PRATIQUES

PEDAGOGIQUES EN LIGNE

Outils collaboratifs Google Drive

VERS LE TOUT EN LIGNE ?
Travailler avec des applications en ligne est aujourdhui chose courante avec la
gnralisation des terminaux mobiles. Google offre, depuis plusieurs annes, une
panoplie dapplications devenues aussi performantes que les applications dites
lourdes. Cette prouesse technologique sest accompagne de possibilits de travail
collaboratif qui ont multipli lintrt des pratiques pdagogiques en ligne.
Lobjet de cet article nest pas de faire de la publicit pour Google, il est destin aux
enseignants soucieux denrichir leur exprience avec les outils en ligne.

Rdacteur : Olivier Mondet

CREG : http://www.creg.ac-versailles.fr/spip.php?article610

Introduction
Depuis avril 2012, Google Doc est devenu Google Drive. Le changement ne sest pas
opr automatiquement, comme dhabitude cela a t propos aux utilisateurs.

Avec larrive de Google Drive, le stockage et de partage de fichiers en ligne est devenu
dune grande simplicit avec un espace de stockage par dfaut de 5Go. Si Google Doc
pouvait dj convenir aux utilisations bureautiques avec ses outils traitement de texte,
tableur, prsentation assiste par ordinateur, dessin et formulaire, cest devenu
aujourdhui une solution complte doutils collaboratifs en ligne.
Outre sa messagerie Gmail (passe 10Go) qui est le point dentre dorigine dans
lenvironnement Google, il existe un grand nombre de services qui gravitent de faon
satellitaire autour dun compte Google.

Google innove en permanence, essayant de distancer ses concurrents (principalement
Yahoo et Microsoft), ou dintgrer le fonctionnement dautres solutions existantes
(comme Dropbox par exemple).
Google Drive permet dsormais de stocker, partager, modifier et visualiser diffrents
types de fichiers et de les synchroniser distance avec des terminaux fixes ou mobiles.
Par exemple, un document texte au format Microsoft ou LibreOffice peut tre import
puis transform en document Google-texte (ditable) ou conserv tel quel (stockage).
Une fonctionnalit OCR permet mme dimporter du texte au format image ou PDF et de
le transformer au format Google-texte.

Avant de poursuivre, rappelons que Google est une socit commerciale et que les
services gratuits proposs ont pour contre-partie pas forcment visible une collecte de
donnes vous concernant (navigation, plateformes/outils utiliss, localisation, ...). Cela
permet de vous proposer des contenus adapts dit-on chez Google.

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Travail en ligne, travail de groupe et travail collaboratif

Lintrt de travailler sur des solutions en ligne nest presque plus dmontrer
aujourdhui, mais pourquoi mettre en avant le caractre collaboratif des outils Google ?

Revenons lobjet mme du travail en ligne et aux outils collaboratifs. Distinguons
dabord les deux concepts : travail en ligne et outils collaboratifs.

Le travail en ligne
Le travail en ligne pour commencer, consiste dporter un travail effectu sur des
applications installes localement vers des outils en ligne accessibles -le plus souvent-
via un navigateur. Initialement ce sont les applications mtier qui se sont ouvertes au
travail en ligne, avec des sites web accessibles via internet ou un extranet. Lavantage
des sites web est quils permettent de traiter des donnes stockes dans des bases de
donnes quelque soit le lieu o lon se trouve. Par exemple le commercial faisant le bilan
de ses ventes, le salari saisissant ses notes de frais, le chef de projet organisant ses
chantiers, etc.

Toutes ces applications web autorisant laccs des ressources internes de lentreprise
se sont vite vues, et de plus en plus avec le web 2.0, mises en ligne en permettant de
travailler sur son lieu de travail, chez soi, ou en dplacement. Le travail en ligne a vite
t tendu aux changes de documents, aux agendas partags... jusqu larrive doutils,
dapplications en ligne proprement dit. Cest dire des applications non plus installes
sur un appareil mais hberges sur des serveurs web propres lentreprise ou
externaliss.

Google a t pionnire dans les applications bureautiques en proposant un traitement
de texte rudimentaire ainsi quun tableur en ligne. Rapidement ces outils ont convaincu
les utilisateurs et ont ts amliors. Ils sont aujourdhui des concurrents srieux des
suites bureautiques, si bien que Microsoft a ragi en proposant une version en ligne de
sa suite Office et galement une possibilit dajouter des fonctionnalits ses
applications installes en local (fonctionnalits principalement de travail en ligne).
Pour rsumer on dira que le travail en ligne dsigne la fois une pratique de plus en
plus frquente de travailler via internet et les outils utiliss pour faire ce travail.

Le travail collaboratif
Le second concept est celui du travail collaboratif qui comme son nom lindique se fait
plusieurs volontaires. Cest une forme de travail qui nest pas forcment nouvelle dans
son esprit puisquil sagit de travailler plusieurs, de concourir ensemble un rsultat.
Cependant il y a une diffrence importante entre un travail qui pourrait tre qualifi de
travail de groupe et le travail collaboratif. Dans le premier cas il y a simultanit et
continuit dans laccomplissement du travail et cohsion du groupe gnralement sur
tout ou partie du travail accomplir ; groupe et travail son lis avec une prdominance
de lactivit du groupe.

