Manuel d’installation,

d’administration et d’utilisation

Sage Document Office

Composition du progiciel
Votre progiciel est composé d’un boîtier de
rangement comprenant le cédérom sur lequel est
enregistré le programme.
Propriété & Usage
Ce logiciel et sa documentation sont protégés par le
Conformité & Mise en garde
• Compte tenu des contraintes inhérentes à la
présentation sous forme de manuel électronique,
les spécifications visées dans la présente
documentation constituent une illustration aussi
proche que possible des spécifications.
• Il appartient au client, parallèlement à la
documentation, de mettre en oeuvre le progiciel

Code de la Propriété Intellectuelle, les lois relatives
au copyright et les traités internationaux applicables.
Toute utilisation non conforme du logiciel, et
notamment toute reproduction ou distribution
partielle ou totale du logiciel ou toute utilisation au-
delà des droits acquis sur le logiciel est strictement
interdite.
Toute personne ne respectant pas ces dispositions
se rendra coupable de délit de contrefaçon et sera
passible des peines pénales prévues par la loi.
La marque Sage est une marque protégée. Toute
reproduction totale ou partielle de la marque Sage,
sans l’autorisation préalable et expresse de la société
Sage est donc prohibée.
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pour permettre de mesurer exactement l’adéquation
de ses besoins aux fonctionnalités.
• Il est important, pour une utilisation sûre et
opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la
documentation.
Evolution
La documentation correspond à la version
référencée. Entre deux versions, des mises à jour
du logiciel peuvent être opérées sans modification
de la documentation. Toutefois, un additif peut être
joint à la documentation existante pour présenter les
modifications et améliorations apportées à ces mises
à jour.

Tous les noms de produits ou de sociétés,

toute image, logo ou représentation visuelle
mentionnés dans ce logiciel ou sa documentation
et n’appartenant pas à Sage peuvent constituer des
marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Sage
10, rue Fructidor
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Mise à jour : fev. 2016

 Table des matières

Table des matières

Guide installateur __________________________________________________3
Prérequis matériels et logiciels ................................................................................................... 3
Installation de Sage Document Office......................................................................................... 4
Les étapes d'installation......................................................................................................................... 4
Procédure de mise à jour....................................................................................................................... 6

Guide administrateur _______________________________________________7

Configuration du serveur Sage Document Manager................................................................... 7
Installation des Add-ins............................................................................................................... 8
Installer l’ensemble des Add-ins ............................................................................................................ 8
Installation des Add-ins Windows Explorer............................................................................................ 9
Installation des Add-ins Microsoft® Office ............................................................................................. 9

Guide utilisateur __________________________________________________12

Classement des documents avec l’explorateur Windows ......................................................... 12
Classement d'un dossier...................................................................................................................... 12
Classement d'un document ................................................................................................................. 12
Classement et indexation
depuis les logiciels Microsoft® Office ....................................................................................... 13
Classement des documents Microsoft® Word..................................................................................... 13
Classement des documents Microsoft® Excel..................................................................................... 13
Classement des documents Microsoft® PowerPoint ........................................................................... 13
Classement des documents Microsoft® Outlook ................................................................................. 14
Fenêtre Classement dans Sage Document Manager ............................................................... 16
Utilisation de l’indexation avancée....................................................................................................... 18

© 2016 Sage 1
 Généralités

Sage Document Office est une solution logicielle qui permet le classement et l'indexation dynamique de
l'ensemble de vos documents Microsoft® Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) directement depuis
votre application Microsoft® vers les solutions de gestion documentaire Sage.

Le Guide Utilisateur Sage Document Office pour Windows, regroupe des recommandations, des conseils
et des suggestions permettant d'utiliser au mieux Sage Document Office. Pour tirer le meilleur parti de ce
guide, familiarisez-vous avec les concepts et les procédures de configuration décrits dans ce Guide et dans
la documentation Sage Document Manager, module web de gestion documentaire (DMS).

Pour obtenir plus de renseignements ou accéder à des dossiers traitant de sujets abordés dans ce docu-
ment, veuillez consulter le site web Sage à l'adresse suivante : http://www.sage.fr.

Avertissement

Ce manuel a été rédigé et publié sous le contrôle de Sage, et il couvre les dernières descriptions et spéci-
fications de produits.

Tous les termes, les références de produit, les recommandations et le contenu peuvent être modifiés sans
préavis.

