de son exploitation.

76 20 10

Subventions dquilibre : Ce compte enregistre les subventions


reues destines couvrir les pertes enregistres par lunit de
promotion.

77

PRODUITS EXCEPTIONNELS

77 10 10

Rcupration des crances apures : Ce compte enregistre les


montants recouvrs sur des crances radies.

77 60 10

Plus-value sur ralisations dimmobilisations : Ce compte


enregistre les plus-values constates loccasion de la cession
dimmobilisations.

77 70 10

Quote-part de subventions dimmobilisations virs aux


rsultats : Ce compte enregistre la quote-part de subventions vires
au compte des rsultats.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : PLAN COMPTABLE
Chapitre : Description des comptes
Sujet :

Code de manuel : 4050


Page 21
Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :

DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite)


77 90 10

Autres produits exceptionnels : Ce compte enregistre les autres


produits qui ne relvent pas de lexploitation normale de lunit de
promotion.

78

REPRISES DE PROVISIONS

78 13 10

Reprises de provisions pour risques gnraux : Ce compte


enregistre la rintgration en comptes de produits des provisions
caractre de rserves prcdemment constitues sur les crdits
sains.

78 71 10

Reprises de provisions utilises sur crances : Ce compte


enregistre la rintgration en comptes de produits des provisions se
rapportant des crances douteuses que lunit de promotion a
dcid de passer en pertes (radiation) aprs puisement de tous les
moyens de recouvrement.

90

COMPTES HORS BILAN


Les comptes de la classe 9 retracent les engagements qui nont pas
donn lieu mouvements de fonds mais qui comportent des risques
pour ltablissement, ou rduisent les risques affrents aux
oprations inscrites au bilan.
Ltablissement peut tre soit le souscripteur (engagements donns)
soit le bnficiaire (engagements reus) de ces engagements.

ORGANISATION
SECTION 5000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : ORGANISATION
Chapitre : Organisation et fonctionnement
Sujet :

Code de manuel : 5010


Page 1
Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :

ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
La mission de lunit de promotion est de favoriser laccessibilit des populations
malgaches aux services dpargne et de crdit au travers des OTIV qui lui sont affilies.
Lunit de promotion est une institution caractre social et conomique but non
lucratif et ayant pour objectifs de :
-

Regrouper les OTIV


Consolider les liens qui les unissent
Favoriser leur croissance et leur dveloppement
Promouvoir la philosophie cooprative et mutualisme en gnral
Appuyer les activits des OTIV dans leur milieu
Favoriser la rentabilit et lautonomie du Rseau

Le sige social de lunit dappui est situ Atananarivo et sa zone dintervention


stend sur la rgion de Antananarivo.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : ORGANISATION
Chapitre : Organigramme
Sujet :

Code de manuel : 5020


Page 1
Rdaction : Janvier 2001 Rvision :
Approuv par :
ORGANIGRAMME

Lorganigramme ci-joint est celui en vigueur en janvier 2001. Il sera appel changer au
fur et mesure de lvolution de lunit de promotion.

CAISSE
SECTION 6000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : CAISSE
Chapitre : Type de Caisse
Sujet :

Code de manuel : 6010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

TYPE DE CAISSE
Lunit de promotion doit rgulirement effectuer de petites dpenses de nature courante
qui ne peuvent, pour des raisons pratiques, tre payes par chque.
Cest la raison pour laquelle elle a dcid de se doter dune petite caisse fond fixe.
Cependant, il est noter que la rgle gnrale demande ce que tous les dbourss ou
avances soient rgls par chque. On utilisera la petite caisse que dans les rares cas o le
rglement par chque ne puisse tre effectu.
Pour un meilleur contrle, il a t dcid que la caisse serait fond fixe, ce qui signifie
quen tout temps le total des pices et de largent contenu dans la Caisse soit toujours le
mme. Ce faisant, il devient aussi beaucoup plus facile de faire des contrles surprises.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CAISSE
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 6020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Scurit :
La caisse doit tre garde en tout temps dans un endroit scuritaire et lpreuve
du feu.
Lorsque le responsable de la caisse doit sabsenter, mme pour une courte
priode, il doit prendre la peine de verrouiller le coffre afin dviter que des
sommes ne puissent tre drobes en son absence.
Accs :
Seul le responsable de la caisse doit avoir accs la caisse, sans quoi, advenant un
manquant, on ne pourra pas le tenir responsable.
Manquant :
Le responsable de la caisse doit tre responsable des manquants. Lors dun
manquant, le caissier dispose dune journe pour rsoudre le manquant sans quoi
le montant du manquant sera dduit de son allocation de caisse. Si le manquant
excde lallocation de caisse disponible,
le responsable de la caisse devra
rembourser personnellement la diffrence.
Allocation de caisse :
Une allocation de caisse annuelle fixe au montant de 350,000 francs malgaches
est allou au responsable de la caisse. Advenant un manquant, ce dernier sera
dduit de son allocation de caisse. Cette allocation de caisse est cumulative et le
solde non utilis est report lanne suivante.
Sparation des tches :
Le responsable de la caisse ne peut avoir accs aux livres comptables. Pour les
mmes raisons de scurit, il ne peut pas autoriser une dpense. Ainsi, pour des
raisons pratiques, il a t dcid de confier la caisse la secrtaire.
Fond fixe :
Pour des raisons de contrle, il a t dcid dopter pour une caisse fond fixe.
Elle est fixe au dbut 3 millions de francs malgaches.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : CAISSE
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 6020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

POLITIQUE (Suite)
Autorisation :
Le responsable de la caisse ne peut pas autoriser une dpense. Il ne rembourse que
les dpenses dment autorises.
Bon de sortie de caisse :
Toute sortie de caisse doit tre autorise par un bon de sortie de caisse dment
autoris. (6020 - annexe 1)
Originaux :
Tout dbours doit tre support par un bon de sortie de caisse dment autoris
accompagn par des pices justificatives originales. Les photocopies ne peuvent
tre acceptes et le blanc correcteur doit tre banni.
Dcompte journalier :
chaque fin de journe, le responsable de la caisse doit procder un dcompte
journalier laide dun document standard (6020 - annexe 2). Ce document doit
tre sign par le responsable de la caisse puis revu et approuv par le responsable
du service finance, puis class par ordre chronologique pour rfrence ultrieure.
Approbation :
Toute dpense doit tre autorise. Pour une dpense de moins de 250,000 francs
malgaches, le responsable du service finance peut autoriser, seul, la dpense. Pour
une dpense de plus de 250,000 francs malgaches, elle doit tre autorise par le
directeur des oprations.
Dcompte surprise :
Le responsable du service finance ainsi que le contrleur interne et le directeur
des oprations doivent procder rgulirement des dcomptes de caisse surprise.
Ces dcomptes doivent tre faits en prsence du responsable de la caisse, laide
du formulaire de dcompte de caisse standard (6020 - annexe 2).
Annulation :
Toute pice justificative paye par la caisse, ainsi que le bon de caisse
correspondant, doivent tre estampills pay pour viter quils ne soient
prsents pour paiement plus dune fois.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES


Section : CAISSE
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 6020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 3
Rvision :

POLITIQUE (Suite)
Bons de sortie de caisse prnumrots :
Les bons de sortie de caisse/banque sont prnumrots. Ainsi, comme le mme
bon est utilis pour la caisse ainsi que pour la banque, il ny a donc quune seule
suite numrique. Cette suite numrique est utilise comme rfrence dans le
systme comptable informatis.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CAISSE
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Paiement dune facture partir de la
Caisse

Code de manuel : 6030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Paiement dune facture partir de la Caisse :
Lors dun dbours, le processus est le mme, quil soit rgl en espces ou par
chque.
Lorsque le responsable du service finance dcide de payer une facture au comptant, il
procde de la faon suivante :
Il examine les pices justificatives supportant le dbours et sassure que les
pices sont conformes et que le processus dachat dcrit la section 8000 a t
respect, sil y a lieu.
Il vrifie les additions et extensions des pices justificatives.
Il sassure que le bien ou service a bel et bien t reu la satisfaction de lunit
de promotion.
Si tout est conforme, il prpare, un bon de sortie de caisse / banque prnumrot
(6020 annexe 1) en deux (2) exemplaires, en prenant soin de rayer banque
sur len-tte du bon.
Il signe ensuite le bon lendroit prvu cette fin comme preuve que le contrle a
bien t effectu.
Il annexe les pices justificatives loriginal du bon de sortie de caisse / banque et
transmet le tout la secrtaire pour paiement, dans le cas o la dpense est
infrieure 250,000 francs malgaches.
Dans le cas o la dpense est suprieure 250,000 francs malgaches,
lautorisation du directeur des oprations est ncessaire. Le responsable du service
des financier transmet donc le bon de sortie de caisse / banque, accompagn des
pices justificatives, au directeur des oprations qui examine les pices
justificatives et contrle la signature du responsable du service finance sur le bon
de sortie de caisse / banque de faon sassurer que ce dernier a bien exerc son
contrle, aprs quoi, il signe le bon de sortie de caisse / banque lendroit prvu
cette fin puis retourne le tout au responsable du service finance.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CAISSE
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Paiement dune facture partir de la
Caisse

Code de manuel : 6030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Paiement dune facture partir de la Caisse (Suite) :
Le responsable du service finance classe alors la copie no 1 du bon de sortie de
caisse / banque son niveau par ordre numrique des bons de faon respecter la
suite numrique. Il transmet ensuite loriginal du bon de sortie de caisse / banque,
accompagn des pices jointes, la secrtaire pour paiement.
Sur rception la secrtaire examine le pices justificatives et contrle la signature
du responsable du service finance sur le bon de sortie de caisse / banque de faon
sassurer que ce dernier a bien exerc son contrle, aprs quoi, elle signe le bon
son tour puis remet largent au bnficiaire.
Sur rception de largent, le bnficiaire signe le bon lendroit prvu cet effet
comme preuve quil a bien reu largent.
La secrtaire estampille alors Pay sur toutes les pices justificatives ainsi que
sur le bon de sortie de caisse / banque de faon sassurer que la mme dpense
ne soit rembourse plus dune fois.
La secrtaire dpose ensuite le bon dans sa caisse avec les pices justificatives sy
rapportant de faon justifier la sortie dargent. De cette faon, la caisse balance
toujours 3 millions de francs malgaches, en tenant compte de largent et des
bons de sortie de caisse.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CAISSE
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Renflouement de la petite caisse

Code de manuel : 6030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 3
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Renflouement de la petite caisse :
La caisse tant fixe, le total du numrique et des bons de sortie de caisse gards
dans la caisse est toujours gal 3 millions FMG.
Lorsque le caissier constate que le montant de numraire contenu dans la caisse
est trop bas, il doit procder au renflouement de la petite caisse.
Pour ce faire, il prpare un bon de renflouement de caisse (6030 annexe 1) en 2
copies, en listant sur ce bon, les bons de sortie de caisse quil dsire se faire
rembourser. Une fois le bon de renflouement dment complt et sign, il annexe
les bons de sortie de caisse, avec les pices justificatives sy rapportant ,
loriginal du bon de renflouement de caisse et transmet le tout au responsable du
service finance.
Sur rception, ce dernier contrle le tout puis prpare un bon de sortie de caisse /
banque et un chque au mme montant, selon la procdure dcrite la section
7000. Le chque est alors remis au responsable de la caisse qui procde au
renflouement de la caisse.
Le responsable du service finance inscrit la codification comptable sur chaque
bon de sortie de caisse puis annexe lensemble des bons de sortie de caisse et des
pices justificatives sy rapportant loriginal du bon de sortie de banque et classe
ensuite le tout selon lordre numrique des bons de banque.
Pour sa part, la copie no 1 du bn de sortie de banque est classe par ordre
numrique.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CAISSE
Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 6040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
Au jour le jour :
Les bons de sortie de caisse sont comptabiliss dans le systme comptable
lorsquils sont transmis au responsable du service finance lors du renflouement de
la caisse.
ce moment, le responsable du service finance inscrit la codification comptable
sur chacun des bons de sortie de caisse puis les saisis un un dans son systme
comptable informatis.
La contrepartie de la dpense est toujours affecte au compte de banque tant
donn que le renflouement de la caisse est effectue laide dun chque.
La rfrence comptable dans le systme comptable est le numro du bon de sortie
de banque qui supporte la sortie de banque.
la fin de chaque mois et en fin dexercice :
tant donne que les bons de sortie de caisse ne sont comptabiliss que lorsque la
caisse est renfloue, le caissier doit procder au renflouement de sa caisse
chaque fin de mois.
De son ct, le responsable du service finance doit faire un dcompte de caisse
la fin de chaque mois, de faon sassurer que tous les bons de sortie de caisse du
mois ont t comptabiliss et quil nen reste aucun dans la caisse en date de fin
de mois.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CAISSE
Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 6050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
-

Caisse fond fixe de 3 millions FMG.

Dcompte journalier de lencaisse par le caissier laide dun document standard


(6020 annexe 2).

Dcompte de lencaisse la fin de chaque mois et en fin dexercice par le


responsable du service finance.

Vrification des suites numriques des bons de sortie de caisse.

Vrification par le caissier de lapplication des niveaux dautorisation.

Le contrleur interne sassure que les procdures sont respectes et que le contrle
interne fonctionne bien.