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Dans le second cas, la collaboration implique moins le collaborateur ; le rsultat final, le
projet important plus que le travail du groupe. On collabore, on garde son identit, on
apporte une spcificit ou une intelligence reconnue entre pairs. Le travail final est
lobjectif, il aura une vie seul lcart des collaborateurs au projet. Le travail nest pas
forcment simultan ou continu, il a gnralement des liens hirarchiques faibles entre
collaborateurs.

Les intrts peuvent tre divergeant entre collaborateurs, il y une volont commune
dachever un travail qui ncessite plusieurs comptences, plusieurs regards, sans que le
primtre de la collaboration des participants ne soit clairement dfini. Les Wiki sont
larchtype du travail collaboratif, avec parfois des travers lorsque la qualification dun
collaborateur nest pas tablie, mais un rsultat qui dpasse la personnalit des
participants.

Le travail collaboratif ncessite un lieu commun aux collaborateurs, qui mmorise les
interventions faites par chacun. Voil pourquoi le travail collaboratif se fait
exclusivement en ligne, sans forcment que les collaborateurs se rencontrent. Ils
peuvent communiquer par des moyens lectroniques en marge du projet.

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Le travail collaboratif dsigne donc la fois une organisation du travail et un mode de

collaboration.

Un aspects des outils de travail collaboratif est la gestion du workflow o lactivit des
divers collaborateurs un processus est orchestre, parfois chelonne de faon ce
que les diverses tapes du travail puissent tre valides et permettre dautres tapes ou
la finalisation du travail.

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Les grands avantages du travail collaboratif

Un autre aspect des outils collaboratifs est lhistorisation des versions, la mmoire du
travail collectif.
On peut imaginer travailler de faon collaborative un texte, un nonc, et le
transmettre par mail par exemple. A deux collaborateurs cela peut permettre de
travailler chacun son tour si on accepte dattendre la collaboration de lautre
avant de poursuivre la sienne, mais trois, quatre ou plus de collaborateurs cela
peut devenir vite ingrable.
On peut imaginer travailler en dposant un document collaboratif sur un site
de dpt, ce qui ne retirera pas le problme de cohabitation de plusieurs versions
si plusieurs membres se mettent travailler de leur ct en mme temps.

Qui a la dernire version ? Comment revenir une version antrieure alors quil
existe plusieurs versions dun mme document ?

Voil lavantage dun vrai outil collaboratif ! Car Google Drive permet tout a sans
difficults ! Et on peut travailler plusieurs sur un mme document en mme temps, il
nexiste quune seule version en permanence. On peut chatter, communiquer, en mme
temps que lon travaille sur un document et donc travailler distance en simultan ou
non. Enfin les interventions de chaque collaborateur au document sont identifiables
grce lhistorique des rvisions.

Un simple navigateur suffit pour faire fonctionner Google Drive qui est une solution :
sans virus possible (car les documents sont dmatrialiss, en ligne, et ninfectent
pas lordinateur local qui ne lance aucune application pour travailler sur ceux-
ci) ;
sans gestion de version de logiciel, ou de mise jour, puisque lapplication Google
Drive provient directement de son diteur ;
sans problme de compatibilit de format, car le document nest pas dans un
format particulier (docx, odt, etc.) qui peut poser des problmes de compatibilit
entre logiciels (Word ou LibreOffice par exemple) entre versions de logiciels
(Word 2003 / 2007 / 2010 / 2011 /2013 par exemple) ;
sans problme de plateforme ou de terminal puisque le navigateur utilis pour
accder Google Drive peut tre sous Windows, Mac OSX ou Linux et tourner sur
un PC, un Mac ou un terminal mobile ;
sans discontinuit de prsentation, les styles, prsentations du document sont
uniformes ;
sans problme dindisponibilit (oubli dun document, support dfectueux)
puisque accessible en ligne en permanence.

Le seul point faible finalement cest quil faut un accs internet.

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Les applications

Les applications bureautiques classiques

Drive permet -de base- de couvrir tous les besoins bureautique. Ses applications sont
riches en fonctionnalits et varies :

Application Fonctionnalits
Formats
Formats
imports
exports
dessin
Outil de dessin simple avec usage de
-
jpg, pdf, png,
formes, insertion de titres,
svg
colorisation.
feuille de
Tableur complet avec fonctions,
csv, html,
csv, html, ods,
calcul
scripts, graphiques, gestion de
ods, txt, xls,
pdf, txt, xls,
donnes en liste.
xslx
xslx
fusion table Outil de fusion de tableaux partir
-
csv, html, ods,
dautres tableaux en ligne.
pdf, txt, xls,
xslx
formulaire
Cration de questionnaires en ligne,
-
rsultats au
publipostage par mail, traitement des
format feuille
rsultats dans une feuille de calcul.
de calcul
prsentation Prsentation assiste par ordinateur, odp, ppt,
jpg, pdf, png,
animations, transitions, thmes
pptx
ppt, pptx, svg,
prdfinis, visionnage en ligne.
txt
template
Bibliothque de modle pour tout
-
-
type de documents, prsentations,
dessins, tableaux.
texte
Traitement de texte complet.
doc, docx,
doc, docx, html,
html, odt, rtf, odt, pdf, rtf, txt
txt

