A ssofren | INSTRUCTION POINTAGE, FRAIS ET ‘group DEMANDE DE CONGES sxsTRUCTION Page 2500 2082015 Propriétés du document La coordinatrice Back Office est responsable de la rédaction du document. Le Responsable QSE est responsable de la vérification et Office Manager de l'approbation du document. ‘OBJET > Création du document ‘S.CATIAU VMALLET ‘Coordinatrice BO Responsable SE ‘26/08/2016 26/08/2016 DOMAINE D/APPLICATION CONNEXION DE BASE SAISIE DES DEMANDES D’ABSENCES SAISIE DES FRAIS ASSISTANCE 1 2 3. 4. SAISIE DU POINTAGE 6 6 7 1. OBJET Cette instruction décrit 'ensemble des opérations a effectuer pour réaliser vos pointages, saisir vos frais et saisir vos demandes d'absences. 2. DOMAINE D’APPLICATION Ce document est a l'attention de tous les collaborateurs SOFREN. 3. CONNEXION DE BASE Bienvenue sur la nouvelle interface SX de gestion de projet. Ce nouveau logiciel a destination de ensemble des collaborateurs SOFREN va permettre un suivi plus précis des eer ep STR Te TOD a Fer a Bo Tea ‘Swett ce Taare Peroere, ‘numierwncena INS sofren | INSTRUCTION POINTAGE, FRAIS ET | sstucron a DEMANDE DE CONGES Page 2 re/osr0e affaires et ainsi vous faciliter ensemble de vos démarches. La saisie de vos pointages, de vos notes de frais et de vos demandes d'absences s‘effectueront sur ce dernier. La plateforme est accessible via votre navigateur internet (Chrome, internet Explorer, pour cela il vous faut renseigner l'adresse URL suivant https://sx.sofrengroup.com/ Par ailleurs, pour une connexion plus rapide et plus simple, nous vous invitons a enregistrer ce lien dans vos favoris. Une fois URL rentrée, vous allez vous retrouver sur la page de connexion de SX, il vous suffira de renseigner votre identifiant et votre mot de passe. Lidentifiant se compose de la maniére suivante Premiére lettre de votre prénom, suivi d'un point et de votre nom de famille complet, le tout ‘en majuscules ; ainsi pour Monsieur Jean DUPONT, 'identifiant sera « J.DUPONT ». "Norn duisateur:| J DUPONT Mot de passe: mm "Gonreron| Page de connexion a SX Le mot de passe sera celui de votre session Windows, pour les collaborateurs disposant d'un ordinateur SOFREN. Dans le cas contraire, ce sera celui qui vous a été communiqué par mail lors de la création de votre interface personnelle. En cas de probleme de connexion, veuillez d'adresser un mail a l'adresse de support support sofrengroup@oxylog.com Une fois ces éléments correctement renseignés, vous vous retrouverez sur votre page d'accueil SX. ‘cw a mcrd Parente ‘occferevnson7 ssofren | INSTRUCTION POINTAGE, FRAIS ET | nsttucnow meee ae DEMANDE DE CONGES. Page Sur ofo5/z036 Page d'accueil SX Dans la partie supérieure de l'écran, vous retrouverez la barre de menu principale du logiciel, cette derniére vous permettra de naviguer entre les différents onglets mis a votre disposition. Le nombre et la nature des onglets disponibles différent selon votre réle d'utilisateur. Dans cette instruction, nous ne traiterons que les démarches communes a tous les collaborateurs de la société. 4. SAISIE DU POINTAGE Le pointage s'effectue dans SX via longlet « Temps » et de maniére hebdomadaire. Pour accéder a votre feuille de temps, rendez-vous sur longlet « Temps » présent sur la barre de menu principale et sélectionner « Feuille courante », ceci aura pour effet de vous amener sur la feuille de temps de la semaine en cours ‘wee soherarvnser¢ sofren | INSTRUCTION POINTAGE, FRAIS ET | msucnow mon _ DEMANDE DE CONGES: Page dur 2ol06/2018 Sélection feuille courante Feuille courante La partie supérieure de votre feuille de temps vous indique le numéro de semaine sur laquelle vous vous trouvez, avec les dates correspondantes. Il vous est par ailleurs possible de changer la semaine pour accéder aux semaines précédentes ou a venir. Vous étes également informé de votre unité de temps pour le pointage (heure ou jour). En