Publier une feuille Excel sur le portail avec Excel Services

Les  utilisateurs  fonctionnels  qui  manipulent  et  analysent  les  données  sont  vraiment  attachés  à  Excel.  Microsoft  a  bien 
compris l’avantage qu’il pouvait en tirer. Avec la nouvelle génération 2010, l’éditeur a encore recentré son offre BI autour 
d’Excel. 

Le point d’entrée de l’offre BI sur le poste de travail est Excel et l’outil, d’un point de vue décisionnel, est assez complet. 
C’est­à­dire qu’Excel permet de se connecter à un cube, d’explorer ses données puis de publier l’analyse réalisée sur le 
portail SharePoint. 

Excel,  qui  est  de  loin  le  premier  outil  BI  en  entreprise,  voit  avec  l’utilisation  complète  de  la  solution  Microsoft  BI  ses 
limitations effacées : 

l En  versions  2007  et  2010,  le  classeur  Excel  ne  peut  contenir  qu’un  peu  plus  d’un  million  de  lignes.  Analysis  Services  lui 
permet de dépasser très largement ses limites technologiques tout en gardant une performance optimale. 

l Un  classeur  Excel  d’un  million  de  lignes  dépasse  inévitablement  en  taille  les  6  Mo.  Une  taille  qui  est  souvent  jugée  trop 
importante par les serveurs de messagerie qui empêchent alors les envois. SharePoint, lui, permet de publier le classeur en 
mode Web et évite ainsi l’envoi des fichiers contenant les données par e­mail. 

Rappelons aussi au passage, que nous sommes à l’ère de l’espionnage industriel et de la guerre économique, et 
que  ce  n’est  pas  très  sécurisant  ni  sécurisé  que  de  savoir  qu’un  seul  fichier  peut  contenir  des  données 
importantes sur l’activité de l’entreprise, sur ses performances ou sur sa stratégie. 

Excel est, dans la gamme Microsoft BI, l’outil le plus adapté pour l’analyse et la manipulation des données. Son usage est 
destiné à une population d’analystes ou de responsables fonctionnels. 

Pour suivre les manipulations qui vont suivre, il vous faudra disposer du cube et de la base de données Distrisys 
DM. Les fichiers de sauvegarde DistrisysDM.bak et DistrisysDM.abf sont disponibles en téléchargement sur la page 
dédiée à cet ouvrage sur le site des Éditions ENI à l’adresse http://www.editions­eni.fr. Il vous faudra simplement les 
restaurer  sur  votre  environnement.  Vous  pouvez  aussi  suivre  ces  manipulations  en  utilisant  la  machine  virtuelle  mise 
aussi à disposition dans l’espace de téléchargement. 

1. Manipuler le cube avec Excel 2010

Depuis la version 2000, Excel a la capacité de créer des tableaux croisés dynamiques à partir d’un cube. 

Beaucoup  d’entre  vous  connaissent  ou  utilisent  déjà  la  fonction  de  tableau  croisé  dynamique.  Cette  fonction  dans  sa 
version de base permet, à partir des tables de données contenues dans Excel, d’agréger ces données et de ventiler les 
résultats par colonnes ou par lignes comme le montre l’exemple ci­après : 

© Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed - 1-

 Exemple de tableau croisé dynamique dans Excel 

Lorsque vous disposez d’un cube Analysis Services, les tables de données ne sont plus contenues dans le fichier Excel. 
Le tableau croisé dynamique va être bâti à partir des données et des règles de gestion contenues et spécifiées dans le 
cube. 

Bâtir des tableaux croisés dynamiques à partir d’un cube a beaucoup d’avantages : 

l Le  fichier  Excel  ne  contient  pas  les  données.  C’est  donc  d’une  part  plus  sécurisant  pour  l’organisation,  et  d’autre  part  les 
fichiers sont moins lourds à manipuler. 

l Les  données  sont  centralisées.  Elles  sont  donc  utilisées  par  plusieurs  services,  réduisant  ainsi  les  risques  liés  au 
recoupement de données. 

l Les données sont fiabilisées. Lorsqu’un entrepôt de données est correctement bâti, les utilisateurs passent beaucoup moins 
de temps à la récupération et au traitement de l’information et recentrent leurs efforts à l’analyse des données. 

l Les  données  sont  historisées.  Sans  le  cube,  les  utilisateurs  sont  obligés  de  stocker  plusieurs  versions,  à  date,  de  leurs 
données et de leurs analyses. Croiser et comparer ces données n’est pas toujours très évident. 

a. Utiliser Excel pour exploiter les données de son cube

Nous allons donc nous connecter au cube Distrisys DM à partir d’Excel 2010 et créer un tableau croisé dynamique. 

n Pour se connecter au cube Distrisys DM, dans le ruban, cliquez sur l’onglet Données. 

n Au niveau du bouton Données externes, choisir À partir d’autres sources, puis cliquez sur Provenance : Analysis Services. 

