BUKU PEDOMAN UMUM

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

UNIVERSITAS UDAYANA

i
 ?


   
 ; 

.  

 

A

 
!
4 "
/ 9 9
& 
= % =
%

%
(
<  ' 

"
" " "
) )


,
&
/
"
)

* *


#
, ,
( '

2
"
> +
" " ,

  
"
" 2

#

"
, , 2

" $
"
" (
%
* *


+
. .
2 2
' (
,
,

" "
&
*
3

' % % )
'
"
"
"
 .
 
&
+ & " " " 
. 

'
% ,
(
"

. A
"
& & 
/ 
"
9 2

> % & 
? /
%
" "
+

"
(
" )
+ , 



9

, ' & * 
' )
1
9
2

*
" +
" ) )
" 1
/

)
@
B

+
*
, "
"
*
5 
,
(
"
&
&
2 ,
"
+

1 2

1
, (
) " "
'
5

"
&
+
"
% "
, A "
2 , / #

> . ,
'

" "
"  #

.
- "
" H .
B


- ,
,
* )
"
.
A
B

$
" )
" " %
, '

%
'
9 -
,
/
+ ,
2 &

"
>

" "
& '
2
"

& > +
+
"  
" , " #

(
/ >

) "
% - E "

/
3
" )
B
"
)
, ,
" "

.

,
'
(
' . #

2 ,
, 
"
+
) "
(
"

5
/
2
*
+ C / 
# 
,
-
)
6 " /

"
2
/ +

5
+
+
" % .
'
9
"

(
* , D
"
5
%
) 
,

&
" "
*
"
0

,
9 2
@ )
,
#
,

" 9 2 *
5
I
"
1

2 
" "
- "
"
,

6 ,
"
A
* '
'
"
/ E

% 7
2
+ 
A
" %
&
#

9
*

'

( "

( ( 
4 "
/ B "
"
%
%
) 3
"

1
,
,
+
B &
, 9 )

+

' (

" /
2 ' ,
&
9
' "
"
.
.
"
, 4
)
"
) %


"
, *

(
- ,
)
&
)
'
@
+

&
'
)
+ 9 4
"
9
5

,
* % " "

ii
"
"
, "
+

# 9 *
#
'
% 

-
" ? "
"
- & "
A
9 '


" '
6 , "
"
,
"
/

"
8
B #
%
# F
: 2
,
'

+

,
&
E '
9
(
8

+
%

2 ( 
" )

3
' *  , 
&
(
)

%
,
1 /
)
"

1 9

G "

%
" 9
2 " 

+
"
G
' 7
. (
"
. ) ,
#

,
G
)

9 , +
9 5
.

) 2
"
"
" #
G
) 
"

"

* "
1 #
)
, G

9 ,

,
# '
" 
, 
6
G
9

F )
"
)
2
2
5
/
"

,
&
,
" G &
"

" 
%

2
)
G !
,
" I
& -

"
*
9
' "
2 .
" 
. A
%

/ ,
" G 1

#
%


1
+
+ G +
( 
" 

, &

)
"
' "
" G
$
)
2
* %
'
'
( +
/
. #

,
"
G
&
+
"
) >
>
1
'
G ,

+
" #
,
" +
"
.
4
>
6
G
*
+ %
9
'

+ "

"
&

) +
5 G

& "
'

" /
1
G ,
*
" "
(

'
# "
A
# +
"
9
"
/ .

+
% 2
)

" & ,

%
%
F
" #

&

(
" ,
&

@ "
9

" %
I - : 2
5 (
9 /
(
6 B
>

"
G "
"
"

)
'
+

G ( ,
-

,
A + '
" %

" "
.

"
' *
 2
G

B (
%
"
# +
G *

+ "
+ , %

+
G 9

(
%
,
2

&
( (

% +
G .
& &

% %
'
& "

"
G

"
9 9
"
(
. #
+
6 -
G /

,
" " %
B
#
"

+ "
,
G ' , ,
&

+ 9 ,
" " "
G 2
 BUKU PEDOMAN UMUM
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
UNIVERSITAS UDAYANA

PUSAT ARSIPARIS
2009

50 iii
 01 Pemanfaatan Teknologi
Komunikasi
TP.01 Media Pembelajaran
00 Pemanfaatan Teknologi
Informasi
01 Pemanfaatan Teknologi
BUKU PEDOMAN UMUM Komunikasi
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF TP.02 Studio
00 Radio
UNIVERSITAS UDAYANA
01 Televisi
PUSAT ARSIPARIS 02 Multi Media
2009

Koordinator Tim Penyusun: CATATAN:

Ida Bagus Arimbawa
Kesepakatan dalam Pelatihan Tata Kelola Kearsipan
Penyunting:
yang diikuti oleh para Arsiparis dilingkungan Univ.
Jiwa Atmaja
Udayana pada tanggal: 25 Pebruari 2009 disepakati sbb:
Cover & Ilustrasi: Penetapan Kode Klasifikasi arsip terhadap kode
Repro surat yang timpang dengan Kep. Setjend. Depdiknas
Nomor: 41268/A.A1/kp/2008, diterapkan sbb:
Design & Lay Out:
Putu Mertadana Ditulis Kode lama terlebih dahulu, kemudian
diikuti dengan garis miring lanjut penulisan kode
Diterbitkan oleh: sesuai kode yang tertuang pada Pola Klasifikasi Arsip
Udayana University Press
Depdiknas.
Kampus Unud Sudirman Gedung Pascasarjana Lt.1 R.1.1
Jl. P.B. Sudirman, Denpasar - Bali, Telp. 081 337 491 413
unudpress@yahoo.com h!p://penerbit.unud.ac.id Contoh:
PM/ PP.04 = SURAT ARSIP PENGABDIAN
Cetakan Pertama:
MASYARAKAT.
2009, x + 112 hlm, 14 x 21 cm
J

W
X
J

]
\
^

_
j

j
r

iv 49
 02 Bahan Ajar/Media Pembelajaran KATA PENGANTAR
03 Laboratorium
PP.03 Ijazah dan Transkrip
00 Ijazah
01 Transkrip
02 Keterangan Lulus Sementara
03 Legalisasi Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang
PP.04 Penelitian dan Pengabdian Maha Esa (Ida Sang Hyang Widhi Wasa) atas anugrah-
Masyarakat Nya sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip
00 Penelitian ( Unud pake kode Inaktif Universitas Udayana ini dapat dirampungkan sesuai
PL)PL/PP rencana.
01 Pengabdian Masyarakat ( Unud Buku ini memuat tentang pokok-pokok pengelolaan
pake kode PM ) PM/PP.04 arsip inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana
02 Pengembangan IPTEK yang dapat dipakai sebagai pedoman/acuan dalam
PP.05 Alumni ( Jobdes. BAK, pake kode mengelola arsip inaktif/statis bagi unit-unit kerja di
lingkungan Universitas Udayana. Karena buku pedoman
KM)
ini hanya memuat ketentuan-ketentuan pokoknya saja,
PP.06 Tenaga Pengajar ( Pake Kode DT/
sudah barang tentu aturan-aturan yang bersifat spesifik
BAA) belum dimuat dan akan dimuat dalam buku khusus untuk
00 Dosen itu.
01 Guru Besar Tim Penyusun menyadari bahwa dengan
02 Konsultan Akademik keterbatasan pengetahuan, tentu buku ini belum dapat
PP.07 Forum Senat dikatagorikan sebagai “Buku Pedoman” yang sempurna,
PP.08 Wali Amanah karena itu melalui kesempatan ini, dengan rendah hati
PP.09 Program Studi ( Pake Kode DT.BAA kami mengharapkan masukan yang sifatnya membangun
00 Diploma dan penyempurnaan buku ini pada masa yang akan
01 Strata-1 datang. Masukan diharapkan dari berbagai pihak dan
02 Strata-2 dapat disampaikan secara lisan atau tertulis kepada kami.
03 Strata-3 Melalui kesempatan ini pula, Tim Penyusun
04 Extention menyampaikan ucapan terimakasih yang setinggi-
tingginya kepada Rektor Universitas Udayana dan
05 Jarak Jauh
semua pihak atas sumbangsihnya baik dalam bentuk
moril maupun materiel sehingga Buku Pedoman Umum
TP TEKNOLOGI PENDIDIKAN Pengelolaan Arsip inaktif dapat terwujud.
TP.00 Sistem/Model Pembelajaran
00 Pemanfaatan Teknologi Bukit Jimbaran, November 2009
Informasi Tim Penyusun

48 v
 termasuk Wali Amanah ?
01 Organisasi Kemahasiswaan
(Jobdes. BAK, pake kode KM )
02 Organisasi Profesi Dosen ?
03 Pemberdayaan Perguruan Tinggi
04 Dewan Pendidikan Tinggi
II.2. PP PERKULIAHAN/
PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN
PP.00 Administrasi Penyelenggaraan
Pendidikan
00 Kalender Akademik
01 Penerimaan Mahasiswa Baru
02 Registrasi Mahasiswa
03 Absensi/Presensi Kehadiran
Mahasiswa
04 Administrasi Ujian
05 Administrasi Pelulusan

