SGS-referentiel TLTV VLO Génerique-Fr-10 PDF

Numéro de doc.
: AD-VLO-33-05 FR
Vérification de la Légalité &
Date version : 31.03.2010
Traçabilité du Bois
Validée par : AR/MvdL/JL
(TLTV)
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VERIFICATION DE LA LEGALITE & TRAÇABILITE DU BOIS (TLTV)

VERIFICATION DE L’ORIGINE LEGALE (VLO)
REFERENTIEL GENERIQUE
TLTV est un programme d’évaluation systématique conçu pour vérifier que des produits bois ont
été légalement produits, acquis et/ou vendus par un producteur ou négociant donné. Le
programme comprend deux parties : la « Légalité de la Production » (LP – Legal Production en
anglais) et la « Chaîne de Contrôle » (CoC – Chain of Custody en anglais).
1) La composante Légalité de la Production (LP) vérifie l’origine légale des produits bois et la
conformité légale des opérations forestières et de transformation d’une société donnée par rapport
aux critères convenus, à savoir le référentiel TLTV-LP. La composante LP comprend également
une vérification de la traçabilité pour les besoins de la CoC.
La partie LP peut être vérifiée en deux phases : Vérification de l’Origine Légale (VLO) et
Vérification de la conformité Légale (VLC). Le référentiel VLO comprend 4 principes de légalité en
plus du principe relatif à la traçabilité tandis que le référentiel VLC (couvrant donc la composante
TLTV-LP en entier) en comprend 4 de plus ; soit au total 8 principes de légalité en plus de celui
relatif à la traçabilité.
2) La Chaîne de Contrôle (CoC) est appliquée indépendamment de la composante LP pour les
entreprises opérant plus en aval au sein de la chaîne de distribution. Elle fournit au marché une
assurance certaine que les informations fournies par ces entreprises – comme quoi celles-ci
commercialisent des produits qui sont vérifiés par le Programme SGS TLTV (et sont donc issus de
forêts dont les opérations sont conformes à la légalité) - sont valides.
Ce document présente le Référentiel TLTV Générique pour la Vérification de l’Origine Légale
(VLO). Il s'applique aux unités de gestion forestière.
Ce référentiel peut servir comme base pour :
élaborer un Référentiel TLTV Local, pour utilisation dans un pays particulier ;
effectuer une pré-évaluation visant à délimiter le champ de la vérification (au
besoin) ;
réaliser un audit principal de vérification ;
réaliser un audit de surveillance ; ou
informer les parties prenantes sur les critères d’évaluation génériques utilisés par la
SGS.
ADRESSE POSTALE 1, place des Alpes BP 2152
CH-1211 Genève 1
CONTACT Personne : A. de La Rochefordière
Téléphone : +41-22 739.91.11
Télécopie : +41-22 739.98.86
Courriel : antoine.delarochefordiere@sgs.com
Version : Version 5
SGS Société Générale de Surveillance SA 1, place des Alpes BP 2152 CH-1211 Genève 1
'Governments & Institutions Services’ Division t (41-22) 739.91.11 - f (41-22) 739.98.86 www.sgs.com
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CONDITIONS D’ADAPTATION DU REFERENTIEL TLTV GENERIQUE

POUR UTILISATION COMME REFERENTIEL TLTV LOCAL
L’adaptation du Référentiel TLTV Générique La Division GIS de la SGS responsable du

de la SGS en Référentiel TLTV Local, c’est-à- Programme TLTV, en collaboration avec
dire destiné à être utilisé sur le territoire l’entité prestataire des services TLTV au
national dans un pays particulier, a pour niveau local, l'Entreprise, et/ou toute autre
objectif : partie concernée, consentira à
l’adaptation du référentiel. Ce
consentement sera donné après qu’il aura
i. d’identifier tout point ou toute condition du été tenu compte des éléments suivants :
référentiel TLTV qui ne serait pas pertinent(e) ou
adapté(e) dans des cas particuliers, dans le
pays d’utilisation du référentiel. Dans le cas où i. la connaissance par la SGS des
un tel point ou une telle condition aurait été indicateurs et moyens de vérification inclus
identifié, l’Entreprise et la SGS procéderont à dans d’autres adaptations du Référentiel
son évaluation pour les besoins de la Générique TLTV et la faisabilité de
vérification, la dite évaluation comportant des l’adaptation ;
discussions avec les intervenants et les parties
concernées ;
ii. la nature et l’importance d’une adaptation
donnée et son impact sur le domaine
ii. d’identifier si certains des points du référentiel d’application et l’objectif du Référentiel
générique TLTV prescrivent des limites de TLTV ;
performance moins sévères que les
prescriptions minimales de la loi dans le pays
considéré. Si de telles différences sont iii. les particularités et éléments du contexte
constatées, ces limites seront modifiées pour dans chaque cas.
faire en sorte qu’elles satisfassent ou dépassent
les prescriptions minimales nationales ;
iii. d’ajouter des indicateurs spécifiques La SGS doit pouvoir à tout moment
(accompagnés de moyens de vérification démontrer que les critères du Référentiel
appropriés si nécessaire) et/ou des renvois aux TLTV Local sont conformes dans leur
documents identifiés, afin d’évaluer la conformité ensemble aux critères du Référentiel
aux conditions essentielles de lois nationales et TLTV Générique.
locales sur les forêts, aux dispositions
administratives et aux accords multilatéraux sur Aucune adaptation ne doit se traduire par
l’environnement, se rapportant aux Principes un affaiblissement des conditions
TLTV 1-9 ; d’application du Référentiel TLTV
Générique, ni conduire, directement ou
iv. de prendre en compte le contexte national dans indirectement à l'utilisation d'une norme
lequel l’Entreprise exerce toute activité ayant un moins stricte que le Référentiel TLTV
impact sur la dimension légale de la gestion des Générique.
forêts, la transformation du bois, la production
de bois, les perspectives nationales
environnementales, sociales et économiques et
les dispositions financières et commerciales
auxquelles est soumise l'entreprise ;
v. d’assurer que le référentiel TLTV est pertinent,

adapté et réaliste dans le pays considéré.
PRESENTATION DU REFERENTIEL :
Le référentiel est construit autour des 9 Principes et 30 Critères de Vérification de la Légalité et

