2020/2021

LA PLACE DES SIRH PENDANT LA

CRISE SANITAIRE (COVID19)

MODULE : INFORMATIQUE

PRESENTATION ENCADREMENT

MANAL WAHIB M. KARIM KTOUB

MOHAMED AMINE ENNACIRI

HICHAM EL GHALI

HICHAM SAHHAT
Table des matières
CHAPITRE 1 :............................................................................................................................................ 4
Section 1 : Les bases de la notion Système d’Information Ressources Humaines : ............................. 5
1-1 -L’information en sens large .................................................................................................... 5
1-2 –c’est quoi un système : .......................................................................................................... 5
1-3- Définition du Système d’Information :......................................................................................... 6
1-4- Définition du terme Ressources Humaines.................................................................................. 6
1-5- Le Système d’Information des Ressources Humaines ................................................................. 7
Section 2 : Du néant à la FRH ................................................................................................................. 8
2-1Premier période : ........................................................................................................................... 8
2-2 Seconde période :.......................................................................................................................... 8
2-3 Troisième période : ....................................................................................................................... 9
2-4 Quatrième période : ...................................................................................................................... 9
2-5 Cinquième période : ...................................................................................................................... 9
2-6 Sixième période : ................................................................................................................... 10
2-7 Septième période : ................................................................................................................ 10
Section 3 : L’informatisation de la FRH ................................................................................................ 11
3.1 L’âge de pierre : le progiciel de paie............................................................................................ 11
3.2 L’âge de bronze : Le progiciel RH ................................................................................................ 12
3.3 L’âges de fer : le SIRH .................................................................................................................. 13
3.4 L’âge d’or, quel sera-t-il ? ............................................................................................................ 14
CHAPITRE 2 :.......................................................................................................................................... 15
Section 1 : Gestion de crise via le SIRH ................................................................................................ 16
1- Le suivi des absences côté RH ............................................................. Erreur ! Signet non défini.
2- La répartition des absences....................................................................................................... 16
3- La prévision des absences ......................................................................................................... 16
4- Centraliser les données importantes ........................................................................................ 17
5- Le management de la gestion de crise ...................................................................................... 17
6- Les informations collaborateurs ................................................................................................ 18
7- Surveiller les compétences clés ................................................................................................. 18
8- Anticiper les congés................................................................................................................... 18
9- Des liens pratiques pour les équipes ......................................................................................... 18
Section 2 : Pourquoi le SIRH est utile en confinement ? ..................................................................... 19
1- Les fonctionnalités d’un SIRH .................................................................................................... 19
2- Maintenir le lien avec vos collaborateurs ................................................................................. 20
3- Gérer vos demandes et démarches en continu et de façon instantanée ................................. 21
Section 3 : Quelles sont les tendances SIRH post-confinement ? ....................................................... 21
1- Des Process désormais digitalisés ............................................................................................. 21
2- Télétravail et organisations hybrides ........................................................................................ 22
3- Un processus de recrutement et un onboarding digitalisés ..................................................... 22
4- Protection des données digitales .............................................................................................. 22
5- Se munir d’outils d’adoption digitale ........................................................................................ 22
Section 4 : les SIRH un atout avant, pendant mais surtout après la crise sanitaire ........................... 22
Section 5 : Pourquoi les départements des ressources humaines ont-ils besoin du SIRH après
COVID-19? ............................................................................................................................................. 23
1- Main-D'œuvre À Distance ......................................................................................................... 24
2- Engagement............................................................................................................................... 24
3- Communication Avec Les Employés .......................................................................................... 25
4- Apprentissage Et Développement ............................................................................................. 25
5- Reconnaissance Et Récompenses .............................................................................................. 26
CAS BANQUE POPULAIRE : ................................................................................................................... 27
Conclusion ............................................................................................................................................. 29
 ABREVIATIONS

SIRH système d’information des ressources humaines

RH ressources humaines

FRH fonction ressources humaines

VA valeur ajoutée

SMIC salaire minimum autorisé par la loi en France

SMIG salaire minimum interprofessionnel garanti

APEC association pour l’emploi des cadres

GRH gestion des ressources humaines

DSI directeur des services informatique

DRH directeur ressources humaines

SOA architecture orientée service

RGPD règlement général sur la protection des données

SAAS software as a service

 CHAPITRE 1 :
LE SYSTEME D’INFORMATION DES
RESSOURCES HUMAINE : notions de
base, évolution et informatisation de la
fonction RH
Section 1 : Les bases de la notion Système d’Information Ressources
Humaines :

Dans ce chapitre, nous expliquerons le concept de Système d'Information (SI), cette notion
étant à la base du terme de système d’information des ressources humaines(SIRH). De plus,
on ne peut retracer l'histoire du SIRH sans avoir tout d'abord abordé l'histoire et l'évolution
des ressources humaines (RH). C’est pour cela que nous étudierons le passage de la fonction
personnel à la fonction des ressources humaines (FRH).

1-1 -L’information en sens large

Selon LAUDON.K et LAUDON.L « le terme information recouvre les données qui sont
présentées sous une forme utile et utilisable par les personnes ».

Pour Jacques ARSAC, « une information est une formule écrite susceptible d’apporter une
connaissance. Elle est distincte de cette connaissance. ». Les informations nous permettent
donc de compléter nos connaissances sur des évènements, des personnes ou des objets. Elles
peuvent exister sous plusieurs formes : écrites, orales ou sonores. En informatique, cette
information est également appeler « donnée ». Elle va être conservée, traitée ou transmise à
l’aide d’un support.

L’information au sein d’une entreprise possède de multiples sources. Elles peuvent être
interne comme les documents comptables et financiers, les documents sociaux, les notes de
services, ou bien externe comme les medias, les factures, la publicité, les lettres.
L’information est donc considérée comme un outil de communication externe et interne, elle
est très importante au sein des entreprises. L’information permet d’assurer la coordination des
différents services qui composent l’entreprise. Les entreprises doivent donc mettre en place
des moyens qui vont lui permettre une bonne gestion de la masse d’informations qui circule
en son sein.1

1-2 –c’est quoi un système :

Nous venons de voir que les entreprises ont une multitude d’informations à gérer et qu’elles
doivent mettre en place ce que l’on appelle un SI. Mais qu’est-ce qu’un système ? Pour Jean-
Louis Le M’oigne un système, c’est : 2

1
LAUDON, K., et LAUDON, J., Management des systèmes d’information, p. 14.
2
ANGOT, H., Système d’information de l’entreprise.
Quelque chose : un objet réalisable appartenant au monde réel, et non à une idée.

Dans quelque chose : Le système va interagir avec son environnement. On ne peut pas se
concentrer sur une seule chose, il faut prendre en compte toutes les interactions.

Pour quelque chose : Il faut connaître la finalité poursuivie par l'organisation : recherche
d'un profit ou un service à rendre.

Fait quelque chose : L'activité de l'organisation va l'amener à sa finalité. Pour cela, il faut
que l'activité crée de la valeur ajoutée(VA). Le facteur de création de valeur est l'humain.

Par quelque chose : Pour que l'homme soit performant, il faut structurer les actions des
acteurs et faire circuler les flux nécessaires à ces actions

Qui se transforme dans le temps : L’action de création de VA évolue, notamment parce que
c'est un processus de transformation de ressources.