PP.01 Kemahasiswaan
00 Cuti Mahasiswa
( Jobdes. BAA, pake kode DT )
01 Dispensasi
( Jobdes. BAK pake kode KM )
02 Beasiswa (sda )
03 Senat Mahasiswa (sda)
04 Kegiatan mahasiswa (sda)
05 Mahasiswa Berprestasi (sda)
06 Mahasiswa Meninggal Dunia
(sda)
07 Mahasiswa Asing
( Jobdes. BAA, pake kode DT )
PP.02 Prasarana dan Sarana Akademik (Pake
Kode DT/ BAA)
00 Kurikulum
01 Deskripsi Mata Kuliah

vi 47
 WS.02 Laporan DAFTAR ISI
00 Laporan Hasil Pemeriksaan
01 Laporan Hasil Monitoring
WS.03 Tindak Lanjut
WS.04 Pengabdian Masyarakat
WS.05 Forum Komunikasi
KATA PENGANTAR ....................................................... v
BAB I PENDAHULUAN .................................................. 1
II. MASALAH SUBSTANTIF a. Latar belakang ...................................................... 1
DILINGKUNGAN PENDIDIKAN TINGGI b. Dasar Hukum........................................................ 2
c. Maksud dan Tujuan ............................................. 3
II.1. DT.00 Akademik ( BAA )
d. Pengertian Umum ................................................ 4
00 Kurikulum
BAB II PENGOLAHAN ................................................... 7
01 Program Studi
a. Pendataan .............................................................. 7
02 Pengembangan Wawasan
Akademik b. Pemilahan .............................................................. 11
03 Pengembangan Prestasi c. Pendiskripsian ...................................................... 12
Akademik d. Pembuatan skema pengaturan arsip ................. 15
04 Proses Pembelajaran e. Pengelompokan indek ......................................... 16
05 Sarana dan Media Pengajaran f. Penomoran dan labelisasi.................................... 19
06 Evaluasi Akademik g. Pembuatan DPA.................................................... 20
DT.01 Penelitian dan Pengabdian Masyarakat BAB III PENYIMPANAN ................................................ 23
00 Penelitian ( Jobdes. Lemlit, a. Penataan Ruang simpan ...................................... 23
pake kode PL ) b. Pemeliharaan ruang simpan ............................... 25
01 Pengabdian Masyarakat (KKN, c. Penataan arsip ....................................................... 26
KKL) ( Jobdes. LPM pake kode d. Retensi/ Penyusutan arsip ................................... 27
PM ) BAB IV. LAYANAN ARSIP ............................................. 30
02 Kreativitas Mahasiswa a. Peminjaman arsip ................................................. 30
( Jobdes. BAK, pake kode KM )
b. Pencarian ............................................................... 31
II. KM/DT.01.02
c. Pengambilan arsip ................................................ 32
DT.02 Ketenagaan
d. Pencatatan.............................................................. 33
00 Tenaga Akademik
e. Penempatan arsip ................................................. 34
01 Tenaga Non Akademik
DT.03 Pembinaan Kelembagaan BAB V. PENUTUP ............................................................ 35
00 Organisasi Perguruan Tinggi Lampiran Pola Klasifikasi Arsip .................................... 37

46 vii
 DL.01 Penyelenggaraan Diklat
00 Prajabatan (Jobdes BAUK/kepeg
pake kode KP)
01 Pimpinan (sda)
02 Fungsional(Jobdes BAA )
03 Teknis
(Jobdes BAUK/Kepeg, pale kode
KP)
DL.02 Pengiriman Peserta Diklat
00 Dalam Negeri
01 Luar Negeri
DL.03 Pengiriman Peserta Pendidikan Gelar
Job Des BAA, (DT)
00 Dalam Negeri
01 Luar negeri
DL.04 Seminar/lokakarya/Workshop/Bimkos/
Bimtek
DL.05 Evaluasi Diklat

I.11. PG PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

PG.00 Rencana Litbang
PG.01 Pelaksanaan Litbang
00 Kurikulum
01 Penilaian dan Pengujian
02 Kebijakan dan Inovasi
03 Statistik Bidang Pendidikan
PG.02 Evaluasi dan Laporan Penelitian
PG.03 Forum Komunikasi Kelitbangan

I.12. WS PENGAWASAN
WS.00 Rencana Pengawasan
WS.01 Pelaksanaan Pengawasan
00 Rutin
01 Khusus
02 Monitoring

viii 45
 01 Konsumsi dan akomodasi BAB 1
02 Perawatan
PENDAHULUAN
03 Perjalanan Dinas
04 Pengurusan VISA/Paspor
05 Mess, Rumah Jabatan,
Rumah Dinas, Wisma /
Villa,Hostel, Penginapan a. Latar belakang
06 Telekomunikasi ( Job Des
Bag Perlengkapan Fenomena arsip inaktif di lingkungan Universitas
07 Kebersihan dan Taman Udayana, secara umum terlihat masih beraneka ragam
TU.05 Keamanan dan Ketertiban dan belum semuanya tertata rapi di masing- masing Unit
00 Personil Kerja. Menyimak kondisi seperti ini, di samping adanya
01 Dokumen himbauan dari Depdiknas, Rektor Universitas Udayana
02 Material/fisik menyadari akan arti pentingnya suatu arsip pada masa-
masa yang akan datang. Mengantisipasi fenomena yang
I.9. TI TEKNOLOGI INFORMASI DAN demikian, Rektor Universitas Udayana menaruh perhatian
KOMUNIKASI ( Jobdes. DIVINKOM ) khusus dan berkomitmen serta berupaya agar arsip
TI.00 Sistem Informasi Manajemen (SIM) inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana dapat
00 SIM Kepegawaian digali, ditata, serta dikelola sedemikian rupa, sehingga
01 SIM Keuangan saat dibutuhkan arsip inaktif bisa ditemukan dengan
02 SIM Barang cepat dan tepat. Di samping itu, Universitas Udayana telah
03 SIM Persuratan memiliki Arsiparis yang berasal dari staf administrasi
04 SIM Kearsipan yang mempunyai hasrat ingin pindah ke status Arsiparis,
TI.01 Sistem Informasi Pendidikan dan sampai saat ini Universitas Udayana telah memliki
00 Sistem Informasi Pendidikan Arsiparis sebanyak 26 orang. Di samping itu, pada masa
Tinggi akan datang Universitas Udayana akan membentuk
pangkalan data sebagai antisipasi dalam menghadapi
I.10. DL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN persaingan global yang telah mulai dirasakan dewasa ini.
DL.00 Rencana/Program Diklat Atas dasar pemikiran yang demikian, akhirnya Rektor
00 Rencana Kebutuhan Diklat Universitas Udayana mengeluarkan Surat Keputusan
(Jobdes. BAA untuk Dosen ) nomor: 359/ H.14/TU/2008 tertanggal: 9 Oktober 2008
(Jobdes BAUK, Kepeg /Untuk yang membentuk satu wadah beserta perangkat/struktur
Pegawai, pake kode KP.) organisasinya, yang diberi nama Pusat Arsiparis. Pusat
01 Kurikulum dan Silabus Arsiparis inilah yang diharapkan dapat bermanfaat sesuai
02 Modul dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang diberikan,

44 1
yaitu: PR.01 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
a. Menyiapkan rumusan kebijakan, standar, norma dan Pemerintah
pedoman teknis pengelolaan arsip di lingkungan PR.02 Evaluasi Program
Universitas Udayana berdasarkan kebijakan, standar, PR.03 Laporan
norma dan pedoman dari departemen. 00 Laporan Berkala
b. Mengelola arsip inaktif di lingkungan Universitas 01 Laporan Insidentil
Udayana. 02
c. Melakukan pembianaan dan pengawasan
ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan I.7. LK PERLENGKAPAN
Universitas Udayana. LK.00 Rencana Kebutuhan Perlengkapan
d. Mengendalikan dan mengkoordinasikan pengelolaan LK.01 Pengadaan Barang dan Jasa
arsip di lingkungan Universitas Udayana sejak 00 Pengadaan Barang Habis Pakai
penciptaan hingga penyusutan. 01 Pengadaan Barang Bergerak/
Inventaris
b. Dasar Hukum 02 Pengadaan Barang Tidak
Bergerak/Investasi/Asset
Dasar hukum penyusunan Buku Pedoman ini sbb: 03 Pengadaan Jasa
1. Undang- undang RI Nomor; 7 tahun 1971 tentang LK.02 Penyimpanan/Pergudangan
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. LK03 Penyaluran/Distribusi
2. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 34 tahun 1979 LK.04 Inventarisasi Barang
tentang Penyusutan Arsip. LK.05 Pemeliharaan/Perbaikan
3. Keputusan Presiden RI Nomor: 105 tahun 2004 tentang 00 Barang Bergerak/Inventaris
Pengelolaan Arsip Statis. 01 Barang Tidak Bergerak/investasi/
4. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 03 tahun 2000 tentang Asset
Standar minimal gedung dan ruang penyimpanan LK.06 Penghapusan
arsip inaktif. 00 Barang Bergerak/Inventaris
5. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 10 tahun 2000 01 Barang Tidak Bergerak/Investasi/
tentang Standar Folder dan Guide Arsip. Asset
6. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 11 tahun 2000
tentang Standar Boks Arsip. I.8. TU KETATAUSAHAAN
7. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 12 tahun 2000 TU.00 Persuratan
tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip. TU.01 Penggandaan
8. Peraturan MENPAN Nomor: Per/3/M.PAN/3/2009. TU.02 Kearsipan
9. Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka TU.03 Kerumahtanggaan
Kreditnya. 00 Kendaraan Dinas