Sage se réserve le droit de modifier, sans préavis, les spécifications et les informations figurant dans ce
présent manuel et ne sera pas responsable des préjudices (y compris des préjudices indirects) résultant
des informations présentées ici, entre autres, sans pour autant s'y limiter, des erreurs typographiques et
d'autres erreurs concernant le manuel.

© 2016 Sage 2
 Guide installateur

Guide installateur

Prérequis matériels et logiciels

• Processeur Intel® Core™ 2 Duo ou supérieur (processeur Intel® I5 recommandé)
• Microsoft® Windows® 7 (versions professionnelles 32 et 64 bits), Microsoft® Windows® 8 (versions
professionnelles 32 et 64 bits), 2008 ou 2012 Server
• Microsoft® Office 2007, Microsoft® Office 2010, Microsoft® Office 2013 ou Microsoft® Office 2016
• Microsoft® Framework .Net 4
• 1Go de RAM
• 200 Mo d'espace disque disponible
• Résolution d'écran couleur 800x600 ou supérieure
• Carte réseau TCP/IP
• Accès Internet

L'utilisation de Sage Document Office nécessite l'utilisation d'un compte administrateur local du
poste.

© 2016 Sage 3
 Guide installateur

Installation de Sage Document Office

La rubrique installation Sage Document Office vous guidera, écran après écran, à travers les étapes d'ins-
tallation du logiciel.

Assurez-vous d'avoir fermé toutes les applications Microsoft® Office avant d'installer Sage Docu-
ment Office. Afin de d’installer votre solution logicielle, nous vous invitons à télécharger le fichier
exécutable à l’adresse qui vous a été communiqué dans un courriel annexe. Une fois cette étape
réalisée, exécutez le fichier téléchargé, puis suivez les instructions de l'Assistant.

Les étapes d'installation

1 . Pour commencer la procédure d’instal-
lation, double-cliquez sur le fichier exé-
cutable .exe.

2 . La page de bienvenue s'affiche. Cliquez

sur Suivant.

3 . Cliquez sur Parcourir pour sélectionner

l'emplacement où vous souhaitez instal-
ler le logiciel.
4 . Une fois l'emplacement choisi, cliquez
sur Suivant.

© 2016 Sage 4
 Guide installateur

5 . Une page de confirmation s'affiche. Cli-

quez sur Suivant pour commencer l'ins-
tallation.

6 . L'installation est terminée. Cliquez sur

Fermer.

L'installeur détecte la présence de Microsoft® Office 2007, de Microsoft® Office 2010 ou de

Microsoft® Office 2013.

© 2016 Sage 5
 Guide installateur

Procédure de mise à jour

Avant toute mise à jour, procédez impérativement à une sauvegarde de votre installation
actuelle.

Sage décline toute responsabilité en cas de perte de données lors d'une mise à jour qui
aurait été effectuée sans sauvegarde préalable.

Sauvegarde de le la configuration actuelle

Sauvegarder le contenu du dossier
C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Sage\Sage Document Office\Configuration

Mise à jour
Reportez vous l’Installation de Sage Document Office.

Test
Veuillez procéder à un test de classement vers Sage Document Manager pour vérifier le bon fonctionne-
ment.

© 2016 Sage 6
 Guide administrateur

Guide administrateur

Configuration du serveur Sage Document Manager

Sage Document Office fonctionne avec les serveurs de gestion de documents électroniques Sage
Document Manager en version 5.2 ou supérieure.

Définissez les paramètres de communication avec votre serveur Sage Document Manager :
1 . Démarrez le module Sage Document Office - Configuration selon une des méthodes suivantes :
- Dans le menu Démarrer / Tous les Programmes / Sage / Sage Document Office - Configura-
tion, cliquez sur Sage Document Office - Configuration

- Sur le bureau Windows, double-cliquez sur l'icône Sage Document Office - Configu-
ration créée lors de l’installation.

2 . Renseignez l'URL ou l'adresse IP du

serveur Sage Document Manager.
3 . Cochez la case SSL pour sécuriser la
connexion à Sage Document Manager,
si cette fonctionnalité est activée sur
votre serveur.
Si vous utilisez SSL (port 443), passez
directement à l'étape n°5, sinon rensei-
gnez le port lié à votre IP/URL Sage
Document Manager (généralement, il
s'agit du port 8000 ou du port 80).
4 . Renseignez un nom d'utilisateur Sage
Document Manager.
5 . Renseignez votre mot de passe.
6 . Si vous utilisez un proxy, cochez Confi-
gurer un serveur proxy et sélection-
nez un des modes proposés.
7 . Cliquez sur Enregistrer pour sauvegar-
der les paramètres.