Traçabilité du Bois (TLTV). Le référentiel est divisé en 9 parties. Chaque partie est consacrée à
l’un des Principes TLTV, les Critères étant répertoriés sous chaque Principe/ Partie.
Le référentiel peut aussi servir de checklist lors d'une évaluation. Aussi, les éléments suivants
sont-ils fournis pour chacun des critères.
Condition SGS :
Indicateur Un Indicateur définit la norme ou les exigences fixées
par la SGS en vue de la détermination de la conformité
à tel ou tel critère TLTV. Il s’agit d’une source
d’informations ou d’éléments d’appréciation possibles
permettant à un auditeur d’évaluer la conformité à un
indicateur.
Les Eléments de vérification Les Eléments de vérification sont des exemples de
ce que les auditeurs SGS rechercheront pour s’assurer
que les conditions de la norme ou de l’indicateur donné
sont remplies. Cette liste n’est pas exhaustive et
l’auditeur peut recourir à d’autres moyens de
vérification pour l’indicateur considéré.
Recommandations Les Recommandations sont données pour permettre
à l'auditeur de mieux comprendre ce que recouvre un
indicateur donné.
Critère
Principe TLTV
Principe
TLTV 1: L'Entreprise est habilitée à exercer une activité économique dans le respect
du droit des sociétés et des dispositions légales du pays où cette activité est exercée.
Critère 1.1 : L’Entreprise est régulièrement enregistrée auprès des services gouvernementaux
compétents.
Indicateur 1.1.1 Eléments de vérification & Recommandations :
L’Entreprise est régulièrement immatriculée en Entretiens avec / et informations fournies par : les organismes de
tant qu’entreprise ou société dotée de la réglementation, autres partenaires et aménagistes forestiers.
personnalité morale, investie de droits et devoirs
afférents à l'exercice de son activité, y compris
en matière de fiscalité, et elle est régulièrement • existence de certificats d’immatriculation, d’actes constitutifs
enregistrée auprès des services ou organismes et/ou d’accords avec les actionnaires.
sociaux compétents, comme l’exige la loi.
Recommandation
Elément de
SGS observations / preuves verification de
objectives que la condition de SGS
l’indicateur est remplie
SGS Indicateur
Année
d’évaluation
PRINCIPE 1. L'ENTREPRISE EST HABILITÉE À EXERCER UNE ACTIVITÉ ÉCONOMIQUE

DANS LE RESPECT DU DROIT DES SOCIÉTÉS ET DES DISPOSITIONS
LÉGALES DU PAYS OÙ CETTE ACTIVITÉ EST EXERCÉE.
Critère 1.1 L’Entreprise est régulièrement enregistrée auprès des services gouvernementaux
compétents.
L’Entreprise est régulièrement immatriculée en Entretiens et informations fournies par : les organismes de
tant qu’entreprise ou société dotée de la réglementation, les autres partenaires et les aménagistes
personnalité morale, investie de droits et devoirs forestiers.
afférents à l'exercice de son activité. Contrôle documentaire : Les documents réglementaires
obligatoires, règles d’action, procédures et normes opératoires
permettent de démontrer la conformité à la condition considérée.
Il s’agit également de considérer ici les enregistrements en matière
de fiscalité, ainsi que tout enregistrement auprès des services ou
organismes compétents, qui concerne l’activité économique de
l’Entreprise, comme l’exige la loi.
L’entreprise est-elle légalement constituée et attachée à la légalité?
• Existence de certificats d’immatriculation, d’actes constitutifs
et/ou d’accords avec les actionnaires.
• Immatriculation auprès des organismes/syndicats
professionnels pertinents. Les auditeurs doivent, le cas
échéant consulter les représentants de ces
organismes/syndicats. (Ces consultations peuvent également
s’étendre à d’autres aspects couverts par le référentiel). Des
certificats d’immatriculation et de souscription peuvent
également être pris en compte, ainsi que tout autre document
ou correspondance paraissant utile.
• Vérifier que l’entreprise est une société régulièrement
enregistrée pour fins fiscales. Il faut prendre en considération
les enregistrements auprès des services fiscaux, les
déclarations d’impôts et savoir si les paiements sont à jour.
Chercher également à savoir si un quitus fiscal a été remis à
l’entreprise par l’administration fiscale compétente. Lorsque
c’est possible, demander l’avis des administrations
compétentes au sujet de la performance de l’entreprise.
• Enregistrement auprès des organismes sociaux (le cas
échéant).
• Légalité des contractants et sous-traitants. La politique de
l’entreprise, les audits internes et les accords passés avec des
contractants sont des éléments à vérifier. Les auditeurs
doivent effectuer un contrôle d’au moins un contractant ou
sous-traitant au cours de l’évaluation pour se faire une idée de
la conformité des contractants. Pour ce faire, il pourrait être
nécessaire de se rendre dans la société du contractant ou de
s’entretenir avec le sous-traitant.
L'Entreprise respecte les règles d’organismes Entretiens avec : les responsables et le personnel opérationnel
professionnels et de syndicats dans son compétent.
domaine. Contrôle documentaire : Les documents réglementaires
nécessaires, règles d’action, procédures et normes opératoires
L’entreprise est-elle enregistrée auprès des organismes dans son

domaine et ces dernières s’acquittent-elles de leurs devoirs ?
• Immatriculation auprès des organismes/syndicats
professionnels dans le domaine de l'entreprise. Des certificats
d’immatriculation et de souscription doivent être pris en
compte, ainsi que tout autre document ou correspondance
jugée utile.
• Evaluer si l’entreprise respecte les règles de ces
organisations.
• Les auditeurs doivent, le cas échéant, consulter les
représentants de ces organismes professionnels.
Critère 1.2 L’Entreprise est un intervenant légitime dans le secteur forestier.

