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Guide Utilisateur - PO 11i

Oracle Applications 11.i

Guide Utilisateur PO
Oracle Applications V11i

Version provisoire

Page 1

Guide Utilisateur - PO 11i


Oracle Applications 11.i

SOMMAIRE

INTRODUCTION.............................................................................................................................................................................3

NAVIGUER DANS ORACLE PO...................................................................................................................................................4


2.1
2.2
2.3
2.4

connexion a oracle v11i...............................................................................................................................................................4


principes gnraux......................................................................................................................................................................7
raccourcis clavier......................................................................................................................................................................10
Formatage des folders...............................................................................................................................................................10

COMMANDE..................................................................................................................................................................................13
3.1
passer une commande standard.................................................................................................................................................13
3.1.1
En-tte de commande standard.........................................................................................................................................13
3.1.2
Lignes de commande standard..........................................................................................................................................14
3.2
CHAMPS PARTICULIERS POUR LE BON DE COMMANDE............................................................................................19
3.2.1
Maquette du bon de commande........................................................................................................................................19
3.2.2
Alimentation des champs pour le bon de commande........................................................................................................20

ACCEDER AUX COMMANDES TRAITER..........................................................................................................................24


4.1
sytnhse des commandes...........................................................................................................................................................24
4.1.1
Visualiser le panneau de synthse des ordres d'achat......................................................................................................24
4.1.2
Copier un document..........................................................................................................................................................25

APPROUVER / ANNULER / MODIFIER UNE COMMANDE................................................................................................26


5.1.1
5.1.2
5.1.3

Approuver une commande................................................................................................................................................26


Annuler une commande....................................................................................................................................................27
Modifier une commande...................................................................................................................................................31

SAISIR UNE RCEPTION ET UNE CORRECTION DE RECEPTION................................................................................32

ETATS..............................................................................................................................................................................................36
7.1
7.2

Lancement dun etat..................................................................................................................................................................36


Consulter les etats.....................................................................................................................................................................38

SYNTHSES FOURNISSEURS, CYCLES DE VALIDATION................................................................................................40


8.1
8.2

synthse des fournisseurs..........................................................................................................................................................40


Cycles de validation..................................................................................................................................................................41

Page 2

1 INTRODUCTION

Ce document a pour objet de :


Prsenter le fonctionnement du module Oracle PO 11i

2 NAVIGUER DANS ORACLE PO

2.1

CONNEXION A ORACLE V11I

Ouvrir Internet Explorer et rentrer ladresse de connexion suivante : ( complter)

Cliquer

Cliquer

Entrer le nom dutilisateur et le mot de passe

On accde au Menu Principal Oracle V11i. Lutilisateur y visualise toutes les responsabilits
auxquelles il a accs.

Cliquer pour accder une responsabilit

Pour PO il existe une responsabilit acheteur : FR01 ACHETEUR PO,


et une responsabilit administrateur : FR01 SUPER UTILISATEUR PO.
Ces responsabilits sont valables pour la socit FR01, ainsi chaque socit aura ses
responsabilits indices de la mme manire.
Une fois connect une responsabilit, pour changer de responsabilit il faut slectionner
Fichier / Changer de Responsabilit via la barre de tches.

Le navigateur (ou menu principal) de chaque responsabilit est personnalisable. Via les
symboles + et - vous pouvez afficher ou non les sous menus. Via les flches vous
pouvez garder en mmoire vos chemins daccs prfrs.

2.2

PRINCIPES GNRAUX

Oracle 11i permet, grce lutilisation de champs de diffrentes couleurs, de dissocier


quatre types de champs :

Les champs en jaune sont des champs qui doivent tre obligatoirement saisis

Les champs en blanc sont des champs pour lesquels la saisie est facultative. Il sagit le plus
souvent de champs descriptifs.

Les champs en bleu sont des champs de recherche, ce qui signifie que lon peut rentrer des
critres afin de lancer une recherche.

Les champs griss sont des champs pour lesquels la plupart du temps la saisie est
impossible.