- 2- © Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed

 Se connecter à un cube à partir d’Excel 2010 

n La fenêtre Assistant Connexion de données s’ouvre. Entrez le nom de vos serveur et instance SQL Server Analysis Services. Par 
défaut, cochez utiliser l’authentification Windows pour vous connecter au cube avec votre compte Windows. 

n Puis l’assistant vous demande de sélectionner la base de données. Spécifiez la base multidimensionnelle DistrisysDM. 

n Sélectionnez le cube Distrisys DM. 

© Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed - 3-

 n Renommez, si vous le jugez nécessaire, le nom de la connexion DistrisysDM, puis cliquez sur Terminer. 

n La fenêtre  Importation de données s’affiche et vous propose de choisir l’emplacement du tableau croisé dynamique. Par défaut, 
laissez sélectionnée la cellule A1, la plus en haut à gauche. 

Vous pouvez constater que la liste de champs de tableau croisé dynamique affiche la structure du cube. On y retrouve 
le  groupe  de  mesures  Direction  et  sa  mesure  Valeur,  ainsi  que  les  dimensions  Temps ,  Temps  Calcul ,  Indicateur, 
Scenario  et Organisation. 

Pour créer un tableau croisé dynamique, il vous suffit alors de sélectionner une ou plusieurs mesures, puis de glisser 
les hiérarchies et attributs dans les zones Étiquettes de lignes, Étiquettes de colonnes  et/ou Filtre du rapport . 

Le tableau croisé dynamique Excel 2010 sur un cube 

Pour obtenir le tableau croisé dynamique ci­dessus : 

n À partir de la Liste de champs de tableau croisé dynamique, cochez les mesures Valeur sous le groupe de mesures Direction. 

n Glissez les hiérarchies Indicateur et Organisation dans la zone Filtre du rapport. 

n Puis glissez la hiérarchie Année ­ Mois dans la zone Étiquettes de lignes pour un affichage du temps en lignes. 

n Glissez l’attribut Temps Calcul dans la zone Étiquettes de colonnes. 

n Sélectionnez  dans  la  liste  déroulante  de  la  hiérarchie  Indicateur  le  membre  CA   afin  d’afficher  les  données  sur  le  chiffre 
d’affaires. 

n Sélectionnez  dans  la  liste  déroulante  de  la  hiérarchie  Organisation  le  membre  Agence Sud  afin  de  restreindre  l’affichage  aux 
ventes réalisées par l’agence Sud. 

n Enfin,  dans  le  tableau  croisé  dynamique,  sélectionnez  dans  la  liste  déroulante  de  la  hiérarchie  Temps.Annee ­ Mois  le  membre 
Calendrier 2010, afin de restreindre les données du tableau croisé dynamique aux valeurs de l’année 2010. 

La constitution du tableau croisé dynamique d’Excel 2010, à partir d’un cube, est vraiment simple et intuitive. À l’aide 
des boutons plus et moins, vous avez la possibilité de descendre et de monter dans la hiérarchie. À noter que, pour un 

- 4- © Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed

 cube bien modélisé, les performances du tableau croisé dynamique sont généralement assez exceptionnelles, surtout 
au  regard  du  nombre  de  données  brassées.  Le  délai  d’affichage d’un  tableau  croisé  dynamique  est  de  l’ordre  de  la 
seconde généralement. 

Le  tableau  croisé  dynamique  d’Excel  2010  constitue  ainsi  un  bon  moyen  d’exploiter  rapidement  vos  données :  en 
modifiant  les  axes  pour  changer  l’angle  de  vue,  en  filtrant  les  données,  puis  en  descendant  si  besoin  dans  les 
hiérarchies en lignes ou en colonnes. 

Depuis la version Excel 2007, en plus de l’amélioration  significative  de  la  navigation  dans  le  cube,  Microsoft  a  fait  de 
nombreux  efforts  sur  la  présentation  des  données.  Partant  du  constat  que  les  utilisateurs  des  services  fonctionnels 
passaient  un  temps  non  négligeable  sur  la  présentation  des  données,  Excel  2007  et  Excel  2010  ont  commencé  à 
proposer des fonctions de productivité pour accéder et aider les utilisateurs dans cette phase. 