L’Entreprise détient les droits accordés par la loi Entretiens avec : les aménagistes forestiers et le personnel
lui permettant d’exercer une activité dans la opérationnel compétent.
filière forestière ou l’industrie du bois. Contrôle documentaire : Les documents réglementaires
nécessaires, règles d’action, procédures et normes opératoires
Exercice d’une activité dans la filière forestière ou l’industrie du

bois :
• L’entreprise détient-elle un titre valide aux terrains sur lesquels

elle opère ? Ce titre pourrait se présenter sous la forme d’un
acte-titre ou d’un accord contractuel conclu avec le
propriétaire des terrains.
• L’entreprise est-elle autorisée à exercer une activité dans le
domaine forestier ? Les autorisations se présentent souvent
sous la forme d’un permis, d’une licence ou d’un certificat
délivrés par le gouvernement. Les auditeurs doivent vérifier ce
point auprès des administrations compétentes.
• Les terrains particuliers sur lesquels l'entreprise opère
peuvent-ils être utilisés pour des activités forestières ? Il existe
parfois des restrictions qui s’appliquent aux terrains ou à une
partie de ceux-ci. Examiner les dispositions et restrictions du
permis forestier, de la licence ou du certificat délivrés par le
gouvernement. Les auditeurs doivent également vérifier ce
point-ci auprès des administrations compétentes.
• Y a-t-il des restrictions concernant l’utilisation des terrains ?
Ces restrictions pourraient être de nature environnementale,
sociale, historique, contractuelle ou autre.
• Le cas échéant, vérifier que l’entreprise dispose d’un marteau
forestier, d’un pochoir ou d’un fer de marquage à chaud (ou
tout autre instrument réglementaire) enregistré auprès de
l’administration compétente (administration en charge des
eaux et forêts). Les auditeurs doivent également vérifier que
ces outils sont utilisés sur le terrain.

Entretiens avec : les administrateurs gouvernementaux,
L’activité de l'Entreprise n’a pas été suspendue à
partenaires, aménagistes forestiers et le personnel opérationnel
la suite d’une mesure administrative ou judiciaire
compétent.
prise par les administrations gouvernementales
ou un tiers. Eléments à prendre en considération :
• Registre des litiges, conflits et plaintes (externes, internes,

partenaires).
• Permis et autorisations valides. Les dates, périodes et
restrictions éventuelles doivent être prises en considération.
• Les auditeurs doivent vérifier ces éléments auprès des
administrations compétentes.
PRINCIPE 2. L’ENTREPRISE DÉTIENT LES APPROBATIONS ET AUTORISATIONS

NÉCESSAIRES POUR EXERCER SES ACTIVITÉS FORESTIÈRES ET CONNEXES
SUR LES SITES SOUMIS À VÉRIFICATION.
Critère 2.1 L’Entreprise bénéficie de droits d'accès et d’exploitation des terrains forestiers sur
lesquels elle opère.
L’Entreprise possède un titre valide aux terrains Entretiens avec : La direction et les administrations officielles.
sur lesquels elle opère, ainsi qu’à la ressource Examen documentaire : Actes-titres, contrats de bail & autorisations
forestière. forestières.
Il y a deux aspects à considérer séparément : (1) L’entreprise
détient un titre valide aux terrains sur lesquels elle opère & (2)
L’entreprise a le droit d’utiliser les terrains aux fins auxquelles elle
les destine, c’est-à-dire à des activités forestières.
Eléments à prendre en considération :
• Actes-titres, contrats de bail, documents relatifs aux
concessions, autorisations gouvernementales pour l’exercice
d’activités forestières.
• Au besoin l'Entreprise a consulté les parties intéressées
comme il convenait.
• Les auditeurs doivent absolument vérifier les limites effectives
de la concession et toutes autres limites sur le terrain.
• La vérification sur le terrain doit aussi prendre en compte les
éléments essentiels afférents au droit de propriété, au titre
d’exploitation ou au titre aux terrains forestiers, en vérifiant que
les cartes sont correctement établies par rapport aux
opérations sur le terrain, que les limites sont correctement
matérialisées et que les opérations se produisent effectivement
dans les zones autorisées.
Note : Il se peut que cet indicateur reprenne un certain nombre
d’éléments relatifs à l’indicateur 1.2.1. En conséquence, les
éléments contenus dans les documents considérés ici doivent être
vérifiés en tenant compte de la position géographique (sur le
terrain).
L’Entreprise connaît et respecte les droits Entretiens avec : Les représentants des communautés locales, le
légaux et coutumiers des communautés locales personnel (direction, aménagistes forestiers et personnel
à l’intérieur des zones attribuées. opérationnel compétent) les clients, les administrations officielles et
les partenaires.
Examen documentaire : Dans le but d’établir si les rapports de
l’entreprise avec les communautés locales ont été officialisés.

1. Registre des litiges, conflits et plaintes (externes, internes,
partenaires).
2. Les droits ont-ils été incorporés formellement dans la politique de
l'entreprise?
3. Ont-ils été inclus dans la politique de gestion?
4. Accord contractuel avec les communautés locales (droits
d’accès, droits d’usage, partage des bénéfices, etc.) Des
indemnités appropriées sont-elles versées lorsque des dommages
sont occasionnés?
Les terrains sont dédiés à l’exploitation Entretiens avec : La direction, les administrations officielles, les
forestière dans des conditions de zonage, communautés locales & les partenaires.
classification et droits d’usage clairement Examen documentaire : Actes-titres, contrats de bail, autorisations
définies. forestières, règles d’action, procédures, accords et autres contrats
pertinents.
Les auditeurs doivent vérifier ce point auprès des administrations
compétentes.
Note : dans la mesure du possible, les éléments contenus dans les
documents considérés doivent être vérifiés en tenant compte de la
position géographique (sur le terrain). Au besoin l'Entreprise a
consulté les parties intéressées comme il convenait.
L'Entreprise détient les droits d’accès Entretiens avec : La direction, les administrations et les
nécessaires aux zones utiles à l’exercice de son communautés locales.
activité dans la zone du permis et en dehors de Examen documentaire : Contrats de bail, servitudes, autorisations
celle-ci. forestières, règles d’action, procédures et contrats pertinents.
• Les activités comprennent les activités dans la zone du permis

et en dehors de celle-ci. Il faut considérer des éléments tels que
l’existence de voies publiques, d’activités de construction et de
concessions dans une zone géographique plus étendue
appartenant à d’autres. La question du transport au travers de
telles zones doit également être considérée.
• Les auditeurs doivent vérifier ces éléments auprès des ayants
droit concernés, ainsi que les positionnements correspondants
sur le terrain.
• Au besoin l'Entreprise a consulté les parties intéressées comme
il convenait.
Critère 2.2 L’Entreprise a obtenu les approbations nécessaires à l’exercice de ses activités
forestières et connexes.
L’Entreprise a effectué des inventaires forestiers Entretiens avec : Le personnel et les administrations officielles
lorsque ceux-ci étaient obligatoires, et a reçu Examen documentaire : Inventaires, bases de données,
l'approbation officielle de ces inventaires. autorisations, règles d’action et procédures.