2 43
 HM.02 Keprotokolan 10. Peratuan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 37
00 Penerimaan Tamu Dinas tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan
01 Jamuan Makan/Resepsi Depdiknas.
02 Acara Kedinasan 11. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor;
03 Upacara/Peringatan Hari Besar 145/U/2004 tentang Jadual Retensi Arsip Keuangan
04 Pelantikan dan Serah Terima dan Kepegawaian di lingkungan Depdiknas.
Jabatan (Jobdes Bag Kepeg, pake 12. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor:
kode KP) 13 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif
HM.03 Kunjungan Dinas dan Fasilitatif di lingkungan Depdiknas.
00 Dalam Negeri 13. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor:
01 Luar Negeri 26 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif
HM.04 Dengar Pendapat dan Fasilitatif di lingkungan Perguruan Tinggi dan
HM.05 Sidang Kabinet/Rakor Kopertis.
HM.06 Penerbitan dan Publikasi 14. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 1
00 Buletin/Majalah ( Jobdes tahun 2006 tentang pedoman Pelaksanaan Penyerahan
UPT Peerbit..? ) Arsip Statis di lingkungan Depdiknas.
01 Pameran ( Jobdes. Bag. SIM/ 15. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 42
BAPSI, pake kode PR ) tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas.
02 Sayembara/Lomba/Festival
HM.07 Dokumentasi c. Maksud dan Tujuan
00 Foto/Video/Film
01 Guntingan Koran/Kliping Koran Buku Pedoman ini diharapkan dapat memberikan
HM.08 Perpustakaan ( Job Des. Perpustakaan). informasi umum tentang pengelolaan Arsip di Universitas
00 Pengadaan Bahan Pustaka Udayana, sehingga diharapkan para pengguna arsip
01 Pengolahan Bahan Pustaka mengetahui bahwa Universitas Udayana sudah memiliki
02 Pelayanan Bahan Pustaka Pusat Arsiparis dan mengerti tentang pengelolaan arsip
03 Penghapusan Bahan Pustaka di Universitas Udayana.

I.6. PR PERENCANAAN Tujuan umum:

PR.00 Rencana/Program Kerja • Menjamin arsip dapat disediakan dengan cepat, tepat,
00 Jangka Panjang aman, dan efisien;
01 Jangka Menengah/Rencana • menjamin arsip tidak mengalami kerusakan dan
Strategis hilang;
02 Tahunan • menjamin arsip yang bernilai guna kesejarahan dapat
diselamatkan dan dilestarikan.

42 3
Tujuan khusus: 01 Pendirian Lembaga Pendidikan
• Universitas Udayana memiliki arsip yang terintegrasi, Informal
terorganisir, tertata dengan rapi sesuai dengan kaidah 02 Pendirian Lembaga Pendidikan
- kaidah kearsipan yang berlaku di Indonesia Non Formal
• Menghasilkan satu sistem akuisisi, pengumpulan, HK.06 Sertifikasi dan Akreditasi
penataan, pelestarian dan pelayanan informasi 00 Lembaga Pendidikan Formal
kearsipan yang akuntabel sebagai penunjang (Jobdes Bag Perencanaan, pake
kelancaran tugas - tugas Universitas Udayana (Tri kode PR )
Dharma Perguruan Tinggi) 01 Guru/Dosen ( Jobdes. Bag
• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia Kepeg, pake kode KP )
pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di bidang
manajemen kearsipan yang profesional. I.4. OT ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
• Meningkatkan sarana prasarana penunjang kegiatan OT.00 Organisasi
kearsipan yang dapat dimanfaatkan untuk menelaah, 00 Struktur, tugas, dan fungsi
menganalisis, menyajikan data dan memberikan (Jobdes Bag Kepeg/ BAUK, pake
layanan informasi yang berhubungan dengan kode KP)
arsip untuk kepentingan Universitas Udayana dan 01 Analisis jabatan (Jobdes
stakeholders. TU)
OT.01 Tata Laksana
d. Pengertian Umum 00 Sistem dan Prosedur Kerja
01 Pembakuan Sarana Kerja
Untuk mendapatkan kesamaan persepsi terhadap OT.02 Evaluasi Organisasi dan Tata
segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas Kerja (Jobdes Kepeg, pake
pokok dan fungsi (tupoksi) Pusat Arsiparis, dalam Buku kode KP )
Pedoman ini dipandang perlu menetapkan pengertian
tentang arsip, lembaga dan lainnya yang terkait dengan I.5. HM KEHUMASAN
kearsipan. HM.00 Hubungan Antar Lembaga
1. Universitas dimaksudkan adalah Universitas 00 Antar Lembaga Pemerintah
Udayana. 01 Swasta/LSM
2. Fakultas dimaksudkan adalah semua fakultas 02 Perusahaan
yang berada di bawah/ di lingkungan Universitas 03 Lembaga Pendidikan
Udayana. HM.01 Media Massa
3. Lembaga dimaksudkan adalah Lembaga Penelitian 00 Media Cetak
dan Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat. 01 Media Elektronik
4. Unit kerja lainnya adalah Jajaran BAUK, BAA, BAPSI, 02 Media Internet

4 41
 13 Surat Edaran/surat Edaran BAK, UPT dan Unit kerja lainnya yang dibentuk atas
Bersama Eselon I dasar Surat Keputusan Rektor.
14 Pedoman, Standar, Juklak, Juknis 5. Sarana dan prasarana dimaksudkan adalah:
dan Protap Eselon I a. Ruang penyimpanan arsip standar.
15 Peraturan/Keputusan Rektor b. Ruang tempat kerja pengolahan arsip.
16 Instruksi Rektor c. Ruang kerja Arsiparis dan sekretariat.
17 Peraturan/Keputusan Bersama d. Sarana lainnya untuk menunjang kegiatan
Rektor Arsiparis.
18 Surat Edaran/Surat Edaran 6. Arsip adalah:
Bersama Bersama Rektor a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
19 Pedoman, Standar, Juklak, Juknis Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan
dan Protan Rektor Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
HK.01 MoU/Kontrak/Perjanjian Kerjasama dalam rangka pelaksanaan kegiatan
( Jobdes Bag. Kerjasama, pake kode LN/ pemerintahan.
DN ) b. Naskah-naskah yang diterima oleh badan-badan
00 Dalam negeri swasta dan/ atau perorangan dalam bentuk corak
01 Luar Negeri apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
HK.02 Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
hukum kehidupan kebangsaan.
HK.03 Bantuan/konsultasi/advokasi 7. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan
HK.04 Kasus Hukum secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
00 Pidana penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
01 Perdata umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
02 Tata Usaha Negara penyelenggaraan administrasi Negara (pasal 2 ayat a
03 Agama UU No. 7 Tahun 1971).
04 Adat 8. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung
05 Ketenagakerjaan dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan
06 Internasional dalam penyelenggaraan administrasi.
9. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi
HK.05 Perizinan penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi
00 Pendirian Lembaga Pendidikan sudah menurun.
Formal (Jobdes Bag. Perencanaan/ 10. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan
BAPSI, pake kode PR ) secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun

40 5
 untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi KP.05 Kesejahteraan
Negara. 00 Perumahan
11. Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensial (mutlak) 01 Koperasi
untuk kelangsungan hidup organisasi. 02 Taspen
12. Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis 03 Asuransi Kesehatan
kertas. 04 Angkutan pegawai
13. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah 05 Bantuan sosial
arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan 06 Rekreasi
menggunakan peralatan khusus yang memiliki KP.06 Pemberhentian
bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media 00 Dengan hormat
teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya. 01 Tidak dengan hormat
14. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, KP.07 Organisasi Non Kedinasan
digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, 00 Korpri
aktivis dan fungsi lembaga atau individu yang 01 Dharma Wanita
ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.
15. Arsiparis adalah PNS yang diberi tugas, tanggung I.3. TU ( HK HUKUM )
jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat HK.00 Peraturan Perundang-undangan
yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan 00 Undang-Undang
kearsipan. 01 Peraturan Pemerintah Pengganti
16. Petugas arsip adalah staf yang ditunjuk untuk Undang-Undang
melaksanakan tugas di bidang kearsipan. 02 Peraturan Pemerintah
17. Unit kearsipan adalah unit pengelola arsip pada 03 Peraturan/Keputusan Presiden
tingkat Departemen, unit utama, pusat-pusat, 04 Instruksi Presiden
Perguruan Tinggi Negeri, Koordinator Perguruan 05 Peraturan/keputusan Menteri
Tinggi Swasta dan unit pelaksana teknis. 06 Instruksi Menteri
18. Pola klasifikasi arsip adalah pola penyimpanan 07 Peraturan Bersama/Surat
arsip yang disusun secara sistematis dan logis serta Keputusan Bersama
hierarkis berdasarkan fungsi yang ada di Departemen 08 Surat Edaran/Surat Edaran
yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip Bersama
secara subjek 09 Pedoman, Standar, Juklak dan
Protap
10 Peraturan/Keputusan Eselon I
11 Instruksi Eselon II
12 Peraturan Bersama/Surat
keputusan Bersama Eselon I

