10 conseils pour amliorer son organisation et gagner du temps !

1 - Faites des listes !

Notez tout, et ne faites pas uniquement confiance votre mmoire.

Je vous conseille d'utiliser 3 listes:
Sur une feuille A4 : Tout ce qu'il y a faire sur le long terme
Sur un post-it grand format: toutes les tches de la semaine ou du mois.
Sur un mini post-it: les tches du jours accomplir (par ordre d'importance).
Chaque soir vous faites un point sur ce que vous avez accompli, ce qu'il reste faire en barrant les activits ralises sur
les listes.

2- Concentrez-vous sur 1 travail et finissez-le avant de passer autre chose !

Pour cela s'appliquer une discipline: Fermer Outlook et ne le rouvrir que toutes les 2 heures, se dfinir des plages de
travail (par exemple en se faisant des auto-runion dans Outlook).

3- Accomplissez le travail de rflexion en deux temps:

D'abord la recherche d'ides: revoir le but, les objectifs... et crire ses premires ides.
Ensuite regardez les docs des concurrents, internet...
Puis reprenez les ides qui vous semblent les plus intressantes partir de ces 2 listes.
Laissez dcanter la rflexion quelques jours, puis ralisez le document final partir des documents de travail.

4- Evitez les distractions !

Rangez votre bureau pour n'avoir que votre feuille de papier ou votre PC sous les yeux, et mettez votre tlphone sur
rpondeur pour ne pas tre drang toutes les 10 minutes.
Rassemblez en mme temps toutes les activits du temps type: appels tlphoniques, rponses aux emails...
Dsabonnez vous des newsletters inutiles ou envoyez-les vous votre domicile.

5- Rangez vos dossiers !

Classez dans des pochettes les documents pour viter les feuilles volantes et jettez les dossiers devenus inutiles.
Utilisez des outils comme Google Destop ou MSN Search pour retrouver en 1 clic vos documents, emails, fichiers... sur
votre PC (au moins 10 minutes de gagn par jours !).
Archivez rgulirement votre Outlook pour augmenter la rapidit de votre messagerie et viter que votre fichier PST ne
plante. Classez vos fichiers et emails dans des rpertoires: encours, faire, newsletters...

6- Rservez vous des plages de temps pour vous faire plaisir ou raliser des tches "peu productives"

Rservezles priodes de la journe o vous tes le plus fatigu ou le moins concentr (11h, 14h...) pour lire des
newsletters, vrifier votre messagerie perso...

7- Imposez-vous un temps maximum pour les activits consommatrices de temps !

Vous devez fixer une dure maximale pour les tches les plus consommatrices en temps, quitte fournir un travail de
moins bonne qualit. Vous devez tre en mesure de faire un compromis entre temps pass / qualit obtenue.
S'il faut le faut imposez vous un dead line "personnelle", un challenge accomplir.

8- Dlguez les tches les moins importantes, et acceptez qu'elles ne soient pas "parfaites".
Vous devez dlguer les tches non essentielles, en acceptant qu'au dpart elle ne seront pas "comme vous le vouliez"
mais vous devez vous fixer un dlai pour atteindre ce niveau de qualit (grce des conseils et un rtro-contrle de la
qualit fournie).

9- Sachez vous accorder des moments de pause aprs un travail

N'hsitez pas prendre des pauses pour mieux reprendre une activit, ou vous accorder une pause supplmentaire si
vous avez respect vos objectifs.
De plus emmenez toujours avec vous un document, dossier... lire lorsque vous tes dans les transports, dans une salle
d'attente...

10- Automatisez !

Utilisez tous les outils informatiques que vous pouvez: GPS, organizer, signature automatique dans Outlook avec
"Bonjour Cordialement ....", email type de rponses, synchronisez votre tlphone portable avec outlook pour avoir vos
RDV partout...

Vous avez d'autres conseils ? Ecrivez un commentaire, c'est anonyme et cela vous prendra que quelques secondes !

Pour aller plus loin, un site intressant que je viens de dcouvrir depuis la lecture de cet article:
www.WebWorkerDaily.com

Voici leur 5 de leurs 10 rgles pour gagner du temps:

1- Ne laissez dans votre boite de rception que les emails qui ncessitent une action, sinon rpondez immdiatement ou
jettez le !
2 - Faites qu'une chose la fois, s'il le faut divisez une tache en plusieurs sous-ensembles raliser et surtout ne
commencez rien sans avoir fini un travail.
3- identifiez LA chose faire le soir, et le matin en arrivant vrifiez avec vos emails que c'est toujours la priorit N1.
4- Si vous recevez un email et que vous pouvez y rpondre en moins de 2 minutes, alors rpondez y immdiatement.
5- identifiez quand vous tes le plus productif et rservez les activits importantes ces heures.
... La suite sur www.WebWorkerDaily.com