BANQUE
SECTION 7000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BANQUE
Code de manuel : 7010
Chapitre : Description des comptes de Banque Rdaction : Janvier 2001
existants
Sujet :
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION DES COMPTES DE BANQUE EXISTANTS


Prsentement, lunit de promotion possde deux (2) comptes bancaires distincts, dont un
(1) la BTU-BOA et un (1) BNI-CL.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BANQUE
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 7020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Responsabilit :
Les comptes de banque sont sous la responsabilit dune seule personne, soit le
responsable du service finance et administration.
Contrle :
Le responsable du service finance et administration est lorigine de tous les
dbourss.
Sparation des tches :
En principe, celui qui est responsable des comptes bancaires ne doit pas prparer
le rapprochements bancaires.
Signature des chques :
Toute sortie de banque ncessite toujours deux signatures.
Aucun chque ne doit tre sign en blanc.
Les pices justificatives supportant une sortie de banque doivent toujours tre
prsentes aux deux signataires en mme temps que le chque, afin quils puissent
vrifier que les pices et le chque correspondent.
Signataires autoriss :
Les signataires autoriss sont le directeur du projet accompagn soit du directeur
des oprations ou du prsident du conseil dadministration de lunit de
promotion.
Rapprochement bancaire :
Un rapprochement bancaire doit tre prpar la fin de chaque mois, pour chaque
compte bancaire, selon le formulaire standard (7020 annexe 1)
Ces rapprochements doivent tre prpars par lagent charg du rapprochement
bancaire, puis revus et autoriss par le directeur des oprations.
Les pices de banque et autres relevs bancaires doivent tre reus directement
par lagent charg du rapprochement bancaire et ne doivent tre remis au
responsable du service finance et administration quune fois les rapprochements
bancaires effectus.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BANQUE
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 7020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

POLITIQUE (Suite)
Rapprochement bancaire (Suite):
Les tats de banque doivent tre annexs au rapprochements bancaires.
Une fois complts et dment rviss et approuvs par le directeur de oprations,
les rapprochements bancaires doivent tre classs par ordre chronologique, pour
rfrence ultrieure.
Agent responsable charg du rapprochement :
Selon lorganigramme de lunit de promotion, afin de respecter la sparation des
tches au maximum, le caissier sera lagent responsable charg du rapprochement
bancaire.
Oblitration des pices comptables :
Le deuxime signataire doit lui-mme oblitrer toutes les pices justificatives, une
par une, ainsi que les deux (2) copies du bon de sortie de banque (6020 annexe
1), en estampillant Pay sur chaque document afin de sassurer que les pices
ne puissent tre prsentes plus dune fois pour paiement.
Chques annuls :
Les chques doivent tre prnumrots. Les chques annuls ou mutils doivent
tre conservs lintrieur du carnet. Il est important quils soient effectivement
bien annuls.
Scurit :
Les carnets de chques doivent tre sous le contrle exclusif du responsable du
service finance et administration et gards lintrieur du coffre.
Originaux :
On ne doit payer que sur prsentation de pices justificatives originales. Les
photocopies ne peuvent tre rembourses.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BANQUE
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 7020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 3
Rvision :

POLITIQUE (Suite)
Bon de sortie de Banque prnumrot :
Toute sortie de banque doit tre support par un bon de sortie de banque dment
autoris (6020 annexe 1).
Ces bons sont prnumrots. Ainsi, comme le mme bon est utilis pour la caisse
ainsi que la banque, il ny a donc quune seule suite numrique. Cette suite
numrique est utilise comme rfrence dans le systme comptable informatis.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BANQUE
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Paiement dune facture partir de la
banque

Code de manuel : 7030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Paiement dune facture partir de la banque :
Lors dun dbours, le processus est le mme, quil soit rgl en espces ou par
chque.
Les pices justificatives sont reues au jour le jour par le responsable du service
finance.
Lorsque ce dernier dcide de rgler une facture, il procde de la faon suivante :
Il examine les pices justificatives supportant le dbours et sassure que les
pices sont conformes et que le processus dachat dcrit la section 8000 a t
respect, sil y a lieu.
Il vrifie les additions et extensions des pices justificatives.
Il sassure que le bien ou service a bel et bien t reu la satisfaction de lunit
de promotion.
Si tout est conforme, il prpare un bon de sortie de caisse / banque prnumrot
(6020 annexe 1) en deux (2) exemplaires, en prenant soin de rayer caisse sur
len-tte du bon.
Il signe ensuite le bon lendroit prvu cette fin comme preuve que le contrle a
bien t effectu.
Il prpare ensuite un chque libell au nom du bnficiaire, en prenant soin
dindiquer sur la souche du chque le numro de srie du bon de sortie de banque
prnumrot comme rfrence.
Il inscrit galement le numro du chque sur le bon de sortie de caisse / banque
lendroit prvu cette fin. De cette faon, nous avons un double rfrencement
entre les chques et les bons.
Il annexe les pices justificatives au bon de sortie de caisse / banque et transmet le
tout au premier signataire, avec le chque correspondant.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BANQUE
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Paiement dune facture partir de la
banque

Code de manuel : 7030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Paiement dune facture partir de la banque (Suite) :
Sur rception, le premier signataire examine les pices justificatives et contrle la
signature du responsable du service finance sur le bon de sortie caisse / banque de
faon sassurer que ce dernier a bien exerc son contrle, aprs quoi il signe le
chque ainsi que le bon de sortie de caisse / banque et transmet le tout au
deuxime signataire.
Le deuxime signataire refait les mmes contrle que le premier signataire puis
signe son tour le chque ainsi que le bon de sortie de caisse / banque. Il doit
ensuite lui-mme estampiller Pay sur toutes les pices justificatives ainsi que
sur le bon de sortie de caisse / banque de faon empcher que cette dpense ne
soit rembourse plus dune fois. Une fois termin, il achemine le tout la
secrtaire.
Cette dernire remet alors le chque au bnficiaire en change de sa signature sur
le bon de sortie de caisse / banque lendroit prvu cette fin. Si le bnficiaire
nest pas prsent, elle devra lui faire parvenir le chque. Dans ce cas, la signature
du bnficiaire sur le bon de sortie de caisse / banque nest pas requise, tant
donn que lencaissement du chque sert de preuve.
Une fois le chque transmis au bnficiaire, la secrtaire signe le bon de sortie de
caisse / banque lendroit prvu cette fin et transmet le tout au responsable du
service finance.
Le responsable du service finance annexe les pices justificatives loriginal du
bon de sortie de caisse / banque et classe le tout en fonction de lordre numrique
des bons. Pour sa part, la copie no 1 du bon est classe par ordre numrique pour
rfrence ultrieure.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BANQUE
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Rapprochement bancaire

Code de manuel : 7030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 3
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Rapprochement bancaire :
la fin de chaque mois, la secrtaire doit prparer un rapprochement pour tous
les comptes bancaires sans exception, mme ceux pour lesquels il ny a pas eu de
transaction.
La faon de procder est la suivante : la fin du mois , la secrtaire doit obtenir
directement de la banque tous les relevs bancaires ainsi que les pices sy
rapportant.
laide de ces relevs ainsi que du journal synoptique de banque et des comptes
du grand-livre, la secrtaire doit prparer un rapprochement bancaire pour chaque
compte de banque laide du formulaire standard (7020 annexe 1)
Nous tenons souligner que le rapprochement bancaire peut tre effectu
directement partir du logiciel comptable de lunit de promotion. Dans ce cas,
au lieu dutiliser le formulaire illustr 7020 annexe 1, la secrtaire imprimera
le rapprochement bancaire prpar par le logiciel comptable.
Une fois complts, ces formulaires devront tre revus et autoriss par le directeur
des oprations, puis classs par ordre chronologique pour rfrence ultrieure,
aprs quoi les pices de banque pourront tre retournes au responsable du service
finance pour quil puisse enregistrer les diffrents frais bancaires ou intrts, sil y
a lieu.
Il est noter que les relevs bancaires devront tre annexs aux formulaires de
rapprochement bancaire et tre classs avec eux.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BANQUE
Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 7040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
Les achats sont comptabiliss au fur et mesure dans le journal des achats. Les dbourss
sont comptabiliss au fur et mesure dans le journal de banque, en utilisant comme
rfrence les numros de bons de sortie de caisse / banque correspondants.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BANQUE
Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 7050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
-

Rapprochement bancaire prpar par la secrtaire sur une base mensuelle pour
tous les comptes bancaires.

Rvision et approbation par le directeur des oprations des rapprochements


bancaires mensuels prpars par la secrtaire.

Rvision et approbation par les deux signataires autoriss, de tous les bons de
sortie de caisse / banque ainsi que des pices justificatives sy rapportant.

Approbation, par le directeur des oprations, de tout achat.

Codification de la dpense par le responsable du service finance et rvision de la


codification par le directeur des oprations.

Vrification priodique des suites numriques de bons de sortie de caisse / banque


par le responsable du service finance afin de sassurer quils ont tous t
comptabiliss.

Vrification priodique des suites numriques des bons de commande par le


responsable du service finance pour sassurer quils ont tous t comptabiliss et
quils ont tous t rgls. Senqurir des raisons expliquant les retards de
rglement.

Le contrleur interne sassure que les procdures sont respectes et que le contrle
interne fonctionne bien.

SYSTME DES ACHATS


SECTION 8000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SYSTME DES ACHATS


Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 8010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
Pour un meilleur contrle, tous les achats sont effectus par le responsable du service
finance et administration et ils sont approuvs par le directeur des oprations.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SYSTME DES ACHATS


Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 8020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Service des achats :
Les achats sont tous centraliss au service finance et administration. Cest lui qui
effectue tous les achats de lunit de promotion.
Bon de commande :
Aucun achat ne peut tre fait sans bon de commande (8020 annexe 2). Ce bon
est prnumrot et est prpar en trois (3) exemplaires. Il est mis par le service
finance et administration.
Budget :
Le budget est prpar au dbut de chaque exercice et est enregistr dans le
systme comptable par le service finance et administration. Aucun engagement ni
achat ne peut tre effectu si cela entrane un dpassement budgtaire.
Factures pro-format :
Tout achat ou contrat de plus de 2,5 millions FMG ncessite au moins trois
soumissions auprs de trois fournisseurs diffrents.
Grille danalyse de prix :
Dans le cas dun contrat ou service de plus de 2,5 millions FGA, le service
finance et administration doit complter une grille danalyse de prix (8020
annexe 3) sur laquelle il doit justifier son choix. Cette grille danalyse doit tre
approuv par le responsable du service finance et par le directeur des oprations.
Rception des articles ou services :
La rception des articles ou services est contrle par la secrtaire qui tient le rle
de magasiner. Cest elle qui doit sassurer que le bien ou service reu correspond
ce qui tait command. Pour ce faire, elle doit complter un bon de rception en
trois exemplaires (8020 annexe 4) indiquant le dtail des articles ou services
reus.
Sparation des tches :
Les oprations des rceptions des articles ou services et de contrle des
diffrentes pices justificatives sont effectues par des personnes diffrentes.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SYSTME DES ACHATS


Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 8020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

POLITIQUE (Suite)
Liste des fournisseurs jour :
Le service finance et administration garde des listes de fournisseurs indiquant les
principaux produits disponibles avec des listes de prix jour. Ces renseignements
sont utiliss pour la prparation des bons de commande.
Niveaux dapprobation :
Si la commande est de 250,000 FMG et moins, le responsable du service finance
peut autoriser seul le bon de commande.
Si la commande est de plus de 250,000 FMG, le bon de commande doit tre
autoris par le directeur des oprations.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SYSTME DES ACHATS


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Rquisition

Code de manuel : 8030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
La fonction achat est dcrite en cinq activits, comme suit :
Rquisition :
Les rquisitions (8020 annexe 1) dachat sont compltes en deux copies.
Loriginal est transmis au service finance et administration alors que la copie no1
est garde par le service demandeur.
Pour les achats relatifs des articles habituellement gards en inventaire, la
rquisition est prpare par le magasinier afin quil sassure que le bien demand
nest pas disponible en inventaire. Lorsque le besoin exprim concerne un bien
qui nest pas en inventaire, le service demandeur prpare lui-mme la rquisition
qui doit tre approuve par le chef de service concern.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SYSTME DES ACHATS


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Commande

Code de manuel : 8030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Commande :
Sur rception du formulaire de rquisition dment complt et approuv, le
responsable du service finance doit vrifier sil reste encore des disponibilits
budgtaires pour ce genre de dpense.
Dans laffirmative, il devra complter un bon de commande en trois exemplaires
(8020 annexe 2), en y inscrivant la description du bien ou service demand, le
nom du fournisseur, ainsi que le prix. Ce bon devra tre transmis, pour
approbation, la personne approprie, selon le niveau dautorisation. Dans le cas
dun achat de plus de 2,5 millions FGA, une grille danalyse et des factures proformat doivent accompagner le bon de commande pour approbation.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SYSTME DES ACHATS


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Niveau dapprobation

Code de manuel : 8030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 3
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Niveau dapprobation :
Si la commande est de 250,000 FMG et moins, le directeur financier et comptable
peut autoriser seul le bon de commande.
Si la commande est de plus de 250,000 FMG et moins de 2,5 millions FMG, le
bon de commande doit tre autoris par directeur des oprations.
Dans le cas dun achat suprieur 2.5 millions FMG, le service finance et
administration devra procder des demandes de soumission et complter une
grille danalyse de prix (8020 annexe 3) avant quil ne complte le bon de
commande de faon ce que les spcifications de la commande soient exactes
avant que cette dernire ne soit transmise au directeur des oprations pour
approbation.
Une fois le bon de commande et la grille danalyse des prix approuvs par la
direction (le responsable du service finance et administration, le directeur des
oprations ou le prsident de lunit de promotion, les documents sont distribus
comme suit :
Loriginal du bon de commande est transmis au fournisseur.
-

La copie no 1 du bon de commande, loriginal de la demande ainsi


que la grille danalyse et les factures pro-format, sil y lieu, sont
gards par le responsable du service finance et administration.

La copie no 2 du bon de commande (copie souche) est classe par


ordre numrique, au service finance et administration.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SYSTME DES ACHATS


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Achat

Code de manuel : 8030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 4
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Achat :
Les achats sont centraliss au service du matriel, pour un meilleur contrle. La
politique dachat est la suivante :
Tout achat de 250,000 FMG ou moins se fait sans soumission
pralable. Le service finance et administration possde la liste des
principaux fournisseurs avec des listes de prix jour. Il est donc
habilit slectionner parmi cette liste, les prix les plus bas pour la
prparation du bon de commande.
-

Pour tout achat de plus de 2,5 FMG, le responsable service finance


et administration doit demander des factures pro-format auprs
dau moins trois (3) fournisseurs diffrents.

Sur rception du bon de commande dment approuv, le responsable service


finance et administration doit transmettre loriginal du bon au fournisseur. Il doit
galement faire un suivi et en sassurant que le bien ou service sera rendu par le
fournisseur.
La copie no 1 du bon de commande, accompagn de loriginal de la rquisition, de la
grille danalyse de prix et des factures pro-format, sil y a lieu, sont gards par le
responsable service finance et administration, en attente de rglement.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SYSTME DES ACHATS


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Rception

Code de manuel : 8030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 5
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Rception :
Pour un meilleur contrle, la rception darticles ou services soit tre sous le
contrle exclusif de la caissire, qui agit titre de magasinier.
Lorsque le bien ou le service est reu, la secrtaire doit complter et signer un bon
de rception prnumrot en deux (2) exemplaires (8020 annexe 4) sur lequel
elle doit dcrire le bien ou le service reu, la quantit ainsi que ltat du produit
reu. Les exemplaires du bon de rception sont distribus comme suit :
-

Loriginal est transmis au chef du service finance et administration

La copie no 1 (copie souche) est garde par la secrtaire qui la


classe par ordre numrique.

Dans le cas darticles gards en inventaire, la secrtaire doit enregistrer lentre de


la marchandise sur son inventaire permanent en inscrivant en rfrence le numro
du bon de rception correspondant.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SYSTME DES ACHATS


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Paiement

Code de manuel : 8030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 6
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Paiement :
Lorsquil reoit la facture du fournisseur, le chef du service finance administration
doit reprendre toutes les pices justificatives en attente et vrifier leur
concordance. Les documents suivants doivent tre analyss :
-

Loriginal de la rquisition (8020 - annexe 1);


La copie no 1 du bon de commande (8020 - annexe 2);
La grille danalyse de prix (8020 annexe 3) accompagn des
factures pro-format sil y a lieu;
Loriginal du bon de rception (8020 annexe 4);
La facture du fournisseur.

Il doit vrifier les lments suivants :


-

La description du bien ou service reu correspond au bien ou


service demand;
La quantit facture correspond la quantit reue et la quantit
commande;
Le prix factur correspond au prix command;
Les diffrents niveaux dautorisation;
Les additions et extensions de la facture du fournisseur.