6 39
 01 Analisis jabatan (Job Des Bag Tata BAB II
Usaha)
02 Evaluasi jabatan PENGOLAHAN
03 Standar kompetensi dan
kualifikasi
04 Da$ar urut kepangkatan
05 Usulan formasi a. Akuisisi
06 Penetapan formasi
KP.01 Pengadaan Dalam konteks University Archives, akuisisi
00 Seleksi Penerimaan diartikan sebagai penelusuran/penemuan arsip-arsip
01 Pengangkatan CPNS yang mempunyai nilai guna di lingkungan Universitas
02 Pengangkatan PNS Udayana, baik yang bersifat permanen maupun tidak.
03 Pengangkatan kembali PNS Proses akuisisi itu sendiri dilakukan secara terus menerus
04 Pegawai honorer/kontrak sepanjang waktu, karena pertumbuhan arsip-arsip di unit-
KP.02 Pembinaan unit kerja di lingkungan Universitas Udayana tidak akan
00 Kenaikan pangkat/golongan pernah berhenti. Dalam konteks kelembagaan, strategi
01 Pengangkatan dalam jabatan pelaksanaan akuisisi dapat bersifat pasif atau aktif.
fungsional Strategi akuisisi yang bersifat pasif, yakni Pusat Arsiparis
02 Pengangkatan dalam jabatan hanya terlibat dalam pekerjaan evaluasi bahan/arsip yang
structural diserahkan oleh unit-unit kerja. Syarat utama dari strategi
03 Mutasi pegawai ini adalah tiap-tiap unit kerja sudah melaksanakan
04 Tugas perbantuan/dipekerjakan prosedur penyusutan secara konsisten dan sempurna serta
05 Alih tugas/alih jabatan penilaian arsip sudah dilakukan di unit-unit kerja.
06 Sementara itu, strategi akuisisi bersifat aktif
KP.03 Pembinaan jabatan fungsional diberlakukan bila proses dan prosedur penyusutan di
KP.04 Cuti unit-unit kerja tidak berjalan sempurna, dan bahkan
00 Cuti di luar tangguan Negara dilingkungan Universitas Udayana belum pernah
01 Cuti Besar dilakukan secara terjadwal mengikuti jadwal retensi
02 Cuti tahunan yang diberlakukan dilingkungan Depdiknas. Salah satu
03 Cuti alasan penting indikator bahwa proses dan prosedur penyusutan tidak
04 Cuti lainnya berjalan sempurna adalah tidak adanya Jadual Retensi
05 Arsip (JRA) di masing-masing unit kerja.
KP.04 Disiplin Oleh karena itu, Pusat Arsiparis Universitas Udayana
00 Da$ar hadir menerapkan strategi akuisisi yang bersifat aktif dengan
01 Hukuman disiplin segala risiko yang mungkin akan timbul.

38 7
 Unsur terpenting dalam akuisisi arsip ini adalah Lampiran Pola Klasifikasi Arsip
penilaian terhadap arsip, yang akan disimpan. Dalam hal
ini, ada dua tahap dalam proses penilaian arsip, yakni Berdasarkan Keputusan SekJend DEPDIKNAS
tahap seleksi arsip dan penentuan penilaian arsip. Tahap No: 41268/A.A1/KP/2008, Pola Klasifikasi Kearsipan
seleksi arsip antara lain, upaya mengidentifikasi arsip dilingkungan Universitas Udayana dibagi dalam dua
yang akan disimpan, jenis-jenis arsip, media arsip, unit- bagian yaitu:
unit yang mempunyai arsip permanen. Tahap berikutnya
adalah penentuan nilai arsip yang layak disimpan di Pusat I. MASALAH FASILITATIF
Arsip Universitas Udayana berdasarkan nilai evidensial I.1. KU KEUANGAN
dan informasionalnya. KU.00 Penyusunan Anggaran
Arsip yang mengandung nilai evidensial meliputi: 00 Pembahasan Anggaran
(1) Arsip-arsip yang memberikan penjelasan tentang 001 mbahasan anggaran pnbp
perubahan dan perkembangan organisasi, asal-usul, unud 20010
struktur, peran administrasi dan operasional; (2) Arsip 002 Pendapatan SPP/SDPP Fak
yang menjelaskan bukti-bukti keberadaan organisasi dan Kedokteran
fungsi-fungsinya. Sedangkan nilai informasional adalah 01 Pagu Indikatif
arsip-arsip yang memberikan informasi penting terhadap 02 DIPA
unit-unit kerja dan para peneliti (terutama still images) KU.01 Pelaksanaan Anggaran
yang terkait dengan perorangan, benda, tempat, peristiwa, 00 Pendapatan
dan lain- lainnya. 00 Pajak
Pemindahan arsip inaktif oleh unit kerja dapat 01 Bukan Pajak (PNBP)
dilaksanakan pada Pusat Arsiparis dengan dua sistem, 01 Belanja
yaitu: Belanja Pegawai
a. Pemindahan arsip tidak teratur, bahwa arsip yang Belanja Operasional
diserahkan kepada Pusat Arsiparis masih dalam Belanja Modal
keadaan kacau, di mana semua arsip diserahkan KU.02 Perbendaharaan
begitu saja tanpa memperhatikan arsip itu sendiri KU.03 Bantuan Luar Negeri
apakah mempunyai nilai guna atau tidak, dan tidak KU.04 Sistem Akuntansi
teratur. Di sini, diserahkan dalam bentuk jumlah KU.05 PertanggungJawaban Keuangan
(karung/kotak/box/dll) yang disertai dengan Berita 00 Neraca
Acara Pemindahan (BAP). 01 Laporan Keuangan

b. Pemindahan arsip teratur, bahwa arsip yang I.2. KP KEPEGAWAIAN

diserahkan sudah jelas dan teratur. Dalam penyerahan KP.00 Formasi
arsip teratur ini hendaknya disertai dengan Da$ar 00 Analisis kebutuhan pegawai

8 37
 Semoga buku pedoman ini dapat dipakai sebagai
acuan bagi semua pihak di lingkungan Universitas
Udayana, terutama dalam hal memberikan pelayanan
arsip kepada yang membutuhkan dengan prosedur yang
berlaku di Universitas Udayana.
Nopember 2009
Pusat Arsiparis Unud
Tim Penyusun
Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) agar lebih cepat
dipahami dan diproses lebih lanjut.
Berita Acara Pemindahan (BAP) dan Da$ar Pertelaan
Arsip Sementara (DPAS) dibuat rangkap dua, yaitu
rangkap pertama untuk Unit Kerja yang bersangkutan dan
rangkap kedua untuk Pusat Arsiparis. Da$ar Pertelaan
Arsip Sementara ini bermanfaat untuk memberikan
gambaran tentang asal-usul arsip tersebut dan untuk
mengetahui lebih cepat perihal yang terkandung pada
arsip itu sendiri. Ada pun bentuk/format Da$ar Pertelaan
Arsip Sementara adalah sebagai berikut:

DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA

Nama Unit Kerja/ Instansi :

Alamat :
Telepon :

SERI/
NOMOR KET
NO URAIAN KURUN JLH/LB/
& KODE ASLI/
URUT MASALAH/ WAKTU EXP
SURAT COPY
PERIHAL

Denpasar/Bukit Jimbaran,...................2009
Penerima Pengolah

(..............................................) (.........................................................)
NIP: NIP:

36 9
Contoh Berita Acara Pemindahan (BAP) Arsip Sementara BAB V
KOP SURAT UNIT KERJA PENUTUP
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Nomor: ( unit kerja ybs )