• Approbation officielle et périodes (pertinentes & autorisées).
• Les auditeurs doivent vérifier l’exécution de ces inventaires sur
le terrain au moyen d’un échantillonnage.
il convenait.
L’Entreprise a élaboré un plan d'aménagement Entretiens avec : Le personnel et les administrations officielles
forestier lorsqu’il était obligatoire et a reçu Examen documentaire : Inventaires, bases de données,
l'approbation officielle requise de ce plan. autorisations, règles d’action, procédures et cartes.

• Approbation officielle et périodes (pertinentes & autorisées).
• Les auditeurs doivent vérifier sur le terrain que tout élément
essentiel du plan d’aménagement est bien conforme, au moyen
d’un échantillonnage.
il convenait.
L’Entreprise dispose des autorisations Entretiens avec : Le personnel, les administrations officielles et les
environnementales nécessaires. Ces partenaires
autorisations sont délivrées par l’administration Examen documentaire : Autorisations, règles d’action, procédures
en charge de l’environnement et sont valides. et cartes.
Dans le cas où elles sont obligatoires, études d'impact sur
l'environnement (EIE) approuvées.
• Les autorisations environnementales comprennent la gestion
des déchets (générale, sites d'évacuation, stockage), les
substances dangereuses (produits chimiques utilisés), la gestion
de l’eau (bassins hydrologiques, délimitation des zones
humides, utilisation de l’eau, protection, détournement), la
biodiversité (espèces menacées, protection) et la qualité de l’air
(permis d’émission lors du fonctionnement d’une usine/ unité de
transformation).
• Les auditeurs doivent se rendre compte sur le terrain des
éléments essentiels de ces autorisations et de la mise en œuvre
effective de toute condition et/ou de toute exigence contenues
dans les autorisations environnementales, sur la base d’un
échantillonnage aléatoire.
• Au besoin l'Entreprise a-t-elle consulté les parties intéressées
comme il convenait ?
L’Entreprise possède une licence ou un permis Entretiens avec : Le personnel et les administrations officielles.
d’exploitation forestière valide et veille à ce que Examen documentaire : Autorisations, règles d’action, procédures et
les conditions de cette licence ou de ce permis cartes.
soient respectées.
Inspections de terrain : Vérifier que les lieux d'exploitation forestière
actuels et passés sont en adéquation avec les conditions de la
licence.

• Validité et/ou période (annuelle ou autre).
• Localisation géographique et/ou essences à exploiter.
• Quantités à exploiter et/ou zone d’exploitation.
• Au besoin l'Entreprise a-t-elle consulté les parties intéressées
comme il convenait ?
• Les auditeurs doivent vérifier sur le terrain la localisation, les
limites, les essences exploitées et toutes autres
caractéristiques, telles que les restrictions de volume ou
dimensionnelles.
Note : les quantités sont vérifiées au Principe 6.
L'Entreprise détient les approbations Entretiens avec : Le personnel et les administrations officielles.
nécessaires pour ses activités auxiliaires et
connexes sur les sites où elle opère. Examen documentaire : Documentation & autorisations.
Vérification de terrain : Faire la liste des activités susceptibles
d’avoir besoin d’une approbation et recouper cette liste avec les
documents correspondants lors de l'examen documentaire.

Lorsque des installations de transformation du bois sont associées
aux activités de production forestière, il doit exister des preuves
objectives indiquant que l'Entreprise détient les autorisations qui
sont nécessaires à certaines activités, dont notamment la
transformation du bois, le traitement chimique, le séchage artificiel
du bois, le transport et d’autres activités industrielles.
Lorsque c’est possible, les auditeurs doivent vérifier sur le terrain si
de telles activités existent et si elles sont correctement approuvées.
Critère 2.3 L’Entreprise peut démontrer que son(ses) approbation(s) pour l'exercice de ses
activités forestières et connexes a(ont) été régulièrement obtenue(s).
Les documents officiels authentiques sont en Entretiens avec : Le personnel et les administrations officielles.
place et disponibles au sein de l’Entreprise. Examen documentaire : Dossiers de demande, correspondance &
autorisations.

Les auditeurs doivent être en mesure de vérifier cet élément sur la
base des documents originaux et officiels ou de copies certifiées de
ces mêmes documents. Lors de l’évaluation de la documentation,
examiner :
• Les périodes de validité.
• Conditions/limites/restrictions.
Lors de l’attribution de telles approbations, les Entretiens avec : Le personnel et les administrations officielles.
procédures appropriées ont été suivies Examen documentaire : Dossiers de demande, correspondance &
correctement par l'Entreprise, ainsi que par les autorisations.
administrations concernées.
Des preuves objectives doivent exister qui indiquent que des
procédures acceptables ont été suivies lors de la délivrance de ces
autorisations.
La documentation nécessaire soumise par l’Entreprise aux
administrations compétentes dans le cadre de sa demande
d’approbation(s) était :
(1) complète,
(2) présentait les information demandées de façon correcte, et
(3) les informations ont été jugées exactes après vérification
documentaire (par ex. cartes, calculs).
Les auditeurs doivent absolument consulter les administrations
compétentes.
Les informations présentées aux Entretiens avec : Le personnel et les administrations officielles.
administrations délivrant les autorisations Vérification de terrain : Sur la base d’un échantillonnage
étaient exactes et sincères à la date de la
demande. Note : cette recommandation est surtout valable dans le cas de
nouvelles autorisations et/ ou de demandes. A effectuer sur la base
d’un échantillonnage.
Les auditeurs doivent par exemple s’efforcer de vérifier l’exactitude
des informations. Si dans une demande d’autorisation il est écrit
qu’une unité de transformation donnée emploiera plusieurs
centaines de personnes, l’auditeur devra vérifier que l’unité emploie
effectivement autant de personnes. Cela s’applique aussi aux
autorisations forestières, et par conséquent la vérification
d’échantillons pour certains éléments pourrait être nécessaire sur le
terrain.
PRINCIPE 3. L’ENTREPRISE RESPECTE LA RÉGLEMENTATION EN MATIÈRE DE