Lors de l'enregistrement, un test de communi-

cation est réalisé afin de tester les paramètres
renseignés.

Une info-bulle s’affiche dans la barre de notifi-

cation Windows pour vous informer du résultat
du test.

La connexion avec Sage Document Manager en mode SaaS est désormais possible, tout comme
le mode sécurisé via HTTPS.

© 2016 Sage 7
 Guide administrateur

Installation des Add-ins

Démarrez le module Sage Document Office - Add-In Manager selon une des méthodes suivantes :
• Dans le menu Démarrer / Tous les Programmes / Sage / Sage Document Office - Add-In Mana-
ger, cliquez sur Sage Document Office - Add-In Manager

• Sur le bureau Windows, double cliquez sur l'icône Sage Document Office - Add-In
Manager créée lors de l'installation.

L'onglet Installation de l'Add-In Manager permet d'installer / désinstaller l'ensemble des Add-ins.

Installer l’ensemble des Add-ins

Cliquez sur le bouton Installer tous les Add-Ins disponibles pour commencer l'installation de l'ensemble
des Add-ins.

La barre située en bas de la fenêtre indique l'état d'avancement des installations de Add-ins.

Vous pouvez également choisir d'installer chaque Add-in séparément. Pour cela, suivez les instructions des
paragraphes suivants.

© 2016 Sage 8
 Guide administrateur

Installation des Add-ins Windows Explorer

Cliquez sur le bouton Installer pour commencer l'installation des Add-in Windows Explorer pour chaque
type de document (Microsoft® Word, Microsoft® Excel, Microsoft® PowerPoint, PDF, Dossier Windows).

Une fois les Add-ins installés, un nouveau menu s’affiche à chaque clic droit sur un dossier ou un document
depuis l'explorateur Windows : Classer dans Sage Document Manager

Installation des Add-ins Microsoft® Office

Installation de l’Add-in Microsoft® Word

Cliquez sur le bouton Installer pour commencer l'installation de l'Add-in Microsoft® Word.

© 2016 Sage 9
 Guide administrateur

Une fois l'installation terminée, le nouvel onglet Sage Document Manager s'ajoute au ruban de Microsoft®
Word et affiche le bouton Classer qui permet d'archiver les documents dans Sage Document Manager.

Installation de l’Add-in Microsoft® Excel

Cliquez sur le bouton Installer pour commencer l'installation de l'Add-in Microsoft® Excel.

Une fois l'installation terminée, le nouvel onglet Sage Document Manager s'ajoute au ruban de Microsoft®
Excel et affiche le bouton Classer qui permet d'archiver les documents dans Sage Document Manager.

Installation de l’Add-in Microsoft® PowerPoint

Cliquez sur le bouton Installer pour commencer l'installation de l'Add-in Microsoft® PowerPoint :

Une fois l'installation terminée, le nouvel onglet Sage Document Manager s'ajoute au ruban de Microsoft®
PowerPoint et affiche le bouton Classer qui permet d'archiver les documents dans Sage Document Mana-
ger.

© 2016 Sage 10
 Guide administrateur

Installation de l’Add-in Microsoft® Outlook

Cliquez sur le bouton Installer pour commencer l'installation de l'Add-in Microsoft® Outlook :

Une fois l'installation terminée :

• Le nouvel onglet Sage Document Manager s'ajoute dans le menu Compléments du ruban de
Microsoft® Outlook et affiche le bouton Classer dans Sage Document Manager qui permet
d'archiver les documents dans Sage Document Manager.

• Un nouveau dossier Sage Document Manager s'ajoute à la racine de la boite aux lettres.

© 2016 Sage 11
 Guide utilisateur

Guide utilisateur
Le classement et l’indexation de documents s’effectue selon différentes méthodes en fonction des Add-ins
installés. Utilisez à chaque fois celle qui semble la plus appropriée à la situation :
• Depuis les logiciels Microsoft® Word, Microsoft® Excel et Microsoft® PowerPoint.
• Depuis l’explorateur Windows à partir d’un clic droit sur un fichier, sur plusieurs fichiers ou sur un
dossier de documents.
• Depuis Microsoft® Outlook :
- Classement d'un e-mail au format PDF avec ses pièces jointes.
- Classement d'une ou plusieurs pièces jointes uniquement.