Les applications tierces

Ce nest pas fini ! Aujourdhui on peut ajouter des applications tierces Google Drive et
largir les comptences de la solution. Toutes les applications ajoutes permettent de
stocker leur fichiers dans Google Drive et galement de sauthentifier avec son compte
Google. Cela accroit lintrt de lutilisation de Drive pour tous les champs dactivit
comme la cration de diagrammes de Gantt, la cration de cartes heuristiques, la
cration de diagrammes de type Visio et mme la conception de programmes (Java, Php,
...) ou de documents web (HTML5, XHTML, ...). Autrement dit plus besoin dutiliser ses
applications en local tout est dport en ligne avec des applications accessibles via un
simple navigateur et qui senrichissent en permanence de nouvelles fonctionnalits.

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Pour ajouter une application il faut rejoindre Drive, puis cliquer sur Crer :

Voici un tat des lieux de toutes les applications tierces utilisables et stockables avec
Drive :

Application
Site
Fonctionnalits Licence
Utilisation
sur
plateformes
mobiles ?

Dveloppement, conception dapplications, ...

Balsamiq
Mockups
Codiqa

Drive Notepad
Script

ShiftEdit

site

Outil de
maquettage
dinterfaces
graphiques.
site
Cration
dinterface pour
smartphones et
tablettes
numriques.
Google Editeur de code
avec colorisation
syntaxique
Google Editeur de script
collaboratif propre
Google utilisable
via ses
applications.
site
IDE complet en
ligne pour tout
type de langage

Payant

Android, IOS

Gratuit (un projet,

trois pages, 10Mo)
sinon Payant

Gratuit

Gratuit

Gratuit (un projet),

licence spciale
tudiant/enseignant,

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Sketchboard.Me site

avec
synchronisation
vers un site en
ligne.
Outil collaboratif
de conception
pour
dveloppeurs,
outils UML.

sinon Payant

Gratuit

Diagrammes, gestion du temps, organisation, ...

cacoo

site

Cration de
diagrammes
collaboratifs.

draw.io

site

Gantter

site

HeapNote

site

KissFlow

site

Lucidchart

site

Cration de
diagrammes
collaboratifs avec
de nombreux
templates.
Cration de
diagrammes de
Gantt.
Outil de gestion de
tches avec un
traitement de
texte et un tableur
simples.
Gestion de
workflow
entirement base
sur les
applications
Google.
Cration de
diagrammes
collaboratifs

mindmeister

site

Smartsheet

site

Utilitaires
expressflow

site

Maps Jedi

Cration de cartes
heuristiques
collaboratif.
Cration de
diagrammes de
Gantt

Gratuit (25
diagrammes, 15
collaborateurs) sinon
Payant
Gratuit

Android, IOS

Gratuit

Gratuit (5 tableaux & 5 -

tiquettes) sinon
Payant
Gratuit (10
collaborateurs, 10
processus) sinon
Payant

Gratuit (60 objets par

diagramme, 25Mo de
stockage) sinon
Payant
Gratuit

Essai de 30 jours
sinon Payant

Android, IOS

Cryptage (AES) de Gratuit

fichiers.
Google Cration de cartes Gratuit
personnalises
partir de Google

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Android, IOS

-
-

PDF Mergy

site

Outils multimdia
Loupe

site

Magisto

site

pic monkey

site

Pixlr Editor

site

PowToon

site

WeVideo

site

Bureautique

simplebooklet

site

sliderocket

site

Map
Outil dassemblage Gratuit
de fichiers PDF.
Outil de collage de
photos.
Outil de montage
vido.
Retouche de
photos.
Retouche de
photos et dition
dimages.
Cration
danimations.
Outil de montage
vido collaboratif

Cration de
brochures, affiches
de faon
collaborative

Gratuit

Gratuit

Android, IOS

Gratuit, sinon Payant

(fonctionnalits
avances)
Gratuit

-
Android, IOS

Tarifs pour lducation -

Gratuit (vido de 15
minutes, 480p,
stockage de 5Go)
sinon Payant

Gratuit (fonction
-
basiques, 10
documents, 25Mo),
tarifs ducation, sinon
Payant
Gratuit (stockage
-
limit 250 Mo), tarifs
ducation, sinon
Payant

Cration de
prsentations
assistes par
ordinateur
collaboratives.
Ultradox
site
Cration de
Gratuit
-
badges, de
publipostages, de
factures partir
de GoogleDrive.
Zoho Docs
site
Suite bureautique Gratuit (stockage de
Android, IOS
en ligne
1Go) sinon payant
collaborative.
NB : Si des informations ne sont plus jour ou errones, si de nouvelles applications
mriteraient dtre cites, nous serions heureux den avoir connaissance.

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