DÉCLARATIONS ET DE FISCALITÉ FORESTIÈRES.
Critère 3.1 L’Entreprise soumet toujours, dans les délais prescrits, les déclarations
réglementaires à l'administration compétente.
Lorsqu’il y a eu lieu, l’Entreprise a soumis ses Entretiens avec : Le personnel, les partenaires ou l’administration.
déclarations relatives aux études préparatoires à Examen documentaire : Déclarations et autre documentation
l’exploitation dans les délais prescris. pertinente (plans d’aménagment et plans annuelsl d’opération).
Visites de terrain : Les conditions considérées doivent être vérifiées
sur le terrain dans la mesure du possible.

• Périodes.
• Localisation géographique.
• Essences et quantités à exploiter.
• Comparer les zones de l'inventaire et la déclaration soumise à
l’administration concernée.
L’exactitude et/ou la mise en œuvre des informations fournies
concernant les points susmentionnés doivent être vérifiées sur le
terrain au moyen d’un échantillonnage.
Lorsqu’il y a eu lieu, l’Entreprise a soumis ses Entretiens avec : Le personnel ou l’administration.

registres, déclarations et statistiques de Examen documentaire : Déclarations dont déclarations de
production dans les délais prescris. mouvement de bois et autre documentation pertinente

• Délais.
• Opportunité de l’administration à laquelle sont remis les
documents.
• Caractère satisfaisant des documents remis (type, existence,
absence, nombre).
Critère 3.2 L’Entreprise s’acquitte toujours des paiements dus à l’administration compétente
dans les délais prescrits.
L’Entreprise a réglé la redevance, les droits et Entretiens avec : Le personnel des départements financier ou
taxes pertinents relatifs à l'activité forestière et administratif de l’entreprise. Vérification éventuelle auprès de
de transformation du bois dans les délais l’administration compétente.
prescris. Examen documentaire : Documents pertinents.
Visites de terrain : Les conditions considérées doivent faire l’objet
d’un échantillonnage et d’une vérification sur le terrain.

• Délais prescris (les délais peuvent être négociés/ convenus).
• Les taxes doivent être payées conformément aux déclarations
(montant correct sur la base d'éléments vérifiables).
• Paiement à l’administration compétente.
• Existence ou absence de paiement.
• Existence d’un quitus fiscal ou d’une attestation de paiement
de la taxe.
Les auditeurs doivent absolument consulter les administrations
compétentes.
L’Entreprise a réglé les droits d’importation et Entretiens avec : Le personnel ou l’administration.

d’exportation applicables dans les délais Examen documentaire : Preuve du paiement et documents
prescris. pertinents.
Visites de terrain : Les conditions considérées doivent faire l’objet
d’un échantillonnage et d’une vérification sur le terrain.

• Délais prescris (les délais peuvent être négociés/ convenus).
• Les taxes doivent être payées conformément aux déclarations
(montant correct sur la base d'éléments vérifiables).
• Paiement à l’administration compétente.
• Existence ou absence de paiement.
Critère 3.3 Les données, registres, comptes et déclarations officielles de l’Entreprise reflètent
fidèlement l’activité réalisée.
Les données, registres, déclarations officielles Entretiens avec : le personnel ou les partenaires.
et états statistiques de l’Entreprise reflètent Examen documentaire : registres, déclarations officielles, états
fidèlement la production et les autres activités statistiques, règles d’action et procédures.
réalisées.

• Opérations et activités d’exploitation, de transformation,
d’achat, d’importation, d’élimination, de transport, de livraison,
de vente et d’exportation (selon les cas).
• Cartes géographiques et plans.
• Essences exploitées.
• Quantités, volumes et dimensions des produits.
• Factures ; bons ; redevances ; taxes ; droits sur les contrats
de location de concessions ; et documents accompagnant les
approvisionnements ; production et ventes ; ainsi que les
taxes à l’exportation.
L’Entreprise n’est pas liée à des pratiques Entretiens avec : La direction, le personnel, les partenaires et les
comptables ou financières illégales par administrations officielles. Les auditeurs doivent absolument
lesquelles elle tenterait notamment de se consulter l’autorité gouvernementale compétente sur ce point.
soustraire à l’impôt et/ou d’échapper à ses Examen documentaire : Déclarations, rapports de vérification
obligations fiscales. financière annuels et certificats de vérification, paiements, factures,
règles d’action et autres documents financiers.
Déclaration sur les « Pratiques comptables reconnues » présentée
à la SGS. L’entreprise doit soumettre une déclaration à la SGS
dans laquelle elle assure notamment :
• exercer ses activités en conformité et dans le respect de
toutes les lois fiscales et de toutes les lois relatives aux
pratiques comptables ;
• que ses procédures comptables sont en conformité avec les
bonnes pratiques comptables nationales et/ou internationales
(Good Accounting Practices, GAP) et/ou avec les normes
internationales définies par l’IASB ;
• que les prix pratiqués (au niveau national et à l’export) sont
conformes au prix minimum fixé par l’Etat ou par d’autres
réglementations pertinentes.
Note : les auditeurs doivent procéder à une anlyse initiale (non
vérifiée) de cet indicateur. Les auditeurs ne peuvent jouer le rôle qui
serait assuré par une enquête administrative, financière ou
criminalistique exigeant un savoir-faire spécialisé et des
connaissances approfondies de nature technique, financière ou
administrative.
Les éléments à prendre en considération comprennent :
1. Eléments généraux :
• Bénéfices inférieurs à 20%, pertes ou pertes répétées.
• Vérification externe et en cours par un cabinet de
comptabilité financière indépendant.
• Conformité aux dispositions légales régissant les relations,
obligations, charges et taxes de l’entreprise.
• Voir également les termes/expressions telles que
blanchiment des bénéfices, établissement des prix de
cession interne, évitement fiscal, évitement fiscal agressif,
dumping, fraude fiscale, paradis fiscal, figurant dans le
glossaire des termes.
2. Pratiques comptables illégales :
• Réduction des taxes auxquelles sont soumis les expatriés.