En rgle gnrale, lutilisation de la touche Tabulation lors de la saisie permet de passer par
tous les champs, facultatifs et obligatoires, et donc dempcher les erreurs ou oublis de saisie.
La barre des tches situe en haut de lcran savre trs utile : de gauche droite, on
trouve :
Licne de cration dun nouvel enregistrement : lorsque cela est possible, permet de
rentrer un nouvel enregistrement
La torche de recherche permet de passer en mode recherche lorsque cela est possible ; les
champs pour lesquels on peut rentrer des critres de recherche apparaissent alors en bleu
La boussole de navigation : lorsque plusieurs crans sont ouverts, permet de revenir
directement lcran de navigation (le premier cran louverture de lapplication)

La disquette permet de sauvegarder les donnes saisies. La fermeture dun cran alors que
des donnes non enregistres y ont t saisies provoque lapparition dun message demandant
lutilisateur sil souhaite sauvegarder ce quil a saisi, il vaut mieux toutefois prendre le rflexe
de sauvegarder frquemment aprs chaque saisie.

La gomme permet deffacer tout ce qui a t saisi et non sauvegard. Lutilit principale de
cette icne est que lon ne peut pas sarrter en plein milieu dune saisie, alors que des
champs obligatoires nont pas t remplis, pour fermer la fentre, ou lancer une recherche. Il
faut au pralable vider avec cette icne les champs dj remplis.

Le crayon permet de voir lintgralit dun champ dans une fentre adapte. Bien souvent,
le contenu dun champ est plus grand que la taille de ce dernier et des informations ne sont
pas visibles, sauf si lon clique dans le champ et dplace le contenu, ou alors si lon clique sur
cette icne.

La croix rouge est la croix de suppression. Lusage de cette croix est double tranchant et
doit se faire avec prcaution ; dans la plupart des cas, il vaut mieux dsactiver la valeur ou
contrepasser la pice.
Lorsque lon saisit des valeurs dans un champ, ou lorsque lon effectue une recherche, on peut
bien souvent rapporter les valeurs existantes en cliquant sur la case avec les trois petits points
droite du champ.
Il se peut que cela ne ramne aucune valeur ; cela signifie simplement quaucune valeur na
t saisie pour ce champ.
Ex : ci-dessous dans lcran de Recherche des commandes, on peut accder la liste des
numros de commandes dj existantes en cliquant sur licne Liste de Valeurs.

2.3

RACCOURCIS CLAVIER

Les raccourcis clavier servent essentiellement faciliter la saisie. Une liste de tous les
raccourcis claviers V11i est disponible en faisant CTRL-K tout moment dans Oracle.
Parmi les plus courants, les raccourcis de recherche :

F11 pour passer en mode recherche

CTRL-F11 pour lancer la recherche. Si lon ne renseigne aucun champ, Oracle ramne alors
tous les enregistrements existants. La navigation se fait alors avec les flches haut et bas.

F4 annule la recherche

F12, la place de CTRL-F11, ramne uniquement le nombre denregistrements que


ramnerait la recherche.

SHIFT-F5 pour dupliquer un champ


SHIFT-F6 pour dupliquer un enregistrement

2.4

FORMATAGE DES FOLDERS

Loutil Folder (ou Dossier ) sert grer la teneur des informations qui sont prsentes
dans certains crans synthtiques de type panneau de synthse des ordres dachat : loutil

Folder sert rajouter ou supprimer des colonnes en visualisation lcran (par consquent il ne
peut servir que dans le cas de certains panneaux en colonnes).
Licne se situe gauche de licne daide, un niveau en-dessous de la barre de menus.

La fentre suivante souvre :

Cliquez ici pour ajouter un


champ en visualisation.

Un seul bouton est utiliser ventuellement, celle qui sert afficher un ou des champs
supplmentaires. Vous pouvez galement utiliser les deux boutons gauche de celui-ci, ils
servent agrandir ou rtrcir la tailler des colonnes.
Ne pas toucher aux autres boutons.
Aprs avoir cliqu sur le bouton daffichage de champs supplmentaires, vous accdez une
fentre de recherche des champs. Lensemble des champs possibles en visualisation y est
expos. Slectionnez alors le champs que vous dsirez visualiser sur le panneau, et cliquez sur
OK.