1-3- Définition du Système d’Information :

Techniquement, on peut définir un SI comme un ensemble de composantes inter reliées qui

recueillent (ou récupèrent) de l’information, la traitent, la stockent et la diffusent afin de
soutenir la prise de décision et le contrôle au sein de l’organisation. Outre la coordination et
le contrôle, les SI peuvent également aider les gestionnaires et les employés à analyser des
problèmes, à visualiser des sujets complexes et à créer de nouveaux produits.3

Les SI contiennent des informations sur des personnes, des endroits et des choses qui ont de
l’importance au sein de l’organisation ou dans son environnement. Par information, nous
entendons les données qui sont présentées sous une forme significative et utile pour les êtres
humains. Les données, par ailleurs, constituent des sources de faits bruts qui représentent des
évènements qui ont lieu dans les organisations ou dans leurs environnement physique ; c’est
faits n’ont pas encore été organisés et disposes de façon à ce que les gens puissent les
comprendre et les utiliser.

1-4- Définition du terme Ressources Humaines

La notion d’administration du personnel, au sein de l’entreprise, a évolué à travers le temps

pour devenir la gestion des ressources humaines (GRH).

3
O’BRIEN, J., Les systèmes d’information de gestion.
Ce dernier concept est beaucoup plus large puisqu’il dépasse la simple administration pour
englober le management du capital humain de l’entreprise, avec toutes les nouvelles
fonctions qui en découlent.

A ce titre, la GRH comporte plusieurs facettes, complémentaires, indissociables et

surtout, indispensables à la bonne marche de l’entreprise. Elles composent les
caractéristiques de cette activité primordiale dans l’organisation. En effet, la GRH détermine
la stratégie de fonctionnement de l’entreprise et le suivi des performances car elle comprend :

 La gestion du recrutement et des affectations

 La gestion des rémunérations
 La gestion des carrières
 La gestion des formations
 La gestion sociale
 L’appréciation de la performance.

Mais cette définition est loin d’être exhaustive, étant donné que la gestion RH s’étend aussi
aux domaines suivants :

 La responsabilité sociale de l’entreprise

 La gestion du temps de travail de chaque salarié
 La gestion du dialogue social
 La gestion des connaissances
 L’hygiène et la sécurité.

1-5- Le Système d’Information des Ressources Humaines

Selon Hughes ANGOT (2005), un SIRH est :

 D’une part, un ensemble organisé d'éléments qui permet de regrouper, de classifier, de

traiter et de diffuser de l'information sur un phénomène donné ;4
 D’autre part, un réseau complexe de relations structurées où interviennent hommes,
machines et procédures, qui a pour but d’engendrer des flux ordonnés d’informations
pertinentes provenant de différentes sources et destinées à servir de base à des
décisions.

4
VON BERTALANFFY, L., Théorie générale des systèmes.
L'utilisation de moyens informatiques, électroniques et de télécommunications permet
d'automatiser et de dématérialiser les opérations définies par les procédures des entreprises.
Ils sont aujourd'hui largement utilisés en lieu et place des moyens classiques tels que les
formulaires sur papier et le téléphone. 5

On peut définir le SIRH aussi comme une procédure de collecte, stockage, restauration et
validation des données sur les RH, les activités du personnel et les caractéristiques des unités
organisationnelles dont une entreprise a besoin.

Un système permettant d'acquérir, de stocker, de manipuler, d'analyser, d'extraire et de

distribuer des informations pertinentes au regard des RH d'une organisation.

Section 2 : Du néant à la FRH

2-1 La Première période :

De 1870 au début du XX Emme siècle On est en phase de gestation. La fonction n’existe pas
ou n’est pas encore identifiée. Il existe peu d’entreprises dont la taille pourrait justifier
l’existence d’une fonction personnel .Il s ensuite cette fonction est souvent exerce par le
patron lui-même. Il se fait par fois assister d’un comptable essentiellement pour la paie et
parfois d’un secrétaire général pour prendre en charge l’administration générale. C’est
l’époque du « paternalisme industriel »

Vers 1880 ; on assiste que premiers lois sociales visant à protéger les salariés. On développe
une réglementation sociales avec des textes de loi sur l’emploi des enfants ; le contrat
d’apprentissage ; le droit syndical l’inspection du travail, les accidents du travail, la durée du
travail, la création de conseil de prud’hommes, le repos dominical, la création du ministre du
Travail, les retraites ouvriers ou paysannes ou l’hygiène et la sécurité.

2-2 La Seconde période :

L’avant-première Guerre mondiale. On assiste à l’émergence balbutiante de la fonction

personnelle avec la création d’une fonction spécialisée vers 1914 et le développement d’un
courant de rationalisation (taylorisme). Face à l’essor du capitalisme, de nouvelles lois sont
votées.

5
GILLET, M., GILLET, P., SIRH : Système d'information des ressources humaines.
2-3 La Troisième période :

Fin de la première Guerre mondiale La règlementation sociale se développe. On assiste à la

naissance de la négociation collective, la journée de huit heures, la loi sur l’enseignement
professionnel, la taxe d’apprentissage, les assurances sociales et les allocations familiales. En
parallèle de ces lois sociales, de nouveaux besoins en matière de gestion de personnel se sont
sentir notamment en ce qui concerne la formation, le recrutement et l’apprentissage

2-4 La Quatrième période :

De la fin de la première Guerre mondiale au début de la Seconde. Arrive 1936 et la victoire

du front populaire qui entraine une vague, de grevés pour la réduction du temps de travail et
pour la hausse des salaires, ainsi qu’un développement accru de la législation, un
renforcement syndical et une véritable flexion patronale. La réglementation sociale évolue
avec l’arrivée des conges payes, de la semaine de 40 heures et des lois sur les conventions
collectives.

2-5 La Cinquième période :

De la fin de la seconde Guerre mondiale à 1960. Apres la seconde Guerre mondiale, on entre
dans une période de croissance baptisée les (trente glorieuses). Le cadre règlementaire
s’accroit avec des textes concernant la création de comités d’entreprises, la sécurité sociale,
les délègues du personnel, la liberté de négocier les salariés et le SMIG la troisième me
semaines de congés payés.

On commence à organiser le travail différemment, on tente de simplifier certaines tâches. On

constate que toutes les fonctions de l’entreprise adoptent, à des niveaux différents, des
méthodes nouvelles on professionnalise la fonction de directeur du personnel, car le besoin
de professionnalisme est perçu dans des domaines aussi divers que les salaires, la formation la
qualification au travail ou la négociation.
On commence à s’intéresser réellement au contenue de la fonction. Des premières analyses il
ressort que les effectifs, les embauches la qualification du travail, la réglementation, la
discipline, la relation avec le personnel mais aussi la formation, l’information, font partie des
attributions de la fonction personnel.
En fin, apparaissent des fonctions connexes telles que la Sécurité sociale et les retraites, les
conditions de vie dans l’entreprise ou la médecine de travail.
Le plus souvent, le tenant de la fonction est appelé directeur du personnel mais on voit fleurir
d’autres appellations recouvrant parfois des réalités un peu différentes : directeurs des
relations humaines, directeur des relations sociales, directeur de relations du travail.