Pada hari ini..........tanggal:.......bulan.....tahun......., yang

bertandatanagan dibawah ini: Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan
Nama : bahwa Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif
NIP : mutlak harus ada dan dapat dipakai sebagai pedoman
Pangkat/ gol : dalam mengelola arsip inaktif simpan di lingkungan
Jabatan : Universitas Udayana. Tanpa buku pedoman tentu dalam
Atas nama unit kerja.....................................................sebagai
pengelolaan arsip simpan akan kehilangan arah, tidak
pihak pertama;
sistematis dan akan terjadi adanya perbedaan persepsi
Nama :
NIP : dalam melaksanakan tugas.
Pangkat/ gol : Buku Pedoman ini disusun berdasarkan aturan-
Jaatan : aturan yang berlaku sebagaimana menjadi dasar hukum
Atas nama Pusat Arsiparis Universitas Udayana sebagai buku pedoman ini, dan dengan mengadakan studi
pihak kedua; banding baik melalui web maupun media cetak, maka
Pihak pertama telah memindahkan arsip inaktif segala sesuatu yang termuat dalam buku pedoman ini
unit....................berjumlah....... bok/ berkas. Pihak kedua telah
dapat mendekati akurasinya dan dapat dipertanggung
menerima dan membenarkan bahwa arsip yang dipindahkan oleh
jawabkan.
pihak pertama sesuai dengan Da$ar Pertelaan Arsip Sementara
(DPAS) seperti tersebut di atas. Pihak kedua selanjutnya bertanggung Buku Pedoman ini hanya memuat aturan-aturan
jawab mengelola arsip inaktif yang telah dipindahkan oleh pihak pokoknya saja, terutama mengenai bagaimana mengelola
pertama. arsip simpan dengan baik dan sistematis mulai dari
mengakuisisi arsip, lanjut arsip tersebut diserahkan
Tempat, tanggal/ bulan/tahun kepada pusat arsiparis, kemudian dikelola sampai dengan
Yang menerima Yang menyerahkan, arsip tersebut disimpan pada ruang depo, termasuk
memberikan pelayanan dan servis informasi tentang arsip
inaktif kepada pengguna arsip dan stakeholders. Hal-hal
........................... .................................................
NIP: NIP: yang bersifat spesifik dalam pengelolaan arsip simpan,
baik fisik, seperti aturan-aturan yang harus terpenuhi
dalam membangun gedung/ruang arsip simpan maupun
non-fisik seperti jadual retensi arsip simpan dan lain-
lainnya akan disusun dalam buku tersendiri.

10 35
 jumlahnya, keasliannya, kapan dipinjam dan kapan Untuk mencegah terjadinya kerusakan terhadap arsip
kembali. simpan, hendaknya arsip-arsip yang akan dipindahkan
difumigasi pada ruangan khusus untuk itu dan pengelola
Contoh : arsip simpan terhindar dari serangan penyakit yang
menyertai arsip simpan itu sendiri.
BUKU CATATAN PEMINJAMAN ARSIP
b. Pemilahan
Nama Jenis Jumlah Asli/ Tgl Tgl
No Ket
Peminjam arsip arsip copy pinjam kembali Pemilahan arsip inaktif diawali dengan mengadakan
pemeriksaan terhadap arsip itu sendiri, yaitu suatu
kegiatan kontrol awal yang harus dilaksanakan dalam
rangka penyimpanan arsip, apakah arsip tersebut sudah
benar-benar inaktif. Pemilahan dimaksudkan adalah
memisahkan arsip yang mempunyai nilai guna dengan
lembaran yang menyertai arsip itu sendiri, sehingga dapat
diseleksi arsip mana yang akan dilanjutkan untuk diproses.
e. Penempatan arsip
Hal ini penting artinya jangan sampai lembaran yang tidak
Arsip yang dikembalikan agar diperiksa kembali
berguna mengacau arsip yang mempunyai nilai guna, di
kelengkapannya, dengan mencocokkan pada buku
samping untuk menghindari adanya tumpukan arsip yang
catatan peminjaman arsip. Bila telah lengkap,
tidak berguna. Kemudian diperiksa pula kelengkapan
petugas arsip memberikan catatan pada buku catatan
dari setiap seri. Bila ditemukan ada seri arsip yang kurang
peminjaman arsip bahwa arsip dimaksud telah
lengkap, maka harus diupayakan kelengkapannya dengan
dikembalikan. Dilanjutkan dengan memasukkan
cara memeriksa da$ar arsip yang berasal dari unit lain,
kembali ke dalam box di mana arsip itu diambil/
atau menanyakan kepada unit kerja asal. Apabila langkah
disimpan. Out indikator Box keluar agar dicabut.
ini juga belum menghasilkan kelengkapan seri arsip yang
dicari, maka sebaiknya menghubungi pejabat berwenang
untuk membuat semacam arsip pengganti. Kegiatan
ini juga merupakan recek dari kegiatan pemeriksaan
yang dilakukan ketika akan menyimpan arsip inaktif.
Selanjutnya, perlu juga diperiksa kondisi fisik setiap lembar
arsip, khusus untuk seri arsip memiliki retensi panjang
atau mungkin merupakan arsip vital. Bila ditemukan arsip
yang kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan
perbaikan seperlunya.

34 11
 Dalam hal pemilahan arsip hendaknya dilakukan Contoh :
dengan hati-hati jangan sampai arsip yang mempunyai
nilai guna ternoda/rusak. Cara melaksanakan pemisahan OUT INDIKATOR ARSIP KELUAR
antara arsip dengan nonarsip terlebih dahulu harus Nama Peminjam ( nama jelas dan lengkap)
dikenali mana yang mempunyai nilai guna dan yang tidak,
Kode R :
kemudian arsip yang tidak mempunyai nilai guna mulai No. Rak :
dipisahkan untuk dimusnahkan. Lembaran yang menyertai Arsip yang dipinjam
No. B : (No. Bok)
No. S : ( No. Sampul)
arsip dapat dikatagorikan seperti: blangko kosong, ordener, Diskripsi: (Uraian singkat/ perihal arsip)
sampul, amplop dan fotocopy arsip bilamana arsip yang
aslinya tidak ada. Kemudian arsip yang mempunyai nilai Tgl Pengambilan (Hari, tgl, bln, th)
guna dikumpulkan dan dikelompokkan berdasarkan:
a. Seri, artinya berdasarkan kesamaan jenis/ bentuk, Tgl Kembali (Hari, tgl, bln, th)

contoh: Kumpulan Surat Keputusan Rektor/ Dekan,

Petugas (Nama dan paraf petugas)
Ketua/ Ketua Unit kerja lainnya.
b. Rubrik, artinya berdasarkan kesamaan permasalahan
yang terjadi contoh: Masalah Kepegawaian, Penjelasan :
Keuangan, Penelitian, dan lain-lain 1. Out Indikator dibuat rangkap dua:
c. Dosir, artinya arsip dikumpulkan berdasarkan 2. Satu rangkap ditempel pada Box arsip
kesamaan urusan/ kegiatan contoh: personel file, 3. Satu rangkap untuk petugas arsip ( Arsiparis)
seminar, Yayasan, kegiatan minat mahasiswa, dan
lain-lain OUT INDIKATOR BOX KELUAR

Arsip yang telah dikumpulkan dikelompokkan Box Pengganti diisi label:

kembali sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku
di Universitas Udayana untuk diproses pada tahap BOX KELUAR
selanjutnya.
(dengan label warna hijau)
c. Pendeskripsian
(besarnya Box sama dengan box arsip keluar)
Pendeskripsian arsip dilakukan terhadap arsip
yang masih dalam keadaan kacau. Setelah semua seri
d. Pencatatan
arsip diperiksa dengan teliti, maka langkah berikutnya
Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan
adalah melaksanakan pendeskripsian arsip. Kegiatan ini
dipinjam dalam sarana peminjaman baik berupa
dilaksanakan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip
buku, formulir atau sarana lainnya. Hal-hal yang
yang telah dilaksanakan oleh Arsiparis di central file.
perlu dicatat meliputi: nama peminjam, jenis arsip,

12 33
c. Pengambilan Arsip
Setelah box arsip ditemukan, langkah berikutnya
adalah mengambil arsip dari dalam box. Sebelum
arsip diambil, terlebih dahulu harus kita siapkan out
indikator (semacam tanda keluaran arsip). Bila yang
diambil satu folder/map, maka perlu disiapkan out
indikator berupa guide atau folder. Bila yang diambil
satu box, maka perlu disiapkan out indikator berupa
box. Juga memuat formulir yang di dalamnya berisi
minimal tentang tanggal pengambilan, siapa yang
meminjam, arsip apa yang dipinjam dan sampai
kapan dipinjam.
Setelah out indikator disiapkan dan telah
diisi formulirnya secara benar, maka arsip yang
bersangkutan diambil dari tempatnya, kemudian
tempat tersebut diganti dengan box kosong yang berisi
label out indikator box keluar dengan warna hijau.
Penggunaan out indikator semacam ini biasanya
disebut charge out procedure, yang akan sangat
berguna untuk mengontrol arsip yang dipinjam dan
memudahkan dalam menyimpan kembali arsip,
sehingga tidak salah tempat.
32
Pendeskripsian yang dilakukan di pusat arsip harus
senantiasa memperhatikan hubungan antara arsip yang
berasal dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya,
sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan
atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki organisasi. Di
sini, jelas berbeda dengan deskripsi yang dilakukan
oleh Arsiparis di central file (unit kerja), karena Arsiparis
mendeskripsi arsip yang ada di lingkungan unit kerjanya
saja.
Kegiatan deskripsi yang demikian, akan menghasilkan
suatu tunjuk silang, karena arsip dari unit yang satu berkait
dengan arsip dari unit lainnya. Penciptaan tunjuk silang
dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran, guide atau
folder yang diletakkan di dalam box arsip, namun dapat
pula dituangkan dalam da$ar pertelaan arsip sebagai alat
bantu penemuan arsip.
Untuk mendapatkan keseragaman dalam
pelaksanaannya, maka pendeskripsian di sini dapat
dilakukan dengan menggunakan format tertentu yang
berisikan informasi tentang arsip dimaksud sebagai
berikut:.
13
 KARTU DESKRIPSI ARSIP INAKTIF Contoh :
PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA

Unit Pencipta : Kode : PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA

Tahun berkas/Arsip: No. Diskripsi : FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP

Uraian singkat: No. Sampul : Peminjam :

No. Box :
No. Rak : Jabatan : (dosen/ pegawai/teknisi/strutural/lainnya)

Unit Kerja :

Indeks : Kode:

Isi Ringkas :

Dari : Kepada:

Mengetahui Peminjam
Kepala......................
Tingkat Keaslian: Jlh. Berkas/Arsip :
(Asli/Foto Copy): Kondisi Fisik arsip : ................................... ........................................
NIP:............................... NIP:................................

Tanggal Peminjaman : .....................................................

Keterangan ( cara pengisian ):
1. Unit pencipta: diisi dengan dari Unit Kerja mana asal
arsip.
2. Tahun berkas/ arsip: diisi dengan tahun berapa berkas/
arsip itu diciptakan.
3. Kode: diisi dengan Kode surat/ berkas yang diarsipkan
( lihat Pola klasifikasi Arsip).
4. Nomor deskripsi: diisi oleh petugas/Arsiparis pada
saat pendeskripsian.
5. Uraian singkat: diisi dengan perihal surat yang akan
diarsipkan. Bilamana terdapat dua atau lebih perihal/
masalah, dapat ditambahkan Cq. Masalah yang
dimaksud.
6. Asli/ fotocopy: diisi dengan melihat arsip itu sendiri,
apakah asli atau fotocopy atau turunan
Tanggal harus dikembalikan: .....................................................
Diterima kembali di arsip Petugas Peminjam
Tanggal: .........................
....................................... .........................................
b. Pencarian
Pencarian arsip inaktif dapat dilaksanakan melalui
da$ar pertelaan arsip. Pertama yang harus kita ketahui
adalah masalah apa yang akan dipinjam, kemudian
dicari serinya. Berdasarkan seri arsip yang ada pada
Da$ar Pertelaan Arsip (DPA) akan merujuk nomor
box dan nomor sampul serta lokasi penyimpanan
arsip yang akan dipinjam.

14 31
 BAB IV
LAYANAN ARSIP
Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip
atau pemberian service informasi yang terkandung di
dalam arsip yang disimpan. Kegiatan pelayanan arsip pada
umumnya mengatur tentang kewenangan penggunaan
arsip dan prosedur penggunaannya.
Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya
diatur berdasarkan jenjang jabatan pengguna arsip.
Pimpinan tertinggi dari suatu organisasi berhak
menggunakan seluruh arsip dari organisasi itu. Kepala
unit kerja A mempunyai kewenangan menggunakan arsip
tentang pelaksanaan tugas dan fungsi unit A. Apabila
unit A membutuhkan arsip yang ada pada unit B perlu
memperoleh ijin dari pejabat unit B atau sebaliknya.
Kewenangan pengguna arsip ini perlu diatur sedemikian
rupa sehingga keamanan informasi yang terkandung
dalam arsip itu sendiri tetap terjaga.
Setelah kewenangan pengguna arsip diatur, langkah
berikutnya adalah:
a. Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip atau pelayanan informasi dapat
dilaksanakan melalui lisan, tertulis ataupun melalui
telepon/fax/email. Akan sangat baik dalam kegiatan
ini disiapkan formulir peminjaman. Formulir ini
minimal memuat identitas peminjaman arsip, seperti :
nama, unit kerja, dan jenis arsip yang dipinjam, untuk
kepentingan apa dan berapa lama dipinjam.
30
7. Jumlah berkas: diisi dengan jumlah lembar, gabung/
set
8. Kondisi fisik arsip: diisi dengan mencermati arsip itu
sendiri apakah dalam keadaan baik/ rusak.
9. No. Sampul diisi nomor sampul pada saat arsip
dimasukkan ke dalam sampul.
10. No. Box diisi dengan nomor box pada saat arsip
dimasukkan kedalam box.
11. No. Rak diisi dengan nomor rak di mana arsip itu
disimpan (bila rak penyimpan arsip lebih dari satu).
Kartu pendeskripsian ini dibuat rangkap dua, yaitu:
1. Rangkap pertama dipergunakan untuk manufer
tunjuk silang arsip dan selanjutnya dimanfaatkan
untuk dimuat pada Da$ar Pertelaan Arsip (DPA)
2. Rangkap kedua dipergunakan pada arsip itu sendiri
untuk mempermudah menemukan.
d. Pembuatan skema pengaturan arsip
Skema pengaturan arsip simpan dimaksudkan
adalah pembuatan pos-pos masalah yang ada pada arsip
simpan itu sendiri. Dalam hal ini, ada beberapa alternatif
skema pengaturan yang umum bisa dimanfaatkan, yaitu:
1. Klasifikasi, yaitu penyusunan arsip simpan dapat
dilakukan berdasarkan pola klasifikasi arsip yang
berlaku di lingkungan Departemen masing- masing.
Untuk di lingkungan Depdiknas, diberlakukan pola
klasifikasi berdasarkan Keputusan Setjend. Depdiknas
Nomor: 41268/A.A1/KP/2008 yang mengatur tentang
Pola Klasifikasi Kearsipan di lingkungan Depdiknas.
2. Struktur organisasi, yaitu penyusunan arsip simpan
dapat dilakukan berdasarkan struktur organisasi
yang ada di lingkungan Perguruan Tinggi tersebut,
seperti Rektorat, Lembaga, Biro, Bagian/Sub Bagian,
15
 Fakultas dan Jurusan/ Program Studi.
3. Tupoksi, yaitu penyusunan arsip simpan dilakukan
berdasarkan tugas pokok dan fungsi dari masing-
masing unit kerja yang ada di Perguruan Tinggi
dimaksud baik yang eselon maupun noneselon.
4. Deskripsi, yaitu penyusunan arsip simpan berdasarkan
uraian singkat yang terkandung dalam surat/arsip itu
sendiri dan sudah barang tentu memerlukan adanya
keahlian dalam hal menentukan uraian surat yang
akan dimanfaatkan sebagai deskripsi.
5. Unit kerja terkait/yang bersangkutan, yaitu
penyusunan arsip simpan berdasarkan unit-unit kerja
yang ada dan dibentuk dengan Keputusan Rektor, baik
eselon maupun noneselon, yang dalam melaksanakan
tugas pokok dan fungsinya ada kaitannya antara unit
kerja yang satu dengan yang lainnya, seperti Lembaga
Penelitian dengan pusat-pusat Penelitian, demikian
juga dengan kelompok-kelompok peneliti, Badan
Penjaminan Mutu (BPMU) dengan Unit Penjaminan
Mutu Fakultas (UPMF), Pusat Arsiparis dengan Unit
arsip Fakultas.
6. Kombinasi dari 5 poin tersebut di atas. Bila ini
dilakukan untuk arsip simpan maka sudah barang
tentu akan sangat rumit dilaksanakan karena
permasalahan yang terkandung di dalamnya sangat
kompleks. Di lingkungan Universitas Udayana
diharapkan bisa menerapkan skema pola klasifikasi
yang berlaku di lingkungan Depdiknas sehingga
dengan demikian akan menjadi pola yang seragam
dengan yang diterapkan Depdiknas.
e. Pengelompokan Indeks
Berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal
Depdiknas nomor: 41268/ A.A1/KP/2008, tertanggal
16
dan fasilitatif yang berlaku di lingkungan Perguruan
Tinggi dan Kopertis sebagaimana tertuang pada
Peraturan Menteri Pedidikan Nasional nomor: 26 tahun
2006.
2. Pelaksanaan pemusnahan
Pemusnahan arsip ditentukan oleh pimpinan setelah
mendapat persetujuan dari unit kerja asal arsip simpan.
Pelaksanaan pemusnahan segera dilakukan dengan
cara dibakar, dicacah, dikubur atau mempergunakan
larutan kimia lainnya, yang pada akhirnya baik fisik
dan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut
tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip tersebut
disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat hukum atau
dari bagian perundang-undangan.
3. Dokumentasi pemusnahan
Sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah
(PP) Nomor: 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip
bahwa setiap pemusnahan arsip harus berdasarkan
kebijaksanaan pimpinan, artinya harus ada surat
keputusan tentang arsip yang akan dimusnahkan.
Kemudian harus pula dibuat berita acara pemusnahan
dan da$ar arsip yang dimusnahkan.
Semua dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip
perlu disimpan sebagai arsip vital, khususnya Surat
Keputusan Pimpinan, berita acara dan da$arnya,
karena ia akan menjadi pengganti arsip yang telah
dimusnahkan dan sebagai dokumentasi organisasi.
29
 untuk waktu tertentu, dimusnahkan atau mungkin 18 Juli 2008, yang mengatur tentang Pola Klasifikasi
diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia Kearsipan di lingkungan Depdiknas, penerapan indeks
(ANRI) untuk arsip yang bernilai guna sekunder dalam penyusunan arsip inaktif/ statis dibagi menjadi dua
(memiliki kandungan informasi bersejarah). kelompok, yaitu:
Penyusunan da$ar pemusnahan arsip dilakukan 1. Indeks yang menyangkut masalah fasilitatif
oleh para Arsiparis yang diberikan tugas untuk itu Masalah fasilitatif kemudian dibagi dan
berdasarkan format terlampir. dikelompokkan kembali yang disesuaikan dengan
kode surat yang berlaku di lingkungan Depdiknas
sbb:
Contoh format da$ar pemusnahan arsip inaktif/ statis. a. KU dimaksudkan adalah untuk menyimpan
arsip yang menyangkut masalah Keuangan.
DAFTAR RETENSI ARSIP INAKTIF/ STATIS b. KP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
UNIVERSITAS UDAYANA yang menyangkut masalah Kepegawaian.
c. HK dimaksudkan adalah untuk menyimpan
Kode Perihal/Jenis/Seri/ arsip yang menyangkut masalah Hukum.
No. Thn No. Box Retensi
surat Dosir d. OT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
1 2 3 4 5 6 yang menyangkut masalah Organisasi dan Tata
Laksana.
e. HM dimaksudkan adalah untuk menyimpan
arsip yang menyangkut masalah Kehumasan.
f. PR dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
Penjelasan : yang menyangkut masalah perencanaan.
1. Diisi nomor urut; g. LK dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
2. kode surat diisi kode surat yang diarsipkan; yang menyangkut masalah perlengkapan
3. perihal/jenis/seri/dosir diisi dengan penjelasan singkat h. TU dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
isi surat arsip termasuk jenisnya/seri/dosir; yang menyangkut masalah ketatausahaan.
4. tahun diisi dengan tahun surat yang diarsipkan; i. TI dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
5. no. Box diisi dengan nomor box di mana surat arsip yang menyangkut masalah teknologi informasi
itu disimpan; dan komunikasi.
6. retensi diisi dengan tenggang waktu sesuai dengan j. DL dimaksudkan adalah untuk menyimpan
JRA. arsip yang menyangkut masalah pendidikan dan
pelatihan.
Kemudian mengundang unsur-unsur terkait untuk k. PG dimaksudkan adalah untuk menyimpan
mencermati dan menentukan jadual retensinya arsip yang menyangkut masalah penelitian dan
dengan mengacu kepada jadual retensi arsip substantif pengembangan.