dessous, vous trouverez une liste de lignes disponible a la saisie, chacune peut correspondre a un projet/affaire sur lequel vous intervenez. Utilisez autant de lignes que daffaires sur lesquels vous souhaitez pointer. En cliquant sur la premiére ligne « Choisir une affaire », vous verrez apparaitre la liste des affaires sur lesquels vous étes affectés. Le libellé se compose de la fagon suivante, le nom du client suivi du nom du projet. a TET RTT SRO TE ORE OG TORE A teed ron cers ceTemtegie”7 ssofren | INSTRUCTION POINTAGE, FRAIS ET | "stecrow mon rou DEMANDE DE CONGES age 5 sur 9 26/08/2036 SYGES A s342006 0 «| @ouvele bane |) Copier “7 Commentaires sais | faire Ugne daffaire ‘Sélection d'une affaire Une fois Vaffaire sélectionnée, cliquez sur la ligne en dessous, afin de choisir le type activité ou la commande sur laquelle vous intervenez. ISYGES & (5342016 x QNowveke tgne Copier DP Commentaires satis } Afaice Lone daffaice Chatelet AVP Ing 5-10 confirme | Ch itelet PRO Tech_Desy/Praj jun 5-10 Choise une affaire ¥ ‘Sélection d'une activité Saisissez le temps passé dans la semaine pour chaque activité pour chaque affaire en respectant l'unité de temps indiquée dans le menu au-dessus. Dans I'exemple ci-dessous nous avons saisi, quatre jours sur laffaire RATP, mais nous les avons saisis sur deux lignes car nous sommes intervenus sur deux types d’activités différentes sur la méme affaire. Nous avons également saisi un jour en intercontrat bureau Notre pointage hebdomadaire nous a nécessité 3 lignes. Répétez-opération-jusqu’a ce que votre feuille de-temps-soit-complétée et -cliquez sur «Mettre a jour » afin de sauvegarder votre saisie. Vous pouvez également sauvegarder votre saisie incompléte a tout moment et la reprendre ultérieurement. Une fois la feuille complétée et sauvegardée, nous vous invitons a cliquer sur le bouton « Validation collaborateur », afin de finaliser votre pointage, car ce n'est qu'une fois le ‘toda stand aeTeaae enniohesrwacom_g’ 30Fren | INSTRUCTION POINTAGE, FRAIS ET | ssncm ws oro DEMANDE DE CONGES ators saris pointage complété en entier et sauvegardé que vous pourrez valider. es 2 S26 GeO OLE Resin Oren | cane a ope en ine 22a - SS = = : am So Pre = —_—- SS = om => SP G2 oS: Validation de Ja feuille de temps 5. SAISIE DES DEMANDES D’ABSENCES Dorénavant les demandes d'absences seront traitées via le logiciel SX, pour cela il vous faudra remplir une demande qui sera automatiquement transférée a votre responsable pour validation, puis au service des ressources humaines pour confirmation. Une fois la demande complétée et validée, celle-ci apparaitra immédiatement sur votre feuille de temps et bloquera le pointage sur ce jour ou sur la période saisie. Pour réaliser une demande d’absence, vous pouvez procéder directement via le widget « Accueil », présent sur la page d'accueil et sélectionner « Saisir un congé ». © sipiter emesis i options Accvel Bonjour sx ges, nous sommes le 22 it 2016 ‘Now un cet outer un contact Z outer ue atta CERNE Tes ches Gerrans es comes (Campagne des aa Campagoes des tatu puter ure acon Ste Soren Sofen intranet Widget accueil aT OPT TRE TROD AE TE RATHER TE BT TOE OSA TT RTA ‘eet sonore earerst ‘eefaersonsamPe woe ssofren | INSTRUCTION POINTAGE, FRAIS ET | rvcnow rou DEMANDE DE CONGES Page Tau 26/08/2056 Autrement vous pouvez accéder via onglet « Absences » présent sur la barre de menu principal, ce qui vous aménera sur votre liste de demande de congés. OISK Rressources- i aficres Temps se Frais [F) Panning i Absences 4 Repro SS eee Valder * @\Eporter= <> Compteuss Page — Liste de demande des congés Sur cet écran, vous pourrez ajouter une demande d’absence, en cliquant sur « Ajouter », ce qui vous conduira sur le formulaire adéquat. Vous pourrez également suivre 'avancement de vos demandes d'absences en naviguant & travers les différents onglets de la