Si tout concorde, le responsable du service finance et administration procde au


paiement laide dun bon de sortie de caisse / banque tel que dcrit la section
7000.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SYSTME DES ACHATS


Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 8040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
Les achats sont comptabiliss dans le journal des achats au jour le jour, au fur et mesure
que les biens ou services sont reus par lunit de promotion.
Comme la comptabilit de lunit de promotion fonctionne sur une base dexercice, on
doit reconnatre un compte payer ds que la commande a t reue. Ainsi, lorsque la
facture dune commande reue arrive au dpartement de la comptabilit, elle doit tre
comptabilise dans le journal des achats comme tant payer.
En date de fin de mois, le responsable du service finance doit faire une dmarcation et
comptabiliser dans le journal des achats toute commande reue par lunit dappui et non
encore facture par le fournisseur. Pour ce, il doit faire une dmarcation partir des bons
de rception prnumrots.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SYSTME DES ACHATS


Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 8050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
-

Tout achat est autoris.

Le service finance et administration exerce un contrle priori sur chaque


dbours.

La secrtaire qui agit comme magasinier, contrle toutes les rceptions darticles
ou services.

Le chef du service finance et administration vrifie toutes les pices justificatives


avant quelles ne soient prsentes pour signature.

Les pices justificatives sont toujours prsentes aux deux signataires autoriss
avec les chques.

Les demandes dachat doivent tre signes par le responsable du service concern.
Dans le cas dune rquisition de stock, elle doit tre adresse dabord au
magasinier. Dans le cas o le stock nest pas disponible, le magasinier doit faire la
rquisition auprs du service finance et administration.

Le contrleur interne sassure que les procdures sont respectes et que le contrle
interne fonctionne bien.

STOCKS
SECTION 9000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : STOCKS
Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 9010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
Les stocks sont constitus de trois groupes distincts :
Les fournitures de bureau :
Ces fournitures comptabilises directement la dpense lorsquelles sont reues
lunit de promotion. Cependant, pour fins de contrle, elles sont inventories sur
une base permanente sur des fiches de stock tenues manuellement (9010 annexe
1)
Articles publicitaires :
Ces articles, tel que calendriers, agendas, casquettes, t-shirts, etc., sont
comptabiliss directement la dpense lorsquils sont reus lunit de
promotion. Cependant, pour fins de contrle, ils sont inventories sur une base
permanente sur des fiches de stock tenues manuellement (9010 annexe 1).
Fournitures administratives des caisses de base :
Ces fournitures, lorsquelles sont reus par lunit de promotion, sont
comptabilises dans en compte dactif court terme, comme frais pays davance.
De plus, ces fournitures sont inventories sur une base permanente sur des fiches
de stock tenues manuellement (9010 annexe 1).

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : STOCKS
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 9020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Magasinier :
Les stocks sont sous le contrle exclusif de la secrtaire qui agit comme
magasinier. En cas de rupture de stock, il doit prparer une rquisition dachat
quil transmet au service finance et administration.
Rquisition :
Toute rquisition de stock doit tre adresse au magasinier dabord. Dans le cas
o le stock nest pas disponible en inventaire, le magasinier doit en faire la
rquisition auprs du service finance et administration.
Inventaire permanent :
Le magasinier garde les stocks sur un systme dinventaire permanent manuel
laide de fiches de stock.
Pour ce qui est des fournitures administratives des caisses de base, le responsable
finance administration compare sur une base mensuelle, le solde du compte au
grand-livre avec la liste prpare par le magasinier (9010 annexe 2). Advenant
un cart, des recherches seront effectues.
Dcompte mensuel :
Le stock est dcompt sur une base mensuelle, par le magasinier, sous la
supervision du responsable du service finance et administration.
Advenant un cart entre les fiches de stock et le stock rel, ou encore entre la
balance des fiches de stock des fournitures administratives des caisses de base
(9010 annexe 2) et le solde apparaissant au grand-livre, des recherches seront
effectues et des ajustements seront apports, le cas chant.
Dcompte surprise :
Le responsable du service finance et administration, ainsi que le contrleur interne
et loccasion le directeur de oprations, procdent de temps autre des
dcomptes dinventaire sur une base surprise.
Balance mensuelle des fiches de fournitures administratives des caisse de base
(9010 annexe 2) :
la fin de chaque mois, le magasinier produit cette liste qui est rvise par le
responsable du service finance et administration.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : STOCKS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Entre de stock

Code de manuel : 9030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Entre de stock :
Lorsque les stocks baissent, le magasinier doit faire une rquisition auprs du
responsable du service finance.
Pour ce faire, il complte un bon de rquisition en deux (2) exemplaire (8020
annexe 1), tel que dcrit la section 8030.
Sur rception de ce bon, le responsable du service finance complte un bon de
commande prnumrot en trois (3) exemplaires (8020 annexe 2) quil fait
autoriser, selon la politique tablie la section 8030 et distribue comme suit :
-

Loriginal est transmis au fournisseur


La copie no 1 est classe par le magasinier par ordre numrique avec les
pices justificatives sy rapportant.
La copie no 2 (copie souche) est classe par ordre numrique.

Pour le cas dun achat suprieur 2,5 millions FMG, suivre la procdure de
soumission labore la section achats (8030).
Lorsque le stock est reu, il est rceptionn par le magasinier qui complte alors
un bon de rception prnumrot en deux (2) exemplaires (8010 annexe 4),
distribu comme suit :
-

Loriginal est transmis au responsable du service finance


La copie no 1 (copie souche) est classe par le magasinier par ordre
numrique.

Le magasinier enregistre ensuite la transaction sur la fiche de stock en inscrivant


en rfrence le numro du bon de rception prnumrot.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : STOCKS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Sortie de stock

Code de manuel : 9030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Sortie de stock :
Lorsquun service a besoin dun article en inventaire, il doit complter une
rquisition en deux exemplaires (9010 annexe 3). Cette rquisition doit tre
signe par le responsable du service concern et distribue comme suit :
-

Loriginal est transmis au magasinier.


La copie no 1 est conserve par le service demandeur.

Lorsque lemploy du service requrant se prsente chez lui, le magasinier lui


remet le stock, complte un bon de sortie de stock prnumrot en deux
exemplaires (9010 annexe 4) quil signe et lui fait signer, et quil distribue
comme suit :
-

Loriginal est transmis au responsable du service finance.


La copie no 1 est classe chez le magasinier par ordre numrique.

Une fois la transaction complte, le magasinier enregistre la sortie sur la fiche de


stock correspondante en inscrivant en rfrence le numro du bon de sortie de
stock.
la fin du mois, le responsable du service finance rcupre tous les bons de sortie
de stock son niveau et prpare des factures aux OTIV lorsque la sortie de stock
concerne des fournitures administratives pour les caisses de base (voir section
11000)

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : STOCKS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Inventaire

Code de manuel : 9030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 3
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Inventaire :
la fin de chaque mois :
Le magasinier, sous la supervision du responsable du service finance,
procde au dcompte physique du stock et le compare avec les fiches de
stock.
Il complte ensuite la balance des fiches de stock des fournitures
administratives des caisses de base (9010 annexe 2) quil compare avec
le solde comptabilis au grand-livre et justifie tout cart.
Le responsable du service finance revoit et approuve ce formulaire.
Dans le cas dcart entre les fiches de stock et le dcompte physique, on
doit chercher lerreur. Seul le responsable du service finance peut corriger
les fiches de stock. Pour ce faire, il doit faire la correction sur la fiche en
rouge puis apposer ses initiales dans la colonne libell . Si cet cart
concerne des fournitures administratives des caisses de base, le
responsable du service finance devra galement passer une criture
dajustement au grand-livre pour ajuster le solde.
la fin de chaque anne :
la fin de chaque exercice, on doit procder un dcompte dinventaire
physique de tous les articles dtenus en inventaire. Ce dcompte doit tre
effectu comme suit :
-

Date du dcompte :
Le dcompte doit avoir lieu le 31 dcembre de chaque anne.

Dmarcation :
Avant de commencer le dcompte, tant le magasinier que le
service finance et administration doivent sassurer que tous les
bons de rception ou de sortie de stock ont t comptabiliss.
Pour ce faire, ils doivent vrifier la suite numrique de ces
documents et sassurer quil nen manque aucun.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : STOCKS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Inventaire

Code de manuel : 9030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 4
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Inventaire (suite) :
Mouvement de stock :
Pendant le dcompte, aucun mouvement de stock nest permis.
Pour ce faire, il est prfrable de fermer la section du magasin tant
que le dcompte nest pas termin.
-

Responsable du dcompte :
Le dcompte doit tre effectu sous le contrle du responsable du
service finance.

Agencement du stock :
Le stock doit tre plac de faon systmatique, afin de faciliter le
dcompte et de sassurer que tous les lments ont t dcompts.

Dcompte :
Le dcompte est fait par le magasinier en prsence du responsable
du service finance et les carts sont nots.

carts :
Les carts sont ensuite ajusts directement sur les fiches de stock
par le responsable du service finance. Ces ajustements sont faits en
rouge et sont initials par le chef du service finance.
Lorsque ces carts concernent des fournitures administratives des
caisses de base, le responsable du service finance devra galement
passer une criture dajustement au grand-livre pour ajuster le
solde.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : STOCKS
Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 9040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
Sur linventaire permanent :
Les transactions dentre ou de sortie de stock sont enregistres au fur et mesure
sur les fiches de stock par le magasinier. Le numro de bon de rception ou de
sortie de stock est inscrit en rfrence sur les fiches de stock.
Au grand-livre :
Fourniture de bureau et articles publicitaires :
Ces achats sont comptabiliss directement la dpense lors de la rception
du stock lunit de promotion, dans le journal des achats.
Lorsque le stock est consomm, aucun ajustement comptable nest
ncessaire.
Fournitures administratives des caisses de base :
Ces achats sont comptabiliss dans un compte dactif au grand-livre ds
quils sont reus lunit dappui.
Le responsable du service finance accumule les bons de sortie de stock
durant le mois. la fin du mois, il prpare des factures pour les OTIV
correspondantes, partir du journal des ventes du logiciel informatique, tel
que dcrit la section 11000.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : STOCKS
Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 9050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
partir des listes :
Dcompte mensuel, sous la supervision du responsable du service finance.
-

Dcompte surprise effectus par le responsable du service finance, le contrleur


interne et loccasion par le directeur des oprations.

Tout ajustement sur une fiche de stock est faite par le responsable du service
finance.

Rapprochement de la valeur total du stock des fournitures administratives des


caisses de base avec le compte contrle du grand-livre.

IMMOBILISATIONS
SECTION 10000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : IMMOBILISATIONS
Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 10010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
Les immobilisations sont gardes dans un registre dinventaire permanent par lagent
comptable, sous la supervision du responsable du service finance et administration.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : IMMOBILISATIONS
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 10020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Capitalisation :
Lunit de promotion sest dot dune politique de capitalisation. Tout actif
immobilis achet un cot suprieur 100,000 FMG doit tre comptabilis dans
un poste dactif immobilis au grand-livre et report sur lauxiliaire des
immobilisations. Suivant le mme raisonnement tout actif immobilis acquis un
prix infrieur 100,000 FMG doit tre comptabilis directement la dpense.
Fiche dimmobilisation :
Tout actif immobilis de plus de 100,000 FMG doit tre enregistr sur une fiche
dimmobilisation (10020 annexe 1). Ces fiches sont tenues manuellement.
Registre des immobilisations :
Lensemble des fiches dimmobilisations reprsente le registre des
immobilisations et le total du registre doit correspondre en tout temps avec les
comptes contrle dimmobilisations au grand-livre.
Responsable des immobilisations :
Le registre des immobilisations nest pas intgr au systme comptable
informatis. Il est mis jour par le responsable des immobilisations, soit lagent
comptable. Ce dernier doit sassurer que le registre des immobilisations est
constamment jour. Ce dernier relve du responsable du service finance et
travaille au service la comptabilit.
Biens dsuets :
Le responsable des immobilisations doit identifier les actifs dsuets ou hors
dusage et recommander de les radier, au besoin.
Existence physique :
Le responsable des immobilisations doit vrifier lexistence physique des actifs
immobiliss comptabiliss au registre permanent des immobilisations, en faisant
une rotation des actifs vrifis, et senqurir de toute disparition.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : IMMOBILISATIONS
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 10020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

POLITIQUE (Suite)
Amortissement :
Les actifs immobiliss doivent tre amortis selon les mthodes et les taux prescrits
dans le plan comptable malgache.
On vous invite donc vous rfrer au plan comptable malgache pour ce qui est
des mthodes et des taux damortissements prescrits.
Autorisation et politique dachat :
Se rfrer la politique dachat ainsi quaux niveaux dautorisation dcrits la section 8000.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : IMMOBILISATIONS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Acquisition dimmobilisation (Actif
immobilis de plus de 100,000 FMG

Code de manuel : 10030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Acquisition dimmobilisation (Actif immobilis de plus de 100,000 FMG) :
Pour ce qui est de la politique dachat en ce qui concerne le bon de commande, les
niveaux dautorisation, les soumissions exiges, se rfrer la section des achats
8000.
Lorsque lactif immobilis est reu, la secrtaire complte un bon de rception en
deux (2) exemplaires, tel que dcrit la section 8030.
Le responsable du service finance et administration comptabilise alors lactif dans
un compte dactif immobilis au grand-livre puis transmet les pices justificatives
lagent comptable pour quil puisse enregistrer lacquisition sur la fiche
dimmobilisations (10030 annexe 1).

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : IMMOBILISATIONS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Disposition dimmobilisations

Code de manuel : 10030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Disposition dimmobilisations :
La dcision de vendre ou disposer dun actif immobilis relve du conseil
dadministration.
Lors de la disposition, le responsable du service finance radie le cot ainsi que
lamortissement accumul du bien dispos et reconnat un gain ou perte sur
cession dimmobilisation.
Il transmet ensuite linformation au responsable des immobilisations qui doit
galement radier le bien sur ses fiches de stock.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : IMMOBILISATIONS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Actifs dsuets

Code de manuel : 10030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 3
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Actifs dsuets :
Les actifs dsuets ou sans valeur doivent tre radis des livres de lunit de
promotion avec lapprobation du conseil dadministration.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : IMMOBILISATIONS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Procdure de fin de mois

Code de manuel : 10030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 4
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Procdure de fin de mois :
Le responsable du service finance doit sassurer que lauxiliaire des
immobilisations concilie avec les comptes contrles au grand-livre.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : IMMOBILISATIONS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Procdure de fin dexercice

Code de manuel : 10030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 5
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Procdure de fin dexercice :
Le responsable des immobilisations calcule
dimmobilisations lamortissement pour lanne.

sur

chacune

des

fiches

Il transmet les fiches au responsable du service finance qui revoit les calculs
damortissement puis enregistre lamortissement du mois par criture
dajustement au grand-livre.
Le responsable du service finance doit revoir lensemble des fiches
dimmobilisations et radier les immobilisations qui sont dsutes ou sans valeur,
aprs en avoir reu lautorisation du conseil dadministration.
Le responsable du service finance doit ensuite procder linventaire physique
avec les fiches dimmobilisations et sassurer que tous les comptes dactifs
immobiliss comptabiliss au grand-livre de lunit de promotion, sont tous l et
quils sont en bon usage.
Par la suite, la procdure est la mme que celle dcrite avant pour la procdure de
fin de mois.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : IMMOBILISATIONS
Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 10040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
Achat :
Les actifs immobiliss sont comptabiliss lorsquils sont reus. Si leur cot est
suprieur 100,000 FMG, ils sont comptabiliss comme un actif et reports sur
une fiche dimmobilisation. Sil est infrieur 100,000 FMG, il est comptabilis
la dpense et nest pas report sur une fiche dimmobilisation.
Vente :
La vente dun actif est comptabilise au moment o la vente a eu lieu. Le cot et
lamortissement accumul sy rapportant sont radis des livres. Le gain ou la perte
rsultant de la vente est comptabilis dans un compte de rsultats.
Amortissement :
Lamortissement est calcul et comptabilis sur une base mensuelle.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : IMMOBILISATIONS
Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 10050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
-

Le montant brut, lamortissement et la valeur nette des actifs immobiliss inscrits


dans le registre doit correspondre aux valeurs des comptes contrles
correspondants du grand-livre.

