Mthodologie de modlisation des procdures mtiers

Rdacteur : Jean-Pierre SENAUX

Consulting Keyword

26/10/2015

Sommaire
METHODOLOGIE DE MODELISATION DES PROCEDURES METIERS ............................................ 3
1.1

INTRODUCTION ......................................................................................................................... 3

1.2

GLOSSAIRE .............................................................................................................................. 3

1.2.1
1.3

Rappel de quelques dfinitions .......................................................................................... 3

DEMARCHES DE MODELISATION DES PROCEDURES METIERS ....................................................... 5

1.3.1

Approche par les processus .............................................................................................. 5

1.3.2

Approche directe ................................................................................................................ 5

1.4

SUPPORT ET OUTIL POUR LA MODELISATION DES PROCEDURES ................................................... 9

1.4.1

ISIMAN GOUVERNANCE & PERFORMANCE .............................................................. 9

1.4.2

Exemples de restitution ..................................................................................................... 9

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Mthodologie de modlisation des procdures

mtiers
1.1

INTRODUCTION

Le prsent document a pour objectif de formaliser quelques principes de base appliquer pour
modliser des procdures en vue de leur intgration dans la solution ISIMAN Processus et
procdures .
Pour ce type de dmarche, on utilise principalement 2 termes :

Modlisation
Dcoupage
Le point voqu ci-dessus est important souligner dans le sens o, avant daborder toute dmarche
de modlisation de procdures, il convient de se poser la question pralable suivante :
Pourquoi modliser des procdures, dans quel but et pour quelle finalit ?
Dans le cas prsent, la finalit de lintgration des procdures dans un outil comme ISIMAN est de
diffuser le plus largement possible les procdures dcrites en vue de leur bonne application par les
utilisateurs dans leurs diffrentes situations de travail.
Par ailleurs, dans le cas o loutil ISIMAN est utilis pour crer un rfrentiel ddi
laccompagnement dun nouveau progiciel, la finalit est aussi de dcrire des procdures mtiers
auxquelles seront associs des modes opratoires pour former les utilisateurs ce nouveau progiciel.

Ces finalits vont conditionner :

1.2

1.2.1

La granularit du dcoupage
Le niveau de dtail de la description
Le niveau de prcision des entres/sorties
Lergonomie de la restitution des procdures

GLOSSAIRE

RAPPEL DE QUELQUES DEFINITIONS

La modlisation des procdures met en uvre un certain nombre de termes dont les dfinitions sont
rappeles dans le glossaire ci-dessous.
Termes

Dfinitions

Processus

Un processus est un ensemble dactivits corrles transformant des lments

dentre en lment de sortie en produisant une valeur ajoute. Les processus sont
souvent reprsents sous la forme de cartographies.
Tel que dfini dans la norme ISO, un processus est caractris par :

Une nature : Management, ralisation, support

Un type : Macro processus, processus, activit
La personne responsable dun processus en terme de pilotage est souvent appel
un pilote.

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Activit

Une activit est un type de processus positionn au plus bas niveau de la

cartographie des processus et traduisant un ensemble de tches organises
contribuant la ralisation dun objectif prcis.
La personne responsable de lexcution dune activit est souvent appele un
responsable dexcution. Cette personne supervise et contrle les diffrents
excutants des tches de lactivit.

Procdure

Une procdure dcrit de faon dtaille une activit et notamment le Qui fait
Quoi dans cette activit. Une procdure est un enchanement logique
dinstructions, parfois appeles groupe de tches , ncessaires la ralisation
dun objectif prcis. Elle est souvent restitue sous la forme dun logigramme, qui
reprsente de faon graphique lenchanement des instructions matrialises par
des boites.
Les diffrents excutants des instructions dune procdure sont souvent appels des
rles. De fait une procdure est multi-rles.

Instruction

Une instruction est un regroupement doprations lmentaires excutes par un

mme rle. De fait, une instruction est mono-rle.
Linstruction peut tre galement reprsente par un logigramme.

