Créer un nouveau document

Vous êtes maintenant prêts à créer votre premier document. Word vous invite
d'ailleurs à le faire dès son ouverture, puisqu'il affiche automatiquement une feuille
blanche nommée Document1.
Mais avant de commencer à tapoter sur le clavier, il serait certainement utile de
prendre quelques minutes pour apprendre à être efficace dans l'écriture d'un
document. Vous pourriez aussi être tentés d'utiliser un modèle prédéfini afin
d'améliorer l'aspect du document. Ce chapitre va vous donner toutes les informations
nécessaires pour partir du bon pied. Au fil des pages, vous apprendrez également à
enregistrer un document, à le rouvrir et à l'imprimer.

Avant de commencer - Comment écrire un document Word ?

Peut-être pensez-vous avoir mal lu le titre de cette section. Mais non, vous n'avez
pas besoin de nouvelles lunettes ! Nous allons bien parler de la façon d'écrire un
document Word. J'entends déjà certains d'entre vous rétorquer « Mais tout le monde
sait écrire du texte : il suffit d'appuyer sur les touches du clavier ! ». C'est tout à fait
exact. Encore faut-il savoir sur quelles touches appuyer…

Phase de réflexion préliminaire

Assez de mystères, allons droit au but. Comment faites-vous lorsque vous voulez
rédiger un document ? Vous vous mettez devant le clavier et vous commencez la
saisie ? Je suis sûr que la plupart d'entre vous procède ainsi. Pourtant, une phase
importante doit précéder l'écriture : la réflexion.
Prenez un peu de temps pour méditer sur ce que vous allez rédiger. Les mots que
vous écrirez viendront ainsi plus facilement et seront plus justes : comprendre une
problématique, c'est presque l'avoir résolue. Il en va de même pour une simple lettre
ou un document plus long, un livre par exemple. Lorsque j'écris une nouvelle section
dans un livre, je commence toujours par me documenter sur le sujet afin d'avoir en
tête les différentes facettes du sujet traité puis je laisse passer un peu de temps pour
bien « digérer » tout ce que j'ai lu, vu ou échangé. Pendant ce laps de temps, je me
fais ma propre idée du sujet et, sans que je ne m'en rende compte, les différentes
bribes d'informations se structurent. Une fois devant mon clavier, je me sens à l'aise
et les mots s'enchaînent facilement.
Quel que soit le sujet traité, cette technique fonctionne et vous devriez songer à
l'utiliser. Vous serez certainement surpris du résultat.

Écrire au kilomètre

Quand vous écrivez un texte, vous le mettez certainement en forme pendant

l'écriture. Bien que cette façon de procéder puisse paraître logique, je vous conseille
d'écrire votre texte « au kilomètre », sans penser à sa mise en forme dans un
premier temps.
En effet, l'écriture et la mise en forme d'un texte sont deux choses bien différentes et
la deuxième risque fort de vous détourner de la première et de vous faire passer à
côté d'une idée ou d'une tournure de phrase importante. D'autre part, vous serez
bien plus efficaces si vous mettez en forme le document d'une seule traite. En
particulier, n'utilisez pas de caractères d'espacement pour aligner verticalement des
images, tableaux ou autres éléments, ou des sauts de ligne consécutifs pour aérer le
document. Dans la suite de cet ouvrage, vous découvrirez des techniques bien plus
efficaces, précises et rapides à mettre en œuvre.

Insérer des caractères spéciaux

La langue française comporte plusieurs caractères accentués qui ne sont pas tous
accessibles directement au clavier. Ainsi, les touches ê, â, ou encore ï n'y figurent
pas.
Saviez-vous que, dans les codes typographiques français, on doit en théorie
accentuer toutes les capitales ? Ainsi, le mot « Epinal » doit être écrit « Épinal ».
Malheureusement, la lettre É n'est pas disponible sur le clavier. Alors, comment faire
pour se conformer aux règles de la langue française ?
Plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez essentiellement utiliser :

 l'insertion de caractères spéciaux de Word ;

 une combinaison de touches ;
 un code ASCII ;
 un remplacement automatique.
N'ayez crainte, ces quatre points vont être expliqués en détail dans les lignes qui
suivent. Poursuivez la lecture et découvrez la technique qui vous convient le mieux.