Le responsable du service finance ainsi que le contrleur interne vrifient


lexistence physique des biens apparaissant au registre des immobilisations sur
une base rgulire.
-

Toute radiation doit tre approuve par le conseil dadministration.

FACTURATION DE BIEN OU SERVICES RENDUS


SECTION 11000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : FACTURATION DES BIENS OU


SERVICES RENDUS
Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 11010

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

DESCRIIPTION
Lunit de promotion facture les OTIV soit pour des biens qui leur ont t cds, tels les
fournitures administratives des caisses de base (voir section 9000) ou encore pour des
services qui leur ont t rendus.
Il pourrait galement arriver que lunit de promotion refacture certains de ses cots aux
units dappui selon les ententes survenues entre eux.
De toute faon, peu importe la raison de la facturation, la procdure demeure toujours la
mme.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : FACTURATION DES BIENS OU


SERVICES RENDUS
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 11020

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

POLITIQUE
Comptes dbiteurs :
Chaque OTIV possde un compte dbiteur distinct dans le plan comptable de
lunit de promotion. Ces comptes dbiteurs sont regroups dans lauxiliaire des
dbiteurs.
Facturation :
La facturation est prpare partir du journal des ventes du logiciel comptable de
lunit dappui. Les reports se font automatiquement dans lauxiliaire des
dbiteurs.
Encaissement :
Selon les ententes survenues entre les OTIV et lunit de promotion, lunit de
promotion se rembourse directement dans les fonds de liquidit des OTIV dposs
auprs de lunit de promotion.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : FACTURATION DES BIENS OU


SERVICES RENDUS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Fournitures administratives pour les
caisses de base

Code de manuel : 11030

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

FONCTIONNEMENT
Fournitures administratives pour les caisses de base :
Tel que dcrit la section 9030, lorsquune OTIV retire des fournitures
administratives auprs de lunit de promotion, le magasinier complte un bon de
sortie de stock prnumrot en deux (2) exemplaires (9010 annexe 1) quil
distribue comme suit :
Loriginal du bon de sortie est transmis au responsable du service finance.
La copie no 1 est classe chez le magasinier.
la fin du mois, le responsable du service finance rcupre tous les bons de sortie
de stock son niveau et, laide de la suite numrique des bons, sassure quil
nen manque aucun.
Pour tous les bons relatifs des fournitures administratives pour les caisses de
base, il rpartit les bons entre les OTIV puis prpare la facturation.
Des factures prnumrotes (11030 annexe 1) sont prpares en deux (2)
exemplaires. Loriginal est transmis lOTIV et la copie no 1 est classe par ordre
numrique auxquelles on a attach les originaux des bons de sortie de stock
correspondants.
Il est important dindiquer en rfrence sur la facture les numros de bons de
sortie de stock correspondants de faon ce que les OTIV puissent contrler leurs
factures.
Les factures sont comptabilises directement dans le journal des ventes du logiciel
comptable de lunit de promotion et les reports lauxiliaire des comptes
dbiteurs se fait automatiquement.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : FACTURATION DES BIENS OU


SERVICES RENDUS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Autres services rendus aux OTIV

Code de manuel : 11030

Page 2

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Autres services rendus aux OTIV :
Toute facturation faite aux OTIV procde de la mme faon que celle dcrite au
point prcdent. Il ny a quune seule procdure de facturation, peu importe ce
que lon veut facturer.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : FACTURATION DES BIENS OU


SERVICES RENDUS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Paiement

Code de manuel : 11030

Page 3

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Paiement :
Selon les accords de lunit de promotion avec les OTIV, il est convenu que
lunit de promotion se paye directement partir des fonds de liquidit des OTIV
dposs auprs de lunit de promotion.
Ainsi, la fin de chaque mois le responsable du service administratif complte un
avis de dbit prnumrot en deux (2) exemplaires (11030 annexe 2) sur lequel il
indique en rfrence les numros de facture couverts par lavis de dbit.
Par la suite, le responsable du service finance transmets loriginal de lavis de
dbit lOTIV concern puis classe la copie no 1 de lavis de dbit, son niveau,
par ordre numrique. Lagent comptable enregistre la transaction sur la fiche
dpargne de lOTIV (12030 annexe 6) en inscrivant comme rfrence le
numro de lavis de dbit. Le responsable du service finance enregistre galement
la transaction dans son systme comptable informatis en indiquant galement le
numro de lavis de dbit en rfrence.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : FACTURATION DES BIENS OU


SERVICES RENDUS
Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 11040

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

COMPTABILISATION
Acquisition de fournitures administratives pour les caisses de base :
Tel que dcrit la section 9040, les fournitures acquises par lunit dappui sont
comptabilises dans un compte de frais pays davance qui apparat lactif de
lunit de promotion.
Voici lcriture comptable :
Frais pays davance
Banque

xxxx
xxxx

Facturation dune vente de fournitures administratives une caisse de base :


(Faites partir du journal des ventes)
Voici lcriture comptable :
Compte recevoir Caisse de base
Revenus Vente de fournitures

xxxx
xxxx

Encaissement du compte recevoir effectu directement par lunit de promotion


dans le fonds de liquidit de lOTIV :
Voici lcriture comptable :
pargne Caisse de base
xxxx
Compte recevoir Caisse de base

xxxx

critures passer la fin du mois pour rgulariser le compte de frais pay


davance :
Voici lcriture comptable :
Cot des marchandises vendues
Frais pays davance

xxxx
xxxx

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : FACTURATION DES BIENS OU


SERVICES RENDUS
Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 11050

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

POINTS DE CONTRLE
Auxiliaire des dbiteurs :
La facturation est faite directement partir du journal des ventes et les reports
sont faits automatiquement lauxiliaire des dbiteurs. Comme il ny a quun
compte dbiteur spar pour chaque OTIV, il devient par consquent trs facile de
suivre les comptes dbiteurs des diffrentes OTIV.
Paiement direct :
Le fait que lunit de promotion se rembourse elle-mme directement partir des
fonds de liquidits des diffrentes OTIV, facilite lencaissement et empche les
mauvaises crances.

PARGNE DES OTIV DPOS LUNIT DAPPUI


SECTION 12000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 12010

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

DESCRIPTION
Les OTIV sont soumis une politique de liquidit qui est bien explique dans leur
manuel des politiques et procdures.
Suivant cette politique, les OTIV placent leur excdent de liquidit auprs de lunit de
promotion.
Le rle de lunit de promotion nest pas de contrler les OTIV pour sassurer quils
suivent bien la politique de liquidit mais de bien grer les liquidits.
Deux types de produits dpargne sont offerts aux OTIV. Ils peuvent placer leurs
liquidits dans un fonds de liquidit, lequel ne rapporte pas dintrt. Lorsquils ont
suffisamment de liquidits dans ce compte, ils peuvent en placer lexcdent dans un
compte dpargne qui rapporte des intrts.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 12020

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

POLITIQUE
Fiches dpargne :
Les fiches dpargne sont tenues en parallle lunit de promotion :
Sur le logiciel comptable de lunit de promotion (12030 annexe 5).
Chaque compte dpargne est comptabilis dans un compte grand-livre
spar.
-

Sur des fiches tenues manuellement par lagent comptable (12030


annexe 6).

Ce systme en parallle sera ventuellement abandonne lorsque lunit de


promotion dcidera que son systme informatique est suffisamment scuritaire.
Conciliation des fiches dpargne :
la fin de chaque mois, le responsable du service finance concilie les fiches
dpargne manuellement avec les comptes grand-livre.
Rmunration de lpargne :
Lpargne est rmunr selon les conditions initiales prvues.
Transmission des pices comptables lunit de promotion :
Pour tout versement en chque (12030 annexe 1) ou en espces (12030 annexe
2), les pices justificatives doivent tre achemines sans dlai lunit de
promotion, afin que la comptabilit des fiches dpargne soit constamment jour.
Demande de transfert de fonds dun compte de banque un autre compte de
banque :
Lorsquune OTIV demande un virement de fonds partir du compte de banque de
lunit de promotion dans un autre compte bancaire, lunit de promotion ne peut
effectuer ce virement dans un compte bancaire autre que celui de lOTIV. a veut
donc dire que pour demander un tel virement, lOTIV doit possder un compte
bancaire.
Pices justificatives remiss aux OTIV :
Lorsquun employ dOTIV fait un versement sur le compte bancaire de lunit
dappui, on lui demande de se rendre lunit de promotion afin de remettre les
pices justificatives et signer la fiche dpargne (12030 - annexe 6).

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 12020

Page 2

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

POLITIQUE (Suite)
Compte bancaire des OTIV :
Chaque OTIV doit possder un compte bancaire de faon viter de manipuler
trop de numraire.
Versements en espces :
Compte tenu du danger inhrent au transport dargent, les OTIV doivent dposer
le numraire dans leur propre compte bancaire et faire les transferts de fonds
lunit dappui par chque ou virement bancaire seulement.
Pour les OTIV, le versement en espces sur le compte bancaire de lunit de
promotion doit tre une mesure dexception seulement.
Dplacement Antananarivo :
Il arrive que les employs dune OTIV profitent dun dplacement sur
Antananarivo pour faire un dpt sur le compte bancaire de lunit dappui. Pour
des raisons de scurit, les employs doivent toujours tre au nombre de deux.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Une OTIV verse un chque ou des
espces sur le compte bancaire de
lunit de promotion :

Code de manuel : 12030

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

FONCTIONNEMENT
Une OTIV verse un chque ou des espces sur le compte bancaire de lunit de
promotion :
Il arrive loccasion que le personnel de lOTIV doive se rendre Antananarivo
et en profite pour verser des chques ou espces sur le compte bancaire de lunit
de promotion.
Nous tenons prciser ici que cette faon de procder afin de dposer largent
dpos auprs de lunit de promotion ne doit pas tre habituelle et le montant
despces verss ne doit pas tre lev. Nous privilgions plutt les virements
bancaires.
Les deux employs de lOTIV se prsentent donc au comptoir de la banque, muni
dun bordereau de transfert (12030 annexe 8) dment sign par le prsident du
conseil dadministration de lOTIV. Ce document est important car il indique dans
quel compte (liquidit ou placement) lOTIV dsire que son dpt soit inscrit.
Les chques dposer sont inscrits sur le formulaire prescrit par la banque (12030
annexe 1) alors que les espces dposer sont inscrits sur le formulaire des
espces (1230 - annexe 2). La banque remet alors un reu (120 30 annexe 3). Ils
doivent se rendre ensuite lunit dappui pour remettre le reu de dpt officiel
de la banque (12030 annexe 1 et 2) comme preuve que le dpt a t effectu.
Ils doivent galement remettre le bordereau de transfert dment approuv (12030
annexe 8) afin dindiquer dans quel compte ils dsirent investir.
Lagent comptable prpare ensuite un bon dentre de banque prnumrot en
deux (2) exemplaires (12030 annexe 10) quil signe et fait signer le dposant. Il
annexe les originaux des reus officiels bancaires loriginal du bon dentre de
banque, remet une photocopie des reus officiels au dposant et classe la copie no
1 du bon, par ordre numrique du bon.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Une OTIV verse un chque ou des
espces sur le compte bancaire de
lunit de promotion

Code de manuel : 12030

Page 2

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Une OTIV verse un chque ou des espces sur le compte bancaire de lunit de
promotion : (Suite)
Lagent comptable enregistre alors la transaction sur la fiche dpargne
correspondante (12030 - annexe 6) puis initiale la fiche et la fait initialer par le
dposant. Le numro du bon dentre de Banque doit tre enregistr en rfrence
sur la fiche dpargne.
Une fois lopration complte, loriginal du bon dentre de banque,
accompagne des reus officiels de Banque, sont transmis au responsable du
service finance, qui enregistre la transaction son tour, dans le systme comptable
informatis de lunit de promotion. Le numro du bon dentre de banque sera
inscrit en rfrences de la transactions.
Une fois la transaction comptabilise, le responsable du service finance signe le
bon comme preuve quil a t contrl et saisi, puis classe le bon et les pices
justificatives qui sy rattachent, par ordre numrique du bon.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Une OTIV transfert des fonds lunit
de promotion par virement partir de
son propre compte bancaire

Code de manuel : 12030

Page 3

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Une OTIV transfert des fonds lunit de promotion par virement partir de son
propre compte bancaire :
Le grant complte dabord un bordereau de transfert interne (12030 annexe 8)
en indiquant dans quel compte il dsire que le virement soit comptabilis par
lunit dappui (fonds de liquidits ou fonds de placement) Il signe ce formulaire
puis le fait signer par le prsident du conseil dadministration de lOTIV.
Le grant se rend ensuite sa banque puis complte sur place le formulaire
dordre de virement (12030 annexe 4). Une fois le virement effectu par la
banque, cette dernire remet un reu officiel de virement au grant de lOTIV
(12030 annexe 12).
Le grant de lOTIV fait alors parvenir lunit de promotion loriginal du reu
officiel de virement ainsi que loriginal du bordereau de transfert dment autoris
(12030 annexe 8).
Sur rception lunit de promotion, lagent comptable complte un bon dentre
de banque prnumrote en deux (2) exemplaires (12030 annexe 10) puis le
signe. Il annexe ensuite les pices justificatives loriginal du bon dentre de
banque puis classe la copie no 1 par ordre numrique.
Lagent comptable enregistre alors la transaction sur la fiche dpargne
correspondante (12030 annexe 6) puis initiale la fiche. Le numro du bon
dentre de banque doit tre enregistr en rfrence sur la fiche dpargne.
Une fois lopration complte, loriginal du bon dentre de banque, accompagn
des pices justificatives, sont transmis au responsable du service finance, qui
enregistre la transaction son tour, dans le systme comptable informatis de
lunit de promotion. Le numro du bon dentre de banque sera inscrit en
rfrence de la transaction.
Une fois la transaction comptabilise, le responsable du service finance signe le
bon comme preuve quil a t contrl et saisi, puis classe le bon et les pices
justificatives qui sy rattachent, par ordre numrique du bon.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Une OTIV qui dsire virer sur son
compte bancaire partir des liquidits
quelle garde lunit de promotion