La colonne se rajoute automatiquement au panneau et vous pouvez ensuite fermer loutil


Folders en cliquant sur le X situ en haut droite de la fentre.

3 COMMANDE

3.1

PASSER UNE COMMANDE STANDARD

Les commandes standards sont la seule option de saisie de commande dfinie pour BPLG.
Chaque ligne dune commande standard peut faire rfrence plusieurs livraisons chacune
ventile sur un compte dimputation.
Responsabilit
Chemin daccs
FR01 Acheteur PO
Commandes > Commandes

3.1.1 En-tte de commande standard


Les champs renseigner en en-tte de commande standard sont les champs relatifs au
fournisseur, le site fournisseur, le lieu de livraison, le lieu de facturation, le nom de lacheteur
et le CUF (approbateur).
Fournisseur : Celui-ci sera prfix par lidentifiant du pays dans lequel rside le sige social du
fournisseur, ici FR pour France. Tous les pays partagent les mmes enttes fournisseur, mais
chaque socit utilise un site qui lui est ddi.
Site fournisseur : il sera indic par la socit de lacheteur. Dans le cas dutilisation dun site
daffacturage, le mot FACTOR apparatra dans le nom du site. Par exemple pour faire un
achat pour la socit BPLG, utiliser le site FR01 car le code de la socit BPLG est FR01.
Acheteur : Par dfaut, le nom de lemploy rattach lutilisateur qui saisit la commande.
Site de livraison : Lieu o lon souhaite tre livr. On pourra changer ce lieu par dfaut au
niveau de chaque ligne de commande.
Site de facturation : Permet de renseigner le responsable budgtaire sur la clef comptable qui
sera associe chaque ligne de commande.
Numro de commande : Il sera automatiquement renseign la sauvegarde de la commande,
aprs que tous les champs obligatoires seront saisis.
Approbateur : Apparatra sur le bon de commande. Na aucune autre incidence dans le
systme.
Cliquez ici
Choisir
pour accder
Commande
au CUF
standard

Cette
fentre
souvre

Le chanp Approbateur est obligatoire et permet de prciser un approbateur qui apparatra


sur le bon de commande.

CUF: "Champ utilisateur flexible". Ce sont des zones contenant un certain nombre de
champs supplmentaires renseigner, et qui n'apparaissent l'cran qu'une fois que
l'utilisateur a cliqu sur
. En rgle gnrale, les CUF qui contiennent des champs
renseigner (champs obligatoires ou non) apparaissent en blanc, alors que les CUF non
utiliss sont griss.

3.1.2 Lignes de commande standard


Remplir les lignes de la commande en renseignant pour chaque ligne :
Type : on a Montant (prix fix 1 et quantit dfinir) ou Biens (Montant et prix
dfinir). Biens est utiliser dans la plupart des cas o la quantit rceptionner est
quantifiable, par exemple 3 PC 1000 euros. Montant est utiliser dans un cas de
prestation par exemple. Si on souhaite commander une prestation de 5000 euros, on choisit
Montant avec une quantit de 5000 et un prix unitaire de 1 (le prix est fix 1 pour un
type Montant ). Cela permettra de rceptionner en plusieurs fois (dans le cas dune
facturation en plusieurs fois) puisquune rception stablie par rapport la quantit. Cela
naurait pas t possible avec une quantit de 1.
Catgorie : choisir une catgorie dachat
Description
UdM : Unit de mesure, ici une seule valeur possible : UNITE
Quantit
Prix
Lieu de livraison
Lieu de facturation
codifi : indicatif
codifi : indicatif du
Un CUF est galement renseigner par lutilisateur
du pays- :
pays+Code
Projet
DESCRIPTION, par
responsable
Nature budgtaire
exemple FRbudgtaire LIBELLE
ACHATS ADMIN
DU RESPONSABLE
Centre de cot
BUDGETAIRE, par

Pour chaque ligne, on peut dfinir des lieux de livraison de manire plus fine en
slectionnant Livraisons :

Le panneau qui souvre alors permet de saisir plusieurs livraisons.


En slectionnant imputation, on ouvre le panneau qui indique les comptes dimputation
associs.