Lorsque vous procédez au classement d'un e-mail, celui-ci n'est pas supprimé de votre boîte aux
lettres.

Classement des documents avec l’explorateur Windows

Classement d'un dossier

L’Add-in Windows Explorer permet de classer l'ensemble des documents se trouvant dans un dossier Win-
dows. Ouvrez le menu contextuel du répertoire avec un clic droit, et cliquez sur Classer dans Sage Docu-
ment Manager.

La fenêtre Classement dans Sage Document Manager s’affiche.

Pour plus de détails sur l’utilisation de cette fenêtre, voir Fenêtre Classement dans Sage Document Manager.

Classement d'un document

Pour classer un document PDF, un document Microsoft® Word, une feuille Microsoft® Excel ou une pré-
sentation Microsoft® PowerPoint directement depuis l'explorateur Windows dans Sage Document Mana-
ger, il suffit de faire un clic droit sur le document et de cliquer sur Classer dans Sage Document Manager.

La fenêtre Classement dans Sage Document Manager s’affiche. Pour plus de détails sur l’utilisation de
cette fenêtre, voir Fenêtre Classement dans Sage Document Manager.

© 2016 Sage 12
 Guide utilisateur

Classement et indexation
depuis les logiciels Microsoft® Office

Classement des documents Microsoft® Word

Dans le ruban de Microsoft® Word, cliquez sur l’onglet Sage Document Manager puis cliquez sur le bouton
Classer.

La fenêtre Classement dans Sage Document Manager s’affiche. Pour plus de détails sur l’utilisation de
cette fenêtre, voir Fenêtre Classement dans Sage Document Manager.

Classement des documents Microsoft® Excel

Dans le ruban de Microsoft® Excel, cliquez sur l’onglet Sage Document Manager puis cliquez sur le bou-
ton Classer.

La fenêtre Classement dans Sage Document Manager s’affiche. Pour plus de détails sur l’utilisation de
cette fenêtre, voir Fenêtre Classement dans Sage Document Manager.

Classement des documents Microsoft® PowerPoint

Dans le ruban de Microsoft® PowerPoint, cliquez sur l’onglet Sage Document Manager puis cliquez sur le
bouton Classer.

La fenêtre Classement dans Sage Document Manager s’affiche. Pour plus de détails sur l’utilisation de
cette fenêtre, voir Fenêtre Classement dans Sage Document Manager.

© 2016 Sage 13
 Guide utilisateur

Classement des documents Microsoft® Outlook

L’Add-in Microsoft® Outlook permet de classer et d'indexer des emails et des pièces jointes dans Sage
Document Manager directement depuis Microsoft® Outlook.

Sage Document Office n'archive que les emails ; les demandes de réunion, les rendez-vous ou
les tâches ne sont pas traités.
Sage Document Office fonctionne avec les serveurs de gestion de documents électroniques Sage
Document Manager en version 5.2 ou supérieure.

Pour classer un ou plusieurs emails :

2 1 . Sélectionnez le(s) mail(s) à clas-
ser.
2 . Cliquez sur Compléments puis
sur Sage Document Manager /
Classer dans Sage Document
Manager.

La fenêtre Classement dans Sage Document Manager

s’affiche. Elle comporte des particularités spécifiques à Micro-
soft® Outlook.

Vous pouvez renommer le titre de l'email

dans Nom du document lorsqu'il y a un seul email.

Dans cette fenêtre, vous pouvez sélectionner les emails et les pièces jointes à archiver grâce aux cases à
cocher. Si vous cliquez sur , toutes les pièces jointes de votre email s'affichent :

© 2016 Sage 14
 Guide utilisateur

Si vous avez sélectionné deux emails, la fenêtre se présente de cette façon :

Cliquez sur suivant afin de poursuivre l'archivage. Cette fenêtre s'ouvre :

Sélectionnez un répertoire dans Sage Document Manager afin de classer votre email et ses pièces jointes.
Une fois le répertoire sélectionné, cliquez sur classer. Une info bulle s’affiche au bas de votre écran dans
la barre des tâches afin de vous informer du résultat de votre opération :

© 2016 Sage 15
 Guide utilisateur

Lors de l'archivage, Sage Document Office crée un répertoire dans Sage Document Manager portant le titre
de l'email et dans lequel il va archiver l'email au format PDF et les pièces jointes dans leur format natif.

