La dématérialisation de la

chaine budgétaire et comptable

L’expérience du Département de l’AUBE

Philippe RICARD – Directeur Informatique

LES ASSISES DE LA DEMATERIALISATION

 ZERO PAPIER
c’est possible !

“
Une dématérialisation complète sans oublier aucune étape dans le cycle de vie du
document comptable et des pièces associées, nous permet de réaliser des économies
“
en terme de temps de traitement et d’impression, d’augmenter la sécurité du traitement
et d’améliorer le suivi budgétaire .

Les briques
outils
 Au service de la chaine comptable
des outils internes de dématérialisation

Un logiciel comptable … La dématérialisation des pièces papiers

Pour réaliser les opérations comptables au format Plutôt que rematérialiser les pièces électroniques
PES reçues : dématérialisation des pièces papiers
Pas de nouvelles fonctionnalités utilisées reçues.

Un silo de pièces justificatives Les outils appliqués à l’électronique

Indépendant de toute application métier. Les Envoi en recommandé électronique
applications métiers déversent les documents Plateforme d’échanges avec entreprises (bons
électroniques – Exploitation du silo avant transmission de commandes, actes engagement, ..)

Un parapheur électronique Un archivage électronique

Les documents circulent dans le Parapheur Ultime étape assurant la conservation des
Electronique. Le service fait est notifié documents électroniques
électroniquement par les agents de la collectivité. Politique de numérisation pour l’élimination du papier
 Le silo des pièces comptables

4
Factures PAPIERS
Numérisation avec
reconnaissance d’informations
. Validation du service fait
Rapprochement avec engagement
Circuit du document
.

4
Factures CHORUS
Incitation auprès des entreprises

4
Obligation du service / engagement Bons de commande
. Transmission dématérialisée à
l’entreprise avec Horodatage
.
Marchés Publics
Espace d’échanges avec entreprises
pour solliciter un acte d’engagement SE
_ SILO
.

€
4
Délibérations Logiciel
Finances
Les délibérations avec incidence
financière sont dévérsées
.
La dématérialisation des pièces papiers
Utilisation de photocopieurs
complétés par des outils internes

Authentification par certificat

01 Reconnaissance de l’agent par présentation du support du certificat .
Le dossier de Numérisation est automatiquemment défini

Numérisation en masse
02 Développement d’un outil de détection de séparateur permettant de
découper le scan en plusieurs documents autonomes.

Reconnaissance intelligente
03 Développement d’un outil pour la reconnaissance automatique des
données (numéro, montant, date, fournisseur, etc)

Connecté avec API-Entreprises

04 Moissonnage des informations INSEE liée à l’entreprise : Vérification
des informations connues …
Les outils appliqués à l’électronique ….
Ces outils qui ont permis de faire décoller
les processus de dématérialsation

Envoi en recommandé electronique

Gestion de la preuve électronique
Notification

La plateforme de marchés publics

Gestion de la procédure après le publicité : Demande de signature
de l’AE, avis d’attribution, notification

La plateforme d’échanges avec les entreprises

Bons de commandes, marchés subséquents, avenants, auto-
facturation, ….
Le parapheur électronique
Utilité dans tous les processus de dématérialisation de la chaine comptable :
- Validation Service Fait
- Co-signature acte engagement
- Signature bons de commande
- Signature des délibérations
- Signature du flux financier

Fonctionnalités très avancées :

- Gestion des délégations, des absences
- Gestion des circuits de documents
- Gestion des différentes formats de signatures AdES
- Rematérialisation de la signature
- Ouvert via des interfaces avec différentes applications
(Délibérations, WORD, logiciel social, ….)

Une version Mobile permettant de signer

depuis n’importe quel Device et OS
Les facteurs de réussite
Un certificat électronique pour tous
Devenu le moyen de communication avec l’institution.
Dossier Agent, Ouverture des portes, Authentification sur scanners

Une démystification de la dématérialisation

C’est quoi une signature électronique, un document signé électroniquement
La numérisation ? pas plus compliquée que la photocopie

Des outils internes pour simplifier les processus

La numérisation en lot, OCR intelligent, routage automatique, parapheur ..
Une équipe de 5 personnes pour le développemnt

Une collectivité volontaire

Le président signe électroniquement les délibérations depuis 2008
Les agents ont intégré la démarche
 Merci
Philippe.ricard@aube.fr