• Toute anomalie rencontrée/ mise en évidence/ signalée par
le cabinet comptable de l’entreprise.
• Autre.
3. Réduction des impôts à payer sur le bénéfice
• Rapprochement/ cohérence entre les relevés de production

et les activités prévues/ déclarées (par ex. : essences,
volumes, ventes, exportations). Les éléments considérés ici
peuvent également renvoyer à certaines parties des Critères
5.1, 5.2 et 5.5.
• Paiements effectués.
• Toute anomalie rencontrée/ mise en évidence/ signalée par
le cabinet comptable de l’entreprise.
• Autre.
L’Entreprise fait vérifier ses comptes annuels Entretiens avec : Le personnel, les partenaires ou les communautés
par un cabinet de comptables agréé. locales.
Examen documentaire : Etats financiers vérifiés, rapports, règles
d’action et procédures.
PRINCIPE 4. L’ENTREPRISE MAINTIENT LES REGISTRES NÉCESSAIRES
Critère 4.1 L’Entreprise maintient un registre des textes législatifs et réglementaires et des
codes de pratique à jour dont elle communique le contenu dans l'entreprise.
L’Entreprise maintient un registre complet des Entretiens avec : Le personnel.

textes législatifs et réglementaires et des codes Examen documentaire : Registre, règles d’action et procédures.
de pratique en vigueur.
Un registre légal contient des informations approfondies sur les

obligations auxquelles est soumise une entreprise donnée, ainsi
que sur les autorisations et les permis qu’elle doit obtenir.
Les éléments à prendre en considération sont en particulier les
textes législatifs et réglementaires concernant :
• le droit foncier/ droits d’usage
• le travail/ les ressources humaines
• l’administration des entreprises et le droit foncier
• la santé et la sécurité
• la gestion forestière
• l’environnement.
Les auditeurs doivent vérifier que le registre est bien en place au
siège central et dans les bureaux de terrain, sur la base d’un
échantillonnage
L’Entreprise a mis en place une procédure de Entretiens avec : Le personnel.

contrôle qui lui permet d'actualiser le registre Examen documentaire : Règles d’action et procédures.
régulièrement en y ajoutant les textes législatifs
et réglementaires et les codes de pratique
nouveaux ou modifiés. L’entreprise doit avoir mis en place un mécanisme (externe ou
interne) lui permettant de contrôler et de mettre à jour son registre
au moins sur une base annuelle. Dans le cas d’un mécanisme
externe, il peut s’agir du recours à un consultant, auquel cas il est
nécessaire de prendre en compte l'accord de services. Dans tous
les cas, l’entreprise doit avoir désigné une personne responsable de
la veille légale.
L’Entreprise diffuse le registre auprès du Entretiens avec : Le personnel.

personnel de gestion de l'Entreprise concerné et Examen documentaire : Règles d’action et procédures.
facilite l'accès aux textes législatifs et
réglementaires et aux codes de pratique. Visites de terrain : Les conditions considérées doivent être vérifiées
Critère 4.2 L’Entreprise maintient des registres de litiges, conflits et plaintes à jour.
L’Entreprise maintient un registre à jour pour les Entretiens avec : Le personnel, les partenaires ou les communautés
litiges et décisions administratives. locales.
Examen documentaire : Registre, règles d’action et procédures.

• Registre de litiges, conflits et plaintes (officiel).
• Registre des décisions administratives y compris les amendes
(officiel).
• Nombre de litiges.
• Fréquence de mise à jour.
• Système de mise à jour (caractère adéquat).
Il faut vérifier que le registre existe bien au siège central et dans les
bureaux de terrain, et qu’il est consultable.
conflits internes entre le personnel et la locales.
direction. Examen documentaire : Registre, règles d’action et procédures.

• Registre de conflits (interne).
• Nombre de conflits.
plaintes de partenaires et autres parties locales.
prenantes. Examen documentaire : Registre, règles d’action et procédures.

• Registre des plaintes (partenaires).
• Nombre de plaintes.
Critère 4.3 L’Entreprise conserve des copies de toutes les déclarations et de tous les
règlements effectués aux administrations compétentes.
L’Entreprise archive les preuves de soumission Entretiens avec : Le personnel.

de toutes ses déclarations officielles aux Examen documentaire : Preuves de la soumission des déclarations
administrations correspondantes. et documents pertinents.
L’Entreprise conserve des copies, Entretiens avec : Le personnel.

éventuellement jointes aux factures officielles, Examen documentaire : Preuves des transferts et documents
de tous les transferts monétaires ou paiements pertinents.
qui sont effectués aux administrations
compétentes dans le cadre de ses activités
forestières ou connexes.
PRINCIPE 9. L’ENTREPRISE A MIS EN PLACE DES SYSTÈMES DE GESTION ET DE

SURVEILLANCE DE LA CHAÎNE DE CONTRÔLE QUI ASSURENT UN CONTRÔLE
ET UNE TRAÇABILITÉ SATISFAISANTS DE SES PRODUCTIONS.
Critère 9.1 L’Entreprise entretient des systèmes vérifiables en adéquation avec l’échelle et la
complexité de son activité et qui décrivent correctement ses activités et l'exécution
de ses obligations.
Le système permet à l’Entreprise de gérer son Entretiens avec : le personnel ou les partenaires.
activité séparément pour chaque unité de Examen documentaire : Règles d’action et procédures.
gestion de la forêt ou de production.