Opration

Lopration est une tche lmentaire excute par le rle en charge de linstruction
dont elle dpend. Lopration permet de dcomposer de faon dtaille la ralisation
dune instruction.

Mode opratoire Un mode opratoire dcrit de faon dtaille comment sexcute une instruction ou
une opration dans une procdure.
Rgle de gestion Une rgle de gestion est une rgle interne l'entreprise, qui s'applique la
ralisation d'une procdure, dune instruction ou dune opration.
Rle

Un rle dsigne lacteur mtier qui excute une instruction dans une procdure. Les
rles sont galement utiliss dans la composition des emplois. A un emploi, on peut
associer plusieurs rles.

A savoir

Un A savoir est un document qui dcrit des principes, des rgles, des pratiques,
quil convient de connatre dans un nouveau contexte dexcution dune procdure
par exemple.

Evnement

Les vnements dfinissent gnralement "ce qui dclenche" ou "ce qui clture" une
procdure ou une instruction dans une procdure.
A la diffrence des lments dE/S, les vnements sont immatriels. Dans le
contexte de description des procdures, on associe un vnement une nature :
Dclencheur ou clture procdure

Dclencheur ou clture : Dclenche ou clture simplement une instruction

Entre ou sortie : Sans dclenchement

Condition : Conditionne lenchanement des instructions dans la procdure

Elment E/S

Un lment d'entre-sortie reprsente toujours quelque chose de matriel : un

document, un produit, un moyen de paiement.
Les lments dentre-sortie permettent de matrialiser les entres et les sorties des
instructions.

Squence
dcrans

Une squence dcrans est un support utilis pour raliser un mode opratoire. Elle
est constitue dun ensemble de captures dcrans documentes, permettant de
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dcrire lenchanement des tches informatiques effectuer dans un logiciel pour

raliser une instruction ou une opration.
Exigence

Une exigence est une rgle formellement exprime par un client, restreignant la
gamme de valeurs possibles d'une entre ou dune sortie dune procdure.

Contrainte

Une contrainte est une rgle de nature normative, juridique, rglementaire ou lgale,
restreignant le degr de libert dans la ralisation dune procdure.

Ressource

Les ressources dsignent tout type de ressources : Humaines, outils informatiques

ou autres, ncessaires la ralisation dune procdure.

1.3

DEMARCHES DE MODELISATION DES PROCEDURES METIERS

1.3.1

APPROCHE PAR LES PROCESSUS

Dans ce cas de figure, le dcoupage des procdures sinscrit dans une dmarche plus large de
modlisation des processus induisant une vision transverse des activits dune entreprise.
La modlisation des processus permet de positionner les activits au plus bas niveau de la
cartographie des processus (Cf. Dfinition dans le glossaire).
En fonction de sa complexit dans lexcution de ses diffrentes tches, une activit peut tre dcrite
de faon dtaille par une procdure dfinissant le Qui fait Quoi dans cette activit (Cf. Dfinition
dans le glossaire).
Contrairement une ide couramment rpandue, une procdure nest pas un sous-ensemble dune
activit, mais un mode de description et de reprsentation dune activit.
Dans cette approche, le positionnement dune procdure correspond celui de lactivit quelle dcrit.

Bonnes pratiques :
Le libell dune activit ou dun processus de faon gnrale intgre un verbe linfinitif (Exemple :
Crer une demande dachat). Dans cet exemple, lactivit Crer une demande dachat fait
partie dun processus Grer les demandes dachat faisant lui-mme partie dun macro
processus Grer les achats ,
Le libell dune procdure intgre un nominatif (Exemple : Cration dune demande dachat).