La Date GL de ce panneau permet de dfinir la date de dbut de gnration des engagements


pour cette ligne.
Elle est par dfaut la date du jour mais saisir une date future permet dtaler les

engagements dans le temps.

Le compte dimputation est automatiquement gnr la sauvegarde de la commande en


fonction des lments prcdemment saisis pour chacune des lignes de la commande, et nest
donc pas saisir manuellement. Aprs la sauvegarde de la commande, vrifier que la clef

comptable a bien t gnre pour chacune des lignes.

Si le compte na pas t gnr (car un des champs na pas t renseign ou quune


association de donnes nest pas correcte), il faut corriger le problme puis aller cliquer dans le
champ du compte dimputation dans les lignes dimputation, ce qui gnrera nouveau le
compte.

Attention : cette clef ne se met pas jour dynamiquement et ne pourra donc tre
gnre quune fois pour une combinaison donne. Il ne faut donc pas changer des
informations comptables aprs la gnration de la clef car celle-ci ne se mettra pas
jour.

Pour information, les diffrents segments sont :

Seuls les 8 premiers segments sont renseigns automatiquement et pertinents pour les frais
gnraux, les autres seront 0 :

3.2

Socit : dduite du site fournisseur (rappel : cration d'un site fournisseur par socit),
segment socit de la cl fournisseur.
PCL : la valeur sera dduite de la catgorie dachat.
PCC : la valeur sera dduite du PCL.
Responsable budgtaire : la valeur sera dduite de ladresse de facturation
Centre de cot : saisi par lutilisateur qui saisit la commande dans un CUF obligatoire.
Projet : saisi par lutilisateur dans un CUF obligatoire
Intra : dduite du site fournisseur, segment intragroupe de la cl fournisseur.
Nature budgtaire : saisi par lutilisateur dans un CUF obligatoire

CHAMPS PARTICULIERS POUR LE BON DE COMMANDE

3.2.1 Maquette du bon de commande


La maquette du bon de commande est la suivante. Lalimentation de chacun des champs est
dtaille dans le paragraphe suivant.

3.2.2 Alimentation des champs pour le bon de commande


Certains de ces champs ne servent qu alimenter des informations du bon de commande. Les
champs qui seront dcrits ci-dessous et qui napparaissaient pas dans le chapitre 3.1 ne sont
donc renseigner que dans le cas dune utilisation dun bon de commande envoyer au
fournisseur.

Dans lcran du bon de commande, cliquer sur le bouton Livraisons pour accder lcran
suivant :

5
*
* la premire de toutes les dates de promesse

Dans lcran du bon de commande, cliquer sur le bouton Conditions pour accder lcran
suivant :

6
7

Dans lcran du bon de commande, cliquer sur longlet Rfrence de prix pour accder
lcran suivant :

Si prix du march =0 ou nul


Si prix du march<>0

8
Remise = "blanc" %
Remise = 1 - Prix catalogue/Prix du march %

Dans lcran du bon de commande, cliquer sur le bouton Conditions pour accder lcran
suivant :

Dans lcran du bon de commande, cliquer sur le bouton Livraisons , puis sur le bouton
Imputations pour accder lcran suivant :

1
0

11,1
2

1
3

4 ACCEDER AUX COMMANDES TRAITER

4.1

SYTNHSE DES COMMANDES

La synthse des commandes vous permet de visualiser rapidement les commandes que vous
avez passes, de les ouvrir afin de les modifier ou de les approuver.
Un intrt majeur de cette fentre est de retrouver tout moment des commandes standards
qui vous concernent en tant qu'acheteur.
Responsabilit
FR01 Acheteur PO

Chemin daccs
Commandes > Synthse des commandes

4.1.1 Visualiser le panneau de synthse des ordres d'achat.


Le panneau de synthse des commandes permet:
D'afficher de manire synthtique les informations des en-ttes de toutes les commandes
slectionnes.
D'accder aux informations de ligne, de livraison et dimputation comptable des
commandes, en les slectionnant et en cliquant sur "Ouvrir".
D'accder la fentre de commande et saisir de nouveaux documents
D'accder aux informations de la fentre Voir lhistorique des actions
D'afficher les informations sur les factures et les rceptions
De slectionner les actions de contrle, y compris lannulation ou le blocage de la
commande, et limpression du document
D'accder lapprobation
De copier un document