Code de manuel : 12030

Page 4

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Une OTIV qui dsire virer sur son compte bancaire partir des liquidits quelle
garde lunit de promotion :
Le grant de lOTIV concern doit transmettre lunit de promotion une
demande de rapprovisionnement de fonds de transfert (12030 annexe 9)
dment complt et autoris par lui ainsi que par le prsident du conseil
dadministration de lOTIV.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Transfert effectu par chque mis au
nom de lOTIV

Code de manuel : 12030

Page 5

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Transfert effectu par chque mis au nom de lOTIV :
La procdure dmission dun chque est dcrite la section 7030.
Le responsable examine la demande de transfert et vrifie les autorisations. Si tout
est conforme, il prpare un bon de sortie de caisse / banque prnumrot (6020
annexe 1) en deux (2) exemplaires, en prenant soin de rayer Caisse sur lentte du bon.
Il signe ensuite le bon lendroit prvu cette fin comme preuve que le contrle a
bien t effectu.
Il prpare ensuite un chque libell au nom de lOTIV, en prenant soin dindiquer
sur la souche du chque le numro de srie du bon de sortie de banque
prnumrot comme rfrence.
Il inscrit galement le numro du chque sur le bon de sorite de caisse / banque
lendroit prvu cette fin. De cette faon, nous avons un double rfrencement
entre les chques et les bons.
Il annexe la demande transfert au bon de sortie de caisse / banque et transmet le
tout au premier signataire, avec le chque correspondant.
Sur rception, le premier signataire examine la demande de transfert et contrle la
signature du responsable du service finance sur le bon de sortie de caisse / banque
de faon sassurer que le dernier a bien exerc son contrle, aprs quoi il signe
le chque ainsi que le bon de sortie de caisse / banque et transmet le tout au
deuxime signataire.
Le deuxime signataire refait les mmes contrles que le premier signataire puis
signe le chque son tour le chque ainsi que le bon de sortie de caisse / banque.
Il doit ensuite lui-mme estampiller Pay sur toutes les pices justificatives
ainsi que sur le bon de sortie de caisse / banque de faon empcher que le
transfert ne soit effectu plus dune fois. Une fois termin, il achemine le tout la
secrtaire.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Transfert effectu par chque mis au
nom de lOTIV

Code de manuel : 12030

Page 6

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Transfert effectu par chque mis au nom de lOTIV (Suite) :
Cette dernire transmet alors le chque lOTIV en change dune signature sur
le bon de sortie de caisse / banque lendroit prvu cette fin. Si le bnficiaire
nest pas prsent, elle devra lui faire parvenir le chque. Dans ce cas, le signataire
du bnficiaire sur le bon de sortie de caisse / banque nest pas requise, tant
donn que lencaissement du chque sert de preuve.
Une fois le chque transmis au bnficiaire, la secrtaire signe le bon de sortie de
caisse / banque lendroit prvu cette fin et transmet le tout au responsable du
service finance.
Le responsable du service finance annexe le bon de transfert loriginal du bon de
sortie de caisse / banque et classe le tout en fonction de lordre numrique des
bons. Pour sa part, la copie no 1 du bon est class par ordre numrique pour
rfrence ultrieure.
Lagent comptable enregistre la transaction sur la fiche dpargne de lOTIV en
inscrivant comme rfrence le numro du bon de sortie de banque correspondant.
Le responsable du service finance enregistre galement la transaction dans le
systme comptable informatis de lunit de promotion en inscrivant en rfrence
le numro du bon de sortie de banque correspondant.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS Code de manuel : 12030


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Fonctionnement
Rdaction : Janvier 2001
Sujet : Transfert effectu par virement
Approuv par :
bancaire directement dans le compte de
Banque de lOTIV

Page 7
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Transfert effectu par virement bancaire directement dans le compte de banque de
lOTIV :
La procdure est exactement la mme que celle dcrite prcdemment pour le
transfert effectu par chque, la diffrence que le formulaire de virement
bancaire (12030 annexe 4) remplace le chque.
Le bon de sortie de banque doit tre sign par le responsable du service finance
ainsi que par les deux signataires autoriss.
Par la suite, le reu officiel de transfert bancaire est annex loriginal du bon de
sortie de banque puis class par ordre numrique du bon. La copie no 1 du bon
(copie souche) est classe par ordre numrique.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Calcul et versement des intrts sur les
fonds de placement des OTIV

Code de manuel : 12030

Page 8

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Calcul et versement des intrts sur les fonds de placement des OTIV :
Sur une base rgulire, le responsable du service finance de lunit de promotion
calcul les intrts tre verss sur les fonds de placement des OTIV.
Pour ce faire, il complte un formulaire standard (12030 annexe 11) quil signe
puis le fait autoriser par le directeur des oprations.
Une fois le formulaire revu et autoris, le responsable du service finance de
lunit de promotion complte un avis de crdit prnumrot en deux (2)
exemplaires (12030 annexe 7) pour chaque OTIV. Les originaux des avis de
ddit sont transmis aux OTIV alors que les copies no 1 des avis de crdit sont
classs par ordre numrique lunit de promotion.
Lagent comptable enregistre la transaction sur la fiche dpargne de lOTIV
(12030 annexe 6) en inscrivant comme rfrence le numro de lavis de crdit.
Pour sa part, le responsable du service finance enregistre la transaction dans son
systme comptable informatis en indiquant galement le numro de lavis de
crdit en rfrence.
En fin dexercice, le responsable du service finance doit calculer les intrts
courus payer sur les fonds de placement des OTIV et les comptabiliser aux tats
financiers de lunit de promotion.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 12040

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

COMPTABILISATION
Les transactions affectant les pargnes des OTIV sont comptabilises au jour le jour.
En date de fin dexercice, les intrts courus payer sur les pargnes des OTIV doivent
tre calculs et comptabiliss le cas chant.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PARGNE DES OTIV DPOS


LUNIT DAPPUI
Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 12050

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

POINTS DE CONTRLE
Relev mensuel de pargnes :
la fin de chaque mois, le responsable du service finance fait imprimer les
comptes pargne des OTIV partir de son grand-livre informatis (12030
annexe 5). Ceci peut se faire par extraction de compte.
Ces relevs sont ensuite transmis aux diffrents OTIV pour information et
contrle.
Systme de fiches dpargne en parallle :
Les fiches dpargne sont tenues manuellement par lagent comptable (12030
annexe 6). Elles sont galement comptabilises individuellement dans le grandlivre informatis de lunit de promotion (12030 annexe 5).
la fin de chaque mois, le responsable du service finance concilie les deux (2)
systmes.

CRDIT
SECTION 13000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CRDIT
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 13010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
La politique de crdit ci-annexe na pas encore t approuve. Elle le sera sous peu et si
des modifications sont apportes, le texte sera modifi en consquence.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CRDIT
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Comptabilisation dun prt accord

Code de manuel : 13030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Comptabilisation dun prt accord :
Lorsque toutes les procdures dcrites dans la politique de crdit ont t
appliques et que le prt a t approuv, voici la procdure appliquer :
-

Le responsable du service finance complte un avis de crdit prnumrot


en deux (2) exemplaires (12030 annexe 7) du montant du prt original
accord. Il transmet loriginal de lavis de crdit lOTIV concern puis
classe la copie no 1 par ordre numrique.

Lagent comptable enregistre la transaction sur la fiche de prt de lOTIV


(13020 annexe 1) ainsi que sur la fiche dpargne en y inscrivant comme
rfrence le numro de lavis de crdit correspondant.

Le responsable du service finance comptabilise galement la transaction


dans son systme comptable informatis en inscrivant comme rfrence le
numro de lavis de crdit correspondant.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CRDIT
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Dcaissement dun prt

Code de manuel : 13030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Dcaissement dun prt :
Les prts doivent tre dbourss par chque. Nous vous rfrons la section 7030
pour ce qui est de la procdure suivre pour lmission dun chque.
-

Lagent comptable enregistre la transaction sur la fiche pargne de lOTIV


(12030 annexe 6) en y inscrivant comme rfrence le numro du bon de
sortie de banque correspondant.

Le responsable du service finance comptabilise galement la transaction


dans son systme comptable informatis en inscrivant comme rfrence le
numro du bon de sortie de banque correspondant.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CRDIT
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Comptabilisation des intrts sur prt

Code de manuel : 13030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 3
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Comptabilisation des intrts sur prt :
Le calcul et la comptabilisation des intrts sur prt se fait sur une base
mensuelle.
Pour ce faire, le responsable du service finance prpare un tableau mensuel de
calcul des intrts sur les prts (13020 annexe 2).
Puis, il complte pour chaque prt un avis de dbit prnumrot en deux (2)
exemplaires (11030 annexe 2) pour comptabiliser les frais dintrt et les
prlever directement sur lpargne. Loriginal de lavis est transmis lOTIV
alors que la copie no 1 est classe par ordre numrique.
Lagent comptable enregistre la transaction sur la fiche dpargne de lOTIV
(12030 annexe 6) en y inscrivant comme rfrence le numro de lavis de dbit
correspondant.
Le responsable du service finance comptabilise galement la transaction dans son
systme comptable informatis en inscrivant en rfrence le numro de lavis de
dbit correspondant.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CRDIT
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Remboursement dun prt

Code de manuel : 13030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 4
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Remboursement dun prt :
La cdule de remboursement des prts aux OTIV est gard au niveau du
responsable du service finance.
Lorsquune chance de prt doit tre rembourse, le responsable du service
finance prpare un avis de dbit prnumrot en deux (2) exemplaires (11030
annexe 2) du montant du remboursement. Il transmet loriginal de lavis de dbit
lOTIV concern puis classe la copie no 1 par ordre numrique.
Lagent comptable enregistre la transaction sur la fiche de prt de lOTIV (13020
annexe 1) ainsi que sur la fiche dpargne de lOTIV (12030 annexe 6) en y
inscrivant comme rfrence le numro de lavis de dbit correspondant.
Le responsable du service finance comptabilise galement la transaction dans son
systme comptable informatis en inscrivant comme rfrence le numro de lavis
de dbit correspondant.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CRDIT
Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 13040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
Comptabilisation dun prt accord :
Voici lcriture comptable faire
Crdit sur refinancement OTIV
Fonds de liquidit OTIV

xxxx
xxxx

Pour comptabiliser le prt accord


Dcaissement dun prt :
Voici lcriture comptable faire
Fonds de liquidit OTIV
Banque

xxxx
xxxx

Pour comptabiliser le dcaissement du prt.


Comptabilisation des intrts mensuels sur le prt :
Voici lcriture comptable faire
Fonds de liquidit OTIV
Intrts sur refinancement de crdit

xxxx
xxxx

Pour comptabiliser les intrts mensuels et leurs retraits sur le fonds de liquidit.
Remboursement dun prt :
Voici lcriture comptable faire
Fonds de liquidit OTIV
Crdit sur refinancement OTIV
Pour comptabiliser le remboursement dun prt.

xxxx
xxxx

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CRDIT
Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 13050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
Relev mensuel des pargnes et des prts :
la fin de chaque mois, le responsable du service finance fait imprimer les
comptes pargne et de prt des OTIV partir de son grand-livre informatis
(12030 annexe 5). Ceci peut se faire par extraction de compte.
Ces relevs sont ensuite transmis aux diffrentes OTIV pour information et
contrle.
Systme de fiches dpargne et de crdit en parallle :
Les fiches dpargne et de crdit sont tenues manuellement par lagent comptable.
Elles sont galement comptabilises individuellement dans le grand-livre
informatis de lunit de promotion.
la fin de chaque mois, le responsable du service finance concilie les deux (2)
systmes entre eux.

BONS DU TRSOR
SECTION 14000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BONS DU TRSOR


Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 14010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
Le trsor public par lentremise de la banque centrale de Madagascar offre sur le march
des bons du trsor par adjudication.
Pour chaque mission, la banque centrale publie loffre dans le journal (14030 annexe
1).
Le montant minimal de souscription est de 500 millions FMG. Pour ce qui est des taux
dintrts et des chances, cela varie chaque mission.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BONS DU TRSOR


Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 14020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Autorisation :
Les placements en bon du trsor sont approuvs par le directeur des oprations.
Rapprochement :
Les placements en bon du trsor ainsi que le compte bancaire auprs de la banque
centrale sont concilis sur une base mensuelle en utilisant le formulaire standard
(14030 annexe 5).
Revenus dintrts :
Le responsable du service administratif fait un suivi rgulier sur les bons du trsor
et sassure que les bons venus chance ont t verss au compte courant par la
banque centrale et les intrts verss ont t bien calculs.
Intrts courus recevoir :
La comptabilit de lunit de promotion tant tenue sur une base dexercice, le
responsable du service administratif doit calculer et comptabiliser les intrts
courus recevoir sur placement en date de fin dexercice.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BONS DU TRSOR


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Investissement dans des bons du trsor

Code de manuel : 14030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Investissement dans des bons du trsor :
Le responsable du service finance fait le suivi sur les liquidits disponibles et
dtermine combien pourrait tre investi en bon du trsor.
Il surveille alors dans le journal, la publication dmission prochaine de bons du
trsor par adjudication (14030 annexe 1)
Il dtermine le montant qui pourrait tre investi puis complte un formulaire de
soumission (14030 annexe 2). Ce formulaire est revu et autoris par le directeur
des oprations puis transmis la banque centrale.
Un fois lexercice complt, la banque centrale de Madagascar adjuge les bons du
trsor aux soumissionnaires puis avise lunit de promotion par fax (14030
annexe 3) des bons du trsor qui lui ont t adjugs.
Le responsable du service finance complte un bon de sortie de caisse / banque
prnumrot (6020 annexe 1) ainsi quun ordre de virement de banque (12030
annexe 4) du compte courant au compte la banque centrale. Il signe le bon de
sortie de caisse / banque et le fait signer par le directeur des oprations puis se
rend la banque de lunit de promotion pour leur donner instruction de faire le
virement. Le reu officiel du transfert sera annex loriginal du bon de sortie de
caisse / banque puis class par ordre numrique du bon. Le numro du bon de
sortie de banque servira de rfrence comptable pour la transaction. La banque
centrale de Madagascar va alors transmettre un avis indiquant lunit de
promotion que les bons ont t achets.
Le responsable enregistre alors lachat du bon du trsor sur un formulaire de
rapprochement des bons du trsor (14030 annexe 5) qui est en quelque sorte un
auxiliaire extra comptable des placements.
Nous dsirons prciser que les bons du trsor sont toujours mis escompte. Le
responsable du service finance doit revoir les calculs de la banque centrale, afin de
valider le taux effectif dintrt.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BONS DU TRSOR


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : chance dun bon du trsor

Code de manuel : 14030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
chance dun bon du trsor :
Lorsque le bon du trsor arrive chance, la banque centrale de Madagascar
verse la valeur lchance du bon du trsor dans le compte courant de lunit de
promotion auprs de la banque centrale.
La banque centrale avise lunit de promotion par avis (14030 annexe 4). Le
responsable du service finance doit assurer un suivi rgulier sur les bons du trsor
et veiller ce quils soient rembours temps par la banque centrale.
Le responsable du service finance prpare un bon dentre de banque prnumrot
en deux (2) exemplaires (12030 annexe 10) puis annexe lavis loriginal du
bon dentre de banque. Le numro du bon dentre de banque servira de
rfrence pour cette transaction.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BONS DU TRSOR


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Suivi mensuel

Code de manuel : 14030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 3
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Suivi mensuel :
chaque fin de mois, le responsable du service finance fait un rapprochement des
bons du trsor et du compte bancaire dtenu auprs de la banque centrale. Pour ce
faire, il utilise un formulaire standard (14030 annexe 5). Ce formulaire est sign
par le responsable finance, puis revu et approuv par le directeur des oprations et
class avec le relev bancaire de la banque centrale.
Comme lunit de promotion gre les bons du trsor pour les autres antennes, un
extrait de ce formulaire de rapprochement est transmis aux antennes concernes.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BONS DU TRSOR


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Fin dexercice

Code de manuel : 14030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 4
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Fin dexercice :
En plus du formulaire de rapprochement complter (14030 annexe 5), le
responsable du service finance doit galement calculer et comptabiliser les intrts
courus recevoir en date de fin dexercice.
De plus, il doit faire un rapprochement global des intrts gagns durant
lexercice, sur les bons du trsor.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BONS DU TRSOR


Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 14040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
Comptabilisation dun placement en bons du trsor par voie dadjudication :
Voici lcriture comptable faire
Placement terme
Banque

xxxx
xxxx

Pour comptabiliser le placement en bons du trsor inscrit la valeur escompte.