2-6 Sixième période :

De 1960 à 1980.En plein traversée des (Trente Glorieuses), la fonction personnelle poursuit
son essor avec le recentrage sur les relations humaines et le climat social. Avec l’arrive de
personnel étranger peut qualifier, se développement à la fois le travail intérimaire et les
cabinets de recrutement. Une réflexion est menée sur le partage de la fonction en France .A
compter de 1960, une évolution rapide des courants socioculturels amenés progressivement
des idées de réforme de l’entreprise. Si en en 1960, on souhaitait des entreprises modernes,
performantes prestigieuses, dynamiques, de nouveau courant ne se satisfont plus de ces
modèles et revendiquent des besoins d’expression et d’accomplissement personnel, craignent
les manipulations, se méfient de l’autorité et veulent se dégager des contraintes sociales, les
attentes vis-à-vis du travail du son transformées : un meilleur niveau de qualification dû à
l’allongement de la scolarité mon ne veut plus se contente de sécurité de travail , on aspire des
exigences en matière de satisfaction au travail. Les évènements de 1968 révèlent la montée de
la contestation à l’égard des entreprises.

Pendant cette période apparaissent la création de la retraite des non cadres, l’APEC, la
formation, la participation financière , la création de secteur syndicale , dans l’entreprise ,la
quatrième semaine de congés payés la sécurité de l’emploi ,la formation, la création du SMIC
la négociation collective la garantie des ressources , le principe de l’égalité des rémunérations
hommes femmes , l’amélioration des conditions de travail , les licenciement et le chômage.

2-7 Septième période :

Depuis 1980, une fonction de plus en plus stratégique. Avec l’année 1980 apparaissent le
développement de la concurrence internationale, les mutations technologiques qui vont
profondément transformer la fonction ressources humaines .les législateurs sont plus prudents
dans un contexte de crise mais le code de travail continue à s’enrichir. Ainsi sont adoptées
successivement la loi sur le bilan social et les lois Auroux.
La fonction RH est enfin perçue comme stratégique alors que s’amorce un ralentissement de
la croissance. Avec un élargissement de son périmètre d’actions, un besoin accru de flexibilité
se fait sentir. A partir de là, le développement du partage de la fonction avec les responsables
opérationnels sera une constante indéfectible.

Section 3 : L’informatisation de la FRH

Il est difficile de dire précisément en quelle année est apparue pour la première fois
l’acronyme SIRH. Sans remonter au temps où la terre était une grosse boule de feu. On peut
dire sans trop s’avancer que la GRH a toujours existe. Mais il faut bien l’admettre, même si
son information a beaucoup évolue, il reste nombreuses facettes à découvrir.

3.1 L’âge de pierre : le progiciel de paie

A la fin des années 1960, l’informatique vient de faire un pas de géant en passant de la
mécanographie à l’ordinateur. L’informaticien, bien que cherchant à réaliser des applications
conformes à ce qui lui est demandé, se trouve dans une position dominante du fait de ses
connaissances techniques et de son langage.

Cela se rééquilibre dans les années 1970 et au début des années 1980 la culture informatique
se répand st l’utilisateur comprend un peu mieux le langage de l’informaticien .commence
alors à se poser la question de la relation entre informaticiens et l’utilisateur. La raison et que
l’informatique réalise de plus en plus d’application (pointues) pour des utilisateurs de plus en
plus exigeants. Les utilisateurs osent enfin d’exprimer des demandes qu’ils commencent à
formaliser. C’est le début d’une période un peu surréaliste. Caractérisée par l’accumulation de
demandes qui s’entassent sur les bureaux des analystes et des programmes. C’est l’époque
dorée des informaticiens qui sont désirés, courtises et qui font tout leur possible pour répondre
aux attentes.

Cela conduit à des situations comme celle d’un utilisateur qui, se faisant livrer la nouvelle
version tant attendue de son journal de paie , constate a la première édition , qu’ il a oublié par
mégarde de préciser dans ca spécialisation détaillée qu’ il voulait un total général en bas de
listing .Il fait donc une demande complémentaire qui est placée , règlement oblige, sous la
pile des demandes en attente . Au final, pour un montant absentent bas d’un état, l’utilisateur
va devoir attendre des mois, si ce n’est des années pour obtenir satisfaction.
Face à ce marasme quasi général, la communauté informatique propose une solution
originale : rendre les applications paramétrables. Cela consiste à donner la main à l’utilisateur
sur une partie très réduite de son application, sans pour autant qu’il dispose de compétences
informatiques et qu’il mettre en péril le traitement lui-même. Il peut ainsi personnaliser
quelques règles de paie. Modifier quelques libelles et mettre en forme quelques états standard
en choisissant ses en tètes, ses ruptures, ses arguments de tri. Le premier package de paie (on
n’emploie pas encore les termes de progiciel) est né.

Pour les entreprises, cette nouvelle approche est une aubaine car, quoi qu’on en dise, qu’est-ce
qui différencie la paie d’une entreprise de la paie d’une autre entreprise ? Rien, si ce n’est la
couleur du bulletin de paie. Le progiciel réalise désormais en standard toutes les fonctions de
bases : calculer et éditer des bulletins de paie, des journaux de paie, des livres de paie, des
états comptables, des déclarations, etc.

Alors pourquoi se lancer dans le développement interne lourd et couteux d’un système de
paie alors qu’il existe des solutions standardisées ? Autrement dit, pourquoi réinventer la
roue ?

3.2 L’âge de bronze : Le progiciel RH

Jusqu’ au milieu des années 1990, les entreprises disposent ainsi d’un système de gestion de
personnel monoprocesseurs qui assure les traitements de paie avec brio. La culture
informatique des DRH et faible et, bien que les utilisateurs aient quand même un rôle à jouer,
elles s’en remettent en grande partie à la DSI. C’est dans cette même période que des
problématiques nouvelles apparaissent : avec la montée de temps partiel, plusieurs mesures
gouvernementales font entrer la paie dans une autre dimension (mesures incitatives de
réduction des charges patronales, nouvelles contributions, nouveaux types de contrats, etc.).
Sous la poussée des nouvelles lois, la paie se complexifie, de nouvelles rubriques
apparaissent sur les bulletins de paie. On commence à demander de plus en plus d’analyses
soit au système de paie, si celui-ci permet, soit à des systèmes spécifiques pour compter les
heures de débit crédit, et ainsi alimenter d’autres systèmes périphériques comme la gestion de
production.

Très rapidement le progiciel de paie souffle .pour suivre une règlementation plus en plus
complexe, les éditeurs proposent de nouvelles version de leurs produits. Leurs offre s enrichie
de processus inédits, comme la gestion de temps, la gestion de la formation, bâtis sur le même
principe d’ouverture que le processus de paie mais surtout il existe désormais un outil de
requête a la portée des utilisateurs.

Cette avancée enthousiasme à la fois DSI et utilisateurs de la DRH, d’autant puisque ces
derniers commencent à acquérir non seulement une certaine culture informatique mais aussi
une certaine autonomie grâce à l’évolution de la micro-informatique.

3.3 L’âges de fer : le SIRH

A partir de l’année 2000, on constate deux types d’architectures dans les entreprises :

-Le progiciel unique de type (couteau suisse) qui prend en compte tous les processus RH
mais qui comporte souvent des lacunes nécessitant l’apport de développements internes

-La cohabitation de plusieurs progiciels des dies, de type (best of bred), interfaces entre
eux autour d’un progiciel (maitre) véritable référentiel des dossiers individuels.