28 17
 l. WS dimaksudkan adalah untuk menyimpan
arsip yang menyangkut masalah pengawasan.
m. Dan seterusnya.
Dari Kode Surat ini kemudian dikelompokkan
kembali ke dalam subkode, yang disesuaikan dengan
job diskription dari masing-masing Unit kerja dan dapat
mempergunakan angka.
2. Indeks yang menyangkut masalah substantif
Masalah substantif di sini tampaknya memang
dikelompokkan sedemikian rupa, khusus yang
menyangkut masalah tugas pokok Perguruan Tinggi,
yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi, kemudian dibagi
dan dikelompokkan kembali yang disesuaikan
dengan kode surat yang berlaku di lingkungan
Depdiknas sbb:
1. DT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi
yang meliputi:
a. DT 00 Arsip yang menyangkut tentang
akademik.
b. DT 01 Arsip yang menyangkut tentang
Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.
c. DT 02 Arsip yang menyangkut tentang
ketenagaan.
d. DT 03 Arsip yang menyangkut tentang
pembinaan kelembagaan.
2. PP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi
yang meliputi:
a. PP.00 Arsip yang menyangkut tentang
administrasi penyelenggaraan pendidikan.
b. PP.01. Arsip yang menyangkut tentang
kemahasiswaan.
18
maka langkah berikutnya adalah menata box dalam rak
arsip. Penataan box dalam rak arsip sangat tergantung
pada sistem penomoran box yang digunakan dan sangat
tergantung pada ruang dan alat simpan yang tersedia. Jika
terdapat beberapa ruangan, maka perlu diberi kode huruf
untuk setiap ruangan yang ada. Bila terdapat banyak rak
dalam setiap ruangan, maka juga harus disiapkan kode
untuk setiap rak. Dengan demikian, nomor box atau label
box menjadi: A.02.56, yang artinya arsip disimpan di ruang
A, pada rak 02 dan nomor box 56.
D. Retensi Arsip
Retensi dimaksudkan adalah suatu kegiatan yang
dilakukan untuk mengadakan penyusutan/pemusnahan/
penghapusan terhadap arsip inaktif yang tidak
mempunyai nilai guna lagi sesuai dengan Jadual Retensi
Arsip (JRA) dengan tujuan mengurangi tumpukan arsip
dan untuk memberikan kenyamanan, kebersihan, serta
menjaga kesehatan dalam hal melaksanakan tugas-tugas
rutin.
Beberapa tahapan yang harus dilalui dan
dilaksanakan adalah:
1. Penyeleksian
Seleksi terhadap arsip yang tenggang waktu retensinya
ditentukan telah habis dapat dilaksanakan berdasarkan
Jadual Retensi Arsip (JRA) sebagaimana diatur dalam
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor : 26
tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif
dan Fasilitatif. Setelah arsip tersebut terseleksi, maka
perlu dibuat da$arnya, yang kemudian diajukan ke
panitia pemusnahan arsip untuk diadakan penilaian
kembali. Penilaian kembali terhadap arsip yang akan
dimusnahkan ini kemungkinan akan menghasilkan
suatu keputusan arsip tersebut disimpan kembali
27
 Fentilasi dan kelembaban udara di ruang simpan/
depo hendaknya mendapatkan perhatian dengan baik
untuk memberikan jaminan arsip dapat tersimpan dalam
waktu lama yang disertai dengan alat pemantau suhu
udara.
Pemeliharaan ruang simpan pada hakikatnya [di
dalamnya] meliputi pemeliharaan fisik, yaitu:
a. Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo.
Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo arsip
simpan perlu dikelola dengan baik, dan dibersihkan
secara rutin termasuk dinding, langit-langit jangan
sampai menglupas yang akan mengakibatkan berdebu,
bocor atau lembab. Demikian pula pemeriksaan
instalasi listrik dan air dilaksanakan secara pereodik.
Apabila terdapat kerusakan-kerusakan fisik/ gedung/
bangunan/ruang depo, maka segera diperbaiki agar
arsip simpan tidak menjadi rusak.
b. Peralatan.
Demikian pula terhadap peralatan yang ada,
hendaknya diperlakukan sama dengan pemeliharaan
gedung/bangunan/ruang, terlebih lagi rak yang
terbuat dari besi, maka perlu diberi bahan antikarat.
Alat pemadam kebakaran harus ada dan senantiasa
dikontrol oleh petugas.
C. Penataan Arsip
Penataan arsip dalam setiap box sebaiknya hanya
berisi satu seri arsip saja, atau seri yang sangat berdekatan
dengan retensi yang sama. Jika dalam satu box berisi
beberapa seri yang berbeda, maka akan mempersulit
ketika arsip tersebut akan disusutkan. Setelah semua arsip
dimasukkan dalam box dan box tersebut diberi nomor/kode
sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya,
26
c. PP.02. Arsip yang menyangkut tentang
Prasarana dan sarana Akademik.
d. PP.03. Arsip yang menyangkut tentang Ijasah
dan transkrip.
e. PP.04 Arsip yang menyangkut tentang
Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.
f. PP.05. Arsip yang menyangkut tentang
alumni.
g. PP.06 Arsip yang menyangkut tentang tenaga
pengajar.
h. PP.07. Arsip yang menyangkut tentang forum
Senat.
i. PP.08. Arsip yang menyangkut tentang Wali
Amanah.
j. PP.09. Arsip yang menyangkut tentang
program studi.
Dari kode surat ini kemudian dikelompokkan
kembali ke dalam subkode, yang disesuaikan dengan
job diskription dari masing-masing unit kerja dan dapat
mempergunakan angka. Namun demikian, sampai saat
ini terdapat perbedaan kode surat yang dimanfaatkan
di lingkungan Universitas Udayan, seperti bidang
kemahasiswaan dipakai kode KM, Lembaga Pengabdian
Kepada Masyarakat mempergunakan kode PM.01.04.
Untuk itu, pola klasifikasi kearsipan di lingkungan
Universitas Udayana tetap mengikuti pola klasifikasi
kearsipan di lingkungan Depdiknas dengan diadakan
modifikasi sesuai dengan kesepakatan para Arsiparis di
lingkungan Universitas Udayana seperti terlampir.
f. Penomoran dan Labelisasi
Pemberian nomor dan label pada setiap berkas
yang akan diarsipkan mengandung makna yang sangat
19
penting, mengingat melalui kegiatan ini akan dapat
memberikan petunjuk yang lengkap, jelas dan cepat
dalam hal pencarian arsip-arsip/berkas yang disimpan,
dengan memperhatikan pola klasifikasi pengarsipan
yang berlaku. Pemberian nomor dan labelisasi pada box
arsip simpan ini dilaksanakan oleh Arsiparis yang ada di
lingkungan unit kerja masing-masing, yang sudah barang
tentu disesuaikan dengan nomor dan label dari mulai
diarsipkan sampai berkelanjutan.
g. Pembuatan DPA
Setelah selesai dilaksanakan pengolahan terhadap
arsip simpan, sebagai langkah terakhir adalah membuat
Da$ar Pertelaan Arsip (DPA). Hal ini dimaksudkan untuk
mengetahui hal-hal yang disimpan di Depo Arsip.
Rentang waktu terhadap arsip simpan yang bisa
dilaksanakan pada Pusat Arsiparis Universitas Udayana
tentu menyesuaikan dengan ketentuan yang diatur dalam
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 37
tahun 2006 pada pasal 16 disebutkan bahwa:
1. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka
simpan 10 (sepuluh) tahun atau lebih dilaksanakan
pada pusat arsip departemen.
2. Pengelolaan arsip inaktif bagi arsip yang memiliki
jangka simpan kurang dari 10 (sepuluh) tahun
dilaksanakan pada pusat arsip unit utama, pusat-
pusat, dan unit organisasi lain di lingkungan
Departemen Pendidikan Nasional.
20
b. Box dan kertas pembungkus dengan ukuran
tertentu, tali pengikat, karet, ATK, plastik
pembungkus, obat-obatan, masker, slop tangan,
baju khusus, topi, kapur barus dan bahan
pengawet lainnya.
c. Filling kabinet, ordener, baki surat, lemari besi,
rak buku, lemari arsip alat pengukur kelembaban
udara, pengatur suhu udara khususnya diruang
arsip vital, compack rolling shelving, rotary filling
sistem, compack rotary filling, vertical plan filling
sistem, data plan filling sistem, memory wri"er, mikro
film, komputer, desk tray, roll file trolley (tempat
penyimpan arsip yang mudah dipindahkan
karena ada rodanya).
Penyediaan sarana prasarana yang diperlukan
seyogyanya dilakukan oleh setiap unit kerja di mana
Arsiparis ditempatkan.
B. Pemeliharaan Ruang Simpan
Pemeliharaan arsip simpan merupakan kegiatan
yang harus dilakukan secara kontinyu, mengapa
demikian?, karena bahan rekam yang digunakan untuk
membuat arsip terdiri atas komponen-komponen yang
satu dengan yang lainnya saling kontak. Kerusakan arsip,
selain disebabkan oleh faktor dari dalam juga disebabkan
oleh faktor luar, seperti udara, cahaya, mikro organisme
serta oleh petugas arsip karena kesalahan penanganan
maupun penyimpanannya. Pemeliharaan arsip dapat
dilakukan dengan memberikan perawatan khusus oleh
petugas dengan mempergunakan obat-obatan, seperti
obat anti rayap, jamur, kapur barus dan lainnya baik
dilakukan secara poles, oles, semprot, vacum cleaner dan
lainnya.
25
 bagian belakang yang di dalamnya terdapat berbagai Adapun Da$ar Pertelaan Arsip (DPA) dimaksud
fasilitas penyimpanan sesuai dengan media dan jenis adalah sebagai berikut:
arsip yang disimpan. Ruangan ini sebaiknya jauh dari
tempat yang peruntukkannya sebagai : DAFTAR PERTELAAN ARSIP
a. Penyimpanan zat kimia, dapur, regenci kamar UNIT KERJA :
mandi UNIT
Telp KERJA : ::
Telp
b. Unit mesin AC.
c. Loteng atau basemen yang tidak dikontruksi No KodeKlasifikasi Indek Diskripsi/ Tahun Sistim Penyimpanan Lokasi Penyimpanan. Ket
Uraian
khusus sesuai standar penyimpanan arsip. masalah seri Rubrik Dosi No. No. No.
r sampul Boks Rak
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
4. Sarana lainnya yang perlu disediakan adalah sbb:
a. Rak penyimpan arsip
Model rak penyimpanan arsip dirancang
sedemikian rupa sesuai dengan arsip yang
akan disimpan. Rak ini bisa tertutup dan bisa
juga terbuka, tergantung pemanfaatannya.
Arsiparis wajib mengevaluasi arsip mana yang
cocok tersimpan dalam rak terbuka begitu juga
Petunjuk Pengisian Form:
sebalikya. Rak terbuka sebaiknya terbuat dari
1. Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja yang memiliki
besi baja, dengan tinggi hampir setinggi ruangan
arsip (Fak/ PS/ Biro/ Lembaga/ UPT/ dan lain-lain).
sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan
2. Telepon: diisi dengan nomor telepon Unit Kerja yang
ruang secara vertikal. Jarak antara rak dengan
bersangkutan.
langit-langit sekitar 60 cm. Untuk menstabilkan
3. No. Diisi dengan nomor urut.
rak, maka bagian atasnya diikat dengan kawat
4. Kode Klasifikasi: diisi dengan kode yang tertuang
baja dihubungkan dengan rak lainnya, sehingga
dalam pola klasifikasi kearsipan Universitas
semua rak dalam satu ruangan merupakan satu
Udayana.
ikatan yang saling memperkuat satu sama lain.
5. Indeks: diisi dengan indek surat yang tertuang dalam
Pengaturan rak perlu dilaksanakan dengan
pola klasifikasi kearsipan Universitas Udayana.
baik sehingga tidak memakan banyak ruangan,
6. Deskripsi/ uraian masalah: diisi dengan pokok
tidak berada di bawah lampu dan kabel-kabel
permasalahan yang tertuang pada surat/ berkas yang
listrik serta pipa air. Jarak antara deretan rak
akan diarsipkan.
membentuk lorong yang cukup untuk lalu-lalang
7. Tahun: diisi dengan tahun berapa surat/ berkas itu
pengambilan arsip simpan, dengan jarak kurang
dibuat.
lebih 1 (satu) meter. Jarak antara rak dengan
8. Seri: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk seri.
tembok lebih kurang 70 – 80 Cm.
9. Rubrik: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk

24 21
 rubrik. BAB III
10. Dosir: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk dosir.
11. No. Sampul diisi dengan nomor sampul sebagai PENYIMPANAN
pembungkus surat/ berkas yang akan diarsipkan.
12. No. Boks: diisi dengan nomor boks penyimpan arsip.
13. No. Rak: diisi dengan nomor rak yang dipakai untuk
menyimpan arsip. A. Penataan Ruang Simpan
14. Keterangan: diisi dengan hal-hal yang perlu untuk
mempermudah mengetahui kondisi arsip. Dalam hal memberikan jaminan terhadap keamanan
arsip simpan, ruang simpan yang juga disebut Depo
mutlak harus ada. Penataan ruang simpan arsip di
dalamnya akan kita jumpai adanya sarana-prasarana
yang harus dipenuhi. Untuk itu, standar minimal sarana-
prasarana yang diperlukan untuk mengelola arsip inaktif/
statis adalah sbb:
1. Tersedianya ruangan sekretariat Pengelola Arsip
inaktif/statis yang memadai. Ruangan ini biasanya
terletak di bagian depan, digunakan untuk tempat
bekerja para pegawai/ Arsiparis. Luas ruangan ini
tergantung dari jumlah pegawai pada unit kerja
tersebut.
2. Tersedianya ruang fumigasi dan ruang sterill sesuai
dengan standar Nasional. Ruangan ini dibangun
sedemikian rupa diperuntukkan khusus untuk
fumigasi terhadap arsip yang akan disimpan di Depo.
Secara keseluruhan ruangan ini bersifat tertutup,
menghindari jangan sampai zat- zat kimia yang dapat
membunuh kuman-kuman yang ada pada arsip
simpan bisa keluar dari ruangan. Luas ruangan ini
menyesuaian dengan volume arsip yang ada.
3. Tersedianya ruangan Depo untuk menyimpan arsip
inaktif/ statis yang mampu menampung semua
Arsip yang akan disimpan, dengan ukuran luas, suhu
udara, fentilasi, tingkat kelembaban sesuai dengan
standar Nasional. Ruang penyimpanan ini terletak di

22 23