4.1.2 Copier un document


Une manire de gagner du temps peut tre de copier un document d'achat existant afin de
limiter le travail de saisie. Une fois sur lcran de synthse des ordres dachat, slectionner
Outils > Copier un document.
Une fentre souvre :

Puis cliquez sur OK et une nouvelle commande est cre identique au document source, vous
avez la possibilit de le modifier comme bon vous semble (ne pas changer dinformations
comptables de lignes de commande existantes car la clef comptable associe ne se mettra pas
jour).

5 APPROUVER / ANNULER / MODIFIER UNE COMMANDE

5.1.1 Approuver une commande


Votre document de commande conservera le statut Incomplet jusqu ce que vous le
soumettiez pour approbation.
Responsabilit
FR01 Acheteur PO

Chemin daccs
Commande > Commande, slectionner le document
approuver puis le bouton Approuver .

Comme aucune hirarchie nest dfinie, tout acheteur peut approuver toute commande.
Lapprobation dune commande permet de pouvoir la rceptionner, gnre des engagements
pour cette commande, et permet de la rapprocher de facture.
Aprs avoir sauvegard une commande et vrifi que la clef comptable a bien t gnre
pour chacune des lignes, cliquer sur le bouton Approuver . Lcran suivant souvre :

Lorsque lon valide (cliquer sur OK ) le statut de la commande passe alors Approuv,
Rserv , et il est possible de saisir des rceptions pour cette facture.

Cliquer

5.1.2 Annuler une commande


Il existe plusieurs faons dannuler une commande : annuler lengagement de cette commande
pour pouvoir modifier une ligne de commande dj engage, annuler totalement la commande
ce qui la rendra totalement indisponible, annuler une ligne de commande ou annuler une ligne
de livraison.
Annuler lengagement dune commande :
Une ligne de commande dj approuve ne peut pas tre modifie (sauf si on souhaite
augmenter la quantit ce qui sera vu dans le chapitre modification de commande).
Pour pouvoir modifier une ligne de la commande, notamment diminuer la quantit ou modifier
le prix, il faut annuler la rservation de lengagement, effectuer la modification, puis
rapprouver.
Pour cela dans le panneau de commande : Commandes / commandes, slectionner sa
commande au statut approuve, rserve , et clique sur le bouton Approuver .
On a alors le panneau suivant :

Vrifier que la case Annulation de rservation est bien coche et cliquer sur OK. Le statut
de la commande est alors Nouvelle approbation requise et il est possible deffectuer ses
modifications. Approuver nouveau ensuite.
Attention il est prfrable dannuler ses rceptions avant deffectuer des modifications car il ne
sera par exemple pas possible dabaisser la quantit en dessous de la quantit rceptionne.
Il ne faut surtout pas modifier de cette manire des informations comptables car la cl
comptable de la ligne ne se mettra pas jour automatiquement. Si on souhaite modifier des
informations comptables dune ligne, il faut annuler cette ligne, si on souhaite modifier des
informations comptables de lentte de la commande, il faut annuler cette commande.
Annuler une commande :
Annuler une commande entrane lannulation des engagements de cette commande et cette
commande ne pourra plus tre utilise, il faudra en crer une nouvelle. Il faut annuler toute
rception associe avant dannuler.
Lannulation de commande ne peut se faire que pour une commande approuve. Aller dans le
panneau Commandes > Synthse des commandes .

Renseigner le numro de la commande et cliquer sur Rechercher .


Cliquer sur Outil / contrle

Le panneau suivant souvre :

Cocher Annulation de la commande et cliquer sur OK. Le statut de la commande reste le


mme mais le statut de fermeture et la case annule est coche . Cette commande ne peut
maintenant plus tre visualise, ni ouverte, et ne gnre plus dengagement.