Postes, emplois et compétences, entretiens et évaluations, carrières, recrutement et

mobilité, unités d’organisation sont autant de processus nouveaux qui viennent complète,
ceux existants. Traitements collaboratifs, workflow, gestion évènementielle entrent dans
le langage des gestionnaires RH. Pour couronner le tout, la e-RH donne la main de
nouveaux acteurs : Les collaborateurs, les managers au travers de portails RH, de self –
services et autres solutions intranet. Le SIRH vient d’acquérir ses lettres de noblesse.

Aujourd’hui, les avantages de solutions à base de progiciels ne sont plus à démontrer :

- Un projet interne allégé par une mise en œuvre rapide de la solution ;

- Une paie et une GRH prêtes à l’emploi ;

- Une prise en compte par l’éditeur des évolutions légales ;

- Un outil de requête a la portée des utilisateurs ;6

- Une équipe informatique réduite des processus par la DRH ;

- Le partage d’un savoir-faire par plusieurs entreprises ;

- Une mutualisation des besoins par l’éditeur ;

- L’ajout de nouveaux processus répondant à l’évolution de la fonction.

6
DURAND, D., La systémique, Éditions PUF, 1998.
3.4 L’âge d’or, quel sera-t-il ?

Tout semble avoir été explore dans le domaine des SIRH quand on regarde le chemin
parcouru depuis quelques décennies. C’est sans compter sur la technologie qui poursuit
inéluctablement son avancée fulgurante et qui n’a pas fini de nous surprendre.

Désormais tout est possible, il suffit d’un accès haut débit, d’un écran et d’un clavier .La
technologie a bouleverse la fonction ressources humaines et va continuer à le faire. Mais
ce n’est pas grâce à elle que la fonction RH sera plus performante, mais plutôt à
l’originalité des outils que l’on va développer et la qualité de la communication entre ces
outils.

Avec la multiplication des logiciels composant le SIRH, sont apparus de nouveaux

besoins : faire communiquer ces systèmes techniques entre eux, mais aussi des nouvelles
difficultés : développer et maintenir des interfaces que les éditeurs se gardent bien de
fournir.

Pour la DRH, force est de refaire appel à une TSI quelque peu oubliée pour mettre en
place ces interfaces complexes est souvent fragiles. La réponse viendra peut-être de
l’architecture orientée services (de l’anglais service oriente architecture, ou SOA). Elle
repose de d’écoper les fonctionnalités d’une application ou d’un système en services
(métier), réutilisables dans d’autres applications ou systèmes.

La voie du SOA sera telle empruntée par nos chers éditeurs ? Sans doute, car il y a matière
à proposer de nouvelles versions, de l’accompagnement et du conseil. La plus grosse
difficulté sera pour eux de s’accorder sur un socle standard. Pour les utilisateurs, les
créations sont mitigées, certes la solution séduisantes mais devra telle une fois encore
passer par un projet SIRH (bing ban).
 CHAPITRE 2 :
LE SIRH ET LA GESTION DE CRISE
SANITAIRE (COVID- 19)
Section 1 : Gestion de crise via le SIRH

La crise sanitaire actuelle du Covid-19 (ou coronavirus) a un impact non négligeable sur
le fonctionnement entreprises et la vie des collaborateurs. Au quotidien, le SIRH rend de
nombreux service aux équipes RH. S’il est devenu un incontournable au quotidien, le Système
d’Information des Ressources Humaines doit aider les équipes RH à faire face à cette
situation exceptionnelle. Comment accompagner les RH dans la gestion de la crise sanitaire
actuelle ? Quel processus mettre en place ?

En cette période de crise sanitaire, une des priorités des RH est d’anticiper et suivre
les absences. Un premier écran a donc été paramétré. Il permet aux équipes RH de suivre
l’absentéisme durant la période de crise. En effet, de nombreux collaborateurs peuvent être
absents pour garder leurs enfants ou en raison de leur état de santé.

1- La répartition des absences

Le premier graphique permet d’observer le pourcentage de collaborateurs présent, en
télétravail ou absent au sein de votre organisation. Ainsi les RH peuvent suivre les
volumétries d’absences en temps de crise. Ils peuvent visualiser très rapidement l’impact de la
crise sur l’entreprise.

Il est possible de suivre les conditions de travail de l’ensemble des collaborateurs. Ainsi au
quotidien les RH savent qui est en télétravail, qui est présent sur un des sites de l’entreprise et
qui ne peut malheureusement pas travailler. Ces rations permettent aux ressources humaines
l’évolution au quotidien de la crise et son impact en temps réel.

2- La prévision des absences

Le suivi au quotidien de l’absentéisme est très important. Mais la possibilité d’anticiper les
futures absences est primordiale. Cédric a dont travaillé sur le paramétrage d’un graphique
permettant d’avoir une visibilité à 7 jours sur les absences
 3- Centraliser les données importantes
Le tableau de bord de la gestion de crise permet de visualiser très rapidement si les « fiches de
crises » sont complétées. Ces fiches rassemblent un certain nombre d’informations
importantes sur les collaborateurs.

Dans ce paramétrage, Cédric a intégré différents champs de coordonnées. L’adresse postale

permet de savoir si le collaborateur habite dans une zone à risque. Ses coordonnées
téléphoniques sont également renseignées pour que le manager ou les RH puissent contacter
rapidement le collaborateur. Les champs de cette fiche sont paramétrables et éditables selon
les besoins de l’entreprise. L’objectif étant de visualiser rapidement les informations
essentielles de contact.

Il est également possible d’ajouter des informations permettant d’anticiper au mieux la crise.
Le collaborateur peut indiquer s’il dispose d’une connexion internet, d’un ordinateur portable
ou de tout autre équipement nécessaire au télétravail.

Un widget permet à la direction générale d’information les RH du niveau de la crise. Grâce à

cette information, l’équipe RH sait quelles procédures doivent être appliquées face à ce
niveau de crise.

4- Le management de la gestion de crise

Les ressources humaines doivent pouvoir gérer au quotidien la crise, l’ensemble des managers
également. C’est pourquoi Cédric 7 a paramétré un écran spécifique accessible à chaque
responsable d’équipe. L’objectif étant que le manager puisse suivre au quotidien
l’absentéisme au sein de son équipe.
7
Directeur SIRH ,france
 5- Les informations collaborateurs
Le manager peut visualiser sur un widget dédié les informations essentielles de son équipe.
Pour chacun, il est précisé s’il est parent d’un enfant de moins de 16 ans. Dans le cas de la
crise du Covid-19, en France, un parent d’un enfant de moins de 16 ans peut bénéficier d’un
arrêt maladie afin de s’occuper de son enfant qui ne peut plus aller à l’école. En ayant cette
information, le manager peut anticiper d’éventuelles absences de ses collaborateurs.

Sur ce widget8 il indiqué si le collaborateur est équipé d’un ordinateur portable lui permettant
de télé travailler. Cette information, récupérée via la fiche de gestion de crise, offre une
visibilité au manager sur la possibilité pour ses équipes de télé travailler dans de bonnes
conditions.

6- Surveiller les compétences clés

Le widget « absences des éléments clés » offre la possibilité d’anticiper l’absence de
collaborateurs ayant des compétences clés au sein de l’entreprise. Dans de nombreuses
entreprises, l’absence de certains collaborateurs peut mettre en péril le fonctionnement de
celle-ci. Il est donc important d’anticiper les futures absences des collaborateurs ayant des
compétences clés.

Grâce à ce widget, le manager visualise rapidement les futures absences des collaborateurs
ayant des postes et compétences clés. Ainsi il peut les anticiper et rappeler si nécessaire des
salariés afin d’éviter toute rupture dans la production et dans le fonctionnement de
l’entreprise.