Excel propose ainsi de nombreux modèles de mise en forme visuelle pour enrichir rapidement la représentation de vos 
données. 

b. Mettre en forme les données de son cube sous Excel

n Pour en bénéficier, cliquez dans le ruban sur Accueil, puis sur Mettre sous forme de tableau. 

n Puis  passez  tout  simplement  la  souris  sur  les  différents  modèles  afin  de  visualiser  la  mise  en  forme  de  votre  tableau  croisé 
dynamique. 

La mise en forme rapide des tableaux croisés dynamiques 

D’autres fonctions complémentaires incluses sous le menu Mise en forme conditionnelle viennent enrichir visuellement 
le rendu et la comparaison des données : valeurs supérieures à la moyenne, 10 % des valeurs les plus importantes, 
mini  barres  représentant  l’importance  des  valeurs  dans  les  cellules,  jeux  d’icônes  pour  représenter  des  atteintes 
d’objectifs ou des tendances... 

n Pour tester les règles prédéfinies ou créer les vôtres, dans le ruban cliquez sur l’onglet  Accueil, puis sélectionnez le menu  Mise 

en forme conditionnelle. Sélectionnez les éléments que vous voulez mettre en évidence. 

n Pour obtenir l’exemple ci­dessous, passez la souris sur Barre de données, puis sélectionnez une couleur de diagramme en barres 
en dégradé. 

© Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed - 5-

 La mise en forme conditionnelle des cellules de données 

Excel 2010 propose aussi de représenter vos données issues du tableau croisé dynamique sous forme de graphique. 
La palette des représentations graphiques proposées est assez large : histogramme, courbes, secteurs, barres, aires, 
nuage de points, représentations boursières, surface, anneau, bulles, radar... Les graphiques peuvent être en 2D ou 
en 3D et de nombreuses options sont proposées. 

- 6- © Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed

 Les représentations graphiques proposées par Excel 2010 

n Pour réaliser un graphique à partir du tableau croisé dynamique, sélectionnez une cellule du tableau croisé dynamique pour faire 
afficher des onglets spécifiques dans le ruban. 

n Sous le grand onglet Outils de Tableau croisé dynamique, sélectionnez l’onglet Options, puis  Outils et enfin cliquez sur Graphique 
croisé dynamique. 

La fenêtre Insérer un graphique  s’ouvre et vous invite à choisir une représentation graphique. 

n Sélectionnez un diagramme en courbe avec marques, puis cliquez sur OK . 

Votre tableau croisé dynamique s’affiche alors sous forme de courbes. Néanmoins il reste dynamique : des invités vous 
permettent  d’ajuster  les  données  du  graphique  suivant  les  dimensions  Indicateur,  Organisation,  Temps  Calcul  et 
Temps. 

© Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed - 7-

 Un graphique croisé dynamique sur un cube 

2. Publier le classeur Excel sur SharePoint

Il  est  impossible  de  parler  de  Business  Intelligence  sans  aborder  le  partage  de  la  représentation  de  l’information.  Si 
l’activité d’analyse est une activité d’autonomie pouvant se réaliser sur le poste de travail au travers d’Excel, il n’en reste 
pas moins que la conclusion de l’analyse doit tout de même être partagée ou mise à disposition d’un décideur. 

Depuis  la  version  Excel  2007,  Microsoft  nous  offre  la  possibilité  de  publier  tout  ou  une  partie  du  contenu  du  classeur 
Excel sur un portail SharePoint, transformant Excel en un véritable outil de reporting. 

Sans cette fonctionnalité, la grande majorité des organisations utilise Excel pour récupérer et transformer l’information, 
puis  envoie  par  e­mail  ou  dépose  sur  un  répertoire  le  document  Excel.  D’autres  préfèrent  imprimer  les  rapports  en 
totalité  dans  de  grands  classeurs  qui  sont  transmis  aux  différents  responsables.  Le  responsable  d’activité  est  alors 
obligé  d’ouvrir  le  classeur,  de  parcourir  les  onglets  et  les  feuilles  pour  bien  souvent  s’intéresser  à  seulement  deux  ou 
trois indicateurs clés, fondus dans la masse d’informations. 

Avec  les  services  Excel  de  SharePoint,  nous  allons  avoir  la  possibilité  de  publier  tout  ou  partie  d’une  feuille  Excel  au 
format HTML. Le grand avantage est que les rapports Excel restent dynamiques et conservent leurs capacités de filtrage 
et de navigation. Ces rapports étant au format Web standard, les services Excel offrent ainsi la possibilité de s’intégrer 
au  sein  de  pages  du  portail,  constituant  alors  autant  de  véritables  tableaux  de  bord  dynamiques,  actualisés  et 
personnalisés pour chaque responsable d’activité. 