Comptabilisation dun placement chu :
Voici lcriture comptable faire
Banque
Placement terme
Intrts sur placement

xxxx
xxxx
xxxx

Pour comptabiliser lchance dun placement sous fourme de bon du trsor et


inscrire les revenus dintrts.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : BONS DU TRSOR


Chapitre : Points du contrle
Sujet :

Code de manuel : 14050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POIINTS DU CONTRLE
-

Rapprochement mensuel des bons du trsor et du compte de banque courant


auprs de la banque centrale, laide dun formulaire standard (14030 annexe
5).

Rapprochement annuel des intrts gagns sur les bons du trsor.

Approbation des placements par le directeur des oprations.

MATERIEL ROULANT
SECTION 15000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : MATRIEL ROULANT


Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 15010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
Lunit de promotion possde deux (2) types de vhicules :
Les motos
Les vhicules moteur
Ces vhicules ne sont disponibles que pour les activits de lunit de promotion.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : MATRIEL ROULANT


Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 15020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Utilisation :
moins dautorisation explicite du directeur des oprations, lutilisation des
vhicules est rserve exclusivement pour les activits du projet.
Entretien :
Le chauffeur est responsable du bon ordre et de lentretien de vhicules. Il doit
avertir immdiatement le responsable administratif et financier de tout problme
dtect. Celui-ci en informera le directeur des suites donner.
Scurit :
Le chauffeur est responsable de la scurit du vhicule en tout temps.
Le chauffeur doit adopter une conduite prventive dans ses dplacements.
Gestion :
Le responsable du service finance est responsable de la gestion journalire des
vhicules et des chauffeurs et des rapports de suivi (fiche de suivi) (15030
annexe 2).

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : MATRIEL ROULANT


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Consommation dessence

Code de manuel : 15030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Consommation dessence :
Lagent comptable assure le suivi de tous les vhicules, motos ou vhicules
moteur.
Pour ce faire, il tien une fiche pour chaque vhicule.
Au dbut de chaque mois, il enregistre le kilomtrage de chaque vhicule sur leur
fiche de suivi respective (15030 annexe 2).
Durant le mois, partir des bons de sortie de caisse ou banque, il note la
consommation de carburant de chaque vhicule (en litres).
la fin de chaque mois, il enregistre le kilomtrage de chaque vhicule sur leur
fiche de suivi respective (14030 annexe 2). Il reporte galement sur le mme
formulaire la consommation du mois en litres.
De faon sassurer que la consommation de carburant achet durant le mois
reprsente la consommation du mois, on demande chaque chauffeur de faire le
plein la dernire journe du mois.
Ainsi, lagent comptable dtermine pour chaque vhicule la consommation
moyenne du mois exprime en nombre de kilomtres parcourus par litre dessence
consomm.
Cette statistique devra tre constante pour un mme vhicule. Tout cart
significatif de consommation sera investigu.
Le responsable du service finance revoit les fiches de tous les vhicules sur une
base mensuelle et sassure que le contrle fonctionne bien.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : MATRIEL ROULANT


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Entretien et rparation

Code de manuel : 15030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Entretien et rparation :
Pour toute dpense dentretien et rparation survenue durant le mois pour un
vhicule donn, lagent comptable reporte la rparation sur la fiche de suivie du
vhicule concern. (15030 annexe 2).
Ainsi, il est mme de vrifier la raisonnabilit du dbours.
Dailleurs, tel que dcrit la section 8030, toute rparation doit tre autorise
pralablement par un bon de commande (8020 annexe 2). Ainsi, avant
dautoriser le bon de commande pour effectuer la rparation, le responsable du
service finance vrifie la raisonnabilit de la rparation partir de la fiche de suivi
du vhicule concern (15030 annexe 2).

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : MATRIEL ROULANT


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Contrle du kilomtrage : (Pour les
vhicules moteur seulement

Code de manuel : 15030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 3
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Contrle du kilomtrage : (Pour les vhicules moteur seulement)
Chaque vhicule est muni dun cahier de bord (15030 annexe 1). Pour chaque
course, le chauffeur doit indiquer le kilomtrage du dpart et de larrive du
vhicule et inscrire le but de la course, puis doit apposer ses initiales. Lorsquil
transporte un passager utilisateur, cest ce dernier qui doit apposer ses initiales au
bout de la course.
Lagent comptable sassure, sur une base rgulire, que les cahiers de bord sont
bien tenus.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : MATRIEL ROULANT


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Facturation

Code de manuel : 15030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 4
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Facturation :
la fin de chaque mois, pour chaque vhicule moteur, lagent comptable
rcupre les cahiers de bord et photocopie les pages concernant le mois.
Il vrifie ensuite les dplacements effectus durant le mois et prpare, sil y a lieu,
les factures dutilisation de vhicules. Il sassure de refacturer toutes les courses
qui doivent ltre.
Se rfrer la section 11030 pour ce qui est la procdure de facturation.
Le responsable du service finance revoit ensuite le tout et sassure que le contrle
est bien en place.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : MATRIEL ROULANT


Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 15050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

POINTS DE CONTRLE
-

Cahier de bord (15030 annexe 1) tenu jour pour chaque vhicule.

Fiches de suivi (15030 annexe 2) pour chaque vhicule.

Page 1
Rvision :

DPLACEMENTS ET MISSIONS
CHAPITRE 16000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : DPLACEMENTS ET MISSIONS


Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 16020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Ordre de mission :
Toute mission doit avoir t au pralable approuve par un ordre de mission
(16020 annexe 1).
Allocation de sjour :
Les perdiem suivants ont t fixs pour les missions effectues Madagascar. Il
nest pas ncessaire de conserver les factures de repas.

Petit djeuner
Djeuner
Dner

Employs de lunit de
promotion
5668 FMG
12753 FMG
15587 FMG

Dirigeants
3000 FMG
7000 FMG
14000 FMG

Forfait fin de semaine :


Les employs qui doivent travailler les samedi et dimanche ont droit un forfait
de 5,000 FMG par jour. Ce forfait compense le temps supplmentaire.
Frais de dplacement : (arien ou terrestre)
Ces frais doivent tre supports par des pices justificatives lunit de
promotion.
Frais de logement :
Ces frais doivent tre supports par des pices justificatives.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : DPLACEMENTS ET MISSIONS


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Avant la mission

Code de manuel : 16030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Avant la mission :
Toute mission doit tre pralablement autorise. Pour ce faire un ordre de mission
doit tre prpar en deux copies puis autoris par le superviseur de lemploy et
par le directeur des oprations.
Chaque membre qui participe une mission doit avoir son propre ordre de
mission.
Lorsque lordre de mission a t approuv, loriginal est remis celui qui doit
faire une mission et la copie no 1 est garde par le responsable du service finance
et est classe selon lordre numrique.
Lordre de mission est ensuite enregistre dans le registre des ordres de mission
(16030 annexe 3).
Une avance peut tre demande par crit. Se rfrer la section 6000 pour ce qui
de la procdure de sortie de caisse.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : DPLACEMENTS ET MISSIONS


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Aprs la mission

Code de manuel : 16030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Aprs la mission :
Au retour de mission, lemploy doit faire un rapport de dpense en utilisant le
formulaire standard prvu cet effet (16020 annexe 2).
Il y annexe ensuite les pices justificatives requises et lordre de la mission puis
transmet le tout au responsable du service finance, pour vrification.
Le responsable du service finance revoit et approuve le rapport de dpense puis
vrifie lavance que lemploy a reu pour cette mission.
Dpendamment du solde rembourser ou recevoir, le responsable prpare un
bon dentre ou de sortie de caisse / banque. Se rfrer la section 6030 ou 7030.
Si le montant du rapport de dpense est suprieur 250,000 FMG, le rapport de
dpense doit galement tre revu et autoris par le directeur des oprations.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : DPLACEMENTS ET MISSIONS


Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 16040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
Avance de mission :
Les avances de mission doivent tre comptabilises comme un poste dactif
court terme dans les dbiteurs divers.
Dbiteur divers
Encaisse

xxxx
xxxx

Justification de lavance reue :


Lorsque lemploy prsente son compte de dpense, lavance quil a reue est
passe la dpense, comme suit :
Frais de mission
Dbiteur divers

xxxx
xxxx

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : DPLACEMENTS ET MISSIONS


Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 16050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
-

Toute mission est autorise par un ordre de mission (16020 annexe 1) dment
autoris.

Les avances de mission sont comptabilises dans un compte dactif, de faon


assurer un suivi sur ces avances.

Le registre des ordres de mission liste tous les ordres de mission, par suite
numrique des ordres de mission.

Les rapports de dpense sont faits laide dun document standard revu et
approuv.

GESTION DU PERSONNEL
SECTION 17000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : GESTION DU PERSONNEL


Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 17010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
La gestion du personnel est soumise au code du travail malgache.
Dans lorganigramme (section 5020) de lunit de promotion, il ny a pas de responsable
du personnel comme tel. Cette fonction a t confie au directeur de oprations.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : GESTION DU PERSONNEL


Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 17020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Contrat de travail :
Chaque employ signe un contrat de travail (17030 annexe 1). Ce contrat de
travail est pour une dure de 1 an et est sign par les deux parties.
Description de tches :
Une description de tches est annexe chaque contrat de travail.
Feuille de temps :
Chaque employ doit complter une feuille de temps (17030 annexe 2). Ces
feuilles de temps sont signes par lemploy concern puis revues et autorises
par le directeur des oprations puis transmis au responsable du service finance
pour calculer la paye.
Fiche de suivi hebdomadaire :
Les employs qui se rendent dans les OTIV, doivent complter cette fiche de suivi
(17030 annexe 3) puis la faire signer par un des dirigeants de lOTIV visite ainsi
que par le caissier grant, comme preuve quils se sont bien rendus dans cette
OTIV. La fiche est ensuite remise au directeur des oprations.
Rapport dactivit hebdomadaire :
Chaque employ doit complter un rapport dactivit hebdomadaire (17030
annexe 4) puis le faire approuver par son suprieur et le remettre au directeur des
oprations pour approbation et contrle.
Demande de cong :
Lorsquun employ doit sabsenter (cong, absence, etc.) il doit demander la
permission au directeur des oprations qui agit comme chef du personnel. Pour ce
faire, il complte une fiche de demande (17030 annexe 5) puis la fait autoriser
par le chef des opration et fiche de suivi de cong de personnel.
Le responsable du service finance garde son niveau des fiches de suivi du
personnel (17030 annexe 6) et sassure que le nombre de jours permis nest pas
dpass.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : GESTION DU PERSONNEL


Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 17020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

POLITIQUE (Suite)
valuation du personnel :
Le personnel est valu sur une base annuelle laide dun formulaire standard
(17030 annexe 7). Cette valuation doit tre faite avant la signature dun
nouveau contrat.
Plan de dveloppement individuel :
Formulaire (17030 annexe 8) complt sur une base annuelle en mme temps
que le formulaire dvaluation.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : GESTION DU PERSONNEL


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Embauche, suivi et valuation

Code de manuel : 17030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Embauche, suivi et valuation :
Lors de lembauche dun employ, un contrat de travail (17030 annexe 1) est
tabli entre lunit de promotion et cet employ. Il est prvu pour une dure dun
(1) an et est sign par les deux (2) parties. ce contrat est annex la description
de tche de lemploy.
la mi parcours de lanne, lemploy est rencontr et valu par son suprieur
laide du formulaire standard dvaluation (17030 annexe 7). la mme
occasion, le plan de dveloppement individuel est galement valu (17030
annexe 8). Ces deux formulaires sont signs par lemploy, son suprieur ainsi
que par le directeur des oprations qui les classe son niveau.
la fin de son contrat de travail, lemploy est nouveau valu avec les mmes
formulaires aprs quoi, dpendamment des rsultats atteints, son contrat de travail
sera renouvel.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : GESTION DU PERSONNEL


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Gestion quotidienne

Code de manuel : 17030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Gestion quotidienne :
Chaque employ doit complter une feuille de temps hebdomadaire (17030
annexe 2). Ces feuilles doivent tre signes par lemploy, puis revues et
autorises par le responsable immdiat puis transmises au directeur des oprations
pour Visa.
Une fois vises par le directeur des oprations, elles sont transmises au
responsable du service finance pour la prparation de la paye (voir la section
18030).
De plus, tous les employs doivent complter le rapport dactivit hebdomadaire
(17030 annexe 4). Ce rapport permet de faire le suivi sur le travail des employs
et est trs utile pour la gestion des ressources humaines de lunit de promotion.
De plus, lorsque les employs doivent se rendre dans les caisses de base, ils
doivent complter galement une fiche de suivi hebdomadaire (17030 annexe 3
A et B) et la faire signer par un dirigeant de la caisse et par le caissier grant,
comme preuve quils se sont bien rendus dans cette caisse. Ces deux documents
(17030 annexe 3 et 4) sont complts sur une base hebdomadaire, puis sont
signs par lemploy concern, puis revu et approuv par leur responsable
immdiat puis autoris par le directeur des oprations.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : GESTION DU PERSONNEL


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Gestion des absences

Code de manuel : 17030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 3
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Gestion des absences :
Comme rgle gnrale, en accord avec le code du travail malgache, les employs
ont droit annuellement :
Vingt-deux (22) jours ouvrables de congs en plus des congs fris.
Dix (10) jours supplmentaires dabsence motiv.
Cependant, pour tre rmunres, ces journes dabsences doivent avoir t
pralablement autorises.
Pour ce faire, tout employ qui prvoit sabsenter doit en faire la demande par
crit en compltant et signant la fiche la fiche de demande prvue cet effet
(17030 annexe 5) puis en la remettant au directeur des oprations qui agit
comme directeur du personnel. Ce dernier, avant dautoriser une absence,
vrifiera avant avec le dpartement concern.
Une fois la fiche revue et approuve par le directeur des oprations, elle est
remise au responsable du service finance. Ce dernier enregistre alors labsence sur
la fiche de suivi de cong du personnel (17030 annexe 6) de lemploy
concern. Cette fiche servira lors du calcul de la paye (voir la section 18030).