7- Anticiper les congés

Il est fort probable que des collaborateurs aient posé des congés avant le début de la crise.
Selon la situation, il peut être impératif de modifier les dates de congés. En visualisant les
futurs congés, le manager peut anticiper et informer rapidement les collaborateurs si des
modifications de congés sont prévues. Cédric a donc intégré dans le widget les futurs congés
de chaque membre de son équipe. Ainsi il peut savoir en temps réel l’état des présences pour
les jours à venir.

8- Des liens pratiques pour les équipes

Durant ces périodes, les équipes se posent souvent de nombreuses questions. Comment se
protéger face à cet évènement sanitaire ? Quelles mesures d’aides gouvernementales ? Le

8
Un petit outil qui permet d’obtenir des informations ( météo, actualité, carte, bouton…)
manager et les équipes RH peuvent rapidement être débordés par les nombreuses questions
souvent identiques. Un widget peut donc être renseigné avec différents liens apportant les
réponses. Grâce à cela, le collaborateur peut accéder directement aux réponses aux questions
qu’ils se posent. Ces écrans offrent ainsi aux ressources humaines et aux managers
d’appréhender au mieux la crise. Les différents widget permettent de visualiser rapidement les
informations essentielles à la gestion des absences durant une période de crise. Grâce à ces
paramétrages, réalisés rapidement, les RH et les managers bénéficient de nombreuses
informations stratégiques en temps de crise

Section 2 : Pourquoi le SIRH est utile en confinement ?

En ces temps troublés par l’épidémie COVID-19, durant laquelle le confinement et la
distanciation sociale est nécessaire, la communication avec les collaborateurs, confinés chez
eux en télétravail ou en chômage partiel, devient de plus en plus difficile. Tous les processus
RH peuvent être chamboulés par un tel évènement.

Le digital devient alors notre meilleure option. Quels sont les avantages qu’un SIRH peut
représenter lors d’une période de confinement ? Comment peut-il améliorer la communication
et la gestion RH ?

1- Les fonctionnalités d’un SIRH

Un SIRH (Système d’information des Ressources Humaines) est un outil facilitant toute la
gestion RH des entreprises. Il centralise toutes les données des collaborateurs en leur
attribuant un profil unique. Le SIRH permet d’automatiser les processus RH, en permettant
par exemple au collaborateur de faire une demande de congés en ligne, et en envoyant des
mails de notification (au service RH, manager, collaborateurs) et des alertes.

Le SIRH simplifie aussi la validation des demandes RH grâce à des workflows de validation.
Toutes ces fonctionnalités ont pour but de faciliter les processus et la gestion des ressources
humaines et ainsi permettre au service RH de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur
ajoutée, telle que la gestion des talents par exemple et avoir une gestion du temps optimisé.

Avec un SIRH des plus complets, les entreprises peuvent gérer tous les aspects de leur service
RH sur la plateforme. PeopleSpheres9 par exemple, propose de nombreux modules de gestion
administrative et de gestion des talents.

Pour la gestion administrative, on retrouve notamment les modules de :

 Congés et Absences, permettant de digitaliser tout le processus de demande et de

validation des congés et des absences.
 Notes de frais, pour lequel le collaborateur peut tout simplement faire une demande de
remboursement de note de frais en sélectionnant les bonnes informations et en
chargeant une photo de la note.
 Temps et Activités, pour suivre les plannings des collaborateurs ou encore pour qu’il
déclare leurs heures travaillées, à confirmer ou non par le manager.

9
Outil de gestion de personnel ayant pour objectif de simplifier le quotidien des acteurs d’une organisation, de
la gestion des talents à la gestion administrative, en passant par la gestion de paie.
  Et bien d’autres encore…

Pour la gestion des talents, on peut trouver les modules de :

 Recrutement et Intégration, pour lesquels le service RH peut créer des offres de postes,
rechercher les meilleurs candidats et les intégrer au mieux dans l’entreprise.
 Formation, sur lequel vous pouvez proposer un catalogue de formations e-learning et
présentiel à vos collaborateurs.
 Compétences, permettant de proposer des analyses des compétences des
collaborateurs et ainsi connaitre leurs forces et les lacunes à combler.
 Entretiens et Objectifs, pour simplifier et digitaliser tout le processus de création de
campagne d’entretiens (annuels, trimestriels, professionnels) et la gestion des objectifs
pour l’entreprises et les équipes.

D’autres modules vous permettront également de gérer la gestion des ressources de

l’entreprise ou encore la gestion de la paie. Tous les modules sont bien
évidemment interconnectés, permettant ainsi d’avoir une vision globale et complète de
l’entreprise, notamment au travers de rapports, graphiques et tableaux de bord, qui vous
aident à prendre les meilleures décisions. Le socle 10 RH proposé par PeopleSpheres vous
permet cette interconnexion.

2- Maintenir le lien avec vos collaborateurs

Lorsque tous les salariés, ou du moins la plupart sont en confinement chez eux, et effectuent
soit du télétravail, soit du chômage partiel, il est important de ne pas laisser la situation couper
court à la communication.

Tout d’abord, les collaborateurs doivent avoir des moyens pratiques et efficaces de contacter
tout membre de l’entreprise en cas de besoin. Pour faciliter les démarches à ce niveau-là,
un SIRH permet de proposer à vos collaborateurs un annuaire d’entreprise, dans lequel ils
pourront trouver les collègues et managers qu’ils souhaitent contacter, par exemple par email.

Ensuite, grâce à un SIRH tel que PeopleSpheres, vous pouvez poster des actualités et
informations venant de l’entreprise, et ce sur la page d’accueil de la plateforme, vous
permettant ainsi de partager des informations avec toute l’entreprise très facilement, ou à
seulement une partie sélectionnée des collaborateurs concernés par l’information en question.

De plus, la plateforme peut aussi devenir un outil de communication entre les collaborateurs,
dans l’espace de communication collective, où les collaborateurs peuvent poster des idées
d’amélioration de la qualité de vie au travail et autres problématiques d’entreprise. Ce forum
de discussion peut bien entendu être modéré par le service RH. En cela, le SIRH est aussi
un EXP (Employe Experience Platform), ce terme américain encore méconnu en France
désigne ces plateformes RH conçues pour offrir la meilleure expérience positive au
collaborateur.

Pour finir, un SIRH tel que PeopleSpheres, peut aussi vous permettre d’évaluer l’état d’esprit
de tous vos collaborateurs, chose difficile à effectuer lorsque tout le monde est confiné à
distance. À la place, la plateforme propose au collaborateur s’y connectant la possibilité

10
Désigne initialement la base sur laquelle repose une colonne.
d’indiquer son niveau de moral et des explications sur celui-ci. Le service RH peut ainsi avoir
une vue d’ensemble et précise de l’état d’esprit des collaborateurs à tout moment et prendre
les décisions nécessaires pour l’améliorer si nécessaire.

3- Gérer vos demandes et démarches en continu et de façon instantanée

Un des points les plus importants pour gérer les demandes des collaborateurs en cas de
confinement est le processus de validation. Au lieu de se perdre avec d’innombrables mails
avec différents destinataires à ne pas oublier de mettre en copie, le collaborateur peut tout
simplement faire ses demandes (de congés, de notes de frais, de validation de ses heures) sur
la plateforme. Et la validation est effectuée par les managers et si nécessaire, le service RH,
grâce à un workflow 11 de validation. Le manager reçoit un email automatique pour lui
annoncer la demande du collaborateur, qu’il peut ainsi en quelques clics valider. Si le premier
validateur a validé la demande, c’est le prochain validateur dans le workflow qui recevra un
email de notification pour valider la demande, ou la refuser.