Dans  le  chapitre  précédent  Configuration  des  fonctions  BI  de  SharePoint  ­  Excel  services  et  PowerPivot,  nous  avons 
configuré SharePoint afin d’activer les fonctions de publication des services Excel. Ce travail est un préalable nécessaire 
aux manipulations qui vont suivre. 

Au  cours  de  cette  partie,  nous  allons  tout  simplement  publier  dans  une  bibliothèque  de  documents  SharePoint,  le 
tableau croisé dynamique et le graphique que nous avons précédemment réalisés. 

n Pour publier le classeur vers SharePoint, cliquez sur l’onglet  Fichier, puis sur  Enregistrer et envoyer et enfin sur Enregistrer dans 

SharePoint. 

n Si aucun emplacement SharePoint n’est  listé,  utilisez  le  bouton Rechercher un emplacement pour rechercher une bibliothèque de 

documents. 

- 8- © Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed

 Publication d’un classeur Excel dans SharePoint 

n Pour sélectionner les éléments du classeur à publier, cliquez sur le bouton Options de publication. 

La liste déroulante vous permet de sélectionner la partie du classeur à publier. Cette interface permet ainsi de spécifier 
si la publication va concerner : 

l La totalité du classeur Excel. 

l Une ou plusieurs feuilles du classeur. 

l Un ou plusieurs éléments de tableaux croisés dynamiques ou graphiques croisés dynamiques. 

n Dans  notre  cas,  sélectionnez  dans  la  liste  déroulante  Éléments  du  classeur.  L’outil  détecte  alors  que  nous  disposons  dans  le 
classeur  d’un  tableau  croisé  dynamique  ainsi  que  d’un  graphique  croisé  dynamique.  Sélectionnez  ces  deux  éléments  pour 
restreindre la publication à ces deux seuls objets, puis cliquez sur le bouton OK . 

© Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed - 9-

  

n Pour  publier  les  éléments  du  classeur  cliquez  enfin  sur  le  bouton  Enregistrer  sous,  puis,  lorsque  la  fenêtre  d’enregistrement 
apparaît, sur le bouton Enregistrer. 

Le classeur Excel se retrouve alors dans la bibliothèque de documents dans laquelle il a été publié. 

- 10 - © Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed

  

Un simple clic sur le document retranscrit les éléments du classeur Excel qui sont visualisables dans le navigateur Web. 

Le graphique croisé dynamique publié via les Excel Services 

La liste déroulante Affichage  en haut à droite permet de passer d’un élément à un autre. 

n Sélectionnez dans la liste déroulante Affichage  l’élément Tableau croisé dynamique1. 

© Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed - 11 -

 Le tableau croisé dynamique publié via les Excel Services 

Le tableau croisé dynamique s’affiche ainsi en format Web standard, sans nécessité d’avoir Excel 2010 installé en local 
sur  son  poste  de  travail.  Les  interactions  avec  le  tableau  croisé  dynamique  restent  néanmoins  conservées  :  il  est 
possible  de  modifier  l’indicateur  ou  l’organisation  en  filtre.  De  même,  il  est  possible  d’utiliser  les  navigations  dans  les 
hiérarchies en lignes ou en colonnes. 

Ce  qui  est  intéressant  dans  ce  mode,  c’est  que  les  éléments  sont  dynamiques,  c’est­à­dire que si le contenu du cube 
évolue ou est modifié, les modifications seront répercutées sur les éléments publiés. 

n Pour vérifier le côté dynamique du rapport, cliquez sur le filtre de la dimension Organisation. Puis dans la hiérarchie, sélectionnez 
le membre Distrisys. 

- 12 - © Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed

 Modification des filtres du tableau croisé dynamique 

Le tableau croisé dynamique, cette fois rafraîchi, s’affiche à nouveau sur le périmètre de l’organisation Distrisys. 

Le contenu des Excel Services est aussi exploitable au travers d’une WebPart SharePoint spécifique :  Excel  Web  Access 

disponible dans la catégorie Données métiers. 

© Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed - 13 -

  

Cette WebPart permet ainsi d’intégrer du contenu Excel Services dans une page du portail. Nous verrons l’utilisation de 
cette WebPart dans le chapitre Création du portail BI de Distrisys. 

- 14 - © Editions ENI – Tous droits réservés – Copie personnelle de Mohamed Mohamed