Annuler une ligne de commande :


Cela a pour but de supprimer une ligne de commande dans une commande donne. On utilise
cette mthode si il y a une erreur sur une information comptable de la ligne, pour ensuite
recrer la ligne. Il faut avant de faire cela supprimer la rception associe si elle existe.
Aller dans le panneau de synthse des commandes en renseignant le numro de commande
choisi puis cliquer sur Lignes .

Sil existe plusieurs lignes dans la commande, se positionner sur la ligne que lon souhaite
annuler (en cliquant dans lun des champs contenant les informations de la ligne) puis cliquer
sur Outil / contrle .
Choisir Annulation de la ligne de commande et cliquer sur OK. Cette ligne ne sera alors plus
visible dans la commande, elle a t supprime.

Annuler une ligne de livraison :


La mthode est la mme que pour lannulation de ligne de commande, mais sur les lignes de
livraison.
Aller dans le panneau de synthse des commandes, slectionner sa commandes, cliquer sur
lignes , puis sur livraisons , se positionner sur la ligne de livraison supprimer, cliquer
sur outil/contrle et slectionner lannulation de la ligne.
Avant de faire cela annuler la rception associe si elle existe.

5.1.3 Modifier une commande


Plusieurs cas de modification existent.
Si on souhaite modifier la quantit ou le prix dune ligne de commande approuve : annuler la
rception pour cette ligne, annuler lengagement de cette commande (commandes/
commandes, slectionner sa commande, cliquer sur le bouton approuver , annuler la
rservation), effectuer la modification, rapprouver.
Si on souhaite modifier une information comptable dune ligne de commande, par exemple la
catgorie ou le centre de cot : annuler la rception associe cette ligne si elle existe, aller
dans le panneau de synthse des commandes pour annuler la ligne de commande voulue,
retourner dans le panneau de saisie de commande (commandes/commandes), slectionner sa
commande, crer la nouvelle ligne de commande avec les bonnes informations, approuver la
commande.
Si on souhaite ajouter une ligne une commande existante et approuve : aller dans le
panneau de commande, slectionner sa commande, crer sa nouvelle ligne, approuver la
commande.
Si on souhaite ajouter une quantit une ligne existante : aller dans le panneau de saisie des
commandes, slectionner sa commande, se positionner sur la ligne de commande modifier,
augmenter la quantit du montant dsir, cliquer sur le bouton Livraisons , cliquer sur la
prochaine ligne vierge afin quune nouvelle ligne de livraison se gnre automatiquement pour
le montant ajout. Sauvegarder et approuver la commande.

Ici une quantit de 9 a t ajoute la quantit initiale de 11.

6 SAISIR UNE RCEPTION ET UNE CORRECTION DE RECEPTION


On ne peut saisir une rception que sur une commande valide.
Responsabilit
FR01 Acheteur PO

Chemin daccs
Rception > Rceptions

On slectionne dabord la commande souhaite avec un panneau de recherche :

On a ensuite lentte du bon de rception que lon peut complter ou fermer laide de la
croix :

On arrive ensuite sur le dtail des rceptions saisir pour les diffrentes lignes de la
commande :

Ajuster le
montant de la
rception
Renseigner le
lieu de livraison

Cocher pour
slectionner
cette rception
Sauvegarder
pour valider la
rception puis
fermer le
panneau avec la
croix

Effectuer une rception permet de gnrer en fin de mois des charges payer pour la quantit
rceptionne si celle-ci na pas t rapproche dune facture. Il est donc conseill deffectuer
ses rceptions en fonction des factures qui seront envoyes pour ne pas gnrer des charges
payer trop anticipes. Par exemple pour une prestation pour laquelle on reoit 3 factures, on
rceptionnera 1/3, 1/3, 1/3 en fonction de larrive des factures. Si le prix indiqu sur la facture
ne correspond pas exactement avec le montant de la commande, lajustement sera fait par la
comptabilit au moment du rapprochement commande / facture. Lacheteur ne doit donc faire
correspondre que les quantits commandes avec les quantits rceptionnes, et rceptionner
la totalit de la quantit lorsque la totalit des factures sont arrives, mme dans le cas de
lignes de commande saisies en montant .