• Quel type de système a été mis en place ?
• Combien existe-t-il d’unités de gestion/ production ?
• Qui est responsable du système ?
• Le fonctionnement du système fait-il l’objet d’un contrôle ?
• Ce système fait-il partie d'un système pour emplacements
multiples?
• Les procédures écrites et les consignes de travail sont-elles
appliquées ?
Tous les aspects opérationnels du système CdC doivent être
vérifiés sur le terrain pour toutes les activités
L’Entreprise a nommé par écrit une personne Entretiens avec : Le personnel ou les partenaires.
responsable, assumant l'entière responsabilité Examen documentaire : Règles d’action et procédures.
de la conformité de l'Entreprise quant à
l'entretien et à la surveillance du système de la Visites de terrain : Les conditions considérées doivent être vérifiées
Chaîne de Contrôle, et ce sous tous leurs sur le terrain dans la mesure du possible.
aspects.
• Quelle(s) est(sont) la(les) personne(s) nommée(s)
responsable(s)?
• Les sous-traitants, tiers et autres tierces parties sont-ils
couverts ?
Politiques et procédures ont été définies par Entretiens avec : Le personnel ou les partenaires.
écrit et sont satisfaisantes. Examen documentaire : Règles d’action et procédures.

• Responsabilités ?
• Les règles d’action, procédures et consignes de travail sont-
elles toujours valables ?
• Les sous-traitants, tiers et autres tierces parties sont-ils
couverts ?
L’efficacité des procédures doit être vérifiée au niveau
opérationnel.
Le personnel est qualifié ou formé pour ce qui Entretiens avec : Le personnel ou les partenaires.
concerne les activités de contrôle et de Examen documentaire : Enregistrements, règles d’action et
traçabilité. procédures.

• Définition des besoins en formation (connaissances à acquérir
par chaque catégorie de personnel)
• Registre de formation et actions de formation passées
• Caractère adéquat / pertinent et fréquence.
• Expérience.
L’efficacité de la formation doit être vérifiée au niveau opérationnel.
Les enregistrements et archives sont gardés en Entretiens avec : Le personnel ou les partenaires.
lieu sûr et conservés pendant le temps qui Examen documentaire : Enregistrements, règles d’action et
convient. procédures.

• Mécanisme / système de tenue des dossiers.
• Fréquence/ mise à jour.
• Les enregistrements nécessaires sont-ils gardés pendant au
moins 5 ans ?
Les archives et systèmes de données sont Entretiens avec : Le personnel, les partenaires ou les communautés
protégés et sécurisés contre les erreurs locales.
volontaires ou involontaires de manipulation, Examen documentaire : Règles d’action et procédures.
l’utilisation abusive et la perte de données.
Les éléments à prendre en considération comprennent les

mécanismes de protection et une évaluation des risques du
système.
La surveillance interne assure le bon Entretiens avec : Le personnel.

fonctionnement du système et l’intégrité des Examen documentaire : Règles d’action et procédures.
données.

• Mécanisme / système de contrôle.
• Fréquence/ mise à jour.
• Caractère adéquat.
Critère 9.2 Le système de traçabilité est complet.
Les systèmes d’identification interne des Entretiens avec : Le personnel.

produits et de gestion de la production Examen documentaire : Règles d’action et procédures.
permettent de distinguer les différentes
catégories de produits vérifiés/ non vérifiés et de Visites de terrain : Les conditions considérées doivent être vérifiées
'suivre et retracer' efficacement l’évolution des sur le terrain dans la mesure du possible.
produits à travers toutes les étapes de
production (depuis une source légale jusqu’à
une destination légale et/ou de la destination à la Eléments à prendre en considération :
source). • Identification ou séparation.
• Procédures.
• Documentation (relevés des comptes fournisseurs et
certificats etc.)
• Bases de données.
• Logiciels.
• Les règles SGS TLTV concernant les approvisionnements
auprès de tiers (RD-TLTV-10) sont applicables.
Note : L’entreprise doit assurer le maintien d’un système décrivant

le cycle de production et les caractéristiques de chaque produit
vendu (ou lot de produits vendus par rapport à la même commande
que les produits fabriqués) depuis la souche identifiée
géographiquement jusqu’à la destination finale/ point de vente du
produit.
L’efficacité de cet aspect doit également être vérifiée au niveau
opérationnel sur le terrain.
Le système en place fournit ou facilite une Entretiens avec : Le personnel.

vérification de la cohérence et l'établissement de Examen documentaire : Règles d’action et procédures.
soldes pour rapprocher les volumes entrants/
sortants/ des stocks entre toutes les étapes de Visites de terrain : Les conditions considérées doivent être vérifiées
production et pour toutes les catégories de sur le terrain dans la mesure du possible.
produits.
• Rapports.
• Stock à la date de vérification et enregistré dans le système.
• Rendements matière/ taux de conversion.
L’efficacité de cet aspect doit également être vérifiée au niveau
opérationnel sur le terrain.
Tous les produits (intermédiaires) sont inclus Entretiens avec : Le personnel.

dans le système depuis la souche jusqu’au Examen documentaire : Règles d’action et procédures.
point de vente/ transformation.

• Procédure et enregistrements.
Note : les stocks intermédiaires (par ex. récupération, séchoir) et les
pertes doivent être soigneusement considérés.
Les points de contrôle critiques sont identifiés Entretiens avec : Le personnel ou les partenaires.
et gérés correctement de façon à éviter le Examen documentaire : Enregistrements, règles d’action et
mélange des produits vérifiés et non vérifiés. procédures.

• Liste des points de contrôle critiques
• Existence d'une séparation physique effective ou d’un
marquage des produits efficace et/ou d’une production par lots.
L’efficacité de cet aspect doit également être vérifiée sur le terrain à
toutes les étapes opérationnelles
Les approvisionnements et ventes à des tiers Entretiens avec : Le personnel ou les partenaires.
sont enregistrés, contrôlés et surveillés et la Examen documentaire : Enregistrements, règles d’action et
propriété légale (en remontant la chaîne procédures.
logistique et en avant jusqu'à l'acheteur) est
documentée et peut être prouvée. Visites de terrain : Les conditions considérées doivent être vérifiées

• Enregistrements (Production, produits, achat, vente, stock)
• Récapitulatifs des quantités d'approvisionnements auprès de
tiers.
• Evaluation du risque de mélange à tous les stades de la
production.
• Vigilance du personnel.
• Vérification (sur une période de 1 an et/ou depuis le dernier
audit) que la quantité totale d’approvisionnements auprès de
tiers agréés est conforme aux termes du document TLTV RD-
TLTV-10 « Règles concernant les approvisionnements auprès
de tiers ».
L’efficacité de cet aspect doit également être vérifiée sur le terrain à
toutes les étapes opérationnelles.
Critère 9.3 L’Entreprise gère correctement l’identification du bois vérifié légal.
S’il y a lieu, les labels, symboles et marques (sur Entretiens avec : Le personnel ou les partenaires.
et en dehors du produit) satisfont les critères Examen documentaire : Enregistrements, règles d’action et
pertinents du système de vérification de la procédures.
légalité.