1.3.2

APPROCHE DIRECTE

Mme si lapproche par les processus est fortement conseille, la modlisation des procdures peut
se faire directement sans avoir modlis en amont les processus de lentreprise.
Dans ce contexte, il convient de :
Structurer les procdures (Dfinir un classement),
Identifier les procdures en fonction de critres prcis (Objectif, rattachement, excution,
priodicit)
Dfinir le Quoi en dcoupant chaque procdure en instructions et ventuellement en
oprations en fonction du niveau de granularit recherch,
Dfinir le Qui en identifiant les acteurs (rles) excutant les instructions de chaque procdure,
Dfinir les entres et les sorties principales de la procdure,

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 Dfinir les informations lies aux procdures (rgles de gestion, exigences, contraintes,
ressources)
1.3.2.1 Structurer les procdures
Dans cette approche, le classement le plus rpandu consiste structurer les procdures par :
Domaines
Sous-domaines
Gnralement un domaine correspond un secteur dactivit dune entreprise (Exemples : dans le
domaine fonctionnel : Comptabilit, ressources humaines ; dans le domaine oprationnel : Production,
ventes). Chaque domaine peut-tre dcoup en sous-domaines, par exemple :
Le domaine Comptabilit intgre les sous-domaines : Comptabilit gnrale, comptabilit
analytique,
Le domaine Ressources humaines intgre les sous-domaines : Paie, formation,
Le domaine Production intgre les sous-domaines : Gestion des matires premires, gestion
des outillages, planification,
Le domaine Ventes intgre les sous-domaines : Avant-vente, administration commerciale,
prospection

1.3.2.2 Identifier les procdures

Dans chaque sous-domaine, identifier les procdures en fonction des critres suivants :
Lobjectif :

Une procdure est un enchanement logique de tches, ncessaires la ralisation dun

objectif prcis.
Le rattachement :

A la diffrence dun processus qui est trans-domaines, une procdure nest rattache qu un
seul domaine ou sous-domaine.
Lexcution :

Pour une procdure donne, on sait positionner un responsable dexcution de lactivit que
cette procdure dcrit et des acteurs (rles) excutant les diffrentes tches de cette
procdure. De ce fait, une procdure est multi-rles. Le responsable dexcution est souvent
le suprieur hirarchique des acteurs excutant les diffrentes tches de la procdure.
La priodicit :

Une procdure doit en principe avoir une priodicit (Mensuelle, hebdomadaire, quotidienne,
la demande). La priodicit permet de structurer le poste de travail et facilite laccs aux
logigrammes pour les utilisateurs.

Les points de dsynchronisation :

Une procdure ne devrait pas contenir de point de dsynchronisation (Exemple :

Transmission dun document un tiers et attente du retour). Cela permet de raccourcir

les logigrammes et donc de faciliter leur lisibilit par les utilisateurs.

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 Le traitement des cas :

Limiter le nombre de cas traits dans les procdures pour ne pas les rendre trop
complexes. Parfois, il est prfrable de crer une procdure spcifique pour dcrire un cas.

1.3.2.3 Dfinir le Quoi

Une procdure dcrit de faon dtaille le Qui fait Quoi dans une activit. Le Quoi est dcrit
par un ensemble de tches qui sont excutes de faon organise dans la procdure.
La norme ISO propose les terminologies suivantes :
Un groupe de tches qui senchanent et qui sont excutes du dbut jusqu la fin par un mme
rle sappelle une instruction. De ce fait, linstruction est mono-rle et cest souvent ce critre
qui permet de la distinguer dune procdure dans une dmarche de modlisation,
Une tche sappelle une opration. Lopration est forcment excute par le rle en charge de
linstruction.

Remarque :
Les instructions sont reprsentes dans les logigrammes par des objets graphiques en fonction de
leur typologie (Exemple : oprationnelle, contrle).
Il est galement possible de reprsenter les instructions sous la forme de logigramme. Dans ce cas, le
logigramme dcrira lenchanement des oprations dans linstruction.
Pour dcrire de faon prcise comment sexcute une instruction ou une opration (de faon
manuelle, en utilisant un outil ou un logiciel), on associe aux instructions et aux oprations des modes
opratoires.