Les retours au fournisseur se saisissent dune faon similaire dans le panneau : Rception >
Retours ,
et les corrections sur rception dans le panneau Rception > Corrections.
Pour chacun de ces deux cas, la procdure seffectue en deux temps et de la mme manire :
Par exemple si on a effectu une rception de 30 000 et quon souhaite corriger pour en fait
effectuer une rception de 20 000, il va falloir faire une correction de 10 000 :
Une annulation de rception correspond une correction de la totalit de la
quantit rceptionne.
Rception > Corrections
Le panneau suivant souvre :

Renseigner le
numro de la
commande
corriger

Cliquer sur
Rechercher

Renseigner la
quantit
corriger par
rapport la
quantit
rceptionne,
et cocher la
case
gauche
Sauvegarder
laide de la
disquette
Mettre jour en
allant rechercher
la commande
laide de la
torche,
renseigner
nouveau le
numro de
commande et
cliquer sur

Renseigner
nouveau la
quantit
corriger, cocher
la case
gauche et
sauvegarder
laide de la
disquette. La
correction est
effectue et ces
10000 en
quantit
peuvent

7.1

ETATS

LANCEMENT DUN ETAT

Responsabilit
PO

Chemin daccs
Traitements

On accde la fentre de lancement des traitements


Slectionner quel type de traitement vous souhaitez lancer : traitement unique ou groupe de
traitement. Ici tous les traitements disposition sont des traitements uniques.

Rechercher le Traitement que vous voulez lancer et entrer ses paramtres. Ici on lancera le
Bon de commande pour lexemple mais le principe est le mme pour les autres tats
danalyse.

Permet de choisir
le traitement
lancer

Renseigner les paramtres de lancement voulus dans la fentre des paramtres qui souvre
aprs le choix du traitement.

Permet de copier
un traitement
lanc
prcdemment

Cliquer sur le Bouton Lancer pour lancer ltat.

Permet de dfinir les


options dimpression au
lancement du traitement

7.2

CONSULTER LES ETATS

Responsabilit
AP

Chemin daccs
Voir / Traitements

Accder Voir Traitements pour visualiser les traitements en cours.

Cliquer sur le bouton Rechercher pour accder aux traitements lancs.

Les traitements les plus rcents sont ceux en haut de lcran.

Pour visualiser un tat, cliquer sur le nom de ltat puis sur Voir la sortie.
Pour ensuite le visualiser dans une fentre Internet Explorer, cliquer sur Voir > Copier
fichier aprs avoir cliqu sur Voir la sortie.
Pour rimprimer un tat, cliquer sur Outils/r-imprimer (en haut du panneau), puis saisir les
paramtres de rimpression.

Attention : ltat qui permet dditer le bon de commande doit tre imprim partir dOracle
pour avoir le bon format afin de sadapter la mise sous enveloppe.

8 SYNTHSES FOURNISSEURS, CYCLES DE VALIDATION

8.1

SYNTHSE DES FOURNISSEURS

Responsabilit
FR01 Acheteur PO

Chemin daccs
Synthse des fournisseurs

Vous pouvez rechercher un fournisseur donn ou extraire la liste complte des fournisseurs
dans lordre alphabtique. La consultation des fournisseurs ne permet pas la modification ou la
saisie de nouveaux fournisseurs.
NB : En labsence dun tableau rcapitulatif des fournisseurs, utiliser les flches Haut et Bas
pour passer dun fournisseur un autre.

Permet
daccder aux
sites du
fournisseur

8.2

CYCLES DE VALIDATION

Le type de rapprochement choisi est 3 critres : cela signifie quil faut que la quantit
commande, la quantit facture, et la quantit rceptionne soient toutes gales pour navoir
aucun blocage au niveau du paiement de la facture associe une commande.
Voici quelques cycles qui peuvent dcouler dune commande :
Commande
valide

Rception
totale

Rception
partielle

Rapprocheme
nt facture /
commande

Rapprochement
facture partielle
du montant de
la rception /
commande

Rapprochement
facture du
montant total de
la commande /
commande

Validation de
la facture

Validation de
la facture

Blocage
quantit
rceptionne
qui peut
tre lev

Paiement de
la facture

Paiement de
la facture

Leve
manuelle du
blocage

Paiement de
la facture