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : GESTION DU PERSONNEL


Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 17040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

COMPTABILISATION
Se rfrer la section 18040

Page 1
Rvision :

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : GESTION DU PERSONNEL


Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 17050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
-

Fiche de suivi hebdomadaire signe par le caissier grant comme preuve que la
caisse de base a t visite.

Suivi des congs et des absences au moyen dune fiche de suivi.

Feuilles de temps.

SALAIRES
SECTION 18000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SALAIRES
Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 18010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
Les payes sont prpares sur une base mensuelle partir du journal des salaires qui est un
module du logiciel comptable Ciel .

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SALAIRES
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 18020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Frquence :
Les payes sont prpares sur une base mensuelle partir des feuilles de temps
(17030 annexe 2).
Avances sur salaire :
La politique gnrale est quaucune avance sur salaire nest accorde durant le
mois.
Feuilles de temps :
Les feuilles de temps sont ncessaires pour la prparation des payes des
employs, ce qui signifie que tous les employs doivent remettre leurs feuilles de
temps la date prvue.
Paiement des salaires :
Les salaires sont toujours pays laide dun chque ou dun virement. Pour des
raisons de scurit, aucun salaire nest vers en espces.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SALAIRES
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Prparation de la paye mensuelle

Code de manuel : 18030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Prparation de la paye mensuelle :
la fin de chaque mois, le responsable du service finance prpare la paye.
Pour ce faire, il reprend son niveau :
Les feuilles de temps dment signes et approuves (17030 annexe 2)
pour le mois.
Les fiches de suivi de cong du personnel.
Les fiches de demande dabsence du mois (17030 annexe 5).
partir de ces documents, il prpare les payes. La faon de procder est la
suivante :
Pour chaque employ, il compare les feuilles de temps avec sa fiche de
suivi de cong de personnel et sassure que tout absence a t autoris et
report sur la fiche de suivi de cong.
-

Pour toute absence non autorise ou encore pour toute absence qui excde
le nombre de jours prvu sur sa fiche de suivi de cong, le responsable du
service administration amputera alors la paye mensuelle de lemploy
concern du montant correspondant.

Une fois ce travail complt, le responsable du service administration prpare


alors les payes partir du journal des salaires du logiciel comptable de lunit de
promotion.
Le journal de paye est ensuite imprim puis transmis au directeur des oprations
avec les feuilles de temps et les fiches de suivi de cong. Ce dernier revoit le tout
puis signe le journal de paye pour approbation. Il retourne ensuite le tout au
responsable du service finance.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SALAIRES
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Paiement de la paye

Code de manuel : 18030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Paiement de la paye :
Sur rception du journal des salaires revu et approuv, le responsable du service
administration prpare alors les chques de paye et les bons de sortie de banque
selon la procdure habituelle de dbours par chque dcrite la section 7030.
Une fois signs par les deux (2) signataires autoriss, les chques sont ensuite
remis aux employs concerns, en change de leur signature sur le bon de sortie
de caisse / banque comme preuve quils ont reu le chque.
Les originaux des bons de sortie de caisse / banque sont attachs au journal des
salaires autoris et le tout est class selon lordre numrique des bons de sortie
caisse / banque.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SALAIRES
Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 18040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
Le journal des salaires se reporte automatiquement au grand-livre de lunit de
promotion. Il ny a aucune criture reporter au grand-livre.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SALAIRES
Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 18050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
-

Payes prpares partir des feuilles de temps (17030 annexe 2) et des fiches de
suivi de cong.

Paye faite partir du journal des salaires du logiciel comptable de lunit de


promotion, vitant le risque derreur lors des reports.

Journal des salaires revu et approuv par le directeur des oprations.

REMISE DES DDUCTIONS LA SOURCE


SECTION 19000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : REMISE DES DDUCTIONS LA Code de manuel : 19010


SOURCE
Chapitre : Description
Rdaction : Janvier 2001
Sujet :
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
Il y a deux types de dductions la source sur les payes des employs :
Limpt gnral sur les revenus salariaux (IGB).
La contribution la caisse nationale de prvoyance sociale (CNAPS).
La cotisation lorganisme sanitaire inter entreprise.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : REMISE DES DDUCTIONS LA Code de manuel : 19020


SOURCE
Chapitre : Politique
Rdaction : Janvier 2001
Sujet :
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Remises :
Les remises doivent tre faites temps pour viter des amendes ou pnalits.
Limpt sur les revenus salariaux est vers sur une base mensuelle. La date limite
du versement est le 10 du mois suivant.
Les contributions la caisse nationale de prvoyance sociale sont verses sur une
base trimestrielle. La date limite du versement est le 30 du mois suivant.
La cotisation lorganisme sanitaire inter-entreprise doit tre verse sur une base
trimestrielle.
Les dclarations sont faites en utilisant les formulaires prescrits cet effet.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : REMISE DES DDUCTIONS LA Code de manuel : 19030


SOURCE
Chapitre : Fonctionnement
Rdaction : Janvier 2001
Sujet : Production de dclaration mensuelle
Approuv par :
dimpt sur les revenus salariaux
(IGR)

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Production de dclaration mensuelle dimpt sur les revenus salariaux (IGR) :
partir du journal mensuel des salaires (voir section 18030), le responsable du
service finance complte le bordereau mensuel de versement de lIGR (19030
annexe 1) ainsi que ltat nominatif mensuel des traitements salaires et assimil
pays. Il transmet ensuite ces deux (2) documents accompagns du journal des
salaires, au directeur des oprations pour contrle et approbation.
Une fois approuvs, les documents sont retourns au directeur du service finance
qui complte alors un bon de sortie de caisse / banque (6020 annexe 1) et un
chque, selon la mthode dcrite la section 6030.
Une fois le paiement effectu, une copie du bordereau de versement (19030
annexe 1) et de ltat nominatif des traitements, salaires et assimils pays (19030
annexe 2) sont annexs loriginal de bon de sortie de caisse / banque (6020
annexe 1) puis classs par ordre numrique du bon.
Prsentement, lunit de promotion agit temporairement comme agent payeur
pour les OTIV qui ne possdent pas de compte bancaire. La procdure suivre est
la suivante :
-

Les OTIV compltent et signent les formulaires prescrits (19030 annexe


1 et 2) puis les transmettent lunit de promotion pour paiement.

Le responsable du service finance de lunit de promotion complte un


bon de sortie de caisse / banque (6020 annexe 1) ainsi quun chque de
la faon dcrite la section 6030. Ensuite, il refacture le service rendu
lOTIV et se rembourse mme le compte de liquidit de lOTIV, tel que
dcrit la section 11030.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : REMISE DES DDUCTIONS LA Code de manuel : 19030


SOURCE
Chapitre : Fonctionnement
Rdaction : Janvier 2001
Sujet : Production de la dclaration
Approuv par :
trimestrielle des cotisation de la caisse
nationale de prvoyance sociale
(CNAPS)

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Production de la dclaration trimestrielle des cotisation de la caisse nationale de
prvoyance sociale (CNAPS) :
partir du journal des salaires (voir section 18030), le responsable du service
finance complte le bordereau de versement (19030 annexe 3) ainsi que la
dclaration nominative des salaires verss au titre du trimestre (19030 annexe
4). Il transmet ensuite ces deux (2) documents accompagns du journal des
salaires, au directeur des oprations pour contrle et approbation.
Une fois le paiement effectu, une copie du bordereau de versement (19030annexe 3) et de la dclaration nominative des salaires verss au titre du trimestre
(19030 annexe 4) sont annexs loriginal de bon de sortie de caisse / banque
(6020 annexe 1) puis classs par ordre numrique du bon.
Prsentement, lunit de promotion agit temporairement comme agent payer pour
les OTIV qui ne possdent pas de compte bancaire. La procdure suivre est la
suivante :
-

Les OTIV compltent et signent les formulaires prescrits (19030 annexes


3 et 4) puis les transmettent lunit de promotion pour paiement.

Le responsable du service finance de lunit de promotion complte un


bon de sortie de caisse / banque (6020 annexe 1) ainsi quun chque de
la faon dcrite la section 6030. Ensuite, il refacture le service rendu
lOTIV et se rembourse mme le compte de liquidit de lOTIV, tel que
dcrit la section 11030.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : REMISE DES DDUCTIONS LA Code de manuel : 19050


SOURCE
Chapitre : Points de contrle
Rdaction : Janvier 2001
Sujet :
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
Les dclarations statutaires sont faites partir du journal des salaires du logiciel
comptable de lunit de promotion, vitant ainsi le risque derreur lors des reports.
Le journal des salaires est revu et autoris par le directeur des oprations.
Les dclarations statutaires sont galement revues et autoriss par le directeur des
oprations.

SERVICES ADMINISTRATIFS
SECTION 20000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SERVICES ADMINISTRATIFS


Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 20010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
Nous avons regroup dans cette section les oprations suivantes qui nont pas t
couvertes dans les autres sections :
Photocopie
Tlphone
Tlcopies
Ces oprations peuvent engendrer des dpenses importantes et cest la raison pour
laquelle on a prvu certains contrles.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SERVICES ADMINISTRATIFS


Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 20020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Les photocopies sont sous le contrle exclusif de la secrtaire.
Les photocopies sont refactures aux utilisateurs externes au tarif de 150 FM par copie.
Le tlphone est sous le contrle exclusif de la secrtaire. Elle est la seule placer les
appels.
Toutes les appels sont enregistrs dans le registre tlphoniques. Les appels sont
refacturs aux utilisateurs externes au prix cotant plus une majoration de 20% de frais
dadministration .
Lappareil de tlcopie est sous le contrle exclusif de la secrtaire. Elle est la seule
pouvoir envoyer une tlcopie.
Toutes les tlcopies transmises sont enregistres dans le registre des tlcopies (20030
annexe 4). Les tlcopies sont refactures aux utilisateurs externes, au prix cotant plus
une majoration de 20% de frais dadministration.
Pour ce qui est des tlphones cellulaires de service aux mains des employs, ces
tlphones sont limits un montant fixe par mois. Une fois la limite atteinte, aucun
appel ne peut tre effectu partir de ce tlphone.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SERVICES ADMINISTRATIFS


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Photocopies

Code de manuel : 20030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Photocopies :
Le photocopieur est sous le contrle exclusif de la secrtaire. Cest la seule
personne qui est autorise faire des photocopies.
Pour chaque photocopie, la secrtaire doit linscrire dans le registre des
photocopies (20030 annexe 1).
Lorsque cest pour un utilisateur extrieur (OTIV ou autre), la secrtaire demande
lutilisateur dinscrire ses initiales dans la dernire colonne. Ces initiales
indiquent que lutilisateur reconnat avoir reu le service et est daccord pour tre
factur pour ce service.
la fin du mois, lagent comptable, sous la supervision du responsable du service
finance, rcupre le registre des photocopies et facture tous les utilisateurs qui
doivent tre facturs selon la procdure dcrite la section 11030.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SERVICES ADMINISTRATIFS


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Tlphone

Code de manuel : 20030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Tlphone :
La centrale tlphonique est sous le contrle de la secrtaire. Elle seule peut
placer un appel.
Elle doit enregistrer tous les appels dans le registre tlphonique (20030 annexe
2). Lorsque lappel a t fait par un utilisateur extrieur qui doit tre factur, la
secrtaire lui demande dapposer ses initiales dans la dernire colonne. Ces
initiales indiquent que lutilisateur reconnat avoir reu le service et est daccort
pour tre factur pour ce service.
la fin du mois, lagent comptable, sous la supervision du responsable du service
finance, pointe le registre tlphonique avec la facture dtaille du tlphone et
sassure que tous les appels apparaissant sur la facture de tlphone, ont t lists
dans le registre tlphonique. Par la suite, il facture tous les utilisateurs qui
doivent tre facturs , selon la procdure dcrite la section 11030.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SERVICES ADMINISTRATIFS


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Tlcopie

Code de manuel : 20030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 3
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Tlcopie :
Lappareil de tlcopie est sous le contrle exclusif de la secrtaire. Elle seule
peut transmettre une tlcopie.
Pour chaque tlcopie a tre envoy, la secrtaire complte le formulaire prvu
cet effet (20030 annexe 3).
Elle doit enregistrer toutes les tlcopies transmises dans le registre des tlcopies
(20030 annexe 3). Lorsque la tlcopie a t faite par un utilisateur extrieur qui
doit tre factur, la secrtaire lui demande dapposer ses initiales dans la dernire
colonne. Ces initiales indiquent que lutilisateur reconnat avoir reu le service et
est daccort pour tre factur pour ce service.
la fin du mois, lagent comptable, sous la supervision du responsable du service
finance, pointe le registre des tlcopies avec la facture dtaille du tlphone et
sassure que tous les appels apparaissent sur la facture de tlphone, ont t lists
dans le registre des tlcopies. Par la suit, il facture tous les utilisateurs qui
doivent tre facturs , selon la procdure dcrite la section 11030.
La secrtaire classe ensuite toutes les tlcopies transmises dans le classeur
Tlcopie sortie et toutes les tlcopies entres dans le classeur Tlcopies
entres .

