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Types de publipostage

Le principe du publipostage est d'associer un document principal dont il faut dfinir la forme
(lettre, tiquette, enveloppe) avec une source de donnes (par exemple un carnet d'adresses,
une liste de noms ..).
Le document principal contient :

les informations communes toutes les copies. Par exemple, pour une lettre type, il s'agira
du texte de la lettre.
les espaces qui contiendront les informations provenant de la source de donnes.

Le publipostage vous permet entre autres :

- d'imprimer des enveloppes adresses sur base de votre carnet d'adresses


- de raliser des lettres types personnalises par le nom et l'adresse du destinataire
- de crer des tiquettes pour vos CD avec les donnes d'une liste d'artistes et d'albums ...

Lettres
Je sais crer des lettres avec un publipostage.
Crez une lettre et rutilisez le carnet d'adresses que vous avez cr pour raliser les tiquettes.
Voici un exemple de lettre :

Enveloppes
Crez des enveloppes de format DL (110 x 220 mm)
Rutilisez le carnet d'adresses que vous avez cr pour raliser les tiquettes

Etapes
Je suis capable de raliser un publipostage avec l'assistant.
Je suis capable d'identifier les diffrents lments ncessaires au publipostage (type de document,
document de base, source de donnes).

Pour dmarrer le publipostage :


1. Ouvrez Word
2. Cliquez sur l'onglet "Publipostage"

3. Cliquez sur Dmarrer la fusion et le publipostage et choisissez le type de documents que vous
voulez raliser (tiquettes, enveloppes, lettres, ...)

4. Dans la partie "Slection des destinataires", choisissez l'option adquate:

soit vous crez directement votre liste d'adresses


soit vous choisissez une liste existante (par exemple un document Excel)

5. Vos enregistrements apparaissent.


6. Insrez les champs de fusion ncessaires (voir "Insrer un champ").

Insrer un champ de fusion


Je sais ce qu'est un champ de fusion.
Je sais insrer un champ de fusion.

Qu'est-ce qu'un champ de fusion ?


Un champ de fusion est un champ que l'on peut personnaliser pour chaque destinataire. Par
exemple, on peut mettre le nom des personnes ou leurs adresses.
Il y aura donc dans un mme document des parties communes et d'autres personnalises.

Comment insrer un champ de fusion


Veillez bien prparer votre liste de destinataires.
Sparez bien chaque lment et donnez des titres vos colonnes. Par exemple, s'il s'agit
d'adresses postales, sparez les noms de rue, les n, le code postal et la ville.
Ce sera bien plus facile par la suite de traiter les donnes.

Pour insrer le champ de fusion :

rendez-vous dans votre document Word


associez le fichier d'adresse votre document via le bouton "Slectionner les
destinataires"
rdigez votre texte et quand vous voulez qu'apparaisse un lment personnalis,
cliquez sur "Champ de fusion"
si votre fichier Excel est bien fait, vous verrez apparatre les titres des colonnes
choisissez l'lment dans la liste

voil, le champ apparat dans votre document avec le nom du titre de colonne

Ce n'est que lorsque vous fusionnerez vos documents, que vous verrez apparatre les lments
personnaliss (par ex. le nom des personnes).

Envoi par mail


Je sais envoyer mon publipostage par mail.
Savez-vous que vous pouvez envoyer vos publipostages directement par mail? Mme plus besoin
d'imprimer.

Pour cette opration, il est ncessaire d'avoir Outlook sur son ordinateur! Cela ne fonctionnera
pas avec un webmail!

Comment a marche?
Vous ralisez votre publipostage comme d'habitude mais au moment de "Terminer et fusionner",
vous cliquez sur "Envoyer des messages lectroniques".

Une bote de dialogue s'ouvre.

Dans le premier champ, vous allez retrouver toutes les colonnes de votre fichier de donnes
externes. Choisissez la colonne des adresses mail.
Dans "Ligne Objet" apparatra le titre de votre mail que vous devez insrer.
La ligne "Format des messages" vous permet de dcider d'envoyer votre lettre en attach, en
texte brut (c'est--dire sans mise en forme) ou en HTML. Dans ce dernier cas, votre lettre est
insre dans le corps du message avec sa mise en forme.

Attention que certaines messageries n'accepteront peut-tre pas votre mise en forme et
transformeront donc vos messages en texte brut.

Cliquez ensuite sur OK : vos messages sont envoys directement et sparment.


Vous pouvez aller vrifier dans votre bote d'envoi de message : tous les messages apparatront.

En savoir plus
Afficher un aperu de la fusion
Il est possible d'afficher un aperu de votre travail

En mode aperu, vous pouvez :

voir chaque document fusionn


afficher un document spcifique (cliquer sur "Rechercher un destinataire")
supprimer un destinataire
modifier la liste de destinataires

7. Cliquez sur "Terminer et fusionner".

Etiquettes
Exercice 1
Avant de crer des tiquettes, il vous faut d'abord crer votre carnet d'adresses. L'outil
"publipostage" ira chercher les donnes inscrire sur les tiquettes dans ce carnet.

Voici 4 adresses, faites-en un carnet d'adresses dans Excel

Mademoiselle Amlie Dujardin, 7 rue des Muguets, 1050 Bruxelles


Monsieur Cme Borgia, 86 rue d'Italie, 5580 Rochefort
Madame Audrey Masure, 290 rue Provenale, 4000 Lige
Monsieur Richard Ppin, 12 rue de la Vigne,7000 Mons

Exercice 2
Rendez-vous maintenant dans le programme Word.
Avec l'outil "publipostage", crez des tiquettes
1.

Quelle est la relation entre les donnes de votre fichier et les champs que vous insrez
dans le document principal ?
a.
b.
c.

2.

3.

4.

5.

? Les champs insrs correspondent au nom des colonnes du fichier de donnes


? Chaque champ insr reprsente une cellule du fichier de donnes
? Il n'y a aucune relation
Il est possible d'insrer un champ de fusion tout moment du publipostage?
a.
? faux
b.
? vrai
Aprs avoir obtenu un aperu de vos documents, la fusion est termine et vous ne pouvez
plus apporter de modifications.vrai
a.
? faux
b.
? vrai
Comment pouvez-vous faire la diffrence entre un champ provenant de votre source de
donnes et le reste du texte dans un document principal ?
a.
? Les champs de la source de donnes sont entre guillemets ( " " )
b.
? Les champs de la source de donnes sont toujours en gras
c.
? Les champs de la source de donnes sont en italique
Pour effectuer une opration de publipostage, vous devez disposer d'un fichier de donnes
existant
a.
? vrai
b.
? faux