Les caractères spéciaux de Word

C'est certainement la façon la plus simple à mettre en œuvre, du moins tant qu'elle
n'est pas utilisée trop souvent. Vous verrez en effet qu'elle demande de nombreux
clics de souris.

1. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban.

2. Cliquez sur l'icône Symbole dans le groupe Symboles (voir figure suivante).
3. Si le caractère accentué apparaît dans la liste, cliquez dessus. Dans le cas
contraire, cliquez sur Autres symboles. La boîte de dialogue représentée à la
figure suivante s'affiche.
4. Il ne vous reste plus qu'à choisir dans la liste le caractère à insérer. Cliquez
alors sur Insérer puis sur Fermer. Notez que le bouton Annuler est
renommé Fermer dès que l'on a cliqué sur le bouton Insérer.

Accès aux caractères spéciaux Accès à tous les caractères spéciaux

De très nombreux caractères sont accessibles dans la boîte de

dialogue Caractères spéciaux. Pour accéder à un éventail de caractères encore
plus large, vous pouvez choisir une autre police dans la liste déroulante Police.
Essayez en particulier les polices fantaisie Wingdings et Webdings, qui proposent de
nombreux caractères peu habituels et souvent intéressants, comme illustré à la
figure suivante.

La police Wingdings regorge de caractères dignes d'intérêt

Un petit test avant de passer à la section suivante. Utilisez la technique qui vient
d'être exposée pour insérer les caractères de la figure suivante dans un document.
 Deux caractères spéciaux à insérer dans votre document

Le téléphone est issu de la police Wingdings et le caractère ® de la police Arial.

Les combinaisons de touches

La méthode exposée dans la section précédente est certes facile à mettre en œuvre
mais, il faut bien l'avouer, assez « lourde ». Si l'utilisation de combinaisons de
touches du clavier ne vous fait pas peur, cette deuxième technique est faite pour
vous.
Pour insérer une lettre minuscule avec un accent circonflexe, appuyez sur la
touche  ^  puis sur la lettre concernée. Par exemple, pour écrire un « ê », appuyez
sur  ^  puis sur  e . La localisation de ces touches est indiquée à la figure suivante.

Insertion d'un « ê » dans le document

Pour afficher une lettre minuscule avec un tréma, appuyez sur  Maj + ^  puis sur la
lettre concernée. Par exemple, pour écrire un ï, appuyez sur  Maj + ^  puis sur  i ,
comme illustré à la figure suivante.

Insertion d'un « ï » dans le document

Comme je vous le disais, même les majuscules doivent être accentuées. Et devinez
quoi ? C'est également possible avec des combinaisons de touches !

Pour insérer un É, appuyez sur  Ctrl + '  puis sur  Maj + E .
Appuyer sur  Ctr + '  signifie :
1. Appuyer sur la touche  Ctrl  et la maintenir enfoncée ;
2. Enfoncer puis relâcher la touche  '  ;
3. Relâcher la touche  Ctrl .
De la même manière, appuyer sur  Maj + E  signifie :
1. Appuyer sur la touche  Maj  et la maintenir enfoncée ;
2. Enfoncer puis relâcher la touche  E  ;
3. Relâcher la touche  Maj .
Cette combinaison de touches est illustrée à la figure suivante.

Insertion d'un « É » dans le document

Si vous avez encore du mal a utiliser ces combinaisons, je vous ai concocté une
petite vidéo qui devrait lever tout voile sur le sujet.
http://www.youtube.com/v/zRjjcz2a4Tk

Je suis sûr que vous savez maintenant saisir tous les caractères accentués de la
langue française en utilisant des combinaisons de touches. Mais que diriez-vous d'un
tableau récapitulatif ?
 Caractère Combinaison de touches

ê ^  puis  e

ï Maj + ^  puis  i

É Ctrl + '  puis  Maj + E

È Alt Gr + 7  puis  Maj + E

À Alt Gr + 7  puis  Maj + A

Ù Alt Gr + 7  puis  Maj + U

 ^  puis  Maj + A

Î ^  puis  Maj + I

Ô ^  puis  Maj + O

Û ^  puis  Maj + U

Ë Maj + ^ + E

Ä Maj + ^ + A

Ï Maj + ^ + I

Ö Maj + ^ +