1.3.2.4 Dfinir le Qui

Dans une procdure, le Qui est matrialis par les rles, qui permettent de formaliser les acteurs
mtiers qui interviennent dans les procdures.
Quest-ce quun rle ?
Dans une entreprise, chaque personne exerce un emploi (au sens de la fonction) en gnral unique.
A cet emploi, on peut associer un ou plusieurs rles permettant de prciser quel titre cet emploi va
intervenir dans les procdures de lentreprise.

Exemple :
Monsieur Durand exerce lemploi de Directeur des achats.
Les rles de Monsieur Durand associs son emploi sont :

Directeur
Chef de service
Emetteur de demande dachat
Dans la procdure de cration de demande dachat, Monsieur Durand intervient via les rles :

De chef de service pour valider la demande dachat, car les rgles internes de lentreprise
dfinissent, par exemple, que les DA sont valides par les chefs de services,
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 Dmetteur de DA, car comme tous les personnels de lentreprise Monsieur Durand peut
mettre une DA.
Cet exemple illustre, que dans les deux cas de figure, Monsieur Durand nintervient pas dans la
procdure en tant que Directeur des achats, mais via deux de ces rles.

Rgles de gestion des rles :

Les rgles suivantes sappliquent la gestion des rles :

A un emploi on peut associer plusieurs rles,

Un rle peut tre partag par plusieurs emplois,
A la diffrence des emplois, les rles sont exploits uniquement dans les procdures,
Une instruction nest excute que par un seul rle la fois.

Bonnes pratiques :
Dans une dmarche de modlisation des procdures, il est conseill :
Didentifier pralablement les rles,
De les classer de faon logique par groupe (un groupe pouvant tre un domaine, une entit). Ce
classement permettra de retrouver facilement un rle pour lassocier une instruction dans une
procdure.

1.3.2.5 Dfinir les entres/sorties

Il sagt didentifier et de positionner les principales entres/sorties des instructions dans les
procdures.
A une entre/sortie on peut associer les natures suivantes :

Condition : permet de dfinir les conditions denchanement des instructions dans une
procdure,

Dclencheur ou clture de la procdure : permet de positionner un vnement qui dclenche

ou clture une procdure. Ce type dentre ou de sortie est associ la 1re instruction
(dclencheur) et la dernire instruction (clture) de la procdure,

Flux : permet de matrialiser une liaison entre deux instructions appartenant des procdures
diffrentes.

Remarque :
Au mme titre que les instructions, les entres/sorties sont reprsentes dans les logigrammes par
des objets graphiques en fonction de leur nature (Condition, dclencheur, clture, flux).

1.3.2.6 Dfinir les informations lies aux procdures

En fonction des finalits de la dmarche de modlisation, il sera utile didentifier les informations
complmentaires qui pourront venir complter la description des procdures.
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Parmi ces informations complmentaires, on peut citer :

Les rgles de gestion appliquer dans le cadre de lexcution dune procdure,

Les ressources affectes une procdure,
Les exigences et les contraintes qui sappliquent une procdure
Toute information de nature enrichir la description dune procdure en fonction du but
atteindre.

Remarque :
Pour les dfinitions de ces informations complmentaires, se reporter au glossaire en page 3.
1.4

SUPPORT ET OUTIL POUR LA MODELISATION DES PROCEDURES

1.4.1

ISIMAN GOUVERNANCE & PERFORMANCE

ISIMAN Gouvernance & Performance est une suite de solutions conues autour de la plate-forme
ISIMAN permettant, entre autres, avec la solution ISIMAN Process de modliser des procdures
(Design des diagrammes en client lger) et de les publier sur un Intranet.
Pour lutilisation de la solution ISIMAN Process dans la modlisation des procdures, se rfrer
au Guide Utilisateur ISIMAN Process .
La modlisation et le dcoupage des procdures peuvent tre raliss directement dans ISIMAN
Process .
Une modlisation pralable des procdures peut tre galement ralise sous forme de diagrammes
dans un support comme PowerPoint, Word ou Visio, pour tre intgrs ensuite dans ISIMAN
ISIMAN Process .

1.4.2
1.4.2.1

EXEMPLES DE RESTITUTION
Logigrammes de procdures en consultation

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