En cas de confinement au travers de télétravail ou chômage partiel, le module Congés et

Absences d’un SIRH tel que PeopleSpheres, peut représenter un réel atout pour faciliter les
démarches et la gestion du personnel. Vous pouvez attribuer des jours de télétravail ou de
chômage partiel pour des équipes, services ou collaborateurs, et ce très facilement depuis le
calendrier digital. Cela vous permet ensuite de calculer très facilement le type d’heures que
chaque collaborateur a effectuées.

Pour finir, avec le module Temps & Activités d’un SIRH, vous pouvez demander à vos
collaborateurs d’indiquer sur quelles missions ils ont travaillé pendant leurs heures de travail,
afin de vous assurer que même en confinement, le collaborateur travaille bien sur les bons
projets.

Section 3 : Quelles sont les tendances SIRH post-confinement ?

La crise de la Covid-19 a poussé les entreprises à plus rapidement s’équiper d’outils digitaux,
notamment pour permettre le télétravail à leurs employés. Les logiciels SIRH n’ont pas
échappé à la règle et doivent désormais s’adapter aux attentes de nouveaux collaborateurs
dont la manière de travailler a changée.
Tout comme d’autres logiciels, ils doivent s’adapter aux nouvelles pratiques et attentes des
utilisateurs.
Mais quelles sont ces attentes en cette période post-confinement ?

1- Des Process désormais digitalisés

Pendant le confinement, les entreprises non équipées d’outils digitaux facilitant le télétravail
ont du s’équiper. Le SIRH a été d’autant plus utilisé et des modules ont été soumis à rude
épreuve. La paie, qui est un élément pilier du SIRH, a connu un bouleversement de ses
Process avec la mise en place du chômage partiel par exemple.
Bien accompagner les utilisateurs sur ces nouveaux outils et ces changements de pratiques est
11
Flux de travaux ou encore flux opérationnel, c’est la représentation d’une suite de taches ou d’opérations
effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme.
d’autant plus important : il faut pouvoir travailler efficacement dans un environnement
différent.

2- Télétravail et organisations hybrides

En France, pendant le confinement, environ 1 actif sur 3 était en télétravail. Aujourd’hui,
après 2 mois d’essai, 40% de ceux qui l’ont testé souhaitent poursuivre cette façon de
travailler régulièrement. L’apparition d’organisations hybrides, c’est-à-dire qui allient
télétravail et présence physique au bureau, sera donc plus régulière. Il faudra donc s’assurer
que les outils adoptés au cours du mois de mars soient compatibles avec ces deux manières de
travailler. Aucun utilisateur ne doit ressentir une différence de performance des outils selon
l’endroit où il travaille.

3- Un processus de recrutement et un onboarding digitalisés

Afin de réduire les risques liés à la propagation du virus, les manières de recruter de nouveaux
candidats est en train de changer. Des outils, tels que Visio talent, permettant de supporter le
processus de recrutement de candidats à l’embauche existent et seront de plus en plus utilisés
dans les mois qui arrivent.
Il faut être encore plus attentif dans l’accompagnement des nouvelles recrues, quelles arrivent
dans leurs bureaux ou qu’elles télé travaillent. L’onboarding et la prise en main des outils
digitaux déployés sont importantes pour assurer leur performance.

4- Protection des données digitales

Le boom d’utilisation d’outils digitaux au sein de l’entreprise multiplie également le nombre
de données digitales au sein de l’entreprise. La réglementation RGPD oblige les services RH à
se munir d’outils afin de protéger les informations de leurs collaborateurs. Se munir d’outils
de protection des données est un enjeu important afin d’assurer la sécurité des informations et
ainsi, éviter les fraudes et vols de données personnelles. L’impact d’une mauvaise protection
des données peut-être majeur.

5- Se munir d’outils d’adoption digitale

Le télétravail a accéléré la mise en place d’utilisation d’outils tels que Zoom 12 ou encore
Microsoft Teams connaissent une utilisation quotidienne et sont plus facilement pris en main.
Néanmoins certains outils, comme le SIRH, sont plus complexes à prendre en main. En effet,
l’utilisation moins fréquente de celui-ci ne facilite pas sa prise en main. L’adoption d’outils
d’adoption digitale comme Shortways permet de soutenir l’utilisateur dans son adoption et
utilisation du logiciel SIRH. Intégré au SIRH et disponible 24h/24, il apporte support et aide à
l’utilisateur grâce à ses différentes aides contextuelles (FAQ, pas-à-pas, etc.)

Section 4 : les SIRH un atout avant, pendant mais surtout après la crise
sanitaire

Dernièrement les équipes du secteur de la santé ont dû relever des défis humains et ont pu
s’appuyer sur leur système d’information et de gestion des ressources humaines. Du point de

12
Logiciel d’une visiophonie développé par zoom vidéo communications.
vue des agents dans les services, et grâce aux modules de gestion des temps, l’organisation du
temps de travail a permis beaucoup de flexibilité dans le respect du cadre légal. Dans
les services ressources humaines, ce type d’outil technologique a permis de se focaliser et de
faciliter la gestion des équipes pour alléger la charge administrative.

La place des SIRH pendant la crise covid-19

Les services RH ont pu mesurer l’influence des crises, sanitaire et structurelle, sur les défis
humains et organisationnels à l’hôpital. Grace aux SIRH, ils ont pu s’appuyer sur les outils de
gestion des ressources humaines pour traiter et gérer les informations en temps de crise :

- Les outils SaaS 13 ont permis de faciliter la gestion à distance du

personnel. Notamment par la mise en place de télétravail pour les équipes de types
administratives, la gestion des absences, et la gestion dématérialisée des congés.

- La mise à jour des règles de gestion des temps (ou leur suppression
temporaire) a été faite en temps réel. Les équipes des éditeurs, et c’est le cas chez Horizontal
Software, ont mis leur priorité sur l’accompagnement des établissements de santé, publics et
privés ainsi que sur les établissements médico-sociaux pour qu’ils puissent moduler plus
facilement les plannings des équipes tout en gardant un cadre légal.

- Les outils de gestion des temps, des activités et de planification (tels que celui
de Horizontal Software) ont permis de répondre aux contraintes de la crise : tensions dans
les effectifs, adaptation des plannings, optimisation des services et se sont montrés adaptés et
adaptables. Une flexibilité qui s’est concrétisée par l’interfaçage avec les différentes solutions
du marché de gestion des remplacements, pour rendre plus agile une gestion pointue des
effectifs et des plannings.

Section 5 : Pourquoi les départements des ressources humaines ont-ils

besoin du SIRH après COVID-19?