Si vous ne sélectionnez qu'une seule pièce jointe, Sage Document Office ne créera pas de réper-
toire et archivera le document dans le dossier Sage Document Manager sélectionné depuis la liste
des dossiers Microsoft® Outlook.

Si besoin, vous pouvez rafraîchir l'arborescence Sage Document Manager via le menu d'Outlook
Compléments > Sage Document Manager > Rafraîchir Sage Document Manager.

Fenêtre Classement dans Sage Document Manager

Lors du classement des documents, Sage Document Office affiche la fenêtre Classement dans Sage Do-
cument Manager.

Dans cette fenêtre vous pouvez :

• Choisir le type d'indexation (avancée ou non) dans la rubrique Règle de classement. Si vous cli-
quez sur Default, vous pourrez renommer votre document dans la rubrique Nom du document.
• Choisir une autre règle de classement, dans ce cas-là, voir Utilisation de l’indexation avancée.
Lorsque vous avez renommé votre fichier comme vous le souhaitiez, cliquez sur archivez pour lancer le
traitement d'archivage du document dans Sage Document Manager.

Cliquez sur annuler pour annuler le classement et fermer la fenêtre.

Une fenêtre s’affiche :

© 2016 Sage 16
 Guide utilisateur

Vous devez ici, choisir le dossier dans lequel vous souhaitez classer votre document. Pour cela, cliquez
sur pour déployer l’arborescence Sage Document Manager et sélectionner un dossier.

Votre document est maintenant classé dans l'arborescence Sage Document Manager.

Une info bulle s’affiche au bas de votre écran dans la barre des tâches afin de vous informer du résultat de
votre opération.

© 2016 Sage 17
 Guide utilisateur

Dans cette fenêtre, vous ne pouvez pas créer de répertoire Sage Document Manager.

Pour créer un nouveau répertoire, connectez-vous à Sage Document Manager via votre naviga-
teur.

Sage Document Office n'archive par défaut que les documents Microsoft® Office et les PDF. Si
vous souhaitez archiver d'autres types de document, il faut les renseigner dans le fichier des pré-
férences de Sage Document Office. Par défaut, ce fichier se trouve à l'emplacement suivant :
C:\Program Files\Microsoft Office\OfficeManager\Configuration\Preferences.xml.

Utilisation de l’indexation avancée

Sage Document Office permet de faire de l'indexation avancée lors de l'archivage des documents.
1 . Dans le menu déroulant de Règle de classement choisissez une des règles de classements de
votre Sage Document Manager.

2 . Une fois votre règle de classement sélectionnée, choisissez dans le menu déroulant le Type de
document :

© 2016 Sage 18
 Guide utilisateur

3 . Par défaut, dans Date du document la date du jour s'affichera.

Vous pouvez la modifier en cliquant sur l'onglet calendrier et sélectionnez ensuite la date voulue
dans le calendrier qui s'affiche :

© 2016 Sage 19
 Guide utilisateur

4 . Si vous souhaitez laisser un commentaire sur le document, inscrivez le dans la rubrique Commen-
taire.

Le bas de la fenêtre affiche :

• Le chemin d'accès à votre
document classé dans Sage
Document Manager.
• Le nom de votre document
qui sera automatiquement
renommé au moment de l'archi-
vage.

Éviter le renommage automatique des documents

Si vous ne souhaitez pas que votre document soit renommé automatiquement lors du choix d'une
règle de classement, modifiez les paramètres directement dans votre interface Sage Document
Manager dans la rubrique Administration > Règles de classements. Choisissez la règle de clas-
sement que vous souhaitez modifier en cliquant dessus.

Sur votre droite, dans la colonne Modifier la règle de classement, décochez la case pour stop-
per la règle de classement automatique.
Vos documents ne seront alors plus renommés automatiquement pour la règle de classement que
vous aviez sélectionnée.

5 . Cliquez sur l'onglet Classer afin de procéder au classement de votre document.

6 . Une info bulle s’affiche au bas de votre écran dans la barre des tâches afin de vous informer du
résultat de votre opération.

Votre document est alors archivé avec succès dans votre Sage Document Manager.

© 2016 Sage 20