• Exigences relatives au marquage des produits (voir le
document TLTV RD-TLTV-20 « Recommandations sur
l’utilisation de la marque SGS TLTV »).
S’il y a lieu de le faire, cet aspect doit être vérifié sur le terrain en
fonction des besoins.
Le numéro d’attestation du système de Entretiens avec : Le personnel, les partenaires ou les communautés
vérification de la légalité (SGS-TLTV/LP-VLC- locales.
XXXX) est inscrit correctement sur toutes les Examen documentaire : Autorisations, cartes, règles d’action et
factures. procédures.

• Factures.
• Documentation concernant le transport
• Enregistrements
• Statistiques.
Des récapitulations des achats, ventes et stocks Entretiens avec : Le personnel.

sont tenues à jour et permettent de distinguer Examen documentaire : Enregistrements, règles d’action et
les bois légaux et les autres. procédures.

• Récapitulatifs biannuels
La transformation hors site satisfait les mêmes Entretiens avec : Le personnel.

critères relatifs à la chaîne de contrôle que ceux Examen documentaire : Enregistrements, règles d’action et
mentionnés plus haut sous ce même Principe 9 procédures.
et est couverte par un accord de sous-traitance
valide.
• Accord de sous-traitance (voir document TLTV AD-TLTV-51-B
« Checklist de sous-traitance de la transformation »)
• Règles d’action, procédures, enregistrements, récapitulatifs,
factures etc.
S’il y a lieu de le faire, cet aspect doit être vérifié sur le terrain en
fonction des besoins.
Fin du Référentiel

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VERIFICATION DE LA LEGALITE & TRAÇABILITE DU BOIS (TLTV)

CONDITIONS D’ADAPTATION DU REFERENTIEL TLTV GENERIQUE

L’adaptation du Référentiel TLTV Générique La Division GIS de la SGS responsable du

v. d’assurer que le référentiel TLTV est pertinent,

Le référentiel est construit autour des 9 Principes et 30 Critères de Vérification de la Légalité et

Indicateur 1.1.1 Eléments de vérification & Recommandations :

PRINCIPE 1. L'ENTREPRISE EST HABILITÉE À EXERCER UNE ACTIVITÉ ÉCONOMIQUE

Indicateur 1.1.1 Eléments de vérification & Recommandations :

Indicateur 1.1.2 Eléments de vérification & Recommandations :

L’entreprise est-elle enregistrée auprès des organismes dans son

Critère 1.2 L’Entreprise est un intervenant légitime dans le secteur forestier.

Exercice d’une activité dans la filière forestière ou l’industrie du

• L’entreprise détient-elle un titre valide aux terrains sur lesquels

Indicateur 1.2.2 Eléments de vérification & Recommandations :

• Registre des litiges, conflits et plaintes (externes, internes,

PRINCIPE 2. L’ENTREPRISE DÉTIENT LES APPROBATIONS ET AUTORISATIONS

Indicateur 2.1.2 Eléments de vérification & Recommandations :

Eléments à prendre en considération :

Indicateur 2.1.3 Eléments de vérification & Recommandations :

Indicateur 2.1.4 Eléments de vérification & Recommandations :

• Les activités comprennent les activités dans la zone du permis

Indicateur 2.2.1 Eléments de vérification & Recommandations :

Eléments à prendre en considération :

Indicateur 2.2.2 Eléments de vérification & Recommandations :

Eléments à prendre en considération :

Indicateur 2.2.3 Eléments de vérification & Recommandations :

Indicateur 2.2.4 Eléments de vérification & Recommandations :

Eléments à prendre en considération :

Indicateur 2.2.5 Eléments de vérification & Recommandations :

Eléments à prendre en considération :

Indicateur 2.3.1 Eléments de vérification & Recommandations :

Eléments à prendre en considération :

Indicateur 2.3.2 Eléments de vérification & Recommandations :

Indicateur 2.3.3 Eléments de vérification & Recommandations :

PRINCIPE 3. L’ENTREPRISE RESPECTE LA RÉGLEMENTATION EN MATIÈRE DE

Eléments à prendre en considération :

Indicateur 3.1.2 Eléments de vérification & Recommandations :

Lorsqu’il y a eu lieu, l’Entreprise a soumis ses Entretiens avec : Le personnel ou l’administration.

Eléments à prendre en considération :

Indicateur 3.2.1 Eléments de vérification & Recommandations :

Eléments à prendre en considération :

Indicateur 3.2.2 Eléments de vérification & Recommandations :

L’Entreprise a réglé les droits d’importation et Entretiens avec : Le personnel ou l’administration.

Eléments à prendre en considération :

Indicateur 3.3.1 Eléments de vérification & Recommandations :

Eléments à prendre en considération :

Indicateur 3.3.2 Eléments de vérification & Recommandations :

2. Pratiques comptables illégales :

• Réduction des taxes auxquelles sont soumis les expatriés.

3. Réduction des impôts à payer sur le bénéfice

• Rapprochement/ cohérence entre les relevés de production

Indicateur 3.3.3 Eléments de vérification & Recommandations :

PRINCIPE 4. L’ENTREPRISE MAINTIENT LES REGISTRES NÉCESSAIRES

Indicateur 4.1.1 Eléments de vérification & Recommandations :

L’Entreprise maintient un registre complet des Entretiens avec : Le personnel.

Un registre légal contient des informations approfondies sur les

Indicateur 4.1.2 Eléments de vérification & Recommandations :

L’Entreprise a mis en place une procédure de Entretiens avec : Le personnel.

Indicateur 4.1.3 Eléments de vérification & Recommandations :

L’Entreprise diffuse le registre auprès du Entretiens avec : Le personnel.

Eléments à prendre en considération :

Indicateur 4.2.2 Eléments de vérification & Recommandations :