Le COVID-19, communément appelé coronavirus, a radicalement changé l'environnement

commercial dans lequel nous opérons aujourd'hui. Les entreprises sont constamment touchées
dans un environnement au rythme rapide et en croissance constante qui subit constamment les
pressions de facteurs internes et externes qui sont couramment présentés dans les opérations
d'une entreprise. La pandémie COVID-19 a fondamentalement présenté un défi majeur qui a
amené les organisations à remodeler et à repenser diverses fonctions organisationnelles
actuelles.
Plus précisément, la pandémie a déplacé une grande majorité des opérations quotidiennes des
ressources humaines vers une perspective plus large. Les départements RH s'efforcent de

13
Logiciel en tant que service est un modèle d’exploitation commerciale des logiciels dans lequel ceux-ci sont
installés sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l‘utilisateur.
répondre aux fonctions opérationnelles quotidiennes beaucoup plus rapidement et plus
facilement qu'auparavant. Un moyen par lequel les départements des ressources humaines
sont en mesure d'atteindre les objectifs actuels à court et à long terme tout au long de la
période de lutte organisationnelle du COVID-19 serait d'utiliser un système d'information sur
les ressources humaines (SIRH).
Bien que la question se pose de savoir pourquoi un service des ressources humaines a-t-il
besoin d'un SIRH post COVID-19.
Les cinq points suivants ont été énumérés pour expliquer le besoin effectif de SIRH une fois
le COVID-19 terminé, afin de garder efficacement une organisation devant ses concurrents et
de garantir en outre que les employés fonctionnent à leur plus haut niveau de performance.

1- Main-D'œuvre À Distance

Le SIRH devrait être largement utilisé après le COVID-19 pour garantir que la main-d'œuvre
distante est gérée efficacement. Les organisations post-COVID-19 décideront effectivement
de continuer à travailler à domicile, au bureau ou à domicile et au bureau, ce à quoi la
majorité des organisations décideront de combiner le travail à distance et au bureau. Cela
devient une grande préoccupation pour la direction des ressources humaines, qui doit trouver
des moyens de s'assurer que les employés sont pris en charge dans ce nouvel environnement
de travail largement perplexe. Pour gérer efficacement ce nouvel environnement, les services
RH peuvent utiliser efficacement le SIRH afin de réduire la difficulté de gérer les tâches RH
quotidiennes.
Une manière dont le SIRH pourrait être utilisé efficacement après le COVID-19 pour la main-
d'œuvre distante consiste à créer des contrats ou à fournir des informations importantes que la
direction souhaite transmettre aux employés. Simplement via un système entièrement en
ligne, un responsable peut sélectionner l'employé dont il souhaite recevoir les détails
respectifs, puis les lui envoyer, tout au long du processus de flux de travail, les départements
des ressources humaines peuvent recevoir une notification automatisée pour l'approuver, à
laquelle elle continuera d'être envoyée aux employés, Ensuite, l'employé lira et signera les
documents, déclenchant ainsi une notification automatisée aux personnes respectives qu'une
organisation souhaite notifier une fois le processus de flux de travail terminé. Tout cela se fait
en ligne grâce à un système sans papier qui garantit que la main-d'œuvre distante est
efficacement pris-en charge et prolongée via un système SIRH post COVID-19.

2- Engagement

Le SIRH doit être utilisé efficacement après le COVID-19 pour engager efficacement les
employés plus qu'auparavant. Le succès de l' engagement après le COVID-19 est très
préoccupant pour les départements des ressources humaines, car les taux de rétention des
employés deviennent d'une grande valeur pour les départements des ressources humaines, on
pourrait voir que les employés sont de plus en plus susceptibles de démissionner dans un état
normal dans l'environnement commercial (après le COVID-19 ) que lors d'une pandémie
mondiale où l'incertitude et les risques liés à l'emploi sont apparents. Afin d'engager
efficacement les employés, les départements des ressources humaines après le COVID-19
devraient utiliser efficacement le SIRH pour analyser les paramètres clés des employés tels
que les niveaux de satisfaction afin de s'assurer que les employés sont actuellement satisfaits à
toutes les étapes de leur emploi au sein d'une organisation.
Un SIRH efficace identifiera ces mesures grâce à des formes d'enquêtes d'engagement telles
qu'une enquête sur les impulsions qui est fournie aux employés sur une base hebdomadaire ou
mensuelle pour évaluer le niveau actuel de satisfaction des employés. Le SIRH fournira
ensuite des données détaillées qui pourraient être utilisées par les équipes RH pour évaluer le
niveau actuel de satisfaction des employés et créeront à leur tour des décisions qui garantiront
que les niveaux d'engagement et de satisfaction des employés restent élevés afin de conserver
un employé au sein de l'organisation.

3- Communication Avec Les Employés

Le SIRH garantit que la communication avec les employés est une préoccupation intégrale
tout au long du post COVID-19. La communication des employés clés des services RH aux
employés est très importante après le COVID-19, car les employés ne sont pas sûrs
psychologiquement de ce que l'avenir leur réserve. Afin de réduire efficacement les craintes
phycologiques que les employés peuvent avoir tout au long du post-COVID-19 et de s'assurer
que les employés restent positifs, les départements des ressources humaines devraient utiliser
le SIRH pour rassembler efficacement les informations d'une personne à une autre.
Cela peut être fait grâce à un SIRH efficace dans lequel le SIRH peut avoir un tableau
d'affichage qui affiche les informations essentielles d'un groupe d'employés à comprendre et à
lire. De plus, le SIRH fournit une plate-forme aux services RH pour envoyer des messages
directs aux employés et aux gestionnaires sur tout ce qui doit être adressé ou dit. Plus
précisément, le système de communication du SIRH pourrait être utilisé efficacement, de
sorte qu'une fois que les services des ressources humaines ont analysé les mesures de base
pour les employés, le service des ressources humaines est en mesure de communiquer
efficacement toute préoccupation aux personnes concernées plutôt que de prendre des
mesures pour résoudre la situation actuelle ou pour entreprendre des actions pour renforcer
positivement les employés.

4- Apprentissage Et Développement

Le SIRH devrait en outre être utilisé efficacement après le COVID-19 pour s'assurer que les
employés sont efficacement développés grâce à des programmes d'apprentissage offerts dans
un système SIRH clair. Les organisations post-COVID-19 devront définir clairement toute
nouvelle activité ou action qu'il est essentiel que les employés comprennent et
entreprennent. De plus, les attentes des employés après le COVID-19 pour le développement
de leur carrière sont très susceptibles d'avoir augmenté. Afin de gérer efficacement cette
situation, les départements des ressources humaines peuvent utiliser les systèmes SIRH pour
engager efficacement les employés dans des programmes d' apprentissage et de
développement au sein de l'organisation.
Cela peut être fait grâce auquel un SIRH hautement efficace fournira une plate-forme aux
départements des ressources humaines pour fournir aux employés des modules
d'apprentissage et de formation à compléter et à analyser par les équipes des ressources
humaines pour voir l'efficacité des programmes achevés. De plus, un SIRH efficace post
COVID-19 peut effectivement fournir une plate-forme permettant aux employés d'identifier
les points de développement qu'ils souhaitent atteindre afin de faire progresser non seulement
leurs connaissances et leurs compétences, mais aussi leur carrière, à laquelle les départements
RH peuvent effectivement décrire les étapes à suivre. L’employé doit suivre pour se
développer tout en fournissant une formation et une motivation à chaque étape de
l'organisation que l'employé prend.

