Complément de cours

Organisation du service de classement

A la fin de ce cours l’étudiant doit être en mesure de :

 définir les classements centralisé et décentralisé ;
 citer les différents aide-mémoires ;
 concevoir la fiche de substitution et le guide-sortie ;

Généralités
Au sein de certaines entreprises chaque service organise son propre classement mais
il arrive des cas où un service a besoin d’un document que détient un autre service.
C’est à sujet que bon nombre d’entreprises ont concentré tout leur classement et créé
un service central de classement.

Le classement est en effet une tâche délicate. Il a pour but la recherche de gain
maximum de temps et d’espace tout en veillant à éviter des déplacements inutiles,
l’oubli ou encore des erreurs susceptibles de compromettre les activités de
l’entreprise.
Pour donc remédier à quelque défaillance que ce soit l’organisation du service de
classement s’avère non seulement indispensable mais aussi et surtout importante.

Elle prend en compte :

- La méthode adoptée : la nature, le nombre et la fréquence de consultation
des documents à classer ;
- le lieu choisi : le choix du lieu de classement est fonction de l’importance
des activités de l’entreprise ; les documents fréquemment utilisés doivent
constamment mis à la disposition de ceux qui en ont besoin.

Deux procédés sont utilisés pour organiser le service de classement en l’occurrence le

classement centralisé et le classement décentralisé.
Pour une bonne gestion du service de classement l’on ne doit pas négliger les aide-
mémoires.

I. LE CLASSEMENT CENTRALISE

Le classement centralisé consiste à regrouper les documents en un même endroit.

Chacun y vient chercher ou consulter le document dont il a besoin.
Le classement centralisé s’impose chaque fois que plusieurs services doivent
consulter les documents soit simultanément soit successivement.
A. Avantages
 l’ensemble des documents est à la disposition de tous ;
 le personnel est spécialisé ;
 grande sécurité ;
 les documents sont plus facilement surveillés et protégés ;
 bonne diffusion de l’information.

B. Inconvénients
 difficultés de consulter immédiatement les documents ;
  nécessité d’aménager spécialement un local ;
 coût plus élevé.

II. LE CLASSEMENT DECENTRALISE

C’est un classement réparti soit par poste de travail soit par groupe d’employés.

A. Le classement par poste de travail

Chaque employé range ses documents. Les documents sont rangés dans un
compartiment du bureau spécialement aménagé soit dans des meubles.

B. Le classement par groupe d’employés

Lorsque plusieurs employés utilisent les mêmes documents, ceux-ci sont rangés
dans des armoires et placés dans des services de travail.

C. Avantages
 les employés ont toujours à leur disposition les documents dont ils ont besoin ;
 les documents sont bien rangés car l’employé connaît leur nature et leur
utilisation.
 coût réduit ;
 risque d’erreurs limité ;
 sécurité plus ou moins parfaite (responsabilité de l’utilisateur).

D. Inconvénients
 risque de classement personnalisé important c’est-à-dire suivant ses
convenances, les docs peuvent se perdre ;
 risque de mauvais classement d’où la nécessité de désigner un responsable en
cas de classement par service.


III. LES AIDE-MEMOIRES

Les aide-mémoires permettent dans le classement d’apporter certaines solutions
aux négligences susceptibles de compromettre l’activité de l’entreprise.

Les répertoires
Un répertoire est un recueil de renseignements qui permet de retrouver rapidement
une information ou un document grâce à un classement méthodique.
Pour qu’il puisse être efficacement consulté, il doit être constamment tenu à jour
par l’addition ou la soustraction ou simple modification apportée aux rubriques
déjà enregistrées.
Plusieurs modèles de répertoires ont été créés pour répondre aux divers besoins. Il
s’agit des répertoires reliés, des répertoires sur fiches, des répertoires à bandelettes,
des répertoires à feuilles mobiles.

a. Les répertoires reliés (carnets, registres)

Ils sont réalisés selon le même principe : chaque groupe de feuilles est muni d’un
index alphabétique ou numérique ou d’intercalaires qui permettent de trouver
facilement le renseignement recherché. Les index sont décalés de manière à former
une bande continue sur un des bords du registre.

- Avantages
 simple
 peu coûteux
 - Inconvénients
 ordre alphabétique non précis à l’intérieur d’une même classe alphabétique.

- Utilisations
Carnets d’adresse, liste des abonnés téléphoniques.

b. Les répertoires sur fiches

Les répertoires sont en général constitués de deux fiches de format A7 (74 X 105
mm) classées dans des boîtes ou des tiroirs.
Une fiche est établie par rubrique. Des intercalaires (rehaussement de la fiche ou
cavalier) servent d’index et portent des lettres ou des chiffres.
- Avantages
 grande extensibilité
 classement précis puisque les fiches peuvent être intercalées au fur et à
mesure de leur création à la place exacte correspondant à leur classement.
 Recherche facile
 Signalisation fixe ou mobile facilement réalisable
 Mise à jour aisée.

- Inconvénients
 Risque de déclassement
 Encombrement relativement important

c. Les répertoires à bandelettes

Les inscriptions des mentions à répertorier sont inscrites à la main ou à la machine
sur une feuille comportant des bandelettes horizontales délimitées par des
pointillés. La feuille est ensuite coupée en bandelettes selon les pointillés. Ces
bandelettes sont placées dans des gouttières du support métallique ou en plastique.

- Avantages
 Grande capacité
 Manipulation aisée
 Peu coûteux
 Signalisation fixe et mobile possible

- Inconvénients

 Difficultés d’insertion de nouvelles bandelettes

 Les bandelettes non protégées se détériorent rapidement
 Encombrement
- Utilisations
Numéros de téléphone, numéros de compte, adresse.
d. Les répertoires à feuilles mobiles
Ce sont des classeurs à anneaux ou à tiges. Le repérage est facilité par des
intercalaires munis d’onglets indiquent les mentions utiles au classement.
- Avantages
 Bonne maniabilité
 Coût peu élevé
 Faiblement encombrant
- Inconvénients
 Capacité limitée
  Difficulté d’insertion et de retrait des fiches.

- Utilisations
Listes, références.

IV. LA SORTIE DE DOSSIER OU DE DOCUMENT

Dans toute institution aucun dossier ou document ne doit être retiré du classement
sans qu’il ne soit possible de savoir immédiatement là où il se trouve.
Il faut par conséquent prévoir des guides-sorties ou des fiches de substitution qui
prendront momentanément la place du dossier ou du document.

a. La sortie d’un dossier

Pour faire une étude approfondie sur un élève par exemple il est nécessaire de
consulter le dossier correspondant. Ce dossier doit obligatoirement être remplacé
par un guide-sortie (fiche cartonnée de couleur) sur lequel les renseignements
relatifs à l’emprunt du dossier sont soigneusement portés.

Exemple :
Entreprise Service
Emprunteur Date de retour Signature
Date de sortie Titre du dossier
Nom service Prévue Réelle

b. La sortie d’un document

Tout document extrait d’un dossier doit être remplacé par une fiche de substitution
réalisée sur une feuille de papier couleur. Cette fiche permet de savoir à quel niveau
se trouve le document dans le service. Dès le retour du document, celui-ci reprend
sa place et la fiche sort du classement.

Exemple
Nature du Date
Emprunteur Service
document Sortie Arrivée Signature