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SERVICES ADMINISTRATIFS


Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 20040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
Se rfrer la section 11040 pour ce qui est de la comptabilisation de la facturation.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SERVICES ADMINISTRATIFS


Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 20050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
Accs au tlphone, lappareil de tlcopie ainsi quau photocopieur restreinte la seule
secrtaire.
Rapprochement mensuel des factures de tlphone avec le registre tlphonique et le
registre des tlcopies.
Facturation mensuelle prpare par une autre personne que la secrtaire (sparation des
tches)

SUBVENTIONS
SECTION 21000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SUBVENTIONS
Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 21010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
Ce chapitre a t dvelopp afin de prvoir des contrles sur des subventions ventuelles
qui seraient offertes par le projet aux OTIV.
Largent serait alors vers initialement par le projet sur le compte bancaire de lunit de
promotion. Par la suite, ces subventions seraient rparties entre ces OTIV suivant les
dcisions qui auront t prises.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SUBVENTIONS
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 21020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
La politique, en ce qui concerne les subventions qui seront offertes par le projet, reste
dterminer.
Cette section sera mise jour subsquemment.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SUBVENTIONS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Le projet verse la subvention lunit
de promotion

Code de manuel : 21030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Le projet verse la subvention lunit de promotion :
Lorsque le projet dcide de verser une subvention, il met un chque en faveur de
lunit de promotion.
Sur rception, lagent comptable complte un bordereau de versement de chque
(12030 annexe 1) puis se rend la banque pour dposer le chque sur le compte
bancaire de lunit de promotion. La banque effectue alors le dpt puis lui remet
la copie blanche estampille, comme preuve que le dpt a t effectu.
Au retour lunit de promotion, lagent complte alors un bon dentre banque
prnumrot en deux (2) exemplaires (12030 annexe 10), de la faon dcrite la
section 12030. Il annexe ensuite le bordereau de versement de chque estampill
par la banque (12030 annexe 1) loriginal du bon dentre de banque (12030
annexe 10), quil transmet au responsable du service finance puis classe la copie
no 1 du bon dentre de banque son niveau, selon lordre numrique des bons.
Sur rception, le responsable du service finance revoit et autorise le bon dentre
de banque puis le comptabilise dans le journal de banque.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SUBVENTIONS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Lunit de promotion verse la
subvention une OTIV

Code de manuel : 21030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Lunit de promotion verse la subvention une OTIV :
Lorsquil a t dcid que lunit de promotion verse une subvention une OTIV,
la rsolution officielle est transmise au responsable du service finance.
Sur rception, ce dernier complte alors un avis de crdit prnumrot en deux (2)
exemplaires (12030 annexe 7). Il transmet alors loriginal de lavis de crdit
lOTIV concern puis annexe la rsolution officielle la copie no 1 de lavis de
crdit prnumrote quil classe selon ordre numrique de lavis de crdit.
Lagent comptable enregistre la transaction sur la fiche de liquidit de lOTIV
(12030 annexe 6) en inscrivant comme rfrences le numro de lavis de crdit
correspondant. Pour sa part, le responsable du service finance enregistre la
transaction dans son systme comptable informatis, en indiquant comme
rfrence le numro de lavis de crdit correspondant.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SUBVENTIONS
Code de manuel : 21030
Chapitre : Fonctionnement
Rdaction : Janvier 2001
Sujet : Lunit de promotion paye directement Approuv par :
une facture dune OTIV partir de la
subvention quelle lui a verse au point
prcdent

Page 3
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Lunit de promotion paye directement une facture dune OTIV partir de la
subvention quelle lui a verse au point prcdent :
Sur rception de la facture originale dment autorise par lOTIV concerne, le
responsable du service finance prpare un bon de sortie de caisse / banque
prnumrot en deux (2) exemplaires (6020 annexe 1) puis un chque, selon la
procdure dcrite la section 6030.
Le responsable du service finance refacture ensuite lOTIV. Pour ce faire, il
prpare une facture prnumrot en deux (2) exemplaires (11030 annexe 1)
selon la procdure dcrite la section 11030. Il prend soin dcrire en rfrence
sur la facture, le nom du fournisseur, la description du bien ou service rendu ainsi
que les numros du chque et du bon de sortie de banque. Loriginal de la facture
est transmis lOTIV concerne alors que la copie no 1 est classe par ordre
numrique au niveau de lunit de promotion.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SUBVENTIONS
Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Lunit de promotion se rembourse

Code de manuel : 21030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 4
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Lunit de promotion se rembourse :
Selon les accords de lunit de promotion avec les OTIV, il est convenu que
lunit de promotion se paye directement partir des fonds de liquidit des OTIV
dposs auprs de lunit de promotion.
Ainsi, la fin de chaque mois, le responsable du service administration complte
un avis de dbit prnumrot en deux exemplaires (11030 annexe 2) sur lequel,
il indique en rfrence les numros de facture couverts par lavis de dbit.
Par la suite, le responsable du service finance transmet loriginal de lavis de dbit
lOTIV concern puis classe la copie no 1 de lavis de dbit, son niveau, par
ordre numrique. Lagent comptable enregistre la transaction sur la fiche
dpargne de lOTIV (12030 annexe 6) en inscrivant comme rfrence le
numro de lavis de dbit. Le responsable du service finance enregistre galement
la transactions dans son systme comptable informatis en indiquant galement le
numro de lavis de dbit en rfrence.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SUBVENTIONS
Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 21040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
Le projet verse la subvention lunit de promotion :
Lorsque la subvention est reue par lunit de promotion, voir lcriture
comptable que le responsable du service finance, doit passer.
Banque
Subvention

xxxx
xxxx

Le compte subvention est un compte de passif court terme qui apparat au bilan
de lunit de promotion.
Lunit de promotion verse la subvention une OTIV :
Voici lcriture comptable que le responsable du service finance doit passer.
Subvention
Liquidit OTIV

xxxx
xxxx

Cette criture est entre dans la comptabilit gnrale de lunit de promotion et


le report est galement fait manuellement sur les fiches de liquidits tenues
manuellement en parallle.
Lunit de promotion paye directement une facture pour une OTIV, partir de la
subvention :
Voici lcriture produite automatiquement par le journal de banque :
Dpense
Banque

xxxx
xxxx

Lunit de promotion facture lOTIV concerne :


Le journal des ventes du systme comptable cre automatiquement cette criture
comptable :
Compte recevoir OTIV
xxxx
Revenu
xxxx
Lunit de promotion se paye partir des liquidits de lOTIV conserv son
niveau :
Liquidit OTIV
xxxx
Compte recevoir- OTIV
xxxx

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : SUBVENTIONS
Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 21050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
Le compte subvention :
Ce compte contrle assure le suivi des subventions verses par le projet mais non
encore dpens par les caisses.
Le responsable du service finance sassure quil est toujours positif, sans quoi il
demande une nouvelle avance du projet.

CAPITAL SOCIAL
SECTION 22000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CAPITAL SOCIAL


Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 22010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
Il y a deux types de capital social :
Le capital fixe
Le capital variable
Lorsquune caisse de base dsire saffilier au rseau, elle doit souscrire et payer deux
parts de 100,000 FMG du capital social de lunit de promotion. Cest ce que lon appelle
le capital social fixe.
Par la suite, la caisse de base doit dposer auprs de lunit de promotion, 25% du capital
social souscrit et vers par des membres. Cest ce que lon appelle le capital social
variable.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CAPITAL SOCIAL


Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 22020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
Capital social fixe :
Larticle 9 du projet de statuts de lunit de promotion (section 2000) prcise que
pour tre membre, une OTIV doit souscrire deux parts fixe de 100,000 FMG
verses au moment de ladhsion.
Capital social variable :
Larticle 9 du projet de statuts de lunit de promotion (section 2000) prcise
galement que pour tre membre, une OTIV doit souscrire du capital variable fix
25% du capital social de lOTIV ladhsion, plus 25% de la variation annuelle
du capital social, sur la base des tat financiers se terminant le 31 dcembre.
tats financiers des OTIV :
Les tats financiers des OTIV doivent tre dposs lunit de promotion sur une
base mensuelle, au plus tard le 10 du mois suivant.
Le responsable du service finance de lunit de promotion doit ajuster le capital
variable des OTIV deux fois par anne soit le 30 juin et le 31 dcembre, et ce
partir des tats financiers des OTIV.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CAPITAL SOCIAL


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Versement de capital social par une
OTIV

Code de manuel : 22030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Versement de capital social par une OTIV :
La procdure est exactement la mme, peu importe si lOTIV investit dans du
capital fixe ou variable.
Sur rception du chque, lagent comptable de lunit de promotion complte un
bordereau de versement de chque (12030 annexe 1) puis se rend la banque
pour dposer le chque sur le compte bancaire de lunit de promotion. La banque
effectue alors le dpt puis lui remet la copie blanche estampille, comme preuve
que le dpt a t effectu.
Au retour lunit de promotion, lagent comptable complte alors un bon
dentre de banque prnumrot en deux (2) exemplaires (12030 annexe 10),
prnumrot de la faon dcrite la section 12030. il annexe ensuite le bordereau
de versement de chque estampill par la banque (1230 annexe 1) loriginal du
bon dentre de banque (12030 annexe 10), quil transfert au responsable du
service finance puis classe la copie no 1 du bon dentre de banque son niveau,
selon lordre numrique des bons.
Lagent comptable enregistre alors la transaction sur la fiche de capital social
correspondante (22030 annexe 1) puis initiale la fiche et la fait initialer par le
dposant. Le numro du bon dentre de banque doit tre enregistr en rfrence
sur la fiche de capital social.
Lorsque le responsable du service finance reoit le bon dentre de banque et
enregistre la transaction son tour, dans le systme comptable informatis de
lunit de promotion. Le numro du bon dentre de banque sera inscrit en
rfrence de la transaction.
Une fois la transaction comptabilise, le responsable du service finance signe le
bon comme preuve quil a t contrl et saisi, puis classe le bon et les pices
justificatives qui sy rattachent, par ordre numrique du bon.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CAPITAL SOCIAL


Chapitre : Fonctionnement
Sujet : Ajustement du capital social variable
des OTIV

Code de manuel : 22030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 2
Rvision :

FONCTIONNEMENT (Suite)
Ajustement du capital social variable des OTIV :
Deux fois par anne, soit le 30 juin et le 31 dcembre, le responsable du service
finance analyse les tats financiers des OTIV et ajuste leur capital social variable
en consquence.
Pour une OTIV donne, le responsable du service finance calcule le diffrentiel
que lOTIV doit investir en capital social, puis prpare un avis de dbit de faon
dbiter le compte de liquidit pour crditer le compte de capital social variable.
Le responsable du service finance prpare alors un avis de dbit prnumrot en
deux (2) exemplaires (11030 annexe 2) au montant que lOTIV doit investir en
capital social. Il transmet alors loriginal de lavis de dbit lOTIV concern puis
classe la copie no 1 par ordre numrique.
Lagent comptable enregistre la transaction sur la fiche de liquidit de lOTIV
(12030 annexe 6) ainsi que sur la fiche de capital social (22030 annexe 1), en
inscrivant comme rfrence le numro de lavis de dbit correspondant.
Le responsable du service finance comptabilise galement la transaction dans son
systme comptable informatis, en inscrivant comme rfrence le numro de
lavis de dbit correspondant.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CAPITAL SOCIAL


Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 22040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
Versement du capital social par une OTIV :
Voici lcriture comptable :
Banque
Capital social OTIV

xxxx
xxxx

Ajustement du capital social des OTIV :


Voici lcriture comptable :
Fonds de liquidit OTIV
Capital social variable OTIV

xxxx
xxxx

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CAPITAL SOCIAL


Chapitre : Points de contrle
Sujet :

Code de manuel : 22050


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POINTS DE CONTRLE
Relev mensuel du capital social (fixe et variable) :
la fin de chaque mois, le responsable du service finance fait imprimer les
comptes de capital social (fixe et variable) des OTIV partir de son grand-livre
informatis. Ceci peut se faire par extraction de compte.
Ces relevs sont ensuite transmis aux diffrentes OTIV pour information et
contrle.
Systme de fiches de capital social (fixe et variable) en parallle :
Les fiches de capital social (fixe et variable) sont tenues manuellement par lagent
comptable. Elles sont galement comptabilises individuellement dans le grandlivre informatis de lunit de promotion.
la fin de chaque mois, le responsable du service finance concilie les deux (2)
systmes entre eux.

PROCDURES DE FIN DE MOIS


SECTION 23000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PROCDURES DE FIN DE MOIS


Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 23010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
chaque fin de mois, le responsable du service finance prpare les tats finances selon le
modle standard illustr larrire (3030 annexe 1).
Le logiciel comptable utilis permet dimprimer une balance de vrification ainsi que des
tats financiers mensuels informatiss.
partir de ces documents, le responsable du service finance prpare les tats financiers
officiels.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PROCDURES DE FIN DE MOIS


Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 23020


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

POLITIQUE
tats financiers mensuels :
Les tats financiers doivent tre prpars sur une base mensuelle, selon le modle
standard (3010 annexe 1).
Approbation :
Les tats financiers mensuels doivent tre signs par le responsable du service
finance et administration puis revus et approuvs par le directeur des oprations.
Ils doivent ensuite tre approuvs par le conseil dadministration. Une rsolution
cet effet doit apparatre dans les minutes du conseil dadministration.
Disponibilit :
Les tats financiers mensuels doivent tre complts et disponibles au plus tard le
15 du mois suivant, de faon ce que linformation contenue dans ces tats
financiers soit pertinente.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PROCDURES DE FIN DE MOIS


Chapitre : Fonctionnement
Sujet :

Code de manuel : 23030


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

FONCTIONNEMENT
Afin de sassurer que toutes les tapes ncessaires pour la production des tats financiers
mensuels ont t respectes, un programme t labor (23030 annexe 1).
Le responsable du service finance doit effectuer toutes les tapes dcrites dans le
programme et initialer chaque tape, comme preuve que le travail a t fait et que rien
na t oubli.
Une fois le programme complt, il est revu et approuv par le directeur des oprations,
puis class par ordre chronologique avec une copie officielle des tats financiers.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PROCDURES DE FIN DE MOIS


Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 23040


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

COMPTABILISATION
la fin de chaque mois, le responsable du service finance doit comptabiliser plusieurs
critures de rgularisations avant de pouvoir complter les tats financiers.
Voici les critures qui devraient tre passes :
-

Comptabilisation des agios sur le compte bancaire


Comptabilisation des intrts sur les pargnes
Comptabilisation des intrts sur les prts
Comptabilisation des intrts su les bons du trsor
Comptabilisation de la facturation des services utiliss par les OTIV

PROCDURES DE FIN DEXERCICE


SECTION 24000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PROCDURES DE FIN


DEXERCICE
Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 24010

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

DESCRIPTION
Les procdures pour la prparation des tats financiers de fin dexercice sont les mmes
que pour les tats financiers mensuels, la diffrence quil y a plus de procdures en fin
dexercice.
Comme ces tats doivent tre vrifis, une attention plus grande sera apporte quant aux
dmarcations.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PROCDURES DE FIN


DEXERCICE
Chapitre : Politique
Sujet :

Code de manuel : 24020

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

POLITIQUE
Dmarcation :
Les tats financiers annuels doivent tre prpars sur une base dexercice, en
accord avec les principes comptables gnralement reconnu. Ainsi, une plus
grande attention sera apporte aux dmarcations.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PROCDURES DE FIN


DEXERCICE
Chapitre : Fonctionnement
Sujet :

Code de manuel : 24030

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

FONCTIONNEMENT
Afin de sassurer que toutes les tapes ncessaires pour la production des tats financiers
annuels, ont t respectes, un programme t labor (24030 annexe 1).
Le responsable du service finance doit effectuer toutes les tapes dcrites dans le
programme et initialer chaque tape, comme preuve , que le travail a t fait et que rien
na t oubli.
Une fois le programme complt, il est revu et approuv par le directeur des oprations,
puis class par ordre chronologique avec une copie officielle des tats financiers.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : PROCDURES DE FIN


DEXERCICE
Chapitre : Comptabilisation
Sujet :

Code de manuel : 24040

Page 1

Rdaction : Janvier 2001


Approuv par :

Rvision :

COMPTABILISATION
la fin de chaque exercice, le responsable du service finance doit comptabiliser plusieurs
critures de rgularisations avant de pouvoir complter les tats financiers.
Voici les critures qui devraient tre passes :
-

Comptabilisation des agis sur le compte bancaire


Comptabilisation des intrts sur les pargnes
Comptabilisation des intrts sur les prts
Comptabilisation des intrts su les bons du trsor
Comptabilisation de la facturation des services utilis par les OTIV
Comptabilisation de lamortissement des immobilisations
Comptabilisation des frais courus en fin dexercice
Comptabilisation de la provision pour mauvaises crances

CODE DE DONTOLOGIE
SECTION 25000

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCDURES ADMINISTRATIVES

Section : CODE DE DONTOLOGIE


Chapitre : Description
Sujet :

Code de manuel : 25010


Rdaction : Janvier 2001
Approuv par :

Page 1
Rvision :

DESCRIPTION
Lunit de promotion ne possde pas, pour linstant un code de dontologie qui lui soit
propre.
En attendant, elle a dcid dadopter intgralement le code de dontologie de la DID pour
tous ses employs et dirigeants.