5- Reconnaissance Et Récompenses

Le SIRH peut en outre être utilisé efficacement pour reconnaître et récompenser les employés
tout au long de la période post COVID-19. Les employés après le COVID-19 peuvent
essentiellement rechercher un sentiment de motivation et de moral afin de travailler plus
efficacement et mieux que jamais. À leur tour, les services des ressources humaines
s'efforcent de garantir efficacement que les employés sont reconnus et récompensés après le
COVID-19 et peuvent utiliser efficacement un SIRH pour simplifier ce processus.
Le SIRH peut être utilisé afin de rationaliser les jalons automatisés pour les employés, tels
que les anniversaires d'emploi au sein de l'organisation, ou même les plus performants sont
directement automatisés pour être reconnus et célébrés pour leurs réalisations. En outre, le
SIRH peut être utilisé par lequel les départements RH peuvent mettre en œuvre de manière
stratégique un système de récompense basé sur la gestion des performances. Cela peut être
fait grâce auquel des récompenses incitatives créées pour les trois meilleurs interprètes au sein
d'une équipe de vente peuvent être mises en œuvre pour pousser les employés à travailler
fortement vers un objectif que l'organisation souhaite qu'ils atteignent.
 CAS BANQUE POPULAIRE :
Gérer la crise avec le SIRH, l’exemple de la Banque Populaire Auvergne-Rhône-
Alpes

Pour de nombreuses entreprises, la crise liée au Covid-19 a modifié les priorités RH. Les
grands projets RH de gestion du développement des talents ou de favorisation de la mobilité
interne par exemple ont laissé place à la mise en place de processus de gestion de crise.
Recensement des collaborateurs sur site, en télétravail ou absent, prévisionnels d’activité
partielle ou encore identification des collaborateurs clés deviennent des priorités pour les
équipes RH. Le SIRH Adequasys offre de nombreux outils pour gérer au mieux les situations
critiques.

Identifié comme secteur prioritaire par l’Etat, les banques doivent assurer une continuité de
service afin de répondre aux demandes des particuliers et des entreprises. Olivier Arnould,
Responsable service pilotage et SIRH de la Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes a
accepté de nous présenter comment l’entreprise utilise Adequasys 14 SIRH pour faciliter la
gestion de la crise et maintenir au mieux ses activités avec ses 3400 collaborateurs.

Centraliser et sécuriser les données RH

Dès le 13 mars, la cellule de crise et la direction de la banque ont travaillé sur l’organisation
RH face à l’épidémie. Comment assurer la continuité de service ? Comment maintenir les
agences ouvertes pour recevoir les particuliers et les entreprises ? De nombreuses questions
pour lesquelles la DRH a pu apporter des éléments de réponses grâce au SIRH.

Dans un premier temps la banque a imaginé gérer la crise en travaillant via des tableurs.
Cependant cette solution n’a pas retenu l’adhésion de la direction. « L’utilisation de tableurs
est complexe en terme de mise à jour et n’est pas optimale en matière de sécurité et de respect
du RGPD » explique Olivier Arnould. Décision a alors été prise de créer de nouveaux
processus et formulaires via Adequasys SIRH. Les premiers formulaires ont été opérationnels
en quelques heures. L’objectif étant de pouvoir centraliser très rapidement les informations
essentielles.

Identifier les activités essentielles et les compétences transposables dans un autre métier

Olivier Arnould explique que le SIRH, via la création d’un formulaire dédié, a permis aux
managers de « recenser les collaborateurs et les compétences critiques ou essentielles » au
bon fonctionnement de l’entreprise. L’outil a également permis de recenser les collaborateurs
en disponibilité et d’identifier les compétences transposables dans d’autres fonctions. Grâce
aux informations recensées, les managers et la direction du réseau peuvent anticiper le risque
d’absence sur des missions stratégiques et réaffecter leurs équipes sur d’autres missions.

Faciliter le télétravail

14
Logiciel RH qui digitalise l’ensemble des processus RH.
Pour mettre en place le télétravail à grande échelle, il est impératif de disposer des
équipements adéquats pour un maximum de salariés. Un formulaire a donc été créé pour
recenser le matériel disponible et les besoins de nombreux collaborateurs. Chacun a pu, dans
les premiers jours du confinement, saisir le matériel à sa disposition et éventuellement celui
nécessaire pour télétravailler dans de bonnes conditions. La direction informatique a pu ainsi
affecter très rapidement les équipements nécessaires au travail de chacun.

Dans le cadre de la mise en place du télétravail, du matériel a été prêté entre les
collaborateurs. La traçabilité de ces prêts est possible grâce au formulaire créé dans le SIRH.
Ainsi, bien que cette situation de confinement perdure, il est simple de retrouver l’utilisateur
principal d’un matériel informatique prêté.

Suivre et anticiper
Afin de suivre au quotidien l’évolution de la situation il est important que la direction puisse
se baser sur des éléments très récents. Via un écran dédié les managers peuvent recenser au
quotidien la situation de travail de leur équipe. Pour chaque collaborateur, le manager peut
indiquer s’il est présent sur site, en télétravail ou absent tout en y sélectionnant le
motif. « Chaque manager doit saisir ces informations quotidiennement avant 10h via le
SIRH ». Ainsi la direction générale peut suivre la situation et réagir très rapidement si
nécessaire.

Générer des tableaux de suivi

Tous ces éléments et formulaires ont une finalité, faciliter la gestion de la crise.
Le SIRH permet donc la génération de tableaux de bord et de suivi. Ces bilans sont utilisés
par le comité de direction, la Task Force mais également par les directeurs du réseau qui
pilotent l’ouverture des points de vente. Ils peuvent par exemple « anticiper la gestion des
agences afin d’assurer l’accueil des clients particuliers et entreprises ».

L’outil a également permis au service RH de simplifier et optimiser le traitement des paies,

notamment en lien avec les déclarations sociales.

Pour Olivier Arnould, cette crise nécessite une grande réactivité dans les projets RH. Les
équipes RH doivent être force de proposition pour adapter le SIRH aux attentes des
collaborateurs et aux besoins de pilotage de la direction. Le SIRH Adequasys a permis cette
réactivité et cette adaptation dès les premiers jours de la crise.
 Conclusion
En période de confinement, le logiciel SIRH devient d’autant plus un outil indispensable pour
le service RH, permettant tout d’abord de maintenir la communication entre l’entreprise et les
collaborateurs. En effet, de part toutes les fonctionnalités présentes dans le SIRH, les
collaborateurs peuvent à tout moment être mis au courant d’informations importantes sur la
page d’accueil. Ils peuvent aussi trouver les contacts de tous les collaborateurs de l’entreprise
très facilement et proposer des idées dans des forums de discussion modérés par le service
RH. Vous restez aussi toujours au courant de l’état d’esprit des collaborateurs grâce aux
enquêtes du SIRH.

De plus, grâce au SIRH, vous pouvez gérer très facilement les demandes et démarches, et ce
malgré la distance physique avec vos collaborateurs. Vous pouvez grâce au module Conges et
Absences attribuer le bon type d’heures (télétravail et chômage partiel par exemple) à vos
collaborateurs de manière rapide et optimisée. Pour finir, grâce au module temps and activités
d’un SIRH, vous pouvez laisser vos collaborateurs indiquer les heures qu’ils ont effectuées et
les missions sur lesquels ils travaillaient pendant les heures indiquées.

La solution PeopleSpheres vous propose un grand nombre de logiciels qui vont regrouper les
absences, planning, paie, intégration, etc.) afin de rendre ces dernières plus rapides et plus
pratiques que ce soit pour vous, comme vos équipes. Le socle RH PeopleSpheres vous permet
une interconnexion entre différents modules et un grand nombre de fonctionnalités qui vont
optimiser votre gestion RH.