barre de navigation de demande de congés. Une fois sur le formulaire de demande d’absences, il ne vous restera plus qu’a sélectionner le type d’absences a l'aide de la liste présente dans le logiciel, en cliquant sur l'icéne loupe et en renseignant vos dates d’absences. II vous est possible de sélectionner une demi- journée en utilisant les champs présents & cété de celui des dates (Matin - Midi - Soir). Par la suite, cliquez sur « Ajouter » et enfin sur « Validation collaborateur » pour finaliser votre demande. eoredejaes 00 (tne, Fan F Breen eae Formulaire de demande de congés Pour information, lorsque vous choisirez comme type « Congés payés » et « RTT », votre compteur de congés ou de RTT s'affichera automatiquement Enfin en vous rendant sur votre page d'accueil, vous pourrez consulter état de validation de vos demandes d'absences, via le widget « Demandes de congés » ou comme nous I'avons vu précédemment en vous rendant sur 'onglet « Absences » sur la barre de menu principale. a BRET TERT TROD OF ETRE VP BE OS TORE ‘Sr storefront ‘he ghesrvacemssofren | INSTRUCTION POINTAGE, FRAIS ET | wsrucnow “en roe DEMANDE DE CONGES. Page 89 peveasnoie pars Dees waves Mss Guano Stam ibe Boa yore one =" idget demande de congés 6. SAISIE DES FRAIS De la méme maniére que les demandes d'absences, vous pouvez saisir vos frais de plusieurs maniéres, lesquelles vous raméneront sur votre note de frais © Via le widget « Accueil », puis « Saisir un frais », © Via Fonglet « Frais » présent sur la barre de menu principal, puis « Frais en cours » Via votre feuille de temps, en cliquant sur les icdnes voitures, sous les compteurs de temps Par souci de simplification, utiisez toujours Vicéne « Voiture bleue », qui vous permettra d'accéder a votre note de frais sur la semaine entiére. En effet, la voiture rouge ne vous donne accés qu’a la saisie sur un jour. Par ailleurs, il vous faudra saisir lintégralité de vos frais, ce qui inclut les frais sur ODM (indemnités de grand déplacements et forfaits divers... CAGE = rigs estos a@ an ome 92 ed - ae Ligne d'activité, fouille de temps Une fois sur votre note de frais, il ne vous reste plus qu’a saisir vos frais, en cliquant sur « Ajouter une ligne », présent sur la seconde partie de 'écran. Une nouvelle fenétre vous invitera a renseigner les différents champs, tels que laffaire & impacter, le type de frais... Vous pourrez vous aider des listes présentes sur le logiciel en cliquant sur les différentes icénes a droite de chaque champ. Les libellés sur lesquels un astérisque est présent sont a renseigner obligatoirement. Veuillez vérifier que le champ « Ordre de mission » est bien renseigné lorsque vous saisirez vos frais. Dans le cas, oll vous n’avez pas d'ODM, merci de laisser ce champ vide. BRET TOOT ST PAT FATT RT TR RT ‘swearsev we ssofren | INSTRUCTION POINTAGE, FRAIS ET | "stuctiow oe DEMANDE DE CONGES Page 9 sur 26/08/2016 I ATTENTION /!\ Par défaut tous les frais sont « Refacturables ». II vous appartient de sélectionner « Non » lorsque ce n’est pas le cas. oes feness ——tme= rare SO Qo te don mie te tare ‘ee demi seuss Note de frais, saisie d'un frais 7. ASSISTANCE Par ailleurs, en cliquant sur 'icéne « ? », vous pourrez retrouver le manuel d'utilisation Sx, muni d'un index et d'une barre de recherche. ISK Bim be i ihe: ite 9 Bhs eet Ry eee Ment Grae Snes ae Qin sloneee oe Enfin, si vous rencontrez des difficultés lors de votre connexion au portail SX, merci d'adresser un mail a adresse : Support SofrenGroup@oxylog.fr Dans le cas de probléme concernant les saisies de vos pointages, des frais ou de vos demandes d’absences, merci d'adresser un mail a l'adresse : poleadv@sofrengroup.com Il vous est tout fois possible de consulter notre intranet, puis Mon Espace > Mes Applications SOFREN et sélectionner la thématique « Everwin », "RTS SPE TORT SUSIE TT Br RS REDE BTR FBT CE TOT